Policy 4.0 Fiscal Management (esp)

TÍTULO: GESTIÓN FISCAL

POLÍTICA 4.0

Rev. julio 2023

OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política describe los procedimientos que utiliza Kokua para garantizar una buena gestión financiera.

A. RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISIÓN FINANCIERA El Consejo de Administración formula las políticas financieras y delega la administración de las políticas al Director Ejecutivo y revisa las operaciones y actividades. El Director Ejecutivo tiene la responsabilidad de la gestión, incluida la financiera.

B. SEPARACIÓN DE FUNCIONES Para minimizar el riesgo de malversación o robo, todas las obligaciones y responsabilidades financieras deben estar separadas de modo que ningún empleado tenga el control exclusivo de los ingresos en efectivo; los desembolsos; las nóminas; la conciliación de las cuentas bancarias; etc. En el Apéndice A de esta política se incluye un cuadro en el que se describen las funciones financieras de los distintos puestos de trabajo.

C. NOMBRAMIENTO DE UNA EMPRESA DE CONTABILIDAD EXTERNA Kokua utilizará los servicios de una empresa de contabilidad externa para mantener sus diarios financieros, proporcionar informes financieros mensuales, tramitar las nóminas y preparar los informes fiscales, cumplimentar el informe anual de costes de la Administración de Discapacidades del Desarrollo y proporcionar al Director Ejecutivo y a la Junta los demás informes que se consideren necesarios a efectos de planificación financiera.

D. COBERTURA DEL SEGURO Se mantendrá una cobertura global contra la deshonestidad de los empleados de al menos 50.000,00 dólares.

E. COBROS EN EFECTIVO Los recibos de caja de la cuenta comercial de Kokua se remitirán al director ejecutivo, que los guardará en la caja fuerte ignífuga hasta que sean depositados.

F. DEPÓSITOS Todos los recibos deben depositarse intactos. No se efectuarán desembolsos a partir de recibos en efectivo o cheques antes del depósito.

Todos los cheques para depósito llevarán el sello "PARA DEPÓSITO". Todos los depósitos deberán ser fotocopiados y guardados con los registros bancarios.

G. DESEMBOLSOS DE EFECTIVO Todas las facturas para pago serán revisadas por el Coordinador de Operaciones Comerciales para comprobar su exactitud, validez y adecuación. Todas las solicitudes de reembolso de kilometraje serán revisadas y aprobadas por el supervisor del empleado antes de ser remitidas al Coordinador de Operaciones Empresariales. El Coordinador de Operaciones Empresariales remitirá las facturas al Director Ejecutivo para su pago.

Los cheques manuales deben emitirse en cheques con un duplicado de carbono. Todos los manuales Los cheques se registrarán en un libro mayor mensual. Los libros de cheques manuales se envían al contable después de fin de mes.

Las compras superiores a 250,00 dólares deben ser autorizadas previamente por el Director Ejecutivo.

Contratos: Debe existir un contrato escrito para todos los servicios contratados a largo plazo. Según lo designado por el Consejo de Administración, sólo el Director Ejecutivo tiene autoridad para firmar contratos que comprometan fondos de la agencia.

Los consultores y otros contratos a corto plazo deben cumplimentar un Contrato de Servicios Personales y presentar un Formulario 1099. Se completará una Declaración de Trabajo, incluyendo la contraprestación máxima, antes de la inicio de cualquier proyecto.

H. CHEQUES El Director Ejecutivo guardará todos los cheques en blanco de la agencia y todas las copias al carbón de los cheques en una caja fuerte a prueba de incendios en una oficina cerrada con llave. Los cheques anulados se graparán al carbón de cheque.

I. CAJA PEQUEÑA El Coordinador de Operaciones Comerciales mantendrá un fondo de caja chica de $50.00 o menos.

Caja chica Los fondos sólo se utilizarán para pequeñas compras que requieran dinero en efectivo. Se llevará un Libro Mayor mensual de la Caja Menor en el que se registrarán todos los desembolsos. Los recibos se graparán al Libro Mayor. Cualquier discrepancia deberá señalarse a la atención del Director Ejecutivo en un plazo de tres días laborables.

J. FONDOS DE INTEGRACIÓN COMUNITARIA DEL PERSONAL Los cheques para los Fondos de Integración Comunitaria (IC) pueden extenderse a nombre del personal individual (no "en efectivo"). Normalmente este dinero se destina a las comidas del personal mientras acompaña a los clientes en los viajes, aunque el Director Ejecutivo tiene discreción para incluir otros gastos. Todos los cheques para fondos de IC deben ser aprobados por escrito por el Director Ejecutivo.

Todo el efectivo de los fondos CI debe anotarse en un Libro Mayor CI. Los recibos de compras deben graparse al Anuncio del libro mayor entregado al equipo financiero del cliente para su conciliación una vez finalizada la actividad/vacaciones.

Cualquier discrepancia se pondrá en conocimiento del Director Ejecutivo en un plazo de tres días laborables.

K. RECONCILIACIONES BANCARIAS Los extractos bancarios de las cuentas comerciales de Kokua serán recibidos directamente por el Director Ejecutivo. El contable de Kokua tiene acceso a los extractos en línea de

todas las cuentas comerciales. Los extractos bancarios de las agencias se archivarán por orden cronológico. Se conservará un mínimo de dos años de extractos bancarios empresariales en las instalaciones.

Los extractos bancarios de la cuenta de transferencia de Kokua serán recibidos directamente por los coordinadores financieros de los clientes. Los Coordinadores conciliarán el extracto bancario y lo compartirán con el contable de Kokua. Los extractos se archivarán por orden cronológico en los ficheros de extractos bancarios. Se conservarán in situ dos años de extractos bancarios de la Cuenta Cliente. Los extractos con más de dos años de antigüedad se enviarán a los archivos.

L. NÓMINA Todos los empleados por hora son responsables de rellenar una hoja de horas semanalmente (esto puede incluir medios digitales como Paycor). Todas las hojas de horas en papel deben estar firmadas por el empleado. Las hojas de horas serán revisadas para comprobar su exactitud por el supervisor del individuo, quien firmará la hoja de horas para afirmar que es correcta. Las hojas de horas se entregarán en el plazo especificado en el procedimiento vigente. No se emitirán cheques de nómina sin una hoja de horas firmada. Los empleados despedidos, ya sea voluntaria o involuntariamente, serán pagados el día de pago regular.

El Coordinador de Operaciones Empresariales o la persona designada introduce los datos de la hoja de horas en la Base de Datos de Nóminas.

El Coordinador de Operaciones Empresariales compila un informe de nóminas para el contable, que procesa la nómina, imprime los cheques de nómina y completa la transferencia directa de las retenciones de impuestos federales.

Los días de pago regulares de Kokua son el diez y el veinticinco de cada mes. Si el día de pago cae en fin de semana, Kokua intentará pagar a los empleados el viernes anterior al fin de semana. Debido a que la nómina es procesada por una empresa de contabilidad externa, Kokua no puede garantizar que este plazo siempre se cumplirá.

Se requiere que los empleados tengan cuentas bancarias activas y depósito directo de sus salarios. Los empleados deberán trabajar con el Coordinador de Operaciones Empresariales, que les ayudará a cumplimentar los formularios necesarios.

Los nuevos empleados pueden seguir recibiendo un cheque de nómina físico. Estos empleados firmarán una lista afirmando que han recibido la custodia de su cheque. Los cheques de nómina no se entregarán a terceros a menos que el empleado lo haya acordado previamente con la oficina.

Un empleado que experimente una emergencia de buena fe puede solicitar un retiro de la corriente salario de un mes. El empleado debe rellenar un formulario de solicitud de sorteo y entregarlo al coordinador de operaciones comerciales de Kokua. Los sorteos aprobados requieren un preaviso de 48 horas. Los sorteos de los empleados se conceden a discreción del Director Ejecutivo. Las solicitudes de giro pueden ser denegadas si el empleado ha realizado múltiples solicitudes de giro, si el motivo del giro no es una emergencia de buena fe o si la cantidad solicitada dejaría al empleado en una situación financiera insostenible en el mes siguiente.

