Circular N.° CI-009-RG-2020

Circular CI-0009-RG-2020 San José, a las 10:30 horas del 24 de setiembre del 2020 Señores Xinia Herrera Durán, Reguladora General Adjunta Anayansie Herrera Araya, Auditora Interna Daniel Fernández Sánchez, Intendencia de Transportes Álvaro Barrantes Chaves, Intendencia de Agua Marco Cordero Arce, Intendencia de Energía Rodolfo González Blanco, Dirección General de Operaciones Carol Solano Durán, Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria Gabriela Prado Rodríguez, Dirección General de Atención al Usuario Ricardo Matarrita Venegas, Dirección General de Estrategia y Evaluación Marlon Yong Chacón, Dirección General Centro Desarrollo de la Regulación Mauricio González Quesada, Director de la Intendencia de Transportes Luis Elizondo Vidaurre, Intendencia de Agua Mario Alberto Mora Quirós, Director Intendencia de Energía Johnny Eduardo Noguera Flores, Director de Tecnologías de Información Guisella Chaves Sanabria, Directora de Estrategia y Evaluación Heylin Ramírez Sánchez, Directora de Asesoría Jurídica y Regulatoria Magally Porras Porras, Directora Financiera Esteban Castro Quirós, Jefe de la Dirección de Tecnologías de Información Merari Herrera Campos, Jefa Departamento de Proveeduría Carlos Chinchilla Bermúdez, Jefe Departamento de Servicios Generales Gustavo Alvarado Zúñiga, Jefe Departamento de Finanzas Melissa Díaz Valverde, Jefe del Departamento de Gestión Documental Carolina Mora Rodríguez, Jefe del Departamento de Comunicación Institucional Alfredo Cordero Chinchilla, Secretario de la Junta Directiva

DE:

Roberto Jiménez Gómez, Regulador General

ASUNTO:

Firmado digitalmente Firmado digitalmente por por**** ROBERTO ROBERTO JIMENEZJIMENEZ GOMEZ (FIRMA) GOMEZ (FIRMA)****

Comité Gobierno Corporativo

Propósito

El presente documento establece una serie de acciones estratégicas que se han conformado durante la administración 2016-2022, a partir del cambio de visión en cuanto a humanizar la gestión regulatoria.

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Este enfoque nos dirige hacia un replanteamiento institucional; cuando establecemos que la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos tiene como eje principal el colocar a los diferentes tipos de usuarios como centro de la regulación, esto implica cambios sustanciales en las labores estratégicas, mediante la coordinación con las áreas internas y los equipos de trabajo en el desarrollo de un planteamiento que acerque a la Aresep al contexto local, nacional e internacional.

Lo anterior, generando mayor y mejor participación social, mostrando el valor público de la regulación para la sociedad costarricense; trabajando en cercanía con los territorios y las comunidades, generando alianzas de trabajo con instituciones locales, nacionales e internacionales; y siendo una instancia productora de conocimiento técnicoy académico, que genera y gestiona políticas públicas con posibilidad de incidencia en la calidad de vida de todas las personas.

Esto nos permite conformar una nueva legitimidad, pasando de ser una institución centralizada conocida por trabajar en la conformación y asignación de tarifas, a un ente que vela por la calidad de los servicios públicos desde un enfoque de derechos; mediante un abordaje integral interno y con un amplio trabajo de coordinación externa desde una perspectiva descentralizada y multinivel.

Para tales efectos estos elementos relacionados a un enfoque regulatorio estratégico y más humano, han sido abordados desde el Despacho del Regulador General desde el ámbito de políticas públicas, estrategia y entorno1.

El alcance de este documento consiste en concretar el vínculo existente entre las acciones estratégicas que se trabajan desde este enfoque en el Despacho, con el fin de generar la arquitectura institucional que se necesita para formalizar dichas acciones en el marco del enfoque basado en procesos y del desarrollo operativo institucional.

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Circulares funcionamiento del Despacho del Regulador General 1041-RG-2016, 612-RG-2017 y CI-0003-RG2019

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Las labores gestadas desde este eje apuntan a la conformación de un modelo de trabajo desde una perspectiva de gobierno corporativo, siendo esta una de las recomendaciones de la OECD quién es el principal organismo en generar herramientas conceptuales y normativas para abordar y desarrollar este modelo entre las organizaciones privadas y públicas.

