PRIMJENA PROCESNOG PRISTUPA U CILJU POVEĆANJA UČINKOVITOSTI UPRAVLJANJA OSOBLJEM

NINA N.ANISKINA,

SAŽETAK

VIKTOR V.ANTROPOV, YARIPK, Jaroslavl, Rusija

U poslu metodologije optimizacije aktivnosti na održavanju proizvodnih programa prezentirane su potrebne kompetencije odobrene u radu s upravljanjem osobljem. Metodologija se bazira na zajedničkoj primjeni procesnog modela i inovativne metode. Inovativna metoda je omogućila dizajn sistema organizacijskih i metodoloških akcija za održavanje potrebnih kompetencija menedžmenta za rješavanje problema.

Realizacija i uspješnost strategije razvoja industrijskog poduzeća ili holdinga, u velikoj mjeri, ovisi o tome, koliko je adekvatno ta strategija izražena u kompleksu strateških i taktičkih zadataka i u obliku proizvodnog programa približena svim kategorijama stručnosti osoblja. Danas u Rusiji rukovodioci velikih poduzeća i holdinga najčešće predstavljaju osoblju svoje strateške ciljeve u obliku proizvodnog niza, razbijajući ga po rokovima i količini proizvoda.

Za realizaciju proizvodne strategije u određenim rokovima, viši rukovoditelji trebaju prije svega, odrediti i rasporediti po važnosti strateške zadatke i ciljeve, kao i formulirati sve zahtjeve, koji idu uz to, a to mogu raditi samo ljudi koji znaju organizirati realizaciju tih ciljeva, to jest odrediti sveukupnost potrebnih nadležnosti za njihovo rješavanje.

Problem formiranja popisa nadležnosti potrebnih za realizaciju izražene strategije, predstavlja osnovno pitanje svakog poduzeća, naročito kada je udio intelektualnog rada dosta visok.

Osim određivanja popisa potrebnih nadležnosti za uspješnu realizaciju utvrđene strategije, poduzeće mora procijeniti postojeće nadležnosti i osigurati njihovo usklađenje sa zahtjevima čitavog kompleksa strateških zadaća. Pokušaji atestiranja radnih mjesta i ocjene osoblja, koje poduzimaju danas vodeća poduzeća, za sada, najčešće nisu sustavna i usmjerena su na rješavanja lokalnih zadaća.

Autori su po narudžbi holdinga zrakoplovne industrije NPO „Saturn”, (koji pretendira na mjesto vodeće ruske kompanije za proizvodnju plinskih i turbo motora) razradili i ispitali u praksi metodologiju, koja poduzeću omogućava: * formirati programe razvoja osoblja, usmjerene na stvaranje potrebnih i dovoljnih uvjeta za rješavanje kompleksa strateških zadaća, * odabrati adekvatne tehnologije (instrumente) za

PRIMJENA PROCESNOG PRISTUPA U CILJU POVEĆANJA UČINKOVITOSTI UPRAVLJANJA OSOBLJEM

Ključne riječi: Ljudski resursi, upravljanje osobljem, procesni pristup 13

Slika.1: Faze projekta za razradu srednjoročnog programa razvoja osoblja NPO “Saturn”

realizaciju tih programa, * provesti analizu procesa za osiguravanje proizvodnog programa potrebnim nadležnostima i optimizaciju strukture direkcije za osoblje.

Navedena metodologija se zasniva na zajedničkoj primjeni procesnog pristupa (kao instrumenta sadržajne analize djelatnosti za osiguravanje proizvodnog programa potrebnim nadležnostima) i inovacijsko-projektne metode (kao organizacijskometodološkog sredstva za analizu i projektiranje sustava upravljanja).

Koncepcijska osnova metodologije je brzi razvoj kritične mase upravljačkog osoblja preko: * uključivanje višeg rukovodstva u proces formiranja iscrpnog kompleksa strateških zadaća, na temelju analize postojećih resursa, uključujući i komplet potrebnih nadležnosti za svaku zadaću, te rangiranje tih zadaća; * formiranje nadležne skupine, za svaku od gore navedenih strateških zadaća; * formiranje, tijekom rada na projektima, individualnih metoda, sredstava i instrumenata upravljačke djelatnosti, najadekvatnijih za rješenje postavljenih konkretnih zadaća.

