Guía para el llenado de reportes mensuales y avance de indicadores

Gu铆a para el llenado de reportes mensuales y avance de indicadores Actualizaci贸n para la versi贸n del reporte Abril 2015

Abril 2015 RTI International Monitoreo y Evaluacion

Introducción Con el propósito de unificar criterios y facilitar el uso del formato de reportes, se les proporciona esta guía general con indicaciones para el llenado de cada renglón del reporte, según aplique al componente que estarás reportando. Esta guía está dirigida a las personas que intervienen en la etapa de análisis y reporte de avances mensuales.

Utilidad del reporte mensual Actualmente, estamos en la transición hacia el uso de la plataforma web como fuente única de verificación para el reporte de los avances en ejecución de los programas y reporte de indicadores. Esto hace que el reporte mensual narrativo tenga como funciones principales:

- Un análisis estratégico de los avances y retos de las áreas de intervención o programas.

Analisis de avances y retos

Participantes unicos por actividades

- La identificación de los participantes únicos que han recibido servicios en el proyecto.

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Verificacion interna de ejeucion y digitacion

Monitoreo de metas

Un monitoreo continuo de las metas por programa y globales.

- Herramienta de verificación de las actividades e indicadores digitados, en contraste con los listados recibidos durante la ejecución del programa.

El Reporte de Avance Mensual es el resumen de las actividades desarrolladas durante el mes, los participantes (directos e indirectos) atendidos en las actividades y programas, así como un monitoreo de avances de los resultados e indicadores que se alimentan de las acciones.

El formato reporte se compone de dos partes: 1. Reporte de Avance Mensual: cuenta con un componente narrativo y cuantitativo de los avances en programas, indicadores y metas por programa. Todos los indicadores de resultado están colocados por componente, por lo que deben estar digitados como actividad en la plataforma según los criterios de digitación socializados.

2. Reporte Fotográfico: compilado de fotografías de evidencia de las actividades realizadas. Quisiéramos contar con evidencia fotográfica de las actividades más importantes que has tenido en este mes. Favor colocar no más de 3 fotos por cada programa, utilizando los criterios y especificaciones señaladas en el formulario .

Periodo de Reporte Límite para presentación de reporte Envío, seguimiento y retroalimentación de reportes mensuales

Del 1 al 30/31 de cada mes Día 15 del mes posterior al periodo reportado.

Se envían digitalmente a personal delegado en Entrena y Encargada de M&E de RTI. Las preguntas se canalizan por la misma vía.

Aspectos claves para el reporte mensual Para la realización del reporte mensual es vital contar con las siguientes acciones previas, para garantizar una mayor calidad en el informe realizado: - Garantizar una recogida en campo de los listados, con tiempo prudente para proceder a la digitación.

- Garantizar una digitación de las actividades realizadas actualizada al cierre de mes.

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Realizar un monitoreo del avance de los indicadores de resultado mensualmente, con su listado lleno y entregado a la persona encargada, para proceder a su digitación.

Verificación por parte de la Coordinación Técnica, de los listados digitados en comparación con los listados recibidos de campo. Esta verificación consiste en: o Cantidad de actividades digitadas vs cantidad de listados recibidos. o Cantidad de participantes cotejados por actividad vs cantidad de participantes en listados. o Asignación de actividades por programa. Verificar que la asignación del programa es correcta. Por ejemplo: Charla de ITS en el programa de Capacitación Técnica o Taller de Emprendimiento en el programa de Capacitación Técnica. o El instrumento idóneo para esta verificación es el reporte en línea “Servicios por Programa”.

Llenado de las secciones del reporte mensual Sección I: Estatus Actual del Proyecto Se obtiene del reporte en línea “Servicios por Programa”, seleccionado: Tipo de Participantes: All (suma de directos e indirectos) Programa: Ninguno (Selecciona todos los programas) Fecha: Día 1 del mes reportado hasta ultimo día del mes reportado.

Las actividades que no forman parte de programas bajo contrato o que son transversales, se describen al final de esta sección y se redactan siguiendo los mismos criterios de llenado. ¿Cómo se llena sección Estatus Actual?

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Criterios de llenado por sub-resultado Cada sub-resultado cuenta con programas y estrategias distintas, por lo que, la redacción de las actividades por programa en el informe debe brindar a las áreas técnicas de Entrena, una mejor comprensión de las acciones emprendidas a nivel de cantidad, tipo de actividad y propósito. A continuación algunos criterios básicos para la redacción según programa: Programas Incidencia en Políticas Publicas

Capacitación Técnica

Espacios para Crecer/Retención escolar Prevención SSR, ITS, VIH/SIDA

Autoempleo

Criterios de redacción en informe Consolidar en la fila el total de actividades del mismo tipo e indicar el propósito de estas actividades. Ejemplo: 10 talleres sobre marco legal de juventud para sensibilizar autoridades en política juvenil.

Consolidar en la fila el total de cursos iguales, especificando el nombre del curso y el total de grupos.

Ejemplo: 3 grupos de curso de mecánica automotriz realizados.

Consolidar en la fila el total de EPC o retención que se realizan por comunidad o local Consolidar en la fila el total de actividades que se realizaron con el mismo nombre y propósito. Ejemplo: 25 charlas sobre prevención de VIH en que se trabajó uso del condón y marco legal de VIH. Consolidar en una fila el total de actividades que se realizaron con el mismo nombre y propósito. Ejemplo: 2 talleres de emprendimiento para orientar en fuentes de financiamiento.

Este criterio de redacción NO define el cuerpo del informe. Es decir, no limitar la redacción en el informe a las actividades que se han dado como ejemplo en el recuadro anterior.

Sección II. Monitoreo de Cumplimiento Metas por Programa y General Se obtiene consultando dos reportes en línea: “Participantes Únicos por Programa”: Total de participantes únicos que han asistido en al menos 1 actividad, segregado por programa. Este dato se compara con las metas totales por programa, según el cuadro resumen de beneficiarios facilitado por Dept. de Contratos. Para obtener el dato, se selecciona: Tipo de Participante: Non-Collateral (selecciona solo los participantes directos).

Programa: Ninguno (Selecciona todos los programas) Fecha: Desde el mes de inicio del proyecto hasta el mes que se está reportando. Esto para obtener un dato acumulativo a la fecha del reporte y medir el avance con respecto al total.

“Participantes Únicos con Servicios”. Total de participantes únicos que han recibido servicios o actividades al menos 1 vez en 1 o más programas. Este dato se compara con la meta global, según el cuadro resumen de beneficiarios facilitado por Dept. de Contratos. Para obtener el dato, se selecciona: Tipo de Participante: Non-Collateral (selecciona solo los participantes directos).

Programa: Ninguno (Selecciona todos los programas) Fecha: Desde el mes de inicio del proyecto hasta el mes que se está reportando. Esto para obtener un dato acumulativo a la fecha del reporte y medir el avance con respecto al total.

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Con el archivo descargable, identificar el total de participantes y segregar por grupo de edad. ¿Cómo se llena sección Monitoreo de Metas?

Sección III. Planes para el próximo periodo En esta sección se especifican los planes para el próximo periodo, según el Plan Operativo Anual y otros imprevistos.

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