Dok alused

Dokumenteerimise alused

Ator: Kristi Viisimaa Dokumenteerise alused 2015

2

SISUKORD SISUKORD...............................................................................................................................................................2 DOKUMENDI MÄÄRATLUS................................................................................................................................3 DOKUMENDI OMADUSED...................................................................................................................................4 DOKUMENDISÜSTEEM........................................................................................................................................5 DOKUMENDI VORMING JA ELEMENDID.......................................................................................................6 AMETIKIRJA VORMINGU ELEMENDID............................................................................................................8 DOKUMENDI METAANDMED..........................................................................................................................11 ÕIGUSLIK KESKKOND JA DOKUMENTATSIOONI KVALITEET...............................................................12 ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUS.....................................................................................................14

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

3

DOKUMENDI MÄÄRATLUS Dokument < lad documentum tähendab tõendust, tõestust, asitõendit.

Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab seda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentidele. Dokumendid on organisatsiooni mälu. Informatsioon dokumentidel peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olema kättesaadav ning kasutatav. Seda on võimalik korraldada hästi korraldatud dokumendisüsteemi abil - asjaajamise tähtsus organisatsioonis.

DOKUMENT- on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Tavaliselt dokument luuakse elektroonselt, kuid edasiseks kasutamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti paberile.

Dokumendid (records) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.

Dokumendi väärtust hinnatakse kahe peamise kriteeriumi alusel:  Tõestusväärtus on dokumendi võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist.

Dokumendi tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne ja usaldusväärne.

Dokumenti peab olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul;  Teabeväärtus on dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms.kohta.

Dokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist.

1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. dokumendi kasutamine – juurdepääsu tagamine või mitte 8. hävitamine 9. säilitamine.

Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid:  aktiivse = asjaajamisperiood (1 aasta või õppeaasta)  poolaktiivse – max. 2 aastat  passiivse – dokumendid hoiul organisatsioono arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele.

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

4

DOKUMENDI OMADUSED Dokumendi omadused on:  Andmekandja – füüsiline omadus. Andmekandjateks on olnud eri aegadel kivi, savi, papüürus, riie, foto, film, arvuti kõvaketas  Sisu – millest dokument kõneleb, sündmused ja faktid  Dokumendi tüüp – tekstidokument, foto, video jne  Vorming – viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud st. paigutatud paberil või esitatud faili siseselt  Vormielemedid – dokumentidel asuvad kindlad elemendid (nt.kuupäev, pealkiri, allkiri jne)  Dokumendi liik – tuleneb sisu esitamise viisist (kiri, protokoll, memo, CV, avaldus jne)  Autentsus – mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha (allkiri, pitser)  Usaldatavus – dokument on loodu pädeva isiku poolt ja tavapäraste vomielementidega;  Terviklikus – dokument on täielik ja seda pole muudetud.  Kasutatavus – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu, mis tahed tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav.  Isikud – iga dokument on seotud eri isiku või isikutega (autor, adressaat, koostaja, kasutaja dokumendisüsteemi haldur jt)  Metaandmed – andmed andmete kohta (sisu, loojast) Mõisted asjaajamine ja dokumendihaldus kasutatakse paralleelselt.

Arhiiviseadusest tulnev mõiste: Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni.

Dokumendihalduse tegevusstandardis on kirjas: Dokumendihaldus on halduse ala, mis tegeleb dokumetide loomise, saamise, alahoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõendusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alahoidmisega.

Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi tere ema elukäigu.

Asjaajamise eesmärk saavutatakse organisatsiooni dokumendisüsteemi abil.

Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

5

DOKUMENDISÜSTEEM Dokumendisüsteemi moodustavad 1. organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid 2. dokumendihalduse toimingud - asjajamiskord - dokumentide loetelu - tööprotsessi kirjeldused - arhivaalide loetelu - ohuplaan.

3. elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) ehk digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus võimldab dokumentide sisu ja versioonide haldamist.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) on asjaajamise korraldamiseks kasutatav infotehnoloogiline süsteem, mis hõlmab kõiki dokumendi elukäigu erinevatel eluetappidel tehtavaid toiminguid.  asutustevahelist dokumendivahetust  dokumendi ettevalmistamist ja vormistamist vastavalt kehtestatud vorminõuetele  kooskõlastamist  registreemisest, sõltumata dokumendi kandjast  allkirjastamist  teatavakstegemist ja edastamist  avalikustamist  arhiveerimist  kehtestatatud juurdepääsuõiguste kasutamist  otsimist  lihtsat ja kiiret juurdepääsu dokumentidele  seostamist teiste dokumentidega  hävitamist  tööülesannete edastamist  meeldetuletusi  kalenderplaanide koostamist  dokumendiga süsteemis tehtud toimingute kindlakstegemist, toimingute tegemise aega, toiminguid teostanud isikuid jne.

