Abril. Edición No. 49
Hora del Té 1 8 0 3
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Sede de Investigación Universitaria -SIU
PENSAMIENTO
ESTRATÉGICO
EFECTIVIDAD
OPERATIVA
Edición N° 49, Abril de 2017 Stiven Arias Henao Comunicador Diseño y diagramación César A. Pineda D.
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UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Sede de Investigación Universitaria -SIU
Índice
Editorial
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¡Qué testazo!
Te informamos Te celebramos
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9 - 11
Oficina tomada (con el perdón de Cortázar)
¡Felicidades!
Te contamos Té climático
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Relacionándonos con la comunidad de investigadores
Listo el relevo
Té saludable
13 - 14
¿Tienes estrés laboral?
Te celebramos
5-6
Un jueves para ellas y uno para ellos
Te resumimos
15
A ver los pilosos
Te socializamos
7
Así nos fue en el simulacro
Te invitamos ¿Qué esperas? Sería interesante
Té calidoso Lucas, Juan y Luis, a propósito de las auditorías internas…
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Té editorial ¡QUÉ TESTAZO!
1 Alemania 2006 era su último campeonato del mundo. La máxima gloria del fútbol mundial en la última década tenía ante sí la oportunidad de ponerle una cereza dorada de escala universal al postre (su carrera). Con el Real Madrid lo ganó todo, hasta el apodo de Harry Potter debido a su acrobático gol en la final de la Champions League de 2002 contra el Bayer Leverkussen. Con esa misma “magia”, “Zizou” había eliminado al poderosísimo Brasil, él solito, y había llevado hasta la final del mundial a una Francia que parecía consagrarse al éxito cuando los pies del 10 acariciaban el balón. Pero, el reloj se detuvo y el mundo paró de girar. ¿Qué pasó? Tras haber marcado el gol con el que Francia se montó en el marcador sobre Italia cobrando con una delicadeza artística un penalti en los albores del partido, el juego se puso tenso. Italia lo igualó. Entonces, cuando faltaba poco para irse a los penales, donde Zidane sería cuota garantizada de gol, un genio mayor que él apareció: Marco Materazzi, defensa italiano.
Claro, no es que Materazzi fuera más talentoso que “Zizou”, ¡nada más absurdo! Pero por aquel instante, fue más ingenioso, más inteligente, más calculador, más fino, más estratégico… provocación, se calienta el ambiente, cabezazo de Zidane a Materazzi (¡qué testazo!). El 10 francés es expulsado; llegan los penales, e Italia acierta todos. Francia falla 1 (justamente el cobro que le correspondía al mago, a “Harry Potter”). Se acabó: Italia es campeón del mundo, a llorar Francia.
Té editorial
2 Años después, en una clase de séptimo semestre en la Universidad, un profesor presentó una diapositiva muy curiosa: Zidane dando el testazo a Materazzi. La fotografía iba acompañada de este epígrafe: Pensamiento estratégico VS Efectividad operativa. Sí, Zidane fue efectivo en una acción específica, pero Materazzi fue estratégico al sacar del partido a quien podría desequilibrarlo a favor del rival. Pensó a largo plazo. En la SIU necesitamos ambas cosas: efectividad operativa, pero también pensamiento estratégico (claro está, no de la manera que lo hizo Materazzi, no hay que provocar a nadie). Hay que pensar estratégicamente, sin perder el norte al que dirigimos nuestros pasos, pues, de lo contrario, el día a día nos comerá. Por eso, en una época del año en la que el día a día parece nunca acabar, trayendo consigo cada vez más tareas, esforcémonos por no perder de vista la importancia de cultivar nuestro pensamiento estratégico más allá de la efectividad operativa. ¿Qué quiero lograr?, ¿qué necesito para ello?, ¿cómo podré alcanzar mis metas? Hay que pensar en ello.
¡QUÉ TESTAZO!