Este es definido, para efectos de este proceso, como un modelo para la articulación interna y externa para el fortalecimiento de la gestión, organización y la fiscalización integral del cumplimiento de las ideas rectoras institucionales. Mediante procesos claves como el monitoreo del entorno, la planificación estratégica institucional, el diseño organizacional, la mejora continua y la gestión del aprendizaje organizacional; así como el atender, programar y fortalecer las relaciones institucionales internas y externas.

Cabe recalcar que, “las buenas prácticas de gobierno corporativo enfatizan en la adecuada administración de las entidades, en la prevención y gestión de conflictos de intereses, en la transparencia y rendición de cuentas, en la gestión de riesgos y en los aspectos formales de organización y asignación de funciones y responsabilidades, todo lo cual facilita el control de las operaciones y el proceso de toma de decisiones por parte de los órganos de dirección y de la Alta Gerencia”2 Fundamento legal La Ley de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos N.º 7593 en su artículo n°1 establece la disposición de “sujetarse al Plan nacional de desarrollo, a los planes sectoriales correspondientes y a las políticas sectoriales que dicte el Poder Ejecutivo”.

Por su parte la ley establece objetivos fundamentales vinculados a procurar un accionar hacia el bienestar de la población costarricense:

a) Armonizar los intereses de los consumidores, usuarios y prestadores de los servicios públicos definidos en esta ley y los que se definan en el futuro.

2

Reglamento sobre Gobierno Corporativo. Consejo Nacional De Supervisión Del Sistema Financiero

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b) Procurar el equilibrio entre las necesidades de los usuarios y los intereses de los prestadores de los servicios públicos. c) Formular y velar porque se cumplan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad, continuidad y confiabilidad necesarios para prestar en forma óptima, los servicios públicos sujetos a su autoridad. (p. 14)

Los objetivos establecidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2017-2022 indican claramente un mandato expreso por humanizar la función regulatorio en cuanto:

Objetivo Estratégico 1: Profundizar un enfoque de la regulación centrado en los usuarios que procure la protección de sus derechos, el acceso equitativo a los servicios y la efectiva participación social, en armonía con los intereses de los prestadores de los servicios públicos.

Objetivo Estratégico 2: Ejercer una fiscalización efectiva procurando el acceso, cantidad, oportunidad, continuidad y confiabilidad en la prestación de los servicios públicos para la mejora continua de la calidad.

Objetivo Estratégico 5: Fortalecer los mecanismos institucionales de comunicación, información, retroalimentación, con los agentes interesados y la medición del impacto de la regulación para mejorar los análisis y la acción de procesos regulatorios, la transparencia y la rendición de cuentas.

Mientras la visión y misión institucional establecen tanto el contribuir a la calidad de vida y el desarrollo de la sociedad, como garantizar la atención de necesidades de las personas usuarias.

Visión Ser reconocida como una Autoridad Reguladora con autonomía, independencia, alta capacidad técnica y credibilidad, que contribuye a la calidad de vida y al desarrollo de la sociedad costarricense.

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Misión Cumplir con excelencia y proactividad las funciones que le encomienda la ley procurando que la provisión de los servicios públicos regulados garantice la atención de las necesidades de los usuarios y la prestación de los servicios en términos de equidad, acceso, costo, sostenibilidad ambiental y calidad.

Desde el despacho del Regulador General se emiten las circulares 1041-RG-2016, 612-RG2017 y CI-0003-RG-2019, que establecen en el eje de trabajo políticas públicas, estrategia y entorno las siguientes acciones:

1. Seguimiento al cumplimiento de la estrategia institucional, en relación con el PEI y los POI 2. Coordinación del proceso de formulación de políticas públicas.

3. Articulación de la agenda académica: congresos, foros, revistas, anuarios, relación con universidades y otras instancias académicas.

