Ufcd0620_Capítulo2_PedroGeraldes

Ufcd- 0620 Controlo de Gestão Educação e Formação de Adultos (EFA)

CEFCO_P208_V1

Técnico de Apoio à Gestão EFA PRO

Pedro Geraldes 16 de maio de 2022

Introdução O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de curta duração nº 0620 – Controlo de Gestão de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações, comos seguintes objetivos e conteúdos programáticos :

Objectivos - IDENTIFICAR CONCEITOS BÁSICOS DO CONTROLO DE GESTÃO - EXECUTAR O ORÇAMENTO E REALIZAR O CONTROLO ORÇAMENTAL - IMPLMENTAR SISTEMAS DE CONTROLO DE GESTÃO.

- Carga horária : 50 horas

Conteúdos 2- O Orçamento e o Controlo Orçamental 21- O Orçamento: 211- Os Princípios de elaboração/Mecanismos de funcionamento do Orçamento.

212- As fases de Elaboração Orçamental.

213- A Importância do Orçamento na Gestão.

22- O Controlo Orçamental: 221- Os objetivos das estratégias de controlo orçamental.

222- As Características do Controlo Orçamental.

223- Os Desvios Orçamentos: Identificação/Impacto na Gestão da Empresa.

2.- O Orçamento e o Controlo Orçamental

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2.1- O Orçamento

- O Orçamento, do ponto de vista de planeamento, consiste na tradução financeira dos planos e dos programas.

- O Orçamento, antes de tudo, é um instrumento de decisão e ação, sendo, por isso, muito mais do que fazer previsões e apurar desvios, representando uma forma de controlo a priori, que condiciona a tomada de decisões futuras.

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2.1.1- Os Princípios de elaboração e mecanismos de funcionamento do Orçamento - Esta teoria desempenha seis funções fundamentais:

1- Planeamento : Uma vez que exige que se estabeleça objetivos quantificados, resumindo um conjunto de dados em ações concretas.

2- Motivação : Ao envolver a participação das pessoas, aumenta a sua responsabilidade e motivação, é função a mais importante, pois procura influenciar os gestores a alcançar melhores resultados, mas é necessário verificar determinadas condições para que essa motivação ocorra, (grau de participação dos gestores operacionais, a política de estabelecimento de objetivos, as características pessoais e a própria complexidade do processo).

2.1.1- Os Princípios de elaboração e mecanismos de funcionamento do Orçamento 3- Coordenação : Devido ao facto da orçamentação ser um processo ascendente e

descendente ao longo da organização, funciona como um elemento agregador dos diversos orçamentos parciais, coordenando as atividades e facilitando o seu acompanhamento por parte da gestão.

4- Descentralização : Porque vai consolidar diversos planos de ação.

5-Comunicação : Permitindo a circulação de informação, a nível vertical e horizontal.

6- Avaliação e Controlo : No sentido restrito de controlo, o apuramento dos desvios possibilita efetuar ações corretivas.

2.1.2- As fases de elaboração orçamental

- O desenvolvimento de um orçamento passa por três fases distintas, conforme se pode verificar na próxima figura.

2.1.2- As fases de elaboração orçamental

- A primeira fase implica o estabelecimento dos objetivos para cada ação, à luz das orientações estratégicas e da atual conjuntura económica e concorrencial.

- De seguida, há que estabelecer formas de os alcançar, e, medidas concretas de ação e a respetiva imputação de recursos.

- Por último, podemos passar à quantificação destas ações através de um processo negocial entre a direção e o gestor, que deverá ter como resultado o estabelecimento de medidas voluntárias por parte do gestor, o que se irá repercutir num compromisso da parte deste (garantindo-se assim o controlo a priori).

2.1.2- As fases de elaboração orçamental O orçamento baseia-se no facto do futuro ser a base de controlo, havendo um conjunto de elementos que o condiciona, tais como: Previsões : O orçamento passa pela avaliação do que poderá acontecer, sendo necessário recorrer à análise do histórico e complementá-la com a identificação do comportamento das diversas variáveis que o compõem; Objetivos : Pois permite estabelecer um "caminho" para o qual se irão dirigir, melhorando a avaliação no sentido da justiça, e motivando por via do estabelecimento de incentivos; Definição de Programas : Evitando-se estar ao sabor das circunstâncias.

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - A Gestão reveste-se de uma complexidade e ao mesmo tempo utilidade enormes no contexto cada vez mais global e competitivo em que as empresas se encontram inseridas.

As funções da gestão são basicamente quatro: - O Planeamento, - A Organização, - A motivação e a Coordenação, - O Controlo.

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - A Gestão Orçamental é uma das disciplinas da gestão é um importante instrumento de trabalho e de análise e contempla fundamentalmente duas funções da gestão: O Planeamento e o Controlo.