Stiven Arias Henao Comunicador
Té celebramos
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En este día tan especial te queremos desear un...
feliz cumpleaños Luz Adiela Restrepo, 2 de abril Federico Ortiz, 5 de abril Carolina Fernández, 8 de abril José Ignacio Calle, 9 de abril Luís Felipe González, 12 de abril Elsy Zapata, 14 de abril Juan Felipe Gallego, 20 de abril
Abril
Te climático
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LISTO EL RELEVO
¿Ha visto alguna vez las carreras de relevos en el atletismo olímpico? Son carreras a pie en las que un atleta recorre determinada distancia para, luego, entregar un tubo llamado Testigo a su compañero de equipo que lo relevará. En la SIU ocurre igual. El Comité de Clima de 2016 ha dejado el Testigo en manos del Comité de Clima de 2017. Ya van 3 meses del año, y estamos en el cuarto, así que quedan aún 8 meses de trayecto para completar el relevo. De ahí que queramos agradecer a los compañeros que desempeñan este rol para el presente año, y hacer lo propio con quienes completaron el trayecto de 2016.
COMITÉ DE CLIMA Jorge González
Sabina Argáez
Carlos Guzmán
Jorge Correa
Sandra Castillo
Mónica González
Carolina Fernández
2017
Sirley Echeverry
2016
Nury Vásquez
Paula Rodríguez
Stiven Arias
Mónica González
Carolina Fernández
Té celebramos UN JUEVES
PARA ELLAS Y UNO
PARA ELLOS El jueves 9 de marzo, la ASIU conmemoró un 8 de marzo más. ¿Cómo así? Ese jueves todo el equipo de la Administración se reunió para cumplir una cita con el Día Internacional de la Mujer. La ocasión se prestó para que todos pasaran un buen rato en pro de valores humanos que identifican a muchas mujeres, como la dadivosidad y la alegría. ¿Quieres recordarlo?
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Té celebramos Por su parte, el jueves 24 de marzo el compromiso fue con el Día del Hombre. Y pareciera que las chichas de la ASIU conocieran muy bien a sus compañeros, los chicos, pues la actividad que diseñaron generó un ambiente de integración, motivación y regocijo. Recuerda algunos momentos
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Te socializamos
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ASÍ NOS FUE EN EL SIMULACRO El 15 de marzo se realizó en la SIU el simulacro de evacuación por emergencias. Por eso decidimos compartir un par de comentarios que hicieron dos compañeros de la Administración a propósito de la actividad, ambos pertenecientes al Puesto de Mando Unificado.
“En términos generales fue una actividad satisfactoria. Quienes participaron estaban muy comprometidos. Es vital realizar ejercicios de este tipo porque en cualquier momento se puede presentar una emergencia que ponga en riesgo la vida de quienes trabajamos aquí, así que es importante conocer las recomendaciones y acciones que debemos realizar. Como oportunidad de mejora tenemos el tema de la capacitación que debe darse a las personas para saber cómo actuar en situaciones de real emergencia”.
llazgos Con las evidencias y ha de la ón derivados de la evaluaci plan un actividad, se diseñará tribuya n de mejoramiento que co SIU a la a seguir fortaleciendo iones ac para hacer frente a situ con un carácter real de emergencia.
lgarín u P n ia t Cris
“A mí me parece que ese tipo de actividades se deben realizar periódicamente, pues nunca sabremos cuándo habrá una real emergencia. Como aspecto positivo está la participación; creo que fue un punto a favor, no solo de la administración sino de todas las personas que hacen parte de la SIU. Considero que podemos prepararnos mejor y comunicarnos más para saber exactamente las funciones que debíamos cumplir en ese puesto en ese momento, más allá de solo evacuar”. Marie lla He
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Te calidoso LUCAS, JUAN Y LUIS, A PROPÓSITO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS…
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Lucas Restrepo Las auditorías internas son importantes para el Sistema de Gestión porque son el medio más eficaz para velar y controlar el alcance de los objetivos organizacionales de la SIU. Juan Felipe Gallego
¿Ya has tenido la experiencia de participar en una auditoría interna? Estos son algunos comentarios de compañeros que conocen su dinámica por ser auditores internos certificados.
Las auditorías internas permiten detectar puntos débiles en los sistemas de gestión para corregirlos de cara a la auditoría a realizar por el ente certificador o acreditador. Por eso se nos recomienda revisar que la documentación del proceso esté actualizada y tener una buena disposición para la auditoría interna, entendiendo que se trata de un ejercicio que nos va a ayudar a mejorar nuestro proceso. Luis Felipe González
AUDITORÍA INTERNA
Las auditorías internas evalúan la situación real de la empresa para tener plena seguridad de que los datos registrados son legítimos. También se evalúa el cumplimiento de los planes. Por ello se recomienda siempre tener buena disposición para atender la auditoria y no verla como una carga adicional, verificar y llenar registros por lo menos al último mes vencido, verificar los planes y las actas, y que lo que indiquen los procedimientos corresponda a lo que se realiza normalmente. Estos comentarios nos serán útiles para la próxima auditoría interna al Sistema de Gestión bajo la norma ISO 9001:2008, la cual se realizará entre el 17 y 21 de abril.
