DIRECCION NACIONAL DE REGISTRO DEL ESTADO CIVIL
MEMORIA GESTION
AÑO 2014
PRESENTACION
La Dirección Nacional de Registro del Estado Civil, al presentar las Memorias del año 2014, quiere dejar constancia de que las mismas son producto del accionar del Pleno la Junta Central Electoral, cuyo norte a seguir nos ha permitido implementar mejoras en la eficiencia y la eficacia, junto a nuestro equipo de trabajo.
El mayor logro de esta Dirección durante el año 2014, es sin dudas, la aplicación del sistema de gestión de calidad de la Junta Central Electoral, basado en la Norma ISO 9001:2008, a 34 procesos de la Dirección y sus dependencias, que permite la garantía de la eficiencia y eficacia de los servicios que ofrecemos; así como la mejora continua de dichos procesos en beneficio del registro civil.
Consideramos de justicia, RECONOCER la ardua labor y entrega de cada una de las personas que componen la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil y sus dependencias, sin cuyo esfuerzo resultaría imposible brindar un servicio de transparente, seguro y rápido; así como alcanzar los objetivos trazados por la institución para el perfeccionamiento de las responsabilidades propias del Registro del Estado Civil.
Lic. Dolores Altagracia Fernández Sánchez
Directora Nacional de Registro del Estado Civil
LA DIRECCION NACIONAL DE REGISTRO DEL ESTADO CIVIL.
Su origen data desde 1987, cuando la Junta Central Electoral creó el Departamento del Registro del Estado Civil. En el año 2010, adquiere rango constitucional al establecer el párrafo II, del artículo 212 de nuestra Carta Magna, lo siguiente: “serán dependientes de la Junta Central Electoral el Registro Civil y la Cédula de Identidad y Electoral.”
Marco Jurídico.
Sus actuaciones están enmarcadas dentro de las disposiciones legales siguientes:
Constitución de la República.
Código Civil Dominicano.
Ley No. 659 Sobre Actos del Estado Civil.
Ley No. 985 sobre Filiación de los Hijos Naturales.
Ley No. 1306-bis de Divorcio.
Ley No. 5152 sobre Adopción.
Ley Electoral 275/97.
Ley 136-03 Código del Menor.
Ley General de Migración No. 285-04.
Ley 198-11 que regula los matrimonios religiosos y sus efectos en la R.D. Concordato entre la República Dominicana y la Santa Sede.
Resoluciones y Reglamentos dictados por la Junta Central Electoral.
Atribuciones.
Dentro de sus atribuciones básicas del Director(a) podemos citar:
- Tomar las iniciativas y medidas necesarias para el correcto desenvolvimiento de sus dependencias.
- Supervisar directamente todas sus dependencias fuera de su sede:
165 Oficialías del Estado Civil
37 Delegaciones de Oficialías
01 Oficina Central del Estado Civil
07 Centros de Servicios
01 Unidad de Declaraciones Tardías de Nacimiento
01 Unidad de Corrección de Datos
- Supervisar directamente de las áreas y unidades dentro de sus sedes.
- Investigar persé, aquellos casos que por su naturaleza ameriten confirmar la veracidad de las informaciones y documentos aportados, o solicitar investigación sobre los mismos.
- Solicitar al Pleno de la Junta Central Electoral, a través de la Comisión de Oficialías, las autorizaciones relativas a los registros del Estado Civil que no le han sido atribuidas.
- Servir de enlace entre las dependencias de la Dirección y la Dirección Administrativa.
- Formar parte de Consejo de la Escuela de Formación Electoral y del Estado Civil (EFEC).
- Ejecutar y controlar los proyectos relativos al Estado Civil
- Servir como enlace entre la Junta Central Electoral y miembros del Cuerpo Diplomático, organismos internacionales, entidades no gubernamentales e instituciones públicas; en materia de acuerdos interinstitucionales, referentes al Estado Civil de la República Dominicana.
Estructura Organizativa.
La Dirección Nacional de Registro del Estado Civil, tiene bajo su responsabilidad las oficialías del Estado Civil, la Oficina Central del Estado Civil y las unidades y áreas necesarias para el correcto desempeño de sus funciones.
