Policy 3.3 Employee Leave (esp)

TITULO: PERMISOS DE LOS EMPLEADOS POLÍTICA 3.3 Rev. agosto 2023 OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política describe los procedimientos de Kokua para conceder permisos a los empleados, así como las expectativas de la agencia en relación con el absentismo. Esta política se adhiere a la Ley Federal de Licencias Familiares y Médicas, a la Ley de Licencias Familiares del Estado de Washington, a la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados de 1994, a la Iniciativa 1433 y a todas las normas de Trabajo e Industria.

A.

ACUMULACIÓN DE TIEMPO LIBRE RETRIBUIDO (PTO) DE LOS EMPLEADOS Los empleados de Kokua comienzan a acumular Tiempo Libre Pagado en la fecha de contratación, aunque un empleado no puede utilizar este PTO hasta que haya trabajado para la agencia durante 90 días.

Los empleados acumulan tiempo libre remunerado según las siguientes tarifas:  Los empleados que lleven menos de tres años trabajando para Kokua acumularán tiempo libre remunerado a razón de 1 hora de PTO por cada 30 horas trabajadas. Este PTO podrá transferirse de un año a otro, hasta un máximo de 40 horas anuales.  Los empleados que lleven contratados tres años y hasta su cuarto aniversario acumularán PTO a razón de 1 hora de PTO por cada 25 horas trabajadas. Este PTO podrá transferirse de un año a otro, hasta un máximo de 125 horas de vacaciones.  Los empleados que lleven contratados cuatro años y hasta su quinto aniversario acumularán PTO a razón de 1 hora de PTO por cada 20 horas trabajadas. Este PTO podrá transferirse de un año a otro, hasta un máximo de 125 horas de vacaciones.  Tras 5 años de empleo, las vacaciones anuales se acumularán a razón de 1 hora de PTO por cada 15 horas trabajadas. Este PTO podrá transferirse de un año a otro, hasta un máximo de 125 horas de vacaciones.

Las excepciones a esta fórmula son aprobadas por el Director Ejecutivo caso por caso.

Si un empleado agota su PTO, Kokua no está obligada a proporcionarle ningún permiso PTO adicional. Los empleados que falten a un turno y no dispongan de suficiente PTO para cubrir el turno completo sólo estarán protegidos de medidas disciplinarias por las horas cubiertas por ese PTO.

Aviso razonable para el uso de tiempo libre remunerado Los empleados deben notificar con una antelación razonable su ausencia del trabajo para el uso de tiempo libre retribuido para cuidar de sí mismos o de un familiar, o porque la escuela o el lugar de cuidado del hijo del empleado está cerrado por orden de un funcionario público por cualquier motivo relacionado con la salud. Dicha notificación no debe interferir con el uso legal del tiempo libre remunerado por parte del empleado. Cualquier información proporcionada se mantendrá confidencial.

Aviso razonable para el uso previsible del tiempo libre remunerado (véase también la política 3.3 sección C) Si la ausencia de un empleado es previsible, la aprobación debe ser concedida por el supervisor al menos 5 días laborables antes de la ausencia prevista de un (1) turno.

La aprobación debe ser concedida por el supervisor al menos 7 días antes de la ausencia prevista de dos a tres (2-3) turnos.

La aprobación debe ser concedida por el supervisor al menos 14 días antes de las ausencias previstas superiores a 3 turnos consecutivos.   

Este aviso debe entregarse a través del formulario de solicitud de tiempo libre.

Si es posible, la notificación debe incluir la duración prevista de la ausencia.

El empleado deberá encontrar su propio personal de sustitución para cubrir todos los turnos afectados por la ausencia.

Aviso razonable para el uso imprevisible del tiempo libre retribuido Si la ausencia de un empleado es imprevisible, éste deberá ponerse en contacto con el teléfono de guardia de Kokua, 360-790-5916, lo antes posible antes del inicio obligatorio de su turno.  Como mejor práctica, y si las circunstancias lo permiten, los empleados deben avisar tan pronto como tengan conocimiento de la necesidad de tiempo libre remunerado.  En caso de que no sea factible notificar una ausencia imprevisible, una persona en nombre del empleado podrá hacerlo.  Si es posible, esta notificación deberá incluir la duración prevista de la ausencia.

