la estructura organizaciónal del departamento de informática

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES PROPIAS DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

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Tecnología o informática

Introducción La elaboración de este trabajo se realizó con la finalidad de conocer la importancia del departamento de informática o tecnología y las funciones que implementan los diferentes encargados o jefes de los departamentos del área de informática, además de los subordinados, siendo elementos importantes para el desempeño de esta área.

Es imprescindible reconocer que el área de informática es una de las más importantes dentro de cualquier empresa o sistema de información, ya que sin ella toda información que radica en que la organización seria lenta y puede llegar a ser inoportuna, o simplemente con algún fallo de esta área toda organización se vería en graves problemas.

Por lo mismo tenemos que reconocer que los cambios que se lleven a cabo en el transcurso de la administración del departamento tienen que hacerse conscientemente con la finalidad de no perjudicar los procedimientos adecuados para la buena resolución de los procesos.

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Índice Introducción ..............................................................................................................................................I La Estructura Organizacional del departamento de informática .................................................1 ¿Qué es una institución? ......................................................................................................................1 ¿Qué es un Departamento de Sistemas? ..........................................................................................2 Funciones de la estructura organización para un departamento de informática .....................................4 El valor de la Información de una organización ............................................................................10 Conclusiones ...........................................................................................................................................II Bibliografía ..................................................................................................................................................

La Estructura Organizacional del departamento de informática Todas las empresas u organizaciones, también llamadas instituciones están compuestas por áreas o departamentos, los cuales permiten confortar una estructura organizacional basada en centros especializados de actividades y una distribución mejor definida de responsabilidades. Es por eso que es importante definir lo siguiente.

¿Qué es una institución?

Una institución es una estructura social estable y formal que toma los recursos del medio ambiente y los procesa para la obtención de productos. A lo largo de la existencia de dichas instituciones la experiencia ha ido formando distintos tipos de organización y estableciéndolos de acuerdo al que mejor satisface a sus necesidades, y a la fecha, podríamos decir que ya existen modelos bien definidos dentro de cada una de las compañías, los modelos clásicos establecen la existencia de gerencias o direcciones, las cuales están formadas a su vez por departamentos que se agrupan de acuerdo a las actividades que llevan a cabo y a sus responsabilidades; y así encontramos a un departamento de Contabilidad, uno de Compras, Mantenimiento, Mercadotecnia, etc. Cada uno con un objetivo y un sin número de actividades, dichos departamentos muchas veces están clasificados por su importancia la cual se basa en los ingresos que gracias a ellos se obtienen, debiendo ser más bien por lo vital que resultan para el buen funcionamiento de la empresa. Así como hay departamentos que por definición deben existir, están aquellos que se forman por necesidades específicas y a su vez los que se les considera de lujo para dar una mejor imagen.

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Antecedentes: Hasta hace algunos años un Departamento de Sistemas pertenecía al último grupo y solo lo consideraban aquellas organizaciones con los suficientes recursos para mantenerlo, aun cuando no generara ingresos, pero poco a poco esta idea ha dejado de existir para convertirse en la convicción de que un Departamento de Sistemas es de vital importancia dentro de la compañía ya que es el encargado de proveer a esta, de información, lo cual en nuestros días es indispensable para la sobrevivencia de las empresas.

¿Qué es un Departamento de Sistemas?

Es la parte o área de una institución que se encarga de proveer de información, así como de las herramientas necesarias para manipularla. Es el departamento que, auxiliado con el equipo de cómputo, es capaz de convertir simples datos en información, es el encargado, de satisfacer las necesidades y preparación computacional a todos los miembros de una empresa, y es el responsable de ofrecer soluciones informáticas y el equipo necesario para su implementación.

Se le llama Departamento de Sistemas porque es precisamente a través de Sistemas de Información, que se ofrecen la mayoría de las soluciones, sin embargo, es llamado también Departamento de Informática por ser precisamente el proveedor de información.

El trabajo medular precisamente se hace, como lo mencionamos anteriormente, a través de un Sistema de Información, el conocimiento de sistemas de información abarca tanto perspectivas técnicas como conductuales, destacando la conciencia de las dimensiones de administración, organización y tecnológicas de los mismos, los

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sistemas de información definen cinco retos claves para los administradores de hoy día, el reto del negocio estratégico, el reto de la globalización, el reto de la arquitectura de la información, el reto de la inversión en sistemas de información y el reto de la responsabilidad y control.

