My first document

Management System

Sejarah Singkat

Nama “Kawan Lama” pertama kali dicetuskan oleh Bapak Wong Jin dalam sebuah obrolan santai pada tahun 1955.

Bagi beliau, “sukses” adalah kemampuan untuk memberikan hidup yang lebih baik bagi keluarga dan melayani klien serta kolega layaknya keluarga.

Semangat itu menjadi filosofi utama Kawan Lama Group hingga sekarang, sebagaimana kami berkomitmen untuk memberikan nilai tambah bagi kehidupan yang lebih baik untuk keluarga Indonesia melalui bisnis, produk, dan layanan.

Pilar Bisnis

Kawan Lama Group adalah identitas sebuah kelompok unit bisnis multisektor yang bergerak dalam enam pilar bisnis. Keenam pilar ini dipersatukan oleh nilai dan tujuan yang sama, yakni untuk memberikan kehidupan lebih baik bagi keluarga.

VisiMisiNilai Inti

Visi: Lebih dari bisnis keluarga, kami adalah bisnis untuk keluarga.

Misi: Memberikan nilai tambah untuk kehidupan yang lebih baik melalui pengembangan bisnis dan pertumbuhan berkelanjutan.

Kawan Lama Group memiliki tujuan untuk memberi nilai tambah bagi kehidupan yang lebih baik melalui:

• Quality (Kualitas): Membangun bisnis-bisnis yang terdepan, sehingga dapat menjangkau dan meningkatkan kualitas kehidupan banyak orang.

• Service (Pelayanan): Semangat untuk melayani dan peduli terhadap setiap aspek yang terhubung dengan bisnis, dengan memberikan layanan terbaik.

• Value (Nilai): Menyediakan beraneka macam produk berkualitas serta layanan unggul yang mampu meningkatkan pengalaman pelanggan.

Panduan bagi kami untuk memahami dan menerapkan dua unsur budaya “human-centric” dan “ever-learning”

Sambutan Group

CEO

Keberhasilan Kawan Lama mencapai prestasinya di usia yang ke-68 di tahun 2023, tidaklah terlepas dari praktek manajemen yang telah dijalankannya selama ini. Jatuh bangunnya perjuangan Kawan Lama, telah memberikan pengalaman dan pembelajaran bahwa dengan semangat dan kerjasama yang tulus dan solid, serta didukung dengan pengelolaan dan manajemen bisnis yang baik, akan bisa membawa kita melewati setiap tantangan dan menangkap peluang yang diberikannya.

Ke depannya persaingan bisnis akan menjadi lebih ketat, seiring dengan semakin terbukanya pasar regional dan global. Tentunya hal ini juga akan memberikan tantangan dan peluang baru. Dalam menghadapinya, kita perlu melihat kembali apakah praktek manajemen bisnis yang telah dilakukan selama ini bisa membawa kita keluar menjadi pemenang.

Untuk itu pada tahun ini, sejalan dengan inisiatif perbaikan yang telah dicanangkan, saya menyambut baik penerbitan terhadap buku Kawan Lama Management System (KLMS). Tujuan dari penerbitan ini tidak hanya sekedar untuk memberikan panduan atas praktek dan konsep manajemen terbaik pada saat ini, tetapi juga merupakan ajakan untuk kita bersama-sama melakukan evaluasi dan perbaikan terhadap implementasi sistem manajemen di masing-masing perusahaan. Evaluasi dan perbaikan ini akan menjadi kunci keberhasilan bagi perusahaan untuk menjaga kesinambungan keunggulan kompetitif dan daya saingnya.

Kunci keberhasilan yang lain adalah pada penerapan KLMS yang konsisten. Untuk itu saya ingin mengajak kita semua memperbaharui komitmen dalam menjalankan KLMS, dengan:

1. Memberdayakan KLMS, untuk menyelaraskan visi, strategi dan seluruh aktivitas yang kita jalankan.

2. Menggulirkan roda PDCA di seluruh level organisasi serta meningkatkan semangat dan inisiatif untuk menumbuhkan dan mempercepat improvement / inovasi di segala bidang.

