Ліна Остапчук "Як проводити ознайомчий візит"

Як проводити

ознайомчий візит Мінімальні критерії до

закладів

25 червня 2015 р.

Обираємо локацію під захід

Регіон Країна Місто Локація

Готель

Участь у профільних заходах

• 48 зустрічей • 15 країн • 3 дні

Ознайомчий візит міжнародних організаторів конференцій

• 11 учасників • 6 країн • 3 дні

Ознайомчий візит керівників стоматологічних асоціацій України

• 11 учасників • Київ, Полтава, Одеса, Львів • 2 дні

Можливості для закладу • Познайомитись із потенційним клієнтом, щоб зрозуміти його потреби • Запевнити клієнта у компетенції закладу • Можливість змоделювати майбутній захід

Перед проведенням візиту • • • • • • •

Познайомитись із профілем клієнта, заходу Повідомити відповідних осіб про візит Підготувати поверховий план закладу Фото та відеоматеріали із попередніх заходів Розцінки Промоційні матеріали Іншомовний супровід (при потребі)

Під час проведення візиту • Зустріч на відповідному рівні та із відповідною особою • Знайомство: обмін візитками, чай/кава/вода • Огляд локації (!!!)

• Підкреслити переваги закладу виходячи із потреб • Залучити додатковий персонал + контактну особу • Ставити відкриті запитання • Продуктивне завершення зустрічі

Основні вимоги до конференц-приміщень  Забезпечення різних типів посадки:  Гардероб Театр, Клас, Коло, П-тип, Бенкет,  Паркінг Фуршет, Прийом  Відсутність колон (заважає огляду)  Можливість одночасного  Пристосування для використання площ для проведення неповносправних виставок (зразків продукції)  Ліфт (при необхідності)  Можливість для комбінування залів,  Кабінки для синхронних одночасного їх використання перекладачів  Відведене місце для харчування,  Використання еко-матеріалів проведення гала-вечерь та каво(бажано) брейків  Окремий розділ на офіційній  Окрема кімната для підготовки сторінці спікера

Забезпечення різних типів посадки

Вимоги технічного забезпечення  Достатньо швидкий Wi-Fi для одночасного користування багатьма користувачами  Кондиціонування залів

 Фліпчарти, білі дошки  Ноутбуки  Медіапроектор, екран, пульт  Плазмовий екран

 Звукове обладнання  Денне світло та можливість (звукопідсилювачі, мікрофони, затемнення залу основні та фонові колонки тощо)  Обладнання для синхронного  Загальне озвучення приміщення перекладу  Світлове обладнання або  Обладнання для проведення можливість його встановити відео конференцій

Сервіс • Наявність відповідальної особа за проведення заходів ділової гостинності • Зрозуміле, чітке та прозоре ціноутворення • Прозорі механізми оплати за послуги (готівковий та безготівковий) • Чіткий опис конференц-можливостей, який відповідає дійсності

Репутаційні ризики • Чи всі заходи ми хочемо проводити у себе?

• Що додає закладу ця подія?

• Як можна використати захід для підсилення своєї позиції на ринку конференц-індустрії?

• Надшвидке поширення інформації

Під час проведення візиту • • • • • • •

Вхід через головний вхід Ідеальна чистота Навігація по закладу Увімкнене світло Брендування Відсутність посторонніх запахів Туалети

Поставте себе на місце делегата

Під час проведення візиту Часті запитання: - Інтернет потужність - найближчий готель/відстань до/кейтеринг/ - розсадка - опалення - із ким далі працюємо - бюджет через 1 (2-3) роки - знижки

Після проведення візиту • Написати лист подяки (коментарі, фото, додаткова інфо) протягом 24 годин • Внести в базу даних і підтримувати контакти • Повідомити колег про результати

Наступний ознайомчий візит українських організаторів подій 25-26 липня

Пропоновані цільові МІСЕ ринки Львова 2015

2016

2017

Київ, Україна

Україна

Україна

Польща

Польща

Польща

Туреччина

Туреччина

Туреччина

Литва

Литва

Білорусь

Білорусь Грузія