UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL “UTE”
PROGRAMA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Tesis de Grado Previo la obtención del Título de Licenciada en Contabilidad y Auditoria
TEMA “DISEÑO DE UN MODELO DE AUDITORIA FINANCIERA PARA MINIMIZAR EL RIESGO DE COLOCACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO 1 DE JULIO”
Autora:
Mariana Zurita Vásquez
Tutor:
Rodrigo Carrillo M. (Msc. Dr. CPA)
Ambato – Ecuador 2008
DECLARACIÓN DE AUTORIA
Yo, Mariana Zurita Vásquez, declaro que la tesis que presento sobre el tema: “MODELO DE AUDITORIA FINANCIERA PARA MINIMIZAR EL RIESGO DE COLOCACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO 1 DE JULIO”, previo a la obtención del Título de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, es Auténtica y original, desarrollada bajo mi autoría.
Sra. Mariana Zurita
-2-
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente Tesis sobre el tema : “DISEÑO DE UN MODELO DE AUDITORIA FINANCIERA PARA MINIMIZAR EL RIESGO DE COLOCACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO 1 DE JULIO”, previo a la obtención del Título de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, ah sido desarrollada por la Sra. Mariana Zurita Vásquez , bajo mi tutoría y dirección, cumpliendo con todos los requisitos y disposiciones legales establecidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial, por lo que autorizo su presentación.
Rodrigo Carrillo M. (MSc. Dr. CPA.)
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AGRADECIMIENTO
Mis sinceros agradecimientos y una profunda admiraci贸n para mis maestros y en especial a mi asesor de tesis, quienes con nobleza y entusiasmo depositaron en m铆 sus bastos conocimientos y a mi prestigiosa Universidad UTE, por las ense帽anzas de ella recibidas.
De todo coraz贸n a mi hija Cecilia Ivonne quien con sus modestos conocimientos supo guiarme e impulsar para escalar y llegar a culminar mis aspiraciones.
Mariana Zurita V
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DEDICATORIA
Al sector Cooperativista indígena de la Provincia de Tungurahua. Que a través de sus diversas alianzas buscan sustentar un desarrollo equitativo para sus pueblos, en pos de días mejores por medio de una integración mayor a nuestra sociedad.
-5-
ÍNDICE Página
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Introducción
1
1.1
Identificación del problema
3
1.2
Análisis Crítico
5
1.3
Prognosis
5
1.4
Formulación del problema
6
1.5
Justificación
6
1.6
Delimitación del problema
8
1.7
Objetivos
8
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1
Marco referencial
9
2.2
Definiciones de auditoria
12
2.2.1
Objetivos de la auditoria
13
2.2.2
Finalidad de la auditoria financiera
14
2.3
Tipos de auditoria
14
2.3.1
Auditoria externa
14
2.3.1.1 Objetivos de la auditoria externa
16
2.3.2
16
Auditoria interna
2.3.2.1 Objetivos de la auditoria interna
19
2.3.2.2 Ventajas de la auditoria interna
20
2.4
Principios de la contabilidad generalmente aceptados
20
2.5
Normas de la auditoria generalmente aceptadas
21
2.5.1
Normas generales
21
-6-
2.5.2
Normas de trabajo
21
2.5.3
Normas del informe
22
2.6
Procedimientos de la auditoria
23
2.7
Clases de la auditoria
23
2.7.1
Auditoria de gestión u operacional
23
2.7.2
Auditoria informática
24
2.7.3
Auditoria financiera
25
2.8
Etapas o fases de la auditoria
25
2.8.1
Etapa preliminar
26
2.8.2
Etapa intermedia
29
2.8.3
Etapa final
30
2.8.3.1 Evidencia suficiente
31
2.8.3.2 Evidencia competente
32
2.8.3.3 Pruebas para obtener evidencia
32
2.8.3.4 Métodos para obtener evidencia
33
2.8.3.5 Técnicas de examen analítico
35
2.8.3.6 Cierre de auditoria
35
2.9
Técnicas de auditoria
35
2.9.1
Estudio general
36
2.9.2
Análisis
36
2.9.3
Análisis de saldos
37
2.9.4
Análisis de movimientos
37
2.9.5 38
Inspección
2.9.6
Confirmación
38
2.9.7
Investigación
39
2.9.8
Declaración
39
2.9.9
Certificación
40
2.9.10 Observación
40
-7-
2.9.11 Cálculo
40
2.10
41
Procedimiento de auditoria
2.10.1 Asientos de ajuste
41
2.10.2 Definición de papeles de trabajo
42
2.10.3 Preparación, contenido y estructura general
46
2.10.4 Naturaleza, confidencialidad de los papeles de trabajo
47
2.10.5 Clases de papeles de trabajo
48
2.10.6 Marcas de auditoria
52
2.10.7 Archivos
56
2.10.7.1Permanente
56
2.10.7.2General
57
2.10.7.3Corriente
57
2.10.8 Planificación de auditoria
58
2.10.9 Planificación preliminar o definitiva
63
2.11
64
Técnicas y herramientas de muestreo estadístico
2.11.1 Técnicas de muestreo
64
2.11.2 Fases de muestreo
66
2.11.3 Selección de las muestras
67
2.11.4 Herramientas
67
2.11.5 Entrevistas
68
2.11.6 Diagrama causa - efecto
68
2.11.7 Encuesta
71
2.11.8 Diagrama de flujo
72
2.11.9 Matriz FODA
74
-8-
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1
Metodología de la investigación
77
3.2
Técnicas e instrumentos
78
3.3
Idea a defender
78
3.4
Variables de investigación
79
3.5
Población y muestra
79
3.6
Interpretación de datos
79
3.7
Verificación de la idea a defender
91
CAPÍTULO IV
MARCO PROPOSITIVO
4.1
Introducción
4.2
Objetos de la auditoria financiera a la cartera de crédito
94
4.3
Direccionamiento organizacional de la Cooperativa “1 de Julio”
65
4.3.1
Reseña histórica
95
4.3.2
Misión
95
4.3.3
Visión
96
4.3.4
Valores
96
4.3.5
Organigrama estructural de la Cooperativa “1 de Julio”
97
4.3.6
Análisis situacional de departamento de crédito
98
4.3.7
Reglamento general de crédito
101
4.4
Evaluación de procedimientos
105
4.4.1
Manejo operativo del área de crédito
105
4.4.2
Contenido de la propuesta
106
4.4.2.1 Planeación de la auditoria Fase l
107
4.4.2.2 Plan de auditoria interna Fase ll
109
4.4.2.3 Distributivo de actividades en el área de crédito
114
4.4.2.4 Organización de la unidad de auditoria
115
4.4.2.5 Funciones de la unidad de auditoria
115
-9-
4.4.2.6 Papeles de trabajo Fase lll
119
4.4.2.7 Control interno del departamento de crédito Fase lV
125
4.4.2.8 Diagrama del proceso de crédito de la Coop. “1 de Julio”
126
4.4.2.9 Tipos de crédito otorgados por la Cooperativa
127
4.4.2.10Ambiente de Control
128
4.4.2.11Actividades de control
129
4.4.2.12Modelo de documentos requeridos para la auditoria financiera
130
4.4.2.13Ejecución
139
4.4.2.14Procedimientos de auditoria a la cartera de crédito
139
4.4.2.15Pruebas de validez de saldos
142
4.4.2.16Pruebas generales de controles
147
4.5
Informe de auditoria Fase V
157
4.5.1
Tipos de informes
157
4.5.2
Informes de aspectos investigados y recomendados
158
4.5.3
Contenido de informes
159
4.5.4
Preparación para el informe de auditoria
161
4.5.5
Redacción del informe de auditoria
161
4.5.6
Entrega del informe
163
4.5.7
Presentación del informe final de auditoria
164
4.6
Indicadores de gestión
167
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1
Conclusiones
169
5.2
Recomendaciones
170
5.3
Bibliografía
171
- 10 -
INTRODUCCIÓN
En la actualidad quienes realizamos actos de comercio o somos parte de la comunidad económicamente activa nos enfrentados a un mundo en completa evolución, situándonos frente a un fenómeno que hace cada vez más necesaria la integración de los diferentes sectores de la economía conduciéndonos a una concentración de servicios y productos financieros.
Bajo este sistema las poblaciones pequeñas requieren de mayores recursos. Es así como las Cooperativas de Ahorro y Crédito del sector rural del Ecuador han crecido a un ritmo vertiginoso, atendiendo los nichos de mercado que deja el sistema bancario y ampliando su radio de acción. La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” inicio sus actividades como centro de desarrollo financiero, el 8 de Agosto de 1999, en la parroquia Santa Rosa, Cantón Ambato, provincia de Tungurahua, otorgando los servicios de captación de depósitos en ahorros normales y plazo fijo, y colocación de créditos para el sector microempresarial rural.
Esta Institución ofrece grandes ventajas a los socios con créditos a tasas de interés competitivas (10% anual), su capital de trabajo (usd. $180.000,00) no cubre con las expectativas y exigencias de los demandantes crediticios, razón por la cual dicha Cooperativa se ve en la
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necesidad de otorgar créditos no mayores a usd. $2000,00 por socio, con un plazo máximo de vencimiento de dos años.
Es importante señalar que las transacciones financieras han crecido notablemente, lo cual ha permitido colocar una mayor cantidad de recursos financieros en el mercado, no obstante la cartera vencida del año 2006 muestra un índice de morosidad de 10.5%. Es por esto que el departamento de crédito requiere una sustancial mejoría en las técnicas de seguimiento y de recuperación de la cartera paralelamente a la expansión de los servicios crediticios para proteger en forma oportuna el problema de la cartera y la desviación de los créditos, los mismos que son utilizados en actividades diferentes a las planteadas en el momento de su solicitud, lo cual ante una falta de control o por circunstancia exógenas limita el avance y crecimiento de la Cooperativa. Siendo necesario diseñar un sistema de auditoria financiera para la cartera de crédito de la Cooperativa, como un aporte de la investigación, con la finalidad de que se de cumplimiento a las normas legales establecidas por la Ley de Cooperativas y para proteger en forma oportuna el problema de la cartera vencida.
- 12 -
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Las Cooperativas de Ahorro y Crédito del sector rural del Ecuador han crecido a un ritmo vertiginoso, atendiendo los nichos de mercado que deja el sistema bancario y ampliando su radio de acción. La implantación de sencillos esquemas de control y seguimiento, logran no sólo ampliar su cobertura de servicios. La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” inicia sus actividades como centro de desarrollo financiero, el 8 de Agosto de 1999, otorgando los servicios de captación de depósitos en ahorros normales y plazo fijo, y colocación de créditos para el sector microempresarial rural de la parroquia Santa Rosa de la provincia de Tungurahua.
Es importante señalar además que con el transcurso del tiempo las transacciones financieras han crecido notablemente, lo cual ha permitido colocar una mayor cantidad de recursos financieros en el mercado, no obstante el indicador de cartera vencida del año 2006 muestra un índice de morosidad de 10.5% el mismo que ha disminuido en relación al año 2005 que presentaba un alcance de 15.7% de morosidad.
- 13 -
Este comportamiento muestra que las acciones tomadas por parte de los directivos no están cuidando adecuadamente los capitales que ponen a disposición del público, a través de una selección más rigurosa de los prestatarios.
Los resultados favorables alcanzados por la mayoría de Cooperativas, son los referentes idóneos que permiten recoger lo mejor que se pueda en beneficio de la Cooperativa 1 de Julio, para ejecutar políticas crediticias descentralizadas y democráticas con igualdad de oportunidades para todos los sectores, especialmente para los pequeños productores.
A pesar de ello es importante señalar que el departamento de Crédito requiere una sustancial mejoría en las técnicas de seguimiento y de recuperación de la cartera paralelamente a la expansión de los servicios crediticios para proteger en forma oportuna el problema de la cartera y evitar
la desviación de los créditos, los mismos que son utilizados en
actividades totalmente diferentes a las que fueron planteadas en el momento de su solicitud, lo cual limita el avance y crecimiento de la Cooperativa así como el incremento de la cartera vencida.
Por ello considero importante diseñar un modelo de auditoría financiera para la cartera de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio, con la finalidad de que se de cumplimiento a las normas legales establecidas por la Ley de Cooperativas y para proteger en forma oportuna el problema de la cartera vencida. Lo cual requiere
necesariamente
integrar y dimensionar todo el giro financiero de la institución,
- 14 -
considerando desde el proceso de captación de recursos financieros, desempeño del recurso humano y alianzas estratégicas.
1.2
ANÁLISIS CRÍTICO
Al no contar la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio” con un buen sistema informático y con la aplicación de auditorías periódicas sobre todas sus actividades operacionales, han permitido que exista un mayor nivel de riesgo en la colocación y recuperación de los recursos financieros.
Este fenómeno se debe evidentemente a la ausencia de controles sobre la rotación crediticia, y el no manejo de indicadores financieros específicos para la Cooperativa, la cartera de crédito no es calificada oportuna y adecuadamente, ni se realiza un seguimiento a los créditos otorgados para confirmar si estos están siendo utilizados en las actividades para las cuales fueron solicitadas.
1.3
PROGNOSIS
Considerando la problemática por la cual atraviesa la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, a través de la aplicación de un proceso de auditoria a la cartera de crédito, se logro poner en vigencia directrices básicas para la gestión de minimización de riesgo en la recuperación de cartera y por ende en la liquidez.
- 15 -
Se definió una normativa que constituirá un avance importante hacia el objetivo que la Cooperativa se ha planteado, el mismo que se encuentra relacionado con el establecimiento de un esquema de regulación y supervisión basado en la gestión de riesgo.
1.4
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿El alto índice de cartera vencida y el control inadecuado de dicho proceso en la Cooperativa de Ahorro y Crédito 1 de Julio, provoca un alto riesgo en la colocación y recuperación de los recursos financieros?
1.5
JUSTIFICACIÓN
El desarrollo de un modelo de auditoria financiera para la cartera de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” adquiere relevancia, por cuanto permitirá determinar el cumplimiento por parte de las personas encargadas de dicho departamento de las disposiciones legales, reglamentarias, planes, programas y demás normas aplicables, dicha normativa regulará el funcionamiento de este sistema financiero, el mismo que estará orientado a la identificación y previsión de riesgo, con el objeto de evitar una crisis cooperativista.
Además el modelo de auditoria financiera propuesto, permitirá la modernización del departamento de crédito que busca introducir cambios
- 16 -
en la forma de colocación y recuperación de la cartera, lo que
hace
necesario e imprescindible aplicar los principio de Control Interno y las nuevas políticas crediticias, para establecer pautas generales que orienten el accionar de la Cooperativa.
Bajo este contexto también resulta importante el análisis que se desarrollará sobre la idoneidad del personal que presta sus servicios en la Institución, pues indudablemente los beneficios señalados anteriormente resultan
más
eficientes
dependiendo
de
la
ética,
inteligencia,
responsabilidad y dedicación de todas las personas que laboran en la Cooperativa, sobre todo en el departamento de crédito.
Finalmente puedo señalar que los aspectos más trascendentales para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio” no están dados únicamente en el hecho de mejorar internamente las actividades que se desarrollan en la misma, sino que su importancia recae además en la optimización y mejoramiento de los servicios que se otorga a los socios, recobrando de esta manera la imagen de una institución financiera sólida y capaz de enfrentar los cambios a los cuales es vulnerable el sistema financiero en el Ecuador.
1.6
DELIMITACIÓN DEL TEMA
La presente investigación se enmarca en la siguiente delimitación: 1.6.1 Objeto de Estudio:Auditoria Financiera
- 17 -
1.6.2 Campo de Acción:
Auditoria Financiera a la Cartera de
Crédito 1.6.3 Factor Espacial: Parroquia Santa Rosa, Provincia del Tungurahua 1.6.4 Factor Temporal: Este trabajo investigativo se llevó a efecto durante seis meses, de Junio a diciembre del 2007.
1.7
OBJETIVOS
1.7.1
Objetivo General
Diseñar un modelo de auditoria financiera a la cartera de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de julio”, para minimizar el riesgo de colocación y recuperación de recursos financieros.
1.7.2 Objetivos Específicos
Conceptuar científicamente los tipos y procesos de Auditoría Financiera. Analizar la situación actual y la estructura del departamento de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”. Diseñar y desarrollar los componentes del modelo de Auditoria Financiera para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”. CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
- 18 -
2.1
MARCO REFERENCIAL
Friedrich Wilhelm Raiffeeisen, nació el 30 de marzo de 1818 y falleció el 11 de marzo de 1888, este hombre dejó un legado a la humanidad con una rica experiencia en cooperativismo de ahorro y crédito.
