Plan institucional de archivos pinar pdf

mayo 11

PINAR

2015

Instrumento para la planeación archivística de IMSALUD. Elaborado por OPE Colombia – Contrato de Prestación de Servicios No. 58 del 27 de Marzo de 2015.

Plan Institucional de Archivo

Elaboró OPE Colombia

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 1 de 47

CONTENIDO INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................2 1.

2.

CONTEXTO ESTRATÉGICO ................................................................................................................3 1.1.

MISIÓN: ...................................................................................................................................3

1.2.

VISIÓN: ....................................................................................................................................3

1.3.

OBJETIVOS CORPORATIVOS: ....................................................................................................3

METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR .........4 2.1.

IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL .................................................................................4

2.2.

EJES ARTICULADORES ..............................................................................................................5

2.3.

ASPECTOS CRÍTICOS.................................................................................................................7

2.4.

PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES .............................................9

2.5.

ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ........................13

3.

VISIÓN ESTRATÉGICA.....................................................................................................................14

4.

OBJETIVOS .....................................................................................................................................15

5.

REFERENTE ESTRATÉGICO .............................................................................................................17

6.

FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS .....................................................................................20

7.

CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA ............................................................................................44

8.

SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA .............................................................................................46

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 2 de 47

INTRODUCCIÓN La Empresa Social del Estado – IMSALUD es una Entidad que presta servicios del primer nivel de atención en salud del municipio de San José de Cúcuta, creada el 29 de Enero de 1999 mediante acuerdo 0087. Cuenta con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Dirección Local de Salud, integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud sometida al Régimen Jurídico provisto en la ley 100 y sus Decretos Reglamentarios.

IMSALUD, Como Entidad pública, debe dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre el manejo de la Gestión Documental, en especial al Decreto 1080 de 2015 y la Ley 1712 de 2014.

En cumplimiento del citado decreto, ha previsto desarrollar, para el periodo 2015 - 2020, el Plan Institucional de Archivos –PINAR. La elaboración del PINAR parte de la realización del análisis de necesidades. Este estudio se realiza teniendo en cuenta la metodología utilizada en el manual para la formulación del Plan Institucional de Archivo PINAR, proporcionado por Archivo General de la Nación, y el Diagnóstico Integral de Archivos. También se tuvieron en cuenta los diferentes planes de mejoramiento generados para dar respuesta las observaciones sobre el tema, de entidades como: El Archivo General de la Nación.

A partir de éste análisis se identifican los aspectos críticos de la gestión documental de IMSALUD teniendo como referente cuatro ejes articuladores: Administración de archivos, Acceso a la información, Preservación de la información, Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información; y Fortalecimiento y seguridad.

Una vez identificados los aspectos críticos se priorizan las necesidades a satisfacer, se establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y proyectos que estarían involucrados en su solución.

Posteriormente se estructuran los planes, metas, fechas de realización e indicadores para cada uno de ellos. Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las herramientas de medición para el seguimiento y control de su ejecución.

De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo se logrará mejorar la gestión documental de la Entidad y responder a las exigencias que al respecto se generan día a día.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 3 de 47

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO El contexto estratégico que da soporte y en el que se basa el PINAR de la Empresa Social del Estado IMSALUD es:

1.1.

MISIÓN:

La Empresa Social del Estado IMSALUD del Municipio de Cúcuta, es una institución pública de orden municipal que brinda atención de baja complejidad, con talento humano idóneo y comprometido con el mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios; respetando el medio ambiente y promoviendo la docencia, la interacción social y la investigación.

1.2.

VISIÓN:

En el año 2017 la ESE IMSALUD será la red de prestadores de atención de baja complejidad preferida por los usuarios en el municipio de Cúcuta, siendo una empresa autosostenible, reconocida por su valor humano, atención de calidad con enfoque en seguridad, gestión del riesgo y humanización; consolidada como una ESE que apoya la docencia, la investigación y la interacción social encaminada al continuo mejoramiento de sus procesos y al bienestar de la población usuaria.