Proporcionas soluciones reales en los distintos tipos de sistemas de información en las instituciones actuales un sistema de procesamiento de las operaciones comerciales, de sistemas de automatización del conocimiento u trabajo en la oficina, Sistemas de información para la administración, sistema de soporte a las decisiones, y sistemas de soporte para la gerencia. Estos sistemas sirven para diversos fines al dar apoyo a los diferentes niveles y funciones de la institución, también se utilizan los sistemas de Información en los negocios para obtener una ventaja competitiva. Los sistemas estratégicos de información han transformado los productos y servicios de las instituciones, las estrategias de mercadotecnia, las relaciones con los clientes y los proveedores y las operaciones internas. Para emplear estratégicamente los sistemas de información, las instituciones tienen que sufrir cambios técnicos y sociales ya que un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución.

Además, la coordinación y el control, los sistemas de información pueden también ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos.

El Departamento de Informática es el área responsable de atender las necesidades de cómputo, tales como la asesoría en el manejo de software, configuración de equipo para impresión o conexión a Internet, mantenimiento del equipo de cómputo instalado y 3

de telecomunicaciones, apoyo en la digitalización de materiales para la elaboración de presentaciones con fines docentes, publicación o alimentación de bases de datos, y soporte técnico para la organización y realización de diferentes eventos. La videoconferencia en la actualidad es una herramienta tecnológica que rompe fronteras al permitir enlazar a través de audio y video, en tiempo real, dos o más sedes remotas, esta herramienta permite difundir y compartir eventos como conferencias., celebrar juntas de trabajo e incluso impartir clases a distancia. Desde 2007 se cuenta con el equipo de videoconferencia que está instalado tanto en la Sede Oaxaca como en la Sala "Francisco de la Maza"del IIE en Ciudad Universitaria, administrados por el Departamento de Informática en beneficio de la comunidad.

Las aulas con las que cuenta el IIE para impartir clases, cuentan con pizarrones electrónicos y proyectores de video, lo que hace posible aprovechar los avances tecnológicos e incorporar nuevas herramientas didácticas para las actividades docentes.

Funciones de la estructura organización para un departamento de informática Jefe del Departamento de Informática: es el encargado de coordinar la planeación del desarrollo Informático. Coordinar la integración y ejecución del Programa de Desarrollo Informático. Coordinar la integración y presupuestario del componente de informática.

Coordinar las actividades del Comité de Informática. Coordinar las actividades de participación en la administración de los recursos informáticos y generar la información para la planeación. Coordinar las actividades de supervisión de la función de informática. Coordinar el desarrollo, Implantación y mantenimiento de aplicaciones de

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cómputo. Coordinar la definición de normas, estándares y metodología para el desarrollo, Implantación y mantenimiento de aplicaciones de cómputo. Coordinar la operación y desarrollo de la Red Global de Comunicaciones de Voz y Datos.

Funciones del Jefe de Desarrollo de Sistemas: Generar la documentación técnica y manuales de cada sistema. Supervisar la elaboración del desarrollo de “sw”. Es el responsable de la elaboración y mantenimiento de los sistemas. Es el responsable de los paquetes instalados. Interpreta las necesidades de los usuarios y confecciona las soluciones pertinentes. Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado. Elabora estudios para la elección y adquisición de software. Es el encargado de estandarizar los paquetes y software. Es el encargado de investigar y probar nuevos productos.

Funciones de la Secretaria: Es la encargada de auxiliar en los procesos administrativos del departamento. Es la encargada de controlar las operaciones de mensajería. Es la encargada de elaborar y recibir pedidos, correspondencia, memorándums, faxes y documentos en general. Es la encargada de recibir y contestar llamadas telefónicas. Es la encargada de organizar y mantener en óptimas condiciones el archivo. Es la encargada de la caja chica.

Funciones de los Programadores de Sistemas: Determinar en colaboración con los Analistas informáticos los objetivos perseguidos con los distintos programas, la naturaleza y fuentes de datos que habrá que introducir y ordenar, y establecer los controles necesarios. Elaborar gráficos y diagramas para describir y determinar en qué secuencias habrá que proceder al registro y tratamiento de los datos. Desarrollar y proporcionar documentación detallada sobre los programas informáticos, utilizando para ello diversos lenguajes de programación. Ensayar los programas elaborados para 5

eliminar o corregir deficiencias o errores. Mantener actualizados los programas.