Nota: El empleado deberá utilizar su PTO acumulado.

Nota: Es posible que se requiera una verificación si un empleado utiliza el tiempo libre remunerado durante más de tres (3) días consecutivos en los que el empleado estaba obligado a trabajar, O si se ha agotado todo el PTO. Aviso razonable para el uso del tiempo libre retribuido por permiso por violencia doméstica

Kokua ofrece a las víctimas de agresión doméstica, agresión sexual o acoso la oportunidad de ausentarse del trabajo. Este permiso está disponible para todos los empleados y familiares.

Las víctimas y sus familiares pueden utilizar el permiso por violencia doméstica para:  Asistencia legal o policial y procedimientos judiciales.  Ayuda médica y psicológica.  Ayuda de los programas de servicios sociales.  Planificación de la seguridad.  Reubicación.

El permiso por violencia doméstica no está limitado por el tiempo libre remunerado disponible de un empleado. Puede incluir cantidades razonables de permiso no retribuido. Las empleadas también pueden

solicitar a su empleador una adaptación de seguridad razonable. El puesto de trabajo de un empleado está protegido por la ley cuando se utiliza este permiso.

Si usted o un familiar que reúna los requisitos ha sufrido violencia doméstica, agresión sexual o acoso, puede utilizar cualquier permiso disponible, incluidos:  Tiempo libre remunerado.  Licencia sin sueldo.

Las vacaciones pueden utilizarse como un único bloque de tiempo, de forma intermitente o en un horario ajustado.

El empleado debe avisar con antelación, oralmente o por escrito, al teléfono de guardia Kokua, 360-7905916, tan pronto como sea razonablemente posible, y de forma segura, del uso previsible de un permiso retribuido para tratar asuntos relacionados con el hecho de que el empleado o un familiar suyo sea víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acoso.

Si un empleado no puede avisar con antelación debido a una circunstancia emergente o imprevista relacionada con que el empleado o un miembro de su familia sea víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acoso, el empleado o la persona que éste designe deberá avisar oralmente o por escrito al sistema Kokua de guardia en el 360-790-5916 a más tardar al final del primer día en que el empleado tome dicho permiso.

El empleado deberá utilizar su PTO acumulado.

Nota: Es posible que se requiera una verificación si un empleado utiliza el tiempo libre retribuido durante más de tres (3) días consecutivos en los que estaba obligado a trabajar.

B. CESE DE EMPLEO A la terminación de la relación laboral, los empleados tienen derecho a cobrar el tiempo libre remunerado acumulado con las siguientes excepciones: Los empleados no recibirán el PTO no utilizado si se pone fin a la relación laboral: 1. Sin que el empleado dé un preaviso completo de despido de dos semanas.

2. Dentro de los primeros 90 días de trabajo del empleado.

3. Si el empleo fue terminado "por causa". La causa debe ser determinada por Kokua.

Raras excepciones a esta política podrán concederse caso por caso.

C.

PERMISO PARA DIRECTORES DE RESIDENCIAS Los Responsables Residenciales que vayan a tomarse un permiso previsto de más de 48 horas deben presentar una Solicitud de Permiso y un calendario de dotación de personal modificado a su Coordinador del Programa de Clientes para su aprobación. Deberá designarse un Encargado Residencial para el período de la baja.

D.

LEY DE ASISTENCIA FAMILIAR La Ley de Cuidados Familiares (FCA) permite a los empleados disfrutar de cualquier permiso retribuido ofrecido por Kokua para:  Proporcionar tratamiento de supervisión a un niño con un problema de salud.  Cuidar a un familiar que reúna los requisitos necesarios y que padezca una enfermedad grave o de urgencia.

El permiso bajo la FCA no está disponible para la condición médica personal de un empleado.

Sólo puede utilizarse para un familiar que reúna los requisitos.

Al solicitar un permiso FCA, deben seguirse todas las políticas del empleador. Sin embargo, Kokua no puede prescribir el tipo de permiso al que opta un empleado en virtud de esta ley.

