SITUACIÓN Y PERSPECTIVAS. EL CASO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ECONÓMICOS-FINACIEROS DE ANDALUSIA

ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

LOS GRANDES SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. SITUACIÓN Y PERSPECTIVAS. EL CASO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ECONÓMICOS-FINACIEROS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

Realizado por Josefina Almorza Hidalgo

Para la obtención del título de INGENIERO EN INFORMÁTICA

Dirigido por Prof. Dr. D. Juan Antonio Ortega Ramírez

Realizado en el departamento de LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS

Convocatoria Extraordinaria, Curso 2007/2008

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Le agradezco el apoyo al Profesor Doctor Don Juan Antonio Ortega, tutor de este Proyecto Fin de Carrera

Sevilla, Febrero 2008 Escuela Superior de Ingeniería Informática Universidad de Sevilla

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Índice

2. Índice -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Los Grandes Sistemas de Información en las Administraciones Públicas: Situación Actual y Perspectivas.

El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía.

1. Introducción 2. Objetivos y contenido del documento 3. Planificación 3.1. Relación y temporización estimada de actividades 3.2. Estimación del coste del proyecto 3.3. Conclusiones 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las Administraciones Públicas 4.1. Los gastos en Tecnologías de Información en las Administraciones.

4.1.1. Gastos en TI en las administraciones 4.1.2. Gastos en TI de la Junta de Andalucía 4.2. Proceso de asimilación de las Tecnologías de Información en las Administraciones Públicas. Impacto organizativo.

4.3. Los Sistemas de Información en las Administraciones Públicas 4.4. Las peculiaridades de las Administraciones Públicas y su relación con los Grandes Sistemas de Información 4.5. Sistemas de Información basados en ERP 4.5.1. Naturaleza y características de los ERP 4.5.2. Los ERP en el sector público: Datos Cualitativos 4.5.3. El caso de implantaciones SAP en la gestión económico financiera en distintos niveles de la administración.

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas 5.1. El Ciclo de Vida de los Sistemas de Información en el sector público 5.2. Problemática del desarrollo e implantación de los Sistemas de Información en las Administraciones Públicas 5.3. Situación de los sistemas Legacy.

5.4. Gestión del mantenimiento.

6. El Caso de los Sistemas de Información Económico-Financiera de la Junta de Andalucía 6.1. Orígenes del Sistema Integrado de Información Júpiter.

6.2. Descripción Funcional del Sistema.

6.3. Datos cualitativos de la inversión.

7. Conclusiones Bibliografía ANEXO: Normativa del Proyecto

2. Índice -2-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Capítulo 1: Introducción

1. Introducción -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

1. Introducción.

Las declaraciones de responsables públicos, proveedores del sector, profesionales de la tecnologías de la información , etc, coinciden en afirmar que la utilización de las estas tecnologías en el ámbito de las administraciones públicas puede contribuir a mejorar el funcionamiento interno de las mismas y la calidad de los servicios ofrecidos a los ciudadanos.

Como consecuencia de esta creencia las administraciones públicas han gastado cuantiosas sumas en tecnología a lo largo de las últimas décadas. Sin embargo la valoración de las administraciones públicas por los ciudadanos, en general, no se asocia a modernidad, eficacia o eficiencia, Aunque se han producido éxitos aislados en determinados procesos, las inversiones en tecnologías de la información no han contribuido, en general, a mejorar la calidad de los servicios y las administraciones públicas se siguen identificando con burocracia, papeleo, falta de transparencia, colas, retrasos en la tramitación, descoordinación,...

En las sociedades avanzadas el sector público se enfrenta en general a una serie de retos orientados a contribuir a la transformación de estas sociedades a través de la innovación, en un contexto de transparencia, atendiendo a colectividades que reclaman un creciente incremento de servicios, crecimiento y mejora de los servicios para cuya implementación han de utilizarse adecuadamente las posibilidades que las tecnologías de la información ofrecen.

Las tecnologías de la información y en particular los sistemas de Información son un elemento fundamental para llevar a cabo esta transformación. Sin embargo el proceso de incorporación de las tecnologías de la información a las administraciones públicas no ha sido fácil, ni puede darse en modo alguno por concluido. Esta complejidad deriva de múltiples factores asociados a la cantidad y calidad de las transformaciones que el sector de las tecnologías de la información ha experimentado desde el origen de estas herramientas. Probablemente ningún sector tecnológico o industrial ha experimentado tal cantidad de transformaciones en tan poco tiempo.

En las administraciones, organizaciones caracterizadas por el predominio de la inercia, y que se han visto en lo que a la administración española se refiere sometidas a un proceso intensivo de reconfiguración desde un modelo centralizado hasta un modelo de administración en tres niveles, central, autonómico y local, los procesos de reforma 1. Introducción -2-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

administrativa no han tenido entrada en la agenda de prioridades hasta fechas muy recientes. Siguiendo al profesor Prats podemos afirmar que España es uno de los países más exitosos del mundo considerando su trayectoria durante los últimos treinta años. Las administraciones también se han ido transformando aunque se tratan de cambios principalmente incrementales, espontáneos, causísticos, que no responden a grandes diseños o modelos orientadores. No ha habido ninguna “gran reforma” o estrategia administrativa sino una sucesión de medidas de reforma, casi siempre contingentes que han ido adaptando, o alterando parcialmente el modelo burocrático y autoritario heredado a las exigencias del buen desempeño administrativo.

En este contexto la incorporación de las Tecnologías de la Información a las administraciones no ha resultado sencilla: carencia de un conjunto de profesionales con formación específica en tecnologías de la información y conocimientos en gestión pública, ausencia de un modelo organizativo adecuado para la gestión de las tecnologías de la información, falta de experiencia en la gestión de la externalización, rigidez del marco contractual, cambios constantes tanto tecnológicos como de la estructura empresarial del sector de las tecnologías de la información, y un contexto organizacional donde la toma de decisiones y su puesta en práctica resulta especialmente compleja por la pluralidad de actores, racionalidades y recursos que participan en todos los procesos.

En cualquier caso al día de la fecha los grandes sistemas de información constituyen elementos que podemos denominar estructurales en las organizaciones públicas. Un alto responsable político afirmaba no hace mucho en una comunidad autónoma en relación con las capacidades y peso específico del respectivo sistema de información económico-financiera, sistema X,

lo siguiente: “La prelación normativa en nuestra

comunidad es, primero X, después la constitución, después el Estatuto de Autonomía, ....”

Tratamos en este proyecto de reflejar el papel que desempeñan en la actualidad los sistemas de información en el contexto de las administraciones públicas, cuales son los temas que reclaman la atención en de los investigadores, las condiciones en las que se desarrollan los procesos de construcción e implantación de estos sistemas y las diversas alternativas tecnológicas que actualmente coexisten.

Dado que han sido los departamentos de Economía y Hacienda los organismos que tradicionalmente han invertido más en Tecnologías de la información en el ámbito de las administraciones públicas, utilizando la metodología de estudios de caso 1. Introducción -3-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

dedicaremos un apartado específico al análisis de los sistemas de información económico-financiera de la administración de la Junta de Andalucía .

1. Introducción -4-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Capítulo 2: Objetivos y contenido del documento

2. Objetivos y contenido del documento -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Objetivos y contenido del documento

Este documento es la memoria del proyecto fin de carrera titulado Los Sistemas de Información en las Administraciones Públicas. Situación Actual y Perspectivas el Caso de los Sistemas de Información Económico Financiera de la Junta de Andalucía.

El documento, además de una introducción descriptiva del objeto y motivación del trabajo, y de este apartado resumen, se estructura en los siguientes apartados:

Planificación

En este capítulo se recoge la Planificación temporal de las actividades realizadas así como el marco metodológico seguido para la realización del trabajo, incluida una estimación económica inicial. Incluye un apartado de conclusiones explicativas de las eventuales desviaciones entre la planificación e incurridos en el desarrollo del trabajo.

Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las Administraciones Públicas

En este apartado se resumen los gastos en TI en las administraciones públicas en sus distintos niveles, Central, autonómica y local. Estos datos ponen de manifiesto la importancia de las tecnologías de la información para las administraciones públicas en la actualidad y las cantidades crecientes destinadas al desarrollo y mantenimiento de sistemas de información.

Se hace un recorrido del proceso de asimilación de las Tecnologías de la información en las administraciones describiendo el impacto organizativo de las mismas.

Se analizan diferentes modelos de desarrollo de la función informática en las administraciones.

Tras precisar el concepto de Sistema de Información utilizado se caracterizan en este apartado diversos aspectos relacionados con los Sistemas de Información en las organizaciones en general y en las Administraciones públicas en particular.

Se

analizan las tendencias relacionadas con sistemas basados en desarrollos a medida o implantación de soluciones basadas en paquetes.

2. Objetivos y contenido del documento -2-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Se estudia el contexto administrativo en el que a lo largo de los últimos treinta años se ha producido el despliegue de las tecnologías de la información, contexto problemático cuya complejidad se superpone a la complejidad intrínseca de un sector el de las Tecnologías de la información que ha estado sometido a profundos y acelerados cambios a lo largo de este periodo .

Sistemas de Información basados en ERP

Este apartado analiza la naturaleza, evolución y características de los ERP, aportando una discusión sobre la situación de los ERP en el sector público. Se revisa el caso de implantaciones de uno de los más extendidos sistemas de esta naturaleza, SAP, en la gestión económico financiera en distintos niveles de la administración.

El proceso de desarrollo e implantación de SI en las AAPP

En este apartado dedicado a estudiar las peculiaridades de los Sistemas de información desarrollados a medida en el sector público, se revisa en primer lugar el Ciclo de Vida de los Sistemas de Información en este sector. Se dedica un apartado específico a analizar la problemática del desarrollo e implantación de los grandes sistemas de información en las administraciones, revisando aquellos elementos que pueden contribuir a la gestión de los riesgos de estos procesos.

Se estudia en este apartado la situación de los sistemas Legacy, incluyendo una propuesta para la gestión de las peticiones de mantenimiento adaptativo y correctivo de los sistemas de información orientada a garantizar la alineación de estas actividades con las prioridades del organismo y facilitar la rendición de cuentas por parte de la dirección de sistemas de información a la alta dirección del departamento.

El Caso de los SS II Económico-Financiera de la Junta de Andalucía

Aplicando la metodología de estudio de caso a través de una serie de entrevistas con diversos

actores que han desempeñado o desempeñan en la actualidad actividades

críticas alrededor de los sistemas de información económico financiera de la Junta de Andalucía se describe la situación actual de este sistema de información de importancia estratégica para el funcionamiento de esta administración en todos sus niveles. Se analiza la estructura y funciones del sistema de información y las diversas estrategias organizativas que garantizan su gestión y mantenimiento.

2. Objetivos y contenido del documento -3-

Los Sistemas de Informaciรณn en las AAPP. Situaciรณn actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Conclusiones En el apartado de conclusiones se aporta una valoraciรณn de la informaciรณn recopilada y del anรกlisis de las fuentes y otras actividades realizadas a lo largo del estudio.

2. Objetivos y contenido del documento -4-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Capítulo 3: Planificación 3.1.

3.2.

3.3.

Relación y temporización estimada de actividades Estimación del coste del proyecto Conclusiones

3. Planificación -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

3.1.

Relación y temporización estimada de actividades

Introducción En este capítulo se presentan en primer término, los inconvenientes que surgen a la hora de confeccionar el mapa de actividades de un proyecto informático.

Posteriormente se establecen los objetivos y alcance del presente trabajo como así también la metodología y ciclo de vida a utilizar.

Finalmente se identifican los especialistas y demás actores que participarán y se describe brevemente el plan de administración del proyecto.

Planteamiento del Problema La confección del mapa de actividades de un proyecto informático no es una tarea trivial ni automática. Para hacerla correctamente se requiere de capacidad de análisis, conocimientos y experiencia en la aplicación de metodologías de desarrollo o de otra índole, dependiendo del tipo de proyecto.

Algunos de los problemas que se suelen presentar a la hora de confeccionar el mapa son los siguientes: • Existen muchas variantes posibles de mapas: el mapa no es único dadas las particularidades de un proyecto.

• Indefinición de los datos a analizar: el responsable del proyecto generalmente no conoce cuáles son los datos del mismo que debe analizar para confeccionar el mapa.

• Imprecisión de los datos a analizar: dados los datos a analizar, el valor o calificación de los mismos generalmente es impreciso y difuso.

• La valoración tiene alto grado de subjetividad: la valoración de cada una de las características específicas y de ellas en conjunto no es objetiva, con lo cual se requiere experiencia para su apreciación.

• El mapa se confecciona al inicio del proyecto: para que el mapa tenga real utilidad, debe confeccionarse en forma temprana, en las primeras etapas del proyecto.

• La experiencia podría estar repartida entre distintos especialistas: el conocimiento para la confección del mapa de actividades podía estar distribuido entre varias personas y no concentrado en sólo una.

El mapa de proyecto, confeccionado tempranamente, es una de las fuentes usadas por el responsable del proyecto para realizar estimaciones.

Se pueden hacer estimaciones:

3. Planificación -2-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Sobre la base de estadísticas acumuladas hasta el momento de proyectos previos, comparando las actividades realizadas en esos proyectos con el mapa del proyecto en cuestión.

•

Utilizando técnicas de descomposición.

•

Utilizando la técnica Delphi.

Algunas de las estimaciones que puede realizar el responsable del proyecto con respecto al mismo son las siguientes: •

Tiempo total necesario para culminarlo.

•

Esfuerzo requerido.

•

Costo monetario.

•

Cantidad de personas necesarias.

•

Perfiles y habilidades necesarias.

El mapa de proyecto constituye una guía, la base del plan de desarrollo de software del proyecto donde todos y cada uno de los integrantes del equipo de proyecto conocen las actividades que deberán desarrollar durante el desarrollo del mismo y las habilidades o conocimientos de las que deberán hacer uso.

Por último, pero de suma importancia, es necesario señalar que las metodologías estándares, no siempre son aceptadas fácilmente por todos los equipos de una organización, sino que en muchos casos el uso de la misma es una imposición.

Es por ello que la correcta confección de un mapa de actividades del proyecto, es una forma de demostrar la flexibilidad de la metodología estándar obteniendo confianza y aceptación de la misma.

Herramienta de apoyo a la gestión (MICROSOFT PROJECT) Se ha hecho uso de la herramienta Microsoft Project 2003 para la gestión del proyecto, por razones de facilidad en el manejo, por conocimiento previo de la herramienta y por considerarla adecuada para nuestro caso.

3. Planificación -3-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Metodología a utilizar Como marco metodológico, después de descartar las metodologías específicas para el proceso de desarrollo de software (Métrica V3, PMI, etc), dada la naturaleza de este proyecto, nos hemos decantado por la metodología del Estudio de Caso.

Un estudio de caso es, según la definición de Yin (1994, pág. 13): “Una investigación empírica que estudia un fenómeno contemporáneo dentro de su contexto de la vida real, especialmente cuando los límites entre el fenómeno y su contexto no son claramente evidentes. [...] Una investigación de estudio de caso trata exitosamente con una situación técnicamente distintiva en la cual hay muchas más variables de interés que datos observacionales; y, como resultado, se basa en múltiples fuentes de evidencia, con datos que deben converger en un estilo de triangulación; y, también como resultado, se beneficia del desarrollo previo de proposiciones teóricas que guían la recolección y el análisis de datos.”

El caso de investigación difiere del caso de aprendizaje, aunque ambos comparten la conveniencia de ver a la empresa como una totalidad. Si bien los resultados de un caso de investigación se pueden utilizar como caso de estudio para el aula, el primero tiene otros objetivos, como la descripción de una situación, la explicación de un resultado a partir de una teoría, la identificación de mecanismos causales, o la validación de teorías. En este trabajo nos concentramos en el estudio de algunos aspectos del método del caso de investigación como herramienta para crear teorías con mecanismos causales.

Aspectos del método de cado •

Cuándo usar el método

Los diversos métodos de investigación social tienen ventajas y desventajas según el tipo de problema abordado y sus circunstancias. 10 En la decisión de qué método elegir deben considerarse tres condiciones: (a) el tipo de pregunta de investigación que se busca responder, (b) el control que tiene el investigador sobre los acontecimientos que estudia, y (c) la “edad del problema”, es decir, si el problema es un asunto contemporáneo o un asunto histórico. Cada método se aplica en situaciones específicas, como se indica en la Figura 1.

Los casos son particularmente válidos cuando se presentan preguntas del tipo "cómo" o "por qué", cuando el investigador tiene poco control sobre los acontecimientos y 3. Planificación -4-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

cuando el tema es contemporáneo. Muchas de las preguntas de tipo "¿qué?" son exploratorias o descriptivas y se contestan realizando encuestas o consultando bases de datos; por ejemplo: qué formas de reclutamiento de nuevos empleados se utilizan en las empresas argentinas.

Las preguntas "cómo" y "por qué" son más explicativas y llevan fácilmente al estudio de casos, la historia y los experimentos, porque tratan con cadenas operativas que se desenvuelven en el tiempo, más que con frecuencias. Los casos y la historia también permiten tratar con el rastreo de procesos.

Las preguntas sobre el “cómo” y el “porqué” son especialmente relevantes, porque sus respuestas son las teorías. ¿Cómo formular buenas preguntas, entonces? La definición de la pregunta de investigación es casi con seguridad el paso más importante en un estudio de investigación.

Método

Forma de la

¿Requiere

¿Se concentra en

pregunta de

control

acontecimientos

investigación

sobre los

contemporáneos?

acontecimientos?

Experimento

¿Cómo? ¿Por

Sí

Sí

No

Sí

No

Sí/No

No

No

No

Sí

qué?

Encuesta

¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuánto? ¿Cuántos?

Análisis de archivos

¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuánto? ¿Cuántos?

Historia

¿Cómo? ¿Por qué?

Estudio de casos

¿Cómo? ¿Por qué?

Figura 1. Matriz para la elección de un método de investigación social según las características del problema de interés. Fuente: Yin (1994).

3. Planificación -5-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Consideraciones sobre la inferencia en el método del caso

Tanto el método del caso como los estudios estadísticos y otros enfoques cuantitativos buscan desarrollar teorías con consecuencias verificables empíricamente. Sin embargo, la lógica de la metodología es distinta entre ellos en cuanto a la selección de muestras,

la

operacionalización

de

variables

y

el

uso

de

la

inferencia.

Específicamente, el método del caso propone la generalización y la inferencia “hacia la teoría” y no hacia otros casos.

Hay muchas maneras de explicar el mundo de las organizaciones. El método del caso, que recomendamos desde la óptica del realismo, nos resulta atractivo por ser exhaustivo y riguroso. Su ámbito de aplicación está bien definido: contestar preguntas de tipo “por qué” o “cómo” sobre fenómenos contemporáneos sobre los cuales no tenemos control. Las preguntas de este tipo invitan a generar teorías y estas teorías pueden inducirse a través de la lógica del método del caso, ya sea un caso único o múltiple.

PASOS DE UN ESTUDIO DE CASOS Un estudio de caso tiene en general los siguientes pasos (Yin (1994)):

1. Diseño del estudio.

2. Realización del estudio.

3. Análisis y conclusiones.

En el primer paso se establecen los objetivos del estudio, se realiza el diseño propiamente dicho, y se elabora la estructura de la investigación. Es importante determinar si nuestra investigación tiene por objetivo la predicción, o la generación de teorías, o la interpretación de significados, o una guía para la acción.

En el segundo paso se prepara la actividad de recolección de datos y se recoge la evidencia, en todas las fuentes del caso.

En el último paso se analiza la evidencia. La forma de vincular los datos con las proposiciones es variada y los criterios para interpretar los hallazgos de un estudio no son únicos. Cuando se trabaja en explicaciones causales, la dinámica operativa lleva a buscar la coincidencia de patrones, que relaciona diversos tipos de información del mismo caso con alguna proposición teórica. Un ejemplo de esta coincidencia es la existencia de una relación sistemática entre variables. Es posible que la coincidencia de patrones sea causal o simplemente relacional, y es el investigador quien debe responder a este tema, con los criterios adecuados. Es de esperar que los diferentes 3. Planificación -6-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

resultados sean lo “suficientemente” impactantes como para priorizar una proposición sobre sus rivales. Para finalizar con la tercera etapa, se prepara el informe del trabajo y se difunden sus resultados.

Diseño de estudios de casos Un diseño de investigación se compone de cinco componentes (Yin (1994)): 1) Las preguntas del estudio, 2) Sus proposiciones, si existieran, 3) Su unidad de análisis (pueden ser varias), 4) La lógica que vincula los datos con las proposiciones 5) Los criterios para interpretar los hallazgos.

Las proposiciones orientan sobre los objetos que deben ser examinados en el estudio; desmenuzan las preguntas de tipo “cómo” y “por qué” para determinar qué debemos estudiar. A partir de las preguntas de investigación se buscan datos sistemáticamente para extraer conclusiones. Las preguntas, los datos, y las conclusiones están vinculados lógicamente entre sí por el diseño del caso. Los diseños pueden ser de un caso simple o de múltiples casos y, por otra parte, holísticos o encapsulados, según se utilice una o varias unidades de análisis. Estos diseños se presentan en una matriz de dos dimensiones, como la de la Figura 2. Analicemos sus componentes.

Dimensión vertical: Holístico o encapsulado. La unidad de análisis puede ser un individuo, un grupo, una compañía, un país... La unidad de análisis ayuda a definir el alcance del caso, complementa las proposiciones, y permite acotar la búsqueda de información. El caso es con frecuencia un proceso, una institución, o un evento no tan bien definido como un individuo. La definición de la unidad de análisis está vinculada con la forma en que se presentaron las primeras preguntas de la investigación.

Figura 2. Tipos básicos de diseño para estudios de casos. Fuente: Yin (1994).

3. Planificación -7-

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Si sólo se busca examinar la naturaleza general de una empresa o problema, se utiliza un enfoque holístico. Se procede así cuando no se logra identificar sub-unidades o sectores o cuando la naturaleza del estudio es holística. Si se examinan una o varias subunidades de una organización o programa, se utiliza un enfoque encapsulado.

Dimensión horizontal: Diseños simples o múltiples. Los diseños simples se utilizan cuando, de modo análogo a un experimento crucial, un caso crítico permite probar una nueva teoría, o establece las circunstancias en que valdrían ciertas proposiciones.

También un diseño simple se aplica en casos únicos o extremos, o un caso “revelatorio”, en el que se presenta a los ojos del investigador un fenómeno antes no estudiado. Hay un problema común a todos los métodos de investigación, tanto cualitativos como cuantitativos: la evidencia puede ser compatible con un gran número (hasta infinito) de teorías alternativas. Por este motivo, un caso crítico puede permitir comprobar cuál es la mejor teoría entre las que compiten; no habiendo casos críticos es posible también comprobar si una teoría falla en explicar un caso más probable o explica un caso menos probable.

Los diseños múltiples, por otra parte, tienen la ventaja de que su evidencia es más convincente y el estudio resulta más robusto. Sus desventajas consisten en que no permiten tratar con el caso revelatorio, o raro, o crítico, de los casos simples y, además, requiere más recursos. El tema del número de casos que conviene analizar es discutible. Algunos autores se inclinan por la importancia de concentrarse en el estudio a fondo de un único caso. Otros sostienen en cambio que es posible obtener recursos para casos múltiples; de hecho, hay ejemplos de casos múltiples ya clásicos.

A medida que cada caso progresa a través de entrevistas los datos se van adecuando a un patrón, “en otras palabras, una teoría (va) emergiendo” y los datos sucesivos se hacen predecibles a partir de la teoría. Cuando se verifica este fenómeno, al cual se suele llamar saturación, puede decirse que el número de casos considerado es suficiente.

3. Planificación -8-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Enfoque para nuestro proyecto El esquema principal de las fases y etapas de esta metodología, que guiarán el desarrollo del proyecto, son las siguientes: Fase I – Diseño del Estudio Fase II – Realización del Estudio Fase III – Análisis y Conclusiones

Se corresponden a lo que hemos explicado previamente de la metodología descrita.

Participantes del proyecto Para llevar adelante el presente trabajo se cuenta con los siguientes participantes: •

Ingeniero de Software (IS): actuará como IS Josefina Almorza, autora del presente trabajo.

•

Jefe del Proyecto (Tutor): Pr. Dr. Juan Antonio Ortega

•

Usuarios especialistas: se integrarán al proyecto, en calidad de usuarios especialistas, las siguientes personas: -

Ignacio García de Benito, Jefe del Servicio de Información de Gastos (Sistema Integrado Júpiter)

-

José Fernández García, Director General de Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía.

-

Pablo Borondo, consultor de ALTERIAN

-

Luis Puebla, consultor SAP de IECISA

-

José Luis Rodríguez Criado, gerente de Sadiel

-

José Alvarez, director gerente de Atar-Net

Estas personas son especialistas en el campo de los sistemas de información para las Administraciones Públicas.

3. Planificación -9-

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GESTIÓN DEL PROYECTO Para el presente proyecto, la gestión del mismo comprende dos actividades principales: • La planificación de las actividades, incluyendo la estimación de tiempo, esfuerzo, costos, recursos humanos.

• El seguimiento y control del proyecto.

ESTIMACIÓN INICIAL DE HORAS La estimación inicial del esfuerzo (medido en horas) para cada una de las actividades previstas en el proyecto y para el total del mismo se presenta en la tabla 3.1.

Fases y etapas

Horas

Gestión del proyecto

25 hs.

Planificación

10 hs.

Seguimiento

15 hs.

Fase I – Diseño del Estudio

100 hs.

Establecimiento de objetivos

10 hs.

Realización del diseño

70 hs.

Elaboración de la estructura de la información

20 hs.

Fase II – Realización del Estudio

225 hs.

Recogida de datos

100 hs.

Documentación y artículos

80 hs.

Entrevistas

20 hs.

Recogida de la evidencia en las fuentes del caso

125 hs.

Fase III – Análisis y conclusiones

125 hs

Análisis de la evidencia

100 hs.

Conclusiones al vincular los datos con las proposiciones del estudio

25 hs.

Elaboración de la Memoria del proyecto

75 hs.

Confección del documento

40 hs.

Revisión y corrección del trabajo

20 hs.

Presentación final

15 hs.

Total tiempo estimado del proyecto

550 hs.

Tabla 1 - Estimación inicial de esfuerzo

3. Planificación - 10 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Diagrama de Gantt del Proyecto

CONDICIONANTES Dada la dependencia del proyecto hacia los especialistas, la fecha prevista de finalización del mismo estará fuertemente condicionada por el tiempo que los mismos asignen a su participación en el proyecto.

3. Planificación - 11 -

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ESTIMACIÓN FINAL DE HORAS En la siguiente tabla se presentan las horas imputadas para cada actividad y para el total del proyecto así como la diferencia entre las horas estimadas y las realmente imputadas.

Fases y etapas

Horas

Horas de

Imputadas diferencia Gestión del proyecto

40 hs.

15

Planificación

10 hs.

0

Seguimiento

30 hs.

15

Fase I – Diseño del Estudio

150 hs.

50

Establecimiento de objetivos

25 hs.

15

Realización del diseño

100 hs.

30

Elaboración de la estructura de la información

25 hs.

5

Fase II – Realización del Estudio

270 hs.

45

Recogida de datos

125 hs.

25

Documentación y artículos

100 hs.

20

Entrevistas

25 hs.

5

Recogida de la evidencia en las fuentes del caso

145 hs.

20

Fase III – Análisis y conclusiones

100 hs

-25

Análisis de la evidencia

75 hs.

-25

Conclusiones al vincular los datos con las proposiciones del estudio

25 hs.

0

125 hs.

50

Confección del documento

80 hs.

40

Revisión y corrección del trabajo

30 hs.

10

Presentación final

15 hs.

0

685 hs.

135

Elaboración de la Memoria del proyecto

Total tiempo imputado del proyecto Tabla 2 - Horas imputadas y diferencia de estimación

Como el registro de horas no fue llevada en forma rigurosa, estos valores pueden tener un margen de error, aunque éste no debería ser considerable.

La diferencia entre la cantidad de horas insumidas en cada una de las fases y etapas, y la estimación inicial para cada una de ellas se debe, principalmente, a la falta de experiencia previa, del autor del presente trabajo de tesis, en el desarrollo de sistemas con estas características y en un sesgo optimista inicial.

3. Planificación - 12 -

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3.2.

Estimación del coste del proyecto

ESTIMACIÓN INICIAL DEL COSTE Para realizar la estimación inicial del coste se ha utilizado la Herramienta Microsoft Project, teniendo en cuenta que los recursos disponibles eran: •

Jefe de Proyecto, a 57,32 € la hora

•

Consultor, a 52,00 € la hora

COSTE FINAL= 18376,63 €

3. Planificación - 13 -

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3.3.

Conclusiones Para que el proyecto se hubiera llevado dentro de los plazos y costes

establecidos, la previsión de los recursos debería haberse hecho teniendo en cuenta las sobreasignaciones de tareas, resolviendo los riesgos que se producen por ello. Por ejemplo, con la contratación de más recursos humanos por tarea, pero por menor coste por recurso.

3. Planificación - 14 -

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Capítulo 4: Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las Administraciones Públicas

4.1 Los gastos en Tecnologías de Información en las Administraciones 4.1.1 Gastos en TI en las administraciones 4.1.2 Gastos en TI de la Junta de Andalucía 4.2 Proceso de asimilación de las Tecnologías de Información en las Administraciones Públicas. Impacto organizativo 4.3 Los Sistemas de Información en las Administraciones Públicas 4.4 Las peculiaridades de las Administraciones Públicas y su relación con los Grandes Sistemas de Información 4.5 SI basados en ERP 4.5.1 Naturaleza y características de los ERP 4.5.2 Los ERP en el sector público: Datos Cualitativos 4.5.3 El caso de implantaciones SAP en la gestión económico financiera en distintos niveles de la administración.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4.1 Los gastos en Tecnologías de Información en las Administraciones 4.1.1 Gastos en TI en las administraciones La Información que se resume a continuación procede fundamentalmente del estudio conocido como Informe IRIA, sobre las “Tecnologías de la Información en las Administraciones Públicas” elaborado por el Consejo Superior de Administración Electrónica, dependiente del Ministerio de Administraciones Públicas, MAP, y del informe anual “Las Tecnologías de la Información en España, 2006” elaborado por la AETIC, Asociación de Empresas de Electrónica, Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de España, resultado de la fusión entre la Asociación Nacional de Industrias Electrónicas y de Telecomunicaciones (ANIEL) y la Asociación Española de Empresas de Tecnologías de la Información (SEDISI) y el Ministerio Industria, Turismo y Comercio, en su decimonovena edición, que recoge los principales datos de la evolución del sector a lo largo del pasado año.

El informe anual “Las Tecnologías de la Información en España, 2006” ofrece un completo análisis del sector, donde se pueden encontrar los principales datos correspondientes a la evolución de los segmentos que componen el mercado como es el caso del Hardware, el Software o los Servicios Informáticos, Servicios Telemáticos, Equipos ofimáticos y Consumibles entre otros. El informe muestra un incremento del mercado español de Tecnologías de la Información en el año 2006 de un 7,8 por ciento, hasta alcanzar una facturación de 16.716 Millones de Euros y una tasa de crecimiento que duplica la media europea. Este avance se debe al buen comportamiento de la demanda nacional que cuenta con un tejido empresarial cada vez más dinámico y al sector público encargado de poner en marcha diversas iniciativas que han contribuido a alcanzar estas cifras según los autores del documento.

Según se desprende del estudio, la mayor tasa de crecimiento dentro del mercado interno se corresponde a los servicios informáticos que, con un crecimiento de 10,5 por ciento, se han situado en 4.975 millones y a los servicios telemáticos e interactivos que registraron un crecimiento del 10,2 por ciento y una facturación de 849 millones. A su vez el gasto en Investigación y Desarrollo se incrementa un 20,7 por ciento y supera los 516 millones de euros.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El sector de las Tecnologías de la Información de acuerdo con las cifras del informe cierra el año 2006 con 103.884 trabajadores y supera por primera vez la cifra de los 100.000 puestos de trabajo.

El mercado interior neto, concepto que identifica el consumo de Tecnologías de la Información por parte de los usuarios finales, creció un 8 por ciento y se situó en 11.544 millones de euros.

El software, por su parte, experimentó un alza del 8 por ciento para situarse en 1.600 millones. Los crecimientos más destacados se han dado en las áreas de sistemas operativos, con un 14,1 por ciento y el software para bases de datos, con un 11,6 por ciento. Por su peso en esta área hay que destacar también el avance de las aplicaciones multimedia con un 10 por ciento de incremento.

El segmento del hardware obtuvo la cifra de 3.498 millones de euros, un 4,7 por ciento más que el pasado año. Este incremento se debió en gran medida al aumento del volumen de negocio en las líneas de ordenadores portátiles y servidores como resultado de la sustitución del parque en el entorno corporativo.

En el repaso de los principales segmentos de mercado también cabe señalar que la venta de consumibles creció un 7,3 por ciento y superó los 405 millones. Los peores resultados fueron para los equipos ofimáticos con un comportamiento prácticamente plano y un volumen de negocio de 217,5 millones.

Los principales clientes y los que mayor carga de actividad generan a las TIC son el Comercio y los Servicios Públicos, ambos con tasas de crecimiento que superan el 10 por ciento. De este modo y por volumen de facturación, las Administraciones Públicas, el sector Financiero y la Industria generaron las dos terceras partes de las de la demanda interna.

Por lo que respecta a la balanza comercial española en el sector de las Tecnologías de la Información, un año más ha resultado deficitaria. En concreto, arroja un déficit de 4.991 millones de euros, un 7,3 por ciento más que el pasado ejercicio.

Este dato está condicionado en cierto modo por la cifra correspondiente a las exportaciones de productos y servicios que en 2006 han facturado 1.076 millones de euros, lo que implica un menos 2,8 por cierto con respecto a 2005. El consumo de productos importados en cambio sí ha crecido un 5,4 por ciento y ha superado los 6.000 millones de euros.

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El gasto en I+D de las empresas españolas de tecnologías de la información ascendió en 2006 a 516,33 millones de euros, lo que supone un incremento del 20,7 por ciento con respecto al año anterior. El 53,8 por ciento de esta cantidad corresponde al gasto de las propias empresas con una mejora del 13 por ciento con respecto al año 2005, mientras que el 46,2 por ciento restante procede del sector de la Enseñanza Superior, con un 29 por ciento, seguido por el volumen de presupuesto ejecutado a través de ayudas de las Administraciones Públicas, con un 17 por ciento.

En cuanto al empleo, el número total de trabajadores del sector al cierre de 2006 ascendió a 103.884, lo que representa un crecimiento del 7,2 por ciento y una tasa de titulados superiores de 58,6 por ciento. La mayor parte de los puestos de trabajo creados el pasado año correspondían a las áreas de producción de software, comercial y marketing, I+D y consultoría.

En el documento “Tecnologías de la Información en las Administraciones Públicas” se recogen los indicadores más representativos de la situación y uso de los sistemas y tecnologías de la Información y Comunicaciones en la Administración Pública. La publicación se lleva a cabo con periodicidad anual en el ámbito de la Administración General del Estado, y desde la edición 2004, sólo incluye datos de la Administración General del Estado y de la Administración Local. En el ámbito local, el informe se lleva a cabo cada dos años con la colaboración de Diputaciones, Consejos y Cabildos y todos los Municipios de más de 30.000 habitantes, así como de una muestra de los Municipios de menor tamaño. Los años impares, en los que sólo se recaba información de los Departamentos Ministeriales ésta se publica como informe REINA. En el ámbito de la Administración Autonómica el grupo de trabajo “Observatorio de Administración Electrónica” elabora un conjunto de indicadores sobre el tema y un cuestionario (Cuestionario de Administración Electrónica – CAE) para la recogida de datos. Los resultados del CAE para 2004 se ofrecen en la página web del Consejo Superior de Administración Electrónica.

El ámbito de la Administración General del Estado el informe IRIA comprende las organizaciones central, territorial y exterior de la Administración General del Estado, los Organismos Autónomos dependientes de los Departamentos Ministeriales, las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y las Entidades Públicas Empresariales y otros Organismos Públicos. Se excluye del

estudio

la

informática operativa del Ministerio de Defensa. Las unidades de recogida de 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. -4-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

información, denominadas en el informe Órganos Directivos, incluyen en total más de 300 Centros Directivos, cada uno de los cuales, a su vez, cuenta con una o más Unidades Informáticas, que constituyen las unidades de base de recogida de información. Para el informe IRIA 2006 su número se situó en 850.

La información recogida en la toma de datos en cada Unidad incluye el Equipo físico (Gastos y . Recursos disponibles), Equipo lógico ( Gastos y software de base en sus modalidades libre o propietario), Servicios Informáticos, Formación, Servicios de Telecomunicaciones, Personal, Sitios Web y servicios de tramitación electrónica, dedicando apartados específicos para determinados aspectos de la Administración en Red ( Firma electrónica, Conectividad, ....)

El Documento IRIA 2006 recoge la situación a 1 de enero

de 2006, fecha de

referencia para todas las variables "fondo" presentadas (número de equipos, personal,...). El período de encuesta considerado corresponde al año 2005 y, por tanto, el informe recoge las cifras de inversiones y gastos informáticos en el citado ejercicio y a él hacen referencia todas las variables flujo incluidas.

Los datos estadísticos referentes al personal informático y sus costes que se incluyen en el informe, con excepción de los referidos al personal militar y laboral del Ministerio de Defensa proceden de la información recogida en las Bases de Datos de recursos humanos del Ministerio de Administraciones Públicas, MAP. Las cifras de personal informático, militar y laboral del Ministerio de Defensa, son proporcionadas por este Departamento. Los datos recogidos en el informe en relación a efectivos totales de personal y su distribución ministerial están extraídos del Boletín Estadístico del Registro Central de Personal (1 de enero de 2006).

Se incluye en el estudio información relativa a Diputaciones Provinciales y Forales, Cabildos y Consejos Insulares y Municipios de más de 500 habitantes. La información relativa al ámbito de Municipios se evalúa mediante un muestreo estratificado según número de habitantes y área geográfica en el que se incluyen con carácter exhaustivo los estratos relativos a Municipios con más de 30.000 habitantes.

La cifra total de gastos en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la Administración del Estado durante 2005 se situó en 1.340 millones de euros, un 9% superior a la alcanzada en 2004.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Los

gastos

informáticos

representan

un 77%

del total,

mientras

que

las

telecomunicaciones se sitúan en un 23%. Estas cifras contrastan con el mercado TIC en España donde las telecomunicaciones alcanzan un 73% del total del sector y con los datos para el conjunto de la Unión Europea donde esta cifra se sitúa en un 51%.

Estas cifras de gastos no se puede comparar con las cifras de presupuestos TIC publicados también por el Consejo Superior de Administración Electrónica al no coincidir exactamente el ámbito de estudio. Hay Organismos que participan en el proyecto REINA, fuente del informe IRIA en lo relativo a la Administración General del Estado, cuyos presupuestos no se consolidan en los Presupuestos Generales del Estado y por otro lado hay Organismos que estando incluidos en el estudio de Presupuestos no facilitan datos al proyecto REINA. En la tabla siguiente se recoge la distribución de las cifras por Departamentos Ministeriales.

Año 2005 Ministerios

Informática

Telecomunicaciones

Total

Miles € % Ver. Miles € % Ver. Miles € % Ver. Interior 98.189 9% 147.102 49% 245.291 18% Economía y Hacienda 208.151 20% 27.256 9% 235.408 18% Trabajo y Asuntos 213.598 21% 11.094 4% 224.692 17% Sociales Fomento 157.950 15% 28.361 9% 186.311 14% Defensa 85.358 8% 32.038 11% 117.396 9% Justicia 36.747 4% 14.023 5% 50.770 4% Administraciones Públicas 34.271 3% 12.790 4% 47.061 4% Industria,Turismo y 41.270 4% 2.746 1% 44.016 3% Comercio Educación y Ciencia 39.040 4% 3.934 1% 42.974 3% Medio Ambiente 37.546 4% 2.976 1% 40.522 3% Asuntos Exteriores y 19.923 2% 12.504 4% 32.427 2% Cooperación Agricultura, Pesca y 21.832 2% 2.460 1% 24.292 2% Alimentación Sanidad y Consumo 15.940 2% 2.947 1% 18.887 1% Cultura 14.256 1% 497 0% 14.753 1% Presidencia 10.674 1% 1.902 1% 12.576 1% Vivienda 2.702 0% 210 0% 2.912 0% Total 1.037.447 100% 302.839 100% 1.340.286 100% Total 1.037.447 100% 302.839 100% 1.340.286 100%

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Podemos observar como la mayor parte del gasto, 53%, se concentra en los Ministerios de Interior, Economía y Hacienda y Trabajo y Asuntos Sociales, alcanzando también el Ministerio de Fomento una cuota significativa (14%).

En cuanto a la estructura del gasto, informática vs telecomunicaciones, por Departamentos destaca el importante porcentaje de gastos en telecomunicaciones alcanzado en el Ministerio del Interior (49%), superando también la media Defensa, Economía y Hacienda, Fomento, Justicia, Asuntos Exteriores y Cooperación y Administraciones Públicas.

En el gráfico adjunto podemos observar la evolución del agregado gastos TIC en los últimos años. El incremento es constante, habiéndose elevado la cifra desde 1999 en un 100%.

La siguiente tabla resume los gastos TIC con relación al presupuesto total (capítulos 1+2+6 de los presupuestos). El valor del índice disminuye 0’14 puntos respecto a la anterior edición situándose en un 3’56%. Esto es debido a que el presupuesto total ha aumentado un 14%, mientras el gasto TIC lo ha hecho tan solo un 9%.

Observamos como

la cifra por Departamento varía entre el 1’52% que presenta

Defensa y el 9’16% de Economía y Hacienda. Total 1.340.286 37.641.271 3,56% 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. -7-

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Ministerios

Año 2005 Presupuesto Gastos Total Gastos TIC / TIC (Cap. Presupuesto (Miles €) 1+2+6) Total Miles € 235.408 2.569.938 9,16% 224.692 2.686.578 8,36%

Economía y Hacienda Trabajo y Asuntos Sociales Asuntos Exteriores y 32.427 Cooperación Agricultura, Pesca y 24.292 Alimentación Industria,Turismo y Comercio 44.016 Sanidad y Consumo 18.887 Presidencia 12.576 Justicia 50.770 Interior 245.291 Administraciones Públicas 47.061 Educación y Ciencia 42.974 Vivienda 2.912 Cultura 14.753 Fomento 186.311 Medio Ambiente 40.522 Defensa 117.396 Total 1.340.286

539.453

6,01%

434.745

5,59%

819.921 358.632 281.664 1.161.091 6.162.327 1.252.196 1.163.861 94.737 505.528 9.327.141 2.542.180 7.741.281 37.641.271

5,37% 5,27% 4,46% 4,37% 3,98% 3,76% 3,69% 3,07% 2,92% 2,00% 1,59% 1,52% 3,56%

Las cifras de la contratación de Telecomunicaciones aparecen algo desvirtuadas por el apartado “Otros”, que en muchos casos se corresponde con falta de información.

Los gastos informáticos llevados a cabo por la Administración General del Estado durante 2005 se cifraron en 1.037 millones de euros,

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El 34% de los gastos corresponde a la partida de servicios que, habiéndose incrementado en un 26%, eleva su cuota de participación en 3 puntos respecto a 2004.

En este apartado se incluye el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, así como los gastos de mantenimiento de equipo físico y lógico, formación, consultoría, explotación, etc. ...

La partida de material, incluye tanto los gastos de inversión como de alquiler de equipo físico, crece aún en mayor medida (33%), elevando su cuota de participación en 4 puntos. Por su parte, las partidas de software y personal descienden en un 7% y un 1% respectivamente lo que conlleva descensos de 3 y 4 puntos en su cuota de participación. El apartado de consumibles y gastos diversos (“otros”) se ha estimado en un 3'9% del total de la facturación en concepto de material, equipo lógico y servicios del sector informático de la Administración del Estado, de acuerdo a los resultados que para el mercado interior español recoge el estudio “Las Tecnologías de la Información en España. 2006" del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

Servicios Material Personal Software Otros

2004 2004 Total % del Total 280.815 31% 217.683 24% 250.130 26% 125.618 14% 77.539 5%

2006 2006 Total % del Total 353.827 34% 289.519 28% 247.629 24% 116.825 11% 29.647 3%

En el gráfico siguiente presentamos la evolución del agregado gastos informáticos en los últimos años. El incremento en 2005 fue de un 15’6%, muy superior al experimentado en 2004 y del mismo orden del alcanzado en 2003 y 2001.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

En la tabla siguiente presentamos las cifras de gastos por Departamentos Ministeriales. Los Ministerios de Economía y Hacienda y Trabajo y Asuntos Sociales acaparan el 41% del total de los mismos, con un 21% y un 20% respectivamente. En el caso de Economía y Hacienda llegan al 29% y 28% sus cuotas de gastos de personal y software respectivamente, mientras en Trabajo y Asuntos Sociales sus gastos en software superan el 30% del total por este concepto. En general, las cuotas de participación en el total de gastos informáticos se mantienen similares a las de 2004 en todos los Departamentos.

Ministerios

Material Software Servicios Personal Otros

Año 2005 Total % Miles € Ver.

Trabajo y Asuntos 57.199 34.816 81.571 33.242 6.770 213.598 21% Sociales Economía y 46.767 32.135 51.330 72.840 5.079 208.151 20% Hacienda Fomento 63.182 15.236 46.279 28.390 4.863 157.950 15% Interior 23.004 6.006 28.933 37.987 2.260 98.189 9% Defensa 34.065 9.966 31.000 (*) 7.401 2.926 85.358 8% Industria,Turismo y 8.267 2.748 13.231 16.078 946 41.270 4% Comercio Educación y Ciencia 14.613 2.926 11.810 8.547 1.145 39.040 4% Medio Ambiente 11.901 2.683 12.794 9.099 1.068 37.546 4% Justicia 7.428 2.116 21.753 4.231 1.221 36.747 4% Administraciones 6.367 2.313 13.991 10.715 884 34.271 3% Públicas Agricultura, Pesca y 3.169 455 13.704 3.828 676 21.832 2% Alimentación Asuntos Exteriores y 4.661 1.739 7.960 5.003 560 19.923 2% Cooperación Sanidad y Consumo 3.970 2.042 6.235 3.216 478 15.940 2% Cultura 1.945 820 8.526 2.525 440 14.256 1% Presidencia 2.105 700 3.548 4.074 248 10.674 1% Vivienda 878 124 1.162 453 84 2.702 0% Total 289.519 116.825 353.827 247.629 29.647 1.037.447 100% (*) Datos incompletos

La estructura del gasto por Departamentos al igual que recogen anteriores ediciones del informe es bastante heterogénea.

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Año 2005 Ministerios Material Software Servicios Personal Otros Trabajo y Asuntos Sociales 27% 16% 38% 16% 3% Economía y Hacienda 22% 15% 25% 35% 2% Fomento 40% 10% 29% 18% 3% Interior 23% 6% 29% 39% 2% (*) Defensa 40% 12% 36% 9% 3% Industria,Turismo y Comercio 20% 7% 32% 39% 2% Educación y Ciencia 37% 7% 30% 22% 3% Medio Ambiente 32% 7% 34% 24% 3% Justicia 20% 6% 59% 12% 3% Administraciones Públicas 19% 7% 41% 31% 3% Agricultura, Pesca y Alimentación 15% 2% 63% 18% 3% Asuntos Exteriores y Cooperación 23% 9% 40% 25% 3% Sanidad y Consumo 25% 13% 39% 20% 3% Cultura 14% 6% 60% 18% 3% Presidencia 20% 7% 33% 38% 2% Vivienda 32% 5% 43% 17% 3% Total 28% 11% 34% 24% 3% (*) Datos incompletos Total 28% 11% 34% 24% 3% Continuando la tendencia puesta de manifiesto en anteriores informes, la partida mayoritaria es la de servicios que aumenta su participación en 3 puntos y pasa a representar, como ya hemos comentado, el 34% del gasto informático. Concretamente en nueve Departamentos es la partida mayoritaria y en trece de ellos está por encima del 30%. Cabe destacar especialmente los casos de Agricultura, Pesca y Alimentación donde supone el 63% del gasto informático y los de Cultura y Justicia con un 60% y 59% respectivamente.

La partida de personal aparece como mayoritaria en cuatro Departamentos, destacando el porcentaje alcanzado en Interior e Industria, Turismo y Comercio con un 39% en ambos casos. En sentido contrario cabe destacar el Ministerio de Justicia donde esta partida solo supone el 12% del gasto informático. Para el Ministerio de Defensa no contamos con datos completos de este apartado.

En el caso de la partida de gastos en material, mayoritaria hasta hace dos años, cabe destacar el caso de los Departamentos de Fomento y Defensa en que alcanza el 40%.

El Informe incluye un indicador que mide la posición relativa de las partidas material y personal ). El significativo aumento (30%) de los gastos de material junto con un leve descenso de los de personal provocan un claro aumento del indicador que se sitúa en 1’17.

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Año 2005 Gastos Material Gastos Personal Ministerios Hw-Index (Miles €) (Miles €) (*) Defensa 34.065 7.401 4,6 Fomento 63.182 28.390 2,23 Vivienda 878 453 1,94 Justicia 7.428 4.231 1,76 Trabajo y Asuntos Sociales 57.199 33.242 1,72 Educación y Ciencia 14.613 8.547 1,71 Medio Ambiente 11.901 9.099 1,31 Sanidad y Consumo 3.970 3.216 1,23 Asuntos Exteriores y Cooperación 4.661 5.003 0,93 Agricultura, Pesca y Alimentación 3.169 3.828 0,83 Cultura 1.945 2.525 0,77 Economía y Hacienda 46.767 72.840 0,64 Interior 23.004 37.987 0,61 Administraciones Públicas 6.367 10.715 0,59 Presidencia 2.105 4.074 0,52 Industria,Turismo y Comercio 8.267 16.078 0,51 Total 289.519 247.629 1,17 (*) Datos incompletos

El comportamiento por Ministerios es desigual si bien comparando estos datos con el anterior informe

IRIA 2004 se observa que se producen subidas en todos los

Departamentos excepto en Justicia, Asuntos Exteriores y Cooperación y Cultura. En ocho Departamentos el índice se sitúa por encima de la unidad.

En la

siguiente

tabla

presentamos el porcentaje que representa los gastos

informáticos frente al presupuesto total (cap. 1+2+6, gastos de personal, gasto corriente e inversiones) durante 2005. El indicador se incrementa muy ligeramente respecto al obtenido en el informe 2004 situándose en el 2’76%. Por Departamentos encontramos cifras inferiores al 2% en Fomento, Interior, Medio Ambiente y Defensa, al igual que en el informe anterior, mientras las cifras más elevadas se alcanzan, como viene siendo habitual, en Economía y Hacienda y en Trabajo y Asuntos Sociales.

L

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2 Año 2005 Gastos Presupuesto Total Gastos Inf. / Informáticos (Cap. 1+2+6) Presup. Total (Miles €) (Miles €)

Ministerios Economía y Hacienda Trabajo y Asuntos Sociales Industria,Turismo y Comercio Agricultura, Pesca y Alimentación Sanidad y Consumo Presidencia Asuntos Exteriores y Cooperación Educación y Ciencia Justicia Vivienda Cultura Administraciones Públicas Fomento Interior Medio Ambiente Defensa Total

208.151 213.598 41.270 21.832 15.940 10.674 19.923 39.040 36.747 2.702 14.256 34.271 157.950 98.189 37.546 85.358 1.037.447

2.569.938 2.686.578 819.921 434.745 358.632 281.664 539.453 1.163.861 1.161.091 94.737 505.528 1.252.196 9.327.141 6.162.327 2.542.180 7.741.281 37.641.271

8,10% 7,95% 5,03% 5,02% 4,44% 3,79% 3,69% 3,35% 3,16% 2,85% 2,82% 2,74% 1,69% 1,59% 1,48% 1,10% 2,76%

En el gráfico que incluimos a continuación se recoge la evolución del porcentaje que representan los gastos informáticos respecto a los capítulos 1, 2 y 6 del presupuesto de gastos para el conjunto de la Administración General del Estado. En dicho gráfico podemos apreciar tras tres años de un importante incremento (2001 – 2003) que la cifra continúa estabilizándose en torno al 2,7-2,8% del gasto en los capítulos citados.

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La cifra de inversiones en equipos físicos en 2005 se sitúa un 34% por encima del la alcanzada en 2004, cifrándose en 288.536 miles de euros. El 41% de las inversiones se destinaron a la compra de ordenadores personales, el 19% a la adquisición de sistemas multiusuario y el 40% a la compra de otros dispositivos. Por Departamentos vemos que el 40% del total de las inversiones lo acapararon los Ministerios de Fomento (22%) y de Trabajo y Asuntos Sociales (20%).

Año 2005 Sistemas Multiusuario

Ministerios

17.356

% Miles € Ver. 31% 17.609

% Ver. 15%

11.868

21%

18.643

10.754 6.974 2.703 772 0

19% 12% 5% 1% 0

924

Otros Dispositivos

Total

28.047

% Miles € Ver. 25% 63.012

% Ver. 22%

16%

26.688

23%

57.199

20%

21.128 17.664 11.993 7.811 9.042

18% 15% 10% 7% 8%

14.662 9.420 8.307 5.504 2.859

13% 8% 7% 5% 3%

46.545 34.057 23.004 14.088 11.901

16% 12% 8% 5% 4%

2%

2.363

2%

4.980

4%

8.267

3%

1.912

3%

2.053

2%

3.463

3%

7.428

3%

2.077

4%

2.631

2%

1.658

1%

6.367

2%

0

0

1.982

2%

2.677

2%

4.659

2%

76

0%

2.012

2%

1.883

2%

3.970

1%

214

0%

1.168

1%

1.787

2%

3.169

1%

Miles € Fomento Trabajo y Asuntos Sociales Economía y Hacienda Defensa Interior Educación y Ciencia Medio Ambiente Industria,Turismo y Comercio Justicia Administraciones Públicas Asuntos Exteriores y Cooperación Sanidad y Consumo Agricultura, Pesca y Alimentación Presidencia Cultura Vivienda Total

Ordenadores Personales

Miles €

272 0% 763 1% 1.070 1% 2.105 1% 0 0 878 1% 1.038 1% 1.916 1% 50 0% 559 0% 269 0% 878 0% 55.952 100% 118.299 100% 114.312 100% 288.563 100%

La cifra de gastos en software disminuyó en un 7% respecto al informe anterior situándose en 116.825 miles de euros. Hay que señalar que los gastos de software no incluyen los desarrollos a medida, que quedan recogidos en el apartado de servicios informáticos.

El gráfico siguiente muestra la distribución del gasto por tipo de software. De forma similar a lo que ocurría en anteriores ediciones, el 34% del gasto corresponde a sistemas operativos, seguido a gran distancia por el gasto en aplicaciones horizontales que supone el 13%. Las demás partidas de gastos en software en ningún caso superan la cuota del 12%.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 14 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

La cifra total de gastos en servicios informáticos durante 2005 se situó muy próxima a 354 millones de euros, un 26% más de la cifra alcanzada en 2004 según se recoge en la tabla siguiente,

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 15 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

paración y

Ministerios

Año 2005 PrepaDesarrollo y Otros Explo- ración y Soporte Formación Consultoría Total Servicios tación Transcripción Mantenimiento de Datos

Trabajo y 4.523 Asuntos Sociales Economía y 2.068 Hacienda Fomento 10.062 Defensa 1.563 Interior 3.439 Justicia 35 Administraciones 0 Públicas Agricultura, 0 Pesca y Alimentación Industria,Turismo 4 y Comercio Medio Ambiente 26 Educación y 0 Ciencia Cultura 0 Asuntos 44 Exteriores y Cooperación Sanidad y 0 Consumo Presidencia 2 Vivienda 0 Total 21.768

628

53.221

22.103

544

552

81.571

77

25.375

17.781

540

2.544

2.945

51.330

122 0 0 1.274

17.963 7.216 17.204 9.109

11.634 12.283 7.451 11.016

168 1.622 585 82

5.494 7.977 136 236

837 339 117

46.279 31.000 28.933 21.753

0

7.294

4.215

1.704

384

395

13.991

0

12.379

784

63

223

255

13.704

1.399

7.463

1.835

30

138

2.362

13.231

419

4.830

5.714

12

963

830

12.794

296

9.117

1.650

276

405

66

11.810

588

6.764

983

52

138

8.526

42

3.204

1.380

8

1.132

2.151

7.960

765

3.436

862

18

1.072

83

6.235

605 2.820 680 345 185.859 102.853

5

43 46 21.390

0 0 5.609

5.112

73 3.548 92 1.162 11.236 353.827

Total 21.768 5.609 185.859 102.853 5.112 21.390 11.236 353.827 El 53% de estos gastos, 185.859 miles de euros,

corresponde a desarrollo y

mantenimiento de aplicaciones, habiéndose incrementado esta partida un 40% respecto a 2004.

La segunda partida en importancia es la destinada a soporte y mantenimiento de hardware y software que alcanza una cuota del 29%, con un incremento del 20%.

La partida de explotación, que engloba prestaciones en instalaciones propias y externas y outsourcing se sitúa en un 6% del total de gastos en servicios. Las demás partidas alcanzan poca importancia salvo la de consultoría que aumenta y casi se iguala con la de explotación.

A nivel ministerial los gastos en servicios se incrementan en todos los Departamentos excepto en Economía y Hacienda en que se mantienen, siendo este aumento 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 16 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

especialmente notable en los casos de Presidencia y Medio Ambiente. El 50% de los gastos en servicios se concentra en los Ministerios de Trabajo y Asuntos Sociales, Economía y Hacienda y Fomento.

Es de destacar la cuota del 46% que alcanza el Ministerio de Fomento en el apartado de gastos de explotación.

En el apartado de preparación y transcripción de datos el 25% de los gastos se produjeron en el Departamento de Industria, Turismo y Comercio.

Los gastos de soporte y mantenimiento se encuentran muy distribuidos, siendo el Departamento de Trabajo y Asuntos Sociales el que alcanza la cuota más alta (21%).

En lo relativo a gastos de formación, el Ministerio de Administraciones Públicas alcanza la cuota más alta con un 33%, lo que es lógico al depender de este Ministerio el Instituto Nacional de Administraciones Públicas (INAP). Es de destacar en esta ocasión el elevado gasto en formación del Ministerio de Defensa.

Por último, en esta edición, es Defensa quien alcanza el mayor porcentaje del total en gastos de consultoría con un 37%.

En cuanto a la estructura del gasto en servicios por Departamentos destacaremos que en la mayoría, 12 casos, el porcentaje mayor de los gastos se destina a desarrollo y mantenimiento de aplicaciones.

La partida de soporte, tradicionalmente mayoritaria en muchos Departamentos, ocupa el primer lugar en gasto tan solo en cuatro Ministerios.

En cuanto a la distribución según suministradores de la facturación de servicios informáticos, como es habitual en esta partida de gastos, el mercado está muy fragmentado, no llegando a alcanzar ninguna empresa una cuota de penetración del 6%.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 17 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El gasto total en telecomunicaciones en la Administración General del Estado durante 2005 se situó en 302.839 miles de euros (tabla 3-21), un 7% menos que en 2004.

Año 2005 Servicios de Inversión en Total Telecomunicaciones Telecomunicaciones Ministerios Miles € % Ver. Miles € % Ver. Miles € % Ver. Interior 146.350 51% 752 5% 147.102 49% Defensa 30.308 11% 1.730 12% 32.038 11% Fomento 22.354 8% 6.006 41% 28.361 9% Economía y Hacienda 26.913 9% 344 2% 27.256 9% Justicia 13.799 5% 223 2% 14.023 5% Administraciones Públicas 10.690 4% 2.100 14% 12.790 4% Asuntos Exteriores y 11.771 4% 733 5% 12.504 4% Cooperación Trabajo y Asuntos Sociales 9.237 3% 1.857 13% 11.094 4% Educación y Ciencia 3.933 1% 1 0% 3.934 1% Medio Ambiente 2.976 1% 0 0 2.976 1% Sanidad y Consumo 2.911 1% 36 0% 2.947 1% Industria,Turismo y 2.272 1% 474 3% 2.746 1% Comercio Agricultura, Pesca y 2.267 1% 193 1% 2.460 1% Alimentación Presidencia 1.842 1% 60 0% 1.902 1% Cultura 497 0% 0 0 497 0% Vivienda 210 0% 0 0 210 0% Total 288.329 100% 14.510 100% 302.839 100%

Tan solo el 5% de los gastos en comunicaciones corresponde a gastos en inversiones.

Como viene siendo habitual es el Ministerio del Interior el que alcanza la cuota mayor con el 49% de los gastos en telecomunicaciones y el 51% del total de gastos en servicios. De los restantes Departamentos ninguno supera la cuota del 11%.

En el gráfico siguiente recogemos la evolución del conjunto de gastos en telecomunicaciones en los últimos siete años. El fuerte incremento experimentado en 2001 y 2002 se ha visto ralentizado en 2003 y 2004 y finalmente se ha roto la tendencia con el descenso observado en 2005. No obstante, el incremento en los últimos siete años supera el 67%.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 18 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El parque instalado en la Administración del Estado a 1 de enero de 2006 está formado por 408.170 sistemas, con una antigüedad media de 3’4 años. El conjunto del parque ha aumentado en un 16%, habiéndolo hecho también el de cada uno de los distintos tipos de sistemas.

El 68% de los sistemas están instalados en tan solo cuatro Departamentos (Trabajo y Asuntos Sociales, Defensa, Economía y Hacienda e Interior). Según gama de equipo cabe destacar la significativa cuota de sistemas grandes instalada en el Departamento de Fomento (43%), que también predomina en sistemas medios (21%) junto con Trabajo y Asuntos Sociales (41%). El 37% de los sistemas pequeños corresponde al Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, y el 36% de los ordenadores personales se reparten entre los Departamentos de Trabajo y Asuntos Sociales y Defensa.

En el ámbito de los ordenadores personales vemos que su número total asciende a 396.859. Dentro de los ordenadores personales hay un gran predominio de los de sobremesa que suponen el 93% del total, seguidos muy de lejos por los portátiles que, aunque su número va aumentando, tan solo tienen una presencia del 5%, mientras que la de los servidores no llega al 2%. El parque de PCs ha rejuvenecido una décima quedando su edad media en 3’3 años.

En el apartado de bases de datos el predominio continúa siendo de Oracle (71%),seguida de lejos por SQL Server (27%) y por Adabas (12%).

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El apartado de ofimática continúa liderado por MS-Office con un 61%, seguido a gran distancia por Lotus Smart-Suite con un 8%.

En servidores web un 57% de las licencias corresponde a Microsoft IIS, mientras el software libre Apache tiene un 13%. En cuanto a otras herramientas de desarrollo, Perl alcanza tan solo el 13% frente a al 87% de herramientas de software propietario.

En la gama alta del parque se produce un gran avance de Unix que acapara el 67% del total.

En el grupo de sistemas medios el predominio es también para Unix (58%) seguido por Windows 2000 (29%).

En la categoría de sistemas pequeños la primera posición es en esta ocasión para Linux con una cuota del 29%, mientras Windows 2003 alcanza el 20% y Unix el 15%.

Por último, el 92% del parque de ordenadores personales instalados en 2005 corresponde al entorno Windows con un 59% perteneciente a Windows XP, un 29% a Windows 2000 y un 4% a Windows NT. En resumen, en esta edición correspondiente a 2005 asistimos a una penetración importante de Unix, excepto en el segmento de ordenadores personales que pertenecen masivamente al entorno Windows.

PERSONAL TIC La información relativa a personal TIC y sus costes recogida en el informe tiene su origen en fuentes administrativas y se elabora a partir de la información contenida en las Bases de Datos de Recursos Humanos del Ministerio de Administraciones Públicas. Se incluyen también los puestos de trabajo cuya denominación implica actividad en el área de comunicaciones.

El número total de dotaciones de personal TIC a 1 de enero de 2006 es de 13.662, el 86% correspondiente a personal funcionario y 14% a personal laboral, como podemos apreciar en la tabla 3-34. El 25% del número total de dotaciones se concentra en el Departamento de Economía y Hacienda. Por tipo de personal podemos señalar como más significativa la cuota del 69% del total del personal laboral total que se encuentra en el Ministerio de Fomento.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

1-1-2006 Funcionarios Laborales Total Ministerios % % % % % % Dot. Dot. Dot. Ver. Hor. Ver. Hor. Ver. Hor. Economía y Hacienda 3.178 27% 93% 234 12% 7% 3.412 25% 100% Interior 1.933 16% 100% 7 0% 0% 1.940 14% 100% Trabajo y Asuntos 1.812 15% 98% 30 2% 2% 1.842 13% 100% Sociales Fomento 351 3% 21% 1.321 69% 79% 1.672 12% 100% Defensa 1.002 9% 90% 111 6% 10% 1.113 8% 100% Industria,Turismo y 796 7% 95% 45 2% 5% 841 6% 100% Comercio Administraciones 603 5% 99% 6 0% 1% 609 4% 100% Públicas Educación y Ciencia 434 4% 90% 46 2% 10% 480 4% 100% Medio Ambiente 441 4% 98% 8 0% 2% 449 3% 100% Justicia 268 2% 95% 14 1% 5% 282 2% 100% Asuntos Exteriores y 231 2% 89% 28 1% 11% 259 2% 100% Cooperación Agricultura, Pesca y 203 2% 98% 5 0% 2% 208 2% 100% Alimentación Presidencia 179 2% 91% 18 1% 9% 197 1% 100% Sanidad y Consumo 158 1% 86% 26 1% 14% 184 1% 100% Cultura 140 1% 93% 10 1% 7% 150 1% 100% Vivienda 23 0% 96% 1 0% 4% 24 0% 100% Total 11.752 100% 86% 1.910 100% 14% 13.662 100% 100%

El análisis horizontal de la tabla (%H), permite apreciar la existencia de cuotas muy elevadas

para

dotaciones

de

personal

funcionario

en

la

mayoría

de

los

Departamentos, superando en trece de ellos el 90% y llegando al 100% en el caso de Interior.

En la tabla siguiente aparecen las dotaciones del personal TIC funcionario de los respectivos Departamentos Ministeriales distribuidos por grupos. La mayor proporción de funcionarios del grupo A en puestos TIC lo encontramos en los Ministerios de Industria, Turismo y Comercio (11’4%), Trabajo y Asuntos Sociales (10’9%) y Administraciones Públicas (10’2%). En términos absolutos es el Departamento de Economía y Hacienda el que cuenta con un número mayor de efectivos TIC pertenecientes al grupo A (220), seguido por Trabajo y Asuntos Sociales (197) e Interior (193).

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ministerios Grupo A Grupo B Grupo C Grupo D Total Economía y Hacienda 220 704 1.390 864 3.178 Interior 163 785 563 422 1.933 Trabajo y Asuntos Sociales 197 382 923 310 1.812 Defensa 48 155 460 339 1.002 Industria, Turismo y Comercio 91 197 187 321 796 Administraciones Públicas 62 78 212 251 603 Medio Ambiente 68 93 132 148 441 Educación y Ciencia 33 84 145 172 434 Fomento 31 76 104 140 351 Justicia 13 36 127 92 268 Asuntos Exteriores y Cooperación 9 27 61 134 231 Agricultura, Pesca y Alimentación 13 53 51 86 203 Presidencia 22 38 56 63 179 Sanidad y Consumo 15 26 54 63 158 Cultura 6 40 35 59 140 Total 992 2.778 4.511 3.471 11.752

Total 992 2.778 4.511 3.471 11.752 El porcentaje de personal TIC respecto al personal total en el ámbito de la Administración del Estado a 1 de enero de 2006 se sitúa como podemos apreciar en la siguiente tabla en el 2'59%

Personal TIC Industria,Turismo y Comercio 841 Agricultura, Pesca y Alimentación 208 Economía y Hacienda 3.412 Administraciones Públicas 609 Presidencia 197 Vivienda 24 Medio Ambiente 449 Fomento 1.672 Sanidad y Consumo 184 Trabajo y Asuntos Sociales 1.842 Asuntos Exteriores y Cooperación 259 Cultura 150 Educación y Ciencia 480 Interior 1.940 Justicia 282 Defensa 1.113 Total 13.662 2,59% Ministerios

Personal Total 6.965 2.340 46.921 9.878 3.677 501 10.059 39.176 4.475 47.096 6.710 4.925 21.091 146.747 26.386 150.958 527.905

1-1-2006 Personal TIC / Personal Total 12,07% 8,89% 7,27% 6,17% 5,36% 4,79% 4,46% 4,27% 4,11% 3,91% 3,86% 3,05% 2,28% 1,32% 1,07% 0,74% 2,59%

El análisis de la distribución ministerial del indicador, permite apreciar su notable variabilidad, encontrándose los valores más altos del mismo en Industria, Turismo y Comercio (12’07%) y Agricultura, Pesca y Alimentación (8'89%). En el extremo inferior 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 22 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

de la tabla aparecen tres Departamentos Ministeriales con una cuota inferior a la media administrativa. Se trata de los Ministerios de Defensa (0'74%), Justicia (1'07%) e Interior (1’32%) que ejercen un importante efecto a la baja sobre el indicador global, propiciado por el elevado número de personal específico con que cuentan.

En el gráfico siguiente se recoge la evolución a lo largo de los últimos años del número de efectivos dedicados a tareas de tecnologías de la información y las comunicaciones en el ámbito de la Administración General del Estado.

Se observa un gran predominio del personal funcionario sobre el personal laboral y esta tendencia se hace cada vez más acusada, de tal manera que a 1 de enero de 2006 el personal TIC funcionario, como ya hemos comentado, supone el 86% del total, mientras en 1995 suponía el 81%.

El indicador que mide los gastos de formación en relación a la masa salarial para 2005 se sitúa en 2’06%, un 41% más que la cifra alcanzada en el informe anterior, según podemos observar en la tabla 3-38.

La Informática en España Cifras comparativas

El gráfico siguiente nos muestra la dimensión del parque administrativo respecto al conjunto español.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 23 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El parque administrativo de sistemas grandes representa el 11’6% del parque español, 1 punto por encima de la cifra que publicábamos en la pasada edición del informe. La gama media y baja del parque suponen el 17’9% de total nacional y es el que más crece al aumentar su participación en 3’6 puntos. Por su parte, en el apartado de ordenadores personales el crecimiento es ligerísimo, pues su cuota apenas crece 2 décimas, alcanzando el 8’8% del parque nacional.

Representamos a continuación las cuotas relativas a la demanda de bienes y servicios informáticos de la Administración General del Estado respecto al mercado interior neto.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 24 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

A nivel global la cuota de participación se sitúa en el 8'2%. A la vista de las tres partidas analizadas, observamos que aumenta la participación de la facturación de la Administración General del Estado respecto al total del mercado español en el caso de material que se sitúa en el 8’7%. La facturación en software, queda situada en un 7’9%. En cuanto a la de servicios aumenta 1 punto, situándose también en el 7’9%.

En cuanto a la estructura del gasto en equipo físico en los dos ámbitos. podemos observar que dicha estructura no difiere demasiado en ambos casos.

Al desglosar el gasto en Unidades Centrales por segmentos del parque observamos una estructura claramente diferente en ambos ámbitos, si bien la tendencia es a irse igualando: En el mercado español se destina el 86% a la adquisición de ordenadores personales (1 punto más que en 2004), mientras en la Administración tan solo se destina el 68% (9 puntos más que en 2004). El 14% del gasto en Unidades Centrales se destina a sistemas grandes en la Administración General del Estado, mientras en el mercado español esta cifra queda reducida al 6%. En sistemas medios y pequeños también encontramos porcentajes superiores en el caso de la Administración.

Mostramos en el gráfico siguiente la comparación entre las estructuras del gasto en servicios informáticos en la Administración del Estado y en el mercado español. El desarrollo y mantenimiento de aplicaciones continúa siendo la partida principal en ambos casos, pero el porcentaje en la Administración se hace mayor en esta ocasión presentando 19 puntos de ventaja. En los gastos de consultoría y de explotación el porcentaje de gastos sobre el total es claramente superior en el mercado español.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Los gastos en soporte son totalmente similares, al igual que los de formación, que además continúan siendo muy bajos, pues al igual que en los dos informes anteriores, tan solo representan el 1% del gasto en servicios en ambos ámbitos.

LA ADMINISTRACIÓN EN RED Al igual que en la pasada edición, agrupamos bajo este epígrafe una serie de indicadores que muestran el uso de las Tecnologías de la Información en la Administración y el grado de conectividad alcanzado.

En cuanto al número de ordenadores personales por 100 empleados públicos, a fecha 1 de enero de 2006, esta cifra se situaba en 75, 8 puntos por encima de la cifra alcanzada el año anterior, que se corresponde claramente con el incremento de este tipo de equipos.

La conexión a red de área local alcanza ya el 98% en el caso de los sistemas multiusuario y el 94% en el de ordenadores personales. Las cifras más bajas de conexión las encontramos en los Departamentos de Economía y Hacienda y Defensa para los sistemas multiusuario y en el de Asuntos Exteriores y Cooperación para los ordenadores personales.

El 69% de los ordenadores personales están conectados a una Intranet y en cuatro Departamentos esta cifra se sitúa por encima del 90%, siendo especialmente alta en Justicia y Administraciones Públicas en los que alcanza el 98%.

El porcentaje de ordenadores personales con acceso a Internet se sitúa a nivel global en un 58%, alcanzándose las cifras más elevadas en los Departamentos de Medio Ambiente (100%) y Administraciones Públicas (97%).

A nivel global hay 42 ordenadores con acceso a Internet por cada 100 empleados, cifra inferior en 8 puntos a la media de las empresas españoles (50), pero superior a la cifra alcanzada por las empresas europeas (37). En cuanto al perso 9l con acceso a Intranet se sitúa a nivel global en el 49%, claramente por encima del porcentaje alcanzado por las empresas españolas (35).

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

ADMINISTRACIÓN LOCAL El gasto total en tecnologías de la información y las comunicaciones en la Administración Local ascendió en 2005 a 768.550 miles de euros, según se resume en la tabla siguiente, de los cuales 159.204 miles de euros corresponden a gastos en telecomunicaciones.

Año 2005 Corporaciones Locales

Gastos Informáticos

Telecomunicaciones

Diputaciones, Consejos y Cabildos M >500.000 Hab. U 100.000 a 500.000 Hab. N 30.000 a 100.000 Hab. I 10.000 a 30.000 Hab. C 1.000 a 10.000 Hab. I P I 500 a 1.000 Hab. O S

172.215 117.518 112.561 74.727 71.507 57.531

% Hor. 89% 84% 81% 73% 76% 64%

3.286

Total

609.346

Miles €

Miles € % Hor.

Total

21.738 22.161 26.086 28.158 22.725 32.788

11% 16% 19% 27% 24% 36%

193.952 139.679 138.646 102.885 94.233 90.319

37%

5.548

63%

8.835

79%

159.204

21% 768.550

Total 609.346 79% 159.204 21 768.550 Un 21% del total de gastos TIC, corresponde a telecomunicaciones mientras el 79% restante corresponde a gastos informáticos. Estas cifras contrastan con el mercado TIC en España donde las telecomunicaciones representan el 73% del total del sector y la informática el 33%. A nivel de la Unión Europea las cifras se reparten en un 51% para el sector de las telecomunicaciones y un 49% para el sector informático.

Conviene aclarar que los gastos en telecomunicaciones recogidos en este informe solo incluyen, en general, el gasto por transmisión de voz y datos, y no los gastos de inversión que van incluidos en gastos de material en el apartado de gastos informáticos.

En general, cuanto menor es el municipio mayor porcentaje de gasto TIC destina a comunicaciones, así los más pequeños ( 500 a 1.000 habitantes) dedican el 63% a gastos

en

telecomunicaciones.

Esto

evidencia

que

mientras

estos

gastos

(básicamente transmisión de voz) no pueden disminuirse, los gastos en informática sí se reducen en Entidades pequeñas.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 27 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

La relación de gastos TIC (informática y telecomunicaciones) respecto a los capítulos 1, 2 y 6 del presupuesto total se sitúa en un 1’72% (tabla 4-2), un 12% por encima de la cifra alcanzada en 2003. Los tres estratos superiores se sitúan por encima de este índice, de modo especialmente patente en el caso de las Diputaciones, Consejos y Cabildos insulares, mientras los índices de los cuatro estratos correspondientes a los municipios menores de 100.000 habitantes se encuentran situados por debajo del índice general.

Corporaciones Locales Diputaciones, Consejos y Cabildos M >500.000 Hab. U 100.000 a 500.000 Hab. N 30.000 a 100.000 Hab. I C 10.000 a 30.000 Hab. I 1.000 a 10.000 Hab. P I 500 a 1.000 Hab. O S Total

Año 2005 Gastos Presupuesto Total Gastos TIC/ (Cap. 1+2+6) Pres. Total TIC (%) (Miles €) (Miles €) 193.952 139.679 138.646 102.885 94.233 90.319

5.016.621 6.519.639 7.784.995 7.324.374 7.730.905 9.094.797

3,87% 2,14% 1,78% 1,40% 1,22% 0,99%

8.835

1.114.084

0,79%

768.550

44.585.414

1,72%

Tota 768.550 44.585.414 1,72% En el gráfico se recoge el gasto en tecnologías de la información por habitante. Como podemos observar la media general se sitúa en 13’26 euros por habitante, siendo en los municipios de más de 500.000 habitantes donde este gasto se eleva hasta 18’74 euros. Es en los ayuntamientos de 1.000 a 10.000 habitantes donde el gasto TIC por habitante es menor, situándose en 10’96 euros.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 28 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

La cifra global se ha elevado un 23% respecto a la alcanzada en 2003, llegando el incremento al 58% en el estrato de los municipios de más de 500.000 habitantes.

