Preservación y conservación de Documentos

Preservacion y conservación de documentos Este trabajo se basa en la preservación y conservación de los archivos teniendo en cuenta los factores extrínsecos e intrínsecos que alteran un documento, donde se puede hacer la explicación con las normativas del Archivo General de la Nación en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, estos procesos definen cuales son las consecuencias a las temperaturas, humedad, luz y contaminantes Atmosféricos que están expuestos cualquier documento de archivo.

E x i s t e n d i s t i n t o s f a c t o r e s s d e a l t e ra c i ó n d e l o s d o c u m e n t o s , a l g u n o s s o n c o n t ro l a b l e s y o t ro s i n e v i t a b l e s , l o c i e r t o e s q u e e l p a s a r d e l t i e m p o g o l p e a d u ra m e n t e l a m e m o r i a q u e d e b e m o s c u i d a r , y d e b e mos empezar por conocer dichos factores y su división.

Factores de alteración del documento

Extrínsecos

INtrínsecos

ambientales - Humedad -Luz -Temeratura -Contaminantes atmosféricos

Composiciones materiales

Materiales inestables

bióticos

- Tintas Adecuadas -Gramaje Adecuado

- Tipos de papeles - REsistencias de papél

- Microrganismos - Roedores -Insectos

desastres -Incendios - Terremotos - Inundaciones

antropogénicos - Manipulación - Vandalísmo

Sistema integrado de conservación

s.i.c.

Las entidades del estado están obligadas a cumplir con la ley de transparencia , por eso deben formular programas de gestión documental y se debe contar con diferentes procesos entre otros el de preservación a largo plazo.

El sistema integrado de conservación debe darse a la par del sistema integrado de gestión de forma que oriente a las entidades en la implementación de programas y estrategias a partir de la creación de herramientas y mecanismos de control, en pro del aseguramiento de la información a través de actividades que garanticen la integridad física, funcionalidad de los materiales de archivo y la preservación de la información (SIC) .Este tiene dos componentes, el primero Plan de conservación documental y el segundo Plan de preservación documental digital a largo plazo.

CONSERVACIÓN y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Teniendo en cuenta las normativas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen: Las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos

·La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios.

Extrínsecos

condiciones AMBIENTALES

·Ventilación -Debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento.

•La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. ·Iluminación -Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.

-Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones.

-Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.

En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones ambientales tales como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben contar con instrumentos de medición como termohigrómetros y registrar las mediciones en el formato FGD.33 “Control de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de Archivo”. Asimismo, se debe cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: ·HUMEDAD Y TEMPERATURA En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C. -Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%. Material Documental: Fotografía -Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 50%.

-En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se recomienda mantener una temperatura entre 10°C y 18°C. -En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la humedad relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%. Material Documental: Microfilm La Humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm es recomendable entre 30% y 40%.

iLUMINACIÓN -Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de baja intensidad. ·LUZ La luz tiene un trascendente efecto en los documentos los cuales son: -La radiación infrarroja o ultravioleta -La luz solar que causa también deterioros -Generación de reacciones químicas -Oxidación en papeles y fotos En los ambientes con iluminación de luz de sol, pueden ponerse cortinas que filtran la radiación UV. Medida en lúmenes/m2, o sea en unidades lux, 50 lux por día es la cantidad de luz indicada para la conservación. 50 lux equivalen a una suave iluminación ambiental. Si hubiera documentos expuestos a mayor radiación lumínica, deben guardarse temporariamente en lugares oscuros tras su exposición.

CONTAMINANTES ATMOSFÉRICOS Son sustancias contaminantes como: -Gases que causan corrosión y oxidación -El polvo causa abrasión y en contacto con la humedad -Causa manchas -Favorece la acidificación y crea un ambiente propicio para los hongos.

BIÓTICOS Los riesgos bióticos o causas biológicas se deben a la acción de microorganismos como los hongos y las bacterias, los cuales pueden reproducirse con más facilidad debido a que las condiciones de temperatura y humedad lo permiten.

Dichos microorganismos general manchas sobre el papel y pigmentar el material ocasionando serios problemas en cuanto a la preservación de documentos.

Se pueden encontrar los siguientes: -Plagas -Tisanuros (pececillos de plata) -Isópteros (termitas – hormigas) -Coleópteros (escarabajos – gorgojos) -Dictióperos (cucarachas) -Roedores

DESASTRES inminentemente sucesos naturales pueden ocurrir, desde incendios, inundaciones o inclusive terremeotos. si bien se sale de nuestras manos controlarlos, podemos estar preparados para mitigar el daño y la perdida de información importante con un buen soporte, infraestructura, material, orden entre otros.

antropogénicos Son todos aquellos factores que son ocasionados por el hombre. Se conoce que el ser humano es el mayor causante por pérdida y deterioro de los documentos y materiales de archivo. Las principales razones son por descuido, ignorancia o negligencia.

Podemos destacar tres factores que son inducidos por el hombre: Por espacios inadecuados: Por la falta de viabilidad al momento de adecuar sitios para los depósitos de archivo. Dichas edificaciones se encuentran cerca de fábricas, presentan problemas de humedad, filtraciones, cubiertas en estado de deterioro e infraestructura que no ha sido diseñada para almacenar grandes cargas de peso. En éstos casos no se tiene en cuenta la conservación de los materiales de archivo sino que se busca la economía sin importar el espacio o el lugar donde se ubique.

Por manipulación incorrecta: Manejo inadecuado al momento de realizar consultas de los documentos físicos. Se pueden presentar rasgaduras, inadecuada manipulación de sustancias liquidas sobre los documentos, manchas de alimentos o marcas por bolígrafos.

Por violencia y robos: Debido a la pérdida de documentos o materiales de archivo, eliminación de documentos y manipulación atentando contra la integridad de la información.

intrínsecos Composición de materiales y materiales inestables Son los que se encuentran en la propia naturaleza de las materias primas del papel, tinta o bien en los componentes que se agregan en su proceso de fabricación.

Dentro de ellos están: Oxidación. Esta tiene que ver con la influencia de elementos metálicos en las tintas ferrogálicas y su combinación con el ácido sulfúrico que hay en el medio. La tinta es un elemento sustentado al soporte, por lo que cualquier reacción química que se dé en ella lo afectará irremediablemente. La evidencia de este factor se nota cuando la tinta hasta taladra el papel, provocando el desprendimiento de líneas y páginas enteras de texto, las cuales aparecerán como quemadas o carbonizadas.

El efecto puede transferirse a las páginas cercanas.

Acidez (pH). Se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que tiene el papel, ocasionado pricipalmente por la presencia de lignina, aditivos y aprestos en el proceso de fabricación. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez, la cual se mide en términos de pH, es decir la concentración del ión hidrógeno. Cuando el fenómeno se produce, es fácil detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto de volverse quebradizo.

INTEGRANTES Acosta Contreras María Rosa Jiménez Solís Betty Ruth Melo López Vivían Julieth Pérez Pérez Carlos Arturo Rodríguez Sánchez Maira Alejandra Presentado a: Maribel Cano Saldarriaga