Herramienta de un formulario e access enviar

Herramienta de un formulario e Access Los formularios son objetos de base de datos que pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "enlazado" es aquel que está directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar o mostrar datos del origen de datos. También se pueden crear formularios "independientes" sin un vínculo directo al origen de datos, pero que también contienen botones de comando, etiquetas o cualquier otro control necesario para que la aplicación funcione.

Este artículo se centra principalmente en los formularios enlazados. Este tipo de formularios puede usarse para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver solo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario solo con esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar al formulario botones de comando y otras características para automatizar las acciones realizadas con frecuencia.

Considere los formularios enlazados como ventanas por las que los usuarios ven y obtienen acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

La creación de un formulario Puede usar la herramienta Formulario para crear rápidamente un formulario con un solo elemento. Este tipo de formulario muestra información acerca de un solo registro a la vez, como puede verse en la siguiente ilustración:

1. El formulario muestra información de un solo registro.

2. En algunos casos, Access agrega una hoja secundaria de datos para mostrar información relacionada. Para obtener más información, vea la sección Creación automática de hojas secundarias de datos.

Cuando se usa la herramienta Formulario, se agregan al formulario todos los campos del origen de datos subyacente. Puede comenzar a usar el nuevo formulario inmediatamente, o bien modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Crear un formulario con un solo elemento

1.

En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el

formulario.

2.

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios en el diseño del formulario mientras se visualizan los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que entren los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea el artículo Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

3.

Para comenzar a trabajar con el formulario, cambie a la vista Formulario:

En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, en Vista Formulario Creación automática de hojas secundarias de datos

.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja secundaria de datos al formulario basada en la tabla o consulta relacionada.

Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Cliente y se ha definido una relación uno a varios entre la tabla Cliente y la tabla Pedidos, en la hoja secundaria de datos se mostrarán todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del registro Cliente actual. Si no desea incluir la hoja secundaria de datos en el formulario, puede eliminarla cambiando a la vista Presentación, seleccionando la hoja de datos y, a

continuación, presionando SUPRIMIR. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agregará ninguna hoja de datos al formulario.

Modificación de un formulario Un formulario de tabla dinámica es diferente a un formulario abierto en una vista Tabla dinámica. No se pueden crear formularios de tabla dinámica en Microsoft Access 2002 o posterior. En lugar de ello, se puede abrir un formulario existente en la vista Tabla dinámica y crear el diseño de la vista, o utilizar el Asistente para tablas dinámicas para que ayude a diseñar la vista Tabla dinámica de un formulario nuevo.

Debido a que un formulario de tabla dinámica es un objeto incrustado de Microsoft Excel, éste se modifica utilizando el formulario de Microsoft Access en el que está incrustado el objeto, e iniciando y usando Microsoft Excel para modificar la tabla.

1. Abra el formulario de tabla dinámica en la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.).

2. Haga clic en el botón Modificar objeto PivotTable.

Si prefiere utilizar la edición en contexto (activación en contexto: activación del servidor OLE de un objeto OLE desde un campo o control. Por ejemplo, puede reproducir un archivo de sonido (.wav) contenido en un control haciendo doble clic en este último.) en vez de editar el formulario de tabla dinámica en una ventana de Microsoft Excel, elija Objeto hoja de cálculo en el menú Edición de Microsoft Access y haga clic en Modificar.

3. En el menú Datos de Microsoft Excel, elija Actualizar datos.

4. Modifique el formulario de tabla dinámica. Nota Un formulario de tabla dinámica es diferente a un formulario abierto en una vista Tabla dinámica. No se pueden crear formularios de tabla dinámica en Microsoft Access 2002 o posterior. En lugar de ello, se puede abrir un formulario existente en la vista Tabla dinámica y crear el diseño de la vista, o utilizar el Asistente para tablas dinámicas para que ayude a diseñar la vista Tabla dinámica de un formulario nuevo.

Debido a que un formulario de tabla dinámica es un objeto incrustado de Microsoft Excel, éste se modifica utilizando el formulario de Microsoft Access en el que está incrustado el objeto, e iniciando y usando Microsoft Excel para modificar la tabla.

Agregar objeto al formulario

En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.

El primer botón que vemos es uno de los más útiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.

Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.