MANAL DE FUNCIONES DE LA
SECRETARIA
La secretaria realiza actividades de apoyo en el área que está asignada de acuerdo a las instituciones de su jefe inmediato de las normas vigentes sobre los procesos que se desarrollaran en dichas dependencias.
Las secretarias desempeñan un papel importante en el funcionamiento diario de las oficinas.
A pesar de que las funciones de una secretaría están ciertamente delimitadas, las tareas que se lleven a cabo van a depender del tipo de empresa y del tipo de secretariado al que pertenezca. Por ejemplo, la asistencia a la dirección de una empresa de alimentación no va a tener las mismas labores que la de un bufete de abogados. Es por esta razón por la que una persona interesada en estudiar secretariado descubrirá que dentro de la profesión existen varios tipos:
Secretaría administrativa. Este tipo de secretariado se encarga de implementar los sistemas, procedimientos y políticas que se van a seguir dentro de la empresa, con el objetivo de poder realizar su actividad de la manera más efectiva. También se encargan de administrar los recursos financieros, humanos y materiales de la organización.
Secretaría ejecutiva. El ejecutivo de alto nivel depende de la asistencia de este grupo. Ocuparse de las peticiones de información, organizar reuniones y gestionar programas son algunas de las tareas esenciales que va a llevar a cabo un secretario o secretaria ejecutiva.
Secretaría científica. En una empresa de investigaciones científicas, este sector se encarga de controlar la calidad y conveniencia científica de todos los trabajos, así como de las actividades científicas que se desarrollan. Este profesional no solo se encarga de la revisión, ya que también puede proponer programas de actuación en las investigaciones
Descripción de funciones esenciales que debe realizar:
1. Cumplir con las funciones de oficina y asistencia administrativa encaminada a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
2. Cumplir con los procedimientos y actividades propias del área de desempeño, siguiendo los lineamientos del sistema de gestión de calidad.
3. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero cuando a ello haya lugar y responder por la exactitud de los mismos.
4. Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
5. Organizar, controlar y efectuar el seguimiento de la agenda, ingreso y salida de los documentos y correspondencia del despacho del jefe inmediato.
6. Atender el teléfono y levar la agencia del jefe de la dependencia debidamente actualizada e informar diariamente al superior inmediatamente sobre las actividades programadas.
7. Transcribir oficios, informes y otros trabajos de la dependencia solicitados por el superior.
8. Disponer del soporte documental necesario para comprobar la realización de actividades l aborales reportadas, para la evaluación del desempeño
9. Cumplirlos los procedimientos y actividades propias de área de desempeño, en función de los objetivos y metas trazadas en los planes de acción de la dependencia.
10. Recibir, controlar y archivar los documentos relacionados con los asuntos correspondientes a su cargo.
11. Cumplir con el procedimiento de concertación de objetivos, conforme a las normas de empleo público,
12. Acatar las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las que le sean asignadas por el jefe inmediato o que le atribuya la ley.
Funciones administrativas
Redactar cartas, informes, memorandos, y correos electrónicos
Organizar y gestionar documentos y registros
Atender llamadas telefónicas
Organizar reuniones y conferencias
Reservar salas de reuniones
Tomar mensajes
Archivar y fotocopiar
Transcribir oficios, informes, y otros trabajos
Llevar la agenda del jefe
Atender a las visitas
Funciones de coordinación
Coordinar las actividades de la oficina
Mantener una comunicación eficaz dentro de la organización
Informar diariamente al superior inmediato sobre las actividades programadas
Listado completo de las 20 Principales Funciones
# Función
1 Organización de agendas y programación de reuniones
2 Recepción y dirección de llamadas telefónicas
3 Redacción, revisión y envío de correspondencia
4 Gestión de correos electrónicos y comunicaciones en redes sociales
5 Coordinación de viajes de negocios y eventos
6 Mantenimiento de archivos y documentación
7 Apoyo en la preparación de informes y presentaciones
8 Manejo de tareas administrativas diversas
Descripción Prioridad
Planificar y coordinar agendas, establecer y organizar reuniones. 9
Atender, filtrar y redirigir llamadas entrantes. 8
Crear y manejar correspondencia escrita, asegurando su precisión y entrega. 7
Administrar comunicaciones digitales, incluyendo email y redes sociales. 6
Planificar y organizar logística de viajes y eventos corporativos. 7
Organizar y gestionar documentos y registros importantes. 8
Asistir en la creación de documentos y presentaciones para reuniones y reportes. 6
Realizar una variedad de actividades administrativas diarias. 5
9 Coordinación de la logística de Organizar todos los aspectos 7
# Función
Descripción Prioridad
reuniones y conferencias relacionados con reuniones y conferencias.
