Page 1

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Cyflwyniad Cyflwyniad i’r canllaw hwn Mae’r Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol (NOS) ar gyfer gwasanaethau gwybodaeth a llyfrgelloedd, gwasanaethau archifau a rheoli cofnodion yn disgrifio’r safon gwaith sy’n ofynnol gan y rhai sy’n gweithio yn y sector. Mae’r cyfraniad y gall yr NOS hyn eu gwneud i ddatblygiad cymwysterau wedi ei hen sefydlu; fodd bynnag, mae llai o ddealltwriaeth o’u perthnasedd i ddatblygiad adnoddau dynol a rheoli perfformiad. Yn wir, mae’r NOS yn offer adnodd ymarferol gyda’r gallu i gefnogi staff ar bob lefel trwy gydol y gweithlu, gan arwain at fanteision personol, rheoli a sefydliadol. Mae nifer gynyddol o unigolion a sefydliadau bellach yn dyst i fanteision NOS o ran lleihau llwyth gwaith, gwella effeithiolrwydd, lleihau gwariant ar adnoddau a chanolbwyntio sylw’r diwydiant. Gellir defnyddio NOS i gefnogi ystod lawn o weithgareddau datblygu adnoddau dynol: o reoli eich datblygiad proffesiynol parhaus, i lunio gweithdrefnau recriwtio a dethol, hyd at gynllunio a gweithredu newid sefydliadol. Gan ei bod yn hyblyg, am ddim, i’w cael yn hawdd a chyda’r potensial i leihau’n sylweddol yr amser, yr arian a’r ymdrech a dreulir yn gwneud tasgau arferol cysylltiedig â gwaith, mae gan NOS lawer i’w gyfrannu i ddarpariaeth gwasanaethau o ansawdd. Mae’r canllaw defnyddwyr hwn yn dangos sut i wneud y gorau o’r adnodd hwylus a hygyrch hwn. Nid oes rhaid darllen y canllaw o glawr i glawr, mae ei faint yn adlewyrchiad o hyblygrwydd yr NOS a’r amrywiaeth o weithgareddau y gellir eu defnyddio i’w cefnogi. Gallwch glicio ar ddolen yn y canllaw i fynd ymlaen i adran arall yn y ddogfen, neu i gysylltu i wefan allanol. Mae’r canllaw hwn wedi ei rannu’n ddwy ran: Rhan A sy’n gyflwyniad cyffredinol i NOS ac yn amlygu nodweddion unigryw NOS llyfrgelloedd, archifau, gwasanaethau gwybodaeth a rheoli cofnodion, a Rhan B sy’n esbonio sut y gellir defnyddio NOS ac sy’n darparu enghreifftiau go iawn o’u defnydd yn y gweithle.

2

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Cynnwys Rhan A

4.0 Paratoi i ddefnyddio’r safonau

Cyflwyno’r safonau 1.0 S  afonau Galwedigaethol Cenedlaethol (NOS) Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion

4.1 Ystyriaethau wrth baratoi i ddefnyddio’r safonau

5.0 Canllawiau cam wrth gam i ddefnyddio’r NOS

1.1 Manteision defnyddio’r NOS?

5.1 Canllaw ar gyfer datblygu proffil rôl

1.2 Beth yw’r NOS ac ar gyfer pwy maent?

5.2 Canllaw ar gyfer nodi anghenion datblygu personol sy’n gysylltiedig â’ch rôl

1.3 Trefn ac elfennau’r Cyfresi NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth 1.4 Strwythur safonau unigol

2.0 Y  berthynas rhwng yr NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth a chyfresi eraill o safonau 2.1 Safonau o berthnasedd allweddol i’r sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth 2.2 Yr NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth a chyd-destun ehangach y Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol

Rhan B

Rhoi’r safonau ar waith 3.0 Trosolwg o sut y gall y safonau eich helpu chi

5.3 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i recriwtio a dethol 5.4 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i sefydlu staff newydd 5.5 Canllaw ar gyfer sefydlu fframwaith ar gyfer rheoli perfformiad 5.6 Canllaw ar gyfer ddefnyddio’r NOS i helpu i reoli eich Gweithgareddau Datblygiad Proffesiynol Parhaus 5.7 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i gefnogi newid sefydliadol

6.0 Atodiadau 6.1 Atodiad A – Teitlau a chrynodebau o’r Swyddogaethau Gweithredol yng Nghyfres NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth 6.2 Atodiad B – Teitlau a chrynodebau o’r Swyddogaethau Rheoli ac Ymarferwyr yng Nghyfres NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth 2008 6.3 Atodiad C – Adnoddau a chysylltiadau defnyddiol

3.1 Sut gall y safonau gefnogi eich datblygiad personol 3.2 Sut y gall y safonau gefnogi eich gweithgareddau rheoli o ddydd i ddydd

6.4 Atodiad D – Rhestr o’r termau perthnasol i’r NOS a ddefnyddir yn y Canllaw Defnyddiwr hwn

3.3 Sut mae’r safonau yn cefnogi datblygiad y gweithlu

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

3


Rhan A

Cyflwyno’r safonau

 .0 Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol (NOS) 1 Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion Mae’r adran hon yn cwmpasu:

1.1 Manteision defnyddio’r NOS

1.2 Beth yw’r NOS ac ar gyfer pwy maent?

1.3 Trefn ac elfennau’r Cyfresi NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth

1.4 Strwythur safonau unigol

1.2 Manteision defnyddio’r NOS Datblygwyd Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol (NOS) gwasanaethau gwybodaeth a llyfrgell, gwasanaethau archifau a rheoli cofnodion trwy ymgynghoriad cenedlaethol helaeth â chyflogeion a chyflogwyr ar draws y sector. Felly, maent yn dynodi’r safonau perfformiad sydd eu hangen yn y diwydiant ledled y DU ac maent yn gyson â’r ystod o fentrau llywodraeth sy’n canolbwyntio ar gyflenwi gwasanaeth o ansawdd uchel. Mae manteision sy’n gysylltiedig â’r NOS yn cynnwys:

  Hyblygrwydd: gall yr NOS wneud cyfraniad gwerthfawr i bron unrhyw ddiben datblygu adnoddau dynol. Yn seiliedig ar swyddogaethau arwahanol ac wedi eu mynegi fel modylau, gellir eu defnyddio’n annibynnol neu mewn cyfuniad i fodloni ystod eang o anghenion. P’un a ydych yn defnyddio’r NOS i gefnogi gweithgareddau rheoli neu beidio, neu p’un a ydych yn eu defnyddio i gefnogi’ch anghenion datblygiad personol eich hun; mae’n werth treulio amser yn dod yn gyfarwydd â’r NOS oherwydd y nifer helaeth o weithgareddau y gallant eu cefnogi.