4. Análisis y relacionamiento con el entorno con actores externos institucionales, nacionales e internacionales.

5. Coordinación del proceso de internacionalización de la institución.

6. Comunicación interna, externa y desarrollo de la imagen institucional.

7. Desarrollo del enfoque del usuario como centro de la regulación.

8. Coordinación de la agenda de DDHH institucional: género, personas con discapacidad, diversidad, adulto mayor, indígenas entre otros.

9. Cumplimiento de la Política de Responsabilidad Social.

10. Relaciones estratégicas con SUTEL 11. Representación a la institución en comisiones nacionales e internacionales.

Por su parte, la OECD aprobó una serie de principios respecto al gobierno corporativo en cuanto a la gestión de las organizaciones, desde este escenario es posible indicar los siguientes aspectos asociados a estos principios:

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1. Promover la transparencia y la equidad, así como la asignación eficiente de los recursos.

2. Proteger y facilitar el ejercicio de los derechos y garantizará el trato equitativo.

3. Facilitar que las áreas internas y aspectos externos funcionen de forma que contribuya al buen gobierno.

4. Reconocer los derechos de los actores interesados que disponga el ordenamiento jurídico y fomenta la cooperación activa entre éstos.

5. Garantizar la comunicación oportuna y precisa de todas las cuestiones relevantes.

6. Garantizar la orientación estratégica, el control efectivo y la rendición de cuentas3

Ejes de trabajo desde los pilares sociales regulatorios El Despacho del Regulador General, en conjunto con la Dirección General de Estrategia y Evaluación, ha desarrollo acciones estratégicas ligadas a un replanteamiento institucional con miras a fortalecer el mandato de ley en cuanto a la búsqueda del bienestar de la población costarricense, la visión de contribuir a la calidad de vida y al desarrollo, así como garantizar la atención de las necesidades de las personas usuarias, todo lo anterior desde un enfoque de derechos y de articulación institucional estratégica. Desde esta perspectiva, la institución ha establecido los pilares sociales regulatorios a partir de los cuales se establecen ejes de trabajo centrales: Bienestar de las personas: La Autoridad Reguladora orientará el ejercicio de sus competencias hacia la promoción activa de un creciente bienestar para la población del país, al fomentar condiciones óptimas de cantidad, calidad, continuidad, oportunidad y confiabilidad en la provisión de los servicios públicos.

3

OCDE (2016), Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE y del G20, Éditions OCDE, Paris.

http://dx.doi.org/10.1787/9789264259171-es

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Diálogo y participación: La Autoridad Reguladora fomentará el diálogo permanente y la participación en los procesos de regulación de los diferentes actores involucrados, en el marco de independencia de criterio y de transparencia que debe caracterizar al órgano regulador.

Universalidad: La Autoridad Reguladora promoverá que las personas disfruten del derecho de acceso a los servicios públicos, a una distancia razonable del sitio donde se genera la necesidad (acceso universal). Además, dentro de las posibilidades del país, promoverá el acceso directo a estos servicios (servicio universal).

Trasparencia: La Autoridad Reguladora propiciará la difusión y el intercambio de información nacional e internacional sobre las características de los mercados, las tecnologías, el entorno, los procesos y los resultados de las actividades reguladas.

Desde los ejes estratégicos enfocados al desarrollo e implementación del enfoque de la nueva regulación, los pilares sociales y el marco legal se establece los siguientes ejes de trabajo:

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Figura n°1 Ejes estratégicos

Transparencia institucional Análisis y gestión del entorno

Enfoque regulatorio

Responsabilidad Social Comunicación estratégica Agenda de Derechos Humanos Articulación y diálogo externo Innovación Agenda académica Análisis y gestión de la territorialidad

Fuente: elaboración propia, Aresep 2020.

Vinculación del mapa de procesos con los ejes de trabajo.

Con la aprobación del mapa de procesos tenemos un nuevo objetivo institucional: construir estructuras horizontales, sencillas y flexibles; así como propiciar el trabajo en equipo y facilitar la medición de resultados en las unidades organizacionales.

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En este sentido se realiza un análisis en cuanto al macroproceso de la dimensión estratégica en el marco de los ejes de trabajo mencionados, con la finalidad de visualizar una serie de acciones o tareas requeridas para la implementación de estos ejes en el tiempo y que sean integrados como acciones sustantivas de la organización.