Administración de la Función Informática Funciones del Analista de Sistemas: Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización. Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora. Plantean diferentes alternativas que pueden ocasionar un cambio en toda la organización. Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo. Puede haber analistas programadores que realizan tanto la función de analistas como la de programadores.

Los analistas programadores se encargan de solucionar problemas enfocados a los sistemas computacionales. Elaboran alternativas para el desarrollo de nuevo software.

Además, los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.

Funciones del Diseñador de Sistemas: Debe tener Conocimiento, experiencia e interés en desarrollar las siguientes tareas, Solución de problemas técnicos a programadores. Detallar el mapa de navegación de los servicios en línea del sistema.

Definir procesos de los programas fuera de línea. Generar especificaciones de los programas en línea y fuera de línea (Esqueleto, constante y variables, vistas.).

Diagramar las dependencias entre procesos incluyendo nombres de programas y rutinas. Probar el diseño. Realizar pruebas de escritorio para el diseño generado.

Diseñar las pruebas funcionales e integrales. Administración de la Función de Diseño.

Asegurar el uso de los subsistemas de soporte. Apoyar a los programadores sobre las consideraciones técnicas del sistema.

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Jefe del Departamento de Instalación y Creación de Redes: Es el encargado de la Planificación,

instalación

y

propuestas

para

el

mejoramiento

de

redes

de

telecomunicaciones y cableado estructurado. Es el responsable del establecimiento y funcionamiento de las redes computacionales del grupo. Es el responsable de los equipos de comunicación. Es el encargado de mantener comunicados los equipos de cómputo. Es el encargado de investigar y proponer soluciones de redes y comunicación. Diseñadores de Redes. Es el encargado del diseño e implementación de dichas redes. Analizar los puntos de conexión para determinar la instalación.

Determinar el tipo de cable y la cantidad a utilizar en instalación. Determinar los tipos de dispositivos requeridos para la instalación. Proponer el software necesario para la red.

Técnicos en Instalación de Cableado: La materialización de la entrega de los servicios y proyectos, con la documentación apropiada al jefe. La información, en forma inmediata, de las necesidades detectadas durante la ejecución de un servicio o proyecto. Mantener control de las horas asignadas para la ejecución de un servicio o proyecto, como así el control de los materiales utilizados. Instalación y verificación de planos y especificaciones técnicas del proyecto, todo de acuerdo a estándares de calidad, reglamentación vigente, normas y especificaciones técnicas. La verificación de la factibilidad técnica. Interpretación de planos, esquemáticos y alcances del proyecto.

Responsables de la Configuración de Servidores: Es el responsable de la configuración e instalación del software necesario. Administrar los canales de datos existentes y el hosting de la página WEB. Manejar y controlar las licencias de software.

Gestión de direccionamiento IP Manejo de contingencia de red Manejo del inventario de equipos de red y servidores. Manejo de planos de red.

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Jefe del Departamento de Soporte Técnico: Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento el equipo de cómputo propiedad del Instituto, proporcionando para ello, el mantenimiento correctivo que requiera. Adaptar el equipo computacional, a fin de ampliar su capacidad de procesamiento, conforme a los recursos técnicos con que cuente el departamento. Instalar los programas de aplicación (procesador de textos, hojas de cálculo, bases de datos, estadísticos, graficado res, etc.) y comunicación (navegadores de internet) adquiridos por el Instituto; así como los desarrollados por la Dirección de Servicios Informáticos, de acuerdo a los estándares establecidos. Apoyar al Departamento de Redes y Comunicaciones en la verificación e instalación de la infraestructura necesaria para poner en marcha redes y comunicaciones. Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de soporte de la red (aire acondicionado, fuerza interrumpible, contra incendios, planta de emergencia). Verificar que el equipo adquirido por la Dirección de Servicios Informáticos, se encuentre en óptimas condiciones de uso. Realizar pruebas de interoperabilidad de software y con nuevos modelos de tarjetas de red. Asesorar a los usuarios en el manejo de equipo de cómputo.

