Documentation Intranet Sharepoint : Administrateurs

Refonte Intranet Documentation Administrateur

Refonte Intranet Documentation Administrateur – Service Informatique

18/02/13

lundi 18 fĂŠvrier 2013

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Avant-Propos Ce document traite la refonte de l’intranet . Il est décliné en trois catégories destinées à accompagner les salariés de l’entreprise à appréhender l’utilisation de cet outil.

Cette documentation est à l’attention des administrateurs.

Table des matières Avant-Propos ...........................................................................................................2 Présentation de l’intranet ...........................................................................................3 L’ergonomie .........................................................................................................3 La page d’accueil ................................................................................................4 Page type d’un «Sous-Site» direction ........................................................................4 L’annuaire ........................................................................................................5 Exemple type des listes et bibliothèques ...................................................................7 Les espaces de discussions .....................................................................................8 Le centre de recherche .........................................................................................8 Les droits utilisateurs ..............................................................................................9 Les droits mis en place .........................................................................................9 Mise en place des droits pour un utilisateur .............................................................. 10 Créer un niveau d’autorisation .............................................................................. 12 Administration des sites ............................................................................................ 13 L’édition de page .............................................................................................. 13 La navigation ................................................................................................... 14 Les thèmes ...................................................................................................... 16 Installer un composant WebPart ............................................................................ 17 Activer / Désactiver des fonctionnalités .................................................................. 17 La structure et le contenu ................................................................................... 18 Les journaux d’audit .......................................................................................... 18 Gestion des WebPart ................................................................................................ 20 Ajout d’un WebPart ........................................................................................... 20 Edition d’un composant ...................................................................................... 22 SharePoint Designer ................................................................................................. 25 Ajout d’éléments .............................................................................................. 25 Gérer les colonnes et les vues par SPD .................................................................... 26 Annexe ................................................................................................................. 29 Les erreurs potentielles ......................................................................................... 29 Une page nouvellement créer génère une erreur 404 .................................................. 31 Index ................................................................................................................... 32

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Présentation de l’intranet L’intranet est disponible à l’adresse ci-dessous : Les utilisateurs y accèdent avec leur compte de messagerie Outlook. Ils doivent connaitre leur mot de passe ou suivre la procédure de mise à jour de ce dernier.

L’ergonomie SharePoint est composé d’un site principal réunissant plusieurs Sous-Site. Chaque entité qui le compose peut bénéficier d’une gestion indépendante d’un élément à un autre.

Sous-Sites de SharePoint.

Considérés comme des sites à part entière faisant partie intégrante de l’intranet.

Représente les bibliothèques dossiers d’objets Représente les dossiers des listes SharePoint

Représente la gestion des Workflow Vue (Arborescence SPD) :

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Refonte Intranet Documentation Administrateur La page d’accueil Elle réunit tous les principaux éléments de navigation. Chaque service bénéficie d’une remontée de ses derniers articles sur cette page.

La navigation se décline en trois parties : 

Le bandeau central ci-dessous en rouge : Est répliqué sur toutes les pages de l’intranet. Il permet d’accéder à toutes les pages d’accueil des «Sous-Sites», au centre de recherche et aux outils.



La barre latérale ci-dessous en bleu : Est répliquée au « cas par cas » sur les pages et SousSites. Elle peut également évoluer selon certains choix de direction



Le nuage de Tag ci-dessous en vert : Permet d’accéder aux éléments contenant les mots clés de la liste, n’est disponible que sur la page d’accueil

Vue (Page d’accueil de l’intranet)

Page type d’un «Sous-Site» direction

Chaque Sous-Site de direction est présenté de la façon suivante. Les derniers articles sont aux nombres de 4 par page. Une pagination à la suite de ces derniers permet d’accéder aux anciens éléments.

Chaque article marqué dans une catégorie est accessible via des liens sur la colonne de gauche.

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Il est possible de consulter les « Archives » du blog. Dans la partie « Liens » sont reportés les outils de l’intranet ainsi que ceux de chaque direction (exemple ici avec la BOUM du service marketing).