Eesti avalikus sektoris kasutatvatest dokumendihaldustarkvarades on enamlevinud Postipoiss, Amphora ja WebDesktop.

4. süsteemi kasutajad ehk dokumentide haldamises osalevad inimesed.

Kasutaja on isik, kes puutub kokku dokumentidega ja sooritab nendega toiminguid, vaatab või haldab neid. Kasutajateks on: - organisatsiooni juhtkond - kõik töötajad, kes dokumente loovad, menetlevad, kasutavad - huvilised, kes vaatavad dokumente veebis.

Dokumendihaldust ja arhiivindust Eestis koordineerib Riigikantselei www.riigikantselei.ee Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

6

DOKUMENDI VORMING JA ELEMENDID Dokumendi vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud.

Paberdokumendi vormingu määrab vormielementide paigutus paberil.

Digitaaldokumentidel tähendab vorming andmefaili sisemist ülesehitust Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.. Paljud dokumendi elemendid on ühised enamusele dokumentidele (pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne).

Dokumendi elemendid – ehk informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu Dokumendi elementide koosseis sõltub dokumendiliigist.

Elemendid on dokumendi vorminõuded ning need on traditsioonilise paberdokumendi puhul seotud dokumendiplangiga. Kõige üldisemad on üldplank ja kirjaplank. Üldplangi alusel koostatakse dokumendiliigiplangid Tabel1. Üldplangi ja kirjaplangi väljad. Üldplank Kirjapeaväli

Kirjaplank Kirjapeaväli Adressaadiväi Viiteväli

Dokumendiliigi nimetuse koht Koostamise koht Kuupäev, number, kinnitusmärge Sõnumiväli

Kuupäeva ja indeksiväli Sõnumiväli Kontaktandmete väli

Dokumendiplangil esitatakse dokumendi elementide paigutus, mis määrab ära dokumentide kujunduse. Osa elementide olemasolu nagu allkiri, pitsat, indeks on dokumendi autentsuse ja usaldusväärsuse tõestuseks.

Dokumendid vormistatakse üldjuhul paberiformaadil A4 (210x297 mm).

Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.

Kristi Viisimaa

Veerised: Ülemine veeris – 1,2 cm Alumine veeris – 1,2 cm Vasak veeris - 3,0 cm Parem veeris – 1,5 cm

Dokumenteerimise alused 2015

7

Näide 1. Kirjaplangi näidivorming

Näide 2. Ettevõte kirjaplank

Näide 3.Ettevõte üldplank

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

8

AMETIKIRJA VORMINGU ELEMENDID 1. Autor – on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.

Kirja autoriks võib olla: - organisatsioon AS ÄPU - organisatsiooni allüksus AS Kask Haldusosakond - ametiisik Notar Reet Rõõmus - füüsiline isik Juta Tamm Elemendi kuulumine kirja vormingusse on kohustuslik. Asukoht: kirjapeavälja 2. Logo/vapp Logo on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund. Asukoht: kirjapeaväljal Vapi kasutamisel lähtutakse õigusaktidega määratud korrast ja heraldikareeglitest.

Asukoht: kirjapeaväljal 3. Kasutusmärge – on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel Asukoht: suurtähtedega adressaadi kohal - kiri isiklikuks kasutuseks ISIKLIK - kiiret menetlemist vajav kiri KIIRE - muu kasutusviis ÄRISALADUS, MITTEAMETLIK TÕLGE 4. Adressaat – on organisatsioon või isik, kellele kiri suunatakse. Kirja adressaadiks võib olla füüsiline isik Reet Hunt - ametiisik Reet Hunt Juhatuse liige Kirja adresseerimisel ametiisikule on soovitatav märkida adressaadi koosseisud organisatsiooni nimetus.

Reet Hunt AS ÄPU Raamatupidamiseosakond Asukoht: adressaadiväljal, esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast.

5. Pealkiri – on kirja sisule antud nimetus. Vormistatakse nimetavas käändes ja punktita lõpus., avab dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi, lihtsustab dokumendi registreerimist ja sisuga tutvumist, on kohustuslik kõikidel dokumentidel (v.a õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused, tõendid, õiendid, teatised jms. Asukoht: vormistatakse enne teksti, umbes 9,5 cm lehe ülasservast.

Kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega: AVALDUS; GARANTIIKIRI; SOOVITUSKIRI; TEATIS, TÕEND, VOLIKIRI, ÕIEND jne.

