TEKST / ANNE NIMB FOTO / XXXX
INTERN KOMMUNIKATION
Q&A
CHARLOTTE STØVRING, DIREKTØR OG PARTNER I S & W KOMMUNIKATION, FORFATTER TIL BOGEN INTERN KOMMUNIKAITON
DET SNAVSEDE UNDERTØJ SKAL NOK BLIVE UDSTILLET UNDER ALLE OMSTÆNDIGHEDER Q. Hvad er den vigtigste tendens inden for intern kommunikation lige nu?
Q: Hvilken kommunikationskanal fungerer mest effektivt i dialogen mellem ledelse og medarbejdere?
A: Den vigtigste tendens inden for intern kommunikation lige nu er simpelthen, at der efter finanskrisen er kommet et stort fokus på vigtigheden af intern kommunikation. Aldrig før har jeg set så mange projekter og så store investeringer i at få medarbejderne med – på den nye strategi, på virksomhedens værdigrundlag, på nye systemer eller lignende projekter, hvor det er vigtigt, at medarbejderne rent faktisk kan se meningen med og engagerer sig i projekterne. Medarbejderinvolvering og bottom-up-kommunikationsprocesser bliver vigtige områder i den interne kommunikation i de kommende år.
A: Det kommer meget an på, hvilken kommunikationsopgave man står over for. Helt generelt vil jeg sige, at nærmeste chef er den vigtigste kommunikationskanal. Medarbejderne ser til chefen for at få viden, opbakning og så videre. Og kommunikation mellem leder og medarbejdere i form af dialog er den bedste måde til at forankre budskaber og få medarbejderne til at involvere sig og tage ejerskab både i dagligdagen og i særlige situationer. Topchefen er en anden utrolig vigtig kommunikationskanal. Dybest set kan man vel sige, at en virksomhed ofte kun har én person, som alle medarbejdere kender – i hvert fald i større organisationer. Topchefens budskaber har derfor meget stor vægt og gennemslagskraft, især når det handler om store strategiske beslutninger, målsætninger for fremtiden og vigtige projekter i organisationen. Vi kommer heller ikke uden om massekommunikationskanalerne. I dag er intranettet i de fleste virksomheder informationsrygrad, der sørger for, at alle medarbejdere til hver en tid kan få både nyheder, viden og generel information. Intranettet sørger for, at alle får de samme basale budskaber. Men man må aldrig lade den skriftlige envejskommunikation stå alene, hvis man har vigtige budskaber, som medarbejderne skal forstå og handle på. Så skal der direkte mundtlig kommunikation, dialog og involvering til.
Q: Hvilken berettigelse har intern kommunikation i en tid, hvor kommunikationen er så åben, som den er i dag. Kan vi ikke lige så godt gøre det interne eksternt – og omvendt? A: Det er helt klart en tendens, vi ser i øjeblikket, at grænserne mellem, hvad der er internt, og hvad der er eksternt, er under nedbrydning. Det er klogt at være forberedt på denne udvikling og begynde at udforske, hvad det betyder for virksomhedens kommunikation. De fleste har ingen problemer med at bruge presseklip i den interne kommunikation eller måske have en virksomhedsgruppe på Facebook. Men mange tøver med at åbne op for at gøre den interne kommunikation mere ekstern. Det er et opgør med mange års informationsmonopol internt i virksomhederne og dermed en kæmpe holdningsændring, der kommer til at tage tid. Og hvad er interessen i at åbne op? De bedste argumenter finder man nok i employer branding, altså at dem, der overvejer at søge job i virksomheden, kan se langt ind i virksomhedskulturen og så videre. Andre steder, hvor man med fordel kan begynde, er ved at invitere kunderne med ind i udviklings- og innovationsprocesser. Det er der flere og flere, der vælger at gøre. At åbne op handler om at turde miste kontrol med kommunikationen. Kommunikationen bliver knap så styret, når mange forskellige interessenter inviteres med til at lytte og deltage i samtaler med virksomheden. Vælger man denne åbenhed, er det klart, at alt, hvad der foregår i virksomheden, skal kunne tåle at se dagens lys. Men det skal det jo under alle omstændigheder, så for den kloge og ordentlige virksomhed eller organisation, er det ikke noget problem – men der skal afsættes flere ressourcer til at kommunikere, blandt andet til at styrke medarbejdernes kommunikationskompetencer.
Q: Hvor vigtigt er åbenhed og en fri debat, for eksempel i de sociale medier, for virksomhedens branding, både i forhold til medarbejderne og omverdenen? A: Det bliver vigtigere og vigtigere. Med de nye medier, hvor hver medarbejder får sin stemme og bruger den i det offentlige rum, er det utrolig vigtigt for virksomheden at tage stilling til åbenhed og fri debat. Jeg er ikke i tvivl om, at driver man en god, solid virksomhed, hvor medarbejderne er glade og engagerede, så kan man drage fordel af at være åben i sin branding. Omvendt, hvis man har problemer og utilfredse medarbejdere, vil man have en tendens til at lukke i. Men min holdning er, at det snavsede undertøj nok skal blive udstillet under alle omstændigheder…