Enfin pour les éditeurs de blog et les administrateurs la gestion des billets est disponible en bas de page.

Sur la colonne de droite on trouve un éditorial de chaque direction ainsi que des options supplémentaires selon les cas. En bas de page en dessous des articles deux liens sont disponibles : le « Flux RSS » de la page et l’abonnement aux « Newsletter »

Vue (Page d’accueil «Sous-Site» Direction Commerce Général)

L’annuaire L’annuaire se décline en 5 parties : 

L’annuaire : Ne concerne que les employés d’, une photo est disponible sur la page d’accueil mais n’est pas intégrée au profil



L’annuaire des Filiales



L’annuaire Externes



L’annuaire des sites et dépôts



L’annuaire Internet

L’ajout ou modification d’un élément peut se faire en direct sur n’importe quelle page ou en accédant à l’export Access

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Si Access est installé sur le poste : 

Actions du site



Modifier la page



Liste



Bouton Access

Toutes les colonnes sont modifiables sauf les colonnes au contenu web enrichi

Fiche création d’un nouvelle utilisateur

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Exemple type des listes et bibliothèques

Les listes et les bibliothèques sont utilisées pour diffuser à peu près tout le contenu du site.

L’annuaire et les blogs sont eux-mêmes issus de listes de documents. Les types de listes utilisés dans l’intranet étant trop variés pour être tous cités je vais prendre volontairement l’exemple de la BOUM pour mettre en avant cette présentation.

Ci-dessous il s’agit d’une classification de documents. Ils sont ici triés par catégories puis par titres.

Pour une plaquette on trouve une prévisualisation afin que les personnes en agences puissent accéder rapidement à un repère visuel. Enfin chaque plaquette contient des détails comme son format et son descriptif.

Dans l’absolu, nous pourrions rajouter autant de colonnes que l’on souhaite. Certaines sont ici masquées mais s’affichent en cliquant sur la fiche, apparaissent alors tous les détails du document.

Ce type de liste pourrait être reporté dynamiquement sur une autre page du site, nous pourrions ne laisser apparaitre que le titre et le visuel d’une plaquette ou de plusieurs plaquettes selon un filtre prédéfini. (Voir la partie « Gestion des WebPart » pour plus d’informations) Ce type de liste se retrouve notamment dans la partie RH, la gouvernance, les Infos, le dossier du mois, ou les imprimantes.

Vue (l’outil BOUM pour le commerce général)

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Les espaces de discussions Les espaces de discussions sont au nombre de trois à ce jour, mais ils pourraient être déclinés à chaque équipe si nécessaire. Ils concernent les parties : 

J-Nov



Véco2



Presque Accidents

Tous sont symbolisés par une bannière. Chaque espace de discussion est limité en accès à un approbateur qui doit valider les demandes effectuées.

Lors d’une demande un Workflow génère un mail auprès de l’approbateur qui, à la réception de celui-ci, dispose du lien url pour approuver ou rejeter l’élément.

Vue (Discussion J-Nov)

Le centre de recherche

Le centre de recherche est basé sur le moteur SharePoint. Il permet de faire une recherche poussée, sur un endroit spécifique (Défini par l’administrateur).

Le centre de recherche est accessible dans la barre de navigation principale et sur la barre de navigation latérale (Cf « La page d’accueil »)

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Les droits utilisateurs Les droits mis en place Les droits utilisateurs pour SharePoint sont comparables à ceux de « l’Active directory ». Ils sont tellement modulables que chaque liste peut disposer d’une autorisation spécifique, pour une personne par exemple.

Ici nous sommes partis d’un constat simple. Nous avons défini quatre catégories de personnes : 

Les administrateurs : Le service informatique qui dispose d’un contrôle total



Les éditeurs : Une personne par direction



Les approbateurs : Trois utilisateurs sur les espaces communautaires



Les utilisateurs : Tous les utilisateurs faisant partis de la société.