10Asistencia en la gestión de proyectos y seguimiento de tareas
11Servicio de atención a clientes y visitantes
12Manejo de suministros de oficina y equipos
13 Colaboración con otros departamentos para tareas específicas
14Labores contables básicas
15Administración de bases de datos y sistemas de información
16Traducción y transcripción de documentos
17Organización del mantenimiento de las instalaciones
18Coordinación de servicios de mensajería y envíos postales
19Apoyo en gestión de recursos humanos
20Desarrollo de procedimientos administrativos
21Asistencia en marketing y relaciones públicas
Apoyar en la planificación y seguimiento de proyectos. 6
Brindar atención y servicio a clientes y visitantes de la empresa. 8
Asegurar que los suministros y equipos de oficina estén disponibles y en buen estado. 5
Trabajar en conjunto con otros departamentos para completar tareas asignadas. 6
Manejo de facturas y presupuestos, tareas contables sencillas. 5
Gestionar y mantener actualizados sistemas de información y bases de datos. 7
Traducir y transcribir documentos en diferentes idiomas según sea necesario. 4
Coordinar el mantenimiento y reparaciones de las instalaciones de la oficina. 4
Gestionar el envío y recepción de paquetes y correspondencia. 6
Asistir en tareas de recursos humanos, como organización de entrevistas. 6
Crear y mejorar procedimientos para aumentar la eficiencia administrativa. 5
Apoyar en actividades relacionadas con el marketing y relaciones públicas. 4
Otra responsabilidad clave de las secretarias es manejar todos los documentos importantes que entran y salen de la oficina. Esto significa que deben estar familiarizadas con los protocolos de archivo de su departamento y tener buenos sistemas para mantener todo en orden.
Dentro de las funciones de la secretaria, ella se enfrenta a la tarea diaria de manejar documentos importantes de una empresa y su centro de trabajo. Esto incluye prácticamente cualquier tipo de documento, como cartas, informes financieros, contratos y documentos legales.
La secretaria tiene que estar al tanto de los requisitos legales para la custodia adecuada de estos documentos y tomar las medidas necesarias para mantenerlos seguros y organizados. Ella también debe ser consciente de los requisitos reglamentarios para el acceso a los documentos y proporcionar un acceso limitado solo cuando sea apropiado.
Para que esto sea posible, es esencial que la secretaria mantenga un sistema organizado para el manejo de documentos e implemente herramientas útiles para controlar el flujo de trabajo relacionado con esta responsabilidad. Esto incluye responsabilidades como archivar meticulosamente cada entrada, realizar copias seguras del contenido del documento si corresponde, rastrear la ubicación física del documento y actualizar información relacionada en bases de datos internas.
Proporcionando un manejo adecuado y seguro a estos archivos críticos se pueden evitar errores costosos al evitar confusiones del pasado o infringimientos contractuales involuntarios en el futuro y entre estos están los instrumentos administrativos
Los instrumentos administrativos son los medios para consolidar y fortalecer las estructuras administrativas de la gestión ambiental y para generar fortalezas propias. Estos incluyen procedimientos o protocolos de funcionamiento, manuales y guías de gestión, los cuales indican lo que hay que hacer y cómo hacerlo.
Son los elementos técnico administrativo y normativo de gestión institucional que por medio de ellos normaliza la estatura orgánica de una situación o servicio específico. Sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales.
Cuando se trata de secretariado, tener orden y sistemática en la documentación es un verdadero reto.
El archivar documentación ayuda enormemente no solo con la organización de la documentación secretarial, sino también con su seguridad y privacidad. En primer lugar, un secretario puede asignar el nivel adecuado de acceso al archivo permitido según su cargo dentro de la empresa. Esto promueve el cumplimiento normativo al impedir que personal externo no autorizado acceda a los archivos sin autorización, preservando así la privacidad adecuada. Además, las palabras clave y frases coincidentes, así como el uso del software adecuado destinado al secretariado ayudan al secretario a encontrar rápidamente cualquier documento basándose únicamente en diferentes palabras clave. Esta funcionalidad simplifica enormemente el guardar, recuperar e incluso compartir información confidencial del secretariado rápidamente dentro de sus muros corporativos o fuera a partes autorizadas relevantes cuando sea necesario, todo esto contribuyendo
enormemente a construir un secretariado robusto y moderno en este mundo cambiante de hoy.
