Mødeaktiviteten hos Nets er – som i så mange andre virksomheder og organisationer - ”kogt ind til det helt nødvendige”, som mødeplanlægger Christina Bagge Kragh udtrykker det. -Til gengæld bliver mødestederne så også udvalgt meget grundigt, så de giver mening i forhold til mødet – både geografisk og udtryksmæssigt, siger hun.
Portræt af en mødeplanlægger
Jeg skal kunne stå inde for stedet af Lars Blicher-Hansen
C
hristina Bagge Kragh er Project Manager Events hos Nets – firmaet der bl.a. står bag NemID, Dankort og en lang række betalingssystemer. Hun arrangerer årligt fire store ledelsesmøder med mellem 80 og 180 deltagere plus to store og ca. 10 mindre kundeevents i Danmark og i Sverige. Naturligt nok bliver hun ofte spurgt af kollegerne, om hun kan anbefale et godt sted at holde møde. -Og det kan jeg som regel, for jeg tager på site inspections både i Danmark og Sydsverige flere gange i løbet af året og udvælger steder, som kunne være interessante for forskellige områder af virksomheden, forklarer hun. -Jeg mener, at stedet kan være meget vigtigt for outputtet af mødet. Én ting er indholdet på mødet, men hvis det bliver afholdt et sted med reel og venlig attention på gæsterne, god forplejning og imødekommenhed, så er alle bare i bedre humør og tager mere imod budskaberne. Dårlig stemning og elendig service trækker opmærksomhed fra mødets indhold og budskaberne.
Ofte bedre i Sverige! Gennem de seneste år er der skåret ned på
10
Møde & Eventmagasinet
mødeaktiviteten, både med hensyn til antal møder og antal deltagere til møderne. -Der er også indført regler om, at vi holder møderne så korte som muligt, at der altid skal være en agenda udsendt på forhånd, og at vi holder så mange interne møder som muligt som videomøder for at holde rejseomkostningerne nede, forklarer Christina Bagge Kragh.
Christina Bagge Kragh (her fotograferet på site inspection i Skåne): -Det giver et utroligt kick, når noget, jeg har arbejdet intenst på, har givet en kundegruppe en så god oplevelse, at de kan huske det flere år efter.
både på grund af placeringen, og fordi jeg i Sverige møder en anden form for imødekommenhed, service og opmærksomhed, end jeg generelt har mødt i Danmark!
Ønske: Videoudstyr på mødestederne -Trends? Jeg håber, vi kommer til at se flere live video-indlæg på møderne, så man ikke behøver rejse ind for at holde et indlæg på
Dårlig stemning og elendig service trækker opmærksomhed fra mødets indhold og budskaberne.
-Til gengæld bliver mødestederne udvalgt med omhu, når vi skal have de fysiske møder. Valg af mødested er meget ofte defineret af, om jeg selv har været der – jeg skal kunne stå inde for stedet. Møderne er typisk på Sjælland, men Skåne er også repræsenteret. Et af de årlige ledelsesmøder holdes som regel i Sverige; det er tilstrækkelig langt væk fra kontorerne, til at alle kan koncentrere sig. Faktisk valgte jeg oprindelig at lægge ledelsesmødet i Sverige
en time. De er desværre stadig lidt dyre at få arrangeret, når vi ikke selv har udstyret til det, men det kunne være rart at have udstyret som standard-tilbud på mødestederne. -Mere interaktivitet vil også være en god udvikling – det er simpelt hen bare mere interessant, hvis man kan få lov til at bidrage til og påvirke indlægget. Vi har brugt det et par gange med meget stort held, men det kræver meget af indlægsholderen.