Page d'accueil

Espace Sous-Site

Commun

Annuaire

auté

Centre de

Gouverna

recherche

nce

CT

CT

Imprimantes

Administrat eurs

CT

Editeurs

CT

CT

Ed

CT

CT

Ed

Approbateu rs

Ap

Utilisateurs

Ct : Contrôle Total Ed : Edition Ap : Approbation

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Mise en place des droits pour un utilisateur

Pour mettre en place des droits il est important de désactiver l’héritage, si nous souhaitons faire une modification sur un «Sous-Site». Nous plaçons ensuite les autorisations à un ou plusieurs utilisateurs, voire un groupe complet.

1 2

4 3

5

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Définition pour un utilisateur : 

1°) : Action du site  Paramètres du site



2°) : Utilisateurs et Autorisations  Autorisations de site



3°) : Accorder des autorisations



Icone « Annuaire » dans le champ Utilisateurs / Groupes



4°) : Locataire  choisir l’utilisateur



5°) Accorder des autorisations  Sélectionner le groupe

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Créer un niveau d’autorisation Il peut être intéressant de créer un niveau d’autorisation supplémentaire si les options par défaut ne conviennent pas.

1

2

3

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Définir un niveau d’autorisation : 

1°) : Action du site  paramètres du site



2°) : Utilisateurs et Autorisations  Autorisations de site



3°) : Niveau d’autorisation



4°) : Ajouter un niveau d’autorisation



5°) Définir un nom et spécifier les droits

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Administration des sites Dans ce chapitre sont détaillées des procédures d’administration uniquement par la console Web. Nous n’utiliserons pas ici d’outils tiers à SharePoint (Voir « SharePoint Designer »). Par ailleurs, ce dernier faisant partie intégrante du pack Microsoft, il faut prendre en compte le fait de ne pouvoir administrer le serveur. Cela implique l’impossibilité de passer par du Power Shell ou de pouvoir toucher directement à la base de donnée.

L’édition de page

Toute page est potentiellement modifiable en Web. Le gros des modifications s’effectue généralement en ligne.

Pour modifier une page : 

Action du site



Modifier la page

Dès lors le ruban ci-dessus s’active nous sommes donc en mode édition. Pour sortir du ruban cliquer sur l’onglet parcourir. Sur le corps de la page les composants WebPart s’activent et sont délimités par des bordures. Il suffit de cliquer sur une de ces parties pour accéder à un ou plusieurs rubans supplémentaires. 

Ruban « Format du texte »: Sert principalement à la mise en forme de contenu. o

Disposition du texte (En bleue) : Sert à modifier le nombre de colonnes sur la page d’accueil. On peut de ce fait ajouter des colonnes latérales, un footer ou un header.

o

Style de marque… (En vert) : Corrige la mise en forme html au format xsl

o

Html (En rouge) : Permet d’injecter directement du code html dans le corps de la page.



Le ruban « Insérer »: Permet d’intégrer des composants dans le corps de la page. o

Création de tableau, d’image, modification des liens

o

Annonce (En bleue) : Fait appel au composant WebPart « Annonce » et crée directement la liste associée

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

Autres composant….(En vert) : Permet d’intégrer les composants WebPart souhaités

Les rubans outils de listes survolés ci-dessous en bleue claire : Servent à l’édition complète des listes SharePoint. Nous pouvons ici :



o

Modifier / Ajouter des vues supplémentaires (En bleue)

o

Créer des colonnes (En rouge)

o

Interconnecter la liste avec des outils offices tiers (En vert)

o

Gérer les droits et les propriétés de la liste (En violet)

Le ruban options de composant WebPart : permet la modification rapide d’un élément WebPart : o

Accéder aux propriétés

o

Réduire ou supprimer le composant

La navigation

La navigation peut être modifiée de façon simple et intuitive : 

Action du site



Paramètres du site



Onglet Aspect



Navigation



Navigation globale : Barre centrale supérieure. o

Définie pour les sous-sites l’héritage de la navigation.