1.3. 





OBJETIVOS CORPORATIVOS: Contribuir al desarrollo social del municipio mejorando la calidad de vida y reduciendo la morbilidad, la mortalidad, la incapacidad, el dolor y la angustia evitables en la población usuaria, en la medida en que esté a su alcance.

Satisfacer los requerimientos del entorno adecuando continuamente sus servicios y funcionamiento.

Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la empresa mediante la aplicación de principios y técnicas gerenciales que aseguran su supervivencia, rentabilidad social y financiera.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 4 de 47

2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR 2.1.

IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL

A partir de: el diagnóstico del Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA formulado por el Archivo General de la Nación – AGN, el Diagnóstico de la Gestión Documental realizado por la EntidadInterno, y mapa de riesgos realizado por el Área de Archivo Central de la Entidad, se obtiene el siguiente análisis frente a la Gestión Documental: o El acto administrativo de creación del comité ya se encuentra actualizada a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, se encuentra en proceso de implementación. o La Entidad no tiene el Programa de Gestión Documental que responda a las necesidades de la Entidad, de conformidad con el decreto 1080 de 2015, que identifique acciones a corto y mediano plazo para cada uno de los allí planteados, igualmente la Gestión Documental debe integrarse con las demás sistemas de gestión de la Entidad como el de Gestión de la Calidad, el MECI, para articularse y unir esfuerzos que apoyen la gestión de la Entidad con el fin de establecer su plan Institucional de Archivos – PINAR.

o No se ha creado la Ventanilla Única de Correspondencia mediante acto administrativo según lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo General de la Nación, igualmente en el Manual de Correspondencia se debe establecer los cargos de las firmas autorizadas, los procesos y procedimientos, los formatos normalizados que toda la Entidad debe utilizar para el manejo de las comunicaciones, entre otros aspectos que permitan a la Entidad llevar un estricto control de sus comunicaciones. o Los archivos de Gestión no se encuentran organizados bajo criterios establecidos en el acuerdo 042 de 2002 "por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de Gestión en las Entidades Públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000" o La Organización de las Historias Laborales no cumple con la Circular 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación sobre "Organización de las Historias Laborales". o Los contratos además de encontrarse descentralizados, no se encuentran organizados

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 5 de 47

bajo criterios establecidos en el acuerdo 042 de 2002. o No se han elaborado las Tablas de Retención Documental, TRD, de acuerdo con la Metodología establecida por el AGN en su Acuerdo 04 de 2013, para la adecuada administración de los documentos y garantizar la preservación de éstos de acuerdo con sus valores primarios y/o secundarios. o El Archivo Central no cuenta con un inventario documental en el formato establecido por el Archivo General de la Nación en su acuerdo 038 de 2004, igualmente se deben aplicar las TRD. Se debe crear un formato de control y préstamo de documentos, entre otros procesos. o La ESE IMSALUD no cuenta con "Cronograma de Transferencias Documentales" con el fin de controlar la documentación que ha cumplido sus tiempos de retención tanto en los Archivos de Gestión como en el Archivo Central, igualmente ayuda a descongestionar los archivos de Gestión, según lo establecido en el Acuerdo 02 de 2014. o La Entidad no cuenta con un Programa de Capacitación en temas archivísticos que permitan a todos los funcionarios el correcto manejo de los documentos que producen, reciben, gestionan y conservan por los tiempos establecidos en la TRD tal como lo establece el artículo 18 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. o La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado al que se debe intervenir aplicando la Metodología establecida por el Archivo General de la Nación Acuerdo No. 02 de 2004. Artículo tercero, Decreto No. 1080 de 2015., Acuerdo No. 04 de 2013, Acuerdo No. 05 de 2013. o La Entidad debe elaborar un Programa de Conservación de Documentos que incluya adecuaciones a las instalaciones físicas del espacio, mobiliario y elementos acordes a los soportes documentales, cronograma de limpieza, condiciones medio ambientales de humedad, luz y temperatura, fumigación, desratización y desinfección bajo las normas establecidas por el Archivo General de la Nación en sus Acuerdos 049 de 2000 y Acuerdo 050 de 2000

2.2.

