Ako písať (úradné) oznamy (základné pravidlá)
Čo by malo byť cieľom oznamu / nápisu / cedule? informovať motivovať k nejakej činnosti (nie vystríhať pred ňou) dostať človeka do určitej nálady Čo sa stane, ak... budete ľuďom rozkazovať nahneváte ich vystrašíte ich rebelov prinútite urobiť presne to, čo nechcete, aby urobili dostanete ich do zlej nálady --> keď vy na niekoho kričíte (oznamom), aj on bude kričať na vás budete milí a vtipní informujete zapamätateľným spôsobom pozitívne motivujete k nejakej činnosti, vaša správa bude účinnejšia vyvoláte pozitívne emócie a ľudia k vám budú príjemnejší
Základné pravidlá pri písaní oznamov:
Tón komunikácie Nekričte. Účinok vašej správy sa tým nezvýši, adresáta správy iba nahneváte a on sa vám rozhodne urobiť napriek. Ak už neviete oznam podať pozitívne, skúste aspoň neutrálny tón alebo oznamovací spôsob. Dvadsať výkričníkov bude akurát tak na smiech. Takže nekričte!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! :) Príklad: Takto NIE
Žiadne informácie nepodávam!!!!!
Takto ÁNO
Potrebujete sa niečo spýtať? Odpovedia vám na Informáciách (dvere č. XY) alebo Hľadáte chodiaci Zákonník práce / Daňový poriadok / … ? Sedí v kancelárii č. XY :)
Motivácia Čo myslíte, čo urobí človek, keď mu poviete, aby niečo (NE)ROBIL? Presne tak... prehliadne zátvorku alebo samotný zápor a urobí presne tú činnosť, ktorú mu zakazujete. Skúste sa zamyslieť nad tým, čo je opakom danej činnosti? Keď chcete, aby ľudia nechodili dnu s bicyklom, prečo mu nepoviete, aby ho nechal vonku? Alebo keď chcete, aby neklopali, prečo ich nepoprosíte, aby chvíľku počkali? Ak nemôžu parkovať pred budovou, prečo im nepoviete, kde je najbližšie parkovisko? Je to jednoduché, stačí sa iba trošku zamyslieť. Motivovať sa dá samozrejme aj negatívne, napr. Dvere nezatvárajú iba ľudia s IQ pod 50. Nikto nechce byť za hlúpeho, preto radšej dvere zavrie, no s týmto princípom narábajte opatrne a skôr zriedkavo. Nie je nad pozitívnu motiváciu. Príklad: Takto NIE
Zákaz parkovať!!! Vozidlo bude odtiahnuté!
Takto ÁNO
Využite 50 parkovacích miest pre klientov ---> 100 m alebo Zadarmo zaparkujete na ulici Košická
Pozitívne vyjadrovanie Nie je to iba klišé z motivačných príručiek. Ak niečo vyjadríte pozitívne, človeka dobre naladíte a bude k vám milší. Do kancelárie vstúpi s úsmevom a aj vám sa bude lepšie komunikovať s dobre naladeným človekom ako s niekým, kto k vám vchádza už naštvaný. Skúste teda oznamy formulovať pozitívne, nebojte sa ani humornejšieho tónu a pokojne používajte piktogramy, obrázky alebo nejakého toho „smajlíka“. Nič tým nepokazíte. Aj na úradoch predsa sedia ľudia. Príklad: Takto NIE
Tlačivá nekopírujeme!
Takto ÁNO
Potrebujete kópiu tlačiva? Spravia vám ju na recepcii. alebo Kopírku na tlačivá nájdete na recepcii
Gramatika Pozor aj na správnosť vašich oznamov. Aj keď už nebudete aplikovať ostatné pravidlá, snažte sa aspoň o správnosť. Rozhodne si nevyslúžite od adresáta oznamu rešpekt, ak napíšete, že S veľkých bankoviek nevydávate alebo človeku rozkážete Zavry dvere! Gramatiku si môžete skontrolovať pomerne jednoducho aj online, slúžia na to napr. tieto nástroje: http://www.forma.sk/spell.aspx – opraví preklepy a základné „hrubice“ v texte http://slovniky.korpus.sk/ - slovník slovenského jazyka, kde si môžete overiť spisovnosť slov, skloňovanie, a.i. Príklad: Takto NIE
Vipnite si mobili
Takto ÁNO
Vypnite si mobily alebo lepšie Ticho lieči a tiché zvonenie ešte viac ;)
Dĺžka odkazu Ak ide o jednoduchú výzvu, nebojte sa ju napísať aj viacerými slovami. Sme zvyknutí na krátke, úsečné rozkazy. Ale prečo? Správa oveľa lepšie zafunguje, ak človeku vysvetlíte, prečo niečo musí urobiť. Preto sa netreba báť aj dlhších odkazov, hoci všeobecne platí, že menej je viac. Na druhú stranu to samozrejme netreba preháňať a písať najnovšie hlásenie na dve A4-ky. Ak je oznam odborný, snažte sa ho napísať ľudskou rečou. Príklad: Takto NIE
Vstupovať po jednom!
Takto ÁNO
Doprajte si priestor a vstupujte po jednom. alebo Každý klient je výnimočný a potrebuje niečo iné. Radi sa vám budeme venovať po jednom.
Fonty a štýl písma AK DÁTE VŠETKO VEĽKÝM PÍSMOM, ZNIETE UKRIČANE! Preto s kapitálkami narábajte opatrne a dajte ich iba tam, kde je to naozaj nevyhnutné. Takisto opatrne s boldom (tučným písmom) či podčiarkovaním. Je to síce nástroj na zvýraznenie, ale nie celého textu. Používajte „dizajnérsky prívetíve“ fonty, určite nie Comic Sans. Ani Times New Roman nevyzerá najlepšie :) Čo tak skúsiť aspoň Arial? Alebo Ecofont, ktorým ušetríte toner v tlačiarni? Príklad: Takto NIE
DÔLEŽITÉ UPOZORNENIE!!!
Takto ÁNO
Čo je nové? alebo Neprehliadnite...
Kontrola nahlas Poslednou radou je skúsiť si text prečítať nahlas. Ak pri ňom musíte zvyšovať hlas, niečo je zle. Skúste ho prepísať.