6. Tekst – on kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. Tekstil on kolm alamelementi: - pöördumine Austatud härra professor, Lugupeetud proua Rebane - sisu tuleb kavandada adressaadi seisukohast lähtudes - lõputervitus Austusega, Lugupidamisega, Tervitades NB! Ühe dokumendi puhul võiks kõikide naaberelementide vahekaugus olla ühesugune, st pika teksti korral valime elementide vahekauguseks kaks rida, lühema dokumendi puhul maksimaalselt neli rida.

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

9

7. Allkiri – on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Omakäeline allkiri kirjutatakse loetavalt ja koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest. Digitaalselt allkirjastaval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes allkirjastatud digitaalselt. Omakäelise allkirja asukoht pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel.

Näide: (allkirjastatud digitaalselt) Rain Rebane Juhatuse esimees 8. Allkirjastaja – on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat.

Näide: Kadri Kikas AS TOOL Personaliosakonnajuhataja Asukoht: kolm kuni viis põhireavahet pärast teksti allkirja all 9. Lisamärge - on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks Näide: Lisa: 6 lehel 2 eks Asukoht: 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool 10. Lisaadressaat – on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks.

Näide: Teadmiseks: Eesti Pank, Koopia: Sampo pank Asukoht: 2-4 rida allpool allkirjastajat või lisamärget.(võib ka lisamärke kõrvale) 11. Koostaja – on kirja kavandi ettevalmistanud isik Näide: Reet Rebane 652 4854 E-post: secretary@hot.ee Asukoht: alati kontaktandmete välja kohal vasakul.

12. Seosviit – on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Näide: Teie 20.10.2008 nr 4-1/45 Asukoht: viiteväljal, adressaadi esimese reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest peale sõna Teie.

13. Kuupäev – on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteeritud. Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras –päev, kuu ja aasta.

Näide: 05.11.2008, 4 detsember 2008 Asukoht: adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest.

14. Viit – on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumentatsioonis.

Näide: 4-12/313, 4-tegevusuuna tähis, 12-on sarja järjekorranumber, 313-kirja järjekorranumber dokumendiregistris.

Asukoht: alati kuupäeva järel ja seosviida all. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe, st viit vormistatakse samal kõrgusel adressaadi kolmanda reaga.

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

10

N채ide 4. Ametikirja vorminguelementide paigutus kirjaplangil

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

11

DOKUMENDI METAANDMED Dokumendi metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta.

Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest.

Tuntumad metaandmed on nn registreerimisandmed – andmed, mis asutuse dokumentide kohta märgitakse registreerimisraamatusse või arvutiprogrammi.

Lisaks registreerimisandmetele võib dokumentide haldamise käigus tekkida nende kohta hulk muid andmeid, mis samuti jäädvustatakse. Eriti rikkalikud on metaandmete poolest elektroonilised süsteemid, kus automaatselt jäädvustatakse kõik dokumentide edastamise, vaatamise, muutmise ja muud juhtumid.

Metaandmete olemus Metaandmete haldamine on dokumendihalduse lahutamatu osa – metaandmed on andmed, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu Dokumendihalduse toimimise jaoks on metaandmete loomine ja kasutamine möödapääsmatu — dokumendihalduse põhilised instrumendid (nt liigitusskeem, dokumendiregister, säilitamise ajakava jt) on juba oma sisult metaandmed ja samas hallatakse nende abil omakorda dokumentide ja nende kogumite metaandmeid.

Metaandmete tähtsus  metaandmed kaitsevad dokumente kui tõendust, tagavad neile juurdepääsu ja nende kasutatavuse läbi aja;  kergendavad dokumentidest arusaamist;  toetavad ja tagavad dokumentide tõendusväärtust;  aitavad kaasa dokumentide autentsuse, usaldusväärsuse ja tervikluse tagamisele;  toetavad ja haldavad juurdepääsu, selle piiranguid ja õigusi;  võimaldavad dokumente tõhusalt kätte saada;  toetavad erinevates tehnilistes ja tegevuskeskkondades loodud dokumentide  koostalitlusvõime strateegiaid;  esitavad loogilisi seoseid dokumentide ja nende loomiskonteksti vahel ning  haldavad neid struktureeritult, usaldusväärselt ja läbimõeldult;  toetavad digitaaldokumentide loomise tehnilise keskkonna määratlemist ja tehnilise  keskkonna haldamist, milles dokumente hoitakse, võimaldades autentsete  dokumentide taaskasutust, nii kaua kui neid on vaja;  toetavad tõhusat ja edukat dokumentide migreerimist ühest keskkonnast või  arvutiplatvormilt teisele või mis tahes muud säilitamise strateegiat.  Metaandmetega tagatakse dokumentide autentsust, usaldusväärsust ja terviklikkust.