A la dimensión estratégica le corresponden los procesos que definen la dirección de la Aresep y cómo crear valor para sus clientes, guiando a la institución en el cumplimiento de sus objetivos fundamentales. Incluye aquellos procesos relacionados con la gobernanza, el establecimiento de políticas, directrices, objetivos y metas para la gestión4.

El subproceso de direccionamiento estratégico y regulatorio debe reflejar las metas estratégicas de la organización y la determinación de los medios para alcanzar los resultados de largo y mediano plazo, las políticas administrativas y regulatorias, definidas por las máximas autoridades jerárquicas, así como también mediante herramientas de gestión en donde se concretan la visión, misión, objetivos, estrategias, metas e indicadores institucionales, en congruencia con otras políticas y planes sectoriales.

Por su parte el proceso de desarrollo del enfoque de derechos para la calidad de vida comprenden las obligaciones de la Aresep con relación a los derechos de las personas usuarias, lo cual agrupa el conjunto de actividades y mecanismos que se llevan a cabo para el pleno ejercicio de los derechos de quienes utilizan los servicios de agua, energía y transporte, promoviendo así su integración en la toma decisiones de regulación.

En alineación con el plan estratégico, este macroproceso vela porque exista un enfoque de la regulación centrado en las personas usuarias que procure la protección de sus derechos, el acceso equitativo a los servicios y la calidad de vida, en armonía con los intereses de los prestadores de servicios públicos. La esencia del macroproceso consiste en generar cooperación con los actores o partes interesadas para la operación y revisión de la regulación, de manera que se incida positivamente la calidad de vida.

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Mapa de procesos, Aresep 2020.

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Por su parte, el subproceso de intervención territorial plantea el conjunto de acciones institucionales que se llevan a cabo directamente en diferentes territorios del país, bajo el principio de que las personas usuarias son el centro de la regulación.

En cuanto al proceso de articulación y comunicación externa, consiste en la interacción y transmisión multidireccional de información relevante para la organización, tanto entre instancias internas como externas. Este proceso permite una coordinación efectiva de las actividades regulatorias con entes externos a la Aresep.

Mediante esta dinámica se gestiona que las distintas partes involucradas actúen como un sistema integrado de regulación, que trabaje y que aprenda en conjunto y facilite el desarrollo de medidas regulatorias, ajustados a los estándares y marcos nacionales e internacionales pertinentes en la misma área y, cuando sea adecuado.

Se procura establecer mecanismos de coordinación entre distintas instancias externas a la Aresep y de la identificación de problemas transversales en materia de regulación en todos los órdenes de gobierno.

En este sentido, a partir del análisis del mapa de procesos se presenta la siguiente matriz, en la que se establecen las acciones estratégicas que se han desarrollado en el Despacho y las labores que se desprenden de ellas.

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Proceso Proceso direccionamiento estratégico y regulatorio

Proceso intervención territorial

Matriz n°1 Ejes de trabajo desde el mapa de proceso Acciones estratégicas Actividades en desarrollo • Estudio y seguimiento del entorno.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización de la Política para la Igualdad y Equidad de Género • Desarrollo de las relaciones internacionales de la institución.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización Política Social Regulatoria.

• Generación de acciones para la innovación • Análisis, promoción y divulgación de datos abiertos para la toma de decisión y generación • Diseño, elaboración, y seguimiento a de mecanismo de enlacen con otras estas políticas internas y públicas. instituciones.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización de los procesos de innovación.

• Desarrollo y gestión de proyectos con entes internacionales: BM, BID, CEPAL, PNUD • Desarrollo y seguimiento a la operativización del enfoque del usuario como centro de la regulación. planeación, • Conjunto de acciones institucionales que Conceptualización, desarrollo, gestión, se llevan a cabo directamente en diseño, diferentes territorios del país, bajo el coordinación y seguimiento de estos principio de que las personas usuarias elementos: son el centro de la regulación y que la institución debe descentralizar sus Operativa: apoyo a la coordinación interna para acciones de manera coordinada. el cumplimiento del cronograma y cumplimento de objetivos en el territorio en relación con los gobiernos locales e instituciones de carácter territorial.

