Seminario Tìtulo Técnico en Administraciòn UVM 2005

UNIVERSIDAD DE VIÑA DEL MAR – SEDE SAN FELIPE Técnico Superior en Administración Municipal

EXAMEN DE TÍTULO “Sistemas de Control Interno en los Municipios”

Mención Control ALUMNO: Nelson Leiva Estay

COMISIÓN:

Gonzalo Cortés Ordenes Oscar Vargas Ponce Nicolás Iglesias García ENERO 2 0 0 5

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INDICE

TEMATICO

•

INTRODUCCIÓN.................................................................................... 3

•

ESCUDO DE ARMAS DE SAN FELIPE.....................................................3

•

REGIMEN JURÍDICO DE LAS MUNICIPALIDADES....................................4

•

EL ENFOQUE SISTÉMICO TEORICO.......................................................5-7

•

SISTEMAS DE CONTROL EXTERNO E INTERNO EN LOS MUNICIPIOS.....8-12

•

CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRATIVO...............................13-17

•

OTRA VISION DE CONTROL DE GESTION.............................................18-21

•

LA DIRECCIÓN DE CONTROL...............................................................22-24

•

FALLAS DE CONTROL INTERNO DETECTADAS EN LOS MUNICIPIOS...25-26

•

ANEXOS 1A SERIE ELEMENTOS DE CONTROL.. ................................27-35

•

ANEXOS 2B ORDENES DE COMPRA

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ANEXOS 3C APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES

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ANEXOS 4C SOBRE EL PRESUPUESTO MUNICIPAL

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PALABRAS FINALES..............................................................................36

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BIBLIOGRAFÍA......................................................................................37

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INTRODUCCION

Personalmente a lo largo de los cerca de dieciocho años de función municipal, realizadas en la ciudad de San Felipe, he observado que día a día van apareciendo normas jurídicas que a juicio nuestro como funcionarios no siempre nos resulta fácil darles contenido concreto, y más aún, intentar expresar a través de mecanismos de aplicación práctica la intención del legislador, sin embargo, los municipios deben cumplir el artículo 25 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades referida al cumplimiento de la función de control interno, uno de los pilares fundamentales y básicos de un Estado de Derecho.

Debemos entender que el control debe entenderse como un sistema que se define como el conjunto de elementos, normas, técnicas y procedimientos que debidamente coordinados, tiene como objetivo, salvaguardar los activos de la entidad, promover la confiabilidad e integridad de la información, propender a la eficiencia operacional, estimular la adhesión al personal a las políticas de la organización y al logro de los objetivos y metas de la Ilustre Municipalidad de San Felipe.

En este documento se pretende entregar elementos objetivos de los sistemas de control interno que operan en los 345 municipios del país, lo que va en directa proporción a tener municipios de gestión exitosa.

En materias de sistemas de control interno, lo enunciado anteriormente descarta entender que la función de control interno corresponde en forma excluyente y exclusiva a la Unidad de Control interna de cada uno de los municipios de nuestro país. Por el contrario, involucra a todos los estamentos que constituyen la estructura municipal. De la misma manera, es posible concluir que la función no tiene exclusivamente la características de ser represivas y que su propósito final sea la de sancionar las conductas que se apartan de la reglamentación vigente. Involucra dos aspectos tan importantes como son la adhesión del personal a las políticas impulsadas por el municipio y el logro de los objetivos y metas tan necesarias para elevar la calidad de vida de los habitantes de nuestro querido San Felipe El Real ESCUDO DE ARMAS

CIUDAD FUNDADA EL 03 DE AGOSTO DEL AÑO 1740 POR EL CONDE JOSE MANSO DE VELASCO Y SAMANIEGO (ORIGINARIO DE LA RIOJA – ESPAÑA)

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REGIMEN JURÍDICO DE LAS MUNICIPALIDADES EN CHILE

La Constitución Política señala que: “El Estado de Chile es unitario, su territorio se divide en regiones. Su administración será funcional y territorialmente descentralizada, o desconcentrada en su caso, en conformidad con la ley”1.

Enseguida, esta misma carta fundamental, dispone que “para los efectos de la administración local, las provincias se dividirán en comunas” y que “las municipalidades son corporaciones autónomas de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de la comuna”.2 El examen de aquellas disposiciones constitucionales deja, inequívocamente claro, la gran relevancia que el ordenamiento jurídico nacional otorga a las municipalidades en materia de administración del territorio: en Chile la administración local (comunas o agrupación de comunas) está radicada, autónomamente, en las municipalidades. En todo caso, dicha administración no se ejerce arbitrariamente, sino que su acción debe enmarcarse dentro del marco jurídico que regula a estas corporaciones. Asimismo, cabe destacar que la autonomía que la Constitución le entrega a estas entidades no debe interpretarse en el sentido de que estarían investidas de alguna especie de soberanía particular -muy por el contrario- dado que la administración del Estado en Chile constituye un todo armónico, es principio y exigencia que las municipalidades actúen coordinadamente, en unidad de acción y excluyendo cualquier duplicidad con otros órganos de aquella administración. La legislación nacional en asuntos relacionados con temas de municipalidades es amplia y variada. Así, entre otra normativa y en la que deben incluirse reglamentos y decretos, existe una Ley de Rentas Municipales y los estatutos sobre Funcionarios Municipales, de Atención Primaria de Salud Municipal y el de los Profesionales de la Educación. No obstante, la ley marco o fundamental en esta materia, es la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades (LOCM.) N° 18.695, . Esta es la ley que establece las funciones y atribuciones que le corresponden a las municipalidades, la que norma su patrimonio, financiamiento y régimen de bienes, la que dispone la organización interna de ellas, las disposiciones generales aplicables a su personal y la fiscalización a la que están sujetas. También regula lo relacionado con el alcalde y el concejo: sus atribuciones, incompatibilidades e inhabilidades y todo lo atingente a los procesos eleccionarios de las autoridades municipales. Asimismo establece las instancias de participación ciudadana, las audiencias públicas y las oficinas de reclamos y los plebiscitos comunales. Por último fija normas sobre corporaciones, fundaciones y asociaciones municipales.3

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Constitución Política del Estado de Chile Año 1980 Descentralización de Gobierno 3 Derecho Municipal Bauzá, Ojeda y Errázuriz 2

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1º. -EL CONTROL EN LAS MUNICIPALIDADES; Régimen jurídico de Fiscalización Municipal: El régimen de fiscalización municipal , fundamentalmente , es tratado en el Título I , Párrafo 7º de la Ley N º 18695 Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades (LOCM) en sus artículos N º 50 al N º 55, indican al respecto las responsabilidades que recaen en el Alcalde , el Concejo Municipal y los funcionarios por la correcta administración y fiscalización de los recursos municipales.

De las normas legales reseñadas , fluye entonces que la fiscalización externa corresponderá a la Contraloría general de la República y que la fiscalización interna corresponde en los propios órganos municipales.

2º.- EL ENFOQUE SISTEMICO Teoría general de sistemas La teoría de los sistemas abiertos es el marco de trabajo surgido de la Teoría General de Sistemas, se trata del modelo más amplio que permite describir los elementos organizacionales y la dinámica de su interacción.

Sistema es un conjunto de elementos que están relacionados entre sí mediante una estructura dada y que prosiguen unos objetivos determinados.

Características de los sistemas:

La interrelación entre las partes.

La búsqueda de objetivos comunes.

Si la organización se define como un conjunto de elementos (materiales, financieros, tecnológicos y humanos) relacionados entre sí y que persiguen un objetivo común, entonces se puede definir a la empresa como un sistema.

Tipos de sistemas Abiertos (orgánicos): con vida, intercambian información, energía o material con su medio ambiente. Ejemplos: organismos biológicos y las organizaciones humanas.

Cerrados (inertes): sin vida, carecen de interacciones con su medio. Ejemplo: reloj despertador, el motor de un auto.

Características de los sistemas abiertos Una parte importante del enfoque de sistemas es comprender la interacción dinámica de sus diferentes elementos. El enfoque de sistemas nos ayuda

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a entender a la organización como un proceso, una red de conexiones cambiantes a través del tiempo y una cadena de acontecimientos que describen algunos procesos dinámicos del sistema.

1) 2) 3) 4)

Importan energía.

Transforman energía.

Dan lugar a un output o salida.

Están condicionados por el entorno. El entorno que rodea a la organización condiciona su interrelación.

5) Tendencia a la desorganización y muerte (entropía). Tienden a una entropía negativa; no tienden hacia el desorden ni hacia la destrucción.

6) Poseen impute informativos y feedback o retroalimentación.

7) Están orientados hacia un estado uniforme, contrario a la entropía. Buscan el equilibrio como única forma de subsistir. Tendencia a la estabilidad y a la homeostasis dinámica 8) Conforme crece el sistema se tiende a una mayor diferenciación y complejización de sus funciones.

9) Se rigen por el principio de "equifinalidad", se puede llegar a un mismo objetivo por diferentes caminos.

10) Especialización Definición de Organización

La organización puede definirse como un sistema creado por el hombre que mantiene una constante dinámica de interacción con el medio ambiente, el estado, otras instituciones, otras municipalidades, clientes internos y externos, proveedores, organizaciones laborales, etc..

Además es un sistema integrado por diversas partes ( sub-sistemas que son las distintas áreas ) relacionadas entre sí, que trabajan en conjunto con el objeto de alcanzar una serie de objetivos, tanto a nivel de la organización, como de sus integrantes.