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

12

ÕIGUSLIK KESKKOND JA DOKUMENTATSIOONI KVALITEET Dokumentide tähtsuse tõttu reguleeritakse ja juhendatakse nende haldamist: - riiklike dokumendihalduse normdokumentidega (seadused, Vabariigi Valitsuse määrused ja standardid) - Riigikantselei juhendmaterjalidega ja - Rahvusarhiivi juhistega SEADUSED: Seadus on kõrgeima riigivõimuorgani normatiivakt, millel on riigi teiste õigusaktide suhtes kõrgeim õigusjõud.

DOKUMENDIHALDUS Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus, Digitaalallkirja seadus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, Andmekogude seadus Haldusmenetluse seadus Keeleseadus Isikuandmete kaitse seadus Vabariigi Valitsuse seadus Riigivapiseadus

INFOSÜSTEEMID Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus, Elektroonilise side seadus Julgeolekuasutuste seadus Riikliku statistika seadus Isikuandmete kaitse seadus Riigihangete seadus

Seaduse täitmisel peavad avalik-õiguslikud isikud ja eraõiguslikud isikud, kes osutavad avalikku teenust, arvestama, et kõik mis ei ole lubatud, on keelatud.

Eraõiguslikele isikutele kehtib aga põhimõte: kõik mis pole keelatud, on lubatud MÄÄRUSED: Määrus on seaduse alusel selle rakendamiseks ja täitmiseks vastu võetud õigustloov akt. Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

DOKUMENDIHALDUS Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiivieeskiri

Kristi Viisimaa

INFOSÜSTEEMID Riigi infosüsteemi haldussüsteem Infosüsteemide andmevahetuskiht.

Klassifikaatorite süsteem Aadressiandmete süsteem Volituste andmine geodeetilise süsteemi kehtestamiseks Infosüsteemide turvameetmete süsteem

Dokumenteerimise alused 2015

13

STANDARD – on üldiseks ja korduvaks kasutamiseks standardorganisatsiooni poolt vastu võetud dokument, mis sisaldab tehnospetsifikaate või juhiseid selle tulemuste kohta ning mille kasutamine on vabatahtlik, kui tehnilises vormis ei ole nähtud teisiti.

Eesti standardite tähiseks on EVS. Rahvusvaheline standardiorganisatsioon on ISO •

EVS-ISO 15489:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus

Eesti infotehnoloogia standardid http://www.riso.ee/et/it-standardimine/eesti-infotehnoloogia-standardid Dokumentatsiooni kvaliteet  dokumentatsiooni mahud,  dokumentide täitmise täpsus Töövõtja poolt,  dokumentatsiooni tähtajaline esitamine Töövõtja poolt  kliendi normatiivdokumentide tundmine ja nendega arvestamine  ………………………

Eri tootjate paigaldusprotsess ja dokumentatsiooni kvaliteet on väga erinev, seega administraatorite poolne testimine ja harjutamine on väga vajalik.

Dokumentatsioon:1. Süsteemi tehniline spetsifikatsioon - kirjeldab üleantavata süsteemi, seadmete ja kommunikatsioonide funktsionaalsust ning tehnilisi parameetreid. Spetsifikatsioon koosneb kolmest alamdokumendist: a. Nõuded dokument, kus on kirjeldatud nii funktsionaalsed kui ka mittefunktsionaalsed nõuded IS’le. Dokument on vajalik süsteemi kvaliteedi tagamiseks. b. Kasutuslood dokument, kus on kirjeldatud kasutaja ja infosüsteemi toiminguid ning selle dokumendi lisaks on ekraanikuvad ja kasutajale e-kirjaga saadetavad teated. c.

Süsteemi disain - dokument, kus on süsteemi üldine arhitektuur ja andmemudeli kirjeldus.2. Kasutusjuhend - detailne süsteemi kasutusjuhend. Sisaldab detailseid protsesside kirjeldusi ja sammude kirjeldusi. Aluseks koolituste läbiviimiseks ja abivahend süsteemi kasutamisel3. Paigaldusjuhend - dokument kus on kirjas protseduuride nimekiri, kataloogid ja skeemid, mida infosüsteemis kasutatakse ning paigaldamisel, haldamisel ja taastamisel vajalike tegevuste kirjeldused.4. Raamistik raamistiku dokumentatsiooni täiendus vastavalt tekkinud muudatustele.5.