Dengan menerapkan KLMS secara konsisten, akan membawa kita kepada kondisi excellent, strategik maupun operasional, yang berujung pada semakin membaiknya nilai kita di mata pelanggan dan para pemangku kepentingan.

Akhir kata, terima kasih saya sampaikan kepada seluruh manajemen, tim dan semua pihak yang telah memberikan kontribusinya dalam pembaharuan buku KLMS ini. Kiranya apa yang tertuang dalam buku ini akan kembali menguatkan semangat dan komitmen kita untuk selalu terus memberikan yang terbaik bagi kemajuan Kawan Lama Group dan Bangsa kita tercinta. Semoga Tuhan memberkati segala usaha dan upaya kita.

Jakarta, Oktober 2023

Kuncoro Wibowo Group CEO

Kata Pengantar

Kawan Lama Management System

Kawan Lama Management System adalah sistem manajemen yang melibatkan seluruh karyawan untuk mengelola dan meningkatkan kualitas proses bisnis melalui proses alignment antara strategi dan eksekusi, improvement, dan innovation yang berkesinambungan demi tercapainya kepuasan pelanggan dan peningkatan daya saing.

Pengantar

Kawan Lama Management System adalah sistem manajemen yang melibatkan seluruh karyawan untuk mengelola dan meningkatkan kualitas proses bisnis melalui proses alignment antara strategi dan eksekusi, improvement dan innovation yang berkesinambungan demi tercapainya kepuasan pelanggan dan peningkatan daya saing.

Karakteristik

• Generik

KLMS dapat dipergunakan untuk semua bisnis Kawan Lama Group. Setiap perusahaan dapat mengembangkan KLMS sesuai dengan karakter organisasi dan dinamika bisnis yang ada.

• Terbuka

Sistem yang terbuka bagi penambahan konsep dan tools baru yang selaras dengan prinsip dasar perusahaan.

Fungsi

KLMS berfungsi sebagai:

• Pedoman dalam menjalankan sistem manajemen.

• Penyelaras sasaran (goal) dan strategi corporate, grup, perusahaan sampai dengan tingkat aktivitas setiap individu.

• Pendorong kegiatan improvement dan innovation di seluruh Kawan Lama Group, dari tingkat individu sampai dengan tingkat perusahaan.

Peran KLMS dalam Sistem Nilai di Kawan Lama Group

Sebagai suatu sistem, KLMS terintegrasi dengan seperangkat sistem nilai yang terdapat di Kawan Lama Group, yaitu:

1. Kawan Lama Corporate Philosophy, yaitu I AM ELITE

2. Kawan Lama Business and Work Ethics

Kerangka KLMS

Basic Mentality

Focus on Customer

Focus on PDCA

Focus on Facts & Data

Focus on Teamwork

Focus on Excellence

Enablers for Implementations

Corporate Philosopy Business & Work Ethics

Strategic Management

Goal & Strategy

(Policy Management)

Process

(Activity Management)

Control

(Execution)

Commitment

Alignment

Tools

Visioning Tools

Strategic Alignment Tools

Process Alignment Tools

Monitoring Support

KLMS terdiri dari empat pilar:

• Pilar I Basic Mentality (Mentalitas Dasar)

Sikap mental yang mendasari cara berpikir dan bertindak yang sesuai dengan sistem nilai Kawan Lama Group.

• Pilar II Strategic Management (Manajemen Strategi)

Manajemen strategi memastikan bahwa proses formulasi strategi (PM/ Policy Management) sampai dengan penjabaran (Policy Deployment) dan eksekusinya (AM / Activity Management) dilakukan dengan tepat. Kegiatan improvement dan innovation merupakan bagian tak terpisahkan dalam Policy Management dan Activity Management.

• Pilar III Tools (Alat Bantu)

Alat bantu dalam melakukan manajemen strategi.

• Pilar IV Enablers for Implementation (Penentu Keberhasilan Implementasi)

Bagian ini memuat hal-hal yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan implementasi seluruh strategi bisnis.