Q:\CALIDAD SIU
Recuerda que el plan de auditoría se encuentra en la ruta:
Q:\CALIDAD SIU\RegistrosSGC\GestionMejoramiento\Auditorias\Internas\2017
Te informamos
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OFICINA TOMADA
Almorzábamos al mediodía, siempre puntuales. Nos resultaba grato almorzar pensando en la oficina grandota y silenciosa y cómo nos bastábamos para mantenerla segura.
¿Sabes de qué habla el capítulo 6 de la Política de Seguridad de la Información de la ASIU? En parte, del acceso controlado y restringido a información, oficinas y demás espacios y equipos:
Johana era una chica nacida para no molestar a nadie. Aparte de actualizar las redes sociales se pasaba el resto del día actualizando la web. No sé por qué, pero bueno. Es de la oficina que me interesa hablar. De la oficina y de Johana, porque yo no tengo importancia.
(CON EL PERDÓN DE CORTÁZAR)
“No deberá existir sobre los escritorios de trabajo del personal, información confidencial […] que se encuentre a la vista de cualquier persona. Adicionalmente, las llaves que facilitan el acceso a lugares restringidos deben […] permanecer en lugares seguros y con acceso controlado sólo para el personal de la Coordinación Administrativa y la Coordinación Gestión Mantenimiento”. Pero, ilustremos las consecuencias de no acatar dicha política con una “seudoparodia” (si es que existe tal cosa) de un cuento del célebre escritor argentino Julio Cortázar (que menos mal murió antes de leer lo que sigue). El original se llama Casa tomada. Así que, en un derroche de creatividad sin precedentes, esta versión se llama Oficina tomada. Y dice así: Nos gustaba la SIU porque, aparte de la sobriedad y elegancia de su diseño, guardaba los hallazgos científicos de nuestros vecinos de laboratorios y oficinas, y también las actas de los comités por aquello de la Gestión de Calidad. Nos habituamos Johana y yo a trabajar en la oficina, aunque era tan grande que le cabían dos o tres personas más sin estorbarse. Leíamos el correo electrónico por la mañana, abriéndolo a las ocho, y a eso de las once de la mañana yo le dejaba a Johana los últimos servicios por subir a la planilla y me iba a hacer una entrevista.
Te informamos Cómo no acordarme de la distribución de la oficina, justo en el sótano de auditorios de la SIU. Se entraba a la oficina tras cruzar el hall, luego de abrir una puerta vidriera de marco verde metálico. De manera que uno entraba por la puerta vidriera y atravesaba el hall y bajaba las escalas y torcía a la derecha y abría la puerta de la oficina y escaneaba el lugar con la mirada hasta encontrar justo el rincón del escritorio. Pero obviamente, lo primero que había que hacer era entrar a la SIU. Lo recordaré siempre con claridad porque fue simple y rápido. Johana estaba actualizando la página web en su escritorio, eran las ocho de la mañana y de repente se me ocurrió poner agüita en la greca pa’ un tinto. Abrí la puerta de madera pintada de amarillo, cuando escuché algo en la plazoleta. El sonido venía impreciso y sordo, como un volcarse de silla sobre la alfombra –y eso que no tenemos alfombras en la SIU, y allá fuera no hay sillas– o un ahogado susurro de conversación. Me tiré corriendo contra la puerta vidriera del hall de auditorios antes de que fuera demasiado tarde, la cerré de golpe apoyando el cuerpo; felizmente le eché buen seguro –o eso creo– y además atravesé ahí una mesa para más seguridad. Regresé a la oficina con el tinto y una aromática para los nervios, y le dije a Johana: -Tuve que cerrar la puerta del hall. Han tomado la plazoleta. Dejó caer el teclado y me miró con sus graves ojos cansados. -¿Estás seguro? Asentí.