Raiffeeisen impulsó al sistema Cooperativo de Ahorro y Crédito, basado en los principios de auto ayuda, auto responsabilidad y auto administración, en su tiempo fundó varias cooperativas en su país natal, y aquellos principios e ideas aun continúan vigentes en mas de 100 países del mundo, con alrededor de 300 millones de socios, en más de 700.000 cooperativas.
El inicio de la industrialización en el siglo XX, dio lugar a una economía libre e independiente, apareciendo en los sectores pobres, prestamistas inescrupulosos que agudizaban la miseria, ante esta situación Raiffeeisen, fundó en 1846, la asociación para la obtención de pan y frutas. Después de que consideró que solamente la autoayuda sería el medio más eficiente, fundó en 1864 la asociación de crédito de Heddesdorf.
Posteriormente, en 1866 Raiffeisen escribió sus experiencias en su libro: "las asociaciones de cajas de crédito como medida para evitar la miseria de la población rural, artesanal y obreros urbanos", éste libro tubo 8 ediciones y se difundió en todo el mundo.
Para la compensación de liquidez entre las pequeñas Cooperativas de Ahorro y Crédito, se creó en 1872, el Banco Cooperativo Agrario Renano en Neuwiend, como primera caja central rural. También trató de crear un
- 19 -
Seguro Cooperativo, mismo que fue fundado en Berlín en 1922 y hoy lleva su nombre.
Por lo tanto el mes de marzo constituye para el sistema cooperativo de ahorro y crédito un mes de recordación, ya que fue el mes del nacimiento y muerte de uno de los principales gestores del cooperativismo de ahorro y crédito.
Actualmente el sistema Cooperativo de Ahorro y Crédito ha demostrado una evolución continua y sostenida, a través de las organizaciones: a nivel nacional que es la Federación Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito
(FECOAC),
a
nivel
Latinoamericano,
la
Confederación
Latinoamericana de Cooperativas de Ahorro y Crédito (COLAC), y a nivel mundial, la Organización Mundial de Cooperativas de Ahorro y Crédito (WOCCU). www.fenacrep.org
La legislación Cooperativa en el Ecuador data de 1937, pero fue en la década del cincuenta al sesenta que cobró verdadera presencia en el ámbito nacional cuando se da la creación de la mayor parte de las organizaciones Cooperativas de primer y segundo grado, en esto intervinieron directa o indirectamente agentes ajenos a los sectores involucrados, es decir, instituciones públicas, privadas y promotores; entre estos últimos se puede señalar a religiosos, voluntarios extranjeros y
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algunos profesionales, a título personal o encargados por alguna organización de carácter político o social.
En lo que respecta a las cooperativas de primer grado podemos señalar que son aquellas organizaciones conformadas preferentemente por personas naturales; en cambio las cooperativas de segundo grado son aquellas organizaciones conformadas por cooperativas de primer grado.
Actualmente, predominan las cooperativas de servicios y las de consumo, pero cabe destacar la organización que han sabido desarrollar por iniciativa propia, las Cooperativas de Ahorro y Crédito, la integración cooperativa se sustenta en federaciones verticales y en centrales; además el índice de penetración cooperativa ha tenido leves incrementos en la década de los ochenta, mientras que en los últimos tiempos como respuesta a la actual crisis del país se ha visto fortalecidas las Cooperativas en especial las de Ahorro y Crédito, controladas por la Superintendencia de Bancos.
En lo que respecta a la constitución de las
Cooperativas de Ahorro y
Crédito de segundo piso, estas deben cumplir con las disposiciones del art. 1,2,3,4 (Sección I. Constitución y Capital), de la Ley de Cooperativas de Ahorro y Crédito, el capital social mínimo requerido será de US$ 1.000.000.
- 21 -
El valor de cada certificado de aportación será de US$100, y requerirán al menos de la participación de diez cooperativas de primer piso.
En cambio en el caso de las Cooperativas de primer piso, de acuerdo al art. 4 (Título II, Constitución y Responsabilidad), de la Ley de Cooperativas de Ahorro y Crédito, se constituirá con un mínimo legal de 11 personas.
2.2
Definiciones de Auditoria
Según “Yaiza Suarez”, la autoría es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una entidad, etcétera. La palabra auditoria proviene del latín auditorio, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír. En cambio “Antonio Duce”, afirma que la auditoria es un examen metódico de una situación relativa a un producto, proceso u organización, en materia de calidad, realizado en cooperación con los interesados para verificar la concordancia de la realidad con lo preestablecido
y la
adecuación al objetivo buscado Por otro lado, “Juan C. Mira Navarro”, manifiesta que la auditoria en general es un examen sistemático y profesional de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas
- 22 -
establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente aceptadas.
2.2.1 Objetivos de la Auditoria Emitir opinión. Determinar la razonabilidad de los estados financieros con una información suplementaria con la finalidad de emitir una opinión profesional. Evaluar de los controles internos con la finalidad de implantar un avance de procedimientos de auditoria, así como formular remuneraciones para las respectivas correcciones
a tiempo
(oportuno). Evaluar los objetivos de las metas trazadas. Comprobar del funcionamiento de la Administración. Determinar el grado de confiabilidad de los estados financieros. Determinar las irregularidades en el manejo de los recursos humanos Evaluar la gestión empresarial y el cumplimiento de las medidas de austeridad. Efectuar un seguimiento con las recomendaciones dadas.
2.2.2. Finalidad de la Auditoría Financiera
- 23 -
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Así tenemos los siguientes: Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
- Exámenes de aspectos fiscales y legales
- Examen para compra de una empresa ( cesión patrimonial)
- Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo.
2.3
TIPOS DE AUDITORIA
2.3.1 Auditoria Externa
La auditoria Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la razonabilidad de las cifras de los estados financieros considerados en su conjunto, la forma como opera el sistema de control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia hacia terceros, pues da plena validez a
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la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
La Auditoria Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite un criterio independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoria Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoria Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático etc.
La Auditoria Externa o Independiente tiene por objeto validar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.
Una Auditoria Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una certificación o criterio independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
- 25 -
2.3.1.1 Objetivos de la Auditoria Externa
Proporcionar a la dirección y a los propietarios de la empresa unos estados financieros certificados por una firma independiente e imparcial. Proporcionar asesoramiento a la gerencia y a los responsables de las distintas áreas de la empresa en materia de sistemas contables y financieros, procedimientos de organización y otras numerosas fases de la operatoria de una empresa. Suministrar información objetiva que sirva de base a las entidades de información y clasificación crediticia. Servir de punto de partida en las negociaciones para la compraventa de las acciones de una empresa. Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales. Ayudar a la gerencia en la toma de decisiones sobre datos e información real.
2.3.2 Auditoria Interna
Es el examen sistemático y profesional desarrollado por lo miembros de la entidad u organismo, conformados en una unidad administrativa, a fin de dar asesoría a la gerencia y demás funcionarios de la organización fomentando el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos para
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el cumplimiento de los fines y metas institucionales, por ende aporta para que la normatividad sea elaborada para conseguir eficiencia y eficacia y mejore el rendimiento.
La auditoria Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma.
Estos informes son de circulación interna y las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz.
Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.
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La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.
La auditoria interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la
alta
dirección
toma
las
medidas
necesarias
para
su
mejor
funcionamiento.
La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
2.3.2.1 Objetivos de la Auditoria Interna
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Dirigir las investigaciones siguiendo una planificación anual o un programa redactado de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y dirigido a cumplir los puntos siguientes:
Averiguar el grado en que se están cumpliendo los planes prefijados.
Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros.
Determinar si los bienes del activo están registrados y protegidos.
Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la organización. Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección. Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultado de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad.
2.3.2.2 Ventajas de la Auditoria Interna
Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración en la normatividad institucional.
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Facilita una evaluaciรณn global y objetiva de los problemas de la empresa que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. Pone a disposiciรณn de la direcciรณn un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificaciรณn de los datos contables y financieros. Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. Favorece la protecciรณn de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
2.4
PRINCIPIOS
DE
CONTABILIDAD
GENERALMENTE
ACEPTADOS.
Exposiciรณn: Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la empresa. Uniformidad: la base utilizada en la preparaciรณn de los estados financieros de un ejercicio no debe experimentar ninguna variaciรณn con respecto al ejercicio precedente. Importancia o materialidad: Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia econรณmica o materialidad de las partidas. Moderaciรณn: De dos o mรกs posibilidades igualmente validas se debe escoger siempre la que dรฉ los resultados mรกs desfavorables.
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2.5
NORMAS DE LA AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS
“NAGA”
2.5.1 Normas Generales
Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de auditoria.
Realización por una persona competente.
Realización por una persona independiente.
Cuidado profesional en la realización del trabajo y en la confección del informe.
2.5.2 Normas de trabajo
Hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor, regulan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a los hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinión responsable e independiente.
Programación adecuada.
Supervisión adecuada.
Análisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas.
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Opinión basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente.
2.5.3 Normas del Informe
Regulan los principios que han de ser observados en la elaboración y presentación del informe de auditoria estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de informes, así como los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso.
Expresión de si los estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Expresión de si se han presentado los estados financieros de manera uniforme con respecto al periodo precedente.
Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados financieros.
El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros considerados en su conjunto.
2.6
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA
Los procedimientos de auditoria son la serie de trabajos que hay que realizar para el adecuado cumplimiento de los principios y las normas,
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antes de presentar el informe definitivo. Se pueden señalar los siguientes procedimientos:
Revisión de las actividades en las operaciones. Inspecciones físicas y recuentos. Obtención de pruebas de evidencia. Obtención de pruebas de exactitud. Preparación de reconciliaciones.
2.7
CLASES DE AUDITORIA
2.7.1 Auditoria de Gestión u Operacional
Consiste en el examen y evaluación, que se realiza a una entidad para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias, con el objetivo de verificar la utilización racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas previstos, incluye el examen de la organización, estructura, control interno contable, y administrativo, la consecuente aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de los Estados Financieros, así como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en la organización o entidad auditada considera la planificación estratégica y operativa de la empresa.
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Para poder llevar a cabo esta función se requiere que el Auditor tenga la aptitud de ver a la empresa u organización como un todo, lo que le permite ofrecer sugerencias constructivas, y recomendaciones para mejorar la productividad general.
Evidentemente el Auditor deberá ampliar el alcance y profundidad de su tarea, como así incursionar en terrenos muy específicos en donde quizás sea necesario que recurra a especialistas en otras disciplinas que colaboren con él para lograr el objetivo propuesto mediante la formación de equipos multidisciplinarios.
.
En éste sentido deberá considerar tres aspectos fundamentales:
a) Planificación estratégica y operativa (análisis interno y externo de la organización
FODA, misión, visión, estrategias, políticas, objetivos,
procesos, procedimientos, actividades).
b) Controles administrativos.
c) Resultados obtenidos.
2.7.2 Auditoría Informática
Es el conjunto de técnicas, actividades y procedimientos, destinados a analizar, evaluar, verificar y recomendar en asuntos relativos a la planificación, control eficacia, seguridad y adecuación del servicio
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informático en la empresa, por lo que comprende un examen metódico, puntual y discontinuo del servicio informático, con vistas a mejorar en:
Rentabilidad Seguridad Eficacia
2.7.3 La Auditoría Financiera
Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo social; con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de éstas para poder informar sobre los mismos.
Objetivo Su objetivo es confirmar los estados financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinión acerca del manejo financiero.
2.8
ETAPAS O FASES DE LA AUDITORIA
Para la ejecución de la Auditoria son tres etapas a considerar: Preliminar, intermedia y final.
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2.8.1 Etapa preliminar, Planificación.
a. Objetivo: La etapa preliminar en una auditoria financiera tiene como objetivo identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevara a cabo un examen de estados financieros.
Esta etapa se inicia, de hecho, desde el momento mismo en que un contador público independiente es llamado por el dueño o representante legal de una entidad para solicitarle sus servicios.
De este modo el contador publico establecerá un primer contacto con la entidad a auditar y procederá, en seguida, a efectuar un estudio y evaluación de la organización, de sus sistemas y procedimientos, de su sistema de control interno, del análisis de sus factores clave de operación.
Una vez que los servicios han sido formalmente aceptados y contratados, el contador público procederá a efectuar la planeación definitiva de su auditoria.
En esta etapa se diseñaran las cedulas de auditoria a utilizar durante la revisión, se entregaran a la entidad aquellas que puedan ser llenadas por su personal, se programará la asignación de auditores y las tareas que se les encomendarán. Se elaborarán los programas de auditoria a utilizar.
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b. Evaluación del riesgo
Es importante en toda organización contar con una herramienta, que garantice la correcta evaluación de los riesgos a los cuales están sometidos los procesos y actividades de una entidad y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar el desempeño de la misma.
Si consideramos entonces, que la Auditoría es "un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos." es aquella encargada de la valoración independiente de sus actividades.
Por consiguiente, la Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
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Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores, para proporcionar una conclusión independiente que permita calificar el cumplimiento de las políticas, reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen.
c. Evaluación del sistema de control interno d. Programas de auditoria: Durante el desarrollo de la etapa preliminar conveniente que el auditor desarrolle los programas específicos de auditoria sobre la base de la información de control interno existente que van a ser utilizados durante la revisión; ello a efecto de conectar el conocimiento que hasta ese momento se tiene de la entidad con los elementos técnicos de que se dispondrá para auditarla, para cuyo efecto evalúa el sistema de control interno existente y mide los riesgos. e. Informe de sugerencias: Derivado de todos los estudios, análisis, evaluaciones e investigaciones llevados a cabo por el auditor, durante esta etapa preliminar y la planeación en conjunto de la auditoria, ya debió de haberse hecho de un conocimiento de la entidad y de sus debilidades en materia de control y en su operación. f. Desarrollo del trabajo: En esta etapa se efectuaran pruebas que permitan corroborar la calidad del control interno existente en la
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entidad; pruebas que servirán de base para determinar el alcance del examen a practicar y la oportunidad en la aplicación de los procedimientos de auditoria. Se definirá el plan de muestreo a seguir. (Es practica común que durante la etapa intermedia de un trabajo de revisión de información financiera, además de lo señalado en el párrafo precedente, se inicie en si la auditoria partiendo del examen de las transacciones efectuadas durante los primeros meses de operación.
2.8.2 Etapa intermedia, Ejecución del Trabajo.
a. Objetivo: Iniciar los trabajos de auditoria de resultados de operación y otras a fin de reducir la carga de trabajo en la etapa final. b. Excepción: No olvidar que un examen intermedio de información financiera se da cuando el contador publico es contratado con oportunidad; es decir, durante el ejercicio que será examinado, como en el ejemplo apuntado al inicio de este capítulo. En aquellos casos en que el contador publico es contratado después de haber concluido el ejercicio fiscal a examinar, y por ende su labor inicia durante el ejercicio siguiente, ya no se dará la oportunidad de un examen intermedio. Se estará ante el caso de una auditoria de estados financieros a practicar en dos etapas: preliminar y final.
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2.8.3 Etapa final.
a. Objetivo: Concluir con el trabajo de auditoria en su conjunto. b. Desarrollo: En virtud de que durante la etapa intermedia ya se revisaron algunas transacciones (ingresos, costos y gastos), procede en la etapa final el examen de los meses que quedaron pendientes de revisión.
En esta etapa, y por lo que se refiere a las transacciones del ejercicio en su conjunto, independientemente del examen realizado sobre todas las partidas que integran todo ese universo, procede efectuar pruebas globales de dichas transacciones para cerrar el circulo de la revisión de este aspecto.
Se llevaran a cabo pruebas de corte para cerciorarse que las transacciones
han
sido
registradas
en
el
periodo
a
que
corresponden. Debido a que las transacciones más críticas son las registradas durante los últimos días cercanos a la fecha del balance general, las pruebas de corte deben ser dirigidas a tales transacciones, mediante la obtención de evidencia a través del resultado de las pruebas de auditoria aplicadas según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del auditor.
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2.8.3.1 Evidencia suficiente
Se entiende por tal, aquel nivel de evidencia que el contador público debe obtener a través de sus pruebas de auditoria para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas que se someten a su examen.
Bajo este contexto el Contador Público no pretende
obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen.
El nivel de evidencia a obtenerse por parte del contador público, referido a los hechos económicos y otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y proporcionar información sobre la circunstancia en que se produjeron, con el fin de formarse el juicio profesional que le permita emitir una opinión.
Para decidir el nivel necesario de evidencia, el contador público debe, en cada caso, considerar la importancia relativa de las partidas que componen los diversos rubros de las cuentas examinadas y el riesgo probable de error en que incurre al decidir no revisar determinados hechos económicos.
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El contador público deberá tener en cuenta y evaluar correctamente el costo que supone la obtención de un mayor nivel de evidencia que el que está obteniendo o espera obtener y la utilidad final probable de los resultados que obtendría
La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de relevante importancia en el contexto de los datos que se examinan, obliga al contador público a abstenerse de emitir una opinión, o bien a expresar las salvedades que correspondan.
