Cartilla para evaluar colecciones en bibliotecas escolares

Cartilla para

evaluar colecciones en bibliotecas escolares

GuĂ­a para bibliotecarios

Diana Katherine Chicacausa Poveda

Contenido

1.

Evaluación de colecciones

Pág 4

2.

¿En qué consiste la evaluación de colecciones?

Pág 5

3.

¿Por qué evaluar las colecciones de nuestra biblioteca escolar?

Pág 6

4.

El papel del bibliotecario en la evaluación de colecciones

Pág 7

5.

Metodologías recomendadas para evaluar colecciones en bibliotecas escolares

Pág 8

Evaluación física

Pág 10

Identificación de colecciones básicas

Pág 14

Uso de estadísticas

Pág 16

7.

Resultados esperados

Pág 18

8.

Actividades :

Pág 19

Cuestionario Test: ¿Qué evaluación de colecciones debo aplicar en mi colección?

9.

Evaluación:

Pág 21

Evalución física de la colección bibliográfica de mi biblioteca

Pág 22

Evaluaciรณn de colecciones en bibliotecas escolares

¿En qué consiste la evaluación de colecciones?

La evaluación de colecciones es el conjunto de estudios y operaciones que se realizan en la biblioteca para comprobar hasta qué punto la colección que se ofrece, responde a las necesidades de sus principales usuarios (Martín-Gavilán, 2008), permitiendo detectar sus fortalezas y debilidades de forma sistemática sin dejar atrás los factores que intervienen en el proceso de desarrollo de colecciones.

Esta tarea no es fácil, ya que existen diferentes modelos y metodologías para realizarla de acuerdo al enfoque y las características que la persona encargada a realizar la evaluación considere pertinente para aplicar.

Su aplicación permite tomar decisiones y acciones en torno a la colección como: Sugerir retiro de materiales sea por su deterioro o pertinencia de la colección Sugerir materiales para adquirir e incluir que fortalezca la colección Establecer convenios interbibliotecarios para acceder a los materiales con los que no cuenta la biblioteca, entre otras.

De esta forma, la evaluación de colecciones se convierte en una gran herramienta que facilita conocer el estado y las condiciones generales de la colección, buscando a través de los resultados de su aplicación, aumentar el uso de los materiales, vinculándolos con actividades y programas académicos dados en la institución educativa a la que pertenece.

.

5

¿Por qué evaluar las colecciones de nuestra biblioteca escolar?

Se ha evidenciado que las unidades de información, gastan buena cantidad de dinero en la adquisición de materiales para ampliar el acervo bibliográfico de sus colecciones, sin embargo, el panorama económico actual, los bajos presupuestos dados por las instituciones educativas que acogen estas bibliotecas para su gestión y la llegada de nuevos recursos en formato digital ha obligado a que los bibliotecarios que administran estas unidades de información busquen métodos y estrategias que permitan fortalecer la colección sin importar las problemáticas que se presentan (Agee, 2005).

Este suceso ha hecho que con el paso del tiempo, se valore la evaluación de colección como un proceso fundamental para la identificación de aspectos de uso, gestión y calidad de la colección. Transformando el pensamiento de “recopilar todo” a construir la mejor colección posible, la cual cumpla con sus objetivos para la cual fue creada.

La aplicación de metodologías idóneas para evaluar colecciones, permitirá: Tener una colección de calidad y actualizada Vincular los materiales con las áreas temáticas ofrecidas Conocer el estado físico de la colección Responder a las necesidades de información de sus usuarios Tomar decisiones en torno al mejoramiento continuo de la colección

6

El papel del bibliotecario en la evaluación de colecciones Se considera en ocasiones que la actividad de evaluar colecciones debe ser realizada por expertos en el área de colecciones o personas especializadas en la industria editorial, sin embargo este proceso para que sea exitoso, debe ser realizado y apoyado por diferentes personalidades que podemos encontrar en las instituciones educativas como docentes, bibliotecarios y usuarios.

