Elaboración de Memoria de Sostenibilidad GRI

Colecciones de Aprendizaje de GRI

Puntos de Partida

La elaboraci贸n de memorias de sostenibilidad de GRI: 驴Vale la pena el viaje?

Acerca de las Colecciones de Aprendizaje de GRI El programa Servicios de Aprendizaje, cuya finalidad es ayudar a las organizaciones a comprender y a aplicar la Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad y todas las cuestiones relacionadas con ella, ofrecerá otras publicaciones, estudios de casos y mejores prácticas on-line, programas regionales de formación y un foro on-line que facilitará el intercambio de conocimientos. El programa Servicios de Aprendizaje se creó para apoyar a las organizaciones en la elaboración de sus memorias, independientemente de su tipo, tamaño, localización geográfica, experiencia en la materia y del sector al que pertenezcan.

Las Colecciones de Aprendizaje de GRI son tres: Puntos de partida: dirigida al público general y a organizaciones que se plantean por primera vez la elaboración de una memoria.

Caminos:

dirigida a personas que elaboran memorias de todo tipo y nivel.

Prospecciones:

dirigida al público general, aborda cuestiones innovadoras en materia de sostenibilidad, liderazgo, transparencia y rendición de cuentas.

¿Qué relación tienen las Colecciones de Aprendizaje con el Marco para la elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI? Las publicaciones de las Colecciones de Aprendizaje pretenden ayudar a las organizaciones a entender, aplicar y utilizar mejor el Marco para la elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI. El Marco abarca la Guía para la elaboración de las memorias de sostenibilidad, los Suplementos sectoriales y los Protocolos y está considerado como la voz autorizada por excelencia para la elaboración de memorias. Si desea elaborar una memoria basada en las directrices de GRI, las herramientas indicadas para orientarle y ayudarle a organizar el proceso son las publicaciones de las Colecciones de Aprendizaje. Pero cuando haga referencia al empleo del Marco de GRI como base para su memoria, deberá citar únicamente la Guía de GRI, los Suplementos sectoriales o los Protocolos, no las publicaciones de dicha colección. Cuando califique el nivel de aplicación del Marco GRI en su memoria, los documentos de referencia válidos son únicamente la Guía de GRI, los Suplementos sectoriales y los Protocolos. Puede descargar gratuitamente los documentos del Marco de GRI para la elaboración de memorias de sostenibilidad en: www. globalreporting.org.

Acerca de GRI La visión de GRI es una economía global sustentable donde las organizaciones gerencian responsablemente su desempeño e impactos económicos, ambientales y sociales, y comunican transparentemente su desempeño.

La misión de GRI es hacer de la elaboración de Memorias de Sostenibilidad una práctica estándar proporcionando orientación y soporte a las organizaciones.

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Agradecimientos Patrocinio

GRI agradece a Petrobras y al Ministerio de Asuntos Exteriores holandés su apoyo económico que ha permitido desarrollar el programa de Publicaciones de Aprendizaje.

Colaboradores GRI agradece asimismo a Judy Kuszewski, Directora de Servicios al Cliente de SustainAbility, la revisión del texto y sus comentarios durante la fase de elaboración de esta obra.

Elaboración de la publicación Desarrollo de la colección y dirección editorial: Nelmara Arbex (arbex@globalreporting.org) Colaboradores: Equipo de los Servicios de Aprendizaje de GRI y Mark Brownlie Traducción: Marita Osés Revisión del textol: Carinne Allinson Diseño y maquetación: Tuuli Sauren, INSPIRIT International Communications

Fotografías: Cubierta: © Van Parys Media p. 8: ©iStockphoto.com/tepic; p. 14: ©iStockphoto.com/jodiecoston; p. 24: Getty Images/ Douglas Waters; p. 50: ©iStockphoto.com/JTBurrell.

Diseño de la colección:

Patrocinador de la presente publicación

Prólogo Esta obra se dirige a personas y empresas que aplican por primera vez el proceso de elaboración de memorias de GRI o a aquellas que desean saber más sobre lo que otras organizaciones han aprendido a lo largo de dicho proceso.

La actividad de toda organización, ya se trate de una compañía mundial, un organismo gubernamental, una pequeña empresa, una gran empresa o una organización no gubernamental (NGO) tiene repercusiones que se manifiestan más allá de su entorno o región inmediatos o de sus colaboradores y clientes más cercanos.

Cientos de personas y de organizaciones que integran la red de GRI han descubierto que el proceso de elaboración de memorias de GRI es la mejor manera de comprender y cuantificar el alcance de esas repercusiones. Y más todavía, la Guía de GRI –elaborada por ONGs, empresas y muchas otras organizaciones de diversos continentes- ofrece un “lenguaje común” que facilita el diálogo sobre la sostenibilidad de la actividad empresarial en todo el mundo.

Para elaborar una memoria GRI, la organización tiene que pasar por un proceso determinado, tal como se describe en la Guía de GRI y en otras publicaciones de esta organización.1 Existen muchas y muy variadas razones por las cuales las organizaciones deciden poner en marcha el proceso de elaboración de memorias de GRI, pero la idea de descubrir algún valor en dicho proceso no suele estar presente en un principio. El valor no se hace evidente hasta las fases de realización y de ejecución del proceso.

Pero el valor que aporta este proceso no siempre es un ”fruto fácil de cosechar” para todas las organizaciones. Cada organización tiene su manera de descubrirlo, y de generar otros beneficios a partir del proceso. Ni el valor ni los retos que conllevará el proceso de elaboración de la memoria de sostenibilidad son siempre evidentes desde el principio.

Cada día son más las organizaciones que utilizan la Guía de GRI y ahora son de todo tipo y tamaño y se hallan repartidas por todos los países del mundo.

Durante los meses de febrero y marzo de 2008, GRI recibió los testimonios de organizaciones de diversos sectores y tamaños de todo el mundo que han utilizado el proceso de elaboración de memorias de GRI.2 En dichos testimonios, las personas que llevaron a cabo la memoria de GRI –desde los ejecutivos de alto rango a los coordinadores del proyecto- revelan el valor descubierto y los obstáculos que surgieron durante el proceso de elaboración de la memoria.

Sus comentarios confirman que no es fácil que una organización que elabora por primera vez una memoria de sostenibilidad de GRI entienda lo que implica realmente el proceso.

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Pero también señalan que las decisiones sobre la manera de planificar y ejecutar el proceso inciden directamente en la adquisición y multiplicación del valor que aporta la elaboración de la memoria.

Este valor se perdería si el único objetivo del proceso fuera “preparar la memoria final”. Cuando la elaboración de una memoria se enfoca más como proceso que como proyecto, aumenta el aprendizaje y el valor que se adquieren gracias a ella.

Esperamos que esta obra ayude a todas las personas que emprendan el proceso de elaboración de una memoria a descubrir el verdadero tesoro que se encuentra detrás de él: la construcción de un futuro sostenible.

Ernst Ligteringen y Nelmara Arbex

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GRI ha publicado: la Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad (Guía GRI), los Protocolos de Indicadores y los Suplementos Sectoriales a la Guía, las Publicaciones de Investigación y Desarrollo (divididas en 3 categorías) y las Publicaciones de Aprendizaje (divididas en 3 categorías).

GRI solicitó por correo electrónico a todos los Grupos de Interés de su organización, que enviaran las declaraciones tanto de los directivos de mayor rango como de los responsables del proceso de elaboración de la memoria, expresando el valor que habían descubierto en dicho proceso y los principales retos que habían tenido que abordar. Un total de 67 empresas envió respuestas.

De los testimonios recibidos, hemos incluido 76 en esta obra, pertenecientes a 39 compañías. En el Anexo 1 (p.52) figura la lista de empresas cuyos testimonios hemos insertado.

Puntos de Partida

La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?

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Índice Introducción Capítulo 1 ¿Por qué las organizaciones se embarcan en el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad?

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a. Para mostrar su compromiso y ser transparentes

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b. Para demostrar su capacidad de participar en mercados competitivos

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c. Para planificar actividades, ser más sostenibles y situar a su compañía

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d. Para cumplir la normativa

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Capítulo 2

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Puntos a considerar antes de elaborar la memoria de sostenibilidad GRI

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a. ¿En qué consiste exactamente el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad?

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b. ¿Es difícil? c. ¿Se necesita un experto?

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d. ¿Es únicamente para organizaciones grandes? ¿Pueden las organizaciones pequeñas hacerlo igualmente?

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e. ¿Es caro?

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f. ¿Es la “panacea”?

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Capítulo 3

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El “valor“ se descubre durante el proceso de elaboración de la memoria

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A. El valor de los cambios internos

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a. Desarrolla visión y estrategia

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b. Mejora los sistemas de gestión, los procesos internos y establece objetivos

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c. Detecta los puntos fuertes y débiles

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d. Atrae al personal y mantiene su motivación

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e. Relaciona entre sí los departamentos y fomenta la innovación

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f. Provoca la toma de conciencia del Consejo de Administración

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g. Aporta ventaja competitiva y liderazgo

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h. Atrae inversores

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B. El valor del reconocimiento

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a. Mejora la reputación, se gana la confianza y el respeto

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b. Transparencia y diálogo con los grupos de interés

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c. Demuestra un compromiso de sostenibilidad

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d. Permite la comparación de unas organizaciones con otras y de cada una con respecto a unos parámetros de referencia

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Capítulo 4

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Ejercicio: Adquirir valor a lo largo del proceso

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a. PREPARACIÓN: Planifique el proceso de preparación de su memoria de sostenibilidad

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b. CONTACTOS: Hable y escuche

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c. DEFINICIÓN: Focalice sus esfuerzos

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d. SUPERVISIÓN: Construya su memoria

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e. MEMORIA: Verifique y comunique

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Principios para incrementar el valor de su memoria

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a. Materialidad

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b. Participación de los grupos de interés

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c. Contexto de sostenibilidad

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d. Exhaustividad

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e. Equilibrio

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f. Comparabilidad

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g. Precisión

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h. Periodicidad

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i. Claridad

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j. Fiabilidad

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Anexos Anexo 1 – Lista de empresas que han colaborado en esta obra Anexo 2 – Participantes del proceso mediante el cual los diversos grupos de interés ayudaron a desarrollar la Guía G3 de GRI Anexo 3 – Resumen de los principales proyectos de GRI sobre elaboración de memorias de sostenibilidad para pequeñas y medianas empresas en 2007 Anexo 4 – Lista de PYMEs que elaboran sus memorias de sostenibilidad de acuerdo con la Guía de GRI, con conocimiento del Secretariado

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Introducción La intención de esta obra, como su título sugiere, es reflexionar sobre el valor que aporta el proceso de elaboración de memorias de GRI. ¿Se trata de algo real o es una mera ilusión?

GRI pidió a representantes de empresas de todo el mundo, grandes y pequeñas, que nos contaran su experiencia en relación con la elaboración de memorias. Para ello solicitó por correo electrónico a sus Grupos de Interés que enviaran declaraciones de los directivos de alto rango y de los responsables del proceso de elaboración de la memoria, sobre el valor de dicho proceso y los principales retos que conllevaba. Respondieron un total de 67 empresas. De las respuestas recibidas, 76 se incluyeron en la presente obra, pertenecientes a 39 compañías. En el Anexo 1 (p.52) figura la lista de todas las empresas cuyos testimonios hemos insertado.

En los próximos capítulos, podrá leer las opiniones de todos ellos tal como las formularon. Los anexos desarrollan información complementaria sobre aspectos concretos de esta obra.

Esta primera investigación nos ha llevado a concluir que se puede obtener un valor real gracias al proceso de elaboración de la memoria de sostenibilidad basado en el Marco de GRI. Pero hemos aprendido también que para ser capaz de captar este valor, la organización tiene que optar por planificar y ejecutar un proceso de elaboración de la memoria que pueda materializar dicho valor.

No cabe duda de que la pregunta apuntada en el título precisa de una investigación más profunda y más amplia, pero ese no es el objetivo principal de esta obra. Con el presente texto, GRI desea ofrecer un contenido útil para la reflexión de personas que se plantean realizar una memoria de sostenibilidad por primera vez.

En el Capítulo 1, abordamos los motivos por los que una organización se embarca en el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad. Queríamos saber qué razones tiene una organización para poner en marcha el proceso. Naturalmente, las razones son muchas y muy variadas y nos hemos centrado en las que nuestros colaboradores han citado con mayor frecuencia.

En el Capítulo 2, explicamos los principales elementos del concepto de Marco para la Elaboración de Memorias de GRI, e intentamos responder a las principales preguntas de los principiantes cuando deciden emprender un proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad GRI. En el Capítulo 3, presentamos el valor real que han descubierto las empresas durante y después de proceso de elaboración de la memoria GRI. El capítulo se divide en dos partes: el valor de los cambios internos y el valor del reconocimiento. Aquí escuchamos la voz de nuestros colaboradores y nos centramos en los diversos temas mencionados en sus testimonios.

El último capítulo ofrece una conclusión con algunas sugerencias para obtener el máximo valor a lo largo de todo el proceso de elaboración de la memoria GRI, y enumera los Principios fundamentales que deben presidirlo.

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¿Por qué

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las organizaciones se embarcan en el proceso de elaboraci贸n de una memoria de sostenibilidad?

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¿Por qué las organizaciones se emb de una memoria de sostenibilidad?

La razón primordial por la que una organización publica una memoria de sostenibilidad es la siguiente: porque cree que hacer pública esa información le beneficiará de uno u otro modo. No obstante, pocas veces hay una sola razón por la cual una organización decide empezar a informar sobre aspectos no económicos de su desempeño y emprender el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad. Las fuerzas que le motivan pueden ser internas o externas, tangibles o intangibles, financieras o morales. Las razones pueden cambiar con el tiempo.

Este capítulo analiza algunas de las razones más comunes por las cuales las organizaciones toman la decisión de llevar a cabo el proceso de elaboración de una memoria por primera vez.

a. Para mostrar su compromiso y ser transparentes En los últimos diez años, ha aumentado enormemente el número de organizaciones y de personas que preguntan a las empresas por su desempeño social y medioambiental. Inversores, clientes, empleados, residentes de la comunidad y defensores de diversas causas expresan sus preocupaciones y cuestionan el compromiso de las organizaciones de asumir una conducta responsable.1 En su prólogo a “Trust US”, Jacqueline Lardelel afirma: “La Cumbre Mundial sobre Desarrollo Sostenible (CMDS) celebrada en Johanesburgo confirmó la necesidad de que el mundo de los negocios formara parte de la solución a los retos de desarrollo sostenible que afronta el planeta.

Al mismo tiempo, la noticia de los escándalos que sacudieron algunas empresas a principios de año avivó el debate sobre su responsabilidad y su rendición de cuentas. Por lo tanto, no es de extrañar que la declaración de Johanesburgo hiciese un llamamiento a “la colaboración del sector privado para hacer cumplir la responsabilidad de las empresas”.2 Las organizaciones que ya elaboran memorias de sostenibilidad, señalan que la razón para empezar la primera memoria fue la necesidad de comunicación con los grupos de interés y con la sociedad en general. Se supone que el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad mejora la credibilidad y la imagen frente a los inversores, clientes y miembros de la comunidad.

