5. CONTROLES DEL SISTEMA
Durante el proceso de entrada de datos pueden ocurrir errores que tienen que ser detectados y corregidos antes de guardar los datos o procesarlos. Es mucho más difícil corregirlos datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo. Para realizar esto existen tres categorías principales de métodos: verificación de la transacción, la verificación de los datos de la transacción y el cambio de ellos.
Verificación de la transacción
Cuando se trabaja por lotes, puede ocurrir que las transacciones se acumulen y no se procesen justo en el momento en que se ejecutan, esto trae como consecuencia un alto riesgo de que alguna de ellas no se procese correctamente o que sea olvidada. Un método de control de lotes es asignar una cantidad limitada de lotes, las transacciones se van acumulando por ejemplo en grupos de 50 registros. Cada uno de estos grupos forma un lote, los lotes indudablemente se van a acumular y es posible que el analista especifique un número de serie para cada lote de manera de identificarlos con facilidad para que ninguno de ellos pase por alto y no sea procesado.
Verificación de los datos de la transacción
Las transacciones validas pueden contener datos inválidos, entonces los analistas deben establecer métodos de validación de datos cuando se desarrollan los procedimientos de entrada. Pruebas de existencia: Estas pruebas examinan los campos que son necesarios que contengan datos, para que no sean dejados en blanco o vacíos. Pruebas de límites y rangos: Validan el mínimo y el máximo de caracteres aceptables para un dato. Pruebas de combinación: Cuando un solo dato afecta a los demás, por ejemplo al introducir una categoría no se puede colocar en los otros campos datos que no tengan que ver con esa categoría, por ello se valida si todos esos campos tienen relación. Procesamiento duplicado: Es procesar lo mismo varias veces y comparar los resultados obtenidos para conocer la veracidad de los mismos.