2.8.3.2
Evidencia Competente
El concepto de competente de la evidencia es la característica cualitativa, en tanto que el concepto “suficiencia” tiene carácter cuantitativo. La combinación de ambos elementos debe proporcionar al auditor el conocimiento necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos a examen.
La evidencia es adecuada cuando sea pertinente para que el auditor emita su juicio profesional.
2.8.3.3 Pruebas para obtener evidencia:
Pruebas sustantivas.
Son aquellas pruebas que diseña el auditor como el objeto de conseguir evidencia que permita opinar sobre la integridad, razonabilidad y validez de los datos producidos por el sistema
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contable de la empresa auditada. Las pruebas llevadas a cabo para comprobar
que
el
sistema
del
control
interno
funciona
correctamente se las denomina pruebas o procedimientos de cumplimiento. El control interno comprende el Plan de organización del conjunto de métodos y procedimientos que aseguran que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumple según las directrices marcadas por la dirección
Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros. Las pruebas sustanciales se orientan a obtener evidencia de la siguiente manera: 1. Evidencia física: permite identificar la existencia física de activos, cuantificar las unidades en poder de la empresa, y en ciertos casos especificar la calidad de los activos
2.8.3.4 Métodos para obtener evidencia
La evidencia de auditoría se obtiene, mediante uno o más de los siguientes métodos:
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Inspección:
Consiste en la revisión de la coherencia y concordancia de los registros contables, así como en el examen de documentos y activos tangibles. Las tres categorías más importantes de evidencia documental son:
Evidencia documental producida y mantenida por terceros.
Evidencia documental producida por terceros y en poder de la entidad.
Evidencia documental producida y mantenida por la entidad.
Observación:
Consiste en ver la ejecución de un proceso o procedimiento efectuado por otros, para confirmar mediante esta técnica que realmente así se lo hace o que los bienes, documentos o partes existen o son utilizados.
Cálculos:
Comprobación de la exactitud aritmética de los registros o en la realización de cálculos independientes.
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2.8.3.5
Técnicas de examen analítico:
Consisten en la comparación de los importes registrados con la evaluación de las expectativas desarrolladas por el auditor.
Documentación de la evidencia:
La evidencia obtenida deberá recogerse en los papeles de trabajo del auditor como justificación y soporte del trabajo efectuado.
2.8.3.6
Cierre de auditoria
Considera la elaboración del informe de resultados que serán discutidos y entregados a los responsables de la empresa para que consideren los cambios o sugerencias que le permitan ajustar procedimientos, proyectos o programas en miras a la ejecución de actividades institucionales que les permitan el logro de las metas y objetivos propuestos.
2.9.
TÉCNICAS DE AUDITORIA
Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional.
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Las técnicas de auditoria son las siguientes:
2.9.1 Estudio general.- Apreciación sobre las características generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinarias. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de cualquier otra.
El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.
2.9.2 Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.
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El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes:
2.9.3 Análisis de saldos Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldo.
2.9.4 Análisis de movimientos En ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga hacerlo.
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2.9.5 Inspección. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. Los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.
2.9.6 Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo.
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Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito.
2.9.7 Investigación. Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunas operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa.
2.9.8 Declaración. Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.
Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participaron en las operaciones realizadas o bien,
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tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está examinando.
2.9.9 Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.
2.9.10 Observación. Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.
2.9.11 Cálculo. Verificación matemática de alguna partida.
Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas.
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En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo.
2.10 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
2.10.1 Asientos de ajuste
Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario que se disminuye. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobados por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros. Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error
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en los estados financieros de la empresa que se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto acumulativo.
2.10.2 Definición de papeles de trabajo
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
2.10.2.1 Objetivo e importancia
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de
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auditoria, y una base de análisis para los supervisores y socios, los mismos que son el sustento o respaldo de su pronunciamiento luego de su análisis.
2.10.2.2 Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
Facilitar la preparación del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados. Servir de guía en revisiones subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales.
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.
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Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.
Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público.
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2.10.3 Preparación, contenido y estructura general
a) Preparación de papeles de trabajo
Cliente y ejercicio a revisar Fecha Nombre y apellidos del sujeto Objeto de los mismos Cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado
b) Contenido mínimo de los papeles
Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el auditor, están de acuerdo con los registros de la empresa. Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración. Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.
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Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.
No deben contener:
no ser copia de los estados financieros
c) Estructura general de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:
El nombre de la compañía sujeta a examen Área que se va a revisar Fecha de auditoria La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles. Fecha en que la cédula fue preparada Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones Fuente de obtención de la información Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.
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2.10.4 Naturaleza, confidencialidad y propiedad de los papeles de trabajo
2.10.4.1 Naturaleza
Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.
2.10.4.2 Confidencialidad
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.
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Só9lo en caso judicial si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.
2.10.4.3Propiedad
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor o firma de auditoria, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, esta obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen.
Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional de confidencialidad, que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).
2.10.5 Clases de papeles de trabajo
Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
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2.10.5.1 Por su uso
Papeles de uso continuo (Archivo Corriente) Papeles de uso temporal ( Archivo Permanente)
Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.
2.10.5.2 De conformidad a quien lo realiza
Auditor Entidad Terceros
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2.10.5.3 Por su contenido
Hoja de trabajo. Cédulas sumarias o de Resumen. Cédulas de detalle o descriptivas. Cédulas analíticas o de comprobación.
Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido permite determinar el hallazgo o respaldar sus resultados.
Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del trabajo. Entre estos están:
Planificación de auditoria Cédulas sumarias o de resumen Cédulas de detalle Cédulas narrativas Cédulas de hallazgos Cédulas de notas Cédulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:
Estados financieros
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Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas Planes de trabajo Programación de actividades Informes de labores
Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:
Confirmaciones de saldos Interpretaciones auténticas y normativa publicada Decretos de creación de unidades Opiniones Jurídicas Opiniones Técnicas
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
Tradicionales. Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:
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Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
2.10.6 Marcas de auditoria e índices de referencia
2.10.6.1 Marcas del trabajo realizado
Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo.
En la práctica la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y facilita conocer los procedimientos efectuados por parte del supervisor.
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También en la práctica debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de una manera constante se decide periódicamente establecer una marca estándar, es decir, una marca que signifique siempre lo mismo.
La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas.
Marcas de auditoria: Entre otras se tienen las siguientes
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Ù
Sumado (vertical y horizontal)
∑
Suma Correcta
£
Cotejado contra libro mayor
?
Cotejado contra libro auxiliar
¥
Verificado físicamente
»
Cálculos matemáticos verificados
W
Comprobante de cheque examinado
@
Cotejado contra fuente externa
A-Z
Nota explicativa
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N/A
Procedimiento no aplicable
H1-n
Hallazgo de auditoria
C/I1-n
Hallazgo de control interno
P/I
Papel de trabajo proporcionado por la Institución
2.10.6.2 Índices de referencia
Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite.
En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Así los relativos a caja estarán primero, los relativos a cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden.
Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto, números, letras o la combinación de ambos.
A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método alfabético-numérico por ser el de uso mas generalizado en la práctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las
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letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados:
Como ejemplo se expone lo siguiente
A
Caja y bancos
B
Cuentas por cobrar
C
Inventarios
U
Activo fijo
W
Cargos diferidos y otros
AA
Documentos por pagar
BB
Cuentas por pagar
EE
Impuestos por pagar
HH
Pasivo a largo plazo
LL
Reservas de pasivo
RR
CrĂŠditos diferidos
SS
Capital y reservas
Y
Ingresos
X
Gastos
10
Ventas
20
Costos de ventas
30
Gastos generales
- 65 -
40
Gastos y productos financieros
50
Otros gastos y productos.
2.10.7 Archivos
Para la conservación de los papeles de trabajo se reconocerán tres tipos de archivos: permanente, general y corriente. Las características y usos de cada tipo son las siguientes:
2.10.7.1 Permanente
Contendrá información útil para el auditor en futuros trabajos de auditoría por ser de interés continuo y cumplirá los siguientes propósitos:
Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican por varios años. Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen rápido de las políticas, organización y funciones de las diferentes unidades de la Corte de Cuentas de la República y leyes aplicables.
Entre la información que contendrá el archivo permanente está:
Leyes y normas Organigramas
- 66 -
Políticas y manuales Detalle de personal clave de la Corte
2.10.7.2 General
Contendrá los papeles acumulados durante el desarrollo de la auditoria y que podrán ser utilizados para períodos subsecuentes. Entre los que están:
Estados financieros Planes anuales de trabajo Programas de auditoria Hojas de trabajo Borrador e informe final de cada examen
2.10.7.3 Corriente
Acumulará todas las cédulas relacionadas con las diferentes pruebas realizadas a cada una de las cuentas o áreas específicas y corresponden al período sujeto a examen. Constituyen el respaldo o evidencia de cada examen y del cumplimiento a las normas de auditoria.
- 67 -
2.10.8 Planificación de la Auditoria
La primera norma de auditoria generalmente aceptada del trabajo de campo requiere de una planificación adecuada.
La auditoria se debe planificar de forma adecuada y los ayudantes, si es que se tienen se deben supervisar en forma correcta.
Existen tres razones por las cuales el auditor planea adecuadamente sus compromisos: para permitir que el auditor obtenga las evidencias suficientes y competentes y suficientes para las circunstancias, ayudar a mantener los costos a un nivel razonable y evitar malos entendidos con el cliente.
Existen siete partes importantes de la planificación de la auditoria:
Plan previo
Obtención de antecedentes de el cliente
Obtener información sobre las obligaciones legales del cliente
Realización de procedimientos analíticos preliminares
Evaluación de la importancia y el riesgo
Conocimiento de la estructura del control interno
Evaluación del riesgo de control
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a) Plan previo de auditoria que contiene la planificación:
La mayor parte de la planificación previa ocurre al principio de la auditoria con frecuencia en la oficina del cliente, en la medida de lo posible. Implica decidir si se acepta o continúa haciendo la auditoria para el cliente, evaluar las razones del cliente para la auditoria, obtener una carta de compromiso y seleccionar al personal de la auditoria.
b) Investigación de nuevos clientes
Antes de aceptar a un nuevo cliente, la mayoría de las firmas de auditoria investigan la CIA para determinar Su aceptabilidad. Deberá evaluarse la posición del posible cliente en la comunidad empresarial, estabilidad financiera y las relaciones con los despachos de contadores públicos anteriores.
En el caso de los clientes que han sido auditados anteriormente por otro despacho de contadores públicos el nuevo auditor debe comunicarse con el auditor anterior. El propósito de esto es ayudar al auditor sucesor si debe de aceptar o no el compromiso. Esto ayuda al sucesor a conocer si el cliente no tiene integridad o si ha habido problemas con principios de contabilidad, los procesos de auditoria o los inventarios.
La responsabilidad de iniciar la comunicación es del auditor sucesor. Aun cuando un cliente posible haya sido auditado por otra firma de contadores públicos, a menudo se hacen otras investigaciones. Las fuentes de
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información incluyen abogados locales, otros despachos de contadores, bancos y otras empresas.
2.10.8.1 Clientes continuos
Los contadores públicos evalúan sus clientes existentes cada año para determinar si existen razones para no continuar realizando una auditoria. En conflictos anteriores sobre como poder dar un alcance adecuado a la auditoria, el tipo de opinión que se va a emitir o los honorarios son causas por las cueles el auditor suspende su relación con el cliente. Se determina si al cliente le falta integridad y por, lo tanto ya no debe de ser su cliente. Si existe un litigio contra un despacho de contadores públicos por parte del cliente o una demanda contra el mismo por parte del despacho de contadores públicos, el despacho no puede hacer una auditoria.
La investigación de clientes nuevos y la reconsideración de los existentes es parte esencial para decidir sobre el riesgo de una auditoria aceptable.
2.10.8.2 Razones del cliente para una auditoria
Los usos más probables de los estados financieros pueden determinarse a partir de la experiencia previa con el cliente y de pláticas con la dirección. A lo largo del trabajo el auditor obtiene información adicional del porque se
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quiere realizar una auditoria y los probables usos de los estados financieros.
2.10.8.3 Obtención de antecedentes
Un conocimiento amplio del negocio del cliente y de la industria y un conocimiento sobre las operaciones de la compañía son esenciales para realizar una auditoria adecuada. La mayor parte de la información se obtiene de las instalaciones del cliente específicamente en el caso de un cliente nuevo.
2.10.8.4 Conocimiento de la industria y empresa del cliente
Es importante conocer la empresa que se va a auditar por tres razones
1- Requerimientos de contabilidad distintos en las diferentes empresas.
2- Identificación del riesgo aceptable de la auditoria que realice el auditor o si es aconsejable auditar otras empresas iguales.
3- Los riesgos inherentes a las empresas de una misma industria.
El conocimiento de la industria del cliente se obtiene de varias formas. Entre estas se incluyen conversaciones con el auditor que fue responsable
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del compromiso en años anteriores y auditores que tengan contratos en la actualidad que sean similares.
Los archivos permanentes del auditor a menudo incluyen el historial de la compañía, una lista de las principales actividades del cliente y un archivo de las políticas de contabilidad en años anteriores.
a) Autorizaciones y debates del consejo directivo que afectan el riesgo inherente, como compensación a funcionarios, nuevos contratos y convenios, adquisición de propiedades, préstamos y pagos de dividendos.
b) La información incluida en las minutas que afecta la evaluación que hace el auditor del riesgo inherente.
2.10.8.5 Contratos
La mayoría de los contratos son de mucho interés para las partes en la auditoria, y en la practica reciben especial atención durante las pruebas detalladas.
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2.10.9 Planificación preliminar o definitiva.
a) Archivos permanentes
Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria. Son una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro en estos se incluye lo siguiente:
Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia continua como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos. Análisis de años anteriores de cuentas que tienen importancia continua para el auditor. Información relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno de la compañía. Los resultados analíticos de auditorias de años anteriores.
b) Archivos Corriente
Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se esta aplicando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para el año de la auditoria.
c) Propiedad de los papeles de trabajo
- 73 -
Los papeles de trabajo son de la propiedad exclusiva del auditor o de la firma de auditores contratados. La única vez que otra persona, incluyendo al cliente tiene derechos legales para examinar los papeles de trabajo es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Se conserva en los despachos como fuente de consulta.
d) Evidencias de Auditoria
Debe obtenerse evidencia suficiente y adecuada, mediante la realización y evaluación de las pruebas de auditoria que se consideren necesarias, al objeto de obtener una base de juicio razonable sobre los datos contenidos en las cuentas anuales que se examinan y poder expresar una opinión al respecto de las mismas.
2.11 TÉCNICAS DE MUESTREO ESTADÍSTICO Y HERRAMIENTAS EN AUDITORIA
2.11.1 Técnicas de Muestreo
Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo a menos de la totalidad en las partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de transacción (muestra), que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en relación con las características.
- 74 -
Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir que la técnica de la selección para muestre en auditoria está basada en la selección al azar o aleatoria, que es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene la misma posibilidad de ser seleccionadas.
Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos para definirla:
Los objetivos de la auditoria El universo El riesgo y la certidumbre Error tolerable Error esperado en el universo
Al efectuar sus pruebas sustantivas y de cumplimiento sobre los saldos y el control interno, el auditor no debe seleccionar todas las operaciones procesadas durante el ejercicio, ya que el coste del examen sería alto y la entrega del informe no oportuno; por lo tanto utilizará técnicas de muestreo: al examinar una muestra representativa de un amplio grupo de operaciones homogéneas se pueden obtener conclusiones acerca de todo el grupo.
El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado
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universo o población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada muestra.
La teoría de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran número de partidas similares tiende a mostrar las mismas características que reflejaría el examen de la serie completa.
2.11.2 Fases del muestreo
1. Definición de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas; especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y lo que se entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el programa de auditoria. 2. Selección de muestras. Consiste en definir el método a seguir para determinar las unidades concretas que formarán parte de la muestra. 3. Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a seleccionar y que formarán la muestra. 4. Evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.
- 76 -
2.11.3 Selección de las muestras
Se puede realizar de la forma siguiente:
Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un período determinado todas las partidas de una sección de cuentas por orden alfabético.
Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que
forman el
universo deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas.
Muestreo estratificado: Significa clasificar la población en estratos y posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo en bloque.
2.11.4 Herramientas
Un auditor de calidad usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la auditoria (ejecución), como también para analizar y reportar los resultados. El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoria de calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para definir los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados
- 77 -
2.11.5 Entrevistas.
Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoria; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación para realizarlas. Esto incluye:
Selección cuidadosa de los entrevistados Coordinación, por parte del equipo de auditoria, de la elaboración del calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los entrevistados y evitar una posible duplicación. Revisión de la información disponible Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las entrevistas. Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación.