Muchas organizaciones se dan cuenta de que, aunque son los organismos legales los que otorgan a las empresas las licencias para operar, éstas necesitan de todos modos obtener o retener una especie de “derecho social a operar” por parte de la sociedad. En consecuencia, hoy en día tiene un gran valor la capacidad de una organización de exponer los aspectos económicos, medioambientales y sociales de su actividad de forma fidedigna y coherente. Esto es válido para empresas de todo tamaño y sector.

La razón de este reconocimiento es, probablemente, doble. En primer lugar, los temas económicos, medioambientales y sociales se están convirtiendo cada vez más en temas de todos. En segundo lugar, el mundo de los negocios y la sociedad en general son conscientes de la complejidad de este campo; también son conscientes de que las organizaciones punteras –de cualquier tamaño y sector- tienen que tomar decisiones rápidas a través de procesos ágiles y a menudo con recursos limitados. La combinación de estos factores puede llevar fácilmente a la comisión de errores con las correspondientes consecuencias negativas en diversas áreas. Además, todo esto ocurre en un 10

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arcan en el proceso de elaboración mundo de conexiones digitales instantáneas, donde las noticias (buenas y malas) vuelan.

En este contexto, se espera que las organizaciones punteras supervisen su desempeño en varios ámbitos y aborden sus debilidades de la misma manera que abordan sus puntos fuertes: con transparencia y profesionalidad. Se espera que la organización sea responsable.

Si echa un vistazo a las organizaciones que elaboran memorias en diversos sectores lucrativos y sin finalidad de lucro, comprobará que algunas son líderes, oficial o extraoficialmente, de sus sectores respectivos en diversos aspectos (por ej.: la más respetada, la que más ha reducido la emisión de gases, el mejor lugar de trabajo). Un estudio reciente descubrió que aquellas organizaciones cuyo desempeño medioambiental es óptimo son mejores a la hora de elaborar la memoria.3

¿Quién quiere saber qué?

Grupo de interés

Muestras de interés en recibir información sobre sostenibilidad

Inversores

• Carbon Disclosure Project—>200 inversores piden que se desvelen las emisiones de gases de efecto invernadero4 • Resoluciones de los accionistas solicitando una ampliación de la información5 • El Índice de Sostenibilidad Dow Jones y otros exigen información sobre sostenibilidad6 • Principios Equator- los principales prestamistas exigen debatir el impacto social y medioambiental de los grandes proyectos en los países en vías de desarrollo7

Entidades reguladoras del sector

• Numerosos países exigen datos medioambientales y sociales en los informes anuales (más adelante se ampliará la información sobre este tema)

Empleados

• Uno de los dos grupos más interesados en las memorias de sostenibilidad8

ONGs

• Publish What You Pay—>200 ONGs de todo el mundo piden transparencia respecto del pago de impuestos y royalties9 • 79% de 56 ONGs sociales y medioambientales mundiales opinan que las Memorias de sostenibilidad de las Empresas son “muy” o “bastante” útiles10

Público general

• En una encuesta realizada a 21.000 personas, 50% dijeron que leer o escuchar información sobre una memoria de sostenibilidad mejoró su impresión sobre la empresa en cuestión, les llevó a comprar sus productos o a hablar positivamente de la empresa a otras personas11

Medios de comunicación

• Numerosas clasificaciones empresariales tienen en cuenta criterios sociales y medioambientales

b. Para demostrar su capacidad de participar en mercados competitivos Hoy en día se reconoce que la capacidad de una organización de entender la relación entre su desempeño diario y la sostenibilidad -que queda demostrada al establecer un proceso de supervisión/elaboración de memorias- es un indicador de la calidad de sus habilidades de gestión.

Esto es todavía más importante en los contextos especialmente competitivos. Esta necesidad es muy evidente en las grandes compañías, pero cada vez es más frecuente en microempresas y en pequeñas y medianas empresas12 que rivalizan en un mercado muy competitivo o que intentan formar parte de una cadena de distribución determinada.13 Puntos de Partida

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Las empresas cuya necesidad de diferenciar su desempeño del de la competencia ha sido uno de los factores motivadores de la memoria afirman que empezaron a utilizar la Guía GRI para elaborar sus memorias porque estaban convencidas de que sería una herramienta importante en esta estrategia.

c. Para planificar actividades, ser más sostenibles y situar a su compañía Para algunas empresas, el proceso de elaboración de una memoria empezó como herramienta para comprender cuál era su contribución a la resolución de los problemas de la sociedad actual. Por otro lado, también desean presentar su actividad desde una perspectiva nueva, a fin de estar mejor situadas en el contexto empresarial del futuro.

Para estas organizaciones, escuchar y responder a sus diversos grupos de interés (clientes, empleados, creadores de opinión, organizaciones similares en otros países, miembros de la comunidad, ONGs, etc.) se ha convertido en una parte importante de los procesos de toma de decisiones y de innovación.

Estas compañías dirían que una buena gestión conlleva necesariamente supervisar los aspectos económicos, sociales y medioambientales e informar sobre los mismos. En efecto, la compensación de las emisiones de dióxido de carbono, la distribución de la riqueza, la promoción de la diversidad, la protección de la biodiversidad, etc. tienen que tenerse en cuenta cada vez más en el trabajo cotidiano de empleados y proveedores.

El objetivo último de convertirse en una organización más sostenible y coherente consiste en subrayar la motivación para construir un sistema de gestión de la sostenibilidad que mejore día a día. El proceso de elaboración de memorias de GRI incorpora muchos elementos especialmente pensados para contribuir a poner en marcha un sistema de estas características.

Estas organizaciones preparan un informe de sostenibilidad para: • adoptar a tiempo las medidas necesarias para funcionar de modo más sostenible • facilitar la ejecución de una estrategia de sostenibilidad • generar mayor conciencia de los temas de sostenibilidad y propiciar el compromiso en todos los niveles de la organización • mejorar la capacidad de verificar los avances hacia objetivos concretos • identificar el ahorro de costes • identificar nuevos modelos de negocio, adaptados a los contextos de negocio del futuro

d. Para cumplir la normativa Algunas organizaciones decidieron informar sobre su sostenibilidad porque querían estar preparadas para cumplir la normativa actual o futura. En casi todos los países la elaboración de memorias de sostenibilidad es, actualmente, una actividad voluntaria, pero en algunas jurisdicciones, la memoria medioambiental o social es un requisito legal. Por ejemplo, Dinamarca, Francia, Países Bajos, Noruega y Suecia exigen que determinadas empresas (por ej.: de un tamaño determinado, que coticen en la bolsa) incluyan información medioambiental y/o social en sus informes anuales.14 12

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Esta tendencia no se limita a Europa. En los Estados Unidos, la ley Sarbanes-Oxley Act exige que las empresas hagan público un código ético por escrito aprobado por el director general, el director financiero y el jefe de contabilidad. En algunos casos se exige el cumplimiento de ciertos requisitos a determinados sectores. Canadá exige que las grandes instituciones financieras presenten declaraciones de responsabilidad pública. El gobierno coreano también se mueve en esta dirección. En cada país, muchas instituciones reguladoras de todo el mundo exigen que las organizaciones hagan públicos datos medioambientales, sanitarios y de seguridad.15 Los defensores de que la elaboración de memorias sea obligatoria argumentan que aporta credibilidad, comparabilidad, exhaustividad, mejor equilibrio y seguridad jurídica.

Sus detractores afirman que la obligatoriedad de la elaboración de memorias denota una falta de flexibilidad en un tema complejo y cambiante como la sostenibilidad y que no fomenta la innovación ni la transparencia respecto de las “cuestiones candentes”.16

Los motivos por los cuales las organizaciones ponen en marcha una memoria de sostenibilidad son muy variados, y los beneficios que se derivan del proceso de elaboración de la misma son muy diferentes. Acabamos de describir algunos de los motivos que llevan a elaborar una memoria. En el capítulo siguiente exponemos los beneficios y resultados su elaboración.

Hallará más información en La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: Un lenguaje común para un futuro común, 2008, de Colecciones de Aprendizaje de GRI, descarga gratuita disponible en la página web de GRI www.globalreporting.org.

2 SustainAbility y PNUMA. “Trust US – The Global Reporters 2002 Survey of Corporate Sustainability Reporting”, primera edición 2002, p.4 3 Clarkson P.M. et al., (2007) “Revisiting the relation between environmental performance and environmental disclosure: an empirical analysis”, Accounting, Organizations and Society. doi: 10.1016/j.aos.2007.05003. Consultado: 22 Abril 2008. http://222.sustainabilityindex.com/ 4 www.cdproject.net 5 www.share.ca; www.iccr.org 6 www.sustainability-indexes.com 7 www.equator-principles.com 8.

ECC Kohtes Klewes GmbH and Fishburn Hedges (eds), (2003). Global Stakeholder Report 2003. Shared Values? The first world-wide stakeholder survey on non-financial reporting. Bonn and London.

9 www.publishwhatyoupay.org 10 Roper, A.S.W. (2003). Building CEO Capital. Burson-Marsteller, New York.

11 GlobeScan, 2004. www.globescan.com/news_archives/csr04_GRI_PR.html.

12 “Integran la categoría de pequeñas y medianas empresas y microempresas (PYMEs) aquellas que emplean a menos de 250 personas y cuya facturación anual no supera los 50 millones de euros y/o cuyo balance no supera los 43 millones de euros.” Extracto del Artículo 2 del Anexo de la Recomendación 2003/361/EC (Diario Oficial de la Unión Europea, L 124, 20.5.2003, p. 36).

13 GRI también ha desarrollado diversos proyectos en el contexto de las pequeñas y medianas empresas. Véase el Apéndice 3 de la p.56.

14 http://www.unep.fr/outreach/reporting/docs/Public-UNEP-KPMG-Report-FIN.pdf, pp. 22-26, or http://www.uneptie.org/outreach/ reporting/docs/GRI_govtmeeting.pdf.

15 www.sec.gov/rules/fi nal/33-8177.htm. http://Canadagazette.gc.ca/partII/2002/20020410/html/sor133-e.html.

16 En opinión de GRI, la mayoría de las empresas que utilizan la Guía GRI lo hacen de manera voluntaria.

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considerar antes de elaborar la memoria de sostenibilidad GRI Puntos de Partida

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Puntos a considerar antes de elabo Si una empresa desea generar valor, beneficiarse de él e incrementarlo a lo largo de la elaboración de una memoria de sostenibilidad es fundamental el proceso que elija para realizarla. La elección de las directrices que utilizará o que le servirán de referencia incidirá enormemente en los resultados que obtenga durante el proceso.

En este capítulo expondremos brevemente el concepto de Elaboración de Memorias de Sostenibilidad de GRI y las cuestiones iniciales que se derivan de él.

Las preguntas que se le plantean con más frecuencia a GRI acerca de la ejecución del proceso de elaboración de memorias son: • ¿En qué consiste exactamente el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad?

• ¿Es difícil?

• ¿Se necesita un experto?

• ¿Es sólo para grandes organizaciones? ¿Pueden las organizaciones pequeñas hacerlo igualmente?

• ¿Es caro?

• ¿Es la “panacea”?

Este capítulo pretende ofrecer algunas respuestas a estas preguntas.

a. ¿En qué consiste exactamente el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad?

A finales de la década de los 90, se debatía cómo resolver un problema importante: si bien para la elaboración de memorias financieras de las organizaciones existían una serie de directrices internacionalmente aceptadas, no ocurría lo mismo a la hora de constatar los aspectos económicos, medioambientales y sociales de dichas organizaciones. Algunas de ellas, desde contextos distintos propusieron un conjunto de sistemas de cuantificación y directrices para llevarlo a cabo, concentrándose en cuestiones concretas del ámbito económico, medioambiental o social.

Una coalición liderada por CERES (Coalición para las economías medioambientalmente responsables) y PNUMA (Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente) decidió asumir esta tarea y buscar una solución mediante un proceso intensivo de consultas a empresas, ONGs, expertos y otras instituciones internacionales dedicadas a cuestiones sociales y medioambientales.

Partiendo de esta iniciativa, se elaboró la primera versión de la Guía de Glogal Reporting Initiative en 2000. Ello fue posible gracias a la participación y la dedicación de un gran número de personas y de organizaciones comprometidas en defender la sostenibilidad, la transparencia y la rendición de cuentas. El fruto de esos esfuerzos fue que GRI se convirtió en una organización independiente en el año 2002. Se constituyó con la misión de “que el proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad llegara a ser tan habitual como el de los informes financieros”, y se erigió además en el garante de la Guía y de su proceso de realización.1

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rar la memoria de sostenibilidad GRI Así pues, todo el marco para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad de GRI, desde sus comienzos, se ha creado gracias a un proceso participativo internacional en el que han colaborado cientos de personas y organizaciones.2 Este proceso –“en el que ha participado una pluralidad de grupos de interés”- sigue empleándose para elaborar la Guía de Sostenibilidad de GRI, los Protocolos de Indicadores y los Suplementos Sectoriales.3 En dicho proceso, se consulta a todos los participantes y los documentos definitivos tienen que ser aprobados de forma consensuada. Esta es la principal característica del Marco para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad de GRI: que es el resultado de una amplia consulta.

El Marco para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad de GRI se creó para facilitar un “lenguaje común” que pudiera ser aplicado por todo tipo de organizaciones y se ha redactado con referencia a un gran número de acuerdos y normas internacionales (véase más abajo). El Marco de GRI coloca a las organizaciones en pie de igualdad, lo que ayuda a discutir y comparar sus desempeños en relación con la sostenibilidad.

La Guía G3 de GRI remite, en la medida de lo posible, a leyes y normas generalmente aceptadas. Entre ellas: • Artículo 15 de la Declaración de los Principios de la Cumbre de Río de Janeiro sobre Medio Ambiente y Desarrollo.

• Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y sus Protocolos • Convención de las Naciones Unidas: Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos • Convención de las Naciones Unidas: Pacto Internacional de Derechos económicos, sociales y culturales • Declaración de la OIT relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo, 1998 • Declaración y Programa de Acción de Viena • Declaración tripartita de principios sobre las empresas multinacionales y la política social de la OIT • Líneas directrices de la OCDE para empresas multinacionales • Principios de la Iniciativa del Pacto Mundial (Global Compact) El proceso que se inicia para elaborar una memoria de sostenibilidad implica fundamentalmente aprendizaje y cambio. Cuando una organización empieza a cuantificar, comprender y mejorar su sostenibilidad y a informar sobre ella, empieza un viaje de descubrimientos.

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En el proceso de elaboración de una memoria de GRI, la organización: • llega a comprender el impacto económico, social y medioambiental de su actividades; • entabla un diálogo con los grupos de interés en torno a este impacto; • define los aspectos e indicadores más importantes para reflejar sus aportaciones económicas, medioambientales y sociales; • fija sus objetivos; • supervisa (o se prepara para supervisar) sus resultados; y • comunica todos estos pasos.

Para guiar a las organizaciones a lo largo del proceso, GRI lo ha dividido en 5 pasos:4 1. Preparación: Esta fase pretende promover la discusión interna, especialmente a nivel de directivos, para identificar las consecuencias más evidentes -positivas y negativas- de la actividad de la organización desde el punto de vista económico, medioambiental y social.