EJES ARTICULADORES

Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la Entidad, que sirven de base para el análisis y para la valoración del impacto de las necesidades.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

EJE

Página 6 de 47

TEMAS A INCLUIR

Administración de archivos

Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.

Acceso a la información

Transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso.

Preservación información

de

la

Conservación y almacenamiento.

Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información

Infraestructura tecnológica e seguridad informática.

Fortalecimiento y seguridad

Relación con otros modelos de gestión.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

2.3.

Página 7 de 47

ASPECTOS CRÍTICOS

A continuación se presenta los aspectos críticos identificados: ASPECTOS CRÍTICOS

RIESGO

No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –PGD.

 Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios de los funcionarios,  Incumplimiento de exigencias legales.

La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de Correspondencia mediante acto administrativo según lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, de igual forma la organización de la misma donde se incluya un software de gestión documental.

 Incumplimiento de exigencias legales,  Perdida de información,  Demora en el trámite de los documentos.

No se han elaborado las Tablas de Retención Documental.

 Incumplimiento de la Metodología establecida por el AGN en su acuerdo 04 de 2013, Decreto 1080 de 2015.  Desorganización del archivo,  Pérdida de información,  Dificultad para la recuperación de información,  Pérdida de la memoria institucional.

La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado de documentos de aproximadamente 25.000 metros lineales de volumen documental en lo referente a documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.

 Pérdida de documentos e información,  Dificultad para la búsqueda de información,  Duplicidad de la información,  Acumulación indiscriminada de documentos que posiblemente ya han perdido su valor contable, jurídico, legal, fiscal y administrativo.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ASPECTOS CRÍTICOS

Página 8 de 47

RIESGO

No se cuenta con tablas de valoración documental.

 Acumulación y duplicidad de información.

En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.

 Perdida de información  Dificultad para la recuperación de la Información.

Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en lo referente a manejo de archivos de Gestión bajos los criterios establecidos en el acuerdo 042 de 2002, formatos a utilizar de acuerdo al proceso de Gestión Documental y demás temas archivísticos que permitan el correcto manejo de los documentos que se producen, reciben, gestionan y conservan de acuerdo a los tiempos que se establecen en las TRD. No se cuenta con un archivo histórico de la Institución.

 Conocimiento deficiente por los funcionarios sobre las responsabilidades en gestión documental.  Incumplimiento de exigencias legales.  Aplicación de criterios personales en la organización de archivos.

 Pérdida del patrimonio documental

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

2.4.

Página 9 de 47

PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores, para ello se Aplicó la tabla de criterios de evaluación (tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR).

Los responsables confrontaron el aspecto crítico No. 1 con los criterios de evaluación del eje articulador de Administración de archivos con el siguiente resultado:

ASPECTO CRITICO

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

SOLUCIÓN DIRECTA

1. Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.

2. Se cuentan con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.

No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –PGD.

3. Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión documental.

*

4. Se tiene establecida la política de gestión documental.

5. Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.

*

6. Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.

*

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ASPECTO CRITICO

Página 10 de 47

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

SOLUCIÓN DIRECTA

7. Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.

*

8. Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.

No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –PGD.

9. El personal de la Entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.

10. Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

Total criterios Impactados

*

5

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 11 de 47

Los responsables evaluaron cada uno de los aspectos críticos con cada eje articulador, y el resultado fue el siguiente: EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO Administración de archivos

Preservación de la información

Acceso a la información

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL Ʃ

No se cuenta con el Programa de Gestión Documental – PGD.

5

4

1

5

4

19

La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de Correspondencia.

5

5

2

4

6

22

No se han elaborado las Tablas de Retención Documental.