M. INVENTARIO El Coordinador de Operaciones Comerciales mantendrá un inventario actualizado por escrito de los bienes propiedad de Kokua. Se hará una anotación cada vez que se elimine o se añada equipo. Este inventario se enviará anualmente por fax al contable antes de la declaración del impuesto sobre bienes inmuebles del condado de Thurston. El contable preparará un calendario de depreciación al menos una vez al año.

N. ARRENDAMIENTOS El Director Ejecutivo revisará todos los arrendamientos rutinarios de equipos. Todos los arrendamientos, en los que se definirán claramente los términos y condiciones, serán aprobados y firmados por el Director Ejecutivo.

El Director Ejecutivo conservará una copia de todos los contratos de arrendamiento en sus archivos.

El contable será informado de los términos y especificaciones de cada arrendamiento y realizará los asientos contables correspondientes.

O. SEGURO Se mantendrá una cobertura de seguro razonable y adecuada para salvaguardar los activos de la corporación y para cumplir los requisitos contractuales. Dicha cobertura incluirá, como mínimo, propiedad y responsabilidad civil, deshonestidad de los empleados, Directores y Funcionarios y una Fianza de Fidelidad ERISA. El Director Ejecutivo revisará cuidadosamente la cobertura antes de la renovación. El Director Ejecutivo mantendrá un archivo de la cobertura del seguro. El Director Ejecutivo notificará oportunamente a la aseguradora siempre que se produzca una pérdida significativa.

P. SUBVENCIONES Y CONTRATOS El Director Ejecutivo revisará cuidadosamente cada subvención y contrato para garantizar el cumplimiento de todas las disposiciones financieras y programáticas. Se archivarán copias originales de todas las subvenciones y contratos. El contable preparará las entradas iniciales según proceda para registrar cada concesión. Se utilizarán diferentes códigos contables para hacer un seguimiento de los ingresos y gastos de los diferentes programas. El director ejecutivo será responsable de garantizar que todos los informes financieros se presenten a tiempo.

Q. PRESUPUESTO ANUAL DE LA AGENCIA El Director Ejecutivo preparará un borrador del presupuesto anual de la agencia y lo presentará al Comité de Finanzas de la Junta para su revisión. El Comité de Finanzas hará recomendaciones a la Junta en pleno basándose en su revisión del borrador del presupuesto. La Junta es responsable de aprobar un nuevo presupuesto antes de que finalice el año natural.

El Comité de Finanzas revisará los informes financieros preparados por el contable al menos trimestral. El Comité de Finanzas también podrá solicitar otros informes al Director Ejecutivo o al contable que considere necesarios para cumplir con sus responsabilidades de supervisión fiscal.

R. FORMULARIO 990 DEL IRS El formulario 990 del IRS será revisado por la Junta Directiva antes de su presentación. El Director Ejecutivo firmará y presentará el Formulario 990. El Formulario 990 del año más reciente se publicará en la página web de Kokua.

S. CUENTAS POR COBRAR El Director Ejecutivo de mantendrá registros de todas las cuentas por cobrar. El Director Ejecutivo trabajará con los contratistas para asegurarse de que los pagos son correctos y se reciben a tiempo.

T. AUDITORÍA El Consejo de Administración de Kokua contratará a una empresa auditora independiente para realizar una auditoría completa de la libros anualmente. El Comité de Finanzas de la Junta revisará los resultados de la auditoría y hará recomendaciones al Consejo en pleno.

U. ESTATUS DE AGENTE FISCAL Todos los acuerdos de patrocinio fiscal, deben ser aprobados por votación del pleno de la Junta.

Fiscal Los acuerdos de patrocinio deben contar con un acuerdo por escrito, en el que se establezcan los términos de la relación y el propósito para el uso de los fondos. Los patrocinios fiscales se limitarán a proyectos para los que la Junta Directiva determine que son caritativos y coherentes con la misión de Kokua. Dichos proyectos deben fortalecer el sector no lucrativo y no presentar conflictos de intereses reales o percibidos con los miembros de la junta o del comité ejecutivo.