o

Options : Afficher soit les sites, sous-site, soit directement les pages

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Refonte Intranet Documentation Administrateur o 

Limiter le nombre maximum de liens dans cette barre

Navigation Actuelle : Barre latérale gauche o

Définie pour les sous-sites l’héritage de la navigation.

o

Option : Afficher soit les sous-sites, soit directement les pages

o

Limiter le nombre maximum de liens dans cette barre



Tri : Défini la méthode de tri de la navigation. Option à laisser en tri manuel



Modification et tri de la navigation : permet d’établir l’arborescence de navigation.

Nous regroupons tous les liens dans des dossiers classés par thèmes : Navigation Globale : 

Intranet : Comprend tous les sous-sites de direction



Instances sociales : Comprend tous les sous-sites sociaux, exemple : le CE et les syndicats



Communauté : Comprend tous les espaces communautaires et les pages spécifiques au partage de documents qui concernent toute l’entreprise



Outils : Comprend tous les outils de l’intranet, annuaire, imprimantes, médiathèque



Centre de recherche : Accéder au centre de recherche



Tous les liens balisés par (Masqués) sont des liens non visibles

Navigation actuelle : Sert de rappel 

Outils : Comprend tous les outils de l’intranet, annuaires, imprimantes, médiathèque Instances sociales : Comprend tous les sous-sites sociales, exemple le CE et les syndicats. Plusieurs déclinaisons en fonction des directions



Direction : Comprend tous les sous-sites de direction



Recherche : Comprend un lien vers le centre de recherche et un lien vers la page « recherche dans l’annuaire »

Pour effectuer des modifications, il faut jouer avec les options (ici en bleue) : 

Ajouter une page : cliquer sur ajouter un lien…



Ajouter un dossier : Cliquer sur ajouter un titre…



Modifier un lien : séléctionner la cible et cliquer sur les 4 options restantes selon votre besoin

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Les thèmes

Pour effectuer une modification rapide sur un thème, il y a plusieurs options. Nous pouvons modifier le nom du site (Avec précaution), le logo, la description, les couleurs et polices.

Pour ce faire toujours dans la partie « Aspect ». 

Titre, description et icônes : o

Le titre est défini au préalable

o

Les icônes : Crées par le marketing, elles doivent correspondres aux couleurs du site concerné. Elles respectent les critéres de taille « 32*32 pixel » et de format « .png ». Elles sont à ranger dans la partie : ou par l’arborescence de contenu (Voir « La structure et le contenu) ») Images/Logos/Set-Icone. Le nom de l’image est construit de la facon suivante : siteIconSIGLE en respectant la CASSE



Thème du site :

Le thème a été défini en réunion avec les acteurs du projet. Pour la clarté et la simplicité de lecture celui-ci doit répondre à des codes : o

o

Les Polices o

Titre : Arial

o

Police du corps du texte : Trébuchet Ms

Les couleurs : o

Comporte une couleur principale par direction

o

Seules les valeurs suivantes doivent êtres modifiées : 

Texte/Arrière-plan-Sombre 2 : Couleur principale de la direction (exemple vert pour la DRNM)



Accent 1 : Toujours sur la couleur noir (visibilité des survols)



Accent 2 et Accent 3 : Déclinaison de gris (visibilité des survols)



Accent 4 à 6 : Dégradé de la couleur de la direction



Lien Hypertexte visité ou non : Couleur principale de la direction)

Une fois les modifications effectuées, vérifiez que l’option « Appliquer le thème sélectionné à ce site uniquement » est bien cochée

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Installer un composant WebPart

SharePoint nous permet d’installer des composants externes. Qu’il soit au format .dwp, .WebPart, .wps. Néanmoins il faut mesurer cette possibilité, car nous n’avons pas la possibilité de toucher à PowerShell : la plupart des composants faisant appel à ce dernier et d’autre part pour une question de sécurité (Il est d’ailleurs préférable de ne récupérer les sources que de site Microsoft).

Pour accéder aux options cliquer sur : 

Action du site



Paramètres du site



Onglet Galeries



Composant WebPart ou Solutions

Composant WebPart : Liste tous les outils tiers au format .dwp et .WebPart. Ne sert que dans les pages du site 

Cliquer sur la liste pour activer les rubans



Ruban « Documentation »



Télécharger un document



Définir un nom

Solution : Ajout des outils de gestion et d’administration (Exemple type : Google Analytics) 

Ruban Solution



Télécharger la solution



Après l’intégration recliquer sur ce dernier pour l’activer

Activer / Désactiver des fonctionnalités

Les fonctionnalités sont des modules déjà implémentées dans SharePoint. Certaines de ces options ne sont pas activées par défaut. Selon la portée du module on peut se passer d’options importantes.

Un cas concret permet de mettre en évidence ce problème. Par défaut sur une installation SharePoint il est impossible de gérer des images dans une liste. Question de sécurité, à moins d’injecter du code html les listes ne pourront pas être interactives. L’exemple typique est les colonnes de texte enrichies.

Deux pages d’options vont nous permettre de jouer sur l’activation ou non de fonctionnalités.

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L’image ci-contre représente les options du site racine. Evidement si vous vous positionnez sur un site inférieur vous ne verrez pas l’option « Administration de la collection de sites »

Pour

notre

exemple

ci-dessus

l’option

concerne

toute

l’infrastructure de SharePoint, il faut donc passer par les « fonctionnalités de la collection de site »

La structure et le contenu Via l’interface web il est possible, de gérer l’agencement des dossiers. A la manière d’un FTP l’outil permet d’avoir une vue partiel de l’agencement des dossiers. Même si SharePoint Designer propose lui une arborescence complète, cet outil permet de combler le manque de SPD. 

Action du site



Paramètres du site



Onglet Administration du site



Contenu et structure

Par cette arborescence il est possible de : 

Gérer les paramètres : De site, de listes, de bibliothèque ou d’éléments. Accessible via l’ascenseur de chaque branche



Créer des objets : Liste, Page, bibliothèque ou élément, accessible via l’ascenseur de chaque branche



Tâche de maintenance : Copier, déplacer ou supprimer des éléments.



Enfin l’option la plus intéressante reste la possibilité de trier des informations par défaut sur notre profil.

Les journaux d’audit Les journaux d’audit offrent des rapports sur la gestion. Sortis au format Excel 10, ils sont disponibles par défaut.

Pour les mettre en place: 

Action du site



Paramètres du site

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Onglet Administration de la collection de site



Paramètres d’audit des collections de site o



Réduction du journal d’audit : Structurer les journaux. 

Date de validation des journaux : 30 jours par défaut



Emplacement des journaux : https://alvea.SharePoint.com/Audit

o

Documents et éléments : Défini le détail des journaux

o

Listes, bibliothèques et sites : Défini le détail des journaux

Rapport du journal d’audit : Cliquez sur les rapports prédéfinis pour les exporter

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Gestion des WebPart

Les WebPart de SharePoint permettent de mettre en forme le contenu et la structure d’un élément (Liste, image, ou bibliothèque). Intégrés directement à SP on trouve environ 60 composants différents. Certains ont plus ou moins les mêmes fonctionnalités, d’autres se démarquent complétement et s’avèrent indispensables pour la mise en page. Je vais d’abord aborder les différents types disponibles, leur mise en place, et je finirais par leur configuration.

Pour ajouter un WebPart ou accéder à sa configuration il faudra toujours passer par : 

Action du Site



Modifier la page

Ajout d’un WebPart

Une fois la modification activée, le corps de la page se décompose en deux parties. Un rectangle avec l’option « Ajouter un composant WebPart » apparait (Ci-dessous en violet). Ce rectangle se dissocie du contenu déjà présent dans la page. Par ailleurs, comme encadré en rouge, chaque objet dispose d’une flèche pour accéder à ses options (Voir : « Edition d’un composant »)

Vue (Ajout d’un composant)

Dans la fenêtre d’ajout (ci-dessous) les WebPart sont répartis en 11 catégories. De la publication de contenu, au module de recherche, on trouve une liste assez variée de composants.