El experto en el tema Edward Evans (1970) en algunos estudios realizados identificó que los recursos sugeridos por los bibliotecarios que habían realizado estudios a usuarios y han realizado análisis sobre el uso de su colección, eran más utilizados en las bibliotecas, que los recursos que eran sugeridos o adquiridos por otras partes. Según Ana Pérez (2011), otra especialista en el área, estas habilidades que desarrollan los bibliotecarios desde la experiencia y la interacción con el usuario, permiten identificar factores que afectan el uso de los recursos como lo es la antigüedad del documento, su idioma, su popularidad actual, su área temática general y grado de especificidad temática.

Es así, como el papel del bibliotecario y personas encargadas de administrar las colecciones de las bibliotecas escolares es fundamental, ya que pueden desde su conocimiento, experiencia y trabajo dar un gran aporte al momento de evaluar sus colecciones.

7

MetodologĂ­as recomendadas para evaluar colecciones en bibliotecas escolares

Metodologías para evaluar colecciones Para realizar el proceso de evaluación de colecciones es necesario utilizar una metodología, que permita de acuerdo a su naturaleza, evaluar aspectos específicos de la colección.

Las metodologías se clasifican en dos enfoques principalmente

Centrado en el estudio de los materiales o colección: este enfoque pretende evaluar características de los recursos que conforman la colección en aspectos como: tamaño, alcance, exhaustividad, adecuación y diversidad.

(Padorno, 2009) Centrado en el uso y el usuario: este enfoque pretende evaluar la colección desde comportamiento general de la colección orientando su estudio hacia quién está utilizando los recursos, para identificar su frecuencia de uso y expectativas. (Padorno, 2009) Existen otras metodologías que no se clasifican en los enfoques anteriormente nombrados, ya que se desarrollan de manera local o regional como: aplicación de normativas, formula A, propuesta de estándares, entre otros.

Las metodologías seleccionadas hacen una combinación de todos los enfoques, con el fin de que la evaluación de colección sea completa, los cuales son: Modelo de clasificación: Identificación de temáticas Evaluación física utilizando formatos de evaluación de colecciones de la Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda Identificación de colecciones básicas - listas de comprobación Estadísticas de uso

9

Evaluación física Jim Agee (2005), experto en evaluación de colecciones, menciona que la evaluación física implica que un especialista en alguna temática, extraiga manualmente los recursos que se encuentran en las estanterías, con el fin de que pueda definir la calidad del contenido de los recursos que se encuentran allí, sin embargo esta actividad puede ser realizada por el bibliotecario escolar mientras cuente con los criterios necesarios para evaluar.

Lo importante es recopilar una buena cantidad de información que permita dar indicios del estado físico y de uso de los recursos que se albergan en la colección. La información que se debe recopilar es: Área temática a evaluar Año de edición y copyright Idioma Número de copias Cantidad de títulos por área Observaciones de detalles significativos (deterioro, mutilación, contaminado por hongos, entre otros) Número de préstamos por área temática En el proceso de evaluación física, es importante registrar la información en formatos de hojas de calculo que permitan su posterior análisis, ya que podemos concluir aspectos como :

10

Un libro nuevo no significa que sea un buen libro o adecuado para la colección

Un libro con fecha anterior y encuadernación gastada puede tener un excelente contenido

Un libro viejo con excelentes contenidos, deba ser reparado o restaurado más no descartado, entre otras situaciones.

La evaluación física proporciona un buen indicador de la condición de la colección general. Su evaluación individual permite tomar acciones respecto a cada material, sea de que requiera restauración, encuadernación, cambio o retiro por sus condiciones físicas, lo cual se convierte en una excelente oportunidad para hacer una lista de los libros para su deselección y de esa manera recibir un valioso retorno de la inversión de tiempo y energía por parte de las personas involucradas.

