Riksarkivets strategi 2020
Riksarkivets strategi 2020 Vision och strategiska avsikter
Strategiska fokusområden och mål
Riksarkivet är såväl en expert- och serviceorganisation som en central infrastruktur för humanistisk och samhällsvetenskaplig forskning. Arkivet främjar på ett kundinriktat sätt användningen av det dokumentära kulturarvet, fungerar som den främsta experten inom arkivverksamhet, stöder införande av nya vetenskapliga forskningsmetoder och främjar fri tillgång till information.
Riksarkivet 1. Utgår från kunderna i all sin verksamhet. 2. Säkerställer att det analoga material som fastslagits för varaktig förvaring förvaras på ett kostnadseffektivt och ur logistisk synvinkel ändamålsenligt sätt och gör materialet bättre tillgängligt genom att främja digitalisering av material inom ramen för överföringsprocessen. 3. Främjar e-arkivering inom den offentliga förvaltningen och deltar aktivt i utvecklingen av lösningar för varaktig förvaring. 4. Tillhandahåller tjänster som främjar vidareutnyttjandet av dokumentinformation som ingår i digitalt material och registeruppgifter. 5. Identifierar förändringar i forskningsprocessen och beaktar de krav som förändringarna ställer på arkivets
Värderingar Riksarkivets värderingar bygger på internationellt antagna allmänmänskliga värderingar och yrkesetiska principer, som omfattas av arkivbranschen och forskarsamfundet. Riksarkivets verksamhet styrs av följande centrala värderingar: 1. Öppenhet och förtroende 2. Objektivitet 3. Oavhängighet
1
tjänster och verksamhet i dess egenskap av forskningsinfrastruktur. 6. Främjar moderna metoder för vidareutnyttjade av digital dokumentinformation genom deltagande i nationella och internationella forskningsprojekt, och genom att integrera projektens resultat i sina elektroniska tjänster. 7. Säkerställer, utöver förvaringen av myndighetsmaterial, att tillförlitlig, opartisk och tillräcklig dokumentinformation från aktörer inom den privata sektorn och civilsamhället samt från enskilda medborgare finns tillgänglig för sammanställande av en så riktig historiebild som möjligt. 8. Tar fram e-tjänster som är oberoende av tid och plats som sin viktigaste servicekanal för kunderna. 9. Utvecklar enhetliga, riksomfattande arbetssätt med beaktande av regionala intressenter och servicebehov. 10. Sörjer för att dess tjänster produceras på ett ekonomiskt sätt som täcker kostnaderna och beaktar hållbar utveckling. 11. Främjar mångsidig och relevant kompetens hos arkivets medarbetare och god arbetshälsa.
föreligger för gallring av analogt och elektroniskt material och för förstöring och förvaring av digitaliserat analogt material så att behov av ytterligare arkivutrymme inte uppstår. 4. Logistiken beträffande placeringen av det analogiska materialet och tillhörande tjänster planeras och genomförs på enhetsnivå. 5. Inom produktionen av tjänster tillämpas modern teknik på ett fördomsfritt sätt. 6. Dokumentinformation av privat karaktär förvärvas enligt en proaktiv policy och i nära samarbete med andra aktörer inom den privata arkivsektorn. 7. Samarbetet med strategiska partner är aktivt, innovativt och mångsidigt. 8. Crowdsourcing används på ett fördomsfritt sätt för främjande av användbarheten och vidareutnyttjande av digital dokumentinformation. 9. Planeringen, utvecklingen och ledningen av verksamheten utgår från en helhetsarkitekturmodell. 10. Elektroniska kommunikationskanaler och sociala medier används för kommunikation på ett effektivt sätt. 11. Personalplaneringen och den långsiktiga rekryteringspolicyn betonar vikten av tidsenlig kompetens och aktiv arbetsrotation.