Collaboration sociale o

Nuage de balise : Créer un nuage de TAG avec option de filtrage par utilisateur ou site complet.



Liste et Bibliothèque

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



o

Billets : Pour publier les articles de blog

o

Liens : Navigation par lien, utilisée pour les directions

o

Photos : Affiche une photo ou plusieurs sur une page

Média et contenu o

Diaporama : Comme son nom l’indique

o

WebPart Silverlight : Pour intégrer des applications Silverlight

o

Editeur de contenu : Pour intégrer directement du code dans une WebPart

Rechercher o

Meilleurs résultats de la recherche : Permet de filtrer directement sur une valeur donnée

o

Panneau d’affinement : Utile sur le centre de recherche pour filtrer les résultats de la recherche

o

Zone de recherche : Zone de recherche simple, en ciblant une page de recherche définie

o

Zone Recherche de personne : Idem mais rajoute un champ « Recherche avancée » où l’on peut rajouter des critères de supplémentaires



Report de contenu o

Requête de contenu : Ce composant permet l’interconnexion entre les sous-sites.

Un WebPart classique ne peut interagir qu’avec un élément de son site ou de sa page. Pour reporter du contenu d’un sous-site il faut passer par ce composant qui ciblera l’information souhaitée et la reportera au format voulu.

o

Table des matières : Permet d’effectuer un plan de site rapidement

Vue (Ajout des composants WebPart)

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Après l’ajout d’un composant sa zone de visibilité peut-être modifiée en glissant / déposant le contenu vers une zone cible.

Edition d’un composant

L’édition d’un composant est une étape indispensable pour faire de la mise forme. Les options sont vastes et puissantes pour certains composants. Là aussi le détail de chaque composant varie selon sa fonction. Pour accéder aux réglages (Voir Ajout d’un WebPart ci-dessus)

Principalement les onglets qui vont nous intéresser sont : 

Affichage de liste : Permet de mettre en forme le composant, par des filtres, des tris et d’autres options. (Les détails de cette vue sont à retrouver ci-dessous)



Apparence : A ne pas confondre avec l’onglet précédent. o

Titre : Définit le titre qui sera affiché au-dessus du composant dans la page

o

Hauteur / Largeur : Fixe les valeurs d’affichage du composant. Si mal réglé peut faire déborder la mise en page.

o 

Style : Ajoute ou masque le titre et la bordure du composant

Paramètre avancé : joue sur les options d’affichage du composant pour les utilisateurs o

Url de l’image de l’icône de catalogue : remplace l’icône trombone

o

Url de l’image de l’icône de titre : Ajoute une image à côté du titre (soumis à sécurité xsl)



Option Ajax : Définit les méthodes de mise à jour pour les WebPart de requête



Divers : ….

Affichage de listes L’affichage de liste est un cas particulier. La mise en forme des éléments se fera principalement par cette option. Par défaut le mode <Affichage actuel> est disponible et éditable, en revanche le mode <Affichage de synthèse> est à sélectionner et non éditable (Pratique pour le report d’annonce uniquement) Pour modifier la vue cliquer sur « modifier l’affichage actuel » ici en rouge.

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Colonne (ci-dessous en rouge) : Recense toutes les colonnes de la liste cible. En cochant une colonne, on l’affiche directement dans la vue de la page. Les numéros sur le côté définissent un ordre d’affichage horizontal en partant de la gauche.



Trier (ci-dessous en bleu) : Définit l’ordre dans lequel les éléments sont affichés sur la zone.

Le tri peut se faire par les colonnes définies plus haut.



o

On trie sur deux colonnes maximum

o

On trie dans l’ordre croissant ou décroissant

Filtrer (Ci-dessous en vert) : Permet d’afficher ou de masquer des éléments de la liste selon une valeur de filtre. Pour exemple si nous souhaitons afficher les documents d’une liste qui contiennent dans leur titre l’élément « En cours cas » (typique des incidents informatiques).

On se positionne sur la colonne à filtrer et on définit une condition. Dans notre cas on sélectionne « égal à » et on rajoute « En cours » dans le champ du dessous. Si nécessaire, on peut rajouter d’autres conditions.



Grouper par (ci-dessous en violet) : Une dernière partie intéressante consiste à grouper des éléments par un type de catégorie. Exemple typique des imprimantes qui sont regroupées par « Siège puis par Agence ». On définit également la valeur de pagination de la liste.

Quelques options supplémentaires sont disponibles comme le style de vue à adopter, ou encore la limitation d’éléments. Des WebPart plus complexes à mettre en place ne présentent pas forcement ces options, néanmoins elles sont utilisées dans la majorité des cas.

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SharePoint Designer SharePoint designer est un outil fourni par Microsoft gratuitement pour accéder à des options de maintenance plus poussées que sur la console web. Il intègre notamment un module de développement automatisé sous XSL, XML, HTML, CSS et ASP. Pour relativiser, le point noir de cet outil est sa fiabilité. Il ne faut pas s’étonner si de temps en temps il ne répond plus ou se plante régulièrement.

Pour éditer du contenu vous avez la possibilité de passer par le web en cliquant sur : 

Action du site



Modifier sous SharePoint designer

Ou bien lancer directement l’application. Pour la première connexion si l’on part sur la deuxième option, renseignez l’adresse du site et le compte de connexion :

Cet outil sert généralement à ajouter des documents ou des éléments sur SharePoint, gérer les colonnes et les vues de listes, éditer le code des pages, créer des connexions internes au site et à éditer ou mettre en place des Workflow.

Ajout d’éléments

Pour intégrer plusieurs images ou documents sur le site il est préférable de passer par SPD pour sa simplicité d’utilisation. Une fois lancé : 

Sur le site racine ou le «Sous-Site» : o

Tous les fichiers

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Dossier

o

Copie, déplacer le fichier

Vue (Tous les Fichiers : SPD)

Gérer les colonnes et les vues par SPD

Pour mettre en évidence l’utilisation de SPD sur la création et l’édition des colonnes et des vues, je vais me baser sur l’annuaire. Afin de faciliter la recherche des utilisateurs, ce dernier est principalement géré qu’avec des vues. Toutes les données sont centralisées dans une seule liste mais celle-ci est déclinée en plusieurs vues distinctes afin d’organiser la consultation du fichier. 

Listes et bibliothèques



Annuaire



Onglet Affichage



Nouveau



Rentrer le nom souhaité et valider ou non l’affichage par défaut de la liste.

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Cette vue sera directement accessible sur le portail web au niveau du breadcrumb. Afin d’appliquer les types d’éléments à afficher (Voir « Edition d’un composant »). Pour l’annuaire j’ai filtré les éléments en fonction d’informations remplies dans différentes colonnes.

1 3

2

Les vues créées, nous rajoutons les colonnes afin de configurer les critères de filtres à appliquer.

Dans l’annuaire pour dissocier les contacts externes à la société j’ai créé une colonne intitulée « Remarques » dans laquelle je rajoute la mention « Externes ». Dans mon filtre WebPart sur la colonne « Remarque » je n’afficherais que les éléments égal à « Externes » pour la vue « Annuaire Externes »



Sur la vue Annuaire



Onglet « Personnalisation »



Modifier les colonnes de listes



Ajouter une colonne de site existante ou ajouter une nouvelle colonne (Plusieurs options pour les colonnes) o

Une seule ligne de texte

o

Plusieurs lignes de texte

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Liste à choix

o

Date et heure

o

Contenu HTML de mise en forme

o

Donnée de lien de synthèse

o

Image avec mise en forme de contenu

o

Lien hypertexte

o

Format numérique

o

Personne ou groupe

o

Recherche d’information

o

Boléen

o

Valeur de calcul



Sauvegarde une première fois la colonne créée



Clique droit paramètre de la colonne o

Permet de rajouter une description, une valeur par défaut, et valider ou non les champs vides.