  Dibynadwyedd: wedi eu datblygu trwy ymgynghoriad cenedlaethol â’r sector – gallwch fod yn sicr bod y safonau a ddisgrifir yn yr NOS wedi eu derbyn yn helaeth. Mae NOS yn cynrychioli meincnod a gytunwyd yn genedlaethol, felly gallwch fod yn hyderus eu bod yn mynegi perfformiad cymwys drwy’r diwydiant i gyd.   Cost effeithiol: mae’n hawdd adnabod yr enillion economaidd y gellir eu cyflawni gan ddefnyddio’r NOS. Yn wahanol i’r rhan fwyaf o offer adnoddau eraill, mae’r NOS yn rhad ac am ddim. Gan eu bod dan hawlfraint y goron, gellir eu haddasu i fodloni’ch anghenion eich hun hefyd, heb oblygiad. Mae gan NOS y gallu i gyflymu unrhyw weithgaredd cysylltiedig â datblygiad adnoddau dynol; o gyflawni hunanwerthusiadau i ysgrifennu swydd ddisgrifiadau a darparu fformat ar gyfer gwerthusiadau. Felly mae’r posibiliadau ar gyfer arbedion o ran gwariant ar adnoddau yn nhermau amser ac arian fod yn anfesuradwy.

4

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan A | Cyflwyno’r safona

  Cyfleustra: Mae’r holl NOS achrededig yn cael eu storio ar wefan llywodraeth, felly gallwch lawrlwytho yn union beth fyddwch ei angen, pan fyddwch ei angen. Gallwch ymestyn eich chwiliad i edrych ar swyddogaethau llyfrgelloedd, archifau, gwasanaethau gwybodaeth a rheoli cofnodion nad ydych yn gyfarwydd â nhw neu ymestyn eich ymchwiliad i ddiwydiannau eraill heb wastraffu amser yn mynd trwy fynydd o wybodaeth amherthnasol.   Cydnabod cyflawniad: Golyga natur fodiwlaidd yr NOS y gallant gael eu defnyddio i gydnabod perfformiad unigol trwy ddynodi pan fydd aelod o staff wedi cyrraedd y lefel ofynnol o gymhwysedd. Mae cymwysterau galwedigaethol newydd ar Lefelau 2 a 3 yn cael eu datblygu ar hyn o bryd, yn seiliedig ar yr NOS a’r cymwysterau sydd eisoes yn bodoli ar gyfer rhai o’r NOS generig yn y gyfres. Mae hyn o fudd ychwanegol gan ei fod yn golygu os ydych yn gweithio tuag at fodloni’r meini prawf a nodir mewn safon, gallwch hefyd ar yr un pryd fod yn gweithio tuag at gael cymhwyster ychwanegol. Mae manteision yn gysylltiedig â’r defnydd o NOS i unigolion, rheolwyr a sefydliadau. O ganlyniad, mae gan yr NOS y potensial i wella darpariaeth gwasanaeth a phroffesiynoldeb ledled y gweithlu. Ffig. 1.2 - Cyfraniad y gall yr NOS wneud i’r gweithlu:

Unedau Asesu Cydnabyddiaeth DPP

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol

Datblygiad Personol a Phroffesiynol

Rheoli Cynllunio Perfformiad Personol

Dilyniant Gyrfa

Cynllunio’r Gweithlu a Datblygiad Sefydliadol Datblygu’r Gweithlu Rheoli Perfformiad

Gwelliannau i ddarpariaeth gwasanaeth, proffesiynoli a mudoledd y gweithlu

Cymwysterau

Efallai y byddai gennych ddiddordeb mewn edrych ar Adran 3 y canllaw defnyddwyr hwn hefyd, Trosolwg o sut gall y safonau hyn eich helpu, sy’n darparu gwybodaeth berthnasol..

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

5


Rhan A | Cyflwyno’r safona

1.2 Beth yw’r NOS ac ar gyfer pwy maent? Mae NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth wedi eu datblygu ar gyfer staff sy’n gweithio yn y sector llyfrgelloedd, archifau, gwasanaethau gwybodaeth a rheoli cofnodion. Maent yn disgrifio’r sgiliau, y wybodaeth a’r ddealltwriaeth sydd eu hangen ar gyfer y swyddogaethau a gyflawnir yn y sector. Sefydlwyd NOS gyntaf yn y Deyrnas Unedig ym 1986. Cânt eu noddi a’u hyrwyddo gan adrannau ac asiantaethau llywodraeth allweddol sydd â chyfrifoldeb dros addysg, hyfforddiant a chymwysterau, yn ogystal â holl gyflogwyr a sefydliadau llywodraeth leol. Mae’r NOS wedi eu defnyddio’n helaeth gan unigolion a sefydliadau ledled y Deyrnas Unedig am nifer o flynyddoedd. Maent wedi eu datblygu ar gyfer y rhan fwyaf o alwedigaethau ar draws y sectorau cyhoeddus, preifat a gwirfoddol ac maent yn gyffredin iawn mewn diwydiannau megis manwerthu, gweithgynhyrchu, y gwasanaeth tân, ac ar draws rolau rheoli ac arweinyddiaeth, er enghraifft. Dysgu Gydol Oes yn y DU sy’n gyfrifol am yr NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth, y Cyngor Sgiliau Sector annibynnol a arweinir gan gyflogwyr sy’n gyfrifol am ddatblygiad proffesiynol staff yn gweithio yn sector dysgu gydol oes y DU. Roedd y Grŵp Llywio Prosiect fu’n goruchwylio eu datblygiad yn cynnwys: Sefydliad Siartredig Gweithwyr Llyfrgelloedd a Gwybodaeth (CILIP), Cymdeithas yr Archifwyr, UNSAIN a chynrychiolwyr sector o ledled y pedair gwlad. Mae’r diagram yn Ffigur 1.2 yn dangos y cyfraniad y gall NOS eu gwneud i wella ansawdd gwasanaeth yn y diwydiant.

6

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan A | Cyflwyno’r safona

 .3 Trefn ac elfennau’r Cyfresi NOS llyfrgelloedd, archifau a 1 gwasanaethau gwybodaeth O’u casglu ynghyd fel setiau, disgrifir NOS ar gyfer sector fel ‘cyfres’. Mae dwy ‘gyfres’ o NOS ar gael i’r sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth. Mae un o’r cyfresi hyn yn delio â swyddogaethau rheoli ac ymarferydd a gyflawnir yn y diwydiant ac mae’r llall yn delio â’r swyddogaethau gweithredol. Gyda’i gilydd, mae’r ddwy gyfres hon o NOS yn delio â gweithlu cyfan y sector yn y DU, ac yn berthnasol i weithwyr sector preifat a chyhoeddus. I’ch cynorthwyo i’w defnyddio, mae safonau unigol yn y cyfresi NOS wedi eu rhannu’n feysydd. Mae’r meysydd a drafodir yn y ddwy gyfres i’w gweld isod. Meysydd yn y gyfres sy’n cynnwys Swyddogaethau Gweithredol Mae teitlau a chrynodebau’r NOS yn y gyfres hon i’w gweld yn (Atodiad A)

