Anexo 2 26 guia para la construccion de planes de contingencia

DIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL Unidad HSE

VIT- DHS-G-005

DIRECTRIZ – GUIA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA EN LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE

Fecha aprobación: 23/Julio/2008 Versión: 1

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1

Emisión del documento.

23/julio/2008

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

RAMÓN HUMBERTO ANDRADE Profesional HSE Staff VIT

DARÍO MIRANDA RODRÍGUEZ Profesional HSE - DHS

ANDRÉS PAVÍA PEDRAZA Director de HSE & Gestión Social (E) ANA MARÍA BETANCUR Líder Temático en Control de Emergencias

SAULO ENRIQUE MORA Jefe de la Unidad HSE (E)

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1.

OBJETO........................................................................................................... 6

2.

ALCANCE ........................................................................................................ 6

3.

GLOSARIO ...................................................................................................... 6

4.

DOCUMENTOS DEROGADOS. NO APLICA........................................................... 6

5.

REFERENCIAS NORMATIVA. NO APLICA ........................................................... 6

6.

CONDICIONES GENERALES ............................................................................. 6 6.1.

CONCEPTUALIZACIÓN DE LOS PLANES DE CONTINGENCIA ................................. 6

6.2. DIRECTRIZ CORPORATIVA SOBRE ATENCIÓN Y RESPUESTA DE DERRAMES / ESCAPES DE HIDROCARBUROS ................................................................................. 9 6.2.1. Responsabilidades de Atención y Respuesta en Caso de Derrames / Escapes de Hidrocarburos Originados en Emergencias Operacionales......................................... 10 6.2.2. Responsabilidades de Atención y Respuesta en Caso de Derrames / Escapes de Hidrocarburos Originados en Derrames / Escapes Ajenos a la Operación ................... 10 6.3.

MARCO JURIDICO E INSTITUCIONAL .............................................................. 13

6.3.1.

Marco Jurídico Nacional e Internacional ..................................................... 14

6.3.2.

Marco Jurídico Regional y Local ................................................................ 17

6.3.3.

Marco Institucional ................................................................................. 18

6.4. DISTRIBUCIÓN, RESPONSABLE DEL PLAN DE CONTINGENCIA Y CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 18 6.4.1.

Lista de Distribución del Plan de Contingencia (PDC)................................... 18

6.4.2.

Responsable del Plan de Contingencia ....................................................... 18

6.4.3.

Control de Cambios ................................................................................ 19

7.

COMPONENTES DEL PLAN DE CONTINGENCIA .............................................. 19 7.1.

COMPONENTE ESTRATEGICO ......................................................................... 19

7.1.1.

Generalidades del Componente Estratégico ............................................... 19

7.1.1.1.

Descripción ..................................................................................... 19

7.1.1.2.

Objetivos del Plan de Contingencia ..................................................... 20

7.1.1.3.

Alcance del Plan de Contingencia ....................................................... 21

7.1.2.

Línea Base Ambiental / Mapas de Sensibilidad Ambiental ............................ 22

7.1.2.1.

Línea Base Ambiental ....................................................................... 22

7.1.2.2.

Mapas de Sensibilidad Ambiental........................................................ 28

7.1.3.

Caracterización del Sistema ..................................................................... 29

7.1.3.1.

Caracterización del Sistema ............................................................... 29 ECP-DTI-F-004/V3

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7.1.4.

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Definición de las Áreas de Influencia del Plan de Contingencia ..................... 31

7.1.4.1.

Criterios para la Definición de Área de Influencia para Plantas y Terminales 32

7.1.4.2.

(Ductos)

Criterios para la Definición de Área de Influencia para Sistemas Lineales 33

7.1.4.3.

Criterios para la Definición de Área de Influencia para Corredores Viales . 34

7.1.4.4.

Criterios para la Definición de Área de Influencia para Corredores Fluviales 35

7.1.5.

Análisis y Evaluación del Riesgo Tecnológico .............................................. 35

7.1.5.1.

Antecedentes ................................................................................... 35

7.1.5.2.

Generalidades del Riesgo .................................................................. 36

7.1.5.3.

Procesamiento Requerido en el Análisis del Riesgo para el Plan de Contingencia ................................................................................................... 37 7.1.6.

Estrategias para la Respuesta .................................................................. 38

7.1.6.1.

Objetivos ........................................................................................ 38

7.1.6.2.

Clasificación de Emergencias ............................................................. 38

7.1.6.3.

Equivalencias entre los Niveles de Clasificación de las Emergencias en la Vicepresidencia de Transporte y los del Plan Nacional de Contingencia ................... 42 7.1.6.4.