La FCA permite a los empleados elegir el tipo de permiso de entre todas las prestaciones de permiso retribuido , incluidas:  Tiempo libre remunerado (PTO)  Planes específicos de incapacidad a corto plazo. NOTA: Quedan excluidos los planes de incapacidad a corto plazo cubiertos por la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de los Empleados (Employee Retirement Income Security Act) o establecidos o mantenidos mediante la contratación de un seguro.

Elegibilidad para la FCA:  90 días empleado  Debe tener suficiente PTO acumulado o disponer de un plan de incapacidad a corto plazo para cubrir el tiempo libre E.

PERMISO FAMILIAR Y MÉDICO (FML) Un empleado que haya trabajado al menos 12 meses y un mínimo de 1250 horas tiene derecho a un máximo de 12 semanas de baja médica y familiar (FML) no remunerada durante un periodo renovable de 12 meses.

El tiempo de FML concedido anteriormente en el período de 12 meses se restará de la asignación de 12 semanas.

El uso de la FML no afectará a futuras consideraciones laborales (es decir, ascensos, beneficios o disciplina).

Se concederá FML por los siguientes motivos:  El nacimiento de un hijo y el cuidado del recién nacido durante el año siguiente al nacimiento;  La colocación con el empleado de un niño en adopción o acogida y cuidar del recién colocado en el plazo de un año desde la colocación;  Para cuidar del cónyuge, hijo o padre del empleado que padezca una enfermedad grave;  Un estado de salud grave que incapacite al empleado para desempeñar las funciones esenciales de su trabajo;  Cualquier exigencia calificada que surja del hecho de que el cónyuge, hijo, hija o padre del empleado sea un miembro militar cubierto en "servicio activo cubierto"; o  Veintiséis semanas laborables de permiso durante un único periodo de 12 meses para cuidar de un miembro del servicio cubierto con una lesión o enfermedad grave si el empleado con derecho a ello es el cónyuge, hijo, hija, padre o madre del miembro del servicio o su pariente más cercano (permiso para cuidadores militares).

Los empleados que reúnan los requisitos para disfrutar de un Permiso Familiar y Médico tienen derecho a ser reincorporados, al final de su permiso, al mismo puesto de trabajo o a un puesto equivalente con las mismas prestaciones, salario y otras condiciones de empleo. El empleado que desee solicitar el Permiso Familiar y Médico debe hacerlo por escrito al Coordinador de Recursos Humanos. La solicitud debe indicar la fecha de inicio y la fecha de finalización del periodo de baja y el motivo de la baja. El empleado recibirá una respuesta por escrito a su solicitud.

Las prestaciones sanitarias del empleado se mantendrán durante el periodo de la excedencia al mismo nivel y en las mismas condiciones que si el empleado siguiera trabajando. Cualquier prima sanitaria pagada por el empleado antes de la baja deberá seguir siendo abonada por el empleado durante el periodo de baja. Los permisos retribuidos acumulados se utilizarán simultáneamente con el tiempo de permiso no retribuido y no prolongarán el periodo de 12 semanas. El permiso no retribuido se concederá cuando se hayan agotado las horas de permiso retribuido del empleado.

F.

PERMISO FAMILIAR Y MÉDICO RETRIBUIDO DEL ESTADO DE WA (PFML) Los empleados tienen derecho a una baja de hasta 12-18 semanas, dependiendo de la afección que cumpla los requisitos. Si un empleado tiene un problema médico personal y un acontecimiento familiar, podría tener derecho a una baja de hasta 16 semanas.

Kokua avisará individualmente al empleado de sus derechos PFML cuando:  El empleado está planeando tener un hijo  Exigencia militar  Si el empleado pasa la noche hospitalizado  El empleado se ausenta durante 7 días consecutivos para cuidar de sí mismo o de un familiar Elegibilidad: El empleado tiene derecho a las prestaciones PFML si ha trabajado 820 horas en:  

los cuatro primeros de los cinco últimos trimestres naturales completados o Los cuatro últimos trimestres naturales completos inmediatamente anteriores a la solicitud de excedencia.