4

4

2

3

4

17

La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado de documentos de aproximadamente 25.000 metros lineales de volumen documental en lo referente a documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.

4

4

1

3

4

16

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 12 de 47

EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO Administración de archivos

Preservación de la información

Acceso a la información

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL Ʃ

No se cuenta con tablas de valoración documental.

2

3

2

4

4

15

En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.

3

4

2

4

3

16

Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en Archivística.

5

5

1

2

3

16

No se cuenta con un archivo histórico de la Institución.

3

3

2

3

2

13

31

32

13

28

30

TOTAL * Calificación de 1 a 10

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

2.5.

Página 13 de 47

ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:

ASPECTOS CRÍTICOS

VALOR

EJES VALOR ARTICULADORES TOTAL

1. La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de Correspondencia.

22

Acceso a la información

32

2. No se cuenta con el Programa de Gestión Documental – PGD.

19

Administración de archivos

31

3. No se han elaborado las Tablas de Retención Documental.

17

Fortalecimiento y articulación

30

4. Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en Archivística.

Aspectos 16 tecnológicos y de seguridad

28

5. En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.

16

6. La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado de documentos de aproximadamente 25.000 metros lineales de volumen documental en lo referente a documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.

16

7. No se cuenta con tablas de valoración documental

15

8. No se cuenta con un archivo histórico de la Institución.

13

Preservación de la información

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

13

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 14 de 47

3. VISIÓN ESTRATÉGICA La Empresa Social del Estado – IMSALUD del primer nivel de atención en salud del municipio de San José de Cúcuta, garantizará la preservación de la información, la administración de los archivos y el acceso a la información, aplicando instrumentos archivísticos como El Programa de Gestión Documental – PGD, y las Tablas de Retención Documental – TRD, con miras a mejorar los archivos de Gestión, Central e Histórico, con el fin de proporcionar información íntegra, confiable y disponible para una adecuada y oportuna toma de decisiones.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 15 de 47

4. OBJETIVOS Para la formulación de objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado: ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES

1. La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de Correspondencia.

2. No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –PGD.

3. No se han elaborado las Tablas de Retención Documental.

4. Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en Archivística.

OBJETIVOS 1. Instalar, capacitar e implementar software de Gestión Documental.

2. Actualizar y aplicar del Manual de Archivo y correspondencia.

1. Elaborar, presentar, aprobar y publicar el Programa de Gestión Documental - PGD de acuerdo a las necesidades documentales de la E.S.E 2. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.

1. Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.

2. Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.

3. Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.

1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia archivística.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES

5. En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.

6. La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado de documentos de aproximadamente 25.000 metros lineales de volumen documental en lo referente a documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.

7. No se cuenta con tablas de valoración documental

Página 16 de 47

OBJETIVOS 1. Implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN 2. Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.

1. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS. 2. Recopilación y organización de la información institucional, que permita la reconstrucción de la Historia Institucional.

1. Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental.

1. Capacitar al personal sobre la conservación documental.

8. No se cuenta con un archivo histórico de 2. Realizar adecuación física, y dotación del la Institución. área de archivo central.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 17 de 47

5. REFERENTE ESTRATÉGICO Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación con los objetivos específicos y los planes proyectados:

ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS

1. Instalar, capacitar e implementar software de Gestión Documental.

1. La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de Correspondencia

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS Plan estratégico informático.

Plan de 2. Actualizar y aplicar del Manual administración de de Archivo y correspondencia. correspondencia.

1. Elaborar, presentar y aprobar el Programa de Gestión Documental - PGD de acuerdo a las necesidades documentales de la E.S.E

2. No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –PGD.

2. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.

Programa de Gestión Documental – PGD.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS

Página 18 de 47

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

1. Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.

3. No se han elaborado las Tablas de Retención Documental.

4. Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en Archivística.

5. En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el formato establecido por el Archivo General de la Nación.

2. Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.

3. Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.

1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia archivística.

Plan de capacitación.

1. Implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN 2. Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.

Plan administración archivo central

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES

2. La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado de documentos de aproximadamente 25.000 metros lineales de volumen documental en lo referente a documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.

3.

No se cuenta con tablas de valoración documental

2. No se cuenta con un archivo histórico de la Institución.

OBJETIVOS

Página 19 de 47

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

1. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo Plan de capacitación central en lo referente a documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS. 2. Recopilación y organización de la información institucional, Plan administración que permita la reconstrucción archivo central de la Historia Institucional.

1. Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental.

Plan administración archivo central

1. Capacitar al personal sobre la conservación documental.

Plan de capacitación

2. Realizar adecuación física, y dotación del área de archivo central.

Plan de mejoramiento e infraestructura.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 20 de 47

6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS Para la formulación de cada uno de los planes y proyectos la ESE IMSALUD, utilizó la siguiente metodología:        

Nombre del Plan y programa Objetivo Alcance del Plan o Programa Responsable del plan o programa Actividades y su tiempo de ejecución Responsable de la actividad Recursos asociados a cada actividad Indicadores del plan o programa

El resultado fue la construcción de todos los planes y programas, que a continuación se detallan cada uno en un cuadro.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 21 de 47

Nombre: PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO Objetivo: Instalar, capacitar e implementar software de Gestión Documental Alcance: Este plan involucra la adquisición, instalación y capacitación de un software de Gestión Documental para la puesta en marcha de la ventanilla de radicación para mejorar el trámite y gestión de los documentos de las E.S.E IMSALUD. Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera.

ACTIVIDAD

Responsable

Fecha de Inicio

Fecha Final

1. Adquisición del software de Gestión Documental

Oficina de Servicios Generales.

01-04-2015

30-04-2015

2. Instalación del software de Gestión Documental

Subgerencia Administrativa y Financiera.

01-04-2015

30-04-2015

Entregable

Observaciones

Contrato de suministro de software.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

Página 22 de 47

Fecha de Inicio

Fecha Final

Entregable

Manual de uso y videos de apoyo.

3. Capacitación al personal responsable en la Entidad de la ventanilla de radicación y el trámite de documentos.

Oficina de Informática con el Proveedor del Software.

01-05-2015

15-05-2015

4. Implementación del software de Gestión Documental para la puesta en servicio de la Ventanilla de radicación.

Subgerencia Administrativa y Financiera

16-05-2015

15-06-2015

Observaciones

INDICADORES INDICADOR Utilización del software adquirido

ÍNDICE

SENTIDO

META

Cantidad de funcionarios que utilizan el software / Total de personas capacitadas *100

Creciente

90%

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 23 de 47

RECURSOS TIPO

Humano

Físicos

CARACTERÍSTICAS

1 Profesional 2 técnicos

OBSERVACIONES Profesional: Ingeniero de Sistemas, que se capacite y conozca sobre el software para que apoye la implementación del mismo.

Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística para el proceso de radicación, y digitalización en el software.

Impresora, Escáner, y Equipo de cómputo para la ventanilla de radicación.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 24 de 47

Nombre: PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA Objetivo: Actualizar y aplicar del Manual de Archivo y correspondencia.

Alcance: Actualizar el Manual de Archivo y correspondencia para la puesta en marcha de la ventanilla de radicación con el software de Gestión Documental.

Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

Fecha de Inicio

Fecha Final

Página 25 de 47

Entregable

Observaciones

1. Actualizar el manual para que a

través del software de Gestión Documental se pueda recibir y registrar la correspondencia recibida Incluye: Recepción, clasificación, distribución, digitalización y registro.

Subgerencia Administrativa y Financiera

01-05-2015

30-05-2015

Manual de archivo y correspondencia actualizado

30-05-2015

Manual de archivo y correspondencia actualizado

2. Actualizar el manual para enviar

y registrar la correspondencia de Subgerencia salida, Incluye: Recepción para Administrativa y envío, registro, clasificación por Financiera medio de envío, elaboración de planillas, control, devoluciones.