El agregado gastos informáticos para la Administración Local en 2005 alcanzó la cifra de 609.346 miles de euros, lo que supone un incremento del 36% respecto al período 2003.

El análisis del agregado permite apreciar que se mantiene el predominio de los gastos de personal (38%), si bien con un ligero descenso respecto a la cifra alcanzada en el informe IRIA 2004. Los gastos de material y de software se mantienen en la misma cuota de hace dos años, 19% y 7% respectivamente, mientras que la partida de servicios continúa creciendo hasta situarse en esta ocasión en el 33%.

En el gráfico presentamos la evolución del gasto informático en los últimos años, donde podemos observar un crecimiento continuo que se hace más patente en el último período.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 29 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Por partidas, observamos un incremento significativo de los gastos en servicios (48%).

También crecen el resto pero de forma más moderada, material (37%), software (35%) y personal (25%).

Año 2005 Corporaciones Locales Material Software Personal Servicios Otros Total Diputaciones, Consejos y 19.817 8.481 61.086 78.497 4.334 172.215 Cabildos 22.556 14.310 45.506 32.338 2.808 117.518 M >500.000 Hab. 17.976 6.627 47.722 37.707 2.529 112.561 U 100.000 a 500.000 Hab. N 30.000 a 100.000 Hab. 15.909 7.981 31.654 17.504 1.680 74.727 I 10.000 a 30.000 Hab. 21.392 3.805 23.254 21.175 1.882 71.507 C 1.000 a 10.000 Hab. 18.957 3.516 22.056 11.619 1.384 57.531 I P I 500 a 1.000 Hab. 1.240 224 0 1.694 128 3.286 O S Total

117.846

44.943 231.278 200.533 14.745 609.346

Según se desprende de las cifras recogidas en la tabla 4-3 la distribución de los gastos informáticos por estrato refleja un fuerte protagonismo de las Diputaciones Consejos y Cabildos Insulares con una cuota del 28% respecto del gasto total, llegando a alcanzar el 39% en el caso de los gastos en servicios.

En el ámbito municipal, a diferencia de informes anteriores, la cuota de gastos más significativa corresponde a los municipios de más de 500.000 habitantes (19%), que han incrementado sus gastos en un 66%. Es de destacar también que el 32% del total de gastos en software en el ámbito local se lleva a cabo en estos municipios. al 117.846 44.943 231.278 200.533 14.745 609.346 Del análisis de la distribución estructural de los gastos informáticos para los distintos estratos (tabla 4-4) podemos señalar como más significativos los siguientes puntos:

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 30 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Año 2005 Corporaciones Locales Material Software Personal Servicios Otros Diputaciones, Consejos y Cabildos 12% 5% 35% 46% 3% M >500.000 Hab. 19% 12% 39% 28% 2% U 100.000 a 500.000 Hab. 16% 6% 42% 33% 2% N 30.000 a 100.000 Hab. 21% 11% 42% 23% 2% I 30% 5% 33% 30% 3% C 10.000 a 30.000 Hab. 33% 6% 38% 20% 2% I 1.000 a 10.000 Hab. P I 500 a 1.000 Hab. 38% 7% 0% 52% 4% O S Total 19% 7% 38% 33% 2% Predomina la partida de gastos de personal para los distintos estratos, excepto para las Diputaciones, Consejos y Cabildos Insulares y para los municipios de 500 a 1.000 habitantes. Hay que señalar en este último caso, que la mayoría de los ayuntamientos más pequeños no cuentan con personal informático específico, por lo que esta partida en esos casos es cero.

Observamos cuotas muy poco significativas para los gastos en concepto de software, que tan solo en los municipios de más de 500.000 habitantes y en los de 30.000 a 100.000 habitantes llegan a alcanzar el 12% y 11% respectivamente.

El comportamiento de las cuotas correspondientes a gastos en material es muy heterogéneo, alcanzando su valor máximo en el estrato correspondiente a los municipios de 500 a 1.000 habitantes (38%) y mínimo en Diputaciones, Consejos y Cabildos Insulares (12%).

En cuanto a gastos en servicios informáticos observamos que la falta de personal informático en los municipios pequeños eleva los gastos en servicios informáticos en estas Entidades al 52%. La cifra es también muy elevada en Diputaciones, Consejos y Cabildos (46%) mientras en el resto de municipios los porcentajes oscilan entre el 20% y 33%.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 31 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

La ratio que mide la posición relativa de dos de las partidas que tradicionalmente se han venido considerando más significativas en el gasto informático, material y personal, en el ámbito de la Administración Local para 2005 se sitúa en 0'51 Año 2005 Gastos Material Gastos Personal Corporaciones Locales Hw-Index (Miles €)l (Miles €) Diputaciones, Consejos y Cabildos 19.817 61.086 0,32 M >500.000 Hab. 22.556 45.506 0,50 U 100.000 a 500.000 Hab. 17.976 47.722 0,38 N 30.000 a 100.000 Hab. 15.909 31.654 0,50 I 21.392 23.254 0,92 C 10.000 a 30.000 Hab. 18.957 22.056 0,86 I 1.000 a 10.000 Hab. P I 500 a 1.000 Hab. 1.240 0 O S Total 117.846 231.278 0,51

Podemos observar como la distribución por estratos fluctúa entre el 0'32 de las Diputaciones, Consejos y Cabildos Insulares y el 0’92 de los municipios de 10.000 a 30.000 habitantes.

Los gastos informáticos de la Administración Local representan el 1'37% de los capítulos 1, 2 y 6 de su presupuesto de gastos para 2005.

Año 2005 Gastos Presupuesto Total Gastos Inf. / Corporaciones Locales Informáticos (Cap. 1+2+6) Pres. Total (Miles €) (Miles €) (%) Diputaciones, Consejos y Cabildos 172.215 5.016.621 3,43% M >500.000 Hab. 117.518 6.519.639 1,80% U 100.000 a 500.000 Hab. 112.561 7.784.995 1,45% N 30.000 a 100.000 Hab. 74.727 7.324.374 1,02% I 71.507 7.730.905 0,92% C 10.000 a 30.000 Hab. 57.531 9.094.797 0,63% I 1.000 a 10.000 Hab. P I 500 a 1.000 Hab. 3.286 1.114.084 0,29% O S Total 609.346 44.585.414 1,37%

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 32 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Total 609.346 44.585.414 1,37% Observamos que el porcentaje de gastos TIC sobre el presupuesto total se eleva conforma aumenta el tamaño del municipio y que el porcentaje mayor lo encontramos en el estrato de Diputaciones donde se sitúa en el 3’43%.

El gasto informático por habitante en el ámbito municipal para 2005 se sitúa en 10’09 Euros.

El valor del indicativo en los distintos estratos decrece con el tamaño del hábitat. Así en los municipios de más de 500.000 habitantes el indicador se sitúa un 56% por encima de la media, mientras que en los pequeños, de 500 a 1.000 habitantes, lo hace un 57% por debajo.

Del análisis de la evolución de la ratio respecto al período 2003 podemos señalar el significativo crecimiento global del 26%. Esta tendencia al alza se manifiesta en todos los estratos, excepto en los pequeños municipios de 500 a 1.000 habitantes en que desciende un 17%. El ascenso más significativo se produce en los grandes municipios de más de 500.000 habitantes donde crece un 63%.

Recogemos en la tabla siguiente el número de efectivos dedicados a tareas TIC en el ámbito local a 01.01.2006.

1-1-2006 Corporaciones Locales Diputaciones, Consejos y Cabildos M >500.000 Hab. U 100.000 a 500.000 Hab. N 30.000 a 100.000 Hab. I C 10.000 a 30.000 Hab. I 1.000 a 10.000 Hab. P I 500 a 1.000 Hab. O S Total

Empleados Personal de públicos empresas públicas Núm. % Núm. %

Núm.

%

1.075

19,8%

602

41,2%

1.677

24,3%

614 1.007 909 914 920

11,3% 18,5% 16,7% 16,8% 16,9%

409 160 159 32 98

28,0% 11,0% 10,9% 2,2% 6,7%

1.023 1.167 1.068 946 1.017

14,8% 16,9% 15,5% 13,7% 14,7%

0

0,0%

0

0,0%

0

0,0%

5.438

100,0%

1.460

100,0%

Total

6.898 100,0%

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 33 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

La cifra total alcanza los 6.898 efectivos, un 79% empleados públicos y el 21% restantes trabajadores de empresas públicas.

1-1-2006 Personal de Empleados Total empresas públicos Corporaciones Locales públicas Núm. % Núm. % Núm. % Diputaciones, Consejos y Cabildos 1.075 19,8% 602 41,2% 1.677 24,3% M >500.000 Hab. 614 11,3% 409 28,0% 1.023 14,8% U 100.000 a 500.000 Hab. 1.007 18,5% 160 11,0% 1.167 16,9% N 30.000 a 100.000 Hab. 909 16,7% 159 10,9% 1.068 15,5% I 914 16,8% 32 2,2% 946 13,7% C 10.000 a 30.000 Hab. 920 16,9% 98 6,7% 1.017 14,7% I 1.000 a 10.000 Hab. P I 500 a 1.000 Hab. 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% O S Total 5.438 100,0% 1.460 100,0% 6.898 100,0% Personal de

Total 5.438 100,00% 1.460 100,00% 6.898 100,00% El 24% del personal presta sus servicios en Diputaciones, Consejos y Cabildos mientras el 76% restante lo hace en el ámbito municipal. Las Diputaciones, Consejos y Cabildos y los municipios grandes cuentan con el mayor porcentaje de personal de empresas públicas (un 36% y 40% respectivamente). En el resto de estratos este porcentaje no supera el 15%.

En cuanto al porcentaje que representa el personal TIC frente al personal total a nivel global la cifra se sitúa en 1’4%. El valor más alto se alcanza en Diputaciones, Consejos y Cabildos donde se sitúa en el 3’1%, cifra superior a la alcanzada en la Administración General del Estado (2’59%). En los municipios la cifra varía entre el 0’9% en los municipios de 1.000 a 30.000 habitantes y el 2% de los municipios más grandes.

Analizando el indicador que mide la relación entre los gastos de personal TIC y el total de gastos de personal (capítulo 1 del Presupuesto de Gastos) observamos que el indicador en conjunto se sitúa en el 1’49%, un 10% más que en informe de 2004.La cifra es muy similar a la alcanzada, tanto a nivel global como por estratos, en el indicador personal TIC/personal total.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 34 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4.1.2. Gastos en TI de la Junta de Andalucía Se presentan en este apartado los indicadores correspondientes al gasto en TIC en la Junta de Andalucía facilitados por la Consejería de Innovación Ciencia y Empresa, Departamento responsable de la Política Informática del Gobierno de la Comunidad Autónoma Andaluza.

Los diferentes indicadores se han agrupado en cuatro apartados: 1. Presupuesto total TIC y su relación con presupuesto global 2. Infraestructuras.

3. Recursos Humanos, tanto personal interno, como equivalencia a recursos externos obtenidos a través de las contrataciones consideradas como servicios externos.

4. Distribución del gasto en TIC.

Presupuesto La información facilitada en cuanto al presupuesto de la Junta de Andalucía en materia TIC, así como su comparativa con el total del presupuesto se muestran en la siguiente tabla: Indicadores

Ejercicio 2006

Presupuesto Global Junta de Andalucía

27.378 MM€

Gastos TIC

337,9MM E

% gasto TIC respecto al presupuesto

1,23%

De estos datos de gastos en TIC, se obtiene a su vez el gasto medio TIC de la Junta de Andalucía de 42,36€ por habitante y año.

Infraestructuras Se resumen en este apartado las infraestructuras y dimensiones de la Junta de Andalucía, tales como el número de sedes, el número de usuarios, el número de puestos de trabajo, estos tres indicadores organizados en cuatro ámbitos de la administración andaluza la administración pública, educativa, sanitaria y judicial. La infraestructura tecnológica para facilitar servicios TIC se asocia con el número de 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 35 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

CPDs, el número de servidores que están alojados en los anteriores y en las comunicaciones que proporciona la Red Corporativa de la Junta de Andalucía.

Area Organismo

Todos

Número de Sedes Servicios Centros centrales Periféricos 55 1.351

Administración 1.406 Pública Educación 3.766 Sanidad 1.698 Organos Judiciales 191 Todos 7.061 55 (*) Alumnado, Profesorado y PAS de centros públicos

3.766 1.698 191 7.066

Número de usuarios 62.463 419.000 (*) 88.398 10.808 580.669

Puestos de trabajo(sistemas personales utilizados) Area Organismo Administración Pública Educación (*) Sanidad Organos Judiciales Todos

Número de Puestos de trabajo Todos Servicios Centros centrales Periféricos 37.890 9569 28.321 200.000 28.500 9.414 275.804

9.569

200.000 28.500 9.414 266.235

Centros de Proceso de Datos Todos Tipo de CPD Tipo 1 Grande Tipo 2 Mediano Tipo 3 Pequeño Todos

29 167 251 447

Número de Sedes Servicios Centros centrales Periféricos 26 3 7 160 7 244 40 407

Se han distinguido tres tipos de Centros de Proceso de Datos: ●

Típo 1 o de grandes dimensiones. Compuestos por una sala de 20 o más metros cuadrados acondicionados con medidas de seguridad de acceso, refrigeración, incendios, etc.

●

Tipo 2 o de dimensión media: Compuestos por una sala de menos de 20 metros cuadrados acondicionada con medidas específicas para la localización de servidores de almacenamiento y proceso de datos.

●

Tipo 3 o de dimensión pequeña: Espacio destinado para la localización de al menos un servidor de proceso y almacenamiento de datos sin tener implantadas medidas especiales para este.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 36 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Servidores Todos Tipo de Servidor Departamental No departamental Todos

143 2.770 2.913

Número de Servidores Servicios Centros centrales Periféricos 143 1.398 1.372 1.398 1.372

Se han distinguido dos tipos de servidores, los servidores departamentales o de gama alta en los que se han considerado los mainframes y los servidores particionables y el resto de servidores de gama media y baja dentro de la clasificación de No Departamentales.

El número de conexiones de banda Ancha en la Administración de la Junta d Andalucía, entendiendo como tales la conexiones con un ancho de banda de capacidad superior a 1Mbps. es de 4.807.

Recursos Humanos El personal que desarrolla actividades relacionadas con las TIC en la Junta de Andalucía se ha dividido es dos subapartados, el primero corresponde al personal interno funcionario y el segundo a los servicios externos contratados. Cada persona interna y cada servicio externo, se ha asignado a una de las seis áreas siguientes:

●

Estrategia, Planificación y Gestión de Servicios

●

Desarrollo / Implantación de Soluciones

●

Explotación de Servidores

●

Gestión del Puesto de Trabajo

●

Gestión de Redes de Comunicaciones

●

Atención a Usuarios / Ciudadanos

Utilizando una estimación del coste medio por persona que se ha calculado en cada una de las áreas, es posible realizar una estimación de personal externo equivalente a partir de los importes de las contrataciones de servicios externos.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 37 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El nivel de detalle relativo el personal interno es superior al de servicios externos ya que además del reparto por cada una de las áreas, se facilita la distribución de la plantilla por niveles.

Función Estrategia, Planificación y gestión de Servicios Desarrollo/ Implantación Explotación Gestión del Puesto de Trabajo Gestión de Redes y Comunicaciones Atención Usuarios/Ciudadanos Total

Total Personal Personal Personal TIC TIC TIC Junta Centros Servicios de Centrales Periféricos Andalucía 78 24 102

Coste del Personal TIC Personal Serv.

TIC Junta Externos de Andalucía 116 5,5MM€

Coste del Personal TIC Externo 9,6MM€

158

0

158

6,6MM€

1343

89,8MM€

116 41

0 492

116 533

4,6MM€ 18,8MM€

385 358

22,0MM€ 14,4MM€

178

7,9MM€

18

45

63

2,2MM€

413

17,5MM€

397

581

978

37,7MM€

2.793

161,2MM€

La ocupación de cada uno de los departamentos TIC de la Junta de Andalucía que totalizan 1921 puestos de estructura es de 978 personas, un 52%, del total; es decir el 48% de los puestos TIC de los catálogos de puestos de trabajo de las Consejerías y Organismos está vacante en la actualidad.

En cuanto a la distribución por niveles se recoge en la tabla adjunta: Niveles 16-14 20-17 23-21 26-24 29-27 Total

Total de empleados

%

377 253 91 190 67 978

39% 26% 9% 19% 7% 100%

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 38 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Distribución del Gasto en TIC El presupuesto total de la Junta de Andalucía en materia TIC procede del gasto de personal interno, contrataciones de servicios externos de los que se puede obtener el número de recursos equivalentes, y por último el resto de contrataciones externas. La tabla siguiente muestra el presupuesto global TIC de la Junta de Andalucía y para cada una de las áreas del estudio, cuanto corresponde a gasto y cuanto a inversión.

15,1

Inversión + Gastos MM€ 15,1

53,1

45,0

98,1

46,8 27,4

36,1 34,4 60,0

82,9 61,8 60,0

20,0 210,6

20,0 337,9

Inversión Total MM€

Función Estrategia, Planificación y gestión de Servicios Desarrollo/ Implantación Explotación Gestión del Puesto de Trabajo Gestión de Redes y Comunicaciones Atención Usuarios/Ciudadanos Total

127,3

Gasto Total MM€

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 39 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4.2 Proceso de asimilación de las Tecnologías de Información en las Administraciones Públicas. Impacto organizativo.

4.2.1

Proceso de asimilacion de las TI en las Administraciones

Las etapas de la informática en las organizaciones. El modelo de NOLAN y otros modelos.

En el análisis de la evolución de la informática en las organizaciones desde una perspectiva estratégica los investigadores han proporcionado una visión puramente descriptiva con objeto de suministrar a los directivos de las organizaciones un conjunto de reglas para conocer con carácter general la evolución de la implantación de la informática con independencia del tamaño y área de actividad. El objetivo es proporcionar un marco conceptual que permita a los directores entender la naturaleza de las tecnologías de la información y tomar decisiones de planificación estratégica.

Desde una perspectiva táctica se ha tratado de dar a conocer cuáles han de ser las características del directivo que deba dirigir las tecnologías de la información en la organización en cada momento y la estructura organizativa adecuada. Adicionalmente desde la perspectiva operativa se trata de facilitar información que permita analizar la situación en cada momento concreto.

Richard Nolan, es el máximo exponente de la que se ha denominado perspectiva estratégica. Mientras trabajaba como profesor de la Universidad de Harvard, en la década de los 70, publicó varios artículos sobre la evolución de los sistemas de información de las organizaciones. Uno de ellos,

publicado con GIBSON, y

denominado "Las cuatro etapas del crecimiento de la Informática", constituye una fecunda aportación a la teoría sobre la que se han apoyado otros autores. Su idea consiste en agrupar en etapas las fases que caracterizan la evolución de la información en las organizaciones utilizando "Stages Theories" o "Teorías de Estado".

Una teoría para que no sea una mera especulación debe analizar el comportamiento de determinadas variables. Nolan eligió el presupuesto gastado en informática y el tiempo. Cuando el primero se representa en ordenadas y en abscisas el tiempo, la curva que representa la evolución del presupuesto empleado en informática tiene una forma de "S" con unos gastos que arrancan lentamente, que se aceleran durante un corto período y que luego se estabilizan.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 40 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

No se trata de una teoría normativa ni supone una relación causa-efecto, sino más bien una descripción de lo que sucede. Strassaman en 1976 señaló que la teoría era incompleta pues nuevos avances técnicos llevó a las organizaciones a acelerar, nuevamente,

el gasto apareciendo una segunda "S", continuación de la primera.

Nolan reaccionó en 1979 confirmándolo y estableciendo un modelo de seis fases. Por último en la década de los 80, J. L. McKenney y F. . McFarian describieron como el modelo de comportamiento de Nolan y Gibson, no es más que un caso particular de otro más general, constituido por un ciclo de aprendizaje correspondiente a la adaptación de una tecnología a las necesidades de la organización.

Modelos que utilizan como variable el presupuesto empleado en informática.

Modelo en cuatro etapas.

El modelo surge con la publicación de un artículo seminal "Managing the Cornputer Resource: A Stage Hypothesis" en la Harvard Business Review, donde Nolan afirma que hay cuatro etapas de crecimiento. a) Iniciación. En que la decisión de utilizar un sistema de información basado en ordenador se justifica habitualmente en términos de costes y el ordenador se emplea para hacer alguna tarea repetitiva como la nómina. Hay en este caso que tomar una decisión sobre el emplazamiento del ordenador y lo más común es hacerlo en el departamento que es mecanizado. Esta precipitación en la decisión sobre cuál es el lugar en que se instala el ordenador y la falta de visión estratégica lleva implícita la decisión de iniciar la informática de una forma centralizada. La omisión del análisis de las consecuencias a medio plazo que suponen para la organización y para el personal, las decisiones adoptadas en esta etapa son en general fuente de futuros problemas. b) Expansión. Para aprovechar el material instalado se comienzan a desarrollar nuevas aplicaciones y a adquirir más material compatible con el inicialmente instalado.

En esta segunda etapa coexisten varias circunstancias: Las peticiones de nuevos usuarios que no quieren quedarse alejados de las ventajas de la nueva tecnología y el ímpetu de los responsables del departamento de informática que ven como su trabajo es valorado cada vez más en la organización y que el volumen de las inversiones en material consolida su responsabilidad y es augurio de promociones profesionales.

Es frecuente la carencia de directivos especializados en la gestión de recursos informáticos desde una perspectiva económica, lo que genera que se creen relaciones

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informales entre usuarios y responsables de informática que alejan a la dirección de la organización de la gestión del recurso. c) Formalización. Tercera fase en la que el presupuesto de informática alcanza un volumen tan alto que hace que la dirección deba gestionarlo como otros más de la organización y toma el control, en muchos casos con un cambio de filosofía radical. Se hace preciso formalizar las relaciones existentes en la organización y los procedimientos para desarrollar aplicaciones y adquirir nuevo material. d) Madurez. Cuando se llega a esta fase el departamento de informática ha adquirido una estructura que le permite proporcionar beneficios a la organización. En este momento el responsable del sistema de información tendrá un puesto dentro de la dirección y podrá compatibilizar la presión del desarrollo permanente con la planificación a medio y largo plazo.

La evolución en lo referente a la madurez de la organización está acompañada de una evolución en las técnicas de dirección que se aplican en cada una de las cuatro etapas: Dirección informal. En la primera de las etapas, el área de informática no es un departamento dentro de la empresa sino que se pone bajo la autoridad del jefe del departamento que se mecaniza en primer lugar. El responsable de informática decide con autonomía total.

Dirección orientada a clientes. En la segunda fase se asciende al responsable de informática en la organización, de forma que pueda decidir en el momento de atender a las demandas de trabajo de varios departamentos y se le dota de personal para independizarse de los proveedores del exterior. Los usuarios actúan como clientes que compiten por un recurso escaso.

Dirección orientada al control. En esta tercera fase ya se hace crítica la planificación de los trabajos y el control de costes, tratando al departamento de informática como uno más de los de la organización y se hace énfasis en el control de proyectos y en el control de los costos.

Dirección orientada a los recursos. La información se considera una realidad estratégica por lo que el área de tecnologías de la información se sitúa como una 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 42 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

unidad funcional independiente, situada al mismo nivel que la Dirección Financiera o la de Personal.

El propio Nolan más adelante tomó en consideración, como hemos señalado antes, las observaciones de Strassman y otros y amplió los estudios realizados inicialmente.

Utilizando la misma técnica de descomposición en fases y llegó a la conclusión de que no son cuatro sino seis, desde la introducción del ordenador hasta alcanzar una gestión de los recursos consolidados. Con esta concepción las etapas son denominadas: a) Iniciación. Caracterizada por un usuario despreocupado que coexiste con una planificación y control informativos relajados. Las aplicaciones que se desarrollan tienden a la reducción de costes y se concentran en una determinada función, mientras que, la organización informática hace un esfuerzo para incorporar las nuevas tecnologías. b) Contagio. Esta es una fase de entusiasmo superficial de los usuarios que, al ver que otros departamentos disponen de informática quieren incorporarla, lo que hace que las aplicaciones atiendan a los usuarios más activos en sus peticiones. Para lograr atender a esta multiplicidad de clientes se relajan los pocos controles que existían y hay una proliferación de aplicaciones inconexas. c) Control. La segunda fase alcanza su límite cuando el mantenimiento de programas, realizados de forma descoordinada, hace que más del 80 por ciento del tiempo de programación se centre en el mantenimiento, por lo que la dirección no ve el resultado de las inversiones. Esto lleva al inicio de la tercera fase que se caracteriza por la reconstrucción y profesionalización de la actividad informática.

Se trata de una etapa dura en la que existe una transición y en la que los usuarios no perciben un notable incremento del servicio recibido sino que, por el contrario, se contabiliza el costo que tiene para la organización atender a las peticiones que hasta ese momento se estaban realizando.

Al final de esta etapa se ha conseguido instalar una tecnología adecuada y al menos en las áreas críticas de la organización se alcanza un punto en el cual se empiezan a proporcionar servicios fiables, por lo que empieza una transición hacia la etapa cuarta denominada integración.

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d) Integración. En esta fase los usuarios comienzan a tener un servicio interactivo fiable y aprecian en su actividad el beneficio de la implantación, por lo que ya están preparados para solicitar ayuda y pagar el precio que sea necesario. Esto hace que vuelva a acelerarse el gasto informática. e) Administración de datos. Se ha llegado a un punto en el que las aplicaciones consideradas como unidades aisladas prestan un servicio eficiente a los usuarios, pero el hecho de que se hayan creado por separado hace que su mantenimiento sea complejo y que garantizar la integridad de la información sea un proceso laborioso. Se llega así a esta fase en la que la arquitectura interna de la información se modifica para reflejar los flujos de información dentro de la organización. Alcanzado este punto se llega a la última fase denominada de madurez. f) Madurez. Las características de la organización que ha llegado a la madurez son la integración de todas las aplicaciones de forma que reflejen los flujos de información y una organización informática que permita una eficaz dirección de los recursos de tecnologías de la información y que lleve a cabo una planificación estratégica, con la consolidación de una situación de corresponsabilidad de usuarios y de informáticos.

Etapas en la difusión de las TIC en las administraciones públicas Tratamos en este apartado de recorrer las diferentes etapas del proceso de incorporación de las Tecnologías de la información en las administraciones públicas.

Este proceso en el que podemos encontrar situaciones que encajan aceptablemente en las etapas descritas en los párrafos anteriores, presenta sin embargo notas específicas derivadas de las peculiaridades de las administraciones públicas en general y del contexto de la administración pública en España en los últimos treinta años.

En este proceso como en todo proceso social y organizativo han participado una pluralidad de actores con muy diversos, cuando no contradictorios conjuntos de intereses y racionalidades. Trataremos de mostrar el papel desempeñado en este proceso por los colectivos más relevantes, cuyo peso específico ha ido cambiando a lo largo del tiempo: fabricantes de hardware y software, empresas de servicios, responsables políticos, profesionales de las TIC de las administraciones públicas, funcionarios, empresas y ciudadanos.

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Por otra parte las tecnologías, problemas y prácticas características de las distintas etapas no se suceden sino que en general se superponen., de manera que encontramos en un mismo organismo diferentes plataformas y niveles tecnológicos y distintos grados de madurez en el uso de las Tecnologías de la información en organismos públicos diferentes.

Grandes Sistemas de Propósito General, década de los70 De forma muy resumida y centrándonos en el campo de la Administración Pública, en un primer momento, que podemos situar a fines de los años 60 y 70, nos encontramos con una situación que podíamos denominar de reacción, de respuesta a una situación que se presenta como nueva, o a una tecnología que se adivina decisiva, pero ante la cual existe en general una cierra desconfianza. Esto se traduce en una introducción lenta y sólo como respuesta a problemas concretos.

En esta etapa la administración central inicia la instalación de grandes Centros de Proceso de Datos, a los que dedica incluso edificios específicos, para la instalación y operación de grandes sistemas de propósito general. El Ministerio de Educación y Ciencia por ejemplo adquiere e instala a principios de los años 70 un sistema de estas características para el soporte de la nómina mecanizada y unificada del departamento y aprovecha su capacidad de cálculo para facilitar capacidades de cálculo científico y análisis de datos a la red de universidades públicas existente en esa fecha. En el mismo edificio se crea el embrión de los estudios oficiales de informática, Instituto de informática transformado posteriormente en la primera Facultad de Informática del país.

El Personal Informático en la administración se selecciona entre ingenieros, economistas, físicos, matemáticos ect

y se forma en principio por los propios

suministradores en na época en la que los fabricantes de hardware dominan el sector.

El régimen laboral de estos técnicos es diferente al de los demás empleados públicos y sus retribuciones son superiores al las del resto de los empleados. Selección y Formación de Personal Especializado En una época en la que las líneas de comunicaciones son de baja velocidad la mayor parte del proceso de datos se realiza en modo local y se dirige a la mecanización de procesos pesados, explotación basada en

proceso por lotes no interactivo. Las

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características de estos Centros como corresponde a la época gira alrededor de un ordenador mas o menos grande, con la mayoría de trabajo en batch, trabajando sobre ficheros mas o menos sofisticados. No existen prácticamente las Bases de Datos, las redes de teleproceso son escasas, no existen los ordenadores personales, y hay muy pocas aplicaciones en tiempo real.

Estamos en la etapa en que lo que se hace es informatizar procesos que ya existen y que por su especial dificultad o volumen de información son idóneos para su “mecanización".

La característica fundamental en este tiempo en la Administración sería la total y absoluta falta de estrategias y planes de informatización. Lo que existen son proyectos más o menos complicados, pero sin una visión general.

La Organización Administrativa está basada en unidades con rango de Subdirección, en el mejor de los casos, y con nombres como: Centro de Proceso de Datos, Subdirección de Automación, Unidad de Mecanización etc., son unidades que, la mayoría de las veces, no están plenamente integradas en el conjunto de la organización, y cuyo trabajo como ya hemos mencionado es "mecanizar" procedimientos.

Miniordenadores/Sistemas Departamentales-80 La proliferación de pequeños sistemas con capacidad de acceso interactivo para la recogida y consulta información así como para la transmisión de información desde unidades periféricas a los sistemas centrales, donde se almacena y procesa introduce gradualmente a lo largo de los años 80 nuevas arquitecturas y aplicaciones, complementando las grandes instalaciones características de la etapa anterior con instalaciones departamentales habitualmente ubicadas en oficinas periféricas de la administración.

Estos equipos disponían inicialmente de tecnología propietaria asociada o compatible con el sistema de propósito general o main frame del organismo, aportaron la primera aproximación de las TIC a los usuarios finales fuera del ámbito del Centro de Proceso de Datos tradicional.

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En esta segunda fase, se asocia con una informática que empieza a madurar.

Organizativamente y

se corresponde con un cambio de enfoque, con una forma

distinta de ver y entender las Tecnologías de la información. La administración empieza a tomar conciencia de su importancia, no sólo por parte de los que trabajan en ellas sino por el resto de la organización.

En consecuencia se crean una serie de órganos y unidades encargadas de elaborar una política informática y de impulsar, coordinar etc., el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de forma más racional. Quizá el resultado más visible es la integración de estas unidades antes mencionadas, en el conjunto de la organización. Ahora ya no se habla de “mecanizar” procedimientos, sino de “informatizar” los Organismos o incluso los Departamentos. Comienzan a aparecer ordenadores personales, las comunicaciones han experimentado un discreto avance, y de su mano, se observan también una cierta descentralización. Las Bases de Datos, se han impuesto a los ficheros convencionales y se difunden numerosas de aplicaciones

aprovechando

las

capacidades

interactivas

de

los

sistemas

departamentales.

En esta fase, ya toman cuerpo las distintas unidades de coordinación informática, y distintos órganos colegiados que ejercen un decisivo papel en la puesta en marcha de criterios más generales en el caso de las adquisiciones públicas, impulsando la compatibilidad de equipos y convenciendo de la necesidad de que la actuación en este campo, sea el resultado de "Planes informáticos" previamente analizados y aprobados y no al revés.

Paralelamente las unidades informáticas toman fuerza, surgen algunas Direcciones Generales de Informática, y se multiplican las unidades no solo por todos los Ministerios, sino que existen unidades de apoyo prácticamente en todos los Centros directivos. Se puede afirmar que en esta fase se produce la consolidación de las TIC en el seno de la Administración.

Una de las etapas fundamentales en la informatización de la Administración se abre a partir de 1983 con la promulgación del Real Decreto 2291/1983 de 28 de julio, sobre órganos de elaboración y desarrollo de la política informática del Gobierno.

En este Decreto se crea el Consejo Superior de Informática, como órgano encargado de impulsar y desarrollar una política informática para el conjunto de la Administración.

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En la exposición de motivos del Real Decreto queda recogido como objetivo prioritario de dicha política el desarrollo de cuatro tipos de actuaciones: 1) Racionalización y mejora de la Función Pública y de los Servicios de la Administración mediante la introducción de técnicas y equipos informáticos 2) Aprovechamiento de la tecnología informática en relación con la solución de algunos de los grandes problemas de nuestra economía y, en especial, el aumento de la productividad, la reconversión del aparato industrial y la mejora en la eficiencia de los servicios.

3) La potenciación de la propia industria informática en sus diversos sectores.

4) El estudio de medidas para minimizar los efectos negativos que puede producir una inadecuada utilización de la informática.

Para conseguir este objetivo se crean el Consejo Superior de Informática (CSI) y Comisiones Especializadas del Consejo la Comisión Interministerial de Adquisición de Bienes y Servicios Informáticos (CIABSI).

Miniordenadores-Sistemas Abiertos. Sistemas Personales 85 En esta tercera fase caracterizada desde el punto de vista del material por el despliegue de los sistemas personales la administración trata de adoptar criterios en la contratación del material y desarrollo de las aplicaciones que proporcionen independencia de los fabricantes, que han mantenido hasta la fecha una posición dominante en el sector, dada la imposibilidad práctica de transportar las aplicaciones de unas plataformas a otras incluso en ocasiones a sistemas más modernos del mismo suministrador. Por cierto una parte muy importante del software que se utiliza en la actualidad en las administraciones públicas está ligado a determinados productos,

fundamentalmente

SGBD,

cuyos

suministradores

han

venido

a

desempeñar el papel de únicos proveedores de una tecnología de carácter estratégico para la organización.

En esta fase en la que en el ámbito de la administración coexisten los grandes sistemas corporativos, y los sistemas departamentales en unidades periféricas se produce una gradual e importante diseminación de información corporativa en los sistemas personales y departamentales.

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Las transferencias a las comunidades autónomas, y en particular a la Junta de Andalucía se inicia en esta fecha, en la que se adopta de hecho un modelo de informática departamental basada en miniordenadores de gestión y en pequeñas unidades dedicadas al desarrollo de aplicaciones y administración de configuraciones que situaron a la administración de la comunidad en la fase de Iniciación-Contagio del modelo de las seis etapas de Nolan descrito anteriormente.

Por otra parte a finales de los años 80 y primeros años de la década siguiente se aprecia un periodo de crisis del

papel del personal especializado, asociado a la

proliferación de usuarios finales carentes de visión corporativa y a la falta de perspectivas de la dirección sobre el papel de las tecnologías de la información en la administración. Es un periodo en el que se plantean no pocos conflictos entre la informática corporativa y la informática de usuario final, al carecer las organizaciones de estrategias explícitas sobre gestión de la información.

A mediados de los años 90 comienzan a extenderse en las administraciones Redes de Área Local de diversas topologías y tecnologías, que contribuyen a difundir prácticas de colaboración basadas en el trabajo en grupo, archivos y recursos compartidos. La capacidad de los sistemas personales permite el desarrollo de aplicaciones basadas em arquitecturas cliente/servidor, que conviven con los sistemas desarrollados e implantados en la década anterior.

A finales de los años 90 el aumento de la capacidad y fiabilidad y la reducción en los costes de las líneas contribuye a la difusión de aplicaciones y servicios basados en Redes de Area Extensa.

El Incremento de

la capacidad de almacenamiento y proceso de los sistemas

departamentales y estrategias de fabricantes de estos sistemas coherentes con el interés de la administración por fomentar la utilización de sistemas abiertos trajo como consecuencia la proliferación de sistemas en servicios periféricos, incrementando exponencialmente los problemas de gestión de redes y configuraciones periféricas con el correspondiente incremento de demanda de profesionales en este tipo de instalaciones.

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Servidores Corporativos 2000 La fiabilidad y coste de las líneas y las prestaciones de los equipos ha permitido concentrar la capacidad de almacenamiento y de proceso en sistemas centralizados, basados en arquitecturas de sistemas abiertos La difusión de los sistemas personales alcanza a la totalidad de los empleados públicos que carecen de la formación necesaria para la utilización eficaz de los mismos generando unos importantes y muy significativos costes ocultos de operación de estos sistemas. e-administración Desde el año 95 comienzan a establecerse sitios web en organismos e instituciones con una gran heterogeneidad de contenidos, promovidos por empleados innovadores y con grandes dificultades para el mantenimiento actualizado de la información A partir del año 2000 se pone de manifiesto la necesidad de destinar una unidad específica para coordinar los contenidos producidos por los Organismos y atender a las consultas Comienzan a elaborase los primeros proyectos de e-administración con carácter experimental Es difícil, trazar una línea divisoria con la anterior, de hecho todavía parte de la Administración está en la fase de consolidación, pero existen determinados parámetros caracterizan una nueva etapa etapa. ¿Cuál sería la característica fundamental de esta etapa?. Probablemente la conversión de las TIC en un factor estratégico, pero no para las distintas Unidades o Centros directivos, sino para el conjunto de la Administración. Esta fase se caracterizara por el importante papel que las TIC deben jugar en la transformación de la AdministraciónUna buena parte de este proceso de modernización se basa en un cambio de posición de la Administración respecto del ciudadano, proceso este que se da en todas las Administraciones Públicas y que consiste en organizarse de forma que la información

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no solo fluya dentro y para la Administración sino que pueda aportarse al ciudadano, como un usuario más de las labores a realizar por la Organización Administrativa.

Simultáneamente esta fase viene asimismo marcada por la toma de conciencia de que el intercambio de información debe orientarse también a superar situaciones derivadas de los distintos procesos de carácter territorial, intra y supranacional, asumidos en los últimos tiempos.

En esta fase se desarrollan una serie de trabajos entre los distintos niveles de la administración en las siguientes direcciones: Por un lado establecer sistemas de coordinación en el campo de las TIC no solo a nivel interno sino con otras Administraciones, tanto nacionales como comunitarias.

En segundo lugar, el esfuerzo se dirige hacia la creación de sistemas de información que permitan los aspectos antes comentados de acercamiento al ciudadano y modernización de la Administración Pública.

Por último una tercera línea en el campo de la estandarización, y la interoperabilidad de los distintos sistemas de la Administración, en un esfuerzo por dar soporte a las dos primeras líneas definidas, y permitir un mejor aprovechamiento de los recursos, humanos y económicos, en el conjunto de la Administración Pública.

La

necesidad

de

coordinación,

planificación

estratégica

y

proyección

interdepartamental, debe sustituir a la improvisación, al aislamiento y a la creación de compartimentos estancos.

Papel desempeñado en este proceso por los distintos actores: Fabricantes de hardware y software: Sector sometido a profundas modificaciones en los últimos 30 años. Ha tenido muchas dificultades para entender las peculiaridades de las administraciones públicas. Es responsable del síndrome de obsolescencia.

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Empresas de servicios Sector afectado por la falta de experiencia de las administraciones públicas en la contratación de servicios informáticos. Se ha visto afectado en determinados periodos por las demandas no uniformes del sector: periodos de elevadas demandas frente a periodos de baja contratación.

La estructura de costes del sector privado es mal comprendida por los financiadores de los proyectos.

Los técnicos informáticos de la administración Número insuficiente como reflejan las cofd¡fras que recogemos en el capítulo destinado a los gastos en TI. Dispusieron de una notable influencia en la elaboración de decisiones en materia de TI en las etapas iniciales del despliegue de la tecnología.

Su formación en general es excesivamente tecnológica, lo que impide en muchos casos comprender las necesidades o la cultura de las administraciones públicas.

Los funcionarios Conviven múltiples tipos de funcionarios con racionalidades y actitudes muy diversas, en muchos casos se produce una delegación no explícita de funciones en el personal técnico. Los funcionarios controlan importantes recursos que aplican en su caso ejerciendo un veto implementador.

Los políticos Sometidos a la reválida electoral cada cuatro años como máximo necesitan resultados observables a corto plazo. No disponen en muchos casos de la información necesaria para adoptar decisiones, sin embargo su respaldo a los proyectos es un requisito imprescindible Los ciudadanos y las empresas La sociedad ha experimentado cambios profundos, se caracteriza en la actualidad por su fragmentación y por el incremento de demandas y nivel de exigencias sobre los poderes públicos estableciendo una presión creciente sobre la cantidad y calidad de los servicios que se esperan de las administraciones.

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4.2.2 Impacto Organizativo

Las organizaciones Si vamos a analizar la información en las grandes- organizaciones complejas es necesario, primero, saber que es y que hace una organización compleja.

Andrea ZERILLI define una organización como la combinación de medios humanos y materiales disponibles, en función de la consecución de un fin, según un esquema preciso de dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen.

Ello implica la existencia de unos medios humanos susceptibles de ser formados, de ser mejorados... La formación de su personal, continuadamente, hará que una organización obtenga mejoras y ventajas frente a sus competidoras. En el caso de organizaciones que como la Administración Pública no tiene, en principio, organizaciones alternativas en la prestación de sus servicios, se trata de conseguir ni más, ni menos, que alcanzar niveles de satisfacción de sus usuarios, esto es, de sus ciudadanos que, realmente, transforman a éstos en verdaderos clientes de los distintos sectores públicos.

La utilización por parte de los recursos humanos de una organización de las tecnologías de la información tanto desde un punto de vista interno como externo son fundamentales hoy en día,

La combinación de recursos humanos cada vez más

formados, cada vez más preparados y herramientas y tecnología de la información cada vez más complejas, cada vez más fiables hacen que unas organizaciones estén preparadas para sobrevivir y otras no.

El trabajo en equipo, en contacto permanente con otros equipos, sabiendo y analizando lo que hacen y desarrollan los demás es primordial para las organizaciones complejas.

Como se señala en el libro, “Fundamentos de organización y dirección general" de ZERILLI, se pueden identificar los siguientes elementos necesarios para una organización:a) La presencia de un fin u objetivo común; b) Un conjunto de personas

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y de medios (técnicos, financieros..); c) Un esfuerzo combinado; d) Un sistema de dependencias y relaciones.

Evidentemente, toda organización ha de tener una dirección y toda la organización trabaja para conseguir las metas que fija la dirección. La información que permite adoptar decisiones a la dirección se convierte así en trascendental para la buena marcha de todos.

James C. EMERY señala que un sistema de información que empieza a explotar el potencial del tratamiento de la información no quedará reducido al papel de soporte administrativo del tratamiento de datos de rutina. Se convertirá en un recurso estratégico que tiene una influencia esencial en la capacidad de la organización para competir. Para los negocios intensivos en información, como los servicios financieros, la capacidad en la gestión de la información se ha hecho ya crítica para el éxito. En otros tipos de organizaciones, fabricación, distribución, minoristas, gobierno, sanidad, educación, un sistema de información eficaz será un ingrediente cada vez más esencial para el éxito o, incluso la supervivencia.

Distintas organizaciones habrán de seguir distintos caminos hasta el éxito. Cada una habrá de seleccionar los factores críticos de éxito que la organización considera como apropiadas a su actividad, cultura y capacidades. Se trata de las relativamente pocas actividades que deben ser bien cumplidas para maximizar las posibilidades de éxito de la Organización .

Un sistema de información estratégica se concentra en las funciones que contribuyen a la consecución de los factores críticos del éxito de la organización. Los empleados han de ser remunerados y los clientes facturados así que el sistema de información debe seguir tratando eficazmente las funciones de tratamiento de los datos convencionales. Sin embargo, una concentración de este tipo de aplicaciones no va a aportar, probablemente, una ventaja estratégica. Las ventajas estratégicas se alcanzan cuando la organización es capaz de diferenciarse por costes menores, mejorar productos o servicios, o capacidades específicas.

Las organizaciones actuales desarrollan su actividad en un mundo en constante y acelerada transición. AlvinToffler afirma "La revuelta contra la burocracia... coincide con la transición a la economía super-simbólica del siglo XXI y explica que aquellos que crean las organizaciones -postburocráticas- son verdaderamente revolucionarios 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 54 -

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tanto si pertenecen al mundo empresarial como si están integrados en la Administración". El concepto de organización posburocrática está abriendo, un nuevo concepto. Estas ideas suponen que está surgiendo un nuevo tipo de organización en la que colabora un nuevo tipo de trabajador y para la que es precisa un nuevo tipo de directivo.

El concepto de organización basada en la información es relativamente nuevo dentro de la teoría, pero se ha difundido hasta tal extremo que Peter Drucker, dedica un capítulo de su libro "The New Realities" a este concepto. Las características que este autor señala como propias de este tipo de organización son: a) La reducción hasta la mitad del número de niveles frente a la estructura tradicional. b) La reducción hasta una tercera parte del número de managers con respecto a los que hoy son empleados para un determinado volumen de empresa. c) Su funcionamiento similar al de una orquesta, manifiesto ejemplo de organización basada en el conocimiento en el que distintos especialistas dirigen y organizan su trabajo mediante interacción con sus colegas.

El mismo autor pone de manifiesto como una organización basada en la información supone un cambio radical en la forma en que las cosas son hechas y que la implantación de este enfoque genera profundos cambios en la estructura de la organización.

En las organizaciones tradicionales en forma de pirámide existen tres niveles: Directores, Managers y Trabajadores. La misión de los managers es elaborar la información obtenida del control de los trabajadores para que los directores puedan tomar decisiones. Las comunicaciones permiten la captura de la información en el lugar en que la actividad se desarrolla y ello permite que el análisis del trabajo pueda ser realizado desde este momento, de modo que el tiempo necesario para la gestión y la supervisión disminuye.

El control on-line desde un lugar remoto hace posible que la delegación sin abdicación sea más fácil de implementar.

Con la incorporación de las tecnologías de la información

los procesos rutinarios

pueden ser realizados automatizadamente, por lo que el perfil del trabajador en el escalón menos especializado de la organización

varía permitiéndole

adoptar

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

decisiones más complejas. En consecuencia el papel de los mandos intermedios varía pues su trabajo no consiste en controlar que son realizados en el tiempo adecuado ciertas actividades,

sino responder a las interrupciones o problemas, con menos

cantidad de cuestiones que las que hasta el momento recibía pero más difíciles de contestar. La asimilación de las tecnologías de la información y las comunicaciones genera cambios en todas las funciones y puestos de trabajo.

Se percibe que frente a las organizaciones tradicionales la organización basada en la información será una organización en cluster caracterizada por "... grupos de personas que trabajarán juntas para resolver un problema o definir un proceso y se dispersarán cuando el trabajo esté hecho”.

Por lo que se refiere a la estructura, la jerarquía y la organización matricial son las formas más comunes en las grandes organizaciones tradicionales. En un entorno que cambia con enorme velocidad, es necesario mantener la unidad de decisión propia de una compañía jerarquizada con la flexibilidad de una pequeña empresa y para ello diversos

autores utilizan junto con el concepto de organización cluster el de

"adhocracia".

Mintzberg en su libro "La estructura de las organizaciones” dedica un capítulo completo a este tipo de organizaciones. Señala que el principal mecanismo de coordinación es la adaptación mutua y que la parte fundamental de la organización es el staff de apoyo. La describe del siguiente modo "Una estructura sumamente orgánica con una escasa formalización del comportamiento: una elevada especialización horizontal del puesto basada en una preparación formal; una elevada tendencia a agrupar a los especialistas en unidades funcionales en lo correspondiente a asuntos internos, pero desplegándolos en pequeños equipos de proyectos formados a base del mercado para la realización de su trabajo; un uso de dispositivos de enlace para fomentar la adaptación mutua -el principal mecanismo de coordinación- dentro y entre estos equipos...”

La transición desde la concepción tradicional hasta la que estamos describiendo no es simple pues supone un cambio de paradigma y el mayor reto intelectual para el directivo es comprender y asumir un nuevo paradigma sobre la organización y las relaciones humanas que se desarrollan en su interior.

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Los Sistemas de Informaciรณn en las AAPP. Situaciรณn actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

En la actualidad todas muchas de las ideas tradicionales sobre empresas y organizaciones en general se han visto profundamente alteradas y hoy se entiende por ejemplo que autorrealizaciรณn y satisfacciรณn son valores con validez evidente y el trabajador no se resigna a estar alienado de su trabajo, que es defendible la idea de que el directivo es el รบnico que sabe lo que es lo mejor y el rango de lo que puede ser decidido unilateralmente se ha reducido en general radicalmente.

Recogemos a continuaciรณn cuales son las consecuencias en la gestiรณn diaria que ya podemos apreciar como consecuencia de los cambios en las organizaciones que acabamos de describir: 1. El proceso de toma de decisiones suele ser mejor comprendido. En la actualidad la toma de decisiones se realiza sobre la base de informaciรณn transmitida por los cuadros intermedios de la organizaciรณn de forma que cada escalรณn realiza una agregaciรณn de datos por lo que no dispone de una visiรณn de conjunto. Una visiรณn completa de los datos relevantes para la direcciรณn disponibles en la red

contribuye a que las

decisiones sean mรกs fรกcilmente comprendidas y compartidas.

2. El control se separarรก de la relaciรณn consistente en la presentaciรณn de informes. En la actualidad el hecho de presentar un informe cumple un doble objetivo. Por una parte proporciona datos y por otra establece un control. Las nuevas tecnologรญas permiten separar estas dos facetas de modo que los datos sean obtenidos del Sistema de Informaciรณn, mientras que la relaciรณn que se establezca para la funciรณn de "reporting" permita avanzar en los aspectos de creatividad, motivaciรณn y calidad.

3. El sistema de informaciรณn mantendrรก la historia de la organizaciรณn y incorporando los flujos de informaciรณn utilizados y las reglas de decisiรณn existentes por lo que la organizaciรณn serรก menos dependiente del conocimiento individual del personal empleado.

Un nuevo tipo de directivo.

Estas nuevas organizaciones precisan de un nuevo tipo de directivo que habrรก de abordar un conjunto de problemas fundamentales caracterรญsticos de una organizaciรณn de esta naturaleza: 1. Dirigir la integraciรณn de la estrategia de informaciรณn con las estrategias de negocio y de organizaciรณn.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

2. Decidir las prioridades entre las inversiones en nuevas tecnologías de la información y conciliarlas con el resto de inversiones de la empresa.

3. Gestionar los problemas de personal derivados de la difuminación de las barreras entre departamentos en el interior de la organización

y de las barreras entre

organizaciones.

4. Proporcionar información y poder a los partidarios de este cambio y a los que hayan asumido el paradigma que estamos analizando.

Una organización basada en el conocimiento precisa así mismo un nuevo tipo de empleado. La naturaleza del trabajo pasa a ser eminentemente simbólico El trabajador, deja de actuar con las cosas (acting-with), para pasar a actuar sobre las cosas (acting-on). Es un trabajo con distinto grado de responsabilidad.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 58 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4.2.3

Modelos Organizativos de la Función informática en las Administraciones

Las administraciones públicas han ensayado a lo largo del tiempo diversos modelos organizativos para la gestión de las TI en sus diferentes ámbitos, utilizándose en la actualidad una gran variedad de estructuras que en algunos casos se solapan. La llegada de transferencias de competencias desde la Administración central a las autonómicas y el aumento de necesidades de servicios TIC para los ciudadanos han propiciado distintos tipos de organización que han surgido de un crecimiento de la actividad difícilmente controlable y con opciones muy distintas. Mientras que Madrid y Navarra han elegido una organización centralizada que presta servicio a cada departamento, Valencia, Andalucía y Murcia por ejemplo disponen de organizaciones TIC independientes en cada departamento que luego son coordinadas por los distintos departamentos responsables de la coordinación del las TI en la administración de la Comunidad.

Algunos sostienen que una sola organización informática dentro de las comunidades autónomas resulta más efectiva que si cada uno de los departamentos o consejerías actúan por su cuenta, conclusión por ejemplo del estudio Modelos de Prestación de Servicios TIC en las Comunidades Autónomas que ha coordinado la Agencia Informática de la Comunidad de Madrid. El trabajo, en el que han participado nueve comunidades autónomas, sostiene que "existe una correlación entre la centralización organizativa y mejores prácticas de Gobierno TIC (tecnologías de la información y la comunicación)".

Empresas e instituciones como ayuntamientos y diputaciones disponen de un solo servicio de informática, en ocasiones bajo la figura de empresa pública. En la Administración General de Estado una Dirección General o Subdirecciones generales coordinan la utilización de las TIC en los diferentes departamentos con fuerte presencia de empresas del sector tanto en la gestión de la explotación como en la construcción y mantenimiento de sistemas de información, tal como ha quedado reflejado en el apartado que hemos dedicado al estudio de los gastos en TI de las administraciones.

En el caso de las comunidades autónomas no siempre es así por la falta de un modelo único de organización.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El trabajo se centra en aspectos cualitativos, pretende mostrar las principales tendencias que siguen las organizaciones que proveen de servicios TIC en 9 autonomías de las 19: Cataluña, Navarra, Andalucía, Valencia, Aragón, Castilla y León, Murcia, Baleares y Madrid. La Agencia de Informática de la Comunidad ha anunciado una segunda parte del estudio que se ocupará de los elementos cuantitativos.

Mientras que Cataluña, Madrid y Valencia han optado por la externalización de infraestructuras tales como centros de procesamiento de datos (CPD), la gestión de aplicaciones y redes, centros de atención a usuarios (CAU) y centros de respaldo, otras comunidades gestionan directamente sus infraestructuras, como es el caso de Navarra, Aragón, Baleares y Andalucía.

Donde se aprecia una tendencia creciente en las comunidades autónomas es en las aplicaciones de gestión y en las plataformas tecnológicas. Así, por ejemplo, el software de gestión está basado cada vez con más intensidad en paquetes estándar SAP para la planificación de recursos empresariales (ERP).

El informe también destaca en cuanto a modelos tecnológicos la tendencia a la utilización de plataformas abiertas, como J2EE, y la alta estandarización de bases de datos propietarias, como Oracle. Para el puesto de trabajo el sistema operativo de Microsoft y el paquete de aplicaciones Office son los más empleados.

A la hora de hablar de la gestión de los presupuestos, el informe concluye que la centralización del presupuesto es independiente del modelo organizativo. Salvo Madrid, "que centraliza completamente su presupuesto en ICM, el modelo presupuestario que siguen el resto de comunidades es descentralizado y los departamentos son los encargados de gestionar sus presupuestos de informática. No obstante, algunas comunidades realizan de forma centralizada las compras de bienes y servicios del conjunto del Gobierno autónomo.

Resumimos a continuación las características más relevantes de los modelos actuales de alguna comunidades autónomas más representativas.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

EJIE, empresa pública del Gobierno Vasco EJIE fue creada el 20 de Abril de 1.982 de acuerdo con el Decreto 60/1982 de 1 de Febrero, en el que autorizaba su constitución bajo la denominación de "Eusko Jaurlaritzaren Informatika Elkartea - Sociedad Infomática del Gobierno Vasco, S.A." en anagrama EJIE y con un único socio, el Gobierno de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Contribuye, mediante la prestación de servicios informáticos, a conseguir una Administración Pública Vasca moderna y eficiente, construyendo y manteniendo la infraestructura de los Sistemas de Información y posibilitando su continuidad y seguridad en base a un personal cualificado y a unos recursos y costes adecuados a la demanda.

EJIE, tiene los siguientes objetivos permanentes: •

Prestar servicios de manera eficiente y con calidad, asegurando el cumplimiento de los plazos de respuesta y un nivel "cero" de reclamaciones e incidencias.

•

Prestar servicios competitivos en relación al sector, en base a la permanente adecuación de los servicios internos al ámbito de actuación y asignando los recursos óptimos mediante la aplicación de los principios de racionalidad, especialidad y eficiencia.

•

Integrarse activamente con sus clientes en un entorno de transparencia, comunicación y con objetivos comunes: comprensión del problema, enfoque adecuado y resolución satisfactoria.

•

Obtener una imagen corporativa de servicio eficiente, de calidad y de empresa en punta tecnológica en el sector.

Las relaciones entre la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y la Sociedad Pública Eusko Jaurlaritzaren Informatika Elkartea, A.B./Sociedad Informática del Gobierno Vasco S.A., están establecidas por el Decreto 35/1997, de 18 de febrero.

EJIE, puede encargarse de cuantas tareas de contenido informático atribuidas a los diferentes Departamentos y Organismos Autónomos le encomienden los mismos.

La Administración tiene suscrito con EJIE un Contrato-Programa en el que se especifica la relación económica-financiera, de gestión y de consecución de objetivos y resultados para con la Sociedad.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

El control efectivo de las actividades de EJIE y en concreto del Contrato-Programa es realizado por una Comisión Mixta.

El Organigrama incluye una Dirección General con subdirecciones de Marketing, Clientes (Asistencia Técnica, y Sistemas Internos), Proyectos (Soporte,, Software, Telecomunicaciones y seguridad, Proyectos Software y Consultoría, Gestión de Proyectos, Consultoría Funcional de Infraestructuras), Producción (Operación, Implantación, Albergues e Infraestructura,

Servicio usuario final) Administración y

Personal En cuanto a sus áreas de actuación, contempla las siguientes Gestión de Infraestructuras: Sistemas de Información y Redes de Comunicación.

Albergue y Operación de Sistemas de Información.

Telecomunicaciones y Seguridad.

Instalación de Equipamiento Hardware y Software.

Mantenimiento de Hardware y Software.

Consultoría y Proyectos: Consultoría y Desarrollo de Proyectos Software.

Implantación de Software y Aplicaciones.

Gestión de Proyectos Comunes.

Soporte a usuarios : Centro de Atención a Usuarios (CAU).

Seguridad y Acceso Usuario (SASU).

Soporte Software.

Formación a Usuarios.

Asistencia Técnica : Desarrollo de Aplicaciones.

Mantenimiento Correctivo y Adaptativo.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 62 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Agencia de Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid Consejería de Hacienda.

Regulación La Ley 7/2005, de 23 de diciembre, de Medidas Fiscales y Administrativas, determina que el Organismo Autónomo Informática de la Comunidad de Madrid

pasa a llamarse Agencia de

Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid y se configura como Ente Público ( Art.10) ( BOCM nº 311, de 30 de diciembre ). Esta norma modifica el Decreto 114/2004, de 29 de julio, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda ( BOCM nº 184, de 4 de agosto. Por Resolución de 1 de diciembre de 1998, del Gerente del Organismo Autónomo Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid se publica la Carta de Servicios del Organismo: ( BOCM nº 29, de 4 de febrero de 1999 ).

La Resolución 16/2006, de 21 de enero del Consejero Delegado de la Agencia, ordena la publicación del Acuerdo del Consejo de Administración por el que se aprueba la estructura y el organigrama de la Agencia hasta el siguiente nivel al del Consejero Delegado ( BOCM nº 31, del 6 de febrero ).

Organigrama Consejero Delegado

Secretaría General Subdirección General de Servicios Subdirección General de Desarrollos, Tecnología e Infraestructuras Subdirección General de Recursos, Organización y Calidad Dirección de Compras y Logística Competencias Objetivos Garantizar una mejor prestación de los servicios ofrecidos a los ciudadanos de la Comunidad de Madrid, mediante la ampliación y mejora de los sistemas de información y de las aplicaciones informáticas, así como de sus comunicaciones de voz y datos.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Prestación de los servicios informáticos y de comunicaciones a la Comunidad de Madrid, sus Organismos Autónomos y las Entidades de cualquier naturaleza dependientes de ella.

Administración de equipos físicos y lógicos de tratamiento de la información y de las comunicaciones de cualquier especie que se encuentren instalados en la Comunidad, sin perjuicio de la posibilidad de prestación externa de servicios informáticos en régimen de Derecho Público.

Elaboración

y

aprobación

de

los

Planes

de

Sistemas

de

Información

y

Comunicaciones de la Comunidad de Madrid en cualquiera de sus ámbitos, así como la programación y asignación de recursos humanos, técnicos y económicos necesarios para la consecución de los objetivos planificados.

Establecimiento de las características técnicas exigibles al equipo físico y lógico a integrar en la infraestructura de tratamiento de la información y las comunicaciones de la Comunidad de Madrid.

Establecimiento y control del cumplimiento de la normativa a que deberán atenerse los equipos físicos y lógicos de tratamiento de la información y de las comunicaciones desarrollados o adquiridos por la Comunidad de Madrid, a fin de asegurar su utilidad y compatibilidad, así como la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada.

Dotación de infraestructuras físicas y lógicas de soporte de los sistemas de información y de las comunicaciones de la Comunidad de Madrid, y la elaboración de las instrucciones para la utilización de los productos y del equipo lógico integrado.

Desarrollo de aplicaciones informáticas y sistemas de información para la Comunidad de Madrid y la formación de su personal en la utilización de los productos y del equipo lógico integrado, sin perjuicio de la posibilidad de distribución externa de los productos desarrollados en régimen de Derecho Público.

Funciones: Corresponden en exclusiva a la Agencia de Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid, las siguientes funciones: 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 64 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

-El diseño de la programación plurianual de necesidades en materia de informática y comunicaciones de los distintos departamentos y organismos de la Comunidad de Madrid.

-La elaboración y aprobación de los planes de sistemas de informática y comunicaciones, así como la programación y asignación de recursos humanos, técnicos y económicos para la consecución de los objetivos planificados.

-La prestación de los servicios informáticos y de comunicaciones a la Comunidad de Madrid, mediante medios propios o ajenos, a cuyo fin le corresponde particularmente: 1.º La administración, mantenimiento y soporte de los equipos físicos y lógicos de tratamiento de la información y de las comunicaciones de cualquier especie que se encuentren instalados en la misma.

2.º El desarrollo y adquisición de aplicaciones informáticas y sistemas de información para la Comunidad de Madrid, y su mantenimiento y soporte posteriores, de acuerdo con las especificaciones funcionales y necesidades de los distintos centros directivos.

3.º La adquisición y dotación de infraestructuras físicas y lógicas de soporte de los sistemas de información y comunicaciones de la Comunidad de Madrid, y de sus servicios.

-El establecimiento de las características técnicas exigibles al equipo físico y lógico de tratamiento de la información y de las comunicaciones desarrollados o adquiridos por la Comunidad de Madrid y el control del cumplimiento de la normativa a que deberán atenerse, a fin de asegurar su utilidad y compatibilidad.

-La homologación de equipos físicos y lógicos de tratamiento de la información y de las comunicaciones y la elaboración de la propuesta sobre la declaración de los que hayan de ser de uso uniforme y exclusivo en la Administración General e institucional de la Comunidad de Madrid.

-El aseguramiento de la integración efectiva en la infraestructura física y lógica gestionada por la Agencia, y la adecuación a los estándares y normativa aplicable, de todos aquellos sistemas materiales o lógicos relativos a la informática y las comunicaciones que hubieran sido o fueran en el futuro transferidos a la Comunidad de Madrid desde otras entidades estatales o locales, en cualquier ámbito.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

-La celebración de concursos específicos para la homologación de tipos en el ámbito de la Comunidad de Madrid y en relación con el ámbito de actuación y competencias de la Agencia.

-La planificación técnica y la formación del personal de la Comunidad de Madrid en la utilización de los productos y del equipo lógico integrado en materia de informática y comunicaciones; y la de su propio personal para el adecuado cumplimiento de los fines de la Agencia.

-La elaboración de la normativa e instrucciones para la utilización de los diferentes equipamientos por los usuarios.

-La seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada, en su ámbito de responsabilidad.

Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información

(CTTI) de la

Generalitat de Cataluña

De acuerdo con el decreto de creación, el Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información (CTTI) se constituyó para integrar todos los servicios informáticos y de telecomunicaciones de la Generalitat de Catalunya en una única estructura. Sus funciones indican que el CTTI es la entidad que garantiza la dirección, planificación, gestión y control de los servicios de informática y de telecomunicaciones de la Generalitat de Catalunya. Por ello el CTTI,

conjuntamente con los

Departamentos de la Generalitat, diseña, construye, coordina y desarrolla diferentes proyectos y acciones dentro del ámbito de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

Evolución El CTTI se creó por la Ley de 28 de diciembre de 1993, con el nombre de Centro de Telecomunicaciones de la Generalitat de Catalunya, y fue reglamentado, inicialmente, por el Decreto de 11 de enero de 1994 como entidad de derecho público con personalidad jurídica propia. Como empresa pública, ajusta su actividad a la ordenación jurídica privada.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Después de un proceso muy complejo dentro de la propia Administración de reestructuración de entes propios, en febrero de 1999, y como consecuencia de una externalización realizada por la Generalitat, el Centro de Telecomunicaciones recibe más competencias, más personal y cambia su nombre por el de Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información de la Generalitat de Catalunya, y se establecen sus funciones.

Funciones (Definidas en el Decreto 26/1999, de 9 de febrero) •

La realización de la planificación técnica y el establecimiento de las directrices de la gestión y la explotación de los servicios y de los sistemas de telecomunicaciones e informáticos que sean necesarios para el funcionamiento de la Generalitat de Catalunya de acuerdo con las atribuciones que otorga el Estatuto de autonomía y de conformidad con lo que establece la legislación del Estado sobre ordenación de las telecomunicaciones y con lo que establecen las legislaciones catalana y europea en el ámbito de las competencias respectivas.

•

La coordinación, la supervisión y el control de la ejecución de los sistemas y de los servicios de telecomunicaciones y de informática aptos para satisfacer las necesidades de la Administración de la Generalitat de Catalunya en esta materia.

•

El asesoramiento técnico en relación con las telecomunicaciones y la informática corporativas y la formación del personal técnico, mediante la organización y la promoción de cursos y otras posibilidades de formación para la elaboración de sistemas y la prestación de servicios.

•

La realización de las propuestas de los planes de actuación en materia de telecomunicaciones e informática.

•

La realización de la gestión de forma directa o indirecta de la ejecución de las infraestructuras necesarias para implantar las redes y los servicios de telecomunicaciones e informáticos requeridos y su explotación y mantenimiento posteriores.

•

El establecimiento y la fijación de las especificaciones técnicas de los terminales de usuarios en el ámbito de las telecomunicaciones y la informática para garantizar la correcta conectividad en las redes.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 67 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________ •

La adquisición y la instalación de los diferentes equipamientos que constituyen las redes de telecomunicaciones o telemáticas necesarias para el desarrollo de su actividad.

•

La gestión de las frecuencias asignadas a la Generalitat de Catalunya y a las entidades, organismos y empresas que dependen de ella para garantizar su uso más correcto.

•

El

establecimiento

de

la

política

de

explotación

de

las

redes

de

telecomunicaciones y telemáticas.

•

En general, cualquier actividad comercial o industrial que esté directamente relacionada con estas funciones y que estimen conveniente sus organismos de gobierno.

•

Cualquier otra directamente relacionada con las funciones a que se refieren los apartados anteriores, tanto en el ámbito de las telecomunicaciones como en el de la informática, que le sea atribuida por el Gobierno de la Generalitat de Catalunya.

•

Asimismo, el Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información de la Generalitat de Catalunya, de una manera directa o por medio de las sociedades que se constituyen para esta finalidad, debe gestionar la prestación de los servicios y los sistemas de telecomunicaciones para la Generalitat de Catalunya y debe ejecutar, por cualquiera de las formas previstas por la ordenación jurídica, el desarrollo, la implantación, la explotación y la comercialización de otros servicios y sistemas de telecomunicaciones para los que obtenga la autorización o el título de habilitación correspondiente.

•

El Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información de la Generalitat de Catalunya, con el cumplimiento previo de las autorizaciones legalmente establecidas, puede participar en otras sociedades o empresas, para desarrollar cualquier actividad comercial o industrial que esté relacionada con cualquiera de las funciones a que se refiere el apartado 4.2, si lo acuerdan sus organismos de gobierno.

Ámbitos de actuación •

Los departamentos, organismos autónomos, empresas y entes públicos de la Generalitat de Catalunya.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 68 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ámbitos de trabajo •

Servicios informáticos: dirección y gestión de proyectos informáticos, gestión y control de proveedores, servicios corporativos, aplicaciones informáticas e implantaciones, ayuda al usuario.

•

Telecomunicaciones: redes de voz y datos, telefonía IP, servicios GSM y GPRS, provisión de infraestructura de red (centralitas, routers, repetidores, control de emisiones), conectividad (ADSL, XDSI, Frame Relay, Gigabit / Ethernet), telefonía móvil.

•

Audiovisual y radiocomunicaciones: difusión de radio, televisión, difusión de la televisión digital terrestre (TDT) y la radio digital (DAB), redes trunking de radiocomunicaciones (radiotelefonía de grupo cerrado de usuarios: bomberos, mossos d’esquadra, ambulancias, etc.), servicios por satélite, sistemas de posicionamiento GPS.

Reorganización Los cambios tecnológicos del sector de la TIC y las nuevas estrategias de negocio de la Generalitat de Cataluña en relación con el papel que deben jugar las TIC como soporte e impulso de los servicios a la sociedad han inducido a los responsables del Organismo a la revisión, y en su caso la adecuación, de la Organización interna del CTTI. Para ello se ha realizado en el último trimestre de 2007

la contratación de la

realización de un análisis de la estructura organizativa y de gestión del CTTI y la definición de un nuevo modelo organizativo adecuado a los objetivos estratégicos del organismo con el objetivo y alcance siguiente: Identificar las estrategias de negocio que deben orientar la actuación del CTTI. Analizar la organización actual en el primer y segundo nivel de la organización.

Identificar los ámbitos de desarrollo administrativo.

Proponer los cambios organizativos de primer y segundo nivel identificando riesgos y costes de los cambios propuestos.

Asesoramiento sobre el proceso de cambio propuesto.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Externalización Si bien el centro ha contado desde 1999 hasta el año 2004 con un proveedor predominante (T-Systems, el grupo de tecnologías de la información y comunicación de Deutsche Telekom, con sede en Barcelona) a partir de esa fecha el Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información trata "equilibrar" el protagonismo de las grandes corporaciones con la presencia de empresas medianas, también autóctonas, para que se abra igualmente a éstas el mercado que ofrece la Generalitat.

A través de concursos que determinan lista de proveedores se adjudican posteriormente los contratos informáticos de la Generalitat valorados globalmente en unos 100 millones de euros anuales

Los 100 millones anuales en servicios

relacionados con el desarrollo de aplicaciones, el diseño técnico orientado a la planificación, y la instalación, atención y gestión de las instalaciones de nuevas tecnologías se subdividen en 13 paquetes de servicios. Para cada paquete el Centro dispone de una lista de empresas homologadas Cuando la Administración, necesita desarrollar un proyecto, solicita a una terna de empresas homologadas su oferta y su presupuesto, para poder compararlos, y elegir el que suponga una mejor relación calidad-precio.

Un segundo concurso anual , valorado en 50 millones de euros, atiende una serie de servicios tecnológicos, de infraestructuras o de hosting, también externalizados.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera Consejería de Economía y Hacienda de la Junta de Andalucía.

Como ejemplo de Modelo de Organización de la función informática basado en la configuración de un Dirección General específica recogemos la organización y competencias de la Dirección General de Sistemas de Información EconómicoFinanciera, de la Consejería de Economía y Hacienda de la Junta de Andalucía.

Este departamento, como la mayoría de Comunidades Autónomas mimetiza en su organización y funcionamiento las estructuras de la Administración General del Estado. Tanto en la Administración central como en las Comunidades autónomas los departamentos de Hacienda presentan los mayores gastos en TI, y las estructuras más potentes en cuanto a cantidad y calidad de sus plantillas.

Este tamaño y nivel de competencias plantea en ocasiones relaciones complejas con los organismos y departamentos responsables de la coordinación de la política informática en el ámbito de la comunidad autónoma.

Como en la Administración central esta estructura coexiste con elevado nivel de externalización en todos los ámbitos de la actividad relacionada con las TI.

La Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera bajo la directa dependencia del titular de la Viceconsejería y sin perjuicio de las competencias de la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa: a) La planificación de los Sistemas de Información de la Consejería de Economía y Hacienda. b) El diseño, desarrollo, implantación, mantenimiento y actualización de los sistemas de información necesarios para el ejercicio de las funciones de los centros directivos de la Consejería de Economía y Hacienda y de aquellos de carácter horizontal necesarios para la planificación, elaboración, gestión y control del Presupuesto de la Comunidad Autónoma de Andalucía. c) El análisis y elaboración de propuestas de ordenación de procedimientos en el marco de los Sistemas de Información en diseño o en uso antes citados, así como el impulso de la utilización de las nuevas tecnologías de la información y comunicaciones con especial incidencia en el acercamiento, a través de las citadas

innovaciones

tecnológicas,

a

los

contribuyentes,

proveedores,

beneficiarios de subvenciones y ayudas, y, en general, a los demás

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 71 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

interesados relacionados con la actividad económico-financiera de la Administración Autonómica. d) La explotación, atención directa a usuarios y prestación del soporte de los sistemas e infraestructuras informáticas y de las comunicaciones de voz y datos de la Consejería de Economía y Hacienda. e) La instrumentación de los flujos de información con la Agencia Estatal de Administración Tributaria y otras Administraciones y entidades relacionadas con la actividad de la Consejería. f)

La gestión y tramitación de las propuestas de adquisición de recursos informáticos de la Consejería de Economía y Hacienda relacionados con las funciones descritas.

g) El establecimiento de las medidas de seguridad físicas y lógicas de los sistemas de información de la Consejería, y la coordinación e implantación de las medidas de protección de datos de carácter personal para dichos sistemas.

Organigrama SUBDIRECCIÓN GENERAL SERVICIO DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACION SERVICIO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GASTOS SERVICIO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE INGRESOS SERVICIO DE PRODUCCIÓN A continuación se enumeran las funciones correspondientes a los distintos Servicios del Órgano Directivo: Subdirección General Coordinación general de los servicios y/o con el resto de la Junta de Andalucía.

Servicio de planificación y coordinación Planificación, programación y gestión de la contratación y adquisiciones informáticas. Selección y estrategia de gama de productos y servicios a implantar.

Servicio de sistemas de información de gastos Análisis, desarrollo e implantación de Sistemas de Información relacionados con los Presupuestos, Contabilidad, Tesorería y Gestión Económica, en especial del Sistema Integrado Júpiter.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Servicio de sistemas de información de ingresos Análisis, desarrollo e implantación de Sistemas de información relacionados con el área de los ingresos públicos, en especial del Sistema Unificado de Recursos (SUR).

Servicio de producción Gestión de las infraestructuras informáticas y de telecomunicaciones.

Mantenimiento y actualización de Mainframe, Servidores Centrales, Sistemas Centrales de Almacenamiento y gestión de Redes.

Gestión de Periféricos y microordenadores.

Mantenimiento de los diferentes Sistemas Operativos y actualización del resto de Software y productos.

Esta estructura se complementa con una fuerte estructura en los servicios periféricos con inclusión de un Departamento de Informática apoyado por funciones de Técnica de Sistemas y de asesoramiento a usuario final.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 73 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4.3

Los Sistemas de Información en las Administraciones Públicas

Concepto de Sistema de Información En el actual contexto social, profundamente sujeto a cambios

y extremadamente

dependiente de la información, las organizaciones van adquiriendo conocimientos y experiencias que les ayudan a obtener mayor rentabilidad de sus recursos de información, a conseguir aumentos de la productividad de su información. Este proceso de aprendizaje se puede describir a través de varias etapas: En la primera, el principal objetivo de las organizaciones es controlar la información, es decir, desarrollar y aplicar procesos y procedimientos para organizar mejor los documentos o papeles que generan. Es la hora de la "gestión de los impresos".

En la segunda, envueltas ya en la carrera de las tecnologías de la información, las aplican progresivamente y por separado al proceso de datos, a la toma de decisiones, a las comunicaciones de la organización o a la automatización de oficinas. En la tercera, empiezan a adquirir conciencia de que la información es un activo tan importante como los recursos humanos, los medios de producción o los medios financieros. Con este sentimiento se dan cuenta de la necesidad de crear una nueva función que resuelva los problemas de información de la organización y que gestione para ella los recursos "ad hoc" de que ésta dispone, lo mismo que se gestionan y resuelven recursos y problemas de personal, de producción o de financiación.

En la cuarta, las organizaciones adoptan una estrategia todavía más activa en el uso de la información, intentando encontrar en ella el medio de saber lo que hace y planea la competencia, a través del desarrollo de una inteligencia empresarial.

En la quinta, las organizaciones integran la información en la estrategia corporativa, reafirmando su valor como recurso, y utilizándola, junto con sus tecnologías, para concebir nuevas formas de diseño, fabricación y venta de sus productos tradicionales, en el caso de las empresas o de prestación de más y mejores servicios a los ciudadanos en el caso de las administraciones.

A lo largo de este proceso de aprendizaje se asiste a una cristalización progresiva de la función información en la organización, orientada a desarrollar una base de 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 74 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

información cada vez más capaz de guiar y orientar sus decisiones y hacer más eficaz su gestión.

La información pasa a ser para la organización un recurso tan importante como los medios humanos o los recursos financieros. Se trata de un activo estratégico crítico que debe ser gestionado mediante una función específica cuyo objetivo será poner en operación mecanismos que permitan a la organización adquirir o producir los datos o información que necesite para el cumplimiento de sus objetivos y planes corporativos, departamentales o individuales con la suficiente calidad y precisión, en el momento adecuado y con el mínimo coste.

En este contexto se define el sistema de información como

el conjunto de

procedimientos, manuales y automatizados, y de funciones dirigidas a la recogida, elaboración, evaluación, almacenamiento, recuperación, condensación y distribución de informaciones dentro de una organización, orientado a promover el flujo de las mismas desde el punto en el que se generan hasta el destinatario final de las mismas.