Siirdeplaan - luua süsteemi siirdeplaan mis sisaldab andmemudeli kirjeldust vastavalt tehtud muudatustele.

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

14

ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUS Ettevõtte juhtimisel, otsuste tegemisel ja töö korraldamisel kasutatakse suurel hulgal informatsiooni, mis on talletatud elektroonilisel kujul.

Elektrooniline dokumendihaldus tagab info ja sellel põhinevate dokumentidega töötamise võimaluse ning dokumentide säilivuse ja konfidentsiaalsuse Kõik ettevalmistatavad ja valmis dokumendid paiknevad süstematiseeritult ühises dokumendihoidlas, mis asub keksserveris. Dokumentide kasutamise kord on ära toodud organisatsiooni asjaajamisjuhendis.

Toimiv elektrooniline dokumendihaldus kindlustab  vajalikud väljundid paberdokumentide kujul  vajalikud elektroonilised dokumendid  korrastatud registreerimisemärkmed dokumendi valmimise (allakirjutamise), väljastamise ja saabumise kohta  dokumendi ettevalmistamise käigus koostatud tekstide säilitamise, nende koostamise käigu jälgitavuse (dokumendi ettevalmistamise ajalugu)  andmed dokumendi kasutamise kohta (dokumendi ajalugu)  kõik eelnimetatud andmed saabunud dokumendi kohta  dokumentidevaheliste seoste jälgimine Elektrooniline dokumendihaldus annab igale töötajale võimaluse kasutada just neid dokumente, mida tal läheb tarvis oma töö tegemiseks. Erinevalt paberlikust asjaajamisest, milles suutsid vabalt orienteeruda ainult kogenud sekretärid ja asjaajajad. Elektrooniline dokumentide haldamine võimaldab otsida ja leida vajalikku igal töötajal iseseisvalt. See kiirendab oluliselt kõikide tööde kulgu ja muudab dokumentide haldamise lihtsamaks.

Elektrooniline dokumendihaldus annab võimaluse otsida tekste ja dokumente ka täisteksti otsingut rakendades, st ükskõik milliste tekstis sisalduvate sõnade ja sõnaühendite järgi. Dokumente on võimalik omavahel seostada, seosed salvestatakse ja hiljem on võimalik nende abil algdokumendini jõuda ning kogu antud protsessi puudutavat infot korraga vaadelda.

Dokumendi ettevalmistamise käigus võivad dokumentidesse viia sisse täiendusi ja parandusi mitte ainult dokumendi koostamist alustanud töötaja, vaid ka tema kolleegid ja ülemused. Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab dokumendi alguse ning järgnevate parandatud ja täiendatud variantide korrapärase salvestamise.

Kui dokumendi koostamisega jõutakse niikaugele, et see kirjutatakse alla ja see hakkab kehtima või/ja saadetakse välja, tuleb järgnev paranduste ja täienduste sisseviimine sellesse teksti ära hoida. See saavutatakse dokumendi lukustamise abil. Kui on vaja teha täiendavaid muudatusi, tuleb koostada uus dokument.

Interneti kiire levik võimaldab koostada dokumente ja nendega ka väljaspool organisatsiooni ja arvutivõrku asudes töötada.

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

15

Vaieldamatult lihtsustab ja kiirendab korralik elektrooniline dokumendihaldus dokumendi valmimist, dokumendiringlust, informatsiooni kättesaadavust.

Avaliku sektori asutustes ja organisatsioonides rakendatakse kõikjal elektroonilist dokumendihaldust, seeläbi tagatakse riigihalduse ühtsus ja kooskõlastatud tegevus.

EDHS kasutajad: Vaatleja: saab dokumente ainult avada ja lugeda, ta ei saa dokumente registreerida, edastada, muuta.

Kasutaja: töötab dokumentidega; saab neid algatada, registreerida, edastada, kooskõlastada, saab osaleda protsessides Administraator: häälestab süsteemi vastavalt organisatsiooni funktsioonidele, asjaajamiskorrale ja dokumentide loetelule, kontrollib, parandab dokumente, kustutab jne Dokumendivahetuskeskus (DVK) on erinevatele dokumendihaldussüsteemidele ja muudele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine keskset dokumendivahetuse teenust pakkuv infosüsteem.

Dokumendivahetuskeskus (DVK) osutab erinevate elektrooniliste dokumentide edastamise teenust avaliku sektori asutustele.

Tuntumad dokumendivahetuskeskkonnad:  PostiPoiss  Amphora  WebDesktop  Kodanikuportaal → Riigiportaal  LiveLink  SharePoint DHS  GoPro  UCM

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015

16

Kristi Viisimaa

Dokumenteerimise alused 2015