2. Contactos: Esta es una parte vital del proceso y consiste en solicitar los comentarios de los grupos de interés acerca de los temas que deberían incluirse en la memoria final. Los testimonios que figuran en el capítulo 3 demuestran lo mucho que las empresas valoran esta fase.

3. Definición: La información facilitada por los grupos de interés en el paso 2 confirmará si los aspectos positivos y negativos identificados por el equipo directivo en el paso 1 son los que verdaderamente importan. Ello definirá el foco de la memoria y deberán quedar claros los motivos de las opciones que se tomen.

4. Supervisión: Este paso conlleva la recopilación de datos que conformarán la memoria definitiva. Los indicadores de GRI se desarrollaron para ayudar a las organizaciones a saber qué es lo que había que supervisar. El proceso en el que participó una pluralidad de grupos de interés de GRI redactó también unos “Principios para la elaboración de memorias” para ayudar a las organizaciones a verificar sus procesos de supervisión y obtener información de calidad. Ello, a su vez, ayudará a las organizaciones a gestionar mejor sus actividades e informar sobre ellas de forma adecuada.

5. Memoria: Los datos recopilados en la fase 4 se incorporan a la memoria definitiva; pero el proceso no termina aquí. El último paso implica no sólo la preparación y la redacción de la memoria definitiva, sino también importantes decisiones sobre las mejores maneras de comunicar los resultados de la misma. Y, naturalmente, el ciclo siguiente vuelve a empezar en este punto…

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Colecciones de Aprendizaje de GRI

En opinión de GRI, todas las etapas aquí descritas deberían llevarse a cabo utilizando las directrices que ofrece el Marco para la elaboración de memorias de GRI, si bien pueden utilizarse documentos y herramientas de diversas organizaciones para seguir estos pasos.

Independientemente del tamaño de la organización o del sector a que pertenezca, la elaboración de una memoria de GRI debería enmarcarse en un proceso más amplio de definición de la estrategia de la organización, ejecución de planes de acción y evaluación de los resultados. Una vez el proceso de elaboración de la memoria se ha integrado en los sistemas de gestión cuyo objetivo es la mejora permanente, el valor se multiplica. El proceso se convierte en una herramienta que ayuda a toda la organización a ser más eficiente, más centrada en sus objetivos, más sostenible.

Es importante señalar que una “memoria de sostenibilidad GRI” es más que la mera elaboración de la “memoria final” (el último paso, “Comunicación”). La calidad y credibilidad de la memoria final están íntimamente relacionadas con la cantidad de esfuerzo que se le ha dedicado a la primera parte del proceso, que se cita en el punto 1.

El Marco de GRI se ha utilizado también en combinación con otras herramientas de gestión del desempeño como la AA1000 y las normas ISO entre otras.

Hallará más información en: http://www.unglobalcompact.org/aboutthegc/thetenprinciples/index.html http://www.unglobalcompact.org/CommunicatingProgress/index.html http://www.accountability21.net/default.aspx?id=228 http://www.iso.org/iso/home.htm

Puntos de Partida

La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?

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A continuación presentamos varios extractos de los testimonios: Raji Hattar, Responsable de Proyectos de Aramex (Jordania): “Producir la memoria de sostenibilidad es un reto en sí.

Exige mucho trabajo de base y recopilación de datos. También precisa mucha dedicación y un alto grado de participación de todos los titulares del proceso en el seno de la organización, lo cual no es fácil. Otro reto es la capacidad de cumplir con los compromisos en los lugares donde no existe normativa al respecto ni sistemas que apoyen las iniciativas que contempla la memoria.”

Fernando Ramírez P. Director General de Envases Orlandini, S.A. (Chile) (PYME): “[Los principales retos con que nos topamos durante la ejecución del proceso de elaboración de la memoria fueron] incorporar todas las áreas empresariales a dicho proceso y garantizar que los grupos de interés que habíamos elegido estratégicamente nos aportaran una cantidad de información suficiente y adecuada.”

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b. ¿Es difícil?

La mejor manera de responder a esta pregunta es escuchar a las personas que han experimentado el proceso. En consecuencia, cuando GRI solicitó a las empresas su testimonio para esta obra, les pidió que reflexionaran sobre el valor adquirido y también sobre los retos que habían surgido en el proceso de elaboración de la memoria GRI. A continuación presentamos parte de los comentarios más críticos.

Los principales “retos” que figuran en los testimonios de las compañías después de haber empleado el proceso de elaboración de memorias GRI son: • Conseguir la participación de todas las personas necesarias, especialmente de los directivos.

• Averiguar cuáles son las cuestiones más importantes sobre las que elaborar la memoria o, para utilizar la terminología de GRI, las cuestiones “materiales”, y dónde poner el acento.

• Comprender el concepto de elaboración de una memoria de GRI a partir de la Guía, sin más ayuda.

• Establecer objetivos prácticos que tienen que lograrse en el plazo indicado en la memoria.

• Preparar a la organización para lograr los objetivos que ha hecho públicos.

• Aprender a presentar el desempeño no-positivo, sin considerarlo únicamente como un riesgo.

• Gestionar las expectativas internas y externas creadas en torno a la memoria.

• Aprender a manejar temas que no están regulados por el gobierno local.

• Presentar un cuadro en el que se refleje el desempeño real de la empresa.

• Que se entienda como algo más que “otro informe” o “una herramienta de marketing”.

• Recoger y organizar información exacta e identificable.

• Finalizar el proceso con la redacción de un documento claro, tras un difícil proceso de recopilación de datos de tantas áreas diferentes.

En resumen podríamos decir que la ejecución del proceso de elaboración de una memoria GRI es un reto, pero sin lugar a dudas, no es imposible de superar. Y si damos crédito a los testimonios, la opinión arrolladora de los que lo han llevado a cabo es que los beneficios son mucho mayores.

Ofrecemos algunos extractos de los testimonios:

c. ¿Se necesita un experto?

El Marco de GRI –Guía, Protocolos de Indicadores y Suplementos Sectoriales – y los Documentos de Investigación y Desarrollo han sido diseñados para que cualquier organización, independientemente de su sector y ubicación, pueda realizar el mismo proceso y elaborar memorias comparables.

Colecciones de Aprendizaje de GRI

GRI ofrece orientación adicional y apoyo a las organizaciones mediante sus Colecciones de Aprendizaje y sus programas de formación certificada (si desea más información, consulte la web de GRI).

No obstante, se ha comprobado que tanto las empresas como las personas tienen niveles de experiencia muy diferentes en cuanto a la elaboración de una memoria, en especial, en los primeros años. Por ello, la Guía de GRI permite que las empresas elijan el nivel en el que quieren hacer la memoria (desde C, para los principiantes, hasta A+ para los más experimentados), que refleja los diferentes grados de utilización del Marco de GRI. La versión G3 de la Guía de GRI introduce una tabla con los Niveles de Aplicación del proceso de elaboración de memorias de GRI.

PRODUCTO

Informa sobre un mínimo de 10 indicadores de desempeño, y como mínimo uno de cada dimensión: Económica, Social y Ambiental

Informa sobre todos los criterios enumerados en el Nivel C además de: 1.2 3.9, 3.13 4.5 - 4.13, 4.16 - 4.17 Información sobre el enfoque de gestión para cada categoría de indicador

Informa sobre un mínimo de 20 indicadores de desempeño y como mínimo uno de cada dimensión: Económica, Ambiental, Derechos Humanos, Prácticas laborales, Sociedad, Responsabilidad sobre productos

A

A+

Los mismos requisitos que para el Nivel B

Información sobre el enfoque de la dirección para cada Categoría de indicador

Informa sobre cada indicador central de GRI y sobre los indicadores de los Suplementos sectoriales, de conformidad con el principio de materialidad ya sea a)informando sobre el indicador o b)explicando el motivo de su omisión

Verificación externa de la Memoria

Indicadores dedesempeño según la Guía de GRI & Indicadores de desempeño de los suplementos sectoriales

B+

B

Verificación externa de la Memoria

Informa sobre: 1.1 2.1 - 2.10 3.1 - 3.8, 3.10 - 3.12 4.1 - 4.4, 4.14 - 4.15

C+

Verificación externa de la Memoria

C

No es necesario Información sobre el enfoque de gestión según la Guía de GRI

PRODUCTO

Contenidos básicos

Información sobre el perfil según la Guía de GRI

PRODUCTO

Nivel de aplicación de memoria

*Versión final del Suplemento sectorial

Por ejemplo, una empresa que elabora la memoria por primera vez, podría decidir utilizar el Nivel C y realizar una memoria más sencilla (que contiene 10 indicadores materiales), limitada a unos pocos aspectos; por otro lado, una gran organización que lleva muchos años elaborando memorias, puede que tenga los recursos y la experiencia necesarios para hacer una memoria completamente exhaustiva de Nivel A. Todas las organizaciones pueden empezar como principiantes (Nivel C) e ir avanzando a niveles superiores con posterioridad.

Puntos de Partida

Tobias Stöcker, Responsable de RSE de DHV (Países Bajos): “El mayor reto de la elaboración de memorias de sostenibilidad es que se convierta en algo tan relevante como la memoria financiera.

La relevancia y la exactitud de los datos no financieros tienen que alcanzar las de los datos económicos para incorporarse al proceso de toma de decisiones cotidiano. Por lo tanto, el mayor riesgo reside en lograr la relevancia para el negocio. Si la elaboración de una memoria de sostenibilidad no consigue pasar de meras historias bonitas a información privilegiada para llevar adelante el negocio, es posible que no logre aportarle valor real.”

José Mª Méndez ÁlvarezCedrón, Subdirector General y Secretario General de CECA (España): “El principal reto de la elaboración de la memoria va asociado a la necesidad de que una amplia gana de grupos de interés se concentre en cuestiones sustanciales (pocas, pero relevantes). “

La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?

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Así pues, antes de decidir si necesitará más ayuda o no, la organización deberá consultar las Colecciones de Aprendizaje, y posteriormente la Guía de GRI y otros documentos que integran el Marco de GRI. Después de examinarlos detenidamente –las publicaciones, la formación, los diversos niveles de elaboración de la memoria de GRI- será más fácil decidir.

d. ¿Es únicamente para organizaciones grandes? ¿Pueden las organizaciones pequeñas hacerlo igualmente?

El proceso de elaboración de memorias de GRI ha sido pensado especialmente para que se adecue a todo tipo de organizaciones, no sólo a las grandes empresas.

En el Anexo a la presente obra figura un resumen de diferentes iniciativas en las que ha participado GRI, que demuestran el interés de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) en aplicar un proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad y realizar una memoria final.

Durante el año 2007, las PYMEs realizaron más de 80 memorias en estos proyectos, pero estamos seguros de que hay otras tantas que han utilizado la Guía de GRI en diversos países. Por lo tanto, es probable que el número real de PYMEs sea muy superior.

Muchas PYMEs han solicitado ayuda para llevar a cabo el proceso de elaboración de la memoria por primera vez. Las Colecciones de Aprendizaje de GRI y el programa de formación certificada han sido concebidos para prestar ayuda a empresas del tamaño que sea y de todo el mundo, que elaboran una memoria por vez primera o que, simplemente, desean aprender más.

e. ¿Es caro?

Si una empresa ya cuenta con sistemas de recopilación de información, aunque no estén preparados para recabar todos los datos que se precisan para la elaboración de la memoria de sostenibilidad, los costes no serán muy elevados. Pero se precisarán sin duda algunas adaptaciones.

No obstante, generará costes adicionales de personal. En especial en una organización pequeña, cuya plantilla sea reducida, el trabajo deberá planificarse bien y tal vez necesite ayuda suplementaria, especialmente la primera vez que se emprende el proceso de elaboración de la memoria.

Hay que prever recursos para la publicación de la memoria final, ya sea mediante un pequeño cartel, un archivo electrónico en la web o en cualquier otro formato.

f. ¿Es la “panacea”?

Como veremos en los testimonios que aparecen en el Capitulo 3, el proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad de GRI puede generar muchos beneficios, algunos de ellos inesperados.

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Puede ayudar a resolver muchos de los problemas a los que ha de hacer frente una organización en el contexto empresarial actual. Cuando es así, existe la oportunidad real de que la organización se sitúe mucho mejor en dicho contexto durante la realización del proceso de elaboración de la memoria y una vez concluida.

Sin duda puede dar la sensación de que el proceso de elaboración de la memoria puede ser la panacea, puesto que aumenta la transparencia de la organización, así como la motivación y la participación de la plantilla, se gana el respeto de los diversos grupos de interés y reconoce el alto rendimiento del equipo de dirección. No obstante, es preciso subrayar que la cantidad de valor que una empresa logra obtener a lo largo del proceso depende de la cantidad de esfuerzo esté dispuesta a invertir en él.

Véase la web de GRI www.globalreporting.org En el Anexo 1 de la presente publicación figura la lista completa de los grupos de interés que participaron en el proceso.

3 Estos documentos integran el Marco para la Elaboración de Memorias de GRI. En el futuro, se incluirán también los Anexos Nacionales.

4 Todos estos pasos son importantes para realizar un proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad de gran calidad, pero son sólo sugerencias. El modo en que una organización las lleva a la práctica es una decisión interna.

Hallará explicaciones detalladas de cada paso en la Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI (podrá descargarla gratuitamente en formato pdf o versión impresa de la web de GRI: www.globalreporting.org) y en el Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas (sólo disponible en versión impresa, que puede solicitarse a la tienda electrónica de GRI, a través de su web). Ambas han sido traducidas a varios idiomas.

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El “valor“

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se descubre durante el proceso de elaboraci贸n de la memoria Puntos de Partida

La elaboraci贸n de memorias de sostenibilidad de GRI: 驴Vale la pena el viaje?

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El “valor“ se descubre durante el pro A partir de extractos de los testimonios de personas que han realizado memorias a la manera de GRI, este capítulo expone lo que las organizaciones han descubierto después de haber decidido llevar adelante el proceso, y lo que comprobaron que era el “valor de la elaboración de la memoria” tanto durante el proceso como una vez concluido.

Los testimonios se recogieron de enero a marzo de 2008. La clasificación que aquí se propone se basa en el contenido de los comentarios recibidos. Se dividen en dos partes: “El valor de los cambios internos” (beneficios internos) y “El valor del reconocimiento” (beneficios externos).

A. El valor de los cambios internos Esta sección expone cómo el proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI ha fortalecido las funciones internas de las organizaciones – a saber, estructuras de gestión, relaciones laborales, identificación y seguimiento del desempeño – y ha permitido que se formulasen objetivos y estrategias claros.

a. Desarrolla visión y estrategia Gord Lambert, Vicepresidente de Desarrollo Sostenible, Suncor Energy Inc. (Canadá): “Informar sobre nuestro desempeño en relación con la sostenibilidad nos permite formular nuestra visión y estrategia en este ámbito y dar una respuesta directa a las inquietudes de nuestros grupos de interés en torno a los retos de sostenibilidad a los que se enfrenta Suncor actualmente y a los que vendrán en el futuro. Somos capaces de demostrar a inversores, comunidades, empleados y otros grupos de interés fundamentales que Suncor está gestionando los riesgos y buscando nuevas oportunidades de negocio que sean sostenibles.”