01-05-2015

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 26 de 47

INDICADORES INDICADOR

ÍNDICE

Cantidad de documentación Cantidad de documentos registrados / Cantidad de recibida y despachada por documentos recibidos * 100 la ventanilla de radicación

SENTIDO

META

Creciente

100%

RECURSOS TIPO

Humano

CARACTERÍSTICAS

2 Técnicos

OBSERVACIONES Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística para la puesta en marcha de la ventanilla de radicación.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 27 de 47

Nombre: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD. Objetivo:

1.

2.

3.

4.

5.

Elaborar, presentar, aprobar y publicar el Programa de Gestión Documental PGD de acuerdo a las necesidades documentales de la E.S.E IMSALUD. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.

Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.

Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.

Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.

Alcance:

1. Elaborar, presentar y aprobar el Programa de Gestión Documental PGD de acuerdo a las necesidades documentales de la E.S.E 2. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite, 3.

4.

5.

6.

organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.

Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.

Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.

Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.

Implementar y capacitar mediante instructivo de las normas para la organización del archivo de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

Fecha de Inicio

Fecha Final

Página 28 de 47

Entregable

1. Levantamiento de la información, coordinando con las áreas de planeación, informática, Control Interno.

Profesional Gestión Documental

01-04-2015

30-05-2015

2. Elaboración del PGD

Profesional en Gestión Documental

01-04-2015

30-06-2015

3. Aprobar el PGD

Comité Interno de Archivo Institucional.

01-07-2015

31-07-2015 Acta de Comité

Observaciones

Documentos de apoyo para la realización del PGD.

Programa de Documental

Gestión

Depende de las reuniones del Comité.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

4. Implementación del PGD teniendo en cuenta: Producción, Recepción, Distribución, Profesional Gestión Trámite, Organización, Documental Consulta, Conservación y Disposición final de Documentos.

5. Encuetas de los Tipos documentales a todas las oficinas de la ESE.

Profesional Gestión Documental

6. Análisis e interpretación Equipo de la información Interdisciplinario recolectada.

(Acuerdo 004 /2013)

Fecha de Inicio

01-08-2015

Fecha Final

31-12-2020

11-05-2015

30-05-2015

11-05-2015

30-06-2015

Página 29 de 47

Entregable

Observaciones

Listado de asistencia a capacitaciones.

Cronograma de programación de visitas.

Encuestas de Tipos Documentales.

Información recolectada, analizada e interpretada.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

7. Elaboración de TRD

Responsable

Equipo Interdisciplinario (Acuerdo 004 /2013)

Fecha de Inicio

Fecha Final

Página 30 de 47

Entregable

Observaciones

11-05-2015 30-06-2015 TRD Elaboradas

8. Presentación de las TRD al Comité Interno de Comité Interno de Archivo para su Archivo aprobación.

01-07-2015 31-07-2015 Acta de aprobación

9. Envío de las TRD junto con los soportes legales al Comité Evaluador de Comité Interno de Documentos del Orden Archivo Departamental para su aprobación.

TRD aprobadas por el Comité Evaluador de 01-08-2015 31-08-2015 Documentos del Departamento.

10.

Convalidación con el Comité Interno de AGN Archivo

01-08-2015 31-08-2015

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

Fecha de Inicio

Fecha Final

Página 31 de 47

Entregable

Comité Interno de Archivo

01-09-2015

15-09-2015

Resolución de aprobación de las TRD.

12.

Implementación y capacitación de las TRD

Profesional Gestión Documental

01-10-2015

31-10-2015

Lista de asistencia a capacitación.

13.

Elaborar un cronograma de seguimiento de aplicación de las TRD.

Profesional Gestión Documental

01-11-2015

31-12-2015

Cronograma de seguimiento TRD.

11.