La organización como un Sistema Abierto Todo sistema vivo, se clasifica como abierto. Depende de su ambiente externo para sobrevivir, y esta abierto a influencias y transacciones con el mundo exterior mientras exista. Si un sistema abierto es un ordenamiento de partes interrelacionadas que interactúan con un medio externo, al enfocar una organización, las diferentes partes que la componen, pueden resumirse así: • • • • • • •

Límite Propósito o Misión y sus Objetivos Insumos Transformación Productos (salidas) Retroalimentación Entorno

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Subsistemas de la organización Dentro de la organización existen diversos sub-sistemas diferentes que forman parte de ésta, (áreas de educación, salud, tránsito, obras, de dirección, etc), que inter-actúan y provocan la sinergia que le da vida a este sistema mayor llamado municipalidad.

El empleo de la teoría para mejorar los resultados Todos nos hemos encontrado en situaciones en la que nos gustaría que nuestra organización respondiera mejo o tuviera un desempeño más elevado. La teoría de os sistemas puede ayudar a planear tales mejoras.

Si se encuentra que las partes del sistema están bien definidas funcionan adecuadamente, el diagnóstico inicial será alentador, si algo faltara o no ajustara bien, entonces, podría requerirse medidas específicas.

Una vez realizado todo el análisis, será posible tener una idea más clara del motivo por el cual el desempeño y los resultados de la organización muestren deficiencias en una o más áreas determinadas. La teoría, también puede ser de utilidad para ofrecer indicadores de los tipos de intervención o estrategias para lograr la constante orientación a la salud y efectividad del sistema.

Dos partes de la organización Sistema social: formado por la gente (personas), será profundamente variable y por lo tanto difícilmente controlable. El elemento variable va a ser multifuncional, un mismo colectivo nos sirve para multitud de funciones. No tiene un crecimiento natural (biológico).

Sistema técnico: compuesto por máquinas, edificios, tecnología, etc....

Para que la organización funcione debe existir una interrelación directa entre ambas partes.

Procesos: sistemas de trabajo (forma de actuar, metodología).

Los elementos del entorno son todos aquellos que rodean a la organización (el estado, el ministerio, las instituciones publicas (onemi, subdere), la comunidad, los usuarios, los proveedores, otros, etc. ) La organización recibe información del exterior, que es capaz de procesar y actuar de cierta manera.

El subsistema entorno Entorno se define como los elementos que no forman parte del sistema pero que tienen gran trascendencia en su funcionamiento.

Características del entorno general (factores generales que actúan sobre el conjunto)

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1) Factores culturales: percepción de la gente, creencias, conjunto de valores.

2) Factores tecnológicos: nivel de avance tecnológico de que dispone el entorno.

3) Factores educativos: nivel de educación que existe dentro del entorno.

4) Factores políticos: grado de concentración del poder político (sistema de partidos políticos).

5) Factores legales: Conjunto de leyes y reglamentos que salen del entorno a la organización. Ejemplo: tributación, grado de control, leyes especiales, etc.

6) Recursos naturales: disponibilidad o no dentro del entorno en el que se mueve la organización.

7) Factores demográficos: edad, sexo de la gente.

8) Factores económicos: tipo de sistema económico que impera en el entorno (economía de mercado, social).

Una mirada a la organización como sistema: lo que se debe evitar Formas de evitar algunas observaciones comunes:

Actuar como si la organización no fuera un sistema vivo.

Presuponer que los objetivos organizacionales son idénticos a los de los integrantes de la organización.

Sólo enfocar la actuación organizacional, mirando hacia dentro.

Buscar la única manera de hacer las cosas.

Creer en relaciones lineales de causa-efecto.

Tratar con una sola parte del sistema e ignorar el impacto del conjunto.

Tratar las irregularidades del sistema como si fueran exclusivamente errores del desempeño.

Olvidar que la razón de la organización también esta determinada por el medio.

No darse cuenta que los integrantes de la organización, también son sistemas abiertos con todas las implicaciones anteriores.

Creer que la motivación es externa.

Creer que las personas no cooperan por el hecho de tener objetivos diferentes.

Comparar resultados con el propósito.

Ignorar los procesos de grupo.

No reconocer que la resistencia al cambio casi siempre proviene de la tendencia natural del sistema para conservar su estado de equilibrio.

No distinguir entre responsabilidad por el puesto y responsabilidad organizacional

3º.- CONTROL DE LOS ACTOS MUNICIPALES

Existen al menos dos grandes tipos de controles de la función pública. En primer término, existe un control directo ejercido por la ciudadanía, la cual evalúa por sí misma el desempeño de sus representantes en el manejo de las municipalidades del país. Este control de tipo político se ejerce, principalmente, mediante actos electorales.

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El plebiscito comunal es un mecanismo de consulta popular previsto por la legislación vigente. La consulta plebiscitaria puede nacer de la iniciativa del alcalde, con el acuerdo del concejo o de la ciudadanía, caso este último en el cual se deberá contar con la firma de a lo menos el quince por ciento de los ciudadanos inscritos al 31 de diciembre del año anterior. Las materias sobre las que podrá recaer el plebiscito se vinculan a inversiones específicas de desarrollo comunal.

También dentro del nivel decisorio o político existen mecanismos de balance o equilibrio que constituyen medios de control. Es el caso de las distintas organizaciones políticas, comunitarias, sociales, funcionales y territoriales que actúan como elementos de contrapeso en el complejo equilibrio y lo es también la influencia que ejercen los medios de comunicación en la sociedad.

Asimismo, existe un control de tipo jurídico, que definirse como un acto o procedimiento por medio del cual una persona o un órgano competente, examina o fiscaliza un acto emanado de otra persona u órgano, a fin de verificar si en la gestión y cumplimiento de dicho acto se han observado todos los requisitos que exige el ordenamiento legal.

Los mecanismos de control creados por el legislador o la autoridad local deben satisfacer al menos dos requerimientos. Deben, en primer lugar, servir para descubrir y frenar en forma efectiva los actos que constituyan una desviación o abuso en el ejercicio de las competencias municipales y públicas y, en segundo término, los mecanismos de control deben constituir una regla preventiva que no entorpezca el manejo normal y eficiente de los asuntos.

Control interno sobre los actos municipales.

Existen varias unidades internas de la municipalidad dedicadas a fiscalizar que los actos de decisión y gestión adoptados por ésta se ajusten al ordenamiento legal. Por regla general, los controles internos no pueden impedir la dictación y ejecución de un acto contrario a la ley o al reglamento, pues la autoridad comunal puede dictarlo a pesar de la representación de los órganos de control. Pero eventualmente, ellos podrían servir de base para recurrir a instancias externas que sí poseen esa potestad.

En primer lugar, en materia de control corresponde al alcalde la supervigilancia del funcionamiento municipal. Las autoridades y jefaturas ejercen un control jerárquico permanente del funcionamiento de los organismos y de la actuación del personal de su dependencia. Por su parte, al concejo le corresponde: 1º Fiscalizar el cumplimiento de los planes y programas de inversión municipal y la ejecución del presupuesto municipal.

2º Fiscalizar las actuaciones del alcalde. Esta facultad puede ejercerse sobre todo el ámbito de gestión del alcalde, incluso sobre las funciones derivadas de su calidad de presidente de una corporación municipal. Sin embargo, según un dictamen de la Contraloría basado en idéntica norma contenida en el texto que precedió a la Ley Orgánica de Constitución de Municipalidades. vigente, esta prerrogativa no le permite al concejo fiscalizar a las corporaciones municipales mismas, pues se trata de personas jurídicas de derecho privado independientes del municipio que las crea.

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3º Fiscalizar las unidades y servicios municipales. Para estos efectos, el concejo puede citar o pedir informe a los organismos o funcionarios municipales, o solicitar informe a las entidades que reciban aportes municipales.

Algunas unidades municipales que tienen competencias de control o vigilancia

Obras Municipales: fiscaliza que los habitantes de la comuna respeten el plan regulador comunal y las normas generales sobre construcción y urbanización.

Administración y Finanzas: está encargada de visar los decretos de pago y controlar la gestión financiera de las empresas municipales.

Asesoría Jurídica: debe informar en derecho todos los asuntos legales que unidades municipales le planteen, orientarlas periódicamente respecto de disposiciones legales y reglamentarias pertinentes y efectuar -a requerimiento alcalde- las investigaciones y sumarios administrativos que haya necesidad instruir.

las las del de

Control: propiamente dedicada al control interno. Sus competencias comprenden:

a) Realizar la auditoria operativa interna de la municipalidad con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación. b) Controlar la gestión financiera y presupuestaria municipal. c) Representar al alcalde los actos municipales que estime ilegales, para cuyo objeto tendrá acceso a toda la documentación pertinente.

Secretaría Comunal de Planificación y Coordinación: le corresponde evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y presupuesto municipales e informar sobre estas materias al alcalde y al concejo.

El control externo de los actos municipales El control externo sobre los actos municipales puede llegar a anular un acto municipal.

Existen tres órganos que tienen competencia para controlar actos municipales. Estos son: Control ejercido por la Contraloría General de la República.

La Contraloría General de la República controla al municipio en dos ámbitos: el relativo a los funcionarios municipales y el relativo al manejo de los fondos.

Todas las resoluciones municipales están exentas del trámite de toma de razón. La única exigencia que pesa sobre la municipalidad dice relación con las materias de orden funcional, ya que la Contraloría lleva un registro del personal municipal, conforme a las reglas que se aplican al resto del sector público. El registro de los decretos relacionados con el personal municipal tiene por finalidad mantener un listado nacional de funcionarios comunales. Este objetivo mínimo no obsta a que, aun con un alcance muy limitado, la Contraloría efectúe una tarea de control en cuanto al cumplimiento de las

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normas estatutarias aplicables a los empleados municipales. Ante resoluciones municipales que, con motivo de este trámite, se descubra que no se ajustan a la normativa legal, la Contraloría puede formular observaciones. La obligación de registro se vincula también a la hoja de vida que lleva Contraloría de todos los funcionarios municipales. Así, las anotaciones que les afecten deberán ser comunicadas al órgano contralor.