2.11.6 Diagrama causa y efecto Fue desarrollado por “Kaoru Ishikawa” en 1943. A este diagrama también se le llama diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado, por su forma parecida a un pescado. Este diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron origen a un problema o efecto.
- 78 -
La cabeza del pescado estaría representada por el efecto y sus posibles causas estarán en las ramas principales del cuerpo del “pescado”. Estas ramas principales típicamente son las siguientes:
Personas Equipos Métodos Materiales Ambientes
Otras ramas pueden ser utilizadas dependiendo del efecto que se esté analizando. Por ejemplo si se desea analizar cómo se puede prevenir un error en el diseño de un producto tendríamos las siguientes ramas principales:
Insumo de clientes Control de diseño Adiestramiento Control de documentos.
Cuando se entiende la finalidad de esta herramienta. El auditor comprenderá que la misma puede ser utilizada para analizar un proceso o el resultado de un sistema.
El diagrama causa - efecto es una buena herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qué buscar cuando está ejecutando la auditoria como
- 79 -
también le enseña la interrelación entre cada una de las características del proceso (ramas principales) con el efecto. Esta herramienta es un complemento del conocimiento que pueda tener el auditor en el proceso auditado ya que los resultados del mismo pueden atribuirse a múltiples factores, por lo tanto debe existir una relación de CAUSA – EFECTO entre los ellos.
Cuando se enfrenta un problema complejo, en la mayoría de los casos se procede a efectuar un listado donde se indiquen las diferentes causas, clasificando las variables más importantes que posiblemente generen el problema.
Es difícil resolver un problema si no se dispone de un mecanismo que permita ver totalmente la cadena de causas y efectos.
Mediante la aplicación del Diagrama de Causa – Efecto ó Espina de Pescado es posible determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por ende emprender la búsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende:
Representar visualmente las causas probables del problema o efecto. Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o efectos.
- 80 -
Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.
2.11.7 Encuesta
Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas.
La encuesta sirve básicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado y/o para medir, una o más variables dentro de una investigación o estudio, dentro de una población objetivo que reúna las condiciones requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto o tema.
- 81 -
Las encuestas pueden ser útiles para recopilar la información pertinente para la auditoria. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, organizaciones, firmas privadas y otras personas que se supone conocen el programa o área de la auditoria, en la cual se interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores
.
Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de información que podrían servir de ayuda en la labor de auditoria.
2.11.8 Diagrama de Flujo
Es una representación reticular de un sistema. El diagrama de flujo contempla el sistema en términos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes.
Muestra el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por “tuberías” y “depósitos” de datos, y permite describir el movimiento de los datos a través del sistema.
Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son sometidos los datos- lugares en los que se almacenas los datos dentro del sistema- los canales por donde circulan los datos.
- 82 -
Las técnicas del diagrama de flujo de datos, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información en la organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándolos en el sistema propuesto.
- 83 -
2.11.9 Matriz FODA
Es una herramienta de comparación que se fundamenta en información proveniente de las matrices de evaluación del factor interno y externo y perfil competitivo. La contraposición de las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades externas origina estrategias alternativas factibles con el objeto de confrontar factores internas y externas.
Es una técnica que le permite a la empresa ubicarse tanto interna como externamente, tomar correctivos, plantear estrategias y proponer o revaluar los objetivo, a través de: Al interior de la empresa sus Debilidades y Fortalezas, y al exterior sus Amenazas y Oportunidades.
- 84 -
Matriz FODA
.
OPORTUNIDAD (O)
AMENAZAS (A)
Hacer lista de
Hacer lista de amenazas
oportunidades FORTALEZAS (F)
ESTRATEGIAS FO
Hacer lista de debilidadesUsar fortalezas para
aprovechar
ESTRATEGIAS FA
Usar fortalezas para
evitar amenazas
oportunidades
DEBILIDADES (D)
ESTRATEGIAS DO
Hacer lista de fortalezas Vencer debilidades
Aprovechando
ESTRATEGIAS DA
Reducir a un mĂnimo las
debilidades y evitar
oportunidades amenazas
- 85 -
MATRIZ MATRIZ FODA FODA AMBIENTE EXTERNO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
F.O. IMPULSAR
F.A. ENFRENTAR
D.O. DESAFIAR
D.A. CAMBIAR
AMBIENTE INTERNO
FORTALEZAS
DEBILIDADES
- 86 -
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Este trabajo investigativo es de tipo documental y experimental, el mismo que está enmarcado en dos paradigmas el cuantitativo y el cualitativo. El análisis cualitativo reconoce la subjetividad de los sujetos como parte del proceso de investigación. Pretende un acercamiento a los sujetos en estudio, usa la lógica y nos permite hacer un estudio pormenorizado sobre la situación actual del departamento de crédito de la Cooperativa de ahorro y Crédito “1 de julio”.
El paradigma cuantitativo será puesto en práctica para recoger la información que se genera en los estados financieros que serán sometidos a estudio, mediante indicadores financieros que analizaran datos en dólares americanos, porcentajes de representación, etc., los mismos que tienen un enfoque objetivo.
- 87 -
3.2
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
En la presente investigación se aplicará un proceso científico que nos permitirá posicionarnos en el método crítico – propositivo; para lo cual se aplicaran las siguientes técnicas:
Observación de Campo.- Esta técnica me permitió ponerme en contacto con los directivos y empleados del departamento de crédito; de tal manera que logre analizar su actitud hacia el trabajo, nivel cumplimiento del reglamento interno y procedimientos del departamento de crédito. La Encuesta.- Con la finalidad de obtener datos y opiniones importantes de todos los funcionarios del departamento de crédito procedí a la aplicación de encuestas, para lo cual desarrolle un listado de preguntas escritas, a fin de que los encuestados procedan a contestar. Para esta técnica se aplicó como herramienta el cuestionario (Anexo Nº 01)
3.3 IDEA A DEFENDER
¿Mediante el diseño y aplicación de un modelo de auditoria financiera a la cartera de crédito, se minimizará el riesgo en la colocación y recuperación de los recursos financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”?
- 88 -
3.4
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
3.4.1 Variable Independiente: Auditoria financiera a la cartera de crédito
3.4.2 Variable Dependiente: Minimización de riesgo en la colocación y recuperación de recursos financieros.
3.5 POBLACIÓN Y MUESTRA
La encuesta se aplico a los ocho funcionarios del departamento de crédito y a los tres miembros de la comisión de crédito, por lo tanto para la ejecución de las encuestas se trabajo con el total de la población.
3.6 INTERPRETACIÓN DE DATOS
3.6.1 Encuestas dirigidas al personal del Departamento de Crédito y a la Comisión de Créditos.
- 89 -
1. ¿El departamento de crédito dispone de un manual de procedimientos?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA
ACUMULADA
%
SI
11
11
100%
NO
0
11
0%
TOTAL
11
100%
DISPONIBILIDAD DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
0%
100%
SI
NO
Interpretación:
El 100% del personal que se desempeña en el departamento de crédito, afirman que la Cooperativa dispone de un manual de procedimientos para dicho departamento.
- 90 -
2. ¿El manual de crédito permite lograr eficiencia en la gestión de colocación y recuperación de cartera?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA
ACUMULADA
%
SI
3
3
25%
NO
8
11
75%
TOTAL
11
100%
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PERMITE COLOCAR Y RECUPERAR CARTERA EFICIENTEMENTE 25%
75%
SI
NO
Interpretación: El 75% de los encuestados sostiene que el manual de procedimientos del departamento de crédito es una herramienta que no ha permitido gestionar de manera eficiente la colocación y recuperación de la cartera, puesto que aún en la cooperativa existen créditos con índices de morosidad; en cambio, el 25% restante consideran que el manual de procedimientos ha contribuido de manera eficiente a la operacionalización de la cartera de crédito.
- 91 -
3. ¿La Cooperativa cuenta con una unidad de Auditoria Interna?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA
ACUMULADA
%
SI
11
11
100%
NO
0
11
0%
TOTAL
11
100%
LA COOPERATIVA DISPONE DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA 0%
100% SI
NO
Interpretación:
El 100% de los encuestados manifiestan que la Cooperativa si dispone de una unidad de auditoría interna, no obstante es importante señalar que durante los seis últimos meses de acuerdo al informe del Sr. Gerente, dicha unidad no cuenta con un funcionario.
- 92 -
4. ¿Con qué frecuencia se realizan las auditorias internas?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
Mensual
0
0
0%
Trimestral
0
0
0%
Semestral
0
0
0%
Anual
11
11
100%
0
11
100%
TOTAL
FRECUENCIA DE EJECUCIÓN DE AUDITORIAS Trimestral 0%
Mensual 0% Semestral 0%
Anual 100%
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Interpretación:
El 100% del personal encuestado afirman que las auditorias internas se las aplica una vez al año.
- 93 -
5. ¿Se han aplicado auditorias a la cartera de crédito?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
SI
0
0
0%
NO
11
11
100%
TOTAL
11
100%
SE HAN APLICADO AUDITORIAS FINANCIERAS A LA CARTERA DE CRÉDITO
0%
100% SI
NO
Interpretación:
El 100% de los encuestados afirman que en la Cooperativa no se ha aplicado una auditoria financiera a la cartera de crédito.
- 94 -
6. ¿Las funciones que desempeñan el personal del departamento de crédito, han sido comunicadas por escrito?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
SI
8
8
75%
NO
3
11
25%
TOTAL
11
100%
SE COMUNICA POR ESCRITO LAS FUNCIONES A LOS EMPLEADOS DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
25%
75%
SI
NO
Interpretación: El 75% del personal que trabaja en el departamento de crédito afirman que sus funciones han sido comunicadas por escrito, en cambio el 25% restante sostienen que no les han indicado por escrito sus funciones, cabe señalar que la Cooperativa no cuenta con un manual orgánico funcional, en el cual se describa claramente las funciones de sus trabajadores.
- 95 -
7. ¿Qué organismos realizan el control externo?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
Superintendencia de Bancos
0
0
0%
Ministerio de Bienestar social
0
0
0%
11
11
100%
Corporación Financiera Nacional TOTAL
11
100%
ORGANISMOS QUE APLICAN AUDITORIAS EXTERNAS 0%
100% Superintendencia de Bancos Ministerio de Bienestar social Corporación Financiera Nacional
Interpretación: El 100% de los encuestados afirman que las auditorias externas son realizadas por la Corporación Financiera Nacional. Esto se debe a que dicho organismo otorga créditos a la Cooperativa, y para mantener un control sobre los fondos mencionados, desarrolla este tipo de controles.
- 96 -
8. ¿Con qué frecuencia se realizan Auditorias Externas?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
Mensual
0
0
0%
Trimestral
0
0
0%
Semestral
8
8
75%
Anual
3
11
25%
TOTAL
11
100%
FRECUENCIA DE APLICACIÓN DE AUDITORIAS EXTERNAS
25%
0%
75%
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Interpretación: El 75% del personal encuestado sostienen que las auditorias externas se las aplica semestralmente; en cambio el 25% manifiestan que cada año se procede a la realización de las auditorias externas.
- 97 -
9. ¿Con qué frecuencia se presentan los reportes de colocación y recuperación de cartera?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
Diario
11
11
100%
Semanal
0
11
0%
Quincenal
0
11
0%
Mensual
0
11
0%
TOTAL
11
100%
FRECUENCIA DE EMISIÓN DE REPORTES DE CARTERA
0%
100% Diario
Semanal
Quincenal
Mensual
Interpretación: El 100% de encuestados afirman que en la Cooperativa los reportes de cartera se los genera diariamente.
- 98 -
10. ¿Considera que la cartera vencida de la cooperativa es?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
Alta
1
1
13%
Media
7
8
63%
Baja
3
11
25%
TOTAL
11
100%
CARTERA VENCIDA
13%
25%
62%
Alta
Media
Baja
Interpretación: El 62% de funcionarios encuestados manifiestan que la cartera vencida de la cooperativa es alta; el otro 25% en cambio señalan que la cartera vencida es baja y finalmente el 13% restante considera que la cartera vencida es alta.
- 99 -
11. ¿Considera que mediante la aplicación de controles internos a la cartera de crédito, esta podría bajar su nivel de morosidad y por ende disminuir su riesgo de colocación?
FRECUENCIA DETALLE
FRECUENCIA ACUMULADA
%
Si
8
8
75%
No
3
11
25%
TOTAL
11
100%
CON EL CONTROL INTERNO MEJORARÁ LA CARTERA VENCIDA
25%
75%
Si
No
Interpretación: El 75% de los empleados del departamento de crédito afirman que mediante la aplicación de controles internos en el departamento de crédito se logrará mantener una cartera de crédito vencida mínima; en cambio el 25% consideran todo lo contrario.
- 100 -
3.7 VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER
Se ha planteado la siguiente idea a defender para el desarrollo de la presente investigación: ¿Mediante el diseño y aplicación de un modelo de auditoria financiera a la cartera de crédito, se minimizará el riesgo en la colocación y recuperación de los recursos financieros?, la misma que se verifica mediante la aplicación de encuestas a los funcionarios del departamento de crédito, ya que en base a la información recopilada se ha procedido al análisis e interpretación de los datos que validan la propuesta, mediante las siguientes observaciones
En la pregunta diez cuando a los funcionarios se les consulta si mediante la aplicación de controles internos, disminuirá el nivel de morosidad y por ende el riesgo de recuperación de la cartera, el 75% responde afirmativamente, confirmando de esta manera la necesidad de evaluar la cartera vencida para minimizar los riesgos de colocación y recuperación de los recursos financieros.
- 101 -
CAPÍTULO IV
MODELO DE AUDITORIA FINANCIERA PARA LA CARTERA DE CREDITO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “1 DE JULIO”
4.1 INTRODUCCIÓN
El sistema de auditoria financiera para la cartera de crédito tiene por finalidad aportar un alto índice de seguridad respecto a los procedimientos administrativos y financieros y mejorar las operaciones del departamento de crédito, ayudando al cumplimiento de sus objetivos y evaluando las actividades que en el mismo se llevan a cabo.
Para un mejor desarrollo del sistema de auditoria financiera, la propuesta se ha dividido por fases: En la primera fase se desarrolla la planeación de la auditoria y su proceso, selección de actividades, se definen los componentes del plan y se realiza el cronograma de actividades. La segunda fase, sirve para organizar la unidad de auditoria interna, se presenta el organigrama estructural y las funciones. La tercera fase, se refiere a los contenidos de los papeles de trabajo y las clases de archivos.
- 102 -
La cuarta fase contiene el control interno y sus componentes, mediante el establecimiento de programas para la cartera de crédito. La quinta fase determina el propósito del informe, su contenido, estilo de dirección, tipos y entrega del informe final de auditoria. Al presentar este sistema de auditoria financiera es necesario recalcar que los resultados serán el reflejo de la forma como se hayan entendido y aplicado los cuestionarios de auditoria, y lo que es más es el auditor quien determinará: a. El alcance y oportunidad de las pruebas b. La necesidad de hacer adiciones o correcciones a los cuestionarios, y c. Cómo profundizar en las áreas que considere deficientes.
El conjunto de técnicas y procedimientos descritos en este sistema, han sido diseñados para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, a fin de que sirva de consulta y orientación profesional al personal del Departamento de Auditoria Interna.
- 103 -
4.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
Planificar
las
racionalizando
labores el
anuales
tiempo
y
de
la
priorizando
unidad las
de
auditoria,
actividades
del
departamento de crédito, que requiere mejorar su trabajo.
Diseñar las características de los papeles de trabajo y la forma de utilizarlos y archivarlos. Preservar las normas de control interno en el departamento de crédito y apoyar su desarrollo para contribuir con el mejoramiento de los resultados administrativos y financieros. Determinar que el monto de los créditos, corresponda efectivamente a las obligaciones de los socios de la cooperativa. Determinar la correcta clasificación de los créditos para su adecuada presentación en el balance. Determinar si existen garantías otorgadas, hipotecas o prendas, y asegurarse que éstos se revelen adecuadamente en los estados financieros. Determinar que se revelen adecuadamente las tasas de interés. Conocer el proceso que debe cumplir en la formulación y presentación de los informes de auditoria.
- 104 -
4.3 DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1 DE JULIO”
4.3.1 Reseña Histórica
Visionarios agricultores y campesinos de la parroquia Santa Rosa, llevaron a cabo un objetivo inmensamente sublime del acto de Fundación de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, con la finalidad de estimular y fomentar el ahorro a fin de mejorar la calidad de vida y la prestación oportuna del crédito para sus socios y habitantes de dicha parroquia. La Cooperativa de Ahorro y Crédito
“1 de Julio”, es un referente del
sistema cooperativo de este sector, nacida un 13 de septiembre del año 2001
y se constituye legalmente el 21 de Enero del 2002 , con
un capital inicial de usd $45000, importante núcleo que ha contribuido poderosamente al crecimiento económico de sus asociados.
