TÍTULO: PROCEDIMIENTOS PARA LAS FINANZAS DE LOS CLIENTES POLÍTICA 2.6 Rev. julio 2023
OBJETIVO Y ALCANCE Esta política describe los procedimientos que se utilizarán cuando Kokua ayude a un cliente con sus finanzas personales. A. CUENTAS GESTIONADAS POR CLIENTES Los clientes que son sus propios tutores y no tienen un beneficiario representativo deben tener acceso sin obstáculos a sus propias finanzas. Kokua ayudará, siempre que sea posible, a maximizar la independencia de los clientes en el acceso a las finanzas. B. FORMULARIO DE CONSENTIMIENTO FINANCIERO Se rellenará un Formulario de Consentimiento Financiero para cada cliente cuando Kokua se ocupe de sus finanzas. El Formulario de Consentimiento Financiero deberá ser firmado por el cliente, el tutor y el Director Ejecutivo o la persona designada. C. CUENTA(S) CORRIENTE(S)/DE AHORRO Cuando se nombre a Kokua como beneficiario representante, se abrirá(n) una(s) cuenta(s) corriente(s) individual(es) para cada cliente. Se animará a los clientes a participar en el presupuesto de su Plan Financiero Individual (IFP) y tendrán acceso a la información relativa a sus finanzas. De acuerdo con la política de la Seguridad Social, no se facilitará a los clientes el número de cuenta corriente de la cuenta del beneficiario, siendo Kokua la propietaria de las cuentas del beneficiario. D. Los clientes tendrán acceso sin restricciones a todos los fondos que Kokua no gestione. Si un cliente solicita que el personal custodie su chequera, tarjetas EBT o tarjetas bancarias, este acuerdo deberá documentarse en el IFP del cliente. E.
PLAN FINANCIERO INDIVIDUAL (IFP) Siempre que Kokua ayude a un cliente a gestionar sus finanzas, se desarrollará con él un Plan Financiero Individual. Un IFP incluirá: 1. La parte de los fondos e ingresos del cliente que gestionará el proveedor de servicios. 2. La parte de los fondos e ingresos del cliente que será gestionada por éste o por su representante legal; 3. El tipo de cuentas utilizadas; 4. Un proceso presupuestario; 5. Gestión de activos, como bienes personales, plan funerario, fondos de jubilación, acciones y vehículos; 6. Gestión de tesorería; 7. Instrucción y/o apoyo para la gestión del dinero; 8. Una explicación de qué compras requieren recibos; y 9. Plan de contingencia para "gastar hacia abajo" si es necesario. Un ejemplo de "spend down" es la cantidad a tanto alzado concedida por la Administración de la Seguridad Social.
10. Una firma del cliente y del tutor del cliente, si lo hubiera.
F.
CUENTA DEL CLIENTE Para evitar la mezcla de fondos de clientes y de la agencia, Kokua mantendrá una cuenta corriente dedicada a las transacciones relacionadas con los clientes. Esta cuenta será una cuenta de paso que se utilizará para: 1. Fondos de puesta en marcha para los nuevos clientes que se incorporen al programa. 2. Pagos SSP 3. Reembolsos de dietas a clientes 4. Préstamos a los clientes para cubrir emergencias o permitir la compra de artículos necesarios que requieran varios pagos. a. Pagos b. Reembolsos de dietas a los clientes. c. Préstamos a los clientes para cubrir emergencias o permitir la compra de artículos necesarios que requieran varios pagos. d. Compras de emergencia realizadas en nombre de un cliente. e. Pagar los gastos de mudanza de un cliente. f. Recibir los reembolsos de los clientes. g. Reembolsos de clientes por alojamientos de viaje pagados con la cuenta VISA de Kokua. h. Reciba los pagos de los préstamos de los clientes. El Coordinador Financiero del Cliente mantendrá la documentación de todas las transacciones que entren y salgan de la Cuenta del Cliente. La empresa de contabilidad conciliará mensualmente el Libro Mayor Subsidiario de la Cuenta de Transferencia del Cliente. Se dará cuenta por escrito de cualquier discrepancia al Director Ejecutivo.
G. SALVAGUARDA DE LOS FONDOS DE LOS CLIENTES Para salvaguardar los fondos de los clientes, éstos no extenderán cheques ni entregarán dinero en efectivo al personal. El pago de bienes/servicios se realizará directamente a los proveedores sin que el personal actúe como intermediario. La única excepción a esta política sería si un cliente tiene un negocio y un empleado compra bienes o servicios al mismo precio disponible para el público en general. H.
DAÑOS A LA PROPIEDAD DEL PERSONAL Si el cliente causara daños a la propiedad del personal, el miembro del personal deberá notificar por escrito al Director Ejecutivo los daños a la propiedad del personal y el coste de sustitución. Si el Director Ejecutivo considerara apropiado el reembolso por parte del cliente, éste se efectuaría a Kokua, que a su vez reembolsaría al personal. El personal no puede prestar ni pedir prestado a los clientes. Para obtener información sobre cómo informar de los daños causados por el cliente a la propiedad del propietario o de un compañero de piso, consulte la Política 6.16 de la DDA, Reembolso de daños al cliente.
I.
PROCEDIMIENTOS PARA CUENTAS CORRIENTES/TRANSACCIONES EN EFECTIVO Los fondos de la Seguridad Social se depositarán en la cuenta bancaria del cliente mensualmente, todos los demás fondos se depositarán según las instrucciones del Plan Financiero Individual. Todos los cheques que se depositen llevarán el sello "Sólo para depósito". Se guardará un resguardo de depósito como registro de cada depósito y la fuente del depósito se documentará en el Libro Mayor de Quickbooks.
Se extenderán cheques para cubrir los gastos ordinarios, es decir, víveres, alquiler, teléfono, servicios públicos, etc. Los cheques deben extenderse directamente a la fuente de facturación. Todos los cheques deben anotarse en el libro mayor de cheques anotando la fecha, el número de cheque, el beneficiario y el importe. Todos los recibos de las compras compartidas, como las de comestibles, se conciliarán y se anotarán en los extractos/facturas de facturación. Los números de los cheques de "devolución" se anotarán en el formulario. Todos los cheques de "devolución" llevarán el sello "Sólo para depósito". Los libros de contabilidad Quickbook de los clientes se conciliarán mensualmente con el extracto bancario. Para realizar la conciliación se utilizarán cheques devueltos o facsímiles de los cheques originales. Se requieren dos conciliaciones separadas para cada extracto bancario. Una de las conciliaciones será completada por un miembro del personal o un voluntario de Kokua que no esté relacionado con las transacciones financieras de los clientes . Cada persona que concilie un extracto bancario pondrá sus iniciales o firmará para documentar su trabajo. Los clientes sólo pueden tener a mano hasta 75,00 dólares en efectivo para gastos personales, a menos que se especifique una cantidad superior en el IFP del cliente. Si el personal de Kokua se encarga de realizar las transacciones en efectivo, se llevarán recibos y libros de contabilidad de todas las compras. Los clientes que realicen sus propias compras en efectivo gestionarán su propio efectivo y no utilizarán un libro mayor de fondos en efectivo del cliente ni guardarán recibos (a menos que el cliente lo solicite). Los Libros Mayores de Fondos en Efectivo se conciliarán diariamente y se entregarán al Coordinador Financiero de Clientes al final de cada mes. Los Libros Mayores de Fondos en Efectivo recibirán una segunda conciliación por parte del personal de Kokua o de voluntarios no asociados con las transacciones financieras de los clientes.