14
REI en Gestión Portuaria
Firma Invitada
JOSÉ MUÑOZ BARÓN Perteneciente al Cuerpo Técnico de Hacienda de la Unidad Regional de Inspección de Aduanas e IIEE de Valencia. España
Etapas en la obtención del estatus de operador económico autorizado (OEA) RESUMEN
El tema elegido para este artículo hace referencia a los pasos para la obtención del OEA. La pretensión de este texto es hacer un escueto repaso a las distintas etapas que debe seguir una empresa si toma la decisión de obtener el estatus de OEA. No es un muy extenso por las limitaciones propias de este tipo de artículo, aunque sí que pretende reflejar desde mi experiencia en las auditorias que llevo realizando tanto a grandes empresas de 6.500 empleados como a pequeñas empresas de 4 empleados los distintos pasos que deben dar para culminar con éxito el objetivo de ser OEA. Lógicamente tengo que admitir que siempre estará influido por mi condición de funcionario de Aduanas de España y que diariamente aplica la normativa comunitaria, aunque intentaré que no se note demasiado. PALABRAS CLAVE
Voluntad, Autoevaluación, Procedimientos, Socios, Ventajas, Control constante.
REI en Gestión Portuaria
Firma invitada. Etapas en la obtención del estatus de operador económico autorizado (OEA) DECISIÓN DE TODA LA EMPRESA Lo primero y más importante antes de embarcarse en la tarea de obtener el estatus de OEA, es decidir si toda la empresa como una unidad está convencida que ese es su camino para el futuro, debe ser toda la empresa, tener voluntad única, desde el gerente al último empleado, los que tienen que remar en el mismo sentido y tengan como objetivo último la obtención del OEA; caso contrario se tienen muchas probabilidades de fracasar. Hay que mencionar que una vez la empresa ya es OEA, todos sus empleados pasan a ser más importantes de lo que lo eran hasta ese momento, ya que un fallo clamoroso de cualquiera de ellos puede llevar a que se le retire el estatus a la empresa con la consiguiente pérdida de sus ventajas obtenidas por tal condición. El operador para la obtención del OEA, va a poder decidir apoyarse en una empresa auditora que les ayudará a la hora de llevar a cabo las necesarias adaptaciones y procedimientos, o llevarlo a cabo por sí misma. En el caso de que sea la propia empresa la que se embarque en la realización de los necesarios procedimientos y adaptaciones, la persona encargada debe de disponer de dos cosas imprescindibles para el éxito de la misión, TIEMPO y AUTORIDAD. • Tiempo para poder realizar todos los procedimientos y ajustes y • Autoridad para exigir a todas las secciones de la empresa los datos, requisitos y exigencias que requiere la figura del OEA. LEER TODO LO RELACIONADO CON EL OEA (BIBLIOGRAFIA) El segundo paso es conocerlo en profundidad. Existen varias fuentes donde uno se puede informar sobre la mencionada figura: 1. El libro Operador Económico Autorizado de la Editorial Taric referido al OEA coordinado por Antonio de la Ossa con ejemplos de empresas que ya están certificadas. 2. La página Web de la Agencia Tributaria, dentro del apartado de Aduanas e Impuestos especiales el
subapartado referido al OEA. www.agenciatributaria.es 3. La página Web de la Comisaría de Aduanas y Fiscalidad Indirecta de la Comisión Europea dentro del apartado aduanas, sub-apartado de cuestiones de política general y dentro de él Aduana y seguridad, en un punto del mismo está el OEA. Tiene la ventaja de que se puede hacer un curso de e-learning referido a la figura del OEA: http://ec.europa.eu/taxation_customs/index_fr.htm 4. El libro “Las Áreas Exentas y el Operador Económico Autorizado” de José Muñoz Barón (Ateia-OLT Valencia) así como su página Web con su bibliografía y enlaces de interés. https://sites.google.com/site/areasexentasoea/ 5. Página Web de Carlos Aparicio de El Salvador, que se centra de una forma muy acertada en la figura para Iberoamérica: http://operadoreconomico.jimdo.com/ AUTOEVALUACION POR PARTE DE LA EMPRESA A LA VEZ QUE SE CUMPLIMENTA EL CUESTIONARIO Dentro de la tercera etapa, la primera decisión sobre todo en la Unión Europea es saber el tipo de OEA a solicitar, (seguridad, aduanas o completo) ya que si se pide solo aduanas no va a ser válido fuera de la Unión Europea. Antes de solicitar la figura oficialmente, hay que estudiar a fondo la solicitud, los requisitos, cumplimentar el cuestionario y desarrollar los procedimientos. En todo caso siempre autoevaluándonos para comprobar si cumplimos los requisitos y qué modificaciones debemos poner en práctica para satisfacer los mismos. Lo primero es cumplimentar el cuestionario. En España lo podemos descargar: 1. Pagina Web de la AEAT (www.agenciatributaria.es) 1.1. Portal Aduanas e II.EE. 1.1.1. Operador Económico Autorizado 1.1.1.1.1. Nuevo cuestionario 2011 El cuestionario se divide en distintas partes en función de los requisitos que exige la legislación (Datos de la empresa, Seguridad, Procedimientos, Informática, Solvencia Financiera, etc.). A lo largo del cuestionario
