Issuu on Google+

FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS M.S.C. LILIAN I. GARCÍA RODRÍGUEZ


IV. Etapas de la AP

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE


IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas

• Mecanismos de selección de proyecto

• Definición del proyecto

INICIO

• Carta del proyecto INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Alcance del proyecto


IV. Etapas de la AP Origen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA

AVANCES TECNOLÓGICOS

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS LEGALES

NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN


IV. Etapas de la AP Carta del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto

involucrados

por parte de los

• Proporciona información general

¿Qué?

¿Por qué?

¿Quién?

¿Para qué?

¿Cómo?

¿Cuándo?


IV. Etapas de la AP CARTA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS: APROBACIÓN:


IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Estructura de descomposición del Trabajo

PLANEACIÓN

• Tabla de precedencias • Ruta critica • Matriz de roles

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Plan del proyecto


IV. Etapas de la AP Procesos de planeación • Plan de Administración de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o milestones • Secuencia de actividades –

Diagramas de red, lista de actividades


IV. Etapas de la AP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: –

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos


IV. Etapas de la AP Estructura de Descomposición del Trabajo

¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante?


IV. Etapas de la AP ¿Qué es?

• Representación de la jerarquía del proyecto • Identifica todo el trabajo a realizar • Es un producto de la definición de alcance

Características

• Organiza y define el alcance total del proyecto • Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento • Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para • • • • •

Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas


IV. Etapas de la AP Elaboraci贸n 1. Identificar los productos entregables y el trabajo

relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar c贸digos de identificaci贸n a los

componentes de la EDT 5. Verificar

que el grado de descomposici贸n del trabajo es necesario y suficiente


IV. Etapas de la AP โ€ข Organizaciรณn de unidades medibles de trabajo

requeridos para desarrollar productos PRODUCTO

1

1.1

1.2

1.1.1 1.1.2

1.2.1 1.2.2

2

1.3

3

Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto


IV. Etapas de la AP Grรกfica de Gantt

1. Programar las

actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

2. Permite registrar

avances de acuerdo con lo planeado.


IV. Etapas de la AP Tabla de precedencias •

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.

Incluye los siguientes elementos: –

Clave de la actividad

Actividad

Duración

Actividades precedentes

Responsable


IV. Etapas de la AP Elaboró: Eduardo Dávila Turcios Fecha: Octubre 2002

PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Clave de la actividad

Actividad

0

Inicio

1

Diagnóstico y pronóstico realizado

2

Normas y criterios establecidos

3

Duración

Actividades precedentes

Responsable

----

--

------

4 meses

--

Director de Planificación

2.5 meses

--

Director Jurídico

Estrategia definida

1 mes

1,2

4

Programas de desarrollo realizados

1 mes

3

Director de Planificación

5

Plan instrumentado

1 mes

4

Director de Planificación

6

Edición realizada

2 meses

4

Director Administrativo

7

Público consultado

2.5 meses

4

Director de Control

8

Proyecto definido

1.5 meses

5,6,7

9

Plan aprobado por ejecutivo

0.5 meses

8

Subsecretario

10

Publicación y difusión efectuadas

0.5 meses

9

Director Administrativo

11

Fin

----

?

------

Subsecretario

Director de Planificación


IV. Etapas de la AP Tipos de precedencias Actividad A

Actividad B

Final a Inicio

Actividad A

Actividad B

Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Actividad A

Actividad B

Inicio a Final


IV. Etapas de la AP 3

1 1

2

1

4

2

2

4

5

5 1

1

6

2

2

3 3

2

6

7

Diagrama de Gantt

7

Red / Ruta crĂ­tica 1

Hitos (milestones)

4

2 3

4 6

5 7


IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Sistema de información • Reportes de avance

EJECUCIÓN • Resultados del trabajo

• Cambios requeridos • Mejora de calidad INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto


IV. Etapas de la AP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto –

Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad –

Cambios

Acciones correctivas

* Distribución de información


IV. Etapas de la AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. •

Planificar las comunicaciones

Generar información

Distribuir la información

Informar los avances

Satisfacer a los interesados


IV. Etapas de la AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero


IV. Etapas de la AP Características:

Tangibles

Medibles

Entregables


IV. Etapas de la AP Ventajas: • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances

• Se pueden generar indicadores que proporcionen

información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)


AnĂĄlisis del valor ganado del proyecto El valor ganado nos da una medida de lo que deberĂ­amos haber gastado dado el progreso del trabajo, valorado segĂşn el coste presupuestado.


IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado • Sistemas de control

cambio • Control de riesgos

CONTROL • • • • INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Ajustes a línea base

de


IV. Etapas de la AP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación

alcance

y

control

• Control del cronograma

de


IV. Etapas de la AP Procesos de control

• Control de costos • Control de calidad • Seguimiento

equipo

de

desempeño

del


IV. Etapas de la AP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes

• Aplique su sensibilidad, visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante

• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes

de actividades o eventos críticos


IV. Etapas de la AP Análisis de calidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad - herramientas estadísticas


IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Auditorias de procura

CIERRE

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Informes y reportes de ejecución

Reporte final


IV. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo – Reporte final •

Presupuesto

Programa

Evidencias

Lecciones aprendidas

Reporte de control de cambios

– Archivos – Plan de transición


IV. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final


Etapa del proyecto Inicio

Herramienta

Planeaciรณn

Control

Grรกfica de Gantt CPM PERT Anรกlisis de valor ganado Anรกlisis de riesgos

Cierre

Reporte final

Ejecuciรณn

Carta del proyecto


VI. Lecturas sugeridas •

PMI Standard A guide to the project management body of knowledge

Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos

Microsoft Project Paso a Paso

Kerzner, Harold PhD Project Management

GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos

DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos

WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos


FASES DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO