Saara Gröhn Laurea-ammattikorkeakoulu
Mikä virtuaalinen kohtaaminen? Käytännön vinkkejä tapahtumamarkkinoinnin suunnitteluun Virtuaalisten kohtaamisten tapahtumamarkkinointiin sisältyy viestinnän suunnittelu ja toteutus, kohderyhmien kontaktoiminen ja tapahtuman myynti (Virtuaaliset kohtaamiset – Tapahtumajärjestäjän opas 2018). Markkinoinnin toimenpiteiden ja sisällön suunnittelu on asia, johon kannattaa varata aikaa ja ajatusta. Uudenlainen tapahtuma voi herättää sekä mielenkiintoa että kummastusta. Sen tähden viestien muotoilu kohderyhmien kannalta kiinnostaviksi ja informatiivisiksi on tärkeää. Tähän artikkeliin olemme omien kokemustemme pohjalta koostaneet vinkkejä virtuaalisen kohtaamisen tapahtumamarkkinoinnin suunnitteluun ja toteutukseen.
Kaikki lähtee hyvästä suunnitelmasta ja viestinnän kohdentamisesta Markkinointisuunnitelma kannattaa tehdä kaikkiin tapahtumiin. Hyvää suunnitelmaa voi kätevästi hyödyntää myös tulevaisuudes-
104 ~ Someta Duuniin
sa, kun työ tehdään kerran kunnolla. Se ottaa aikansa mutta antaa myös parhaat eväät onnistua kohderyhmien tavoittamisessa. Markkinointisuunnitelmassa keskeisintä ovat kohderyhmien mukaan räätälöidyt ydinviestit, joilla ilmaistaan tapahtuman kannalta keskeisimmät asiat. Virtuaalisten kohtaamisten tapauksessa kohderyhmiä voivat olla esimerkiksi opiskelijat, korkeakoulutoimijat ja työelämäkumppanit. Tapahtumana virtuaalinen kohtaaminen voi olla vaikea hahmottaa sellaiselle henkilölle, jolle konsepti ei ole ennestään tuttu. Itse virtuaalisia kohtaamisia toteuttaneina totesimme, että esimerkiksi arjesta tutummat käsitteet, kuten ura- ja rekrytapahtuma verkossa ja työnantajatapaaminen verkossa, loivat tapahtumista helpommin lähestyttävän ja ymmärrettävämmän kuvan.