15
16
REI en Gestión Portuaria
Firma invitada. José Muñoz Barón
vamos a ir contestando a todas y cada una de las preguntas que nos atañen y que nos ayudará a comprobar si cumplimos con los requisitos necesarios para la obtención del OEA. NO hay que contestar a todas las preguntas ya que está dirigido a todo tipo de empresas por lo que habrá de contestar solo las que hagan referencia a la actividad que desarrollemos. Las ISO que pueda tener la empresa nos ayudarán a comprobar si cumplimos los requisitos y al mismo tiempo a ir autoevaluándose para determinar las correcciones que debe realizar la propia empresa. También nos ayudará a elaborar los procedimientos. Por eso es tan importante la autoevaluación previa para descubrir los fallos y corregirlos. Una de las exigencias con la que nos encontraremos a la hora de cumplimentar el cuestionario son los procedimientos que nos ayudaran a asegurarnos un control eficaz de la parte de la cadena logística que le corresponda a mi empresa, es más mi objetivo es ese: asegurar mis eslabones. A partir de ahí me atrevo a establecer una nueva definición de OEA, creo que hay ya como cien distintas, en fin ahí va la ciento una: “Operador económico capaz de demostrar ante la administración aduanera que sus eslabones dentro de la cadena de logística internacional son seguros”.
PUESTA EN MARCHA DE LOS PROCEDIMIENTOS Y CORRECCIÓN DE ERRORES Además de los distintos datos que el cuestionario pide de la empresa (Socios, Volumen de actividad, Importaciones, etc.) nos pide en multitud de preguntas del mismo, procedimientos de los que debe disponer la empresa. Se pueden dar dos escenarios distintos, que los tenga pero que necesiten modificarse y adaptarse o que no disponga de ellos y entonces los tiene que poner en marcha. Son numerosos los mencionados en el cuestionario, teniendo en cuenta que si no se solicita seguridad los referidos a ella, se deberán obviar. El operador debe demostrar que es capaz de cumplir las exigencias del OEA mediante la aplicación de los procedimientos, que están interrelacionados entre sí y que a través de ellos controla que todo funcione de manera adecuada. No son válidos aquellos que de tan completos y complejos, es casi seguro que no se van a llevar a cabo por el trabajo que supondrían. Tienen que desarrollar y explicar la realidad de lo que hace el operador. Todas las empresas tienen su forma de trabajar procedimentada, aunque la mayoría, sobre todo las pequeñas y medianas, no lo tengan reflejado por escrito. Uno de los objetivos que se persigue con
REI en Gestión Portuaria
Firma invitada. Etapas en la obtención del estatus de operador económico autorizado (OEA) estos procedimientos es que ese método de trabajo que de manera a veces inconsciente, diariamente se lleva a cabo, quede reflejado por escrito, que cumpla con lo exigido para la obtención del OEA y que la empresa se comprometa a seguir aplicándolos cuando sea OEA. A veces no basta con tener un procedimiento, éste debe de ser apropiado a los fines que se pretendan. Vamos a ver algunas de las características que deberían tener todos los procedimientos. Es una relación orientativa y para nada exclusivista y completa, se podría decir que son todos los que están aunque no están todos los que son. Cada empresa debe decidir cuáles puede llevar a cabo. Durante la auditoría se valorará si lo realizado por la empresa es suficiente para cumplir las exigencias. Las características orientativas comunes a todos los procedimientos serían: 1. Que estén documentados en papel o electrónicamente. 2. Que tengan establecido un responsable y un substituto. 3. Que estén implementados, que sean auditables y que se pueda comprobar su aplicación. 4. Que se utilicen los mismos en todas las delegaciones si las hay. 5. Que estén en constante revisión: a) Mejorables. b) Actualizados. c) Que se modifiquen por las irregularidades e incidencias que se produzcan. Previsto tomar medidas para que no se repitan las mismas. d) Que se especifiquen las razones de las modificaciones, con histórico de ellas 6. Que su aplicación no entorpezca el funcionamiento normal de la empresa. 7. Que se observe una mejoría por su aplicación. 8. Que tengan previsto modelos de comunicaciones con la Aduana, y con los Operadores de cualquier incidencia importante o consulta a realizar. 9. Que cumpla con lo exigido por la pregunta del cuestionario del OEA en la que aparece el procedimiento. Los demás procedimientos deberán tener sus especificaciones concretas y referidas al tema que ampare cada uno y que se añadirían a las anteriores mencionadas. Así pues, como he comentado, hay numerosos procedimientos tanto referidos a Seguridad, Informáticos como a Aduanas y a otros temas, relacionemos algunos:
