AF DORTHE SØBORG SKRIVER, ARKIBAS
Utilsigtet sletning af data i Arkibas I maj 2021 oplevede vi desværre det, som vi alle går og frygter, nemlig at der utilsigtet blev slettet data i Arkibas. Sletningen var heldigvis ikke forårsaget af ubudne gæster i systemet, men af en fejl i en slettefunktion, som var blevet lagt i drift få dage tidligere.
Baggrunden for hændelsen I løbet af vinter og forår 2021 arbejdede vi sammen med vores udviklere på at lave nye funktioner i Arkibas og på arkiv.dk, så vi bedre kan efterleve reglerne i persondataforordningen, persondataloven og cookiebekendtgørelsen. Primært drejede det sig om funktioner, som skulle forbedre sikkerheden omkring login og muligheden for permanent at slette journaler og registreringer. Og på arkiv.dk var det et nyt cookiebanner, som levede op til cookiebekendtgørelsen. En anden vigtig sletteservice, som blev implementeret, var en service, som om natten og i weekenderne skulle slette logs, mails sendt via arkiv.dk, filer uden tilknytning til en registrering, nedlagte arkiver mv. – data som vi ikke må have i systemet efter en vis periode. Servicen, der sletter nedlagte arkiver, viste sig dog at skabe en del problemer i Arkibas. Først var servicen blevet bygget ind i selve Arkibasprogrammet. Funktionen trak dog så mange ressourcer, at den lagde hele systemet ned. Herefter blev servicen helt skrevet om og ændret til at blive afviklet i selve databasen. Problemet med denne fremgangsmåde er dog, at her har man ikke samme kontrol over, hvad der slettes, som man har, når slettefunktionen kører igennem klienten/programmet. Og det skulle også vise sig, at vi netop
fik problemer med, at der ikke blot blev slettet data i nedlagte arkiver, der blev også slettet visse typer data i aktive arkiver.
Problemerne opdages Sletteservicen blev lagt i drift den 18. maj og kørte første gang sidst på eftermiddagen, og de første problemer med manglende data i feltet materialetype blev meldt ind fredag den 21. maj sidst på formiddagen. Sletteservicen blev straks stoppet, og vores udviklere gik i gang med at undersøge problemets omfang og havde midt på eftermiddagen mistanke om, at følgende datafelter kunne være berørt: n Aftaler
på journaler på registreringstyperne enkelte billeder og billedserier n Fotografer på indholdsblokke i billedserier n Materialetyper på registreringstyperne enkelte billeder og billedserier n Kommentarer på arkiv.dk n Ordre ved billedkøb på arkiv.dk n Fotografer
Reetablering af data fra backup Udviklerne rekvirerede en backup fra vores hostingfirma, inden de lukkede ned for weekenden, hvorefter de arbejdede hele eftermiddagen og aftenen på at undersøge sagens omfang. Fredag kl. 21.00 fik vi en melding om, at udviklerne kunne konstatere, at der ved sammenhold med den sidste samlede fulde backup fra den 15. maj kl. 03.07 manglede følgende data i Arkibas: n Aftaler
på journaler (omfang: 297.369) n Fotografer på enkelte billeder (omfang: 2) n Materialetyper på enkelte billeder (omfang: 3.086.366) n Materialetyper på billedserier (omfang: 71.242) Udviklerne satte et reetableringsarbejde i gang ud fra backuppen fra den 15. maj, og dette arbejde blev afsluttet i løbet af lørdag eftermiddag, hvor alle ovennævnte data var reetableret.
Et af de billeder, der ved en fejl var blevet slettet i Arkibas, er dette portræt af fisker Christian Laurits Kristiansen fra Skrillinge fra 1970 (Kauslunde-Gamborg lokalhistoriske Arkiv).
14
OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3