4.3.2 Misión
Ofrecer productos financieros autorizados que permitan entregar un mejor y mayor servicio a nuestros socios, procurando una rentabilidad razonable para revertirla en el crecimiento del capital
- 105 -
institucional en beneficio
social generando confianza y organización técnica integral en un marco de solvencia y con personal eficiente.
4.3.3 Visión al año 2010 Afianzar el liderazgo de la institución dentro del ámbito nacional de cooperativas de ahorro y crédito del sector rural, con la eficiencia como nuestro referente de trabajo y la satisfacción de socios como nuestra finalidad de servicio.”
4.3.4 Valores
Honestidad Seguridad y solvencia Vocación de servicio (Con calidez humana y profesionalismo) Solidaridad y equidad Compromiso y responsabilidad
- 106 -
4.3.5 Organigrama Estructural de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN COMITÉ DE CRÉDITO
DEPARTAMENTO D AUDITORIA
CONSEJO DE VIGILANCIA
GERENTE
UNIDAD DE ANÁLISIS DE CRÉDITO
UNIDAD DE OPERACIONES
UNIDAD DE CONTABILIDAD
JEFE DE CRÉDITO
JEFE DE OPERACIONES
CONTADORA
NOTIFICADOR VERIFICADOR
CAJEROS
- 107 -
UNID SEGU
4.3.6 Análisis Situacional del Departamento de Crédito
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Gestión eficiente y transparente
Falta
Costos
especializada
financieros
e
intereses
de
capacitación
bajos para clientes comparados
Insuficiente análisis financiero y
con la competencia
de concesión de créditos
Sistema informático con capacidad
Nivel de morosidad
de soportar crecimiento.
Baja cobertura de la cartera en
Antecedentes de misión social en
riesgo
la comunidad, que genera buena
Existencia de riesgo de tasas
imagen corporativa.
de interés Falta de un programa para mitigar los riesgos.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Crisis del sistema financiero
Tasas de inflación elevadas
Crecimiento poblacional en la zona
Falta
Incursión de las ONGs. En el
ahorro
segmento cooperativo
de
capacidad
de
Situación política del país, puede afectar la economía. Eliminación de comisiones
- 108 -
Resulta importante analizar las diferentes áreas del departamento de crédito, para abarcar el estudio en su totalidad, de acuerdo al Estatuto de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”.
4.3.6.1 Certificados de aportación Son las aportaciones de los socios de forma nominativa, indivisibles y de igual valor que serán transferibles sólo entre los socios o a favor de la cooperativa previa autorización del Consejo de Administración. Art. 65 Ley de Cooperativas.
4.3.6.2 Servicios solidarios Ahorros: Los socios podrán depositar en una cuenta de ahorros de la cooperativa el dinero que tengan disponible y que no deseen invertir en certificados de aportación. Art.72 Ley de Cooperativas. Los intereses que se paguen sobre los ahorros de los socios, no podrán exceder el máximo legal fijado por las autoridades competentes y serán causados desde el día en que se realice el depósito.
4.3.6.3 Prestamos Los prestamos se otorgará solamente a los socios, estos prestamos deberán llenar las condiciones y garantías que exige el reglamento respectivo y la comisión de crédito. Art.75 Ley de Cooperativas.
- 109 -
Las solicitudes de crédito se dirigirán a la comisión de crédito en un formulario preparado para el efecto previendo toda la información solicitada para la mencionada comisión e indicado la garantía correspondiente. El tipo de interés lo fijara el Consejo de Administración, pero en ningún caso dicha tasa podrá ser superior a aquella que autoricen los organismos correspondientes para las operaciones de intermediación financiera. Los prestatarios no podrán variar el destino de los préstamos ni desmejorar la garantía otorgada, si fueren violados estos requisitos
la cooperativa
podrá dar por vencidos los plazos y exigir el pago total e inmediato de las sumas pendientes, más los intereses correspondientes. Las transacciones de los asociados con la cooperativa se anotarán en una libreta preparada para el efecto y deberá estar siempre en poder de aquellos, no se realizará ninguna transacción sin la presentación de esta libreta y su pérdida debe ser informada para la emisión de un duplicado, previa la anulación de la primera, es obligación del socio comprobar los asientos de sus libretas con el estado de cuenta que posee la cooperativa. La Cooperativa podrá retener a su favor las participaciones de los socios por las obligaciones que estos contraigan con aquellas. Art.81 Ley de Cooperativas.
Los miembros de los consejos y comisiones no podrán obtener préstamos en exceso del valor del monto de sus certificados de aportación y ahorros. Art. 83 Ley de Cooperativas
- 110 -
4.3.7 Reglamento General de Crédito El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, en uso de las atribuciones que le confiere el Art.33 literal a la ley general de Cooperativas, emite el siguiente reglamento general de crédito.
Capítulo primero Política general de Crédito Art.-1) Ámbito y Aplicación El consejo de administración, es el encargado de dictar y revisar las políticas generales de crédito de la cooperativa. La comisión de crédito, por delegación del consejo de administración está encargada de la aplicación del reglamento conforme a lo que determina el estatuto.
Capítulo segundo Organismos administrativos y su responsabilidad Art.-2) Responsabilidad Son responsables en la concesión del crédito, de la siguiente manera. a) Consejo de Administración, es la máxima instancia en la concesión de crédito, actúa por medio de la comisión de crédito y aprobará los créditos a los miembros de los consejos de administración, vigilancia, gerente general y los que salgan de los demás niveles de aprobación.
- 111 -
b) La Comisión de Crédito, es la responsable de informar, receptar, verificar, analizar y aprobar todas las solicitudes de crédito. c) Cualquier modificación en las responsabilidades, las hará el Consejo de Administración.
Capítulo tercero Sujetos de Crédito Art.-3) Sujetos de Crédito La cooperativa, concederá crédito únicamente a sus socios que cumplan con los requisitos contemplados en el reglamento, y las disposiciones de la Comisión de Crédito y del Consejo de Administración. Art.-4) Requisitos Los socios de la institución, para tener derecho a recibir crédito, deben cumplir con los siguientes requisitos a) Ser mayor de edad (18 años), en caso de ser mayor de 60 años, presentar un codeudor. b) Ser socio de la cooperativa por lo menos 30 días. c) No haber tenido problemas económicos dentro de la comunidad o atrasos en pago de las cuotas de capital o de interés en los créditos anteriores, en casos especiales, los determinará la Comisión de Crédito, previo estudio conjuntamente con la gerencia general. d) Tener una actividad económica productiva, o demostrar ingresos económicos comprobables y estables.
- 112 -
e) Estar al día en sus pagos de certificados de aportación y en todos los compromisos, en su calidad de socio. f) Haber mantenido activa su cuenta de ahorros en los últimos 30 días antes de la presentación de la solicitud. g) Presentar copias de la cédula de identidad y papeletas de votación actualizadas del deudor, codeudor, garantes y cónyuges. h) Presentar justificativo de bienes muebles o inmuebles.
Capítulo cuarto Destino de los créditos, montos y garantías Art.-5) Destino de los créditos La cooperativa concederá créditos a sus socios, para todas las actividades productivas o de consumo, especialmente para agricultura y ganadería. Art.-6) Montos Se concederá préstamos a sus socios desde US. 3.000,oo ( tres mil dólares), Cuando sea primer crédito el monto máximo será de US. 1000,oo (mil dólares, en casos excepcionales será aprobado por la Gerencia General.
Art.-7) Garantías a) El socio presentará un garante cuando su crédito sea hasta Usd 1000,oo (mil dólares). b) El socio presentara dos garantes cuando su crédito sea superior a Usd $1.000,oo (mil dólares); e inferior a Usd. $3000,oo (tres mil dólares)
- 113 -
c) El socio presentará garantía hipotecaria cuando su crédito sea superior usd. $3000,oo (tres mil dólares); o cuando la comisión de crédito lo solicite. d) Los créditos que estén fuera de lo anteriormente anotado, serán aprobados por el Consejo de Administración en su correspondiente sesión ordinaria.
Art.-8) Encaje a) El socio deberá mantener un encaje del 4 x 1 para el primer crédito, 5 x 1 para el segundo crédito, y el 6 x 1 para el tercero en adelante. Tomando en cuenta el pago puntual de sus cuotas de capital e intereses en sus créditos anteriores. b) En todos los créditos que se concedan a los socios, se incrementará a 7% del total de crédito, para certificados de aportación. Art.-9) Plazo El plazo de los créditos, estará fijado por la capacidad de pago de los sujetos de crédito, no siendo mayor a 36 meses. Art.-10) Forma de pago Los pagos se los realizará de acuerdo con los períodos de ingreso económicos de los socios, y podrá ser: a) Pagos de capital e interés mensual b) Capital trimestral y el interés mensual En todos los casos el interés será calculado sobre el saldo de capital. Art.-11) Tasa de interés y comisiones
- 114 -
La tasa de interés y los costos operativos serán fijadas por el Consejo de Administración. Art.-12) Morosidad y sanciones Cuando un socio no cancelare a tiempo una cuota de capital o de interés, se declarará, vencido, y se exigirá el pago total del crédito. Agotados los esfuerzos para el cobro extrajudicial, y de persistir el atraso, se entregará el pagaré y demás documentación a un abogado designado por el Gerente General, para el cobro mediante la vía judicial.
4.4 EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTO 4.4.1 Manejo operativo del área de crédito y evaluación de procedimientos en cartera
En el área de cartera se realizan principalmente las siguientes actividades:
Análisis del sujeto de crédito
Evaluación del sujeto de crédito de la Cooperativa.
Manejo de políticas crediticias institucionales.
- 115 -
4.4.2 CONTENIDO DE LA PROPUESTA SEGÚN “MENDOZA MELÉNDEZ BEATRIZ ADELA”
Fase I Planeación de la Auditoria
FASES DEL MODELO Fase II Organización de la Unidad de Auditoria
DE AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE
Fase III Papeles de Trabajo
CRÉDITO
Fase IV Control Interno
Fase V Informes de Auditoria - 116 -
4.4.2.1 FASE PRIMERA: PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA
4.4.2.1.1 Proceso de la Planeación (Fase I)
Siendo importante la planificación de las labores de control que corresponden a la unidad de auditoria interna, aplicada a la cartera de crédito, se requiere orientar los esfuerzos hacia la consecución de los objetivos previamente establecidos y evaluar las actividades y sus resultados en función de las normas o medidas previstas en la planificación. El proceso de planeación tiene relación con la fijación de objetivos y la formulación de políticas. Los responsables de la planificación deben definir objetivos claros, realizables y significativos que puedan ser verificables y en lo posible cuantificables, para lo cual es necesario que en su elaboración se incluyan:
Sus características, Fechas estimadas de cumplimiento; y, Formas de lograrlos.
- 117 -
La formulación de políticas debe guardar relación con los objetivos previstos porque deben ser orientadoras de las acciones y para ello la unidad de auditoria interna, puede definir sus propias políticas, dependiendo de las políticas generales emitidas por la dirección y de conformidad con la normativa vigente.
4.4.2.1.2 Selección de actividades Se debe observar los siguientes criterios:
CRITERIOS BÁSICOS PARA SELECCIONAR ACTIVIDADES
Orientados a los objetivos y metas dirigidos a mejorar los sistemas administrativos y financieros Trabajos de acuerdo a la importancia institucional, monto de recursos y cumplimiento de términos legales. Capacitación al personal Objetivos y metas institucionales. Resumen de las fuentes de financiamiento institucional y su distribución a nivel de partidas. Objetivos de la unidad de auditoria. Alcance de las labores a desarrollarse en el ámbito de control. Metodología del trabajo. Distribución de trabajo o actividades
- 118 -
4.2.2.2 Plan de Auditoria Interna (Fase II)
De acuerdo a la información descrita en las páginas anteriores, para el presente estudio se ha dividido a la Cooperativa por áreas y se han elaborado planes individuales para las unidades más importantes de la Organización, en el siguiente orden: Área de Servicio al cliente Área Administrativa – contable. Área de Crédito y Cobranzas.
- 119 -
PLAN DE AUDITORIA ÁREA SERVICIO AL CLIENTE/ DEP. CRÉDITO ANTECEDENTES: Efectuaremos el presente examen como parte del desarrollo de nuestra tesis a fin de evaluar si esta área cumple o no con los propósitos para los cuales fue creada.
OBJETIVOS: 1. Verificar si están definidas las funciones. 2. Comprobar si el personal de esta área cumple con los requisitos para el puesto. 3. determinar si el Área de servicio al cliente cumple o no con los propósitos para los que fue creada.
ALCANCE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”. PROCEDIMIENTO: 1. Elaborar Cuestionarios de Control Interno. 2. Evaluar Sistemas de Control Interno. 3. Evaluar el Manual de Funciones del Personal Asignado al área de servicio al Cliente 4. Monitorear si los socios de la Cooperativa se encuentran satisfechos con el servicio que brinda esta área. 5. Elaborar el Borrador del Informe. 6. Discutir el Borrador del Informe. 7. Presentar el Informe Final 8. Técnicas a utilizar o Entrevista o Encuesta o Observación o Inspección TIEMPO ESTIMADO Ocho días PERSONAL ASIGNADO Auditor (a)
- 120 -
PLAN DE AUDITORIA AREA ADMINISTRATIVA CONTABLE ANTECEDENDES:
Efectuaremos el presente examen con el fin de conocer si las labores contables son programadas, supervisadas y ejecutadas de la mejor manera. OBJETIVOS: 1. Verificar si las funciones que establece el Manual de Funciones se cumplen. 2. Comprobar si se realiza un control de los datos arrojados del sistema con los registros físicos contables. 3. Verificar si los documentos son debidamente archivados y custodiados. 4. Verificar si las personas encargadas del Área Contable cumplen con los requisitos para el puesto.
ALCANCE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” PROCEDIMIENTO: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Elaborar Cuestionarios de Control Interno. Evaluar Sistemas de Control Interno. Evaluar el Manual de Funciones del personal del área. Elaborar el Borrador del Informe. Discutir el Borrador del Informe. Presentar el Informe Final.
TÉCNICAS A UTILIZAR: Encuesta Entrevista Observación TIEMPO ESTIMADO: Ocho días PERSONAL ASIGNADO: Auditor (a)
- 121 -
PLAN DE AUDITORIA AREA DE CRÉDITO NOMBRE DEL EXAMEN: Crédito ANTECEDENTES: Efectuaremos el presente examen como parte del desarrollo de nuestra tesis a fin de detectar debilidades en los procedimientos para la concesión de créditos. OBJETIVOS: 1. Verificar si el área cuenta con un Manual de Funciones y el reglamento Interno de Crédito. 2. Comprobar si las operaciones realizadas en el área de crédito se cumple de acuerdo al Reglamento General de Crédito establecido en la Cooperativa. ALCANCE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”. PROCEDIMIENTO: 1. 2. 3. 4.
Elaborar Cuestionarios de Control Interno. Evaluar Sistemas de Control Interno. Evaluar el Reglamento General de Crédito de la Cooperativa. Evaluar el Manual de funciones del personal asignado al área de crédito. 5. Elaborar el Borrador del Informe. 6. Presentar el Informe Final. 7. Discutir el Borrador del Informe. TECNICAS A UTILIZAR: Encuesta Entrevista Observación TIEMPO ESTIMADO Ocho Días PERSONAL ASIGNADO Auditor (a)
- 122 -
PLAN DE AUDITORIA AREA DE COBRANZAS ANTECEDENTES: Realizaremos este examen como parte del desarrollo de nuestra tesis a fin de evaluar si esta área cumple o no los propósitos para los que fue creada. OBJETIVOS: 1. Determinar si están bien definidas sus funciones. 2. Comprobar si sus actividades se rigen a un Manual de funciones. 3. Determinar si existen procedimientos específicos para el área de cobranzas. ALCANCE: Cooperativa de Ahorro y crédito “1 de Julio” período 2006. PROCEDIMIENTO: 1. Elaborar cuestionarios de Control Interno. 2. Evaluar Sistemas de Control Interno 3. Evaluar el Manual de Funciones del Personal asignado al área de Cobranzas. 4. Elaborar el Borrador del Informe. 5. Discutir Borrador del Informe. 6. Presentar Informe Final. TECNICAS A UTILIZAR: Encuesta Entrevista Observación TIEMPO ESTIMADO Ocho días PERSONAL ASIGNADO Contador (a)
- 123 -
- 124 -
4.4.2.3 DISTRIBUTIVO DE ACTIVIDADES EN EL ÁREA DE CRÉDITO
ACTIVIDADES
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1 DE JULIO” UNIDAD DE AUDITORIA DISTRIBUTIVO DEMARZO ACTIVIDADES EL ÁREA CRÉDITO ENERO FENRE ABRIL EN MAYO JUNIODEJULIO AGOSTO
Elaboración y Aplicación de cuestionarios de control interno Evaluación del sistema de control interno Evaluación de atención al cliente Evaluación del cumplimiento de funciones Verificación del archivo y custodia de documentos. Evaluación de la ejecución de operaciones en función al manual de crédito. Evaluación de recuperación de la cartera Elaboración de informes finales Presentación de informes
125
SEP
OCT
NOV
DIC
4.4.2.4 Organización de la Unidad de Auditoria
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”, está obligada a contar con un Sistema de Control Interno, que como mínimo contenga un conjunto de políticas, procedimientos y normas de control establecidas por las instituciones financieras para proveer una seguridad razonable en la salvaguarda de los activos y lograr una adecuada organización administrativa y eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes que fluyen de sus sistemas de información, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y el cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables. Además cabe señalar que esta unidad está bajo el mando del consejo de Vigilancia, conjuntamente con quien se encargar de aplicar los controles y evaluaciones internas.