Las Oficialías del Estado Civil son las Oficinas facultadas por la Ley para recibir e instrumentar actos del Estado Civil.
La figura del Oficial del Estado Civil aparece en el Código Civil Dominicano, por lo que su existencia es anterior a 1944.
En la Ley 659 sobre Actos del Estado Civil se utilizó por primera vez el término Oficialía del Estado Civil, con asiento en cada municipio y en cada Distrito Municipal. (Art.1)
Su número es determinado por las leyes especiales que crean los municipios; así como en base a estudios estadísticos en municipios cuya sobrepoblación amerita la creación de una nueva circunscripción.
La Oficina Central del Estado Civil tiene como rol principal la custodia de los Libros Registros Segundos Originales y las investigaciones relacionadas con los servicios a su cargo que juzgare de lugar o que le encomendare el Presidente de la Junta Central Electoral.
Así mismo, cuenta la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil en su sede con un buen equipo humano que hace posible la aplicación de la normativa institucional.
PLENO JCE COMISION DE OFICIALIAS DEL ESTADO CIVIL
DIRECCION NACIONAL DE REGISTRO DEL ESTADO CIVIL
SUBDIRECTOR
CENTROS DE SERVICIOS OFICINA CENTRAL DEL ESTADO CIVIL
OFICIALIAS DEL ESTADO CIVIL
DELEGACIONES EN HOSPITALES
ABOGADOS AYUDANTES
UNIDAD JURIDICA
ESTADISTICAS
DECLARACIONES TARDIAS
LOGISTICA
SERVICIO DOMINICANOS EXTERIOR
DELEGACION DE DEFUNCIONES DISTRITO NACIONAL
UNIDAD CENTRAL DE DECLARACIONES TARDIAS
SUBDIRECTOR
UNIDAD DE CORRECCION DE DATOS
DELEGACIONES DE DEFUNCIONES EN LOS CEMENTERIOS
ASISTENTES
SECRETARIA
RECEPCION
ARCHIVO
DELEGACIONES
RECONSTRUCION ACTAS DEL D.N.
Con la finalidad de crear facilidades en materia de registro civil, y dada la falta de previsiones en el marco legal, la Junta Central Electoral, haciendo uso de su facultad reglamentaria, conforme lo dispone la Constitución y la Ley 275-97, ha dictado resoluciones y reglamentaciones, para suplir necesidades que afectan el servicio a los ciudadanos.
La aplicación de las referidas reglamentaciones forma parte de las atribuciones de la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil.
La Dirección de Registro del Estado Civil cuenta con abogados ayudantes que trabajan las siguientes normativas:
DECLARACIONES TARDÍAS
Resolución 45-2008
Esta resolución tiene como objetivo flexibilizar los requisitos establecidos en la precitada Resolución 07/2003, a las personas mayores de 60 años, en razón de que por lo avanzado de su edad se les imposibilita obtener los mismos. Fue dictada en fecha 03 de octubre de 2008, para beneficiar a quienes en este segmento poblacional portan Cédula de Identidad y Electoral, o han portado Cédula de Identificación Personal (Cédula Vieja), consignando solo apellido materno. Como prueba de filiación paterna, estas personas deben aportar acta de matrimonio de los padres,.
Resolución 75-2010
Fue dictada en fecha 18 de noviembre de 2010. Anterior a esta Resolución, en los casos en que el futuro inscrito estaba imposibilitado de que uno o ambos de sus padres pudiere instrumentar la declaración, el Pleno de la Junta Central Electoral debía autorizar al Oficial del Estado Civil a recibir la misma; actualmente, esta autorización la expide la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil.
*Están a la firma, hay que esperar para clasificar.
REGISTRO NACIMIENTO DE EXTRANJEROS
Resolución 02/2007.
