Manual Administración del Tiempo.

Manual: Administración del tiempo.

Elaborado por : Leguízamo Pérez Natalia.

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“Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante”.

-Brian Tracy

Presentación Este manual, tiene la intención de llegar a ser útil dando un ejemplo de como puede llevarse a cabo la exposición del tema. Además de que tambien busca ayudar a los alumnos a utilizar de mejor manera su tiempo, para ser más eficaz e

incluso poder llevar una vida más feliz y sin estrés negativo.

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La relación personal con el tiempo y la necesidad de organizarse.

El manejo del tiempo consiste en organizar, planificar y programar nuestros días, semanas o meses con el objetivo de generar un trabajo efectivo y aumentar la productividad. Una buena administración del tiempo nos permite ejecutar organizadamente las actividades dentro y fuera del trabajo.

A nivel personal, el problema no es en que perdamos o no el tiempo, sino en el valor que le damos a este hecho y a la posibilidad derivada del mismo como generadora de sentimientos de frustración, ansiedad e incluso angustia.

Entonces…. ¿Qué podemos hacer para manejar el tiempo correctamente?

1.Reconocer qué cosas nos hacen perder el tiempo. Hay actividades que ignoramos que nos hacen perder tiempo (el celular por ejemplo), y algunas veces hasta influyen en nuestro estado de ánimo. Una forma de hacerlo es anotando todo lo que hacemos a diario para poder identificar estos gastadores de tiempo.

2.Descubrir cuáles son nuestras prioridades.

Aprendiendo a determinar nuestras prioridades podremos ser efectivos en el manejo del tiempo, incluso si no llegamos a realizar las demás tareas de importancia menor.

3.Aprender a delegar. Una vez establecidas las prioridades, debemos enfocarnos en las cosas más importantes y organizarnos para que otras personas realicen las tareas más rutinarias y monótonas, aún cuando debamos pagar por ello.

4.Crear una rutina y seguirla diariamente. Es decir, armar un calendario o esquema para realizar cada una de las actividades y así guiarse a lo largo del día.

5.Disponer los tiempos específicos para cada actividad. Tener en cuenta cuáles serían los tiempos apropiados para desarrollar cada actividad y cumplirlos.

Poner en práctica estos consejos nos permitirá sacar provecho de nuestro tiempo y alcanzar nuestras metas con eficiencia y rapidez. Es importante tener en cuenta que el estrés o la insatisfacción pueden ser señales de mal manejo del tiempo.

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Posponer, el peor enemigo de todos.

La postergación se puede decir que tiene varios grados: 1. Los que nunca terminan nada a tiempo.

2. Lo dejan todo para el final y luego no hacen nada. A última hora se agobian y con las prisas hacen un trabajo pésimo.

3. Las tareas importantes y largas ni se las proponen. Se pasan el día enfrascados en pequeñeces que no aportan nada. Confían en que el trabajo desparecerá por si solo y su único aliciente es evadirse para descansar.

4. Y por otro lado están los que realmente se enfrentan al trabajo difícil. Pero mantienen ocupados con urgencias. Sin darse cuenta, pasan las semanas y ni siquiera han empezado con ese proyecto.

Para poder ganarle a la postergación, es importante tener en cuenta que se deberá recurrir a realizar tareas desagradables para cualquier procrastinador, como: enfrentarte a otros para que se hagan las cosas de cierta manera y en el plazo estipulado, presionar para mejorar un mal trabajo.

1. Todo es empezar. Los que consiguen lo que quieren, dicen que la parte más dura siempre empezar, que el resto viene rodado.

2. Empieza siempre por lo más difícil. A primera hora. Madruga si hace falta, ya tendrás tiempo de afinarlo todo en otros momentos.

3. Ponte pequeños premios por el camino en forma de pausas o algo para comer. A primera hora del día, dedícate solo a tu megaproyecto, evita la trampa de hacer pequeñas cosas como llamadas telefónicas o revisar el correo.

4. Olvídate de esas tareas fáciles de hacer y que tachas tan a gusto en tu lista de asuntos pendientes. Esas déjalas para última hora, cuando estés más cansado.

5. Créetelo. No tienes miedo a nada. Eres el mejor, porque lo eres si te enfrentas a los grandes proyectos. Demuéstrate a ti mismo que puedes con todo.

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Los enemigos del manejo del tiempo ¿Cuáles son los enemigos del manejo del tiempo?

1.Vivir apurado. La prisa perjudica nuestra salud y afecta los resultados de nuestras acciones. En ocasiones, incluso, perdemos más tiempo porque tenemos que corregir los errores ocasionados por andar a las corridas.

2.Falta de organización. No saber dónde están las cosas, olvidar reuniones o tareas pendientes, provoca mayor pérdida de tiempo y, en consecuencia, mucho estrés.

3.Querer hacer demasiadas cosas en muy poco tiempo.