Metoder för genomförande av strategin 1. Resurserna riktas in i enlighet med strategins fokusområden och målsättningar. 2. Norm- och informationsstyrningen är tydlig, kompetent och dagsaktuell. 3. Tydliga kriterier och processer
Omvärlden Det finländska samhället bygger på information och användning av information.
2
Olika informationssystem och informationsinnehållet i dem spelar en viktig roll i den offentliga förvaltningens verksamhet. Förmågan att utnyttja information är en central konkurrensfaktor och dess betydelse för ekonomin ökar allt mer. Ett av de viktigaste målen fram till 2020 är att information överförs smidigt mellan den offentliga förvaltningens datasystem.
erhålls genom att kombinera olika slags information. Den offentliga förvaltningen tillhandahåller medborgarna och företagen välfungerande och heltäckande elektroniska myndighetstjänster som utvecklas i samarbete och med fokus på kunden. Funktionerna för ärendehantering centraliseras. En gemensam elektronisk arkiveringstjänst för organisationer inom den offentliga förvaltningen stöder förvaltningsprocesserna och främjar användningen av dokumentinformation för forskning och beslutsfattande i samhället.
Statsminister Juha Sipiläs regering har i sitt regeringsprogram Lösningar för Finland (29.5.2015) slagit fast att den offentliga förvaltningens kunder ska behöva uppge samma information endast en gång. När detta förverkligas kommer det att revolutionera användningen och hanteringen av offentlig information, påskynda förvaltningsprocesserna och öppna möjligheter för framtagning av inriktade tjänster som utgår från medborgarnas behov. Med öppen offentlig information får också aktörer inom den privata sektorn möjlighet att utveckla dylika tjänster som lönsam affärsverksamhet.
Genom digitalisering och automatisering av förvaltningsprocesserna och med enhetliga informationsstrukturer uppnås bättre semantisk kompatibilitet mellan informationssystemen. Det är viktigt att processerna byggs upp så att de inte är beroende av enskilda organisationer. Information som genereras i elektronisk form ska också förvaras i elektronisk form under hela livscykeln.
Tillgängligheten till och vidareutnyttjande av datamaterial från den offentliga förvaltningen främjas i enlighet med statsrådets principbeslut av den 3 mars 2011. De offentliga datalagren i Finland ska göras tillgängliga i maskinläsbar form, gratis och med tydliga användarvillkor senast 2020. Öppnandet av förvaltningen och informationen är ett sätt att säkerställa medborgarnas och medborgarorganisationernas möjligheter att delta i samhällsutvecklingen. Den största nyttan av att öppna datalagren
Kundbetjäningen sköts i allt större omfattning som självbetjäning där medborgare, forskare och andra informationsbehövande själva kan hämta tillgänglig offentlig information. För sökning och vidareutnyttjande av åtkomstbegränsad information krävs stark autentisering och fungerande tillståndsrutiner. Registeruppgifterna utgör ett centralt datalager för samhället och genom samordnade tillståndsprocesser kan de användas snabbare och effektivare.
3
Satsningarna på forskningsinfrastrukturer och hantering av vetenskapliga data ökar kraftigt både i Finland och internationellt. Öppenheten beträffande forskningsresultat, forskningsdata och forskningsmetoder ska utökas i den mån forskningsetiken och lagstiftningen tillåter det. Genom större öppenhet inom forskningen eftersträvas större vetenskaplig tillförlitlighet, transparens och relevans och effektivare användning av forskningsresultaten. Elektronisk arkivering bidrar till att säkerställa den elektroniska dokumentinformationens integritet och uppgifternas tillförlitlighet.
lagförslag till en lag om Riksarkivet och till ändring av arkivlagen, avsedda att träda i kraft 2016, och till en lag om privata arkiv avsedd att träda i kraft i början av 2017. Genom reformen ska arkivverket döpas om till Riksarkivet och landsarkiven bli Riksarkivets verksamhetsställen. Till Riksarkivet hör Samearkivet, vars namn och specialuppdrag som bevarare av samernas dokumentära kulturarv inte kommer att ändras. Med den föreslagna lagen om Riksarkivet blir det möjligt att avveckla den föråldrade distriktsförvaltningsmodellen och utnyttja arkivverkets resurser på ett effektivt sätt i en situation där anslagen i statsbudgeten minskar. Den föreslagna lagen om privata arkiv effektiverar samarbetet mellan Riksarkivet och de statsunderstödda arkiven, bringar klarhet i arbetsfördelningen och främjar utvecklingen av en gemensam anskaffningspolicy och gemensamma tjänster.