4.4.2.5 Funciones de la Unidad de Auditoria
Determinar y/o verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos
por
la
Cooperativa,
en
las
transacciones financieras y la exactitud de los riesgos de contabilidad. Verificar la confiabilidad de la información financiera y contable de la institución.
126
Comprobar el nivel de responsabilidad sobre las actividades de la institución y el grado de protección contra toda clase de pérdida Establecer controles internos en el manejo de los recursos financieros, económicos y bienes de la Cooperativa. Realizar control interno de todos los servicios de la organización, mediante la realización de auditorias de cualquier clase y naturaleza y el desarrollo de instrumentos de control permanente, que permita evaluar su eficacia y eficiencia y el cumplimiento de las normas
e
instrucciones,
formulando
las
propuestas
o
recomendaciones que deriven de dicha función en la forma en que establezca las disposiciones reguladoras de su actuación. Realizar control del cumplimiento del plan de objetivos de la Cooperativa y la formulación de propuestas para su adaptación y cumplimiento Análisis, seguimiento, asignación de objetivos y realización de estudios de los ingresos tributarios, así como económicos, de apoyo a los trabajos anteriores. Prevención y detección de las conductas irregulares, así como el análisis y evaluación de los sistemas de seguridad y control interno de la cooperativa. Asesoramiento y asistencia a los órganos rectores de la organización en cuanto a asuntos que éstos le encomiende.
127
Auditor General Elaborar la planificación anual de la auditoria de acuerdo con el ámbito asignado en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. Organizar
quipos
de
auditoria
para
realizar
exámenes
programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. Programar las auditorias en base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoria. Prestar al supervisor y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación especifica previa a la ejecución del trabajo. Exigir la aplicación sistemática del proceso de auditoria a base de la metodología definida en los manuales. Fomentar la aplicación de las políticas y normas de auditoria emitidas por la Contraloría General, como garantía de la calidad del trabajo.
128
Preparar el informe con los resultados obtenidos en la ejecución del trabajo.
Auditor Aplicar los programas de auditoria preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo. Conocer las actividades de la entidad a ser examinada, para ejercer una supervisión adecuada de las labores de equipo. Orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, así como de carácter administrativo. Informar periódicamente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado. Estudiar y decidir sobre las situaciones que se presenten en la ejecución del examen, como la falta de información o su desactualización, la ampliación o reducción de los procedimientos de auditoria y su alcance. Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administración, en las cuales se presenten los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditoria. Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.
129
Revisar el borrador del informe de auditoria, antes y después de la comunicación de los resultados a los funcionarios de la Cooperativa “1 de Julio”. Presentar los informes de supervisión. Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad emitida por el Consejo de Vigilancia. Documentar la aplicación de los procedimientos de auditoria utilizando la
estructura y orden definidos para los papeles de
trabajo. Cumplir con los criterios de ejecución establecidas para su trabajo, así como, los estándares profesionales (normas de auditoria) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe. Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditoria realizados. Obtener la evidencia suficiente, competente con los atributos y analizarlos con el jefe de auditoria. Redactar, en la correspondiente cédula o papel de trabajo, los resultados (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el informe final. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlos al jefe d equipo para la integración completa de los resultados y su correspondiente archivo.
130
Cumplir con las disposiciones legales normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditoria, así como observar el código de ética profesional.
4.4.2.6 Papeles de Trabajo (Fase III) En estos documentos el auditor procederá a registrar los datos y la información obtenida, así como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen.
ESTANDARIZACIÓN DE REFERENCIACIÓN DEL ARCHIVO
ORDEN 1
DESCRIPCIÓN
REFERENCIA
Informe final u opiniones sobre Estados
INF
Financieros. 2
Informes Parciales
INF/P
3
Memorando de Planeación
M/P
4
Situaciones Encontradas
S/E
5
Estados Financieros
EF’S
6
Balance General
7
Estado de Pérdidas y Ganancias
8
Aspectos Generales
BG EP/G A/G
131
A
Caja
B
Bancos y otras Instituciones Financieras
C
Cartera de Crédito
U
Propiedades y equipos
W
Otros Activos
O
Cuentas de orden
AA
Obligaciones con el público
BB
Operaciones interbancarias
CC
Cuentas por pagar
EE
Impuestos por pagar
HH
Obligaciones financieras
SS
Capital y reservas
5
Ingresos
4
Gastos
4.1
Intereses causados
4.2
Obligaciones con el público
4.4
Provisiones
4.5
Gastos de operación
132
CONTENIDO DE PLANILLAS
NOMBRE DE LA COOPERATIVA
TÍTULO DE LA PLANILLA
CLASE DE TRABAJO
INDICE
INICIALES
FECHA DE ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO
FECHA OBJETIVO
FIRMA DEL AUDITOR
133
CASO PRÁCTICO S/E 1 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1 DE JULIO” SITUACIONES ENCONTRADAS CARTERA QUE NO DEVENGA INTERESES 10/01/06
12/01/07
DESCRIPCIÓN NOTIFICACIONES La Cooperativa no utiliza notificaciones que dispongan de un número referencial en su contenido, requerido para controlar ordenadamente los avisos a los socios sobre sus cuotas vencidas.
RECOMENDACIÓN Con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Título 18 del Manual de Políticas y Procedimientos Crediticios, recomiendo se proceda a elaborar un registro de llamadas telefónicas, visitas y notificaciones a los socios que mantienen cuotas impagas a favor de la Cooperativa. CONCLUSIONES: De acuerdo a las pruebas sustantivas hechas concluyo que la cuenta de cartera que no devenga intereses, esta debidamente sustentada con los pagarés correspondientes FIRMA: M.Z.V 10/01/07
134
CRUCE DE REFERENCIA C3 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1 DE JULIO”
ESTADOS FINANCIEROS
BALANCE GENERAL
BG
10/01/06
11/01/07
SOCIO
MONTO
PAGARE
NOTIFICACIONES
Tisalema Masabanda María
$ 114.61
√
≠
Tiche Maliza José
129.24
√
√
Portero Capus Segundo
540.00
√
√
Segura Buenaño Oswaldo
870.58
√
≠
CONCLUSIÓN: Basado en el análisis de la cartera vencida concluyo que la
cartera
vencida
que
no
devenga
intereses
razonablemente presentada en los estados financieros.
FIRMA: M.Z.V.
135
se
encuentra
4.4.2.7
Control Interno en el Departamento de Crédito (Fase IV)
El control interno es un proceso que será ejecutado por el auditor (a) de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, con la finalidad de proporcionar seguridad razonable y de esta manera lograr la consecución de los objetivos institucionales tanto en la efectividad y eficiencia de las operaciones, así como también la suficiencia y confiabilidad de la información.
Serán responsables del control interno el Consejo de Vigilancia y el auditor interno.
4.4.2.7.1 Componentes Del Control Interno Ambiente de control Valoración de riesgos Actividades de control Información y comunicación Monitoreo o supervisión
136
4.4.2.8 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CRÉDITO DE LA COOPERATIVA DE JULIO” SOCIO Inicio
OFICIAL DE CRÉDITO
CAJA
VERIFIC
1
Necesidad de crédito
2
Indica al socio los requisitos
3
necesarios 4
Recepta documentos completos, negocia crédito, llena formulario de solicitud de crédito
Recopilación de documentos
1er. crédito 5
6
Si
No
Elabora la carpeta de crédito Verifica en el sistema saldos de ahorro del socio
Obtiene la carpeta del archivo Verifica en el sistema saldos de ahorro del socio Carpeta de Crédito 7
SI (1er)
Determina Inspección
Realiza In
10
Análisis de crédito 13
Volver a presentar solicitud acogiendo observaciones
Ingresa datos al sistema
12 14
Legalización de documentos: Pagaré, liquidación y tabla de amortización
15
16
137
Acreditar valor en la cuenta, emitir cheque Archivar carpeta de crédito
Emite i
4.4.2.9 Tipos de créditos otorgados por la Cooperativa De acuerdo al Reglamento Interno, Art. la Cooperativa de Ahorro y Crédito pone a disposición de sus socios los siguientes tipos de crédito: Créditos de consumo Vivienda Agrícola Artesanal Ganadería Pequeña Industria Transporte Adquisición terrenos Comercio
Para que el socio pueda acceder a los créditos quirografarios deberá cumplir con los siguientes requisitos: Movimiento de cuenta de ahorros Una fotografía actualizada Fotocopias de cédulas de identidad (socios, cónyuges, garantes) Fotocopia de certificados de votación actualizados Recibos de agua, luz o teléfono Fotocopias de escritura y cartas de pago predial (socios, garantes) Fotocopias de matrícula de vehículo (socio, garante) Certificados de ingresos económicos en caso de tener trabajos con relación de dependencia (socio y garante) Copias del RUC en caso de tener negocio propio (socios y garantes)
138
4.4.2.10 Ambiente de Control Integridad y valores éticos Competencia del personal Junta directiva Filosofía de la administración y estilo de la operación Estructura organizacional Asignación de autoridad y responsabilidad
139
4.4.2.11 Actividades de Control Políticas y procedimientos a implementar para manejar los riesgos. Revisiones de alto nivel Funciones directivas o actividades administrativas Procesamiento de información Controles físicos Indicadores de desempeño Segregación de responsabilidades
DISEÑO
INFORMACIÓN
Según políticas
Revisión sobre reportes
ESTUDIO / APROBACIÓN
FERFEC. OTORGAMIENTO
Conformación de comités Controles y aprobaciones
Aprobación para garantías y desembolsos COBRANZA- RECAUDO
ADMINISTRACIÓN
Revisión de reportes y evaluaciones
Segregación de funciones entre aprobación y registro Revisión reportes
140
4.4.2.12 Modelo de documentos requeridos para la Auditoria Financiera a la Cartera de Crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”. Según Domingo Nevado
Modelo 1 – Solicitud Originaria Nota Nº-------------Ambato, ----------------------------
Señor Jefe del Departamento de Crédito:
Tengo el agrado de dirigirme a usted con motivo de la auditoria / examen especial a la cartera de crédito que la gerencia general a dispuesto llevar a cabo en el ámbito de -------------------------------------------- a fin de solicitarle tenga a bien disponer las medidas pertinentes para que se facilite al equipo de auditoría actúe a cargo de ------------------------------------------------- la siguiente información y/o documentación:
Saludo a usted atentamente.
141
Modelo 2 – Reclamo Nota Nº-------------Ambato, ----------------------------
Señor: Jefe del Departamento de Crédito:
Tengo el agrado de dirigirme a usted con motivo de la auditoria / examen especial a la cartera de crédito que la gerencia general a dispuesto llevar a cabo en el ámbito de -------------------------------------------- a fin de solicitarle tenga a bien disponer las medidas pertinentes para que se facilite al equipo de auditoría actúe a cargo de ------------------------------------------------- la siguiente información y/o documentación:
Se deja constancia que la presente es reiteración de su similar de fecha ------------------------------, Nº-------------, que se adjunta fotocopia.
Saludo a usted atentamente.
142
AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
FECHAS --------------------------REALIZADO POR: ---------------------CRÉDITO DEUDORES:
1. Obtenga detalles analíticos de los saldos de las cuentas y cotéjelos con el mayor general. De ser procedente controle las sumas de los detalles analíticos. 2. Examine la correcta clasificación de las partidas de acuerdo a su naturaleza, origen, plazos de cancelación. 3. Informe los casos de saldos deudores de antigua fecha no amparados por la previsión de cuentas incobrables y evalué su cobrabilidad. 4. Verifique si por falta de pago se ha procedido a cancelar la prestación de servicios
crediticios
a
los
socios,
en
caso
de
corresponder
reglamentariamente examine las gestiones de cobro efectuadas en esos casos. 5. Verifique si existen partidas que por su gestión de cobro debieron exponerse en el balance en rubros específicos (Morosos en gestión judicial) 6. Establezca si han sido debitados los pertinentes intereses e indexaciones en aquellos créditos que tienen excedido su plazo de cancelación.
143
AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
7. Solicite y analice los listados proporcionados por el departamento jurídico respecto de juicios pendientes al cierre del ejercicio y compararlo con los detalles analíticos del balance a fin de
establecer la adecuada
contabilización de las situaciones litigiosas. 8. Efectúe pruebas con documentación (notas de crédito), posteriores al cierre del ejercicio para detectar si existen notas de crédito fechadas en el ejercicio siguiente correspondientes a servicios que se prestaron en el periodo bajo examen. 9. Complementariamente, efectué pruebas con documentación del ejercicio, que pudieran corresponder a servicios que se prestaron en el ejercicio anterior. 10. Examine si para las diversas partidas de crédito existen “intereses a devengar”, y su tratamiento por la entidad a fin de comprobar si han sido adecuadamente expuestos. 11. Selecciones cuentas de socios y notas de débito y crédito por un período determinado partiendo de los registros de créditos y efectúe las siguientes verificaciones a fin de evaluar los controles internos vigentes: a) Verifique las tasas de interés, con los montos establecidos por la comisión competente y controle los cálculos y sumas verificando al mismo tiempo la numeración correctiva de las órdenes de crédito o el instrumento que reglamentariamente corresponda. Indique el periodo.
144
AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
b) Constate que las liquidaciones de intereses concedidos son las autorizadas, tanto en los aspectos relativos a los porcentajes aplicados como a los plazos. c) Para las órdenes de crédito seleccionadas a partir de los registros de existencia constate los documentos de despacho y controle su inclusión en los registros de la cartera de crédito. d) Compruebe la correlatividad numérica de las órdenes de crédito. e) Verifique el o los asientos de cartera de crédito y sus respectivos pases al mayor. 12. Controle los créditos a las cuentas individuales con las órdenes de crédito y las notas de crédito seleccionadas, indicadas en el punto anterior. 13. Seleccione un número representativo de créditos registrados en las cuentas individuales, con los registros de cobranzas, obligaciones a cobrar y notas de crédito, y aplique los siguientes procedimientos: a) Verifique los comprobantes respectivos (liquidaciones de cobranzas, duplicados de recibos y notas de crédito). b) Compruebe que las notas de crédito estén debidamente autorizadas. c) Revise su correlación numérica y cálculos. d) De ser aplicable, examine el informe de créditos aprobados, y los cargos de la cartera de crédito en caso de que no se haya procedido a su entrega.
145
AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
14. Requiera los listados de los socios deudores por créditos concedidos, seleccione una cantidad determinada de saldos y cotéjelos con las subcuentas personales prestando especial atención a: a) Límite de crédito aprobado b) Composición del saldo dejando indicando la antigüedad c) Pagos regulares de los créditos. d) Pagos posteriores a la fecha. e) El porqué de saldos acreedores f) Cualquier partida extraordinaria o fuera de lo común. g) La existencia y la razonabilidad de cuentas.
15. Investigue los asientos del diario incluidos en el mayor de la cartera de crédito que no provengan del circuito normal de créditos concedidos. 16. Verifique que en las cuentas de cartera de crédito no se incluyan aquellas que no posean tal carácter. 17. Asegúrese de la razonabilidad de los saldos a cobrar a través de pagos posteriores y otros procedimientos alternativos. Deje indicando en los papeles de trabajo el alcance y monto de los procedimientos utilizados en cada una de las cuentas.
146
AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
DOCUMENTOS A COBRAR 1. Obtenga un listado en el que conste la totalidad de los documentos en cartera, detallándose en el mismo: nombre del socio, fecha de vencimiento, importe, etc.; al cierre del ejercicio. De corresponder sumar el listado y verificar su concordancia con la cuenta de control. 2. Constate que en el listado no se encuentren documentos con fecha vencida. 3. Señale si los documentos vencidos son sometidos a la atención de un funcionario responsable. 4. Determine la eficiencia de los procedimientos empleados para el cobro de los documentos vencidos. 5. Seleccione algunas renovaciones de documentos para asegurarse que: a) Han sido debidamente autorizadas. b) Los intereses respectivos se contabilicen correctamente. 6. Practique un arqueo de documentos, conciliándolos con los registros respectivos. preste atención a los siguientes aspectos: a) Que los documentos hayan sido extendidos desde un punto de vista formal. b) Que estén extendidos a la orden de la entidad o endosado en blanco. c) Que no estén vencidos.