En cuanto al control financiero municipal se encomienda a la Contraloría la tarea de fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos de las municipalidades, como asimismo examinar y juzgar las cuentas que deben rendir las personas que tengan a su cargo bienes de dichas entidades.

Las áreas comprendidas en el control financiero municipal son fundamentalmente cuatro: • Evaluación de los sistemas de control interno que cada municipalidad ha diseñado dentro de sus procedimientos administrativos.

• El control administrativo de los actos y procedimientos que el municipio ejecuta.

• Auditoria de los estados financieros.

• Examen de cuentas que comprende dos etapas: la rendición de cuentas por parte de los funcionarios que tengan fondos a su cargo y el examen de las mismas.

Control ejercido por la justicia ordinaria.

Este se efectúa principalmente a través del recurso de protección y del reclamo de ilegalidad.

El recurso de protección está establecido por el Art. 20 de la Constitución en beneficio de cualquier persona que por causa de actos u omisiones arbitrarias o ilegales sufra privación, perturbación o amenaza de los derechos y garantías constitucionales indicadas en ese mismo precepto. Su tramitación es bastante simple, ya que puede ser interpuesto por el afectado o por cualquiera a su nombre ante la Corte de Apelaciones respectiva, la que deberá adoptar de inmediato las providencias que juzgue necesarias para restablecer el imperio del derecho y asegurar la debida protección al afectado.

La procedencia del recurso de protección es muy amplia, su tramitación veloz y sus resultados muy eficaces en términos del resguardo de los intereses de la persona afectada por el actuar de la administración. En el caso concreto de los actos municipales, el recurso de protección puede llegar a constituir una vía simple y ágil para anular los efectos de los decretos o resoluciones adoptadas por los órganos resolutivos del orden comunal.

Otro mecanismo que permite la revisión jurisdiccional de la decisión municipal es el reclamo de ilegalidad. Este se encuentra contemplado en la LOCM., el que dispone que cualquier particular podrá reclamar ante el alcalde por las resoluciones u omisiones de él o de sus funcionarios que se estimen ilegales, cuando éstas afecten el interés general de la comuna o cuando causen agravio a un particular. Se considerará rechazado el reclamo cuando el alcalde así lo declare por resolución fundada o cuando éste no se pronunciare dentro del plazo de quince días. En ambos supuestos el afectado

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podrá reclamar dentro del plazo de quince días ante la Corte de Apelaciones con competencia sobre la comuna de la entidad agraviante. La Corte podrá ordenar la suspensión de los efectos del acto cuando éstos amenacen producir un daño irreparable al reclamante.

Además, la Corte podrá: 1º Anular total o parcial del acto impugnado; 2º Dictar la resolución que corresponda para subsanar la omisión; 3º Dictar la resolución que corresponda para reemplazar al acto anulado, conocida en doctrina como acto de reemplazo; 4º Declarar el derecho a los perjuicios, cuando se hubiere solicitado; 5º Remitir los antecedentes al Juez del Crimen cuando la infracción sea constitutiva de delito.

Control por parte del Ministerio de Vivienda y Urbanismo.

Todas las comunas del país deben elaborar un plan regulador comunal. El proyecto de plan regulador comunal y la proposición de modificaciones deben ser elaborados al interior de la municipalidad y el alcalde debe contar con el acuerdo del concejo para su aprobación. También participan en la revisión del plan la Secretaría Regional Ministerial de Vivienda y Urbanismo y, externamente, la Contraloría General de la República a través del trámite de toma de razón. El plan regulador puede ser definido como "el acto administrativo que determina cuál será la configuración de una zona de asentamiento y establece las directrices necesarias para actuarla, habida cuenta de las condiciones peculiares del ambiente (clima, conformación del terreno, costumbres, etc.) y de las exigencias de la población valoradas con arreglo a un régimen de vida lo más progresivo posible".

Una vez elaborado el plan regulador, este debe ser expuesto al público "para que los interesados formulen por escrito dentro de un plazo de quince días, las observaciones que estimen convenientes, las que deberán ser oportunamente puestas en conocimiento del Consejo de Desarrollo Comunal respectivo" (esta remisión debe entenderse formulada al concejo comunal). Asimismo, debe publicarse en el Diario Oficial la resolución que aprueba definitivamente el plan regulador y la ordenanza local correspondiente, que emana de la Secretaría Regional Ministerial de Vivienda de la región a la que pertenezca la comuna. También debe publicarse un extracto de ambos documentos en algún diario de los de mayor circulación en la comuna.

Existen varios mecanismos para impugnar decisiones municipales vinculadas al plan regulador.

Además de los recursos jurisdiccionales, puede reclamarse de las resoluciones dictadas por el Director de Obras Municipales cuando éstas denieguen un permiso solicitado por un particular en forma expresa o presuntiva (esto último, cuando habiéndose fijado un plazo por la Secretaría Regional Ministerial, el Director no evacue la resolución solicitada dentro del mismo).

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En este caso, queda abierta la posibilidad de reclamar ante la Secretaría Regional Ministerial correspondiente, la que podrá resolver, en segunda instancia, sobre estas reclamaciones.

Esta Secretaría podría ordenar, por ejemplo, el otorgamiento del permiso solicitado finalmente, previo pago del derecho municipal correspondiente.

4.- CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRATIVO Definición: Control interno se define como: “aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas para custodiar los activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las normas administrativas formuladas por la autoridad”.

El control interno incluye controles que se pueden considerar como contables y otros como administrativos.

Los controles contables: comprenden el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es proteger los recursos y la fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden una seguridad razonable de que: 1. Las operaciones se realizan de acuerdo con la normativa.

2. Las operaciones se registran debidamente para: • facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con la Normativa contable • lograr custodiar los activos • poner a disposición interesados la información suficiente y oportuna.

3. Los registros contables generan información integra, válida, exacta, que se mantiene en el tiempo y que es de acceso restringido.

4. El acceso a los activos sólo se permita de acuerdo a la normativa vigente.

5. La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.

El control interno administrativo: se relaciona con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y apego a las normas e influye indirectamente en los registros contables. Busca que las actividades se desarrollen eficaz y eficientemente de acuerdo con la normativa contable vigente en atención a las metas y los objetivos propuestos.

El control interno se expresa a través de las normas dictadas y aprobadas por los niveles de dirección superior, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de

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funciones y procedimientos administrativos, de sistemas de información y capacitación de personal.

El control interno se hace fundamental e indispensable ante el crecimiento complejo de la corporación, el volumen de tareas administrativas según áreas, la complejidad de los sistemas de información y el aumento en los niveles de riesgos reales y potenciales.

Objetivos del Control Interno El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema de control interno se debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos: 1. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control interno contable).

2. Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas (control interno administrativo).

3. Velar por todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativo).

4. Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la organización (control interno administrativo).

5. Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y lo registros que respaldan la gestión de la organización (control interno contable).

6. Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan y que puedan comprometer el logro de los objetivos del control interno administrativo.

7. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, de los cuales hace parte la auditoría interna (control interno administrativo).

Características del Sistema de Control Interno Las principales características del sistema de control interno son: 1. Conformado por los sistemas contables, de auditoría, planeación, de verificación, información y operacionales de la respectiva organización.

2. Corresponde a la máxima autoridad la responsabilidad de aplicar el sistema de control interno.

3. Debe existir una unidad encargada de evaluar el sistema de control interno.

4. El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.

5. Está diseñarse para prevenir errores y fraudes.

6. Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades de autorización, ejecución, registro y custodia y realización de conciliaciones estén debidamente separadas.

7. Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la organización.

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Elementos del Sistema de Control Interno Los elementos del control interno son las condiciones necesarias para que se pueda estructurar el sistema de control, los más importantes y en los que se basa un adecuado sistema de control interno son: • El ambiente de control.

• Los sistemas de contabilidad.

• Los controles contables internos.

• Los controles administrativos internos.

De lo anteriores elementos se desprenden los siguientes sub-elementos: 1. Objetivos y planes perfectamente definidos.

Se basan en normas de realización establecidas con anterioridad, que servirán primordialmente para planificar y controlar de manera adecuada las operaciones con el fin de disminuir la incertidumbre en la organización. Dichos objetivos y planes deben poseer la característica de: • • • • •

Posibles y razonables.

Definidos claramente por escrito.

Aceptados y usados.

Comunicados al personal.

Controlables.

2. La estructura de la organización.

Proporcionar una separación apropiada de las responsabilidades funcionales y sirve de base para facilitar la lógica de delegación de funciones. Dicha estructura debe poseer las siguientes características: • • • • • • •

Existencia dirección.

Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

Segregación apropiada de funciones.

Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y responsabilidad.

Revisión y control de la actuación, los datos y las transacciones.

Coordinación entre departamentos y personas.

Existencia de instrumentos de organización adecuados.

3. Normas de autorización y procedimientos de ejecución y registro.

Para cada operación de carácter repetitivo existe un procedimiento preestablecido, se necesita que se ejecuten de acuerdo a la misma norma que les da uniformidad respecto a las condiciones y criterios con que se realizan. Para ello se debe contar con:

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•

Normas escritas: Implica tener definidos niveles de autorización, los de aprobación, los de ejecución, los de revisión, los procedimientos de registro, etc. para que cualquier persona de la organización pueda tener la claridad necesaria acerca de cuándo y cómo le corresponde actuar. Comprende: organigramas, manuales de procedimientos administrativos, planes de cuentas, manuales de procedimientos contables, reglamentos, normativa vigente, etc.

•

Separación de funciones: Cada operación debe ser separada en etapas a cargo de personas diferentes para que exista un control cruzado entre ellas. El objetivo es que ninguna persona tenga a su cargo la totalidad de una operación.

