ZALEN EN LOKALEN
INFOGIDS
WAARVOOR KAN JE EEN ZAAL OF LOKAAL HUREN?
Het lokaal bestuur van LangemarkPoelkapelle beschikt over 6 zalen en 4 lokalen die gereserveerd kunnen worden voor tal van activiteiten:
vergaderingen tentoonstellingen manifestaties ter bevordering van opvoeding, cultuur, kunst of algemeen belang manifestaties waarvan de opbrengst gebruikt wordt voor een liefdadig humanitair, sociaal of cultureel doel gezonde ontspanning privéfeesten
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen commerciële en niet-commerciële activiteiten.
Commerciële activiteiten zijn:
organisaties die winstgevend zijn voor de aanvrager activiteiten waarvoor toegangsgeld gevraagd wordt activiteiten waar drank verkocht wordt ten voordele van de vereniging
Niet-commerciële activiteiten zijn organisaties enkel bestemd voor de leden van de vereniging.
2
WIE KAN EEN ZAAL OF LOKAAL HUREN?
CATEGORIE 1
lokaal bestuur LangemarkPoelkapelle
gemeentelijke adviesraden scholen van LangemarkPoelkapelle (activiteiten tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten en schoolfeesten)
CATEGORIE 2
verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door het lokaal bestuur politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en geledingen scholen van LangemarkPoelkapelle (commerciële activiteiten)
fuiven en megafuiven *
CATEGORIE 3
verenigingen buiten de gemeente**
CATEGORIE 4
Gezinnen wonende in LangemarkPoelkapelle (privéfeesten) ***
vrijzinnige rouwdiensten
3
* FUIVEN EN MEGAFUIVEN
Een fuif is een activiteit waar versterkte muziek wordt gedraaid, waar alcohol wordt geschonken, waar de mogelijkheid wordt geboden tot dansen en die tot na middernacht duurt.
Een megafuif is een fuif waarbij Sporthal Den Tap en Cultuurzaal Den Tap samen worden gehuurd. Megafuiven zijn niet toegestaan in andere zalen of lokalen. Voor fuiven met meer dan 100 verwachte bezoekers, moet je als aanvrager over een machtiging beschikken en voldoen aan de voorwaarden die in deze machtiging worden opgelegd. Een machtiging kan je verkrijgen door je activiteit in te voeren via het digitaal platform van EagleBe.
** VERENIGINGEN BUITEN DE GEMEENTE
Verenigingen die niet erkend en/of gesubsidieerd worden door het lokaal bestuur van Langemark-Poelkapelle kunnen enkel van de infrastructuur gebruikmaken voor nietcommerciële activiteiten. Er wordt dus niet verhuurd aan verenigingen buiten de gemeente voor commerciële activiteiten of fuiven.
Deze verenigingen moeten voor het eerste gebruik hun aanvraag indienen bij het College van Burgemeester en Schepenen. Indien de eerste keer toestemming verkregen wordt, volgen de andere reservaties van deze verenigingen.
*** GEZINNEN EN PRIVEFEESTEN
Onder een privéfeest wordt een bijeenkomst met familiaal karakter bedoeld, georganiseerd door een gezin uit Langemark-Poelkapelle. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven.
Op een privéfeest mag geen toegangsgeld gevraagd worden en geen opbrengst gegenereerd worden voor de organisator van het feest.
VOORRANG
Aanvragen voor het gebruik door het lokaal bestuur hebben steeds voorrang op andere aanvragen.
Aanvragen van scholen, voor activiteiten tijdens de schooluren, hebben steeds voorrang op andere aanvragen, maar niet op deze van het lokaal bestuur.
Activiteiten georganiseerd door de scholen worden bij het begin van het schooljaar aangevraagd.
Aanvragen door verenigingen buiten de gemeente en door particulieren zijn opzegbaar tot 6 maanden voor de activiteit.
4
WELKE ZALEN EN LOKALEN KAN JE HUREN?