En este marco general, nos ocuparemos de los sistemas de información automatizados que procesan información utilizada en la gestión de una organización y que combinan componentes de toma de decisiones y de tratamiento de transacciones.

Así en los amplios límites establecidos para los sistemas de información, las decisiones deberían ser capaces de aprovechar los datos que entran en el sistema a través del procesamiento de transacciones y las decisiones resultantes deberían implementarse a través del subsiguiente tratamiento de las transacciones. Esta concepción del sistema de información no implica su carácter integrado a nivel funcional sino que su diseño no parte de ninguna separación arbitraria entre toma de decisiones y tratamiento de transacciones.

Un Sistema de Información completo para una gran organización es un instrumento complejo, compuesto por un gran número de partes, o subsistemas, que interaccionan unos con otros en grado diferente y cuya estructuración tiene simultáneamente una dimensión vertical y horizontal.

En su dimensión vertical el Sistema de información tiene distintos niveles jerárquicos: a) Nivel operacional en que se manejan los procedimientos de rutina relacionados con las distintas actividades de la organización. En este nivel tiene lugar el grueso del 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 75 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

tratamiento de datos y el sistema mantiene vínculos estrechos con los procesos físicos realizados por la organización. b) Nivel táctico que trata de las tomas de decisiones a plazo relativamente corto basadas en información elaborada a partir de datos transacionales o procedente de fuentes externas formalizadas. Las decisiones tomadas a nivel táctico se implementan generalmente a través de la parte operacional del Sistema de Información mediante un procedimiento automatizado o a través de medios más informales en otros casos. c) Nivel estratégico que trata de decisiones más amplias, a mayor plazo, apoyadas menos en información formal procedente de datos transacionales y que dependen en gran medida de fuentes de información externa. El límite entre los componentes tácticos y estratégicos es difuso.

En su estructura horizontal, y dentro de cada nivel, las funciones se subdividen en aplicaciones o procedimientos. Estos subsistemas pueden estar directamente conectados unos con otros aportando un alto grado de integración o por el contrario pueden estar concebidos bajo un enfoque separado o autónomo que contempla cada aplicación o procedimiento de manera separada e independiente de los restantes procedimientos automatizados de la organización.

Una cuestión fundamental en el diseño de un sistema es el equilibrio entre integración e independencia. Un sistema integrado es aquél que tiene un alto grado de coordinación con entrada y salidas establecidas, teniendo en cuenta los efectos de un subsistema sobre los otros, y en el que los recursos son ampliamente compartidos. El coste fundamental de la integración es la complejidad y riesgo añadidos. En la práctica, diseñar un sistema completamente integrado puede resultar una tarea demasiado compleja para ser realizada con éxito. La integración estricta tiene también el riesgo de ser más vulnerable a incertidumbres. Las modernas arquitecturas de Sistemas de Información orientadas a Servicios contribuye a resolver el dilema entre integración e independencia. Cuestiones como el tamaño de la organización, su grado de diversificación y el análisis de las interacciones entre sus principales divisiones determinarán el grado de integración o descentralización más adecuado. Dentro de la complejidad general del Sistema de Información las funciones o servicios realizadas dentro de cada subsistema tienden a ser conceptualmente claras.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 76 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Temáticas y Metodologías

El estudio de los Sistemas de Información dentro del área de conocimiento de la teoría de la organización ha ido adquiriendo una importancia creciente para conformar a partir de la década de los 80 un área de estudio propio e independiente. Se trata de un área de conocimiento relativamente nueva, en comparación con otras tradicionales de la ciencia administrativa, que pese a su juventud, las dificultades propias de su carácter interdisciplinar y de su acelerada evolución, cuenta con un importante desarrollo consecuencia de su importancia tanto en el ámbito empresarial como en las organizaciones públicas.

Respecto a los temas y metodologías de investigación dentro del campo de los Sistemas de Información, el estudio realizado por Claver, González y Llopis (1999) estableció los principales ítems de investigación en la materia en treinta temas, que agruparon a su vez en cinco grandes áreas. Entre los temas de mayor vigencia destacaron el área de dirección de Sistemas de Información

y dentro de ésta la

evaluación de los Sistemas de información y el uso de los Sistemas de información para la obtención de ventajas competitivas.

En cuanto a la metodología de investigación en el área de los Sistemas de Información y siguiendo el estudio mencionado, los autores establecen dos tipologías de estudios.

Los teóricos, que incluyen las categorías de conceptuales, ilustrativos, y de conceptos aplicados, y los empíricos, formados por estudios de caso, trabajo de campo, experimentos de campo y de laboratorio.

Enfoques Teóricos sobre los efectos e influencias de los Sistemas de información en los resultados de las organizaciones

En esta revisón del campo científico de los Sistemas de información en las organizaciones puede resultar de interés presentar un resumen de las distintas teorías del management desde las que han sido tratados dichos sistemas y tecnologías.

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La utilización de los Sistemas de información en el contexto de las organizaciones ha avanzado en función del ritmo marcado por el avance tecnológico y de forma muy similar, el campo científico de los Sistemas de información se ha desarrollado en función de la propia evolución de la teoría de las organizaciones. Así, los primeros periodos de los Sistemas de información como campo científico en la teoría de las organizaciones coinciden con el predominio del paradigma de la Teoría Económica y la Organización Industrial, cuyos supuestos de partida establecen que la estructura del sector forma el contexto en el que las organizaciones compiten y por tanto, es el factor determinante de los comportamientos empresariales y de los resultados que se obtienen. La situación competitiva queda definida por una serie de variables que se comportan de forma relativamente estable como las barreras de entrada y salida de un mercado, la intensidad de la competencia y la cuota de mercado. Desde este punto de vista no deberían existir diferencias significativas entre las empresas de una misma industria. La evidencia empírica puso de manifiesto lo contrario. Como explicaciones a estas controversias destacan las aportaciones de la cadena de valor debidas fundamentalmente a Porter.

Bajo estas influencias, se desarrollaron una serie de investigaciones centradas en estudiar los efectos de los Sistemas de información sobre el sector, la industria y la estructura del mercado , la capacidad competitiva de las organizaciones y el papel de las TI en la cadena de valor y la influencia de las TI en el apoyo a las estrategias competitivas de liderazgo en costes, diferenciación y segmentación.

En un segundo periodo desde el paradigma de la economía de las organizaciones, toman auge teorías desarrolladas tiempo atrás, como la teoría de los costes de transacción o la teoría de la agencia. Teorías, que a diferencia de la economía industrial, consideran como fuente de resultados y de ventajas competitivas el interior de las organizaciones. La teoría de los costes de transacción establece la existencia de alternativas contrapuestas para la asignación de recursos, la jerarquía y el mercado, y entre ellas, una serie de formas híbridas. Cada una de estas formas tiene sus propios mecanismos de coordinación. La jerarquía utiliza como medio de coordinación la autoridad y el mercado el precio. Además, estas formas de coordinación tienen riesgos y costes asociados que derivan de la identificación y realización de acuerdos y establecimiento de relaciones, la adquisición de información, la coordinación y control de las relaciones en el tiempo.

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Desde esta perspectiva aparecen a lo largo de los años 90 diversas investigaciones que se ocupan de verificar los efectos de las TI sobre los costes de transacción e influencia de las TI sobre las estructuras de gobierno; la reducción de los costes de transacción inherentes al establecimiento de las relaciones en el mercado; la disminución de los costes de coordinación y control de las relaciones y los efectos en los costes de adquisición de la información compartida entre organizaciones.

La teoría de la agencia contempla las organizaciones como redes contractuales entre principales y agentes, por las que los primeros ceden a los segundos capacidad para tomar decisiones a fin de conseguir objetivos que de forma autónoma no se podrían alcanzar, lo que supone la necesidad en incurrir en costes derivados del establecimiento y mantenimiento de dichos contratos o relaciones de agencia. En esta línea aparecen investigaciones que analizan el papel de los Sistemas y tecnologías de la información sobre las fuentes y variables de los costes de agencia como el tamaño y grado de centralización, descentralización de los derechos de decisión y el tamaño de la organización y el esfuerzo tecnológico y la estructura de propiedad.

Desde enfoques más cercanos a la teoría organizativa, una de las cuestiones que han preocupado a los gestores y que han sido tratadas con amplitud en la literatura de Sistemas de información, aunque sin un enfoque teórico exclusivo, es el impacto que ejercen sistemas y tecnologías de la información y comunicaciones en la estructura organizativa. En este sentido, principalmente se ha estudiado las implicaciones entre la inversión en sistemas y tecnologías de la información y variables que miden la forma de la empresa, el tamaño, la diversificación y las modificaciones en el puesto de trabajo y los niveles directivos. Algunos autores indican la existencia de una relación bidireccional y recíproca entre innovaciones en TI y estructura organizativa, facilitando las primeras nuevas estructuras y éstas a su vez favoreciendo las innovaciones.

Sin

embargo,

no

existe

consenso

entre

los

investigadores

encontrándose

contradicciones acerca de si la utilización de los Sistemas y tecnologías de la información disminuyen o no el número de mandos, aumentan o disminuyen el tamaño de la empresa, favorecen o perjudican la flexibilidad.

En definitiva, la literatura no permite generalizar el impacto de Sistemas y Tecnologías de la Información y Comunicaciones sobre las dimensiones de las organizaciones e incluso algunos llegan a afirmar que dichos impactos son impredecibles.

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La Teoría Organizativa abandona en la actualidad las presunciones de estabilidad de condiciones competitivas y homogénea adaptación dentro de la industria, propias de la economía industrial y los enfoques neoclásicos, para proponer la necesidad de analizar los procesos de adaptación de las organizaciones al contexto y la posesión y explotación de ciertos recursos como explicación de la creación de valor y éxito .De la influencia de estos principios surge la teoría de Recursos y Capacidades que define a la empresa como un agente responsable de la acumulación y combinación de un conjunto de recursos y capacidades heterogéneos, que cumplen, en alguna medida, ciertos requisitos tales como ser valiosos, raros, inimitables

y cuya correcta

explotación permitirá la consecución y sostenimiento de ventajas competitivas y la apropiación de rentas superiores.

En esta línea son crecientes las investigaciones que analizan los efectos de los recursos, Sistemas-Tecnologías de la Información en la obtención de ventajas competitivas, la importancia de las capacidades tecnológicas, y la relación de los Sistemas-Tecnologías de la Información con otros recursos y capacidades de naturaleza humana, cultural o de gestión. Como extensión del enfoque basado en recursos y capacidades surge la teoría de la organización basada en el conocimiento centrada en el análisis de un activo concreto, el conocimiento, a partir del cual se articulan todos los procesos de la organización y cuya explotación determinará la obtención de ventajas competitivas y su mantenimiento en el tiempo.

Desde este enfoque centrado en el conocimiento se estudia las condiciones en las que los Sistemas de información inciden en los procesos de creación, distribución, interpretación y almacenamiento del conocimiento .

Sin embargo los estudios realizados siguen sin dar respuesta a las preguntas ¿cómo desarrollar sistemas de información que distribuyan valor al usuario a tiempo y dentro del presupuesto?, ¿qué hacen o pueden hacer los sistemas y tecnologías de la información y comunicaciones atendiendo a las distintas funciones que desempeñan y su evolución en las organizaciones? y, ¿cómo y porqué afectan a la creación de valor de éstas?. Predominan en este ámbito estudios de análisis de casos y artículos en prensa y revistas especializadas en los que se analizan los nuevos sistemas y tecnologías y como modifican la forma tradicional de funcionamiento de las organizaciones.

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Más reciente es la aparición de algunos trabajos descriptivos en los que se intenta relacionar sistemas y tecnologías de la información y comunicaciones con los procesos de gestión de conocimiento, en los que aparecen los sistemas y TI como componentes del capital estructural. Sin embargo, son escasas las contribuciones en cuanto a la medición de beneficios cuantitativos y en especial cualitativos, aportados por las tecnologías de la información a las organizaciones.

Como indican García y Navas (2004) la literatura carece de evidencia empírica suficiente como para poder encontrar una respuesta única y sólida sobre los efectos e influencias de los Sistemas de información en los resultados de las organizaciones.

Nuevos sistemas de información organizativos

En la actualidad, dado que una ventaja competitiva que no se renueva al ritmo de cambio del mercado no es sostenible y deja de ser una ventaja y puesto que ese ritmo de cambio ha superado en rapidez a la capacidad de aprendizaje de las organizaciones, parece necesario dotar de un nuevo uso o aplicación a los Sistemas de información que sea compatible con su función tradicional y que permita a las organizaciones afrontar este periodo de crisis postindustrial

(caracterizada por

presentar una serie de particularidades respecto a las crisis de periodos anteriores como no-inflación o inflación moderada y exceso de capacidad productiva). En este sentido se expresa Drucker (2000) al afirmar que hasta ahora, la mayoría de las organizaciones sólo se sirven de la nueva tecnología para hacer las mismas cosas de siempre, sólo que a mayor velocidad.

En los siguientes apartados

se pretende explicar el concepto de Sistemas de

Información a partir de las características, evolución y componentes de los mismos, elementos que permiten dotar a los sistemas de información de nuevas funcionalidades.

Características de los Nuevos Sistemas de Información El contexto actual en el que el conocimiento es considerado el recurso clave de las organizaciones supone para los Sistemas de Información la asignación de forma explícita o implícita de nuevas competencias. Los sistemas de información actuales 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 81 -

Los Sistemas de Informaciรณn en las AAPP. Situaciรณn actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

deben dar respuestas satisfactorias tanto a las nuevas exigencias de gestiรณn de la informaciรณn: necesidad de proporcionar soluciones rรกpidas a los problemas que presenta la gestiรณn

incorporando las nuevas ideas de los gestores; eficacia para

obtener del sistema la informaciรณn necesaria cuando se precise; mejora de resultados y calidad de los procesos; cobertura total de las distintas รกreas de la

actividad

formando un todo relacionado para evitar islas de informaciรณn, como a las exigencias derivadas del proceso de gestiรณn del conocimiento: identificar el stock de conocimiento y describir en que consiste generando mapas de conocimiento; almacenar el conocimiento en bases de datos que permitan su acceso simultaneo, estructurado y controlado; facilitar la difusiรณn del conocimiento y eliminar los efectos restrictivos que para su gestiรณn puedan tener los aspectos jerรกrquicos y sociales.

Estas nuevas exigencias en el desarrollo de los sistemas de informaciรณn, los llevan a ser mรกs dependientes en su diseรฑo y definiciรณn de los objetivos de informaciรณn y estrategias de conocimiento de la direcciรณn. Mรกs complejos al hacerse mรกs extensos e interconectados, con mayor capacidad para integrar tecnologรญas diferentes tanto en lo que se refiere a integraciรณn de distintas aplicaciones como a integraciรณn de diversidad de equipos a travรฉs de redes de comunicaciรณn.

Los procesos a desarrollar se han de orientar, por tanto, hacia la implementaciรณn de una organizaciรณn interconectada, interactiva, y a los procesos de conocimiento que permiten a la organizaciรณn evolucionar en su aprendizaje y su saber interno, involucrando en estos procesos a todos sus elementos. Los nuevos sistemas de informaciรณn pasarรกn a ser sistemas de informaciรณn y de conocimiento

Componentes de los Nuevos Sistemas de Informaciรณn.

El carรกcter interdisciplinar de los Sistemas de Informaciรณn queda claramente reflejado en sus componentes, La revisiรณn de la literatura muestra un lรณgico paralelismo entre la evoluciรณn de los elementos que son considerados componentes de un Sistema de Informaciรณn y la definiciรณn de dicho sistema. Esta evoluciรณn que se ha producido de forma acelerada ligada al continuo avance tecnolรณgico, que ha permitido un cambio sustancial tanto en lo referido a la definiciรณn de Sistema de Informaciรณn como a su composiciรณn. En menos de dos dรฉcadas al hablar de los componentes del Sistema de Informaciรณn se ha pasado de enfatizar la importancia de las transacciones y procesos, informaciรณn y su flujo a

acentuar la importancia del conocimiento y de los

componentes tecnolรณgicos.

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En los siguientes apartados se desarrolla la correspondencia que debe existir entre la definición de Sistema de Información y la de sus elementos y tras haber caracterizado al Sistema de Información como un Sistema de Gestión y Comunicación de Información y Conocimiento, se considera que los elementos que conforman y hacen posible esa definición son -sin perjuicio de que al evolucionar el concepto o definición de Sistema de Información estos también varíen- los siguientes:

Componente Humano

Hace referencia a todo el personal de la organización -técnico o no- dado que un Sistema de Información global como el que hemos definido afecta a todos los niveles de la organización. Por tanto, todo el personal, incluso el subcontratado, es de una manera u otra usuario del Sistema de Información, interactuando de forma más o menos directa en función de las características del puesto concreto que desempeñe.

Dentro del componente humano se encuadra también las personas ajenas a la organización proveedores, clientes, y stakeholders en general, que necesariamente se relacionan con la organización mediante el Sistema de Información del que extraen e introducen información y conocimiento en un continuo feedback.

El componente humano para el Sistema de Información es fundamental, clave. En la literatura de Sistema de Información siempre se habla del componente humano como usuario del sistema. Si tenemos en cuanta las observaciones recogidas en los anteriores apartados en los apartados anteriores, parece oportuno que además de considerar a dicho componente como usuario y por tanto, concebir el sistema de forma que satisfaga y permita la utilidad para este, es necesario reflexionar acerca de su papel como componente del Sistema de Información, una infraestructura viva, que actúa no sólo trasmitiendo información sino también como el principal almacén de conocimiento, esencialmente tácito, y difusor del mismo.

Esta nueva concepción del componente humano exige que la organización deba preocuparse además de por la tradicional capacitación necesaria de los usuarios para poder utilizar el Sistema de Información y del posible impacto que puede tener para este componente la implantación de un nuevo sistema y tecnologías, también por su involucración en el sistema, como elemento de estructura que es.

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Donde hasta ahora el principal ítem que relacionaba al componente humano y el Sistema de Información era el grado de satisfacción del primero respecto del segundo es necesario desarrollar indicadores que muestren el aporte de valor de la participación de la infraestructura humana en el valor total de los Sistemas de Información y por tanto, incorporar un criterio adicional que favorezca una valoración más correcta de los nuevos Sistemas de Información.

Componente Organizativo

Integrado por los procedimientos que recogen y articulan todas las relaciones que se producen entre los elementos del Sistema de Información. Incluye las reglas, rutinas, métodos y políticas que se aplican en el uso y gestión de los Sistema de Información y Conocimiento, en concreto gestionan las actividades de entrada de datos, proceso de los datos y la información, almacenamiento de información y conocimiento, salida y comunicación de información y conocimiento, la generación de nuevo conocimiento y el control del sistema.

Datos, Información y Conocimiento

Los datos son considerados como el input básico del Sistema de Información, cuya obtención no es gratuita, sino que supone un coste, de forma que la cantidad y variedad de los datos los hacen tan importantes para las organizaciones que se ven obligadas a reunirlos y almacenarlos en bases de datos, que permitan su mantenimiento y reutilización.

La información, por su parte, siempre ha sido considerada como el producto final elaborado a partir de los datos. Pero siguiendo el concepto de Sistema de Información que venimos utilizando la información se convierte en un producto intermedio, un producto semiterminado cuya finalidad es convertirse en el producto finalconocimiento- que en términos de producción es el que incorpora un mayor valor añadido.

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Componente tecnológico

Está constituido por un heterogéneo grupo de dispositivos tanto informáticos como de telecomunicaciones, entre los que se encuentran: Dispositivos físicos, hardware, incluye desde servidores a sistemas personales y los elementos que los conforman; Redes de Telecomunicaciones, locales o amplias,que permiten la descentralización física, que no se debe confundir con la desintegración o dispersión del Sistema de Información que permanece integrado (La madurez y prestaciones alcanzadas en los últimos años por el sector de las telecomunicaciones permiten algo impensable hace poco tiempo, la dispersión espacial pero con integración tecnológica

de la

organización y la supresión de barreras temporales y espaciales en la comunicación, distribución y compartición de información y conocimiento entre los componentes del sistema); Bases de Datos y Software de aplicación,

desarrollos informáticos que

sirven de soporte al funcionamiento de todos los demás componentes tecnológicos del Sistema de Información.

Medidas de éxito de un sistema de información Durante los últimos años el trabajo de investigación en la disciplina de sistemas de información se ha centrado en el éxito de los sistemas de información. Desde esta disciplina, la revisión del éxito de sistemas de información parte del trabajo de DeLone y McLean (1992), estos autores proponen un modelo que identifica seis dimensiones principales para categorizar las medidas de éxito de un sistema de información, estas dimensiones son la calidad del sistema, la calidad de la información, el uso, la satisfacción usuaria, el impacto individual, y el impacto organizacional. Esta propuesta conceptual nace de la revisión de múltiples estudios realizados entre 1981 y 1987.

Durante los años siguientes a su publicación, el modelo ha sido un referente importante en al ámbito académico. En el año 2003, y debido a la emergencia de nuevas, estos autores, haciéndose eco de otras propuestas proponen una nueva categoría del éxito de los sistemas de información como extensión a su modelo, esta extensión es la dimensión calidad de servicio.

Si bien se ha desarrollado una importante investigación sobre la validez del modelo inicial de DeLone y McLean, la investigación sobre la dimensión calidad de servicio como medida del éxito de un sistema de información, debido a su reciente propuesta, ha sido estudiada en forma limitada.

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4.4

La implantación y desarrollo de Sistemas de Información en las Administraciones

El modelo aún dominante al que responden en general (aunque muy desigualmente) las administraciones españolas, se asocia con el modelo burocrático tradicional con inercias autoritarias, escasa y desigual información y participación ciudadanas, bajo nivel de responsabilidad, carga burocrática y procedimental excesiva para ciudadanos y empresas, escasa orientación a los resultados, bajos niveles de transversalidad y colaboración interadministrativa, bajas competencias para el accionar internacional, y aprovechamiento escaso, desigual e insuficiente de las potencialidades brindadas por las tecnologías de la información y la comunicación.

A lo largo del periodo de democratización que hemos vivido las administraciones españolas se han ido transformando, aunque se trate de cambios principalmente incrementales, espontáneos, casuísticos, que no responden a grandes diseños o modelos orientadores. No ha habido entre nosotros ninguna “gran reforma”o estrategia administrativa sino una sucesión de medidas de reforma, casi siempre contingentes que han ido adaptando (o alterando parcialmente) el modelo burocrático y autoritario heredado a las nuevas exigencias del buen desempeño administrativo. España apenas ha vivido sino como reflejo el gran movimiento reformista experimentado en casi todos los países de la OCDE, plasmado en políticas nacionales de modernización administrativas, elaboradas bajo la inspiración de la “nueva gestión pública”.

Como consecuencia de los procesos de globalización y transición a la sociedad del conocimiento de la sociedad española, la administración se enfrenta hoy a nuevas necesidades, valores y demandas sociales que requieren de un impulso decisivo e integral a los movimientos espontáneos de reforma administrativa hasta ahora registrados.

La implantación de las tecnologías de la información en el contexto descrito anteriormente ha sido necesariamente problemático. La naturaleza del sector público implica una serie de dificultades y una complejidad específica muy superior a la que se presenta en el sector privado cuyos objetivos son mucho más fáciles de establecer y en los que el proceso de toma de decisiones, tanto en lo que respecta a la iniciación de procesos como a su eventual cancelación son mucho más directos que el el ámbito del sector público.

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Resumimos a continuación algunos rasgos diferenciadores que han condicionado significativamente el proceso de incorporación de las Tecnologías de la información en las administraciones públicas y que influyen decisivamente en las decisiones que se adoptan en relación con los sistemas de información utilizados para la implementación de las políticas públicas en general: Las administraciones públicas deben garantizar el mismo trato y las mismas oportunidades a todos los ciudadanos independientemente de su capacidad para el acceso a los servicios característicos de la Sociedad de la información.

Los organismos públicos no escogen su ámbito de actuación Las administraciones públicas tienen capacidades coercitivas no usuales en el sector privado El entorno de la gestión pública es mucho más complejo que el de cualquier organización privada: poder, capacidad de veto, selección de personal, derechos de los empleados,....

Los organismos públicos son muy vulnerables a las presiones de naturaleza política La determinación de objetivos es mucho más confusa, ambigua y plural que en el sector privado Existen pocas presiones internas que conduzcan a una mayor eficacia en la gestión Es muy difícil medir el rendimiento o eficacia de las administraciones públicas, saber si se ha conseguido lo que se pretendía Dificultad de delegar o descentralizar tareas dado que para ello el instrumento más adecuado es el control vía resultados El tipo de objetivos a conseguir (educación, salud, medio ambiente,… dificulta la segmentación de los destinatarios y el uso de muchos instrumentos de mercado El grado de visibilidad o transparencia del sector público en países avanzados es mucho mayor que el del sector privado 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 87 -

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Las administraciones públicas están obligadas a actuar con respeto a los principios de equidad, con criterios temporalmente consistentes, con la presencia del control jurisdicional La gestión de recursos humanos está mucho más condicionada en el sector público, tanto en la selección como en la exclusión o promoción de su personal, siendo muy difícil premiar la excelencia de la labor de cuadros y gestores.

La gestión de los recursos financieros es mucho menos flexible La inexistencia de la sensación de riesgo, el predominio de lo perenne o estructural sobre lo coyuntural Existencia de diversos tipos de administraciones: regulativas, prestadoras de servicios a los ciudadanos, financiadoras, de servicios para la administración,...

En este contexto y con estas restricciones las administraciones han adoptado diversos modelos organizativos para la utilización de las tecnologías de la información. En el siguiente apartado se relacionan las principales características de los modelos adoptados por algunas Comunidades autónomas más respresentativas.

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4.5

Sistemas de Información basados en ERP 4.5.1

Naturaleza y características de los ERP

Durante la última década los Sistemas de Planificación de los Recursos de la Empresa (ERP) han sido utilizados profusamente por múltiples organizaciones en el mundo. De hecho, el mercado mundial de los sistemas ERP alcanzó ya durante el año 2002 la cifra de 20 billones de dólares, el 56% de los 35,8 billones de dólares del mercado mundial de las aplicaciones empresariales.

El término ERP como anacrónico de Enterprise Resources Planning fue empleado por primera vez a comienzo de 1990 por el Gartner Group’s ComputerIntegrated Manufacturing Service de Stanford aludiendo a su significado literal de planificación de recursos empresariales. Estos productos son conocidos también como sistemas empresariales, sistemas integrales de empresa o sistemas integrados de gestión.

El origen de los ERP se remonta a los sistemas MRP, sistemas de planificación de la producción utilizados por la industria en los años 70. El término de ERP se acuña como hemos citado en los 90, como sistema que aporta una mejora fundamentalmente técnica sobre los anteriores MRP, en cuanto a la integración de la información de diferentes áreas de la empresa, lo que redunda en una reducción de costes, en mayor flexibilidad interna, rapidez de respuestas y / o facilidad de utilización por parte del usuario. Sin embargo es preciso señalar que la experiencia acumulada hasta la fecha en relación con la implantación de sistemas de este tipo apunta a que su éxito está directamente relacionado con determinados factores de índole tanto tecnológica como humanos y organizativos.

A partir de la revisión de las principales definiciones recogidas en la literatura elegimos para este trabajo la definición operativa de un ERP que los caracteriza como una extensa solución comercial de software empaquetado compuesto de varios módulos configurables que integran, firmemente y en un solo sistema, las actividades empresariales nucleares - finanzas, recursos humanos, manufactura, cadena del abastecimiento, gestión de clientes - a través de la automatización de flujos de información y el uso de una base de datos compartida, incorporando en este proceso de integración las mejores prácticas para facilitar la rápida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo, y logrando con ello el uso eficiente y eficaz de los recursos empresariales.

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El interés científico sobre los sistemas ERP es reciente, los primeros artículos publicados en revistas científicas son del año 1998 (Gable, 1998). Sin embargo, y acorde a el uso creciente de los ERP, se ha registrado un importante aumento en el interés académico sobre esta tecnología de información (Serrano Bedia y Hernando Moliner 2006) Según estos autores, al realizar una revisión de la literatura y del estado de las investigaciones académicas sobre los ERP dentro de la empresa, resulta interesante el resultado obtenido en cuanto al número de artículos, que parece despegar en el 2002, fecha en la que dicho número se multiplica por cuatro, manteniéndose creciente en años posteriores.

En relación a las propuestas de estudio sobre ERP destacamos la agenda de investigación sobre sistemas ERP confeccionada por Al-Mashari (2003). Esta agenda de investigación contempla tres dimensiones, la primera es la adopción del sistema ERP, la segunda son los aspectos técnicos de los sistemas ERP, y la tercera es ERP en la ámbito curricular de los sistemas de información.

La adopción del sistema ERP es la dimensión más interesante desde la perspectiva de nuestro estudio. Profundizando sobre esta debemos indicar, por una parte, que la adopción del sistema de ERP en una organización requiere importantes esfuerzos centrados tanto en temas tecnológicos como de gestión, y por otra, que la literatura reconoce como elemento imprescindible para el éxito de estos esfuerzos el adecuado estado de preparación de la organización para implantar un sistema de estas características. Entre las posibles líneas de investigación en esta dimensión destaca el análisis, a través de una aproximación de factores críticos, de cómo las organizaciones han efectuado la implantación de sistemas ERP. La revisión efectuada por Serrano Bedia y Hernando Moliner (2006) concreta tres líneas de investigación sobre el tema: La identificación de factores clave del éxito de una implantación, el proceso de implantación y los efectos en una organización de una implantación.

Considerando los elementos anteriores, recogemos la propuesta que identifica los factores que contribuyen al éxito de la implantación de los sistemas ERP como sistemas de información en la empresa, y con las dimensiones del éxito como consecuencias de esta implantación.

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Atendiendo a los factores identificados por este autor relacionamos a continuación un conjunto de ocho factores críticos para la implantación con éxito de un sistema ERP.

1. Planificación estratégica de las tecnologías de información.

La claridad de metas y objetivos que son el resultado de la planificación estratégica de tecnologías de información se reconoce como un factor clave de éxito para la implantación de sistemas ERP por múltiples autores. Para la mayoría de estos autores la clave está en trasladar la visión de la compañía y la estrategia que resulta de esta visión en prioridades concretas, para decidir exactamente cómo la implantación del sistema ERP puede ayudar a la empresa a lograr algunas de estas prioridades. Sin embargo, la determinación clara de metas y objetivos es en ocasiones muy difícil de establecer antes del comienzo del proyecto de implantación del sistema ERP. En particular

según Ramírez (2006), las empresas pequeñas y medianas

manifiestan una mayor carencia en relación a la claridad de metas en comparación a las grandes empresas. Podemos suponer que las grandes empresas, por ser más proclives a la planificación estratégica de tecnologías de información, pueden clarificar de mejor forma sus metas y objetivos.

Alinear la estrategia de tecnologías de información con la estrategia de negocio se

considera como un principio fundamental al que se deben atener las

organizaciones. La planificación estratégica de las tecnologías de información ayuda a asegurar que los objetivos de desarrollo de las tecnologías de información estén alineados con las necesidades de la organización. De forma ideal, el proceso de planificación estratégica de tecnologías de información se debe realizar a un nivel directivo, considerando todas las áreas funcionales de la organización.

La importancia de la planificación de tecnologías de información en términos de determinación de requisitos, análisis y diseño de sistemas de información, así como en el control de los recursos ha sido destacada en la literatura (Bowman et al., 1983; King y Zmud, 1981). La definición del proyecto y la planificación son un tema clave recurrente en la implantación satisfactoria de grandes sistemas de información en las organizaciones. Según diversos autores, mayores esfuerzos invertidos en la planificación de tecnologías de información pueden conducir a mejorar la satisfacción de los requisitos de negocio del sistema final.

Muchas empresas ven a los sistemas ERP como una solución a la planificación de tecnologías de información. Hay que señalar que la pobre planificación de tecnologías de información es un factor de riesgo en la implantación de estos sistemas empresariales. Al Mashari et al. (2003) indica que sin una clara dirección y 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 91 -

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una meticulosa planificación estratégica la implantación de los sistemas ERP puede resultar un completo fracaso. Para Stratman y Roth (2002) este factor es un condicionante claro para el logro de mejoras en el rendimiento de la empresa como consecuencia de la implantación de un sistema ERP.

2. Compromiso ejecutivo.

Para Stratman y Roth (2002) el compromiso ejecutivo se refiere a la disposición de la alta dirección con la principal persona encargada del sistema ERP y a la asignación de los recursos requeridos para el éxito de la implantación. El compromiso de la alta dirección es un factor recurrente en los estudios que examinan la implantación a gran escala de nuevos procesos de tecnología de información. En concreto, Bingi et al. (1999) indica que la literatura recoge reiteradamente que para que los proyectos de tecnología de información concluyan felizmente, el apoyo de la alta dirección resulta crítico.

En la implantación de tecnologías de información, los roles de la alta dirección incluyen: Entender las capacidades y limitaciones de estas tecnologías, establecer metas razonables para los sistemas que las utilizan, mostrar un fuerte compromiso con el éxito de la introducción de la tecnología de información y comunicar la estrategia corporativa en relación a ella a todos los empleados, es decir, la alta dirección debe enviar una señal clara a toda la organización de la importancia del proyecto de tecnología de información.

La relación entre el compromiso ejecutivo y la asignación de recursos suficientes en proyectos de tecnología de información ha sido establecida por diversos autores (Ramírez, 2006). Éstos señalan que el compromiso y soporte de la alta dirección están influenciados por los objetivos estratégicos, la responsabilidad con accionistas, el poder, las políticas corporativas, y las influencias externas.

Para Al-Mashari et al. (2003) el compromiso ejecutivo y el liderazgo son los factores más críticos en las organizaciones que implantan estas tecnologías.

El compromiso ejecutivo es una condición necesaria para todas las fases de la implantación de un sistema ERP y en la etapa temprana del proyecto este factor por sí mismo es un predictor de su éxito. Adicionalmente, el compromiso ejecutivo es uno de los principales factores en el estado de madurez para la implantación de un sistema ERP. Implica que la alta dirección realice un control sistemático del progreso del proyecto y proporcione orientaciones precisas al equipo de implantación. Este factor es además crítico para el logro de consenso necesario en muchas instancias para la implantación de un sistema ERP (Estévez y Pastor, 2002).

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3. Gestión de proyecto.

Un proyecto se define como un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto o servicio (Project Management Institute, 2000). La gestión de proyecto involucra el uso de habilidades y conocimiento para planificar, coordinar y controlar las complejas y diversas actividades que componen un proyecto (Stratman y Roth, 2002; Zhang et al, 2003). En el caso de la adquisición de software, el propósito del gestor de proyectos es administrar las actividades de gestión y soporte organizativo del proyecto para asegurar una oportuna, eficiente y efectiva adquisición de software.

Existen cinco elementos importantes para la gestión de proyectos: (1) tener un plan formal de implantación; (2) tener un marco de tiempo realista; (3) tener reuniones periódicas sobre la situación del proyecto; (4) tener un líder efectivo del proyecto; y (5) tener en el equipo de proyecto miembros a los que le afecta el resultado del proyecto .

La gestión de proyectos ha sido empíricamente reconocida como un factor crítico para la los principales iniciativas de cambio de procesos en las organizaciones.

En el caso de la implantación de sistemas ERP, la combinación de hardware y software y de multitud de elementos organizacionales, humanos y políticos hacen que muchos de estos proyectos sean enormes e inherentemente complejos.

Acorde a lo anterior, la gestión de proyectos resulta un factor clave de éxito para la implantación de sistemas ERP en variados estudios, Ramírez (2006)

4. Habilidades en tecnologías de información.

Las habilidades en tecnología de información son necesarias para configurar y mantener sistemas de información que apoyen a la organización. La carencia de habilidades técnicas es reconocida como un impedimento para la integración de tecnologías de información a la organización.

Al igual que en la implantación de otros productos software, un elemento importante en la implantación de un sistema ERP es la preparación técnica del sistema antes de su uso. Esta preparación incluye convertir los datos del sistema de 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 93 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

información antiguo a los formatos requeridos, desarrollar interfaces, instalar el software ERP y realizar las pruebas de éste (Davenport, 2000). Las habilidades en tecnologías de información son importantes también en el caso en que se opte por adaptar el software como consecuencia de existir diferencias entre los requistos de la organización y la solución ofrecida por el sistema ERP. El equipo de proyecto debe poseer las habilidades técnicas necesarias para el diseño e implantación del sistema ERP. Si bien algunas habilidades técnicas específicas pueden ser subcontratadas, la organización debe poseer las habilidades necesarias para interactuar adecuadamente con el proveedor, sobre todo cuando se desea alinear el sistema técnico a los procesos de negocio de la empresa (Stratman y Roth, 2002).

La importancia de las habilidades en tecnologías de información quedan de manifiesto en distintos autores como señala Ramírez (2006), autores que asocian el éxito de la implantación de sistemas ERP con la capacidad de: •

Integración de sistemas

•

Adaptación del software ERP, Pruebas del software y corrección de errores

•

Migración y calidad de datos

•

Estandarización y Adecuación entre software y hardware

5. Habilidades en procesos de negocio.

Las destrezas para entender cómo opera el negocio y predecir el impacto de una particular decisión o acción en el resto de la empresa representan las habilidades en procesos de negocios. Un problema frecuente en la implantación de paquetes de software es la existencia de alguna incompatibilidad de los procesos de negocios y necesidades de información de la organización con las características de este paquete. Esta incompatibilidad puede resolverse ya sea a través de cambios en los procesos de negocios de la empresa o realizando modificaciones en el software.

La literatura sugiere que la mayoría de las implantaciones de sistemas ERP se decantan por la primera opción, es decir, la implantación de un sistema ERP implica cambios en los procesos de la organización. En este contexto, la habilidad para definir una representación que indique el antes y el después del cambio en los procesos de

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 94 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

negocio claves de la empresa es elemento clave en la implantación de sistemas ERP (Stratman y Roth, 2002).

Diversos estudios identifican las habilidades del equipo de implantación para entender los procesos de negocio de la empresa como críticas para el éxito del sistema ERP. Desde una perspectiva del usuario, las capacidades de los empleados para entender los procesos en profundidad son así mismo críticas para el éxito del sistema.

6. Entrenamiento en ERP. El entrenamiento en ERP se refiere al proceso de enseñanza-aprendizaje a los diversos grupos de usuarios del mismo para utilizar el sistema eficientemente en sus actividades diarias (Stratman y Roth, 2002; Zhang et al., 2003). El papel del entrenamiento para facilitar la implantación de sistemas de información está ampliamente documentado en la literatura y es reconocido por diversos autores como un factor clave en la implantación de un sistema ERP. Inversamente, la carencia de entrenamiento es fuente de problemas en el proceso de implantación de un sistema ERP (Ramírez, 2006). Si los empleados no entienden cómo trabaja el sistema, inventarán sus propios procesos utilizando las partes del sistema que sean capaces de manipular de forma autodidacta.

En relación al contenido del entrenamiento en sistemas ERP se deben considerar tres aspectos complementarios: •

El primero, sobre la lógica y los conceptos del sistema ERP, donde se deberá hacer hincapié en el por qué se realiza el cambio de procesos y de software.

•

El segundo aspecto es sobre las características del ERP como software: Se deberá exponer exhaustivamente el uso general de las pantallas y las funciones para extraer información.

•

El tercer aspecto es el entrenamiento en el lugar de trabajo. Durante este proceso se explicarán las operaciones normales que deberá enfrentar cada usuario al utilizar el nuevo sistema (Zhang et al., 2003).

Por último debemos señalar que este proceso de enseñanza no puede ser

considerado como un evento único durante la implantación, los sistemas ERP requieren un entrenamiento continuo.

7. Aprendizaje y comunicación 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 95 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Las organizaciones pueden lograr una ventaja competitiva sostenible a partir del aprendizaje continuo y el mejoramiento dinámico de los sistemas que utilizan tecnologías de información (Wang, 2002). Existen evidencias empíricas que indican que el conocimiento adquirido a través del proceso de aprendizaje organizacional influye en

los efectos de las tecnologías de información en el rendimiento de la

empresa.

La relación aprendizaje y tecnologías de información no es nueva. Ramírez (2006) describe la adopción de tecnologías de información como un proceso de aprendizaje e identifica la transferencia de conocimiento como un factor clave para la implantación de nuevas tecnologías para la mejora de la eficiencia operacional. En el caso de los sistemas ERP, algunos autores contemplan la implantación de estos sistemas como un proceso de aprendizaje organizacional.

Un problema clave en la implantación de un ERP es la integración de conocimiento entre los distintos participantes: El equipo de implantación, el personal del departamento de informática, los usuarios, los altos directivos, los consultores y los proveedores. Se pueden identificar en la implantación ERP barreras a la asimilación de conocimiento asociadas a las características del paquete de software y con la asimilación de los nuevos procesos de trabajo.

En este contexto y en relación a los efectos del aprendizaje, Ramírez (2006) indica que los beneficios que generan la implantación de los sistemas ERP no son automáticos: requieren un aprendizaje humano y organizacional. Esta afirmación coincide con otra perspectiva señalada que identifica el despliegue del sistema ERP para crear y mantener una ventaja competitiva como un proceso de aprendizaje.

Stratman y Roth (2002) ponen de manifiesto que las competencias de aprendizaje referidas a las actividades diseñadas para identificar las técnicas para la mejora continua del ERP de fuentes internas y externas, contribuyen a

la mejora del

rendimiento de la empresa como consecuencia de la implantación del ERP. Estos autores señalan que las fuentes internas dependen fundamentalmente de la comunicación entre departamentos y a los sistemas de incentivos y recompensa. En consecuencia la comunicación y cooperación entre departamentos como un factor crítico de éxito para la implantación de sistemas ERP.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 96 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

8. Predisposición para el cambio.

La implantación de sistemas de información requiere un cambio organizacional y este cambio puede implicar resistencia, pues diferentes usuarios pueden verse afectados de distintas formas. Algunos usuarios darán la bienvenida al nuevo sistema porque aporta cambios que parecen beneficiarles, otros pueden resistirse a dichos cambios, al pensar que irán en detrimento de sus intereses.

La resistencia hacia un sistema de información puede ir desde evitar su uso (si no es obligatorio), un incremento en los errores, distorsiones, hasta sabotajes. En este sentido, la implantación de un sistema de información es un proceso tanto político como tecnológico. Una estrategia de implantación debería por una parte estimular la participación e implicación de los usuarios, y por otra, atacar las estrategias deliberadas para coartar la implantación del sistema de información (llamadas contraimplantación).

Se han propuesto por diversos autores hasta cuatro niveles de análisis para la resistencia en la implantación de sistemas de información: El usuario, la estructura de la organización, el poder político y el ambiente de la organización. La implantación de un sistema ERP implica cambios a gran escala que pueden provocar resistencias en los empleados de la organización. Si las personas no están apropiadamente preparadas para los inminentes cambios la resistencia y el caos serán consecuencias predecibles de los cambios ocasionados por la implantación.

En la implantación de sistemas ERP se han identificado dos fuentes significativas de resistencia al cambio: •

La primera es el tipo de trabajo: Individuos en algunos tipos de trabajo podrían encontrar que el sistema ERP es una molestia más que una ayuda.

•

La segunda es el tiempo de permanencia en la organización: Los individuos con mayor permanencia han tenido una mayor participación con el sistema de información existente antes de la implantación del ERP, y por tanto tendrán un nivel mayor de resistencia que los nuevos empleado.

Además, la resistencia al cambio no es sólo un gran impedimento para el

proyecto de implantación, sino que se imposibilita alcanzar los beneficios esperados cuando el sistema está en funcionamiento. Debido a ello, la gestión del 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 97 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

cambio es significativa durante toda la vida del sistema ERP en la empresa. Por tanto, desarrollar estrategias para sobrepasar la resistencia a los cambios en la operación de la empresa es un factor clave para el éxito en la implantación de los sistemas ERP (Stratman y Roth, 2002).

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 98 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4.5.2

Los ERP en el Sector Público: Datos Cualitativos

1. Introducción El objetivo de este apartado es realizar un análisis de las tendencias tecnológicas y de integración de los Sistemas de Gestión Económico-financiera en el ámbito de las Administraciones Públicas, tanto a nivel Nacional como Internacional.

Con este objetivo, hemos recopilado y analizado información relativa a la situación actual del mercado de los Sistemas de Gestión Económico-financiera en las Administraciones Públicas Españolas e Internacionales.

Así mismo, hemos recopilado una serie tendencias de mercado de dichos sistemas, en términos de previsiones de crecimiento, cuotas de mercado y comparativas de los diversos proveedores de soluciones, a partir de diversos estudios elaborados por analistas independientes de reconocida solvencia internacional (Gartner Group, AMR Research, IDC).

Finalmente, incluimos un conjunto de ventajas e inconvenientes generales correspondientes a la implantación de soluciones paquetizadas (ERP’s) respecto al desarrollo de soluciones a medida.

Relación de estudios independientes analizados: 9 IDC - Worldwide ERP Applications 2005-2009 Forecast and 2004 Vendor Share / 08-2005 9 IDC - Western European ERP Application Forecast 2005-2009 / 072005 9 GartnerGroup Inc. - Enterprise Application Software by Vertical Industry, Europe, 2003 -2008- 02/2005 9 IDC - Western European ERP Applications Forecast, 2005-2009 07/2005 9 AMR Research - Market Analytix Report: Enterprise Resource Planning, 2004 - 2009 - 02/2005 9 GartnerGroup Inc. - Market Share: ERP Software, AMEA 2004 08/2005 9 IDC – Western Europe ERP Applications Shares, 2004 - 09/2005 9 IDC - Western Europe ERP Applications Vertical Competitive Analysis, 12/2004 9 Western European ERP Applications Competitive Analysis ,2004 – 12/2004 9 GartnerGroup Inc. - Hype Cycle for Government, 2005 - 07/2005.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 99 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

2. Situación actual del Mercado.

Administraciones Públicas Españolas: En los últimos años las Administraciones Públicas Españolas han realizado un esfuerzo inversor importante para modernizar sus Sistemas de Información en general, y en particular los vinculados con la Gestión Económico-Financiera: 9 Administración General del Estado: Hasta hace unos años la implantación de este tipo de soluciones paquetizadas ERP se concentraba en Organismos y Entidades de tamaño medio o pequeño. Una vez probada su eficacia en éstos, en los últimos años se ha experimentado un auge en la tendencia de implementar este tipo de soluciones en Ministerios y Organismos dependientes de la Administración General del Estado de mayor tamaño. A continuación indicamos un conjunto de ejemplos ilustrativos: 9 Ministerio de Medio Ambiente (Gestión de Expedientes de Contratación) 9 Ministerio de Justicia (Recursos Humanos) 9 Ministerio de Economía y Hacienda (Gestión Financiera) 9 Ministerio de Sanidad y Consumo (Gestión Financiera) 9 Ministerio de Educación, Cultura y Deporte (Gestión Financiera) 9 Dirección General de la Policía (Gestión Financiera) 9 Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (Gestión Financiera) 9 Comunidades

Autónomas:

en

este

ámbito

se

ha

consolidado

la

implantación de soluciones paquetizadas ERP para soportar la gestión económico-financiera en un conjunto importante de Comunidades, aunque existen algunas comunidades que utilizan otro tipo de soluciones, incluyendo en menor grado los desarrollos a medida.

9 Administración Local: la situación es mucho más diversa, a causa de la diferencia de necesidades, magnitud y capacidad de inversión de los distintos Ayuntamientos. Los Ayuntamientos de mayores dimensiones (Madrid, Barcelona) han apostado claramente por soluciones paquetizadas ERP en los últimos años. Los municipios de tamaño medio o pequeño presentan diversidad de soluciones, entre las cuales cabe destacar la progresiva expansión de soluciones paquetizadas específicas para las Administración local, aunque también abunda la utilización de desarrollos a medida.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 100 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

A continuación podemos observar gráficamente la distribución actual de este tipo de soluciones en el ámbito de las Comunidades Autónomas y Principales Ayuntamientos: CCAA y Ayuntamientos principales

Solución ERP - SAP Solución ERP - Oracle Desarrollos a medida

Administraciones Públicas Internacionales A

continuación

indicamos

una

serie

de

referencias

internacionales

de

implantaciones de soluciones ERP, ilustrativas de la creciente tendencia dentro de las Administraciones Públicas de utilizar estas soluciones para soportar sus procedimientos operativos de gestión: 9 En el área de Defensa: 9 Ministerio de Defensa de Alemania 9 Ministerio de Defensa de Dinamarca 9 Ministerio de Defensa de Finlandia 9 Ministerio de Defensa de Holanda 9 Ministerio de Defensa de Gran Bretaña 9 Ministerio de Defensa de Noruega 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 101 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

9 Ministerio de Defensa de Polonia 9 Armada de Portugal 9 Armada de Francia 9 Armada de Italia 9 Ministerio de Defensa de Estados Unidos 9 Ministerio de Defensa de Canadá 9 Ministerio de Defensa de Singapur 9 Ministerio de Defensa de Nueva Zelanda 9 Ejercito del Aire de Turquía 9 Agencia de Suministros y Mantenimiento de la OTAN Como puede observarse, un buen número de Ministerios de Defensa vinculados a la OTAN, así como esta propia Organización, han apostado por soluciones ERP para distintos ámbitos de gestión (Económico-financiero, logístico, etc.).

Solución ERP Otras soluciones

9 Gobiernos Estatales 9 Ministerios de Economía, Finanzas e Industria de Francia 9 Departamento de Justicia de Irlanda 9 Ministerio de Justicia de los Países Bajos 9 Departamento del Tesoro de Estados Unidos 9 Instituto Nacional de Seguros de Costa Rica 9 Ministerio de Finanzas de Brunei 9 Oficina Australiana de Impuestos

9 Administración Regional y Local 9 Ministerio de Finanzas del Estado de Hessen (Alemania) 9 Estado de Upper (Austria) 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 102 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

9 Ayuntamiento de Copenhage 9 Ayuntamiento de Viena 9 Ayuntamiento de Stuttgart 9 Estado de Kansas (EEUU) 9 Estado de Connecticut (EEUU) 9 Estado de Louisiana (EEUU) 9 Estado de Guanajuato (Méjico) 9 Condado de Erie (Nueva York) 9 Estado de Queensland (Australia) 9 Ciudad del Cabo (Sudáfrica)

9 Otras Organizaciones 9 Comisión Europea 9 NASA

3. Tendencias del mercado

Introducción En este apartado indicamos cuales son las principales tendencias del mercado en el ámbito de los Sistemas de Gestión tanto en el caso de Administraciones Públicas, como en el conjunto de sectores económicos, a partir del análisis detallado de diversos estudios elaborados por analistas independientes especializadas en el ámbito de las tecnologías de la información (Gartner Group, AMR Research, IDC), referentes a: 9 Previsión del crecimiento del volumen de negocio del mercado de ERP’s.

9 Cuotas de mercado y comparativas de los proveedores de ERP’s.

9 Análisis del grado de madurez de distintas soluciones tecnológicas en el sector de Administraciones Públicas.

La información suministrada se desglosa en distintos ámbitos geográficos: 9 Mercado Internacional 9 Mercado Europeo 9 Mercado Español

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 103 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

3.1. Previsiones de crecimiento:

A. Mercados Internacional, Europeo y Español (todos los sectores de actividad): 9 Según IDC, el mercado internacional de ERP alcanzó los 26,5 billones de dólares en ventas en 2004, y se espera que alcance los 39 billones de dólares en 2009, lo que supone un crecimiento anual del 8,2%.

9 IDC pronostica que el volumen de negocio de ERP’s en Europa se incrementará un 3,8% hasta los 7,42 billones de dólares en el 2005 y alcanzarán los 8,80 billones de dólares en 2009 con un crecimiento anual del 4,3%.

9 En el mercado español se prevé un incremente del volumen de negocio de las soluciones ERP, desde los 312 millones de dólares en 2004 hasta alcanzar los 429 millones de dólares en 2009, lo que supone un crecimiento anual del 4,9%.

Facturación de licencias Software ERP (Millones de dólares) Mercados

2004

Internacional

2005

2006

2007

2008

26.576 28.500

31.160

34.003

36.794

39.404

2009 Crecim. 04-09 8,2%

Europeo

7.150

7.424

7.789

8.156

8.488

8.805

4,3%

Español

312

335

360

385

407

429

4,9%

Fuent e: IDC (Agost o 2005)

45.000

10.000

500

40.000

9.000

450

35.000

8.000

400

7.000

350

6.000

300

5.000

250

4.000

200

3.000

150

10.000

2.000

100

5.000

1.000

50

0

0

30.000 25.000 20.000 15.000

Internacional

2004 2005 2006 2007 2008 2009

0 Europeo

Español

© Copyright IDC. Fuente: Worldwide ERP Applications 2005-09 Forecast and 2004 Vendor Share / 08-2005 Fuente: Western European ERP Application Forecast 2005-09 / 07-2005

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 104 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

B. Administraciones Públicas (Mercados Europeo y Español): 9 Gartner Group pronostica un importante aumento del volumen de negocio en el mercado europeo de soluciones ERP, con previsiones que alcanzan los 353 millones de dólares en 2008, y un ritmo de crecimiento anual del 7,0%.

9 Cabe destacar que el sector de Administraciones Públicas es uno de los sectores donde se espera que se alcance un mayor crecimiento.

9 Dentro de este sector, las áreas de defensa e interior liderarán el crecimiento en los próximos años.

9 Las previsiones para el sector de Administraciones Públicas en España indican un crecimiento anual del 7,35%, mayor que la previsión del conjunto del mercado Europeo.

Facturación de licencias Software ERP (Millones de dólares) Vertical

2003

2004

2005

2006

2007

2008 % Anual

Área de Gobierno en España

11,6

12,4

13,4

14,4

15,5

16,5

7,35%

Área de Gobierno en Europa

251,6

268,8

289,4

310,2

332,1

353,1

7,00%

Fuente: Gartner Dataquest (Enero 2005)

400,0

18,0

350,0

16,0

300,0

14,0

2003

12,0

2004

10,0

2005

8,0

2006

6,0

2007

4,0

2008

250,0 200,0 150,0 100,0 50,0

2,0

0,0

0,0

Europa

España

© Copyright GartnerGroup Inc. Fuente: Enterprise Application Software by Vertical Industry, Europe, 2003 -2008- 02/2005

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 105 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

C. Comparativa por ámbitos de gestión: 9 En relación al grado de implantación de soluciones ERP en Europa en los distintos ámbitos de gestión (económico financiero, logística, recursos humanos, etc.), IDC identifica que las soluciones de Gestión económico – financieras son las que presentan un mayor volumen de implantaciones (31,0% del total en 2004).

9 La previsión para el año 2009, es que dichas soluciones continúen siendo las de mayor volumen (29,8% del total).

Área de mercado Aplicaciones financieras HCM CRM SCM Aplicaciones de ingeniería Otras ERM OMA Total aplicaciones ERP Crecimiento anual (%)

2004 2219,7 779,4 593,4 1335,6 86,9 1251,7 883,5 7150,2 1,40%

2005 2261,4 812,5 637,3 1394,4 96,1 1289,3 933 7424 3,80%

2006 2322,5 858 696,1 1465,6 105,7 1351,1 990,8 7789,9 4,90%

2007 2380,6 900 761,6 1535,9 116,1 1413,3 1049,3 8156,8 4,70%

2008 2418,6 942,3 831,6 1600,4 126,6 1468,2 1100,7 8488,5 4,10%

2009 Cuotas en 2004 2450,1 31,00% 982,9 10,90% 901,7 8,30% 1663,6 18,70% 137,4 1,20% 1518,1 17,50% 1151,4 12,40% 8805,1 100,00% 3,70%

Crecimiento 04-09 2,00% 4,70% 8,70% 4,50% 9,60% 3,90% 5,40% 4,30%

Cuotas en 2009 29,80% 11,00% 8,90% 18,80% 1,40% 17,30% 12,70% 100,00%

Notas: Las áreas de mercado han sido definidas según las definiciones de mercados agregados de IDC. - HCM significa gestión de capital humano e incluye gestión de nómina.

- CRM significa gestión de las relaciones con el cliente e incluye ventas, marketing y usos de información y reclamaciones.

- SCM significa aplicaciones para la gestión de cadena de suministro e incluye logística, planificación de producción y gestión de inventarios.

- Otros ERM se refiere a soluciones para la gestión de otros recursos de empresa e incluye la gestión de pedidos, la gestión de los activos de la empresa y aplicaciones analíticas del proceso de negocio.

- OMA se refiere a aplicaciones para las fabricación y operaciones de la empresa e incluye la gestión de operaciones de servicios, la fabricación, y otros trabajos de back-office.

Cuotas de las áreas de mercado ERP en Europa 2005

12,7%

29,8%

Aplicaciones financieras HCM

17,3%

CRM SCM

1,4%

Aplicaciones de ingeniería Otras ERM

18,8%

8,9%

11,0%

OMA

© Copyright IDC. Fuente: Western European ERP Applications Forecast, 2005-2009 - 07/2005

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 106 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

3.2. Cuotas de mercado: A. Mercado Internacional: 9 Según un estudio realizado por AMR Research, el proveedor líder en el mercado de soluciones ERP en 2005 sigue siendo SAP, con un volumen del mercado internacional cercano al 45%, a pesar de la adquisición de PeopleSoft por parte de Oracle, los cuales de forma conjunta obtienen una cuota de mercado del 20%.

Facturación de Software ERP, por proveedor, en el mercado internacional

Rango

Proveedor

2004

Previsión ($M) 2005 ($M)

Cuota de mercado 2004

Previsión cuota de mercado 2005

Previsión crecimiento 2004/05

1

SAP

9372

10403

40%

43%

11%

2

PeopleSoft

2880

0

12%

0%

-100%

3

Oracle

2465

4534

10%

19%

84%

4

Sage Group

1243

1375

5%

6%

11%

5

Microsoft Bus

775

891

3%

4%

15%

6

SSA Global

700

700

3%

3%

0%

Otros

6214

6385

27%

25%

3%

23649

24288

100%

100%

3%

Total

* Oracle adquirió PeopleSoft el 28 de Diciembre del 2004

Previsiones de cuotas de mercado ERP en 2005

43,0%

25,0%

SAP Oracle Sage Group

3,0%

Microsoft Business Solutions SSA Global

4,0%

Otros

19,0%

6,0%

© Copyright AMR Research Fuente: Market Analytix Report: Enterprise Resource Planning, 2004 – 2009 - 02/2005 B. Mercado Europeo:

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 107 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

9 En el mercado europeo, es más evidente el liderazgo de SAP, con un 41,2% del volumen de mercado en 2004.

9 Además en este mercado, sus competidores más cercanos tienen cuotas de mercado menores que en el ámbito internacional: Oracle (incluyendo PeopleSoft) únicamente alcanza un 11,3% del mercado en 2004.

Facturación de licencias Software ERP, por proveedor, en Europa, 2004 (Millones de dólares) Rango

Proveedor

2003

2004

Cuota de Crecimiento mercado 2004 2003/04

1

SAP

2569,10

2947,20

41,2%

14,7%

2

Oracle Corporation

684,10

806,40

11,3%

17,9%

3

Sage Group PLC

227,00

290,10

4,1%

27,8%

4

Microsoft Business Solutions

197,00

219,70

3,1%

11,5%

5

SSA Global Technologies

147,70

168,50

2,4%

14,1%

Otros

2.587,4

2.718,2

37,9%

5,1%

6.412,3

7.150,1

100,0%

11,5%

Total

Cuotas de mercado ERP en Europa 2004

SAP

37,9%

41,2%

Oracle Corporat ion Sage Group PLC M icrosoft Business Solutions SSA Global Technologies

2,4%

Otros

3,1% 4,1%

11,3%

© Copyright IDC Fuente: Western Europe ERP Applications Shares, 2004 – 09/2005

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 108 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

C. Mercado Español: 9 En el mercado español, SAP es líder de mercado con una cuota del 42,9% en 2003, para el conjunto de sectores de actividad.

9 En el sector de Administraciones Públicas, aunque este porcentaje es menor, SAP continúa siendo el líder del mercado de soluciones ERP (29,1% del mercado en 2003).

Conjunto de Sectores

Facturación de licencias Software ERP, por proveedor, en España, 2003 (Millones de dólares) Rango Proveedor

2003

Cuota de m ercado 2003

1

SAP

98,9

42,90%

2

Microsoft Business Solutions

25,6

11,10%

3

Oracle Corporation

23,2

10,10%

4

SSA Global Technologies

10,4

4,50%

5

PeopleSoft

7,1

3,10%

Otros

65,2

28,30%

Total

230,5

100,00%

Fuente: IDC, 2004

Cuotas de mercado ERP en España 2003

42,9%

28,3%

SAP M icrosof t Business Solutions Oracle Corporat ion SSA Global Technologies

3,1%

PeopleSof t

4,5%

Ot ros

10,1%

11,1%

© Copyright IDC Fuente: Western Europe ERP Applications Vertical Competitive Analysis, Diciembre 2004

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 109 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Sector Público

Facturación de licencias Software ERP, por proveedor, área de Gobierno en España, 2003 (Millones de dólares) Rango Proveedor

2003

Cuota de m ercado 2003

1

SAP

5,3

29,10%

2

Oracle Corporation

3,3

18,00%

3

Microsoft Business Solutions

1,3

7,10%

4

PeopleSoft

0,7

4,10%

5

Exact Softw are Otros

0,2 7,3

1,30% 40,50%

Total

18,1

100,00%

Fuente: IDC, 2004

Cuotas de mercado ERP en Gobierno España 2003 29,1%

SAP Oracle Corporat ion

40,5%

M icrosof t Business Solut ions PeopleSof t Exact Sof t ware

1,3%

Ot ros

4,1%

7,1%

18,0%

© Copyright IDC Fuente: Western Europe ERP Applications Vertical Competitive Analysis, Diciembre 2004

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 110 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

3.4. Madurez de las soluciones tecnológicas en el sector público 9 El fuerte posicionamiento que las soluciones ERP ocupan actualmente en el mercado, presenta una correlación directa con su situación dentro del Gráfico de Madurez de las distintas soluciones tecnológicas elaborado por Gartner Group para el Sector Público, en el cual se modeliza la introducción y la evolución de nuevas tecnologías.

9 En dicho gráfico se puede identificar a las soluciones ERP como un entorno tecnológico maduro. Esto conlleva que las implantaciones de estos productos en presenten un índice de fiabilidad y garantía de éxito considerable, lo que posibilita una convergencia de las expectativas de la organización con los resultados obtenidos a medio plazo.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 111 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4. Ventajas e inconvenientes

Introducción: En este apartado indicamos cuales consideramos son las ventajas e inconvenientes principales de la utilización de una solución ERP o bien de una aplicación desarrollada a la medida, para soportar la Gestión Económico-financiera de un Administración Pública, para cada uno de los siguientes ámbitos: 9 Funcional 9 Tecnológico Los aspectos indicados en este apartado son de carácter general, sin entrar en aspectos específicos de las soluciones que se analizan posteriormente en este documento.

1. Ámbito funcional

SOLUCIÓN ERP 9 La solución base ya está desarrollada, la cual soporta los principales procesos de gestión, especialmente en aquellas soluciones específicas para Sector Público.

9 El esfuerzo en el proceso de implantación se centra en la parametrización de la solución y en la implementación de algunos desarrollos complementarios.

9 Mayor facilidad y menor riesgo en la implantación.

9 Proporcionan una mayor flexibilidad y agilidad para adaptar el sistema a nuevos requerimientos internos y requisitos legales, los cuales en gran medida son implementados por el propio proveedor del software.

9 Las soluciones ERP disponen de herramientas para la generación flexible y dinámica de informes, adaptados a las necesidades específicas de cada colectivo de usuarios.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 112 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

9 La solución base incorpora la funcionalidad correspondiente a otros ámbitos de gestión (logística y mantenimiento, Recursos Humanos, Cuadros de Mando, etc.).

9 Generalmente los ERP incorporan soluciones avanzadas de workflow, integración con firma electrónica, gestión documental y otro tipo de herramientas innovadoras.

DESARROLLO A MEDIDA 9 Generalmente es necesario desarrollar (o adaptar) toda la solución; acostumbran a no presentar una estructura parametrizable para soportar nuevos procesos e incorporar nuevas Entidades.

9 Implican un proceso de implementación de la solución tradicional: diseño funcional y técnico, desarrollo, pruebas, implantación y puesta en producción.

9 El proceso de implantación es complejo y su puesta en producción conlleva un mayor riesgo inherente.

9 La

implementación

de

las

adaptaciones

ante

nuevos

requisitos

y

requerimientos requieren en la mayoría de los casos una modificación en la configuración y programación del sistema, la cual tiene que ser realizada específicamente en cada sistema propietario.

9 Para obtener unos mecanismos de generación de informes equiparables en prestaciones y usabilidad, generalmente es necesario integrar alguna solución paralela de generación de informes.

9 Para integrar la funcionalidad correspondiente a los mencionados ámbitos de gestión, éstos se tendrían que desarrollar en plataformas similares a la solución económico – financiera.

9 Para poder disponer de soluciones avanzadas de workflow, se tendría que optar por integrar al sistema desarrollado, productos de mercado que incorporen herramientas de este tipo.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 113 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

2. Ámbito tecnológico

SOLUCIÓN ERP 9 Unicidad de la Base de Datos, lo cual permite obtener información coherente en tiempo real de cada ámbito de gestión orgánico y funcional.

9 Los ERP’s incorporan herramientas potentes para integrarse con otros sistemas externos, las cuales están alineadas con los principales estándares internacionales.

9 Las soluciones están alineadas con las nuevas tecnologías.

9 Las nuevas versiones están orientadas al entorno Internet, con unos niveles de rendimiento y seguridad adecuados.

9 Los servicios de mantenimiento del sistema pueden realizarlos distintos proveedores existentes en el mercado, en un régimen de competencia.

DESARROLLO A MEDIDA 9 En arquitecturas distribuidas, no existe unicidad de las Bases de Datos, lo cual puede generar incoherencias y descuadres en la información generada.

9 La integración con aplicaciones externas generalmente se realiza a través de métodos más arcaicos.

9 Alto riesgo de obsolescencia tecnológica a medio- largo plazo.

9 En la mayoría de casos, se tiene que desarrollar (o adaptar) las soluciones para que sean accesibles a través de Internet.

9 El mantenimiento del sistema está plenamente condicionado al proveedor que ha implementado la solución, lo cual tiene un impacto directo en su coste.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 114 -

Los Sistemas de Informaciรณn en las AAPP. Situaciรณn actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

4.5.3

El caso de implantaciones SAP en la gestiรณn econรณmico financiera en distintos niveles de la administraciรณn.

Alcance y situaciรณn actual de las implantaciones SAP realizadas El objetivo de este apartado es aportar informaciรณn sobre las diferentes implantaciones del sistema SAP de Contabilidad Presupuestaria y econรณmico-financiera que hasta la fecha se han realizado en las distintas Comunidades Autรณnomas y Ayuntamientos (miembros del Grupo de Usuarios Sector Pรบblico de SAP).

Cronograma de implantaciones: 2000-Govern de les IlIes Balears 2001-Comunidad Foral de Navarra, Generalitat de Catalunya 2002-Regiรณn de Murcia, Junta de Comunidades de Castilla-LaMancha, Junta de Castilla y Leรณn 2003-Principado de Asturias, Ajuntament de Barcelona 2004-Ayuntamiento de Madrid 2005-Gobierno de Aragรณn Generalitat de Catalunya El proyecto de implantaciรณn del sistema integrado de gestiรณn econรณmico- financiera en la Generalitat de Catalunya comenzรณ durante el aรฑo 2000 con el desarrollo de los siguientes mรณdulos: Elaboraciรณn y ejecuciรณn del presupuesto, Tesorerรญa, Contabilidad extra presupuestaria y financiera, incluyendo la Gestiรณn del habilitado tanto de anticipas de caja fija como de gastos a justificar.

El proyecto, que estรก en producciรณn desde Enero de 2002, afectรณ a un total de 2.000 usuarios procedentes de diversos departamentos de la Generalitat, organismos autรณnomos, Institut Catala de la Salut, Institut Catala d' Assistencia i Serveis Socials, Servei Catala de la Salut, Consorcis, Sindicatura de Comptes de Catalunya y Parlamento.

El segundo mรณdulo se implantรณ en 2003-2004 en el mismo รกmbito organizativo y fue el Business Warehouse (BW) En octubre de 2005 se iniciรณ el proyecto de desarrollo del mรณdulo contabilidad de costes, que durรณ hasta marzo de 2006 y se instalรณ en dos departamentos piloto: Interior y Justicia. Durante 2007 se ha continuado su extensiรณn a otros departamentos.

4. Definiciรณn y Caracterizaciรณn de los Grandes Sistemas de Informaciรณn en las AA. PP. - 115 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

En el ejercicio 2006 se amplió el ámbito organizativo del BW,

incluyendo la

información de empresas públicas. A lo largo de ese periodo la Generalitat migró a la versión 4.7 en los módulos de Elaboración y ejecución del presupuesto (IS-PSe), Financiero (FI), Contabilidad de costes (CO) y Activos fijos (AM), ya la 3.1en el Business Warehouse (BW).

La versión 4.7 del módulo FSCM (Endeudamiento) tuvo su periodo de implantación de julio de 2006 a diciembre del mismo año, y entró en productivo en febrero de 2007.

A lo largo de este año, concretamente en junio, entrará en plena producción la versión extendida 4.6.C de los módulos Financiero y de Tesorería (FI-TR), que incluyen la elaboración del presupuesto y la I planificación de tesorería y el cash-pooling, el cual, en una primera fase, abarca 44 organismos públicos.

En el ámbito organizativo de I 'Institut Catala de la Salut se está implantando el módulo de Compras para la gestión de almacenes (MM) y se ha iniciado el desarrollo del módulo de Gestión hospitalaria.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 116 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Descripción funcional de la Solución SAP Económico-Financiero para el Sector Público Características generales del sistema Como características principales del sistema destacar las siguientes: •

El sistema está dotado de una base de datos única, accesible por la entidad o centro de gasto con el nivel de desagregación que se defina. Dicho acceso puede limitarse en función del perfil asignado.

•

Incorpora una herramienta de gestión de flujo de trabajo (Work Flow) y un gestor de expedientes que permiten la definición abierta de las distintas fases de los procedimientos administrativos: la gestión documental y definición de las plantillas necesarias, la gestión de la firma electrónica vinculada a documentos o ficheros del expediente, la integración en un único proceso de los actos contables presupuestarios y los actos administrativos, así como la perfecta integración de las herramientas corporativas de gestión de expedientes existentes en la entidad.

•

Garantiza la identidad de los usuarios del sistema en cada una de las operaciones realizadas, la confidencialidad de las operaciones, y la utilización de la firma electrónica avanzada.

•

Garantiza un intercambio automatizado de datos con otros sistemas de información corporativos.

•

Incorpora

procedimientos

de

entradas

y

salidas

masivas

de

datos

estableciendo para ello los mecanismos de seguridad y control necesarios. .Permite la actualización de datos de manera centralizada con fecha diferente a la de sistema.

En lo referente a la generación de información el sistema: •

Incluye un módulo o subsistema de información para la dirección, de acuerdo con los cuadros de mandos que se diseñen de manera centralizada, así como la posibilidad de una creación a medida de dicha información por el usuario.

•

Es accesible mediante un navegador estándar, minimizando (y preferiblemente eliminando) la instalación de software en cada uno de los clientes. En ese sentido, es posible acceder al sistema a través de la Intranet de la Administración o de Internet.

•

Dispone de capacidad de navegación en la información generada, tanto a mayor detalle como a mayor nivel de agregación.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 117 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Permite la definición, el cálculo automático, el seguimiento en el tiempo y la comparación de indicadores de gestión. Además, facilita la agrupación de estos indicadores en cuadros de mando y, adicionalmente, puede incluir mecanismos sencillos e intuitivos de representación gráfica de la situación de los valores constitutivos de estos cuadros.

•

Da soporte a la generación de información a todos los niveles de la organización, en función de las tareas que sean propias y útiles en los procesos de planificación, gestión, evaluación y control de las actividades económico-financieras de las organizaciones.

•

Contempla la integración de herramientas microinformáticas, de forma que los datos se puedan traspasar fácilmente desde el sistema a este tipo de aplicaciones.

En relación a la seguridad y operatividad el sistema: •

Asegura la posibilidad de la utilización de la firma electrónica avanzada.

•

Dispone de un "log" mediante el cual los administradores pueden conocer todos los datos relativos al usuario que haya realizado una transacción o consulta en el sistema.

•

Permite una gestión centralizada de definición de perfiles de usuarios, así como los procesos de seguridad, autorizaciones, altas y bajas.

•

Garantiza que el tiempo de respuesta de cualquier proceso, excepto aquellos que se califiquen por el contratante como de obtención diferida, sea inapreciable para el usuario.

En general, el sistema: •

Dispone de mecanismos de ayuda interactiva y contextual.

•

Posee una interfaz gráfica con un diseño adecuado a los estándares y normas, facilitando su utilización al usuario, cualquiera que sea su perfil.

•

Facilita la mejora, la simplificación y la racionalización de los diversos procedimientos.

Alcance funcional En el siguiente apartado se describe el alcance funcional de los módulos de la solución estándar de SAP Económico-Financiero para el Sector Público español (IS-PSe).

Concretamente, los módulos o áreas funcionales que se cubren con la solución SAP ISPSe son los siguientes: 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 118 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Elaboración y edición del presupuesto.

•

Contabilidad presupuestaria.

•

Contabilidad extrapresupuestaria.

•

Contabilidad financiera.

•

Contabilidad analítica o de gestión.

•

Planificación, programación y gestión de proyectos.

•

Gestión de terceros.

•

Gestión de tesorería.

•

Contabilidad patrimonial.

•

Gestión de expedientes.

•

Gestión de compras (logística y aprovisionamiento + eProcurement).

•

Gestión de la información.

Elaboración y edición del presupuesto El presente apartado describe el subsistema de Elaboración del presupuesto de la solución SAP IS-PSe que, como indica el gráfico siguiente, aporta toda una serie de funcionalidades, desde el mantenimiento de los datos maestros y estructura presupuestaria, hasta la elaboración del presupuesto final.

Estructura presupuestaria: •

Creación y mantenimiento de la estructura presupuestaria, contemplando las clasificaciones orgánica, funcional y económica, y permitiendo la posibilidad de extensión a otras clasificaciones (por ejemplo la territorial).

•

La definición de cada una de estas clasificaciones se puede hacer de forma flexible, tanto en estructura (número de caracteres y número de niveles de desagregación) como en contenido.

•

Los proyectos de inversión y de gasto en general se contemplan en una estructura paralela (Elementos PEP) que se relaciona con las aplicaciones presupuestarias en el módulo de Proyectos de gasto.

•

Creación y mantenimiento de las tablas de codificación de las clasificaciones y de sus desagregaciones (epígrafes) correspondientes.

•

Creación y mantenimiento de diferentes versiones de presupuesto por ejercicio, que permiten mantener distintas fases de elaboración así como realizar simulaciones.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 119 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Parametrización flexible de las versiones para cada Entidad y Ejercicio, permitiendo configurar la forma en que se va a trabajar con ellas: orden de las clasificaciones

que

forman

la

estructura

presupuestaria,

nivel

de

descentralización del presupuesto (máximo desglose del centro gestor), identificación de clases de importe a presupuestar (libre disposición y plurianual y/o comprometido), funcionamiento del desglose de importes, aplicaciones permitidas o excluidas, bloqueo de capítulos para la versión, establecimiento de controles de importe máximo, etc.

•

Asignación de distintas versiones descentralizadas para cada uno de los centros gestores del presupuesto al nivel determinado, y en tantas versiones centralizadas como sea preciso (hasta cien), para reunir la información conjunta. Los usuarios accederán a unas u otras versiones en función de su nivel de autorización.

•

El sistema permite la desagregación de presupuestos de gastos y de ingresos.

Proceso de elaboración del presupuesto •

El módulo de Elaboración del presupuesto permite la gestión descentralizada y/o centralizada de los anteproyectos de presupuesto de gastos e ingresos, tanto en lo relativo a las dotaciones presupuestarias, como al articulado del Proyecto de Ley, memorias, objetivos e indicadores.

•

El sistema permite la elaboración del Presupuesto General Consolidado de la Administración, debiendo para ello consolidar a su vez los presupuestos de todas las entidades que se determinen por la entidad.

•

Así, se obtiene el presupuesto consolidado de cada uno de los departamentos definidos,

que

suele

estar

formado

por

la

correspondiente

sección

presupuestaria más el presupuesto de los organismos y entidades públicas adscritas a ese departamento. También se posibilita la elaboración de un presupuesto consolidado del conjunto global del Sector Público Administrativo y Empresarial (incluyendo todos los departamentos, organismos y entidades de derecho público que desarrollen actividades de carácter administrativo y empresarial, las empresas públicas y las fundaciones y los consorcios).

Posibilita la entrada de datos, modificaciones y correcciones en los distintos niveles de elaboración solicitados por la Administración, así como la creación y el mantenimiento de las diferentes versiones de presupuesto en cada uno de los niveles anteriores.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 120 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Existe un enlace automático de las diferentes versiones y la posibilidad de bloqueo de versiones presupuestarias.

•

El sistema permite la realización de simulaciones a partir del presupuesto del ejercicio anterior, a base de aplicar tasas de incremento o disminución porcentual por capítulos, artículos, etc, o cantidades fijas, permitiendo también el bloqueo de aplicaciones presupuestarias.

•

Contempla

la

comparativa

de

resultados

entre

diversos

ejercicios

presupuestarios y entre diversas versiones.

•

Posibilita la incorporación de las enmiendas aprobadas por las Cortes en el Proyecto de Ley de Presupuestos, a efectos de determinar la Ley de Presupuestos y verificar que dichas enmiendas cumplen con la normativa vigente.