•

Contar con registros y formularios apropiados: Todos los formularios a utilizar en el sistema de información deben cumplir a lo menos con los siguientes requisitos: foliación en forma correlativa e impresa de forma indeleble; simples y rápidos de llenar; diseñados de acuerdo al flujo lógico de los datos; contener los datos necesarios; hacer referencia a documentos relacionados; llevar firma responsable, no deben contener enmiendas.

4. Sistemas de Archivos.

Representa la documentación, en ella se debe conservar todo aquello que sirva de respaldo a los registros y por lo tanto, permita en un momento dado reconstruir anotaciones contables, contrastar información, fundamentar un hecho económico, etc.

Debe cumplir con a lo menos lo siguiente: • • • • • •

Reconstruir los hechos económicos.

Tener acceso a personas autorizadas.

Protegidos de riesgos de la naturaleza y del ambiente.

Tener respaldos suficientes.

Estar custodiados de acuerdo al cargo que corresponda.

Clasificados en orden lógico.

5. Prácticas Adecuadas.

Evitar realizar operaciones sin respaldo, al margen de la legislación y normativa vigente; pues éstas anulan los objetivos del sistema de control interno.

6. Personal Competente y Confiable.

Personal que sepa cumplir sus responsabilidades según reglamento eficazmente.

Depende de las políticas de personal, las que deben contemplar los siguientes aspectos: • • • • •

Selección del personal.

Capacitación permanente.

Evaluación del personal.

Remuneraciones según el cargo.

Medidas de seguridad adecuadas ( fianza).

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•

Exigencia de acatamiento a las normas administrativas establecidas en el reglamento.

7. Acción Directiva Ética.

Los directivos que conducen la organización deben en todo momento dar un ejemplo visible y claro de una actitud y un comportamiento dentro de la moral y de las buenas costumbres para mantener la unidad de mando dentro de la organización.

8. Sistema Protector de Activos.

El que debe incluir protección física del deterioro, mal uso y robo; coberturas de seguros y verificación de sistemas de custodia.

9. Auditorias Internas.

Las visitas contraloras y las auditorias (revisiones) contables son las encargados de probar y evaluar los sistemas de control interno, detectando falencias, desviaciones, omisiones y recomendar soluciones.

10. Sistema Presupuestario.

La ejecución presupuestaria de ingresos y gastos, permite controlar el presupuesto y realizar la comparación de lo real con lo estimado. Además permite detectar variaciones que reflejan anomalías y asignar responsabilidad por ellas.

PLAN DE CUENTAS Un plan de cuentas forma parte del sistema de control interno de la organización y constituye un elemento normativo del sistema contable. Consiste en una nómina de las partidas contables, cuentas, sub-cuentas, etc, que se utilizan para registrar en forma ordenada sus operaciones.

Para el caso de la corporación municipal es de carácter obligatoria su aplicación ya que se encuentra en las normas generales propias de administración del estado, ya que obedece a las necesidades de información y de control.

La utilización de un plan de cuentas tiene los siguientes objetivos: 1. Ordenar y estandarizar las entradas de información al sistema contable.

2. Permitir que la información que ha sido procesada sea de fácil manejo para la persona encargada de usarla.

3. Contribuir a que las operaciones queden debidamente registradas.

MANUAL DE CUENTAS El manual de cuentas es un manual de procedimientos administrativos contables que tiene por objeto establecer las normas de uso de las diversas cuentas de modo de obtener uniformidad en la utilización de éstas y evitar distorsionar la información debido al desconocimiento de su manejo. Asegura la consistencia en la clasificación, imputación

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y codificación contable, especialmente cuando son varias las personas que intervienen dichos procesos. Al igual que el plan de cuentas, forma parte de las medidas de control interno y es un elemento normativo dentro del sistema contable del estado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Un procedimiento es un método normativo secuencial y lógico para desarrollar una función. Constituye una serie de labores que forman una sucesión cronológica y la manera de efectuar un trabajo. Es una lista de pasos para lograr la cantidad y calidad de trabajo predeterminadas. Deben representar la mejor forma de hacer las cosas, desde el punto de vista del tiempo, el esfuerzo y los gastos.

El manual de procedimientos constituye otro elemento del sistema de control interno. Se debe describir la forma de realización de las operaciones más comunes buscando con ello ser eficiente. Debe indicar los documentos y personas involucradas.

5º,- OTRO CONCEPTO COMPARATIVO:

DE

EL

CONTROL

DE

GESTIÓN

CON

CUADRO

La presencia del Control de Gestión siempre ha estado en el que hacer del hombre, desde que este trato de organizarse, planteándose metas u objetivos, ya sea en su familia o tribu, siempre hubo líderes que delegaron a otros funciones operativas o administrativas, desde ese momento se hizo necesario alguna herramienta que permitiera controlar e informar sobre los acontecimientos.

Control se define como la acción de comprobar, inspeccionar, fiscalizar e intervenir, en tanto gestión; corresponde a la acción y efecto de administrar, por tanto y tratando de darle un sentido netamente estricto Control de Gestión es el acto de inspeccionar e intervenir la administración. En el contexto que interesa una definición más completa, el Control de Gestión, se entiende como el “conjunto de técnicas, procedimientos y herramientas que posibilitan el logro de los objetivos estratégicos en el menor tiempo y al mínimo costo posible, cuidando el clima social de la organización”.

A partir de la década de 1990 comienza a tomar más relevancia el concepto de control de gestión orientada hacia el futuro, integrando conceptos como; estrategia, clientes y competencia, pero se transforma una herramienta que permite gestionar más que controlar, debido a su característica de intervenir un proceso, ya que el control es un proceso en movimiento que al generar información provoca acción.

El control de gestión se relaciona con las siguientes actividades: formulación de objetivos, fijación de estándares, programas de acción (presupuestos), utilización de recursos, medición de resultados (verificación), análisis de desviaciones, corrección del desempeño o mejora.

También se considera que el control de gestión no debe ser reducido a la función de control (entendido como evaluación y corrección), sino que comprende también la fase de

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planificación (proceso de definir objetivos, formas de medirlos, y su cuantificación), que a su vez está determinada por los procesos de mejoramiento que son los que le otorgan la capacidad de diagnóstico al control de gestión.

El control de gestión debe ofrecer información homogénea en la medida que asciende en la pirámide de información para ofrecer información agregada sobre estados o resultados.

De las definiciones de gestión y control de gestión consultadas no se especifica quién es el sujeto de dirección y cuando lo hacen se refieren a los directivos denotándose un enfoque tradicional del control de gestión donde el personal es considerado como un recurso más de la producción cuya utilización debe ser calculada al menor costo posible; los trabajadores no se ven formando parte efectivamente del sistema ni participan de forma activa en el proceso de toma de decisiones.

Sin embargo, a través de la implicación de todo el personal, una organización puede dar respuesta a las exigencias de flexibilidad y capacidad de reacción que le plantea hoy el cambio de entorno.

La Tabla ofrece una comparación entre control de gestión tradicional y uno moderno, en el primero los estándares de desempeño permanecen inalterables por mucho tiempo.

Pero el cambio continuo del entorno actual obliga a elevar la capacidad de diagnóstico del control de gestión para entender el comportamiento de los procesos, actuar sobre ellos y lograr un estándar de desempeño mejor, que a su vez se convierte en estímulo para alcanzar otro superior.

El control de gestión debe disponer de señales de alarma que anticipen las desviaciones como los mecanismos de control, ya que el control a posteriori, basado en la contabilidad tradicional y como fotografía de lo ocurrido, no tiene capacidad creativa para solucionar los problemas.

Enfoques del Control de Gestión TRADICIONAL Válido en sistemas cerrados o burocráticos sin grandes exigencias de adaptación 1 Los mecanismos de eficiencia son estables en el tiempo 2 Las funciones de planificación y control se dan separadas 3 Orientado al pasado como control de gestión retrospectivo 4 Expresión de objetivos y resultados en términos financieros 5 La eficiencia productiva se identifica con la disminución de los costos

MODERNO Válido en sistemas abiertos, descentralizados y orientados a las estrategias Capacidad de diagnóstico para administrar el cambio y no la estabilidad Tendencia a la integración de las funciones de planificación y control Más orientado al futuro, vincula el presente con el futuro como control de gestión prospectivo Utiliza indicadores financieros y no financieros, expresando objetivos y resultados de forma diversificada Se administra no sólo el costo sino el valor

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El costo global es equivalente al costo de un factor de producción dominante generalmente la mano de obra directa El criterio de mejora del desempeño es con respecto a la propia organización Enfatiza las medidas de logro o resultados globales.

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Orientado a las cifras, a la documentación. Como control de los resultados Tratamiento de la información manual con automatización de tareas aisladas Orientado al control y administración de recursos

El costo es generado por una combinación de factores que concurren en las actividades y procesos

El criterio de mejora del desempeño es con respecto al cliente y a la competencia Información operativa que articula los efectos de las decisiones locales con los logros o resultados globales de la organización Proactivo: Orientado a la acción. Planteamiento de alternativas y cursos de acción Sistemas de gestión con apoyo de ordenadores.

Integración de datos o integración global de la organización Orientado a cambios de comportamiento de las personas, al aprendizaje

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Centrado en la verificación y análisis de desviaciones

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Sistema de información orientado a las entidades exteriores Orientado a responsabilidades funcionales

Sistema de información orientado a las necesidades de dirección interna de la organización.

Saber concentrado en los directivos Se orienta a la organización burocrática, centralizada y hacia la función

Saber distribuido, apropiado y utilizado por todos

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Además de verificar, es beligerante: marca los puntos críticos e impulsa a la acción correspondiendo con la estrategia trazada.

Orientado a los procesos. Procesos de decisión sobre criterios globales de la compañía y singulares de cada proceso y función.