Maes AS: Gwasanaethau Archifau Maes RM: Rheoli Cofnodion Maes IL:

Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell

Meysydd yn y gyfres sy’n cynnwys Swyddogaethau Ymarferydd a Rheoli Mae teitlau a chrynodebau’r NOS yn y gyfres hon i’w gweld yn (Atodiad B)

Maes A:

Gwasanaethau cynllunio, datblygu a gwerthuso

Maes B:

Llywodraethu a moeseg

Maes C:

Nodi, gwerthuso a chaffael cynnwys a chasgliadau

Maes D:

Rheoli gwybodaeth

Maes E:

Rheoli cynnwys a chasgliadau

Maes F:

Hwyluso mynediad i a defnydd o gynnwys a chasgliadau

Maes G:

Hwyluso dysgu gydol oes

Maes H:

Rheoli pobl i ddarparu gwasanaethau

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

7


Rhan A | Cyflwyno’r safona

Fel y rhan fwyaf o safonau seiliedig ar gymhwyster, mae safonau unigol yn y ddwy gyfres yn disgrifio’r sgiliau a’r wybodaeth sy’n gysylltiedig â swyddogaeth neu weithgaredd galwedigaethol penodol. Disgrifir dwy fath o swyddogaeth:

  Mae ‘swyddogaethau penodol i sector yn – disgrifio gweithgareddau sy’n benodol i’r sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth a rheoli cofnodion.   Mae swyddogaethau generig yn – disgrifio gweithgareddau sy’n ymwneud â meysydd megis gwasanaeth cwsmeriaid, hyfforddiant a datblygiad neu reolaeth ac arweinyddiaeth generig a gyflawnir mewn nifer o sectorau yn ogystal â’r sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth. Datblygwyd swyddogaethau generig gan gyrff sector eraill sy’n gyfrifol am sicrhau bod NOS sy’n cwmpasu’r meysydd hyn yn berthnasol ar draws sectorau, gan fodloni anghenion yr holl ddiwydiannau lle gellir eu cymhwyso. Mae mewnforio’r swyddogaethau i’r gyfres llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth yn annog trosglwyddedd sgiliau, yn sicrhau bod safonau yn gyson â meincnodau ehangach y diwydiant ac yn cynorthwyo defnyddiwr yr NOS trwy gasglu’r NOS sydd fwyaf perthnasol i’r sector ynghyd mewn un ddogfen. Mae NOS yn y cyfresi yn amrywio fymryn o ran fformat, yn ddibynnol ar eu tarddiad. Efallai y bydd hyn yn arbennig o amlwg yn achos NOS generig sydd wedi eu mewnforio o sectorau eraill; fodd bynnag, mae’r prif elfennau’n parhau i fod yn gyson. Trafodir strwythur y safonau unigol yn fanylach yn Adran 1.4.

1.4 Strwythur safonau unigol Mae gan bob NOS deitl, rhestr o ddeilliannau a rhestr o’r hysbysrwydd a’r wybodaeth sy’n sail i berfformiad. Yn dibynnu ar y Cyngor Sgiliau Sector sy’n gyfrifol am eu datblygu, gallai NOS hefyd fod ag adrannau ychwanegol yn delio â meysydd megis sgiliau, ymddygiadau, gwerthoedd, allweddeiriau neu amrediad. Mae hyn yn wir o bob NOS yn y gyfres llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth sy’n delio â swyddogaethau rheoli ac ymarferwyr. Er bod hyn yn ymddangos yn gymhleth i ddechrau, bydd adnabyddiaeth o brif rannau safon yn dod yn eithaf hawdd wedi gweithio gydag un neu ddau fath gwahanol. Os ydych yn gwbl newydd i NOS, bydd canolbwyntio ar y gofynion perfformiad a’r wybodaeth greiddiol yn helpu’r broses gyfarwyddo. Mae’r adrannau isod yn rhoi disgrifiad o brif elfennau’r NOS, ac yn cyflwyno strwythur y safonau yn y gyfres llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth.

  Crynodeb NOS: Mae gan y rhan fwyaf o’r safonau yn y cyfresi NOS grynodeb. Pwrpas y crynodeb yw rhoi awgrym ‘cipolwg’ i’r darllenydd o gynnwys gweddill y safon. Fodd bynnag, yn aml mae darnau eraill o wybodaeth ddefnyddiol ar gael yn yr adran hon, er enghraifft, manylion y math o staff y bydd y safon yn debygol o fod yn berthnasol iddynt neu’r berthynas rhwng y safon a safonau eraill yn y gyfres. Os yw’r safon wedi ei mewnforio o sector arall, mae’r wybodaeth hon yn aml wedi ei chynnwys yn y crynodeb hefyd.

8

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan A | Cyflwyno’r safona

  Elfennau: Mae’r holl NOS yn y Gyfres Weithredol wedi eu rhannu’n elfennau. Mae nifer o’r safonau yn y Gyfres Rheoli hefyd ar y ffurf hon. Mae elfennau yn ddadansoddiad o un swyddogaeth mewn dau neu ragor o ‘ddarnau’ rhesymegol a fyddai’n gwneud synnwyr i gyflogwr, dysgwr neu aelod o staff yn cyflawni’r swyddogaeth. Yn y Gyfres Weithredol, er enghraifft, mae RM/8 Trefnu gwybodaeth a deunydd, wedi ei rannu i 8.1 Dosbarthu gwybodaeth a deunydd ac 8.2 Catalogio gwybodaeth a deunydd.

Safonau RM/8

Yn cynnwys 2 elfen

Trefnu gwybodaeth a deunydd

8.1 Dosbarthu gwybodaeth a deunydd 8.2 Catalogio gwybodaeth a deunydd

  Deilliannau arfer effeithiol: Deilliannau arfer effeithiol: Mae’r rhain yn gyfres o feini prawf arsylladwy a gwrthrychol sy’n disgrifio’r safon y dylid ei bodloni wrth gyflawni’r gweithgaredd. Maent yn rhan allweddol o bob safon seiliedig ar gymhwysedd ac fe’u rhestrir dan wahanol benawdau yn unol â’r safon unigol. Yn y safonau llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth, cyflwynir deilliannau perfformiad mewn blwch gyda border fel arfer, a ddylai eu gwneud yn hawdd i’w canfod. O ran penawdau, efallai y bydd pennawd megis ‘Deilliannau arfer effeithiol’ neu ‘Meini prawf perfformiad’ yn eu rhagflaenu, neu efallai y byddant wedi eu rhestru yn dilyn datganiad mewn testun bras yn datgan ‘I fodloni’r safon, rhaid i chi allu:’. Er mwyn gallu barnu bod aelod o staff yn gymwys mewn gweithgaredd, rhaid iddynt allu cyflawni pob un o’r deilliannau pan fyddant yn cynnal y gweithgaredd a ddisgrifir yn y safon.

