PODSUSTAV OSIGURANJA KVALITETE I UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM U ERP SUSTAVU

IGOR MAJDANDŽIĆ, dipl. inž.

ZDRAVKO DOKUZOVIĆ, dipl. inž.

ININ d.o.o., Slavonski Brod prof. dr. sc. NIKO MAJDANDŽIĆ Strojarski fakultet, Slavonski Brod imajdanzic@inin.hr zdokuzovic@inin.hr nmajdan@sfsb.hr

PODSUSTAV OSIGURANJA KVALITETE I UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM U ERP SUSTAVU U radu je prikazan način integracije, funkcioniranje i rezultati primjene Informacijskog podsustava osiguranja kvalitete - OSKVE u ERP Sustavu (Enterprise Resource Planning).

Pored praćenja odstupanja od kvalitete, preventivnih i korektivnih mjera za otklanjanje odstupanja od propisane kvalitete, OSKVE koristi Sustav upravljanja dokumentacijom i porukama čime je praćenje kolanja dokumentacije i alarmiranje maksimalno pojednostavljeno.

Ključne riječi: Informacijski sustav kvalitete, sustav upravljanja dokumentacijom, ERP. 1. UVOD Informacijsko društvo rezultiralo je apsolutnom podređivanju tržišta kupcu, te zadovoljstvo kupca postaje jedan od osnovnih ciljeva svake tvrtke. Nadalje, sve žešća konkurencija, globalizacija i zahtjevi modernog tržišta postavljaju pred današnje tvrtke visoku kvalitetu, niže troškove i kraće rokove usvajanja, izrade i isporuke proizvoda i usluga. Da bi zadovoljili ove uvjete tvrtke primjenjuju nove metode i strategije logistike proizvodnje ili pružanja usluga čiji je cilj optimizacija pripremnog i proizvodnog procesa. S obzirom na kvalitetu kao temeljni uvjet za izlazak i ostanak na tržištu, raste potreba za izgradnjom informacijskog sustava kao potpore aktivnostima i funkcioniranju sustava kvalitete u proizvodnim i uslužnim poduzećima.

Upravo lako dostupna informacija i zahtjevno tržište dovode do promjene značaja i definiranja pojma kvalitete. Za konstantno ispunjavanje zahtjeva za podudarnost veličina i radnih parametara proizvoda i usluga zadanih ugovornim specifikacijama neophodno je korištenje sustava upravljanja kvalitetom koji propisanim procedurama radnih procesa omogućuje nadzor i kontrolu svih procesa u poduzeću s ciljem osiguranja optimalnog zadovoljstva kupca. Na taj se način stvaraju uvjeti za razvoj sustava Totalnog upravljanja kvalitetom-TQM (Total Quality Management).

Dva su pristupa u razvoju i primjeni podsustava osiguranja kvalitete-OSKVE kao rješenja CAQ (Computer-Aided Quality Assurance) sustava: • •

OSKVE kao podsustav integriran u ERP sustav poduzeća OSKVE kao samostalni sustav s prijenosom dijela podataka u i iz poslovnih aplikacija ili ERP sustava.

2. KONCEPT ERP SUSTAVA S UGRAĐENIM PODSUSTAVOM OSKVE Izlaskom na EU tržište, izgradnja ERP sustava, koji omogućava brzu pripremu, planiranje i praćenje, te trenutni obračun nastalih troškova proizvoda ili usluga[1] postala je jedan od prvih zadataka naših poduzeća. Na Slici 1. prikazana je koncepcija jednog od hrvatskih rješenja ERP sustava tvrtke Informatički inženjering-ININ iz Slavonskog Broda.[2] Slika 1: Struktura ERP sustava

U ERP sustavima podsustav Osiguranja kvalitete –OSKVE ima različite module ovisno o tipu i vrsti proizvodnje u kojoj se primjenjuje ERP sustav. Na Slici 2. prikazan je sadržaj podsustava OSKVE za primjenu u pojedinačnoj, maloserijskoj i serijskoj proizvodnji u metaloprerađivačkoj, drvoprerađivačkoj i građevinskoj industriji. Podsustav OSKVE sadrži module: • • • • • •

praćenje odstupanja kvalitete, planovi kontrole , rješenje nesukladnosti , kontrola strojeva i instrumenata, planiranje i praćenje certifikata, upravljanje dokumentacijom.