LANGEMARK
OC Den Tap - Sporthal Den Tap (niet-sportgebonden) - Polyvalente zaal Den Tap
Klerkenstraat 37 - 8920
Langemark-Poelkapelle
Vergaderzaal sportcentrum
Boezingestraat 51a - 8920
Langemark-Poelkapelle
POELKAPELLE
De Poelkring - 't Klasje
Nieuwplaats 14 - 8920
Langemark-Poelkapelle
BIKSCHOTE
De Mariazaal
Bikschotestraat 107A - 8920
MADONNA
't Madointje
Klerkenstraat 128 - 8920
SINT-JULIAAN
Langemark-Poelkapelle
Langemark-Poelkapelle
De Hazebrug - bovenlokaal De Hazebrug
Haezeweidestraat 24 - 8920
Langemark-Poelkapelle
5
TARIEVEN
Bovenlokaal De Hazebrug (Sint-Juliaan) Vergaderzaal sportcentrum (Langemark)
Categorie 1 gratis
Categorie 2 gratis
Categorie 3 € 15 per gebruik
Categorie 4 € 25 per gebruik
Lokaal 't Klasje (Poelkapelle) Polyvalente zaal Den Tap (Langemark
Categorie 1 gratis
Categorie 2 gratis
Categorie 3 € 40 per gebruik
Categorie 4 € 130 per gebruik
6
Cultuurzaal Den Tap (Langemark)
Sporthal Den Tap (Langemark)
De Poelkring (Poelkapelle)
De Mariazaal (Bikschote)
't Madointje (Madonna)
De Hazebrug (Sint-Juliaan)
Categorie 1 gratis
Categorie 2 gratis (fuiven waarborg € 300 - megafuiven waarborg € 500)
- minder dan 10 activiteiten per jaar = € 50 per gebruik
- 10 tot 20 activiteiten per jaar = forfaitair bedrag van € 400
- 20 tot 30 activiteiten per jaar = forfaitair bedrag van € 550
Categorie 3
- meer dan 30 activiteiten per jaar = forfaitair bedrag van € 650
! De zaal wordt niet verhuurd voor commerciële activiteiten aan categorie 3 !
€ 330 per gebruik.
Categorie 4
! De zaal wordt niet verhuurd voor commerciële activiteiten of fuiven aan categorie 4 !
Enkel voor verhuringen van categorie 3 en 4 wordt een huurprijs aangerekend.
- Bij eenmalige activiteiten moet het huurbedrag minstens 8 dagen voor de activiteit betaald worden via overschrijving met vermelding van referentiecode en naam van zaal/lokaal.
- Huur je de zaal op regelmatige basis, dan wordt er jaarlijks afgerekend op basis van het effectieve aantal verhuringen.
Voor fuiven en megafuiven wordt geen huurgeld aangerekend, maar betaal je wel een waarborg.
Deze waarborg moet minstens 8 dagen voor de activiteit betaald worden via overschrijving met vermelding van referentiecode en naam van zaal/lokaal.
Indien na controle geen schade werd vastgesteld, wordt de waarborgsom binnen de maand na de activiteit teruggestort op rekening van de organisator.
7
HOE KAN JE EEN ZAAL OF LOKAAL RESERVEREN?
Voor ieder gebruik moet een digitale aanvraag gebeuren via https://reservaties.lp.be
Voor verenigingen gebeurt dit door een gemachtigd en verantwoordelijk vertegenwoordiger van de vereniging (= de organisatie-verantwoordelijke). Voor een privéverhuur is de inrichter van het feest de organisator-verantwoordelijke.
Je doet je aanvraag minimum 14 kalenderdagen vóór de activiteit doorgaat en je kan hoogstens 18 maanden vooraf je aanvraag indienen. Ga er nooit van uit dat jouw vereniging 'verworven rechten' heeft op een bepaalde datum.
Iedere aanvraag moet volgende gegevens bevatten:
de juiste identiteit van de aanvrager de naam van de eventuele organisatie die hij of zij vertegenwoordigt het volledige contactadres met telefoonnummer en mailadres alle inlichtingen over de activiteit die doorgaat in de gemeentelijke infrastructuur : het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden (tegen betaling of vrij), …
Verwittig steeds de zaalverantwoordelijke wanneer je de reservatie wil annuleren. Indien de reservatie schriftelijk of per e-mail geannuleerd wordt minder dan 8 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur voorafgaan.
8
BELANGRIJK OM WETEN!
VERZEKERINGEN
Als organisator sluit je zelf een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Het lokaal bestuur of de zaalverantwoordelijke is niet verantwoordelijk voor ongevallen, verlies of diefstal.
AFVAL EN SCHOONMAAK
Na gebruik van de accommodatie verwachten we dat je als organisator alles netjes ontruimt en schoonmaakt.
Alle afval neem je terug mee. Zorg ook dat alle sigarettenpeuken in de directe omgeving van de zaal opgeruimd worden. Wat achterblijft, wordt geregistreerd als sluikstorten! Je zorgt zelf voor de nodige huisvuilzakken en/of PMD-zakken. In geen enkele zaal of lokaal is poetsgerief aanwezig. Breng dit dus zeker zelf mee.
Om je vereniging wat tijd te geven om alles op te ruimen, worden de zalen de voormiddag na een fuif of commerciële activiteit niet verhuurd. Spreek dit steeds ook even af met de zaalverantwoordelijke.
Is de zaal niet netjes achtergelaten, dan gaan de mensen van onze poetsploeg of technische dienst aan het werk. De kosten hiervoor worden steeds doorgerekend aan de organisator met een minimum van € 50 voor de lokalen en € 150 voor de zalen.