Tobias Stöcker, Responsable de RSE de DHV (Países Bajos): “La memoria de sostenibilidad nos permite utilizar datos no económicos para mejorar la calidad de nuestras operaciones y de nuestra estrategia…”

Alessandro Giuseppe Carlucci, Director Ejecutivo de Natura Cosmetics (Brasil): “Las memorias de sostenibilidad se están convirtiendo en instrumentos de gestión y están asumiendo el papel de agentes a la hora de alinear la estrategia de la empresa…”

Lo que dicen estas empresas es que el proceso de elaboración de la memoria les obligó a reformular su visión y su estrategia para funcionar de manera más sostenible y para ofrecer productos y servicios más sostenibles. Esto es una piedra angular en una plataforma de sostenibilidad, pero además promueve la coherencia de valores en todo el negocio.

Durante el proceso de elaboración de la memoria, las empresas reconocieron el vínculo existente entre la realización de la memoria y el desarrollo de la estrategia empresarial.

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ceso de elaboración de la memoria Los objetivos de una empresa a corto y a largo plazo y las estrategias para alcanzarlos pueden verse muy influenciados por la realización de la memoria. Al adoptar una visión y una estrategia claras, la organización tiene un punto de referencia en base al cual podrá alinear las políticas, las actividades y la toma de decisiones del futuro. Cuando se comprende claramente cuál es el rumbo a seguir, se puede centrar mejor la atención e incidir en las decisiones estratégicas a largo plazo.

b. Mejora los sistemas de gestión, los procesos internos y establece objetivos Alberto Andreu, Director de RE y Medioambiental de Telefónica (España): “Las memorias de responsabilidad de la empresa ofrecen una plataforma de gestión parecida a la estructura de un iceberg: en lo alto, tenemos indicadores, que constituyen la información visible en la memoria. En segundo lugar, tenemos sistemas y procesos que se realizan en la empresa, invisibles para los grupos de interés, que ayudan a producir y recopilar toda la información dentro de la empresa; y por último, verificamos tanto los indicadores como los procesos para asegurarnos de que las cuestiones de responsabilidad de la empresa se llevan a cabo de manera adecuada. Así pues, las memorias de RE son un estímulo que acelera la aplicación de la RSE en la empresa.

Anne O’Donnell, Directora Ejecutiva de Australian Ethical Investment Ltd. (Australia): “Una memoria coherente nos permite supervisar nuestro desempeño y mejorar constantemente.”

José Ernesto Olmedo Oyarzo, Director General de Agrícola Santa Laura del Alto S.A. (Chile)- PYME: “El proceso de elaboración de la memoria nos ha ayudado en los últimos años a organizar mejor los datos en general, a mejorar nuestro desempeño y a realizar continuamente acciones de RSE…” Dr. Norbert Otten, Director de Políticas y RSE de Daimler AG (Alemania), elegido miembro del Consejo de Grupos de Interés de GRI: “La transparencia también nos ayuda a avanzar en nuestro desempeño en todos los aspectos de nuestro negocio. Para ello, la Guía de GRI ha demostrado ser una herramienta indispensable.”

Lars G Josefsson, Presidente y Director General de Vattenfall (Suecia): “Elaborar una memoria sobre cuestiones de sostenibilidad nos sirve, de hecho, de acicate para mejorar nuestro desempeño y nos ha ayudado a identificar con claridad las áreas donde debíamos mejorar.”

Dan Bross, Director Senior de Ciudadanía Corporativa de Microsoft Corporation (EE.UU): “La Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad de GRI constituye para Microsoft una valiosa referencia a la hora de determinar los parámetros más importantes… Creemos que estas medidas nos ayudan a mejorar nuestro desempeño…”

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David Kingma, Responsable de Coordinación y de Información sobre desarrollo sostenible de Holcim (Suiza): “La disciplina de fijar objetivos y supervisarlos centra la atención de la organización en la asignación de recursos en áreas significativas y garantiza que existan estructuras en la organización que impulsen la triple agenda mínima.”

George Dean, Miembro del Consejo de Corporate Express NV (Países Bajos): “Uno de los retos, cuando elaboras la memoria de sostenibilidad, es concentrar tus esfuerzos y fijar objetivos prácticos. Es importante ser realista en relación con las expectativas, de lo contrario, se sacrificará la calidad al querer abarcar demasiado en un periodo de tiempo corto.”

Un beneficio fundamental de la elaboración de la memoria, para todas estas compañías es que les permite tomar el pulso a los avances y proyecta luz sobre áreas que necesitaban mejorar, ayudándoles a gestionar lo que cuantifican. Al decidirse a elaborar la memoria de sostenibilidad, normalmente las organizaciones no esperan generar este valor.

Pero cuando una organización hace público su desempeño, tiene una marcada repercusión en su organización interna. Se mejora la transparencia y los cambios se producen con mayor rapidez que si no hubiese desvelado la información. Existe una presión clara para emprender acciones que mejoren las cifras de la memoria siguiente.

El establecimiento de objetivos numéricos concentra los esfuerzos e impulsa el desempeño. Una vez sondee y evalúe su desempeño, la organización podrá identificar las áreas en las que debería o podría mejorar.

La cuantificación y la elaboración de la memoria desencadenan el proceso de exploración, cuestionamiento y descubrimiento que es fundamental para mantener una coherencia entre el “desempeño” y los “deseos” de la organización.

Una vez empiece a elaborar la memoria, se generarán expectativas, tanto interna como externamente, para mejorar de forma continuada. La memoria ayuda a las organizaciones a saber hacia dónde van al averiguar de dónde vienen.

La credibilidad no la otorgan únicamente las “buenas noticias”. Viene dada por la realización de acciones para lograr los objetivos deseados, especialmente en áreas en las que no resulta fácil. Para estas organizaciones, el proceso de elaboración de la memoria ayuda a alcanzar estos objetivos.

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c. Detecta los puntos fuertes y débiles Richard Boele, Director de Banarra Sustainability Assurance and Advice (Australia): “De la elaboración de la memoria, lo que influyó con más fuerza en la organización fue hacer públicos nuestros puntos débiles. Me sorprendió cómo fueron surgiendo en la fase de consultas, y los que los apuntaban eran grupos de interés que habíamos convocado en nombre de nuestros clientes. Aunque los pusieron de manifiesto para cuestionarnos, en realidad propiciaron una conversación sobre nuestra forma de reaccionar frente a esos puntos débiles…conversación que siempre nos hacía parecer más fuertes. “ Piet Sprengers, Jefe de Sostenibilidad de ASN Bank (Países Bajos): “Si la elaboración de memorias de sostenibilidad tiene un valor indiscutible, es el de averiguar claramente nuestro desempeño en relación con la sostenibilidad. El proceso interno que desemboca en la memoria conlleva la evaluación de políticas, objetivos, procedimientos y desempeños que te ayuda a comprender los puntos fuertes y débiles de tu empresa en materia de sostenibilidad.”

George Dean, Miembro del Consejo de Corporate Express NV (Países Bajos): “Es sumamente valioso poder dialogar sobre los indicadores básicos en nuestra memoria de sostenibilidad, pues nos ayudan a descubrir nuestros puntos fuertes y las áreas a mejorar y a elaborar planes de acción…”

Hilde M. Aasheim, Jefe de Personal y Vicepresidente Ejecutivo de StatoilHydro (Noruega): “La elaboración de memorias de sostenibilidad y el descubrimiento de los diversos riesgos y oportunidades a los que se enfrenta Statoilhydro nos ayuda a ser más coherentes en nuestro desempeño…”

Håkon Nordang, Consejero Senior de Responsabilidad Social de StatoilHydro (Noruega): “La elaboración de memorias de sostenibilidad es una parte esencial del proceso de conocer a tu propia organización –sus principales riesgos, retos y oportunidades- y nos aporta visiones de vital importancia para la viabilidad a largo plazo y el potencial de generación de valor de la compañía…”

Gord Lambert, Vicepresidente de Desarrollo Sostenible, Suncor Energy Inc, (Canadá): “Elaborar una memoria sobre la sostenibilidad de nuestra empresa nos permite…demostrar a los inversores, comunidades, empleados y otros grupos de interés esenciales que Suncor está gestionando los riesgos y buscando nuevas oportunidades de negocio sostenibles.”

El ejercicio de comprender la relación entre las actividades diarias y las cuestiones económicas, medioambientales y sociales, de escuchar a los grupos de interés para elegir los aspectos “materiales” o decidir aquellos en los que se va a centrar la memoria, de comprender cómo la organización está abordando las cuestiones de sostenibilidad, comprobando si las herramientas y los indicadores de la gestión son capaces de captarlas y supervisarlas, etc. permite a la organización descubrir claramente sus puntos débiles y fuertes.

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Las organizaciones que conocen sus puntos débiles y fuertes tienen más probabilidades de sobrevivir en el contexto actual de una sociedad fuertemente interconectada y en un entorno empresarial exigente.

De todo el proceso, puede que sea éste el beneficio más valioso para los directivos, en tanto que punto de referencia fundamental a partir del cual planificar y proyectar el desarrollo de la organización.

Cuando una organización es capaz de utilizar este capital también en el proceso de elaboración de la memoria, se halla en una posición mucho más fuerte para forjarse una buena reputación y mejorar el desempeño general. En consecuencia, aumentarán las oportunidades de diálogo sobre puntos concretos que precisen acción, tanto interna como externamente. Estos diálogos pueden dar resultados mucho más productivos que los diálogos generales que carecen de un acento determinado.

Según dicen estas compañías, la elaboración de la memoria les avisa a tiempo de posibles problemas…y les muestra oportunidades inesperadas. Estos descubrimientos pueden ayudar a la dirección a evaluar elementos potencialmente perjudiciales antes de que aparezcan como sorpresas desagradables, o a agarrar al vuelo oportunidades antes de que lo haga la competencia.

A veces, una organización descubre, durante la elaboración de la memoria, que la gestión de algunos aspectos que se consideraba buena, no lo es tanto; esto podría poner en peligro la reputación de la organización. También es habitual identificar aspectos críticos respecto de los cuales nunca se había pensado hacer un seguimiento.

d. Atrae al personal y mantiene su motivación Barbara Dubach, Jefa de Responsabilidad Social y de Coordinación de DS de Holcim (Suiza): “La elaboración de memorias de sostenibilidad tiene el poder de añadir valor a una organización en beneficio de diversos grupos de interés… los empleados prefieren trabajar para este tipo de empresas…”

Kamal Meattle, Director General de Paharpur Business Centre & Software Technology Incubator Park (India): “Los beneficios de las memorias de sostenibilidad son muchos… Somos más capaces de atraer y retener talento y los miembros de nuestro equipo se enorgullecen de trabajar para una organización socialmente responsable, medioambientalmente sensible y rentable…”

Seyhan Yilmaz, Responsable de Marketing de Topkapi Iplik San. Ve Tic. A.S. (Turquía) - PYME: “Elaborar una memoria en el Marco de GRI consiste en hacerse preguntas sobre los impactos económicos, sociales y medioambientales de tus actividades y buscar respuestas junto con el personal de la organización. Este proceso genera mayor conciencia de los empleados, más motivación del equipo y un aumento de los índices de productividad…”

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Meg Wrixon, Ejecutiva de Marketing de Energetics Pty Ltd. (Australia): “En calidad de autora de la memoria de sostenibilidad de Energetics puedo decir que el valor de la misma ha sido evidente y radica en la cantidad de comentarios positivos que hemos recibido de los clientes y posibles empleados acerca de la transparencia de nuestra memoria. La realización de la memoria constituyó además una valiosa experiencia de aprendizaje para todo el equipo que se dedicó a ello.”

Mari-Ann Green, Presidenta y Directora General de Formation Capital Corporation (Canadá): “Elaborar una memoria sobre nuestros avances nos ayuda a informar a nuestros empleados, accionistas, al público y a otros grupos de interés sobre cómo avanzamos hacia esta meta.”

La reputación de una organización y un nivel de desempeño elevado son “intangibles” que ayudan a atraer y conservar a los empleados. Estos atributos quedan patentes en la calidad del proceso de elaboración de la memoria de sostenibilidad y en la memoria final que muestra tanto su desempeño como su compromiso en el ámbito medioambiental y social.

En primer lugar, la organización se beneficiará de un proceso de aprendizaje en el que participará el equipo base de elaboración de la memoria. Llegarán a conocer mucho mejor a la empresa, verán los auténticos retos a los que se enfrenta y tenderán a comprometerse a solucionar los problemas y a celebrar los aspectos positivos del desempeño de la organización.

Otros empleados, de diversas áreas, también participarán en el proceso de elaboración de la memoria, aunque sólo sea para recoger datos sin llegar a coordinarlos. Hablarán de su labor con sus compañeros y de este modo otras muchas personas de la organización (especialmente, si se trata de una grande) se enterarán de que se está llevando a cabo. Si el proceso es transparente puede ayudar a mejorar la reputación de la compañía.

La elaboración de la memoria da a entender que una compañía no simplemente “habla” de cuestiones de sostenibilidad, sino que se prepara para hacerlo públicamente, cuantificarlas y actuar en consecuencia. Esto mejorará su imagen dentro y fuera de la compañía.

Al final, la mano de obra aportará más y permanecerá más tiempo en la organización, si se le da motivación, autonomía y se siente en línea con los objetivos estratégicos.

En ocasiones, la memoria final se utiliza también en los procesos de selección de personal y para atraer a candidatos con especial talento.

Las organizaciones necesitan diferenciarse de la competencia en base a sus valores, al ambiente laboral, a los principios con los que se identifican y a la información sobre su desempeño. Una memoria de sostenibilidad comunica una actitud de compromiso y puede atraer a un personal motivado.

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e. Relaciona entre sí los departamentos y fomenta la innovación Victor Luviano Cedillo, Departamento de Investigación y Desarrollo de Alianza con la Biosfera, S.A. de C.V. (ALIBIO) (México) - PYME: “[La elaboración de memorias de sostenibilidad es] un factor importante en todo el proceso de sostenibilidad de la organización, lo que genera una evolución continua de la innovación y de la aplicación de nuevas tecnologías en el seno de la misma,” Tomás Carmona, Responsable de Ciudadanía Corporativa de Serasa (Brasil): “Para Serasa, las ventajas de aplicar las directrices de GRI fueron varias;… fomentar la implicación de los departamentos que facilitaban información para la memoria… y entre todos están tomando más conciencia de la necesidad de incluir indicadores en la gestión diaria de determinados procesos.”

Katy Dobbs, Responsable de Programas de Responsabilidad Social de la Empresa de Corporate Express NV (Países Bajos): ”… asegurándonos de que no lo tratan como otro mecanismo más de elaboración de memorias, sino que lo utilizan como un catalizador para el cambio.”