Se orienta a una organización estratégica, descentralizada y hacia el proceso de dirección

El control de gestión moderno facilita la información desde la perspectiva interna y externa para el proceso de asignación de recursos, ayudando a descubrir y evaluar las oportunidades y riesgos del entorno, así como los puntos débiles y fuertes de la organización.

La organización tiene que ser analizada desde fuera, teniendo en cuenta el entorno. Sin embargo, la empresa también necesita fijar su atención en los factores de naturaleza técnica, organizativa y motivacional, las cuales subyacen y determinan el desempeño global de la organización. Estos son los indicadores operativos de la gestión.

Sólo si se consigue poner de manifiesto las relaciones funcionales que ligan las decisiones locales con los resultados globales, se logrará que los indicadores operativos

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se constituyan realmente en instrumentos válidos de guía en la gestión y toma de decisiones. En el enfoque tradicional se ha llegado a considerar que los informes abundantes en indicadores y cifras son la meta y el producto final de la actividad del control de gestión.

El control de gestión moderno impulsa a la acción, no se queda en un documento, y alerta al directivo sobre los aspectos críticos de la organización para alcanzar éxito. En la actualidad se observan, diferentes grados de aplicación de la tecnología informática a los sistemas de control de gestión, desde programas informáticos para solucionar tareas aisladas hasta los grandes sistemas de gestión integrados. En sistemas tradicionales se comprueba si las condiciones y los procesos se ejecutaron según lo previsto mediante una comprobación de gastos e ingresos. El control de gestión debe ser decisorio, motor de cambios de comportamientos organizativos en determinado sentido, de acuerdo con la estrategia que se persigue.

Se consigue siguiendo las reglas siguientes:

La información neutra no altera la organización; sólo genera un mar de datos que distrae al directivo y lo aleja de los problemas críticos y de las respuestas claves directivas.

La información debe enfocarse a los objetivos particulares de la estrategia vigente en la organización en relación con las restricciones que gobiernan y determinan el nivel de desempeño de la organización.

La información decisoria debe seguir activamente a los proyectos de mejora que se ejecutan en la organización (requisito de flexibilidad para mantener actualizados los sistemas informativos) y permitir evaluar el impacto que sobre la organización, pueda tener una medida de perfeccionamiento de un área.

Cada área o subsistema del ámbito de control, debe ser dotada de funciones que delimiten un objetivo clave e integrador y diseñar un sistema de información que se relacione con ese objetivo.

El control de gestión tradicional utiliza un sistema de información sistematizado basado en la contabilidad, por la ventaja de la homogeneidad que ofrecen las medidas monetarias, y fundamentalmente se orienta a informar sobre los resultados a los organismos superiores.

La búsqueda de una ventaja competitiva, como base para mantenerse en equilibrio, pone de manifiesto lo insuficiente que resultan los sistemas de control de gestión tradicionales con carácter funcional o departamental, enfocados a maximizar la eficiencia interna; dado que la ventaja competitiva no puede ser comprendida viendo a la organización como un conjunto de unidades estructurales, sino como conjunto de procesos implicados en dar un resultado estratégico.

Se reconocen además, una serie de características generales que debe poseer el control de gestión tales como:

Integral, asume una perspectiva integral de la organización, contempla su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.

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Periódico, sigue un esquema y una secuencia predeterminada.

Selectivo, debe centrarse sólo en aquellos elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad.

Creativo, continua búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad y encaminarla hacia sus objetivos.

Efectivo y eficiente, busca lograr los objetivos propuestos empleando los recursos apropiados.

Adecuado, el control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos Adaptado a la cultura de la organización y a las personas que forman parte de ella.

Motivador, debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar.

Servir de puente entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la organización.

Flexible, fácilmente modificable, con capacidad de cambio.

6º.- LA DIRECCIÓN DE CONTROL MUNICIPAL; En este cuadro observamos la función de la Dirección de Control inserta en cada uno de los municipios de nuestro país, la cual está definida en la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades (LOCM) DIRECCIÓN DE CONTROL4 Tiene como objetivo fiscalizar la gestión del municipio, en el marco de las normas legales vigentes y de los procesos administrativos establecidos, apoyando la máxima eficiencia administrativa interna de la Municipalidad.

La Dirección de Control tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Realizar la auditoria operativa interna de la municipalidad, con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación. b) Controlar la ejecución financiera y del presupuesto de la Municipalidad. c) Representar al Alcalde aquellos actos municipales que estime ilegales, informando de ello al Concejo, para cuyo objeto tendrá acceso a toda la información disponible. d) Colaborar directamente con el Concejo en el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras. Para estos efectos, emitirá un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programático presupuestario; asimismo, deberá informar; también trimestralmente, sobre el estado de cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales de los funcionarios municipales y de los trabajadores que se desempeñan en los Servicios Incorporados a la gestión municipal, administrados directamente por la Municipalidad y de los aportes de la 4

I. Municipalidad de Valdivia (Funciones Ley N º18695)

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municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal. e) Asesorar al Concejo en la definición y evaluación de la auditoria externa que aquel pueda requerir en virtud de la ley vigente. f) Proponer modificaciones de procedimientos y procesos que permitan optimizar la gestión interna municipal. g) Controlar la legalidad de las subvenciones otorgadas por el Concejo Municipal. h) Otras funciones que el Alcalde le asigne, de conformidad con la legislación vigente y que no sean aquellas que la Ley asigna a otras unidades

Las unidades dependientes de la Dirección de Control serán las siguientes: -Departamento de Auditoria - Departamento de Auditoria de Servicios Incorporados.

Estas

unidades

tienen

los

siguientes

objetivos

y

Municipal.

funciones

específicas.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA MUNICIPAL. Tiene como objetivo apoyar la gestión del municipio a través de la realización de auditorías operativas y de la fiscalización efectiva y oportuna de los procesos administrativos establecidos, en el marco de la legislación vigente.

Funciones: El Departamento de Auditoría Municipal tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Diseñar e implementar un programa de auditoría para el sector muncipal. b) Mantener un control permanente de la ejecución financiera y presupuestaria de la Municipalidad. c) Recomendar mejoramientos específicos a los procedimientos administrativos, para optimizar la ejecución de las tareas y el control interno. d) Asesorar a las distintas unidades municipales en las técnicas propias de la auditoría. e) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas organizativas, sistemas y procedimientos de trabajo y evaluar el resultado de los cambios que se produzcan como consecuencia de las auditorías internas. f) Cautelar el cumplimiento y la actualización de los convenios y contratos que

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comprometen la responsabilidad y/o los bienes municipales. g) Velar por la aplicación de la normativa existente en la contabilización de las operaciones, como así también revisar el criterio técnico seguido en las regularizaciones efectuadas en la contabilidad. h) Verificar la legalidad en las adquisiciones de bienes y servicios municipales. i) Efectuar otras auditorías solicitadas por el Alcalde y el Consejo a través de la Dirección de Control. j) Cumplir las demás funciones que la Ley y el Alcalde le encomiendan.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE SERVICIOS INCORPORADOS. Tiene como objetivo apoyar la gestión del municipio a través de la realización de auditorías operativas y de la fiscalización efectiva y oportuna de los Departamentos de Salud, Educación y Cementerio Municipal, en el marco de la legalidad vigente y de los procesos administrativos establecidos.

Funciones: El Departamento de Auditoría de Servicios Incorporados tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Diseñar e implementar un programa de auditoría para el sector de los Servicios Incorporados. b) Mantener un control permanente de la ejecución financiera y del Presupuesto de los Servicios Incorporados. c) Recomendar mejoramientos específicos a los procedimientos administrativos, para optimizar la ejecución de las tareas y el control interno de los Servicios Incorporados. d) Asesorar a las unidades municipales encargadas de los Servicios Incorporados en las Técnicas propias de la auditoría. e) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas organizativas, sistemas y procedimientos de trabajo y evaluar el resultado de los cambios que se produzcan como consecuencia de las auditorías internas realizadas a los Servicios Incorporados. f) Cautelar el cumplimiento y la actualización de los convenios y contratos que comprometen la responsabilidad y /o bienes municipales en los Servicios Incorporados.

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g) Velar por la aplicación de la normativa existente en la contabilización de las operaciones, como así también revisar el criterio técnico seguido en las regularizaciones efectuadas en la contabilidad de los Servicios Incorporados. h) Verificar la legalidad y el cumplimiento del procedimiento de adquisiciones de bienes y servicios efectuadas en los Servicios Incorporados. i) Efectuar otras auditorías que el Alcalde, el Concejo o el Director de Control le ordene. j) Cumplir las demás funciones que la Ley y el Alcalde le encomienden.

7º.- FALLAS DE CONTROL INTERNO QUE SE OBSERVAN EN LOS MUNICIPIOS:5 En un plano general, se adviererte que muchos municipios carecen del Manual de Organización y Funciones, lo cual impide cumplir adecuadamente con el principio de fijación de responsabilidades y delegación de funciones, referido a que cada cual debe saber, formalmente, ante quien y por qué es responsable y conocer las atribuciones propias o delegadas para su desempeño.

Asimismo, carecen de manuales de procedimiento que definan las rutinas más significativas de la entidad.

Este proceso de elaboración de un manual constituye una instancia que comúnmente pone en evidencia problemas y desajustes en la estructura de la entidad y permite corregir deficiencias de control interno en le plan de organización.

Es imprescindible la elaboración de aquellos manuales que normen los procesos más revelantes el municipio y que se relacionen directamente con la protección de los activos, la utilización de recursos y con la confiabilidad de los sistemas de información. En tal sentido, resulta urgente tener una preocupación especial por la preparación de manuales sobre adquisiciones, liquidación y recaudación de ingresos, tramitación de decretos de pago y emisiones de comprobantes de egreso y cheques, de inventarios, cotizaciones y propuestas, otorgamiento y rendición de subvenciones, etc.