Definiciones y Criterios para el Establecimiento de Puntos de Control, Puntos de Observación y Áreas de Control .......................................................... 43 7.1.6.4.1.

Definiciones ............................................................................................................. 44

7.1.6.4.2.

Criterios para el Establecimiento de Puntos / Áreas de Control y Puntos de Observación .... 45

7.1.6.4.3.

Documentación de Puntos / Áreas de Control y Puntos de Observación............................ 45

7.1.6.5.

Organización de Respuesta – Modelo del Sistema Comando de Incidentes46

7.1.6.5.1.

Generalidades .......................................................................................................... 46

7.1.6.5.2.

Roles y Responsabilidades del SCI .............................................................................. 48

7.1.6.5.3.

Otras Funciones Organizacionales Dependientes de las Secciones ................................... 65

7.1.6.5.4.

Desarrollo de la Organización de Respuesta ................................................................. 70

7.1.6.6.

Procedimientos para el Manejo de las Comunicaciones de Emergencia .... 75

7.1.6.6.1.

Definición ................................................................................................................ 76

7.1.6.6.2.

Flujo de las Comunicaciones en el Modelo del Sistema de Comando de Incidentes ............ 76

7.1.6.6.3.

Procedimientos de Comunicación ................................................................................ 77

7.1.6.6.4.

Sistemas VIT para la Comunicación en Situaciones de Emergencia.................................. 78

7.1.6.7.

Instrucciones Básicas de Evacuación................................................... 79

7.1.6.7.1.

Definición ................................................................................................................ 79

7.1.6.7.2.

Tipos de Evacuación .................................................................................................. 79

7.1.6.7.3.

Criterios de Evacuación ............................................................................................. 79

7.1.6.7.4.

Alarma de Evacuación ............................................................................................... 81

7.1.6.7.5.

Coordinadores de Evacuación para las instalaciones VIT. ............................................... 81

7.1.6.7.6.

Rutas de Evacuación ................................................................................................. 81

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7.1.6.8.

Planes de Ayuda Mutua ..................................................................... 83

7.1.6.9.

Acuerdos de Cooperación Internacional ............................................... 85

7.1.7.

Capacitación y Entrenamiento .................................................................. 87

7.1.7.1.

Introducción .................................................................................... 87

7.1.7.2.

Capacitación en el Modelo del Sistema Comando de Incidentes .............. 88

7.1.7.3.

Requerimientos de Capacitación y Entrenamiento para Brigadistas en Instalaciones VIT ............................................................................................. 90 7.1.7.3.1.

7.1.7.4.

Lineamientos Generales Sobre Simulacros ........................................... 93

7.1.7.4.1.

Introducción ............................................................................................................ 93

7.1.7.4.2.

Clases de Simulacros ................................................................................................ 94

7.1.7.4.3.

Organización de Simulacros ....................................................................................... 95

7.1.8.

Socialización / Divulgación del Plan de Contingencia ................................... 95

7.1.8.1.

Introducción .................................................................................... 95

7.1.8.2.

Población Objetivo De La Socialización / Divulgación Del PDC ................ 96

7.1.8.3.

Estrategia del Proceso de Socialización / Divulgación ............................ 96

7.1.8.3.1.

Funcionarios y Contratistas de la VIT .......................................................................... 96

7.1.8.3.2.

Comunidades Habitantes del Área de Influencia de la Instalación VIT .............................. 96

7.1.8.3.3.

Comité Local y Regional de Prevención y Atención de Desastres ..................................... 97

7.1.8.3.4.

Mecanismos de Socialización / Divulgación................................................................... 98

7.1.9.

7.2.

Definición de Compromisos de Capacitación y Entrenamiento ......................................... 93

Actualización del Plan de Contingencia ...................................................... 98

7.1.9.1.

Introducción .................................................................................... 98

7.1.9.2.

Elementos para Actualización............................................................. 99

COMPONENTE OPERATIVO........................................................................... 100

7.2.1.

Generalidades del Componente Operativo ............................................... 100

7.2.1.1.

Descripción ................................................................................... 100

7.2.1.2.

Objetivos Específicos del Componente Operativo ................................ 100

7.2.2.

Procesos Operativos ............................................................................. 101

7.2.2.1.

Procesos Operativos Iniciales ........................................................... 101

7.2.2.1.1.

Líneas de Activación Operativa del Plan de Contingencia .............................................. 101

7.2.2.1.2.

Líneas de Reporte de la Situación de Emergencia........................................................ 102

7.2.2.2.