Técnicos en Hardware y Software: De la misma manera que un técnico de mantenimiento, un técnico de soportes debe poseer habilidades técnicas reales (tanto en hardware como en software) y la capacidad de saber escuchar a los usuarios y actuar como mediador. El soporte técnico debe ser metódico y analítico y debe saber juzgar qué preguntas hacer al usuario. Asimismo, debe saber percibir el nivel de conocimiento informático del usuario para saber usar mucho o poco vocabulario técnico. Es más, para solucionar los problemas a distancia, el técnico de soportes debe tener dominio de las herramientas de mantenimiento remoto de manera que pueda 8

reconfigurar la máquina a distancia. Es el encargado de ejecutar y controlar todos los respaldos de la información de los distintos equipos. Es el encargado de controlar el inventario de equipo, y accesorios, así como de los paquetes de software para PC Es el encargado de elaborar pedidos de consumibles (Diskettes, Cintas, Tonners, Cartuchos para respaldos, Etc.). Es el encargado de dar mantenimiento preventivo a las PC. Es el encargado de hacer las instalaciones de Hardware y Software a las Pc. Es el encargado de hacer revisiones y reparaciones menores a las Pc. Además, debe utilizar antivirus actualizados. Mantener en buen estado los detectores de incendios, extinguidores y demás equipo para caso de incendio u otro desastre. Proteger el equipo de daños físicos. (Polvo, humo, etc.) Alejar todo material magnético dado que puede dañar las unidades de almacenamiento. Cambiar claves de acceso con regularidad. Tener y llevar a cabo un plan de respaldos.

Revisar periódicamente dichos respaldos. Tener un

procedimiento de recuperación de datos. Mantener el área limpia y ordenada. Utilizar reguladores, acondicionadores y baterías para cambios de corriente. Implementar un sistema de seguridad para accesos (Firewall).

Jefe del Departamento de Administración de Bases de Datos: supervisar a los administradores de Base de Datos, encarga de procesos operacionales, de backup de base de datos. Administración y gestión de base de datos y controles de accesos.

Monitorear y controlar la creación y mantención de Base de datos en los ambientes ORACLE Y SQL de acuerdo a estándares de mercado. Controlar que implementación, mantención y actualización de las réplicas de base de datos en el site de backup se realizan en forma adecuada. Soporte de segundo nivel a usuarios o aplicaciones críticas. Responsable de analizar, implementar y autorizar pasos a producción, entre otras funciones.

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El valor de la Información de una organización La esencia de los procesos de las empresas se manifiesta con datos, pues esto resultaría muy difícil solucionar un problema sobre el que no se tiene información, sin información, no podría detectarse problema alguno. Durante mucho tiempo, el desarrollo tecnológico de la información estuvo orientado por la búsqueda de nuevos y más potentes equipos y software que permitieran que un solo computador central pudiese almacenar y procesar la distribución de información posible hacia los niveles decisorios ubicados en la cúspides de la pirámide, sin embargo hoy en día el rápido y eficiente tratamiento de la información, así como la distribución de la misma a la persona justa en el momento oportuno ha obligado a visualizar el destino de los servicios de información, modificando consecuentemente la forma tradicional de concebir el concepto de recursos de información. Este flujo de informativo que hace posible y necesita la integración de las funciones al interior de la empresa, facilita también una relación más estrecha de la empresa con sus proveedores, con sus clientes y con los consumidores finales. Lo más importe es entonces es que podamos observar que la información no solo desde el punto de vista de la relación usuario/servicios sino desde un ámbito de uso o contexto organizacional donde se generan las demandas de información, estas demandas de información se entienden hoy en un marco más complejo que supone la existencia de proyectos corporativos, problemas asociados a estos proyectos y personas con diferente grado de responsabilidad en la resolución de estos problemas.

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Ilustraciรณn 1 Ejemplo de la Estructura organizacional

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Conclusiones Definitivamente la principal tendencia de las bases de datos de una organización tienen un significado muy importante dentro de ellas y la cuales también ayudan con el manejo de toda la información vital con la cual cuenta la entidad, se puede considerar que la información como herramienta para soportar las funciones operativas que lo realiza de una manera muy favorable y de manera estratégica que está estructurada con una visión de los sistemas de información primordiales y que ayudan a mejorar la competitividad de un negocio. Convirtiendo así la información de sistemas o bases de datos como la clave del éxito para una empresa hoy por hoy.

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