Medición y control

Medición y Control de las Actividades de un proyecto Reducción del Tiempo en un Proyecto

La reducción de la duración del proyecto consiste en reducir el tiempo de las actividades con su consecuente incremento en el costo directo. Se convierte en un problema de negociación ya que debe decidirse si asumir el costo.

El análisis de tiempo-costo se enfoca a las actividades de la ruta crítica y se lleva a cabo cuando se presenta alguna de las siguientes razones:

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Imposición del tiempo del proyecto Demoras imprevistas del proyecto Reasignación de equipo y/o personas a un nuevo proyecto

Para hacer la reducción del tiempo debe hacerse la identificación del costo de reducir el tiempo comparándolo con los beneficios de hacerlo ya sea antes de iniciar o durante el desarrollo del proyecto La reducción del tiempo se realiza tomando en cuenta los costos del proyecto donde el costo total del proyecto es la suma de los costos directos e indirectos:

Costos indirectos        

Permanecen durante la vida del proyecto y se reducen con la reducción del tiempo del proyecto Representan costos de overhead como: Supervisión Administración Consultoría No pueden ser asociados con un paquete de trabajo específico Varían directamente con el tiempo Significan un ahorro real cuando representan un porcentaje significativo del proyecto

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Costos directos  

Se incrementan con la reducción del tiempo del proyecto ya que se tienen que realizar acciones para lograr la reducción, con su consecuente costo.

Presentan las siguientes características: o Representan mano de obra, materiales, equipo y en ocasiones, subcontrataciones o Se asignan directamente a un paquete de trabajo o Se asumen como costos normales, de bajo costo con métodos eficientes y en un tiempo normal o El proceso de reducción consiste en seleccionar las actividades críticas que generan el menor costo al reducirlas

Métodos de reducción

Como primera acción, se enfocan a las actividades de la ruta crítica ya que son las actividades que verdaderamente reducen el tiempo.

Si se realizan acciones a actividades con holgura, en realidad solo se está aplicando un costo a la tarea.

Las alternativas para reducir el tiempo de una tarea pueden ser:

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Reducir la calidad (La calidad no es cuestionable, no debe reducirse) Subcontratar la actividad Asignar equipo y mano de obra adicional a las actividades Reducir el alcance del proyecto

La relación entre la mano de obra y el avance es no lineal, es curvilínea y existe un momento en el que agregar elementos reduce el avance, por ejemplo, el agregar personal extra tiene un efecto negativo inmediato en el avance debido a las actividades de inicio, entrenamiento y comunicación.

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Para reducir el tiempo de un grupo de actividades se realiza lo siguiente:

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Calcular los costos directos totales para actividades seleccionadas Calcular los costos indirectos totales para las actividades seleccionadas Sumar los costos directos e indirectos de las actividades seleccionadas

La selección de las actividades a las que se les reducirá el tiempo se hace con las siguientes bases: Actividades de la ruta crítica que al reducirse incrementan el menor costo por unidad de tiempo

Es decir, además de que las actividades que deben ser reducidas son las de la ruta crítica, estas deben reducirse de acuerdo al mayor beneficio y al menor costo.

Para cada actividad deben estimarse varios tiempos:

Normal que es el tiempo para realizar la actividad en forma realista, al menor costo y con métodos eficientes

Crash el menor tiempo para realizar la actividad en forma realista

A estos tiempos se asocian sus costos considerando que fueron estimados por los participantes con mayor experiencia en la realización de la tarea

Para realizar el cálculo se consideran los siguientes supuestos:

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La relación costo/tiempo es lineal El tiempo normal asume que todo se realiza a bajo costo y métodos eficientes

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El tiempo reducido -Crash- representa el mayor tiempo de reducción posible Puede ocurrir cualquier aceleración entre los tiempos normal y reducido – Crash-

Con los supuestos anteriores, se calcula el costo de la reducción de tiempo que es llamado pendiente –slop-

Pendiente de costo = Costo Crash –

Costo Normal

Tiempo Normal – Tiempo Crash

Lo cual significa que si se tuvieran como datos:

Pendiente = $150 - $50 = 100 = $25 6–2

4

Como resultado se obtiene que la actividad puede reducirse hasta 2 períodos, sean días, semanas o meses y que por cada vez que se reduzca un período, se incrementará el costo de la actividad en $25

De acuerdo a estos resultados, pueden seleccionarse una a una las actividades a las que se les reducirá el tiempo hasta que llegue el momento en que reducir un período mas al proyecto incrementaría el costo en lugar de reducirlo.

Este incremento se debe a que los costos indirectos se reducen con el tiempo, es decir, por cada período que se reduzca, el costo se reduce. Por ejemplo, si cada mes se deben de pagar servicios y operación de la oficina, cada mes que se elimine al proyecto reduce los costos.

Esto puede observarse en la siguiente tabla:

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La reducción de los costos directos se debe a la selección de actividades a las que se les puede reducir el tiempo pero incrementan el costo, por ejemplo, el reducir la duración de 25 a 24 períodos, implica que se redujo el tiempo a una actividad cuyo costo por período es de $20.

Como puede observarse, al reducir el tiempo del proyecto llega un momento en que sus costos totales son más altos en el período anterior. En este momento es conveniente suspender la reducción por lo que en este caso ejemplo la mínima duración conveniente del proyecto es 22 períodos.

Opciones para reducir el tiempo del proyecto Existen otras opciones para reducir el tiempo del proyecto cuando no están restringidos los recursos:

Agregar recursos El método más común para reducir el tiempo del proyecto es asignar personal y equipo adicional a las actividades, sin embargo, esto tiene límites ya que la relación entre el tamaño del equipo y el avance no es lineal.

Esto sería aplicable solamente cuando las tareas pueden ser divididas de tal manera que se requiera una mínima comunicación entre los participantes.

Asignar especialistas El tener un equipo profesional asignado al proyecto tiene como objetivo que las personas dediquen toda su atención al proyecto sin tener que dividir su tiempo en Medición y Control de las Actividades de un proyecto Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual

múltiples tareas. Logra además un equipo cohesivo capaz de acelerar la terminación del proyecto.

Subcontratar el trabajo Cuando se subcontrata una tarea se pre-supone que el contratista tiene más experiencia, habilidades o tecnología para acelerar el desarrollo de la actividad.

Además de acelerar una tarea, se libera el personal asignado y éste puede reasignarse a una actividad crítica que también reduce el tiempo de la tarea

Calendarizar horas extra Es la manera más rápida es asignar horas de trabajo extra a los participantes incrementando el porcentaje de avance. Esto evita costos de coordinación y comunicación sin embargo también presenta desventajas como el sobrepago que requieren las horas extra, el cansancio y la salida de los empleados. Además de que la productividad de las personas decrece cuando se asigna carga adicional por períodos largos de tiempo.

Hacer el trabajo dos veces Es una solución en la que se hace el trabajo en forma rápida y sencilla la primera vez y posteriormente se revisa y se arregla. Esta solución en ocasiones obtiene beneficios con el cumplimiento de las fechas límite y se recomienda cuando no se tienen recursos disponibles en el momento o hay restricciones en el flujo de efectivo.

Aceleramiento Fast-tracking En ocasiones es posible reasignar la lógica de la red del proyecto para que las actividades críticas sean hechas en paralelo en lugar de secuenciales. Esto aplica si la situación del proyecto es correcta en su avance.

Requiere una gran coordinación entre los responsables de las actividades pero el beneficio es un gran ahorro de tiempo.

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Reducir el alcance del proyecto En muchas ocasiones la respuesta para lograr las fechas de entrega es reducir el alcance del proyecto, lo que invariablemente reduce la funcionalidad del proyecto. El aspecto clave al reducir el alcance del proyecto si afectar su valor, es redefinir las especificaciones del proyecto, enfocando especialmente la funcionalidad que no es indispensable.

Reducción de costos del proyecto Es muy común en los desarrollos actuales que se requiera reducir el costo del proyecto por lo que deben encontrarse alternativas que produzcan ahorros, entre las que se encuentran: Hacer que el propietario del proyecto asuma mas responsabilidad Esto se logra encontrando tareas que el cliente puede hacer por sus propios medios, desde luego que esta opción es preferible tomarla antes de que inicie el proyecto. La ventaja de esta opción es que además de reducir los costos se mantiene el alcance del proyecto.

Sub contratar actividades del proyecto Cuando los costos sobrepasan al presupuesto, el identificar tareas que puedan llevarse a cabo por externos permite, además de revisar el alcance, encontrar alternativas para hacer las cosas con menos costos.

Algunos contratistas obtienen reducciones de costos por economías de escala o por poseer equipo o habilidades especializadas.

Reducir el alcance del proyecto Al reducir el alcance del proyecto se reduce el tiempo y con ello en ocasiones se reduce también el costo. Para determinar las actividades a las que se debe reducir el costo se analiza la WBS, sin embargo el énfasis no necesariamente es sobre las actividades de la ruta crítica.

En ocasiones, el alargar el tiempo de una tarea también puede resultar en alternativas de reducción ya que la tarea pudiera ser realizada por menos personas y con ello, aunque el tiempo sea mayor, significa un ahorro en los salarios de los empleados.

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