Hanteringen, åtkomsten och långtidsförvaringen av digitala datalager inom kultur och vetenskap sköts inom ramen för samarbetet mellan minnesorganisationerna. Tjänsterna för arkiv, bibliotek och museer levereras enligt en gemensam servicearkitektur.
Från arkivverk till Riksarkiv – strategi och strategiuppföljning
Genom beslutet om uppförande av ett gemensamt centralarkiv för Riksarkivet i S:t Michel och tack vare den i lagen om Riksarkivet stadgade rätten att på ett övervägt sätt förstöra analoga dokument som blivit digitaliserade blir det möjligt att planera och verkställa logistiken för förvaringen och servicen på riksnivå. Omfattande digitalisering av varaktigt förvarat material som en del av den lagstadgade överföringen till myndighetsarkiv innebär, ifall den förverkligas, att nya arkivutrymmen för varaktig förvaring av analogt material inte behöver byggas efter att centralarkivet tagits i bruk 2018.
Till följd av nya förfaranden inom den offentliga förvaltningen måste arkivverkets funktioner omorganiseras så att verket på ett effektivt sätt kan sköta sina lagstadgade uppgifter, arbeta för att verkställa målen i regeringsprogrammet och bistå den vetenskapliga forskningen som en viktig gemensam forskningsinfrastruktur. Omorganiseringen av arkivverket utgår i hög grad från att totalreformen av lagstiftningen på området verkställs. Det föreligger
4
Arkivverkets anpassningsprogram får allt större konsekvenser för verksamheten, trots att det också är nödvändigt att samtidigt utveckla rutinerna. Omvärldsförändringarna innebär stora utmaningar för Riksarkivets omorganisering enligt de mål som fastställs i strategin. Därför finansieras särskilt forsknings- och utvecklingsverksamheten med externa, konkurrensutsatta medel.
Användningen av digitalt material sker genom självbetjäning. Ansökan om tillstånd och onlineanvändning av digitalt material med åtkomstbegränsning förutsätter autentisering som ordnas genom den offentliga förvaltningens gemensamma lösningar. Riksarkivets webbtjänster utgör också en kanal för beställning och användning av analogt material. Riksarkivet bygger i samarbete med forskningsinstitut, registermyndigheter och forskarsamfundet upp en riksomfattande tjänst för användartillstånd som ska ersätta organisationernas nuvarande, tidskrävande separata tillståndsprocesser. Den nya tjänsten ger bättre och mångsidigare tillgång till materialet i registren och underlättar forskningen. Även resultaten från forskningen blir snabbare tillgängliga s.g.s. i realtid för det samhälleliga beslutsfattandet.
Hur Riksarkivets strategiska mål har uppfyllts ska utvärderas genom en självutvärdering 2017 och en mellangranskning efter att centralarkivet tagits i bruk 2018. Utifrån dessa görs justeringar för den återstående strategiperioden. Efter strategiperiodens utgång görs en internationell utvärdering och rekommendationerna från den används vid beredningen av följande strategi som sträcker sig till 2025.
Det primära kundgränssnittet till Riksarkivets material är Finna, som är det nationella digitala bibliotekets kundgränssnitt för användning av arkivmaterial. I Finna integreras nya tjänster för e-forskning. Användningen av arkivmaterial via Finna förbättras utifrån kundernas behov.