•

.Permite el procedimiento excepcional de generación de un presupuesto prorrogado a partir del presupuesto del ejercicio inmediatamente anterior, facilitando la incorporación de retenciones, bloqueos de aplicaciones presupuestarias y otras figuras análogas, con el objeto de realizar una coherente ejecución del presupuesto aprobado tras la prórroga.

•

El sistema permite la incorporación de los presupuestos elaborados correspondientes a: -

Gastos de personal, transferencias corrientes y capital, inversiones reales y activos financieros.

-

Gastos de empresas públicas, entidades de derecho público que desarrollen

actividades

de

carácter

empresarial,

fundaciones

y

consorcios.

•

Facilita la elaboración de la cuenta financiera, consolidada y sin consolidar, de la que se obtendrá el déficit público no financiero y la capacidad o necesidad de financiación de la Administración Pública correspondiente, entre otras magnitudes.

•

Facilita la extracción de información necesaria para la edición del proyecto de presupuestos, tanto en soporte papel como digital, una vez aprobado por la Administración y de la Ley de Presupuestos.

•

Diseña y genera informes de gestión y de control, incluyendo los documentos base para la edición formal del presupuesto.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 121 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Expedientes de gestión del presupuesto: •

El sistema incluye un módulo para la tramitación de expedientes que afectan al presupuesto del ejercicio corriente ya presupuestos de ejercicios futuros, considerando para ello los siguientes procedimientos: -

Modificaciones presupuestarias.

-

Reajustes del presupuesto dentro del ámbito de la vinculación presupuestaria y las modificaciones de proyectos de gasto y de inversión.

•

-

Tramitación de gastos plurianuales y anticipados.

-

Imputaciones de créditos en el ejercicio corriente.

El sistema permite además: -

La

definición

de

los

niveles

de

vinculación

de

los

créditos

presupuestarios, con total flexibilidad y con la posibilidad de poder establecer excepciones a cualquier nivel de aplicación presupuestaria.

•

La realización de modificaciones presupuestarias a lo largo de la ejecución del presupuesto, entendiéndose por tales aquellas operaciones que supongan una alteración cuantitativa o cualitativa de los créditos, por encima del nivel de vinculación aprobado en la Ley de Presupuestos. Previamente a la contabilización de las operaciones de modificación, el sistema verifica que las modificaciones presupuestarias se producen en condiciones de equilibrio y que cada figura se financia en función de lo regulado por la legislación vigente.

-

El tratamiento específico de modificaciones presupuestarias que afectan a múltiples secciones presupuestarias: gestiones unificadas de créditos, incremento retributivo en el capítulo primero y otros análogos.

-

La tramitación del procedimiento de registro, análisis, informe y aprobación de gastos plurianuales y anticipados, contabilizando de forma separada los compromisos adquiridos para ejercicios futuros.

-

La imputación al presupuesto corriente de obligaciones generadas en ejercicios anteriores, incluyendo la información acumulada sobre la existencia o no de remanente de crédito en el ejercicio de procedencia dentro del ámbito de vinculación presupuestaria.

-

El sistema proporciona información sobre las modificaciones aprobadas según

el

tipo

de

modificación,

estructura

presupuestaria

y

determinación de su carácter (consolidado o no) para próximos ejercicios presupuestarios.

-

Posibilita

la

apertura

de

nuevas

aplicaciones

presupuestarias,

reasignación de créditos dentro del nivel de vinculación orgánica, 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 122 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

funcional y económica, legalmente establecido. Asimismo, permite la creación, modificación, desglose y redistribución de proyectos de gasto e inversión.

Contabilidad presupuestaria En este apartado se describen todas las operaciones que se realizan en el ámbito de la gestión presupuestaria, además de aquellas que tienen reflejo en la contabilidad general.

Apertura y cierre de ejercicio •

El sistema posibilita la apertura de la contabilidad y la ejecución del ejercicio corriente sin haber cerrado el ejercicio anterior. Esto significa que se pueden efectuar operaciones simultáneas en el ejercicio que se abre y en el anterior.

•

La carga del presupuesto inicial de la Administración cliente puede realizarse de forma automática desde el módulo de Elaboración del Presupuesto, en todas las entidades.

•

La carga considera de forma automatizada el nivel de vinculación exigido por las normas presupuestarias.

•

El sistema permite la imputación al presupuesto del ejercicio de las operaciones y modificaciones realizadas en el periodo de prórroga legal, cuando se produzca este supuesto.

Apertura del presupuesto La apertura del presupuesto contempla las siguientes funcionalidades: •

El sistema permite abrir, de forma independiente, el presupuesto de ingresos y el de gastos mediante su carga desde el módulo de Elaboración del Presupuesto.

•

El sistema incorpora, por defecto, la tabla de vinculación entre las aplicaciones

presupuestarias,

no

presupuestarias

y

las

cuentas

patrimoniales del ejercicio inmediatamente anterior, posibilitando la modificación de las tablas de vinculación.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 123 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

En el caso de que se modifique la codificación de las partidas presupuestarias, por ejemplo por alteraciones de estructura orgánica, el sistema imputa las operaciones registradas a las aplicaciones definitivas.

Prórroga presupuestaria.

•

El sistema prevé la posibilidad de prórroga presupuestaria legal. En ese caso carga el presupuesto inicial como máximo por el importe de los créditos iniciales del presupuesto cerrado.

•

Tras la aprobación del presupuesto del ejercicio por el organismo competente, el sistema realiza la anulación de las partidas iniciales de ingresos y gastos prorrogados, la carga del nuevo presupuesto, así como el registro e imputación al nuevo presupuesto de todas las operaciones realizadas en el periodo de prórroga.

Incorporación de remanentes •

El sistema dispone de los procesos que permiten continuar la gestión de los expedientes de gasto del ejercicio que concluye que no hayan sido ejecutados en su totalidad, mediante la incorporación del remanente de crédito al ejercicio siguiente: -

Determina el saldo a traspasar en cada una de las fases del ejercicio que concluye. Para ello dispone de un mantenimiento por pantalla que permite seleccionar los documentos de crédito, retenidos, autorizados y dispuestos.

-

Permite controlar y conocer el saldo de cada remanente en función de las incorporaciones autorizadas. El control de saldo se realiza por posición

presupuestaria

o

por

un

conjunto

de

posiciones

presupuestarias (en el caso de posiciones vinculadas).

-

Se dispone de un proceso que permite definir normas de remodificación de aplicaciones indicando la aplicación origen del presupuesto que concluye y el destino en el nuevo presupuesto. Estas normas de recodificación pueden ser de una aplicación origen a "n" aplicaciones de destino.

-

La carga de remanentes se puede realizar por estructura orgánica.

-

Los remanentes son incorporados a los créditos del ejercicio corriente a través de las oportunas modificaciones presupuestarias, que pueden diseñarse de forma automatizada en el sistema.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 124 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Cierre y traspaso de datos al nuevo ejercicio •

El sistema permite cerrar de forma independiente el presupuesto de ingresos y el de gastos.

•

En el proceso de cierre definitivo realiza las siguientes operaciones: -

Determinación automática de los remanentes de crédito que legalmente se pueden incorporar para realizar el traspaso de esta información al nuevo ejercicio.

-

Traspaso y contabilización en el nuevo ejercicio de los compromisos de gastos plurianuales procedentes del ejercicio anterior.

-

Traspaso de los saldos de cuentas financieras y patrimoniales del ejercicio que concluye al ejercicio que se abre.

-

Traspaso de los saldos de las operaciones no presupuestarias y los documentos contables sin saldar del ejercicio, que concluye al que se abre.

-

Incorporación de los saldos de las fases de obligaciones reconocidas, pagos ordenados (gastos) y derechos reconocidos (ingresos) al nuevo ejercicio, teniendo en cuenta los cobros, pagos y anulaciones o modificaciones realizadas durante el período de apertura provisional.

•

El cierre definitivo bloquea todas las operaciones sobre ese ejercicio, permitiendo el acceso al mismo únicamente para consultas.

•

Al cierre del ejercicio el sistema calcula el remanente de tesorería.

•

El sistema provee de las herramientas necesarias para la elaboración y edición automática de todos los documentos que integran las cuentas anuales de las entidades al cierre del ejercicio, de acuerdo con el Plan de contabilidad pública de la Administración Pública en cuestión.

•

Del sistema se pueden obtener las relaciones nominales de deudores y acreedores, presupuestarios y no presupuestarios.

Gestión contable de gastos. En este módulo se admite la realización de las operaciones de gestión y ejecución del presupuesto de gastos, contabilizándose de manera independiente las relativas a las agrupaciones de presupuesto corriente, presupuestos cerrados y ejercicios futuros.

Están contempladas las siguientes funciones: Ejercicios corriente, cerrado y futuro

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 125 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

El sistema permite la ejecución de la totalidad de las operaciones establecidas en la normativa contable y se adapta a las especificaciones particulares de la Administración cliente.

•

•

Permite la elaboración y edición de los siguientes documentos contables: -

Retención de crédito.

-

Autorización.

-

Disposición.

-

Reconocimiento de obligaciones.

-

Ordenación del pago.

-

Pago material.

El sistema admite la combinación o acumulación de diferentes fases presupuestarias.

•

Autoriza la realización tanto de operaciones positivas (incluidas las operaciones de ampliación) como de operaciones de anulación definidas en la normativa de contabilidad, e incluso permite la agrupación de operaciones de anulación en caso de que las operaciones positivas hayan sido realizadas de forma individual.

•

Siempre que un documento proceda de uno anterior incorpora el número de referencia.

•

En los documentos que contengan descuentos el sistema permite la anotación automática de los mismos en el presupuesto de ingresos o en operaciones de naturaleza no presupuestaria.

•

Contempla la verificación de la existencia de crédito, de tal manera que los documentos sólo pueden registrase en el sistema cuando exista crédito suficiente en la correspondiente aplicación presupuestaria (o en cada grupo de aplicaciones vinculantes, de acuerdo con el nivel que se establezca en la Ley de Presupuestos) o, en su caso, cuando exista saldo suficiente en el documento anterior del que depende. El sistema llevará un control de saldos por fases de ejecución presupuestaria y documentos.

•

Verifica la existencia de crédito tanto en fase preliminar como de contabilización.

•

Contempla

la

posibilidad

de

registrar

documentos

contra

partida

presupuestarias sin validar la existencia de crédito disponible.

•

Permite la realización de "retenciones de créditos por no disponibilidad", que bloquean cualquier operación posterior.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 126 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Permite bloquear la tramitación de documentos contra algunas aplicaciones presupuestarias, contemplando la posibilidad de que dichos bloqueos puedan ser realizados de forma individual o conjunta para "n" aplicaciones.

•

El documento contable está diseñado de forma que haya campos de cumplimentación

obligatoria

comunes,

según

la

fase,

y

campos

de

cumplimentación libre, que permitan aportar información adicional para la Intervención y para los órganos de gestión. Autoriza la asignación de diferentes formas de pago, de expediente y, en los casos en que se determine, de banco.

•

El documento contable contempla la posibilidad de asignación por aplicaciones presupuestarias, a distintos códigos de proyecto.

•

La captura de la información de dichas operaciones se realiza de forma descentralizada en las distintas unidades gestoras del presupuesto. Las operaciones capturadas de tal forma tienen carácter de registros pendientes de aprobar y validar por la Intervención General o las Intervenciones Delegadas.

El sistema incorpora procedimientos de gestión que permiten la validación de las operaciones realizadas y su correlación: - En las retenciones y autorizaciones de gastos realiza los controles necesarios y suministra información de saldo disponible al nivel de vinculación existente.

- En aquellas operaciones que se encadenan sobre otras realizadas previamente, el programa incluye un sistema de números de referencia que permite identificar plenamente los datos del conjunto de la operación, así como la existencia de saldo suficiente en la aplicación, teniendo en cuenta su nivel de vinculación. En este caso, las operaciones del módulo de Gastos deben poder realizarse contra varias operaciones previas.

•

El sistema permite la existencia de documentos "multilínea", facilitando la contabilización en el mismo documento de varias aplicaciones, descuentos y/o terceros, así como posibles combinaciones.

•

En las operaciones de reconocimiento de la obligación con IVA soportado deducible, la aplicación incorpora un sistema que facilita el cálculo de la parte presupuestaria y no presupuestaria.

•

El sistema proporciona en cada caso la interrelación de las operaciones con los módulos de Proyectos de gasto, Financiación afectada, Terceros, Tesorería, etc.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 127 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Permite conocer los documentos contables tramitados por las unidades gestoras, pendientes de validación y en consecuencia de contabilización definitiva, con posibilidad de obtener listados de los documentos en tramitación.

•

El sistema ofrece, en cualquier momento, la posibilidad de obtener información por: - Departamentos y servicios, y otros niveles de información que se determinen.

- Por capítulos, articulos, conceptos y otros niveles inferiores de desagregación.

- Por grupo, función, subfunción y programa.

- Por saldos de cada una de las operaciones de ejecución.

- Territorial.

•

La información se puede obtener respecto a un momento determinado, o agregada entre fechas, y permite la comparación con datos homogéneos de ejercicios anteriores.

•

El sistema permite trabajar en cualquiera de las fases del procedimiento con lotes y grupos de documentos, así como la inclusión o exclusión de uno o varios de los documentos que integran un grupo o lote.

Ejercicios anteriores •

En relación a los pagos realizados en el ejercicio, permite distinguir qué pagos corresponden a obligaciones contabilizadas en el ejercicio anterior.

•

También contempla la diferenciación de los gastos generados en ejercicios anteriores que se imputan al ejercicio corriente.

Ejercicios futuros •

El sistema admite la utilización de documentos que amparen gastos de ejercicios futuros, sean uno o varios, y controla que se cumplan los limites legales

correspondientes,

en

cuanto

al

importe

de

los

gastos

comprometidos y al número de ejercicios. Estos documentos pueden corresponder tanto a gastos que se inicien en el propio ejercicio presupuestario como a los que se inicien en ejercicios posteriores (gastos de tramitación anticipada). En concreto, permite la elaboración y edición de

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 128 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

documentos de futuro en las fases de reserva de crédito, autorización y disposición.

•

En el caso de que varíen las aplicaciones de un ejercicio a otro, el sistema contabiliza automática mente los compromisos de futuro en las nuevas aplicaciones, de acuerdo con las tablas de correspondencia que se establezcan, y permite la retención automática de créditos en el supuesto de que no existieran de la misma naturaleza.

•

La validación de un documento de futuro no da lugar a un asiento contable en el ejercicio corriente. El asiento se realizará en el ejercicio correspondiente siempre.

•

El sistema permite en cada ejercicio vincular la ejecución de los gastos plurianuales con las incorporaciones de remanentes para gastos de la misma naturaleza y facilita un tratamiento de los reajustes de anualidades que puedan producirse.

•

La aplicación admite, en el caso de los gastos plurianuales, la conexión con los módulos de Proyectos de gasto, Financiación afectada y Elaboración del presupuesto, al que proporciona las anualidades comprometidas para su consideración en el anteproyecto de presupuestos y de anexo de inversiones.

•

El sistema permite conocer la situación histórica, la ejecución en la anualidad corriente, así como los compromisos pendientes de ejecutar en ejercicios posteriores. Por otra parte, controla los compromisos de gasto adquiridos con cargo a ejercicios futuros, distinguiendo gastos plurianuales y de tramitación anticipada, y facilita la obtención de información para conocer el nivel de compromisos adquiridos con cargo a ejercicios futuros por departamentos, por programas, por aplicaciones y por proyectos.

Gestión de anticipas de caja fija y pagos a justificar A través de extensiones sobre la funcionalidad estándar, el sistema contempla, de forma integrada, todos los trámites y procedimientos para situar fondos en las habilitaciones o cajas pagadoras, efectuar los pagos por los cajeros pagadores a los acreedores finales, formular las cuentas justificativas y contabilizar de las operaciones. De esta forma permite cubrir las siguientes funcionalidades: •

Realización y control de los pagos que se libren "a justificar" y su enlace posterior con los justificantes de gasto que se introducirán en el sistema a través del registro de facturas y justificantes.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 129 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

En los pagos a justificar, las cuentas justifícativas se obtienen automáticamente del sistema, así como cualquier otra documentación que se exija en la normativa vigente. Esta aplicación proporciona a las cajas pagadoras las funciones de realizar los pagos a terceros y custodiar los fondos, además de la rendición de cuentas.

•

En cada momento se puede conocer el número de libramientos efectuados "a justificar", así como la situación de éstos (justificados o pendientes).

•

El sistema permite la posibilidad de que la justificación sea parcial, reintegrando el importe sobrante a las cuentas operativas de tesorería de la entidad correspondiente.

•

El sistema contempla asimismo el tratamiento de los pagos que se hagan mediante el sistema de anticipos de caja fija, llevando una contabilización separada de los mismos mediante un registro no presupuestario de los pagos realizados con cargo al mismo. Controla la reposición de los fondos líquidos

mediante

documentos

presupuestarios

de

imputación

al

presupuesto de gastos, y los elabora automáticamente a partir del registro de facturas y justificantes.

•

Los cajeros pagadores responsables de las provisiones de fondos pueden obtener las relaciones de transferencias y llevan el control de sus cuentas bancarias a través del sistema.

Gestión de ingresos •

El sistema facilita la elaboración de documentos contables y asientos directos que permiten la ejecución del presupuesto de ingresos del ejercicio corriente, cerrado o futuro. Las operaciones de ejecución del presupuesto de ingresos que se establecen en el sistema abarcan todas las fases que integran la gestión, desde el nacimiento de los derechos hasta la extinción de los mismos.

También contempla el compromiso de ingreso como fase previa al reconocimiento de derechos, de acuerdo con lo establecido en los principios contables.

•

En consecuencia, el módulo trata convenientemente todos los procesos de reconocimiento de derechos (previa o simultáneamente al cobro de los mismos) de anulación, de cancelación, de recaudación, y de devolución de ingresos, permitiendo calcular el pendiente de ingreso y relacionar a los deudores.

•

En este sentido la aplicación contempla las principales operaciones con reflejo en el presupuesto de ingresos que son: 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 130 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

-

Aprobación de las previsiones iniciales.

-

Modificación de las previsiones iniciales.

-

Compromisos de ingresos.

-

Reconocimiento de derechos.

-

Anulación o cancelación de derechos (anulación de liquidación, insolvencias,

cobros

en

especie,

prescripción,

compensación,

aplazamientos y fraccionamientos).

•

-

Recaudación.

-

Devolución de ingresos indebidos.

Los documentos contables de ingresos que procedan de uno anterior incorporan el número de documento del mismo. Así, se pueden realizar documentos barrados que restan saldo tanto de documentos del ejercicio corriente como de ejercicios cerrados o futuros. Además, permite la elaboración de documentos que acumulen varias de estas fases.

•

El documento contable está diseñado de forma que hay campos de cumplimentación obligatoria comunes, según la fase o incluso de la aplicación presupuestaria, y además, campos de cumplimentación libre que permiten aportar información adicional para la Intervención y para los órganos de gestión. Seautoriza la asignación de diferentes tipos de cobro: transferencia, metálico, en especie, etc.

•

La aplicación permite establecer relaciones entre las partidas de ingresos de un ejercicio y las partidas de ejercicios anteriores en caso de reclasificaciones.

•

En el caso de los centros que expiden facturas, la emisión de ésta (desde el sistema) da lugar al registro de un reconocimiento de derecho en el concepto correspondiente.

•

El sistema contempla las especificaciones necesarias para la gestión de ingresos en el ámbito sanitario, con conexión a sus sistemas de gestión.

•

Trata los ingresos teniendo en cuenta su forma de realización (bancos, formalización, caja, etc). Asimismo, además del cobro efectivo, el módulo contempla el tratamiento de otras formas de extinción de las deudas como cobro en especie, prescripción, compensación, insolvencia y condonación.

•

El sistema elabora el libro mayor de ingresos por conceptos y aquellos otros libros que se determinen por la Administración cliente.

•

Se obtienen relaciones por conceptos y deudores y se lleva un registro de devoluciones.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 131 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Compensación: identificación del mismo deudor y acreedor de la Hacienda del organismo. El sistema de información incorpora funcionalidades para cruzar las bases de datos de deudores y acreedores, a efectos de la compensación.

•

Permite la aplicación en contabilidad de las operaciones de compensación.

•

El sistema proporciona herramientas para gestionar y controlar todos los derechos que, naciendo en un momento determinado, vayan a concretar su realización material en ejercicios sucesivos, cualquiera que sea el hecho que los origine: la suscripción de un contrato, la firma de un convenio, el reintegro de préstamos otorgados, y la concesión de aplazamientos o fraccionamientos cuyo periodo de ingreso se extienda a más de un ejercicio, etc. En este ámbito, el sistema refleja: -

Los derechos reconocidos de ejercicios sucesivos por aplicaciones.

-

La anulación de dichos derechos, bien por ingresos en el ejercicio anterior a su vencimiento, por reclamaciones o por cualquier otra causa.

-

La posibilidad de que al inicio de cada ejercicio se pongan de manifiesto automáticamente los contraídos con cargo al mismo.

-

Información sobre estos derechos, confeccionando estados de situación de los mismos por aplicaciones referidos a un momento determinado y facilitando relaciones de los citados derechos.

-

Conexión con el módulo de inmovilizado financiero: préstamos concedidos, poniendo de manifiesto por ejercicios el conjunto y relación individual de cada ejercicio.

•

El sistema contempla el enlace con el sistema de recaudación de ingresos, ya sea éste el propio módulo de SAP de Gestión Tributaria y de Recaudación (TRM, Tax and Revenue Management) o el que esté activo en la Administración Pública correspondiente. Este enlace permite la contabilización de las liquidaciones y sus operaciones asociadas que se controlan a través de dicho sistema mediante resúmenes contables, permitiendo la captura de la información mediante la correspondiente interfaz.

Contabilidad extrapresupuestaria En el sistema se pueden realizar todas las operaciones de ingresos, pagos o patrimoniales de carácter no presupuestario. La contabilidad no presupuestaria debe, en consecuencia, registrar todas aquellas operaciones que, teniendo carácter patrimonial, no tienen reflejo en la Contabilidad Presupuestaria.

•

La contabilidad de operaciones no presupuestarias deberá poner de manifiesto: -

El saldo de cada concepto al comienzo del ejercicio.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 132 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

-

Los cargos y abonos producidos durante el ejercicio.

-

El saldo de cada concepto al final del ejercicio.

Por tanto, en el sistema se facilitan las siguientes funcionalidades: -

Mantenimiento de conceptos no presupuestarios.

-

Gestión y contabilización de documentos no presupuestarios de cobro y de pago con posibilidad de retenciones o descuentos por conceptos presupuestarios, tanto de gastos como de ingresos.

-

Los documentos pueden ser de múltiples terceros, conceptos, descuentos

o

perceptores

("multitercero",

"multiconcepto",

"multidescuento", "muItiperceptor").

-

Herramientas para la definición de campos de cumplimentación obligatoria y campos de cumplimentación libre.

-

Gestión para la asignación de diferentes formas y tipos de cobro y de pago.

-

Diferentes tipos de documentos no presupuestarios, acreedores o deudores.

-

Control individualizado del saldo de los documentos no presupuestarios.

-

Contabilización de documentos presupuestarios con la inclusión de retenciones y descuentos no presupuestarios.

-

Integración de la herramienta de workflow para los procesos de autorización y aprobación de los documentos.

-

Gestión de los saldos de los movimientos no presupuestarios a través de la integración con la contabilidad financiera. Liquidación del IVA.

-

Obtención de listados a fechas determinadas de ejecución, listados de saldos o documentos pendientes de cancelar, listados del mayor de conceptos no presupuestarios, todos ellos con parámetros de selección.

Contabilidad financiera La contabilidad financiera debe reflejar todas las operaciones de carácter económico, con repercusión financiera, patrimonial o económica, con el fin de obtener la estructura y la composición del patrimonio de la Administración cliente en cada momento, y posibilitar la obtención de los resultados de la gestión desde un punto de vista económico. Para cubrir esa necesidad, además de las funciones generales de la técnica contable, el sistema contempla las siguientes utilidades: •

Mantenimiento del plan de cuentas y de las tablas de enlace con los conceptos presupuestarios y no presupuestarios.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 133 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Posibilidad de registrar operaciones pendientes de imputar a presupuesto así como operaciones que deban ser periódicas.

•

Obtención de los asientos por vinculación con la Contabilidad Presupuestaria y no presupuestaria.

•

Posibilidad de realizar asientos directos.

•

Mecanismos de consolidación contable al nivel de agregación que sean precisos, sin perjuicio de la necesidad de formar contabilidades desagregadas independientes para las unidades de gestión que lo requieran.

•

Generación de los informes de cuentas anuales.

•

Traspaso automático de los saldos contables de un ejercicio al siguiente.

•

Sistema de gestión de periodos contables (apertura y cierre) complementario al sistema utilizado para la Contabilidad Presupuestaria.

•

Elaboración y emisión, en la fecha seleccionada, de "el Diario",los Mayores de las cuentas y el Balance de sumas y saldos.

Contabilidad analítica El módulo de Contabilidad analítica tiene por objeto proporcionar información sobre el coste de las actividades desarrolladas por las distintas unidades (centros de coste). A tal efecto, puede recibir información de otros sistemas externos (por ejemplo, gastos de personal) o de los módulos del propio sistema.

El sistema permite: •

La definición de centros de coste.

•

La determinación de las cargas incorporablesy no incorporables.

•

La clasificación de los costes según su relación con el objeto de coste: directos e indirectos.

•

La determinación de los centros de coste.

•

La determinación de las actividades.

•

El establecimiento de los diferentes criterios de reparto.

•

La agregación contable.

Con objeto de formar el coste de la actividad el sistema contempla: •

El tratamiento de todos los gastos e ingresos que forman parte de la ejecución del presupuesto, excluyendo los gastos que no son coste.

•

El tratamiento de todos los gastos procedentes de otros organismos que forman parte del coste.

•

El tratamiento de los costes procedentes de cálculos internos.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 134 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

La asignación de los costes directos o indirectos a los centros de coste que se determinen.

•

Los datos necesarios para la obtención de la contabilidad analítica de gestión en el ámbito sanitario desde los registros de la contabilidad financiera.

Planificación, programación y gestión de proyectos El sistema proporciona la confección y análisis de los escenarios presupuestarios plurianuales de ingresos y gastos que consisten en una planificación plurianual de las políticas sectoriales. Se abastece de los datos proporcionados por todo el sistema financiero y presupuestario.

Se garantiza una funcionalidad de proyectos integrada dentro del sistema que cumple los siguientes requerimientos: •

El tratamiento de los proyectos puede llevarse a cabo en dos momentos diferenciados del ciclo presupuestario: una primera fase durante el periodo de elaboración del proyecto de presupuestos y una segunda fase ligada al periodo de ejecución presupuestario anual. La estructura, información básica y funcionalidades generales del módulo de Proyectos de Gasto permiten dar un tratamiento eficaz a los requerimientos del Programa Presupuestario Plurianual, basado fundamentalmente en el mantenimiento de escenarios financieros-presupuestarios en un marco de planificación plurianual.

•

Los proyectos se pueden organizar siguiendo una estructura tipo "árbol", con la finalidad de que el sistema permita definir distintos niveles con agrupaciones de ámbito superior (actuaciones, superproyectos) o inferior al proyecto. La imputación presupuestaria se realiza sobre un único nivel.

•

Un mismo proyecto puede ser asignado a varias aplicaciones presupuestarias de ingresos y/o gastos, y una aplicación puede estar asignada a varios proyectos.

•

El módulo de Proyectos incorpora información detallada referida a la financiación de los mismos.

•

El sistema igualmente contempla la información necesaria para emitir certificaciones sobre los proyectos asociados a las líneas de financiación provenientes del Estado y la Unión Europea.

•

La estructura, información básica y funcionalidades del módulo de Proyectos están vinculadas a la configuración de los escenarios presupuestarios en un marco de planificación plurianual.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 135 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Cada proyecto puede llevar asociados indicadores de ejecución que permitirán la medición del grado de consecución de los objetivos previstos. Los proyectos pueden contener información sobre la distribución territorial del gasto de los centros de coste.

Ejecución de los proyectos. El sistema permite, a través del módulo de Proyectos, llevar el control de la inversión realizada por la Administración y ofrece, no sólo un análisis global de la actividad inversora de todas las unidades, sino también un seguimiento individualizado de los proyectos de inversión. No obstante, éste módulo también podrá ser utilizado en aquellos gastos que, por su naturaleza, puedan asociarse a un proyecto aunque no se trate específicamente de gastos de inversión. El sistema contiene las siguientes funcionalidades a efectos del seguimiento de la ejecución de los proyectos: -

Cada proyecto recibe un identificador único e invariable a lo largo de su vida y admite la posibilidad de adaptar el proyecto a nivel provincial, comarcal y municipal.

-

Los documentos soporte de operaciones de ejecución del presupuesto de gastos que afectan a un proyecto se anotan en el subsistema de proyectos de gastos de forma automática y simultánea a la contabilización de la operación presupuestaria.

-

El sistema permite el control de las modificaciones presupuestarias que se realicen en aplicaciones referidas a proyectos de gasto, de tal forma que una vez formalizada la modificación en contabilidad tiene efectos en el módulo de Proyectos. Contempla también la posibilidad de producir altas, bajas, modificaciones cualitativas y cuantitativas e incorporaciones de crédito de ejercicios anteriores.

-

Controla las cantidades invertidas en cada proyecto concreto de tal manera que se asegura que en cada fase de la ejecución presupuestaria se respetan los límites impuestos por la existencia de saldos en fases anteriores.

-

Establece la posibilidad de seguimiento de los proyectos teniendo en cuenta el origen de la financiación: endeudamiento, fondos europeos, recursos propios, otras Administraciones, etc.

En

consecuencia,

el

subsistema

contempla

el

tratamiento

de

proyecto

cofinanciados.

-

El subsistema es capaz de comprobar que se mantiene vigente el proyecto cuando éste se desarrolla en varias anualidades.

-

Contempla la posibilidad de que dependan de un proyecto global varios proyectos concretos y específicos en fase de ejecución presupuestaria.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 136 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

-

El sistema facilita en cada momento el estado demostrativo de la situación de las inversiones y gastos. Esta información se puede ofrecer: a) Por proyectos individualizados. Cuando éstos sean cofinanciados se agrupará

el conjunto de financiaciones.

b) Por el origen de la financiación. c) Por departamento y provincias y, en su caso, comarcas y municipios.

-

Asimismo, a efectos de la información, en el caso de proyectos cuya ejecución se desarrolla en varias anualidades se refleja la parte realizada en ejercicios anteriores.

-

El sistema permite la conexión con el módulo de Gastos, de carácter plurianual, y de gastos con financiación afectada para la ejecución de los proyectos.

•

Tratamiento de los gastos con financiación afectada.

Desde este módulo, el sistema permite la gestión, el seguimiento y el control de los gastos financiados total o parcialmente a través de recursos finalistas, tales como: subvenciones, convenios de colaboración, acuerdos de cofinanciación, fondos procedentes de la Unión Europea, etc.

Gestión de terceros •

El sistema garantiza una base de datos de acreedores única para todas las entidades del sistema, sin perjuicio de las limitaciones de acceso que se establezcan en función de las definiciones de perfiles de usuarios. La base de datos de acreedores se integra con la base de datos corporativa y cada tercero tendrá un identificador único.

•

El mantenimiento del sistema se realiza de manera centralizada, no obstante la introducción previa de datos en el sistema puede realizarse de manera descentralizada sujeta a validación o confirmación centralizada. Así, hasta que un acreedor no esté validado, no se le puede asociar ninguna factura o documento.

•

La aplicación garantiza la posibilidad de mantenimiento de múltiples direcciones y cuentas bancarias para un mismo tercero identificando la entidad para la que es válida cada una de ellos.

•

Contemplará el tratamiento de extranjeros y "subterceros", así como los códigos BIC e IBAN de sus cuentas bancarias.

•

El sistema es capaz de gestionar los cambios de ClF/NIF de un tercero.

•

Igualmente permite la gestión de las compensaciones de deudas con terceros, contempla el registro, control y seguimiento de embargos judiciales o

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 137 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

administrativos, y ofrece la posibilidad de establecer una relación automática o manual de los embargos, aunque no exista importe en el embargo. También permite una actuación directa sobre documentos afectos a retenciones, incluido el pago al tercero embargado.

•

Permite la baja y pase a un archivo no operativo de terceros.

•

El sistema permite endosos, cesiones de crédito o factoring, confirming y posibles combinaciones, según proceda en la fase de obligación o disposición.

Asimismo, facilita consultas e informes por tercero, terceros con embargos y también por endosatario, de todos los documentos contables, ya sean contabilizados o registrados, incluidos los pagos y garantías (tanto separados por cada una de las cuentas bancarias que puedan tener, como agregado de todas ellas). Para ello permite la ordenación por NIF/ CIF y la ordenación alfabética por primer y segundo apellido y nombre en el caso de las personas físicas.

Gestión de tesorería Gestión de entidades financieras •

Apertura y cancelación de cuentas.

•

Mantenimiento

de

operaciones

y

movimientos

efectuados

con

la

materialización de pagos e ingresos sobre las diferentes cuentas de tesorería.

•

Movimientos internos de tesorería, emisión de las correspondientes órdenes de transferencias bancarias.

•

Mantenimiento de operaciones de cuentas restringidas de ingresos y de pagos.

•

Cálculo de números e intereses y seguimiento de condiciones pactadas, tipos de interés, diferenciales positivos y negativos, tramos, modalidades de liquidación de intereses y todos los necesarios para la comprobación de las condiciones pactadas con las entidades financieras.

•

Cuantificación del volumen de negocio que se aporta a cada entidad, saldos medios de las cuentas.

•

Excedentes de tesorería.

•

Conexión electrónica con los bancos -por Editran e Internet para la obtención de extractos con posibilidad de programación para conexión nocturna.

•

Conciliación de cuentas en fecha operación y fecha valor. Posibilidad de modificar fechas de contabilización y valor tanto de los documentos de ingresos 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 138 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

como de los pagos contabilizados. Compensaciones de apuntes en extracto. listados de partidas no conciliadas para su análisis. Posibilidad de conciliación y desconciliación manual.

•

Búsqueda por importe de cantidades cobradas y pagadas.

Planificación financiera •

Elaboración y seguimiento del presupuesto de tesorería.

•

Previsiones de cobros y pagos a corto y medio plazo, a partir de los datos contabilizados en el sistema así como de otros datos introducidos de forma directa.

•

El sistema permitirá la obtención de información de documentos en fase de obligación, estén contabilizados o no, posibilitando distintas ordenaciones entre ellas por terceros.

•

Posibilitará la elaboración de escenarios de Tesorería.

Pagos El subsistema permite: •

La parametrización de diversos tipos y formas de pago entre otras transferencias, cheques, domiciliaciones, formalización.

•

La obtención de informes de obligaciones pendientes de pago así como de devoluciones de ingresos indebidos y operaciones extrapresupuestarias con los mismos criterios de selección que en la generación de relaciones provisionales de pagos. Sumatorios parciales y totales según la clasificación realizada.

•

La identificación de los documentos de devolución de ingresos indebidos y extra presupuestarios tramitados.

•

El control de las obligaciones pendientes según su vencimiento.

•

La parametrización de la asociación del código bancario de la/las cuentas corrientes de los acreedores con la cuenta corriente de la entidad elegida para pagar.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 139 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

La generación de relaciones provisionales de pago a partir de documentos de obligaciones, devolución de ingresos y operaciones extrapresupuestarias, conjunta o separadamente, según criterios de selección tales como: -

Tipos y formas de pago.

-

Fecha de vencimiento desde/hasta.

-

Tercero: número de identificación fiscal, tipo tercero.

-

Banco

de

pago

grabado

en

el

documento

"O",

"DI"

y

"no

presupuestario".

•

Documento desde/hasta.

La combinación de varios criterios de selección en una misma relación provisional y el establecimiento de un importe total máximo, así como varios tipos de documentos a excluir de la selección.

•

El mantenimiento de la relación provisional permitiendo dar de alta y baja documentos en una relación ya generada, así como la modificación de la cuenta corriente pagadora.

•

La emisión de listados provisionales con texto del documento y aplicación presupuestaria, concepto no presupuestario o de devolución de ingresos.

•

La emisión de listados definitivos de pagos materiales totalizados y con pie de firma del Interventor General y del Ordenador de Pagos.

•

La emisión de listados de transferencias con indicación de original, duplicado, triplicado y cuantos sean necesarios, así como emisión en disquete según Norma 34 y 34.1 de la AEB, identificando adecuadamente a los posibles cedentes. También posibilita la transmisión por medios electrónicos de forma automática a las entidades financieras de las órdenes de transferencias a terceros.

•

El pago por talón incluida la emisión de los mismos.

•

La posibilidad de firma electrónica.

•

La emisión de notificaciones a los acreedores ya posibles receptores alternativos, incluidos los órganos embargantes. También ofrece la posibilidad de repetición, ya sea de una notificación individual o de una relación de pagos.

•

Consultas diversas de la situación de los pagos pendientes, entre otras la siguiente: conocido un documento de pago, saber en qué relación está incluido, ya sea ésta provisional o definitiva.

•

La consulta, obteniendo una visualización amplia, de documentos con un tercero, órgano gestor, importe, descuentos, retenciones, situación en que

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 140 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

está, naturaleza del pago con toda su descripción, facturas asociadas y aplicación presupuestaria.

•

La obtención de información de los pagos efectuados a los interesados a través del portal de la Administración.

•

La posibilidad de bloquear documentos propuestos para el pago, sin bloquear al tercero, de forma que aún cumpliendo los parámetros de selección al generar una relación provisional de pagos, los documentos no sean incluidos, además del mantenimiento de un registro con las fechas y motivos de retención.

•

La selección de acreedores para operaciones de "confirming", listados provisionales, generación de soportes normalizados por entidades financieras, información del pago efectivo, posibilidad de prórroga del pago de una remesa y su adecuado reflejo en contabilidad.

•

La realización de pagos individuales de un documento.

•

La realización de pagos parciales de un documento, con emisión de la correspondiente orden de transferencia.

•

La posibilidad de ejecución inmediata o diferida tanto en el proceso de generación de relaciones de pagos como en su contabilización.

•

El tratamiento de las retrocesiones bancarias, generando un documento no presupuestario y relacionando los documentos de pago retrocedidos. Una vez corregidos los correspondientes datos bancarios, se genera el correspondiente documento de pago no presupuestario. Una vez efectuado el pago, la situación de los documentos originales pasa a ser la de pagados.

•

La realización de pagos desde una entidad de determinadas deudas de otras entidades integradas en el sistema, parametrizando los correspondientes asientos contables en todas ellas.

•

La impresión de los documentos contables de pago, de forma individual y por relaciones.

Caja de depósitos El sistema gestiona el registro y la contabilización de las fianzas y depósitos recibidos y constituidos por la Comunidad Autónoma y el registro de valores y otras garantías, recibidos y constituidos, separadamente según su organización territorial. Para ello permite: •

La generación automática del resguardo de constitución con identificación del lugar donde se han constituido y ofrece la posibilidad de su reexpedición.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 141 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

La contabilización de los correspondientes mandamientos de ingreso identificando la forma y el lugar de ingreso, incluidos los procedentes de descuentos de documentos de gastos o extrapresupuestarios.

•

La gestión de las devoluciones y generación de los mandamientos de pago extra presupuestarios correspondientes.

•

La cancelación parcial de una fianza o depósito.

•

La parametrización del control del concepto por documento o por saldos.

•

La emisión de cartas de aviso y notificaciones a los depositantes y a los avalistas.

•

La introducción de la fecha en que se han entregado realmente los avales, de forma que en todo momento se conozca la situación de los avales pendientes de retirar por tercero y/o avalistas.

•

Consultas y listados por terceros, garantes, operaciones iniciales y sus contrapartidas con identificación de la caja de depósitos donde fueron constituidos.

•

El mantenimiento de situaciones históricas de toda la caja de depósitos.

•

Consultas de los números de documentos asignados en la migración para poder proceder a la cancelación.

•

La posibilidad de que la autoridad ante la que se hayan constituido las garantías puedan, en el momento que proceda, marcar en el sistema las propuestas de devolución y éstas aparezcan para su tratamiento a los usuarios de la caja de depósitos.

•

La opción de que los usuarios puedan recibir información a través del portal de la Administración.

Gestión patrimonial El sistema permite distinguir entre el inventario general de bienes y derechos de la Administración y los inventarios de los distintos organismos autónomos y otros entes, garantizando en todo caso la habilitación de los campos necesarios para proceder a la toma de datos exigidos, así como su tratamiento y explotación.

En general, la información del módulo de control de Activos podrá ser discriminada por tipo de inventario y órgano de gestión, facilitando el conocimiento de inventarios por centros agregados, según el correspondiente ámbito de gestión competencial.

En este sentido el sistema permite:

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 142 -

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•

La gestión distribuida del Inventario General a través de la normalización de la codificación de los bienes de inventario, así como la definición de los documentos y de su tramitación para la actualización del inventario.

•

La gestión de la contabilidad del inmovilizado, conectando con el módulo de contabilidad general e informando sobre la calificación jurídica, situación de los bienes, valoraciones a 1 de enero y 31 de diciembre, y cálculo de las amortizaciones del periodo y acumuladas. Además, garantiza la conexión del módulo de inmovilizado con la gestión presupuestaria, el módulo de tramitación de expedientes y las bases de datos corporativas.

•

La incorporación de información gráfica en aquellas tipologías de bienes que lo precisen.

Seguimiento del inventario de inmuebles: •

El sistema permite la realización de distintos tipos de operaciones.

•

Gestión de obras y su incorporación al inventario de inmuebles.

•

Mantenimiento de cargas, derechos, documentos, mediciones y valoraciones asociadas a cada inmueble.

•

Posibilidad de integración con herramientas CAD, que faciliten la gestión de proyectos y mantenimientos relacionados con los inmuebles, incorporando mecanismos de estimación de costes, control de tiempos, seguimiento de obras, certificaciones de calidad, etc.

•

Localización geográfica de los inmuebles.

El sistema es capaz de registrar todas las operaciones que constituyen el inmovilizado permitiendo el seguimiento y la permanente información sobre el inmovilizado material, inmaterial y financiero: •

Incluye un procedimiento para que la captación de datos en este módulo de inmovilizado se realice de forma automática con motivo de la grabación de operaciones de ejecución del presupuesto de gastos o en su caso de ingresos.

En otros casos, se permite el acceso directo al módulo para reflejar las correspondientes operaciones.

•

En el caso del inmovilizado material, formado por elementos patrimoniales, muebles o inmuebles, incorpora una gestión de inventario de los bienes de esta naturaleza, con el siguiente contenido: -

Relación de dicho inmovilizado. Valoración y situación del mismo.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 143 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

-

Amortización acumulada. Dispondrá de funciones para el cálculo automático de la amortización en función de la naturaleza del bien.

-

Incorporaciones, adquisiciones y enajenaciones realizadas durante el ejercicio.

-

Estado de situación del inmovilizado. Análisis de las diferencias entre el existente a principio y fin de ejercicio.

•

La adquisición del inmovilizado material terminado afecta al subsistema en la fase de reconocimiento de la obligación.

•

La construcción del inmovilizado material amortizado en curso, cualquiera que sea su forma de contratación, afecta al subsistema de proyectos de gasto desde el nacimiento del proyecto con la fase de autorización del gasto.

•

Se contempla el tratamiento del inmovilizado en curso a final de ejercicio y los registros necesarios para convertir el inmovilizado en curso en inmovilizado terminado cuando se ha finalizado la actuación correspondiente.

•

En el caso de que el inmovilizado inmaterial se decida incorporar al inmovilizado material se efectuará mediante acceso directo.

•

El inmovilizado inmaterial tiene un tratamiento similar al señalado para el inmovilizado material.

•

El inmovilizado financiero contempla los préstamos concedidos y la participación en empresas o en sociedades.

-

La concesión de préstamos cuenta con un tratamiento análogo a cualquier otra operación de tipo presupuestario, con la particularidad de que, en la fase de reconocimiento de la obligación, se produce anotación en este módulo, introduciendo además en el mismo los datos específicos que sean precisos para el seguimiento y control de los préstamos concedidos.

-

Se comprenden dentro de este módulo los cuadros de amortización de los

préstamos

otorgados

y

las

amortizaciones

(cancelaciones)

efectuadas desde el inicio de la operación hasta su cancelación.

-

Se relaciona con el sistema de ingresos: derechos de ejercicios futuros, recogiendo cada una de las amortizaciones por ejercicios.

-

Proporciona información sobre cada uno de los préstamos con resumen de todos ellos, facilitando las consultas. Presenta el estado de variación de activos financieros.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 144 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

-

El sistema informa sobre las operaciones de inmovilizado financiero que se materializan en aportaciones de capital a sociedades, constituyan o no empresas públicas. Comprende la siguiente información: a) Fechas de acuerdo de la participación. b) Capital aportado y número de acciones. b) Ampliaciones de capital. Fechas e importes. c) Capital total de la sociedad y número de acciones. d) Porcentaje de participación. e) Capital desembolsado. f) Pendiente de desembolso.

-

El sistema facilita también información referida a un momento determinado de la situación de las distintas participaciones.

Gestión de expedientes El sistema para la gestión económica y financiera incorpora una herramienta de gestión de flujo de trabajo y herramientas de gestión de procedimientos que permiten: •

El soporte de la gestión económica y financiera.

•

La gestión administrativa de los procedimientos no soportados por los gestores de expedientes actualmente en uso en Administración cliente.

•

La total y completa integración de los expedientes contables y de los expedientes administrativos que se soporten en el gestor de expedientes de la entidad o la conectividad de procedimientos.

Dichas herramientas incorporan las siguientes características: •

Definición abierta de las distintas fases de los procedimientos administrativos, preparando las plantillas necesarias. Además, cuenta con la integración, dentro de un único proceso, de aquéllas que suponen actos contable-presupuestarios y las que derivan de actos exclusivamente administrativos.

•

Integración con el resto de subsistemas.

•

Mantenimiento parametrizado de los procedimientos administrativos con gran incidencia

presupuestaria

y

contable

(modificaciones

presupuestarias,

contratación administrativa, subvenciones, etc).

•

Integración con otros sistemas de gestión de expedientes.

•

Definición de los trámites del procedimiento. Asignación de responsables de la ejecución de trámites.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 145 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Lista de trámites pendientes de cada usuario.

•

Histórico y situación o estado de cada expediente.

•

Estadísticas de tramitación.

•

Integración con herramientas ofimáticas.

Gestión de compras y e-procurement El sistema permite una gestión de compras asociada a la gestión de almacenes de acuerdo con las siguientes especificaciones técnicas: •

Facilita soluciones para la tramitación de las compras.

•

Establece

la

necesaria

distinción

entre

bienes

almacenables

y

no

almacenables.

•

Cuenta con la suficiente flexibilidad y agilidad para permitir la obtención de la información necesaria para la planificación, gestión y control de las compras en los diferentes ámbitos en los que se pueda generar.

•

Permite la gestión de múltiples almacenes tanto a nivel de un único centro de gasto (lo que permite el traspaso y control de materiales entre los distintos almacenes del centro) como entre distintos centros de gestión (lo que permite el traspaso de materiales entre almacenes de distintos centros). Para este sistema, se establece la necesidad de codificar la ubicación de materiales y almacenes.

•

Contempla la realización de inventario permanente, al tiempo que informa en todo momento de las existencias en almacén en función de las selecciones que los usuarios consideren adecuadas (por epígrafe, cuenta, grupo de material, etc).

•

Permite el registro de cuantas bonificaciones y descuentos puedan practicar los proveedores con perfecta identificación de los mismos en los pedidos, las entradas y consumos.

•

Con respecto a los centros de consumo, el sistema permite el establecimiento de pactos de consumo con la posibilidad de establecer niveles de existencias máximos en estas unidades.

•

El sistema contempla la necesidad de implantar sistemas de identificación de productos de forma electrónica para aquellas áreas en los que se considere necesario.

En cuanto al ámbito del e-Procurement, el sistema permite:

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 146 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

El mantenimiento de la información del catálogo de materiales (directos, indirectos y servicios), proveedores, contratos con terceros, plazos de entrega, precios, imágenes, sonidos, etc.

•

La disponibilidad de una cesta de compra, listas de productos usuales e información personalizada por usuario.

•

La implantación de un sistema electrónico centralizado para el suministro de los bienes declarados de adquisición centralizada.

•

La selección de productos mediante diferentes criterios: código, descripción, catálogo, etc.

•

La selección de proveedores según nivel de servicio, plazos de entrega, precios, comparación de proveedores y productos, etc.

•

La creación de pedidos, definición de diferentes niveles de aprobación de los pedidos (workflow) y verificación de disponibilidad del presupuesto.

•

La optimización de los procesos de compras de pequeño importe de bienes homologados, lo que permite el control de gastos, la simplificación de la gestión administrativa y la obtención de informes de gestión por proveedores y centros de gestión.

Gestión de la información Requerimientos generales: Con carácter general el sistema permite: •

La gestión de la información obrante en el mismo según la siguiente clasificación: -

Desde el propio sistema de información económico financiera, bien directamente o a través de un repositorio de información.

-

Salidas hacia otros sistemas de información corporativos (Obtención de información desde Internet e Intranet).

•

Las salidas de información podrán ser: -

De obtención inmediata (on line).

-

De obtención diferida.

-

De obtención prediseñada (inmediata o diferida).

Con carácter específico, el sistema facilita: •

La integración con el sistema transacciona donde resida la información económica y logística.

•

La integración con los sistemas externos que se determinen.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 147 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Un sistema de información flexible que permite una interacción gráfica con el usuario y la posibilidad de creación de nuevos informes/vistas mediante filtros, definición de nuevos indicadores, sin requerir una programación adicional.

•

La disponibilidad de un "almacén de datos" general para la organización que permita el análisis de múltiples dimensiones de la información.

•

La capacidad para manejar volúmenes de información en el "almacén de datos" sin restricciones teóricas.

•

La disponibilidad de una herramienta para el control del nivel de seguridad requerido para el acceso a cualquier tipo de información del sistema por parte de los usuarios del mismo.

•

La incorporación de cambios en la estructura organizativa en los diferentes componentes del sistema.

•

La disponibilidad de una herramienta para el análisis y control del rendimiento del sistema.

Componente de extracción, transformación y carga de datos •

Facilidad del editor de fuentes y mapeo de información, uso de jerarquías y otros esquemas gráficos para agilizar la navegación en el software.

•

Capacidad para incorporar programas complementarios a la funcionalidad estándar de manera integrada al software de mapeo de procesos de transformación.

•

Flexibilidad para especificar filtros en el proceso de extracción de información y para instrumentar procesos de depuración y limpieza de datos.

•

Facilidad para el mantenimiento "parametrizable" de procesos de extracción, transformación y carga desde fuentes internas (del sistema propuesto) incluyendo la configuración previa de acceso a los datos clave de cada módulo.

•

Capacidad para acceso a fuentes de información externa que considere formatos múltiples.

Componente de almacén de datos (Data Warehouse) •

Incluye funcionalidades de administración y monitorización que permiten validar al menos las siguientes características del Data Warehouse: información completa, oportuna, fechas de proceso, control de registros, calidad de datos.

•

Estructuras de datos (estrellas y cubos) predefinidos para soportar los indicadores base del sistema propuesto con capacidad de extender o crear nuevos modelos sin restricciones técnicas o de licenciamiento.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 148 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Flexibilidad para explotar la información del Data Warehouse permitiendo acceso simultáneo a datos de múltiples temas (distintos cubos y estrellas).

•

Actualización dinámica de las estructuras del Data Warehouse en función de ajustes a los datos maestros del sistema propuesto.

•

Arquitectura técnica flexible que permite el almacenamiento de información en distintos niveles, a fin de permitir transformaciones en los datos y un mejor rendimiento de las consultas.

•

Posibilidad de archivado de información histórica.

•

Flexibilidad para la definición de nuevos indicadores y dimensiones para complementar los predefinidos a través de parametrización del software.

Componente para Análisis de información y reporting •

Capacidad de explotar información a través de un módulo de consulta no planeada orientado al usuario final.

•

Capacidad de automatización de la ejecución de informes.

•

Disponibilidad de un catálogo de informes configurados previamente para los usuarios.

•

Posibilidad de acceso al registro de detalle de la información.

•

Herramienta para desarrollo de informes para toma de decisiones, que pueden ser integrados de forma natural al resto de los informes estándar o definidos por el usuario.

•

Flexibilidad y sencillez para la creación de nuevas consultas dinámicamente, sin necesidad de desarrollos adicionales.

•

Presentación de la información de manera personalizada dependiendo del área usuaria, con base en roles u otra estructura de definición de perfiles.

•

Posibilidad de establecer niveles de seguridad dependiendo del nivel de responsabilidad del usuario.

•

Capacidad de configurar consultas con información acerca de múltiples módulos y fuentes externas. El sistema cuenta con estructuras predefinidas para el almacenamiento y acceso óptimo de información agregada en períodos de tiempo.

•

Almacenamiento en "caché" de consultas con el fin de mejorar el rendimiento de las mismas.

•

Posibilidad de creación de fórmulas matemáticas en la generación de indicadores.

4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 149 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Asignación de códigos semafóricos en función de los valores obtenidos para un indicador.

•

Visualización gráfica de los resultados de los análisis. Esto incluye el uso de diagramas de barras, tartas, líneas, zonas y combinados.

•

Posibilidad de representación cartográfica y asignación de valores a zonas, identificándolas con colores, alertas, etc.

•

Posibilidad de definir alertas que se activen basándose en los resultados obtenidos en informes.

•

Posibilidad de integración con nuevas tecnologías (teléfonos móviles, PDA 's, etc).

•

Posibilidad de publicación de informes en entornos Internet/lntranet.

•

Posibilidad de guardar distintas versiones de los informes/consultas.

•

Posibilidad de establecer puntos de ruptura en los informes que permitan incluir totales.

•

Posibilidad de dar múltiples dimensiones a la estructura de informes, permitiendo cruzar filas, columnas, encabezados, así como la navegación entre dimensiones.

•

Posibilidad de obtención de resultados en función de clasificaciones o excepciones.

•

Calidad en el diseño de las pantallas, permitiendo aplicar distintos formatos, fondos, colores, etc.

•

Posibilidad de exportar gráficos para incluir en documentos.

•

Posibilidad de envío de resultados a través de la aplicación de correo electrónico.

•

Posibilidad de imprimir las pantallas y los informes predefinidos sin necesidad de exportar a otras aplicaciones.

•

Capacidad de especificar información en el proceso de presentación (variables, criterios de visualización de información, datos externos).

Módulos adicionales El desarrollo del mercado de las Administraciones Públicas ha permitido a SAP incorporar desde hace unos años nuevas propuestas a su Mapa de Requerimientos.

Estos componentes hacen posible que las diferentes organizaciones puedan ampliar sus planes de modernización a nuevos ámbitos, apoyándose en su instalación económico-financiera. Entre otras soluciones disponibles podemos destacar: 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 150 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

6.1 Gestión de Recursos Humanos SAP ERP HCM para la Administración Pública ofrece una gestión y control de fondos totalmente integrados, permitiendo a las Administraciones optimizar sus procesos de RR.HH. y las interacciones que dan soporte a los empleados. Al mejorar el rendimiento de la gestión de los trabajadores, SAP ERP HCM ayuda a las organizaciones a descubrir nuevas oportunidades de ahorro de costes, a generar eficacia en los procesos y a proporcionar a los empleados un desarrollo profesional que retenga a los mejores talentos.

La solución está totalmente integrada para la gestión del personal, permitiendo a las organizaciones públicas optimizar los procesos de recursos humanos, mejorar los análisis críticos e incrementar la satisfacción del empleado. Además, proporciona funciones especializadas que se adaptan a las necesidades de dichas organizaciones y se integra con sólidos procesos de RR.HH. que cubren todas las áreas de gestión y control de fondos, gestión de retribuciones, gestión y planificación de presupuestos, planificación del desarrollo del personal, gestión de los procesos de selección y provisión y gestión de la organización y RPT. Al disponer de procesos y flujos de trabajo mejorados, SAP ERP HCM ayuda a las organizaciones de servicios públicos a proporcionar eficiencia y valor. Entre las principales funciones podemos destacar: •

Gestión de actos administrativos. Gestión global del acto administrativo integrada con la gestión documental del expediente asociado y los efectos que pudiera producir en todos los ámbitos (administrativo, retributivo...).

•

Gestión de las situaciones administrativas. Tanto del empleado público como de las repercusiones en cuanto a la retribución, el estado del empleado, la evaluación de la antigüedad y el impacto en las vinculaciones con los puestos.

•

Organización y RPT. La gestión organizativa clásica, que cuenta con la planificación y la representación de las estructuras reales de la organización, se ve suplementada con las necesidades de representar la relación de puestos de trabajo y su idiosincrasia específica, ya sea desde el punto de vista organizativo o económico.

•

Selección y provisión. La solución de gestión de recursos humanos para la Administración Pública soporta todas las características de la contratación laboral y procesos de selección internos y externos que puedan acaecer en la Administración.

•

Registro y administración de personal. Está adaptada a la gestión pública, con las especialidades de la misma. Como ejemplos se pueden citar la consolidación del

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

grado de antigüedad de los empleados públicos con posibilidad de añadir servicios previos, la gestión disciplinaria o los planes de pensiones.

•

Acción social global. Contempla la gestión de solicitudes, el proceso de evaluación, la gestión del pago de las prestaciones y la notificación de los resultados.

•

Estructura retributiva y nóminas públicas. Incluye el tratamiento de los conceptos retributivos específicos de la Administración, basados en la situación inherente al empleado público o en los complementos que dimanan del puesto que éste ocupe.

Asimismo se contemplan las especialidades del mutualismo administrativo.

•

Gestión presupuestaria (basada en la integración con IS-PSe). El sistema permite un completo seguimiento presupuestario a través de indicadores de compromiso y consumo que pueden ser desglosados por diferentes parámetros presupuestarios.

Posee potentes herramientas de simulación de nómina, simulación de cambios estructurales, y la posibilidad de valorar posiciones vacías teniendo en cuenta o no la información retributiva del ocupante.

•

Intervención y elaboración del presupuesto de gastos de personal. Introduce controles para la intervención de los conceptos y retribuciones del personal, en régimen pasivo o activo, que integren la nómina de la Administración de cualquier organismo público.

Contratación y licitación electrónica.

Solución para la construcción de los expedientes de contratación y el seguimiento de trámite con capacidad de integración en la contabilidad pública. Se contempla cada uno de los pasos que deben de seguirse dentro de un I proceso de contratación: •

Registro de proveedores/licitadores. SAP Government Procurement para Sector Público ofrece una solución para la definición y utilización de un directorio de proveedores, que pueda ser utilizada como registro de licitadores, en los procesos de contratación. Asimismo incorpora elementos para establecer escenarios de licitación electrónica como son el autoregistro de proveedores y el proceso de certificación, publicación de concursos y pliegos, recepción de ofertas, subastas públicas, etc. Aporta a la Administración un portal para el proveedor, que permite que él mismo pueda ajustar, modificar o cancelar la información relativa a sus Datos Maestros; así como la información relacionada con los documentos que necesitan incorporar en los pliegos de contratación contenidos en lo que se conoce como Sobre "A”.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Preparación del proceso. A través de la solución SAP SRM o dentro del módulo MM de SAP ERP, cualquier departamento o unidad promotora, puede elaborar la petición o descripción de la resolución de inicio de un expediente de contratación.

•

Selección del contratista-licitación. Mediante el registro de licitadores, dentro de la gestión del directorio de proveedores o licitadores, se puede mantener la información relacionada con los requisitos del contratista, y con su clasificación empresarial, para garantizar la capacidad y la solvencia de los mismos en la selección.

•

Adjudicación-perfección del contrato. Para poder realizar la adjudicación del expediente de contratación dentro del proceso, el sistema permite mediante un portal de proveedor, que los licitadores puedan acceder a un aplicativo sencillo, donde se permite acceder a información y a notificarla. En dicho portal se recibirán las invitaciones a procedimientos restringidos, y dará respuestas a los mismos mediante la creación de ofertas para notificar precios, criterios de la oferta, etc.

También se puede iniciar un dialogo competitivo para la construcción o finalización de los pliegos del objeto del contrato.

Desde el punto de vista SAP, la solución SAP RM permite que los diferentes procedimientos administrativos de un expediente de contratación determinado, definan la composición de la Mesa de Contratación para la apertura de las ofertas recibidas de cada licitante o proveedor, así como de la elevación de la propuesta de adjudicación.

Llegada la fecha de apertura de plicas determinada en el procedimiento de contratación, según las características del trámite administrativo a llevar el sistema notifica tanto a los integrantes de la Mesa de Contratación como a los licitantes o proveedores que han ofertado, un documento invitándoles a participar de forma "electrónica" en la valoración de las ofertas, y en la defensa de sus ofertas.

Para la determinación de la oferta u ofertas "ganadoras", SAP ofrece una herramienta de informes que facilita a la Mesa de Contratación la valoración de las ofertas de proveedor, mediante la evaluación de las mismas respecto al concepto económico de precio, o los criterios de adjudicación ponderables, según lo marcado por el órgano de contratación en los pliegos de cláusulas.

El aplicativo diferencia la valoración de los criterios de adjudicación técnicos de los criterios de adjudicación económicos, separando así la evaluación de ambos "sobres" por los responsables técnicos y por el órgano de contratación de la organización o entidad.

•

Ejecución del contrato. Una vez formalizado, firmado y puesto a disposición de los usuarios internos de la Administración, SAP SRM o ERP MM permite a los empleados de la entidad solicitar los bienes y servicios que requieran de dicho 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 153 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

contrato, simplificando el proceso de solicitud y el seguimiento posterior y garantizando que las políticas de compra corporativa son respetadas.

•

Cierre del contrato. El cierre del contrato se puede producir mediante la liquidación o resolución del mismo. Para ello, la solución SAP permite definir en el trámite administrativo del expediente de contratación diferentes formas para el cierre oficial del contrato a través de SAP RM. El sistema permite la definición y la creación de los pasos a tramitar para generar el Acta de Recepción y la devolución de la fianza depositada por el licitante, consiguiendo así el cierre definitivo y la liquidación final del mismo.

Gestión tributaria y de recaudación.

La solución SAP de Gestión Tributaria para la Administración Pública soporta una administración integral y eficiente que aporta una visión unificada de todas las obligaciones tributarias del contribuyente. Esta robusta solución, plenamente integrada con otras soluciones de la cartera de productos SAP para el Sector Público, soporta las necesidades y procesos comunes a todas las agencias gubernamentales responsables de la gestión de ingresos: Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Corporaciones Municipales, Diputaciones, Empresas de Aguas, Puertos y Aduanas, etc.

Además, incluye la posibilidad de generar formularios con tecnología ADOBE, definir reglas de cálculo mediante un motor abierto a sistemas externos, gestionar la recaudación y las cuentas del contribuyente, y definir las notificaciones y los expedientes recaudación ejecutiva.

La solución SAP de Gestión Tributaria facilita la captura de todo tipo de ingresos y aumenta el grado de cumplimiento de la obligación tributaria gracias a: •

Servicio unificado al contribuyente. Los contribuyentes pueden registrarse a través de múltiples canales y reciben una cuenta unificada, a la que se accede vía Internet, mediante la que se soportan todos los servicios destinados al ciudadano.

Además, es posible tener visibilidad de todas las interacciones del contribuyente a los largo del ciclo de vida de cada impuesto, permitiendo predecir y mejorar el servicio dado.

•

Liquidación, recaudación y pago eficientes. Las liquidaciones se soportan a través de la gestión, el seguimiento, la contabilización y la comunicación de información relacionada con los impuestos, los ingresos a cuenta y las devoluciones. Las autoliquidaciones y la gestión de la recaudación son procesadas automáticamente gracias al motor de reglas de negocio, datos del histórico del contribuyente, etc. La

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

solución contempla el seguimiento de todas las actividades recaudatorias permitiendo mostrar el histórico del cada contribuyente para cada tipo de impuesto.

•

Gestión integral de expedientes tributarios. La solución dispone de un repositorio central de expedientes generados a partir de diferentes tipos de eventos que pueden originarse en el sistema SAP o en otras fuentes o canales. Se soportan diferentes tipos de expedientes como: los de recaudación ejecutiva, los de inspecciones, etc. Dichos expedientes actúan como punto central de acceso a todo tipo de información, desde objetos del sistema SAP o terceras soluciones (datos del

contribuyente,

liquidaciones,

etc.)

hasta

la

documentación

generada

internamente.

•

Contabilización de ingresos integrada. En SAP, las funciones de seguimiento y contabilidad están plenamente integradas con los procesos de gestión tributaria para permitir una adecuada distribución de los ingresos, o la gestión presupuestaria y su comunicación a organismos competentes y a los medios. Este tipo de integración reduce los costes operativos y los tiempos del ciclo de vida de cada tributo, a la vez que mejoran la transparencia hacia el ciudadano.

•

Presentación de declaraciones y gestión de las devoluciones. Tanto los ciudadanos como las empresas pueden presentar sus declaraciones por múltiples canales, incluyendo papel, fax o Internet. La solución de SAP valida la declaración, gestiona las discrepancias de cálculo y obtiene la deuda total. Es una solución escalonada que permite procesamientos masivos, y soporta varios métodos de pago (domiciliaciones, ingresos, transferencias, tarjetas de crédito, etc) mediante formatos estándares de intercambio electrónico (EDI) y otros formatos específicos.

•

Gestión de comunicaciones y contactos. La solución permite hacer modelos de los distintos tipos de comunicaciones y contactos, así como registrarlos en el histórico del contribuyente, generando consistencia entre todos los canales de interacción disponibles.

•

Inspecciones consistentes. Ya sea mediante la aplicación de algoritmos o de forma aleatoria, el sistema permite determinar las declaraciones a inspeccionar. Se crea un expediente de inspección para el contribuyente generando así una lista de tareas a procesar por el inspector asignado. Adicionalmente la solución dispone de funcionalidades de Inteligencia de Negocio y Minería de Datos que posibilitan descubrir normas, tendencias, excepciones y desviaciones de datos, mejorando la detección del fraude y la monitorización del grado de cumplimiento.

Cesión de subvenciones y ayudas.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Solución para la gestión de programas donde la Administración concede ayudas financieras a terceros. La funcionalidad soporta un amplio espectro de procesos de negocio,

incluyendo:

la

definición

de

programas,

solicitudes,

elegibilidad,

reconocimiento, reclamaciones, solicitudes de cambio, pago de ayudas, monitorización del proceso y análisis de la información.

El sistema proporciona también acceso a los solicitantes vía Internet, mediante el soporte a través de la Web del proceso de solicitud de ayudas, reclamaciones y solicitudes de cambio; así como el proceso de solicitud, automatizado vía Workflow, para la aprobación y las notificaciones.

Complementada por la aplicación SAP de Gestión de Expedientes, que forma parte del conjunto de aplicaciones de la compañía para Sector Público, SAP para la Gestión de Ayudas permite a las organizaciones gestionar solicitudes, expedientes, documentos y registros (tanto en formato de papel como en formato electrónico) para mejorar la gestión de los ficheros y la documentación necesarios durante el proceso de la gestión de la ayuda.

Dispone además de una robusta funcionalidad de análisis de la información, mediante SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI), que permite medir y optimizar el rendimiento de cada uno de los pasos del proceso.

SAP para Gestión de Ayudas mejora la efectividad de los siguientes procesos de negocio: •

Gestión de programas. Mantiene la transparencia en el proceso de solicitud para facilitar tanto la contabilidad interna como la externa. A su vez, controla y define cómo se van a llevar a cabo cada una de las actividades, y cómo se va a hacer entrega de cada una de las ayudas al solicitante.

•

Proceso de solicitud. Gestiona el proceso de solicitud de una manera sencilla, aconsejando sobre la elegibilidad de los solicitantes y las cantidades a conceder.

De esta forma, ayuda al solicitante a recibir información acerca del programa y a solicitar la ayuda de forma correcta a través de Internet, del teléfono o de una carta.

•

Solicitud de cambio. Gestiona los cambios de un solicitante una vez que una ayuda ha sido aprobada y liberada. También evalúa los cambios principales que se han producido en la situación de dicho solicitante, y genera nuevas versiones del acuerdo, como documentos en formato PDF, para el seguimiento interno y el procesamiento externo si fuera necesario.

•

Gestión de reclamaciones. Proporciona una serie de herramientas Web, tales como formularios, que permiten enviar peticiones para un pago o reconciliaciones de pagos. Los elementos sujetos a la reclamación son verificados de forma manual 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 156 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

o automática en el acuerdo establecido entre la Administración y el solicitante. Este proceso permite identificar aquellos objetos susceptibles de elegibilidad y disponibilidad, a través de chequeos que se ejecutan en el acuerdo. Las reclamaciones son entonces aprobadas, liberadas y pagadas.

•

Gestión de expedientes. Proporciona una ubicación central para todos los documentos, datos y transacciones relativas a la solicitud de una ayuda en particular y sus procesos subsiguientes. Los expedientes pueden enlazarse a otros expedientes del programa o del solicitante, o ser creados bajo demanda para propósitos de inspección o auditoria.

•

Monitorización. Almacena y recupera rápidamente informes acerca del estado del proyecto, informes financieros o de rendimiento, que detallan la eficiencia y la efectividad de los programas. Permite organizar reuniones y visitas, y almacenarlas e integrarlas dentro de workflows para realizar un seguimiento de las actividades de las personas involucradas en el programa.

•

Análisis. Realiza consultas estándar que soportan el análisis de la solicitud, el acuerdo, y la reclamación del programa, así como el análisis del ciclo completo.

También permite la definición de informes y análisis a medida.

Servicios sociales.

Solución para el reconocimiento de situaciones de necesidad y dependencia, así como para la concesión, ejecución y seguimiento de servicios prestados al efecto.

Esta funcionalidad permite a las organizaciones dar cobertura a las necesidades sociales actuales, tanto políticas como demográficas. Permite a los gobiernos llevar a cabo las políticas y servicios que demandan los ciudadanos y la economía. Asimismo, permite manejar de manera efectiva los presupuestos asignados, aumentar el grado de automatización, ofrecer un trato más cercano al ciudadano, y ofrecer una disponibilidad de veinticuatro horas al día, siete días por semana.

SAP para servicios sociales puede ser adaptado de forma flexible para cubrir las necesidades de los diferentes segmentos de la población, así como las iniciativas de las diferentes áreas de la Administración.

La solución consta, entre otros, de los siguientes componentes integrados que cubren las diferentes fases de la relación con el ciudadano: •

Entorno de trabajo personalizado. Proporciona a cada nivel de la Administración (local, regional o nacional) un entorno personalizado de las necesidades de cada usuario. Entre otras funcionalidades, es posible proporcionar el aspecto, el idioma y el contenido, tanto funcional como documental, que el usuario necesita para

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

mejorar su labor diaria. Esto se consigue mediante la utilización de SAP Enterprise Portal.

•

Punto de contacto "multicanal". El sistema proporciona a los ciudadanos un acceso a través de múltiples canales para su relación con la Administración. Algunos ejemplos de ello son: el acceso vía Web a los formularios PDF, que transfieren automáticamente la solicitud al sistema una vez que ha sido completada, o los Centros Telefónicos de Atención al Ciudadano, donde el usuario puede informarse de los diferentes programas, y obtener ayuda para efectuar la cumplimentación de las solicitudes, así como informarse acerca del estado de sus solicitudes y programas en curso.

•

Campañas de comunicación al ciudadano. El sistema dispone de una herramienta integrada para definir campañas de comunicación al ciudadano a través de múltiples canales. Esta herramienta ayuda a seleccionar a los destinatarios de dicha campaña y a diseñar y enviar un mensaje claro y consistente, sea cual sea el canal elegido. Asimismo, dispone de mecanismos y herramientas de análisis para medir la efectividad de dichas campañas.

•

Gestión de expedientes. Se dispone de un repositorio central de información donde se almacenan todos los datos relativos a una solicitud o programa concreto. De esta manera, es posible visualizar el ciclo de vida de una solicitud concreta, o de cualquier otro tipo de relación entre el ciudadano y la Administración. El sistema ofrece también una visión de 3600 del ciudadano, desde el punto de vista social, económico o de relaciones con la Administración. .Gestor de alertas I Gestor de workflow. El sistema proporciona diferentes mecanismos de alertas y workflow, que permiten automatizar el proceso de relaciones con los ciudadanos. Estas herramientas guían al usuario durante todo el proceso, permitiendo una interacción más ágil, que reduce el número de errores y el tiempo medio de duración de los procesos.

•

Gestión de actividades. El sistema permite programar visitas, llamadas telefónicas, o envíos de correo, entre las diferentes figuras que interaccionan en el proceso.

Autoriza, por ejemplo, que a petición de un usuario se programe una visita de un trabajador social para un ciudadano. Unido a las Soluciones SAP de Movilidad, permite al trabajador llevar con él toda la información necesaria acerca del expediente y recopilar en el momento, de forma eficiente, toda la información adicional requerida. Esta información se transfiere automáticamente al sistema central una vez finalizada la visita.

•

Motor de reglas. La solución dispone de un motor de reglas parametrizable que permite proponer qué servicios son los más adecuados a cada solicitante, así 4. Definición y Caracterización de los Grandes Sistemas de Información en las AA. PP. - 158 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

como las cuantías de dichos servicios. Como base para el cálculo de estas reglas pueden utilizarse datos maestros, datos económicos o datos históricos. Dicho motor soporta mejor la toma de decisiones, poniendo a disposición de las personas que tienen que tomarlas toda la información necesaria. .Gestión de servicios. El sistema gestiona todo el ciclo de vida de los servicios que se prestan a los ciudadanos, desde su solicitud hasta su conclusión. Permite conocer en cada momento qué servicios se están prestando a cada ciudadano, y el detalle de los mismos. Asimismo, permite la definición de servicios de forma conjunta junto con entidades externas, como por ejemplo el tercer sector.

•

Relaciones con el tercer sector. Esta solución permite gestionar todas las relaciones con el tercer sector, incorporando esta figura como dato maestro o como documento que se genera en el sistema. Asimismo, fomenta la interacción al proporcionar un entorno de colaboración entre dicho sector y la Administración, y facilita el intercambio de información entre los diferentes sistemas. Soporta también la incorporación de procesos que permiten definir y prestar nuevos servicios, o mejorar los existentes. .Monitorización y análisis. La solución ofrece un entorno analítico con informes predefinidos que permite monitorizar y analizar cada uno de los pasos del proceso, así como realizar un estudio de ciclo completo.

Ofrece también la posibilidad de permitir la creación de informes personalizados.

Gestión del patrimonio.

Solución diseñada para actuar como repositorio central del catálogo de patrimonio, incluyendo todos los datos necesarios, así como las funciones para la cesión de edificios en arrendamiento, seguimiento financiero, integración con mantenimiento, etc.

Cuadros de mando de gestión.

Solución concebida para el seguimiento de indicadores de gestión y sus tendencias.

Puede incluir información mixta de soluciones SAP y de desarrollos propios de la organización.

Conclusiones El conjunto de soluciones articuladas en torno al componente económico-financiero permite

abordar

estrategias

de

modernización

por

fases

de

los

procesos

administrativos, con el fin de prestar un servicio mejor a la ciudadanía. Todas ellas están basadas en la plataforma SAP Netweaver.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

SAP Netweaver unifica los componentes tecnológicos en una única plataforma, permitiendo a las organizaciones reducir la complejidad de TI y obtener un mayor valor de negocio en sus inversiones. Asimismo, representa la mejor opción para integrarse con otros sistemas, tanto SAP como no SAP. Además, dicha plataforma ayuda a las organizaciones a alinearse de forma más eficiente con sus procesos de negocio. Con SAP NetWeaver, pueden definir mejor las aplicaciones utilizando servicios empresariales.

Como base de la arquitectura orientada estos servicios (enterprise SOA), SAP NetWeaver permite a las organizaciones evolucionar de sus entornos tecnológicos actuales a un entorno estratégico que potencie el cambio que el negocio necesita.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Capítulo 5: El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas

5.1 El Ciclo de Vida de los Sistemas de Información en el sector público 5.2 Problemática del desarrollo e implantación de los Sistemas de Información en las Administraciones Públicas 5.3 Situación de los sistemas Legacy.

5.4 Gestión del mantenimiento.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

5.1 El Ciclo de Vida de los Sistemas de Información en el sector público Según el modelo CMMI, el ciclo de vida es el período de tiempo que comienza cuando un producto de software es concebido y finaliza cuando el producto no está más disponible para su uso. Un ciclo de vida típicamente incluye una serie de etapas en un determinado orden. Como una organización puede producir software de una gran variedad y en entornos y condiciones diferentes, un ciclo de vida puede no ser apropiado para todas las situaciones. Es por ello que la organización puede identificar más de un ciclo de vida para ser usado en sus proyectos. Los ciclos de vida son generalmente obtenidos de la literatura de la ingeniería de software y pueden ser modificados por la organización. Están disponibles para ser usados en combinación con la metodología estándar, para adaptar la misma a un determinado proyecto.

La metodología Métrica v3 (orientada a las Administraciones Públicas españolas) propone los siguientes procesos dentro del ciclo de vida para el desarrollo del software: − PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. − DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. − MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

En la metodología propuesta por la ESA (a nivel europeo) se tiene: Planificación, Desarrollo, Desarrollo Detallado y Mantenimiento. Sin embargo, el enfoque en ambas es similar, es decir, ambas están orientadas al proceso. La diferencia es que en Métrica v3 ya desde el análisis se hace hincapié en el Modelado de Clases, mientras que en la ESA se trabaja a un nivel de Componente, es decir, más abstracto y genérico.

En un sistema de información, en general, es la última etapa la que requiere mayores costes, según la longevidad del sistema y lo bien adaptado que se encuentre una vez desarrollado a los procesos de la organización a la que da servicio.

