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GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN Características – – – –

Gestión unificada de la sala de impresiones Políticas y reglas de impresión Procesado de trabajos por producto Gestión de la cola de impresión

APLICACIONES

DE GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN

Gestión del color

Web-to-Print

Publicación de Dato Variable

Automatización de la Impresión

Make-Ready

Captura y Gestión de Documentos

Seguridad

Conectividad

Gestión de Usuarios y Costes

Gestión de la Impresión

Gestión del Equipo

Impresión en la Nube y Móvil

ESPECIAL ATENCIÓN AL CONTROL TOTAL DE LAS IMPRESIONES En esta época actual de presupuestos limitados y de compromiso corporativo con el medioambiente, es aconsejable que los entornos con un alto rendimiento documental eviten el descontrol de sus impresiones, tanto si dichas impresiones se generan a nivel de producción, interno o departamental.

La parte más sencilla de un trabajo es su envío a la impresora seleccionada. Lo complicado es controlar dicha impresión y dirigirla de forma tal que tanto usted como su equipo o departamento utilicen las impresoras de forma óptima, garantizando que sus flujos de trabajo sean productivos y económicos.

– En la impresión de producción, usted no puede permitirse que sus empleados pierdan el tiempo intentando manejar las distintas interfaces digitales (DFEs) que normalmente gobiernan los distintos controladores y equipos en una sala de impresiones. En lugar de formar a sus operarios en la utilización de cada equipo nuevo, lo que usted necesita es coordinar la gestión de su sala de impresiones con la unificación de las operaciones de preimpresión. Sólo así logrará que sus operarios utilicen sus recursos de forma eficiente.

– Es necesario monitorizar y controlar el flujo de trabajos hacia las impresoras, a fin de conseguir el máximo rendimiento y garantizar que las impresiones se generan en el menor tiempo y con el menor coste posible.

– En entornos corporativos, usted debe evitar que sus empleados impriman documentos de forma innecesaria, algo que sucede habitualmente, si no se realiza un control adecuado.

– Es fundamental implementar procesos viables y seguros de impresión, con equipos centralizados que permitan el acceso a todos los empleados. Mediante el control y la limitación de acceso a la impresora, no sólo garantizará la confidencialidad de la información corporativa, también mantendrá el control sobre sus impresiones y mejorará la eficiencia de sus empleados, evitando que tengan que buscar sus trabajos entre montones de impresiones inservibles.

Apostar por un sistema eficaz de gestión de impresiones le permite unificar la gestión de su sala de impresiones y mejorar la eficiencia de su plantilla, evitando que el operario tenga que repetir procedimientos similares una y otra vez. Con el apoyo de un software inteligente, usted podrá implementar una política y unas reglas de impresión adecuadas que repercutirán en la forma de imprimir de sus empleados, y le ayudarán a mantener sus volúmenes de producción bajo control. Con un procesado de tareas según producto y una adecuada gestión de la cola de impresiones, usted podrá optimizar sus flujos de trabajo, minimizar errores y fallos y mejorar la fiabilidad y la eficiencia general de la sala de impresiones.

APLICACIONES DE GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN

CAPACIDADES MÁS HABITUALES Y LO QUE LE APORTAN Gestión unificada de la sala de impresiones La organización de la sala de impresiones debe estar coordinada mediante la implementación de una interfaz de usuario única (DFE) que permita el acceso a los distintos controladores e impresoras. Mientras que esa interfaz digital sea capaz de integrar todas las impresoras, su marca carecerá de importancia.

Una DFE unificada reduce la curva de aprendizaje de los operarios de la sala de impresiones. Ya no es necesario implementar nuevos procedimientos de utilización para cada nueva impresora o controlador. Los operarios se benefician de esta unificación, ya que les permite reducir errores y aumentar su velocidad de producción.

Políticas y reglas de impresión La implementación de una política de impresión bien definida es fundamental para una óptima rentabilidad, especialmente en entornos de oficina, de alta intensidad documental. Las aplicaciones profesionales adecuadas proporcionan los medios para establecer y controlar una política de impresión que tenga en cuenta los presupuestos de la compañía y refleje un compromiso con el ahorro en la impresión de forma sostenible y centralizada. Las soluciones de gestión profesional de la impresión deben cumplir necesidades específicas del cliente, tanto si lo que desean es eliminar la impresión de correos electrónicos, la impresión selectiva de trabajos en color o el envío de documentos al equipo más económico, en cada caso.

La aplicación de políticas de impresión bien definidas permite reducir de forma efectiva el coste general de impresiones de una empresa, gracias al uso optimizado de todas las impresoras disponibles, al máximo rendimiento. Un efecto secundario positivo de este enfoque es el cambio en la percepción de la impresión que experimentarán sus empleados.

