Documentation Intranet Sharepoint : Collaborateurs

Refonte Intranet: Documentation Collaborateurs

Refonte Intranet Documentation Collaborateurs – Service Informatique

18/02/13

lundi 18 fĂŠvrier 2013

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Refonte Intranet: Documentation Collaborateurs

Avant-Propos Ce document traite la refonte de l’intranet . Il est décliné en trois catégories et destiné à accompagner les salariés de l’entreprise à appréhender l’utilisation de cet outil.

Cette documentation est à l’attention des Collaborateurs

Table des matières Avant-Propos ...........................................................................................................2 Les tâches des collaborateurs .......................................................................................3 La Mise à jours de contenue ......................................................................................4 Par le portail Web ...............................................................................................4 Par Word et One-Note ..........................................................................................6 Gestion des brouillons ..........................................................................................6 Modifier les catégories et les TAG ............................................................................7 Les espaces communautaires .....................................................................................9 L’approbation de message .....................................................................................9 La publication de document ................................................................................. 10

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Les tâches des collaborateurs

Les collaborateurs ont pour rôle de faire vivre l’intranet. Cela passe par la mise à jour de contenu, la participation aux espaces collaboratifs ou à la remontée d’information dans l’annuaire. Cidessous est abordée l’utilisation de l’outil.



Mettre à jour un article



Approuver des commentaires



Alimenter les bases de documents

Les approbateurs :







: Responsable de la partie Direction Commerce Général. o

Publication d’articles

o

Gestion documentaire de l’outil La BOUM

o

Approbateur des idées J-Nov

o

Modérateur de la médiathèque

: Responsable des parties Direction Général et Direction Administrative et Financière o

Publication d’articles

o

Gestion documentaire des outils Info et Le dossier du mois

: Responsable de la partie Direction Réseau, Négoce et Monétique o







Publication d’articles

: Responsable de la partie Direction Ressources Humaines o

Publication d’articles

o

Gestion documentaire des outils Documentation RH et Organigramme RH

: Responsable de la partie Direction Sécurité Logistique o

Publication d’articles

o

Approbatrice des idées Véco2

: Responsable de la partie Comité d’Entreprise o

Publication d’articles



: Responsable de la gestion documentaire Gouvernance



: Approbateur des idées Presque-Accidents

Cette

documentation

s’inscrit

en

complément

de

la

documentation

« Intranet_Documentation_Utilisateur » disponible directement en page d’accueil sur l’intranet.

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La Mise à jour de contenu Partie principale de cette documentation, la mise en ligne de contenu peut s’effectuer de façon interactive et rapide. Plusieurs possibilités s’offrent aux approbateurs pour effectuer cette tâche, directement par le portail web, en passant par Word ou directement par OneNote

Par le portail Web

Chaque approbateur a les autorisations nécessaires à l’édition de contenu. Il suffit pour cela de se rendre sur le sous-site concerné. Comparativement aux autres utilisateurs l’approbateur dispose d’un menu d’édition nommé « Outils de blog » Ce menu permet d’éditer des billets et de modérer des commentaires. Par ailleurs l’option « Lancer le programme de blog pour publication » permet d’activer Word pour la publication de contenu, l’authentification est automatique.



Créer un billet : o

Renseigner le titre : 

o

Donner un titre court, clair et concis de l’article publié

Renseigner le corps : 

En cliquant dans l’encadré du corps deux nouveaux rubans apparaissent.



Format du texte : Permet de mettre à jour l’article avec du texte enrichi. Vous pouvez contrôler la mise en forme du texte. Pour s’assurer d’une mise en page conforme à toutes les directions il est demandé de ne pas changer la police de caractère.

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Refonte Intranet: Documentation Collaborateurs L’option Marque de révision permet d’injecter du code HTML directement dans le corps du texte. Cela permet de contrôler pleinement sa mise en page. A n’utiliser que si vous maitrisez le langage de développement. 

Insérer : Permet de rendre dynamique l’ajout d’éléments. Vous pouvez ainsi insérer une image, intégrer un tableau, modifier un lien ou importer tout autre élément de type interactif.

o

Renseigner la catégorie 

Les catégories définies plus tôt dans le blog sont à affecter à l’article. Si nécessaire vous pouvez en renseigner plusieurs.

o

Renseigner la date de publication 

o

Possibilité de décaler l’heure si cela s’avère utile.

Renseigner l’icône de la page 

L’icône de la page est défini par direction. Elle n’est pas visible directement sur l’article, en revanche elle sert à identifier ces derniers sur la page d’accueil de l’intranet. Ainsi le visiteur sait exactement à quelle direction appartient l’élément.



Renseigner le dernier champ « Icône de la page », pour ce faire : 

Parcourir



Image  Logo  Set-Icone  siteIconSIGLE

Vue (Ajout d’un article : Icône de la page)

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Refonte Intranet: Documentation Collaborateurs Par Word et OneNote

La connexion avec SharePoint dans les outils Word et OneNote sera déjà établie au préalable.

Aucune modification ne sera nécessaire de votre part pour activer la connexion. Lancez Word directement sur votre poste. Mettez à jour votre contenu sans, pour l’instant, vous attarder sur la mise en forme du document. 