En nuestro discurso hemos aportado datos sobre los gastos de las Administraciones Públicas en el mantenimiento de estos sistemas. También hemos hablado sobre cómo una administración pública está regida por otras pautas a organizaciones de otra índole, como la empresa privada.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Analicemos cómo afecta al ciclo de vida propuesto teóricamente.

Figura 1: Ciclo de Vida de un Sistema de Información.

Como podemos observar en la Figura 1, son las Necesidades del Negocio las que a lo largo del tiempo determinan las decisiones a tomar sobre la vida o funcionalidad de un sistema en producción. La durabilidad de nuestro sistema dependerá de su capacidad de adaptación a los cambios en estas nuevas necesidades.

Pero en la Administración Pública, tal como hemos explicado, son otros los parámetros que rigen el ciclo de vida. Por ello nos encontramos que una reingeniería del sistema se lleva a cabo con ocasión de una nueva política o de su implantación. Un abandono del sistema, por un cambio en el gobierno de la administración. Y la situación más habitual, el mantenimiento, que va añadiendo complejidad al sistema, corrigiendo errores previos, añadiendo otros nuevos, etc.

Un Sistema de Información se mantiene en producción en la Administración Pública siempre que funcione y su coste de mantenimiento no sea prohibitivo. Es por ello que desde que se implanta hasta que se abandona, pueden pasar décadas, a pesar de las oleadas tecnológicas que va “sufriendo” en su mantenimiento.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

El coste del mantenimiento de una tecnología obsoleta en el mercado es altísimo. Sin embargo, si el sistema sigue funcionando, es decir, a pesar de su antigüedad la funcionalidad se sigue cumpliendo, son muchos los detractores de abandonar un sistema por otro nuevo, dado que por la durabilidad de estos sistemas, no se suelen encontrar escenarios de éxito de implantación de otro tipo de sistemas que garanticen que el abandono es la mejor opción.

Nos encontramos, por tanto, ante un ciclo de vida muy largo, complejo de gestionar y difícil de determinar en qué etapa nos encontramos temporalmente: -

Si se debe proceder a una reingeniería

-

Si se debe abandonar

-

Si se debe seguir, por el contrario, con el mantenimiento.

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5.2 Problemática del desarrollo e implantación de los Sistemas de Información en las Administraciones Públicas 5.2.1 El ciclo de vida de los Sistemas de Información en las AAPP. Según estudios recientes publicados por la OCDE los fracasos de las administraciones amenazan el futuro de la administración en línea y el despliegue de la administración electrónica en general.

Estos estudios ponen de manifiesto como las administraciones encuentran muchas dificultades para llevar a cabo grandes proyectos informáticos:

Desbordamiento de los presupuestos,

retrasos, calidad de los resultados sensiblemente inferior a la acordada cuando se espera en el lanzamiento del proyecto.

Por otra parte es bien conocido que estas dificultades no son exclusivas del sector público: Sólo el 28% de los proyectos informáticos, públicos y

privados desarrollados en el año 2000 en los

EEUU concluyeron en el plazo, con el coste y funcionalidades previstos, mientras el 23% de los proyectos fueron cancelados y el resto sufrió retrasos, sobrecostes y pérdidas de funcionalidades.

La mayor parte de los países avanzados han planteado ambiciosos planes de informatización de sus administraciones orientados a trasladar la prestación de los servicios públicos a través de Internet, mejorar la información suministrada a los ciudadanos, racionalizar las administraciones, en beneficio de todos: ciudadanos, empresas, políticos y funcionarios.

En consecuencia si las administraciones no aprenden a gestionar los riesgos de los complejos proyectos informáticos las buenas e-intenciones se convertirán una vez más en decepciones electrónicas.

Características de las administraciones públicas

Las peculiaridades de las administraciones públicas explican en parte las dificultades que encuentran en la gestión de Proyectos relacionados con el despliegue de nuevos servicios basados en la utilización intensiva de tecnologías de la Información.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

La implementación de las políticas públicas se caracterizan por el continuo cambio en las circunstancias y los cambios en las especificaciones de los Sistemas de Información en construcción generan sistemas más complejos, crean confusión en las relaciones con las empresas e incrementan los costes. Pequeños cambios en las políticas pueden requerir cambios profundos en los sistemas de información.

Los plazos de entrada en vigor de normas son con frecuencia insuficientes para diseñar y construir los sistemas adecuados.

– Rápida sucesión de los cambios – la obligación de rendir cuentas – la brevedad de los plazos

• para evitar fracasos sería necesario tener en cuenta la complejidad de la implementación desde el principio, desde el momento de la formulación de las políticas • como mínimo deberían identificarse los riesgos inherentes a cada una de las decisiones y gestionar adecuadamente estos riesgos.

Delfines en lugar de Ballenas

– los procesos de elaboración de los presupuestos en las administraciones públicas tienden a asignar financiación a grandes proyectos de alta visibilidad – los proyectos medianos o pequeños no atraen la atención necesaria en los procesos de presupuestación – los proyectos grandes pueden identificarse más fácilmente con actuaciones para resolver problemas – la probabilidad de fallo es proporcional al tamaño del proyecto – una alternativa es la de desarrollar proyectos de tamaño moderado, lo que no equivale a partir un gran proyecto en módulos, significa pensar de otra manera – proyectos manejables son proyectos de no más de seis meses, técnicamente sencillos, moderadas ambiciones de mejora en la organización y equipos dirigidos por objetivos.

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– A pesar de que deben evitarse en lo posible los grandes proyectos, la naturaleza de las administraciones públicas implica en ocasiones una gran complejidad: • millones de ciudadanos afectados • cientos de empleados utilizan los sistemas – Los grandes proyectos han de dividirse en módulos autosuficientes, adaptables a los cambios en las circunstancias, la tecnología o las especificaciones.

Evitar tecnologías emergentes

– las nuevas tecnologías representan a menudo la promesa de mejores prestaciones, la forma sencilla de reformar procesos administrativos sin cambiar el funcionamiento de la administración – la experiencia demuestra que los sistemas basados en tecnologías insuficientemente experimentadas tienen una fuerte tendencia al fracaso – los riesgos disminuyen si se utilizan tecnologías contrastadas y más aún si se opta por soluciones estándares, aunque esto último requiera en su caso la modificación de los procesos a las posibilidades de las herramientas.

Identificar y gestionar los riesgos

– con frecuencia los fracasos en los proyectos se deben a la incorrecta identificación de los riesgos inherentes – muchos fracasos pueden explicarse por el seguimiento inadecuado de las metodologías, que deben adaptarse a la cultura de cada organización – la gestión de los proyectos debe ser capaz de reaccionar con rapidez ante los riesgos detectados

Fortalecer el liderazgo y la transparencia, accountability, y concentrase en las mejoras para la organización

Un proyecto informático no es algo aislado, debe estar asociado a determinados cambios o mejoras concretas en la organización

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

El liderazgo es un factor crítico en cualquier proyecto, un alto directivo debe ser responsable de la asignación de los recursos necesarios El respaldo del más alto nivel es imprescindible, a pesar de que los altos directivos puedan estar al margen de características técnicas El departamento de informática puede ser suficiente para el desarrollo de sistemas de uso interno en la organización pero no es suficiente para proyectos que implican cambios profundos en normas y/o procedimientos

Resumen, para la adecuada inserción de las TI en las administraciones públicas es preciso:

establecer estructuras de gestión adecuadas gestionar proyectos de complejidad moderada, think small utilizar tecnologías contrastadas identificar y gestionar los riesgos adoptar buenas prácticas de gestión de proyectos implicar a los directivos seleccionar y formar adecuadamente al personal técnico gestionar con eficacia la experiencia establecer un ambiente de confianza con los suministradores conseguir la participación adecuada de los usuarios finales

• ICA International Council for Information Technology in Government Administration: http://www.ica-it.org/

• OCDE Project on the Impact of E-Government (brochure): http://www.oecd.org/pdf/M00023000/M00023969.pdf

• la sociedad de la información en la Unión Europea: http://www.europa.eu.int/information_society/index_es.htm

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Las actividades de la OCDE en el campo de las TI aplicadas a las administraciones públicas tratan de encontrar el conjunto de tareas que han de emprender las administraciones para culminar con éxito los grandes proyectos informáticos en los que se ven implicadas, así como tratar de aprender de los numerosos errores cometidos en este campo en muchas ocasiones. Se definen a continuación

los conceptos básicos que se utilizan en este documento así como sus

implicaciones en las reflexiones que siguen.

-

Administración pública

-

Tecnologías de la Información

-

Éxito o Fracaso

-

Proyecto

-

Tamaño de los proyectos

-

Gestión de los proyectos

Administración Pública

La mayoría de las administraciones públicas experimentan graves problemas al implementar grandes proyectos informáticos. Los presupuestos se desbordan, los plazos se incumplen, y con demasiada frecuencia la calidad de los nuevos sistemas resulta sensiblemente inferior a los estándares acordados a la hora de acometer el proyecto.

Las administraciones por otra parte no son las únicas instituciones que encuentran estas dificultades. Los datos disponibles ponen de manifiesto que las empresas privadas se enfrentan a problemas similares. El Standish Group, estima que sólo el 28% de todos los proyectos informáticos abordados en los Estados Unidos durante el año 2000, tanto en la administración como en las empresas, finalizaron satisfactoriamente en relación con los gastos, funcionalidades y plazos previstos.. Un 23% de los proyectos fueron abandonados sin llegar a concluirse y los restantes sufrieron desviaciones más o menos severas en los tiempos, plazos o funcionalidades.

Los grandes proyectos informáticos de las administraciones públicas conllevan además importantes riesgos de carácter político en la medida en que los ciudadanos son cada vez más exigentes en la demanda de responsabilidades a las autoridades respectivas por el uso

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inadecuado de los caudales públicos, incluyendo en sus valoraciones económicas no sólo los recursos malgastados sino las oportunidades desperdiciadas de mejorar la eficacia y eficiencia en el funcionamiento de las instituciones públicas.

La incapacidad de las administraciones para gestionar grandes proyectos de tecnología de la información puede llegar a poner en peligro las expectativas de implementación de los servicios propios de la administración electrónica.

La mayoría de los países de la OCDE han formulado ambiciosos planes de actuación para la implantación de los servicios característicos de la administración electrónica, con intención de trasladar de forma cada vez más intensa la prestación de servicios a los ciudadanos a través de Internet. Sin embargo, a menos que las administraciones consigan gestionar adecuadamente los riesgos asociados a la gestión de grandes proyectos en el sector público estas e-expectativas pueden convertirse en estrepitosos fracasos. Las administraciones deben adoptar determinados principios básicos de gestión de las tecnologías de la información si pretenden incorporar los beneficios y potencialidades de la administración en línea.

Cómo gestionar los proyectos informáticos correctamente:

Contemplar las peculiaridades del sector público:

Las administraciones públicas tienen características organizativas muy diferentes del sector privado, y estas diferencias son muy importantes a la hora de comprender los riesgos y oportunidades a que se presentan en los proyectos informáticos públicos.

Los cambios, por ejemplo, son una característica intrínseca de las políticas públicas. Las normas cambian, las prioridades se modifican, y en consecuencia las implementaciones deben modificarse. Sin embargo, los cambios de especificaciones en un sistema informático en construcción incrementarán significativamente la complejidad del sistema, enturbiarán los acuerdos preestablecidos con los suministradores e incrementarán los presupuestos. A menudo cambios poco significativos en las políticas o procesos de gestión pueden requerir cambios profundos en los sistemas informáticos asociados.

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En ocasiones los periodos previstos para la entrada en vigor de nuevas normativas o procedimientos son demasiado cortos para la construcción e implantación de los sistemas informáticos adecuados. Se hace preciso en estos casos rectificar calendarios poco realistas establecidos en ocasiones por los más altos responsables de las organizaciones.

Si se quieren evitar los fracasos, es necesario contemplar los aspectos relativos a su implementación en el proceso de diseño de una política pública, y entre ellos

los aspectos

relacionados con los sistemas de información necesarios para su gestión.

Entre las características específicas del sector público se encuentran los aspectos relacionados con la transparencia y la rendición de cuentas. Esto implica que en el sector público los errores son difundidos con más facilidad, requiriendo con frecuencia responsabilidades a altos funcionarios y políticos acerca de proyectos sobre cuyo seguimiento y control suelen tener poca capacidad de decisión.

En muchos países los cambios frecuentes en la normativa, mecanismos de control exigentes y plazos de implementación reducidos son condiciones ineludibles del sector público. A pesar de todo es factible aprovechar las relaciones entre los procesos de diseño e implementación de procesos con ocasión de la implantación de la administración electrónica. En estos contextos los riesgos inherentes a las exigencias de las administraciones públicas deben ser perfectamente identificados y manejados adecuadamente.

Delfines, no ballenas

La dinámica presupuestaria del sector público suele estimular

la asignación de recursos a

proyectos informáticos complejos y de alta visibilidad. Los proyectos pequeños no parecen justificar incrementos presupuestarios y no atraen la atención de ningún actor en las negociaciones presupuestarias. Por el contrario los proyectos complejos, caros y espectaculares se ven a menudo favorecidos dado que se justifican más fácilmente como resultado de una nueva política o como solución de un determinado problema. Esta situación tiene efectos negativos en la práctica dado que el riesgo de fracaso es proporcional al tamaño del proyecto. La mayoría de los

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

grandes proyectos, es decir, los proyectos caros, de larga duración y que soportan iniciativas complejas fracasan.

Un enfoque alternativo, cada vez más utilizado en el sector privado consiste en evitar los grandes proyectos, abordando en su lugar proyectos pequeños.. Utilizar “delfines” no significa dividir un proyecto grande en módulos pequeños, significa adoptar una manera diferente de pensar y de resolver los problemas, con proyectos cuyo cronograma no sobrepase los seis meses, sencillos desde el punto de vista técnico, ambiciones moderadas en relación a los cambios a aplicar en la organización y equipos de trabajo conducidos por objetivos.

Aunque los grandes proyectos deban evitarse todo lo posible, las administraciones son con frecuencia instituciones complejas que atienden amillones de ciudadanos, y que son utilizados por cientos de empleados públicos. Por lo tanto no todos los sistemas de información a utilizar en el sector público pueden basarse en proyectos de pequeño tamaño. En cualquier caso, si se han de abordar grandes proyectos, deben dividirse en módulos independientes, adaptables a los cambios de contexto, tecnológicos y de requisitos.

Evitar tecnologías emergentes:

Las nuevas tecnologías son tentadoras porque prometen a menudo mejores soluciones y posibilidades de cambio fascinantes. Con frecuencia han prometido soluciones capaces de implementar sistemas informáticos sin cambiar los procedimientos de gestión. No debe sorprendernos que las administraciones traten de desarrollar sistemas basados en nuevas tecnologías.

La experiencia demuestra sin embargo que los sistemas basados en tecnologías emergentes son tremendamente susceptibles de fallar. En determinadas circunstancias muy concretas los potenciales beneficios pueden justificar tan altos riesgos, en la mayoría de los casos estos riesgos no están justificados.

Los riesgos de fallos decrecen utilizando te&Mologías contrastadas, o aún mejor, software estándar, aunque esta aproximación incluso exija adaptar los procedimientos de la organización a

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las posibilidades de las soluciones disponibles. La utilización de software comercial en lugar de software a medida se ha revelado una y otra vez como la solución más robusta.

Cuando la utilización de tecnologías emergentes es inevitable es conveniente desarrollar previamente una experiencia piloto antes de abordar el contrato definitivo, lo que contribuirá a determinar y gestionar adecuadamente los riesgos que estas alternativas conllevan.

Identificar y gestionar los riesgos:

La identificación y gestión de los riesgos son las condiciones básicas para una gestión de éxito en un proyecto informático. En algunos países se han adoptado metodologías y prácticas en este ámbito, aunque en otros muchos países queda todavía mucho por hacer al respecto.

Consultores independientes, ajenos a la administración pueden contribuir a identificar los riesgos.

La colaboración de estos expertos independientes en fases críticas de un proyecto puede facilitar una excelente diagnóstico del estado de salud de u proyecto.

En cualquier caso la opinión de los expertos sólo tiene interés si la gestión del proyecto es capaz de reaccionar y manejar con rapidez y eficacia los problemas detectados.

Es interesante observar que muchos fracasos tienen que ver con la aplicación poco rigurosa de metodologías suficientemente documentadas y conocidas. Parece necesario en consecuencia implantar sistemas de gestión del conocimiento y de control gestión adaptados a la cultura especifica de cada país.

Reforzar los liderazgos y la información, y poner atención a los cambios en los procedimientos.

NO existen proyectos informáticos aislados. Cada sistema informático debe entenderse como una herramienta o un instrumento para alcanzar unos determinados objetivos., e general una mejora en los procesos de la organización. En consecuencia los proyectos informáticos son proyectos de

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una determinada organización y han de ser liderados por la alta dirección y no por expertos en informática.

El liderazgo es un punto clave en la gestión de un proyecto. Si a la cabeza de un proyecto no está un alto funcionario como responsable último del mismo siendo este funcionario el responsable del éxito o fracaso del proyecto, el proyecto probablemente fracasará.

La atención de la alta dirección es por definición un recurso escaso y con frecuencia resulta muy difícil interesar a este nivel de la organización con lo que aparentemente son detalles técnicos de bajo nivel. Sin embargo si una organización quiere ser seria en lo que respecta a la utilización de una importante cantidad de recursos públicos en proyectos informáticos, la responsabilidad y la propiedad del proyecto debe asignarse a la alta dirección de la organización.

Análogamente es necesario establecer claramente las líneas de responsabilidad para una adecuada gestión del proyecto. Debe quedar muy claro desde el principio, quien es responsable de autorizar los gastos, como se medirá el funcionamiento del sistema y cuando tendrá lugar la recepción del sistema.

Por lo tanto en las administraciones públicas el papel de las tecnologías de la información reflejará la forma en laque la organización está gestionada.

Un departamento de informática aislado puede ser suficiente para aplicaciones informáticas internas ero probablemente no sea suficiente para aplicaciones críticas para la organización que modifican la forma de funcionar de n departamento y la percepción que los ciudadanos tienen del mismo.

Gestionar

el

conocimiento

y

los

recursos

humanos:

Un problema recurrente es la falta de conocimientos de los funcionarios públicos en general sobre las tecnologías de la información. En determinados países esta circunstancia impide cualquier desarrollo con recursos propios, estableciendo además una relación asimétrica entre compradores públicos de bienes y servicios informáticos y suministradores de tecnología.

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Para resolver estos problemas ciertos países han abordado iniciativas relacionadas con la gestión del conocimiento, incluyendo formación de directivos, organizando seminarios y creando bases de datos con información relacionada con las tecnologías de la información.

El Reino Unido por ejemplo ha diseñado una base de datos con todos los proyectos informáticos de alto nivel abordados por el sector público, incluyendo la descripción del proyecto y las personas que participan en los mismos. Esta base de datos permitirá además utilizar los recursos disponibles en futuros proyectos. El Gobierno de Dinamarca ha creado un comité de tecnologías de la Información en el que los altos responsables de las Tecnologías de información comparten los problemas organizativos derivados de la aplicación de las Tecnologías de la información.

Una de las principales razones por la que no es fácil incorporar conocimientos informáticos en el sector público se relaciona con la dificultad de reclutar en muchos países a expertos informáticos para el sector público, dada la atracción que ejercen los altos salarios y las condiciones en general en las que se desenvuelve el sector privado en la materia. Sería preciso en consecuencia incrementar la competitividad del sector público en estos aspectos dada la necesidad de contar con un staff de profesionales altamente cualificados para llevar adelante los proyectos informáticos en el sector público.

Las fórmulas utilizadas para mejorar esta competitividad so muy variables dependientes de la cultura y tradición de cada uno de los países, pero suelen incluir mejores salarios, o sistemas retributivos específicos, mejores prácticas en la gestión del conocimiento y mejores políticas en la gestión de los recursos humanos en general.

Gestionar los suministradores externos:

La mayor parte de las administraciones se ven obligadas a contratar los grandes proyectos de sistemas de in formación con suministradores privados.. Las razones de estas decisiones varían de un país a otro de una administración a otra dentro del propio parís. Entre ellas se suelen encontrar algunas de las siguientes: •

La competencia entre suministradores reduce los costos de construcción de los sistemas

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•

Las empresas privadas suelen contar con técnicos más cualificados y suelen ser más innovadoras que el sector público

•

El sector público en general no produce aquellos bienes o servicios que la iniciativa privada puede proporcionar

•

El sector público debe concentrarse en las actividades que le son propias, lo que no incluye la construcción de sistemas de información

Admitiendo la validez de estos y otros argumentos para acudir a sector privado para contratar los desarrollos de los complejos sistemas de información necesarios para el funcionamiento de las administraciones, la contratación externe, outsourcing, conlleva una serie de problemas que deben ser convenientemente abordados. El proceso de contratación y la gestión de las relaciones con suministradores privados precisa de habilidad y experiencia de la que en muchos casos no disponen las administraciones , lo que crea unas relaciones asimétricas con los suministradores durante toda la vida de los proyectos.

En muchos casos además cada parte se manifiesta escéptica sobre las competencias y honestidad de la otra,

que se relacionan además desde culturas organizativas radicalmente

diferentes.

Una solución a estos problemas es incorporar en el sector público los conocimientos necesarios, otras soluciones incluyen la mejora de los procesos de contratación, establecer incentivos al suministrador relacionados con la consecución de objetivos contemplados en la especificación del proyecto y clarificar los cambios precisos en los sistemas o en las organizaciones lo antes posible con objeto de ajustar las expectativas y hacerlas lo más realistas posibles.

Actualmente la mayoría de los países utilizan exclusivamente penalizaciones para tratar de evitar los déficit en las entregas de los contratos realizados con el sector privado,. Algunos autores proponen complementar estas prácticas con incentivos en la forma de gratificaciones económicas relacionadas con las mejoras en funcionalidades, plazos de entrega o reducción de coste de los proyectos.

Implicación de los usuarios finales

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Nunca debe olvidares el impacto potencial de las iniciativas relacionadas con las Tecnologías de la Información en las personas y sus trabajos. Una estrategia global de gestión del cambio debe estar incluida en la planificación del proyecto.. Estas actividades deberán incluir la previsión de comunicaciones adecuadas a cada uno de los grupos afectados, actividades de formación adecuadas en el tiempo, y planes de soporte y asesoramiento para usuarios finales y otros actores implicados en el cambio.

Los usuarios finales deben participar en consecuencia tan pronto como sea posible la gestión e información del progreso del proyecto. Una comunicación cercana con los grupos de usuarios y sus representantes contribuye a establecer relaciones de propiedad y pertenencia de gran valor para el éxito de los proyectos.

La participación intensiva en el desarrollo y validación de los sistemas por parte de los usuarios finales es imprescindible para obtener un producto final viable.

Haciendo las cosas bien (Getting it right)

Para hacer las cosas bien las administraciones deben: •

Establecer las estructuras organizativas adecuadas

•

Pensar en pequeño

•

Utilizar tecnologías contrastadas

•

Identificar y gestionar los riesgos

•

Garantizar el empleo de buenas prácticas en la gestión de los proyectos

•

Mantener informado a los altos directivos

•

Seleccionar y mantener en la organización a profesionales cualificados

•

Gestionar el conocimiento adecuadamente

•

Crear relaciones de confianza con los suministradores

•

Implicar a los usuarios finales

La conclusión general de estas reflexiones no es que las administraciones no deban adoptar ningún riesgo, sino que deben identificar los riesgos, determinar que riesgos están dispuestas a asumir y gestionar los riesgos significativos con las estructuras organizativas y las personas adecuadas.

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The e-governement imperative: main findings Introducción

Desde la aparición de los ordenadores y más recientemente desde la extensión de Internet, se ha producido una incesante presión sobre las administraciones para que mejoren su funcionamiento, aportando las tecnologías de la información y las comunicaciones loa capacidad de dar respuesta a estas demandas vía la e-administración o administración electrónica.

Definiríamos a la administración electrónica como la utilización de las tecnologías de la información. Especialmente de Internet para conseguir un mejor funcionamiento de las administraciones.

La administración electrónica, permite facilitar a los ciudadanos mejores resultados de las políticas, servicios públicos de más calidad y más accesibles a los cuidadnos. Los gobiernos y las administración serán juzgados según estos criterios a partir de ahora.

Las iniciativas de administración electrónica, además de los tradicionales problemas tecnológicos, plantean una serie de problemas tradicionales en las administraciones: cómo colaborar de forma eficaz entre las distintas administraciones, para gestionar problemas o servicios complejos; cómo focalizar la atención en el ciudadano, cómo establecer relaciones de cooperación con actores privados para la gestión de los servicios públicos. Las administraciones deben dar respuesta a estos problemas si tratan de mantener el nivel de prestaciones que los ciudadanos exigen en la actualidad

Se resumen a continuación 10 principios básicos para la implementación de servicios característicos de la administración electrónica, resumiendo las conclusiones más importantes del documento “The e-goverrnment Imperative”.

¿Cómo puede beneficiar la administración electrónica a las administraciones públicas y a los cuidadnos en general?

La e-administración mejora la eficiencia

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Las tecnologías de la información y las comunicaciones permiten mejorar la eficiencia en tareas de tratamiento masivo de información en el ámbito de las administraciones. Las aplicaciones basadas en Internet pueden generar importantes ahorros en la recogida y transmisión de datos, difusión de información y relaciones con los usuarios. Se alcanzará un aumento mucho más significativo de la eficiencia cuando la información sea compartida en el interior de las organizaciones y entre diferentes administraciones.

La e-administración mejora los servicios prestados por las administraciones

Tener en cuenta al ciudadano como el centro de la actividad administrativa es el elemento central de las agendas de reforma de la mayoría de los países miembros de la OCDE. La puesta en marcha de servicios eficaces se ha conseguido a partir de una adecuada comprensión de las necesidades de los usuarios de estos servicios, y este aspecto es común a los servicios que las administraciones ofrecen en línea. El ciudadano como centro de atención de la actividad administrativa, implica entre otras cosas, que el ciudadano no tiene por qué conocer las complejas estructuras y relaciones entre administraciones.. Internet contribuye a alcanzar este objetivo facilitando a las administraciones mostrarse a los ciudadanos como una estructura unificada y proporcionar servicios en línea integrados. Como todos los servicios , los servicios de la administración electrónica deben desarrollarse a la luz de las demandas de los ciudadanos, y estar integradas como una componente adicional de un conjunto de servicios multicanal, que vele por evitar procesos de exclusión en aquellos colectivos con más dificultades para el acceso a las nuevas tecnologías.

La e-administración permite logra determinados resultados específicos.....

Internet puede permitir a diferentes actores compartir información e ideas que contribuyan a especificar los r5esultados de las políticas. Por ejemplo, la información en línea puede usarse indistintamente en programas educativos o de formación para el empleo; Compartir información en el sector sanitario puede mejora la utilización de los recursos del sistema así como la atención a los enfermos; la compartición de información entre gobiernos estatales y gobiernos regionales puede facilitar las políticas medioambientales. Compartir información sobre los individuos puede entrar en conflicto con principios de protección de la privacidad, siendo necesario en consecuencia establecer mecanismos que permitan alcanzar sistemas satisfactorios desde todos los puntos de vista.

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La e-administración contribuye a alcanzar otros objetivos generales, La e-administración contribuye a conseguir otros objetivos de política económica, en la medida en que se reducen los gastos de la administración gracias al empleo de programas más eficaces y eficientes, incrementando la productividad gracias a la simplificación de trámites y la promoción de la sociedad de la información y la industrias asociadas a las nuevas tecnologías.

La e-administración puede ser un importante agente de reformas

Todos los países de la OCDE se enfrentan en la actualidad al procesos de reforma y modernización de sus respectivas administraciones. La globalización, el desarrollo, nuevas demandas fiscales, sociedades en cambios y un incremento en las expectativas de los ciudadanos exige que el proceso de reformas sea continuo. La Tecnologías de la información y las comunicaciones han propiciado numerosas reformas en un gran número de áreas.

La e-administración puede contribuir a fortalecer los lazos de confianza entre administraciones y ciudadanos.

Generar confianza entre administraciones y ciudadanos es un aspecto básico de un buen gobierno. Las TIC pueden contribuir a generar esta confianza facilitando al ciudadano su participación en los procesos de definición de políticas, promueven gobiernos más transparentes, y

contribuyen a eliminar la corrupción. Pueden contribuir a que se escuchen las opiniones

individuales en debates amplios , aprovechando las TIC para estimular a los ciudadanos a pensar de manera constructiva sobre los problemas públicos, y contribuir a abrir el proceso de diseño de políticas.

Pocos esperan sin embargo en la actualidad que las nuevas tecnologías lleguen a reemplazar los sistema tradicionales de obtención de información, consulta y participación de los ciudadanos a corto o medio plazo.

¿Qué barreras están limitando el desarrollo de la e-administración?

Barreras regulativas y legislativas

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Para que los servicios de la e-administración alcancen la aceptación necesaria deben tener los mismos efectos que los procesos tradicionales equivalentes. Los procedimientos tradicionales por otra parte suelen estar diseñados en la hipótesis de que cada departamento funciona de forma independiente, de manera que los mecanismos de control, de control de rendimiento, las dificultades para compartir datos, etc. Limitan la colaboración entre departamentos. Por último, y no menos importante, los aspectos de seguridad y privacidad han de ser suficientemente garantizados para la puesta en marcha de servicios electrónicos con las necesarias garantías.

En no pocos casos existe bastante incertidumbre sobre el alcance de ciertas regulaciones , por lo que se hace preciso establecer con claridad que puede hacerse y que no puede hacerse, especialmente en lo que respecta a seguridad de la información y estándares técnicos. El Decreto 183/2003......

Esta incertidumbre suele afectar especialmente a pequeños departamentos con escasos recursos para los que el coste de desarrollo de un proyecto de e-administración en una dirección o con tecnología inadecuada es potencialmente inviable.

Las limitaciones presupuestarias pueden limitar las iniciativas de e-administración En muchos países las estructuras de los respectivos presupuestos impide la implantación de soluciones eficientes de e-administración habida cuenta de los estructura y distribución de los presupuestos, y fundamentalmente por tratar los costes de implantación de las soluciones informáticas como un gasto y no como una inversión. Esta restricción puede resolverse con enfoque globales del problema, que tengan en cuenta los beneficios de la incorporación de estas soluciones y los ahorros derivados de compartir experiencias e infraestructuras.

Para financiar iniciativas análogas y compartir infraestructuras la normativa presupuestaria debe facilitar mecanismos de financiación compartida. Los gastos en tecnologías de la formación y comunicaciones deben contemplarse como inversiones, explicitando los beneficios a medio plazo que se obtendrán, proporcionando un cierto grado de estab9lidad a las inversiones en este campo. Estos planteamientos deben ser correspondidos

con una política de gastos en

tecnologías de la información y comunicaciones orientada a producir soluciones con un adecuado equilibrio entre costes y beneficios.

Las administraciones se enfrentan por otra parte al riesgo de asumir el desarrollo de iniciativas de administración electrónica mientras subsisten grandes incertidumbres en relación con los impactos

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negativos asociados a los cambios tecnológicos, por ejemplo los relacionados con la vulnerabilidad de los sistemas y las actividades delictivas relacionadas con las Tecnologías de la información y las comunicaciones. Los desarrollos tecnológicos evolucionan a gran velocidad y es muy complicado anticipar futuros impactos con detalle.

Algunas medidas generales para facilitar el aprovechamiento de las nueva tecnologías requieren: regulaciones tecnológicamente neutras, flexibilidad en la aplicación de normativa de carácter general y adaptación de las normas vigentes a un mundo digital, requerimientos de rendimiento en lugar de especificaciones técnicas, a la hora de incorporar nuevas tecnologías, y búsqueda de cooperación entre administraciones que contribuyan a armonizar soluciones e intercambiar experiencias.

La brecha digital limita los beneficios de la e-administración.

Los accesos en línea ofrecen ventajas que son en la práctica imposibles de ofrecer a través de los procedimientos tradicionales. Sin embargo aún en los países más avanzados existen notables diferencias en las condiciones de acceso a las tecnologías de la información y a Internet.

Generalmente los más desfavorecidos tienen menores niveles de acceso, aunque en muchos casos precisan un mayor nivel de interacción con la administración. Si estas personas no disponen de acceso a los servicios de la e-administración serán excluidos de los beneficios de ésta. La mejora de los accesos en línea extenderá el número de potenciales beneficiarios de los servicios de la e-administración, lo que justifica plenamente las políticas dirigidas a reducir la brecha digital

Que se debe hacer para implementar con éxito la e-administración

La e-administración aporta nuevas posibilidades a los modos de trabajo existentes Las tecnologías de la Información y las comunicaciones han de ser incorporadas a un proceso de modernización, cambios y reformas que ofrezcan nuevas oportunidades a los esquemas de funcionamiento actuales de las mismas. No existe un modelo único de administración susceptible de incorporar las nuevas tecnologías. Los responsables de las organizaciones deben utilizar las tecnologías de la información y las comunicaciones como herramientas que facilitan el cambio, y

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no deben caer en el error de estructurar las administraciones según el estado actual de la tecnología.

La e-administración requiere de un liderazgo fuerte

El liderazgo y el entusiasmos de individuos y organismos ha facilitado avances sensibles en la administración electrónica. El liderazgo requiere visión compromisos y acción que sean consistentes con los mensajes.

En las etapas tempranas de la e-administración se necesita el liderazgo para obtener la aceptación sobre las ideas y los beneficios de las iniciativas, así como para obtener los recursos necesarios para su implementación. En etapas más avanzadas de los proyectos el liderazgo es necesario para gestionar los cambios, mantener el soporte al proyecto, especialmente cundo los potenciales beneficios tardan en aparecer.

En realidad el liderazgo es imprescindible a todos los niveles, desde el plano político al administrativo. Los líderes políticos fijan la administración electrónica como una prioridad y conducen las transformaciones encuadrándolas en el marco necesario. Dentro de la administración los líderes facilitan la implementación de la visión política en planes de actuación.

Servicios públicos análogos conducirá a llas administraciones a trabajar juntas.

Servios públicos afines requerirán que distintos departamentos y organismos trabajen en estrecha colaboración. Esta colaboración no será meramente técnica, sino que debe basarse en un alcance superior en la medida en la que los ciudadanos que participan de ambas son los mismos,. A medida que los servicios son más complejos, y más costosos, la colaboración vendrá como consecuencia de la necesaria eficiencia. Los responsables de los proyectos de e-administración deberán cooperar para planificar la puesta en marcha de servicios coordinados, financiar proyectos catalizadores, establecer claramente la información a compartir y resolver los problemas derivados de la rendición de cuentas a las respectivas instancias de control.

Si las formas actuales de trabajar suponen un freno a la colaboración entre departamentos, deben ser eliminadas las barreras que impiden la colaboración.

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El principal problema que han de resolver estos coordinadores es el de cómo establecer la cooperación entre departamentos cuando cada no de ellos es responsable directo y exclusivo de los

resultados

y

operaciones

respectivas.

En

muchos

casos

estos

retos

requieren

replanteamientos globales en materia de competencias, de estándares e infraestructuras.

Los altos funcionarios necesitan conocimientos sobre la e-administración La implantación de la e-administración incrementa la necesidad de conocimientos acerca de las TIC entre los altos funcionarios, conocimientos por ora parte no estrictamente técnicos , sino conocimientos que permitan incorporar las Tic en los procesos de toma de decisiones. Entre estos conocimientos encontraríamos una cierta alfabetización tecnológica, y fundamentalmente una adecuada comprensión de los aspectos relacionados con la sociedad de la información y con la gestión de la información.

Los gestores han de ser capaces de conducir, y no ser conducidos, por los responsables de los departamentos de TI y por proveedores externos, y sobre todo capaces de integrar la estrategia de la organización en materia de tecnologías de la información con los objetivos generales de la organización.

En consecuencia los conocimientos tradicionales de los altos funcionarios han de ser actualizados y fortalecidos para gestionar el impacto de la implantación de la e-administración.

Se precisan competencias adicionales en materias tales como gestión del rendimiento, esquemas de control, colaboración y cooperación entre administraciones, y colaboración entre instituciones públicas y privadas. Las administraciones han de identificar e incorporar los conocimientos y habilidades necesarias para la aplicación efectiva de la e-administración.

La e-administración implica la colaboración entre los sectores público y privado

Una característica intrínseca de la práctica totalidad de los servicios de e-administración es la necesidad de cooperar con el sector privado. Las administraciones se ven abocadas a esta cooperación para reducir costes, incorporar conocimientos, reducir los riesgos, e integrar la provisión de servicios públicos en canales del sector privado.

Planteamientos innovadores que contemplan relaciones flexibles y a largo plazo con partners que comparten riesgos y experiencias, puede contribuir significativamente a dar respuesta a los cambios en la tecnología y aprovechar las oportunidades. Los coordinadores de la eadministración, en colaboración con los organismos de contratación y con los departamentos de

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control deben desarrollar un marco de relaciones que facilite esta cooperación entre ambos sectores. Como parte de este marco sería preciso revisar los procedimientos de auditoria y control utilizados para la supervisión de procesos de cooperación en el ámbito de las TIC.

La implementación de la e-administración puede ser arriesgada, cara y difícil

La implantación de la e-administración puede ser costosa, difícil y no exenta de riesgos, y requiere realizar cambios. Las prácticas vigentes suelen en general ofrecer resistencias a los cambios, desperdiciando oportunidades y generando gastos innecesarios. El desarrollo de proyectos de eadministración se ve en ocasiones frenado por procesos de gestión de proyectos inadecuados, los fallos de la tecnología, los problemas del que da el primer paso, financiación discontinua, o por demandas irrealistas desde el plano político. Cuando los proyectos de TIC fracasan los sobrecostes y fallos del servicio resultan altamente visibles. Además los servicios basados en Internet incrementan las expectativas de los ciudadanos, y refuerzan las competencias del sector privado y las fronteras entre lo público y los privado.

La Monitorización y la evaluación son imprescindibles para la administración electrónica

Los implementadores de la e-administración deben articular los impactos y beneficios de los programas

con objeto de garantizar el soporte del nivel político y de los ciudadanos. Las

soluciones deben ser realistas y abordadas en plazos útiles desde la perspectiva de la alta dirección. Debe atenderse prioritariamente a la satisfacción de las demandas, a la obtención de beneficios y a la calidad del servicios.

La satisfacción de las demandas es uno de los puntos débiles en la mayoría de los proyectos de e-administración de Los países avanzados. A medida que los servicios resultan más caros y complejos resulta más importante verificar que responden a las demandas de los ciudadanos incorporando la realimentación necesaria por parte de los mismos.

¿Cuáles son las siguientes etapas y las oportunidades futuras?

Gobiernos bajo presión...

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Las nuevas tecnologías están forzando a los gobiernos a ser particularmente sensibles a los tiempos. A diferencia de otros aspectos del gobierno, las tecnologías evolucionan muy rápidamente y los sistemas rápidamente resultan obsoletos. Las decisiones que se adoptan hoy comprometen a las administraciones a un futuro que está cambiando y que no es completamente predecible.

Los errores son costosos desde el punto de vista económico pero mucho más en términos de pérdida de confianza de los ciudadanos y de las empresas que cada vez tienen expectativas más altas sobre la administración.

Para los países avanzados la implantación de la administración electrónica es una oportunidad para demostrar la capacidad de sus respectivas administraciones para adaptarse a las nuevas exigencias de la sociedad. El desarrollo económico en este contexto de competencia, cambios constantes se verá afectado por los retrasos en la implantación de la administración electrónica.

Al mismo tiempo, las administraciones se están adaptando lentamente a la revolución de la información y tienden a tratar esta revolución como una circunstancia más entre los múltiples retos a los que se han de enfrentar.

...y deben actuar, pero con prudencia y con las herramientas adecuadas

Para tomar las decisiones adecuadas y evitar los fallos anteriores, las administraciones deben identificar y resolver los diferentes problemas que se plantean en el periodo de transición en el que la administración tradicional y la e-administración coexisten. En lugar de concentrarse en la mera introducción de las TIC las administraciones deben tomar decisiones, conducir y controlar la transformación de la administración tradicional a la administración electrónica.

El cambio fundamental entre las estructuras y métodos tradicionales de funcionamiento de las administraciones

tiene lugar estableciendo mecanismos de cooperación efectiva entre

departamentos y entre diferentes niveles de gobierno.

La monitorización y evaluación de los resultados es un instrumento fundamental para los diseñadores de políticas para reducir el margen de error a la hora de poner en marcha futuras estrategias. Finalmente la provisión de servicios, que es foco de atención principal, es sólo una parte de la capacidad de la e-administración. El uso de las TIC para fortalecer la implicación de

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los ciudadanos y las empresas en las decisiones públicas puede progresar al mismo tiempo que la provisión de los servicios.

En la medida que estas etapas no sean entendidas y no se empleen las herramientas necesarias le e-administración será una operación meramente cosmética.

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5.2.2

Los problemas del desarrollo e implantación de los Sistemas de Información en las AAPP.

Las actividades de la OCDE en el campo de las Tecnologías de la Información aplicadas a las administraciones públicas tratan de encontrar el conjunto de tareas que han de emprender las administraciones para culminar con éxito los grandes proyectos informáticos en los que se ven implicadas, así como tratar de aprender de los numerosos errores cometidos en este campo en muchas ocasiones.

Los grandes proyectos informáticos de las administraciones públicas conllevan además importantes riesgos de carácter político en la medida en que los ciudadanos son cada vez más exigentes en la petición de responsabilidades a las autoridades respectivas por el uso inadecuado de los caudales públicos, incluyendo en sus valoraciones no sólo los recursos malgastados sino las oportunidades desperdiciadas de mejorar la eficacia y eficiencia en el funcionamiento de las instituciones públicas.

Según estudios recientes publicados por la OCDE los fracasos de las administraciones en los procesos de desarrollo e implantación de sistemas de información amenazan el futuro de la administración en línea y el despliegue de la administración electrónica en general.

Estos estudios ponen de manifiesto como las administraciones encuentran muchas dificultades para llevar a cabo grandes proyectos informáticos:

desbordamiento de los presupuestos,

retrasos, calidad de los resultados sensiblemente inferior a la acordada cuando se realiza el lanzamiento del proyecto.

Por otra parte es conocido que estas dificultades no son exclusivas del sector público: sólo el 28% de los proyectos informáticos, públicos y

privados, desarrollados en el año 2000 en los

EEUU concluyeron en el plazo, con el coste y las funcionalidades previstos, mientras el 23% de los proyectos fueron cancelados y

el resto sufrió retrasos, sobrecostes y pérdidas de

funcionalidades.

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La mayor parte de los países avanzados han planteado ambiciosos planes de informatización de sus administraciones, orientados a trasladar la prestación de los servicios públicos a través de Internet, mejorar la información suministrada a los ciudadanos, racionalizar las administraciones en beneficio de todos: ciudadanos, empresas, políticos y funcionarios.

En consecuencia si las administraciones no aprenden a gestionar los riesgos de los complejos proyectos informáticos según el diagnóstico de este Organismo, las buenas e-intenciones se convertirán una vez más en decepciones electrónicas.

Características de las administraciones públicas

Las administraciones públicas tienen características organizativas muy diferentes del sector privado, y estas diferencias son muy importantes a la hora de comprender los riesgos y oportunidades a que se presentan en los proyectos informáticos públicos. Las peculiaridades de las administraciones públicas, detalladas en un apartado específico de este mismo documento, explican en parte las dificultades que encuentran en la gestión de proyectos relacionados con el despliegue de nuevos servicios basados en la utilización intensiva de tecnologías de la Información.

La implementación de las políticas públicas se caracterizan por el continuo cambio en las circunstancias y los cambios en las especificaciones de los Sistemas de Información en construcción generan sistemas más complejos, crean confusión en las relaciones con las empresas que los desarrollan

e incrementan los costes. Pequeños cambios en las políticas

pueden requerir a menudo cambios profundos en los sistemas de información.

Los plazos de entrada en vigor de normas son con frecuencia insuficientes para diseñar y construir los sistemas adecuados. Las administraciones se ven sometidas en la actualidad a una hasta ahora desconocida rápida sucesión de cambios. En ocasiones los periodos previstos para la entrada en vigor de nuevas normativas o procedimientos son demasiado cortos para la construcción e implantación de los sistemas informáticos adecuados. Se hace preciso en estos casos rectificar calendarios poco realistas establecidos en ocasiones por los más altos responsables de las organizaciones.

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Por otra parte las sociedades avanzadas demandan a sus gobiernos la obligación de rendir cuentas, sobre el cumplimiento de los compromisos programáticos y la aplicación empleada a los recursos públicos. La duración de los periodos de gobierno condiciona el establecimiento de plazos necesariamente breves desde el diseño a la implementación de una política pública y por lo tanto la reducción de los plazos de diseño y construcción de los sistemas de información que soportan tales iniciativas.

Se recogen a continuación alguna orientaciones que atendiendo a estas características específicas de las administraciones pueden contribuir a reducir las probabilidades de fracaso en la implementación de proyectos de tecnologías de la información en el sector público.

Para evitar fracasos es necesario tener en cuenta la complejidad de la implementación desde el principio, desde el momento de la formulación de las políticas, y como mínimo deberían identificarse los riesgos inherentes a cada una de las decisiones y gestionar adecuadamente estos riesgos, en todos los aspectos de una política pública especialmente en las herramientas necesarias para su implementación.

Sin embargo los procesos de elaboración de los presupuestos en las administraciones públicas tienden a asignar financiación a grandes proyectos de alta visibilidad. Los proyectos medianos o pequeños no atraen la atención necesaria en los procesos de presupuestación y eso contribuye a dirigir la atención sobre grandes proyectos de tecnologías de la información sobre cuyo desenvolvimiento se ciernen incertidumbres mucho más elevadas que las asociadas a proyectos de tamaño moderado. Los proyectos pequeños no parecen justificar incrementos presupuestarios y no atraen la atención de ningún actor en las negociaciones presupuestarias.

Los proyectos grandes pueden identificarse más fácilmente con actuaciones para resolver problemas pero la probabilidad de fallo es proporcional al tamaño del proyecto. Los proyectos complejos, caros y espectaculares se ven a menudo favorecidos dado que se justifican más fácilmente como resultado de una nueva política o como solución de un determinado problema.

Esta situación tiene efectos negativos en la práctica, dado que el riesgo de fracaso es proporcional al tamaño del proyecto. La mayoría de los grandes proyectos, es decir, los proyectos caros, de larga duración y que soportan iniciativas complejas fracasan.

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Una alternativa razonable propuesta por la OCDE consiste en desarrollar proyectos de tamaño moderado. Esta aproximación no significa partir un gran proyecto en módulos, significa pensar de otra manera. Significa abordar proyectos manejables, proyectos de no más de seis meses, técnicamente sencillos, que incorporen moderadas ambiciones de mejora en la organización y equipos dirigidos por objetivos.

Sin embargo a pesar de que deben evitarse en lo posible los grandes proyectos, la naturaleza de las administraciones públicas implica en ocasiones una gran complejidad, por el número de ciudadanos afectados o por el número de empleados públicos que deben utilizar los sistemas.

De acuerdo con esta estrategia los grandes proyectos han de dividirse en fases autosuficientes, adaptables a los cambios en las circunstancias, la tecnología o las especificaciones.

Las nuevas tecnologías representan a menudo la promesa de mejores prestaciones, la forma sencilla de reformar procesos administrativos sin cambiar el funcionamiento de la administración.

Las nuevas tecnologías son tentadoras porque prometen a menudo mejores soluciones y posibilidades de cambio fascinantes. Con frecuencia han prometido soluciones capaces de implementar sistemas informáticos sin cambiar los procedimientos de gestión. No debe sorprendernos que las administraciones traten de desarrollar sistemas basados en nuevas tecnologías. La experiencia demuestra que los sistemas basados en tecnologías insuficientemente experimentadas tienen una fuerte tendencia al fracaso, los sistemas basados en tecnologías emergentes son tremendamente susceptibles de fallar. En determinadas circunstancias muy concretas los potenciales beneficios pueden justificar tan altos riesgos, en la mayoría de los casos estos riesgos no están justificados. Los riesgos disminuyen si se utilizan tecnologías contrastadas y más aún si se opta por soluciones estándares, aunque esto último requiera en su caso la modificación de los procesos a las posibilidades de las herramientas. En consecuencia, evitar tecnologías emergentes puede contribuir significativamente al éxito de un proyecto de tecnologías de la información.

Es interesante observar que muchos fracasos tienen que ver con la aplicación poco rigurosa de metodologías suficientemente documentadas y conocidas Muchos fracasos pueden explicarse por el seguimiento inadecuado de las metodologías, que deben adaptarse a la cultura de cada

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organización.

En particular la metodología de gestión de los proyectos debe ser capaz de

reaccionar con rapidez ante los riesgos detectados.

Los riesgos de fallos disminuyen utilizando Metodologías contrastadas, o aún mejor, software estándar, aunque esta aproximación incluso exija adaptar los procedimientos de la organización a las posibilidades de las soluciones disponibles. La utilización de software comercial en lugar de software a medida se ha revelado una y otra vez como la solución más robusta.

Cuando la utilización de tecnologías emergentes es inevitable es conveniente desarrollar previamente una experiencia piloto antes de abordar el contrato definitivo, lo que contribuirá a determinar y gestionar adecuadamente los riesgos que estas alternativas conllevan.

La identificación y gestión de los riesgos son las condiciones básicas para una gestión de éxito en un proyecto informático. En algunos países se han adoptado metodologías y prácticas en este ámbito, aunque en otros muchos países queda todavía mucho por hacer al respecto.

Consultores independientes, ajenos a la administración pueden contribuir a identificar los riesgos.

La colaboración de estos expertos independientes en fases críticas de un proyecto puede facilitar una excelente diagnóstico del estado de salud de un proyecto.

En cualquier caso la opinión de los expertos sólo tiene interés si la gestión del proyecto es capaz de reaccionar y manejar con rapidez y eficacia los problemas detectados.

Con frecuencia los fracasos en los proyectos se deben a la incorrecta identificación de los riesgos inherentes. Identificar y gestionar los riesgos es una de las claves para conducir satisfactoriamente proyectos de tecnologías de la información. Parece necesario en consecuencia implantar sistemas de gestión del conocimiento y de control gestión adaptados a la cultura especifica de cada administración.

En la gestión de proyectos de tecnologías de la información la capacidad de liderazgo se ha revelado como un factor crítico

así como

la transparencia, accountability, en la gestión. El

liderazgo es un factor esencial en cualquier proyecto, un alto directivo debe ser responsable de la asignación de los recursos necesarios. El respaldo del más alto nivel es imprescindible, a pesar de

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que los altos directivos puedan estar al margen de características técnicas. Los proyectos informáticos son proyectos de una determinada organización y han de ser liderados por la alta dirección y no por expertos en informática.

El liderazgo es un punto clave en la gestión de un proyecto. Si a la cabeza de un proyecto no está un alto funcionario como responsable último del mismo siendo este funcionario el responsable del éxito o fracaso del proyecto, el proyecto probablemente fracasará.

La atención de la alta dirección es por definición un recurso escaso y con frecuencia resulta muy difícil interesar a este nivel de la organización con lo que aparentemente son detalles técnicos de bajo nivel. Sin embargo si una organización quiere ser seria en lo que respecta a la utilización de una importante cantidad de recursos públicos en proyectos informáticos, la responsabilidad y la propiedad del proyecto debe asignarse a la alta dirección de la organización.

Análogamente es necesario establecer claramente las líneas de responsabilidad para una adecuada gestión del proyecto. Debe quedar muy claro desde el principio, quien es responsable de autorizar los gastos, como se medirá el funcionamiento del sistema y cuando tendrá lugar la recepción del sistema.

Contribuye especialmente al éxito de los proyectos poner el foco en las mejoras para la organización que el proyecto aporta por encima del interés estrictamente tecnológico que pueda presentar. Un proyecto informático no es algo aislado, debe estar asociado a determinados cambios o mejoras concretas en la organización.

El departamento de informática de la organización puede ser suficiente para el desarrollo de sistemas de uso interno en la organización pero en general no dispondrá de los recursos suficientes para proyectos que implican cambios profundos en normas y

procedimientos. La

gestión de la externalización es en muchas ocasiones un elemento clave en el éxito de un sistema de información.

La mayor parte de las administraciones se ven obligadas a contratar los grandes proyectos de sistemas de información con suministradores privados. Entre las razones de estas decisiones se suelen encontrar algunas de las siguientes:

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•

La competencia entre suministradores reduce los costos de construcción de los sistemas

•

Las empresas privadas suelen contar con técnicos más cualificados y suelen ser más innovadoras que el sector público

•

El sector público en general no produce aquellos bienes o servicios que la iniciativa privada puede proporcionar

•

El sector público debe concentrarse en las actividades que le son propias, lo que no incluye la construcción de sistemas de información

Admitiendo la validez de estos y otros argumentos para acudir al sector privado para contratar los desarrollos de los complejos sistemas de información necesarios para el funcionamiento de las administraciones, la contratación externa, outsourcing, conlleva una serie de problemas que deben ser convenientemente abordados. El proceso de contratación y la gestión de las relaciones con suministradores precisa de habilidad y experiencia de la que en muchos casos no disponen las administraciones , lo que crea unas relaciones asimétricas con los suministradores durante toda la vida de los proyectos.

En muchos casos además cada parte se manifiesta escéptica sobre las competencias y honestidad de la otra,

que se relacionan además desde culturas organizativas radicalmente

diferentes.

Actualmente la mayoría de las administraciones utilizan exclusivamente penalizaciones para tratar de evitar los déficit en las entregas de los contratos realizados con el sector privado,. Algunos autores proponen complementar estas prácticas con incentivos en la forma de gratificaciones económicas relacionadas con las mejoras en funcionalidades, plazos de entrega o reducción de coste de los proyectos.

Un problema recurrente es la falta de conocimientos de los funcionarios públicos en general sobre las tecnologías de la información. En determinados países esta circunstancia impide cualquier desarrollo con recursos propios, estableciendo además una relación asimétrica entre compradores públicos de bienes y servicios informáticos y suministradores de tecnología.

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Para resolver estos problemas algunas administraciones han abordado iniciativas relacionadas con la gestión del conocimiento, incluyendo formación de directivos, organizando seminarios y creando bases de datos con información relacionada con las tecnologías de la información.

Una de las principales razones por la que no es fácil incorporar conocimientos informáticos en el sector público se relaciona con la dificultad de reclutar expertos informáticos para el sector público, dada la atracción que ejercen los altos salarios y las condiciones en general en las que se desenvuelve el sector privado en la materia. Sería preciso en consecuencia incrementar la competitividad del sector público en estos aspectos dada la necesidad de contar con un staff de profesionales altamente cualificados para llevar adelante los proyectos informáticos en el sector público.

No debe olvidarse nunca el impacto potencial de las iniciativas relacionadas con las Tecnologías de la Información en las personas y sus trabajos. Una estrategia global de gestión del cambio debe estar incluida en la planificación del proyecto.. Estas actividades deberán incluir la previsión de comunicaciones adecuadas a cada uno de los grupos afectados, actividades de formación adecuadas en el tiempo, y planes de soporte y asesoramiento para usuarios finales y otros actores implicados en el cambio.

Los usuarios finales deben participar en consecuencia tan pronto como sea posible la gestión e información del progreso del proyecto. Una comunicación cercana con los grupos de usuarios y sus representantes contribuye a establecer relaciones de propiedad y pertenencia de gran valor para el éxito de los proyectos.

La participación intensiva en el desarrollo y validación de los sistemas por parte de los usuarios finales es imprescindible para obtener un producto final viable.

Resumiendo

para la adecuada inserción de las Tecnologías de la información

en las

administraciones públicas es preciso:

establecer estructuras de gestión adecuadas gestionar proyectos de complejidad moderada,

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utilizar tecnologías contrastadas identificar y gestionar los riesgos adoptar buenas prácticas de gestión de proyectos implicar a los directivos seleccionar y formar adecuadamente al personal técnico gestionar con eficacia la experiencia establecer un ambiente de confianza con los suministradores conseguir la participación adecuada de los usuarios finales

La conclusión general de estas reflexiones no es que las administraciones no deban adoptar ningún riesgo, sino que deben identificar los riesgos, determinar que riesgos están dispuestas a asumir y gestionar los riesgos significativos con las estructuras organizativas y las personas adecuadas.

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5.3 Situación de los sistemas Legacy.

Introducción “Quienes no aprenden de su historia están condenados a repetirla” (George Santayana) “Si he podido ver un poco más allá que los demás es porque me he apoyado en los hombros de gigantes” (Isaac Newton)

Estas dos célebres frases sirven como contraposición a los tiempos actuales, donde productos y tecnologías recientes resultan rápidamente obsoletos en muchos casos. Si tenemos además continuamente un montón de

cosas nuevas que aprender, ¿qué podemos ganar mirando al

pasado?

Por un lado, las decisiones tecnológicas anteriores determinan y condicionan las decisiones que podemos adoptar en la actualidad, estableciendo el contexto en el que debemos trabajar ahora.

Por otro, en un sector en el que la conocida, o al menos ubicua, Ley de Moore, apunta al futuro, nos podemos plantear: ¿para qué analizar el pasado?

Siguiendo a Kenneth Boulding, “Las cosas son como son porque han evolucionado de esta forma”. Podemos mejorar las decisiones que debemos adoptar analizando el cómo y el porqué de las situaciones.

Las TI suelen ser un campo radicalmente antihistórico, preocupado fundamentalmente en la Próxima Nueva Idea. Sin embargo, hemos pasado la época en la que el término legacy tenía un sentido peyorativo en el sector de las tecnologías de la información. A medida que se incrementa la necesidad de

conectar e integrar sistemas existentes dentro y fuera de nuestras

organizaciones, encontramos con más frecuencia sistemas legacy. El conocimiento de estos sistemas, además de esta ventaja inmediata, contribuirá a mejorar la comprensión de la naturaleza de los problemas y de las prácticas

vigentes, lo que sin duda va a

facilitar la

selección de las actuaciones a desarrollar a medida que la tecnología evolucione.

En general, hay mucho que aprender de nuestro pasado reciente. El tiempo dedicado a conocer experiencias de otros proyectos u organizaciones suele ser tiempo bien empleado.

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Llevar a cabo un análisis de la evolución de las distintas fases de un proyecto complejo, incluidas las actividades posteriores a la implantación, proporciona en todos los casos informaciones del mayor interés.

Definición

Un sistema legacy es un sistema informático que continúa en uso en organizaciones públicas o privadas que no desean rediseñarlo o sustituirlo por un nuevo sistema.

Los sistemas legacy se consideran potencialmente problemáticos por muchos expertos en software, Bisbal et al. 1999, por diversos motivos. A menudo se ejecutan en plataformas anticuadas u obsoletas, con frecuencia de bajo rendimiento, y con frecuencia determinados periféricos de estos sistemas resultan difíciles de obtener.

El mantenimiento de estos sistemas de información resulta cada vez más complicado asociado a las dificultades para encontrar personas con el conocimiento adecuado de los mismos.

Quienes diseñaron el sistema suelen haber abandonado la organización, que no dispone en consecuencia de quienes puedan explicar las claves de su funcionamiento. Este desconocimiento se hace más notable debido a la ausencia generalizada de documentación adecuada o de manuales de utilización que han ido quedando desactualizados con el paso del tiempo.

La integración de estos sistemas legacy con sistemas más modernos resulta complicada al utilizar estos nuevos sistemas tecnologías más recientes.

Historia

En nuestro país, la mayor parte de los grandes sistemas de información que están hoy funcionando en las empresas fueron desarrollados en los años ochenta. La irrupción de las tecnologías relacionadas con Internet, el paradigma de objetos, los componentes distribuidos y la nueva mentalidad empresarial que intenta ofrecer mejores servicios a sus clientes y durante más

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tiempo, han provocado que la información que permanecía en los viejos sistemas y que es totalmente aprovechable, sea objeto de diversos tratamiento para su recuperación.

La situación de la ingeniería del software en los años 80 sólo permitía una arquitectura física y lógica restringida a lo que ofrecía los grandes fabricantes de software y hardware (sobre todo IBM, que suministraba ambos componentes consiguiendo así una dependencia total del cliente). Estos sistemas son sometidos a un mantenimiento estresante y, normalmente, indocumentado, que desemboca en una degradación de la aplicación y, por ende, en un servicio deficiente para el usuario.

Las necesidades de evolución y adaptación a los nuevos requerimientos tecnológicos y de negocio empujan al sistema a una nueva situación a la que no es posible llegar a través del mantenimiento clásico. En una primera aproximación, la solución a estos problemas se puede presentar a través de dos caminos: un nuevo desarrollo que incorpore nuevas tecnologías y funcionalidades o por medio de la aplicación de reingeniería al legacy system.

Actualmente, los presupuestos de las empresas no permiten desarrollos de gran envergadura en costo y tiempo. Los legacy systems constituyen una fuente valiosa de conocimiento del sistema a partir de los cuales, y una vez analizados, se puede decidir el camino a tomar para actualizar el sistema: reingeniería, abandono o una solución híbrida.

El término soporte legacy o plataforma legacy se utiliza a menudo para describir ordenadores con elementos obsoletos bien en lo que a periféricos o elementos centrales se refiere. Los sistemas operativos con soporte legacy pueden identificar y utilizar este hardware.

El término es utilizado también para caracterizar los productos que los fabricantes comercializan de manera que proporcionan soporte o productos para el mantenimiento de productos legacy u obsoletos.

En algunos casos el término legacy se utiliza para especificar ciertos niveles de compatibilidad con productos anteriores.

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En ambientes de computación basados en main frame son muy comunes las aplicaciones que se ejecutan en modo legacy. Las arquitecturas basadas en n-capas resultan más complicadas a la hora de ejecutarlas en modo legacy, dado que incluyen componentes que constituyen un sistema específico.

Han de tenerse en cuenta también a la hora de ejecutar los sistemas en modo legacy los cambios en la normativa legal, que pueden afectar a la capacidad de utilizar estos sistemas.

La tecnología de virtualización conduce a un resurgimiento en cuanto a la explotación de software de aplicación reciente en modo legacy.

A medida que se incrementa el costo y la complejidad del software las organizaciones mantienen sus sistemas vigentes en modo legacy.

Una visión alternativa ofrecida por otros autores, punto de vista que se extiende desde la explosión de la burbuja digital, asociada a la economía Punto Com en 1999, describe a los sistemas legacy como los sistemas instalados y en funcionamiento.

En otras palabras, el término no resulta en absoluto peyorativo, sino más bien al contrario. Para esta corriente de pensamiento el término sistema legacy es simplemente una estrategia comercial para generar unas necesidades de cambio artificiales que estimulan la adquisición de tecnología innecesaria.

Bjarne Stroustrup, creador del lenguaje C++, resume estas ideas escuetamente: “El denominado código legacy se diferencia de la alternativa propuesta en el hecho de que dicho código está funcionando en la actualidad”.

Razones para su mantenimiento

La integración de estos sistemas legacy con sistemas más modernos resulta complicada al utilizar estos nuevos sistemas tecnologías más recientes.

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A pesar de ello, las organizaciones tienen poderosas razones para mantener estos sistemas en producción, entre ellas:

Los costes de rediseñar el sistema son prohibitivos por su complejidad, tamaño, o su estructura monolítica.

Los requisitos de disponibilidad del sistema, muchas veces cercanos al 100%, no permiten periodos de falta de servicio. Los costos de diseñar sistemas con niveles de disponibilidad similares suelen ser muy altos.

El funcionamiento interno del sistema no es conocido con la profundidad necesaria, situación que se produce cuando los diseñadores del sistema han abandonado la organización y el sistema no está adecuadamente documentado.

Los usuarios pueden tener la impresión de que el sistema podría ser reemplazado fácilmente en caso necesario. El sistema funciona satisfactoriamente y los responsables no perciben la necesidad de sustituirlo; por otra parte la formación en un nuevo sistema puede suponer un coste en tiempo y recursos prohibitivo.

Si el sistema legacy se ejecuta exclusivamente en un determinado hardware en ocasiones el coste de mantenimiento de esta plataforma puede sobrepasar el coste de sustitución del hardware y del software. Determinadas forma de ejecución en modo emulación permite en ocasiones ejecutar el sistema en una nueva plataforma.

Muchos de estos sistemas siguen satisfaciendo las necesidades básicas de la organización. Los sistemas de gestión de las entidades bancarias son un buen ejemplo de estas situaciones. Las organizaciones no pueden plantearse una parada de estos sistemas.

Los sistemas de reservas de plazas de control de tráfico aéreo de distribución de la energía de control de centrales nucleares, instalaciones de defensa y otros sistemas críticos en el ámbito de la sanidad, seguridad, control del tráfico, bolsa... son ejemplos de ambientes donde la disponibilidad del sistema es un requisito básico.

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La estrategia adoptada por algunas organizaciones es la incorporación de sistemas que interaccionan con el sistema legacy, utilizado como repositorio de datos, para facilitar las labores de gestión de la información que serían muy difíciles de implementar en el sistema anterior.

Este enfoque puede proporcionar importantes ventajas: los usuarios no perciben la ineficiencia del sistema legacy y los cambios pueden implementarse con más rapidez y eficiencia en el nuevo software, al menos en teoría.

Debemos observar que el concepto de legacy no está exclusivamente ligado al tamaño o la edad del sistema. De hecho, uno de los problemas con los que las organizaciones se enfrentan en la actualidad es la sustitución de clientes pesados basados en código Visual Basic para atender a las demandas de los usuarios acostumbrados a accesos basados en navegadores web.

Los analistas del sector de las TI estiman que el coste de reemplazar la lógica de negocio es en torno a cinco veces el de reutilizar, sin contar el riesgo asociado a una sustitución global.

Los financiadores y gestores se preguntan cada vez con más frecuencia en relación a las inversiones en tecnología con tan escasos beneficios apreciables.

Empresas y administraciones conocen los casos de fallos en sistemas informáticos y agujeros de seguridad que con demasiada frecuencia aparecen en los nuevos desarrollos de software.

Problemas que, en algunos casos, tienen consecuencias catastróficas.

Términos como modernización de los legacy o transformación de los legacy son cada vez más populares en el sentido de reutilizar o actualizar los sistemas básicos facilitando interfaces de usuario actualizadas, usualmente interfaces web y acceso a través de web services.

Gracias a estas técnicas, las organizaciones mejoran el conocimiento de los sistemas de los que disponen, en ocasiones utilizando herramientas de análisis, proporcionan a los usuarios nuevas interfaces, actualizan el soporte a los procedimientos de gestión, contienen el gasto, reducen los riesgos de migración y gozan de las características básicas de los grandes sistemas en relación con la seguridad, escalabilidad y continuidad.

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Las empresas consultoras que ofertan servicios para la transformación de las organizaciones crecen gracias a lo que muchos consideran una aproximación más realista hacia los sistemas legacy.

La revisión de las actitudes hacia los sistemas legacy está además aportando una reflexión sobre las características que contribuyen a la pervivencia de estos sistemas.

Líneas de actuación

Ante una situación como la descrita anteriormente, las organizaciones tienen que tomar una determinación que se resume en un cambio del sistema para adecuarlo a las nuevas necesidades.

Este cambio puede concretarse en una de las opciones siguientes: • Reingeniar el sistema • Abandonar el sistema y sustituirlo por otro nuevo • Optar por una solución híbrida entre las dos anteriores Como denominador común de todas las opciones anteriores, la organización debe plantearse incluir dentro del proyecto correspondiente una buena gestión de la evolución del software que se produzca, para no volver a caer en la misma situación actual.

Reingeniar La definición dada por el Reengineering Center del Software Engineering Institute de la Universidad Carnegie Mellon es: Reingeniería es la transformación sistemática de un sistema existente a una nueva forma para realizar mejoras de la calidad en operación, capacidad del sistema, funcionalidad, rendimiento o capacidad de evolución a bajo coste, con un plan de desarrollo corto y con bajo riesgo para el cliente.

En esta definición se enfatiza que el hecho de que la reingeniería es la mejora de sistemas existentes de modo que la inversión resulte muy rentable y que, de todas formas, dicha mejora podría ser obtenida a través de un nuevo desarrollo. Si la reingeniería no tiene un coste bajo, no está acabada en poco tiempo, no tiene poco riesgo o no ofrece un valor añadido para el cliente, hay que considerar la posibilidad de un nuevo desarrollo.

Los criterios para su aplicación se basan tanto en técnicas heurísticas como la edad del código o el coste del personal de mantenimiento, como en modelos de coste más sofisticados. Si hubiese

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que reingeniar varios legacy systems, habría que recopilar sus similitudes dentro de una misma arquitectura y tratarlos como si fueran una familia de sistemas y no aplicar soluciones aisladas a cada uno de ellos.

Abandonar Un sistema se abandona cuando no es capaz de seguir el ritmo de las necesidades del negocio y su reingeniería no es posible o no se puede hacer con un coste efectivo. Normalmente, estos sistemas adolecen de documentación, de actualización y de capacidad de expansión.

El abandono de un sistema comporta riesgos: • Es una actividad que consume muchos recursos y que implica a los mantenedores actuales del sistema. Estos recursos estarán ocupados en el mantenimiento del sistema y, seguramente, no conocerán las nuevas tecnologías que van a ser aplicadas en el desarrollo del nuevo sistema.

• Abandonar el sistema no significa empezar un desarrollo desde cero. No se puede pensar que los datos que contiene el legacy van a desecharse y que los valores que conservan los expertos del sistema van a perderse. El abandono del sistema debe venir precedido por un análisis exhaustivo que permitan decidir el método que se va a utilizar para la migración de la información del sistema actual al nuevo, incluyendo datos, funciones de negocio y arquitectura del sistema.

Gestionar la evolución Durante el proceso de cambio del sistema hay que prever cuál va a ser la gestión de su evolución posterior, sobre todo para que la situación que se vive ahora no vuelva a repetirse o, por lo menos, sea menos traumática. La gestión de la evolución debe consistir en dar una respuesta rápida, preparada y eficiente a los cambios que se produzcan en el entorno ya sean estos de índole tecnológico o de gestión del propio negocio.

La evolución de un sistema es un concepto amplio; abarca desde una simple modificación para corregir un “bug” de un programa hasta una reimplantación completa del sistema. Las actividades de evolución que se pueden realizar sobre un sistema son de tres tipos: mantenimiento, reingeniería y abandono.

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Mantenimiento Históricamente, el mantenimiento se puede considerar como la primera forma de evolución de los sistemas. La mayoría de las empresas que realizaron sus grandes desarrollos hace 25 años, necesitan, sobre todo si la aplicación sigue resultando efectiva, la realización de estas actividades.

El ANSI/IEE da la siguiente definición de mantenimiento: Las modificaciones de los productos software después de su entrega para corregir fallos, mejorar rendimiento u otros atributos o adaptar el producto a un cambio de entorno.

Una definición similar es dada por ISO/IEC: Un producto software soporta una modificación en el código y su documentación asociada para la solución de un problema o por la necesidad de una mejora. Su objetivo es mejorar el software existente manteniendo su integridad.

El mantenimiento representa el porcentaje más alto del coste de todo el ciclo de vida de un sistema Podemos estrablecer cuatro los tipos de mantenimiento: • Adaptativo para adaptar el software a un cambio de entorno • Perfectivo para suplir nuevos requerimientos • Correctivo para solucionar errores puntuales de programas • Preventivo para prever la aparición de problemas Según el estudio de Lientz y Swanson, los dos primeros consumen el 75% de los recursos y el correctivo el 21%. Otros estudios proporcionan resultados similares. Todos muestran que, es la incorporación de nuevos requerimientos de usuario la causa principal de la evolución y el mantenimiento del software.

Si los cambios se pudieran anticipar en el diseño, se podrían prever en forma de parametrizaciones.

El problema fundamental es que, el elevado número de cambios que el software soporta a lo largo de su ciclo de vida, hace imposible una previsión en el diseño del sistema. Por tanto, el mantenimiento debe tener una consideración especial porque: • Consume una gran parte del coste total del ciclo de vida del software • Imposibilita un cambio rápido y fiable en el software haciendo perder oportunidades de negocio • Dificulta la adopción de nuevas tecnologías • Ocasiona daños en la integridad del sistema

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Por ello, es previsible que la investigación en el campo del mantenimiento del software vaya en aumento en los próximos años, complementada por la reingeniería de sistemas.

Aunque algunos autores enfatizan el ciclo de mantenimiento hasta el punto de asimilarlo a la evolución de un sistema, en la comunidad del software se admite que el mantenimiento es sólo una estrategia de microevolución.

Reingeniería o modernización Posterior a las técnicas de microevolución del mantenimiento, que tienden a moverse a los niveles de abstracción más bajos del sistema, surge la reingeniería para cubrir la necesidad de una evolución más amplia del sistema. La reingeniería trabaja todos los niveles de abstracción (desde la implementación hasta el diseño) para conseguir realizar cambios más drásticos preservando los valores de negocio del sistema.

La reingeniería de sistemas puede clasificarse según los niveles de conocimientos requeridos para llevar a cabo el proyecto. La reingeniería que requiere conocimientos a bajos niveles de abstracción (código fuente) se llama ingeniería inversa o modernización de caja blanca y aquella que sólo requiere el conocimiento de las interfaces del sistema se llama reingeniería propiamente dicha o modernización de caja negra.

Ingeniería inversa o modernización de caja blanca Inicialmente, los problemas de evolución aparecen en sistemas complejos con un número elevado de líneas de código (normalmente COBOL) y escasa o nula documentación. Ante la necesidad de recuperación del diseño, la arquitectura y la funcionalidad del sistema desde el código para modernizar el lenguaje de programación o el soporte de los datos, surge la ingeniería inversa.

Actualmente conocida como modernización de caja blanca (White-Box Modernization), se fundamenta en la identificación de los componentes del sistema y sus relaciones para conseguir una representación a niveles mayores de abstracción.

Podemos definirla como el análisis de un sistema para identifica sus componentes actuales y las dependencias que existen entre ellos, para extraer y crear abstracciones de dicho sistema e información de su diseño. Esta definición implica, por tanto, la creación de una representación a un nivel más alto del examinado (diseño desde implementación).

Una vez que el código es analizado y conocida su funcionalidad puede realizarse la reestructuración del sistema o del código. Definiremos la reestructuración como la transformación

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desde una forma de representación a otra en el mismo nivel de abstracción, preservando las características externas del sistema (funcionalidad y semántica).

La redocumentación es también una forma de ingeniería inversa. Es el proceso mediante el que se produce documentación retroactivamente desde un sistema existente. Si la redocumentación toma la forma de modificación de comentarios en el código fuentes, puede ser considerada una forma suave de reestructuración. Sin embargo, puede ser considerada como una subárea de la ingeniería inversa porque la documentación reconstruida es usada para ayudar al conocimiento del programa. Se piensar en ella como una transformación desde el código fuente a pseudocódigo y/o prosa, esta última considerada como más alto nivel de abstracción que la primera.

Aunque la aparición de multitud de herramientas facilitan las labores de la ingeniería inversa, es la labor humana (humanware) la decisiva a la hora de completar el estudio del sistema.

Reingeniería o modernización de caja negra Con el paso del tiempo, se producen tres cambios en el desarrollo de sistemas que afectan a los aspectos de su evolución: • La importancia del reflejo de la arquitectura en la documentación del sistema • La aparición del paradigma de objetos • Los componentes distribuidos Aunque en un principio se pensó que el paradigma de objetos sería la solución al problema de los legacy, se vio pronto que los problemas se agravaron al adaptar sistemas no concebidos para este paradigma a lenguajes como el C++ haciendo mal uso de mecanismos como encapsulación y, sobre todo, de la herencia. Al fin y al cabo, estamos ante el mismo problema de siempre: el paradigma puede tener beneficios si al desarrollarlo se aplican técnicas de ingeniería. En caso contrario, vuelven a aparecer de nuevo los problemas del mantenimiento del sistema.

En el caso de desarrollos orientados a objeto, la falta de experiencia del personal, el empleo de varios lenguajes para el desarrollo de un mismo sistema y la no incorporación de nuevas tecnologías (por ejemplo, UML, CORBA), proporcionan el caldo de cultivo para la construcción de sistemas con las mismas deficiencias que los actuales. Tenemos ante nosotros un nuevo tipo de legacy system que ya es necesario someter a técnicas de reingeniería para su mantenimiento y evolución.

FAMOOS es un proyecto que recoge las premisas y particularidades de la tecnología para la reingeniería orientada a objeto. En él se proponen como metas para esta reingeniería la descomposición del sistema en subsistemas, el aumento del rendimiento, hacer el sistema más

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portable, extraer su diseño e incorporar tecnologías como UML y CORBA. Como en los legacy tradicionales, considera que los problemas a la hora de obtener la arquitectura del sistema, se producen por una documentación insuficiente, falta de modularidad con un alto grado de acoplamiento

entre

clases

y

funcionalidad

duplicada

implementada

con

diferentes

implementaciones. La falta de experiencia en la construcción de programas produce una nula o mala utilización de la herencia, operaciones que se definen fuera de la clase correspondiente, violación de la encapsulación y clases mal utilizadas (escribir C++ con estilo C). Para que reingeniería orientada a objeto pueda ser aplicada ha de cumplir unos requisitos: diseño independiente del lenguaje de implementación, desarrollo escalable y herramientas que soporten las técnicas aplicadas.

La reingeniería se ejecuta en seis pasos: • Análisis de requerimientos que identifiquen las metas perseguidas por la reingeniería • Captura del modelo por medio del conocimiento del legacy system y su documentación utilizando patrones de ingeniería inversa • Detección del problema con la ayuda de herramientas de inspección, métrica y software de visualización • Análisis del problema seleccionando la estructura que puede resolverlo • Reorganización seleccionando la transformación óptima para el legacy • Propagación del cambio con metodología de reingeniería Para reingeniar estos sistemas se emplean técnicas métricas, de visualización de programas, de abstracción y refactoría del código. Tanto para reingeniería como para ingeniería inversa, se crean patrones para la resolución de problemas relacionados con estas técnicas.