Slika 2: Sadržaj podsustava OSKVE

Modul Praćenje odstupanja prati sva odstupanja u procesu i pripremi procesa (odstupanje materijala, reklamacije dobavljačima, odstupanja na operacijama u procesu, reklamacije kupaca i reklamacije na usluge u kooperaciji). Na taj se način evidentiraju sva odstupanja, te uzroci tih odstupanja (rukovatelj, alat, materijal, tehnološka dokumentacija, tehnička dokumentacija kao i dokumenti koji se automatski kreiraju za partnere (reklamacija dobavljaču i status reklamacije kupcu). U cilju lakše analize moguće je ove preglede dobiti i u grafičkom obliku prema primjeru za greške na proizvodima prema Slici 3.

Slika 3: Prikaz pojave odstupanja od kvalitete po tipu pogreške na proizvodu

Opseg prijave zavisi od potreba poduzeća od jednostavne prijave s uzrokom i rješenjem odstupanja prema Slici 4. do prijave u kojoj i uzročnici odstupanja daju svoje mišljenje i suglasnost prema Slici 5.

Slika 4: Primjer jednostavne prijave odstupanja u procesu proizvodnje

Slika 5: Dio dokumenta koji nastaje složenijom prijavom odstupanja

Modul Planovi kontrole sadrži podatke o kontrolnim operacijama za svaku tehnološku operaciju (način mjerenje, sredstvo mjerenja, frekvencija mjerenja, akcije koje se poduzimaju prema rezultatima mjerenje, dozvoljene tolerancije itd.) Na taj se način rade tehnološki postupci praćenja kvalitete. U ovom modulu prate se i atesti zavarivača, atesti ugrađenog materijala kod pojedinačne proizvodnje te osposobljenost radnika za rukovanje pojedinim strojevima. Na Slici 6. prikazan je dio plana kontrole, a na Slici 7. popis atesta zavarivača na proizvodu odnosno objektu u pojedinačnoj proizvodnji.

Slika 6: Dio plana kontrole

Slika 7: Obavljene operacije zavarivanja i atesti zavarivača

U modulu Rješenje nesukladnosti prate se korektivne i preventivne akcije na rješenju odstupanja od kvalitete na pojedinim operacijama procesa. U korektivnim mjerama se daju upute kako otkloniti nastalu pogrešku (usuglašeni način i postupak dorade) kao i troškove tog odstupanja, a u preventivnim mjerama obavlja se analiza procesa te uvode putem revizije dokumentacije i postupaka rada potrebne mjere u cilju spriječavanja nove pojave istog odstupanja od kvalitete. U građevinskoj, prehrambenoj i procesnoj industriji u ovom modulu nalaze se i rezultati laboratorijskih mjerenja.

Posebnu mogućnost predstavlja praćenje nesukladnosti po standardu proizvođača u automobilskoj industriji danih u 8D formi unosa i obrade. U modulu Kontrola strojeva i instrumenata obavlja se provjera točnosti rada strojeva (odstupanje pri obradi na duljini, točnost mjera i oblika, radijalno bacanje, kvaliteta površine) i umjeravanje mjernih instrumenta u cilju provjere točnosti mjerenja.

Modul Planiranje i praćenje certifikata omogućuje planiranje i praćenje uvođenja ISO i drugih certifikata, planiranje zadataka svih zaposlenih na uvođenju, planiranje i praćenje audita i potrebne dokumentacije.

3. PODSUSTAV UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM Upravljanje kvalitetom nezamislivo je bez točnih i pravovremenih informacija. Sukladno tome, upravljanje kvalitetom determinira kolanje dokumentacije, te pravovremenu i preglednu prezentaciju samih dokumenata. Upravljanje dokumentacijom je proces rada s dokumentima tokom njihovog životnog ciklusa koji traje od skice, kreiranja, pretraživanja, prezentacije, arhiviranja, distribucije do uništenja ili brisanja. 'Sustav 360' je informacijski sustav koji integrira programske module za upravljanje dokumentacijom, porukama, osiguranjem kvalitete, planiranjem radnog vremena i projekata, te praćenjem izvršenja i troškova.

Slika 8: Funkcionalni moduli 'Sustava 360' koji se naslanja na DM

3.1. Distribucija dokumenata Klasificiranje dokumenata unutar podsustava za upravljanje dokumentacijom (Document Manager DM) mora biti jednostavno i jednoznačno. U procesu klasificiranja (određivanja vrste dokumenta) moguće je dodijeliti i hodogram dokumenta, odnosno navesti organizacijske jedinice, partnere ili djelatnike s predviđenim rokom rješavanja dokumenta. DM uz proces pohranjivanja dokumenata obuhvaća i distribuciju istih po predviđenom toku dokumentacije ili eksplicitnim navođenjem djelatnika. Distribucija se, u pravilu, vrši elektronskim putem i to pomoću emaila ili slanjem dokumenata unutar samog DM, što daje bolju kontrolu slanja i informaciju o vremenu zaprimanja, čitanja, razumijevanja i procesa usuglašavanja dokumenta.