Cliquez ensuite sur fichier



Enregistrez et envoyez



Publiez en tant que billet de blog



Un nouveau document Word s’ouvre



Si vous êtes approbateur de plusieurs sous-sites, vous pouvez visualiser une option « Blog » juste à cote du titre. Cette option permet de sélectionner les blogs sur lesquels publier



Vous pouvez comme précédemment mettre en forme votre contenu image ou texte.



Attribuez directement des catégories à l’article, la détection étant automatique



Publiez ensuite votre contenu en cliquant sur le bouton correspondant.



Le temps de mise en ligne varie selon le poids de l’ensemble

L’article en ligne, vous devez modifier votre publication pour rajouter l’icône de la page qui apparaitra sur la page d’accueil (voir plus haut).

Gestion des brouillons

Il est possible, avant de publier un document en ligne, de jouer avec des brouillons pour sauvegarder du contenu qui n’est par formaté pour la publication. Pour ce faire :



Sur la mise en ligne de votre publication : Cliquez sur « enregistrer un brouillon »

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Refonte Intranet: Documentation Collaborateurs 

Retournez ensuite sur le lien « gérer les billets »



L’article en tant que brouillon est en statut « En cours »



Cochez-le, puis cliquez sur « Modifier »



Terminez votre mise en forme



Cliquer sur le bouton « Publier »

Modifier les catégories et les TAG

Selon vos besoins vous pouvez ajouter ou supprimer des catégories pour vos publications. Ces dernières servent à l’utilisateur pour retrouver rapidement un article, une note, un commentaire ou autre. Par ailleurs il peut être intéressant de mettre en valeur votre article par des mots clés qui apparaitront sur la page d’accueil (Les TAG).

Ajouter, modifier, supprimer une catégorie : 

Sur la page centrale de votre sous-site cliquez sur l’onglet « Catégorie » (Image ci-contre)



Chaque catégorie dispose d’un bouton « modifier »



Cliquez sur ce dernier pour modifier un lien ou sur « Ajouter un nouvel élément »



Renseignez simplement le titre

Ajouter un TAG : Les TAG permettent de cibler un article par un ou plusieurs mots clés. Cela facilite la navigation d’un utilisateur qui accède ainsi directement à ce qui l’intéresse.

Pour ce faire une fois votre article publié : 

Cliquez sur « Balises et Notes »



Si des TAG sont déjà référencés vous les verrez apparaître dans le champ.



Tous les TAG sont séparés par des « ; »



Si des mots clés sont déjà référencés, tapez les premières lettres de votre mot, SharePoint vous proposera automatiquement des solutions.



Eventuellement si vous souhaitez baliser un contenu pour vous uniquement cliquez sur l’option « Privées » afin que personne ne puisse voir votre balise.

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Vue (Ajout d’une balise)

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Les espaces communautaires L’approbation de message

Chaque Espace communautaire « J-Nov, Veco2… » est régi par un approbateur. Chaque approbateur valide ou non la mise en ligne d’idées d’un ou des utilisateurs. Après la publication d’un message, ce dernier n’apparait pas directement, il passe en statut « En attente ». Un mail est généré automatiquement par SharePoint, à destination de l’approbateur pour lui signaler la mise à jour.

Ce mail contient la date, le titre, le corps et l’url du message. Pour valider ou refuser ce message : 

Suivez le lien dans le mail



Une fois sur le message concerné cliquez sur « Afficher les propriétés »



L’option « Approuver / Refuser » apparait



Effectuez votre validation en laissant un commentaire si nécessaire

Vue (forum de discussion)

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Vue (Mail type de message d’approbation)

La publication de documents

Pour publier des documents, des systèmes de listes sont mis à disposition. Les listes sont filtrées selon leurs types et permettent de mettre en ligne toutes sortes de documents. Elles contiennent des colonnes spécifiques mais sont basées sur le même système de fonctionnement.

Nous retrouvons : 

Les Info : Site général  Permet de publier les derniers info. Le dernier de chaque sortie est publié sur la page d’accueil



Le dossier du mois : Site général  Organisé sous forme de dossiers, permet de publier un dossier chaque mois. Accessible depuis la page d’accueil par un lien de navigation



Gouvernance : Site général  Permet de publier des procédures internes à la société.



La Boum : Site DCG  Bibliothèque de documents classés par catégorie puis par titre



Incidents en cours : Site DAF  Permet de remonter les derniers incidents informatique par le mot clé « En cours »



Organigramme : Site RH  Permet de publier le dernier organigramme de la société, remonté sur la page d’accueil du Sous-Site RH



Documentation : Site RH  Bibliothèque de documents classés par catégorie puis par titre

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Index

A *Active directory : est la mise en œuvre par Microsoft des services d’annuaire LDAP, sur les systèmes d’exploitation Windows.

B Breadcrumb : Une aide à la navigation sous forme de signalisation de la localisation du lecteur dans un document (très souvent une page, un site Web).

F Flux Rss : ou flux de syndication: ce contenu est produit automatiquement (sauf cas exceptionnels) en fonction des mises à jour d’un site web Footer : Fait référence au pied de page d’une page Web

H Header : Fait référence à l’en-tête d’une page Web

N Newsletter : Ou lettre d’information est un document d’information envoyé de manière périodique à une liste de diffusion

P Pagination : se réfère à la division d’un document en plusieurs pages

S SharePoint : Suite applicatif Microsoft pour du travail collaboratif en mode Web SPD : Diminutif de SharePoint Designer

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