  Gwybodaeth a dealltwriaeth: Dyma restr o’r wybodaeth a dealltwriaeth sy’n sail i berfformiad. Nid yw’n rhestr o wybodaeth ‘braf i wybod’ neu ‘cefndir’, ond yn hytrach yn ddistylliad o wybodaeth a dealltwriaeth hanfodol sydd eu hangen i gyflawni’r gweithgaredd yn gymwys. Mae’r rhestr hon yn cynnwys gwybodaeth na ellid ei chasglu o arsylwi ar berfformiad. Mewn ambell achos, mae’r wybodaeth a dealltwriaeth wedi eu rhannu’n adrannau. Fodd bynnag, ni ddylai hyn wneud fawr o wahaniaeth i ddarlleniad cyffredinol y safon.   Ymddygiadau: Cefnogir yr NOS yn y gyfres sy’n delio â swyddogaethau ymarferwyr a rheoli hefyd gan restr o’r ymddygiadau sy’n gysylltiedig â’r gweithgaredd a ddisgrifir yn y safon. Mae nifer, ond nid pob cyfres NOS yn cynnwys ymddygiadau fel rhan o’r safon. Ceir enghraifft o safon nodweddiadol yn Ffigurau 1.4.1 i 1.4.3 trosodd.

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

9


Rhan A | Cyflwyno’r safona

Ffigur 1.4.1 Enghraifft o ran gyntaf safon, o’r gyfres ymarferwyr a rheoli ar gyfer y sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth

Maes yn y Gyfres Cyfeirnod a Theitl y Safon

SAFONAU GALWEDIGAETHOL CENEDLAETHOL GWASANAETHAU GWYBODAETH A LLYFRGELLOEDD GWASANAETH ARCHIFAU A RHEOLI COFNODION Maes D – Rheoli Gwybodaeth Safon D1 – Datblygu polisïau a strategaethau ar gyfer rheoligwybodaeth Beth sy’n cael ei gynnwys yn y safon hon? Mae’r safon hon yn ymwneud â diffinio bwriad y sefydliad i weithredu arferion rheoli gwybodaeth (RhG) a datblygiad strategaethau i gefnogi amcanion y sefydliad. Mae’n berthnasol i bobl sy’n arwain neu sy’n cyfrannu i ddylanwadu ar gyfeiriad RhG yn y dyfodol yn eu sefydliad. Mae’n cynnwys dynodi meysydd ble bydd RhG fwyaf gwerthfawr a phenderfynu ar y gweithgareddau a phrosesau RhG sy’n briodol i amcanion a diwylliant y sefydliad. Ar gyfer pwy mae’r safon?

Gwybodaeth Crynodeb

Mae’r safon hon yn berthnasol i bobl mewn rolau rheoli sy’n gyfrifol am ddiffinio a mewnosod prosesau effeithiol ar gyfer adeiladu a rhannu gwybodaeth o fewn sefydliadau. Yn ogystal â’r gwerthoedd craidd, mae’r gwerthoedd ac ymddygiadau canlynol yn tanategu perfformiad effeithiol: • Rydych wedi ymrwymo i sicrhau fod polisïau ac arferion RhG wedi eu halinio i nodau a strategaethau sefydliadol.

Gwerthoedd ac Ymddygiadau

• Rydych yn rhagweithiol o ran dynodi a hyrwyddo gwerth RhG i bob lefel o’ch sefydliad. • Rydych yn gweithio gydag eraill i fewnosod RhG i’r modd y mae eich sefydliad yn meddwl ac yn gweithredu. • Rydych yn gweithio ar y cyd ag eraill yn y sefydliad a phartneriaid allanol i hwyluso rhannu gwybodaeth ar draws ffiniau. • Rydych yn lleddfu brwdfrydedd dros RhG gydag ymarferoldeb Cysylltiadau gyda safonau a fframweithiau cymwysedd eraill: Mae gan y safon hon gysylltiadau â HI 10 – Monitro, gwerthuso a gwella rheoli data a gwybodaeth; HI12 – Hyrwyddo a hwyluso’r defnydd o hysbysrwydd a gwybodaeth; HI 13 – Dynodi anghenion clinigwyr, cleifion a’r cyhoedd am systemau cyfathrebu, gwybodaeth a hysbysrwydd; a HI14 – Datblygu manyleb ar gyfer systemau cyfathrebu, hysbysrwydd a gwybodaeth i fodloni anghenion clinigwyr, cleifion a’r cyhoedd sy’n safonau o fewn y Safon Alwedigaethol Genedlaethol ar gyfer Gwybodeg Iechyd, a ddatblygwyd gan Sgiliau Iechyd. Gweler www.skillsforhealth.org neu www.ukstandards.org Mae gan y safon hefyd gysylltiadau â MLD 2 – Datblygu perthynas waith gynhyrchiol gyda chydweithwyr a rhanddeiliaid ac MLF 12 - Gwella perfformiad sefydliadol yn y Safon Alwedigaethol Genedlaethol ar gyfer Rheoli ac Arweinyddiaeth, a ddatblygwyd gan yGanolfan Safonau Rheoli. Gweler www.management-standards.org neu www.ukstandards.org Final version approved April 2008 The UK benchmark standards for the workforce in libraries, archives, records

10

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan A | Cyflwyno’r safona

Ffigur 1.4.2 Enghraifft o Ddeilliannau Perfformiad a gymrwyd o D1 y gyfres llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth yn delio â swyddogaethau ymarferwyr a rheoli Safon D1 – Datblygu polisïau a strategaethau ar gyfer rheoli gwybodaeth I fodloni’r safon, rhaid i chi allu: 1.

Gysylltu egwyddorion ac arferion RhG i’ch sefydliad.

2. Dynodi ble datblygir, rhennir a throsglwyddir gwybodaeth allweddol a sut mae’n ychwanegu gwerth i’r sefydliad. 3. Penderfynu ble a sut y gall nodau, prosesau ac offer rheoli gwybodaeth ychwanegu gwerth i’r sefydliad. 4.

Diffinio strategaethau i hwyluso adeiladu a chynnal gwybodaeth sefydliadol.

5. Dynodi gweithgareddau, prosesau a safonau sy’n cefnogi creu, rhannu a chipio gwybodaeth ac sy’n sicrhau y cofnodir gwybodaeth werthfawr. 6.

 yflwyno’r achos busnes dros RhG, dynodi amcanion, manteision a chanlyniadau polisïau C a gweithgareddau RhG a’r strategaeth RhG ofynnol.