Otro aspecto de general ocurrencia, en relación con la estructura de los municipios, radica en la organización autónoma que constituye, en muchos casos, los Servicios Traspasados que administra directamente la municipalidad. Sin perjuicio de que tales servicios se organicen en Departamento independientes y que, inclusive, disponga de unidades especializadas propias para las funciones de administración financiera, personal y adquisiciones, es necesario que las unidades municipales responsables por estas materias (Desarrollo Comunitario y Administración y Finanzas), tengan al menos un rol de supervisión y / o centralización de las actividades de estas dependencias.

En efecto, además de disponer de una estructura autosuficiente, con unidades de finanzas, de personal etc., en ocasiones los Alcaldes han delegado funciones de importancia en los Jefes de Departamento a cargo de los Servicios Traspasados (v.gr. la aprobación de adquisiciones), sin que, como contrapartida, estas dependencias se encuentren sometidas a los controles que son habituales para el resto del municipio.

Aún más, precisamente la autonomía que se les otorgue para efectos de agilidad y expedición, debe complementarse con controles deliberados, especialmente por parte de la Dirección de Control Municipal. puesto que el Alcalde, no obstante la delegación 5

Programa de Capacitación Municipal AGCE (Chile-España)

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efectuada en un Jefe de Servicio Traspasados, es objeto de responsabilidad indelegable por las actuaciones de esas dependencias. Una deficiencia se similar origen, en ocasiones, radica en la situación y funcional que se observa con respeto a las Tesorerías Municipales.

En efecto, en algunas oportunidades, se han visto que con posterioridad al traspaso de las hasta entonces Tesorerías Comunales (Fiscales) a los municipios, no se hayan contemplado cambios significativos con respecto al funcionamiento de esas unidades, las que continúan con autonomía e independencia del resto de los departamentos y direcciones municipales.

Esta independencia es inconveniente desde un doble punto de vista en primer término, como los municipios no ejercían funciones de recaudaciones, custodia y pago de fondos con anterioridad al traspaso, las Tesorerías concentraban, además en algunos casos, por lo que la unidad pertinente de la Dirección de Administración y Finanzas no elabora los informes de Contabilidad General de la Nación a partir de sus registros contables, sino de los preparados por la Tesorería.

Sin prejuicios de los registros que para efectos de control de ingresos y pagos lleve la Tesorería, y cuya utilidad con fines de comprobación es indudable, los riesgos contables que sirven de base a los informes del sistema de Contabilidad General de la Nación no deben ser responsabilidad de la Tesorería Municipal.

Asimismo, es necesaria la integración efectiva de las estructuras de control municipal, a través de la adecuada separación de funciones, de la creación de mecanismos que planteen controles por oposición de intereses y de la acción deliberada del Departamento de Control del municipio, el cual debe efectuar auditorias especificas y pruebas de validación sobre los recursos custodiados y manejos por la Tesorería Municipal.

SERIE ANEXOS: 1A ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO6 Analizaremos el control que se debe llevar respecto de algunos item que integran el subtítulo 22 “Bienes y Servicios”

GASTOS DE REPRESENTACIÓN (ITEM 22.17.004) Son los gastos por concepto de inauguración, aniversario, presentes, atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, en representación del organismo.

Las celebraciones que se realicen, deben guardar relación con las funciones del organismo respectivo y deben contar con la presencia de autoridades superiores del Gobierno.

Comprende también aquellos gastos efectuaos por causas netamente institucionales y excepcionales, que deban responder a una necesidad de exteriorización de la presencia de respectivo organismo. Además, corresponde a gastos de reuniones con representantes o integrantes de entidades publicas, privadas y /o con expertos y autoridades nacionales o extranjeras.

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Dolores Rufián (Agencia de Cooperación Española)

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ELEMENTOS DE CONTROL Y VERIFICACION Para cursar el pago, debe existir disponibilidad presupuestaria (cuenta Nº 22.17.0049) El respaldo del deseémoslo debe establecer claramente nomina de autoridades y personalidades asistente al evento; El pago, debe contar con la boleta y /o factura validamente emitida, y el evento respectivo, debe corresponder a causas netamente institucionales y / o a una exteriorización de la presencia del servicio.

Cabe advertir que no es posible, realizar con estos recursos, gastos ocasionados por celebraciones de festividades tales como Navidad, día de la secretaria, atenciones personal de la respectiva entidad y en general, todas aquellas reuniones que no correspondan a causas NETAMENTE INSTITUCIONALES, (Dictamen Nº11.315./85 de la Contraloría General de la República).

GASTOS DE LA ACTIVIDADES MUNICIPALIDADES (ítem 22.17.007) Corresponde al gasto que deben efectuar las municipalidades, derivadas de la celebración de festividades nacionales: aniversarios e inauguraciones: fiestas populares de recreación y entretenimiento, actividades culturales, deportivas, de asistencia social y fomento y ayuda a organizaciones de participación social y otras similares: todas ellas comprendidas en la función municipal.

ELEMENTOS DE CONTROL Y VERIFICACIÓN: Para cursar el desembolso, debe existir disponibilidad presupuestaria: La actividad o evento de que trate, debe quedar claramente especificado en el respaldo del pago: El movimiento del gasto, debe estar acorde a lo señalado en el clasificador presupuestario para la cuenta 22.17.007.

El respaldo debe contar con boleta y / o factura validamente emitida.

GASTOS MENORES (ÍTEM 22.17.009)

Los organismos del sector publico pueden, disponer de fondos globales para operar en dinero efectivo, a disposición de sus dependencias y / o de funcionarios, que en razón de sus cargos los justifiquen, hasta por un monto máximo de quince unidades tributarias mensuales, para efectuar gastos por los conceptos comprometidos en el ítem del subtitulo 22 “Bienes y Servicio de Consumo”. Del clasificador presupuestario, siempre que las cuentas respectivas, por separado, no excedan cada una de cinco unidades tributarias mensuales, desembolso de gastos menores.(Decreto N º 1.656 /97.del Ministerio de hacienda)

Elemento de control y verificación: Debe existir un decreto alcaldicio autorizando la asignación de los fondos con la debida identificación del funcionario, quien deberá pertenecer a la planta municipal;

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El o los funcionarios que sean designados para la administración de los dineros, deben contar con la correspondiente póliza de fidelidad funcionaria; La rendición de cuenta, deberá efectuarse de acuerdo con la circular N º 70.490/76 de la controlaría general.

La entrega de fondos para un nuevo periodo, requiere previamente presentar la rendición de los fondos otorgados en el periodo anterior, no siendo necesarios su aprobación o rechazo.

La rendición de los fondos globales mensuales, incluyendo la información complementaria respectiva de la inversión efectuada.

El excedente no ocupado en el periodo que se rinde, debe reintegrarse en tesorería para lo cual, debe exigirse el comprobante de ingreso correspondiente.

La rendición debe contar con la firma del funcionario responsable, especificando claramente el periodo que se esta rindiendo.

Verificar que el monto de cada operación por separado, no exceda de cinco (5) UTM. Verificar que las boletas de compra-venta y / o facturas correspondan al periodo que se esta rindiendo, como asimismo la autenticidad de las mismas.

Constatar que los desembolsos que no superen una unidad tributaria mensual y por los cuales no exista la obligación de extender boleta de compra –venta se consignen en planilla debidamente visada por el funcionario responsable.

Constatar que el objeto del gasto se encuentre claramente identificado.

Solicitar registros de inventarios para aquellos bienes que por sus características sean inventariadles.

Efectuar de manera sorpresiva y selectiva sobre la base de muestras, arqueos de fondos para los valores asignados.

CONVENIOS POR SERVICIOS DE ASEO ÍTEM 22.20.003)

Los convenios por servicio de aseo del ítem 22. 20.003 comprenden los gastos de desembolso por los contratos de extracción de basura domiciliaría y barrido de calle y derechos por uso de vertederos de basura.

Este tipo de desembolso, generalmente constituye una parte muy importante del presupuesto de gastos. Los montos involucrados y la importancia del servicio para la comunidad, ameritan la existencia de adecuados chequeos y controles tanto documentales como validaciones en terreno.

Elementos de control y verificación: Efectuar un análisis documental de la licitación; -Llamado a propuestas -Bases administrativas -Especificaciones técnicas -Aclaraciones de las bases -Ofertas técnicas y económicas -Verificar existencia del acuerdo del concejo municipal -Analizar decreto adjudicatario el cual debe adjuntarse a la oferta y a las bases de la licitación

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-Tomar conocimiento del contrato y sus modificaciones -Establecer la existencia de las garantías pertinentes y validarlas con la institución financiera correspondiente -Revisar libro de obras, aplicación de multas, registros de evaluación y calificaciones del servicio -Verificar la disponibilidad presupuesta, para cursar los pagos respectivos -Establecer que los pagos, se efectúen conforme al contrato y verificar que las facturas respaldatorias cuenten con las visaciones de rigor -Establecer el cumplimiento de plazos por las partes -Validar en terreno el cumplimiento del contrato, estableciendo la calidad y oportunidad del servicio, de acuerdo con las especificaciones técnicas -En caso de prorrogas del contrato, verificar su procedencia, y si corresponde que se efectúe de conformidad al procedimiento establecido en la bases respectivas.

NOTA: El procedimiento descrito, puede ser utilizado análogamente para todo tipo de contratos, que hayan sido adjuntos a través de una propuesta. Ej: Mantención de áreas verdes, mantención señales de tránsito.

ANEXO Nº 2-B,. ORDENES DE COMPRA

Las órdenes de compra, constituyen la intención manifiesta y compromiso por parte de la entidad emisora, de adquirir algún bien específico.