Pilar 1: Basic Mentality

Basic Mentality (Mentalitas Dasar) adalah sikap mental yang mendasari cara berpikir dan bertindak dalam

melaksanakan pekerjaan sehari-hari yang sesuai

dengan sistem nilai Kawan Lama Group.

Basic Mentality

Focus on Customer

Focus on PDCA

Focus on Facts & Data

Focus on Teamwork

Focus on Excellence

Enablers for Implementations

Pengantar

Corporate Philosopy Business & Work Ethics

Strategic Management

Goal & Strategy (Policy Management)

Process (Activity Management)

Control (Execution)

Commitment Alignment

Tools

Visioning Tools

Strategic Alignment Tools

Process Alignment Tools

Monitoring Support

Basic Mentality (Mentalitas Dasar) adalah sikap mental yang mendasari cara berpikir dan bertindak dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari yang sesuai dengan sistem nilai Kawan Lama Group.

Mentalitas Dasar meliputi:

a. Focus on Customer (Fokus pada Pelanggan)

b. Focus on PDCA (Fokus pada PDCA)

c. Focus on Facts and Data (Fokus pada Fakta dan Data)

d. Focus on Teamwork (Fokus pada Kerjasama)

e. Focus on Excellence (Fokus pada Keunggulan)

Focus on Customer

A. Kualitas Adalah Nilai Tambah Bagi Pelanggan

Untuk menjadi perusahaan kelas dunia, kita tidak cukup sekedar memuaskan pelanggan dengan cara memenuhi harapannya, tetapi juga menghadirkan customer delight. Hal ini mensyaratkan terobosan dan inovasi dalam produk maupun jasa.

Untuk dapat menciptakan nilai tambah ini, dibutuhkan pemahaman akan perilaku pelanggan serta berbagai tren yang berkembang melalui riset pasar yang berkesinambungan.

Disisi lain perlu adanya program untuk melakukan edukasi kepada pelanggan yang sistematis untuk menumbuhkan kebutuhan pelanggan melalui produk dan layanan yang inovatif, meski pelanggan tidak terpikir untuk memintanya saat ini.

Seiring dengan bertambahnya tuntutan nilai tambah bagi pelanggan ini maka kita harus meningkatkan standar kualitas: dari world-class quality standard menuju a bar of benchmark; dari zero defect spirit menuju six sigma.

• Customer Satisfaction menuju Customer Delight.

• Customization menuju Innovation.

• Market - In Concept menuju Educate Market.

• World Class Quality Standard menuju A Bar of Benchmark.

• Zero Defect Spirit menuju Six Sigma.

B. Kualitas Adalah QCDSMPEL

Kualitas menjadi prasyarat untuk menghasilkan produk dan jasa yang terbaik. Aspek kualitas mencakup:

• Quality

Kualitas produk dan jasa yang dihasilkan minimal memenuhi harapan pelanggan.

• Cost Realistis bagi pelanggan.

• Delivery Tepat waktu / janji dalam memberikan produk / jasa.

• Safety Membangun citra Kawan Lama Group sebagai perusahaan yang keselamatan pengguna dan pembuatnya.

• Morale Etos kerja berdasarkan Kawan Lama Business & Work Ethics.

• Productivity Peningkatan jumlah output seiring dengan kualitas produk.

• Environment Membangun lingkungan kerja yang sehat dan produktif.

• Legal Sesuai dengan ketentuan dan legalitas yang berlaku.

C. Pelanggan Adalah Keseluruhan Proses (End to End Customer)

Pelanggan adalah keseluruhan proses (end to end customer), sehingga kita perlu memastikan proses yang efektif dan efisien sejak awal sampai akhir. Pemahaman kebutuhan pelanggan secara tepat dan identifikasi hal-hal kritikal pada setiap subproses yang berdampak pada hasil akhir (produk dan jasa) yang dihasilkan akan membantu menciptakan kepuasan pelanggan secara menyeluruh (total customer satisfaction).

Beberapa contoh perilaku penerapannya adalah sebagai berikut:

• Menolak produk / jasa yang cacat, untuk menghidari kerugian yang lebih besar.