7. Dynodi unigolion mewnol a rhanddeiliaid allweddol, a dylanwadu arnynt i gefnogi a hyrwyddo’r strategaeth RhG. 8. Sicrhau cyfathrebu a chydweithio rhwng y swyddogaethau hynny sy’n canolbwyntio ar greu a chyfathrebu gwybodaeth a hysbysrwydd a dysgu sefydliadol. 9. Dynodi, gweithredu ac adolygu prosesau fydd yn hyrwyddo’r defnydd o hysbysrwydd a gwybodaeth. 10. Penderfynu ar yr offer a systemau, mewn partneriaeth â rhanddeiliaid mewnol ac allanol, sydd eu hangen i gefnogi gweithgareddau a phrosesau RhG, datblygu manylebion a chyflwyno achos busnes o blaid eu caffael. 11. Olrhain, asesu ac adrodd ar y gwerth y mae’r sefydliad wedi ei gael o’i weithgareddau RhG

Ffigur 1.4.3 Enghraifft o wybodaeth a dealltwriaeth o D1 y gyfres llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth yn delio â swyddogaethau ymarferwyr a rheoli

Safon D1 – Datblygu polisïau a strategaethau ar gyfer rheoli gwybodaeth I fodloni’r safon, rhaid i chi wybod a deall: 1.

Y sefydliad, ei sector, ei gwsmeriaid, ei gyd-destun amgylcheddol a’i strategaethau.

2.

Sut y datblygir, rhennir a defnyddir y wybodaeth ar hyn o bryd yn eich sefydliad.

3.

Y technegau o fapio gwybodaeth, archwilio gwybodaeth, a dadansoddi system.

4.

Y rhanddeiliaid mewnol ac allanol allweddol fydd yn dylanwadu ar lwyddiant ystrategaeth RhG.

5. Theorïau, cysyniadau, strategaethau, egwyddorion, technegau ac arfer dapresennol ac sy’n ymddangos o ran RhG. 6.

Dulliau sefydliadau tebyg neu gystadleuwyr o ran RhG.

7.

Sut gellir defnyddio offer TGCh i hwyluso RhG.

8.

Marchnad offer a gwasanaethau RhG a sut i ddewis offer a gwasanaethau priodol.

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

11


Rhan A | Cyflwyno’r safona

 .0 Y berthynas rhwng yr NOS llyfrgelloedd, archifau a 2 gwasanaethau gwybodaeth a chasgliadau eraill o safonau Mae’r adran hon yn cwmpasu:

2.1 Safonau o berthnasedd allweddol i’r sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth

2.2 Yr NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth a chyddestun ehangach y Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol

 .1 Safonau o Berthnasedd Allweddol i’r Sector 2 Llyfrgelloedd, Archifau a Gwasanaethau Gwybodaeth Mae’r Cyfresi NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth yn debygol o gynnwys y prif safonau y byddwch eu hangen. Fodd bynnag, efallai y byddwch angen nodi safonau eraill sy’n gysylltiedig â, ond nid yn rhan o, yr NOS a nodir ar gyfer y sector. Rhestrir safonau allweddol eraill allai fod yn berthnasol i’ch gwaith isod. Mae llawer o’r NOS yn y Gyfres ar gyfer rolau rheoli ac ymarferwyr wedi eu cysylltu’n agos i NOS yn y cyfresi ar gyfer Gwybodeg Iechyd a Sgiliau Creadigol a Diwylliannol. Felly gallai’r rhain fod o ddiddordeb arbennig.

http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-libraries-standards-welsh.pdf

12

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan A | Cyflwyno’r safona

 .2 Yr NOS llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau 2 gwybodaeth a chyd-destun ehangach y Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol Am nifer o resymau, efallai yr hoffech nodi safonau tu allan i’r sector dysgu gydol oes. Er enghraifft, efallai yr hoffech nodi safonau sy’n adlewyrchu swyddogaethau arbenigol neu benodol a gyflawnir gennych sy’n anarferol yn y maes galwedigaethol llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth. Mae hyn yn debygol o ofyn am chwiliad sy’n ymestyn tu hwnt i’r gyfres ‘allweddol’ o safonau a ddisgrifir yn 2.1 uchod. Mae’r tabl isod yn rhestru ystod o gyfresi generig sy’n cynnwys safonau a ddefnyddir yn gyffredinol gan unigolion ar draws amrywiaeth o ddiwydiannau. Bydd y dolenni gwe a ddarperir yn mynd â chi’n uniongyrchol at dudalen hafan y corff gosod safonau perthnasol lle gellir lawrlwytho’r safonau. Neu, gallwch chwilio amdanynt neu unrhyw safon arall ar gyfeirlyfr y llywodraeth sy’n gartref i’r holl NOS achrededig yn www.ukstandards.org.uk Mae’r Gyfres sy’n cwmpasu swyddogaethau rheoli ac ymarferwyr yn ymgorffori nifer o NOS o’r Safonau Rheoli ac Arweinyddiaeth a Gwasanaeth Cwsmeriaid, felly efallai y byddai gennych ddiddordeb mewn gweld yr NOS cysylltiedig yn y cyfresi hyn. Gallwch wirio pa NOS sydd wedi eu mewnforio o gyfresi eraill yn y Tabl Crynodeb NOS yn Atodiad II. http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-generic-standards-welsh.pdf

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

13


Rhan B

Rhoi’r safonau ar waith

3.0 Trosolwg o sut y gall y safonau eich helpu chi Mae’r adran hon yn cwmpasu:

3.1 Sut gall y safonau gefnogi eich datblygiad personol

3.2 Sut all y safonau gefnogi gweithgareddau rheoli o ddydd i ddydd

3.3 Sut mae’r safonau yn cefnogi datblygiad y gweithlu

  Defnyddio’r Safonau: Gellir defnyddio’r NOS i gefnogi unigolion, rheolwyr a’r gweithlu llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth yn gyffredinol. Mae’r rhestrau isod yn rhoi awgrym o’r mathau o feysydd ble gall yr NOS fod o gymorth. Dengys Adran 5 y ddogfen hon ganllawiau cam wrth gam i gefnogi nifer o’r enghreifftiau a restrir isod.

3.1 Sut gall y safonau gefnogi eich datblygiad personol Mae’r rhestr ganlynol yn dangos rhai o’r ffyrdd mwyaf cyffredin o ddefnyddio NOS i gefnogi datblygiad unigol ac fe ddangosir hyn ymhellach yn Ffigur 3.1 isod. Fel unigolyn, gallwch ddefnyddio NOS i: • helpu i sicrhau bod eich gwaith yn cydymffurfio ag arfer gorau trwy gefnogi gweithgareddau sy’n gysylltiedig â hunanwerthuso, meincnodi a nodi anghenion datblygu yn gysylltiedig â rôl (Gweler Adran 5.2) • nodi’ch cyflawniadau’ch hun, trwy arddangos y gallwch berfformio tasgau i’r safon a gytunwyd yn genedlaethol • ysgogi adborth adeiladol a gwrthrychol gan gydweithwyr a rheolwyr trwy ddefnyddio’r safonau i annog sylwadau gwrthrychol yn ôl y meysydd a amlinellir yn yr NOS • darparu fframwaith ar gyfer casglu tystiolaeth o’ch perfformiad gwaith i gefnogi cydnabyddiaeth trwy fframweithiau cymhwysedd a chynlluniau datblygu proffesiynol y sector (Gweler Adran 5.6) • creu pont rhwng rolau presennol a galwedigaethau cysylltiedig.

