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ARCHIVOS DIGITALES

LUZ ELENA GOMEZ MONSALVE DIANA MARIA FLOREZ VALENCIA GRUPO 2

YILBERTH ANDRES MARTINEZ CASTILLO INGENIERO DE SISTEMAS

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA- QUINDIO 2014 1


ARCHIVOS DIGITALES ACTIVIDAD UNIDAD 1

LUZ ELENA GOMEZ MONSALVE DIANA MARIA FLOREZ VALENCIA GRUPO 2

YILBERTH ANDRES MARTINEZ CASTILLO INGENIERO DE SISTEMAS

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA- QUINDIO 2014 2


TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducci贸n 2. Justificaci贸n 3. Objetivo general 4. Objetivos espec铆ficos 5. Cuerpo del trabajo 6. Conclusiones 7. Bibliograf铆a

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INTRODUCCION

En la era actual de las nuevas tecnologías, los archivos digitales juegan un papel principal como fuente de información y conocimiento, debido a que este solo es el reflejo cibernético de los documentos impresos y poseen los mismos rasgos y caracteres he de ahí que se debe considerar igual de valido al documento impreso claro cumpliendo con el debido proceso para que se cree de forma idónea y validad. Al hablarse de archivos digitales se alude a casos en que el lenguaje magnético constituye la acreditación, materialización o documentación de una voluntad quizás ya expresada en las formas tradicionales, y en que la actividad de un computador o de una red sólo comprueban o consignan electrónica, digital o magnéticamente un hecho, una relación jurídica o una regulación de intereses preexistentes. Se caracterizan porque sólo pueden ser leídos o conocidos por el hombre gracias a la intervención de sistemas o dispositivos traductores que hacen comprensibles las señales digitales.

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JUSTIFICACION

. Es de vital importancia conocer las herramientas tecnol贸gicas que posibilitan el buen manejo de los archivos digitales; por lo tanto diferenciar y conocer algunos conceptos de las ciencias de la informaci贸n y la archiv铆stica redundara en el optimo conocimiento de los mismos para comprender y definir concretamente lo que son archivos digitales y los diferentes procesos que se derivan de 茅ste.

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OBJETIVOS

 Definir que es El Archivo Digital.

 Conocer en que consisten los principios de la Gestión de archivos Digitales.

 Describir las áreas de gestión de los archivos Digitales.

 Comprender el concepto de archivo digital

 Definir la gestión archivística para documentos electrónicos

 Identificar los principios fundamentales para la gestión de archivos digitales

 Complementar los conocimientos relacionados con la gestión de los archivos digitales

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DEFINICION DE ARCHIVO

Archivo procede del latín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. Es un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión. ARCHIVO PÚBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas ARCHIVO PRIVADO Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o judiciales de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital. 7


DEFINICION DE BIBLIOTECA

Una definición precisa de lo que es una biblioteca la podemos resumir en lo siguiente: colección pública o privada de libros o manuscritos, organizada para cuidar de su conservación y para facilitar la consulta o estudio. La palabra biblioteca deriva del latín y ésta a su vez lo hace del vocablo griego biblion (en griego, „libro‟). El sentido moderno del término hace referencia a cualquier recopilación de datos recogida en muchos otros formatos: microfilms, revistas, grabaciones, películas, diapositivas, cintas magnéticas y de vídeo, así como otros medios electrónicos. La biblioteca, es el lugar donde los libros son conservados. Las bibliotecas populares, por su parte, están destinadas a la difusión del saber, éstas son las municipales, ambulantes o escolares. Según la definición elaborada por IFLA/UNESCO, "biblioteca pública es una organización establecida, apoyada y financiada por la comunidad, tanto a través de una autoridad u órgano local, regional o nacional o mediante cualquier otra forma de organización colectiva. Proporciona acceso al conocimiento, la información y las obras de creación gracias a una serie de recursos y servicios y está a disposición de todos los miembros de la comunidad por igual, sean cuales fueren su raza, nacionalidad, edad, sexo, religión, idioma, discapacidad, condición económica, laboral y nivel de instrucción."

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DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

La biblioteca organiza y da acceso a información sin conservar los documentos en su depósito. El archivo sólo organiza y da acceso a información presente en documentos conservados en su depósito. Gestiona documentos electrónicos. Estas Unidades de Información están representadas por instituciones que producen y conservan documentos, otras que conservan documentos y ellos son portadores de información, aquí podemos decir que UNIDAD es sinónimo de INSTITUCIÓN, de ahí Unidades de Información. Todas y cada una de estas unidades tienen su propia identidad, sus semejanzas y sus diferencias. Las mismas comprenden, los archivos, y bibliotecas. Las diferencias entre ellas son diversas y se manifiestan en la naturaleza, en la génesis de los documentos que poseen cada una y en la metodología del tratamiento técnico de los mismos y las características de las instituciones.