Listado de Instrumentos Administrativos
● Manuales: Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
● Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.
● Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos y las relaciones.
● Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
● Manual de Procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo
● Manual de Contenido Múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales
● Normas: Regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien legalmente tiene facultades para ello, que rige y determina el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares al frente a la administración pública.
● Funciones del personal: Estas se refieren al ejercicio propiamente dicho, que el recurso humano debe realizar, es decir a su qué hacer diario, relacionado con las jerarquías y requisitos, referentes al puesto que cada quien desempeña.
● Funciones administrativas: Participar en el planeamiento de acciones interdisciplinarias dentro del equipo de trabajo. Distribución del tiempo y del personal para el desarrollo de actividades propias de Enfermería. Consiste en la distribución del personal de acuerdo a las funciones a realizar y el lugar donde va a ser ubicado.
Normas de Dotación de personal y producción de servicios: Es el proceso de localizar e invita a los solicitantes potenciales a solicitar las vacantes existentes o previstas.
Protocolos: Es una guía de pasos a seguir.
Instrumentos Administrativos:
Los Instrumentos Administrativos que comúnmente se utilizan según “Fredy Cardona Recinos”.
EJEMPLOS
1. Acta
Es el documento, mediante el cual se deja constancia de un movimiento de personal, sea esta para toma de posesión o entrega de cargo de forma temporal o definitiva. Las actas de toma de posesión deben ser de manera presencial, no puede ser suscrita en ausencia del interesado. Para las actas de entrega de cargo, se recomienda que participe el interesado, sin embargo, no es obligatorio para algunos casos. Los datos que deben incluirse son los siguientes:
1. Número de acta: toda acta inicia con un número, acompañado del año fiscal de la misma; el número del acta debe ser correlativo respetando actas anteriores suscritas. Únicamente se puede iniciar la numeración cuando se cambia de año.
2. Lugar donde se verifica la acción: se debe consignar el departamento, municipio, caserío o aldea donde se está suscribiendo el movimiento.
3. Identificación de la dependencia: se debe colocar el nombre de la dependencia donde se elabora el movimiento, así como la ubicación completa con dirección si hubiera.
* * Nota importante: En este apartado se debe colocar el nombre completo de la dependencia, tal y como aparece registrada o en su defecto las abreviaturas oficiales.
4. Fecha y hora: se debe colocar la hora en que se inicia el acta, seguida de la fecha, debe realizarse en días hábiles y en el horario oficial del establecimiento. No se deberá suscribir ningún acta fuera de la jornada de trabajo. Se recomienda que el acta sea suscrita al inicio de la jornada laboral Exceptuando los casos regulados en el Artículo 35 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil.
5. Nombres y apellidos: se debe mencionar los nombres y apellidos completos, cargos de cada una de las personas que intervienen en el acta. El cargo que se debe colocar para las personas objeto de movimiento es el puesto nominal, y la persona que está suscribiendo el acta debe colocar el puesto funcional.
1.2 Ejemplo de acta
Modelo de acta a usar en toma de posesión, en las acciones por finalización de licencia con goce de salario, sin goce de salario, con goce y sin goce de salario
ACTA No. 18-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día siete de febrero del año dos mil once (07/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de Recursos Humanos del Ministerio de Educación; ubicado en sexta calle uno guion ochenta y siete de la zona diez (6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pesarosa Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos
Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista la resolución Número 349, de fecha cuatro de enero del dos mil once (04/01/2011), la que copiada literalmente dice: Se tiene a la vista la solicitud de Licencia por Asuntos Personales, presentada a este despacho por Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, afiliación 284264729, quién desempeña el puesto de Secretario Ejecutivo IV, en el Departamento de Gestión de Personal, Municipio Guatemala, departamento de: Guatemala. CONSIDERANDO: Que la titular del puesto Lima Camposeco de Ortega, solicita licencia por asuntos personales, para realizar su examen General de Gerencia, correspondiente a la carrera de Licenciatura en Informática y Administración de las Telecomunicaciones, de la Universidad Galileo, comprendida del siete de enero al seis de febrero del dos mil once, habiendo presentado la documentación que justifica su petición; la presente es procedente, conforme lo establecido en la ley. POR TANTO: Con base en lo considerado y de conformidad con lo que establece el artículo 61 numeral 4to. de la Ley de Servicio Civil y 60 numeral 1 literal “a” de su Reglamento y lo que para el efecto establece el artículo 2 del Acuerdo.