14

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

Ffigur 3.1 Defnyddio’r safonau i gefnogi eich perfformiad eich hun

Nodi anghenion dysgu

Ysgogiad Ysgogi adborth ar Meincnodi

Safonau Llyfrgelloedd, Archifau a Gwasanaethau Gwybodaeth

Archwilio cyfleoedd dilyniant

Casglu tystiolaeth ar gyfer cymwysterau neu ddibenion asesu arall

Bodloni Gofynion DPP

 .2 Sut y gall y safonau gefnogi gweithgareddau rheoli o 3 ddydd i ddydd Mae rheoli perfformiad yn ymwneud â rheolaeth effeithiol ar bobl, unwaith y byddant wedi eu cyflogi, er mwyn cyflawni lefelau uchel o berfformiad sefydliadol, yn cynnwys, er enghraifft: gosod targedau, goruchwylio, adolygu perfformiad, gwerthuso ac adborth. Mae’n cynnwys sefydlu dealltwriaeth a rennir o beth sydd i’w gyflawni ac yn gofyn am fabwysiadu ymagwedd rheoli briodol i arwain, cefnogi a datblygu pobl i sicrhau cyflawni’r nodau a ddynodir. Ar ei ffurf fwyaf positif, bydd rheoli perfformiad yn helpu unigolion i ddeall nid yn unig beth a ddisgwylir ganddynt, ond hefyd i adnabod sut y gallant hwy gyfrannu i gyflawni nodau sefydliadol. Mae manteision penodol i ddefnyddio’r NOS i’ch cynorthwyo chi yn eich gweithgareddau rheoli perfformiad: a) Mae’r NOS wedi eu datblygu i fodloni anghenion penodol y sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth b) G  ellir addasu’r NOS yn rhwydd i fodloni anghenion penodol eich sefydliad heb golli cadernid nac uniondeb

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

15


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

c) Mae’r NOS yn hyblyg; maent wedi eu rhannu’n fodylau sy’n disgrifio swyddogaethau arwahanol y gellir eu cyfuno ar gyfer unrhyw rôl yn eich tîm, waeth beth yw’r cyfuniad o swyddogaethau yn eu swydd d) G  ellir addasu’r NOS i gefnogi’r broses rheoli perfformiad gyfan, gan ddod â chysondeb a chydlyniad i ystod o weithgareddau a all yn aml fod yn amrywiol iawn Fel rheolwr, gallwch ddefnyddio’r safonau i gefnogi amcanion sefydliadol a’ch cynorthwyo yn eich gweithgareddau rheoli o ddydd i ddydd. Mae’r dibenion at ba rai y gallwch eu defnyddio yn cynnwys: • s efydlu aelodau newydd o staff (Gweler Adran 5.4) • cynllunio, cyflenwi a gwerthuso hyfforddiant • cadw’n gyfredol â thueddiadau a datblygiadau yn eich maes gweithredu • dirprwyo cyfrifoldebau i staff •g  werthuso perfformiad • darparu fframwaith ar gyfer addasu gweithdrefnau a systemau sefydliadol i fyn di’r afael â phryderon newydd a rhai sy’n ymddangos, megis technoleg gwybodaeth neu reolaeth amgylcheddol.

3.3 Sut mae’r safonau yn cefnogi datblygu gweithlu Datblygu Gweithlu yw’r broses fusnes craidd ar gyfer sicrhau bod gan sefydliad fynediad priodol at y dalent sydd ei hangen i alluogi ansawdd gwasanaeth a llwyddiant busnes yn y dyfodol. Mae’n cynnwys y gweithgareddau sy’n gysylltiedig â denu staff priodol ac mae’n perthyn yn agos iawn at reoli perfformiad. Mae gweithgareddau datblygu gweithlu y gall yr NOS gyfrannu iddynt yn cynnwys: • rheoli newid sefydliadol (Gweler Adran 5.7) • cynllunio a gweithredu prosesau recriwtio a dethol (Gweler Adran 5.3) • sicrhau ansawdd perfformiad staff ar draws y sefydliad • bodloni’r dangosyddion ar gyfer achrediad allanol, megis Buddsoddwyr mewn Pobl (Gweler y nodyn ar integreiddio â mentrau eraill) • cynllunio gofynion y gweithlu • delwedd partneriaeth a chorfforaethol trwy weithio i safonau cyffredin ar draws sefydliadau.

16

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

4.0 Paratoi i ddefnyddio’r safonau Mae’r adran hon yn cwmpasu:

4.1 Ystyriaethau wrth baratoi i ddefnyddio’r safonau

4.1 Ystyriaethau wrth baratoi i ddefnyddio’r safonau Dylai ystyriaeth o’r eitemau isod eich helpu i gynllunio’ch defnydd o’r safonau. Bydd i ba raddau mae’r cwestiynau’n berthnasol yn amrywio yn ôl eich y defnydd a fwriedir gennych, ond ar y cyfan fe ddylent eich helpu i ddefnyddio’r safonau yn y modd sy’n gweddu orau i chi. Cyn defnyddio’r safonau, efallai yr hoffech ystyried:

http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-considerations-in-using-the-standards-welsh.pdf

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

17


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

5.0 Canllawiau cam wrth gam ar gyfer defnyddio’r NOS Mae NOS yn offer adnoddau hyblyg y gellir eu defnyddio i gefnogi gweithgareddau yn y gweithle mewn ystod eang o feysydd. Nid oes un dull rhagnodedig o’u defnyddio, ond dylai edrych ar sut y gellir eu cymhwyso ar draws ystod o enghreifftiau eich helpu i nodi sut y gallant eich cefnogi yn eich gwaith eich hun. Mae adran hon y canllaw yn rhoi casgliad o enghreifftiau i chi gychwyn arni.