9
BILLIJKE VERGOEDING EN SABAM
BELANGRIJK OM WETEN!
Speel je tijdens je activiteit muziek? Dan maak je gebruik van het (inter)nationale repertoire van Sabam, de Belgische vereniging voor auteurs, componisten en uitgevers. De vergoeding die je daarvoor betaalt, is het auteursrecht. Het lokaal bestuur betaalt voor alle gemeentelijke zalen en lokalen de sabamvergoeding zolang het gaat om niet-live muziekuitvoeringen bij activiteiten zonder winstgevend doel en waarbij geen toegangsgeld gevraagd wordt. Organiseer je een filmvertoning, een toneelopvoering, een activiteit waar toegangsgeld gevraagd wordt of een activiteit met live-orkest, dan moet je nog steeds zelf de activiteit melden en het verschuldigde bedrag betalen.
Terwijl Sabam de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding bestemd voor de producenten en uitvoerende artiesten van muziek die je afspeelt tijdens je evenement. Ook deze vergoeding wordt voor de meeste zalen en lokalen betaald door het lokaal bestuur. Uitzondering hierop is Sporthal Den Tap: hier moet je als organisator zelf de billijke vergoeding betalen.
Via www.unisono.be kan je je aanvraag voor de billijke vergoeding samen met je Sabamaanvraag indienen. Ook de facturatie gebeurt samen.
MAXIMUM AANTAL PERSONEN
Bij iedere zaal of lokaal werd een maximum aantal toegelaten personen bepaald door de brandweer. Dit getal houdt rekening met de oppervlakte van de beschikbare ruimte, het aantal toegangsdeuren en de mogelijkheid voor een vlotte evacuatie. Onder geen enkele voorwaarde kan dit getal overschreden worden.
TOILETTEN
Er mag geen toegangsgeld of vergoeding gevraagd worden om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In alle andere gevallen zijn de toiletten openbaar en vrij toegankelijk.
10
SCHADE
We rekenen er op dat iedere gebruiker de infrastructuur met respect en zorg behandeld.
Merk je schade op voor je activiteit begint, laat dit dan weten via het meldingsformulier (QR-code in ieder locatie) of aan de zaalverantwoordelijke. Doe je dit niet, dan wordt de aangebrachte schade op jouw vereniging verhaald en krijg je de factuur toegestuurd.
Ook tijdens de activiteit ben je als organisator verantwoordelijk voor eventuele schade. Zorg er daarom voor dat je de gebruikte ruimtes proper houdt, dat alle lichten en verwarming uit zijn, dat alle vensters en deuren gesloten zijn en dat er geen huisdieren binnen komen. Een kleine preventieronde na je activiteit is zeker aan te raden om brand te voorkomen en te controleren of je alles wel netjes achterlaat!
Meerkosten van verlichting of verwarming worden aangerekend met een minimum van € 25.
Aankondigingen en prijslijsten mogen enkel op de prikborden opgehangen worden.
Om de vloer niet te beschadigen is het verboden om met wagens, heftrucks, ed de ruimtes binnen te rijden. Bakken, podiumelementen en andere zware toestellen mogen niet versleept worden, maar moeten opgetild worden.
MISBRUIK
Indien fuiven, commerciële activiteiten of privéfeesten onder een andere noemer werden aangevraagd en nadien blijkt dat de activiteit onder een van deze categorieën valt, dan krijgt de aanvrager een geldboete van € 500 en kan de betreffende vereniging voor 1 jaar geweigerd worden als huurder.
De zalen of lokalen kunnen nooit doorverhuurd worden aan derden.
11
OC DEN TAP
Adres: Klerkenstraat 37 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Mireille Crombez - Nieuwe Kalsijde 9 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.61.46 - 0473/34.02.55 - mireille.crombez@gmail.com
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 300
Aanwezig materiaal:
300 stoelen
50 plooitafels
vaste geluidsinstallatie
vast podium
keuken met 2 drankfrigo's, 2 spoelbakken, 1 kookplaat met 4 pitjes
berging met 2 drankfrigo's en 3 bakfrigo's
WIFI-code: wifidentap
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
De lichten in deze zaal zijn dimbaar. Is er niet genoeg licht, check dan even of ze niet gedimd zijn.
12
13
SPORTHAL DEN TAP
Adres: Klerkenstraat 37 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Mireille Crombez - Nieuwe Kalsijde 9 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.61.46 - 0473/34.02.55 - mireille.crombez@gmail.com
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 825
Aanwezig materiaal:
20 schraagtafels
WIFI-code: wifidentap
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
Voor niet-sportgebonden activiteiten kan je alleen de volledige zaal huren. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.