TERCERO: No habiendo más que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos después de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Nancy Johanna Franco Villatoro
Licenciado Marco Tulio pesarosa Hernández
Asistente Profesional II Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega secretario ejecutivo IV
Fuente: Delegación de Recursos Humanos de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Educación.
Perfil de una secretaria
1. Educación: Título en Secretariado Ejecutivo, Administración de Empresas o áreas relacionadas.
2. Experiencia Laboral: Experiencia previa en roles secretariales o administrativos, preferiblemente en un entorno ejecutivo.
3. Habilidades de Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación, tanto oral como escrita, y capacidad para interactuar profesionalmente con todos los niveles de la organización y con clientes externos.
4. Competencias Organizativas: Capacidad avanzada para organizar agendas, eventos, reuniones, y viajes de negocios.
5. Manejo de Información Confidencial: Habilidad para manejar información sensible con discreción y confidencialidad.
6. Habilidades Técnicas: Dominio de herramientas informáticas como Microsoft Office, sistemas de gestión de correo electrónico y programas de gestión empresarial.
7. Multitarea y Gestión del Tiempo: Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades eficientemente.
8. Solución de Problemas y Toma de Decisiones: Habilidad para identificar problemas, proponer soluciones y tomar decisiones informadas.
9. Adaptabilidad: Flexibilidad para adaptarse a diferentes situaciones y demandas del entorno ejecutivo.
10. Habilidades Interpersonales y de Negociación: Capacidad para establecer y mantener relaciones laborales efectivas y manejar situaciones interpersonales con tacto.
11. Iniciativa y Proactividad: Capacidad para anticiparse a las necesidades y actuar de forma autónoma cuando sea necesario.
12. Idiomas: Conocimiento de idiomas adicionales es un plus, especialmente en entornos multinacionales.
Las funciones de una secretaria son muy amplias y complejas, por lo que requieren el perfil de una persona responsable, organizada y con mucha capacidad de coordinación en las empresas y los puestos de trabajo. Además, una buena secretaria necesita estar siempre dispuesta a ayudar en todo lo que necesite su jefe inmediato para facilitarle el
trabajo diario y las relaciones corporativas, como se puede ver, las secretarias juegan un papel vital en el funcionamiento diario de las oficinas.
Habilidades administrativas
Redactar cartas, informes y otros documentos
Manejar agendas y coordinar personas
Organizar viajes
Manejar el archivo
Preparar documentación
Elaborar presentaciones
Redactar minutas de reuniones
Habilidades de atención al público Atender llamadas telefónicas, Atender a las visitas, Brindar información solicitada por sus jefes o visitantes, Recibir a los visitantes y poder servirles de guía.
Habilidades de manejo de programas informáticos
Operar eficientemente los programas de computadora que le sean proporcionados
Captura de información y diversos documentos
Recuperación de información a través de la computadora
Manejo de programas de presentación
Otras habilidades
Ser ágil y diligente
Ser detallista o perfeccionista, y meticulosa
Facilidad de expresión, sea oral o escrita
Tener iniciativa y poder cumplir trabajo bajo presión o estrés
Capacidad para resolver requerimientos en la oficina
Las leyes que fundamentan las funciones de una secretaria en Guatemala son la Constitución Política, la Ley del Organismo Ejecutivo y la Ley de Servicio Civil.
Constitución Política
El artículo 202 establece que el presidente de la República tendrá los secretarios que sean necesarios y que sus atribuciones serán determinadas por la ley.
Ley del Organismo Ejecutivo
El Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala prescribe las funciones de la Secretaría Privada de la Presidencia.
El artículo 28 establece que en cada Ministerio deben reunirse todas las unidades de gestión administrativa de la administración general, que incluye la secretaría.
Ley de Servicio Civil
Esta ley regula las relaciones entre la Administración Pública y sus servidores, con el fin de garantizar su eficiencia.
Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría General de la Presidencia
El Acuerdo Gubernativo Número 80-2020 establece que la Secretaría General de la Presidencia de la República es el órgano responsable del apoyo jurídico y administrativo del presidente de la República