Mae’r adran hon yn cwmpasu:

5.1 Canllaw ar gyfer datblygu proffil rôl

5.2 Canllaw ar gyfer nodi anghenion datblygu personol sy’n gysylltiedig â’ch rôl

5.3 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i recriwtio a dethol

5.4 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i sefydlu staff newydd

5.5 Canllaw ar gyfer sefydlu fframwaith ar gyfer rheoli perfformiad

5.6 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i helpu i reoli eich Gweithgareddau Datblygiad Proffesiynol Parhaus

5.7 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i gefnogi newid sefydliadol

5.1 Canllaw ar gyfer datblygu proffil rôl Proffil rôl yw cyfres o gymwysterau sydd fwyaf perthnasol i swydd benodol. Gellir defnyddio proffiliau rôl at nifer o ddibenion. Maent yn gam pwysig ar gyfer anghenion datblygu personol cysylltiedig â rôl, ac fe’u defnyddir i ddatblygu disgrifiadau swyddi ac maent yn ddefnyddiol i helpu gweithwyr i ddeall yn union beth a ddisgwylir ganddynt, a beth sydd angen iddynt wybod a deall os ydynt i wneud eu gwaith yn effeithiol. Mae’r enghraifft isod yn dangos sut y gellir defnyddio’r NOS i ddatblygu proffiliau rôl.

http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-developing-role-profile-welsh.pdf

Proffiliau rôl enghreifftiol. Please see the pdf link to view: http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-librarian-role-profile-welsh.pdf http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-library-assistant-role-profile-welsh.pdf http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-records-management-assistant-welsh.pdf 18

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

 .2 Canllaw ar gyfer nodi anghenion datblygu personol sy’n 5 gysylltiedig â rôl Mae’r canlynol yn enghraifft o sut y gallwch ddefnyddio’r safonau i nodi anghenion datblygu personol sy’n gysylltiedig â’ch rôl. Gallwch hwyluso’r broses trwy gwrdd yn rheolaidd â chymheiriaid, goruchwyliwr neu fentor i gymharu’ch profiad gyda’r safonau, trafod y cynnydd yr ydych yn ei wneud a’ch helpu i nodi unrhyw gymorth ychwanegol fydd ei angen i ddatblygu eich sgiliau. Efallai y byddai hefyd yn ddefnyddiol i chi ymgynghori ag Adran 5.6 sy’n edrych ar reoli gweithgareddau datblygiad personol parhaus. http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-personal-development-welsh.pdf

5.3 Canllaw ar gyfer ddefnyddio’r NOS i recriwtio a dethol Gellir defnyddio NOS i gefnogi pob cam o’r broses recriwtio. Mae defnyddio safonau cyffredin trwy gydol y broses recriwtio yn cyfrannu i ddatblygiad gweithdrefnau recriwtio integredig y gellir eu cysylltu’n agos i amcanion sefydliadol a rheolaeth perfformiad. Mae seilio arferion recriwtio ar NOS hefyd yn helpu i sicrhau bod ymgeiswyr yn cael eu recriwtio’n deg, yn erbyn meini prawf gwrthrychol sy’n cefnogi cymhwysedd yn uniongyrchol. Gallwch wirio eich cymhwysedd eich hun o ran arfer recriwtio a dethol trwy edrych ar uned D3 ‘Recriwtio, dethol a chadw cydweithwyr’ yn y gyfres Rheoli ac Arweinyddiaeth generig o safonau.

  Ysgrifennu Swydd Ddisgrifiad Gall NOS gefnogi adolygiad swydd ddisgrifiadau presennol a datblygiad rhai newydd. Dengys y tabl isod gamau ar gyfer defnyddio’r safonau fel sail i ddatblygu swydd ddisgrifiad llawn. http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-recruitment-welsh.pdf

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

19


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

5.4 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i sefydlu staff newydd Mae sefydlu rhywun mewn rôl newydd fwyaf effeithiol os bydd yn helpu deiliad y swydd i ddeall yr hyn a ddisgwylir ganddynt a mynd i’r afael ag unrhyw anghenion dysgu a datblygu penodol. Gall NOS gefnogi’r broses sefydlu, trwy helpu deiliaid swyddi newydd i ddeall sut y maent yn ffitio yn y sefydliad, i ymgyfarwyddo’n gyflym, ac i chwarae rhan weithredol o ran nodi eu hanghenion datblygu. Mae’r diagram canlynol yn nodi’r camau allweddol sy’n gysylltiedig â defnyddio NOS i helpu gyda sefydlu:

http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-induction-welsh.pdf

 .5 Canllaw ar gyfer sefydlu fframwaith ar gyfer rheoli 5 perfformiad Mae rheoli perfformiad yn effeithiol yn dasg gymhleth sy’n cynnwys gweithredu a chydlynu ystod eang o weithgareddau. Gallwch ddefnyddio’r canllaw cam wrth gam yn Adran 5.2 i nodi eich anghenion dysgu eich hun ac i’ch helpu i adolygu eich cymhwysedd eich hun o ran rheoli perfformiad. Gall NOS H3 (Dyrannu a monitro cynnydd ac ansawdd gwaith yn eich maes cyfrifoldeb) neu H4 (Dyrannu a gwirio gwaith yn eich tîm) fod o ddefnydd arbennig. Mae H3 wedi ei anelu at reolwyr llinell gyntaf a chanol ac mae H4 yn fwy priodol ar gyfer arweinwyr tîm. Fodd bynnag, efallai y byddwch am wirio’r ddau er mwyn penderfynu ar yr un sy’n cyfateb agosaf i’ch rôl waith. Neu, mae’r Tabl Crynodeb NOS a geir yng nghefn y ddogfen hon yn rhoi crynodeb o’r ddwy NOS y gallech chi deimlo sy’n rhoi i chi ddigon o wybodaeth er mwyn gwahaniaethu. Mae’r tabl canlynol yn dangos sut y gellir defnyddio NOS i ddarparu fframwaith ar gyfer rheoli perfformiad. http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-performance-management.pdf

20

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

 .6 Guide to using the NOS to help manage your 5 continuing professional development activities Yn y sector Llyfrgelloedd, Archifau a Gwasanaethau Gwybodaeth, gall NOS gefnogi eich gweithgareddau Datblygiad Proffesiynol Parhaus (DPP) mewn sawl ffordd, ac fe archwiliwyd nifer ohonynt mewn adrannau blaenorol. Mae’r adran hon, fodd bynnag, yn edrych ar sut y gall NOS eich helpu o ran rheoli eich gweithgareddau DPP. Mae’n edrych ar gyfraniad NOS i: • gynllunio ar gyfer DPP • nodi anghenion datblygu proffesiynol i gyflawni nodau cysylltiedig â DPP • trefnu gweithgareddau datblygu proffesiynol i fodloni anghenion a nodwyd • cofnodi ac adolygu eich gweithgareddau DPP Dangosir y rhain yn y ddolen pdf isod. http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-cpd-welsh.pdf