Además de conocer qué áreas temáticas manejadas en la colección necesitan ser fortalecidas para su uso (Agee, 2005).

Para conocer y utilizar los formatos para evaluación física de colecciones por temáticas y literatura (Ver anexo 1)

La manera de realizar este proceso de evaluación de colecciones es el siguiente:

11

Paso 1.

Prepare los implementos de protección nombrados en las recomendaciones previas (página 10), ya que en la evaluación física tendrá contacto directo con los recursos que desea evaluar, los cuales pueden encontrarse deteriorados, contaminados con hongos, ácaros o tijeretas.

Estos implementos deben ser utilizados por los colaboradores y docentes que apoyarán el proceso de evaluación física.

Paso 2.

Contacte y solicite apoyo de docentes especializados en su área temática, con el fin de que la evaluación física sea un éxito, además pueda obtener co información valiosa en los criterios que dan los docentes cuando evalúan la colección

12

Paso 3.

Cuando realice la evaluación física, registre la información de los recursos que revisa por libros por temáticas y literatura en los formatos que se relacionan en el Anexo 2.

Estos formatos están basados en el modelo de evaluación de colecciones de la Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda para bibliotecas escolares.

Paso 4.

Analice, concluya y socialice los resultados de la evaluación física de colecciones con docentes y directivas de la institución donde realizó el proceso. Esto con el fin de que pueda mostrar sus hallazgos, sugerir, descartar o solicitar recursos que se necesiten incluir en la colección.

13

Identificación de colecciones Básicas

Esta metodología de evaluación permite identificar los materiales que deben hacer parte de una colección básica, mediante la caracterización que hacemos de nuestros materiales con recursos como: listas básicas o destacadas establecidas en catálogos bibliográficos, bibliografías de un área temática o cualquier tipo de recurso que permita hacer una comparación de los materiales que tenemos con lo que nos relacionan en estas.

Se busca que la mayoría de recursos comparados coincidan con las listas, bibliografías o catálogos comparados, de esta forma podría determinarse mediante porcentajes, las áreas de la colección mejor y peor dotadas (Pérez, 2011).

También, facilita la identificación de los materiales faltantes en la colección, los cuales nos ayudan a reconocer las debilidades y falencias que existen respecto a los recursos bibliográficos con los que cuenta la institución educativa.

Estas listas básicas pueden ser creadas en la institución educativa donde está la biblioteca, donde se relacionen los materiales básicos y fundamentales que se necesitan para satisfacer necesidades en todos los grados académicos. Deben estar evaluados bajo criterios de selección, como los que se menciona en la evaluación física.

14

Paso 1.

Consulte en todo tipo de fuentes (catálogos bibliográficos de otras instituciones, listas de libros recomendados para niños y jóvenes, listas de los mejores libros en alguna área temática, listas de top 100 de libros que debería tener una biblioteca escolar, entre otros).

Paso 2.

Revise, analice y seleccione las listas que considera más pertinentes para realizar la comparación de materiales de su colección. Registre sus hallazgos en un documento que permita mostrar resultados del análisis de su comparación.

Item 1 Item 2 Item 3

Paso 3.

Concluya y socialice los resultados de la comparación realizada con docentes y directivos, con el fin de que evidencie las debilidades y fortalezas de la colección permitiéndose así a sugerir la adquisición o retiro de los materiales analizados.

Para conocer y consultar algunas listas básicas que puede utilizar para realizar la comparación (Ver herramientas de apoyo 2)

15

Uso de estadísticas

63% 50 40 30 20 10 0 Item 1

Item 2

Item 3

Esta metodología consiste en la comparación de estadísticas relacionadas con la disponibilidad y uso de la colección.

Para que las estadísticas que se brindan sean reales, la recopilación de datos debe ser consistente para poder analizar y comparar aspectos a medir a lo largo del tiempo.