La aparición de técnicas de modelado arquitectónico orientada a objeto (OMT) y su documentación asociada (UML) facilitaron el desarrollo de técnicas de diseño con el paradigma de objetos.

En base al conocimiento del sistema, los datos, las funcionalidades y las interfases, se desarrollan nuevas técnicas de reingeniería no basadas en el conocimiento del código sino en el examen del comportamiento de las entradas y salidas del sistema, desarrollando nuevos patrones de reingeniería y sentando las bases de la reingeniería basada en wrapping.

Idealmente, wrapping es una reingeniería en las que sólo se analizan las interfases (las entradas y salidas) del legacy ignorando los detalles internos. Constituye la reingeniería de caja negra (BlackBox Reengineering). Esta solución no es aplicable siempre y a veces requiere el concurso de la ingeniería inversa para el conocimiento interno del sistema.

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La reingeniería basada en wrapping puede realizarse a nivel funcional, de datos o de interfase. En cada una de ellas se emplean técnicas que se describen a continuación.

Wrapping de interfases de usuario La interfase de usuario es la parte más visible del sistema y su modernización implica, normalmente, mayor facilidad de operación para el usuario.

Una de las técnicas utilizadas es la de screen scaping que consiste en envolver interfases basadas en texto con un entorno gráfico basado en GUI o en HTML. No resuelven en absoluto el problema del legacy

Wrapping de datos El wrapping de datos permite acceder a los datos del legacy usando una interfase diferente de la diseñada inicialmente. Se pueden emplear las siguientes técnicas: • Gateway de base de datos: emplea interfases propietarias en la base de datos del legacy e interfases estándares (ODBC,JDBC) como puentes hasta los nuevos lenguajes de implantación • Integración con XML aprovechando los mecanismos de integración de intercambio de datos promocionado por la integración de aplicaciones del B2B. • Replicación de la base de datos utilizada para descentralizar el almacenamiento masivo de los mainframes de modo que instancias locales de bases de datos modernas replican partes de la base de datos centralizada.

• Capa de persistencia construida específicamente para cada sistema. Permite el acceso de aplicaciones desarrolladas con tecnología orientada a objeto a datos organizados de cualquier forma (bases de datos relacionales, archivos VSAM, etc.)

Wrapping funcional El wrapping funcional encapsula datos y funcionalidades del legacy. Se emplean una de las técnicas siguientes: • Integración con CGI que permite el acceso al legacy usando Common Gateway Interface mediante servidores Web o HTTP. La integración con CGI [22] proporciona un medio de acceso a legacy systems implantados en mainframes con monitores de teleproceso. Está constituido por una interfase gráfica que sustituye la antigua interfase de usuario (como la técnica screen scraping) y tiene acceso directo con la funcionalidad y los datos del sistema.

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• Object Oriented Wrapping (OOW). La tecnología de objetos distribuidos (DOT) es la combinación de la orientación a objeto con la distribución (middelware objeto). Su mejor representante es CORBA de OMG, plataforma que combina un lenguaje de especificación de orientado a objeto, métodos de llamada remota robustos, protocolos de interoperabilidad y otros servicios. El modelo conceptual del wrapping orientado a objeto es muy simple: las aplicaciones, los datos de negocio y los servicios son representados como objetos. Esta técnica está lejos de ser sencilla. Dos son las dificultades técnicas más relevantes: la traslación de la semántica monolítica de los legacy a un sistema orientado a objeto (para ello es imprescindible un buen conocimiento del dominio de la aplicación) y la integración de los servicios de infraestructura (seguridad, transacciones y persistencia).

• Wrapping orientado a componentes. Utiliza el modelo de componentes distribuidos. Se considera la aproximación más prometedora. Los estándares del mercado de componentes más utilizados son DNA de Microsoft, CORBA3 y Enterprise JavaBeans de Sun Microsystem. Este último, por las implicaciones de Sun, merece mención especial. Con EJB, el wrapping se lleva a cabo en tres pasos: separar la interfase del legacy en módulos agrupados por unidades lógicas, construir un punto de contacto único mediante el que se establece una comunicación entre el EJB y una función concreta del legacy implementada mediante un bean o un agente de servicio externo y proporcionar una guía para una sustitución de las funciones del sistema incremental y no traumática.

Abandono Para decidir el proceso de abandono del sistema es necesario descubrir el núcleo del sistema (funcionalidades y datos) utilizando análisis para averiguar el nivel de abstracción en el que hay que moverse y que técnica es más adecuada.

A esta búsqueda de recursos valiosos del legacy se le denomina mining legacy system assets, utilizando el término adapting legacy system assets para los niveles más altos de abstracción.

En un sistema puede aplicarse esta técnica si tiene disponibles un mínimo de recursos entre los que deben estar las descripciones de su arquitectura, modelos de dominio, documentación del diseño, programas de prueba, datos de prueba y su documentación, especificaciones de la interfase, herramientas, código y procesos. Es importante conocer los tradeoff de la arquitectura y del diseño, además de las restricciones de ingeniería y del conocimiento del dominio de aplicación.

En general, son necesarios cuatro pasos para minar los recursos de un sistema:

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• Recogida preliminar de información • Tomar decisiones con respecto a los recursos a minar y las estrategias básicas a utilizar y las opciones técnicas a aplicar • Realizar un análisis técnico detallado de los componentes del sistema y sus relaciones e interfaces • Llevar a cabo la rehabilitación de los recursos seleccionados Dentro de estos cuatro pasos, la tarea más complicada corresponde a decidir las estrategias y las opciones técnicas que se van a aplicar a los recursos seleccionados. Option Analysis for Reengineering (OAR) proporciona ayuda para tomar dos decisiones fundamentales: • Determinar el nivel de análisis adecuado al problema en los niveles de código, funcional y de arquitectura.

• Determinar la estrategia de reingeniería a aplicar OAR utiliza el modelo de herradura (horseshoe) para establecer el contexto donde tomar estas decisiones.

5.4 Gestión del mantenimiento.

Introducción Objeto

En este apartado se realiza una propuesta para la organización del proceso de gestión de peticiones de cambio orientado a organizar las labores de mantenimiento de los Sistemas de Información.

Mediante la definición e implantación del procedimiento de Gestión de Peticiones se pretende definir y estandarizar el conjunto de actividades a realizar para la resolución de cualquier petición de cambio que se produzca, optimizando la ejecución de las actividades definidas, así como reducir el impacto de los incidentes sobre los sistemas y servicios proporcionados, mediante una resolución rápida y oportuna de las mismas.

La gestión de peticiones debe centralizar cualquier tipo de cambio a producir en el Sistema de Información registrándose tanto peticiones de nuevos desarrollos, mantenimiento adaptativo, perfectivo y evolutivo, como las incidencias encontradas en el Sistema de Información.

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El disponer de un diseño de proceso permite tener una visión global de la actividad, su flujo general de actividades para todas las peticiones que deberá tratar el departamento responsable del mantenimiento de los Sistemas de Información

El procedimiento debe ser conocido por cualquier persona que sea potencialmente solicitante de peticiones de cambio: componentes del C.A.U., componentes del área de desarrollo y/o producción, usuarios del sistema, miembros de los diferentes Centros Directivos, …

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Conceptos dentro de la gestión de peticiones Para un correcto control y gestión de las peticiones de cambio se establecen una serie de características que permiten definir el ciclo de vida que requieren para su resolución, y obtener posteriormente datos estadísticos que ofrezcan información sobre las necesidades principales de los usuarios e incluso la situación de las funcionalidades implantadas en los sistemas de información. Los principales atributos definidos para facilitar esta gestión corresponden con: Tipo de petición En base al objetivo principal que plantean las peticiones de mantenimiento se establece la siguiente clasificación:

Tipo de Petición Correctivo Software

Descripción Corrección de errores detectados en los componentes software del sistema.

Correctivo Software + Datos

Corrección de errores detectados en los componentes software del sistema y que han implicado la gestión errónea de datos en el sistema, lo que desemboca también en un mantenimiento correctivo de datos.

Correctivo Datos

Corrección de la información almacenada en el sistema, debido a que el usuario no dispone de los permisos o utilidades necesarios, provienen

de

datos

provenientes

de

migraciones incorrectas o deficitarias, o bien porque han sido provocados por componentes software

incorrectos

que

ya

han

sido

corregidos e implantados en el Sistema.

La modificación de estos datos debe ser realizada por el área de desarrollo.

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Tipo de Peticiรณn Evolutivo-Nuevos Requisitos

Descripciรณn Son modificaciones necesarias debido a la evoluciรณn

de

las

reglas

del

negocio.

Normalmente vienen supeditadas a cambios en la normativa que soporta la aplicaciรณn o a la incorporaciรณn de elementos no existentes en el anรกlisis inicial del sistema.

Evolutivo-Propuestas de Mejora

Modificaciones requeridas para mejorar el funcionamiento

habitual

del

sistema.

No

aportan nuevos requisitos de negocio, pero si de funcionamiento del sistema de informaciรณn.

Configuraciรณn del Sistema

Corresponde con acciones encaminadas a la configuraciรณn

del

funcionamiento

de

la

aplicaciรณn, lo que conlleva la modificaciรณn o introducciรณn de nuevos valores o datos por parte el รกrea de producciรณn o del รกrea de desarrollo, ya que corresponden a datos que soportan el funcionamiento del Sistema, y pueden no ser accesibles por los Usuarios.

Ejecuciรณn Procesos

Se requiere la ejecuciรณn de Procesos ya definidos e incorporados en el Sistema, pero que por algรบn motivo no se han ejecutado correctamente y el usuario no puede acceder a ellos para su ejecuciรณn

Errores SW/HW/Comunicaciones

Errores

de

software,

hardware,

de base.

comunicaciones o cualquier otro componente de las plataformas tecnolรณgicas.

Normalmente requieren la actuaciรณn del รกrea de producciรณn o sistemas.

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Tipo de Petición Adaptativo

Descripción Modificaciones que afectan a los entornos en los que el sistema opera, por ejemplo, cambios

de

configuración

del

hardware,

software de base, gestores de base de datos, comunicaciones, etc.

Estas peticiones de mantenimiento no suelen ser iniciadas por parte de los usuarios, sino por

actividades

propias

del

Área

de

Producción o del Equipo de Desarrollo.

Perfectivo

Acciones llevadas a cabo para mejorar la calidad interna de los sistemas en cualquiera de sus aspectos: reestructuración del código, definición

más

clara

del

sistema

y

optimización del rendimiento y eficiencia, etc.

La catalogación del tipo de petición de mantenimiento es llevada a cabo por el Responsable de Gestión de Cambios, ya que los solicitantes no tienen por qué conocer el objetivo que plantea con las necesidades expuestas.

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Prioridad inicial de la petición La prioridad inicial de la petición será fijada por el solicitante al registrar o comunicar la petición.

Las prioridades iniciales proporcionadas por los solicitantes serán: Código

Prioridad

Descripción

1

Alta

Solicitud de carácter prioritario. No se puede trabajar y no hay vía alternativa

2

Media - Alta

Solicitud que debe acometerse. No se puede trabajar pero hay una vía alternativa

3

Media

Solicitud

que

debería

acometerse.

Falta

funcionalidad que degrada el sistema 4

Baja

Mejora funcional o técnica del sistema.

Estas prioridades permiten identificar de manera inicial la urgencia de la resolución de las peticiones por parte de los solicitantes. Normalmente, los solicitantes determinan prioridades elevadas a sus peticiones para que éstas sean resueltas a la mayor brevedad posible. Debido a esto, este indicador debe tomarse con carácter eventual, pero debe tenerse en cuenta que peticiones de mantenimiento comunicadas con prioridad Alta y Media- Alta deben ser analizados con la mayor celeridad posible. Serán revisadas por el Responsable de Gestión de Cambios con la colaboración del Responsable de Proyecto. Cuando lo estime oportuno el Responsable de Gestión de Cambios podrá modificar la prioridad establecida en las peticiones realizadas por los solicitantes, siempre que se tenga el consentimiento de los mismos.

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 56 -

Los Sistemas de Informaciรณn en las AAPP. Situaciรณn actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Severidad de la funciรณn El Responsable de Gestiรณn de Cambios realizarรก la evaluaciรณn de la severidad de la funciรณn afectada por la peticiรณn de cambio. La catalogaciรณn de la severidad se realizarรก en la actividad de Formalizaciรณn de Peticiรณn de Cambio.

Cรณdigo

Nombre

Descripciรณn

1

Alta

Es una peticiรณn crรญtica para funciones primarias del Sistema de Informaciรณn.

2

Media - Alta

Completar la peticiรณn es necesario para alcanzar un nivel aceptable de funcionamiento en el Sistema de Informaciรณn.

3

Media

La peticiรณn proveerรก beneficios significativos al Sistema de Informaciรณn. Debe contemplarse en el plan de trabajo actual del equipo de desarrollo, para proporcionar una soluciรณn lo antes posible, sin interferir sobre otras solicitudes o actividades consideradas de mayor prioridad.

4

Baja

Deseable para mejorar la operatividad del Sistema de Informaciรณn. Solicitud que debe acometerse cuando el equipo de desarrollo disponga de tiempo suficiente.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Prioridad de los trabajos encaminados a la resolución de la Solicitud

El análisis de las solicitudes por parte del Responsable de Gestión de Cambios con la colaboración del Responsable del Proyecto, y la puesta en común con los solicitantes de los objetivos, la urgencia, las actuaciones necesarias para su resolución teniendo en cuenta los actuales trabajos del equipo de desarrollo y la evaluación de la severidad de la función afectada ofrecerán como resultado la Prioridad Real que deben tener los trabajos encaminados para su resolución.

Las prioridades de los trabajos encaminados a la resolución de la petición corresponden con: Código

Nombre

Descripción

P1

Alta

Ejecución inmediata. Solicitud crítica, que debe acometerse

urgentemente

por

encima

de

cualquier desarrollo, mantenimiento o actividad que

se

esté

realizando.

Las

peticiones

catalogadas como urgentes tendrán prioridad P1.

P2

Media - Alta

Ejecución rápida pero no inmediata. Solicitud que debe

atenderse

prioritariamente.

Esta

modificación es necesaria para un correcto funcionamiento del sistema, por lo que debe atenderse con carácter prioritario.

P3

Media

Se

acometerá

en

ejecución

normal.

Debe

contemplarse en el plan de trabajo actual del equipo de desarrollo, para proporcionar una solución lo antes posible, sin interferir sobre otras solicitudes o actividades consideradas de mayor prioridad.

P4

Baja

Se pondrá en lista de espera. Solicitud que debe acometerse cuando el equipo de desarrollo disponga de tiempo suficiente.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Las prioridades de estas peticiones deben poder ser modificadas durante todo el ciclo de vida previo al inicio de los trabajos encaminados a la resolución de las peticiones, ya que peticiones con una prioridad establecida pueden cambiar sus necesidades de implantación con el transcurso del tiempo, o por nuevas indicaciones o directrices de los solicitantes o el propio equipo de desarrollo.

En función de la severidad de la función afectada y de la evaluación de la importancia por parte del solicitante (revisada por el Responsable de Gestión de Cambios) se establecerá la prioridad de la incidencia atendiendo a la siguiente matriz: Severidad Importancia

1

2

3

4

1

P1

P2

P2

P3

2

P2

P2

P2

P3

3

P2

P3

P3

P4

4

P3

P3

P3

P4

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 59 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Situación de la Petición de Cambio Para permitir conocer el estado en el que se encuentran las diferentes peticiones de cambio en el proceso de gestión se definirán los siguientes estados: Situación Registrada

Descripción La petición ha sido registrada y está pendiente de ser atendida. Toda petición que se detecta es registrada en este estado.

En Aceptación

La

petición

Responsable

está de

siendo Gestión

analizada de

por

Cambios

el

para

conocer los problemas planteados, sus objetivos, los motivos que han podido ocasionar el problema o las actuaciones que deben acometerse para su resolución. Durante el análisis el Responsable de Gestión de Cambios realizará la aceptación o rechazo de la petición.

Aceptada

Se ha completado el análisis de la petición y ha sido aceptada. Queda pendiente de su aprobación o rechazo.

Aprobada

La petición ha sido aprobada por el Responsable de Gestión de Cambios y se procederá a iniciar los trabajos para su resolución conforme a la prioridad establecida y a la carga de trabajo del equipo responsable de su resolución.

Rechazada

Una petición pasa al estado de rechazada cuando al realizar la Aceptación y Categorización o al realizar la Aprobación se detecta que no son necesarios los trabajos del equipo de desarrollo.

Se tendrá que informar del motivo del rechazo.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Situación Aprobada Formalmente

Descripción Petición aprobada formalmente mediante nota interior por el centro directivo.

Pendiente Respuesta de

La petición ha sido aprobada y se han iniciado los

Usuario

trabajos para su resolución, pero requiere la captura de mayor información para conocer con exactitud

como

debe

ser

acometida.

Estos

requisitos deben ser normalmente proporcionados por el Área de Usuarios o Centro Directivo.

Pendiente de Sistemas

Una petición pasa al estado pendiente de sistemas cuando estando en el estado en curso se necesita alguna actuación por parte de Sistemas para poder continuar con la realización de dicha petición.

Asignada

La petición ha sido analizada y aceptada. Debido a la prioridad establecida o por la carga de trabajo, ésta se encuentra a la espera de disponer del tiempo necesario para abordar su ejecución.

Es el estado en que se encuentra una solicitud una vez asignada para su resolución y que no se han comenzado los trabajos.

En Curso

Se están realizando las actuaciones necesarias para su resolución, bien por parte del área de desarrollo o de producción. Una petición cambia del estado asignada al estado en curso una vez que se ha comenzado alguna tarea para su resolución.

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Situación Resuelta

Descripción Se han finalizado los trabajos requeridos al área de desarrollo, o bien se ha considerado que no ha necesitado la participación de éste. La petición requiere la evaluación del Solicitante para dar el visto bueno a la solución establecida

Validada

La solución ha sido validada por el solicitante verificando que se han satisfecho las necesidades planteadas.

En

el

caso

de

rechazo

de

considerarán como válidos los motivos de rechazo indicados.

Reabierta

La solución dada por el área de desarrollo no se considera correcta y requiere que ésta sea nuevamente analizada, se corrijan las deficiencias o se estudie nuevamente la posible resolución.

Cerrada

La petición se ha finalizado y el Solicitante ha verificado que ha sido resuelta.

Anulada

Una petición pasa al estado de anulada cuando por algún motivo se determina que no serán implantados los cambios

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Motivos de Rechazo Para facilitar el análisis y la comunicación de las diferentes causas por las que una solicitud de cambio puede no requerir trabajos del área de desarrollo, se establece la siguiente clasificación:

Motivos de Rechazo

Descripción

Configuración incorrecta del

Serán los casos en los que las tablas auxiliares

sistema.

que son responsabilidad del usuario estén mal cumplimentadas o incompletas.

Desconocimiento del

La solicitud hace referencia a una utilización

solicitante.

inadecuada del sistema de información, que provoca determinada casuística que son las relacionadas en la solicitud.

Error momentáneo

La petición es realizada en base a un incorrecto funcionamiento momentáneo (Comunicaciones, Gestor de Base de datos, etc.), que se resuelven o han resuelto con actuaciones que ya han sido puestas en marcha, normalmente por parte del Área de Producción.

Confusa

La petición es confusa en cuanto define un comportamiento que el sistema de información no contempla. Las especificaciones de la aplicación no

contemplan

procesos

similares

a

los

argumentados, por lo que es posible que existan discrepancias entre el funcionamiento del Negocio y de la Aplicación, o el entendimiento que el usuario tiene del funcionamiento de la aplicación.

Inconsistencias con otros datos La solicitud es realizada en base a inconsistencias con otros datos del Sistema que no son modificables por el equipo de desarrollo.

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Formalización de actuaciones por el Centro Directivo Algunas peticiones de cambio requerirán aprobación formal del centro directivo afectado. La aprobación formal se realizará mediante nota interior. El Responsable de Gestión de Cambios será quien solicite la nota interior al Responsable del Centro Directivo afectado por la petición de cambio.

Petición formal para el comienzo de los trabajos.

Existirán peticiones que necesitarán de la aprobación formal del Centro Directivo para el comienzo de la gestión de los trabajos. Los siguientes tipos de trabajos serán los que necesiten aprobación formal del centro directivo:

Orientados a nuevos desarrollos.

Evolutivos considerados grandes.

Cualquier actuación que implique modificaciones sustanciales en el actual comportamiento del Sistema de Información.

Cualquier actuación que el Responsable de Gestión de Cambios en coordinación con el Jefe del Departamento de Sistemas de Información consideren necesario.

Petición formal para la implantación de la solución Algunas peticiones necesitarán de una nota interior para poder ser cerradas y puestas en implantación. Se detallan en este apartado las peticiones que necesitan nota interior para finalizar los trabajos:

Cualquier trabajo que requiera coordinación para su implantación en producción

Cualquier trabajo que requiera la suspensión del servicio durante un determinado periodo de tiempo

Cualquier trabajo que el Jefe del Departamento de Sistemas de Información y/o el Jefe del Departamento de Informática estimen oportuno.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Diagrama evolución situación petición

Se presenta en el siguiente diagrama la evolución de la situación de una petición a lo largo del proceso de gestión de la misma.

En el procedimiento de gestión de peticiones se tendrán las siguientes situaciones condicionales en función de la naturaleza de la petición: •

Rechazada: Se rechaza la petición de cambio.

•

Aprobada Formalmente: Serán determinadas peticiones las que requieran de la notificación formal del Centro Directivo para continuar con su gestión.

•

Anulada: La petición podrá ser anulada en cualquier momento del proceso por el Responsable de Gestión de Cambios con el consentimiento del solicitante y/o el Responsable del Centro Directivo cuando así se requiera.

•

Pendiente de Usuarios y/o Sistemas: Petición pendiente de respuesta de usuarios y sistemas, cuando sea necesaria dicha información para continuar con los trabajos. Cuando se obtenga la información necesaria para la continuación de los trabajos la petición cambiará a situación en curso.

•

Reabierta: La solución aportada no cubre todas las necesidades registradas en la petición.

Periódicamente el Responsable de Gestión de Cambios realizará las siguientes revisiones:

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Revisión periódica de las incidencias en estado pendiente con determinado nivel de antigüedad para contemplar la posibilidad de anularlas o revisar la prioridad.

Revisión periódica de las incidencias pendientes de usuarios y/o sistemas para detectar posibles problemas que haya que gestionar.

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Sistemas de Información y Agrupación Funcional

Se definirán en un documento específico los Sistemas de Información del que gestionan las peticiones siguiendo el procedimiento definido en el documento.

Para cada Sistema de Información se especificará la agrupación funcional de las peticiones permitiendo diferenciar los principales procesos funcionales contemplados y agrupados en subsistemas y módulos. Esta identificación facilitará posteriormente la búsqueda de información, así como el análisis de las peticiones y la obtención de métricas y estadísticas.

Roles y Responsabilidades Se describe en este apartado los roles y responsabilidades de la gestión de peticiones.

Centro Directivo

Podrán realizar peticiones de cambio en función de sus necesidades.

Los Centros Directivos compondrán una Unidad de Planificación y Gestión de Peticiones para el análisis y estudio de las peticiones.

Existirán peticiones que en función de su casuística tendrán que ser aprobadas por el Centro Directivo afectado para continuar con el procedimiento de gestión de peticiones.

Existirán peticiones que una vez resueltas tendrán que ser validadas formalmente por el Centro Directivo para ser cerradas.

Comité de Cambios o Unidad de Planificación y Gestión de Peticiones

Estará constituido por los responsables de los Centros Directivos

Será el encargado de analizar nuevas peticiones procedentes de los Centros Directivos, peticiones de nuevos desarrollos y evolutivos grandes.

Dentro del comité se realizará la detección de nuevas necesidades de cambios que serán comunicadas al Responsable de Gestión de Cambios.

Jefe del Departamento de Sistemas de Información

Responsable de aceptar las peticiones que requieran Proyectos de Nuevos Desarrollos.

Revisar y validar la prioridad de todos los nuevos desarrollos.

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Validar la prioridad de las incidencias en caso de duda o disconformidad del usuario.

Dará soporte en la toma de decisiones al Responsable de Proyecto del Organismo

Coordinador técnico

Colaborará con el Responsable de Gestión de Cambios en la aceptación o rechazo de las peticiones.

Supervisará las decisiones del Responsable del Proyecto del Organismo

Aportará conocimientos técnicos del Sistema de Información.

Si el coordinador técnico coincide con el Responsable del Proyecto del Organismo asumirá las labores del mismo.

Responsable de mantenimiento del Sistema de Información

Responsable de atender determinados tipos de peticiones, y de autorizar las actividades urgentes previas a la formalización de las peticiones

Será el responsable de las prioridades asignadas a las peticiones. Para las peticiones con prioridad P1 será el encargado de informar al Jefe del Departamento de Sistemas de Información.

Será el encargado de realizar la documentación de especificación funcional

En caso de duda o disconformidad con el usuario de la prioridad de la incidencia será quien la escalará al Jefe del Departamento de Sistemas de Información.

Coordinadores del área de desarrollo

Serán los encargados de la recepción y clasificación de las incidencias

Responsables de atender algunos tipos de peticiones

Colaborarán con el Responsable del Proyecto en la elaboración de la documentación funcional de las peticiones.

Asignar las peticiones al equipo de desarrollo dependiendo de la carga de trabajo y de la prioridad de las peticiones se estén abordando.

Verificar la corrección de la solución y la completitud de la documentación

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Equipo de desarrollo

Responsable de atender algunos tipos de peticiones

Resolverán las incidencias

Sugerir cambio de estado de las peticiones

Compondrá junto con el coordinador del equipo de desarrollo el Área de Desarrollo.

Área de producción

Responsables de resolver aquellos problemas o necesidades en las que este implicada el área de producción.

Responsable de actualizar el sistema de información en el entorno de producción.

Responsable de Gestión de Cambios

Será la persona responsable de asegurar que el procedimiento de gestión de petición se realiza correctamente.

Velará por el cumplimiento de las planificaciones en la gestión de las peticiones.

Registrará aquellas peticiones que por diversos motivos no se hayan podido registrar por los solicitantes mediante el mecanismo definido por el sistema de calidad.

Revisará periódicamente las incidencias en situación en curso, pendientes de usuarios y pendientes de sistemas para asegurar su finalización y agilizar el proceso, si es necesario.

Será el responsable de verificar que la solución efectuada por el Servicio de Sistemas de Información solventa los problemas o es conforme a sus necesidades.

Una vez cerrada la petición será el encargado de la comunicación del cierre del cambio al solicitante.

Oficina de Calidad

Supervisará y auditará la gestión de las peticiones.

Controlará el correcto funcionamiento de los ciclos de vida definidos para la actuación ante las peticiones.

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Demandará actualización de la documentación una vez finalizadas las peticiones consideradas como urgentes

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Procedimiento de gestión de peticiones Descripción Se centraliza en este procedimiento las peticiones de nuevos desarrollos, cualquier tipo de mantenimiento evolutivo, adaptativo y perfectivo y los correctivos a aplicar en el Sistema de Información.

Este procedimiento incluye también las necesidades de cambio comunicadas de manera informal, incluso aunque se haya considerado que no deben ser llevadas a cabo.

Se detallan las actividades que debe seguir cualquier necesidad de cambio considerada para el Sistema de Información Las peticiones que tengan carácter de urgentes podrán ser gestionadas de una forma extraordinaria, priorizando la solución de las mismas. Una vez cerradas se tendrá que realizar la formalización. Será responsabilidad del Área de Calidad velar por la formalización de éstas peticiones una vez cerradas.

Queda fuera del documento la definición del procedimiento de comunicación de las incidencias al C.A.U.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Diagrama

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Actividades Comunicación de petición de Cambio Objetivo • Realizar la comunicación de petición de cambio Descripción Actividad La comunicación de peticiones podrá ser realizada por los usuarios, el C.A.U.,

los

componentes del Equipo de Desarrollo y el Equipo de Producción mediante el sistema establecido en la gestión de calidad.

El registro de las comunicaciones de cambio para las peticiones que no se puedan realizar mediante el sistema establecido será responsabilidad del Gestor de Cambios.

Aunque las peticiones se realicen de manera informal tendrán que ser registradas.

Para todas las peticiones registradas se incorporará de manera automatizada un identificador numérico (que permitirá su localización y seguimiento) y se tendrá que proporcionar la siguiente información: •

Descripción Corta: Descripción corta que permita identificar de manera práctica y ágil el motivo y objetivo de la petición

•

Descripción: De la forma más exhaustiva posible, descripción de los problemas detectados o la solución que se desea incorporar/ejecutar sobre el sistema.

•

Fecha de petición: Fecha en la que se realiza la petición.

•

Prioridad: Prioridad de la petición de cambio desde el punto de vista del solicitante.

Reflejará la evaluación de importancia para los solicitantes

•

Solicitante: Persona u organismo que solicita la ejecución de los trabajos

•

Centro Directivo: Centro directivo / organismo al que pertenece el solicitante.

•

Sistema de Información: Identifica el proyecto dentro del Organismo para el que se realiza la petición de cambio.

•

Subsistema / Módulo : Si se tiene conocimiento, se informará del subsistema /

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

módulo dentro del Sistema de Información •

Componente software afectado: Si el solicitante tiene conocimiento informará del componente del sistema sobre el que se realizarán los trabajos.

•

Observaciones: Observaciones a tener en cuenta sobre la petición, descripción de los motivos que la generan, fundamentos al establecer su prioridad, etc…

•

Situación: Situación de la petición será Registro Preliminar.

El registro de peticiones llevará una comunicación al Responsable de Gestión de Cambios con el objetivo de comenzar la gestión de las mismas.

Principales Tareas

Participantes

•

Comunicar las peticiones de cambio.

• Usuarios

•

Informar de la prioridad. Esta prioridad será un • CAU parámetro subjetivo del solicitante.

• Otros • Equipo Desarrollo • Equipo Producción Productos

Petición registrada Denominación 99999_<Descripción Corta> Almacenamie nto

Herramienta de Gestión de Peticiones de Cambio

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Comunicación de petición registrada al Responsable de Gestión de Cambios Destinatarios

• Responsable de Gestión de Cambios

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Aceptación y Categorización de la Petición de Cambio Objetivo • Aceptar o rechazar la petición de cambio • Establecer la severidad y prioridad real de la petición • Realizar una tipificación inicial de la petición • Catalogar la petición e incluir las características necesarias para conocer e iniciar su ciclo de vida Descripción Actividad El Responsable de Gestión de Cambios podrá detectar al recibir la petición registrada que no es necesario la realización de los trabajos demandados rechazando la petición. Al rechazar una petición se informará de los motivos de rechazo.

La prioridad real de la petición, será establecida por el Responsable de Gestión de Cambios evaluando la prioridad inicial informada por el solicitante, la severidad de la funcionalidad afectada, la urgencia de la petición, la carga de trabajo del Área de Desarrollo, …

En los casos que se requieran actuaciones urgentes, éstas podrán ejecutarse sin necesidad de formalizar inicialmente la petición. Estas actuaciones urgentes deben ser autorizadas por el Coordinador Técnico y si lo requieren por el Jefe del Departamento de Sistemas de Información. Al término de las mismas se tendrá que formalizar la petición indicando en las observaciones el carácter de urgencia.

El responsable de Gestión de Cambios realizará un tipificado inicial de la petición diferenciándolas entre: •

Nuevos Desarrollos: Serán nuevas funcionalidades a añadir al sistema de información que agrupadas tengan consideración de Proyectos de Desarrollo según se establece en el Sistema de Calidad.

•

Evolutivo: Funciones específicas del mantenimiento evolutivo del sistema de información.

•

Correctivo: Peticiones destinadas a la solución de incidencias encontradas en el

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Sistema de Información.

El Responsable de Gestión de Cambios canalizará la petición en el procedimiento de gestión de peticiones dependiendo del tipo y de la magnitud de los trabajos a realizar. Para determinar la magnitud de los trabajos se realizará una previsión inicial del esfuerzo requerido: •

Cambio menor: Trabajos con un coste menor de una semana/ hombre

•

Cambio medio: Trabajos con un coste entre una semana/ hombre y dos meses hombre

•

Cambio grande: Trabajos con un coste de más de dos meses hombre.

El Responsable de Gestión de Cambios adaptará las características de las peticiones informadas por el Solicitante al Sistema de Información, ya que el Solicitante puede no conocer alguna información al registrar la petición. Los cambios de relevancia producidos en la petición serán informados al solicitante.

En el análisis realizado para la aprobación y catalogación de las peticiones se podrá detectar que las necesidades propuestas en la petición se encuentran solucionadas por otras peticiones. Se informará de la petición que cubre las necesidades planteadas.

Puede que durante el análisis o catalogación el Responsable de Gestión de Cambios detecte que no son necesarios los cambios propuestos en la petición. Procederá al rechazo de la petición indicando los motivos del mismo.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Para todas las peticiones aprobadas se tendrá que informar las características: •

Severidad: Se fijará la severidad de la función afectada.

•

Prioridad: El Responsable de Gestión de Cambios fijará la prioridad real de la petición.

El responsable de Gestión de Cambios podrá modificar las siguientes características de la petición: •

Sistema de Información: Identifica el proyecto dentro del Organismo para el que se realiza la petición de cambio.

•

Subsistema / Módulo : Subsistema / Módulo, dentro del Sistema de Información, afectado por la petición

•

Componente software afectado: En caso de que correspondan con peticiones explícitas de corrección o mejora sobre un componente del sistema, identificación del componente.

•

Centro Directivo: Si es posible, identificar el Centro Directivo que afecta el módulo sobre el que se realiza la petición de cambio.

•

Observaciones: Observaciones a tener en cuenta sobre la petición, descripción de los motivos que la generan, fundamentos al establecer su prioridad, etc…

•

Asociada a: Referencia al cambio cuya resolución provoca la solución de la petición.

Principales Tareas

•

Participantes

Estimar una prioridad inicial enfocada a comunicar al • Responsable de Gestión equipo de desarrollo la urgencia de resolución de éstos

de Cambios

problemas desde el punto de vista del solicitante.

•

Tipificación y categorización de la petición de cambio, información necesaria para canalizar la solicitud.

•

Aceptar o rechazar la petición de cambio e informar de los motivos de rechazo

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Productos Petición Registrada Petición Aceptada Destinatarios

•

Se comunicará a los responsables de la siguiente actividad según la categorización realizada

Comunicación de petición aceptada •

Área de desarrollo si la actividad es Verificación y Estudio Preliminar

Destinatarios

•

Responsable de proyecto del Organismo si la actividad es Análisis y Derivación

•

Responsable Gestión de Cambios si la actividad es Comisión de Cambios

Petición Finalizada: Rechazada •

Se informará al solicitante a través del Responsable de Gestión de Cambios

•

Si la petición es “reabierta” a la persona que procedió a la reapertura de ésta

Destinatarios

•

Las peticiones procedentes del comité de cambios rechazadas será informadas a la Comisión de Cambios directamente por el Responsable de Gestión de Cambios.

•

Las peticiones que se haya realizado una Aprobación Formal del Centro Directivo se informará al Centro Directivo del motivo del rechazo.

Verificación y Estudio Preliminar

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Los Sistemas de Informaciรณn en las AAPP. Situaciรณn actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Objetivos โ ข

Verificar que la peticiรณn de mantenimiento es coherente y requiere la actuaciรณn del รกrea de desarrollo o producciรณn.

โ ข

Redirigir la peticiรณn a los responsables de su aprobaciรณn o rechazo, en base al tipo de mantenimiento requerido y el mรณdulo al que afecta.

Descripciรณn Actividad

En base a las necesidades descritas por las peticiones de cambio registradas, se realiza un estudio previo para verificar la coherencia de la peticiรณn, y que รฉsta realmente requiere la participaciรณn del รกrea de desarrollo / producciรณn. La verificaciรณn y estudio serรกn realizados por el รกrea de desarrollo. Serรกn objeto de esta verificaciรณn y estudio preliminar las peticiones de mantenimiento correctivo, evolutivos menores y el resto de peticiones que requieran de una valoraciรณn inicial del รกrea de desarrollo.

Si la informaciรณn que consta en la peticiรณn registrada o la informaciรณn de la que se dispone inicialmente no es coherente o es insuficiente, se mantendrรกn las conversaciones o sesiones de trabajo necesarias con los solicitantes. Para peticiones de procedencia externa serรก el Responsable de Gestiรณn del Cambio el interlocutor con el solicitante. Estos contactos preliminares no deben confundirse con Anรกlisis de los requerimientos de las modificaciones solicitadas, simplemente deben buscar conocer si la peticiรณn registrada debe ser tratada por Sistemas de Informaciรณn, aunque posteriormente pueda requerir un anรกlisis detallado pudiendo ser incluso desestimados los trabajos a realizar.

Una vez la peticiรณn esta en manos de los responsables del estudio, se actualizarรก con la siguiente informaciรณn: โ ข

Responsable de Verificaciรณn: Persona del equipo de desarrollo responsable del estudio y verificaciรณn de la peticiรณn.

Tras el estudio, el รกrea de desarrollo deberรก dar una valoraciรณn inicial de las acciones a realizar con ellas, catalogar los tipos de trabajo que han sido solicitados (Tipo de Mantenimiento) y redirigir la peticiรณn al responsable de su aprobaciรณn o rechazo en funciรณn de la tipo de trabajo requerido. โ ข

Tipo de Mantenimiento: Correspondiente con los tipos de trabajos principales que han sido solicitados. En funciรณn del tipo de mantenimiento, la peticiรณn puede ser

5. El proceso de desarrollo e implantaciรณn de SI en las Administraciones Pรบblicas _________________________________________________________________________________________________________ - 80 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

redirigida a los responsables de su aprobación o rechazo.

•

•

Valoración Inicial:

Aceptable en los casos que se considere adecuados los trabajos planteados

No Procede en caso contrario

Observaciones: Observaciones sobre la valoración inicial Principales Tareas

•

Participantes

Estudio de la petición de cambio, con el objetivo de Coordinador del equipo de desarrollo verificar si la petición de cambio requiere actuaciones Responsable de proyecto

del área de desarrollo.

del Organismo Equipo de desarrollo •

Si es necesario, puesta en contacto con el solicitante Coordinador del equipo de desarrollo para contrastar u obtener la información necesaria para Responsable de proyecto

realizar este estudio inicial.

del Organismo Equipo de desarrollo •

Catalogación de la petición y redirigir a los responsables Coordinador del equipo de desarrollo de su Aceptación o Rechazo.

Equipo de desarrollo

Análisis de la petición Objetivos •

Analizar y canalizar las peticiones consideradas como mantenimientos evolutivos medios Descripción Actividad

Las peticiones que sean consideradas por el Responsable de Gestión de Cambios como evolutivos medios serán analizadas por el Responsable del Proyecto del

Organismo en

coordinación con el Coordinador del Equipo de Desarrollo antes de ser canalizadas para su aprobación o rechazo.

El análisis será responsabilidad del Responsable del Proyecto con ayuda del Coordinador del

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Equipo de Desarrollo. El objeto del análisis es realizar un estudio previo de la aceptación o rechazo de la petición con el objeto de facilitar mayor información a los responsables de ésta tarea. Durante el estudio puede existir la posibilidad de que se requiera un análisis más exhaustivo por el equipo de desarrollo o que se necesite de aprobación del comité directivo para gestionar la petición.

Al igual que en la verificación realizada por el área de desarrollo, si la información que consta en la petición registrada o la información de la que se dispone inicialmente no es coherente o es insuficiente, se mantendrán las conversaciones o sesiones de trabajo necesarias con los solicitantes. Para peticiones procedentes del convenio de colaboración será el Responsable de Gestión de Cambios el interlocutor con el solicitante.

Tras el análisis la petición podrá ser dirigida hacia: •

Verificación y Estudio Preliminar: Si la petición requiere de un análisis más exhaustivo por el área de desarrollo

•

Comisión de Cambios: Si la petición requiere de una aprobación por Centro Directivo se pasará al Comité de Cambios para que realice la evaluación pertinente.

•

Aceptación o Rechazo: En otro caso será enviada a los responsables de su aceptación o rechazo.

Durante el análisis se actualizarán las características de la petición completando la información necesaria.

•

Tipo de Mantenimiento: Correspondiente con los tipos de trabajos principales que han sido solicitados. En función del tipo de mantenimiento, la petición puede ser redirigida a los responsables de su aprobación o rechazo.

•

Valoración Inicial: Aceptable en los casos que se considere adecuados los trabajos planteados. En caso de que se necesite mayor información no se introducirá la valoración inicial.

•

Observaciones: Observaciones sobre el análisis y la derivación

•

Situación:

Situación de la petición Analizada. En los casos que se derive a Aprobación y Rechazo.

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 82 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Situación de la petición En Análisis. Si se requiere de Verificación o Comisión de Cambios.

Principales Tareas

•

Participantes Responsable Proyecto del Organismo

Análisis de la petición de evolutivo

Coordinador del Equipo de Desarrollo •

Solicitar información adicional sobre la Responsable Proyecto del Organismo Coordinador del Equipo de Desarrollo petición para realizar el análisis

•

Si la petición requiere de aprobación por Responsable Proyecto del Organismo el comité de cambios enviarla a la Coordinador del Equipo de Desarrollo comisión de cambios.

•

Si la petición requiere de un análisis más exhaustivo por el área de desarrollo enviarla

a

Verificación

y

Estudio

Preliminar.

•

En

otro

caso

enviarla

aceptación

y

rechazo

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 83 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Comisión de cambios Objetivos •

Analizar aquellas peticiones que requieran de una valoración desde el punto de vista estratégico del Organismo, o aquellas que implican un importante impacto en los Sistemas de Información.

•

Organizar y priorizar el conjunto de peticiones existentes.

•

Establecer las directrices necesarias para acometer la resolución de las peticiones de cambio analizadas.

Descripción Actividad

Para las peticiones procedentes de los centros directivos, peticiones de evolutivos grandes, nuevos desarrollos y peticiones que se considere oportuno se constituirá un Comité de Cambios compuesto por los responsables de los Centros Directivos.

El Comité de Cambios estudiará las necesidades cubiertas por las peticiones realizadas, la conveniencia de la realización de los cambios propuestos en las peticiones, impacto en el Sistema de Información de los trabajos demandados y los puntos que estimen oportunos sobre las necesidades del Sistema de Información.

Durante el análisis podrán surgir nuevas necesidades de cambio que no hayan sido consideradas inicialmente ampliándose los requisitos iniciales. Estas nuevas peticiones tendrán que ser registradas en el sistema de gestión de peticiones de cambios. Para ello se comunicarán al Responsable de Gestión de Cambios que será el encargado del registro. Las nuevas peticiones registradas estarán asociadas a la inicial mediante la característica Asociada a.

Cuando existan peticiones que cubran necesidades similares la comisión de cambio podrá agrupar la analizada con las existentes. Se indicará en el campo Asociada a la petición que cubre las necesidades demandadas.

La petición original podrá ser anulada si durante el análisis se estiman que no son necesarios los trabajos demandados. Será responsabilidad del Gestor de Cambios la anulación de la petición original, con el consentimiento del Centro Directivo o solicitante que la originó.

Principales Tareas •

Participantes

Análisis de las peticiones que requieran Comité de Cambios

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 84 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

comisión de cambios.

•

Detección de nuevas necesidades de Comité de Cambios cambio durante la labor del comité

•

Registro de las nuevas peticiones de Responsable de Gestión de Cambios cambio y/o anulación de la petición de Centro Directivo cambio original con el consentimiento del Centro Directivo que la originó Productos Petición Anulada Condicionantes El Responsable de Gestión de Cambios anulará la petición original si desde la Comisión de Cambios se estima oportuno dicha anulación y con el consentimiento del Centro Directivo que la originó.

Aprobación

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Objetivos •

Verificar los estudios realizados y analizar si debe ser llevada a cabo o rechazada justificando los motivos que llevan a dicho rechazo.

•

Comunicar a los Solicitantes la resolución tomada. Las comunicaciones serán realizadas por el Responsable de Gestión de Cambios.

•

Si procede, comunicar al Jefe del Departamento de Sistemas de Información la aceptación o rechazo de la petición.

Descripción Actividad

Para la aprobación o rechazo de una petición se utilizará la información procedente de los análisis realizados en las actividades anteriores dependiendo de la magnitud de la misma. Si el responsable de la aprobación necesitara información adicional la solicitará a los responsables del análisis de la petición.

Durante el estudio de la petición para su aprobación el Responsable de Gestión de Cambios podrá modificar la prioridad establecida adaptándola a la carga de trabajo del área de desarrollo, sistema de información y estado del proyecto en el que se incluya.

Aquellos trabajos que impliquen cualquier actividad de desarrollo o mantenimiento, se estimarán de manera conjunta, y en base a la estimación total se analizará si corresponde con los tipos de Proyectos de Desarrollo identificados por el Sistema de Aseguramiento de la Calidad.

En caso de que la petición sea aprobada, el responsable de atenderla deberá asignar un responsable para la ejecución de ésta.

Se requerirá la siguiente información para atender la petición: •

Aprobada por: Persona que aprueba la petición de cambio.

•

Prioridad: Prioridad con la que se deben acometer los principales trabajos para la resolución de la solicitud.

•

Responsable de Petición: Persona asignada como responsable de coordinar y dar respuesta a la petición, y que servirá de persona de contacto para proporcionar mayor información sobre ésta.

•

Observaciones: Observaciones a tener en cuenta durante la resolución de la petición.

•

Situación: Situación de la petición será Aprobada

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 86 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Además, se procederá a comunicar al Solicitante que dicha petición ha sido aprobada, e implicará la actuación de Sistemas de Información con la prioridad establecida.

En el caso de rechazo, se procede a finalizar la petición, con las siguientes características: •

Rechazada por: Persona que rechaza la petición de mantenimiento.

•

Situación: Situación de la petición será “Finalizada: Rechazada”

•

Tipo de Rechazo: En base a la catalogación establecida para los tipos de rechazo

•

Motivos de rechazo: Justificación de los motivos que implican el rechazo de la petición.

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 87 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Las peticiones rechazadas serán enviadas a los Solicitantes para que verifiquen los motivos de su rechazo y, si procede, realicen los trabajos necesarios para dar solución a las necesidades planteadas. El Responsable de Gestión de Cambios será el responsable de comunicar a los miembros de la Comisión de Cambios el rechazo de las peticiones aprobadas por el Comité. El Responsable de Gestión de Cambios comunicará al Centro Directivo cuando se produzca el rechazo de peticiones aprobadas Formalmente por el Centro Directivo. En todos los casos el Responsable de Gestión del Cambio informará del motivo del rechazo a los afectados.

Principales Tareas

Participantes

•

Verificar la petición, teniendo como base la Verificación y Responsable de Cambios Estudio preliminar o el Análisis y Derivación realizados.

•

Verificar la petición procedente del comité de cambios, si

Gestión

Coordinador Técnico procede.

•

Si es necesario, corregir las características de la petición introducidas en las actividades anteriores y la posible redirección de la petición a los responsables adecuados de su aceptación/rechazo

•

Evaluación de la magnitud de la petición

•

Aprobar la petición, adaptando la prioridad, si es necesario o Rechazar y justificar los motivos de rechazo

•

Comunicar a los solicitantes la resolución tomada.

Productos Petición Aceptada Petición Aprobada Destinatarios

•

Si la petición requiere de aprobación formal del Centro Directivo se tendrá que informar al mismo para que proceda.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Comunicación de petición aprobada •

Solicitante de la petición de cambio a través del Responsable de Gestión de Cambios.

Destinatarios •

Si la petición fue reabierta a la persona que procedió a la reapertura.

Petición Finalizada: Rechazada

Destinatarios

•

Se informará al solicitante a través del Gestor del Cambio

•

Si la petición es “reabierta” a la persona que procedió a la reapertura de ésta

•

Las peticiones procedentes del comité de cambios rechazadas será informadas a la Comisión de Cambios directamente por el Responsable de Gestión de Cambios.

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 89 -

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Aprobación Formal de Centro Directivo Objetivos •

Realizar la solicitud formalizada mediante nota interior por parte del Centro Directivo Descripción Actividad

Para continuar con la gestión de la petición será necesaria la petición de manera formal del centro directivo. Será responsabilidad del Responsable de Gestión de Cambios solicitar la nota interior al centro directivo para continuar con el procedimiento. En los casos que la petición venga acompañada de nota interior no será necesaria la realización de esta actividad.

La aprobación a dicha petición también se realizará mediante nota interior por parte del Servicio de Informática.

La información que refleja la situación de la solicitud •

Nota Interior Solicitud: Número de Registro de la Nota Interior que solicita los trabajos

•

Fecha Nota Interior Solicitud: Fecha de la Nota Interior que solicita los trabajos

•

Nota Interior Aprobación: Número de Registro de la Nota Interior que comunica el resultado de la evaluación de la nota interior

•

Fecha Nota Interna Aprobación: Fecha de la Nota Interna de respuesta.

•

Observaciones: Observaciones asociadas al proceso de aprobación formal del Centro Directivo

•

Situación: Pasará la petición al estado Aprobada Formalmente Principales Tareas

•

Participantes

Solicitud formal de la petición de trabajos mediante nota Centro Directivo interior

•

Dar respuesta a la solicitud formal

Responsable

Gestión

de Cambios

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 90 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Productos Nota Interior Petición formal de los trabajos Nota Interior con Respuesta a la petición de trabajos

Estimación y organización de los trabajos

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 91 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Objetivos •

Identificar y estimar los trabajos necesarios para la resolución de la solicitud, y proceder a la asignación de éstos al equipo de trabajo

•

Realizar análisis de impacto para mantenimientos de componentes

•

Elaborar la documentación metodológica que sea necesaria previo a la ejecución de los trabajos Descripción Actividad

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 92 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

En base a las necesidades planteadas se analizan los trabajos que deben ser realizados, teniendo en cuenta que: •

Mantenimientos correctivos que puedan ser considerados urgentes deben iniciar su ciclo de vida, independientemente que se requieran otros trabajos para resolver la petición.

•

Los mantenimientos correctivos de componentes implican un Análisis de Impacto detallado, identificando tanto los componentes que deben modificarse para abarcar los cambios realizados, como aquellos que no deben tener influencias en su comportamiento ante la modificación efectuada, y que por tanto, requerirá que se verifique que dicho comportamiento no ha variado.

•

En aquellos casos que se desconozcan los detalles de los objetivos, el alcance o el impacto de la petición, y por tanto, el conjunto de trabajo que deben realizarse, se deberán establecer, previo a iniciar cualquier trabajo que no sea urgente, las sesiones de trabajo o solicitud de información necesarias para identificar claramente los requisitos planteados.

•

Se identificarán los productos metodológicos que se consideren necesarios para la correcta ejecución de la petición, en función del tipo de proyecto. En caso de proyectos con características específicas que no estén contemplados en el Sistema de Aseguramiento de Calidad, se coordinarán estos trabajos con el Área de Calidad, para obtener productos homogéneos que puedan ser incluidos en la Metodología de Desarrollo y utilizables por otras peticiones de mantenimiento o proyectos de desarrollo.

Una vez se inicie cualquier tipo de trabajo asociado a la petición, ésta debe cambiar su situación y se deberá indicar las siguientes características: •

Fecha estimada de inicio/fin: Si se considera adecuado, se informa sobre la fecha de inicio y/o finalización prevista para su resolución

•

Estimación inicial: Total (horas/hombres) de la estimación inicial de los trabajos que deben efectuarse para su resolución

•

Observaciones: Comentarios que puedan ser de interés y que ayuden a comprender la situación de los trabajos que se realizan.

•

Situación:

Petición pendiente de usuarios si los trabajos que se realizan están pendientes de analizar o conocer con detalle las necesidades de los usuarios o la solución

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas que debe ser incorporada. _________________________________________________________________________________________________________ - 93 - si los trabajos necesitan de alguna actuación por Petición pendiente de sistemas

parte de sistemas para poder continuar su ejecución.

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Si la solución de la petición de cambio está contemplada en otra petición de cambio se hará referencia a la petición principal mediante: •

Asociada a: Se informará de la petición de cambio que ya contempla los trabajos que dan respuesta a ésta.

Principales Tareas

•

Identificación y estimación de los trabajos a realizar

Participantes Responsable proyecto de Organismo Coordinador del equipo de desarrollo Equipo de desarrollo

•

En los casos que no se conozcan con exactitud los Coordinador del equipo de desarrollo objetivos, impactos o trabajos a ejecutar: Sesiones de Trabajo o solicitud de información al Solicitante.

Responsable proyecto del Organismo

•

Elaboración de productos metodológicos para la correcta Responsable proyecto del Organismo ejecución de los trabajos, en coordinación con el Área de Coordinador equipo de

Calidad

desarrollo Área de Calidad Productos Petición Aprobada, Petición Aprobada Formalmente Productos metodológicos

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 94 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Implementación de la solución Objetivos •

Realizar los cambios de los componentes implicados en la solicitud y la construcción de los nuevos componentes necesarios.

Descripción Actividad

Se realizan los desarrollos correspondientes para dar respuesta a la petición de cambio siguiendo la metodología detallada en el sistema de aseguramiento de la calidad para cambios en los sistemas de información. La metodología y productos serán definidos por la magnitud de la petición y el tipo de trabajos a realizar.

Se asignan las tareas a través de cuantas órdenes de trabajo sean necesarias y una vez se realicen todos los desarrollos y otras actividades implicadas, se procederá a verificar que la solicitud ha sido resuelta.

Se realizarán las pruebas de aceptación de la solución implementada antes de proceder a finalizar la implementación de la solución.

Se informará al Responsable de Gestión de Cambios regularmente del estado de su petición y al supervisor en función de la prioridad establecida.

Principales Tareas •

Identificación

de

Participantes

componentes

objeto

construcción/mantenimiento

de Responsable Proyecto del Organismo Coordinador de Equipo

•

Identificación del tipo de cambio

•

Asignación de desarrollos a través de órdenes de cambio

Equipo de Desarrollo

•

Desarrollo, pruebas e implantación de los componentes

Equipo de Producción

•

Elaboración de la documentación asociada y posible

de Desarrollo

modificación de la Documentación Productos Órdenes de Cambio Documentación asociada a la metodología seguida en la solución Componentes implantados en explotación

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 95 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Comunicación regular al Responsable de Gestión de Cambios y al Jefe de Sistemas de Información si la prioridad de la misma es P1

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 96 -

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Petición Finalizada

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 97 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Objetivos •

Certificar que los trabajos realizados dan respuesta a las necesidades planteadas Descripción Actividad

Si todo es conforme, se procede a considerar la petición como Finalizada. En otro caso, se asignan los trabajos necesarios para solucionar las incidencias detectadas.

Será responsabilidad del Gestor de Cambios marcar la petición como Resuelta cuando finalice la implementación de la solución. El Responsable de Gestión de Cambios notificará al solicitante de la petición el cambio a esta situación y fijará con el mismo las fechas para la aprobación final de la petición.

Se completa la información de la petición que describa la solución ejecutada: •

Fecha de finalización: Se registrará la fecha de finalización de los trabajos.

•

Total dedicación: Dedicación total destinada a la resolución de la petición de cambio.

•

Observaciones: Incluirá cualquier apreciación importante sobre la ejecución de los trabajos o los resultados obtenidos. Se incluirá la fecha acordada con el solicitante para el cierre de la misma, si procede.

•

Situación: Situación de la Solicitud: pasa a Resuelta.

La petición resuelta será comunicada al Solicitante para informarle de la finalización de los trabajos y proceda a verificar los resultados obtenidos. Esta comunicación será responsabilidad del Responsable de Gestión de Cambios.

En el caso que los productos obtenidos hayan sido ubicados en directorios de trabajo temporal o local, el Responsable de la Gestión de Cambios deberá trasladar los productos finales a la ubicación propia de la petición de cambio.

Principales Tareas •

Considerar solucionada la petición de cambio

•

Actualizar el estado de la incidencia, indicando: Resuelta

•

Trasladar productos finales a la ubicación específica de la

Participantes Responsable del Proyecto del Organismo

petición

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 98 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

•

Comunicar al solicitante la solución de la petición y fijar Responsable Proyecto fecha aproximada de cierre de la misma.

del del

Organismo Solicitante de la petición Productos Petición En curso Petición Resuelta Destinatari • os

La petición resuelta será comunicada al solicitante para que proceda la aprobación y posibilite el cierre.

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 99 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Validación solicitante

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 100 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Objetivos •

En este paso será el solicitante quien validará que la solución da respuesta a las necesidades a cubrir por el cambio.

•

Aprobación formal del Centro Directivo implicado en los cambios.

Descripción Actividad

El Solicitante de la Petición, con la colaboración del Responsable de Gestión de Cambios, debe validar que la solución ejecutada corresponde con la solución a los problemas y necesidades demandados.

Debe tenerse en cuenta que, aunque existan actividades de pruebas y de verificación de los resultados de forma independiente en los trabajos planteados, previo al Cierre de una petición de cambio debe verificarse que el conjunto de éstos han dado una respuesta coherente y completa. Se garantiza de esta forma que las peticiones han sido resueltas de forma correcta.

Si todo es conforme, se procederá al Cierre de la Petición. En los casos que el solicitante no esté conforme con la solución proporcionada, se procederá a reabrir la petición.

Existirán peticiones que necesitarán de la aprobación formal del centro directivo para el cierre de las mismas. La aprobación formal se realizará mediante nota interior. Será el Responsable de Gestión de Cambios quien coordine el cierre del la petición con el Solicitante y el Centro Directivo.

Debe tenerse en cuenta que si como consecuencia de los trabajos realizados se detectan nuevas necesidades la actual petición debe ser cerrada e iniciarse una nueva petición de cambio que describa las nuevas necesidades.

Principales Tareas

Participantes

•

Verificar que la solución da respuesta a las necesidades Solicitante Responsable de Gestión planteadas

•

Proceder al Cierre de la Petición si está conforme.

•

Proceder a la reapertura de la petición si no se ha resuelto

de Cambios

correctamente

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 101 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

•

de Si procede, comunicar al Centro Directivo la necesidad de Responsable Gestión de Cambios aprobación formal

•

Emitir nota interior para el cierre de la petición. Solo para Centro Directivo las peticiones que requieran nota interna para el cierre.

Productos Petición Validada Destinatario Responsable de Gestión de Cambios

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 102 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Reapertura de la petición Objetivos •

Comunicar la disconformidad con la solución Descripción Actividad

En caso de que existan discrepancias entre la solución proporcionada o los motivos del rechazo, se realiza la reapertura de la petición de mantenimiento.

La información que debe completarse en la reapertura de una petición corresponde con: •

Fecha de reapertura: Se registrará la fecha de reapertura de la petición por parte del solicitante

•

Motivos reapertura: Explicación detallada de los motivos de disconformidad con la solución proporcionada.

•

Situación: Situación de la Solicitud pasa a Solicitud ‘Reabierta’.

Principales Tareas

•

Reapertura

de

la

petición

de

Participantes mantenimiento

comunicación de las incidencias detectadas •

y Responsable

Gestión

de Cambios

Traslado de la petición a los responsables de atenderla Productos Petición Reabierta Destinatario Persona que realizó la aceptación, aprobación o rechazo de la petición

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 103 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. ________________________________________________________________________________________

Cierre de la petición Objetivos •

Realizar el Cierre de la Petición y valorar los trabajos realizados y la solución proporcionada Descripción Actividad

En los casos que los trabajos realizados satisfagan las necesidades planteadas o si los motivos del Rechazo dado por Sistemas de Información son justificados, se procede al cierre de la petición.

Para efectuar dicho Cierre, el Responsable de Gestión de Cambios, con el consentimiento previo del solicitante y/o Centro Directivo, modifica el estado de la petición, y evalúa el grado de satisfacción de la solución proporcionada y de los trabajos y plazos realizados. Por tanto, la información que debe incorporar la petición corresponde con: •

Fecha de Cierre: Se registrará la fecha de cierre de la petición.

•

Grado de satisfacción: (Sólo en solicitudes resueltas). Se permitirá registrar tanto el grado de satisfacción de la solución proporcionada como de los trabajos y plazos que se ejecutaron.

•

Observaciones: Observaciones sobre los trabajos realizados o la solución.

•

Situación: Situación de la Solicitud: pasa a Cerrada Principales Tareas

•

Cerrar la petición

•

Evaluar los trabajos realizados y la solución proporcionada

Participantes Responsable

de

Gestión de Cambios

Productos Petición Cerrada Comunicación de petición cerrada Destinatario s

•

Solicitante y/o Centro Directivo

5. El proceso de desarrollo e implantación de SI en las Administraciones Públicas _________________________________________________________________________________________________________ - 104 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Productos Todos los productos que permiten la gestión de las peticiones formalizadas se deberán realizar a través de las herramientas que lo soportan. Estas herramientas permiten calificar las peticiones y conocer su situación.

En base a las peticiones de cambio se inician los trabajos de desarrollo, del área de producción e incluso el inicio de Proyectos que generan sus propios productos.

Una herramienta muy utilizada

para realizar la gestión de las peticiones se

corresponde con la aplicación de software libre denominada Mantis, debido fundamentalmente a su uso más extendido dentro de otras áreas de Gestión de Sistemas de Información en el ámbito de las Administraciones Públicas.

Mantis

es una herramienta de software libre con licencia GPL que presenta las

siguientes características: •

Se integra con diferentes herramientas de gestión de proyectos. (phProjekt y dotProject)

•

Entre otras permite realizar las siguientes funcionalidades: -

Registrar las peticiones por prioridad

-

Agrupar peticiones en diferentes proyectos

-

Configuración para el envío de notificaciones a los implicados en las peticiones

-

Modificación y seguimiento de las incidencias para cada uno de los roles definidos

-

Definición de workflow para las peticiones. Para cada estado se podrá definir los siguientes.

-

En contra, es complicado de configurar a las especificaciones del proyecto ya que se tiene que realizar la configuración mediante código php. La configuración solamente se tendrá que realizar la primera vez

•

•

Características técnicas: -

Desarrollada en lenguaje Php

-

Soporta las bases de datos: mySQL, MS SQL, y PostgreSQL

Se puede descargar en la url: http://www.mantisbt.org/download.php

-1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Capítulo 6: El Caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía

6.1 Orígenes del Sistema Integrado de Información Júpiter.

6.2 Descripción Funcional del Sistema.

6.3 Datos cualitativos de la inversión.

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

6.1 Orígenes del Sistema Integrado de Información Júpiter.

Introducción El Sistema Integrado Júpiter es el sistema informático que dispone la Junta de Andalucía para su gestión económica y financiera. Este sistema, que está en explotación desde el año 1993, nació con un núcleo contable al cual se le han ido añadiendo a lo largo de estos años una serie de subsistemas especializados en algunos de los aspectos de la gestión.

Se puede decir que han sido varios centenares las personas las que han participado a lo largo de estos más de 13 años en explotación y constante evolución. El número de módulos actuales suman unos 50.000 objetos, los usuarios dados de alta son unos 5.000, siendo la media de usuarios concurrentes 650, y el volumen de información asciende a más de 100 millones de registros.

Estos someros datos nos permiten tener una idea del volumen del sistema y de que uno de los principales problemas del mismo sea su gestión.

Por otro lado, a estas alturas se puede decir que un alto porcentaje de los programas informáticos que lo componen han tenido que ser en algún momento modificados. Esta circunstancia se ha visto favorecida por haber tenido que pasar por el efecto 2000 y por la adaptación al euro, pero también por el incremento constante de nuevos requisitos, por la propia evolución tecnológica, etcétera. Todo ello ha implicado que los trabajos de mantenimiento hayan sido tan importantes o más que los de nueva creación.

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -2-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

¿Qué es el Sistema Integrado Júpiter?.

El S.I. Júpiter, como se ha dicho, es el sistema informático que dispone la Junta de Andalucía para su gestión económica y financiera, sus principales características u objetivos son:

•

Integrar la información contable, presupuestaria y financiera de la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos.

•

Agilizar y racionalizar circuitos administrativos y procedimientos.

•

Contabilidad como núcleo del Sistema.

•

Apoyo a la descentralización.

•

Información cercana al órgano que la necesite.

•

Sistema flexible.

•

Sistema versátil.

Historia del JÚPITER •

1989

Decisión inicial

•

1990

Realización Análisis Funcional y Diseño General

•

1991

Diseño detallado y Desarrollo

•

Enero/93

Contabilidad de Gastos en la Junta de Andalucía y OO.AA, (SAS

no) •

Enero/94

Contabilidad de Ingresos y Operaciones Extra.

Contabilidad de Gastos en el SAS.

•

Enero/93

Justificaciones en la Junta de Andalucía.

•

Enero/94

Justificaciones en Organismos Autónomos.

•

Diciembre/94 Módulo de embargos.

•

Mayo/95

Registro de contratos.

•

Agosto/95

Control limite obligaciones.

•

Enero/96

Control subvenciones finalistas.

•

Año 1.997

Registro de facturas y control de habilitaciones y pagadurías

•

Año 1.997

Registro de Contratistas.

•

Año 1.997

EUROFON.

•

Año 1.997

Plan General de Contabilidad Pública.

•

Año 1.997

Inventario y Contabilidad Patrimonial

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -3-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Evolución del Júpiter como legacy •

En 1988 eran ya 10.000 los objetos (programas, etc) con los que contaba el sistema. Se basaba en una arquitectura 3270, con redes SNA. La base de datos es de ADABAS. Lo que hoy entendemos por “pantallas” se hacían mediante Mapas.

•

En 1993 llega el entorno Windows y se incorporan al sistema en torno a 5000 PCs. La nueva estructura Cliente / Servidor se implanta mediante CITRIX, para gestionar máquinas virtuales. Entra Oracle.

Se va estructurando la lógica del sistema de la siguiente manera:

En el diálogo entre PC’s y la Máquina principal se gasta mucha CPU. Esto es porque hay rodando en torno a 5000 programas en simultáneo.

Para el acceso a datos se utiliza la herramienta “Construct”, proporcionada por Natural, que construye programas en dicho lenguaje de programación.

Hablamos ya de 30000 módulos como componentes del sistema .

Se crean patrones para la capa de Negocio, mediante la herramienta MAC (generador de patrones) •

Se utilizan tanto patrones de diseño como patrones de caso de uso. Hay un gran esfuerzo en Ingeniería del Software a lo largo del proyecto.

•

En el 94-95 se produce como hito la creación de un grupo de calidad que supervisa las tareas de Ingeniería del Software.

•

Se desarrollan probadores automáticos: -

Se crean controles automáticos

-

Se definen las pruebas funcionales desde la fase de requisitos

-

Se utiliza como herramienta para ello “Robot” (de Rational) y un desarrollo propio.

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -4-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

Como Hardware se mantiene un Mainframe como servidor de aplicaciones, con Base de datos ADABAS y Oracle y donde los lenguajes de programación que se utilizan son básicamente Natural para ADABAS y Java en los nuevos desarrollos para la capa de presentación.

•

Como equipo humano, comenzó con unas 5 personas. En la actualidad trabajan en torno a 70 personas. A lo largo de la vida del proyecto han pasado aproximadamente unas 500 personas.

Situación actual Los usuarios del sistema cada vez demandan productos de mayor calidad y complejidad, desean tenerlos en unos plazos lo más breves posibles y quieren tener información puntual de cómo van los trabajos por ellos solicitados.

Esta situación, común a cualquier proyecto informático y que se vive a diario por el equipo de desarrollo y mantenimiento de sistema, nos ha llevado a plantearnos la necesidad, yo diría casi por razones de supervivencia, de adoptar un modelo de mejora que nos permita llegar a tener una organización que trabaje de una forma lo más eficaz y eficiente posible.

Para ello se ha elegido el modelo CMMi (Capability Maturity Model

Integration),

desarrollado por la Universidad americana de Carnegie Melon, teniendo en la actualidad el objetivo de alcanzar el nivel 2 de dicho modelo.

CMMI viene a atajar los problemas más comunes o para paliarlos que sufre un sistema de información. Es por ello que nos planteamos: ¿Cuáles son los principales problemas de la gestión de un Sistema Informático?

Entre los problemas más frecuentes en un proyecto informático, sin ánimo de ser exhaustivos, podemos citar a titulo de ejemplo los siguientes: •

Problemas de planificación.

-

¿Cuál va a ser el coste económico y el coste en tiempo y recursos de un proyecto?

•

-

¿Cuál ha sido la desviación sobre la planificación inicialmente prevista?

-

¿Qué hacer para corregir las desviaciones?

-

¿Cuánto falta para su finalización?

-

¿Cuales son los factores de riesgo?

Mantenimiento de los sistemas.

-

¿Qué hace y para qué sirve cada elemento?

-

¿Qué elementos componen una versión?

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -5-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

•

•

•

•

¿Qué repercusión tiene si modifico un objeto?

Problemas de gestión de personal.

-

¿Qué está haciendo cada una de las personas?

-

¿Cuál es su carga de trabajo?

Definición de los procesos.

-

¿Qué hay que hacer cuando llega un nuevo proyecto?

-

¿Qué tareas hay que hacer y quién debe hacerlas?

-

¿Qué tipos de proyectos realizamos?

Problemas de control de calidad.

-

¿Qué controles de calidad hay que realizar y en qué momento?

-

Número y frecuencia de los errores.

Requisitos.

-

¿Están definidos los requisitos del producto que se quiere obtener?

-

¿Hay una aprobación formal del usuario en un documento donde se recoja lo que se quiere realizar?

-

¿Existe una traza entre lo pedido y lo realizado para poder verificar que está todo?

•

-

¿Los productos entregados se corresponden con lo pedido?

-

¿El producto se adapta a las necesidades del usuario?

Otros problemas.

-

Síndrome del 90%. Llega un momento en los proyectos que parece que ya se ve el final del mismo pero sin embargo este nunca se llega.

-

Alto coste de las pruebas.

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -6-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

6.2

Descripción Funcional del Sistema

1 Sistema Integrado Júpiter 1.1 Elaboración y Modificación del Presupuesto 1.2 Contabilidad y Gestión Presupuestaria 1.3 Tesorería y Ordenación de Pagos 1.4 Gestión de Expedientes 1.5 Control Certificaciones de Obras 1.6 Gestión de Financiación Afectada 1.7 Registro de Facturas y Fondos del Órgano Gestor 1.8 Inventario 1.9 Base de Datos de Subvenciones y Control de Ayuda a empresas 1.10 Registro de Licitadores 1.11 Sistema de Información de Empresas de la Junta de Andalucía (SIEJA) 1.12 Consultas Web de Gastos y Pagos 1.13 Subsistemas Horizontales

Descripción JÚPITER es el Sistema Integrado de Gestión Presupuestaria, Contable y de Tesorería de la Junta de Andalucía. Su utilización como herramienta de gestión, no sólo por todas las unidades orgánicas de la Consejería de Economía y Hacienda, sino también por todos los órganos de gestión económica del resto de Consejerías y Organismos Autónomos de la Junta de Andalucía, ha posibilitado el buen desarrollo de la actividad económico-financiera de la Junta de Andalucía desde su implantación en 1993, modernizando e incrementado los niveles de control de dicha actividad de forma notable.

Aún cuando su implantación inicial fue realizada en dicho año, todavía en el 2002 se han implantado nuevos subsistemas, por lo que se puede decir que es un sistema en renovación tecnológica y expansión continua. En este sentido, los subsistemas desarrollados hasta 1997 lo fueron en modo carácter, utilizándose a partir de ese año el modo gráfico en el diseño de la visualización de la aplicación. Uno de los objetivos próximos consistiría en abordar la migración tecnológica de capa de visualización a modo gráfico de los mismos subsistemas.

Objetivos

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -7-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

¾ Agilización y racionalización de los circuitos administrativos y de la gestión de los expedientes de gastos. ¾ Acercamiento de la información al Órgano que la necesite, sin más requisitos que el nivel de autorización de acceso. ¾ Constitución del Sistema Contable como núcleo de la gestión administrativa y nexo de unión de los distintos procesos integrantes del Sistema. ¾ Soporte a la descentralización administrativa en Provincias y Centros de Gasto. ¾ Acercamiento al usuario del Sistema, a través de ayudas y procesos parametrizados. ¾ Integración absoluta de los datos.

Ámbito El sistema Júpiter afecta a todo el conjunto de Órganos y Unidades Administrativas de la Junta de Andalucía con competencias en materia de gestión económica, presupuestaria, contable y de tesorería. Las Unidades directamente afectadas son: Consejería de Economía y Hacienda: ¾

Todos sus centros directivos.

Resto de las Consejerías y Organismos Autónomos: ¾

Servicios Centrales

¾

Delegaciones Provinciales

¾

Intervenciones Delegadas

¾

Unidades de Inventario

¾

Órganos Gestores

¾

Órganos de Programación Presupuestaria

¾

Habilitaciones y Pagadurías

Subsistemas ¾

Elaboración y Modificación del Presupuesto

¾

Generación y Edición

¾

Carga del Presupuesto

¾

Modificaciones Presupuestarias

¾

Proyectos de Inversión

¾

Contabilidad y Gestión Presupuestaria

¾

Gastos 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía -8-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

¾

Ingresos

¾

Operaciones Extrapresupuestarias

¾

Gestión de Justificaciones

¾

Maquetas

¾

Contabilidad General

¾

Control Límite de Obligaciones

¾

Cierre y Traspasos

¾

Tesorería y Ordenación de Pagos

¾

Gestión de Tesorería

¾

Retenciones Judiciales y Administrativas

¾

Cuentas Autorizadas

¾

Conciliaciones Bancarias

¾

Gestión de Expedientes

¾

Registro de Contratos

¾

Base de Datos de Subvenciones y Control de Ayudas a Empresas

¾

Expedientes

¾

Índices

¾

Control de Certificaciones de Obras

¾

Gestión de Financiación Afectada

¾

EUROFON

¾

Fondo de Compensaciones Interterritorial

¾

Subvenciones Finalistas

¾

Registro de Facturas y Fondos del Órgano Gestor

¾

Inventario

¾

Registro de Licitadores

¾

Sistema de Información de Empresas de la Junta de Andalucía (SIEJA)

¾

Subsistemas Horizontales

¾

Gestión de Usuarios y Contraseñas

¾

Consultas y Listados

¾

Pasarela

Hitos principales Diciembre 1988

Comienza el Estudio de Requisitos del Sistema

Enero 1990

Comienza el Diseño Técnico

Octubre 1991

Comienza la Programación

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Enero 1993

Entra en Explotación el Núcleo Contable

Enero 1994

Incorporación del SAS al Sistema

Septiembre 1998

Implantación de FOG

Junio 2000

Implantación del Inventario

Junio 2002

Implantación de la B.D. de Subvenciones y Control de Ayudas a Empresas

Equipo de trabajo Formado por: ¾

1 Jefe de Proyecto

¾

4 Consultores

¾

11 Analistas

¾

11 Analistas-Programadores

¾

15 Programadores

¾

3 Auxiliares

Hardware Servidor Principal JÚPITER ¾

Equipo Mainframe I-9672 RB6 de IBM

Tamaño y uso Nº de pantallas de interfaz

2.000

Nº de informes disponibles

3.000

Nº de módulos programados

15.000

Nº de usuarios

3.500

Nº de usuarios concurrentes

700

Nº de unidades administrativas

1.400

Nº de documentos tramitados al año

1.200.000

Nº de facturas tramitables al año

600.000

Nº de procesos batch ejecutados al día

5.000

Gráfico 1: Actores

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 10 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Gráfico 2: Subsistemas

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Gráfico 3: Entorno Tecnológico

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

1.1 Elaboración y Modificación del Presupuesto 1.1.1 Generación y Edición 1.1.2 Carga del Presupuesto 1.1.3 Modificaciones presupuestarias 1.1.4 Proyectos de inversión 1.1.1 Generación y Edición Responsables funcionales Dirección General de Presupuestos, Dirección General de Planificación, Dirección General de Fondos Europeos Usuarios Órganos Gestores de Presupuestos de las Consejerías, Dirección General de Presupuestos, Dirección General de Planificación, Dirección General de Fondos Europeos Descripción El Presupuesto de la Comunidad Autónoma de Andalucía constituye el principal elemento de la política económica del Gobierno de la Junta de Andalucía, donde se contempla la asignación de recursos para la consecución de los objetivos de distinta naturaleza que se persiguen.

La aplicación informática encargada de Elaboración y Edición del Presupuesto se comenzó en 1992 y, aun manteniendo la estructura original desde entonces, ha sabido adaptarse a diversos cambios, debidos en parte a las mejoras introducidas, y en parte, a cambios en la Orden de Elaboración del Presupuesto que se publica cada año.

Buena prueba de su flexibilidad han sido su adaptación en el 2001 a la nueva moneda y la generación de los libros en formato PDF para su publicación en CD-ROM / Web. Los objetivos de la aplicación son los siguientes: ¾ Servir de herramienta que agrupe, facilite y controle el desarrollo de todas las tareas que conlleva la elaboración del Presupuesto. ¾ Integración dentro del Sistema Júpiter de la Consejería de Economía y Hacienda, facilitando y automatizando su carga posterior en contabilidad. ¾ Servir de soporte a la Edición de los libros del Presupuesto.

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 14 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

¾ El presente subsistema parte de una reorganización inicial de datos, clonando mediante tablas de correlación tablas del ejercicio en ejecución. A partir de ahí, los datos de Gastos de Personal, de Proyectos de Inversión y las restantes aplicaciones presupuestarias sufren caminos separados: ¾

Por una parte, el Anexo de Personal se elabora mediante el tratamiento automatizado de los datos que la Consejería de Justicia y Administración Pública exporta a Júpiter desde el Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRhUS).