A Gestão Orçamental será o tipo de gestão que se caracteriza por planificar sistematicamente as atividades a desenvolver pela empresa e em que o planeamento se traduz no curto prazo pela existência do orçamento anual, que fixa a cada gestor em quantidades, valores e prazos os meios a utilizar e os proveitos ou operações a realizar, comparando-se periodicamente os objetivos com as realizações.

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - Para alcançar os objetivos e as responsabilidade que lhes são defensados a gestão orçamental tem às usa disposição um conjunto de ferramentas que são: • Planos (médio prazo, estratégico e anual); • Orçamento Anual (plano anual); • Controlo Orçamental A utilização conjunta destas ferramentas proporciona um sistema de informação cuja peça principal é o Orçamento.

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - O Orçamento é a expressão quantitativa de um plano de ação constituindo um importante instrumento de coordenação e ação. Operando num espaço temporal normalmente definido de um ano, o principal documento a elaborar pela gestão orçamental será o orçamento anual.

- É neste documento que se encontra refletida toda a atividade prevista de uma empresa, organizada de acordo com os departamentos nela existentes, os recursos de que dispõe e os objetivos que terão de ser alcançados.

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - Como principais características do Orçamento Anual, temos: • Conjunto de programas e orçamentos realizados para enquadrar as atividades de uma empresa nesse ano; • Define as operações a realizar e os recursos a utilizar; • Custos, proveitos e resultados previstos; • Fluxos e situações financeiras; • Organizado por meses para um controle mais rápido e eficaz;

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão 2- Fase de desenvolvimento: - Ao analisarmos e estrutura do Orçamento Anual, este é composto por um conjunto de orçamentos organizados para cada um dos departamentos da empresa e que se dividem em dois grupos: os orçamentos operacionais, diretamente relacionados com a atividade principal e operacional da empresa, e os orçamentos globais que são os mapas onde a análise se efetua à globalidade dos departamentos da empresa.

Os Orçamentos Operacionais são: • Produção • Vendas • Atividades

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - Os Orçamentos Globais são: • Tesouraria • Financeiro • Demonstração de resultados • Balanço previsional

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - Os orçamentos que normalmente fazem parte do orçamento anual de uma empresa e as suas funções específicas: - Vendas : Prevê o valor das vendas a efetuar; - Custo das Vendas : Regista o custo previsto dos produtos que se estimam vender no orçamento anterior; - Custos de produção : Estima o custo dos produtos a vender; - Compras : Quantidades das diversas matérias a adquirir e respetivos custos; - Custos não industriais : Estima os custos das secções administrativa comercial e os custos financeiros; - Outros custos e proveitos : Todos não enquadráveis nos anteriores;

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - Tesouraria : Recebimentos e Pagamentos correntes das operações anteriormente previsionadas; - Investimentos e desinvestimento : Compra e Venda de equipamentos e meios; - Financeiro : Prevêem as necessidades de financiamento ou aplicação dos excessos e tesouraria; - Demonstração de resultados : Obtida a partir dos Orçamentos Operacionais; - Balanço previsional : Recorre a informações do Balanço inicial, do Orçamento de Tesouraria, Investimento, Orçamento Financeiro, e a Demonstração de Resultados;

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - Ao analisarmos conjuntamente todos estes orçamentos verificamos que a importância do orçamento anual passa pelo: • Planeamento e fixação de objetivos; • Avaliação da performance; • Comunicação, motivação e descentralização; • Modelo de planeamento e organização;

2.1.3- A importância do Orçamento na Gestão - A importância da Gestão Orçamental pode ser medida por dois fatores: • Os gestores planeiam, coordenam e decidem com base em informação que têm como fontes a observação pessoal, os dados históricos (contabilidade geral) e o controlo orçamental; • Importante que a organização cresça com informação de vários níveis e que a implementação de instrumentos de controlo e planeamento sejam encarados como um investimento necessário e rentável.

2.- O Orçamento e o Controlo Orçamental

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2.2- O Controlo Orçamental - Ao Controlo Orçamental cabe a avaliação da performance da empresa e a comparação com o inicialmente previsto e orçamentado e o real, reportando aos órgãos de gestão para medidas corretivas.

- O Controlo Orçamental deve incidir sobre os programas de ação quantificados em termos financeiros. Assim, constituirá um instrumento de acompanhamento e dos meios dos recursos utilizados por cada responsável.

2.2.1- Os Objetivos das Estratégias de Controlo Orçamental - Para isso, os quadros de Controlo Orçamental de cada gestor descentralizado devem de dar ênfase aos meios sobre os quais esse gestor tem poder de decisão e, em particular, sob a forma da sua utilização.