 .7 Canllaw ar gyfer defnyddio’r NOS i gefnogi newid 5 sefydliadol Mae rheoli newid yn fater mawr i sefydliadau heddiw. Mae ffactorau yn cynnwys globaleiddiad, datblygiadau technolegol, ansefydlogrwydd economaidd ac effeithiau newid hinsawdd yn ychwanegu at yr heriau sector benodol ar gyfer y sector llyfrgelloedd, archifau a gwasanaethau gwybodaeth, i wneud hyblygrwydd sefydliadol yn ofyniad cynyddol hanfodol. Gall NOS wneud cyfraniad pwysig i’r broses rheoli newid, drwy ddangos sut y mae angen i sefydliadau newid a datblygu er mwyn gwella safonau ac ymateb i’r bwlch sgiliau. Gellir eu rhannu gyda staff i helpu i greu gweledigaeth ar y cyd ynglŷn â’r cymwyseddau sydd eu hangen ar gyfer llwyddiant, cefnogi datblygiad staff ac annog cyfranogiad gweithlu drwy nodau tryloyw. Gellir eu defnyddio’n ddiweddarach i fesur effeithiolrwydd a gallant weithredu fel modd adnabod ar gyfer cyflawni canlyniadau. Mae’r tabl isod yn dangos rhai o’r ffydd y gall NOS gynorthwyo. Mae’r canllaw yn berthnasol i reoli newid mewn timau neu adrannau o fewn sefydliadau, yn ogystal â rheoli newid drwy sefydliad yn gyfan. Gallwch ddefnyddio NOS o’r Gyfres Rheoli ac Arweinyddiaeth generig i helpu i wirio eich sgiliau a chefnogi eich rôl yn y broses. Mae tair NOS yn y gyfres sydd yn benodol ar gyfer newid. Y rhain yw: C4 Arwain newid C5 Cynllunio newid C6 Gweithredu newid http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-organisational-change-welsh.pdf

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

21


Atodiadau 6.0 Atodiadau Darperir yr Atodiadau canlynol yn yr adran hon:

6.1 AtodiadA Teitlau a chrynodebau’r Swyddogaethau Gweithredol a gynhwysir yng Nghyfres NOS Llyfrgelloedd, Archifau a Gwasanaethau Gwybodaeth

6.2 Atodiad B Teitlau a chrynodebau’r Swyddogaethau Rheoli ac Ymarferwyr a gynhwysir yng Nghyfres NOS Llyfrgelloedd, Archifau a Gwasanaethau Gwybodaeth 2008

6.3 Atodiad C Adnoddau a chysylltiadau defnyddiol

6.4 Atodiad D NOS related terms used in this user-guide

 .1 Atodiad A Teitlau a chrynodebau’r Swyddogaethau 6 Gweithredol a gynhwysir yng Nghyfres NOS Llyfrgelloedd, Archifau a Gwasanaethau Gwybodaeth (LAIS) Gweler y ddolen pdf i’w gweld: • Maes GA: Gwasanaethau Archifau • Maes RC: Rheoli Cofnodion • Maes GGL: Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-operational-functions-appendix-a-welsh.pdf

22

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Rhan B | Rhoi’r safonau ar waith

 .2 Atodiad B Teitlau a chrynodebau o’r Swyddogaethau 6 Rheoli ac Ymarferwyr yng Nghyfres NOS Llyfrgelloedd, Archifau a Gwasanaethau Gwybodaeth 2008 Gweler y ddolen pdf i’w gweld: • Maes A: Cynllunio, datblygu a gwerthuso gwasanaethau • Maes B: Llywodraethu a moeseg • Maes C: Nodi, gwerthuso a chaffael cynnwys a chasgliadau • Maes D: Rheoli gwybodaeth • Maes E: Rheoli cynnwys a chasgliadau • Maes F: Hwyluso mynediad at a defnydd o gynnwys a chasgliadau • Maes G: Hwyluso dysgu gydol oes • Maes H: Rheoli pobl i ddarparu gwasanaethau http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-managerial-functions-appendix-b-welsh.pdf

6.3 AtodiadC Adnoddau a chysylltiadau defnyddiol Please see the pdf link to view the information and includes links to useful website. http://www.lluk.org/welsh/documents/lais-nos-user-guide-resources-appendix-c.pdf

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

23


Part B | Putting the standards to work

 .4 Atodiad D – Rhestr o’r termau perthnasol i’r NOS a 6 ddefnyddir yn y Canllaw Defnyddiwr hwn Cymhwysedd

Y gallu i gymhwyso sgiliau a gwybodaeth cysylltiedig â gwaith i gyflawni deilliannau disgwyliedig mewn rôl waith.

Elfennau

Datganiadau sy’n disgrifio swyddogaethau cysylltiedig â gwaith o fewn Safon Galwedigaethol Cenedlaethol.

Gwybodaeth a Dealltwriaeth

Bod ym meddiant ffeithiau, egwyddorion a rheoliadau sy’n sail i berfformiad effeithiol mewn rôl waith.

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol (NOS)

Safonau perfformiad y mae’n rhaid i unigolyn eu cyflawni wrth wneud swyddogaeth mewn rôl waith, ynghyd â’r wybodaeth a’r ddealltwriaeth sydd eu hangen arnynt yn gyson i fodloni’r safon honno. Mae NOS yn feincnodau ar gyfer arfer da.

Cyfeirlyfr NOS

Cyfeirlyfr electronig ar y we o’r holl safonau galwedigaethol cenedlaethol cymeradwyedig presennol: www.ukstandards.org.uk

Deilliannau Perfformiad

Yr hyn y mae person yn ei gyflawni o ganlyniad i wneud swyddogaeth cysylltiedig â gwaith.

Meini Prawf Perfformiad

Datganiadau sy’n sefydlu safon perfformiad. Mae mini prawf perfformiad yn ateb y cwestiwn:: “beth sydd angen i unigolyn ei wneud neu sicrhau ei fod yn digwydd er mwyn cyflawni swyddogaeth at safon foddhaol?”

Cyngor Sgiliau Sector

Mae Cynghorau Sgiliau Sector yn sefydliadau trwyddedig gan y llywodraeth, wedi eu harwain gan gyflogwyr sy’n cwmpasu sectorau economaidd penodol yn y Deyrnas Unedig. Mae ganddynt bedair nod allweddol: • lleihau’r bylchau a’r diffygion sgiliau • gwella cynhyrchiant • hybu sgiliau gweithluoedd eu sector • gwella cyflenwad dysgu.

24

Safon

Ffurf fer ar y Safon Galwedigaethol Cenedlaethol.

Cyfres o safonau

Casgliad o safonau galwedigaethol cenedlaethol wedi eu grwpio ynghyd i gwmpasu rôl neu swyddogaeth swydd benodol.

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr


Part B | Putting the standards to work

Notes:

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell, Gwasanaethau Archifau a Rheoli Cofnodion – Canllaw Defnyddiwr

25


Developing the lifelong learning workforce of today… Hoffem greu banc o adnoddau i gynorthwyo unigolion a chyflogwyr i ddefnyddio’r Safonau. A oes gennych chi broffil rôl yr ydych yn hapus i’w rannu? Cysylltwch â ni...

Mae’r wybodaeth hon ar gael mewn fformatau amgen gan Dysgu Gydol Oes yn y DU Lifelong Learning UK Sophia House 28 Ffordd yr Eglwys Gadeiriol Caerdydd CF11 9LJ Ref: 200910.04.

Cysylltwch â ni ar: 0300 303 1877 www.lluk.org enquiries@lluk.org

Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol argyfer Gwasanaethau Gwybodaeth a Llyfrgell  

Mae’r Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol (NOS) ar gyfer gwasanaethau gwybodaeth a llyfrgelloedd, gwasanaethau archifau a rheoli cofnodion y...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you