Elektroniska tjänster med kunden i fokus Produktionen av Riksarkivets tjänster förnyas så att den bättre svarar mot förändringarna i forskningsprocesserna och olika kundgruppers behov. Riksarkivet förbättrar sina elektroniska tjänsters användbarhet i samarbete med kunderna och kulturarvsaktörerna genom att se över och förenkla sina tillståndsprocesser, möjliggöra generering av metadata för sociala medier och ta fram tjänster anpassade enligt materialtyp. Kunderna får tillgång till olika crowdsourcingplattformar där de kan bidra med sociala metadata och korrigera maskininlästa texter.
Tjänsten AHAA, som byggts upp av Riksarkivet och sex statsunderstödda arkiv, öppnas även för användning inom den offentliga förvaltningen och görs tillgänglig för övriga arkivaktörer. Tjänsten är avsedd att bli en heltäckande metadatakatalog för dokumentinformation som också underlättar tillgängliggörande av metadata som öppna data.
5
Norm- och informations styrning
som ska förvaras i analog form. Digitaliseringen förbättrar kännbart materialets tillgänglighet och skapar en funktionell bro mellan analogt material och material som skapats i elektronisk form.
Beslut enligt gallringspolicyn och -strategin om varaktig förvaring av dokumentinformation och policyn för anskaffning av privata material säkerställer en täckande, objektiv och tillräcklig bild av samhället och samhällsaktörerna för forskningen.
Efter den föreslagna ändringen av arkivlagen ska det bli möjligt att förstöra analogt material efter digitalisering utan att dokumentens beviskraft påverkas. Förstörings- och förvaringskriterierna för digitaliserat material och det kulturella värdet hos analogt material blir föremål för en internationell utredning som beskriver internationella förvaringsförfaranden och den andel av materialet som ska förvaras varaktigt. Inget analogt material förstörs innan utredningen och avvägningarna på basis av den är klara. Målet är att 80–90 procent av det nya material som är avsett att överföras ska kunna förstöras efter att det digitaliserats i samband med överföringen.
Målet för Riksarkivets styrning av dokumenthanteringen är att säkerställa varaktig förvaring av dokument samt deras användbarhet och tillgänglighet, med fokus på hanteringen av dokumentinformationens hela livscykel speciellt i elektroniska miljöer. Strukturerade data som finns i datasystemen görs också tillgängliga separat enligt målen för öppen offentlig information. Riksarkivet främjar digital arkivering inom den offentliga förvaltningen genom att bestämma vilken dokumentinformation som ska förvaras varaktigt. Data i datasystem och register som anknyter till förvaltningens substansuppgifter ska förvaras varaktigt i digital form.
Internationellt samarbete och internationell utvecklings verksamhet Den internationella verksamheten ingår i Riksarkivets centrala verksamhetsprocesser. Genom internationella kontakter säkerställs att Riksarkivet har aktuell kompetens som överensstämmer med internationella standarder och internationell praxis. Det internationella kunnandet utnyttjas i Riksarkivets egen verksamhet och utveckling.
En ny uppskattning av volymen av det analoga material hos statsförvaltningen som ska förvaras varaktigt utförs så noggrant som möjligt och överföringscykeln schemaläggs. Utgångspunkten är att det analoga material som är avsett att överföras till varaktig förvaring digitaliseras inom ramen för överföringsprocessen. De överförande organisationerna står för kostnaden för digitaliseringen. Samtidigt fastställs hur stor del av materialet
Fokusområden i den internationella verksamheten är nordiskt samarbete, samarbete
6
mellan medlemsländerna i Europeiska unionen samt Internationella arkivrådets (ICA) verksamhet. Anskaffning av dokument som gäller Finland från ryska arkiv är ett kostnadseffektivt sätt att ge finländska forskare samordnad tillgång till viktigt forskningsmaterial.
och användbart. Det nordiska samarbetet intensifieras. Viktiga samarbetsformer är projekten för e-tjänster, för utveckling av forskningsdatabaser och för vidareutnyttjande av digitalt material. För dessa projekt söks extern finansiering. Riksarkivet deltar i nationella och internationella partnerprojekt vilka tillgodogör sig teknologier för semantiska webben och ontologier i syfte att höja vidareutnyttjandevärdet av dokumentinformation.