4.Mala planificación. La falta de planificación implica que se pierde el tiempo en cosas poco importantes. En el plano opuesto, planear demasiado puede hacer que nos quedemos en los planes, sin pasar a la acción.

5.Poca información. Si sabemos el tiempo que necesitamos para llevar a cabo una tarea, somos mucho más eficientes y nos estresamos menos.

6.Dificultad para establecer prioridades.

7.Carencia de autodisciplina. No tener la voluntad necesaria para hacer primero lo indispensable o importante y después lo que deseamos.

8.Posponer o procastinar. Dejar que se acumulen las tareas pendientes (puede que luego se nos haga imposible hacerlas a todas).

9.Indecisión. La dificultad para tomar decisiones provoca, además de angustia, una pérdida de tiempo importante.

10.Incapacidad para decir que NO. 11.Creencia errónea de que estar muy ocupado es ser productivo o muy eficiente. Esta idea busca la cantidad y no la calidad de nuestras acciones.

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La falta de tiempo y que hacer contra esto.

En realidad éste es uno de los problemas que más tiene nuestra sociedad, nuestros orientados, amas de casa, estudiantes, funcionarios, empleados de una fábrica, directivos, etc.

No importa la profesión que tengamos, siempre nos molesta la llamada falta de tiempo y de este mal padecemos todos aquellos que no podemos organizar debidamente nuestro tiempo, un tiempo que deberíamos invertirlo para obtener un máximo beneficio en lugar de gastarlo.

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¿Qué es el tiempo perdido?

La realidad es que sólo uno mismo puede determinarlo, cualquier cosa puede ser una pérdida de tiempo. Perder el tiempo significa, simplemente, hacer algo que es menos importante que otra cosa que se pudiera hacer en su lugar.

La importancia está siempre determinada en función de los objetivos, lo que para uno es pérdida de tiempo, para otro puede ser un rato espléndidamente aprovechado. Por ejemplo: 1. Hacer un trabajo poco útil 2. Realizar una tarea distinta de la que nos han solicitado por malentender las instrucciones debida a las prisas.

3. Echarse una siesta puede ser muy provechoso si el objetivo es descansar o recuperarse para una actividad posterior. Si no es así, puede considerarse una perdida de tiempo.

Cabe pensar que perder el tiempo es simplemente hacer algo de lo que luego nos arrepentimos.

De modo que la clave del éxito de cualquier persona es el modo en que administra su tiempo, porque lo que acaba contando al final no es lo mucho que se ha trabajado en una determinada actividad sino el trabajo terminado, son estos resultados lo importante y no el tiempo que se ha utilizado para alcanzarlo. La eficacia sólo se puede alcanzar mediante una correcta administración del tiempo del que se dispone

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Eficiencia, eficacia y efectividad.

La Eficiencia es la habilidad para conseguir cosas con la menor inversión posible de recursos. Se centra en el método, en el mejor sistema y el tiempo más corto para hacer bien lo que se hace. Se centra en cómo hacer las cosas.

Efectividad, que hace referencia al nivel de satisfacción logrado para la realización y/o resultados de actividades realizadas, más aún cuando llega al ámbito social. La Efectividad tiene su relación con la eficiencia y la eficacia, cuando de forma austera y objetiva se logran resultados de utilidad para la entidad y la sociedad. Dicho de otra forma, la efectividad se alcanza en todas las áreas de la vida cuando aplicamos en ellas el equilibrio entre los resultados (Grado de eficacia) y la forma en que utilizamos los recursos para obtenerlos (Grado de eficiencia).

7 Motivación.

Este término está relacionado con voluntad e interés. Motivación, en pocas palabras, es la voluntad para hacer un esfuerzo, por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal.

Entre los factores que mas motivan en el trabajo son: • Trabajo en equipo • Nuevos retos • Buen ambiente laboral • Reconocimiento • Cumplir objetivos y ver resultados • Satisfacción del administrado • La satisfacción del trabajo bien hecho • Autonomía

8 La concentración La concentración mental es un proceso que consiste en centrar toda la atención de la mente sobre un objetivo.

Es decir, la capacidad para empezar y terminar una determinada actividad es el determinante principal de «Nuestra Productividad». Sólo podrás rendir al máximo si te concentras en una sola cosa, en la más importante, y mantienes el ritmo hasta el final.

Información recuperada de: Acosta,J.M. (2006).gestión eficaz del tiempo y control del estrés. España: ESIC Agustina, L. (2000). el estrés .talón de aquiles del súper ejecutivo.revista antiguos ejecutivos 46.44 Albores.(2007). gestión del tiempo. España Vigo .

Cooper C. Straw. (2000) Como controlar eficazmente el estrés en una semana.España:gestión diccionario de la real academia española Florez,V.(2011). Técnicas infalibles para incrementar tu productividad personal.España :Umano Frances, K. (2009). Gestión del tiempo y del estrés.España:lid

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