3.2. Pristup dokumentima Kontrola pristupa dokumentima putem autorizacije korisnika je neophodna u DM. Pregled, izmjena ili distribucija dokumenata ograničena je lozinkom. Dokumenti, pohranjeni u relacijsku bazu podataka, zaštićeni su od direktnog pristupa (mimo sustava DM).

3.3. Podrška za ISO 9000 u sustavu za upravljanje dokumentacijom Uvođenje sustava kvalitete u poduzeće predstavlja imperativ za sve one koji žele poslovati prema principima koji vrijede u suvremenim poslovnim tokovima i osigurati kvalitetu i plasman svojih proizvoda i usluga, uz optimalno korištenje svojih resursa i efikasnu suradnju sa drugim poslovnim subjektima.

Sustav za upravljanje dokumentacijom koristi hodogram dokumenata, koji je odlična osnova za sustav kvalitete ISO 9000. Jedan od glavnih zahtjeva sustava ISO 9000 je da poslovni sustav bude potpuno dokumentiran, a svi neophodni dokumenti moraju biti na raspolaganju korisnicima na njihovim radnim mjestima. Distribucija procedura i revizije dokumenata sustava kvalitete trebali bi biti efikasne, precizne i pravovremene, svi poslovni i administrativni procesi trebaju biti praćeni i evidentirani, a u korijenima sustava za upravljanje dokumentacijom se upravo to nalazi, tzv. oglasne ploče. Funkcija oglasnih ploča omogućuje efikasnu distribuciju postupaka, procedura i uputstava sustava kvalitete i njihovih revizija, dok se sustav brine za konzistentnost procesa i rada na radnim mjestima.

Organizacijske jedinice, radne grupe i pojedina radna mjesta imaju jednostavan, brz i točan uvid u svu potrebnu i pripadajuću dokumentaciju, koja onda omogućava rad po procedurama definiranim sustavom ISO 9000.

3.4. Poruke i alarmi Sustav poručivanja unutar DM ima zadatak dojavljivati trenutno sve važne informacije iz sustava poslovanja. Kao prilozi unutar poruka mogu se nalaziti dokumenti. Poruke mogu biti i automatski kreirane, sukladno predlošku ili rezultatu neke aktivnosti u procesu, koji svojom vrijednošću generira poruku npr. rezultati laboratorijskih mjerenja koji odstupaju od traženih vrijednosti. Ukoliko je poruka prioritetna, nazivamo je alarm i njeno dojavljivanje (prezentacija) u pravilu ima prioritet, npr. upečatljiva ekranska maska preko radne plohe računala. Poruke ili alarmi mogu se distribuirati putem ekrankih poruka, emaila ili SMSa, a prema djelatniku, organizacijskoj jedinici (grupi djelatnika), računalu ili mobilnom uređaju.

4. ZAKLJUČAK Osiguranje kvalitete proizvoda i usluga postaje jedan od temeljnih zadatka naših poduzeća za izlazak i zadržavanje na tržištu EU. Pored poboljšanja pristupa kvaliteti, od praćenja rezultata rada do izrade postupaka i procedura rada koji će smanjiti mogućnost pojave odstupanja od kvalitete, Informacijski sustav osiguranja kvalitete predstavlja kvalitetan alat za planiranje i praćenje svih pojava u procesu pripreme i proizvodnje. S ugrađenim Sustavom upravljanja dokumentacijom omogućuju brzi i učinkovit pristup svim dokumentima koji planiraju i prate kvalitetu.

LITERATURA: [1] Niko Majdandžić: Izgradnja informacijskih sustava proizvodnih poduzeća, Slavonski Brod, Strojarski fakultet, Sveučilišta u Osijeku, 2004, 455 str.

[2] www.inin.hr 23.03.2007

QUALITY ASSURANCE AND DOCUMENT MANAGER SUBSYSTEM IN ERP SOLUTION Summary In this paper the integration, functioning and results of the application of the Quality Assurance Information Subsystem (OSKVE), which is part of the ERP System, is presented.

Besides monitoring quality exceptions, preventive and corrective activities for elimination of quality exceptions, OSKVE uses a Document and Message Management System, which ensures easy documentation flow monitoring and alarm generation.

Key words: CAQ, Document manager, ERP