Riksarkivet jämför sig internationellt med de andra nordiska ländernas nationella arkivverk. Det strategiska målet är att Riksarkivets samtliga funktioner ska representera en god nordisk nivå. Utvecklingen följs upp och bedöms med hjälp av regelbundna jämförande utvärderingar (benchmarking) som täcker de olika områdena i verksamheten.
Den privata arkivsektorn Riksarkivet spelar en viktig roll på det privata arkivområdet. Privatarkivverksamheten bygger på en anskaffningspolicy som utarbetats i samråd med de övriga aktörerna på området. Genom policyn fastställs uppgifterna och målen för varje enskild aktör i fråga om anskaffning, förvaring och tillgängliggörande av privata arkiv och dokument. Anskaffningspolicyn ligger till grund för en långsiktig och proaktiv verksamhet och stärker de ekonomiska betingelserna. Samarbetet syftar till att säkerställa anskaffningen av material från aktörer inom den privata sektorn och civilsamhället och från medborgare, vilket kompletterar myndighetsmaterialet. Därvid beaktas även materialets geografiska representativitet.
Riksarkivet deltar i det internationella samarbetet för skydd av kulturtillgångar, framför allt inom ramen för Unesco och den internationella Blue Shield-organisationen. Fokus ligger på Unescos Världsminnesprogram för skydd av det dokumentära kulturarvet. Som Riksarkivets specialkompetensområde inom Europeana utvecklas digitaliseringen och den öppna tillgängligheten av heraldiskt material med målet att skapa en enhetlig europeisk heraldisk databas, Europeana Heraldica. Det internationella FoU-samarbetet sker inom ramen för olika EU-projekt. I dessa projekt skapas gemensamma plattformar som främjar den moderna forskningsprocessen och gör digitalt material mer tillgängligt
Riksarkivet styr och övervakar de statsunderstödda privata arkivens verksamhet och tilldelar dem årligen anslag ur statsbudgeten enligt grunder som fastställs i lagen om pri-
7
vata arkiv. Riksarkivet främjar den långsiktiga planeringen av verksamheten inom privata arkiv som åtnjuter permanent statsbidrag, för att uppnå kostnadseffektiva lösningar för lokalarrangemang och datasystem. De viktigaste verktygen för uppnåendet av målen i lagen om privata arkiv är de statsunderstödda arkivens anskaffningspolicy, övergripande arkitektur och lokalstrategi.
kommunikationsfärdigheter ägnas särskild uppmärksamhet. Riksarkivets stödfunktioner tillhandahåller ansvarsområdena proaktiva tjänster. En betydande del av Riksarkivets resurser hänför sig till projekt utanför budgetfinansieringen. Riksarkivet stärker sin projektkompetens och riktar in resurser på anskaffning och hantering av extern finansiering. Driften av lokalerna utgår från principerna för hållbar utveckling, dock utan att äventyra det nationellt betydelsefulla dokumentära kulturarvet.
Riksarkivet bereder, i samarbete med andra aktörer som tar emot privata arkiv, en nationell handlingsmodell för lagring och varaktig elektronisk förvaring av digitala privata arkiv.
Riksarkivet kommunicerar med fokus på kunderna och i syfte att öka kännedomen om Riksarkivet bland allmänheten. Kommunikationen betjänar Riksarkivets ledning, förbättrar den interna samordningen av verksamheten och främjar arbetet för uppfyllande av de strategiska målen. Effektivare intern kommunikation uppnås med hjälp av modern och enhetlig utrustning och nya allmänt omfattade rutiner.
Konsolidering av sakkuns kapen i Riksarkivet, resurshantering Digitaliseringen förutsätter ny slags expertis inom informationshantering, vilket kräver att medarbetarna fortbildar sig och följer med förändringarna i Riksarkivets omvärld. Modern utrustning och medarbetarnas
8