147
AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
PRESTAMOS AL PERSONAL 1. Obtenga un listado de los préstamos al personal y constate: a) Nombre del beneficiario b) Monto acordado c) Forma de pago d) Tasa de interés e) Monto actual de la deuda ( al cierre del ejercicio) f) Categoría del empleado al momento de acordarse el crédito g) Categoría a la fecha del cierre del ejercicio h) Número de acta en la que fue acordado el préstamo 2. Revise los cálculos de actualización e intereses de los préstamos en vigencia durante el ejercicio. 3. Obtenga la lista de personas que habiendo accedido a dichos préstamos ya no presentaban servicios a la empresa al cierre del ejercicio.
4. Revise los pagos efectuados por estas personas, especialmente en cuanto al cumplimiento de las fechas y pagos posteriores al cierre del balance, como así también a su adecuación a la reglamentación aplicable en este caso.
5. Investigue las medidas adoptadas en caso de atrasos o incumplimiento de estos beneficiarios.
148
AUDITORÍA FINANCIERA A LA CARTERA DE CRÉDITO
PROVISIONES / DEUDORES INCOBRABLES
1. Verifique que los cargos a las provisiones respondan al tratamiento contable uniforme establecido reglamentariamente, como así mismo su incidencia en los resultados. 2. Constate que exista autorización expresa toda vez que se utilice la provisión en las oportunidades que se concreta la incobrabilidad del crédito. 3. Controle que los resultados no sean afectados directamente mientras exista saldo en la provisión a tal efecto. 4. Constate que los montos provisionados guarden relación con el volumen de los respectivos créditos (contemplando morosos en gestión), en forma tal que no resulten insuficientes o excesivos.
149
4.4.2.13 Ejecución ENTRADA
PROCESO
Objetivo
SALIDA
Hojas con puntos clave Hojas confidenciales entre afirmaciones y
Papeles
evidencias.
(evidencias)
e
trabajo
Hojas con puntos de atención Hojas con puntos pendientes Hojas con sugerencias
4.4.2.14 Procedimientos de Auditoría a la Cartera de Crédito Este rubro abarca aquellos derechos que el ente auditado posee, respecto a percibir sumas de dinero u otros bienes o servicios en una fecha futura (un plazo habitualmente establecido). Cebe
destacar
que
estos
créditos
están
respaldados
mediante
documentación específica (instrumentos representativos del crédito). 1 Clasificación: Hay dos tipos de clasificaciones: a) Clasificación en cuanto al tiempo en corrientes y no corrientes b) Clasificación en cuanto al origen “Créditos con socios y otros créditos”
150
a) Clasificación en cuanto al tiempo.- Se consideran corrientes aquellos créditos cuya realización, vencimiento o cobranza operará dentro del ejercicio económico o para ser más exactos luego de los próximos doce meses serán considerados no corrientes. b) Clasificación en cuanto a su origen.- En este caso debe tenerse en cuenta su origen o generación, es decir de donde surgen o emanan los créditos. 2. Afirmación en los Estados Financieros a) Existencia.- Que los créditos existan, sean reales y provengan de operaciones autenticas no recuperadas aún a la fecha de cierre de los estados financieros. b) Integridad.- Que no se hayan omitido créditos, o lo que es lo mismo que no hayan saldos omitidos ni operaciones específicas no registradas. c) Propiedad.- Que la titularidad de los créditos sea del ente auditado, es decir que el beneficiario del derecho a cobrar sea el ente auditado. d) Valuación.- Que el saldo de la cartera de crédito exprese la cifra a cobrar por el titular de acuerdo a la fecha de cierre de los estados financieros, presentando suma atención a efectos financieros devengados a dicha fecha.
3. Planificación y Riesgo Siempre que estamos efectuando una revisión de auditoría tenemos el objeto de emitir un informe sobre el objeto auditado, por esta razón siempre existe el riesgo o incertidumbre de llegar a conclusiones erróneas.
151
Por
lo
antes
expuesto
es
importante
predeterminar
o
planificar
correctamente las tareas de auditoría.
Aspectos importantes en cuanto al riesgo. En el caso específico de los créditos hay dos aspectos importantes en cuanto al riesgo: a) El sistema de control interno debe poseer un sistema adecuado para registrar los créditos devengados y las cobranzas efectuadas, y de esta manera exponer correctamente al cierre de los estados financieros los saldos a cobrar con los usuarios. b) La recuperación de dichos créditos, es decir que con posterioridad al cierre dichos saldos sean cobrados íntegramente.
Etapa preliminar Entrevistarse con el encargado del manejo de las cuentas de ahorros de los socios para solicitar el listado de los saldos a efectos de elegir los socios del área auditada para ser circularizados. Elaborar las cartas de circularización a socios a efectos de obtener confirmaciones escritas. Solicitar al encargado del área contable del ente auditado un detalle de los “créditos concedidos” a fin de evaluar su significatividad y determinar que qué tipo de pruebas de validez pueden ser necesarias.
152
Etapa de Cierre Tomar arqueo de los pagarés a cobrar o cualquier otro tipo de títulos al cobro. Tomar los cortes de documentación respectivos, teniendo especial atención a: Notas de débito y crédito y reportes de cartera. Ya que son estos los documentos que permiten el perfeccionamiento de las operaciones de crédito y recuperación de cartera.
4.4.2.15 Pruebas de validez de saldos a) Arqueo de documentos a cobrar b) Confirmaciones de saldos de clientes c) Procedimientos alternativos de cobro posterior d) Confirmaciones de terceros de saldos litigiosos e) Análisis de provisión por incobrables
a) Arqueo de documentos a cobrar Consiste en el recuento de todos los pagarés, letras de cambio y documentos asimilables que existan en la cooperativa a una fecha determinada. Su objetivo es comprobar que los saldos indicados en los registros contables coincidan con la tendencia real de la cooperativa. La realización del arqueo debe tener en cuenta los siguientes puntos: Debe abarcar la totalidad de los documentos existentes en el lugar
153
El responsable de la tenencia de dichos documentos debe estar presente
durante
el
arqueo,
a
efectos
de
evitar
malas
interpretaciones o suspicacias. Debería obtenerse una confirmación escrita del responsable de la tenencia que afirme que los arqueados son todos los documentos existentes y que el estuvo presente durante el procedimiento. Con posterioridad al cierre se procede a cotejar o conciliar el resultado del arqueo con el saldo expuesto en la contabilidad.
b) Confirmación de saldos de clientes La confirmación de saldos es uno de los procedimientos básicos que permite obtener evidencias sobre su existencia y la titularidad sobre ellos. La fecha a la que debe realizarse la confirmación no tiene porque coincidir con el cierre de los estados financieros. En rigor, cuando la efectividad de los sistemas de control interno lo permitan, es más conveniente que los pedidos de confirmación se practiquen a una fecha anterior (aún que no muy alejada de la de cierre) de tal modo que exista un adecuado margen de tiempo para la obtención de respuestas, formulación de nuevos pedidos a quienes no hayan contestado, aclaraciones de discrepancias. Los pasos para efectuar una circulación serían: a) Obtener listado de los socios que han accedido a los créditos b) Cotejar las sumas de estos listados y verificar que el total de los mismos coincida con la contabilidad. c) Seleccionar los socios hacer circularizados
154
d) Confeccionar las cartas de circularización a los socios por parte de un miembro de la cooperativa. e) Confeccionar la plantilla de control de la circularización que incluya al menos: Nombre del socio, número y dirección. Saldo del crédito que mantiene a la fecha de cierre o circularización. Fecha de 1er. Y 2do. envío de pedido de circularización. Saldos según respuesta o confirmación del socio. Despachar personalmente la circularización. Retener una copia del pedido de confirmación enviado. Al recibir las respuestas cotejarlas con los saldos del departamento de crédito, y si hubieren diferencias solicitar su conciliación.
c) Procedimientos Alternativos El procedimiento alternativo a la confirmación positiva más común consiste en el examen de la evolución posterior de las partidas que lo forman. Es así que la primera comprobación es la de establecer que el saldo adeudado fue posteriormente cancelado con normalidad, verificando las cobranzas posteriores; al practicar este control debe prestarse mucha atención para determinar que los cobros examinados están efectivamente destinados a saldar el crédito registrado como pendiente a la fecha de circularización pues aún que los pagos posteriores puedan sumar más que los adeudados podría ser que exista algún problema acerca de la contabilidad de un determinado crédito. Si no se han producido cobros posteriores o éstos no cubren la totalidad del saldo, las partidas sobre cuya
155
existencia subsisten dudas pueden ser examinadas recurriendo a los elementos de respaldo de su origen, en especial.
d) Confirmaciones de terceros de saldos litigiosos La necesidad de revidar la valuación del rubro, torna imprescindible la evaluación de la cobrabilidad de los saldos. Cuando existe persistencia en la situación de morosidad, generalmente los antecedentes son girados a los abogados del ente auditado para agilizar su cobranza. Por lo tanto el auditor puede pedir a los profesionales que manejan el litigio, la estimación de cobrabilidad de acuerdo con lo actuado hasta ese momento. Un aspecto más a destacar es que si bien la confirmación de saldos por parte de los socios es un procedimiento eficiente ya que el propio deudor confirma que le debe al ente auditado, debe tenerse en cuenta que ello no implica cobrabilidad, lo cual resalta aún más la necesidad de circularizar a los abogados.
e) Análisis de previsión por incobrabilidad Este análisis incluye: 1. El análisis de cuentas incobrables que o bien se cargaron a resultados durante el ejercicio o se debitaron a la provisión. 2. El examen de la cobrabilidad de la cartera de crédito al cierre de la cartera de crédito. Para este análisis es conveniente: a) Analizar la carpeta del socio b) Verificar l antigüedad de los saldos con el socio
156
c) Considerar la respuesta de los abogados d) Entrevistarse con el encargado de las cobranzas de la cooperativa
Ejemplo de Arqueo de Pagarés Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” Arqueo de Documentos a Cobrar (Pagarés) practicado al 31 de Julio del 2007 RR/001-135
SOCIO Nº
NOMBRE
MONTO
157
PLAZO
TASA DE INTERÉS
4.4.2.16 Pruebas generales de controles Al realizar las pruebas de controles, el equipo de auditoría obtiene evidencia para determinar si las técnicas de control en las cuales se confió para mitigar el riesgo de errores importantes estarán operando eficazmente a lo largo del periodo que abarcan las auditorías. Así mismo, debe analizarse si las técnicas de control están diseñadas para prevenir que ocurran errores o detectar y corregir oportunamente aquellos errores que surjan. Por consiguiente las pruebas e controles deben tratar la naturaleza, volumen y disposición de errores y excepciones identificados por las técnicas de control objeto de prueba.
Las pruebas de control involucran: Descripción de las pruebas Discusión y observación Examen de la evidencia de la técnica y/o segunda ejecución de la técnica durante el periodo de la auditoría. Una evaluación por parte del auditor para determinar si la técnica de control está operando eficazmente.
a) Naturaleza de las pruebas Entrevistas con personal de la entidad que ejecuten las técnicas de control. Observación de las técnicas de control a medida que se apliquen.
158
Examen de la evidencia documentada de la aplicación de las técnicas durante el periodo de la auditoría. Segunda
ejecución
de
las
técnicas
para
poder
evaluar
independientemente los resultados del procesamiento.
b) Alcance de las pruebas El alcance de las pruebas de controles variará dependiendo de la naturaleza de las técnicas de control, la frecuencia con la que se aplican las técnicas, la eficiencia de las técnicas para mitigar el riesgo de errores importantes y el nivel de confianza planificado respecto a las técnicas. Si el equipo de auditoría decide que es apropiado el alcance de las pruebas, se debe considerar lo siguiente: Realizar entrevistas y observaciones en varias fechas a lo largo del año. Aumentar el énfasis en la segunda ejecución de técnicas. Aumentar los tamaños de las muestras para efectuar el examen de la evidencia y de la segunda ejecución.
159
AUDITORÍA FINANCIERAA LA CARTERA DE CRÉDITO Cuestionario de Evaluación Aspectos Generales de la Cooperativa
ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD
ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES GERENCIALES Respuesta Si
No
Comentarios
1. ¿Tiene la cooperativa un organigrama actualizado?
2. ¿Están claramente definidas en dicho organigrama las distintas áreas de responsabilidades?
3. ¿Existe un manual con las normas de funcionamiento de departamentos y puestos principales?
4. ¿Cuenta la entidad con un plan de cuentas apropiado?
5. ¿El mismo se encuentra aprobado por la autoridad competente?
6. ¿Existe un manual de procedimientos contables debidamente actualizado que describa brevemente la naturaleza de las partidas que deben incluirse en cada cuenta?
160
AUDITORÍA FINANCIERAA LA CARTERA DE CRÉDITO Cuestionario de Evaluación Aspectos Generales de la Cooperativa
Respuesta Si
7. ¿Están los principales registros contables y los
No
Comentarios
empleados bajo la
supervisión de un Contador General?
8. ¿Los libros de contabilidad se encuentran al día?
9. ¿Son adecuados los registros de contabilidad a las necesidades de información de la entidad?
10. ¿Se preparan estados financieros con la periodicidad establecida?
161
AUDITORÍA FINANCIERAA LA CARTERA DE CRÉDITO Cuestionario de Evaluación De la Cartera de Crédito
CRÉDITO OTORGADOS Respuesta Si
No
Comentarios
1. ¿Existe un manual de funciones y procedimientos? 2. ¿Se encuentra claramente definidas las líneas de autoridad y las funciones están fijadas por escrito? 3. ¿El sistema de operaciones de crédito es apropiado? 4. ¿Son las solicitudes de crédito: a) prenumeradas? b) controladas en su correlatividad? c) son autorizadas? 5. ¿En su defecto existe un sistema que evite duplicaciones u omisiones? 6. ¿Existe presupuesto de créditos? a) ¿quién los opera? b) ¿se compara la realidad con el presupuesto? c) ¿se estudian las variaciones? d) ¿a quién se informa sobre las variaciones?
7. ¿Son las solicitudes de créditos de los socios revisados y aprobados por un funcionario que no tiene ingerencia en otorgamiento de créditos?
162
AUDITORÍA FINANCIERAA LA CARTERA DE CRÉDITO Cuestionario de Evaluación De la Cartera de Crédito
Respuesta Si
No
Comentarios
8. ¿Se efectúan los despachos exclusivamente en base a orden de solicitud? 9. ¿Existen pruebas de despacho de los créditos? 10. ¿Existe pruebas de la recepción del crédito por el socio? 11. Indique que prueba existe del despacho del crédito 12. Con respecto a la concesión de créditos a los socios a los socios: a) ¿Se estudian sus antecedentes? b) ¿Qué aprobaciones se requieren? c) ¿Está fijado el monto máximo de crédito que puede otorgarse? d) ¿Se deja constancia escrita de la aprobación de los créditos? e) ¿Se revisan periódicamente los créditos otorgados? ¿con qué frecuencia? f) ¿Se requiere la autorización previa de un funcionario para la cancelación de cuentas declaradas incobrables? ¿de quién? g) ¿Se acciona judicial o extrajudicialmente para cobrar las cuentas morosas? h) ¿Se efectúa el cálculo y débito de los intereses por mora? i) ¿Explique el procedimiento en vigencia para el seguimiento de los créditos vencidos a cobrar?
163
AUDITORÍA FINANCIERAA LA CARTERA DE CRÉDITO Cuestionario de Evaluación De la Cartera de Crédito
DOCUMENTOS A COBRAR Respuesta Si
No
Comentarios
1. ¿Es el custodiante de los pagarés un funcionario: a) perteneciente al departamento de crédito? b) Perteneciente al departamento contable?
2. ¿Está la aceptación de los pagarés sujeta a la aprobación de un funcionario responsable? 3. ¿Las renovaciones requieren la autorización de un funcionario? 4. ¿Se mantiene un registro detallado para los pagarés por cobrar? 5. ¿Se revisan debidamente los saldos pendientes de los documentos por cobrar para determinar cuales son las cuentas morosas? 6. ¿Son adecuadas las medidas de seguridad contra robos e incendios? 7. ¿Son los pagarés cancelados devueltos a los socios?
164
PRESTAMOS CONCEDIDOS POR LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1 DE JULIO” DURANTE EL MES DE AGOSTO DEL AÑO 2007
socio
Monto
Monto
Aprobado s/
Desembolsado
Interés
Monto
Total
Total
Recuperado
Comisión
Se ha verificado que los montos concedidos por conceptos de créditos a los socios durante el mes de agosto del año 2007, se han entregado previa autorización de la comisión de crédito, resuelta en sesión del día (s) ………………., aprobada en el acta (s) Nº………….. , por una suma total de $..................................