Adopción de las TRD

Observaciones

INDICADORES INDICADOR Procesos archivísticos especificados en el PGD

ÍNDICE Cantidad de procesos especificado/# procesos * 100

SENTIDO

META

Creciente

100%

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 32 de 47

RECURSOS TIPO

Humano

CARACTERÍSTICAS

Equipo Interdisciplinario Técnico

OBSERVACIONES Profesional: en Gestión Documental, Especialista en Calidad, Derecho, Ingeniero Industrial.

Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 33 de 47

Nombre: PLAN DE CAPACITACIÓN Objetivo: 1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia archivística.

2. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS. 3. Capacitar al personal sobre la conservación documental.

Alcance: 1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia archivística.

2. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS. 3. Capacitar al personal sobre la conservación documental.

Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Fecha de Inicio

ACTIVIDAD

Responsable

1. Capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y necesidades en materia archivística

Subgerencia Administrativa y Financiera

01-06-2015

Programa de Capacitaciones en 31-12-2015 Instrumentos Archivísticos y normatividad vigente.

Subgerencia Administrativa y Financiera

01-01-2016

31-12-2016

Programa de capacitaciones

Subgerencia Administrativa y Financiera

01-01-2016

31-12-2016

Programa de capacitaciones

2. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS.

3. Capacitar al personal sobre la conservación documental

Fecha Final

Página 34 de 47

Entregable

Observaciones

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 35 de 47

INDICADORES INDICADOR

Personal Capacitado

ÍNDICE Cantidad de funcionarios que asistieron a capacitación programadas/ Total funcionarios invitados * 100

SENTIDO

META

Creciente

90%

RECURSOS TIPO

Humanos Físico

CARACTERÍSTICAS Profesional Técnico Ayudas audiovisuales

OBSERVACIONES

Profesional en Gestión Documental Técnico de Archivo

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 36 de 47

Nombre: PLAN ADMINISTRACIÓN ARCHIVO CENTRAL Objetivo:

1.

2.

3.

4.

Implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.

Recopilación y organización de la información institucional, que permita la reconstrucción de la Historia Institucional Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental.

Alcance: 1.

2.

3.

4.

Recepción de transferencias primarias e implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.

Recopilación y organización de la información institucional, que permita la reconstrucción de la Historia Institucional Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental

Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

1. Programar las transferencias primarias Profesional de Archivo a recibir por el archivo central

Fecha de Inicio

Fecha Final

01-02-2016

31-12-2020

Página 37 de 47

Entregable

Cronograma de Transferencias

2. Realizar el inventario documental del archivo central en el formato establecido por el AGN

Profesional de Archivo

01-04-2016

Formato Único de 31-12-2016 Inventario Documental Implementado

3. Utilizar el formato de préstamo de documentos

Profesional de Archivo

01-01-2016

31-12-2020

Formato de préstamo documental.

01-02-2016

30-06-2016

Informe de la información recopilada.

4. Recopilar la información institucional que Subgerencia permita la Administrativa y reconstrucción de la Financiera Historia Institucional

Observaciones

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

Fecha de Inicio

Fecha Final

Página 38 de 47

Entregable

5. Levantamiento de inventario en estado natural en el formato FUID

Profesional de Archivo

01-07-2016

31-12-2016

6. Elaborar, y aprobación de las Tablas de Valoración Documental – TVD

Comité Interno de Archivo

01-04-2017

30-05-2017 TVD Aprobadas

Observaciones

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

Responsable

7. Organización del Fondo Acumulado según las Tablas de Valoración Documental y elaborar Profesional de Archivo actas de eliminación documental, registro fotográficos entre otros.

Fecha de Inicio

01-06-2017

Fecha Final

Página 39 de 47

Entregable

Observaciones

Fondo Documental organizado según Tablas 31-12-2020 de Valoración Documental.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD Página 40 de 47

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

INDICADORES INDICADOR

ÍNDICE

Transferencias primarias realizadas

Transferencias recepcionadas/ Transferencias programadas * 100

Organización del fondo acumulado

Cajas intervenido por fondo / total cajas del fondo ó Metros Lineales intervenido por fondo con todo el proceso /

SENTIDO

META

Creciente

100%

Creciente

100%

Metro lineal Cajas totales del fondo.