La Resolución 02/2007, de fecha 18 de abril de 2007, permite dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley General de Migración No. 285-04, del 15 de agosto de 2004, que puso en vigencia Libro Registro de Nacimiento de hijos(as) de Madre Extranjera No Residente. Igualmente, se dispone que al Ministerio de Relaciones Exteriores se le debe remitir un certificado de cada registro recibido, para su debida tramitación a la embajada correspondiente.
RES. 02/2007 Remisión de Certificados a MIREX
Noviembre
Diciembre
4to. Trimestre
TOTALES 2014
Comisión de Reconstrucción de Actas del Distrito Nacional
La Comisión de Reconstrucción de Actas del Estado Civil del Distrito Nacional representa a la Junta Central Electoral ante la Comisión de Reconstrucción, establecida en el artículo 22 de la ley 659 sobre Actos del Estado Civil, del 17 de julio de 1944.
4to. Trimestre
Total
Año 2014
MATRIMONIOS
Resolución 12-2009.
El 16 de junio de 1954, fue suscrito el Concordato entre República Dominicana y la Santa Sede, mediante el cual, entre otros Acuerdos, se estableció que los matrimonios celebrados por la Iglesia Católica gozarían de efectos civiles, para lo que deben ser transcritos en la Oficialía del Estado Civil correspondiente, dentro del plazo establecido.
4to. Trimestre
Reglamento de Aplicación de la Ley 198-11, que regula los matrimonios religiosos y sus efectos en la República Dominicana.
La Dirección Nacional de Registro del Estado Civil, es el órgano de la Junta Central Electoral que tiene a su cargo lo relativo a las solicitudes de acreditación de licencias a las entidades religiosas que deseen celebrar matrimonios con efectos civiles, y el otorgamiento de licencias a los oficiantes propuestos por éstas para realizar las referidas celebraciones.
Las iglesias acreditadas, de conformidad con lo dispuesto en la ley deben solicitar dispensa para la celebración de matrimonios fuera de la jurisdicción territorial a la que pertenece el oficiante que celebrará el matrimonio.
CORRECCIONES DE DATOS
Resolución 02-2009, sobre Expedición de Actas del Estado Civil Con Datos o Informaciones Discordantes u Omitidas.
En razón de la existencia de numerosos errores materiales de escritura en los registros del estado civil, en ese sentido la Junta Central Electoral dentro de su facultad reglamentaria ha estado trabajando en soluciones para los ciudadanos que se ven afectados por esta situación, de tal manera de que la institución pueda subsanar el daño ocasionado. En ese sentido, el 24 de marzo de 2009, la Junta Central Electoral dictó la Resolución de referencia.
El flujo de trabajo de la misma ha sido el siguiente:
Noviembre 3,526
Diciembre
4to. Trimestre
Totales 2014
Reglamento de Corrección de Datos en las Actas del Estado Civil por Vía Administrativa.
La Unidad de Corrección de Datos es la dependencia de la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil, encargada de la aplicación del referido Reglamento, dictado el 18 de abril de 2011, y puesto ejecución el 15 de junio del mismo año.
Este tiene como objetivo autorizar la corrección de errores materiales de escritura en las actas del Estado Civil, cuando los errores estén presentes en ambos registros, en lo referente a letras, números de cédulas, entre otros.
Octubre
Noviembre
Diciembre
4to. Trimestre
Total 2014
En lo relativo a las solicitudes de Revisión de Decisión, las cuales son conocidas por el Pleno de la Junta Central Electoral, vía la Comisión de Oficialías, tenemos el siguiente reporte:
Revisión de Decisión
ANOTACIONES MARGINALES DE DEFUNCIONES
Resolución No. 08/2009
Que consigna anotación marginal en las Actas de Nacimiento en caso de fallecimiento, de fecha 17/06/09.-
Dicha resolución surgió con el objetivo de eliminar del Registro del Estado Civil, las suplantaciones realizadas por individuos que utilizaron acta de nacimiento de personas fallecidas, con la finalidad de ocultar sus verdaderas identidades. Así mismo, ordena la declaración póstuma de nacimientos de recién nacidos.
