DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA
La biblioteca organiza y da acceso a información sin conservar los documentos en su depósito. El archivo sólo organiza y da acceso a información presente en documentos conservados en su depósito. Gestiona documentos electrónicos. Estas Unidades de Información están representadas por instituciones que producen y conservan documentos, otras que conservan documentos y ellos son portadores de información, aquí podemos decir que UNIDAD es sinónimo de INSTITUCIÓN, de ahí Unidades de Información. Todas y cada una de estas unidades tienen su propia identidad, sus semejanzas y sus diferencias. Las mismas comprenden, los archivos, y bibliotecas. Las diferencias entre ellas son diversas y se manifiestan en la naturaleza, en la génesis de los documentos que poseen cada una y en la metodología del tratamiento técnico de los mismos y las características de las instituciones.
La diferencia no está dada en el carácter externo de los documentos, ni en la clase, ya que muchas veces algunos le son comunes, sino que la misma radica y muy bien lo dice Ramón Cruz Mundet: en el “contraposición entre fondo de archivo y colección”. El fondo de archivo es el conjunto de documentos que surgen por si mismo, en una institución y esta unidad de información (archivo) aloja los documentos producidos y recibidos por la institución, que son el fruto de la actuación espontánea en el desarrollo de sus actividades, para el cumplimiento de las funciones para la que fue creada la misma. En esta documentación se encuentra registrada la información relativa a asuntos de diversa naturaleza. Los administradores (que son los primeros usuarios) deberán recurrir con frecuencia a documentos que se han producido en el pasado para verificar decisiones anteriores y obligaciones vigentes, para determinar precedentes, para llevar a cabo investigaciones y por muchas razones: jurídicas, administrativas, políticas y diplomáticas.
Debemos tener en cuenta que los documentos producidos por la Institución, además de ser el producto de la gestión administrativa, son testimonio, prueba, fe, garante de esa gestión y por último información. Esos documentos deben permanecer organizados, o 9