La diferencia no está dada en el carácter externo de los documentos, ni en la clase, ya que muchas veces algunos le son comunes, sino que la misma radica y muy bien lo dice Ramón Cruz Mundet: en el “contraposición entre fondo de archivo y colección”. El fondo de archivo es el conjunto de documentos que surgen por si mismo, en una institución y esta unidad de información (archivo) aloja los documentos producidos y recibidos por la institución, que son el fruto de la actuación espontánea en el desarrollo de sus actividades, para el cumplimiento de las funciones para la que fue creada la misma. En esta documentación se encuentra registrada la información relativa a asuntos de diversa naturaleza. Los administradores (que son los primeros usuarios) deberán recurrir con frecuencia a documentos que se han producido en el pasado para verificar decisiones anteriores y obligaciones vigentes, para determinar precedentes, para llevar a cabo investigaciones y por muchas razones: jurídicas, administrativas, políticas y diplomáticas.

Debemos tener en cuenta que los documentos producidos por la Institución, además de ser el producto de la gestión administrativa, son testimonio, prueba, fe, garante de esa gestión y por último información. Esos documentos deben permanecer organizados, o 9


sea clasificados y ordenados, descriptos para su fรกcil acceso y si se han perdido con o sin razรณn alguna, es evidente que muchas decisiones y actividades serรกn equivocadas, irregulares, mal proyectadas y que se necesitarรก mucho tiempo para encontrar los documentos que se necesitan.

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DOCUMENTOS DIGITALES

Se habla documentos digitales por que la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas. Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales, como por ejemplo; los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. También un documento digital puede cambiar el contenido de una línea de un párrafo o una página sin que por ello halla que cambiar el documento entero. Los términos electrónico y digital no son sinónimos, aunque suelen utilizarse como tales en los pares biblioteca electrónica/biblioteca digital, libro electrónico/libro digital, edición electrónica/edición digital, información electrónica/información digital, documento electrónico/documento digital, etc. 11


Todo documento digital es un documento electrónico pero no ocurre lo mismo al revés, no todo documento electrónico es un documento digital. Un documento electrónico puede ser bien analógico, bien digital. Documentos electrónicos son, por ejemplo, una cinta de casete o una cinta de vídeo, que precisan de un dispositivo electrónico para su lectura, pero no son digitales. Lo que distingue un medio electrónico de un medio digital es, por una parte, la forma en que está codificada la información y, por otra, la necesaria mediación de un ordenador para descodificar esta información. En el caso de un documento digital, la información está codificada en bits, y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos; y a la salida, otro dispositivo los convertirá en señales analógicas, inteligibles para los sentidos humanos. Un documento digital es, pues, aquél que contiene la información codificada en bits. Los documentos digitales permiten que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes contexto, o las tres cosas simultáneamente. Un documento electrónico puede describir conceptualmente un proceso, ilustrarlo con animaciones en video, presentar sus consecuencias con fotografías y narrarlo paralelamente a la lectura del texto. Y el lector -o consultantepuede acceder por separado a cada presentación mediática, o percibirlas simultáneamente. Es a esta posibilidad de utilizar "múltiples" medios informativos, lo que denominó "carácter multimediático” de los documentos digitales. La condición multimediática de los documentos electrónicos trae como consecuencia que sea posible concebir nuevos géneros

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POR QUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL

POR SU FACILIDAD DE DIFUSION La digitalización entendida como una técnica reprográfica, como su nombre lo indica, reproduce documentos soportados en papel

POR SU VALOR Las condiciones y momento de aplicación de esquemas de digitalización para documentos archivísticos, serán consistentes en la medida que se apliquen bajo el rigor de modelos documentales, en donde la tecnología digital se interprete como apoyo de valor agregado que enriquece y facilita el acceso. La preservación de la colección digital busca asegurar que la información permanezca inalterable, utilizable, legible y accesible en las diferentes plataformas tecnológicas que vayan surgiendo.

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CONCLUSIONES

Aplicando cada uno de las definiciones y conceptos que conforman las ciencias de la informaci贸n, tales como la Bibliotecolog铆a, La Archiv铆stica y otras afines, pudimos conocer que los Archivos digitales son fundamentales en el desarrollo de los diferentes procesos que buscan aunar, conservar y preservar la informaci贸n contenidas en cada uno de estas disciplinas.

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BIBLIOGRAFIA

http://www.archiveros.info/profiles/blogs/importancia-de-las-unidades-de

http://www.slideshare.net/aimerodriguezrodriguez/documentos-digitales

http://doraduque.wordpress.com/tag/que-es-un-archivo-digital/

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Unidad 1 archivos digitales (1)