TÍTULO: CONFIDENCIALIDAD
Política 1.2
Rev. julio 2023
OBJETIVO Y ALCANCE El objetivo de esta política es garantizar la confidencialidad de la información personal, tanto de los empleados como de los clientes. A. REGISTROS DE CLIENTES Toda la información del cliente es confidencial. No se transferirá ninguna información, ya sea escrita o verbal, a terceros sin una cesión de información por escrito firmada por el cliente o su tutor legal o a menos que dicha cesión esté autorizada por una orden judicial legal. 1.
Las copias de todas las liberaciones actuales deben guardarse en el expediente del cliente en la oficina. Las liberaciones serán revisadas y firmadas por el cliente y/o su representante legal anualmente o según sea necesario para iniciar una nueva liberación. 2. Al ser contratados, todos los empleados recibirán formación por parte de Kokua sobre la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y deberán leer y firmar una declaración de confidencialidad en la que se reconoce la expectativa de estricta confidencialidad en lo que respecta a la información de los clientes. 3. Todo el material impreso innecesario que contenga información de los clientes debe guardarse en contenedores de trituración debidamente etiquetados dentro de las oficinas cerradas y transportarse al contenedor de trituración de LeMay en la parte trasera de la oficina B1 para su correcta destrucción. 4. La información de los clientes en formato electrónico sólo puede almacenarse en ordenadores seguros de Kokua (en raras ocasiones) o en la cuenta Tresorit de Kokua y/o en la cuenta segura de Therap (preferentemente). No se permite a los empleados tener documentación de Kokua, fotografías de clientes o información de clientes en dispositivos personales, incluidos, entre otros, unidades flash, lap tops, teléfonos inteligentes o tabletas. Consulte la política de Therap en relación con el uso de ese sistema seguro. La violación de la confidencialidad de los clientes es una infracción grave de la política y puede ser causa de medidas disciplinarias que pueden llegar hasta el despido. B. REGISTROS DE EMPLEADOS Los expedientes personales de los empleados son confidenciales. El acceso a los registros de personal está limitado al Director Ejecutivo, al Director de Programas para Clientes, al Asistente Administrativo, al personal de Recursos Humanos de Kokua y al Coordinador de Operaciones Comerciales. No se compartirá ninguna información de los expedientes de los empleados con terceros sin una cesión de información por escrito del empleado o mediante una orden judicial legal. Se