Procesado de trabajos según producto De esta forma, el procesado de trabajo queda organizado de tal manera que pueda concentrarse en el resultado impreso final. El software inteligente decide qué impresora es la más idónea para el trabajo, cuenta con el tamaño de papel adecuado y ajusta la configuración de la impresora automáticamente. Este flujo de trabajo según producto, evita que el operario tenga que invertir tiempo de forma improductiva, seleccionando el equipo adecuado y ajustando las configuraciones de forma individual, para cada trabajo.

El procesado de tareas es menos propenso a errores y reduce el tiempo de realización de pruebas. La reducción de los tiempos del ciclo de trabajo permite procesar un mayor volumen de impresiones en un plazo de tiempo más reducido. De este modo, los usuarios y los operarios podrán aumentar su productividad. Este enfoque permite liberar al operario de la realización de tareas repetitivas, reduce los errores y fallos, y aumenta la eficiencia general de la sala de impresiones. La sala de impresión y los distintos departamentos de la empresa podrán aumentar su rendimiento sin tener que emplear más mano de obra.

Gestión de la cola de impresión Los administradores y los encargados de la sala de impresiones necesitan mantener el control de todas las colas de impresión y archivos recibidos, mediante una interfaz única y colas unificadas. Sólo así será posible configurar distintas propiedades de la cola, como la “impresión directa”, la “impresión segura”, las “colas de impresión compartidas”, el “equilibrado de la carga”, etc. Los usuarios y los operarios ya no necesitan configurar las propiedades de impresión por separado, con cada nuevo trabajo, tanto si se trata de una impresión segura simple, o de la transmisión de información sobre un trabajo complejo para su producción.

Gracias a las colas de impresión definidas de manera individual, este enfoque del proceso de trabajos de impresión representa grandes beneficios a las empresas: las impresiones se generan sólo después de una autenticación segura, después de su aprobación, después del pago o según otros criterios que dependen por completo del entorno de trabajo. La gestión centralizada de las propiedades de impresión y su implementación en los distintos puestos de trabajo es extremadamente eficiente en el tiempo, es muy cómoda para el usuario final y garantiza la impresión completamente segura, al tiempo que mantiene la sencillez de la simple impresión y recogida de un trabajo.

Un software profesional de gestión de resultados le permite actualizar la productividad y eficiencia de su entorno de impresión, de producción o de oficina. Con la unificación de las interfaces digitales, la implementación del procesado de tareas según producto, y con la introducción de una gestión viable de la cola de impresión, usted podrá coordinar sus flujos de trabajo, liberar mano de obra y reducir su tasa de error. La formulación de políticas y reglas de impresión en entornos corporativos le ayudará a mantener el control sobre sus volúmenes de impresión. La amplia cartera de aplicaciones de software de Konica Minolta le ofrece una selección de aplicaciones de gestión de impresión adaptadas a sus necesidades específicas.

APLICACIONES DE GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN

FLUJO DE TRABAJO DIRECCIÓN

5 SALA DE REUNIONES

1

3

OFICINA

2

RECEPCIÓN

4

SALA DE IMPRESIONES

Algunos ejemplos de situaciones de flujos de trabajo más habituales

Políticas de impresión en color

Gestión unificada de colas de impresión

1 Un usuario desea imprimir un e-mail en color. Según la política interna de impresión de la empresa, el correo se convertirá automáticamente a blanco y negro, informando al usuario del cambio.

4 El operario en la sala de impresión administra de manera eficaz múltiples impresoras, mediante su consolidación en una única cola de impresión. El procesado de trabajos está totalmente automatizado según la configuración de acabado deseada y otros parámetros de impresión, con una selección de impresora según disponibilidad, capacidad y funciones. Para un acabado rápido de trabajos impresos, el operario distribuye los trabajos de gran volumen entre varias impresoras, equilibrando la carga. Es posible dividir los trabajos según las páginas (color o b/n) e imprimirlos de forma independiente, utilizando los equipos más económicos para ello.

Impresión bajo demanda de documentación y trabajos complejos 2 Un técnico solicita la documentación técnica más reciente relativa a un producto fabricado por la empresa. Desde recepción, se envía el trabajo solicitado a la sala de impresiones, mediante el sistema de procesado según producto, El técnico dispondrá de la documentación en sólo unos minutos.

Direccionado automático de trabajos de gran volumen 3 Una jefa de equipo imprime los documentos que necesita justo antes de una reunión. A dicha reunión acuden más personas de lo anticipado en un principio, con lo que simplemente reimprime los documentos desde su cola de impresión follow-me.

5 Antes de asistir a una conferencia de negocios, el director de la empresa desea imprimir 50 copias de un folleto de 20 páginas.

La cola de impresión de oficina se limita a redirigir este trabajo a la cola de impresión para trabajos de gran volumen, donde el operario lo produce, mediante un equilibrado de carga, en menos de 5 minutos.

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01/2015

Reimpresión de documentos