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Te informamos
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-Entonces -dijo recogiendo el teclado- tendremos que trabajar callados y salir por el parqueadero. Yo bebía el tinto con mucho cuidado, pero ella tardó un rato en reanudar su labor. Me acuerdo que estaba subiendo una nota del simulacro de evacuación que hicimos estos días. Los primeros días nos pareció penoso porque la plazoleta era el camino para llegar a la tienda. Johana pensó en un pastel hawaiano que le gustaba comprar hace mucho. Con frecuencia (pero esto solamente sucedió los primeros días) veíamos alguna selfi que nos tomamos sentados en las mesitas de allá, y nos mirábamos con tristeza. Aunque Johana estaba contenta porque le quedaba más tiempo para actualizar la web, yo andaba un poco perdido a causa de no poder caminar por la plazoleta. Estábamos bien, y poco a poco empezábamos a no pensar. Se puede vivir sin pensar. Desde mi escritorio oí ruido en el hall de auditorios; tal vez junto a las escalas del segundo piso o por el auditorio 4, porque la soledad del hall apagaba el sonido. A Johana le llamó la atención mi brusca manera de detenerme, y vino a mi lado sin decir palabra. Nos quedamos escuchando los ruidos, notando claramente que eran casi de este lado, donde empiezan las escalas que dan a la oficina. No nos miramos siquiera. Apreté el brazo de Johana y la hice correr conmigo hasta la puerta de la bodega, sin volvernos hacia atrás. Los ruidos se oían más fuerte pero siempre sordos, a espaldas nuestras. Cerré de un golpe la puerta y nos quedamos en la bodega. Ahora no se oía nada. -Han tomado esta parte –dijo Johana– y también la oficina ya, y la cocineta. -¿Tuviste tiempo de traer alguna cosa? -le pregunté inútilmente. -No, nada.
Estábamos con lo puesto. Me acordé de los quince mil pesos en el cajón junto a mi escritorio. Ya era tarde. Como me quedaba el reloj de mano, vi que eran las 5:50 de la tarde. Rodeé con mi brazo el hombro de Johana (yo creo que ella estaba llorando) y salimos corriendo sin abrir los ojos directo a la calle por la puerta vidriera que da al parqueadero (que estaba abierta afortunadamente, y menos mal que nos conocíamos el camino). Antes de alejarnos tuve lástima. Tiré la llave de la oficina muy lejos, por la alcantarilla. No fuese que a algún pobre diablo se le ocurriera robar y se metiera a la oficina, a esa hora y con la oficina tomada.
Te contamos
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RELACIONÁNDONOS CON LA COMUNIDAD DE INVESTIGADORES
El martes 14 de marzo tuvimos el primero de un par de encuentros que reúnen a la ASIU con los investigadores de la Comunidad SIU. ¿Cuál es el propósito? Abordar aspectos administrativos que son importantes en el relacionamiento entre ambos públicos. Cada coordinador de las diferentes gestiones de la ASIU dedicó unos minutos a desarrollar, entre otras cosas,
los servicios que ofrece a los grupos de investigación y los procedimientos necesarios para acceder a ellos. Con iniciativas de este tipo se espera fortalecer, mejorar y dar fluidez a los procesos administrativos que nos involucran como ASIU en el relacionamiento con los grupos de investigación de la Comunidad SIU.
(1) Tomado de www.estreslaboral.info
Té saludable ¿TIENES ESTRÉS LABORAL? ¿Qué es? ¿Cuáles son sus causas y sus síntomas? ¿Qué consecuencias tiene? Y, ¿cómo combatirlo? Son preguntas interesantes, ¿no? La presión laboral puede llegar a saturar física y mentalmente a cualquier persona. Y las consecuencias no solo llegan en materia de salud, sino que también afectan nuestras relaciones interpersonales.
¿Cuáles son sus causas? El volumen y el ritmo de trabajo, y la obligación de terminar nuestras tareas a contrarreloj, pudieran dejarnos una sensación negativa. Un empleo inestable y el miedo a perder nuestro trabajo también generan este problema. Otros factores que influyen son: la falta de compañerismo y la carencia de estímulos o de reconocimiento.