La elaboración de memorias de sostenibilidad exige un esfuerzo conjunto para llegar a estrategias, objetivos y planes de acción ampliamente aceptados. El proceso de elaboración de la memoria relaciona las funciones empresariales específicas y aisladas –relaciones con la comunidad, finanzas, marketing, investigación y desarrollo, recursos humanos- con las unidades operativas en una visión estratégica más integrada, que puede generar un espacio para entablar conversaciones nuevas, insólitas que allanan el camino para hacer descubrimientos e innovar. Las empresas afirman que esta colaboración novedosa les ha llevado a: • • • • •

mejorar las comunicaciones internas una mejor comprensión colectiva del concepto de desarrollo sostenible diversos departamentos de la empresa se sienten más cercanos y aprenden unos de otros mayor apoyo para las iniciativas de los demás fertilización cruzada de ideas y prácticas sobre el desarrollo sostenible

f. Provoca la toma de conciencia del Consejo de Administración Tony Cooper, Director de Energetics Pty Ltd. (Australia): “En un primer momento me preocupaba que esta iniciativa de elaborar una memoria no fuera bien recibida por el Consejo de Administración. Por el contrario, los directores no ejecutivos, que representan los intereses de nuestro ”capital privado”, nos apoyaron mucho y, a diferencia de lo que ocurre con los modelos del mercado, se mostraron muy dispuestos a alcanzar el alto nivel de transparencia que también nosotros queríamos lograr.”

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Colecciones de Aprendizaje de GRI

George Dean, Miembro del Consejo de Corporate Express NV (Países Bajos): “Resulta sumamente valioso el diálogo en torno a los indicadores básicos en nuestra memoria de sostenibilidad, pues nos ayudan a identificar nuestros puntos fuertes y las áreas de mejora y a desarrollar planes de acción. Es un ejercicio muy útil para entender de qué maneras afectamos a la sociedad y cómo podemos contribuir positivamente a ella.”

En las organizaciones, especialmente si son grandes, existe una cierta distancia entre la realidad de la gestión diaria y la versión resumida que se le presenta al Consejo de Administración en el documento de base que se utiliza para la discusión. Por esta razón, algunos aspectos noeconómicos de las actividades de la organización no son conocidos por el Consejo, ni tampoco tienen espacio para discusiones de este tipo en sus reuniones.

Cuando una organización decide hacer pública una memoria de sostenibilidad, el Consejo de Administración participa en la decisión. En muchas organizaciones, también estudia las versiones preliminares de la memoria y la discute, y tiene que aprobar la memoria final antes de que se publique. Una comunicación franca con los organismos de supervisión de esta cuestión contribuye a robustecer la gobernanza de la empresa.

Es responsabilidad primordial del Consejo de Administración y del Director Ejecutivo determinar las implicaciones de los futuros riesgos medioambientales y sociales que corra la organización, así como desvelarlos y mitigarlos. Elaborar una memoria de sostenibilidad y debatir el desempeño general de la organización con el Consejo ayuda a planificar y mejorar el desempeño en este campo, así como a gestionar los riesgos.

g. Aporta ventaja competitiva y liderazgo Halit Akinci, Miembro del Consejo de Topkapi Iplik San. Ve Tic A.S. (Turquía)- PYME: “Creemos que la elaboración de memorias contribuirá a las iniciativas mundiales encaminadas a crear un futuro sostenible y además fortalecerá la posición competitiva de nuestra empresa en el mercado.”

Dan Bross, Director Senior de Ciudadanía Corporativa de Microsoft Corporation (EE.UU): “Creemos que estas medidas nos ayudan a mejorar nuestro desempeño, a demostrar el liderazgo y generan la confianza imprescindible para nuestro éxito como empresa.”

Doros Constantinou, Director de Coca-Cola Hellenic (Grecia): “La memoria de sostenibilidad es una herramienta esencial para demostrar nuestro liderazgo en las iniciativas medioambientales y sociales…”

Elfrieke van Galen, Vicepresidente Senior de Comunicación Corporativa y de Responsabilidad social de KLM (Países Bajos): “KLM se toma muy en serio el tema de la sostenibilidad… La elaboración de memorias siguiendo las directrices que han adoptado organizaciones de todo el mundo es un requisito imprescindible para una compañía cuya ambición es llevar la voz cantante en el tema de la sostenibilidad.”

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Alfredo Suárez Rivero, Presidente y Director General de Alianza con la Biosfera, S.A. de C.V. (AliBio) (México)- PYME: “Para AliBio el valor de contar con una memoria de sostenibilidad reside en ser la primera PYME de México que elabora este tipo de documento, lo que la convierte además en una de las cinco empresas mexicanas que posee una memoria de sostenibilidad y la presenta como una empresa innovadora que promueve el compromiso a través de los grupos de interés..:” Julio Hernández Flores, Jefe de Salud, Seguridad y Bienestar laboral de Soc. Inmobiliaria Campos del Carmen Bajo Ltda. (Chile)- PYME: “La elaboración de la memoria nos ha diferenciado de otras empresas, ha hecho que los exportadores se fijen en nosotros y ahora nos vean como pioneros en esta zona y también los bancos e instituciones financieras nos valoran más.”

La aplicación del proceso de elaboración de una memoria de sotenibilidad GRI y su publicación no es una práctica común en todas las regiones y sectores a diferencia de lo que ocurre con los informes financieros. Por estas razones, las organizaciones que deciden hacerlo, pueden calificarse de “líderes”.

Las organizaciones que sí elaboran una memoria se diferencian del enfoque general a la hora de evaluar y dar cuentas de su desempeño.

A una empresa se le asignará o no la calificación de “líder” dependiendo también de la calidad del proceso de elaboración de la memoria y de las mejoras y acciones que la organización sea capaz de mostrar, de manera coherente, año tras año.

h. Atrae inversores Piet Sprengers, Director de Sostenibilidad de ASN Bank (Países Bajos): “Para ASN Bank, en tanto que banco sostenible, el valor de las memorias de sostenibilidad radica principalmente en que nos las leemos antes de decidir dónde invertir… Sin las memorias de sostenibilidad sería mucho más difícil buscar las empresas que están en línea con nuestros criterios en lo que respecta a los derechos humanos y el medio ambiente.”

Barbara Dubach, Jefa de Responsabilidad Social y de Coordinación de DS de Holcim (Suiza): “Los inversores prefieren empresas que demuestren que funcionan de manera responsable a través de la elaboración de memorias …”

Philip Sloane, Director de Investigación del Centre for Australia Ethical Research (CAER) (Australia): “Elaborar memorias de sostenibilidad te permite hacer un seguimiento del desempeño medioambiental, social y económico de tu empresa y mejorarlo. La información también interesa a los inversores, quienes reconocen que los riesgos sociales y éticos pueden tener consecuencias en la rentabilidad de una empresa.”

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Carol Escobedo, Encargada de Operaciones de Valle del Maipo Chilean Fruit S.A. (Chile)- PYME: “Se pueden gestionar mejoras en la calidad de vida laboral y con ello aumentar la fidelidad de tu personal. Una excelente experiencia la vivimos en una gira comercial: los compradores extranjeros se interesaron en adquirir nuestros productos cuando les mostramos la memoria de sostenibilidad.”

Hoy en día los inversores hacen preguntas difíciles a las empresas. Las principales razones de ello están relacionadas con la gestión de riesgos a corto plazo y la evaluación de las oportunidades reales de crecimiento a medio y largo plazo.

En los últimos años, los mercados bursátiles han creado varios índices de bolsa socialmente responsables.1 Los analistas de estos índices plantean una serie más amplia de preguntas a las empresas. En consecuencia, los accionistas piden a las empresas que les faciliten más y mejor información de tipo no financiero.

Asimismo, los bancos están creado fondos “éticos”, “sociales” o “responsables” para atraer inversores a compañías que son especiales por distinguirse en diversos aspectos de la agenda de sostenibilidad: buena gobernanza, valores éticos, agenda social, acciones a favor del medio ambiente, etc.

En el contexto general del mundo de los negocios, gracias al Carbon Disclosure Project,2 cientos de inversores con miles de millones de dólares entre manos, preguntan a las compañías acerca de sus emisiones de gases de efecto invernadero.

La aplicación de un proceso de elaboración de memorias de GRI ha ayudado a las empresas a mejorar su gestión general de las cuestiones de sostenibilidad, a comprender sus principales puntos débiles y fuertes y a prepararse para explicar su desempeño desde el punto de vista de la sostenibilidad de una manera determinada. Ello constituye la prueba de que su gestión del desempeño es de calidad y eso atrae a los inversores.

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La elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI: ¿Vale la pena el viaje?

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B. El valor del reconocimiento En este capítulo se expone cómo el proceso de elaboración de memorias de GRI ha fortalecido la imagen exterior de las organizaciones y su compromiso de buscar soluciones sostenibles.

a. Mejora la reputación, se gana la confianza y el respeto Barbara Dubach, Jefa de Responsabilidad Social y de Coordinación de DS de Holcim (Suiza): “La elaboración de memorias de sostenibilidad logra añadir valor a una organización frente a diversos grupos de interés… La sociedad civil y los gobiernos tienden a confiar más en estas organizaciones.”

Lars G Josefsson, Presidente y Director General de Vattenfall (Suecia): “Para Vattenfall, la elaboración de memorias de sostenibilidad….genera confianza y nos apoya en nuestro anhelo de servir a la sociedad…”

Dan Bross, Director Senior de Ciudadanía Corporativa de Microsoft Corporation (EE.UU): “Creemos que estas medidas nos ayudan… a generar la confianza imprescindible para triunfar como empresa.”

Seyhan Yilmaz, Responsable de Marketing de Topkapi Iplik San. Ve Tic. A.S. (Turquía)- PYME: “El objetivo inicial de la elaboración de la memoria no tiene que ver con el marketing, pero uno de sus resultados es que mejora nuestra reputación y aumenta la fidelidad de los clientes.”

Wilson Santarosa, Responsable de Comunicación Social de Petrobras (Brasil): “Para Petrobras, la Memoria social y medioambiental es la forma más clara y eficiente de mostrar su desarrollo económico, social y medioambiental. Al presentarla, Petrobras se gana la confianza y el respeto de la sociedad y contribuye al mantenimiento de una relación duradera y sincera con las partes interesadas.”

Antonio Javierre Montaner, Director de Javierre, S.L. (España): “El valor más palpable que ha descubierto nuestra empresa al preparar las memorias anuales de sostenibilidad es la confianza que genera en la organización y en sus actividades.”

Francisco Ravenna, AgrIcultor de Viña Huenquén Ltda (Chile)- PYME: “Al informar de manera amplia y transparente, mostramos la calidad de nuestros productos y servicios y mejoramos la imagen de la empresa a la que se reconoce su seriedad y responsabilidad.”

Los inversores y otras partes interesadas se dejan influenciar por la reputación de una compañía y por el respeto y la confianza que se ha ganado. Los rankings de reputación que publican las revistas de negocios se basan a menudo en información sobre sostenibilidad que se ha hecho pública.

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Por lo tanto, siempre existe la preocupación del perjuicio que puede causar a la reputación de una empresa el hecho de desvelar sus riesgos potenciales o alguna mala noticia relacionada con ellos, y el instinto natural de las organizaciones es evitar que se haga público este tipo de información.

No obstante, informar sobre las cosas buenas y malas puede generar confianza y respeto. Es muy probable que las partes interesadas concedan a la empresa el beneficio de la duda si ésta es honesta y abierta al explicar su desempeño, aunque éste no sea óptimo.

En el contexto actual de conexiones digitales instantáneas en todo el mundo, que hace que puedan transmitirse las noticias a través de tal cantidad de canales, la experiencia demuestra que la falta de honestidad a la hora de comunicar los puntos débiles suele perjudicar más a la reputación de una empresa que el tratamiento franco y honesto de las debilidades en la memoria de sostenibilidad.

Las compañías han descubierto que la elaboración de memorias de sostenibilidad les ha ayudado más de una vez a mejorar las relaciones con los grupos de interés y ha generado más confianza, lo que, a su vez, aporta otras ventajas: • • • • •

Añade valor a la marca y fideliza a los clientes Aumenta la cuota de mercado Mejora el acceso a los mercados de capital y a un coste inferior Facilita el permiso de la comunidad para operar Simplifica los permisos legales

b. Transparencia y diálogo con los grupos de interés Tony Baynes, Director de Asuntos Públicos de Coca-Cola Hellenic (Grecia): “Quedó demostrado que la preocupación inicial por desvelar determinada información no tenía razón de ser, y la transparencia y credibilidad que se generaron con la elaboración de la memoria fueron enormemente beneficiosas para las relaciones con nuestros grupos de interés.”

Dr. Norbert Otten, Director de Políticas y RSE de Daimler AG (Alemania): “La elaboración de una memoria exhaustiva y fidedigna sobre las cuestiones de RSE no sólo ayuda a nuestra compañía a mantener un diálogo eficiente y plural con nuestros grupos de interés.

Además, la transparencia nos impulsa a avanzar en nuestro desempeño en todos los aspectos de nuestro negocio. En este sentido, la Guía de GRI ha demostrado ser una herramienta indispensable.”

Roxane Decyk, Directora de Asuntos Corporativos de Royal Dutch Shell (Países Bajos): “Nos ayuda a ganarnos la confianza de nuestros grupos de interés externos…” Åsa Petterson, Responsable de RSE de Vattenfall (Suecia): « El mayor beneficio de las memorias de sostenibilidad es la transparencia. Puesto que la franqueza constituye uno de los valores principales de Vattenfall, es enormemente importante que seamos transparentes respecto de nuestro desempeño social y medioambiental y de sus consecuencias…”

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Piet Sprengers, Jefe de Sostenibilidad de ASN Bank (Países Bajos): “En último término, el reto de la memoria de sostenibilidad es involucrar a los grupos de interés, especialmente de aquellos que tienen expectativas respecto de la sostenibilidad de la empresa.”

Gord Lambert, Vicepresidente de Desarrollo Sostenible, Suncor Energy Inc, (Canadá): “Elaborar una memoria de sostenibilidad de nuestra empresa nos permite…responder directamente a las inquietudes de nuestros grupos de interés en relación con los retos de sostenibilidad a los que se enfrenta Suncor ahora y en el futuro…”

Maria Helena Zucchi Calado, Responsable de Sostenibilidad de Natura Cosmetics (Brasil): “El ejercicio de transparencia que representa este tipo de memoria fortalece la confianza de los grupos de interés…”

Fernando Ramírez P. Director General de Envases Orlandini, S.A. (Chile)- PYME: “Constituye una oportunidad para reflexionar sobre las responsabilidades sociales de nuestra empresa y para escuchar la voz de nuestros grupos de interés.”

Raji Hattar, Responsable de Proyectos de Aramex (Jordania): “La elaboración de memorias de sostenibilidad es una inversión y un compromiso a largo plazo.

Su valor reside en que llegamos a comprender y a identificar nuestras responsabilidades como empresa frente a nuestros grupos de interés…”

George Dean, Miembro del Consejo de Corporate Express NV (Países Bajos): “Es sumamente valioso establecer un diálogo en torno a los indicadores básicos de nuestra memoria de sostenibilidad…”

Gennie Yen, Presidente de Veda International Corp. (Taiwan): “Con la memoria de sostenibillidad, la abstracción de nuestros programas de RSE se convierte en algo concreto, de modo que nuestros grupos de interés pueden visualizarlos y apoyarlos. Como profesionales de la comunicación, con frecuencia asesoramos a nuestros clientes en la elaboración de sus Programas de RSE. Ahora que contamos con una memoria sólida, podemos garantizar que nuestro servicio tiene calado.”