Estratégica: desarrollar las alianzas institucionales desde una visión de descentralización con apoyo institucional.

Coordinación y seguimiento con la

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implementación de acciones con instituciones claves UNED, ANAI, IMAS, INAMU, CONAPDIS, INDER. Así como el desarrollo estratégico de una agenda regulatoria con el régimen municipal.

Interna: desarrollar los procesos internos que se requieren para la institucionalización y operativización de la estrategia en la institución como un proceso crítico.

Proceso comunicación interna y externa

Agenda académica

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• Coordinación efectiva de las actividades regulatorias con entes externos a la Aresep.

• Generación y seguimiento a la operativización de acciones institucionales para la comunicación externa e interna.

• Establecer mecanismos de coordinación entre distintas instancias externas a la Aresep y de la identificación de problemas transversales en materia de regulación en todos los órdenes de gobierno.

• Análisis desde la comunicación política para la toma de decisión.

• Coordinación de las acciones pertinentes para el desarrollo formativo, académico, investigativo y educativo de la institución desde una perspectiva de extensión.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización del Congreso en Regulación.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización de la revista Regulatoria • Desarrollo y seguimiento a la operativización del anuario estadístico.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización Estado cantonal de la regulación.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización de los informes de gestión y rendición de cuentas.

• Generación y seguimiento a la implementación de la estrategia para la visibilidad y proyección de la institución.

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Enfoque Derechos

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de

• Comprende las obligaciones de la Aresep con relación a los derechos de los diferentes tipos de usuarios la obligación de que se respeten sus derechos, la obligación de protegerlos y la obligación de promover el efectivo disfrute de los derechos; así como la construcción estratégica de herramientas y el trabajo con socios claves que permitan el desarrollo pleno de este enfoque.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización de una agenda académica.

• Generación y seguimiento a la operativización de alianzas internacionales y nacionales para la promoción y desarrollo del enfoque de derechos en la regulación • Producción de conocimiento en términos del enfoque de derecho en el marco regulatorio.

• Generación y seguimiento a la operativización de proyectos específicos desde el enfoque de DDHH en las áreas sustantivas de la institución.

• Fortalecimiento y desarrollo del enfoque de derechos en la regulación en las instituciones y gobiernos locales para la efectiva protección de derechos.

• Desarrollo y seguimiento a la operativización del enfoque de género, hostigamiento sexual.

• Operativización de políticas desde el enfoque de derechos

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Proceso coordinación interinstitucional

• Coordinación efectiva de las actividades regulatorias con entes externos a la Aresep. Mediante este proceso se gestiona que las distintas instituciones actúen como parte de un sistema integrado de regulación.

• El proceso procura establecer mecanismos de coordinación entre distintas instancias externas a la Aresep y de la identificación de problemas transversales en materia de regulación en todos los órdenes de gobierno, con el objeto de trabajar complementariamente y evitar la duplicidad y el conflicto de regulaciones.

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•

Gobierno local. Desde una perspectiva de descentralización con apoyo institucional para el desarrollo de proyectos macro con alto impacto para el régimen municipal.

•

Formación. Desde una perspectiva de crear currículo a la medida sobre temas regulatorios, tanto para capacitar a usuarios, instituciones como operadores.

•

Sector social. Desarrollo y seguimiento a la operativización de la política social regulatoria, desde un trabajo de coordinación con el sector social.

•

Poblaciones vulnerables.

Trabajo específico con instancias relacionadas a grupos vulnerables, para la generación de espacios de formación y creación de proyectos específicos.

•

Producción de conociendo. Trabajo específico con instancias académicas para la producción técnica, de conocimiento y metodológica de la regulación social y desde un enfoque de derechos.

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•

Gobierno nacional y poder legislativo.

Gestión de acciones relacionas a proyectos específicos con ministerios, asamblea legislativa o la defensoría de los habitantes.

Fuente: elaboración propia con base en el mapa de procesos.