Kokua negociará con el proyecto patrocinado una tarifa para los costes indirectos o directos que cubra los gastos de Kokua gastos de administración del fondo temporalmente restringido. Los proyectos patrocinados deberán presentar informes trimestrales y anuales completos al Consejo de Administración de Kokua antes de finales de el año fiscal de Kokua, el 31 de diciembre.

Los informes deben incluir: • gastos detallados utilizando las categorías presupuestarias de la subvención original; • logros y actividades del programa; • los gastos de los grupos de presión; y • el importe de los fondos restantes.

Cualquier cambio en la finalidad a la que se destinan los fondos de la subvención deberá ser aprobado por escrito por el Consejo de Administración de la Kokua antes de su ejecución. Kokua se reserva el derecho, si el proyecto patrocinado incumple el acuerdo de patrocinio fiscal, o si un proyecto patrocinado pone en peligro la situación legal o fiscal de Kokua, de retener, retirar o exigir la devolución inmediata de los fondos de la subvención.

El Director Ejecutivo presentará informes trimestrales a la Junta sobre el estado de los patrocinios fiscales activos. Kokua presentará los formularios fiscales adecuados para los proyectos patrocinados, incluido el formulario 1099 del IRS.

V. CUENTA DE PASO DE KOKUA Kokua mantendrá una cuenta corriente dedicada a las transacciones relacionadas con los clientes para evitar la comezcla de fondos de Kokua y fondos de clientes.

El acceso a la Cuenta de Passthrough estará limitado al Director Ejecutivo, al Director de Programas para Clientes y a los Coordinadores de Finanzas para Clientes. El Asistente Administrativo y el Coordinador del Programa de Servicios al Cliente podrán utilizar una tarjeta de débito asociada a la Cuenta de Traspaso para realizar compras en línea para los clientes o para asegurar las reservas de un cliente que se vaya de vacaciones. Los cargos incurridos en la tarjeta de débito se reembolsan posteriormente con cargo a las cuentas de pago de los clientes. Se conservarán los contratos de préstamo firmados por los clientes o sus tutores para todos los préstamos a clientes. Se guardará documentación de respaldo en forma de recibos y copias de los cheques de reembolso para todas las transacciones.

El Coordinador Financiero de Clientes conciliará mensualmente el extracto bancario de la Cuenta de Transferencia. El Coordinador Financiero del Cliente también enviará mensualmente copias de los libros de cheques y del extracto bancario al contable. El contable conciliará mensualmente el libro mayor subsidiario de la Cuenta de Transferencia y notificará al Director Ejecutivo si hubiera alguna irregularidad .

Aunque Kokua completa los acuerdos de préstamo con los clientes y tiene la expectativa de que los pagos de los préstamos se realicen con regularidad, a veces la situación financiera de un cliente puede cambiar en el transcurso de un año, dificultando el reembolso. Al cierre de cada ejercicio fiscal, el director ejecutivo revisará el libro auxiliar de préstamos a clientes para determinar si alguno de los préstamos debe cancelarse como gasto no reembolsable del cliente.

Todos los cheques en blanco y talonarios de cheques presentes en la Oficina Financiera de Clientes se guardarán en armarios cerrados con llave cuando no se utilicen.

W. CUENTAS DE TARJETAS DE CRÉDITO COMERCIALES Kokua mantendrá una cuenta de tarjeta de crédito comercial para las compras que deban pagarse por adelantado en línea o por teléfono. La tarjeta también podrá utilizarse para compras de material de oficina o artículos incidentales. Los privilegios de la tarjeta de crédito estarán limitados al Coordinador

de Operaciones Empresariales, al Director Ejecutivo, al Director de Programas para Clientes (tarjeta de débito para la cuenta de la agencia) y al Director de Formación. Se guardarán los recibos de todas las compras.

El Director Ejecutivo hará una conciliación mensual de los cargos de la tarjeta de crédito con los recibos para verificar la validez de los cargos. El Director Ejecutivo anotará el código de cuenta de cada compra en los recibos de la tarjeta de crédito para que el contable pueda cargar las compras a la cuenta correcta.