El requisito de 820 horas sólo incluye el tiempo real trabajado. No incluye el tiempo libre utilizando los beneficios del PTO. Aviso: Por el empleador: Kokua enviará una carta al empleado en un plazo de 5 días a partir del momento en que tenga conocimiento de un posible evento calificador sobre la PFML. Esta carta será enviada por el Departamento de Recursos Humanos de Kokua Por parte del empleado: El empleado debe avisar por escrito a Kokua con 30 días de antelación si la baja es previsible o avisar tan pronto como sea posible si la baja es imprevista.

El proceso PFML y sus detalles: El programa de seguro PFML está administrado por el Departamento de Seguridad en el Empleo (ESD). El ESD determina si se aprueba una solicitud de baja, la cuantía de la sustitución salarial y la duración de la ausencia. La denegación de una solicitud se tramitará a través del ESD. Un empleado puede volver al mismo puesto o a uno equivalente si ha trabajado 820 horas en los 12 meses anteriores. Puede haber circunstancias limitadas en las que se deniegue el restablecimiento del empleo.

Diferencias/similitudes entre la PFML y la FMLA: PFML y FMLA son derechos separados y deben tratarse de forma diferente. PFML es un programa de seguro estatal que proporciona sustitución salarial, junto con protecciones laborales, similar a FMLA (si es elegible).

La FMLA es un derecho federal que ofrece protección laboral y mantenimiento del seguro a los empleados que reúnan los requisitos necesarios. La FMLA no es retribuida, aunque los empleados pueden optar por utilizar su permiso retribuido para sustituir la ausencia no retribuida.

El uso de la FMLA no disminuye el beneficio disponible en la PFML. Kokua no puede interferir, restringir o negar a un empleado el uso de PFML. La PFML y la FMLA pueden correr concurrentemente, dependiendo de las circunstancias.

Generalmente si el empleado reúne los requisitos para la FMLA por una condición que también

reúne los requisitos bajo la PFML, entonces la PFML y la FMLA correrán concurrentemente. Es decisión del empleado solicitar o no las prestaciones PFML. La PFML puede utilizarse de forma intermitente siempre que el empleado se ausente durante 8 horas consecutivas en una semana. Por ejemplo, el empleado está fuera 4 horas el martes por la tarde y 4 horas el miércoles por la mañana o fuera durante 8 horas un día a la semana.

Es posible que se pida a los empleados que presenten documentación médica a Kokua. Kokua seguirá los procedimientos existentes para procesar la documentación médica solicitada en relación con la FMLA, la adaptación por discapacidad y otras bajas médicas.

Seguro de enfermedad durante la PFML: En virtud de la Ley de Baja Familiar y Médica Remunerada, si el empleado ha trabajado 820 horas en los 12 meses anteriores, Kokua debe mantener las prestaciones del empleado. Este requisito se ve reforzado por el código administrativo de la Autoridad Sanitaria, WAC 182-12138, que establece que si un empleado está acogido al programa de seguro de baja médica y familiar del Título 50A RCW, podrá seguir recibiendo la contribución del empleador a la cobertura del seguro de prestaciones para empleados públicos (PEBB). Esto sería igual que con la FMLA, donde el empleado es responsable de su parte de la prima mientras está de baja.

Sólo si el empleado no cumple los requisitos de elegibilidad (820 horas trabajadas) para la continuación de la cobertura sanitaria, podrá optar por permanecer en situación de pago utilizando 8 horas de vacaciones acumuladas al mes, lo que le permitirá mantener su cobertura sanitaria, según las normas del PEBB (WAC 182-12-131).

Uso acumulado del PTO durante la PFML: El empleado puede utilizar su licencia PTO acumulada, sin embargo esto afectará el beneficio de reemplazo salarial PFML del empleado. Si un empleado utiliza su licencia PTO mientras espera que su solicitud sea aprobada o después de la aprobación, el empleado está obligado a reportar esa licencia en su reclamo semanal. El uso de las vacaciones PTO reducirá la prestación de sustitución salarial PFML del empleado.

Kokua no exigirá que un empleado agote primero su permiso de PTO antes de solicitar o tomar el PFML. G.