Koncepcija je temeljena na zadaći razvijanja nadležnosti osoblja u kratkim rokovima kroz rad na projektima, čiji se izbor tematike provodio tijekom dodatnog utvrđivanja strategije od strane najvišeg rukovodstva udruge. Formiranje projektnih ekipa se pritom vršilo polazeći od potrebe stvaranja inovativne jezgre u poduzeću.

Svi projekti, usmjereni na rješavanje strateških zadaća, povezani su u sustav preko projekta za razvoj nadležnosti osoblja, koji postaje ključan (za formiranje sustava) i koji treba biti predstavljen u svim ostalim projektima kao zaseban dio.

Kao oblik započinjanja radova oko stvaranja sustava za osiguravanje proizvodnog programa potrebnim nadležnostima, odabran je inovacijskoprojektni seminar s najvišim rukovodstvom NPO „Saturn”, sa sljedećim zadaćama: 1. Dodatno određivanje i rangiranje strateških zadaća, čije bi rješavanje osiguralo realizaciju proizvodne strategije poduzeća.

Sveukupnost strateških zadataka proizlazi iz usporedbe realnog stanja poduzeća i njegovog viđenja od strane najvišeg rukovodstva na kraju razdoblja određenog za postizanje glavnog strateškog cilja. Za provedbu takve analize, postoji niz metodika. Kod razrade sustava menadžmenta kvalitete, na temelju međunarodnog standarda ISO 9000:2000, ova analiza se provodi sustavno i s određenim ciljem. Sveukupnost strateških zadaća također može biti, određena (formulirana) od strane najvišeg rukovodstva, na temelju ocjena i analiza stručnjaka (iskustva i intuicije).

2. Formiranje popisa potrebnih nadležnosti osoblja poduzeća, čije bi postojanje garantiralo realizacija utvrđene strategije.

To je dosta složena zadaća. S jedne strane, ona je povezana s funkcionalnom analizom svake strateške zadaće i formiranjem, polazeći od analize kvalifikacijskih zahtjeva, kompleksa potrebnih znanja, vještina i navika. S druge strane, ona pretpostavlja personifikaciju kvalifikacija i ocjenu nadležnosti osoblja (prije svega upravljačkog, počevši od gornje razine prema dolje) kao izražene sposobnosti primjene svojih znanja i vještina.

3. Formiranje popisa prioritetnih projekata, s time da bi se njihova razrada i realizacija, mogle smatrati značajnim korakom u rješavanju strateških zadaća 14

Slika. 2: Shema opisa osnovnih procesa

i stvarnim instrumentom razvijanja nadležnosti projektnih ekipa (inovacijske jezgre poduzeća).

Kao rezultat analize, provedene na inovacijskoprojektnom seminaru, izabrani su takvi projekti kao što su “Upravljanje resursima u proizvodnji na temelju standarda MRP II, “Upravljanje troškovima”, “Upravljanje sigurnošću informacija” i “Razrada procesnog modela direkcije za osoblje i razvoj sustava internog obrazovanja u poduzeću”. Rad na ekspres-razvoju osoblja se organizira za sve odvojene projekte u fazi realizacije.

4. Određivanje kategorija osoblja, koje u prvom redu, trebaju biti angažirane u projektnom radu, kao i sveukupnosti nadležnosti prije svega, organizacijsko-upravljačkih), čiji razvoj predstavlja primarnu zadaću.

U NPO “Saturn” razrada programa, odgovornost je kadrovske uprave. Za učinkovitu realizaciju ovog projekta, na temelju koncepcije ekspresrazvoja osoblja od Kadrovske se uprave zahtijeva, ne samo razumijevanje kompletnog spektra zadaća, već i temeljito poznavanje svih procesa djelatnosti, povezanog s organizacijom njihovih rješenja. I zato, kao metodološki instrument analize, projektiranja i upravljanja razvojem osoblja u proizvodnji je odabran procesni pristup i postavljena zadaća razrade procesnog modela djelatnosti za upravljanje osobljem.

U okvirima tog projekta, a pod rukovodstvom konzultanata, Direkcija je izvršila analizu procesa djelatnosti, usmjerenih na zadovoljavanje potreba za personalom u NPO “Saturn” i predstavila je prvotni uopćeni model procesa svoje djelatnosti. Na temelju tog modela, analizirana su, s jedne strane, djelovanja u procesima, a s druge strane – funkcije poslovnih jedinica, s ciljem personifikacije odgovornosti, uklanjanja ponavljanja, te zadovoljavanja potreba domaćih potrošača, prema ciklusnoj liniji usluga.

Rezultati te analize, pokazali su pojavljivanje sljedećih problema.