RECURSOS TIPO

Humanos

CARACTERÍSTICAS

OBSERVACIONES

Profesional

Profesional en Gestión Documental

Técnico

Técnico de Archivo

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 41 de 47

Nombre: PLAN DE MEJORAMIENTO E INFRAESTRUCTURA Objetivo: Realizar adecuación física, y dotación del área de archivo central.

Alcance: 1. Adecuación física y dotación del archivo central 2. Cronograma de limpieza, fumigación, desinfección y desratización del área del archivo central y los archivos de gestión.

Responsable del Plan: Subgerencia administrativa y Financiera

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

CÓDIGO:

Empresa Social del Estado

FECHA:

E.S.E. IMSALUD Página 42 de 47

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

ACTIVIDAD

1. Adecuación física y dotación del archivo central 2. Cronograma de limpieza, fumigación, desinfección y desratización del área del archivo central y los archivos de gestión.

Responsable

Fecha de Inicio

Fecha Final

Subgerencia administrativa y Financiera

19-10-2015

10-07-2016

01-03-2015

Cronograma de limpieza, fumigación, desinfección y desratización del área del 31-12-2020 archivo central y los archivos de gestión implementado.

Subgerencia administrativa y Financiera

Entregable

Observaciones

Adecuación Física y Dotación Cumplimiento del en el archivo central. acuerdo 049 de 2000.

INDICADORES INDICADOR Avance en adecuación del archivo central

ÍNDICE Avance en ejecución de contrato/ actividades contratadas * 100

SENTIDO

META

Fijo

100%

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 43 de 47

RECURSOS TIPO

Físicos

CARACTERÍSTICAS

OBSERVACIONES

Contrato de remodelación y dotación.

Elementos para limpieza, fumigación, desinfección y desratización.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

CÓDIGO:

Empresa Social del Estado

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 44 de 47

7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA Para la creación del mapa de ruta, La ESE IMSALUD ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa: Corto plazo PLAN O PROYECTO / TIEMPO

(1 año) 2015

2016

tuvo en cuenta el tiempo de

Mediano plazo

Largo plazo

(1 a 4 años)

(4 años en adelante)

2017

2018

2019

2020

PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO. PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PLAN DE CAPACITACIÓN PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL PLAN DE MEJORAMIENTO E INFRAESTRUCTURA

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 45 de 47

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

CÓDIGO:

Empresa Social del Estado

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

Página 46 de 47

8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA La E.S.E IMSALUD diseñó un cuadro de mando integral, basándose en los indicadores establecidos en cada uno de los planes y proyectos y contemplando la medición trimestralmente durante la ejecución. El resultado fue el siguiente:

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO.

Medición trimestral INDICADOR

META

GRÁFICO 1

Utilización del software adquirido

Cantidad de documentación PLAN DE recibida y ADMINISTRACIÓN DE despachada por CORRESPONDENCIA. la ventanilla de radicación

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Procesos archivísticos especificados en el PGD

PLAN DE CAPACITACIÓN

Personal capacitado

PLAN DE Transferencias ADMINISTRACIÓN DE primarias ARCHIVO CENTRAL realizadas

2

3

4

OBSERVACI ONES

90%

100%

100%

90%

100%

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co

Empresa Social del Estado

CÓDIGO:

FECHA:

E.S.E. IMSALUD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - VERSIÓN: PINAR Borrador

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

PLAN DE MEJORAMIENTO E INFRAESTRUCTURA

INDICADOR

META

Organización del fondo acumulado

100%

Organización del fondo acumulado

100%

Medición trimestral

Página 47 de 47

GRÁFICO

OBSERVACI ONES

Los responsables de la medición se encargarán de alimentar el cuadro de mando, cada trimestre con el resultado de los indicadores.

Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de SantanderColombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co