Från akut till långsiktigt

En ny organisation ska se till att färre skador uppstår i hyreshus och lokaler. Från första april kommer fastighetsavdelningen arbeta på ett helt annat sätt. Nyckeln är mer förebyggande underhåll. Det blir också lite förstärkning med nya kompetenser.

– Vi ska framför allt bli bättre på att förebygga att skador och slitage uppstår i våra fastigheter. För att klara det har vi omorganiserat bland våra medarbetare och skapat nya grupper. De ska arbeta på ett annat sätt än vi gjort tidigare och på så sätt frigöra mer tid för långsiktigt arbete, berättar Ingmar Eriksson.

Många fastigheter i KFAB:s bestånd är mer än femtio år gamla och som det varit hittills har mycket pengar och resurser gått till akuta reparationer. Men det ska bli ändring på det nu.

– För ungefär två år sedan började vi se över hur vi skulle kunna jobba mer förebyggande och kopplade in två konsulter. De jobbade med att utreda vår fastighetsavdelning och vi landade tillsammans i ett helt annat upplägg än förut, fortsätter Tobias Lundqvist.

Från första april har fastighetsavdelningen två underavdelningar; Förvaltningsenheten och Reparationsenheten.

På Förvaltningsenheten arbetar fyra förvaltare med att ta fram underlag för att kunna göra relevanta bedömningar av vilka förebyggande åtgärder som behövs i KFAB:s 94 fastigheter och verksamhetslokaler. De utformar sedan detaljerade underhållsplaner för varje byggnad.

I förvaltningsenheten ingår också fem fastighetstekniker som ansvarar för att sköta det operativa arbetet med rondering i alla KFAB:s fastigheter. De gör bland annat skyddsronder, systematiskt brandskyddsarbete, miljö- och arbetsronder med våra olika verksamheter. I deras uppgifter ingår också kontroll av tvättstugor, vindar och trapphus och andra utrymmen. Det främsta syftet med ronderingen är att upptäcka brister innan de hinner bli ett problem.

Den andra underavdelningen är Reparationsenheten. Där arbetar sju reparatörer och fyra drifttekniker. Med det nya upplägget har inte reparatörerna ansvar för specifika lokaler och hyreshus som tidigare utan hela styrkan arbetar överallt. Däremot har de tydligare arbetsuppgifter än tidigare och är mer specialiserade.

Driftteknikernas huvudsakliga uppgift är energieffektiviseringar, därför ingår vår energicontroller och även en helt nyanställd energitekniker som ska arbeta med drift och miljöfrågor i den gruppen. Reparationsenhetens mål är att göra mer förebyggande reparationer och färre akutinsatser framöver samt att optimera fastigheterna så att de förbrukar mindre energi.

– Största skillnaden för våra hyresgäster är att de kommer möta fler olika ansikten än tidigare. Nu kommer det att bero på vad som ska åtgärdas vem som kommer. Meningen är att de ska få hjälp av någon som är specialiserad på just det som ska fixas, säger Tobias Lundqvist.

Det finns en ny rutin för att felanmäla också. Nu är det ännu viktigare än förut att all felanmälan sker via hemsidan eller appen. Det går inte längre att ringa till ”sin” fastighetsskötare eftersom de jobbar på olika ställen hela tiden. När felanmälan sker på hemsidan eller via appen blir det också lättare med uppföljning och det i sin tur underlättar dokumentationen av ärendena som gör att det blir en tydligare kontroll av vad som är åtgärdat och inte.

– Det här är ett sätt att spara tid och pengar genom att hitta felen innan de blir för stora och dyra. Alla kommer att tjäna på det i slutänden. Nu är vi äntligen på väg däråt men det kommer att ta ett tag att nå fram, avslutar Ingmar Eriksson.

Ingmar Eriksson, KFAB:s vd och Tobias Lundqvist som är fastighetschef och ansvarig för att organisera den nya fastighetsavdelningen, träffas för att berätta om vad som egentligen händer och hur det påverkar hyresgästerna och kunderna.