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TODO EL MUNDO PARTICIPA CASO DE ÉXITO Apoyo en Baker & McKenzie para una forma de trabajo más efectiva y eficiente Una empresa puede invertir todo lo que quiera en hardware y software, pero una nueva forma de trabajar sólo se puede lograr si todos los empleados se implican de forma personal. En el despacho de abogados Baker & McKenzie Amsterdam N.V, son conscientes de ello y han optado por un enfoque de negocio basado en procesos y su correspondiente apoyo.

CASOS DE ÉXITO LEGAL

CASOS DE ÉXITO LEGAL

El sector legal maneja un gran volumen de información. En los procedimientos básicos de trabajo circula una gran cantidad de documentos procesales y de otros tipos. La situación no es diferente en Baker & McKenzie, uno de los despachos de abogados más grandes del mundo que integra departamentos de derecho civil, asesoramiento fiscal y práctica notarial. Junto con otras partes interesadas, incluyendo Konica Minolta, la delegación holandesa de esta firma de abogados buscaba un modelo de trabajo más eficiente, que contase con el apoyo de todos los empleados. El objetivo: compartir información en cualquier parte y momento, un menor consumo de papel y un modo de trabajo más eficiente y efectivo con el máximo enfoque en el cliente.

“El proyecto que iniciamos hace una año se llama Switch,” asegura Harmen Wahab, Director de Servicios Operativos. “Es un nuevo modo de trabajar, altamente innovador. En lugar de optar por un enfoque puramente técnico, apostamos por otro basado en procesos de negocio. El punto de partida fue comenzar a penar el modo en que podíamos cambiar nuestros procesos de negocio, de manera que nos permitiesen trabajar de forma más efectiva y eficiente. Los departamentos de IT y de gestión de oficinas no estaban centralizados, optimizando así todo el proceso de trabajo primario.”

“En lugar de optar por un enfoque puramente técnico, apostamos por otro basado en procesos de negocio”

Apoyo “Existen muchas formas de trabajar en el sector legal,” explica Wahab. “Existen, por lo tanto, grandes diferencias entre los métodos elegidos por cada especialidad. El resultado es que, si quieres cambiar tu método de trabajo, necesitas mucho apoyo para ello. Nosotros comenzamos valorando este apoyo primero, con un estudio sobre la predisposición al cambio. Los resultado de este estudio se pueden utilizar también para controlar e implementar un mejor enfoque de proyecto.”

CASOS DE ÉXITO LEGAL

Proceso y enfoque Wahab nos cuenta que: “Nuestro siguiente paso era realizar un mapeo de todos los proyectos independientes, y cotejarlos con una fuente externa. Por ejemplo, aparte del proyecto para “trabajar de forma más eficiente”, también teníamos otros proyectos en marcha de escaneo y organización. Comparamos estos proyectos entre ellos y estudiamos las interconexiones existentes. Después de eso, vino el punto de vista del negocio, que daba respuesta a la pregunta de si una forma distinta de trabajar daría lugar a una mayor eficiencia. Se trata de obtener un retorno, después de todo. No se puede estar adquiriendo aplicaciones sin obtener nada a cambio, por muy bonitas que sean. La respuesta a la pregunta era muy sencilla: “sí”: conseguimos una ROI del 3% de nuestros beneficios. ” “La condición para llegar a un enfoque corporativo tan amplio es involucrar a un analista de negocio externo, ya que puede examinar el proceso de forma abstracta,” explica Wahab. “Es necesario recordar que un proceso como este avanza paso a paso. Es importante mostrar a tus colegas la fuerza y los beneficios que se derivan de esta forma diferente de trabajar y, sobre todo, compararla con el método de trabajo antiguo. No debes permitir rodeos y es crucial que todo el mundo participe.”

Hallazgos reveladores Cuando se introdujo el nuevo método de trabajo, los 320 trabajadores en plantilla recibieron una tableta. También se presentó Microsoft Lync, y todos los teléfonos fijos de la empresa fueron sustituidos por un sistema avanzado de comunicaciones por internet que permite, entre otras cosas, llamadas de teléfono y conversaciones de chat.”

Wahab continúa: “ahora trabajamos con un nuevo sistema CRM vinculado a nuestro sistema DMS y de comunicaciones. En lo que concierne a equipos multifunción, decidimos adoptar una mayor funcionalidad, simpleza y facilidad de uso, así como su vinculación con archivos digitales. Para todo ello, Konica Minolta demostró ser la parte (junto con nosotros) que más pensó en la optimización de nuestros procesos documentales.

Nos dieron muy buenos consejos sobre funcionalidades de sistemas, seguridad de la información y la vinculación a distintas aplicaciones. La función Follow-Me ha sido muy bien recibida por nuestros usuarios.”

Adelante El proyecto concluyó el 1 de julio. “La estructura técnica ya está implementada,” confirma Wahab. “Somos conscientes de que tenemos que esperar hasta, al menos, 2016 para que el cambio cale hondo en nuestra cultura.

Nuestro objetivo final es conseguir una oficina sin papel.

Entretanto, seguiremos explorando nuevas formas de trabajar que sean lo más efectivas y eficientes posible, para dar cada vez una mejor apoyo a nuestros clientes.”

Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz,12 28037 Madrid Espa単a Tel.: 91 327 73 00 www.konicaminolta.es

04/2014

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