ELEMENTOS DE CONTROL Y VERIFICACIÓN: COMPRAS MUNICIPALES -La orden debe corresponder a los formularios debidamente emitidos para estos efectos -Constatar la correlatividad y preimpresión de la numeración de la solicitud y / o formulario; -Su fecha de emisión debe ser previa a aquella de la factura y del decreto de pago -El nombre del proveedor debe estar claramente identificado y corresponder al seleccionado; -Constatar que las especificaciones técnicas concuerden con lo establecido en la cotización presupuesto o propuesta seleccionada o factura pertinente; -Verificar el valor unitario y total en términos de su concordancia con los demás antecedentes; -Verificar que cálculos aritméticos estén correctamente efectuados; -Constatar que los impuestos, descuentos o recargos estén debidamente incluidos; -Revisar que los montos involucrados no excedan las cantidades autorizadas por las disposiciones legales vigentes; -Verificar la existencia de una solicitud de pedido con el Vº Bº de las autoridades correspondientes; -Constatar la adecuada imputación presupuestaria y sus disponibilidades; -Verificar que no se emitan órdenes de compra fraccionadas para una misma adquisición, cuando superen en conjunto los montos permitidos por la legislación vigente; -Chequear el Vº Bº del departamento de adquisiciones; -Analizar que el precio adjudicado sea el más. En caso contrario, que se fundamente la decisión;

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-Validar selectivamente la cotizaciones, y -Constatar que los valores no tengan enmendaduras.

Los elementos enunciados ayudan a mantener la disciplina en el cumplimiento de las rutinas administrativas que han sido establecidas con el fiel propósito de salvaguardar los intereses municipales.

ANEXO 3C APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS7 Si un municipio necesita abrir una cuenta corriente bancaria debe solicitar la autorización correspondiente a la Contraloría General de la República , Subdivisión de Crédito Público y de Bienes Nacionales, en nuestro caso por ser de regiones, debemos recurrir a Valparaíso.

REQUISITOS : • Nombre y cargo de los funcionarios que operarán las cuentas, por regla general, dos titulares y sus reemplazantes, número de Decreto de nombramiento de los funcionarios designados; • Indicar sí los funcionarios cuentan con fianza de fidelidad funcionaria o sí esta se encuentra en trámite; • La denominación que se le dará a la cuenta y que recursos se depositarán en ella; • Oficina o sucursal del Banco u otro en que abrirá la cuenta, y • Comunicar, una vez abierta por el banco, el número asignado a la cuenta.

Cabe destacar que, por razones de orden administrativo y de fiscalización, las cuentas deberán ser manejadas por dos giradores que deberán actuar de consuno.

En casos excepcionales, sujetos a la consideración de la Contraloría General, podrán manejarse cuentas corrientes con un solo girador.

AUTORIZACIONES DE FIRMAS Y CAMBIOS DE GIRADORES Al presentarse estas situaciones, cabe distinguir aquellas autorizaciones que solicitan los servicios para girar cuando se producen cambios transitorios o definitivos.

En el primer evento, puede señalarse que en los casos en que los titulares estén impedidos de atender dicha solicitud por un plazo no superior a 30 días, pueden girar reemplazantes previa comunicación escrita del Alcalde respectivo a la oficina correspondiente al banco.

La designación deberá recaer en un funcionario que poseyendo las condiciones necesarias para desempeñarse como girador, tenga fianza rendida por un monto equivalente a dos años de su sueldo o haya iniciado los trámites correspondientes para obtenerla. La comunicación aludida al párrafo anterior deberá indicar como mínimo el nombre completo de él o los reemplazantes, el número de la cuenta y el tiempo que durará el reemplazo, el que, como se ha señalado no deberá exceder los 30 días.

La comunicación en referencia acreditará la personería del reemplazante para poder girar y una copia autorizada será remitida a la Contraloría General de la República (Registro de Personal y Finanzas).

Los reemplazos que excedan el tiempo indicado, continuarán sometidos al procedimiento general , esto es, necesitarán la autorización directa de la Contraloría 7

División de Municipalidades Contraloría General de la República

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General de la República, en caso de cambios continuos de giradores, deberán mencionarse los siguientes datos: • Circunstancia que motiva el cambio de girador (renuncia, traslado, reemplazo etc.)

• Número de cuenta para la cual se solicita la autorización y.

• Carácter que tendrán las firmas titulares o reemplazantes Una observación de índole general respecto de estas normas administrativas, puede Señalarse que no existen limitaciones jurídicas ni contables que impidan a una municipalidad abrir una cuenta bajo condiciones o denominación genérica, que posibilite El manejo de recursos destinados a las distintas finalidades, lo que en definitiva redundará en una mayor flexibilidad de movimiento de fondos.

Lo anterior, claro está que sin perjuicio de aquellas situaciones en que una disposición legal imponga específicamente la obligación de depositar ciertos fondos en cuantas subsidiarias separadas o en especiales como en el caso de las funciones traspasadas a la gestión municipal, en que es de conveniencia la habilitación de cuentas separadas por área o función determinada..

CIERRE DE CUENTAS: La solicitud para proceder al cierre de cuentas corrientes bancarias, debe considerar los siguientes aspectos: 1. Motivo por el cual se solicita el cierre, 2. Denominación y número de cuenta , oficina, agencia o sucursal en la cual se mantiene, 3. Certificación bancaria que acredite que la cuenta bancaria no posee saldo, 4. Remitir con posterioridad certificado de banco sobre devolución de talonarios de cheques.

NORMAS DE CONTROL Con el objeto de proteger los recursos financieros municipales ante eventuales pérdidas de cualquier naturaleza y garantizar el grado de confiabilidad de la información financiera que facilite la eficiencia operacional, deberán implementarse las siguientes medidas de control interno: • Como normas generales, los ingresos y en cheques deben depositarse íntegramente en la cuenta bancaria respectiva., al día siguiente hábil después de recibidos , salvo en aquellas comunas donde no haya oficinas de la institución bancaria respectiva, en cuyo caso el depósito podrá efectuarse en un plazo máximo de cinco días; • Los cheques se girarán sólo cuando medie un decreto de pago que así lo autorice y se extenderán nominativos a nombre de la respectiva persona señalada en el correspondiente decreto • En aquellos municipios donde se manejen fondos globales controlados mediante cuentas corrientes bancarias autorizadas por la Contraloría General de la República, y respecto de los cuales se haya dictado previamente un decreto de

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pago para la entrega de dichos fondos, los funcionarios responsables de su manejo deberán emitir en forma previa a la emisión de los cheques y especialmente en los efectos, un comprobante de egreso de la respectiva transacción,. Estos cheques, al igual que en el caso anterior, deberán extenderse nominativos y a favor de la persona señalada en el mencionado comprobante; Deberán habilitarse registros auxiliares , por ejemplo libretas bancarias, con el objeto de mantener un adecuado y permanente control sobre los saldos de cada cuenta corriente bancaria, independientes de los registros contables; Debe ejercerse una adecuada custodia sobre los talonarios de cheques aún no utilizados; Las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deberán ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos , a lo menos una vez al mes; Los municipios no deberán revalidar los cheques girados y no cobrados a la fecha de su vencimiento caducados; La diferencia que se produzca entre los saldos contables y los saldos certificados por la institución bancaria, motivada por los cheques caducados a la fecha de la conciliación deberá regularizarse efectuando las siguientes contabilizaciones en los registros del sistema de contabilidad gubernamental.; En el registro de movimiento de fondos de la respectiva cuenta corriente bancaria , columna ingresos , se anotará el monto de los cheques caducados; anotación de igual naturaleza procederá efectuar en el registro auxiliar correspondiente; En el registro de cuentas complementarias , cuenta matriz , otras cuentas, subcuentas que se habilite al efecto, se contabilizará al haber, igual monto que el señalado anteriormente , por tanto, los cheques caducados deberán eliminarse de la nómina de cheques girados y no cobrados ; Los cheques que posteriormente se giren para solucionar las obligaciones pendientes , originadas por los cheques caducados que se encuentren vigentes , deberán ser anotados en el libro auxiliar de cuentas corrientes bancarias , y contabilizados en los registros del sistema de contabilidad gubernamental , reversando la operación señalada en la letra precedente; Los cheques anulados serán registrados , previa inutilización física , con el objeto de permitir el control de la relatividad numérica, y, Cuando se utilicen procedimientos electrónicos en la emisión de cheques, como sería el caso de los destinados a el pago de renumeraciones , se deberá llevar un registro con el objeto de controlar la correlatividad de esos documentos, dejándose constancia de él , de la serie de número del primero y último cheque emitido en cada oportunidad de aquellos no utilizados y los defectuosos.

Debemos revisar estas normas debido a la evolución de estas y de instrumentos financieros y la particular necesidad de que los cheques girados siempre cuenten con recursos pertinentes en la cuenta corriente aún cuando pudieran estar caducados, dadas las restricciones económicas que afrontan la gran mayoría de los municipios en el país.

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ANEXO 4C ,- SOBRE EL PRESUPUESTO MUNICIPAL:8

1) De conformidad al artículo 65 letra a) de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades (en adelante LOC), el Alcalde requiere del acuerdo del Concejo para Aprobar el plan comunal de desarrollo y el presupuesto municipal. Mandato legal que se relaciona y confirma en la letra b) del artículo 79 del mismo cuerpo legal.

2) Por su parte, el artículo 82 de la LOC establece cómo debe realizarse el pronunciamiento del Concejo, respecto de las materias consignadas en la letra b) del artículo 79, como es el caso. En cuanto al presupuesto municipal, esta norma dispone que el Alcalde, en la primera semana de Octubre de cada año (fecha que se cumple este Viernes 4 próximo), debe someter a consideración del Concejo las orientaciones globales del municipio, el presupuesto municipal y el programa anual, con sus metas y líneas de acción.

3) De conformidad al mismo artículo 82 letra a), el Concejo debe pronunciarse sobre todas las materias señaladas anteriormente antes del 15 de Diciembre, luego de evacuadas las consultas por el Consejo Económico y Social cuando corresponda. En el caso que el pronunciamiento del Concejo no se produjere dentro de los términos legales señalados, rige lo dispuesto por el Alcalde.