Estas empresas consideran el proceso de elaboración de la memoria como una herramienta importante para mostrar transparencia y dar a conocer la sostenibilidad de su empresa a sus grupos de interés. Además ven en dicho proceso una oportunidad para reflexionar sobre las responsabilidades sociales de su empresa y para escuchar lo que sus grupos de interés tengan que decir al respecto. Para ellas, “transparencia” y “diálogo” son conceptos íntimamente vinculados.

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La oportunidad de diálogo se puede presentar al inicio del proceso, cuando la empresa autoevalúa su desempeño y selecciona las cuestiones “materiales” de las que deberá hacer un seguimiento e informar, pero puede también continuar a lo largo de todo el proceso, es decir, antes y después de definir el formato de la memoria final.

Por lo general, las organizaciones piensan en dialogar una vez finalizada la memoria, y no es ese el momento en el que reside todo el valor del diálogo.

Al entablar un diálogo con diversos grupos, la organización amplia su visión de sí misma a partir de opiniones internas y externas. De hecho, la memoria es una buena excusa para sentar a las personas a conversar. Gracias a las relaciones que puede generar el proceso de elaboración de la memoria entre los diversos grupos de interés y la organización, esta última obtiene información sobre las diferentes áreas de su actividad y estudia procesos y oportunidades de negocio. Los grupos de interés participan en la generación de valor para la organización.

c. Demuestra un compromiso de sostenibilidad Halit Akinci, Miembro del Consejo de Topkapi Iplik San. Ve Tic A.S. (Turquía)- PYME: “Estamos convencidos de que la elaboración de memorias de sostenibilidad contribuirá a las iniciativas mundiales que aspiren a crear un futuro sostenible…”

Jens Rupp, Responsable de Sostenibilidad de Coca-Cola Hellenic (Grecia): “La elaboración de memorias de sostenibilidad no sirve únicamente para informar a nuestros grupos de interés externos, sino que además desencadena cambios internos en cuanto a conocimiento de las cuestiones de sostenibilidad y actitud mental frente a ella, lo que a su vez genera más iniciativas a favor de la misma.”

Julian Crawford, Director General de EcoSTEPS (Australia): “Para EcoSTEPS, la memoria de sostenibilidad es un “medio”, no un “fin”. Los procesos y pensamientos que se ponen en marcha para elaborarla son, como mínimo, tan importantes como la propia memoria final. Intentamos compartir nuestros aprendizajes y nuestra experiencia con nuestros grupos de interés.”

Alan Vichert, Vicepresidente de Gestión de Riesgos de Formation Capital Corporation (Canadá): ”Para nosotros, el auténtico reto es generar un desarrollo sostenible. La posterior elaboración de memorias sobre dicho desarrollo será una tarea gratificante.”

Inka Pieter, Director de RSE de KLM (Países Bajos): ”En cierto modo, la memoria anual nos reta a discurrir nuevas iniciativas y resultados en materia de sostenibilidad….”

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Roopali Shahaney, Responsable de RSE de Paharpur Business Centre & Software Technology Incubator Park (India): “Creo que es importante “Pasar de las palabras a los hechos” al final del día y creemos que éste es el desafío más grande para cualquier organización.”

Nick Rockey, Director de Trialogue (Sudáfrica)-PYME: “Puesto que somos una empresa que ofrece servicios de sostenibillidad es importante vivir nuestros valores y predicar con el ejemplo dirigiendo un negocio sostenible. La memoria brinda a la compañía la oportunidad de comprender las consecuencias e implicaciones de esforzarnos para mejorar nuestro desempeño en materia de sostenibilidad.”

Macarena Abu-Awad, Gerente de Administración y Finanzas de Abufrut (Chile)-PYME: [Las memorias] nos han enseñado a ver cómo nuestra empresa se encuentra inserta en la comunidad, cómo nos afectamos unos a otros y cómo podemos apoyarnos mutuamente.”

Bouwe Taverne, Responsable de Desarrollo Sostenible de Radobank Group (Países Bajos): “Las memorias de RSE son fundamentales para que el negocio sea sostenible a largo plazo.”

El proceso de elaboración de memorias de GRI puede ayudar a las organizaciones a pensar de forma realista y viable los pasos que le llevarán a construir un futuro sostenible. Este es el auténtico desafío.

La publicación de las memorias es un medio práctico y cada vez más creíble mediante el cual organizaciones de todo tamaño pueden demostrar a una amplia gama de grupos de interés su compromiso con el desarrollo sostenible. Publicar una memoria es una manera ideal de mostrar que la organización está a la altura de sus compromisos.

Como hemos señalado anteriormente, un compromiso hecho público capta la atención de todos los elementos de una organización y los motiva a alcanzar los objetivos propuestos. Fruto de todo ello es que la organización logra ser coherente y la sociedad se beneficia.

El proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad puede ser una herramienta importante para asumir compromisos y mantenerlos a fin de construir un futuro sostenible.

d. Permite la comparación de unas organizaciones con otras y de cada una con respecto a unos parámetros de referencia Hanns Michael Hölz, Jefe Mundial de Desarrollo Sostenible de Deutsche Bank (Alemania): “Creo que Global Reporting Initiative es una de las iniciativas más importantes en el contexto mundial para fortalecer y promover una conducta empresarial que se adecue a los principios de sostenibilidad. Necesitamos unidades de medición y procedimientos de verificación que sean iguales para todo el mundo.”

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Åsa Pettersson, Responsable de RSE de Vattenfall (Suecia): “La utilización de la Guía de GRI fortalece todavía más el proceso de elaboración de la memoria porque ofrece medios para que nuestros grupos de interés puedan comparar fácilmente nuestros resultados con los de otros, lo que a su vez refuerza nuestra credibilidad.”

Carlos Marin Morales, Director General de Altournative S.A. de CV (México)- PYME: “Informar sobre nuestros logros y dificultades en materia de sostenibilidad representa la oportunidad de compartir y comparar nuestro desempeño medioambiental y social con las prácticas internacionales, así como de identificar las áreas que todavía no están incluidas en nuestra estrategia de sostenibilidad.”

Ujang Adhari, Director de PT Intaran (Indonesia): “Para analizar los éxitos y fracasos de una organización, se necesita una herramienta homologada que cuantifique y evalúe sus actividades pasadas y actuales…”.

Eve Leopold-George, Asesora de Trialogue (Sudáfrica)- PYME: “En nuestra compañía, la elaboración de memorias es una gran herramienta para analizar las limitaciones y fortalezas de nuestros sistemas/procesos de información, para cuantificar el desempeño y cotejarlo con otros y para planificar el futuro.”

Juan Perez Carrillo, Director de Mercados y Relaciones Institucionales de Serasa (Brasil): “Para Serasa, cuya función es crear herramientas para una clasificación del crédito más segura e inclusiva, GRI es un gran aliado en la tarea de elevar las prácticas de la elaboración de memorias de sostenibilidad hasta llegar a un nivel equivalente al de las memorias financieras, para que la información sea comparable, fidedigna, exacta, periódica y legítima.”

Las empresas llegan a comprender que para propiciar el debate sobre inquietudes y soluciones comunes, es fundamental poder comparar y compartir las prácticas, los conocimientos y la experiencia en materia de sostenibilidad. Ello exige un “lenguaje común” y unas “coordenadas comunes”. Esta es la razón de ser del Marco para la Elaboración de Memorias de GRI. Como muestran los testimonios anteriores, para estas compañías existe la necesidad real de promover la posibilidad de compararse con otras y con unos parámetros de referencia.

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Por ejemplo, los Índices de Sostenibilidad Dow Jones, el FTSE4GOOD Index Series, el Índice JSE de Inversiones Socialmente Responsables (SRI) (Sudáfrica), el Índice de Sostenibilidad de Bovespa Corporate (Brasil), y el Índice de Sostenibilidad SAM Austaliano (AuSSI) www.cdproject.net

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Preparaci贸n

Memoria

Definici贸n

Contactos

Supervisi贸n

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200 km 0

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200 millas

Ejercicio: Adquirir valor a lo largo del proceso Puntos de Partida

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Ejercicio: Adquirir valor a lo largo d En atención a los lectores que no conocen las últimas versións de la Guía de GRI (la versión G3 fue publicada en octubre 2006 y la versión G3.1 en marzo 2011– actualmente, ambas son válidas)1, en este capítulo nos gustaría ofrecerle una breve “visita guiada” por las cinco fases que emplea GRI para presentar su proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad. Al mismo tiempo, subrayaremos el “valor” que aporta cada una de estas fases, como han ratificado las empresas en sus testimonios.

La relación que existe entre un determinado paso de la preparación de la memoria y el “valor” que se genera u obtiene durante el proceso no es directa. Algunos “valores” se generan una vez concluido todo el proceso o bien a lo largo de todas las etapas de elaboración de la memoria.

Esperamos que este ejercicio ayude al lector a hacerse una idea del valor que puede generarse durante el proceso de elaboración de la memoria.

Las cinco etapas se explican detalladamente en la primera publicación de Aprendizaje de GRI, Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para pequeñas y medianas empresas y se exponen aquí en el mismo orden en el que figuran en dicha obra. Se escribieron pensando principalmente en el “coordinador de la memoria”, el “líder” del proceso de elaboración de la memoria de una organización.

a. PREPARACIÓN: Planifique el proceso de elaboración de la memoria de sostenibilidad GRI Valor potencial a adquirir: Desarrollar Visión y Estrategia – Identificar los puntos fuertes y débiles Se trata esencialmente de una fase interna del proceso de elaboración de la memoria GRI. Naturalmente, su organización puede invitar a expertos externos para que echen una mano, pero los principales objetivos son alinearse internamente y prepararse para poner en marcha el proceso. Durante esta fase deberá intentar comprender e identificar los aspectos económicos, medioambientales y sociales más críticos de su organización.

• Imagine la memoria de sostenibilidad GRI de su organización – El coordinador/a debería hacerse preguntas iniciales como: ¿Qué forma adoptará la memoria? ¿Para cuándo le gustaría tener lista la memoria? ¿Qué incluiremos en ella? ¿Quién ayudará a ensamblarla? ¿Quienes son los destinatarios de nuestra memoria?

• Desarrolle un plan de acción – Este plan de acción deberá presentarse a los responsables de la toma de decisiones de la organización. En él deberá figurar un calendario, la creación de un equipo para la elaboración de la memoria y la definición de las tareas y la designación de sus respectivos responsables.

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el proceso • Convoque una reunión inicial – El coordinador deberá celebrar una reunión inicial. Objetivos de la reunión: valorar los objetivos de la organización; intentar comprender los principales impactos positivos y negativos de las actividades diarias de la organización en los aspectos económico, social y medioambiental; identificar en cuáles de estos impactos debería centrarse su organización para planificar, actuar e informar; y, por último, acordar el proceso de elaboración de la memoria, los participantes, el calendario y el presupuesto.

b. CONTACTOS: Hable y escuche Valor potencial a adquirir: Transparencia y diálogo con los grupos de interés – Mejorar la reputación – Ganarse la confianza y el respeto En esta fase, la organización deberá explicar a los diferentes grupos de interés internos y externos el tema elegido en torno al cual girará la memoria. Se trata de un paso fundamental para definir el contenido de la memoria y, en consecuencia, los sistemas que habrá que habilitar. Para ello, la organización tendrá que identificar a sus principales grupos de interés internos y externos y solicitar sus comentarios que le ayudarán a decidir sobre qué va a informar.

• Identifique los grupos de interés – Los grupos de interés son grupos o personas que pueden verse seriamente afectados por las actividades, productos y/o servicios de la organización; y aquellos cuyas acciones pueden afectar la capacidad de la organización de aplicar con éxito sus estrategias y alcanzar sus objetivos.

• Clasifique los grupos de interés – Seleccione a unos cuantos de la larga lista para que pueda determinar a cuáles de ellos implicará dependiendo del contexto de su organización. Este diálogo debería ayudar a la organización a priorizar los temas que hay que gestionar y sobre los que deberá informar, de modo que seleccione los grupos que invitará de acuerdo con este objetivo. Los grupos de interés a consultar pueden ser ampliados posteriormente.

• Dialogue con los grupos de interés – El objetivo es elegir una muestra representativa que pueda aportarle indicaciones y opiniones válidas sobre las expectativas que tienen frente a la memoria. Antes de entablar el diálogo propiamente dicho, tendrá que determinar qué les pide y cómo contacta con ellos (reuniones, encuestas).

c. DEFINICIÓN: Focalice sus esfuerzos Valor potencial a adquirir: Relacionar entre sí los departamentos y fomentar la innovación – Provocar la toma de conciencia del Consejo de Administración- Aportar ventaja competitiva y liderazgo Una vez concluida la reflexión interna y el diálogo externo, su organización puede empezar a definir el contenido de la memoria. Esta fase dilucida también qué modificaciones serán necesarias para facilitar la información y qué indicadores deberán añadirse a las futuras memorias. La definición de los objetivos también forma parte de esta fase.

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• Seleccione los temas sobre los que desee actuar e informar – El coordinador deberá preparar un resumen de la discusión y proponer una lista de “indicadores materiales” en los que se centrará la memoria. La lista inicial de temas deberían ser fruto de la reunión inicial y de la participación de los grupos de interés. Para determinar la lista definitiva de temas sobre los que informar, deberá verificar que los indicadores cumplen los Principios de Materialidad, Contexto de Sostenibilidad y Exhaustividad, que figuran en la Guía G3.2 • Formule una recomendación – Esta recomendación a los responsables de la toma de decisiones debe enumerar los indicadores materiales e indicar sobre cuáles de ellos es viable informar en el periodo de la memoria actual y cuáles deberán incluirse en futuras memorias.

• Decida el contenido de la memoria – Para decidir finalmente sobre el contenido de la memoria, tendrá que implicar a los responsables últimos de la toma de decisiones, lo que incluye normalmente, el líder/propietario de la organización y los altos cargos directivos. La lista definitiva de indicadores sobre los que deberá realizarse el seguimiento surgirá de esta reunión.

• Debata y fije los objetivos – Los objetivos pueden ser cantidades exactas o procesos de cambio. Los objetivos pueden ser la aplicación de nuevos sistemas de medición o la mejora de procedimientos y políticas, entre otras posibilidades.

• Compruebe los procedimientos internos e introduzca cambios – Lo más probable es que se precisen cambios para alcanzar los objetivos de sostenibilidad de su organización, ya sea con el fin de mejorar la medición y la supervisión o bien el desempeño.

d. SUPERVISIÓN: Construya la memoria Valor potencial a adquirir: Mejorar los sistemas de gestión, los procesos internos y fijar objetivos – Relacionar entre sí los departamentos y fomentar la innovación – Demostrar un compromiso de sostenibilidad – Atraer al personal y mantener su motivación.

Es el momento de recopilar la información necesaria para ofrecer datos relativos a los indicadores y garantizar la calidad de esos datos. En esta fase también surgen ideas para realizar la recopilación de datos y su análisis de manera más eficiente. Por lo general, es la fase más larga…y no acaba nunca.