Conforme a la misma, la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil, impartió las instrucciones correspondientes a los oficiales del Estado Civil, para que procedan a la anotación marginal del fallecimiento, en los folios contenidos en los Libros de Nacimiento correspondientes
En lo relativo a las autorizaciones de anotaciones marginales de las defunciones en las actas de nacimiento de los finados, esta Dirección obtuvo los resultados siguientes: Septiembre 50 3er. Trimestre
Diciembre
CuartoTrimestre
TOTAL
SUSPENSIONES DE EXPEDICIÓN ACTAS
Resolución 12/2007, sobre suspensión provisional de la expedición de actas del Estado Civil viciadas o instrumentadas de manera irregular.
En busca de soluciones a las deficiencias y problemáticas del Registro del Estado Civil enfocadas en diferentes direcciones, una de ella quizás la de mayor trascendencia, era la vulnerabilidad de que habían sido objeto los Libros Registros, en los cuales se encuentran inscritos los diversos Actos del Estado Civil, muchos de ellos plagados de irregularidades y de inconsistencias como: borraduras, tachaduras, falsificaciones, modificaciones e inscripciones sin observar los procedimientos establecidos por la Ley; inserciones de folios; y suplantaciones o sustituciones de personas inscritas originalmente, entre otras.
Resolución
SERVICIOS
Acuerdo JCE- Embajada de España.
El área de abogados ayudantes, también se encarga de dar cumplimiento al Acuerdo de Cooperación suscrito entre la Junta Central Electoral y la Embajada de España, con la finalidad de verificar las actas de nacimiento de las personas que soliciten visado, residencia o ciudadanía española, a discreción del referido órgano diplomático.
Unidad Jurídica.
La Dirección Nacional de Registro del Estado Civil cuenta con una Unidad Jurídica encargada de los expedientes relativos a solicitudes de autorizaciones de transcripciones de sentencia, de transcripciones de actas instrumentadas en el extranjero, pronunciamiento de divorcios, cambio de nombres, entre otras.
Divorcio por Mutuo
Trámites Administrativos
Área de Secretaría.
La Dirección funge como enlace entre las Oficialías del Estado Civil y la Junta Central Electoral, en ese sentido, las tramitaciones de carácter administrativo se realizan en el área de Secretaria. Para el año 2011, dicha área trabajó la cantidad de 4,260 expedientes, de la manera que sigue:
SECRETARIA
Diciembre
4to. Trimestre
2014 Asistentes.
La atención ciudadana recae sobre esta área, además de la responsabilidad de asistir a la Dirección en todo lo necesario para su correcto funcionamiento, en cuanto a lo cuantificable tenemos:
4to.
Trimestre
Total 2014
Estadísticas.
El área de Estadísticas de esta Dirección cuenta con un personal profesional adiestrado para realizar tareas como: Investigaciones, depuración de documentos de las oficialías, procesamiento de las defunciones para fines de cancelación de cédulas y llevar las estadísticas vitales; tiene también a su cargo el “JCE Responde” en el ámbito del Registro Civil.
Dentro del marco de modernización del Registro Civil se ha estado trabajando para que las Oficialías funcionen en locales adecuados, que garanticen la conservación de los Libros registros y la viabilidad de instalación de sistemas informáticos. En este sentido, en el año 2012, se lograron los resultados siguientes:
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
4TO. TRIMESTRE
TOTALESAÑO 2014 LOGISTICA.
El área de Logística de la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil es la encargada de la recepción y entrega del papel de seguridad utilizado en las Oficialías del Estado Civil y en los Centros de Servicios, en la impresión de las actas del estado civil. El formato de dicho papel se inserta en hojas pre-numeradas secuencialmente, en tamaños 8.5” x 6.5”; 8.5” x 11” y 8.5” x 14”, dependiendo del tipo.
Octubre
Noviembre
Diciembre
4to.
PROYECTO ISO 9001:2008
Durante todo el año 2014, la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil estuvo inmersa en las tareas relativas al proyecto de certificación de la Norma ISO/9001:2008, quedando en esta primera etapa, dentro del alcance del sistema de gestión de calidad (SGC) de la Junta Central Electoral, los siguientes procesos:
Recepción de Documentos Remitidos por las Oficialías del Estado Civil Relativos a las Defunciones.