O Controlo Orçamental representa um importante instrumento de gestão, porquanto: • Obriga o gestor a estabelecer objetivos possíveis e a escolher planos de ação exequíveis; • Obriga o gestor a um acompanhamento da sua atividade; • Obriga o gestor a conceber ações corretivas.

2.2.1- Os Objetivos das Estratégias de Controlo Orçamental - Por tudo isto, o controlo orçamental merece um lugar de destaque de entre os instrumentos de gestão uma vez que constitui um meio de ligação entre o presente e o futuro.

Torna-se por isso necessário que o Processo de Controlo consiga: • Identificar corretamente os fatores motivadores dos desvios ocorridos; • Evitar a imputação de responsabilidades a quem não as tem; • Não atribuir ações corretivas a quem não dispõe de meios para as levar a bom termo.

2.2.2- As características do Controlo Orçamental - A definição de um programa de Controlo Orçamental pressupõe: • Identificação dos meios necessários, nomeadamente humanos, materiais, técnicos e organizativos; • Quantificação desses meios por forma a prever-se a necessidade de recursos financeiros para lhes fazer face; • Uma utilização ótima dos meios e recursos, obrigando o gestor a um permanente esforço de racionalização.

2.2.2- As características do Controlo Orçamental - A comparação entre as realizações e os orçamentos, evidenciando os desvios não constitui um fim em si, mas um meio para avaliar desempenhos e apoiar a tomada de decisão de medidas corretivas.

Deve: • Ser rápido – Deve ser preferida à exatidão dos valores obtidos.

• Ser equitativo – Exige que cada gestor seja responsável pelos resultados obtidos somente na medida em que os possa influenciar diretamente.

2.2.3- Os desvios Orçamentos: sua identificação e impacto na Gestão da Empresa - A análise do real e do inicialmente orçamentado pode em alguns casos não se fazer corresponder. É desta diferença, entre o real e orçamentado, que nasce um dos conceitos mais importantes do controlo orçamental: o desvio.

- A análise de desvios não é um fim, mas sim um meio para apoiar os gestores na tomada de decisão, uma vez que obriga o gestor a definir objetivos exequíveis, a acompanhá-los de forma a tomar medidas corretivas caso existam desvios.

2.2.3- Os desvios Orçamentos: sua identificação e impacto na Gestão da Empresa - A análise dos desvios representa um importante instrumento de controlo porque: • Permite identificar os desvios e as causas e os elementos que estiveram na sua origem; • Possibilita efetuar ações corretivas caso existam desvios; • Ultrapassa as metodologias meramente interpretativas; • Permite uma orientação e responsabilização dos gestores.

2.2.3- Os desvios Orçamentos: sua identificação e impacto na Gestão da Empresa - Vamos apresentar as quatro formas de desvio: de volume, de mix, de preço e de eficiência.

Desvios de volume : Medem a diferença entre as realizações e as previsões existentes na quantidade total do orçamento.

- Este cálculo permite a identificação de variáveis externas que influenciam a atividade da empresa, designadamente: Quota de mercado e Volume global da Indústria.

2.2.3- Os desvios Orçamentos: sua identificação e impacto na Gestão da Empresa Desvios de Mix : Medem o impacto resultante da não realização da composição estimada para o elemento orçamental em questão.

Desvios de Preço : Medem o impacto nos resultados resultantes da variação do preço unitário.

Desvios de Eficiência (ou produtividade) : Medem o impacto nos resultados resultantes da melhor ou pior utilização dos fatores produtivos e dos recursos.

2.2.3- Os desvios Orçamentos: sua identificação e impacto na Gestão da Empresa Contudo, o Controlo Orçamental apresenta duas limitações importantes.

- A primeira, resulta do facto da totalidade da informação verificada ser de ordem financeira, dependendo da informação gerada pela contabilidade, o que na maioria das empresas se revela algo morosa para que se tome uma decisão adequada.

- A segunda, limitação deriva do facto de não permitir uma correta avaliação do gestor, há elementos que não estão considerados, tais como a influência de fatores externos incontroláveis ou a falta de experiência do gestor em termos de elaboração do orçamento (o que não significa que seja um mau gestor).

Bibliografia AA VV. A empresa: noções de gestão, Guia do formando, ISG/ IEFP, 1998 Correia, Paulo, Auditoria financeira e controlo interno, Ed. Companhia Própria, formação e consultoria, Lda., 2004 - Dias, Álvaro, Planeamento e controlo de gestão, manual do formador, Ed. CECOA, s/d - Rodrigues, Jorge; Reis, Henrique, Controlo de gestão: ao encontro da eficiência, Ed. Escolar Editora, 2011

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