14
15
POLYVALENTE ZAAL DEN TAP
Adres: Klerkenstraat 37 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Mireille Crombez - Nieuwe Kalsijde 9 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.61.46 - 0473/34.02.55 - mireille.crombez@gmail.com
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 40
Aanwezig materiaal:
15 tafels
50 stoelen keuken met spoelbak, frigo, fornuis en dampkap berging projectiescherm
WIFI-code: wifidentap
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit. Geen stoelen onder de screens plaatsen!
16
17
OC 'T MADOINTJE
Adres: Klerkenstraat 130 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Andy Bryon - Klerkenstraat 142b - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.55.49 - 0498/63.11.15 - zaalmadointje@live.be
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 185
Aanwezig materiaal:
208 stoelen
54 tafels vaste geluidsinstallatie
WIFI-code: madointje
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
18
19
OC DE MARIAZAAL
Adres: Bikschotestraat 107A - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Antoon Verstraete - Langewaedestraat 2 - 8920 Langemark-Poelkapelle
0474/74.56.40 - mariazaalbikschote@gmail.com
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 160
Aanwezig materiaal:
130 stoelen
50 plooitafels
vaste geluidsinstallatie
4 podiumelementen
WIFI-code: mariazaal
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
20
21
OC DE HAZEBRUG
Adres: Haezeweidestraat 24 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Robert De Wandel - Peperstraat 33 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.74.68 - 0478/24.61.54 - robert.dewandel@skynet.be
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 200
Aanwezig materiaal:
120 stoelen en 50 klapstoelen
30 plooitafels
vaste geluidsinstallatie
4 podiumelementen
14 schraagplanken zonder onderstel keuken met koelkast, bar, fornuis en dampkap speelpleintje projectiescherm
WIFI-code: hazebrug
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
22
23
BOVENLOKAAL DE HAZEBRUG
Adres: Haezeweidestraat 24 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Robert De Wandel - Peperstraat 33 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.74.68 - 0478/24.61.54 - robert.dewandel@skynet.be
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 30
Aanwezig materiaal:
10 tafels
20 stoelen
WIFI-code: hazebrug
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
24
25
OC DE POELKRING
Adres: Nieuwplaats 14 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Maria Lemahieu - Lijsterstraat 3 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.95.16 - 0472/47.20.75 - poelkring@gmail.com
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 320
Aanwezig materiaal - gedeeld met 't Klasje:
400 stoelen
60 tafels voor 4 personen
20 tafels voor 8 personen
24 podiumelementen (1m x 2m)
keuken met koelkast en bar vaste geluidsinstallatie
WIFI-code: poelkring
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
De bediening van de lichten vind je achter de toog. Daarboven zit een sleutelkastje met de bediening van de screens.
26
27
OC 'T KLASJE
Adres: Nieuwplaats 14 - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Maria Lemahieu - Lijsterstraat 3 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/48.95.16 - 0472/47.20.75 - poelkring@gmail.com
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 100
Aanwezig materiaal - gedeeld met De Poelkring:
400 stoelen
60 tafels voor 4 personen
20 tafels voor 8 personen
24 podiumelementen (1m x 2m)
keuken met koelkast en bar vaste geluidsinstallatie projectiescherm
WIFI-code: poelkring
Extra:
Door op de knop van de verwarming te duwen, activeer je het systeem voor 2 uur. De thermostaat kan je niet zelf regelen. Na 2 uur gaat de verwarming automatisch uit.
De bediening van de screens vind je in het sleutelkastje achter de toog.
28
29
VERGADERZAAL SPORTCENTRUM
Adres: Boezingestraat 51a - 8920 Langemark-Poelkapelle
Zaalverantwoordelijke (niet voor boekingen):
Zaalwachters sportcentrum - Boezingestraat 51a - 8920 Langemark-Poelkapelle057/20.05.47 - zaalwachterssportcentrum@gmail.com
iedere werkdag van 16.00u tot 19.00u en op woensdag van 14.00u tot 19.00u
Beschikbaarheid en reserveren:
Raadpleeg de kalender via https://reservaties.lp.be
Maximum aantal personen: 15
Aanwezig materiaal:
4 tafels
15 stoelen
WIFI-code: sportcentrum
Extra:
Organiseer je een activiteit in de vergaderzaal tijdens de openingsuren van Sportkaffee Eleven, dan ben je verplicht om daar alle dranken af te nemen.
30
31
CONTACTGEGEVENS
Zaalverantwoordelijken
Voor het afhalen van de sleutel of bij eventuele problemen en vragen kan je steeds contact opnemen met de zaalverantwoordelijken. Hun contactgegevens vind je bij de betreffende zaal.
Lokaal Bestuur
Kasteelstraat 1 - 8920 Langemark-Poelkapelle 057/49.09.10
onthaal@lp.be
www.lp.be
32