• Compruebe los procesos y supervise las actividades – Para abordar todos los indicadores previamente identificados, puede que su organización tenga que modificar la forma en que recoge y registra la información. Establezca procesos para garantizar que se recogen datos de calidad a lo largo de todo el año.

• Asegúrese de la calidad de la información – Una manera fácil de verificar la calidad del contenido de la memoria es cotejarla con los Principios para la Elaboración de Memorias de GRI, a saber, equilibrio, comparabilidad, fiabilidad, precisión, periodicidad y claridad.

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• Seguimiento – Todo cambio conlleva un proceso de transición: nada sucede de forma inmediata. La supervisión permanente del desempeño general de su organización es fundamental para alcanzar sus objetivos. No espere a que sea demasiado tarde para supervisar: Lleve a cabo las comprobaciones con suficiente antelación y con frecuencia y mantenga las líneas de comunicación abiertas.

e. MEMORIA: Verifique y comunique Valor potencial a adquirir: Atraer inversores – Mejorar la reputación, ganarse la confianza y el respeto – Demostrar su compromiso de sostenibilidad – Permitir la comparación de unas organizaciones con otras y de cada una con respecto a unos parámetros de referencia Todas las piezas necesarias para construir una memoria GRI están casi listas. Durante esta fase, experimentará la dinámica real de elegir un formato para la memoria, redactarla y concluirla.

• Elija la mejor manera de comunicarse – Para asegurarse de que los diversos grupos de interés leen la memoria, será necesario utilizar más de un medio de comunicación.

• Redacte la memoria – Como cada organización tiene su propia cultura, no existe una única estructura correcta. Para empezar de algún modo, la Guía de GRI hace una propuesta.

• Finalice la memoria – Antes de presentar la memoria final, deberá ser revisada a nivel interno desde el punto de vista de la precisión, el enfoque, el equilibrio, el tono y otras características.

Los máximos directivos deberán dar el visto bueno definitivo. Una verificación externa de su memoria podría darle mayor credibilidad. El proceso de verificación acabará aquí, pero ha empezado mucho antes.

• Presente la memoria – El acto de presentación es la oportunidad perfecta para reconocer las aportaciones de todos los que han participado en el proceso de elaboración de la memoria y felicitarlos. Comparta activamente su memoria: celebre reuniones, organice presentaciones, envíe paquetes, e interactúe con los grupos de interés acerca de la memoria y del desempeño de sostenibilidad de su organización.

• Prepárese para el próximo ciclo – Recopilar los comentarios y opiniones acerca de la memoria constituye el primer paso para prepararse de cara al siguiente periodo de información.

Puede ser algo tan sencillo como hacer un par de preguntas a los compañeros de trabajo o enviar una encuesta o realizar breves entrevistas personales. Haga preguntas directas al equipo responsable de la memoria sobre el proceso de elaboración de la misma para poder racionalizarlo y mejorarlo la próxima vez.

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Principios que multiplican el valor de su memoria Sólo cuando Usted vea en qué medida una memoria se ajusta a los Principios fundamentales de GRI podrá realmente valorar su calidad. El verdadero valor de una memoria de sostenibilidad radica en que permite al que la lee tomar mejores decisiones en lo que concierne a la gestión, las compras, el empleo, las inversiones, las campañas y otras cuestiones en base a una mejor información.

Realice memorias que materialicen estos principios que exponemos a continuación y podrá facilitar información fiable en la que los lectores puedan confiar. a. Materialidad La brevedad puede ser beneficiosa. Una memoria no debe abrumar por exceso de información.

Tiene que incluir información relevante que pueda afectar a las decisiones y comportamientos de los grupos de interés. Debería ser capaz de valorar el desempeño de su organización de conformidad con la normativa y las políticas definidas. Sea capaz de explicar cómo se decidió el contenido de la memoria. ¿Se basó en unas directrices voluntarias, gubernamentales o propias de su sector? Las organizaciones deberán compartir con los lectores lo que consideran sus indicadores de desempeño fundamentales. b. Participación de los grupos de interés La organización deberá propiciar la participación de sus grupos de interés en la preparación y en la mejora de su memoria de sostenibilidad. La memoria deberá describir cómo se valoraron y abordaron las expectativas, los intereses y las necesidades de información de los grupos de interés, dentro de lo razonable. ¿Participaron en la selección de indicadores o en la revisión de la memoria?

Las inquietudes que expresaron ¿han incidido en la memoria? ¿Ha respondido la empresa a las inquietudes expresadas en los comentarios referidos a las memorias de los años anteriores? c. Contexto de sosteniblidad La memoria deberá situar las políticas y el desempeño en el contexto más amplio de la sostenibilidad o del bienestar social, y no limitarse a ofrecer una visión introspectiva. La cuestión que subyace a la elaboración de toda memoria de sostenibilidad es cómo la organización contribuye o aspira a contribuir a la mejora o al deterioro de las condiciones económicas, medioambientales y sociales, a las novedades y tendencias a escala local, regional o mundial.

Por ejemplo, esto podría significar que además de informar sobre su eficiencia ecológica, la organización podría dar a conocer su carga de contaminación absoluta en relación con la capacidad de su ecosistema regional de absorber los elementos contaminantes. ¿Demuestra la memoria un esfuerzo sincero por relacionar las actividades con los impactos que producen? d. Exhaustividad Aunque existen diversas listas de verificación para ayudar a evaluar la exhaustividad de una memoria, el factor determinante es si contiene suficiente información como para comprender si la empresa está a la altura de sus compromisos. Las memorias deberán incluir información cuantitativa y cualitativa. Deberán esbozar las tendencias del desempeño de la organización, puesto que una fotografía estática dice poco acerca del rumbo que lleva. Busque pruebas de que se ha realizado un enfoque sistemático, de que existe el compromiso de mejorar de forma permanente y de que los hechos avalan las políticas. En caso contrario, las actividades son oportunistas y el desempeño se convierte en una lotería. e. Equilibrio Sin él, la memoria de sostenibilidad es mero “greenwash”, es decir, un simple lavado de imagen.

La memoria no puede ser sesgada. Se supone que ya ha pasado la época de los informes

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promocionales llenos de buenas noticias. La exageraciones se detectan rápidamente, las omisiones no. Una empresa tiene que explicar toda la historia. Si incluye en la memoria los impuestos que ha pagado, también deberían figurar las subvenciones recibidas. Los gráficos no tienen que ser equívocos, lo que ocurre cuando las coordenadas no empiezan en cero o se omiten algunos años.

Intente utilizar un lenguaje neutro e inteligible. No deberían aparecer términos como “crecimiento sostenible” (un oximorón) o “gestión de los grupos de interés” (a los grupos de interés no se los gestiona, sino que se les invita a participar). f. Comparabilidad El mensaje y los datos de la empresa deben ser coherentes. No es de recibo que una empresa diga una cosa en su memoria y algo distinto en otro contexto (por ej.: una industria automovilística que se atribuye responsabilidad medioambiental, pero presiona en contra de unas normas para aumentar la eficiencia de los carburantes). La coherencia facilita la comparabilidad. Si los sistemas de medición internos son uniformes, los datos son comparables año tras año El empleo de parámetros e indicadores sectoriales uniformes permite las comparaciones con la competencia. g. Precisión La información que figura en la memoria debe ser lo suficientemente detallada como para que los grupos de interés puedan evaluar el desempeño de la organización. La precisión de la información cuantitativa puede depender de los métodos concretos empleados para recoger, recopilar y analizar los datos. Dichos métodos deberán constar en la memoria. h. Periodicidad La utilidad de la información está íntimamente relacionada con el hecho de que los grupos de interés la conozcan a tiempo para poder integrarla efectivamente en su toma de decisiones. El momento adecuado de su publicación se refiere tanto a la regularidad de las memorias como a su proximidad con los hechos que describen. Si una memoria se publica mucho después de que se hayan producido los hechos que describe, es posible que los lectores de la misma no puedan tomar decisiones con pleno conocimiento de causa. i. Claridad Dado que los lectores de una memoria de sostenibilidad son tan diversos, tiene que ser comprendida por el máximo número de ellos, sin dejar de prestar atención al detalle. Deberá evitar la jerga propia de un sector. Si aparecen términos técnicos o científicos deberán ir acompañados de la correspondiente explicación. Deberá ser asequible al usuario de la memoria. En ocasiones, es de utilidad añadir un glosario. La memoria no debe entorpecer la comprensión sino facilitarla. j. Fiabilidad La verificación externa de los datos y afirmaciones de la memoria ofrece cierto grado de tranquilidad de que la memoria es exacta y equilibrada. Intente conseguir la certificación de un auditor y/o de un grupo integrado por diversos grupos de interés (p.ej.: el grupo representante de la comunidad, los defensores de alguna causa, expertos en algún tema, un auditor) que ratifique la fiabilidad de la memoria.

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Esta última versión de la Guía GRI contiene algunas diferencias respecto de la versión anterior. Por un lado, se han creado los “niveles de aplicación”, como se ha dicho en el capítulo interior. Para los principiantes, lo más adecuado es el Nivel C. Por otro lado, la Guía G3 de GRI pidió a las organizaciones que se esfuercen por mejorar el diálogo con los grupos de interés para definir lo más importante del desempeño no financiero. Este concepto queda resumido en el “Principio de Materialidad”. Esta petición genera una estrecha vinculación entre el proceso de elaboración de la memoria GRI y la capacidad de la organización de escuchar o de hablar con diferentes grupos.

En las pp.48-49, hallará más información sobre los Principios para la Elaboración de memorias de GRI.

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Anexos

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Anexo 1 GRI solicitó por correo electrónico a todos sus Grupos de Interés que enviasen los comentarios de sus altos cargos y de las personas responsables de la memoria, explicando el valor del proceso de elaboración de la misma y sus principales desafíos. Respondieron 67 empresas. De todos los comentarios recibidos, 76 se han incorporado al presente texto y pertenecen a 39 empresas.

Lista de empresas que han colaborado en esta obra: África Trialogue, Sudáfrica

EcoSTEPS, Australia Energetics Pty, Ltd., Australia

Asia: Aramex, Jordania Paharpur Business Centre & Software Technology Incubator Park, India Veda International corp., Taiwan

América Latina: Abufrut, Chile Agrícola Santa Laura del Alto S.A., Chile Allianza con la Biosfera, S.A. de C.V. (AliBio), México Alltournative SA de CV, México Envases Orlandini S.A., Chile Natura Cosmetics, Brasil Petrobras, Brasil Serasa, Brasil Soc. Inmobiliaria Campos del Carmen Bajo Ltda., Chile Valle del Maipo Chilean Fruit S.A., Chile Viña Huelquén Ltda., Chile

Europa: ASN Bank, Países Bajos CECA, España Coca-Cola Hellenic, Grecia Corporate Express, Países Bajos Daimler AG, Alemania Deutsche Bank, Alemania DHV, Países Bajos Holcim, Suiza Javierre, S.L., España KLM, Países Bajos Rabobank, Países Bajos Royal Dutch Shell, Países Bajos StatoilHydro, Noruega Telefónica, España Topkapi Iplik San. Ve Tic. A.S., Turquía Vattenfall AB, Suecia América del Norte: Formation Capital Corporation, Canadá Microsoft Corporation, EE.UU. Suncor Energy Inc., Canadá Oceanía: Australian Ethical Investment Ltd., Australia Banarra Sustainability Assurance and Advice, Australia Centre for Australian Ethical Research (CAER), Australia

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Anexo 2 Grupos de interés que participaron en el proceso de elaboración de la Guía G3 de GRI Desarrollo del contenido de la Guía G3 y de los Protocolos Todos los aspectos de la Guía G3 y de los Protocolos fueron elaborados conjuntamente por voluntarios de organizaciones no gubernamentales, de la comunidad empresarial, laboral, contable, inversora y académica, entre otros. Los grupos de trabajo técnicos que figuran a continuación, en los que participaron una pluralidad de grupos de interés, se reunieron entre enero y noviembre de 2005 y cada uno de ellos elaboró una parte del contenido de la Guía G3.

Miembros del Grupo de Trabajo de Indicadores (GTI) El Grupo de Trabajo de Indicadores se encargó de la revisión de todos los indicadores, para garantizar la calidad y la coherencia del diseño de los mismos, de forma que se ajustasen a las directrices del Comité Técnico Asesor (CTA) • Sr. Neil Anderson, Union Network International, UNI • Sr. David Bent, Forum for the Future • Sr. William R. Blackburn, William Blackburn Consulting • Sra. Julie-Anne Braithwaite, Rio Tinto/ICMM • Sra. Sarah Forrest, Goldman Sachs International • Sra. Somporn Kamolsiripichaiporn, Chulalongkorn University • Sr. Robert Langford, The Fédération des Experts Comptables Européens (FEE) • Sra. Stephanie Maier, Ethical Investment Research Service (EIRIS) • Sra. Asako Nagai, Sony Corporation • Sr. Ron Nielsen, Alcan Inc. • Sr. Michael Rae, World Wide Fund Australia • Sra. Ulla Rehell, Kesko Corporation • Sr. George Nagle, Bristol-Myers Squibb • Sra. Filippa Bergin, Amnesty International • Sra. Giuliana Ortega Bruno, Ethos Institute El GTI trabajó con seis Grupos Asesores especializados en distintas materias, que se encargaron de revisar los indicadores y de elaborar sus correspondientes protocolos técnicos en cada campo de especialidad.

Miembros del Grupo Asesor de Sociedad • Sra. Anne Gambling, Holcim • Sr. Sachin Joshi, Center For Social Markets (CSM) • Sr. Craig Metrick, Investor Responsibility Research Center (IRRC) • Sr. Keith Miller, 3M • Sra. Ruth Rosenbaum, Center for Refl ection, Education and Action (CREA) • Sra. Glaucia Terreo, Instituto Ethos • Sr. Peter Wilkinson, Transparency International

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Miembros del Grupo Asesor de Derechos Humanos • Sra. Marina d’Engelbronner, Humanist Committee on Human Rights (HOM) • Sra. Bethany Heath, Chiquita Brands • Sr. Jorge Daniel Taillant, The Center for Human Rights and Environment (CEDHA) • Rev. Sr. David M. Schilling, Interfaith Center on Corporate Responsibility • Sra. Susan Todd, Solstice Sustainability Works Inc. • Sr. Hirose Chuichiro, Canon • Sr. Steve Ouma, Kenyan Human Rights Commission • Sr. Björn Edlund, ABB Ltd. • Sra. Marleen van Ruijven, Amnesty International Grupo Asesor de Medio Ambiente (Biodiversidad y Agua) • Sr. Ian Blythe, Boots Group PLC • Sr. Ian Dutton, The Nature Conservancy Council • Sra. Annelisa Grigg, Fauna & Flora International • Sra. Nancy Kamp-Roelands, Ernst & Young Netherlands/ Royal NIVRA • Sra. Erin Musk, City West Water • Sr. Mike Rose, SASOL • Sr. Fernando Toledo, Codelco Grupo Asesor de Aspectos Medioambientales (Contaminación) • Sra. Tanja D. Carroll, Coalition for Environmentally Responsible Economies (CERES) • Sr. Yutaka Okayama, Toyota Motor Corporation • Sra. Maria Fatima Reyes, Philippine Institute of Certified Public Accountants (PICPA) • Sr. Yogendra Kumar Saxena, Gujarat Ambuja Cements • Sr. David Stangis, Intel Corporation • Sra. Sonia Valdivia, Universidad Católica de Perú • Sr. Eric Shostal, Institutional Shareholder Services • Sra. Lucian Turk, Dell, Inc. Miembros del Grupo Asesor de Aspectos Laborales • Sra. Michiko Arikawa, Matsushita Electric Industrial (Panasonic) • Sr. Stephen Frost, Southeast Asia Research Centre • Sra. Kyoko Sakuma, Sustainability Analysis & Consulting • Sr. Sean Ansett, Gap Inc. • Sra. Deborah Evans, Lloyd’s Register of Quality Assurance (LRQA) • Sr. Pierre Mazeau, Electricité de France (EDF) • Sr. Dan Viederman, Verité Miembros del Grupo Asesor de Aspectos Económicos • Sra. Christine Jasch, Institute for Environmental Management and Economics (IOEW) • Sr. Martin Tanner, Novartis International AG • Sra. Helen Campbell, antiguamente AccountAbility • Sr. Eric Israel, KPMG LLP

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• Sra. Martina Japy, BMJ CoreRatings • Sra. Michelle Smith, Rohm and Haas • Sra. Lisa Acree, Business for Social Responsibility • Sr. Johan Verburg, NOVIB/Oxfam Netherlands Miembros del Grupo de Trabajo “Información en proceso” (GTIP) Este grupo de trabajo se encargó de la actualización y elaboración más detallada de los principios de elaboración de memorias y de otras pautas sobre el proceso de aplicación de la Guía G3.