1

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3 4

5

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Annexe

Les erreurs potentielles

Suite à la mise en place de SharePoint j’ai pu déceler des situations à risques ou des erreurs récurrentes. Par cette annexe, je vais mettre en évidence ces problèmes. Cette section sera sans doute amenée à évoluer dans le temps.

Les liens des catégories ne pointent pas vers la bonne adresse.

Symptôme : Suite à des modifications sur les blogs de direction il est possible que les catégories renvoient vers une « Erreur 404 ». Le lien est en fait HS.

Cause : Suite à une modification du blog au niveau des articles. Suite à l’édition du nom du sous-site

Résolution : Dans SharePoint Designer. Modifier la page principal du site. Placez-vous en vue « fractionner ». Activer le ruban « Conception » enfin cliquez sur « Rétablir XSLT  L’affichage entier »

lundi 18 février 2013

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Refonte Intranet Documentation Administrateur Conflits avec l’approbation (Espace communautaire)

Symptôme : Un utilisateur ayant pour accès le niveau « Approbateur » n’arrive pas à valider les commentaires dans les sections communautaires.

Cause : Non réception d’un mail. Ne retrouve pas sa tâche en cours

Résolution : Dans la démarche logique. Un utilisateur envoie sa demande. Un Workflow génère automatiquement un mail pour prévenir l’approbateur qu’une nouvelle demande est créée.

Il se peut que dans le mail l’url soit mal renseignée : Dans SharePoint Designer vérifier la mise en place du Workflow : 

Flux de travail



Modifier le flux de travail



Dans étape 1 cliquer sur le nom d’utilisateur



En bas du mail vérifier la présence de la ligne [%Elément en cours : URL absolue codée%]

Logo direction pour la publication d’article

Symptôme : Quand un approbateur publie un article le logo de sa direction ne remonte sur la page d’accueil de l’intranet.

Cause : L’approbateur n’a pas intégré l’image à l’article.

Résolution : il faut retourner sur la rédaction de l’article directement dans SharePoint. Sur l’article selon le niveau d’autorisation le bouton « modifier » apparait. Cliquez sur modifier. Renseignez ensuite le dernier champ « Icône de la page », pour ce faire : 

Parcourir



Images  Logo  Set-Icone  siteIconSIGLE

Si validation, les utilisateurs pourront aussi télécharger leurs images.

lundi 18 février 2013

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Refonte Intranet Documentation Administrateur

Une page nouvellement créer génère une erreur 404

Symptôme : En créant une nouvelle page, une « Erreur 404 » apparait pour tous les utilisateurs peu importe le niveau d’autorisation. Par ailleurs l’url est valide car je suis le seul à y accéder

Cause : La page est bien créée mais non publiée

Résolution : Sur votre page passez sur le ruban publication. Cliquez sur le bouton publier

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Refonte Intranet Documentation Administrateur

Index

A *Active directory : est la mise en œuvre par Microsoft des services d’annuaire LDAP, sur les systèmes d’exploitation Windows.

B Breadcrumb : Une aide à la navigation sous forme de signalisation de la localisation du lecteur dans un document (très souvent une page, un site Web).

F Flux Rss : ou flux de syndication : ce contenu est produit automatiquement (sauf cas exceptionnels) en fonction des mises à jour d’un site web Footer : Fait référence au pied de page d’une page Web

H Header : Fait référence à l’en-tête d’une page Web

N Newsletter : Ou lettre d’information est un document d’information envoyé de manière périodique à une liste de diffusion

P Pagination : se réfère à la division d’un document en plusieurs pages

S SharePoint : Suite applicatif Microsoft pour du travail collaboratif en mode Web SPD : Diminutif de SharePoint Designer

lundi 18 février 2013

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