¾ El Anexo de Inversiones sufre una serie de tratamientos de control de información que los órganos gestores proponen, por parte de las Direcciones de Planificación y de Fondos Europeos. ¾ Por último, el resto de aplicaciones de gastos e ingresos son propuestos por los Órganos Gestores y validados en la Dirección General de Presupuestos.

La posibilidad de realizar sucesivas versiones de anteproyectos por parte de las Consejerías, así como el ser sometidos los datos a múltiples validaciones de coherencia otorgan al Sistema de Elaboración del Presupuesto un alto valor añadido que posibilita que su resultado sea un producto técnicamente muy elaborado.

Gráfico 1: Generación y Edición: Proceso y Actores

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 15 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

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1.1.2 Carga del Presupuesto Responsable funcional Intervención General Usuarios Intervención General, Dirección General de Sistemas de Información EconómicoFinanciera Descripción Este subsistema se encarga de contabilizar el nuevo presupuesto anual una vez aprobado por el Parlamento andaluz e implicando así la carga y apertura del mismo.

Para realizar dicha carga han de sucederse los siguientes procesos: ¾ Alta de las aplicaciones presupuestarias del ejercicio que se carga con sus respectivos créditos o previsiones de ingreso, tal y como establece el presupuesto. ¾ Generación en el presupuesto, de gastos de las aplicaciones de la agrupación de anualidades futuras con sus correspondientes créditos. ¾ Asignación del Órgano Gestor para cada aplicación según las normas establecidas. ¾ Generación de las aplicaciones vinculantes para cada aplicación atendiendo a lo dictado en la Ley de Presupuestos y en su defecto, a la Ley General de Hacienda Pública de la Junta de Andalucía. ¾ Establecimiento de los límites de Obligaciones que no podrán excederse en la ejecución del presupuesto. ¾ Alta de los proyectos de inversión del anexo de inversiones con cada uno de sus créditos desglosados y su fuente de financiación. ¾ Generación de la agrupación de anualidades futuras y sus créditos para los proyectos de inversión que forman el anexo de inversiones del Presupuesto. ¾ Asignación a cada proyecto cofinanciado con ayudas de las Comunidad Europea de la correspondiente medida comunitaria. ¾ Generación de los proyectos vinculantes de cada proyecto de inversión, agrupación y fuente de financiación atendiendo a lo dictado en la Ley de Presupuestos y, en su defecto, a la Ley General de Hacienda Pública de la Junta de Andalucía.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

¾ Asignación, según las normas, de los gestores pagadores a las aplicaciones que van a ser gestionadas a través del Subsistema de Fondos del Órgano Gestor.

A continuación, se procede a la apertura del presupuesto, que implica: ¾ Habilitar las Unidades Administrativas que van a intervenir en el presupuesto, para ello se les asigna el perfil orgánico, económico y funcional con el que trabajarán en el ejercicio. ¾ Activar los tipos de documentos presupuestarios y extrapresupuestarios permitidos en el ejercicio.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Gráfico 2: Carga del Presupuesto: Proceso y Actores

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1.1.3 Modificaciones Presupuestarias Responsable funcional Dirección General de Presupuestos Usuarios Dirección General de Presupuestos, Intervención General, Órganos Gestores, Intervenciones Delegadas Descripción El subsistema de modificaciones presupuestarias permite modificar los créditos y previsiones iniciales aprobados en la Ley de Presupuestos Generales de la Junta de Andalucía. Las modificaciones se agrupan principalmente en dos tipos: las que cambian créditos de unas aplicaciones presupuestarias a otras, y por tanto no se altera el presupuesto en su cuantía global; y por otro lado las que sí modifican esta cantidad.

Las modificaciones que no alteran el importe global del presupuesto son: ¾ Redistribuciones entre diferentes aplicaciones de gastos que pertenecen al mismo vinculante, o que no perteneciendo al mismo, sólo supone un cambio de código de provincia y/o centro de gastos. ¾ Transferencias entre diferentes aplicaciones presupuestarias de gastos.

En el segundo grupo se encuentran: ¾ Créditos extraordinarios y suplementos de crédito. ¾ Ampliaciones de crédito. ¾ Generación de créditos.

Existe un último caso de modificación presupuestaria, que es la que incorpora los remanentes de ejercicios presupuestarios anteriores. Para este caso existen una serie de procesos que generan las maquetas y propuestas de incorporación de remanentes a través de la situación que los remanentes comprometidos y no comprometidos tenían en el ejercicio anterior.

Las modificaciones presupuestarias validan en su captura que la tipología y órgano competente para su tramitación son acordes a la normativa vigente, así como la existencia y retención de crédito en la baja de aplicaciones

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Gráfico 3: Modificaciones Presupuestarias: Proceso y actores

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

1.1.4 Proyectos de Inversión Responsable funcional Dirección General de Planificación Usuarios Dirección General de Planificación, Intervención General, Órganos Gestores, Intervenciones Delegadas Descripción Este subsistema realiza el control y seguimiento de la ejecución del Anexo de Inversiones del Presupuesto de la Comunidad Autónoma de Andalucía de cada ejercicio.

El seguimiento presupuestario del Anexo de Inversiones se realiza en base al Proyecto de Inversión, que constituye la unidad mínima de información. Un Proyecto de Inversión se identifica mediante un código individualizado que permanece invariable durante su ejecución. La codificación se realiza uniendo el año de creación del proyecto, la provincia en la que se realiza la inversión y el código reflejado en el Anexo de Inversiones.

Gráfico 4: Codificación de proyectos de inversión

Todo Proyecto de Inversión viene determinado por su clasificación orgánica, funcional y económica a nivel de artículo. Un proyecto puede tener una o más fuentes de 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 22 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

financiación, controlándose sus créditos de forma diferenciada. Las fases contables de los Proyectos de Inversión serán idénticas a las del seguimiento del Presupuesto de Gastos.

Los datos de los Proyectos de Inversión reflejados en los documentos contables se acumulan en campos diferenciados, de forma que permiten obtener información de las operaciones realizadas al día de la fecha y final de cada mes. El control de créditos se realizará ateniéndose a la vinculación establecida en la Ley General de Hacienda Pública o en las correspondientes Leyes de Presupuestos.

La

creación

de

nuevos

proyectos

de

inversión

mediante

modificaciones

presupuestarias implicará necesariamente la inclusión previa de estos en el Banco de Proyectos que gestiona la Dirección General de Planificación. A tal efecto, todas las operaciones de ejecución de los capítulos 6 y 7 del Presupuesto de Gastos, registrados en el subsistema de Contabilidad Presupuestaria de Gastos, producirán anotaciones en este subsistema, garantizando así la coherencia entre el Anexo de Inversiones y el Estado de Gastos del Presupuesto.

Gráfico 5: Proyectos de Inversión: Proceso y Actores

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

1.2 Contabilidad y Gestión Presupuestaria 1.2.1 Gastos 1.2.2 Ingresos 1.2.3 Operaciones Extrapresupuestarias 1.2.4 Gestión de justificaciones 1.2.5 Maquetas 1.2.6 Contabilidad General 1.2.7 Control límite de Obligaciones 1.2.8 Cierre y traspasos 1.2.1 Gastos Responsable funcional Intervención General Usuarios Órganos Gestores de Gastos, Intervenciones Delegadas, Sistemas externos (Sistema Integrado de Recursos Humanos...), Centros directivos de la Consejería de Economía y Hacienda Descripción En este subsistema se controla la ejecución del presupuesto de gastos en sus fases de Retención de Crédito, Autorización, Disposiciones, Reconocimiento de Obligación y Propuesta de Pago.

Cada operación económica se soporta en un documento, existiendo documentos que comprenden varias fases de gestión simultáneamente. Los documentos permiten recoger anexos de terceros o de aplicaciones presupuestarias. Cada uno de estos terceros o aplicaciones con su respectivo importe forma una línea del documento.

Cada línea de un documento de una fase de gestión, está enlazada con la fase anterior a través de la referencia de intervención. Por lo que el control de saldos de cada fase está garantizado por la referencia de intervención.

Todos los documentos pasan por dos etapas: ¾ Su origen en una Unidad Administrativa cualificada como Órgano Gestor, esto es, con atribuciones de generación de propuestas. Sirve de soporte para su

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

contabilidad previa (provisional), obteniéndose un documento a nivel de propuesta. ¾ Su fiscalización/intervención en la Unidad Administrativa correspondiente, cualificada como Centro Contable, esto es, con atribuciones de intervención de propuestas. Sirve de soporte para su contabilidad oficial (definitiva), obteniéndose el documento definitivo.

Se ha de tener en cuenta que al fiscalizarse los documentos de pago (si son de neto cero) o al materializarse el pago en Tesorería (si producen salida real de fondos), se aplican automáticamente al presupuesto de ingresos o extrapresupuestaria los descuentos que tuviera.

Esta aplicación se realiza generando los documentos contabilizados que corresponda.

El eje de la contabilidad presupuestaria lo constituye la aplicación presupuestaria. En la Junta de Andalucía tiene la siguiente configuración: Gráfico 1: Eje de contabilidad presupuestaria

El Sistema tiene utilidades de apoyo a la captura masiva de datos como la posibilidad de copiar propuestas, de generar maquetas que sirvan para la posterior generación de propuestas, y la posibilidad de importar a través del Subsistema Pasarela maquetas de forma masiva.

Gráfico 2: Gastos: Proceso y Actores

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ejemplo de pantalla 1

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ejemplo de pantalla 2

1.2.2 Ingresos

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Responsables funcionales Intervención General, Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Dirección General de Tributos e Inspección Tributaria, Dirección General de Fondos Europeos, Dirección General de Relaciones con otras Administraciones Públicas Usuarios Órganos Gestores de Ingresos, Intervenciones Delegadas, Sistemas externos (Sistema Unificado de Recursos...)

Descripción Con este proceso se gestiona el Presupuesto de Ingresos en sus fases de Reconocimientos de los Derechos e Ingreso de los mismos.

En general, el presupuesto de Ingresos debe permanecer durante su ejecución permanentemente balanceado con el Presupuesto de Gastos. No obstante, se puede exceder lo presupuestado, ingresando o reconociendo derechos por mayor cantidad que la prevista inicialmente.

Los ingresos presupuestarios pueden tener un reconocimiento previo a su realización, en cuyo caso se considerarán ingresos con contraído previo. Si no lo tuvieran, son considerados como ingresos sin contraído previo, y serán tratados como un reconocimiento y un ingreso simultáneos.

Cada operación económica se soporta en un documento, existiendo documentos que comprenden las dos fases de gestión simultáneamente, como se ha descrito en el párrafo anterior. Los documentos pueden contener varias líneas, comprensivas cada una de ellas de un ingreso.

Todos los documentos ya contabilizados definitivamente admiten rectificaciones, que se realizan con documentos barrados, los cuales deben ser del mismo tipo que los documentos a los que barran. Los documentos barrados pueden barrar líneas de distintos documentos.

Cada línea de un documento de una fase de gestión, está enlazada con la fase anterior a través de la referencia de intervención, por lo que el control de saldos de cada fase está garantizado por la referencia de intervención.

Todos los documentos pasan por dos etapas: ¾ Su origen en una Unidad Administrativa cualificada como Órgano Gestor, esto es, con atribuciones de generación de propuestas. Sirve de soporte para su contabilidad previa (provisional), obteniéndose un documento a nivel de propuesta.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

¾ Su fiscalización/intervención en la Unidad Administrativa correspondiente, cualificada como Centro Contable, esto es, con atribuciones de intervención de propuestas. Sirve de soporte para su contabilidad oficial (definitiva), obteniéndose el documento definitivo.

La contabilidad de ingresos ha sufrido en los últimos años un alto proceso de integración y automatismo con el SUR. De esta forma, todos los ingresos de carácter tributario y no tributario que vienen siendo recaudados por las Delegaciones Provinciales de la Consejería de Economía y Hacienda, son generados sus asientos contables como maquetas por SUR y enviados a Júpiter, donde sufren un proceso de contabilización automática. Similar proceso se realiza con las devoluciones de ingresos, aún cuando en este caso se someten a fiscalización.

Gráfico 3: Ingresos: Proceso y Actores

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1.2 Contabilidad y Gestión Presupuestaria 1.2.1 Gastos 1.2.2 Ingresos 1.2.3 Operaciones Extrapresupuestarias 1.2.4 Gestión de justificaciones 1.2.5 Maquetas 1.2.6 Contabilidad General 1.2.7 Control límite de Obligaciones 1.2.8 Cierre y traspasos 1.2.3 Operaciones Extrapresupuestarias Responsable funcional Intervención General Usuarios Órganos Gestores de Operaciones Extrapresupuestarias, Intervenciones Delegadas, Sistemas externos (Sistema Unificado de Recursos...)

Descripción El subsistema de Operaciones Extrapresupuestarias permite la gestión de aquellas operaciones de entradas y salidas de fondos y efectos de la Tesorería General que son independientes de la gestión presupuestaria y que tienen como finalidad facilitar la ejecución de la misma.

Dos de los elementos más importantes que intervienen en las Operaciones Extrapresupuestarias

son

las

Cuentas

Financieras

y

las

Cuentas

Extrapresupuestarias. Las primeras están representadas mediante un código de cuenta corriente bancaria o de una caja desde donde se producen los pagos y los cobros. Las segundas se identificarán mediante un código que represente el concepto de los pagos y cobros, que los permitirán, en su caso, enlazar con la Contabilidad General. Las primeras pueden ser de Metálico y de Valores. Las segundas pueden ser de Deudores, de Acreedores, de Giros y Remesas o de Valores.

Se distinguen dos tipos de operaciones, en función de la naturaleza de la Cuenta Financiera empleada:

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 32 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

1. Operaciones en Metálico: entrada y salida de fondos en metálico, a través de una cuenta corriente bancaria, o de una cuenta de efectivo o en formalización. Pueden ser de tres tipos, en función de la naturaleza de las Cuentas Extrapresupuestarias empleadas: - De Deudores: el Tesoro anticipa fondos, con obligación de reembolso por parte de quien los percibe.

- De Acreedores: el Tesoro recibe préstamos y depósitos con obligación de devolverlos.

- De Giros y Remesas: cobros y pagos efectuados por una Caja Pagadora que deben aplicarse definitivamente en otra u otras. Cada cuenta de este tipo tendrá o bien naturaleza deudora o bien naturaleza acreedora.

2. Operaciones en Valores: entrada y salida de títulos, valores y otros documentos en las cajas del Tesoro (Cuentas Financieras de Valores). Son siempre operaciones de Acreedores.

Otro dato importante de las Operaciones Extrapresupuestarias es el Código de Referencial. Este código permite llevar un seguimiento mucho más pormenorizado, de los movimientos que se efectúen sobre una Cuenta Extrapresupuestaria, agrupando las entradas y salidas siguiendo criterios contables.

Hay que tener en cuenta el siguiente hecho: las Cuentas Deudoras y Acreedoras (cada cuenta de Giros y Remesas sólo podrá tener una de estas dos naturalezas) no pueden tener saldo distinto al de su naturaleza (las Cuentas de Valores son de naturaleza acreedora). Estas consideraciones son extensibles a los códigos de referencial.

Todas las propuestas de operaciones extrapresupuestarias pasan por dos etapas: ¾ Su origen en una Unidad Administrativa cualificada como Órgano Gestor, esto es, con atribuciones de generación de propuestas. Sirve de soporte para su contabilidad previa (provisional), obteniéndose un documento a nivel de propuesta. ¾ Su fiscalización/intervención en la Unidad Administrativa correspondiente, cualificada como Centro Contable, esto es, con atribuciones de intervención de propuestas. Sirve de soporte para su contabilidad oficial (definitiva), obteniéndose el documento definitivo.

Se ha de tener en cuenta que al fiscalizarse los documentos de pago (si son de neto cero) o al materializarse el pago en Tesorería (si producen salida real de fondos), se 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 33 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

aplican automáticamente al presupuesto de ingresos o extrapresupuestaria los descuentos que tuviera un documento. Esta aplicación se realiza generando los documentos contabilizados que correspondan.

Gráfico 1: Operaciones extrapresupuestarias: Proceso y Actores

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 34 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ejemplo de pantalla 1

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ejemplo de pantalla 2

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1.2.4 Gestión de Justificaciones Responsable funcional Intervención General Usuarios Órganos Gestores de Gastos, Intervenciones Delegadas Descripción Este subsistema realiza el control contable de las justificaciones de los pagos librados "a justificar" y los que son en firme de "justificación diferida". En la captura de una propuesta de documento con fase de pago, se determinan los datos de justificación del pago, es decir, el tipo y la fecha límite de ésta.

En el caso de libramientos "a justificar", estos sólo podrán ser expedidos con destino a las Cuentas de Gastos de Funcionamiento de la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos. Su fecha límite de justificación será de 3 ó 6 meses, periodo que se computará a partir de la realización del pago.

Los documentos de pago de "justificación diferida" tendrán como destinatarios las Cuentas de Personal de las Habilitaciones, así como las Cuentas de Gastos de Funcionamiento para el pago de relaciones a favor del Habilitado. También se realizarán documentos de pago de "justificación diferida" en el caso de subvenciones que financien actividades a desempeñar tras su pago, o de otro tipo de gastos que precisen, por su naturaleza, del control posterior de la aplicación de fondos a las finalidades previstas. El plazo límite de justificación en estos documentos será, o bien una fecha concreta, o a un número de días o meses determinados, los cuales se computarán a partir de la realización del pago.

Los documentos de pago con datos de justificación que estén pendientes de justificar al cierre de ejercicio presupuestario, se traspasan al ejercicio siguiente a través de la agrupación "Justificaciones de Ejercicios Anteriores".

Las justificaciones de los libramientos con el carácter de "a justificar" y los expedidos en firme con "justificación diferida" se realizarán con el correspondiente documento "J".

Las Intervenciones Delegadas anotarán en el sistema las prórrogas de los plazos de justificación que hubiera, siendo éstas por motivo de la ampliación de los plazos inicialmente establecidos para justificar los fondos librados.

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Las Intervenciones Delegadas emiten además los requerimientos a los órganos gestores por los importes pendientes de justificar de los pagos realizados a las cuentas de Personal y Funcionamiento, y cuya documentación justificativa no hubiera sido presentada en el plazo establecido, incluidas las prórrogas.

Se emitirán comunicaciones a la Dirección General de Tesorería y Política Financiera, cuando no hubiesen sido atendidos en plazo, por el órgano gestor, los requerimientos de justificación.

Asimismo, a los órganos gestores, para que inicien el expediente de reintegro por las subvenciones satisfechas y que no han sido justificadas en su plazo, incluyendo prórrogas.

Gráfico 2: Gestión de justificaciones: Proceso y Actores

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1.2 Contabilidad y Gestión Presupuestaria 1.2.1 Gastos 1.2.2 Ingresos 1.2.3 Operaciones Extrapresupuestarias 1.2.4 Gestión de justificaciones 1.2.5 Maquetas 1.2.6 Contabilidad General 1.2.7 Control límite de Obligaciones 1.2.8 Cierre y traspasos 1.2.5 Maquetas Responsable funcional Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera Usuarios Órganos Gestores, Dirección General de Presupuestos, Sistemas externos (SUR, SIRhUS...)

Descripción Una maqueta es una propuesta de documento sin validar ni contabilizar. Sirve como herramienta para el alta de propuestas, sean éstas de modificaciones presupuestarias, gastos, ingresos u operaciones extrapresupuestarias. Este subsistema realiza el mantenimiento de maquetas en su vertiente de alta, modificación, baja y edición de las mismas.

La entrada al sistema de las maquetas puede ser una a una, o bien masiva. Este último caso se da en los envíos de otros sistemas implantados en el ámbito de la Junta de Andalucía. Existe la posibilidad de transformar en propuestas de documentos todas las maquetas existentes en el sistema procedentes de otro sistema externo determinado. En este caso, la transformación se hace validando las maquetas existentes y convirtiendo a propuestas las que cumplan todos los requisitos del correspondiente tipo de documento.

Toda maqueta, ya sea por el alta unitaria o por entrada masiva, nace en el ámbito del Órgano Gestor propietario de la misma. La utilización de una maqueta para generar

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una propuesta no implica su baja del sistema, por lo que puede ser reutilizada tantas veces como sea necesario.

Una maqueta se genera copiándola de otra ya existente, o bien, traspasándola de un ejercicio presupuestario anterior.

Gráfico 1: Maquetas: Proceso y Actores

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1.2.6 Contabilidad General Responsable funcional Intervención General Usuario Intervención General Descripción El Plan General de Contabilidad Pública de la Administración de la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos de carácter administrativo posibilita la articulación de la Contabilidad de la Junta de Andalucía con la contabilidad del resto del sector público.

Asimismo, permite la coordinación con todos los subsistemas contables, tantos presupuestarios como extrapresupuestarios que forman el Sistema Júpiter. Este subsistema permite la configuración funcional de la contabilidad por partida doble de forma coherente e integrada con el resto de procesos del Sistema.

Las principales características que define el sistema de Contabilidad General son: ¾ Sistema de Contabilidad Pública Integrado: el nuevo sistema se integra en el Sistema de Contabilidad Presupuestaria, Extrapresupuestaria y de Tesorería constituyendo un único Sistema de Contabilidad General. ¾ Uso de la ordenación de cuentas del Plan General de Contabilidad, según orden de la Consejería de Economía y Hacienda del 31 de enero de 1997: el sistema introduce la clasificación por naturaleza basada en el Plan General de Contabilidad Pública y el uso de la partida doble como sistema. ¾ Identificación por componentes del saldo de las cuentas: 1. Uso del Referencial: es el código de agrupación de movimientos dentro de una cuenta contable. Sirve para posibilitar la gestión al permitir descomponer el saldo de las cuentas en sus diferentes componentes, mediante la identificación de los movimientos de las mismas por medio de un código común que los agrupa.

Normalmente se utiliza para todas aquellas cuentas de balance cuya duración sea superior a un año.

2. Datos complementarios: se recogen en los movimientos de las cuentas, las claves significativas de los hechos presupuestarios que han generado los asientos contables.

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¾ Recogida única en el sistema de los hechos contables mediante asientos diferidos (derivados) y asientos directos. ¾ Emisión de informes oficiales; estos son: ¾ Diario General de Operaciones. ¾ Mayor de cuentas. ¾ Balance. ¾ Balances de Sumas y Saldos. ¾ Cuenta del Resultado Económico Patrimonial. ¾ Informes de Regularización, Liquidación y Apertura del ejercicio. ¾ Cierre Provisional, que permite la contabilización de los hechos del siguiente ejercicio sin haber cerrado el anterior. ¾ Cierre y Apertura Definitiva, mediante esta opción se podrá generar automáticamente los asientos necesarios tanto de cierre como de apertura definidos en las tablas de Operaciones. ¾ Obtención de todos los informes oficiales

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Gráfico 2: Contabilidad General: Proceso y Actores

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1.2.7 Control Límite de Obligaciones Responsable funcional Intervención General 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 44 -

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Usuarios Intervención General, Dirección General de Presupuestos, Órganos Gestores Descripción El subsistema de Control Límite de Obligaciones, basado en el acuerdo del Consejo de Gobierno de 6 de Junio de 1995, garantiza que no se reconocerán obligaciones por importe superior al marcado para el ejercicio. Para ello, el subsistema incorpora a la gestión del presupuesto de gastos los instrumentos necesarios para el control del equilibrio presupuestario, que permite ajustar la adquisición de obligaciones a los límites asignados, y por lo tanto, controlar el déficit de la Comunidad.

El control se realiza a nivel de la estructura presupuestaria elegida (clasificaciones orgánica, económica y/o funcional), eligiendo así las componentes de la estructura que se requieran.

El funcionamiento del sistema es el siguiente: a. Para el control del reconocimiento de Obligaciones. ¾ En la captura de la propuesta de una propuesta en fase de Obligaciones, se comprueba en el nivel de agregación correspondiente, que la suma de todas las propuestas y documentos en esta fase es inferior al límite asignado. En caso contrario no se permite la captura de la propuesta. ¾ Al intervenirse de conformidad una propuesta con fase de Obligaciones, se vuelve a validar el límite y si se supera el sistema repara automáticamente la propuesta. b. Para las modificaciones presupuestarias. ¾ Al tramitarse las modificaciones presupuestarias (transferencias a la baja o incorporaciones negativas), se considera su importe en relación con el límite de obligaciones establecido, en cuyo caso no se permite la propuesta de modificación. ¾ En el caso de ser una transferencia al alza o incorporación positiva, su correspondiente límite de obligaciones queda incrementado en la misma cantidad 1.2.8 Cierre y Traspasos

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Responsable funcional Intervención General Usuarios Intervención General, Dirección General de Presupuestos, Intervenciones Delegadas, Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera Descripción La duración de un presupuesto es la de un año natural, por lo que es necesario establecer mecanismos de control en lo referente a fechas máximas de admisión de propuestas y documentos por fase contable. Así mismo, hay que establecerlo en los procesos diarios de la gestión de Tesorería. Todos aquellos documentos en los que su gestión no se hubiera finalizado en un presupuesto, serán traspasados al nuevo ejercicio.

En lo referente a traspasos los pasos que se realizan se muestran a continuación: ¾ Una vez realizada la carga del presupuesto, se traspasan a la agrupación de residuos de gastos todas las obligaciones cuyo pago no se haya propuesto o materializado. Se traspasan también los libramientos cuyo pago no se haya materializado. Si los libramientos tenían asignadas facturas, estas también se traspasan al nuevo ejercicio. ¾ Traspaso de la facturas recogidas en el sistema y que no se asignaron a documentos en el ejercicio anterior. ¾ Por parte de las Intervenciones Delegadas, se realizan los traspasos de documentos en fase D de la agrupación de anualidades futuras y que no estén barrados. ¾ Por parte de la Dirección General de Presupuestos, y en base a herramientas que ofrece el sistema, se generan las propuestas I3 de generación de créditos para la incorporación de remanentes. Dichas propuestas han de ser intervenidas por la Intervención General. ¾ Una vez realizado el paso anterior, las Intervenciones Delegadas proceden a traspasar los documentos en fase D con saldo con respecto a sus correspondientes obligaciones. Estos documentos conservan el número de documento original y referencia de intervención original, recogiendo el ejercicio al que se traspasa.

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¾ Traspaso de los libramientos pagados que hay que justificar, cuyos justificantes no han sido recogidos en el sistema. Estos libramientos se traspasan por el importe pendiente de justificar. ¾ Por cada uno de los derechos reconocidos, que no se ha realizado el correspondiente ingreso, se traspasa por el saldo pendiente de ingresar a la agrupación de residuos de ingresos. ¾ Los

mandamientos

de

pago extrapresupuestarios que

no

se

hayan

materializado al cierre del ejercicio, se traspasan al nuevo ejercicio para su realización por parte de la correspondiente Tesorería. ¾ Las cuentas extrapresupuestarias, y por tanto sus referenciales, traspasan su saldo acreedor o deudor, dependiendo de la naturaleza de cada una, al nuevo ejercicio. Sólo se traspasan los referenciales con saldo, a los efectos continuar con la gestión de los mismos.

Gráfico 3: Cierre y Traspasos: Proceso y Actores

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1.3. Tesorería y Ordenación de Pagos 1.3.1 Gestión de Tesorería 1.3.2 Retenciones Judiciales y Administrativas 1.3.3 Cuentas autorizadas 1.3.4 Conciliaciones bancarias 1.3.1 Gestión de Tesorería Responsable funcional Dirección General de Tesorería y Política Financiera Usuarios Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Tesorerías Provinciales en las Delegaciones Provinciales de la Consejería de Economía y Hacienda, Tesorerías de los Organismos Autónomos, Intervención Delegada en la Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Intervenciones Provinciales e Intervenciones Centrales del Servicio Andaluz de Salud y del Instituto Andaluz de Servicios Sociales Descripción Este subsistema realiza el control de las entradas y salidas de fondos, tanto financieros como virtuales, en la Tesorería General de la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos, a través de su reflejo contable en las correspondientes cuentas financieras. Éstas permitirán efectuar el control y seguimiento de los diferentes movimientos de ingresos y pagos de las cuentas de efectivo, bancarias, valores y formalización, así como sus correspondientes saldos contables.

Las cuentas financieras permitirán el seguimiento de sus saldos reales configurándose a través de los pagos e ingresos contabilizados. El saldo disponible será el límite en el sistema para la ordenación de los documentos de pago presupuestarios y extrapresupuestarios, y consiguiente expedición de los instrumentos materiales de pagos.

El reflejo en el Sistema de los movimientos entre cuentas financieras bancarias de una misma Tesorería, se realizará a través de los documentos "OEMT".

El proceso de pagos contempla tres Unidades Administrativas o ámbitos de trabajo en la Tesorería, que intervienen en el orden y con las actuaciones que se detallan a continuación:

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1. Ordenación de Pagos ¾ Inclusión en Tesorería de los documentos contables de pago. ¾ Selección y clasificación de los documentos en relaciones de pago, para poder operar con ellos de una sola vez. ¾ Edición de las relaciones de transferencias o cheques.

2. Tesorería ¾ Edición de la orden de transferencia ("Sírvase Pagar"), que podrá contener una o varias relaciones. ¾ Remisión a la entidad financiera del detalle de las transferencias en soporte magnético. En la mayoría de los casos se realiza vía EDITRAN. La utilización generalizada de este sistema, que implica la existencia de una conexión informática directa entre las distintas Tesorerías de la Junta de Andalucía y las entidades bancarias, ha supuesto, en gran medida, la eliminación de parte del tratamiento manual y la agilización del pago de documentos contables. ¾ En el caso de los cheques no se remitirá la orden a la entidad financiera, sin embargo deberán realizarse tres actuaciones adicionales: ¾ Comunicación al interesado ¾ Entrega del cheque ¾ Generación de los cheques entregados en el día.

3. Intervención Delegada en Tesorería ¾ Contabilización de la materialización del pago.

Gráfico 1: Gestión de Tesorería: proceso y actores

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1.3.2 Retenciones Judiciales y Administrativas Responsable funcional Dirección General de Tesorería y Política Financiera Usuarios Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Órganos Gestores, Tesorerías Provinciales de la Junta de Andalucía y Tesorerías del Servicio Andaluz de Salud y del Instituto Andaluz de Servicios Sociales, así como la Intervención Delegada en la Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Intervenciones Provinciales e Intervención Central del Servicio Andaluz de Salud y del Instituto Andaluz de Servicios Sociales Descripción Este subsistema realiza el control de la ejecución de las órdenes de retención en los libramientos expedidos por la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos, dictadas por un órgano judicial o administrativo en los procedimientos seguidos contra el beneficiario de dicho libramiento.

Cuando se recibe en cualquier órgano de la Comunidad Autónoma una orden de retención o embargo, ésta es enviada al Servicio de Ordenación y Control Jurídico de Pagos, dependiente de la Dirección General de Tesorería y Política Financiera. Este servicio procede a la pertinente toma de razón en este subsistema, indicando el perceptor, órgano que lo decreta, importe del embargo, así como el número de autos o expediente. El sistema emite en este momento el correspondiente acuse de recibo.

Todos los libramientos a favor del tercero quedan bloqueados, así como los que pudieran existir en el futuro, hasta que se retenga la cantidad indicada por el órgano decretante, o bien éste indique su cancelación.

A continuación, se retendrá en cada libramiento la cantidad que haya de quedar vinculada por la orden de retención o embargo.

Si el importe de la retención es menor al del libramiento del retenido, se atenderá el pago de la diferencia. En cualquier caso, el pago retenido genera un ingreso extrapresupuestario, con cargo al cual se emite de forma automática un documento de pago extrapresupuestario, cuyo tercero será el órgano retenedor.

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Gráfico 2: Retenciones Judiciales y Administrativas: proceso y actores

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1.3.3 Cuentas Autorizadas Responsable funcional Dirección General de Tesorería y Política Financiera Usuario Dirección General de Tesorería y Política Financiera Descripción Este subsistema tiene por objeto el control de las cuentas de la Junta de Andalucía, de sus empresas, Organismos Autónomos e instituciones de ellos dependientes, así como de los Consorcios, Fundaciones y demás entidades con personalidad jurídica propia, en la que sea mayoritaria la participación directa o indirecta de la Administración de la Junta de Andalucía.

Este control se traduce en la imposibilidad de tramitar pagos a través de cuentas no inscritas en el Registro General de Cuentas, al ser rechazados por el propio sistema.

Para la autorización de una cuenta, el Órgano Gestor interesado en la apertura de una cuenta se dirige a la Secretaría General Técnica, u órgano equivalente en los Organismos Autónomos e Instituciones, al objeto de que ésta solicite la preceptiva autorización y alta en el referido Registro a la Dirección General de Tesorería y Política Financiera. En el caso de Empresas Públicas, Consorcios, etc, dicha solicitud de realiza directamente por éstos.

Si procede el alta, el sistema asignará un número que en lo sucesivo identificará a la cuenta. A partir de este momento su operatividad será plena. La autorización y el número de inscripción de la cuenta será comunicado a la Secretaría General Técnica, u órgano equivalente, según proceda. La denegación, si tuviere lugar, será motivada.

Este subsistema incluye herramientas que permiten a la Dirección General de Tesorería y Política Financiera modificar, bloquear o cancelar cualquiera de estas cuentas.

Gráfico 3: Cuentas Autorizadas: proceso y actores

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1.3.4 Conciliaciones Bancarias Responsable funcional Dirección General de Tesorería y Política Financiera Usuarios Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Tesorerías de las Delegaciones Provinciales de la Consejería de Economía y Hacienda, Intervención Delegada en la Dirección General de Tesorería y Política Financiera e Intervenciones Provinciales Descripción El subsistema de Conciliaciones Bancarias realiza el control de los saldos contables y financieros de las cuentas de la Tesorería General de la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos mediante la comprobación de los movimientos conciliados del Sistema Júpiter y los producidos en las entidades financieras.

Esta comprobación se efectúa a través de los datos contenidos en las instrucciones que parten de la Tesorería General de la Junta de Andalucía hacia las entidades financieras y los extractos facilitados por éstas, donde se recoge cualquier tipo de operación o movimiento que afecte a las cuentas abiertas a nombre de la Tesorería General.

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Los movimientos que dan origen al saldo contable y su reflejo en la cuenta bancaria son conciliados automáticamente por el Sistema Júpiter.

Las diferencias que resulten aparecerán recogidas en los detalles que conforman un Acta de Conciliación, y se subsanarán mediante información y documentación aportada por las entidades financieras, o, en su caso, mediante ajustes contables.

Finalmente, el Acta de Conciliación se fiscalizará por la Intervención Delegada en Tesorería.

Gráfico 4: Conciliaciones Bancarias: proceso y actores

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1.4 Gestión de Expedientes 1.4.1 Registro de Contratos 1.4.2 Expedientes 1.4.3 Índices 1.4.1 Registro de Contratos Responsable funcional Dirección General de Patrimonio Usuarios Órganos Gestores de Consejerías y Organismos Autónomos, Dirección General de Patrimonio Descripción La Ley de Contratos de las Administraciones Públicas reconoce la existencia de este Registro regulando la obligación de los gestores de notificar al Registro de Contratos de la Junta de Andalucía los contratos formalizados, para que a su vez esta unidad administrativa cumplimente la remisión de datos estadísticos al Registro Público de Contratos de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa dentro de los tres meses siguientes a la formalización de los mismos.

Así mismo, se informará de los casos de modificación, prórroga o variación del plazo y extinción normal o anormal de los contratos.

Este subsistema cubre las necesidades de gestión de la Dirección General de Patrimonio en el ámbito de la contratación recogidas anteriormente. Dichas necesidades se pueden resumir en los siguientes puntos: ¾ Crear un Registro centralizado de Contratos que recoja la información de base y las incidencias que sobre éstos puedan producirse. ¾ En el momento en que los órganos de gestión de contratación procedan a cumplimentar la fecha de formalización del contrato o de aprobación de las incidencias, se abrirá una ficha informática en el Registro de Contratos que recoja de forma automática los datos necesarios según el tipo y subtipo de contrato. ¾ Dotar al sistema de funciones que permitan realizar estudios estadísticos de contratación de los datos recogidos para cada expediente referidos al Registro de Contratos.

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¾ Establecer un enlace entre el Registro de Contratos y el subsistema de Expedientes, siendo obligatorio al crear propuesta de documento contable correspondiente a la tipología de contrato, capturar la información específica de este subsistema. ¾ Realizar un envío anual a la Cámara de Cuentas con los contratos del ejercicio para que ésta gestione el control sobre ellos. ¾ Realizar estadísticas para su envío a la Junta Consultiva de Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda de los contratos pertinentes, a efectos del cumplimiento de la normativa.

Gráfico 1: Registro de Contratos: Proceso y Actores

1.4.2 Expedientes Responsable funcional Intervención General Usuarios Intervención General, Intervenciones Delegadas, Dirección General de Presupuestos, Órganos Gestores 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 59 -

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Descripción Este subsistema gestiona el registro documental de la actividad administrativa, el cual se organiza en forma de expedientes, y en los que se recogen los siguientes trámites administrativos.

1. Realización del inventario de trámites. Se seleccionan aquellos hitos administrativos que el subsistema pueda controlar, para así, realizar posteriormente el seguimiento de los expedientes.

Estos trámites tendrán asociados una serie de características como su modificabilidad u obligatoriedad y un código que el sistema les asignará de forma automática y secuencial.

2. Tipificación de los expedientes y seleccionar los trámites.En este proceso se crean los "esqueletos" de expedientes.

Cada "esqueleto" está formado por un conjunto de trámites asociados a un tipo de documento y de expediente y a un subtipo de éste. Además, cada "esqueleto" posee un indicador que especifica si tiene datos de adjudicación y/o de certificación y que permite establecer una secuencia temporal entre los trámites que lo forman.

3. Apertura de expedientes.

Esta apertura la realizan los Órganos Gestores e implica proporcionar los datos de cabecera del expediente que incluyen: su tipo, denominación, proyecto de inversión, subacción comunitaria, fecha de apertura, etc. De esta forma, el subsistema asignará automáticamente un número de expediente y comenzará a dar de alta las líneas del mismo. Éstas tendrán asociadas un "esqueleto" y, por tanto, trámites y fechas de la actividad administrativa.

El seguimiento de estas fechas se realiza en varias etapas. En la primera de ellas, a la línea de expediente se le asocia un número previo de propuesta (iteración). También en esta etapa se pueden modificar todas las fechas asociadas a los distintos trámites.

Seguidamente se le asocia a la línea una propuesta contable dependiente del Órgano Gestor. En esta segunda etapa sólo se pueden alterar las fechas de los trámites modificables y se valida que todos los obligatorios hayan sido introducidos.

En resumen, este subsistema es para los usuarios el medio de seguimiento económico de los expedientes vivos, a lo largo de sus distintos ejercicios.

Gráfico 2: Expedientes: Proceso y actores

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1.4.3 Índices Responsable funcional Intervención General Usuarios Intervención General, Intervenciones Delegadas, Dirección General de Presupuestos, Órganos Gestores Descripción Un índice es una agrupación de elementos homogéneos que deben ser enviados de una unidad administrativa a otra. Además de su número de índice, existen otros tres parámetros que lo identifican: la unidad administrativa que lo envía, la que lo recibe y el tipo de información que contiene, que debe ser homogénea.

Todo el envío de información que se realiza entre las unidades administrativas y que deba ser registrado por el sistema, se realiza mediante estos índices, de ahí la importancia de este subsistema que los gestiona.

El proceso comienza cuando el Órgano Gestor captura una propuesta, la edita e incluye en una agrupación denominada "índice virtual". En él se recogen sus características de tipo, origen y destino. A continuación, se extraen de este índice los

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elementos que el usuario determine y se incluyen en un "índice real", que será el que se envíe a la unidad administrativa correspondiente.

Por último, hay que considerar que en cada Órgano Gestor pueden existir varios tipos de índices virtuales, dependiendo de la Unidad Administrativa destino que puede ser su Centro Contable o la Dirección General de Presupuestos. Una vez enviado, las propuestas pasan a ser fiscalizadas, lo que origina dos índices: uno con las propuestas rechazadas y otro con los documentos (propuestas aprobadas). En el caso de la Dirección General de Presupuestos, aquéllas que son recibidas y aprobadas se incluyen en un índice para su fiscalización en Intervención. Por el contrario, las propuestas rechazadas se incluirán en otro índice para enviarlas al Órgano Gestor que realizó la propuesta. En cualquier caso, una vez efectuado el envío, el índice quedará en poder de su destinatario.

Gráfico 3: Índices: Proceso y actores

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1.5 Control de Certificaciones de Obras Responsable funcional Intervención General Usuarios Intervención General, Intervenciones Delegadas, Órganos Gestores Descripción El subsistema de Control de Certificaciones de Obras controla la existencia y la correcta realización de las Certificaciones, parciales o totales, necesarias para los expedientes de tipo "Obra" en su fase de tramitación de Obligaciones.

El subsistema controla, por lo tanto, que al capturar una propuesta en fase de Obligaciones (correspondiente a un expediente de "Obras") se cumplimente la certificación correspondiente que deberá ser consecutiva a la última recogida en el sistema.

El importe de la certificación deberá ser igual al de la propuesta y el desglose del importe total de la certificación deberá ajustarse a los conceptos establecidos. La baja de una propuesta de Obligaciones conlleva la baja de la certificación correspondiente.

La fiscalización de una propuesta barrada en fase de Obligaciones conlleva la anulación de la correspondiente certificación.

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Gráfico 4: Gestión de Certificaciones de Obras: proceso y actores

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1.6 Gestión de Financiación Afectada 1.6.1 EUROFON 1.6.2 Fondo de Compensaciones Interterritorial 1.6.3 Subvenciones Finalistas 1.6.1 EUROFON Responsable funcional Dirección General de Fondos Europeos Usuarios Dirección General de Fondos Europeos, Órganos Gestores Descripción La Dirección General de Fondos Europeos es la Unidad Administradora de los Fondos Estructurales gestionados por la Junta de Andalucía. Ésta se constituye como Unidad responsable de la interlocución con la Autoridad de Gestión y con las Autoridades Pagadoras de las diversas intervenciones cofinanciadas por estos.

Corresponden, en todo caso, a la Dirección General de Fondos Europeos como Unidad interlocutora, las labores de programación, seguimiento, evaluación y coordinación de las intervenciones cofinanciadas con fondos europeos en las actuaciones de su competencia, la declaración de gastos y la gestión de los ingresos provenientes de dichas intervenciones.

Por ello la funcionalidad de este subsistema se puede resumir en la sistematización de: ¾ Las tareas de presupuestación y de programación de los proyectos cofinanciados con Fondos Europeos. ¾ El procedimiento de ejecución de los Fondos Europeos. ¾ El procedimiento de certificación de sus gastos y su conexión con el Presupuesto de Ingresos. ¾ La integración del subsistema EUROFON con los Sistemas que la Administración Central utiliza para el seguimiento y control de la programación y ejecución de Fondos Europeos.

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Esta aplicación también supone un medio de integración con el sistema Júpiter en las áreas de contabilidad presupuestaria de gastos. Por otra parte, permite la definición de perfiles de usuarios para controlar el acceso a la información de los actores que utilizan el sistema.

Otra de sus grandes ventajas es que contempla la exportación de datos a entorno ofimático para su posterior tratamiento. Además, este subsistema mantiene una base de datos centralizada con toda la información de la ejecución financiada con fondos europeos.

Gráfico 1: EUROFON: proceso y actores

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Ejemplo de Pantalla 1

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Ejemplo de Pantalla 2

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1.6.2 Fondo de Compensación Interterritoral Responsables funcionales Intervención General y Dirección General de Planificación Usuarios Intervención General, Órganos Gestores Descripción El Fondo de Compensaciones Interterritorial (FCI) desempeña una misión fundamental como elemento de articulación del territorio, conforme a los principios de solidaridad y redistribución de renta y riqueza que han inspirado la creación y el desarrollo del Estado de las Autonomías.

El objetivo de este subsistema es el seguimiento de los gastos financiados con cargo al Fondo de Compensación Interterritorial, permitiendo conectar las fases contables de gastos e ingresos con una proyección plurianual.

Esta aplicación se concibe como un proceso que facilite el Seguimiento del Presupuesto financiado con FCI, la elaboración de los documentos de variaciones y de 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 70 -

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liquidación y, en su caso, el control del gasto en función de los ingresos (este control lo definirá la Intervención General para el FCI por año origen).

Parte de este proceso se engloba dentro del subsistema de "Subvenciones Finalistas" y afectará a la gestión económica del servicio 19 (FCI).

Por último, hay que tener en cuenta la doble distinción que se produce en las unidades administrativas: ¾ Unidad Responsable del FCI. Ésta certifica los gastos financiados por el FCI. ¾ Unidades ejecutoras de los gastos financiados con FCI. Serán los distintos órganos gestores propietarios de las aplicaciones presupuestarias con Código de Financiación correspondiente a FCI.

1.6.3 Subvenciones Finalistas Responsable funcional Intervención General Usuarios Intervención General, Órganos Gestores Descripción Este subsistema facilita las tareas de presupuestación, ejecución, seguimiento y control de las subvenciones finalistas, tanto de las que se perciben antes de justificar el gasto, como de las que requieren dicha justificación para ser abonadas.

Los objetivos de esta aplicación son los siguientes: ¾ Elaboración y mantenimiento del Banco de Subvenciones Finalistas. En él a partir de las normas, acuerdos y convenios que rigen cada subvención, se definen los datos necesarios para realizar su seguimiento y control. ¾ Seguimiento de los gastos en subvenciones finalistas del Presupuesto de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Esto permite conectar las fases contables de gastos e ingresos con una proyección plurianual. Ello posibilitará conocer las desviaciones de financiación en ejercicios anteriores y realizar un seguimiento de éstas en el ejercicio corriente. ¾ Control de los gastos en función de los ingresos, a través de la verificación en la captura de propuestas del Presupuesto de Gastos o en el pago de dichos documentos.

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Gráfico 2: Subvenciones Finalistas: proceso y actores

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1.7 Registro de Facturas y Fondos del Órgano Gestor Responsable funcional Intervención General Usuarios Órganos Gestores de las cuentas de funcionamiento de las distintas Consejerías y Organismos Autónomos Descripción El Subsistema de Registro de Facturas y Fondos del Órgano Gestor (FOG) es un subsistema integrado en el Sistema Júpiter que ha sido diseñado para facilitar la gestión de los fondos que se tramitan a través de las cuentas de gastos de funcionamiento. Estos fondos, en concreto, son de dos clases: a. Los que se reciben en concepto de Anticipo de Caja Fija. Estos fondos están destinados a atender los pagos correspondientes a las siguientes facturas: ¾ Todas las facturas imputables al Capítulo II del Presupuesto de Gastos cuyo importe unitario sea inferior a 3.005,06 €. ¾ Si se quiere, aquellas facturas imputables al Capítulo II que, aunque superan el importe anterior, son de tracto sucesivo (corresponden a gastos que dan lugar a pagos con cierta regularidad en el tiempo). ¾ Aquellas otras facturas que se imputan a otros créditos distintos de los comprendidos en el Capítulo II del Presupuesto de Gastos, siempre que se haya autorizado expresamente la inclusión de estos créditos en el ámbito del Anticipo de Caja Fija. b. Los fondos que provienen de libramientos a justificar, o lo que es lo mismo, de pagos de la Tesorería a favor de estas cuentas para su posterior distribución entre distintos perceptores.

El FOG presenta una estructura y diseño ideados para facilitar las labores del usuario: las pantallas son lo suficientemente gráficas, existen menús de ayuda, si se omiten datos obligatorios se informa respecto a los mismos..., aspectos éstos que permiten que el usuario se mueva con mayor fluidez en el entorno de la aplicación.

En cuanto al funcionamiento del FOG., se pueden resaltar los siguientes aspectos:

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1. El elemento fundamental del FOG para el seguimiento y control de las operaciones es la factura: toda factura debe registrarse en el FOG en el momento en que ésta sea presentada por el acreedor correspondiente y debe pasar por distintas situaciones en la medida en que se avance en su tramitación hasta que ésta finalice en el momento en que se contabilicen los documentos de reposición de fondos de Caja Fija correspondientes.

2. El funcionamiento del FOG se desenvuelve a través de dos unidades distintas, que tienen asignadas funciones diferentes e independientes: ¾ El Órgano Gestor: da de alta las facturas en el Subsistema, las conforma, las asigna y las envía al Gestor Pagador. En caso de ser necesario, puede existir una unidad especial, dedicada exclusivamente al alta de facturas: La unidad de Registro. ¾ El Gestor Pagador: recibe las facturas que le envía el Órgano Gestor y puede dar de alta directamente determinados tipos de facturas. Paga las facturas, las contabiliza y genera las propuestas de documentos contables de reposición de fondos. ¾ Estas dos unidades pueden refundirse en una sola: El Órgano Mixto.

3. Las facturas que obligatoriamente deben tramitarse por el FOG son las siguientes: ¾ Todas las que sean imputables al Capítulo II del Presupuesto de Gastos. ¾ Todas las que sean imputables a otros gastos distintos de los presupuestados en el Capítulo II que estén autorizados para tramitarse por Caja Fija. ¾ Las facturas presentadas para el pago a terceros de fondos correspondientes a libramientos a justificar que hayan entrado en la cuenta de funcionamiento.

4. No todas las facturas que se tramitan por el FOG se pagan por el Anticipo de Caja Fija. Las facturas de Capítulo II, cuando sean de importe superior a 3.005.06 € y no sean de tracto sucesivo, deberán tramitarse en firme obligatoriamente, el resto, por el Anticipo de Caja Fija.

Por último, entre los objetivos del FOG cabe destacar los siguientes: ¾ Garantizar el empleo de los fondos de los Órganos Gestores de acuerdo al presupuesto, instituyendo una validación vinculante sobre la Contabilidad Presupuestaria en una fase anterior a la previa (Auxiliar). ¾ Permitir llevar un seguimiento de la vida de las facturas y otras operaciones.

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¾ Asegurar el control de las retenciones (IRPF) practicadas en las facturas pagadas a terceros y su integración con el resto de las operaciones de este tipo. ¾ Seguimiento y control del estado de las cuentas financieras (de gasto, de funcionamiento). ¾ Asegurar el control de los anticipos que se conceden. ¾ Recepción y reposición de fondos de forma automática. ¾ Control centralizado de existencia de embargos judiciales y administrativos sobre terceros a los que se deben pagar las facturas. ¾ Automatización de los informes de contabilidad correspondientes a ingresos y pagos realizados a través de la cuenta de gastos de funcionamiento.

Gráfico 1: Registro de Facturas y Fondos del Órgano Gestor: proceso y actores

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Ejemplo de Pantalla 1

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Ejemplo de Pantalla 2

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1.8 Inventario Responsable funcional Dirección General de Patrimonio Usuarios Órganos Gestores de Consejerías y Organismos Autónomos Descripción El subsistema de Inventario es un instrumento que permite la gestión de toda clase de bienes y derechos de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Este subsistema ha sido diseñado en conexión con el núcleo contable, lo que permite enlazar el alta de Inventario de los bienes con la tramitación de los expedientes de gasto correspondientes.

El subsistema de Inventario se establece para dar cumplimiento a los siguientes objetivos: ¾ Disponer de un inventario exhaustivo de toda clase de bienes y derechos de la Comunidad Autónoma de Andalucía. ¾ Permitir un seguimiento individualizado de cada bien o derecho, registrando los acontecimientos principales que puedan afectarlos hasta su baja del Inventario. ¾ Unificar las distintas relaciones actuales de bienes y derechos. ¾ Disponer de un Sistema de Inventario enlazado con la Contabilidad Presupuestaria en tanto que, al realizar la grabación de las propuestas de pago, obligue a la recogida de los datos de inventario. ¾ Disponer de una contabilidad general sobre el inmovilizado.

La gestión del inventario se apoya sobre el concepto de bien (Inmueble o mueble). La relación de los diferentes bienes que se dan de alta es lo que permite conectar el Inventario con la Contabilidad presupuestaria, de tal forma que una determinada tipología de expediente, como por ejemplo pudiera ser un suministro, obliga a tramitar conjuntamente con la propuesta contable que se establezca (de las que forman parte del expediente) la relación de bienes.

El alta en Inventario se realiza automáticamente al fiscalizar la propuesta contable, excepto en el caso de inmuebles que se realiza específicamente por la Dirección General de Patrimonio.

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Gráfico 2: Inventario: proceso y actores

Ejemplo de Pantalla 1

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Ejemplo de Pantalla 2

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

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1.9 Base de Datos de Subvenciones y Control de Ayuda a empresas Responsable funcional Intervención General Usuarios Órganos Gestores de Consejerías y Organismos Autónomos, Intervenciones Descripción La Base de Datos de Subvenciones y Control de Ayuda a empresas es el subsistema que recoge los requerimientos necesarios para el Control de Subvenciones.

Los objetivos de este subsistema son: ¾ El establecimiento de un marco mínimo para el cumplimiento de los requisitos de información de las Subvenciones a Empresas regulados por la normativa Europea y Nacional vigente. ¾ La integración dentro del Sistema Integrado de Contabilidad Presupuestaria (Júpiter), del cual se servirá para cumplimentar los datos de las subvenciones durante el procedimiento contable y para obtener el seguimiento económico de los pagos realizados. ¾ La integración con la Base de Datos de Subvenciones y Ayudas de carácter nacional. ¾ El sistema de Control de subvenciones básicamente se compone de los siguientes procesos: ¾ Definición, por parte de Intervención General, de las líneas de ayuda (Normativas) y de las Convocatorias gestionadas por la Administración autonómica. ¾ Mantenimiento, por parte de los Órganos Gestores, de las subvenciones concedidas en el momento de la introducción de las propuestas de documentos contables que disponen el gasto público. ¾ Control del cumplimiento de las normas relativas a subvenciones de Estado. ¾ Importación y exportación de la información del sistema con la Base de Datos Nacional de subvenciones.

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Gráfico 1: Base de Datos de Subvenciones y Control de Ayuda a Empresas: Proceso y actores

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Ejemplo de Pantalla 1

Ejemplo de Pantalla 2

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1.10 Registro de Licitadores Responsable funcional Dirección General de Patrimonio Usuarios Órganos Gestores de Consejerías, Organismos Autónomos y Dirección General de Patrimonio Descripción El Registro de Licitadores soporta la relación informatizada de la documentación que está en depósito en la Dirección General de Patrimonio y que acredita la capacidad para contratar, la representación y el estar al corriente de las obligaciones tributarias de cada uno de los contratistas. ¾ Permite recoger información seleccionada de los documentos que acreditan la capacidad para contratar, las incompatibilidades, la representación y la clasificación de los contratistas en él inscritos. ¾ Mantiene de igual forma las características básicas de contratación de los futuros licitantes y la relación actualizada de sus apoderados, con la información sobre sus poderes bastanteados y los documentos que los soportan. ¾ La calificación de un contratista como tal está determinada por la vigencia de la documentación aportada. ¾ Permite emitir certificaciones de la clase y vigencia de la documentación depositada por los mismos en la Dirección General de Patrimonio. ¾ Permite a los órganos gestores de la Contratación consultar la relación de la documentación depositada por los contratistas para tener conocimiento del contenido y la vigencia de la misma.

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Gráfico 2: Registro de Licitadores: proceso y actores

Ejemplo de Pantalla 1

Ejemplo de Pantalla 2 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 89 -

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1.11. Sistema de Información de Empresas de la Junta de Andalucía (SIEJA) Responsables funcionales Intervención General, Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Dirección General de Patrimonio, Dirección General de Presupuestos Usuarios Intervención General, Dirección General de Tesorería y Política Financiera, Dirección General de Patrimonio, Dirección General de Presupuestos, Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera y el conjunto de Empresas de la Junta de Andalucía y las Consejerías de las que dependen Descripción SIEJA es el Sistema Integrado de Información Económico-Financiera de Empresas Públicas, Sociedades Mercantiles, Fundaciones y Consorcios de la Junta de Andalucía. Este sistema tiene como objetivos: ¾ Crear un canal rápido y eficaz que facilite la remisión de información económica y financiera desde las empresas públicas a la Consejería de Economía y Hacienda, evitando la duplicidad de envíos y la redundancia de datos. ¾ Permitir mejorar el análisis de la información sobre empresas públicas para la toma de decisiones. ¾ Aumentar el alcance de los servicios de la Consejería a través de Internet y permanecer en la vanguardia tecnológica. ¾ Facilitar la implantación de los proyectos como los planes de Cuentas Anuales de empresas públicas (Intervención General), Memoria de empresas públicas (Patrimonio), gestión de PAIF (Presupuestos) e Informes de Endeudamiento y avales, así como de la situación de sus activos y pasivos financieros.

La información de seguimiento que se captura son los Balances de Situación y Cuentas de Resultados, Balances de Sumas y Saldos, PAIF, Seguimiento de PAIF, situación de endeudamiento, estados de avales, datos generales, otros datos de la memoria y, en general, cualquier otra información que viene siendo remitida a la Consejería de Economía y Hacienda.

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Gráfico 3: Sistema de Información de Empresas de la Junta de Andalucía (SIEJA): Proceso y actores

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Ejemplo de Pantalla 1

6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 93 -

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ejemplo de Pantalla 2

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6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 95 -

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1.12 Consultas Web de Gastos y Pagos Descripción Con el sistema de consultas de Gastos y Pagos se pretende ampliar el servicio de información que la Consejería de Economía y Hacienda presta a los ciudadanos a través de su página Web, incorporando la información gestionada por el sistema integral Júpiter. Su objetivo principal es que a aquellas entidades o particulares que tienen alguna relación administrativa o comercial con la Junta de Andalucía, tengan acceso on-line, a través de Internet, a información sobre distintos aspectos de dichas relaciones.

Actualmente se ubica en la Oficina Virtual de Web de la Consejería de Economía y Hacienda, concretamente en la oficina virtual de ‘Gastos y Pagos’.

El sistema incluye un conjunto de medidas de seguridad lo que se traduce en unos requerimientos para su uso: ¾ Para poder consultar los datos de una persona física o jurídica diferente a la titular del certificado se deberá solicitar la autorización correspondiente en el “Registro de usuarios” que la Consejería habilitará con este propósito. ¾ Para tener acceso al sistema de consultas se deberá tener un certificado digital expedido por la FNMT de clase 2CA. ¾ Actualmente el sistema de consultas permite las siguientes funciones: ¾ Consulta de los pagos tramitados por las diferentes tesorerías de la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos, a favor de la persona o entidad para la que se realiza la consulta. ¾ Consulta de los datos del gestor encargado de la tramitación de cualquiera de los pagos anteriores. ¾ Consulta del circuito de tramitación de cualquiera de los pagos anteriores. ¾ Descarga de un fichero a PC con todos los datos para los que se tiene permiso de consulta. ¾ Envío de facturas mediante fichero. Esta función requiere una autorización adicional.

La implantación de la utilidad se realizará de forma progresiva, abarcando en una primera fase las empresas públicas de la Junta de Andalucía hasta la consolidación de la aplicación.

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Ejemplo de Pantalla 1

Ejemplo de Pantalla 2

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ejemplo de Pantalla 3

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1.13 Subsistemas Horizontales 1.13.1 Gestión de Usuarios y Contraseñas 1.13.2 Consultas y Listados 1.13.3 PASARELA 1.13.1 Gestión de Usuarios y Contraseñas Responsable funcional Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera Usuarios Centros directivos de la Consejería de Economía y Hacienda, Consejerías y Organismos Autónomos de la Junta de Andalucía Descripción El objetivo de este subsistema es gestionar los usuarios del Sistema Integrado Júpiter, regulando los entornos y las funcionalidades con los que éstos pueden trabajar.

Además, el subsistema permite realizar un control sobre las peticiones de nuevos usuarios o modificaciones sobre los ya existentes, dependiendo de las funciones que se deseen asignar al usuario.

Las necesidades cubiertas por este subsistema se pueden resumir en los siguientes puntos: ¾ Creación de un usuario relacionado con la persona física que le corresponda, generando automáticamente un código de usuario y una clave de acceso secreta que le es comunicada al usuario por carta personalizada. ¾ Gestión de las autorizaciones del usuario. Se permite, por un lado, controlar el acceso a los diferentes entornos de la Consejería como son las unidades administrativas de gastos en Júpiter, y por otro, seleccionar dentro del entorno Júpiter los subsistemas y funcionalidades a los que el usuario tiene acceso. ¾ Creación automática del usuario en los diferentes entornos a los que tiene acceso y para los que tendrá asignada por defecto la clave secreta que le fue enviada por correo. La primera vez que el usuario entre en un entorno podrá cambiar su clave. ¾ Control y seguimiento del estado de una solicitud. Dependiendo de las posibilidades que se le quiera asignar a un usuario, la solicitud será auditada por diferentes departamentos.

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El presente Subsistema adquirirá condición de Sistema General, una vez finalicen las diferentes actuaciones que se vienen realizando para que interactúe con otros Sistemas (SUR, Intranet de la Consejería de Economía y Hacienda), constituyéndose así en el futuro Sistema general de gestión de usuarios y contraseñas de la Consejería de Economía y Hacienda.

Gráfico 1: Gestión de Usuarios y Contraseñas: Proceso y actores

1.13.2 Consultas y Listados Responsable funcional Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera Usuarios 6. El caso de los Sistemas de Información Económico-Financieros de la Junta de Andalucía - 101 -

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Órganos y Unidades Administrativas de la Junta de Andalucía con competencias en materia de gestión económica Descripción Las consultas y listados que proporciona el sistema Júpiter garantizan el principio de control de acceso a la información. Esto se refleja en que cada usuario perteneciente a una unidad administrativa, podrá consultar o listar información dentro del perfil orgánico, económico y funcional que tiene dicha unidad.

Las consultas del sistema se dividen en dos grandes grupos: ¾ Consultas Generales.

Estas consultas responden al siguiente razonamiento: Consulta de xxxxxxxxx de yyyyyyyyy.

Ejemplo de lo anterior es la Consulta de Expedientes de un Tercero. Al mostrar los datos, el sistema siempre permitirá la obtención del correspondiente listado. También es posible realizar consultas encadenadas. Así en el ejemplo anterior, una vez mostrados todos los expedientes del tercero introducido, si se selecciona uno de ellos se podrá enlazar directamente con la consulta de documentos, aplicaciones, facturas o referencias de ese expediente. El utilizar consultas enlazadas se puede hacer de manera iterada, permitiéndose así la navegación a través de la información. ¾ Consultas específicas: Se contemplan por un lado las consultas específicas de cada subsistema: Gastos, índices, expedientes, etc. Por otra parte, existen las consultas propias de cada tipo de unidad administrativa: Órgano Gestor, Centro Contable, Ordenación de Pagos, etc.

Los listados disponibles en el sistema se dividen en dos grupos: ¾ Listados diarios.

Son todos aquellos que tienen esta naturaleza en la Tesorería y otras unidades, así como con carácter general la edición de propuestas y documentos. ¾ Listados periódicos.

Entre ellos se encuentran todos los mayores, así como todos los que conforman las cuentas mensuales, trimestrales y generales de la Junta de Andalucía. Así mismo, se

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incluyen en este apartado todos los listados disponibles para un mejor seguimiento y ejecución de la contabilidad pública de la Junta de Andalucía.

1.13.3 PASARELA Responsable funcional Dirección General de Sistemas de Información Económico-Financiera Usuarios Los distintos subsistemas de Júpiter que gestionen el envío de información a otros sistemas, así como cualquiera de éstos, que necesite intercambiar datos con Júpiter Descripción Este subsistema gestiona la transferencia de información entre un sistema cualquiera y Júpiter.

Este flujo de datos se produce en ambos sentidos mediante el intercambio de ficheros con estructura normalizada.

Para ello se establece previamente un acuerdo de intercambio entre los distintos sistemas y Júpiter, especificándose la información a transmitirse y las acciones que se realizarán con ella.

La Pasarela proporciona un mecanismo de comunicación que permite: ¾ Independencia tecnológica. Pasarela es visto tanto por otros sistemas como por los subsistemas de Júpiter, como una caja negra que permite la comunicación entre ellos y que define una única Interfaz para realizarla. Cada subsistema sólo tendrá que comunicarse con la Pasarela, mediante los mecanismos establecidos, sin necesidad de conocer ni entender los detalles de comunicación específica de cada uno de los sistemas. Con ello se evita la complejidad de la comunicación entre aplicaciones con tecnologías diversas. ¾ Fiabilidad de las transferencias. Este subsistema proporciona mecanismos de tolerancia

ante

fallos,

ya

que

permite

realizar

el

seguimiento

de

las

comunicaciones.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

¾ Seguridad en la comunicación. También dispone de un módulo de Autorizaciones que permite la comunicación entre los distintos sistemas autorizados, y que sigue el acuerdo de intercambio establecido. ¾ Asincronismo de la comunicación entre otros sistemas y Júpiter. Dado que Pasarela actúa como un almacén intermedio de información, la transmisión de ésta se simplifica de forma considerable, ya que se adapta a las necesidades de procesamiento de cada Sistema de Información. Por tanto, cada uno de ellos decidirá el momento de enviar y de recibir la información, de forma que un subsistema de Júpiter podrá enviarla a otra aplicación sin conocer si el sistema remoto está preparado para recibirla. También facilita la transmisión en el momento más oportuno para cada emisor/receptor. ¾ Múltiples mecanismos de transmisión. Estos se definen para que se adapten perfectamente a las necesidades de cada sistema. Como ejemplo de algunos de estos mecanismos básicos se utilizan las conexiones mediante el uso de FTP, o EDITRAN para el intercambio normalizado con las Entidades Financieras.

Gráfico 2: PASARELA: Proceso y actores

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

6.3

Datos cualitativos de la inversión

Gastos del Júpiter Ejercicio 2007

Respaldo A.P. ADABAS 2% 6% 5% Júpiter CAU 5% Asistencia Técnica 56%

Nuevos Desarrollos 14% Sistema Operativo 12%

Respaldo

162120 €

A.P.

400000 €

ADABAS

363884 €

Júpiter CAU

348203 €

Nuevos Desarrollos

918000 €

Sistema Operativo

825656 €

SUBTOTAL

3017863 €

Asistencia Técnica

3627200 €

TOTAL

6645063 €

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Mapa de usuarios del Júpiter

Órganos Gestores

Dirección General de Presupuestos 5 usuarios fijos

5000 usuarios

Intervención

800 permanentes

150 usuarios

2000 simultáneos en picos

Tesorería 20 usuarios

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Capítulo 7: Conclusiones

7. Conclusiones -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Conclusiones INTRODUCCIÓN En este capítulo se presentan las conclusiones finales del trabajo del proyecto, como también las posibles líneas de desarrollo futuras surgidas del mismo.

Los principales conceptos aplicados y puestos en práctica en el presente trabajo son los siguientes: • Gestión de proyectos, Planificación y Estimaciones, por un lado • Estudio de caso, el de los grandes sistemas de información en las administraciones públicas, por el otro.

CONCLUSIONES DEL TRABAJO El presente trabajo constituye una aproximación al mundo de los Grandes Sistemas de Información, tema que según toda la bibliografía consultada es en algunos aspectos (como en el de los ERP) un campo de estudio muy reciente.

El proyecto me ha aportado una visión global sobre la situación de las administraciones públicas, como tipo de organización, y cómo éstas se articulan en torno a estos sistemas informáticos donde se invierte una gran cantidad de dinero y de recursos.

Se ha estudiado cómo un Gran Sistema de Información para que tenga éxito debe estar alineado con los procesos de la organización. Esto no sólo significa tener procesos definidos que se adapten a las necesidades de la organización, sino que va más allá. También tiene que ver con el apoyo de la alta dirección de la organización en el propio sistema.

Ha sido muy enriquecedor no sólo por descubrir una realidad a la que se es ajeno una vez que se finalizan los estudios y se entra en contacto con el mundo profesional.

También por la experiencia de haber entrevistado a personas con una extensa carrera profesional, que me han aportado muchas de las ideas que recoge este estudio y algunas otras que no se han recogido específicamente pero que también han dado su fruto.

Las tendencias hacia el futuro que se plantean en este trabajo podemos concluirlas en 3 puntos:

7. Conclusiones -2-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

1. Tendencia a que el desarrollo del software evolucione hacia las “Software Factory”, donde el trabajo a desarrollar vendría mediante una especificación y a partir de ahí las entregas del producto desarrollado se aceptan o se declinan según unas pruebas. El diseño se hace a priori.

2. Tendencia hacia las soluciones paquetizadas. La mejor elección puede ser la que mejor se ajuste a los procesos de la organización, tal como mencionamos, pero para afinar ese ajuste, puede terminar siendo un desarrollo a medida.

3. Mantenimiento de los legacy ya que el núcleo de estos sistemas contienen toda la información sobre la administración o sobre una organización en general.

Cuando hemos hecho la caracterización, hemos podido constatar que un gran sistema de información no sólo articula a una organización, sino que además consume muchos recursos por lo que es muy costoso de mantener (como hemos podido observar de los gastos del Júpiter, por ejemplo)

Entonces a la hora de decantarnos por un desarrollo a medida o un ERP hay varias pautas que podemos extraer de nuestro estudio que nos pueden ayudar a tomar una buena decisión: -

Si ya existe un sistema en producción que articula la organización y es efectivo, por lo menos funciona, la idea del cambio a ERP puede llegar a ser radical en el sentido que la administración o la organización se puede ver obligada a cambiar su CULTURA para adaptarse a ese ERP. Este cambio de cultura suele tener muchos costes ocultos.

-

Si por el contrario, lo que tenemos es una situación en el que la organización va creciendo y necesita de un sistema que la gestione, las dos opciones tienen ventajas e inconvenientes que según el caso deberemos evaluar. Un ERP no tiene costes de mantenimiento, pero te liga a un fabricante, a un distribuidor para todo el ciclo de vida del sistema. Un desarrollo a medida tiene toda la incertidumbre de un proceso de desarrollo de software, que aún hoy en día hay un alto porcentaje de proyectos que no acaban dentro de plazo y costes.

De todas maneras, en las sucesivas entrevistas que he ido manteniendo y al consultar la bibliografía, tanto en un caso como en el otro cobra mucha importancia la figura del alto directivo que apoya al sistema de información. Sin esta figura, por muy bueno que sea el sistema, no será implantado con éxito.

7. Conclusiones -3-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

LÍNEAS DE DESARROLLO FUTURAS

El presente trabajo deja muchas líneas abiertas para profundizar: -

Metodologías para la mejora del proceso software

-

Estudio detallado de los escenarios de éxito y de fracaso de implantaciones ERP

-

Efectividad de los recursos invertidos en tecnología de las administraciones

-

Etc.

Sevilla, Enero 2008

7. Conclusiones -4-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Bibliografía

Bibliografía -1-

Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

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Bibliografía -4-

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ANEXO.

NORMATIVA EN MATERIA DE UTILIZACION DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. Leyes orgánicas Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Leyes Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.

Ley 55/1999, de 29 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.

Ley 14/2000, de 29 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.

Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. Título V. de la acción administrativa. Capítulo XI. Acción administrativa en materia de seguridad jurídica preventiva. Sección VIII. Incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la seguridad jurídica preventiva.

Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. Título IV.Normas de gestión y organización administrativa.Capítulo III. Procedimientos. Artículo 68. Modificaciones de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común para impulsar la administración electrónica.

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

Ley 11/2002, de 6 de mayo, reguladora del Centro Nacional de Inteligencia.

DISPOSICIÓN ADICIONAL OCTAVA, de la Ley 44/2002, de 22 de noviembre, de Medidas de Reforma del Sistema Financiero.

DISPOSICIÓN ADICIONAL DECIMOSÉPTIMA, de la Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. Modificación de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.

Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. Título I, Capítulo II Impuestos indirectos. Sección 1ª Impuesto del Valor Añadido. Artículo 4 Modificación de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del IVA. Capítulo VII Régimen especial aplicable a los servicios prestados por vía electrónica.

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información Reales Decretos Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.

Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. ( BOE nº 122 de 22 de Mayo de 1999) Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.(Derogado) Real Decreto 1114/1999, de 25 de junio, por el que se adapta la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre a la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, se aprueba su Estatuto y se acuerda su denominación como Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda.

Real Decreto de 1289/1999, de 23 de julio, de creación de la Comisión Interministerial de la Sociedad de la Información y de las Nuevas Tecnologías en España.

Real Decreto 111/2000, de 28 de enero, por el que se modifican determinados artículos del Reglamento General de Recaudación, aprobado por Real Decreto 1648/1990, de 20 de diciembre, en materia de ingresos correspondientes a declaraciones prestadas por vía telemática.

Real Decreto 195/2000, de 11 de febrero, por el que se establece el plazo para implantar las medidas de seguridad de los ficheros automatizados previstas por el Reglamento aprobado por el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio.

Real Decreto 1317/2001, de 30 de noviembre, por el que se desarrolla el artículo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, en materia de prestación de servicios de seguridad, por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, en las comunicaciones a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos con las Administraciones Públicas.

Real Decreto 1029/2002, de 4 de octubre, por el que se establece la composición y el régimen de funcionamiento del Consejo Asesor de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información.

Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

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Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales.

(BOE nº 181 de 30 de Julio de 2003) Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Real Decreto 292/2004, de 20 de febrero de 2004, por el que se crea el distintivo público de confianza en los servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico y se regulan los requisitos y procedimientos de concesión.

Real Decreto 421/2004, de 12 de marzo, por el que se regula el Centro Criptológico Nacional.

Real Decreto 93/2006, de 3 de febrero, por el que se regula el sistema de información del Ministerio Fiscal. ( BOE nº 44 de 21 de Febrero de 2006) Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos. ( BOE nº 38 de 13 de Febrero de 2007) Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

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Normativa sobre utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado Disposiciones generales 21/11/2007. REAL DECRETO 1494/2007, de 12 de noviembre, Mº Presidencia. Por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social.

23/06/2007 LEY 11/2007, de 22 de junio Jefatura del Estado De acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos 01/01/2007 ORDEN PRE/4008/2006, de 27 de diciembre. Mº Presidencia. Por la que se establece la configuración, características, requisitos y procedimientos de acceso al Sistema de Verificación de Datos de Residencia.

28/12/2007 Orden PRE/3949/2006, de 26 de diciembre. Mº Presidencia. Por la que se establece la configuración, características, requisitos y procedimientos de acceso al Sistema de Verificación de Datos de Identidad 09/05/2006 REAL DECRETO 523/2006, de 28 de abril. Mº Presidencia. Por el que se suprime la exigencia de aportar el certificado de empadronamiento, como documento probatorio del domicilio y residencia, en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes.

09/05/2006 REAL DECRETO 522/2006, de 28 de abril. Mº Presidencia. Por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes 24/12/2005 REAL DECRETO 1553/2005, de 23 de diciembre. Ministerio del Interior.

Por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica 23/06/2003 RESOLUCIÓN de 26 de mayo de 2003 Secretaría de Estado para la Administración Pública. Por la que se dispone la publicación del Acuerdo de la Comisión Interministerial de Adquisición de Bienes y Servicios Informáticos, de 18 de diciembre de 2002, por la que se aprueban los Criterios de seguridad, normalización y conservación de las aplicaciones utilizadas por la Administración General del Estado en el ejercicio de sus potestades 13/06/2003 ORDEN PRE/1551/2003, de 10 de junio. Ministerio de la Presidencia. Por la que se desarrolla la Disposición final primera del Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

28/02/2003 REAL DECRETO 209/2003, de 21 de febrero. Ministerio de la Presidencia Por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

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15/05/2002 DOCE DIRECTIVA 2002/38/CE de 7 de mayo. Consejo de la Unión Europea. Por la que se modifica y se modifica temporalmente la Directiva 77/388/CEE respecto del régimen del impuesto sobre el valor añadido aplicable a los servicios de radiodifusión y de televisión y a algunos servicios prestados por vía electrónica.

15/05/2002. DOCE REGLAMENTO (CE) Nº 792/2002, de 7 de mayo. Consejo de la Unión Europea. Por el que se modifica temporalmente el Reglamento (CEE) nº 218/92 sobre cooperación administrativa en materia de impuestos indirectos (IVA), en cuanto a medidas adicionales relativas al comercio electrónico.

09/04/2002 INSTRUCCIÓN de 20 de marzo de 2002. Mº Justicia. Dirección General de los Registros y del Notariado. En materia de recepción y despacho de solicitudes de certificaciones en los Registros civiles por vía telemática.

16/02/2002 REAL DECRETO 164/2002, DE 8 DE FEBRERO. Mº Presidencia. Por el que se aprueba el Estatuto de la entidad pública empresarial Red.es. Corrección de errores (BOE de 26 de febrero) 31/12/2001 LEY 24/2001, de 27 de diciembre. Jefatura del Estado. De Medidas fiscales, administrativas y del orden social. (El art. 14 modifica el art. 73 de la Ley 11/1998 General de Telecomunicaciones en cuanto a tasas por reserva del dominio público radioeléctrico y tasas por la concesión y mantenimiento de los dominios de Internet / El art. 30 modifica la Ley 230/1963 General Tributaria en cuanto a las notificaciones por la AEAT mediante medios EIT / El art. 61 modifica el texto refundido de la Ley de Contratos de las AAPP -RD-L 2/2000- en algunos aspectos relativos a equipos informáticos y de telecomunicaciones / El art. 68 modifica la Ley 30/1992 LRJPAC para impulsar la administración electrónica / El art. 70 modifica la disposición adicional 18ª de la Ley 14/2000 de Medidas fiscales, administrativas y del orden social en cuanto al procedimiento de asignación de nombres y direcciones de dominio bajo el código del país correspondiente a España (.es) / El capítulo 6º se refiere a la Acción administrativa en materia de telecomunicaciones / Los artículos 106 a 115 regulan la incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la seguridad jurídica preventiva / La Disposición Adicional 2ª se refiere al acceso a los datos catastrales / La Disposición Adicional 26ª se refiere a la prestación de servicios de certificación para Notarios y Registradores por el Consejo General del Notariado y el Colegio Nacional de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España / La Disposición transitoria 19ª establece el plazo para trasladar el contenido de los asientos de los registros de la propiedad y mercantiles a soporte informático / La Disposición transitoria 20ª hace referencia a los medios de comunicación telemática entre notarios y registradores previos a la implantación de la firma electrónica avanzada / La Disposición transitoria 21ª establece el plazo máximo para la obtención de la firma electrónica avanzada por notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles 04/12/2001 Real Decreto 1317/2001, de 30 de noviembre. Mº Presidencia. Por el que se desarrolla el artículo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, en materia de prestación de servicios de seguridad, por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, en las comunicaciones a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos con las Administraciones Públicas. (Deroga el Real Decreto 1290/1999) 07/02/2001 DOCE Resolución legislativa del Parlamento Europeo Sobre la posición común del Consejo con vistas a la adopción de la directiva del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a determinados aspectos jurídicos de los servicios de la sociedad de la información, en particular el comercio electrónico, en el mercado

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interior (Directiva sobre el comercio electrónico) (14263/1/1999-C5-0099/20001998/0325(COD)) 07/02/2001 DOCE Resolución legislativa del Parlamento Europeo. Sobre la posición común aprobada por el Consejo con vistas a la adopción de una directiva del Parlamento Europeo y del Consejo sobre el acceso a la actividad de las entidades de dinero electrónico y su ejercicio así como la supervisión cautelar de dichas entidades (12004/2/1999 - C5-0306/1999 - 1998/0252(COD)).