• Sra. Amy Anderson, Starbucks Coffee • Sr. Pankaj Bhatia, World Resources Institute (WRI) • Sr. Bill Boyle, BP • Dr. Uwe Brekau, Bayer AG • Sra. Debra Hall, Coalition for Environmentally Responsible Economies (CERES) • Sr. Dunstan Hope, Business for Social Responsibility • Dr. Aqueel Khan, Association for Stimulating Know How (ASK) • Sra. Judy Kuszewski, SustainAbility Ltd. • Sr. Brian Kohler, Communications, Energy & Paperworkers Union of Canada • Sr. Ken Larson, Hewlett Packard • Sr. Steve Lippman, Trillium Invest • Sr. Luis Perera, PriceWaterHouseCoopers • Sr. Dante Pesce, Vincular, Pontificia Universidad Católica de Valparaíso • Ms Mizue Unno, So-Tech Consulting, Inc. • Sr. Cornis van der Lugt, UNEP Division of Technology, Industry, and Economics (DTIE) • Sr. Robert Walker, The Ethical Funds Company • Sr. Ian Whitehouse, Manaaki Whenua Landcare Research • Sr. Alan Willis, Alan Willis & Associates • A pesar de no formar parte del grupo, Jennifer Iansen-Rogers, KPMG (Países Bajos) ofreció un asesoramiento continuo en materia de procesos.

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Anexo 3 Resumen de los principales proyectos de GRI sobre elaboración de memorias de sostenibilidad para pequeñas y medianas empresas en 2007 Las Naciones Unidas calculan que las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) representan más del 90% de la actividad empresarial del mundo, el 50% del PIB y el 60% del empleo. En conjunto, su actividad genera enormes impactos en materia de sostenibilidad, pero al mismo tiempo cuentan con menos recursos humanos, técnicos y económicos para cuantificarlos y gestionarlos individualmente si las comparamos con las grandes empresas multinacionales (EMNs) En los últimos tres años, GRI ha estudiado detenidamente los diferentes incentivos para que las PYMEs se decidan a elaborar memorias de sostenibilidad y ha intentado hacerse una idea más aproximada de los recursos que necesitan. Actualmente, la cuestión de la elaboración de memorias por parte de las PYMEs se halla en su etapa inicial, pero va en aumento el interés que demuestran por esta cuestión en todo el mundo. Se prevé que el sector de las PYMEs es que el que experimentará mayor crecimiento en relación con la elaboración de memorias en los próximos años. Durante 2007, recibimos más de 80 memorias de PYMEs, relacionadas con proyectos de GRI.1 Estamos convencidos de que esta cifra sería muy superior si pudiésemos contar todas las memorias GRI elaboradas por las PYMEs de todo el mundo.

En base a los proyectos en los que hemos participado, los tres principales incentivos para que las PYMEs inicien un proceso de elaboración de memorias son: •

Acceso a capitales y mercados: Ventaja competitiva La memoria puede aportar a las PYMEs una ventaja competitiva y una plataforma para presentar mejor su empresa en el mercado mundial. Uno de los resultados de la elaboración de la memoria es que el hecho de comunicar sus resultados de desempeño en materia de sostenibilidad se traduce en unas relaciones transparentes y sólidas con los bancos y otras entidades de crédito. La elaboración de la memoria ayuda a mejorar el acceso a los mercados de capital.

GRI colabora con el proyecto de World Resource Institute (WRI)2 “New Ventures”3 (Nuevas oportunidades) que fomenta la sostenibilidad de las PYMEs acelerando la transferencia de capital a compañías destacadas que tienen ventajas sociales y medioambientales. GRI ha asesorado a WRI en la ejecución de un proyecto de elaboración de memorias de sostenibilidad para comprender mejor los impactos sociales y medioambientales de 11 compañías elegidas de su cartera mundial. El proyecto desembocó en 11 memorias de sostenibilidad en Brasil, Indonesia, China y México que permitió que dichas PYMEs mejoraran su funcionamiento y utilizaran los recursos de manera más eficiente. Asimismo, utilizaron las memorias como herramienta de comunicación para atraer a inversores y clientes nuevos. Existe también un interés creciente entre los inversores institucionales por comprender mejor los impactos económicos, sociales y medioambientales de las PYMEs en las economías emergentes.

•

Formar parte de la cadena de suministro mundial El segundo aliciente, y el más importante, para que las PYMEs entren en la dinámica de las memorias de sostenibilidad está en los requisitos que exigen las multinacionales a su cadena de suministro, en particular, en los sectores de exportación, donde han nacido las iniciativas de comercio ético. Un número cada vez mayor de personas del sector reconoce que la gestión sostenible de la cadena de suministro es una responsabilidad compartida por todas las entidades que forman parte de ella, y, en consecuencia, los proveedores de las PYMEs participan cada vez más en iniciativas de contratación responsable.

Actualmente, GRI participa en el proyecto “Transparency in the Supply Chain Project”4 (Transparencia en la cadena de suministro) junto con la organización alemana GTZ.5 GRI colabora con cuatro multinacionales europeas con experiencia en la elaboración de memorias y con tres proveedores de cada una en China, Turquía, Tailandia, Chile, Sudáfrica e India. Once proveedores

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han seguido un proceso de formación impartido por consultores regionales y todos ellos elaboraron su primera memoria en 2007. GRI ha aprendido que el primer aliciente para empezar a elaborar memorias puede ser la petición en este sentido por parte de una multinacional extranjera, pero que una vez las PYMEs empiezan a cuantificar su sostenibilidad, la utilizan como catalizador para el cambio en el seno de sus organizaciones. Algunos proveedores ven también la práctica de la elaboración de memorias como una forma de mejorar la imagen y la reputación de un sector en una región determinada, y por ello se unen a otras empresas de su sector para empezar a hacerlo. GRI está estudiando la posibilidad de multiplicar esta iniciativa de elaboración de memorias por parte de la cadena de suministro para abarcar a más proveedores de las PYMEs y a más compradores de las multinacionales en los próximos años.

•

Actuar como agrupación (grupo de PYMEs) Las PYMEs también empiezan a elaborar memorias de manera conjunta ya sea para hacerlo en grupo o bien para recibir formación en tanto que conjunto de PYMEs de un mismo sector o ubicación. Con frecuencia, las PYMEs tienen muchas dificultades para captar las oportunidades de mercado que exigen grandes cantidades de producción, normativa homogénea y suministro regular. Y resulta aun más difícil en las economías emergentes acceder a los recursos económicos, técnicos y humanos necesarios para mejorar sus prácticas de responsabilidad social y medioambiental. Una de las políticas más eficaces para el desarrollo de las PYMEs se basa en las ventajas de agruparse, puesto que ello suma el potencial de las pequeñas empresas de lograr economías de escala y alcance a través de la cooperación a nivel local.

GRI ha colaborado con Vincular6 de la Universidad Católica de Valparaíso (Chile) para facilitar a un grupo de PYMEs el acceso a los recursos técnicos, humanos y económicos necesarios para empezar a elaborar memorias de sostenibilidad en tanto que red. La “memoria conjunta” total generó transparencia respecto del desempeño medioambiental, social y económico de las PYMEs como grupo, sin cargar excesivamente a cada organización por separado. Esta comunicación de RSE ha sido de utilidad de cara a los clientes extranjeros y a los socios en el negocio que deseaban valorar si sus proveedores eran sostenibles o no. En consecuencia, mejoró la competitividad de las empresas que integraban el grupo de PYMES sostenibles a la hora de entrar en el mercado mundial.

Otra forma de promover la elaboración de memorias de sostenibilidad en el ámbito de las PYMEs es mediante enfoques colectivos de asociaciones empresariales. Cuarenta empresas Cooperativas Catalanas (Co-ops) se asociaron a GRI y a la Confederació de Cooperatives de Catalunya (CCC)7 para consolidar sus memorias y mejorar la sostenibilidad de sus empresas. Uno de los frutos del proyecto ha sido la publicación de una edición especial del Manual de PYMEs para cooperativas y entidades de la economía social en colaboración con la Confederación Empresarial Española de la Economía Social (CEPES)8 y la Confederación de Cooperativas de Euskadi (CCE)9. En 2007 se han distribuido 10.000 ejemplares de este manual entre cooperativas españolas y entidades de la economía social.

En la p. 58 figura la lista de PYMEs de las que actualmente tenemos constancia de que elaboran sus memorias de conformidad con la Guía G3 de GRI. http://www.globalreporting.org/CurrentPriorities/SmallerEnterprises/SmeReports.htm. http://www.wri.org/.

3 http://www.new-ventures.org/.

4 http://www.globalreporting.org/CurrentPriorities/SupplyChain/About+GRIGTZ+project/.

5 http://www.gtz.de/en/.

6 http://www.vincular.org/index/index.php.

7 http://www.cooperativescatalunya.coop/.

8 http://www.cepes.es/.

9 http://www.konfekoop.coop/.

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Anexo 4 Lista de PYMES que elaboran sus memorias de conformidad con la Guía de GRI, de las que tiene constancia el Secretariado de GRI País

Nombre de la Empresa

Brasil

CBPAK Tecnologia Florestas Hering Madeiras e Instrumentos Musicais da Amazônia

Chile

Abufrut Agrícola Maitahue Agrícola Santa Laura del Alto/Olmedo Corporación Chilena del Vino Envases Orlandini Hacienda Chada Grupo Agrícola El Parrón Ilam Interplus La Masía NewPost Sinstel Valle del Maipo Chilean Fruit, Aggregated Report Viña Huelquen Viña Pérez Cruz

China

Landwasher Minyiyuan Shunde Hengfa Knitting Garment Company

India

Varroc Engineering – Plant VII Victor Gaskets

Indonesia

Beneng Big Tree Farm Intaran Indonesia Manungal Aswinabawa Sejahtera

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México

Alibio Alltournative

Perú

Alianza Metalurgica Empresa Petrolera Unipetro Abc Fabrica Nacional de Acumuladores Etna Farmex Manufacturera de Papeles y Cartones del Perú Mirni Sacos del Sur Ticay TSnet Vitrios

Sudáfrica

Impahla Vimal Clothing

España

Aprop: Serveis Comunitaris, Sccl Abacus, Sccl Arç, Sccl Bassegoda, Sccl Cel Obert Celler De Capçanes I Sc, Sccrl Clade-Grup Empresarial Cooperatiu Col·Lectiu Ronda, Sccl Consop, Sccl Consum, Scv Coop. Del Camp D’ivars D’urgell I Secció De Crèdit Cooperativa 70, Sccl Cooperativa D’arquitectes Jordi Capell Coselva, Sccl Cristalerias De Mataró, Sccl Ctf Serveis Sociosanitaris, Sccl Cultura O3, Sccl Educadors D’acolliment Social, Sccl

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Eduvic, Sccl Entorn, Sccl Escaler, Sccl Escola Ginebró, Sccl Farmacia Chamorro-Galisteo CB Farmacia de la Licenciada Blanca Reina Chacón Farmacia de la Licenciada Isabel Vallejo Díaz Farmacia de la Licenciada Mª Angeles Seminario Echeverría Farmacia de la Licenciada Mª Dolores Espinosa Silva Farmacia del Licenciado Angel Perez Pérez Farmacia del Licenciado Fernando Redondo Montoro Farmacia del Licenciado José Luis Marquez Arroyo Farmacia del Licenciado José María del Campo Díaz Farmacia del Licenciado Leopoldo Luis Romero Muñoz Gran Farmacia Vives-Climent CB Farmacia Zarzuelo Gabinets D’estudis Socials, Sccl Gedi Gestió I Disseny, Sccl Grup Qualitat, Sccl Habitatge Social De L’usoc, Sccl La Vola Companyia De Serveis Ambientals, Sal L’Apòstrof, Sccl Lloc Nou, Sccl L’Olivera, Sccl Musicom, Sccl Mútua De Pa I Queviures, Sccl Sepra, Servei Prevenció Integral, Sccl Sersa, Sccl Sistemes Avançats D’energia Solar Tèrmica, Sccl Taller Escola De Barcelona, Sccl Teknokroma, Sccl Unió Agrària Cooperativa, Sccl

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Tailandia

Art on Stitch Co.

Turquía

Topkapi Iplik

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Producción Impresión:

Impreso mediante imprenta Ecocolor© (100% libre de alcohol isopropílico) y tintas basadas en aceites vegetales. Pre-impresión basada en tecnología “directo a la placa”. El proceso completo de producción ha sido certificado por Grafimedia Milieuzorg y alimentado por energía renovable.

Papel de las cubiertas: Freelife Merida (40% fibra FSC post consumo; 55% pulpa FSC y 5% fibra de algodón, certificado con la etiqueta ecológica de la UE, ISO 9001).

Papel de las páginas:

Dalum Cyclus Print (100% fibra reciclada de conformidad con el RAL UZ-14, certificado con las etiquetas Blue Angel, Nordic Swan, aprobado por NAPM, certificado con la etiqueta ecológica de la UE, EMAS, ISO 9001 e ISO 14001.

Responsabilidad legal Aunque la Junta Directiva de GRI promueve el uso de las Colecciones de Aprendizaje, la preparación y publicación de las memorias de sostenibilidad es únicamente responsabilidad de aquellos que las hayan elaborado. Ni la Junta Directiva de GRI, ni la Fundación Global Reporting Initiative, ni las entidades que han financiado el proyecto, asumen responsabilidad alguna por las consecuencias o daños ocasionados, de forma directa o indirecta, por el uso de las publicaciones de los Servicios de Aprendizaje de GRI para la elaboración de memorias o por el uso de las memorias realizadas en base a dichas publicaciones.

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