Opiniones e Instrucciones a los Oficiales del Estado Civil
Resolución 02-2009 sobre actas con datos discordantes u omitidas.
Resolución 45-2008 sobre declaraciones tardías de nacimiento de personas ceduladas mayores de 60 años de edad cuyo carnet solo consigna el apellido correspondiente a la filiación materna.
Resolución 75-2010 que dispone la inscripción de declaraciones de nacimiento con la comparecencia de terceros en calidad de declarantes.
Autorización de las transcripciones, asentamiento de pronunciamiento de divorcio, anotaciones de las modificaciones y rectificaciones en los actos del estado civil.
Verificación de actas de nacimiento con irregularidades conforme a la Resolución 12/2007.
Transcripción de Matrimonios Canónicos.
Solicitud de papel de seguridad de las oficialías.
Reabastecimiento de papel de seguridad al área de despacho de Registro Civil.
Rectificación de actas del estado civil.
Reconocimiento judicial forzoso por la madre menor de edad.
Transcripción de actas instrumentadas en el extranjero.
DRC-001
DRC-002
DRC-003
DRC-004
DRC-005
DRC-006
DRC-007
DRC-008
DRC-049
DRC-050
DRC-012
DRC-013
DRC-014
Registro de actas de defunción oportuno.
Declaraciones tardías de nacimiento.
Declaraciones tardías de nacimiento de menores.
Registro de actas de defunción tardía.
DRC-015
DRC-016
DRC-017
DRC-018
Matrimonio civil. DRC-019
Matrimonio canónico. DRC-020
Declaraciones de nacimiento. DRC-021
Recepción y depuración de declaraciones de nacimiento.
DRC-030
Análisis, recepción y emisión de oficio de declaraciones tardías. DRC-031
Rechazo de declaraciones tardías de nacimiento.
DRC-032
Devolución declaraciones tardías de nacimiento. DRC-033
Solicitud de certificación de cédula vieja.
DRC-034
Investigación de expedientes de declaraciones tardías de nacimiento. DRC-035
Correcciones administrativas. DRC-011
Reconocimiento voluntario. DRC-040
Pronunciamiento de divorcio. DRC-041
Solicitud de papel de seguridad. DRC-049
Reabastecimiento de papel de Seguridad al área de despacho de Registro Civil. DRC-050
PROGRAMA DE EDUCACION CONTINUADA
En este renglón la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil se involucró a través de la Escuela Nacional de Formación Electoral y Registro Civil (EFEC) en Cursos talleres
dirigidos a Oficiales y Suplentes del Estado Civil, entre ellos citaremos:
Principios Básicos para Oficiales del Estado Civil de nuevo ingreso: a través de éstas capacitaciones se ofrece una inducción, a fin de que los nuevos oficiales cuenten con una visión general de las responsabilidades puestas a su cargo.
Virtualización del III y IV programa inicial de Formación para Oficiales del Estado Civil y Suplentes Aspirantes a la Carrera. Estas capacitaciones proporcionaron el conocimiento para manejar los cursos bajo la modalidad a distancia, poniendo de manifiesto la capacidad de manejar sistemas educativos virtuales de los participantes.
En lo que concierne al personal de la Sede parte de éste son o han participado en:
Charla Educativa sobre Desarrollo de Valores Organizacionales, mediante la cual se involucró a los participantes en la importancia de los valores de nuestra institución.
Curso para Facilitadores de la Formación Profesional, éste procura la capacitación de nuestro personal para que sean facilitadores de la EFEC.
Curso Taller Acceso a la Información Pública y Servicio al Ciudadano, cuyo objetivo es dotar a los participantes de los requisitos esenciales de los servicios que ofrece la Dirección, a fin de que puedan dar una información correcta a los ciudadanos.
Maestría Profesionalizante en Derecho de Familia y Actos del Estado Civil, mediante la cual dotamos al personal de mayores conocimientos concernientes a asuntos relativos a sus funciones, a fin de que puedan ejercer aún mejor las mismas.