30/12/2000 LEY 14/2000, de 29 de diciembre. Jefatura del Estado. De Medidas fiscales, administrativas y del orden social. (El artículo 20.3 añade una letra f) al apartado 1 del artículo 96 de la Ley 230/1963 General Tributaria: "presentación telemática de declaraciones, comunicaciones y otros documentos tributarios". / El artículo 27 modifica la Ley 50/1998 de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, relativa a la presentación en soporte informático de los partes de baja y alta en procesos de incapacidad temporal. / La disposición adicional vigésima sexta modifica la Ley 66/1997 de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, en lo referente a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda) 27/10/2000 DOCE DIRECTIVA 2000/46/CE de 18 de septiembre. Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea. Sobre el acceso a la actividad de las entidades de dinero electrónico y su ejercicio así como la supervisión cautelar de dichas entidades.

29/08/2000 DOCE Propuesta modificada de DIRECTIVA (2000/C 248 E/04).

Parlamento Europeo y del Consejo. Relativa a determinados aspectos jurídicos del comercio electrónico en el mercado interior 17/07/2000 DOCE DIRECTIVA 2000/13/CE, de 8 de junio de 2000 Parlamento Europeo y Consejo Relativa a determinados aspectos jurídicos de los servicios de la sociedad de la información, en particular el comercio electrónico y el mercado interior (Directiva sobre el comercio electrónico) 30/12/1999 LEY 55/1999, de 29 de diciembre. Jefatura del Estado. De Medidas fiscales, administrativas y del orden social (Artículo 51. Modificación del artículo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, referente a la prestación de servicios de seguridad por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda para las comunicaciones a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos) 04/08/1999 REAL DECRETO 1337/1999, de 31 de julio. Mº Presidencia. Por el que se regula la remisión de información en materia de normas y reglamentaciones técnicas y reglamentos relativos a los servicios de la sociedad de la información.

03/08/1999 DOCE DECISIÓN 1720/1999/CE, de 12 de julio de 1999. Parlamento Europeo y Consejo. Por la que se aprueba un conjunto de acciones y medidas al objeto de garantizar la interoperabilidad de las redes telemáticas transeuropeas destinadas al intercambio electrónico de datos entre administraciones (IDA), así como el acceso a las mismas 03/08/1999 DOCE DECISIÓN 1719/1999/CE, de 13 de julio de 1999.Parlamento Europeo y Consejo. Sobre un conjunto de orientaciones, entre las que figura la identificación de los proyectos de interés común, relativo a redes transeuropeas destinadas al intercambio electrónico de datos entre administraciones (IDA)

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07/07/1999 REAL DECRETO 1114/1999, de 25 de junio. Mº Presidencia. Por el que se adapta la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre a la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, se aprueba su Estatuto y se acuerda su denominación como Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda.

07/03/1998 LEY 5/1998 de 6 de marzo. Jefatura del Estado. De incorporación al Derecho español de la Directiva 96/9/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 1996, sobre la protección jurídica de las bases de datos.

31/12/1997 LEY 66/1997, de 30 de diciembre. Jefatura del Estado. De Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. (Artículo 81: prestación de servicios de seguridad por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre para las comunicaciones a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos).

29/02/1996 REAL DECRETO 263/1996 de 16 de febrero. Mº Administraciones Públicas. Regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. (Modificado por el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero).

26/04/1995 DOCE RECOMENDACIÓN 95/144/CE, de 7 de abril de 1995.onsejo de la Unión Europea. Relativa a los criterios comunes de evaluación de la seguridad en las tecnologías de la información.

27/11/1992 LEY 30/1992 de 26 de noviembre. Jefatura del Estado. Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Art. 38 Registros y Art. 45 Incorporación de medios técnicos.

08/05/1992 DOCE DECISIÓN 92/242/CEE, de 31 de marzo de 1992. Consejo de las Comunidades Europeas. Relativa a la seguridad de los sistemas de información.

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Disposiciones de creación de Registros Telemáticos Administración General del estado 08/11/2007 ORDEN SCO/3233/2007, de 29 de octubre. Mº Sanidad y Consumo. Por la que se crea el registro electrónico del Instituto de Salud Carlos III para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones y se establecen los requisitos generales para la tramitación electrónica de determinados procedimientos.

08/03/2007 ORDEN TAS/503/2007, de 28 de febrero. Mº Trabajo y Asuntos Sociales.

Por la que se crea un registro Telemático en el Servicio Público de Empleo Estatal para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones y se establecen los criterios generales para la tramitación telemática de determinados procedimientos.

13/02/2007 RESOLUCIÓN de 31 de enero de 2007. Mº Administraciones Públicas.

Por la que se incluye en el registro telemático del Departamento el trámite de liquidación de la tasa con código 055 "Tasas Fitosanitarias".

13/02/2007 REAL DECRETO 84/2007, de 26 de enero. Mº Justicia. Sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos.

27/10/2006 ACUERDO de 15 de septiembre de 2006. Comisión Nacional del Mercado de Valores. En relación con la adaptación del Sistema CIFRADOC/CNMV a los servicios de certificación y firma electrónica reconocida y se crea el Registro Telemático de la Comisión Nacional del Mercado de Valores.

03/10/2006 ORDEN CUL/3020/2006, de 22 de septiembre. Mº Cultura. Por la que se incluyen nuevos procedimientos administrativos susceptibles de tramitación a través del registro telemático del Ministerio de Cultura.

08/09/2006 ORDEN SCO/2751/2006, de 31 de agosto. Mº Sanidad y Consumo. Por la que se crea el Registro Telemático del Ministerio de Sanidad y Consumo para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones y se establecen los requisitos generales para la tramitación telemática de determinados procedimientos.

31/07/2006 RESOLUCIÓN de 12 de julio de 2006 Agencia Española de Protección de Datos Por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.

31/07/2006 RESOLUCIÓN de 12 de julio de 2006 Agencia Española de Protección de Datos Por la que se crea el Registro Telemático de la Agencia Española de Protección de Datos.

24/05/2006 ORDEN PRE/1571/2006, de 19 de mayo Mº Presidencia Por la que se incluye en el registro telemático del Ministerio de la Presidencia el procedimiento para la remisión de las disposiciones y actos administrativos de los departamentos ministeriales que deban publicarse en el «Boletín Oficial del Estado».

16/05/2006 ORDEN ITC/1475/2006, de 11 de mayo Mº Industria, Turismo y Comercio Sobre utilización del procedimiento electrónico para la compulsa de documentos en el ámbito del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

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01/04/2006 RESOLUCIÓN de 29 de marzo de 2006 Ministerio de Agricultura, Pesca y alimentación. Fondo Español de Garantía Agraria Por la que se crea un registro telemático en el FEGA. 10/03/2006 ORDEN FOM/660/2006, de 1 de marzo Ministerio de Fomento Por la que se crea el Registro Telemático del Ministerio de Fomento y se establecen los criterios generales para la tramitación telemática de determinados procedimientos.

27/01/2006 ORDEN PRE/92/2006, de 26 de enero Ministerio de la Presidencia. Por la que se incluye en el Registro Telemático del Ministerio de la Presidencia, el trámite de solicitud de subvenciones destinadas a actividades relacionadas con las víctimas de la Guerra Civil y del Franquismo. (Se añade a los anexos de la Orden PRE/989/2004) 13/01/2006 ORDEN CUL/4229/2005, de 28 de diciembre Ministerio de Cultura Por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Cultura para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones y se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos 24/11/2005 ORDEN EHA/3636/2005, de 11 de noviembre. Ministerio de Economía y Hacienda. Por la que se crea el registro telemático del Ministerio de Economía y Hacienda.

08/09/2005 RESOLUCIÓN de 29 de junio de 2005 Consejo de Seguridad Nuclear.

Por la que se crea un Registro Telemático.

26/07/2005 Orden DEF/2416/2005, de 18 de julio Ministerio de Defensa. Por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos por el Ministerio de Defensa y los organismos públicos adscritos al departamento y se crea un registro telemático para la presentación de escritos y solicitudes.

30/06/2005 ORDEN ITC/2043/2005, de 28 de junio Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Por la que se incluye la presentación electrónica de solicitudes de marcas y nombres comerciales en el Registro Telemático de la Oficina Española de Patentes y Marcas. (Se añade al anexo I de la Orden ITC/915/2005) 15/06/2005 RESOLUCIÓN de 3 de junio de 2005 Ministerio de Economía y Hacienda.

Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la que se regulan Registros Telemáticos 27/04/2005 RESOLUCIÓN de 19 de abril de 2005 Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones Por la que se crea un Registro Telemático para la presentación de escritos y solicitudes cuya resolución compete a dicha Comisión.

12/04/2005 Orden ITC/915/2005, de 4 de abril Ministerio de Industria, Turismo y Comercio Por la que se crea un registro telemático en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

19/01/2005 ORDEN ECI/23/2005, de 9 de enero Ministerio de Educación y Ciencia Por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Educación y Ciencia para la presentación de escritos y solicitudes y se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos.

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31/12/2004 REAL DECRETO 2395/2004, de 30 de diciembre Ministerio de la Presidencia. Por el que se aprueba el Estatuto de la entidad pública empresarial Administrador de Infraestructuras Ferroviarias. (/Artículo 12 del Estatuto. La gestión de * un registro telemático * por el Administrador de Infraestructuras Ferroviarias)/ ) 01/12/2004 ORDEN ITC/3928/2004, de 12 de noviembre Ministerio de Industria, Turismo y Comercio Por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

25/08/2004 ORDEN APA/2852/2004, de 2 de agosto, Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación Por la que se crea un registro telemático en el Ministeiro de Agricultura, Pesca y Alimentación 16/04/2004 ORDEN PRE/989/2004, de 15 de abril Ministerio de la Presidencia Por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos por el Ministerio de la Presidencia y los organismos públicos adscritos al departamento y se crea un registro telemático para la presentación de escritos y solicitudes 07/02/2004 ORDEN APU/203/2004 Ministerio de Administraciones Públicas Por la que se crea un Registro Telemático en el Ministerio de Administraciones Públicas para la presentación de escritos y solicitudes y se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos 20/01/2004 RESOLUCIÓN de 8 de enero de 2004 Instituto Nacional de Estadística Por la que se crea un Registro Telemático para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones en el ámbito del Instituto Nacional de Estadística y se establecen los criterios generales para realizar el intercambio de datos padronales entre el Instituto Nacional de Estadística y los Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares por medios telemáticos. (Corrección de errores BOE 09.03.2004) 09/01/2004 RESOLUCIÓN de 18 de diciembre de 2003 Comisión Nacional de Energía Por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos y se crea un registro telemático para la presentación de escritos y solicitudes cuya resolución compete a la Comisión Nacional de Energía.

28/11/2003 ORDEN INT/3298/2003, de 13 de noviembre Ministerio del Interior Por la que se crea un registro telemático en el Ministerio del Interior y se regulan los requisitos y condiciones técnicas para la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos.

15/09/2003 ORDEN CTE/2500/2003, de 2 de septiembre Ministerio de Ciencia y Tecnología Por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Ciencia y Tecnología y se regulan los requisitos y condiciones técnicas para la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos.

13/06/2003 ORDEN PRE/1551/2003, de 10 de junio Ministerio de la Presidencia Por la que se desarrolla la Disposición final primera del Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

28/02/2003 REAL DECRETO 209/2003, de 21 de febrero Ministerio de la Presidencia Por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la

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utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

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Comunidades Autónomas 09/02/2005 ORDEN PAT/136/2005, de 18 de enero Castilla y León (Consejería de Presidencia y Administración Territorial) Por la que se crea el Registro Telemático de la Administración de la Comunidad de Castilla y León y establece criterios generales para la presentación telemática de escritos, solicitudes y comunicaciones de determinados procedimientos administrativos.

01/06/2004 Orden de 28 mayo 2004 País Vasco – Vicepresidencia Crea un registro telemático en la Dirección de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento 04/03/2004 Resolución de 1 marzo 2004 Extremadura (Consejería de Presidencia) Dispone la publicación del Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Junta de Extremadura de 26 de febrero de 2004, por el que se aprueba el "Plan de Modernización, Simplificación y Calidad para la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura (2004-2007)" (entre los programas del Plan se encuentra "creación de un Registro Telemático") 26/02/2004 Orden de 20 febrero 2004 Canarias (Consejería de Presidencia y Justicia) Desarrolla el sistema de sugerencias y reclamaciones en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias 18/02/2004 Decreto 18/2004, de 13 febrero Valencia (Consellería Infraestructuras y Transoporte) Crea el Registro Telemático de la Generalitat y regulación de las notificaciones telemáticas de la Generalitat 04/04/2003 Decreto 200/2003, de 20 marzo Galicia (Consellería Presidencia, Relaciones Institucionales y Administración Pública) Regula y determina las oficinas de registro propias o concertadas de la Administración de la Comunidad Autónoma de Galicia, procede a la creación del Registro Telemático de la Xunta de Galicia y regula la atención al ciudadano 02/12/2002 Decreto 175/2002, de 14 noviembre Madrid (Consejería Presidencia) Regula la utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración de la Comunidad de Madrid(el artículo 10 crea un Registro telemático en cada una de las Consejerías de la Administración de la Comunidad de Madrid) 19/12/2001 Decreto 324/2001, de 4 de diciembre. Cataluña (Presidencia de la Generalitat)

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Disposiciones sectoriales que establecen un sistema de información o regulan un procedimiento administrativo a través de medios informáticos y de desarrollo del Real Decreto 263/1996

30/08/2002 RESOLUCIÓN de 25 de julio de 2002. Mº Hacienda. D.G. Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la que se regula la presentación por vía telemática de instancias, solicitudes, escritos y comunicaciones en procedimientos internos de gestión de recursos humanos.

29/08/2002 RESOLUCIÓN de 23 de julio de 2002. Mº Hacienda. Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la que se crean registros telemáticos.

30/07/2002 ORDEN HAC/1927/2002, de 24 de julio. Mº Hacienda. Por la que se modifica la Orden de 4 de julio de 2001 por la que se aprueban los modelos 600, 620 y 630, en pesetas y en euros, de declaración-liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados y se determinan el lugar y plazos de presentación de los mismos y la Orden de 12 de noviembre de 2001 por la que se autoriza el pago en metálico del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados que grava la emisión de los documentos que realicen función de giro o suplan a las letras de cambio, se amplía la autorización del pago en metálico del impuesto correspondiente a determinados documentos negociados por entidades colaboradoras, se aprueban los modelos 610, 611, 615 y 616 en euros del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, así como los diseños físicos y lógicos para la presentación de los modelos 611 y 616 de declaración informativa anual en soporte directamente legible por ordenador y se establece el procedimiento para su presentación telemática por teleproceso.

18/07/2002 ORDEN HAC/1830/2002, de 11 de julio. Mº Hacienda. Por la que se modifica la Orden de 7 de abril de 2000 por la que se aprueban los modelos 650, 652 y 651 de declaración-liquidación del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones, y se determinan el lugar, forma y plazos de presentación de los mismos y la Orden de 27 de julio de 2001 por la que se aprueban los modelos 043, 044, 045, 181, 182, 190, 311, 371, 345, 480, 650, 652 y 651 en euros, así como el modelo 777, documento de ingreso o devolución en el caso de declaraciones-liquidaciones extemporáneas y complementarias, y por la que se establece la obligación de utilizar necesariamente los modelos en euros a partir del 1 de enero de 2002.

12/07/2002 ORDEN ECO/1758/2002, de 9 de julio. Mº Economía. Por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos en materia de personal.

24/05/2002 RESOLUCIÓN 5/2002 Mº Hacienda. Agencia Estatal de Administración Tributaria Por la que se regula la participación por vía telemática en procedimientos de enajenación de bienes desarrollados por los órganos de recaudación 17/05/2002 ORDEN ECO/1101/2002, de 13 mayo Mº Economía. Por la que se regula la presentación por vía telemática de determinadas solicitudes en materia de Comercio Exterior.

10/05/2002 ORDEN HAC/1025/2002, de 7 de mayo. Mº Hacienda. Por la que se aprueban nuevos modelos de declaración censal de comienzo, modificación o cese de la actividad, que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios y se establece el ámbito, condiciones generales y

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procedimiento para su presentación telemática. (Corrección de errores BOE 14.05.2002) 08/05/2002 ORDEN HAC/998/2002, de 3 de mayo.Mº Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática del modelo 361 de solicitud de devolución del Impuesto sobre el Valor Añadido soportado por determinados empresarios o profesionales no establecidos en el territorio de aplicación del Impuesto y por la que se modifica el anexo VII de la Orden de 15 de junio de 1995.

30/04/2002 RESOLUCIÓN de 10 de abril de 2002.Mº Trabajo y Asuntos Sociales. D.G. Tesorería General de la Seguridad Social.Sobre incorporación obligatoria al Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED) por parte de determinados solicitantes o titulares de beneficios en la cotización a la Seguridad Social.

27/04/2002 ORDEN HAC/921/2002, de 24 de abril.Mº Hacienda.Por la que se aprueba el modelo 291 de declaración informativa en relación con los rendimientos de cuentas de no residentes obtenidos por contribuyentes, sin mediación de establecimiento permanente, del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, así como los diseños físicos y lógicos para su presentación por soporte directamente legible por ordenador, y se establece el procedimiento para su presentación telemática por teleproceso.

17/04/2002 RESOLUCIÓN de 11 de abril de 2002Mº Economía. Comisionado para el Mercado de Tabacos.Por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos y se crea un Registro Telemático para la presentación de escritos y solicitudes en el ámbito del Comisionado para el Mercado de Tabacos.

26/03/2002 ORDEN HAC/639/2002, de 21 de marzo.Mº Hacienda.Por la que se aprueban los modelos de declaración-liquidación del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes correspondiente a establecimientos permanentes para los períodos impositivos iniciados entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2001, se dictan instrucciones relativas al procedimiento de declaración e ingreso y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática.

19/03/2002 ORDEN HAC/593/2002, de 12 de marzo.Mº Hacienda.Por la que se aprueba el modelo 183 de declaración informativa de determinados premios exentos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, así como los diseños físicos y lógicos para su presentación por soporte directamente legible por ordenador, y se establece el procedimiento para su presentación telemática por teleproceso.

16/03/2002 ORDEN ECO/586/2002, de 8 de marzo.Mº Economía.Por la se incluyen nuevos procedimientos, trámites, sistemas normalizados y preimpresos para hacer efectivo el ejercicio de derechos, acciones y comunicaciones a través de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en el área de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones. (Corrección de errores BOE 17.04.2002) 14/03/2002 CIRCULAR de 22 de febrero de 2002.Mº Hacienda. (Conjunta de la Intervención General de la Administración del Estado y de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria).Por la que se regulan la operatoria a seguir para realizar el cargo centralizado a la Agencia de certificaciones de descubierto correspondientes a recursos de carácter no tributario, así como los intercambios de información entre la Administración General del Estado y la Agencia,

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derivados de las actuaciones que se produzcan en la gestión de dichas certificaciones de descubierto.

13/03/2002 ORDEN HAC/536/2002, de 7 de marzo.Mº Hacienda.Por la que se aprueban los modelos de declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y del Impuesto sobre el Patrimonio para el ejercicio 2001, se determinan el lugar, forma y plazos de presentación de los mismos y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática. (Corrección de errores BOE 19.04.2002 y 26.04.2002) 28/02/2002 ORDEN HAC/401/2002, de 26 de febrero.Mº Hacienda.Por la que se aprueban los modelos 202, 218 y 222 para efectuar los pagos fraccionados a cuenta del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de No Residentes correspondiente a establecimientos permanentes y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática, y se regula la colaboración social en la presentación telemática de las declaraciones-liquidaciones correspondientes a los modelos 115, 117, 123, 124, 126 y 128 y de las declaraciones correspondientes a los resúmenes anuales de retenciones, modelos 180 y 193.

(Corrección de errores BOE 26.04.2002) 22/02/2002 ORDEN HAC/360/2002, de 19 de febrero.Mº Hacienda.Por la que se aprueba el modelo 349, de declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática y se regula la colaboración social en la presentación telemática de la declaración anual de operaciones con terceras personas, modelo 347.

15/01/2002 RESOLUCIÓN de 8 de enero de 2002.Agencia Estatal de Administración Tributaria.Por la que se aprueba el modelo de solicitud de devolución y el modelo de comunicación de datos adicionales por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, ejercicio 2001, que podrán utilizar los contribuyentes no obligados a declarar por dicho Impuesto que soliciten la correspondiente devolución, y se determinan el lugar, plazo y forma de presentación de los mismos, así como las condiciones para su presentación telemática 05/01/2002 ORDEN de 28 de diciembre de 2001Mº Hacienda.Por la que se aprueba el modelo de declaración para el desglose por establecimientos de cuotas centralizadas de impuestos especiales de fabricación; se establece la presentación telemática por Internet de declaraciones-liquidaciones por los conceptos de impuestos especiales de fabricación y del impuesto sobre el valor añadido en operaciones asimiladas a las importaciones; y la obligación de declarar el numero de albarán con cargo al cual se expiden las notas de entrega en el procedimiento de ventas en ruta. (Corrección de errores BOE 05-02-2002) (Deroga el párrafo 2º del apartado 2º de la Orden de 20-11999 y el apartado 1.1.5 de la Orden de 2-2-1999) 05/01/2002 ORDEN de 26 de diciembre de 2001.Mº Hacienda.Por la que se aprueban los modelos de declaración del Impuesto sobre Actividades Económicas en euros, y se establece el nuevo modelo de soporte utilizable para el intercambio de información entre la Agencia Estatal de Administración Tributaria y las entidades que ejercen por delegación la Gestión Censal del Impuesto 29/12/2001 ORDEN de 21 de diciembre de 2001.Mº Hacienda.Por la que se aprueba el modelo 195 de declaración trimestral en euros de cuentas u operaciones cuyos titulares no hayan facilitado el número de identificación fiscal a las entidades de crédito en el plazo establecido, y el modelo 199 de declaración anual en euros de identificación de las operaciones con cheques de las entidades de crédito, así como

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los diseños físicos y lógicos para la presentación de los citados modelos por soporte directamente legible por ordenador, y se establece el procedimiento para su presentación telemática por teleproceso.

28/12/2001 ORDEN de 26 de diciembre de 2001.Mº Economía.Por la que se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos por el Ministerio de Economía y los Organismos Públicos adscritos al Departamento y se crea un Registro Telemático para la presentación de escritos y solicitudes.

28/12/2001 RESOLUCIÓN de 11 de diciembre de 2001.Mº Hacienda. Agencia Estatal de la Administración Tributaria.Por la que se regula la presentación por vía telemática de recursos de reposición y otras solicitudes de carácter tributario.

16/11/2001 ORDEN de 12 de noviembre de 2001.Mº Hacienda.Por la que se autoriza el pago en metálico del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados que grava la emisión de documentos que realicen función de giro o suplan a las Letras de Cambio, se amplía la autorización del pago en metálico del impuesto correspondiente a determinados documentos negociados por Entidades Colaboradoras, se aprueban los modelos 610, 611, 615 y 616 en euros del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, así como los diseños físicos y lógicos para la presentación de los modelos 611 y 616 de declaración informativa anual en soporte directamente legible por ordenador y se establece el procedimiento para su presentación telemática por teleproceso.

09/11/2001 INSTRUCCIÓN de 23 de octubre de 2001.Mº Justicia. D.G. Registros y del Notariado.Aprobando la cláusula autorizatoria para la presentación telemática de los contratos en el Registro de Bienes Muebles.

24/10/2001 RESOLUCIÓN de 8 de octubre de 2001.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales.Por la que se establecen las normas de cumplimentación de los documentos de acompañamiento que amparan la circulación de productos objeto de los impuestos especiales de fabricación, el sistema para la transmisión electrónica de documentos de circulación y el diseño de determinadas declaraciones.

20/10/2001 RESOLUCIÓN de 26 de septiembre de 2001.Mº Trabajo y Asuntos Sociales. D.G. Tesorería General de la Seguridad Social.Sobre incorporación obligatoria al Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED) por parte de determinados solicitantes o titulares de beneficios en la cotización a la Seguridad Social.

06/10/2001 ORDEN de 4 de octubre de 2001.Mº Hacienda.Por la que se aprueba el modelo 192 de declaración informativa anual de operaciones con Letras del Tesoro, así como los diseños físicos y lógicos para su presentación telemática por teleproceso y se modifica la Orden de 22 de diciembre de 1999, por la que se aprueban los modelos 198 de declaración anual de operaciones con activos financieros y otros valores mobiliarios.

10/08/2001 RESOLUCIÓN de 17 de julio de 2001.Mº Trabajo y Asuntos Sociales. D.G. Tesorería General de la Seguridad Social.Por la que se dictan instrucciones para efectuar por medios telemáticos el embargo de dinero en cuentas abiertas en entidades de depósito. (Corrección de errores Resolución 02.04.2002 BOE 23.04.2002)

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07/08/2001 RESOLUCIÓN de 30 de julio de 2001.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales.Por la que se modifica la Resolución de 4 de diciembre de 2000, en la que se recoge las instrucciones para la formalización del documento único administrativo (DUA). (Se sustituye el capítulo 6º por el contenido como anexo II de la presente Resolución: "Presentación de DUAS por transmisión electrónica de datos (EDI)").

03/08/2001 ORDEN de 27 de julio de 2001.Mº Hacienda.Por la que se aprueban los modelos 043, 044, 045, 181, 182, 190, 311, 371, 345, 480, 650, 652 y 651 en euros, así como el modelo 777, documento de ingreso o devolución en el caso de declaraciones-liquidaciones extemporáneas y complementarias, y por la que se establece la obligación de utilizar necesariamente los modelos en euros a partir del 1 de enero de 2002.

31/07/2001 RESOLUCIÓN de 19 de julio de 2001.Mº Hacienda. D.G. Catastro.Por la que se aprueba la remisión a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y a las Comunidades y Ciudades Autónomas de la información sobre los bienes inmuebles remitida por los Notarios y Registradores de la Propiedad, en virtud de lo dispuesto en la Ley 13/1996, de 30 de diciembre. (Aprueba el formato del fichero informático de suministro a las Administraciones Tributarias de información sobre alteraciones catastrales procedentes de Notarios y Registradores (N+R.DGC)).

31/07/2001 RESOLUCIÓN de 5 de julio de 2001.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales.En la que se recoge la normativa aplicable a las estadísticas de los intercambios de bienes entre los Estados miembros de la Unión Europea para el ejercicio 2001.

11/07/2001 RESOLUCIÓN de 19 de junio de 2001.Mº Hacienda. Agencia Estatal de la Administración Tributaria.Que regula la implantación del Sistema de Tránsito Informatizado Comunitario (NCTS) en España y la creación de modelos de garantías nacionales presentadas por entidades de seguros.

08/06/2001 ORDEN de 1 de junio de 2001.Mº Justicia. Sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados.

25/04/2001 RESOLUCIÓN de 16 de abril de 2001.Mº Hacienda. Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la que se hacen públicos los números de serie y huellas digitales de los certificados de servidor de la AEAT. 24/04/2001 RESOLUCIÓN de 11 de abril de 2001.Mº Hacienda. Agencia Estatal de Administración Tributaria. Sobre asistencia a los contribuyentes y ciudadanos en su identificación telemática ante las entidades colaboradoras con ocasión de la tramitación de procedimientos tributarios.

30/03/2001 ORDEN de 26 de marzo de 2001.Mº Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 565 y 567, en pesetas y en euros, de declaración-liquidación del Impuesto Especial sobre Determinados Medios de Transporte, el modelo 568 en euros de solicitud de devolución por reventa y envío de medios de transporte fuera del territorio y los diseños físicos y lógicos para la presentación de los modelos 568 en pesetas y en euros mediante soporte directamente legible por ordenador.

20/03/2001 ORDEN de 15 de marzo de 2001.Mº Hacienda. Por la que se aprueban los modelos de declaración-liquidación del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes correspondiente a establecimientos permanentes, en pesetas y en euros, para los períodos impositivos iniciados entre el 1 de enero y el 31

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de diciembre de 2000, se dictan instrucciones relativas al procedimiento de declaración e ingreso y se aprueban los modelos para efectuar los pagos fraccionados, en pesetas y en euros, a cuenta de los citados impuestos que deben realizarse durante 2001 y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática.

20/02/2001 RESOLUCIÓN de 7 de febrero de 2001.Mº Hacienda. Intervención General de la Administración del Estado. Por la que se modifican las especificaciones técnicas, la estructura lógica de la información y los soportes informáticos utilizables en el intercambio de información con los órganos gestores de subvenciones y ayudas públicas.

06/01/2001 RESOLUCIÓN de 14 de diciembre de 2000.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la que se establece el procedimiento para efectuar por medios telemáticos el embargo de dinero en cuentas abiertas en entidades de depósito para diligencias de cuantía igual o inferior a 4.000 euros (655.544 pesetas).

(Corrección de errores BOE 27.01.2001) 30/12/2000 ORDEN de 28 de diciembre de 2000.Mº Hacienda. Por la que se fijan los umbrales estadísticos de asimilación definidos en el artículo 28 del Reglamento (CEE) 3330/91 del Consejo y se autorizan nuevas formas de presentación de declaraciones Intrastat por vía telemática 29/12/2000 ORDEN de 27 de diciembre de 2000.Mº Hacienda. Por la que se regulan el lugar, plazo y forma de presentación de la declaración-resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido, modelos 390 y 392 en pesetas y en euros y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática.

28/12/2000 ORDEN de 21 de diciembre de 2000.Mº Hacienda.Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática por internet de las declaraciones correspondientes a los modelos 117, 123, 124, 126, 128, 216, 131, 310, 311, 193, 198, 296 y 345. (Se derogan algunos puntos de las órdenes de 18-11-1999 y 9-12-1999, respecto a los modelos 123, 124, 193, 194, 216 y 296) - (Corrección de errores BOE 05-01-2001) 28/12/2000 ORDEN de 21 de diciembre de 2000.Mº Hacienda.Por la que se establece el procedimiento para la presentación telemática por teleproceso de las declaraciones correspondientes a los modelos 187, 188, 190, 193, 194, 196, 198, 296, 345 y 347.

27/12/2000 RESOLUCIÓN de 21 de diciembre de 2000.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales.En la que se recoge la normativa aplicable a las estadísticas de los intercambios de bienes entre Estados miembros de la Unión Europea para el ejercicio 2001. (El capítulo 8 determina los medios de presentación de la declaración Intrastat: presentación telemática y en soporte magnético, entre otros) 22/12/2000 RESOLUCIÓN de 4 de diciembre de 2000.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales.En la que se recogen las instrucciones para la formalización del Documento Único Administrativo (DUA). (El capítulo 6º hace referencia a la presentación de DUAs por transmisión electrónica de datos -EDI) (Modificada por Resolución de 30-07-2001, BOE 07-08-2001) 21/12/2000 ORDEN de 15 de diciembre de 2000.Mº Hacienda.Por la que se aprueba el modelo 190 para el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto

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sobre la Renta de las Personas Físicas sobre rendimientos del trabajo, de determinadas actividades económicas, premios y determinadas imputaciones de renta, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores de dicho modelo por soportes directamente legibles por ordenador, y se modifica la Orden de 18 de noviembre de 1999, por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de la declaración correspondiente al modelo 190.

12/12/2000 RESOLUCIÓN de 21 de noviembre de 2000.Mº Economía. D.G. Tesoro y Política Financiera. Sobre el procedimiento de tramitación de solicitud de certificados electrónicos en las dependencias de la Caja General de Depósitos y sus sucursales, y su revocación.

01/12/2000 ORDEN de 22 de noviembre de 2000.Mº Hacienda. Por la que se modifica parcialmente la Orden de 15 de diciembre de 1999, por la que se aprueban los modelos 187, en pesetas y en euros, de declaración informativa de acciones o participaciones representativas del capital o del patrimonio de las instituciones de inversión colectiva y del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, en relación con las rentas o ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de esas acciones o participaciones, así como los diseños físicos y lógicos para la presentación obligatoria de los citados modelos 187 por soporte directamente legible por ordenador.

29/11/2000 ORDEN de 24 de noviembre de 2000.Mº Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 347, en pesetas y en euros, de declaración anual de operaciones con terceras personas, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de sus hojas interiores por soportes directamente legibles por ordenador y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática 28/11/2000 ORDEN de 20 de noviembre de 2000.Mº Hacienda.Por la que se aprueban los modelos 115, en pesetas y en euros, de declaración-documento de ingreso, los modelos 180, en pesetas y en euros, del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta sobre determinadas rentas o rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, correspondiente a establecimientos permanentes, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores del citado modelo 180 por soportes directamente legibles por ordenador y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática. (Corrección de errores BOE 20-12-2000) 03/11/2000 ORDEN de 19 de octubre de 2000.Mº Economía.Por la que se establecen normas de presentación de información contable para las empresas que realicen actividades eléctricas. (Art. 2.2.d determina que la información impresa deberá ir acompañada del correspondiente soporte magnético que facilite su tratamiento por métodos informáticos y establece las excepciones) 04/10/2000 ORDEN de 26 de septiembre de 2000.Mº Hacienda.Por la que se establece el sistema para la presentación telemática por Internet de los documentos de circulación utilizados en la gestión de los impuestos especiales de fabricación.

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13/09/2000 ORDEN de 6 de septiembre de 2000.Mº Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 110 y 111 de declaración-documento de ingreso de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre rendimientos del trabajo, de determinadas actividades económicas, premios y determinadas imputaciones de renta.

14/07/2000 ORDEN de 28 de junio de 2000.Mº Hacienda. Por la que se regula la obtención y rendición de cuentas a través de soporte informático para los organismos públicos a los que sea de aplicación la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado. (Corrección de errores BOE 01-08-2000).

30/06/2000 ORDEN de 28 de junio de 2000.Mº Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de declaraciones del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes correspondiente a establecimientos permanentes, en pesetas y en euros, para los periodos impositivos iniciados entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 1999 y de los modelos para efectuar los pagos fraccionados, en pesetas y en euros, a cuenta de los citados impuestos durante 2000.

27/06/2000 RESOLUCIÓN de 30 de mayo de 2000.Agencia de Protección de Datos.Por la que se aprueban los modelos normalizados en soporte papel, magnético y telemático a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción en el Registro General de Protección de Datos.

19/05/2000 RESOLUCIÓN de 3 de mayo de 2000.Mº Economía y Hacienda. Agencia Estatal de Administración Tributaria. Sobre expedición por medios telemáticos de certificaciones de estar al corriente en el cumplimiento de obligaciones tributarias u otras circunstancias de carácter tributario.

29/04/2000 ORDEN de 28 de abril de 2000.Mº Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de declaraciones del Impuesto sobre el Patrimonio.

29/04/2000 ORDEN de 24 de abril de 2000.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de declaraciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

29/04/2000 ORDEN de 13 de abril de 2000.Mº Economía y Hacienda. Por la que se modifica la disposición final de la Orden de 22 de marzo de 2000, por la que se aprueban los nuevos modelos de relaciones recapitulativas y los soportes magnéticos de documentos de acompañamiento expedidos y de documentos de acompañamiento recibidos en tráfico intracomunitario, incluidos los simplificados.

21/04/2000 RESOLUCIÓN de 10 de abril de 2000.Mº Justicia. D.G. de los Registros y del Notariado.Sobre publicidad formal e instrumental del contenido de los Registros de la Propiedad a través del correo electrónico. (Corrección de errores BOE 5-5-2000) 01/04/2000 ORDEN de 22 de marzo de 2000.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos de relaciones recapitulativas y los soportes magnéticos de documentos de acompañamiento expedidos y de documentos de acompañamiento recibidos en tráfico intracomunitario, incluidos los simplificados.

02/03/2000 ORDEN de 28 de febrero de 2000.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la renovación y

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revocación del certificado de usuario X.509 V3 expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda al amparo de la normativa tributaria.

29/01/2000 REAL DECRETO 111/2000, de 28 de enero.Mº Economía y Hacienda. Por el que se modifican determinados artículos del Reglamento General de Recaudación, aprobado por Real Decreto 1684/1990, de 20 de diciembre, en materia de ingresos correspondientes a declaraciones presentadas por vía telemática.

28/01/2000 ORDEN de 13 de enero de 2000.Mº Economía y Hacienda. Por la que se regula la remisión de información sobre subvenciones y ayudas públicas para la creación de la Base de datos nacional a la que se refiere el artículo 46 del Real Decreto 2188/1995, de 28 de diciembre, por el que se desarrolla el régimen de control interno ejercido por la Intervención General de la Administración del Estado.

08/01/2000 INSTRUCCIÓN de 31 de diciembre de 1999.Mº Justicia. D.G. Registros y del Notariado.Sobre legalización de libros en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos.> 08/01/2000 INSTRUCCIÓN de 30 de diciembre de 1999.Mº Justicia. D.G. Registros y del Notariado.Sobre presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos.

31/12/1999 REAL DECRETO 1906/1999, de 17 de diciembre.Mº Justicia. Por el que se regula la contratación telefónica o electrónica con condiciones generales en desarrollo del artículo 5.3 de la Ley 7/1998, de 13 de abril, de condiciones generales de contratación.

29/12/1999 ORDEN de 21 de diciembre de 1999.Mº Agricultura, Pesca y Alimentación.

Por la que se crea la Mesa de Coordinación de Identificación y Registro de los Animales de la Especie Bovina y se regula una base de datos informatizada.

29/12/1999 ORDEN de 22 de diciembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 198, en pesetas y en euros, de declaración anual de operaciones con activos financieros y otros valores mobiliarios, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de sus hojas interiores por soporte directamente legible por ordenador. (Corrección de errores BOE 11-01-2000).

29/12/2000 ORDEN de 22 de diciembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establece el procedimiento para la presentación telemática de las declaracionesliquidaciones que generen deudas o créditos que deban anotarse en la cuenta corriente en materia tributaria.

29/12/1999 ORDEN de 22 de diciembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 345 de declaración anual que deben presentar las entidades gestoras de fondos de pensiones, los promotores de planes de pensiones, las entidades acogidas a sistemas alternativos de cobertura de prestaciones análogas a las de los planes de pensiones y las mutualidades de previsión social, así como las condiciones y los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores por soportes directamente legibles por ordenador. (Corrección de errores BOE 21-012000). (Modificada por Orden de 4 de octubre de 2001 BOE 06.10.2001) 23/12/1999 ORDEN de 15 de diciembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 187, en pesetas y en euros, de declaración informativa de acciones o participaciones representativas del capital o del patrimonio de las instituciones de inversión colectiva y del resumen anual de retenciones e ingresos a

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cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, en relación con las rentas o ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de esas acciones o participaciones, así como los diseños físicos y lógicos para la presentación obligatoria de los citados modelos 187 por soporte directamente legible por ordenador, y se modifica la orden de 22 de febrero de 1999, por la que se aprueban los modelos 117, en pesetas y en euros.

30/11/1999 ORDEN de 18 de noviembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se regula el suministro de información tributaria a las Administraciones Públicas para el desarrollo de sus funciones, así como los supuestos contemplados en el artículo 113 de la Ley General Tributaria. (Modificada por Orden de 15-12-2000, BOE de 2112-2000) 30/11/1999 ORDEN de 26 de noviembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 126, en pesetas y en euros, de declaración-documento de ingreso y los modelos 196, en pesetas y en euros, del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes correspondiente a establecimientos permanentes, en relación con las rentas o rendimientos del capital mobiliario obtenidos por la contraprestación derivada de cuentas en toda clase de instituciones financieras, incluyendo las basadas en operaciones sobre activos financieros, así como los diseños físicos y lógicos para la presentación obligatoria de los citados modelos 196 por soporte directamente legible por ordenador.

22/11/1999 ORDEN de 18 de noviembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de la declaración correspondiente al modelo 190.

20/11/1999 ORDEN de 17 de noviembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 128, en pesetas y en euros, de declaración-documento de ingreso y los modelos 188, en pesetas y en euros, del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes correspondiente a establecimientos permanentes, en relación con las rentas o rendimientos del capital mobiliario procedentes de operaciones de capitalización y de contratos de seguro de vida o invalidez, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores de los citados modelos 188 por soporte directamente legible por ordenador.

19/11/1999 ORDEN de 18 de noviembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 123, en pesetas y en euros, de declaración-documento de ingreso y los modelos 193, en pesetas y en euros, del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta sobre determinados rendimientos del capital mobiliario del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y sobre determinadas rentas del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la renta de no Residentes, correspondiente a establecimientos permanentes, y los modelos 124, en pesetas y en euros, de declaración-documento de ingreso y los modelos 194, en pesetas y en euros, del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta de los citados Impuestos derivados de la transmisión, amortización, reembolso, canje o conversión de cualquier clase de activos representativos de la captación y utilización de capitales ajenos, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores de los citados modelos 193 y 194 por soportes directamente legibles por ordenador. (Corrección de errores BOE 29-12-1999)

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01/10/1999 ORDEN de 30 de septiembre de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de las declaraciones-liquidaciones correspondientes a los modelos 110, 130, 300 y 330.

05/08/1999 ORDEN de 30 de julio de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 182 de declaración informativa de donaciones que den derecho a deducción por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas 05/08/1999 ORDEN de 30 de julio de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 181 de declaración informativa de préstamos hipotecarios concedidos para la adquisición de viviendas.

30/06/1999 ORDEN de 23 de junio de 1999.Mº Presidencia. Por la que se regula el procedimiento para dar cumplimiento a la obligación establecida en la Ley 13/1996, de 30 de diciembre, sobre suministro de información a la Dirección General del Catastro por los Notarios y Registradores de la Propiedad.

10/06/1999 INSTRUCCIÓN de 26 de mayo de 1999.Mº Justicia. Dirección General de los Registros y del Notariado.Sobre presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles mediante soporte informático y sobre recuperación de sus archivos.

04/06/1999 ORDEN de 26 de mayo de 1999.Mº Trabajo y Asuntos Sociales. Por la que se desarrolla el Reglamento General de Recaudación de los Recursos del Sistema de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 1637/1995, de 6 de octubre. (Disposición adicional octava: uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos. Su incidencia en la adquisición y mantenimiento de beneficios en la cotización y obligación de incorporación al Sistema RED) 28/05/1999 RESOLUCIÓN de 7 de mayo de 1999.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales. Por la que se establecen las normas de cumplimentación de los documentos de acompañamiento que amparan la circulación de productos objeto de los impuestos especiales de fabricación, el sistema para la transmisión electrónica de documentos de circulación y los diseños de sus relaciones recapitulativas.

19/04/1999 ORDEN de 13 de abril de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de declaraciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

16/04/1999 RESOLUCIÓN de 30 de marzo de 1999.Mº Trabajo y Asuntos Sociales.

D.G. Tesorería General de la Seguridad Social.Por la que se establecen los plazos y demás condiciones de incorporación al Sistema de Remisión Electrónica de Datos por parte de los profesionales colegiados y demás personas que actúen en representación de los sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar.

15/04/1999 RESOLUCIÓN de 5 de abril de 1999.Mº Economía y Hacienda. D.G. del Catastro.Por la que se aprueba la remisión a las Comunidades Autónomas de los ficheros de información catastral de bienes inmuebles de naturaleza rústica y urbana, así como su estructura, contenido y formato informático.

01/04/1999 ORDEN de 26 de marzo de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 349, en pesetas y en euros, de declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.

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24/02/1999 ORDEN de 22 de febrero de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos 117, en pesetas y en euros, de declaración-documento de ingreso de retenciones e ingresos a cuenta y del pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes correspondiente a establecimientos permanentes, en relación con las rentas o ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de acciones y participaciones representativas del capital o del patrimonio de las instituciones de inversión colectiva, y se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática.

20/02/1999 ORDEN de 18 de febrero de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 191 de Declaración Anual de Personas Autorizadas en Cuentas Bancarias, así como los diseños físicos y lógicos para su presentación en soporte directamente legible por ordenador.

18/02/1999 RESOLUCIÓN de 29 de enero de 1999.Mº Trabajo y Asuntos Sociales.

D.G. Tesorería General de la Seguridad Social.Por la que se establecen nuevos modelos de relaciones nominales de trabajadores y se modifican las especificaciones técnicas para la impresión de los boletines de cotización, en el Régimen General y en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar. 04/02/1999 ORDEN de 2 de febrero de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueban los modelos en euros para la gestión de los impuestos especiales de fabricación, y la presentación por vía telemática de declaraciones-liquidaciones para las grandes empresas.

27/01/1999 ORDEN de 20 de enero de 1999.Mº Economía y Hacienda.Por la que se aprueba el modelo 380 de declaración-liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido en operaciones asimiladas a las importaciones, su presentación en euros, y la presentación por vía telemática para las grandes empresas.

22/01/1999 ORDEN de 20 de enero de 1999.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de las declaraciones-liquidaciones mensuales de grandes empresas correspondientes a los códigos 111, 320 y 332.

09/01/1999 ORDEN de 18 de diciembre de 1998.Mº Trabajo y Asuntos Sociales. Por la que se regulan las operaciones de cierre del ejercicio 1998 para los agentes del sistema de la Seguridad Social 08/01/1999 ORDEN de 21 de diciembre de 1998.Mº Economía y Hacienda. Que desarrolla el Reglamento (CEE) número 2913/92 del Consejo, de 12 de octubre de 1992, por el que se establece el Código Aduanero Comunitario, y el Reglamento (CEE) 2454/93 de la Comisión, del 2 de julio de 1993, por el que se fijan determinadas disposiciones de aplicación del Código Aduanero Comunitario, en lo relativo al procedimiento simplificado de domiciliación 02/01/1999 RESOLUCIÓN de 28 de diciembre de 1998.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales.En la que se recogen las instrucciones para la formalización del Documento Único Administrativo (DUA).

31/12/1998 RESOLUCIÓN de 22 de diciembre de 1998.Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales. En la

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que se recoge la normativa aplicable a las estadísticas de los intercambios de bienes entre los Estados miembros de la Unión Europea para el ejercicio 1999.

10/12/1998 LEY 40/1998, de 9 de diciembre.Jefatura del Estado. Del IRPF y otras Normas Tributarias. (La disposición adicional cuarta contempla el suministro de información tributaria por medios telemáticos e informáticos a favor de las Administraciones Públicas para el desarrollo de las funciones que tengan encomendadas).

06/10/1998 REAL DECRETO 1976/1998, de 18 de septiembre.Mº Economía y Hacienda.Por el que se modifica el Real Decreto 1133/1997, de 11 de julio, por el que se regula la autorización de las ventas a distancia e inscripción en el Registro de empresas de ventas a distancia.

29/09/1998 RESOLUCIÓN 251/1998, de 22 de septiembre.Mº Defensa. Subsecretaría.

Por la que se aprueban la aplicación y programas con los que se asignará destino a los componentes del reemplazo 1999 y, en su caso, se designará a los excedentes.

05/09/1998 REAL DECRETO 1652/1998, de 24 de julio.Mº Fomento. Por el que se aprueba el Reglamento de Registros Especiales de Titulares de Licencias Individuales y de Titulares de Autorizaciones Generales para la prestación de servicios para el establecimiento y explotación de Redes de Telecomunicaciones, y el Reglamento del Procedimiento de Ventanilla Única para la presentación de solicitudes o notificación dirigidas a la obtención de dichos títulos.

11/08/1998 ORDEN 196/1998, de 30 de julio.Mº Defensa. Por la que se aprueban las normas para la asignación de destinos, el calendario de operaciones para la incorporación del reemplazo de 1999 y, en su caso, la designación de excedentes.

16/07/1998 ORDEN de 14 de julio de 1998.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 180 para el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y del Impuesto sobre Sociedades, en relación con rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores de dicho modelo por soportes directamente legibles por ordenador y se modifica la Orden de 9 de febrero de 1994, por la que se aprueba el modelo 192, de declaración anual en soporte magnético de operaciones con letras del tesoro, así como los diseños físicos y lógicos de dicho soporte. (Derogada parcialmente (modelo 180) por Orden de 20-112000, BOE 28-11-2000) 10/07/1998 RESOLUCIÓN de 29 de junio de 1998.Mº Economía y Hacienda. Dirección General del Catastro. Por la que se aprueba la forma de remisión y la estructura, contenido y formato informático de determinados ficheros de intercambio de información catastral con otras Administraciones Públicas.

01/07/1998 ORDEN de 29 de junio de 1998.Mº Economía y Hacienda. Por la que se establecen las condiciones generales y el procedimiento para la presentación telemática de las declaraciones-liquidaciones mensuales de grandes empresas correspondientes a los códigos 111, 320 y 332.

24/04/1998 RESOLUCIÓN de 15 de abril de 1998.Mº Trabajo y Asuntos Sociales. D. G. de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Por la que se fijan las condiciones para la aplicación del Sistema de Remisión Electrónica de Datos respecto de los Graduados Sociales.

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10/04/1998 INSTRUCCIÓN 10/1998 de 2 de abril. Agencia Estatal de Administración Tributaria.Sobre cesión del manual práctico y del programa de ayuda de la Declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Padre), a efectos de su reproducción y distribución.

27/03/1998 ACUERDO de 11 de marzo de 1998.Comisión Nacional del Mercado de Valores.Para la implantación del Sistema CIFRADOC/CNMV (Sistema de Intercambio de Información a través de línea telemática).

24/03/1998 ORDEN de 20 de marzo de 1998.Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 130 de declaración-liquidación de pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas correspondiente a empresarios y profesionales en régimen de estimación directa en cualquiera de sus modalidades y se modifica la Orden de 24 de julio de 1996 por la que se aprueba el modelo 347 de declaración anual de operaciones con terceras personas, así como las condiciones y diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores por soportes directamente legibles por ordenador.

22/01/1998 RESOLUCIÓN de 19 de enero de 1998.Mº Economía y Hacienda. D. G. del Catastro.Por la que se aprueba la forma de remisión y la estructura, contenido y formato informático del padrón del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y de otros ficheros catastrales.

02/01/1998 RESOLUCIÓN de 22 de diciembre de 1997.Organismo Nacional de Loterías y Apuestas del Estado. Por la que se modifica el título IV de las normas que regulan los concursos de pronósticos de la apuesta deportiva.

14/10/1997 ORDEN de 6 de octubre de 1997. Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 190 para el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre Rendimientos del Trabajo, de actividades profesionales, de actividades agrícolas y ganaderas y sobre premios, así como los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores de dicho modelo por soportes directamente legibles por ordenador.

07/10/1997 ORDEN de 29 de septiembre de 1997. Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 126 de declaración-documento de ingreso y el modelo 196 del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y del Impuesto sobre Sociedades, rendimientos del capital mobiliario, intereses de cuentas bancarias (rendimientos explícitos), así como los diseños físicos y lógicos para su presentación en soporte directamente legible por ordenador.

02/08/1997DOCE RECOMENDACIÓN 97/489/CE, de 30 de julio de 1997.Comisión de las Comunidades Europeas.Relativa a las transacciones efectuadas mediante instrumentos electrónicos de pago, en particular, las relaciones entre emisores y titulares de tales instrumentos.

25/07/1997 RESOLUCIÓN de 21 de julio de 1997. Mº Presidencia. Subsecretaría. Por la que se dispone la publicación de la Resolución de 4 de julio de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director general de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del padrón municipal.

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16/07/1997 ORDEN de 11 de julio de 1997. Mº Presidencia. Sobre comunicaciones electrónicas entre las Administraciones Públicas referentes a la información de los Padrones Municipales.

19/06/1997 ORDEN de 10 de junio de 1997. Mº Justicia. Para la aplicación de la disposición adicional novena y otras normas complementarias del Reglamento del Registro Mercantil.

17/05/1997 ORDEN de 8 de mayo de 1997. Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 038 para la relación de operaciones realizadas por entidades inscritas en registros públicos y de escrituras o documentos relativos a las mismas autorizados por Notarios.

01/05/1997 ORDEN de 25 de abril de 1997. Mº Economía y Hacienda. Que modifica la de 15 de octubre de 1992, por la que se dictan normas de actuación de las entidades de depósito que prestan el Servicio de Caja en las Delegaciones y Administraciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. (Con el fin de favorecer y facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y en particular el pago resultante de las mismas, la Administración Tributaria incorpora medios de pago cuya utilización se encuentra generalizada en la sociedad española.

Así, será admisible el pago mediante tarjetas de crédito y débito ante las entidades que prestan el Servicio de Caja en las Delegaciones y Administraciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria) 22/04/1997 INSTRUCCIÓN de 25 de marzo de 1997.

Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la que se dictan normas en relación con las Entidades de Depósito que prestan el servicio de colaboración en la gestión recaudatoria.

14/04/1997 RESOLUCIÓN de 7 de abril de 1997. Secretaría de Estado para la Administración Pública. Por la que se dispone la publicación del Acuerdo del Consejo de Ministros de 4 de abril de 1997, para la progresiva implantación de un sistema intercomunicado de registros entre la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las entidades que integran la Administración Local. (Los convenios de colaboración entre administraciones establecerán el compromiso y los instrumentos que resulten precisos para asegurar la compatibilidad de los requisitos, parámetros y estándares con arreglo a los cuales se instalen, en su caso, los registros de las Administraciones intervinientes en soporte informático, garantizando la posibilidad de interconexión y transmisión de datos y documentos) 11/04/1997 RESOLUCIÓN de 9 de abril de 1997. Mº Presidencia. Subsecretaría. Por la que se dispone la publicación de la Resolución de 1 de abril de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión y revisión del Padrón Municipal.

07/04/1997 RESOLUCIÓN de 17 de marzo de 1997. Instituto Nacional de Empleo.

Por la que se establece el sistema de acceso a los ciudadanos a la información facilitada por dicho Instituto Nacional de Empleo a través de la red Internet.

19/02/1997 RESOLUCIÓN de 4 de febrero de 1997.

Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales.

Relativa al diseño de la relación recapitulativa mensual del procedimiento de ventas en ruta y adaptación del soporte magnético de documentos de acompañamiento expedidos.

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24/01/1997 ORDEN de 9 de enero de 1997. Mº Trabajo y Asuntos Sociales. Sobre gestión y funcionamiento del Registro de Prestaciones Sociales Públicas.

16/01/1997 REAL DECRETO 2612/1996 de 20 de diciembre. Mº Presidencia. Por el que se modifica el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales aprobado por Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio.

20/12/1996 RESOLUCIÓN de 29 de noviembre de 1996. Subsecretaría. Por la que se dictan instrucciones relativas a los accesos a las bases de datos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. (Introduce medidas de seguridad de tipo organizativo y establece el uso de la criptografía para las palabras de control que dan acceso al sistemas) 09/11/1996 INSTRUCCIÓN de 29 de octubre de 1996. Mº Justicia. D.G. de los Registros y del Notariado. Sobre medios técnicos en materia de comunicaciones entre Registradores y ordenación de sus Archivos.

31/07/1996 REAL DECRETO 1784/1996 de 19 de julio. Reglamento del Registro Mercantil. (En su artículo 385 contempla la posibilidad de comunicación telemática de datos de los Registros Mercantiles al Registro Mercantil Central mediante un sistema de claves que acrediten la autenticidad de las transmisiones) 30/07/1996 ORDEN de 24 de julio de 1996. Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba el modelo 347 de declaración anual de operaciones con terceras personas, así como las condiciones y los diseños físicos y lógicos para la sustitución de las hojas interiores por soportes directamente legibles por ordenador.

13/04/1996 CIRCULAR 5/1996 de 29 de marzo. Banco de España. A entidades miembros del Sistema Nacional de Compensación Electrónica, sobre normas sobre criptografía y seguridad para las transmisiones entre centros de proceso.

29/03/1996 ORDEN de 22 de marzo de 1996. Mº Economía y Hacienda. Por la que se dictan las normas de aplicación del sistema de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y desarrollado en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.

08/03/1996 ORDEN de 28 de febrero de 1996. Mº Justicia e Interior. Por la que se regula la utilización por parte de los armeros, de procedimientos informáticos para llevar los libros-registros y cumplimentar otras obligaciones documentales establecidas en el Reglamento de Armas. (Establece que los armeros adoptarán las medidas tendentes a garantizar la seguridad, tanto en el acceso a los datos como a su tratamiento, manipulación y salvaguarda) 29/02/1996 REAL DECRETO 263/1996 de 16 de febrero. Mº Administraciones Públicas. Regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.

08/02/1996 ORDEN de 1 de febrero de 1996. Mº Economía y Hacienda. Por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado.

(Regula la configuración informática del Sistema de Información Contable (SIC) de la Administración General del Estado)

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25/01/1996 ORDEN de 17 de enero de 1996. Mº Trabajo y Seguridad Social. Sobre control de accesos al sistema informático de la Seguridad Social. (Establece medidas de seguridad del sistema de información de la Seguridad Social) 27/12/1995 ORDEN de 22 de diciembre de 1995. Mº Economía y Hacienda. Por la que se regula el pago de devoluciones del IVA a no residentes. Admite la adopción de un sistema de intercambios de soportes siempre que se cumplan los requisitos de fiabilidad, seguridad y confidencialidad) 19/12/1995 REAL DECRETO 1998/1995 de 7 de diciembre. Mº Agricultura, Pesca y Alimentación. Por el que se dicta las normas para el control de la primera venta de los productos pesqueros.

(Contempla la implantación de bases de datos informatizadas que permitan el intercambio electrónico de datos mediante formatos y protocolos de comunicación normalizados) 12/09/1995 REAL DECRETO 1410/1995 de 4 de agosto. Mº Administraciones Públicas. Por el que se regulan los registros de actividades y de bienes y derechos patrimoniales de los Altos Cargos. (En su artículo 3 contempla la instalación de los registros en un sistema informático que garantice la inalterabilidad y permanencia de sus datos, el depósito de declaraciones y comunicaciones, así como la alta seguridad en el acceso y uso de los mismos) 07/08/1995 INSTRUCCIÓN 113/1995 de 27 de julio. BOE Mº Defensa. Secretaría de Estado de Administración Militar. Sobre constitución de un sistema de información personal. (Establece medidas de seguridad de carácter organizativo en relación con las bases de datos integradas en el sistema de información que se crea) 07/06/1995 RESOLUCIÓN de 23 de mayo de 1995. D. G. de la Tesorería General de la Seguridad Social. Por la que se desarrolla la Orden de 3 de abril de 1995, sobre uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas y trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social.

08/05/1995 REAL DECRETO 735/1995 de 5 de mayo. Mº Trabajo y Seguridad Social.

Por el que se regula las agencias de colocación sin fines lucrativos y los servicios integrados para el empleo. (Establece en su artículo 8 que la comunicación de los datos se efectuará a través de medios informáticos, si bien deja a un convenio de colaboración el establecimiento de las especificaciones que deban cumplirse) 26/04/1995 RESOLUCIÓN de 19 de abril de 1995. Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por la que se aprueba la utilización de programas informáticos para la confección de actas de la Inspección de los Tributos.

07/04/1995 ORDEN de 3 de abril de 1995. Mº Trabajo y Seguridad Social. Sobre uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social.

23/02/1995 RESOLUCIÓN de 9 de febrero de 1995. Mº Economía y Hacienda. Centro de Gestión Catastral y Cooperación Tributaria. Por la que se aprueba las nuevas formas de remisión y las estructuras, contenido y formato informático del fichero del Padrón del Impuesto sobre bienes inmuebles.

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07/10/1992 CIRCULAR 8/1992 de 15 de septiembre.

Agencia Estatal de Administración Tributaria. Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales. Sobre presentación de declaraciones sumarias por procedimientos informáticos. (Admite la presentación de declaraciones por sistemas de transmisión electrónica de datos mediante mensajes aduaneros estándar Edifact)

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Otras disposiciones 31/05/2005 ORDEN ITC/1542/2005, de 19 de mayo. Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Que aprueba el Plan Nacional de nombres de dominio de Internet bajo el código de país correspondiente a España (".es").

RECOMENDACIÓN Rec (2004) 11, de 30 de septiembre de 2004, a los Estados miembros. Comité de Ministros del Consejo de Europa. Sobre los aspectos legales, operativos y estándares técnicos para el voto electrónico.

19/03/2004 REAL DECRETO 421/2004, de 12 de marzo. Mº de Defensa. Por el que se regula el Centro Criptológico Nacional 12/07/2002 LEY 34/2002, de 11 de julio. Jefatura del Estado. De servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico. (Corrección de errores BOE 06.08.2002) COMUNICACIÓN COM(2002) 263 final. Comisión de las Comunidades Europeas. eEurope 2005: una sociedad de la información para todos 30/04/2002 DOCE REGLAMENTO (CE) Nº 733/2002, de 22 de abril. Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea. Relativo a la aplicación del dominio de primer nivel «.eu».

24/04/2002 DOCE DIRECTIVA 2002/22/CE , de 7 de marzo de 2002. Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea. Relativa al servicio universal y los derechos de los usuarios en relación con las redes y los servicios de comunicaciones electrónicas (Directiva servicio universal) 24/04/2002 DOCE DIRECTIVA 2002/21/CE, de 7 de marzo de 2002 Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea Relativa a un marco regulador común de las redes y los servicios de comunicaciones electrónicas (Directiva marco) 24/04/2002 DOCE DIRECTIVA 2002/20/CE, de 7 de marzo de 2002 Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea Relativa a la autorización de redes y servicios de comunicaciones electrónicas (Directiva autorización) 24/04/2002 DOCE DIRECTIVA 2002/19/CE, de 7 de marzo de 2002 Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea Relativa al acceso a las redes de comunicaciones electrónicas y recursos asociados, y a su interconexión (Directiva acceso) 24/04/2002 DOCE DECISIÓN nº 676/2002/CE., de 7 de marzo de 2002. Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea. Sobre un marco regulador de la política del espectro radioeléctrico en la Comunidad Europea (Decisión espectro radioeléctrico) 27/02/2002 ORDEN PRE/390/2002, de 22 de febrero. Mº Presidencia. Por la que se implanta un sistema para la obtención de datos de retribuciones de los efectivos al servicio del sector público estatal. (Corrección de errores BOE 18.04.2002) 21/02/2002. DOCE DICTAMEN (2002/C 48/07) del Comité Económico y Social sobre la COMUNICACIÓN de la Comisión al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social y al Comité de las Regiones – "Seguridad de las redes y de la información: Propuesta para un enfoque político europeo"

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16/02/2002 DOCE RESOLUCIÓN 2002/C 43/02, de 28 de enero de 2002. Consejo de la Unión Europea . Relativa a un enfoque común y a acciones específicas en materia de seguridad de las redes y de la información 22/06/2001 DOCE DIRECTIVA 2001/29/CE, de 22 de mayo. Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea. Relativa a la armonización de determinados aspectos de los derechos de autor y derechos afines a los derechos de autor en la sociedad de la información. (Corrección de errores DOCE 10.01.2002) 06/06/2001 COMUNICACIÓN de la Comisión al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social y al Comité de las Regiones. COM(2001) 298 FINAL Seguridad de las redes y de la información: Propuesta para un enfoque político europeo. (Dictamen del Comité Económico y Social DOCE 21/02/2002) 31/05/2001 DOCE REGLAMENTO (CE) Nº 1049/2001, de 30 de mayo de 2001.

Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea. Relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión. (Propuesta de Reglamento DOCE 08.08.2001 / Propuesta modificada de Reglamento DOCE 28.08.2001) 18/01/2001 DECISIÓN 2001/48/CE de 22 de diciembre de 2000 Consejo de la Unión Europea. Por la que se adopta un programa plurianual comunitario de estímulo al desarrollo y el uso de contenidos digitales europeos en las redes mundiales y de fomento de la diversidad lingüística en la sociedad de la información. (Propuesta de Decisión modificada DOCE 17/08/2001) 30/12/2000 COMUNICACIÓN de la Comisión de las Comunidades Europeas al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social y al Comité de las Regiones. COM (2000) 890 final. Creación de una sociedad de la información más segura mediante la mejora de la seguridad de las infraestructuras de información y la lucha contra los delitos informáticos. (eEurope 2002) (Recomendación del Parlamento Europeo DOCE 21.03.2002) 29/12/2000 DOCE RESOLUCIÓN del Parlamento Europeo sobre la Comunicación de la Comisión sobre eEuropa. Una sociedad de la información para todos: iniciativa de la Comisión para el Consejo Europeo extraordinario de Lisboa los días 23 y 24 de marzo de 2000 (COM(1999) 687 - C5-0063/2000 - 2000/2034(COS)).

16/12/2000 RESOLUCIÓN de 13 de septiembre de 2000. Mº Trabajo y Asuntos Sociales. Subsecretaría. Por la que se aprueba la Carta de Servicios del Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) de la Tesorería General de la Seguridad Social.

16/12/2000 RESOLUCIÓN de 13 de septiembre de 2000. Mº Trabajo y Asuntos Sociales. Subsecretaría. Por la que se aprueba la Carta de Servicios correspondiente a Inscripción y Afiliación de la Tesorería General de la Seguridad Social.

08/11/2000 Jefatura del Estado. INSTRUMENTO de ratificación del Acuerdo sobre la aplicación provisional entre determinados Estados miembros de la Unión Europea del Convenio establecido sobre la base del artículo K.3 del Tratado de la Unión Europea, relativo a la utilización de la tecnología de la información a efectos aduaneros, hecho en Bruselas el 26 de julio de 1995.

24/10/2000 DOCE DECISIÓN 2000/641/JAI, de 17 de octubre de 2000. Consejo de la Unión Europea. Por la que se crea una Secretaría para las Autoridades comunes de

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control de protección de datos establecidas por el Convenio por el que se crea una Oficina Europea de Policía (Convenio Europol), el convenio relativo a la utilización de la tecnología de la información a efectos aduaneros y el Convenio de aplicación del Acuerdo de Schengen relativo a la supresión gradual de los controles en las fronteras comunes (Convenio de Schengen).

30/06/2000 DOCE DECISIÓN 2000/402/PESC, de 22 de junio de 2000. Consejo de la Unión Europea. Por la que se deroga la Decisión 94/942/PESC relativa a la Acción común referente al control de las exportaciones de productos de doble uso.

30/06/2000 DOCE REGLAMENTO (CE) Nº 1334/2000, de 22 de junio de 2000.

Consejo de la Unión Europea. Por el que se establece un régimen comunitario de control de las exportaciones de productos y tecnología de doble uso. (Corrección de errores DOCE 15-07-2000). (Modificado por el Reglamento (CE) nº 2889/2000 (DOCE 30.12.2000, por el Reglamento (CE) nº 458/2001 (DOCE 07.03.2001), por el Reglamento (CE) nº 2432/2001 DOCE 20.12.2001.) y por el Reglamento (CE) nº 880/2002 DOCE 29.05.2002.

30/03/2000 ORDEN de 21 de marzo de 2000 Mº de Fomento. Por la que se regula el sistema de asignación de nombres de dominio de Internet bajo el código de país correspondiente a España (.es) 08/03/2000 RESOLUCIÓN de 10 de febrero de 2000. Secretaría General de Comunicaciones. Por la que se asigna al ente público de la Red Técnica Española de Televisión como autoridad competente para la gestión del Registro de los nombres de dominio de Internet bajo el código de país correspondiente a España 12/01/2000 DOCE RESOLUCIÓN 2000/C 8/01, de 17 de diciembre de 1999. Consejo de la Unión Europea. Sobre el empleo y la dimensión social de la sociedad de la información.

27/07/1999 REAL DECRETO 1289/1999, de 23 de julio. Mº Industria y Energía. Por el que se crea la Comisión Interministerial de la Sociedad de la Información y de las Nuevas Tecnologías en España.

31/12/1998 LEY 50/1998, de 30 de diciembre. Jefatura del Estado. De Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. Título V Capítulo III Acción administrativa en materia de comunicaciones.

26/09/1998 ORDEN de 22 de septiembre de 1998. Mº Fomento. Por la que se establecen el régimen aplicable a las autorizaciones generales para servicios y redes de telecomunicaciones y las condiciones que deben cumplirse por sus titulares.

26/09/1998 ORDEN de 22 de septiembre de 1998. Mº Fomento. Por la que se establecen el régimen aplicable a las licencias individuales para servicios y redes de telecomunicaciones y las condiciones que deben cumplirse por sus titulares 21/07/1998 DOCE DIRECTIVA 98/34/CE, de 22 de junio de 1998. Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea. Por la que se establece un procedimiento de información en materia de las normas y reglamentaciones técnicas. (Modificada por la Directiva 98/48/CE DOCE 05.05.1998 25/04/1998 LEY 11/1998 de 24 de abril. Jefatura del Estado. Ley General de Telecomunicaciones.

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08/04/1998 REAL DECRETO 491/1998 de 27 de marzo. Mº Presidencia. Por el que se aprueba el Reglamento del Comercio Exterior de Material de Defensa y de Doble Uso. 07/07/1997 DOCE DICTAMEN 97/C 206/03. Comité Económico y Social. Sobre el "Libro Verde - Vivir y trabajar en la sociedad de la información: prioridad para las personas".

15/02/1996 REAL DECRETO 190/1996 de 9 de febrero. Reglamento Penitenciario.

(Dedica el capítulo III a la protección de los datos de carácter personal de los ficheros penitenciarios, reproduciendo en su artículo 6 la obligatoriedad de adoptar medidas de seguridad técnicas y organizativas, en concordancia con lo establecido en el artículo 9 de la LORTAD) DOCE RECOMENDACIÓN (95)13, de 11 de septiembre de 1995. Consejo de la Unión Europea. En relación a cuestiones de la Ley de procedimiento criminal relacionadas con las tecnologías de la información.

14/12/1993 REAL DECRETO 1942/1993, de 5 de noviembre. Mº Industria y Energía.

Por el que se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios.

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Normativa sobre evaluación y certificación de la seguridad de los sistemas de información 25/09/2007 ORDEN PRE/2740/2007, de 19 de septiembre. Mº Presidencia. Por la que se aprueba el Reglamento de Evaluación y Certificación de la Seguridad de las Tecnologías de la Información 16/11/2000 DOCE DECISIÓN C(2000) 3179 - 2000/709/CE, de 6 de noviembre de 2000. Comisión de las Comunidades Europeas. Relativa a los criterios mínimos que deben tener en cuenta los Estados miembros para designar organismos de conformidad con el apartado 4 del artículo 3 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica 26/04/1995 DOCE RECOMENDACIÓN 95/144/CE, de 7 de abril de 1995. Consejo de la Unión Europea. Relativa a los criterios comunes de evaluación de la seguridad en las tecnologías de la información 08/05/1992 DOCE DECISIÓN 92/242/CEE, de 31 de marzo de 1992. Consejo de las Comunidades Europeas. Relativa a la seguridad de los sistemas de información.

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Junta de Andalucía DECRETO 260/1988, de 2 de agosto, por el que se desarrollan atribuciones para la racionalización administrativa de la Junta de Andalucía. ( BOJA nº 73 de 17 de Septiembre de 1988) Decreto 104/1992, de 9 de junio, sobre coordinación de la elaboración y desarrollo de la Política Informática de la Junta de Andalucía. ( BOJA nº 72 de 28 de Julio de 1992) Orden de 23 de diciembre de 1992, por la que se acuerda la implantación de un sistema integrado de gestión presupuestaria, contable y financiera de la Administración de la Junta de Andalucía.

Decreto 72/2003 de Medidas de Impulso de la Sociedad del Conocimiento en Andalucía.

Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet). ( BOJA nº 134 de 15 de Julio de 2003) Orden de 9 de noviembre de 1992, por la que se regula el régimen de contrataciones de bienes y servicios informáticos y creación de la Comisión de Contratación de Bienes y Servicios Informáticos Orden de 9 de julio de 1997, Modificación de la Orden de 9 de noviembre de 1992, por la que se regula el régimen de contrataciones de bienes y servicios informáticos y creación de la Comisión de Contratación de Bienes y Servicios Informáticos (BOJA núm. 89 de 2 de agosto de 1997) Orden de 7 de mayo de 2003, por la que se establecen las condiciones para el uso del Correo Electrónico del Ciudadano en el Portal andaluciajunta.es, y se crea el correspondiente fichero automatizado de carácter personal (BOJA núm. 87 de 9 de mayo de 2003) Decreto 166/2001, de 10 de Julio, sobre coordinación de políticas de desarrollo de la Sociedad de la Información.

Orden de 16 de enero de 2004, por la que se establecen las bases reguladoras para la concesión de becas de formación para la promoción de proyectos final de carrera en el ámbito de tecnologías Java Orientadas a Servicios de Internet, el Programa de Perfeccionamiento en técnicas avanzadas Web-Java para personal funcionario de sistemas de información de la Junta de Andalucía y se efectúa su convocatoria para 2004 (BOJA núm. 16 de 26 de enero de 2004) Orden de 19 de julio de 2004, por la que se regula la aplicación informática para el control de horario y para la gestión del procedimiento en materia de vacaciones, permisos y licencias del personal funcionario al servicio de la Administración de Justicia, mediante el uso de medios telemáticos (BOJA núm. 147 de 28 de julio de 2004) Resolución de 27 de septiembre de 2004, de la Secretaría General para la Administración Pública, por la que se establece el manual de comportamiento de los empleados públicos en el uso de los sistemas informáticos y redes de comunicaciones de la Administración de la Junta de Andalucía (BOJA núm. 200 de 13 de octubre de 2004)

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Orden de 21 de febrero de 2005, sobre disponibilidad pública de los programas informáticos de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus Organismos Autónomos (BOJA núm. 49 de 10 de marzo de 2005) Ley 8/2005, de 9 de mayo, del Comité Andaluz para la Sociedad del Conocimiento (BOJA núm. 97 de 20 de mayo de 2005) Orden de 10 de junio de 2005, por la que se regula el Registro Telemático Tributario dependiente de la Consejería de Economía y Hacienda y las notificaciones, certificados y transmisiones telemáticos en el ámbito de la Administración Tributaria de la Junta de Andalucía.

Orden de 10 de junio de 2005, por la que se regula el procedimiento general para el pago y presentación telemática de declaraciones y autoliquidaciones de tributos y de otros ingresos gestionados por la Administración de la Junta de Andalucía, así como el régimen de las actuaciones en representación de terceros realizadas por medios telemáticos.

Orden de 24 de noviembre de 2005, por la que se establecen determinados procedimientos administrativos de la Consejería de Justicia y Administración Pública que podrán iniciarse por medios telemáticos (BOJA núm. 241 de 13 de diciembre de 2005) Orden de 11 de octubre de 2006, por la que se establece la utilización de medios electrónicos para la expedición de copias autenticadas (BOJA núm. 209 de 27 de octubre de 2006) Orden de 11 de octubre de 2006, por la que se regula el empleo del sistema port@firma, para la firma electrónica reconocida de documentos en soporte electrónico (BOJA núm. 209 de 27 de octubre de 2006) Orden de 19 de abril de 2006, de desarrollo del Decreto 104/1992, de 9 de junio, sobre coordinación de la elaboración y desarrollo de la política informática de la Junta de Andalucía (BOJA núm. 97 de 23 de mayo de 2006) Resolución de 3 de agosto de 2006, de la Subsecretaría, por la que se da publicidad al Acuerdo de encomienda de gestión del Ministerio de Justicia a la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, para la prestación de servicios de certificación de firma electrónica y otros servicios relativos a la administración electrónica (BOJA núm. 192 de 12 de agosto de 2006) Resolución de 15 de noviembre de 2006, de la Secretaría de Estado de Justicia, por la que se publica el Convenio de colaboración entre el Ministerio de Justicia, la Fiscalía General del Estado y la Consejería de Justicia y Administración Pública de la Junta de Andalucía, para la cesión de los derechos de uso de los programas de aplicación de gestión procesal de las fiscalías a favor de la Junta de Andalucía (BOE núm. 303 de 20 de diciembre de 2006) Orden de 27 de diciembre de 2006, por la que se regula la utilización de medios electrónicos a aplicativos de gestión en la Consejería de Justicia y Administración Pública (BOJA núm. 31 de 12 de febrero de 2007) ORDEN de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejerías de Justicia y Administración Pública y de Cultura, por la que se regula la implantación y uso del

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Los Sistemas de Información en las AAPP. Situación actual y perspectivas. _____________________________________________________________________________________________

Sistema de Información para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía (proyecto @rchivA Andalucía).

Orden de 23 de marzo de 2007, por la que se regula la remisión por los notarios a la Administración Tributaria de la Junta de Andalucía, de la copia simple electrónica de las escrituras y demás documentos públicos, a efectos de los impuestos sobre Sucesiones y Donaciones y sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.

Orden de 31 de julio de 2007, por la que se regula la firma electrónica de los documentos contables, su remisión en soporte electrónico a las Tesorerías y la ejecución de los pagos por este medio.

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