J
ak zorganizować efektowną konferencję
Obecnie konferencja jest jednym z ważniejszych elementów reklamy, ale nie zapominaj, że jej główny cel stanowi przekazanie jak największej ilości niezbędnych informacji. Możesz to zrobić w taki sposób i przy doborze takich narzędzi, że słuchacze zapamiętają wydarzenie na długo.
OKREŚL CEL KONFERENCJI I JEJ BUDŻET
po południowych, które stanowią czas przewidziany na odpoczynek i rozpoczęcie wyczekiwanego weekendu. Kolejnym istotnym elementem spotkania jest przestrzeń. Przed wynajęciem sali określ dokładnie liczbę zaproszonych osób, bo to pomoże Ci wybrać najlepsze miejsce i przygotować bilety dla uczestników. Zwróć uwagę, w jakiej okolicy znajduje się sala. Na obrzeżach miasta? W centrum? Z dostępem do ogrodu? W biurowcu? A może zależy Ci na miejscu, które nie potrzebuje dekoracji, tylko minimalistycznych detali, podkreślających charakter imprezy? A może wybierzesz takie, w którym po swojemu, od nowa zagospodarujesz przestrzeń, co w wielu przypadkach przyniesie zdecydowanie bardziej efektowny rezultat i większe możliwości aranżacyjne? Zatem kiedy podejmiesz już decyzję o lokalizacji – nie zwlekaj z zarezerwowaniem sali i terminu (w niektórych miejscach konferencyjnych rezerwacji trzeba dokonać nawet około 3-4 miesięcy przed planowanym terminem wydarzenia, ponieważ dostępność zależy również od liczby uczestników).
Zacznijmy od początku. Aby zorganizować efektywną i idealną konferencję, musisz pamiętać o kilku czynnikach. Najważniejsze jest określenie celu organizacji wydarzenia; tego, co ma za sobą nieść, na czym ma się skupić i kto jest jego odbiorcą. Niezmiernie ważne jest również ustalenie budżetu przedsięwzięcia: wynajęcia sali, oświetlenia, nagłośnienia, scenografii, konferansjera, prelegentów, cateringu, efektu WOW, dekoracji oraz event managera, który wszystko zgrabnie połączy w całość, koordynując jednocześnie przebieg wydarzenia.
WYBIERZ ODPOWIEDNI TERMIN I LOKALIZACJĘ Planując tego typu event istotne jest wyznaczenie terminu. Wybór odpowiedniej daty powinien uwzględniać zamysł konferencji oraz jej formę – inny dzień tygodnia wybierzesz, kiedy wydarzenie posiada elementy rozrywkowe, inny zaś, gdy celem jest jedynie dydaktyczna/ naukowa forma. Unikaj poniedziałków w godzinach rannych, w których wiele osób powraca do aktywności po czasie wolnym od pracy oraz piątków w godzinach
53