1. U okvirima jednog logički završenog procesa, često se radovi raspoređeni po jedinicama tako, da je za njihovu koordinaciju ovlašten samo direktor kadrovskog odjela.

2. Veliki broj radova se ponavlja u različitim jedinicama Direkcije.

3. Nisu razrađeni procesi “Planiranje ljudskih resursa” i “Osiguravanje materijalnih resursa, potrebnih za proizvodnju. U uvjetima starenja i odlijevanja visokostručnog kadra, potrebna je dobro promišljena kadrovska politika, koja mora biti orijentirana na elastičnu strategiju, na

Nakon usuglašavanja popisa prioritetnih projekata (rezultat rada s top menadžmentom), inovacijsko-projektni seminar, kao dio organiziranja ekspres-razvoja osoblja, se provodi za ključne osobe iz svih izdvojenih projekata. U okvirima ove zadaće dodatno se utvrđuje struktura minimalno potrebne nadležnosti za osiguravanje svakog projekta, kao i program radova oko formiranja takvog osiguranja (na primjer broj seminara i okruglih stolova, njihova tematika, sastav sudionika, rokovi provedbe radova). Kao dopunsku zadaću ovog seminara, imamo određivanje principa uključivanja u projektni rad osoblja različitih kategorija.

Srednjoročni program razvoja personala NPO “Saturn”, koji se tradicijski usvaja u udruzi, postao je organizacijsko-upravljačkom formom za rješenje gore navedenih zadaća. Osnovne faze projekta za razradu programa, navedene su na sl. 1.

15

problematično tržište rada, a također treba biti potkrijepljena potrebnim resursnim opsegom s obrazloženim planiranjem.

4. Formiranje popisa radova, prema procesima, omogućilo je, da djelatnici utvrde višeznačnosti svojih funkcija i obveza. Na primjer, proces razvoja prema funkcijama je izmiješan s obrazovanjem, ocjenom i motivacijom: ne dijele se radovi prema motivaciji zaposlenika, niti se prilagođavaju njihovim mogućnostima itd.

Da bi se bolje shvatila optimizacija djelatnosti Direkcije, na temelju procesnog pristupa, primijenjena je shema opisa osnovnih procesa, i prikazana na sl. 2.

Ta shema omogućava (za razliku od funkcionalne) ne samo određivanje sastavne elemente rada, nego i praćenje rada korak po korak, preko ulaza i izlaza (u tom lancu izlazi prethodnog procesa postaju ulazi u naredne procese). Prijenos odnosa između jedinica je po sistemu predaje rada po horizontali, kada se osnovna zadaća, na svakom koraku, zaključuje tako da treba zadovoljiti sve zahtjeve procesa, koji se lančano odvija, omogućit će određivanje jasne granice odgovornosti (svaki odgovara za kvalitetu svoga rada), da se poveća mogućnost upravljanja i transparentnost djelatnosti, kao i da se isključi ponavljanje.

Konačni model procesa razvoja osoblja u NPO “Saturn” predstavljen je u obliku 6 uzajamno ovisnih, osnovnih procesa, usmjerenih na zadovoljavanje potreba za osobljem za izvršavanje proizvodnog programa i procesa, koji osiguravaju tu djelatnost: “Planiranje ljudskih resursa”, “Analiza tržišta rada

i privlačenje osoblja”, “Organizacija i metodološko praćenje rada osoblja”, “Osiguranje materijalnih resursa” /sl. 3/ Razrađeni procesni model djelatnosti Direkcije i analiza provedena na temelju inovacijske metode, omogućili su da se pristupi realizaciji u NPO “Saturn” projekta “Formiranje strategije upravljanja osobljem OAO “NPO” i uvedu poboljšanja u sustav menadžmenta kvalitete udruge u dijelu menadžmenta osoblja.

APPLICATION OF THE PROCESS APPROACH FOR INCREASE EFFECTIVENESS OF A MANAGEMENT ON THE PERSONNEL.

SUMMARY In work the methodology of optimization of activity on maintenance of the production program of necessary competences (the set of qualifying requirements) approved in work with management on the personnel is presented. The methodology is based on joint application of the process mode (as tool of the analysis of content of process of maintenance of the production program by necessary competences) and an innovative method (as organizational-methodical tool). Lead on the basis of an innovative method of competence analysis has allowed to design system of organizational and methodical actions for maintenance necessary competences problems solved by management.

Keywords: human resources, personnel management, process approach

16