4) En virtud del artículo 65 inciso 2º, las materias que requieren el acuerdo del Concejo son de iniciativa del Alcalde, por ejemplo la presentación del presupuesto municipal.

Sin perjuicio de lo anterior, si el Alcalde incurriere en incumplimiento reiterado y negligente de las obligaciones señaladas en el inciso 2º del artículo 56 (entre ellas, presentar oportuna y fundadamente el presupuesto municipal), puede ser requerido por el Concejo para que presente el o los proyectos que correspondan dentro de un tiempo prudencial. En caso de que el Alcalde persista en la omisión, su conducta podrá ser considerada como causal de notable abandono de deberes, para efectos de lo previsto en la letra c) del artículo 60 de la LOC. 5) Según el inciso 3º del artículo 65 en comento, al aprobar el presupuesto, el Concejo debe velar porque en él se indiquen, los ingresos estimados y los montos de los recursos suficientes para atender los gastos previstos. En este mismo sentido, la ley dispone que el Concejo no puede aumentar el presupuesto de gastos presentado por el Alcalde, sino sólo disminuirlo, y modificar su distribución, salvo respecto de gastos establecidos por ley o por convenios celebrados por el municipio.

6) Siempre, el presupuesto debe reflejar las estrategias, políticas, planes, programas y metas aprobados por el Concejo a proposición del Alcalde.

7) El presupuesto municipal debe incluir los siguientes anexos informativos: a) Los proyectos provenientes del Fondo Nacional de Desarrollo Regional;

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Estamento Municipal – Normas Contraloría General de la República

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b) De las inversiones sectoriales de asignación regional (ISAR), del subsidio de agua potable, y de otros recursos provenientes de terceros, con sus correspondientes presupuestos; c) Los proyectos presentados anualmente a fondos sectoriales, diferenciando entre aprobados, en trámite, y los que se presentarán durante el transcurso del año, señalándose los ingresos solicitados y gastos considerados, y d) Los proyectos presentados a otras instituciones nacionales o internacionales.

Los proyectos mencionados, deben ser informados al Concejo conjuntamente con la presentación del presupuesto, sin perjuicio de informar además, trimestralmente, su estado de avance y flujo de ingresos y gastos de los mismos.

Procedimiento (de conformidad al dictamen Nº 904, de fecha 12 de Enero de 1999, de la Contraloría General de la República) 1) Corresponde al Alcalde, con la asesoría y colaboración de las unidades municipales, elaborar el proyecto de presupuesto municipal, presentarlo al acuerdo del Concejo y, finalmente aprobarlo, correspondiéndole a esa autoridad edilicia determinar los objetivos fundamentales que se pretenden obtener con el presupuesto.

2) Ha de considerarse, que el presupuesto municipal es un instrumento de estimación financiera de los ingresos y gastos del Municipio para un año dado, compatibilizando los recursos disponibles con el logro de metas y objetivos previamente establecidos, esto es, constituye una forma de planificación anual expresada en dinero.

3) En este sentido, señala el referido dictamen, debe existir una relación lógica y armónica entre los programas de inversión, el plan comunal de desarrollo y el presupuesto municipal, documentos todos de planificación respecto de los cuales el Concejo debe prestar su acuerdo.

4) Al Concejo le corresponde otorgar su acuerdo a la proposición del Alcalde, para lo cual debe sujetarse a determinadas condiciones. a) Tiene el imperativo de pronunciarse a más tardar el 15 de Diciembre del año respectivo; b) Velar porque el presupuesto se encuentre debidamente financiado, para lo cual cuanta con la facultad de disminuir gastos o modificar su distribución, salvo las excepciones legales, por cierto, sin que ello implique alterar sustancialmente su contenido y los objetivos que con su formulación se pretenden alcanzar, coincidentes con aquellos previstos en los instrumentos de planificación e inversión.

5) Recibido por el Concejo el proyecto de presupuesto propuesto por el Alcalde, dicho órgano colegiado puede aprobarlo en las mismas condiciones, puede disminuir los gastos o puede modificar su distribución, todo ello dentro del período indicado, de manera que el 15 de Diciembre el Municipio cuente con su presupuesto de ingresos y gastos estimados para el año siguiente.

6) En el evento que el Concejo, dentro de sus competencias, disminuya determinados gastos o modifique su distribución, cuando procediera, el Alcalde debe acatar tal

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decisión, sin que la ley lo faculte para insistir en su proyecto original o para proponer una nueva fórmula dentro del período de aprobación.

7) Con todo, el Concejo no puede disminuir o modificar la distribución de aquellos gastos establecidos por ley o por convenios celebrados por el Municipio, es decir, aquellos rubros que en el presupuesto de gastos estén debidamente afectados por una norma legal o por convenios que hubiere suscrito la corporación edilicia, deben ajustarse a los montos que se deriven de la aplicación de la norma o del contrato, según corresponda, quedando en estos casos limitada la facultad resolutiva del Concejo, debiendo entonces estarse necesariamente a la proposición del Alcalde, atendida la afectación a fines específicos de dichos recursos.

8) Se encuentran entre aquellos gastos establecidos en la ley, por ejemplo, los relativos a remuneraciones no variables de los funcionarios municipales, y de los funcionarios de servicios traspasados, las asignaciones por asistencia las sesiones del Concejo, las cotizaciones o aportes patronales cuando corresponda, los impuestos y demás tributos que sean de cargo del Municipio, las transferencias que deban realizarse al Fondo Común Municipal o los recursos que la Municipalidad recibe para programas especiales de carácter social o de inversión comunal.

9) Por su parte, entre aquellos gastos establecidos en convenios celebrados por el Municipio, se pueden mencionar los destinados al pago de los honorarios por prestaciones de servicios contratados con personas naturales o jurídicas, los originados por concesiones o contratos de ejecución de acciones regulados por el artículo 8º de la LOC, las contratas renovadas, los aportes comprometidos a corporaciones, fundaciones o asociaciones en que participe la Municipalidad respectiva y todo otro que tenga como fundamento jurídico un convenio válidamente celebrado.

10) El Concejo, al ejercer las facultades señaladas, debe armonizar su decisión con los demás instrumentos de planificación del desarrollo y de inversión municipal, y procurar no producir un déficit real o potencial, así como tampoco alterar sustancialmente el presupuesto presentado por el Alcalde, a tal punto que ello pudiera traducirse en una reformulación del mismo.

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San Felipe, Enero 18 del 2005.-

Nelson Leiva Estay Presidente Asemuch San Felipe

Quiero antes de finalizar esta presentación e informe final de mi carrera de Técnico Universitario en Administración Municipal Mención Control, manifestar que hoy más que nunca finalizamos esta carrera con la más firme convicción de que el sacrificio tanto personal como familiar no ha sido en vano, sabedor de que vienen más desafíos, como continuamente así es en la vida, y sabremos afrentarlos en conjunto, lo que sumado al conocimiento científico y práctico que nos entregó esta prestigiosa Universidad de Viña del Mar y sus docentes encabezados por quienes llevaron adelante esta carrera , la cual nació de una brillante idea , de la cual tengo el orgullo de haber participado como dirigente municipal, con la creencia permanente de que esta propuesta dirigida a los funcionarios municipales generaría que aquí en el Valle de Aconcagua se sumaran a los municipios funcionarios calificados, preparados y capacitados en las distintas áreas del saber y que son de alta sensibilidad social que tendrán como destino último lograr una eficiencia y eficacia en nuestro accionar ante la comunidad de nuestro valle.

Quiero en esta ocasión felicitar a todos los compañeros de la Universidad, los que provienen de las distintas comunas , y a quienes son mis compañeros de labores de mi municipio con los cuales compartí esta carrera , conociendo el compañerismo , la unión, la integración y tener el privilegio de pertenecer a un grupo compacto de personas con vocación, visión y futuro. Además, estas líneas finales las dedico a la primera autoridad comunal de San Felipe, D. Jaime Amar Amar y a la Sra. Secretaria Municipal Dña. Ema García Iturrieta, quienes nos apoyaron en todo sentido , instándonos a seguir en la senda de la formación profesional con el compromiso nuestro de servir a nuestra comunidad con un sentido de mística y vocación que trascienda más allá de lo rutinario y haga que la solución fluya siempre del alma de quienes hoy se titulan y que entregamos este informe de práctica profesional de cada una de las especialidades y menciones como la mía de Técnico en Administración Municipal mención en Control.

A todos ellos por siempre...Gracias.

NELSON LEIVA ESTAY ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE SAN FELIPE

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BIBLIOGRAFIA.

•

Revistas Técnicas Asociación Chilena Municipales Abril 1999.

•

Manual Técnico de Gestión Municipal - Asociación Chilena de Municipales Año 1997.

•

Manual Técnico Jurídico y Financiero de Municipalidades Agencia Cooperación Española Año 1994

•

Instituto Libertad Área Municipal Temas de Interés Año 2001.

•

Instituto Libertad Opinión Política Año 2003.

•

Asociación Chilena de Municipalidades Seminario Reforma de Municipalidades Año 2003

•

Avante Programa de Formación Municipal de Alcaldes y Concejales Año 2005

•

Centro de Estudios Públicos (C E P ) Control en los Municipios Chilenos Verano 2004

•

Avante- Programa de Formación Municipal Remoción de Alcaldes en Chile Año 2005

•

Programa de Gobiernos Locales Ayuntamiento de Madrid Otoño 2004

•

Liderazgo y Equipos de Acción Ayuntamiento de Madrid Otoño 2004

•

Mapa de la Corrupción de las Municipalidades en Chile.

•

Estamento Municipal (Normas Contraloría General de la República)

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