Mødeplanlægger Gitte Munk Hindberg
Kortere, effektive møder
”Vi tror på et liv før døden”. Sådan lyder Folkekirkens Nødhjælps slogan. Bekæmpelse af fattigdom og sult er den velgørende organisations mærkesager. Indsatsen ligger først og fremmest i Afrika og Asien, men også i Mellemøsten, Latinamerika og Centralasien er der aktiviteter, som bidrager til at realisere visionen om at ”hjælpe verdens fattigste til et værdigt liv - uden hensyn til tro, race eller politisk overbevisning”. At arbejde for et så fornemt og ambitiøst mål kræver ikke bare ildsjæle, men også evnen og kompetencen til at balancere mellem høj effektivitet og nærmest nøjsom sparsommelighed, således at så mange af de indsamlede midler som overhovedet muligt kan gå til netop dem, der lider nød. Det gælder også, når der arrangeres møder, og møder er en strategisk vigtig del af enhver Non-Governmental Organisation (NGO)’s virke. Hos Folkekirkens Nødhjælp er chefsekretær Gitte Munk Hindberg en af dem, der har ansvaret for en del af mødevirksomheden, bl.a. leder- og mellemledermøder foruden interne møder stort set hver dag. -De eksterne møder, med typisk 10–35 deltagere, arrangerer jeg 5–10 gange årligt, og de holdes gerne i mødelokaler tilhørende kirker eller andre ikke-dyre løsninger, fortæller Gitte Munk Hindberg. -Skal vi ud på andre, professionelle mødesteder, afgøres valget typisk af faktorer som pris, lokalernes kvalitet, mulighed for offentlig transport og transporttid – samt fornuftig forplejning.
Teambuilding har ikke høj prioritet længere På spørgsmålet om, hvilken udvikling hun har set i møderne gennem årene, påpeger Gitte Munk Hindberg, at de i dag skal koncentreres og fokuseres og helst tilrettelægges uden overnatning af økonomiske hensyn.
Trenden er helt klar, også i en organisation som Folkekirkens Nødhjælp: Man får ikke længere folk til at bruge unødig lang tid på møderne. Og de vil gerne hjem til sig selv, når det faglige er overstået. af Lars Blicher-Hansen
46
MØDERPLUS+
-Men folk har heller ikke den store lyst til teambuilding-lege mere. Korte og effektive møder, det er sagen i dag, siger hun. Inspirationen til møderne – og til fornyelse af dem – henter Gitte Munk Hindberg dels hos kolleger i organisationen, der ligesom hun selv står for planlægning af konferencer, og dels i et eksternt mødeplanlæggernetværk. Hendes bedste råd til ligesindede lyder: - Book i god tid - Bliv overbevist om, at de, der skal sørge for logistik, forplejning m.v. kan holde, hvad de lover – i alle detaljer - Vær økonomisk.
Ville gerne mere, men … Gitte Munk Hindberg har en baggrund som erhvervssproglig korrespondent. Hun bruger i dag ca. 30 pct. af sin arbejdstid på mødeplanlægning og har gjort det i forskellige jobs i ulandsmiljøet gennem godt 20 år, heraf de sidste fem hos Folkekirkens Nødhjælp. Blandt de ”interessante” erindringer om møder, der kunne have været bedre arrangeret, står én lysende klart: -Lokalet var for varmt og for trangt, og der var både en børnehave og trafik lige uden for vinduerne, så man ikke kunne høre noget, hvis man åbnede dem, fortæller Gitte Munk Hindberg. Den oplevelse fører da også direkte til slutbemærkningen: -Jeg ville gerne have mulighed for at bruge nogle flere penge, så mine kolleger kunne komme ud med overnatning på nogle af de rigtigt gode konferencesteder med lækre faciliteter og dejlig mad. Men det kan vi ikke tillade os som en NGO, der bl.a. finansieres af indsamlede midler, og vi prioriterer derfor også, at vores penge primært skal gå til verdens fattigste.
Folkekirkens Nødhjælp er en del af ACT Alliance (Action by Churches Together), en alliance af flere end 100 kirker og humanitære organisationer, der tilsammen udgør en af verdens fem største NGO’er. Fisken i organisationens logo stammer fra evangeliernes beretning om Jesus, der giver de sultne noget at spise – fem brød og to fisk. Samtidig er bogstaverne i det græske ord for fisk - IKTYS – synonymer for ordene: Jesus Kristus Guds Søn Frelser.