LICENCIA COMPARTIDA Los empleados pueden donar una parte de su tiempo de permiso acumulado a un compañero que deba faltar al trabajo debido a una situación cubierta por la Ley de Permisos Familiares y Médicos. No es necesario que el empleado solicite formalmente el Permiso Familiar y Médico para tener derecho a recibir el permiso compartido.

Un empleado que desee donar un permiso a un compañero de trabajo deberá rellenar un Formulario de Donación de Permiso Compartido y entregarlo al Coordinador de Operaciones Empresariales para su aprobación. El Coordinador de Operaciones Empresariales se asegurará de que el empleado que dona las vacaciones tiene suficientes vacaciones acumuladas restantes para cubrir sus propias necesidades.

H.

EXCEDENCIA NO RETRIBUIDA Las solicitudes de permisos no retribuidos que no cumplan los criterios de los permisos por motivos familiares y médicos u otros programas de permisos protegidos, podrán obtener una autorización de permiso no retribuido.

La cantidad de permiso no retribuido será de 40 horas al año.

El uso aprobado de este permiso:  Necesidades graves de salud mental/hospitalización  Muerte en la familia o miembro de la familia que se está muriendo

  

Servicio de jurado Muerte de la mascota/enfermedad grave Único miembro de una familia/amistad necesario para apoyar un embarazo o una enfermedad

Los empleados que se acojan a una excedencia no retribuida no tendrán derecho a prestaciones médicas retribuidas por ningún mes completo que estén ausentes del trabajo.

I.

EL DEBER DEL JURADO Kokua no reembolsa a los empleados por servir como jurado. Un empleado puede optar por utilizar su PTO acumulado para una ausencia debida al servicio de jurado, pero no es obligatorio. Independientemente de si se utiliza el PTO o no, Kokua apoyará al personal para que cumpla con su deber cívico, Kokua cubrirá los turnos que quedarían vacantes por la baja.

El personal está obligado a avisar a la oficina de Kokua con una semana de antelación para todos los permisos por servicio de jurado, si se avisa con esta antelación el personal no será responsable del turno en caso de que no se cubra.

J.

LICENCIA MILITAR NO RETRIBUIDA Es política de Kokua conceder permisos de ausencia por motivos militares según lo exigido por la Ley de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA) y por las necesidades de los empleados que son miembros del servicio militar.

1. A todo empleado a tiempo completo que sea llamado al servicio militar activo se le concederá un permiso militar siempre que la solicitud se haga por escrito y vaya acompañada de una copia válida de las órdenes militares. La duración del permiso será la del período de alistamiento más el tiempo adicional que pueda requerir el gobierno. Incluirá una asignación razonable de tiempo para viajes y adaptación. Si el empleado vuelve a alistarse voluntariamente, se cancelará el permiso militar y se anularán los privilegios de reincorporación.

2. A su regreso de la excedencia militar, el empleado será reincorporado como exige la ley, sujeto a estas condiciones: o El empleado debe solicitar la reincorporación y volver al trabajo en un plazo de 90 días a partir de la separación del servicio activo. El incumplimiento pondrá fin a la licencia militar y a los privilegios de reincorporación. o Si el antiguo puesto de trabajo del empleado no está disponible, la empresa le proporcionará un empleo de categoría y salario similares.

3. Cuando los empleados sean llamados a prestar servicio militar en condiciones de emergencia, se podrán hacer ajustes y excepciones a esta política según lo requieran las circunstancias.

K.

PERMISO MILITAR RETRIBUIDO Un empleado de Kokua que sea miembro de la Guardia Nacional o de un componente de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos, tiene derecho, previa solicitud por escrito, a un permiso de ausencia que no exceda de 15 días laborables en cualquier año a partir del 1 de octubre. Dicho permiso se concederá sin pérdida de tiempo, sueldo o licencia y sin menoscabo de cualquier otra prestación a la que pueda tener derecho el empleado. La licencia militar con sueldo sólo se concederá cuando el empleado presente una copia de las órdenes militares de servicio activo temporal o de entrenamiento en las que se designen las fechas concretas de dicho entrenamiento. El permiso no será retribuido a menos que el empleado se reincorpore al trabajo el siguiente día laborable programado tras la expiración del periodo de servicio.