Portada del libro“El operador económico autorizado. Las áreas exentas”. de José Muñoz Barón
• procedimiento de comunicación con los representantes aduaneros • procedimiento de funcionamiento del archivo documental • procedimiento de formación • procedimiento cumplimentación de declaraciones • procedimiento contratación del personal de la empresa • procedimiento de clasificación arancelaría • procedimiento de origen importación y exportación • procedimiento de valor en aduana y base de IVA etc. Destacamos dos muy importantes: 1. El de Incidencias e irregularidades nos ayudará a conocer aquello que se salga del normal devenir de la empresa (Sanciones, Documentos falsos o inexactos, Incidencias de seguridad, Informáticas, etc.) y nos dará pistas de las soluciones a adoptar para no repetirlas que es su principal objetivo, dicho de otro modo, mediante este procedimiento no solo se van a reflejar y dejar constancia de las incidencias e irregularidades que tengan que ver con el operador, sino que se van a establecer, y esto es lo más importante, las medidas que va adoptar la empresa para que no se repitan. 2. El de socios comerciales porque los socios comerciales seguros (clientes y proveedores) nos llevan a un comercio seguro. O lo que es lo mismo qué medidas se compromete a adoptar la empresa para asegurarse socios comerciales fiables. La empresa debe espe-
17
18
REI en Gestión Portuaria
Firma invitada. José Muñoz Barón cificar qué hace para cumplir con el objetivo de tener socios comerciales seguros que le aseguren la fiabilidad de sus eslabones de la cadena. Hay que tener en cuenta que un OEA es un socio de la administración aduanera en la represión del fraude aduanero. Además de los procedimientos y como ayuda a la correcta cumplimentación de las declaraciones aduaneras, se pueden llevar a cabo por parte del operador antes de enviar el documento a la Aduana verificaciones (Checking-list) que nos ayudarán a no cometer fallos. Como ejemplo podemos ver las referidas a Valor en Aduana, antes de enviar el documento a la Aduana, comprobaríamos: 1. Valor de factura coincide con el del documento a enviar a la Aduana 2. Si el Incoterm es correcto. 3. Si la Divisa empleada es la de la factura. 4. Si los descuentos sobre el Valor en Aduana son correctos. 5. Si hay que sumar Flete y Seguro comprobar que son correctos y divisa. 6. Cualquier otra adición o substracción. De la misma forma se pueden emplear para otros procedimientos aduaneros o referidos a otras materias. Pueden ser modificados y adaptados a las necesidades, siempre con el objetivo de evitar errores en los documentos que se envíen a la Aduana. Todos los Checking-List pueden estar especificados en función del coste que se pueda asumir por la empresa en: • el propio programa informático (Modificándolo con el consiguiente coste) • en la carpetilla del expediente o en folio aparte. (Mucho más económico) ENVÍO DE LA SOLICITUD CON TODOS LOS ANEXOS Una vez tengamos los procedimientos puestos en práctica y comprobado su correcto funcionamiento, el cuestionario acabado, y todos los documentos requeridos (escritura, certificado de penales, etc.) ya estaremos en condiciones de enviar la solicitud al Departamento de Aduanas de Madrid, si fuera en España. ESPERAR LA AUDITORIA DE LA ADUANA Una vez admitida la solicitud la empresa esperará la visita de la Aduana que auditará y comprobará: 1. El historial de cumplimiento (Sanciones, Contrabando, Marcas, etc.) 2. Sistema de gestión y organización administrativa adecuada (Procedimientos de aduanas e informáticos)
Edificio de la Aduana de Valencia. 3. Solvencia financiera de la empresa en los tres últimos años 4. Seguridad (Solo si solicita OEAS protección y seguridad o OEAF protección y seguridad / simplificaciones aduaneras) CONCESIÓN, DESISTIMIENTO O RECHAZO DE LA SOLICITUD Una vez pasada la auditoria, el resultado será conceder la figura, rechazarla o desistir por parte del solicitante. VENTAJAS Y CONSTANTE REVISIÓN Y MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS Los procedimientos inamovibles no son útiles a los fines que se pretenden con la figura del OEA. Como he comentado debe estar previsto en los mismos su mejora a fin de no cometer errores y asegurarnos los controles efectivos sobre la seguridad, la mercancía, los documentos y las declaraciones aduaneras, para eso tendrá que tener previsto un Procedimiento de control interno que les ayude a seguir cumpliendo con los requisitos OEA. Todas estas exigencias que hemos visto se ven recompensadas con las ventajas que se obtienen por el estatus OEA. El binomio es CONFIANZA-VENTAJAS, la administración confía en el operador, ha hecho un esfuerzo económico y de recursos para cumplir los requisitos OEA, la administración como recompensa le da ventajas substanciales que le supondrán entre otras cosas un ahorro financiero, aunque eso sería objeto de otro artículo.