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Equipo de trabajo del Comité de Gobierno Corporativo

Al analizar los ejes de trabajo desarrollados en conjunto entre el Despacho del Regulador General y la Dirección General de Estrategia y Evaluación, a la luz del mapa de procesos establecidos, se muestra una serie de acciones estratégicas que no se vislumbran actualmente como acciones formalizadas en los procesos institucionales. Lo que conlleva un riesgo ante la pérdida de los avances en estos, en cuanto a no brindar seguimiento y gestión operativa adecuada.

El Despacho del Regulador desde el eje de trabajo de políticas públicas, estrategia y entorno ha desarrollado las siguientes labores: •

Seguimiento al cumplimiento de la estrategia institucional, en relación con el PEI y los POI

•

Coordinación del proceso de formulación de políticas públicas.

•

Articulación de la agenda académica: congresos, Foros, revistas, anuarios, relación con universidades y otras instancias académicas.

•

Análisis y relacionamiento con el entorno.

•

Coordinación del proceso de internacionalización de la institución.

•

Comunicación interna, externa y desarrollo de la imagen institucional.

•

Desarrollo del enfoque del usuario como centro de la regulación.

•

Coordinación de la agenda de DDHH institucional: género, personas con discapacidad, diversidad, adulto mayor, indígenas etc.

•

Cumplimiento de la Política de Responsabilidad Social.

•

Relaciones estratégicas con SUTEL

•

Análisis y relacionamiento con actores externos institucionales, nacionales e internacionales.

•

Representación a la institución en comisiones nacionales e internacionales.

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Por su parte las acciones del RIOF para la Dirección General de Estrategia y Evaluación son las siguientes acciones: •

Administrar, sistemáticamente, el portafolio de proyectos institucionales, con el fin de asegurar el cumplimiento del alcance, calidad, tiempo y costo establecidos.

•

Facilitar, en coordinación con las distintas dependencias de la Institución, la mejora continua de los procesos y la gestión de la calidad.

•

Propiciar el fortalecimiento competitivo de la organización, para lo cual promoverá la innovación, productividad y mejora continua institucional

•

Planificar, implementar, evaluar y mejorar estrategias y tácticas para el fortalecimiento de la imagen institucional y la apropiada satisfacción de requerimientos de comunicación.

•

Cooperar con otros funcionarios y dependencias en la consecución del fin público de Aresep.

Partiendo del marco jurídico relacionado al mandato de la ley constitutivo de la Autoridad Reguladora, los objetivos de la organización establecidos en el PEI, la visión y misión, los pilares sociales de la regulación; así como el replanteamiento institucional sobre el papel de la Autoridad Reguladora en la sociedad costarricense, la necesidad de centrarse en los diferentes tipos de usuarios, trabajar de manera permanente y cercana a los territorios y generar alianzas con instituciones claves para ampliar el brazo de acción de la institución, se establece la necesidad de conformar un comité de trabajo para estos temas.

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Podemos establecer que, en el análisis planteado, existe una agenda de trabajo mediante un proceso de coordinación desde el Despacho, la Dirección General de Estrategia y Evaluación y otras áreas para desarrollar los temas mencionados. Estos han ido creciendo en complejidad, por lo que se requiere de la conformación de una arquitectura institucional que permita el seguimiento, implementación y desarrollo del proceso de integración de todos estos ejes en la estructura interna.

Para tales efectos se conforma el siguiente comité de Gobierno Corporativo coordinado por el Despacho, con participación del Departamento de Comunicación Institucional y la Dirección General de Estrategia y Evaluación, para colocar todas estas acciones señaladas en este modelo de trabajo, con la participación de las siguientes personas: •

Heilen Diaz Gutiérrez. Despacho del Regulador General (coordinadora)

•

Ricardo Matarrita Venegas. Estrategia y Evaluación

•

Máximo Valverde Villalobos. Despacho del Regulador General

•

Mariana Solano Umanzor. Comunicación Institucional

•

Viviana Pasos Martínez. Estrategia y Evaluación

El equipo de trabajo del Comité de Gobierno Corporativo tendrá como función principal brindar seguimiento, planificar y desarrollar los ejes de trabajo establecidos en este lineamiento, así como trabajar en el proceso de institucionalización de dicha agenda, bajo una amplia coordinación interna y externa con las instancias que lo requieran.

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