• Mengungkapkan dan mengatasi masalah yang terjadi dalam proses kerjanya.

• Tidak meneruskan produk / jasa yang cacat ke proses berikutnya.

Focus on PDCA

A. Manajemen adalah PDCA

Demi terlaksananya strategi dan tercapainya sasaran, pengelolaan organisasi membutuhkan proses yang sistematis dan berkesinambungan melalui PDCA:

a. Plan (Merencanakan)

b. Do (Melaksanakan)

c. Check (Mengevaluasi)

d. Action (Menindaklanjuti)

Siklus PDCA dilakukan sampai terciptanya prestasi standar kinerja yang ingin dicapai, yang selanjutnya digulirkan sebagai SDCA (Standardize – Do - CheckAction).

Hasil pencapaian ini selanjutnya akan menjadi landasan untuk melakukan PDCA berikutnya. Kegiatan PDCA secara berkesinambungan dilakukan dengan tujuan untuk meningkatan / memperbaiki kinerja perusahaan. Siklus PDCA di Kawan Lama Group diterapkan dalam seluruh proses dan tingkatan / level organisasi. Salah satu bentuk nyata dari penerapan PDCA adalah digulirkannya inisiatif / aktivitas improvement dan innovation mulai dari level individu (SS - Suggestion System), level departemen (QCC - Quality Control Circle), level divisi (QCPQuality Control Project), level perusahaan (BPI - Business Process Improvement) dan antar perusahaan (VCI - Value Chain Innovation).

• Menerapkan siklus PDCA di seluruh proses dan tingkatan/level organisasi.

• Merencanakan dan melakukan secara benar sejak awal.

• Menanggulangi masalah yang timbul melalui PICA (Problem Identification and Corrective Action) untuk mencegah terulangnya masalah yang sama dan antisipasi kemungkinan timbulnya masalah yang lain.

Pengendalian perlu dilakukan mulai dari input, proses pengerjaan hingga hasil akhir. Hal ini dapat terwujud apabila insan Kawan Lama memiliki mentalitas berkualitas (built in quality) dan menerapkan prinsip do it right at the first time.

Agar kualitas hasil kerja sesuai dengan kebutuhan pelanggan, upaya maksimal harus dilakukan melalui:

1. Penanggulangan masalah yang timbul dengan menerapkan PICA (Problem Identification and Corrective Action).

2. Penerapan prinsip “mencegah lebih baik dari menanggulangi”. Kita perlu yang sama dan mengantisipasi mencegah terulangnya masalah kemungkinan timbulnya masalah yang lain.

B. Pengendalian Dimulai dari Proses Awal Sampai Akhir

C. Pengendalian adalah Tindakan Penanggulangan dan Pencegahan

Focus on Facts and Data

A. Manajemen Berdasarkan Fakta dan Data

Keputusan bisnis yang jitu dan improvement atau innovation yang berkualitas memerlukan analisa masalah yang tepat dan pengukuran kinerja yang akurat, berdasarkan data kuantitatif dan kualitatif yang diperoleh dari fakta di lapangan.

Data adalah “potret” dari fakta yang dapat menghindari kesalahan asumsi dan interpretasi dalam menganalisa masalah. Untuk itu perlu ada metode dan alat pengukuran untuk memperoleh fakta di lapangan.

B. Prinsip Prioritas

Merupakan pola berpikir dan bertindak melalui:

1. Prinsip efektivitas: tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan (tepat guna).

2. Prinsip efisiensi: penggunaan sumber daya yang ada untuk mendapatkan hasil yang seoptimal mungkin (tepat cara).

C. Rumusan Sasaran adalah S.M.A.R.T

Sasaran yang baik, selain disepakati bersama, juga memenuhi kriteria:

1. Specific (spesifik): tidak menimbulkan multi tafsir.

2. Measurable (terukur): secara kuantitatif dapat dievaluasi.

3. Achievement (prestatif): menantang dan memotivasi.

4. Realistic (realistis): dapat dilaksanakan.

5. Time phase (jangka waktu): terdapat kejelasan dari sisi tenggang waktu.