165
ANÁLISIS DE LA CARTERA DE CRÉDITO POR MONTO DEL PRÉSTAMO AL 31 DE AGOSTO DEL AÑO 2007 Rango de
Total
Vigentes
Refinanciados
Montos
Vencidos y en cobranza Judicial
Miles $
%
Miles $
%
Miles $
%
Miles $
Menos de $1000 De $1001 a $ 3000 De $3001 a $5000 Total
Se ha procedido a analizar la colocación de los créditos en función al monto, y se ha encontrado que los mejores resultados en términos de la situación de los créditos correspondes a los otorgados por montos “inferiores” o “superiores” a $-----------------, los que representan el --------- % de las colocaciones totales durante el mes de agosto del año 2007.
Así como también se ha analizado la cartera vencida, procediendo a realizar una calificación a la misma, donde se puede observar que el ------% de créditos presentan una calificación de ----------------------, y el -------%, en cambio mantienen un calificación de……………………
166
%
ANÁLISIS DE LA CARTERA DE CRÉDITO POR ACTIVIDAD ECONÓMICA AL………DEL AÑO……….. Actividad
Total
Vigente
Refinanciada
Vencida y Judicial
Miles $
%
Miles $
%
Miles $
%
Miles $
%
Consumo Vivienda Agricultura Ganadería Pequeña Industria Transporte Adquisición Terrenos Comercio TOTAL
De acuerdo a la evaluación aplicada se ha determinado que la principal actividad financiada es --------------------------, a la cual se destina el -------% de las colocaciones totales; luego siguen las actividades --------------------------- con ------------------%; -------------------------------------- con --------------%; ---------------------------------------- con -------%.
El mejor desempeño financiero de los principales sectores económicos corresponde a --------------------------, cuya cartera vigente es de ------------------------%; en cambio las carteras que presentan una situación crítica son las del sector: --------------------------------, con un -----------------%; de sus créditos vencidos.
167
4.5 Informe de Auditoría (Fase V)
Propósito del Informe Constituye el resultado final del trabajo del Auditor y es una acción que representa la aplicación de técnicas y procedimientos necesarios en cada circunstancia y la observación de las normas de auditoria de aceptación general.
El destinatario. El informa ayudará al destinatario a evaluar las operaciones de las cuales es responsable. Generalmente usa el reporte como base para la toma de sus decisiones o informes a superiores.
El redactor. El informe refleja el trabajo del redactor y del grupo de auditoria. El informe es la indicación principal, mediante el cual el departamento de crédito podrá juzgar útil el trabajo que desarrollan los auditores. Una persona puede ser considerada buen auditor, puede tener gran capacidad de labor y preparar buenos papeles de trabajo, pero será juzgado principalmente por los informes que prepare.
4.5.1Tipos de informes Informes Anticipados Los informes anticipados pueden usarse a veces para llamar la atención de la administración sobre puntos importantes, antes de tener que redactar el informe final del trabajo o como informes periódicos sobre el progreso de
168
auditorias que se están realizando. Este informe puede hacerse mediante memorando. En caso de que se realice algún informe anticipado, es conveniente referirse a ellos en el informe final, resumiendo la información que se hubiere dado. Este tipo de informe usualmente es un formato preimpreso que consiste en preguntas dispuestas en forma de un programa de trabajo para el auditor, cuya copia puede usarse como informe. En realidad el cuestionario no es un informe en si mismo, pero tiene la ventaja que en esos casos que el auditor no requiere preparar informe.
4.5.2 Informe de aspectos investigados y recomendados
Carta de Gerencia. Este es el informe final de una auditoria determinada. Debe incluir alguna información introductoria, destacando el alcance o amplitud del examen, las materias investigadas, los puntos que merecen comentarse y las recomendaciones que consideren oportunas. Informe Financiero Posiblemente y ajuicio del grado de independencia que ejerza el departamento de auditoria, puede en cierto momento, emitir opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros tomados en conjunto.
169
4.5.3 Contenidos de los informes
a) Informe por Excepción.- Siempre que las operaciones se desenvuelvan de acuerdo al plan establecido, no hay necesidad de que sean consideradas por la administración superior. Al ejecutivo se le reporta solamente
sobre
asuntos
“excepcionales”,
adicionándole
algunos
resúmenes sintetizados sobre resultados operativos. En esta forma, él está en capacidad de presumir que las actividades se están desarrollando normalmente, a menos que el reciba información en contrario.
Resumen del informe Es conveniente, para ayudar al destinatario del informe exponerle inicialmente una especie de enunciación resumida sobre los puntos importantes y recomendaciones que respectivamente se tratan en el informe.
Si el está interesado, podría encontrar una información completa y detallada en las siguientes páginas del informe. Una sola página destacando puntos importantes del informe es suficiente por lo general.
b) Información Introductoria.-
En la información introductoria debe
indicarse la materia objeto de la auditoria y la naturaleza del informe. La introducción consiste en:
170
a. Destinatario. b. Título del informe. c. Componente del departamento auditado. d. Período que comprendió la auditoria. e. Nombre de la persona a cargo de la auditoria f. Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la referencia a la actividad programada. g. Objeto y alcance de la evaluación. h. Procedimientos y técnicas de auditoria empleados.
En las primeras auditorias incluya algunos datos históricos. Esa sección ayudará a orientar al lector, con objeto de que él pueda evaluar mejor el contenido del informe.
c) Aspectos investigados y recomendados Recuerde que sus informes deben ser, siempre que se pueda, corto y conciso, sin olvidar los hechos importantes. Pues se debe procurar que el lector no tenga que intuir de qué se trata. No incluya en el cuerpo del informe, largos cuadros de cifras. Si son necesarios refiérase a ellos y preséntelos como anexos al informe. No use un cuadro de cifras, cuando un párrafo sea suficiente. Pero evite los párrafos con una gran cantidad de cifras intercaladas, en este caso las listas de cifras son mucho más claras.
171
4.5.4 Preparación para el informe de auditoria La preparación adecuada hace que la labor de redacción del informe sea más corta y más fácil, asimismo que el informe sea completo y correcto. Los pasos a seguir son: 1. Siempre que encuentre alguna excepción durante la auditoria, anótela en una “Hoja de Notas”, Al lado de dada excepción de sus recomendaciones en cuanto a como corregirla. 2. Al final de trabajo en el sitio, revise las excepciones encontradas y las recomendaciones. Asegúrese de que tiene la información completa sobre cada excepción de los papeles de trabajo. 3. Trate
de
conseguir
una
entrevista
con
el
encargado
del
departamento de crédito. Expóngale las situaciones encontradas y sus recomendaciones. A través de la conversación, siempre que se pueda, intercale algunos puntos buenos de las situaciones, con aquellos sobre los cuales hay observaciones.
4.5.5 Redacción del informe de auditoria Comience la redacción del informe mientras se encuentra en el departamento de crédito, sujeto de auditoria. Trate de decidir excepciones y recomendaciones que quiere incluir en el informe antes de que usted abandone el sitio. El estilo del informe puede perfeccionarse más tarde.
1. Pensar.- Tenga algo preciso que decir antes de que usted comience la redacción. Piense, reflexione acerca del destinatario.
172
¿Qué cantidad de detalle requerirá?, ¿Qué clase de vocabularios sería el más adecuado para la comprensión del informe? 2. Organizar.- Haga un esquema del informe. Determine los títulos de las
secciones
del
informe.
Debajo
de
cada
título
escriba
descripciones cortas de cada idea que usted desea incluir en esa sección. 3. Investigar.- Cuando este listo el informe, revise las recomendaciones una vez más. Compruebe otros informes de auditoria con problemas similares, para determinar como fueron manejados. 4. Primer borrador.- Redacte el primer borrador del informe, tan pronto como ello sea posible, después de haber terminado la auditoria. 5. Siguientes borradores.- El primer borrador rara vez resulta enteramente un buen informe, pues esto se logrará de acuerdo con la voluntad del autor por revisarlo y volverlo a escribir tantas veces sea necesario, hasta convencerse que el último borrador es su mejor esfuerzo posible. Esfuércese por obtener las cinco “C” de la buena redacción: Correcto, completo, claro, conciso, cierto. 6. Redacción del informe definitivo.- Procure darle una presentación adecuada al informe y que no tenga tachaduras o borraduras visibles. 7. Prueba de lectura.- Lea el informe después de redactarlo, para evitar los errores ortográficos.
173
4.5.6 Entrega del informe
La entrega del informe es tan importante como el informe en si mismo, por ende se debe procurar entregarlo lo antes posible. 1. Prontitud.- Con posterioridad a haberse terminado el trabajo en el departamento de crédito, entréguese el informe tan pronto como sea posible. 2. Personas que pueden recibir copias.- Se puede lograr muy buenos resultados enviado copias del informe a : Gerente general Jefe de Crédito Presidente del Consejo de Administración Presidente del Consejo de Vigilancia.
174
4.5.7 Presentación del informe final de auditoria A continuación se presenta un informe del Examen realizado a la cartera de crédito, tomando en consideración las actividades que realiza el personal en el departamento de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”. INFORME DEL EXAMEN REALIZADO Ambato, ----------------------------
Sr.………………………………… GERENTE GENERAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1 DE JULIO” CIUDAD. De mi consideración:
Se ha efectuado la evaluación operativa y administrativa de las actividades que realiza el personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, en la Parroquia de Santa Rosa, ciudad de Ambato. La auditoria financiera fue diseñada para medir la eficiencia de las diferentes áreas examinadas en el departamento de crédito, el examen no estuvo diseñado para descubrir o detectar irregularidades.
Como parte del examen, se hizo un levantamiento minucioso de los principales controles internos y procedimientos del departamento de crédito. El objetivo del trabajo es determinar debilidades y emitir las correspondientes recomendaciones para mejorar la colocación y recuperación de la cartera de crédito, y de esta manera minimizar el riesgo de la misma, por lo que se adjunta el estudio señalado.
Atentamente
175
AREA: CARTERA DE CRÉDITO Observaciones No existe un fondo fijo para el otorgamiento de créditos. Mediante aprobación se otorga créditos a socios con cuotas vencidas hasta 60 días, y la Comisión de Crédito tiene la potestad de aprobar créditos sin cumplir la calificación mínima requerida.
Se aprueban créditos con garantías cruzadas. De la revisión efectuada a la muestra de créditos otorgados durante el mes …………………………. Tenemos que no es indispensable la presentación de algunos requisitos como la fotografía. En la Comisión de Crédito si no esta presente un miembro se suspende la reunión. En el informe de inspección no constatan los croquis de la ubicación de la vivienda del socio ni garantes, y no se cumple con la disposición establecida de remitir quincenalmente los pagares originales al gerente para que autorice su custodia.
Conclusión El área de crédito es una de las más importantes de la Cooperativa, puesto que se otorga créditos a sus socios calificados como sujetos de crédito que tengan necesidad de capital de trabajo o cualquier otra como consumo o inversión, previo un análisis del mismo que dependerá el incremento o disminución de la cartera vencida.
176
Recomendaciones
Establecer un fondo exclusivo para el otorgamiento de créditos ya que estos son desembolsados de los fondos disponibles del ahorro. No es adecuado otorgar créditos a personas que han tenido una mala experiencia crediticia en la Cooperativa, como tampoco se les debe otorgar créditos a quienes no cumplen con la calificación mínima requerida, pues esto aumenta el riesgo de incrementar la cartera vencida. Las garantías cruzadas no ejercen presión sobre el sujeto de crédito porque sino paga el uno tampoco puede pagar el otro, no existe el temor de que si no cancela se le notificará al garante, ya que el uno tiene la misma idea del otro, por eso no es recomendable otorgar garantías cruzadas. Para hacer efectivo un crédito se tiene que cumplir con todo lo requerido como son las fotografías, y algo tan importante en el caso de incumplimiento de los pagos, la ubicación exacta de las direcciones, es decir se recomienda revisar el croquis de ubicación del domicilio de socio y garantes para facilitar una labor ágil de las cobranzas.
177
4.6 INDICADORES DE GESTIÓN INDICADOR
PROPÓSITOS
FÓRMULA
PARÁMETROS JUSTIFICACIÓN
CALIDAD DE ACTIVOS Índice de
Muestra el nivel
Créditos en
morosidad mayor a de la cartera que mora mayor 8 días
Índice de
Menor al 10%, Mide la eficiencia de primer nivel
ha caído en
a 8 días /
de la cartera. En la
incumplimiento
Cartera de
medida que este
mayor a 8 días
Crédito
indicado sea meno la
con relación a la
Cooperativa, afrontará
cartera de
menos problemas de
crédito.
liquidez y solvencia.
Muestra el nivel
Créditos en
Menor al 5%, Mide la eficiencia de
morosidad mayor a de la cartera que mora mayor
primer nivel
30 días
Incobrabilidad
cobro o recuperación
cobro o recuperación
ha caído en
a 30 días /
Menor al 1%, de la cartera. En la
incumplimiento
Cartera de
segundo nivel medida que este
mayor a 30 días
Crédito
indicado sea meno la
con relación a la
Cooperativa, afrontará
cartera de
menos problemas de
crédito.
liquidez y solvencia.
Mide el
Cartera
Menor al 1%, Permite tomar
porcentaje de la saneada(ca primer nivel.
conocimiento de la
cartera
stigada)/Car Menor al
cartera castigada
castigada
tera
0.2%,
Promedio
segundo nivel 120 días.
178
con mora mayor a
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, localizada en la Parroquia Santa Rosa, provincia de Tungurahua, enfrenta algunos problemas operativos y financieros en el departamento de crédito, los mismos que no han sido evaluados, por cuanto en la estructura de la unidad de auditoria interna no se cuenta con un manual en donde se hayan diseñado los procedimientos de la auditoria interna para la cartera de crédito. Es importante que a través de la Auditoria financiera a la cartera de Crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, se aporte seguridad en la gestión empresarial, mediante la prevención de riesgos en colocación y recuperación de la cartera de crédito, dando lugar a una fiabilidad en los procesos crediticios y en la información financiera. Existe un porcentaje importante de cartera vencida en la Cooperativa, lo cual trae como consecuencia una gestión financiera inadecuada. Los funcionarios del departamento de crédito no cumplen a cabalidad las disposiciones señaladas en el reglamento interno vigente para dicho departamento.
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No existe predisposición de los principales funcionarios del departamento de crédito, para tomar las acciones que se deben emprender para recuperar la cartera vencida.
5.2 Recomendaciones
Poner en práctica la propuesta de auditoria financiera a la cartera de crédito, para de esta manera minimizar el riesgo y la mala gestión financiera. Ante el incremento de la cartera vencida de la cooperativa, es necesario que se estructure un programa sistemático para intensificar la recuperación de la cartera vencida. El Gerente General debe disponer a los funcionarios el cumplimiento de lo que establecen los procedimientos y el reglamento interno para el departamento de crédito. Que la Cooperativa adopte como política institucional, el contratar personal idóneo para que proceda a la recuperación de la cartera vencida sin relación de dependencia, pagando este servicio de acuerdo al monto de la recuperación. En las zonas alejadas a la urbe, contar con alianzas estratégicas con los representantes de las comunidades o cabildos, para que por medio de ellos se pueda gestionar los cobros a los socios morosos.
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5.3 Bibliografía - ABAD, Adela y otro. “Introducción al muestreo” 2da ED. México, 1987. - ARCENEGUI, Antonio J. Manual de Auditoria Financiera . 1ra. ED. Colombia, 2003. - CEPEDA, Gustavo. Auditoria y Control Interno. Editorial Mc.Graw-Hill. - ESTUPIÑAN, Rodrigo. Papeles de Trabajo. - FERNÁNDEZ, José A. Auditoria Administrativa - GOLIEB, David. Créditos y Cobranzas, México 2002. - HOLZMANN, Oscar. Guía de Auditoria. Editorial Murray. - MANTILLA, Samuel A. Auditoria 2005. Ediciones ECOE - PEREZ, Luis E. Estrategia de cobranzas de cuentas vencidas. - PEREZ, Héctor y BARREIRA, Delfino. Riesgo Crediticio - RUBIO, Víctor M. Sinopsis de Auditoria Administrativa. - SÁNCHE, Valderrama. Teoría y Práctica de la Auditoría, 2003. - SEGOVIA SAN JUAN, A.I.; HERRADOR ALCAIDE, T. Teoría de la Auditoría Financiera.Madrid 2007 - SIERRA, G y ORTA,M. Teoría de la Auditoria Financiera. Editorial Mc.Graw-Hill. - SIERRA, G. Sistemas en Contabilidad y Administración de Empresas. Editorial RA-MA.
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