¿Cómo combatirlo? Sigue estas sugerencias prácticas: haz deporte, tómate un descanso, duerme lo suficiente, replantea tus prioridades, sé modesto al considerar si aceptas o rechazas nuevas tareas, practica técnicas de relajación. Todo esto es útil. Sin embargo, lo esencial es la comunicación. Sí, comunícate con tus jefes y compañeros; sé amable y expón tu situación (no tienes nada que perder, pero sí mucho por ganar). Recuerda: la única solución posible comienza con buena comunicación. Te invitamos a realizar este sencillo test(1) para averiguar si, en algún nivel, debes tomar medidas contra el estrés laboral.
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Té saludable
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Instrucciones:
A continuación verás 12 ítems con diferentes síntomas de estrés laboral. Para cada uno de ellos, señala con un círculo en qué grado los ha experimentado durante los últimos 3 meses. La siguiente es una descripción más detallada de cada una de las posibles respuestas: 1- Nunca. 2- Casi nunca. 3- Pocas veces. 4- Algunas veces. 5- Con relativa frecuencia. 6- Con mucha frecuencia.
1. Imposibilidad de conciliar el sueño
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2. Jaquecas y dolores de cabeza
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3. Indigestiones o molestias gastrointestinales
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6
4. Sensación de cansancio extremo o agotamiento
1
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6
5. Tendencia de comer, beber o fumar más de lo habitual
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3
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5
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6. Disminución del interés sexual
1
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6
7. Respiración entrecortada o sensación de ahogo
1
2
3
4
5
6
8. Disminución del apetito
1
2
3
4
5
6
9. Temblores musculares (tics nerviosos o parpadeos)
1
2
3
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5
6
10. Pinchazos o sensaciones dolorosas en distintas partes del cuerpo
1
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4
5
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11. Tentaciones fuertes de no levantarse por la mañana
1
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3
4
5
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12. Tendencias a sudar o a la taquicardia
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5
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Respuestas del test: La suma de los valores de todas las respuestas puede tomar un valor comprendido entre 12 (No existe síntoma alguno de estrés) y 72 (el nivel de estrés máximo). El punto medio se establece en 42 puntos. Con todo, es conveniente prestar atención a cualquier valoración de un ítem que oscile entre 4 y 6, especialmente si esto ocurre con más de un ítem.
Te resumimos
15 Procura imprimir esta hoja en papel reciclable
A VER LOS PILOSOS
A ver los pilosos. ¿Leíste con atención esta Hora del Té? Demuéstralo haciendo el siguiente ejercicio. Imprime la hoja y márcala al respaldo con tu nombre; luego deposítala en el buzón de Clima, ubicado en el primer piso de la Administración. Las siguientes preguntas tienen su respuesta seguidamente. Solo que la misma está desordenada. Debes ordenar las letras de modo que vuelvan a conformar bien la(s) palabra(s) que constituyen la respuesta a cada pregunta.
La celebración con la que realizamos la primera integración del año… ¿giró en torno a quiénes? asl ujmesre: __________
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¿Cuáles es uno de los valores que más se destacó durante el simulacro de evacuación por emergencias? smiopomorc: __________
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¿Cuál es una de las actividades claves que se vienen para el Sistema de Gestión de Calidad? ruitdiaoa nieratn: __________
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Elemento clave del que habla el capítulo 6 de la Política de Seguridad de la Información de la ASIU. ¿Cuál es? cacose donlcoator y gnesdiroirt: __________
__________
__________
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¿Cuál es el grupo de usuarios con el que se están celebrando reuniones periódicas a fin de mejorar los procesos y trámites administrativos? drisoveetangis: ______________________________ Problema de salud frente al que debes tomar medidas para evitar su desarrollo rtesse arollab: __________
__________
Te invitamos
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¿QUÉ ESPERAS? SERÍA INTERESANTE
¡Hasta el té de mayo!
¡Sería un gusto trabajar juntos para el próximo boletín! Ya uno que otro compañero ha expresado alguna vez, quizás tímidamente, que le gustaría escribir algo y compartirlo en La Hora del Té. ¿Qué esperas? Sería interesante que compartieras lo que piensas o tu percepción sobre la SIU y tu trabajo aquí. Si te animas (ojalá lo hagas), escribe a:
comunicacionessiu@udea.edu.co
(57)(4)219 6416 www.udea.edu.co/siu siu@udea.edu.co /SededeInvestigaciรณnUniversitariaSIU @SIUUdeA siu_udea