Con el uso de los datos estadísticos, se pueden medir diferentes factores en torno a la colección como: Cantidad de préstamos Cantidades de solicitudes de un material Cantidad de usuarios atendidos Tamaño de la colección Tasa de crecimiento Aspectos económicos: como la repartición de gastos para la adquisición de recursos, entre otros.

La metodología de uso de estadística es complementaria para poder comprender el comportamiento de la colección basada en su uso.

16

Item 4

Item 5

Paso 1.

Tome como referencia los reportes que éste genera sobre el número de préstamos y uso de los materiales en sala del sistema de información bibliotecario. Si no cuenta con este, use los documentos o bitácoras donde registra estas información.

Estas estadísticas permitirán dar información sobre los materiales que tienen más movimiento y uso en la colección.

Paso 2.

Analice e identifique las áreas temáticas que están siendo más consultadas en las biblioteca, reconozca los libros más y menos consultados, más prestados y no solicitados y finalmente registre los títulos y autores de los materiales que solicitan los usuarios y no se encuentran en la colección.

Toda este análisis permitirá dar como resultado información pertinente para la toma de decisiones o acciones en torno a la colección, como la de exponer recursos que no tienen movimiento con el fin de que sean conocidos, verificar si su clasificación o ubicación en la estantería es el correcto, proponer estrategias de divulgación y sugerir recursos para adquirir o retirar debido a su pertinencia y uso.

Paso 3.

En complemento de otra metodología de evaluación, concluya y socialice a docentes y directivas sobre las condiciones de uso y estado de la colección, con el fin de sugerir acciones para el mejoramiento continuo de materiales y servicios que se ofrecen en la biblioteca

17

Resultados esperados en evaluaciรณn de colecciones

Los resultados esperados se relacionan con la identificación de las fortalezas debilidades de la colección, los cuales incluyen: Informes: se espera que para la socialización se generen documentos que permitan describir y evidenciar los hallazgos identificados en la evaluación de colecciones

Actas de descarte: al momento de sugerir retirar un material por su mal estado físico, es importante documentar la acción a través de actas de descarte, avalada por las directivas.

Identificación áreas temáticas básicas, fundamentales y optativas: de acuerdo al desarrollo académico de cada institución es fundamental identificar y tener en cuenta las áreas qué más pertinencia y relevancia tiene la biblioteca para ofrecer a su comunidad educativa

Seguimiento continuo: el realizar una evaluación de colecciones requiere que se haga un seguimiento continuo al manejo de los materiales, con el fin de mantener la colección actualizada y con los mejores recursos que apoyen los procesos académicos.

Trabajo colaborativo: es importante mantener comunicación y contacto constante con docentes y directivas para trabajar en conjunto en torno al uso de los materiales ofrecidos por la biblioteca.

19

Actividades de aprendizaje

para evaluaciรณn de colecciones

Cuestionario

Da click en el cuaderno y realiza el cuestionario para que apropies los conceptos de evaluación de colecciones

Test: ¿Qué metodología de evaluación de colecciones debo aplicar en mi biblioteca?

Da click en el lápiz y realiza el test que te permitirá conocer la mejor metodología para evaluar tu colección bibliográfica

21

Evaluaciรณn de aprendizajes

para evaluaciรณn de colecciones

Evaluación física A través del diligenciamiento del formato para evaluación física de colecciones (Anexo 1.) identificarás:

5 libros que se encuentran mutilados 5 libros que se encuentran deteriorados físicamente con hongos.

5 libros que nunca utilizan los usuarios por estar desactualizados

Descargarás el formato (anexo 1) Diligenciarás el formato (a mano o en computador) con la información anteriormente solicitada.

Darás unas conclusiones sobre el proceso de evaluación de colecciones Enviarás tu evaluación física de colecciones al correo: evaluaciondecolecciones@biblored.com

23

Anexo 1 Da click en el siguiente formulario para acceder a ĂŠl

23