Procesos Operativos de Respuesta ................................................... 102

7.2.2.2.1.

Guías Operativas del Sistema Comando de Incidentes ................................................. 103

7.2.2.2.2.

Esquema Básico de Respuesta.................................................................................. 105

7.2.2.2.3.

Líneas de Acción y Procedimientos Operativos Normalizados ........................................ 107

7.2.2.3.

Procedimientos para la Atención de Emergencias Médicas – MEDEVAC .. 109

7.2.3. Control, Seguimiento y Documentación de Operaciones de Respuesta y Monitoreo Ambiental ......................................................................................... 113

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7.2.3.1.

Herramientas para el Control, Seguimiento y Documentación de Operaciones de Respuesta y Monitoreo Ambiental ............................................. 113 7.2.3.1.1.

Formatos para el Control, Seguimiento y Documentación de Operaciones de Respuesta .. 113

7.2.3.1.2.

Guías para la Documentación de Afectación y Seguimiento Ambiental en Emergencias .... 113

7.2.4.

TERMINACIÓN DE OPERACIONES DE ATENCIÓN ...................................... 115

7.2.5.

MANUAL OPERATIVO ............................................................................ 115

7.3.

COMPONENTE INFORMATICO ....................................................................... 116

7.3.1.

Generalidades del Componente Informático ............................................. 116

7.3.1.1.

Descripción ................................................................................... 116

7.3.1.2.

Objetivo ........................................................................................ 116

7.3.2.

Información Documentada en el Componente Informático ......................... 117

7.3.2.1.

Elementos de Información a Documentar .......................................... 117

7.3.2.2.

Lineamientos para Documentación de Información Cartográfica ........... 117

7.3.2.3.

Inventario de Recursos Humanos, Equipos Y Materiales para Atención de Emergencias ................................................................................................. 118 7.3.2.3.1.

De las Instalaciones VIT, Otras Gerencias y Planes de Ayuda Mutua .............................. 118

7.3.2.3.2.

De los Comités Locales y Regionales para la Prevención y Atención de Desastres del SNPAD 118

8.

REGISTROS................................................................................................. 119

9.

CONTINGENCIAS. NO APLICA ..................................................................... 119

10.

BIBLIOGRAFÍA. NO APLICA ........................................................................ 119

11.

ANEXOS ...................................................................................................... 119

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1. OBJETO Determinar los parámetros requeridos para contingencia en la Vicepresidencia de transporte

la

construcción

de

planes

de

2. ALCANCE Este documento aplica para la construcción y actualización de planes de contingencia en la Vicepresidencia de Transporte.

3. GLOSARIO CREPAD: Comité Regional de Prevención y Atención de Desastres CLOPAD: Comités Locales de Prevención y Atención de Desastres PDC: Plan de Contingencia SINEEX: Sistema de Información Nacional de Equipos y Expertos SNPAD: Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres

4. DOCUMENTOS DEROGADOS. No Aplica 5. REFERENCIAS NORMATIVA. No Aplica 6. CONDICIONES GENERALES 6.1.

CONCEPTUALIZACIÓN DE LOS PLANES DE CONTINGENCIA

Los Planes de Contingencia son herramientas de planeación estratégicas y operativas, organizadas para cumplir dos propósitos fundamentales: • •

Prevenir la ocurrencia de un incidente, a través de la aplicación de técnicas y procedimientos de análisis del riesgo; y Actividades de mitigación para prevenir la ocurrencia de un daño derivado de la emergencia que se presenta. Este propósito apunta básicamente a la atención de la situación de emergencia.

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En la Figura 1 se ilustra el alcance un Plan de Contingencia, con respecto a las fases de atención y remediación.

INICIO

Derrame/Escape

PREVENCION Indemnización

ALCANCE DEL PDC

Afectación

Compensación

Mitigación

Restauración

Corrección = Remediación

Daño Descontaminación

Limpieza

Figura 1 Alcance de Contingencia Figura 1.1 – Alcance el del PlanPlan de Contingencia

En el diagrama se distinguen varios conceptos que se explican en definiciones específicas, como se explica a continuación.

•

•

•

Afectación.1 Producir alguna alteración. Hacer que una cosa deje huella sobre otra. El término Afectación se asimila a Efecto o Impacto. En emergencias, no necesariamente al haber afectación se causa daño; sin embargo, el daño sí proviene de un proceso de afectación.

Compensación.2 Obras o actividades dirigidas a resarcir y retribuir a las comunidades, las regiones, localidades y entorno natural por los impactos o efectos negativos generados por un proyecto, obra o actividad, que no puedan ser evitados, corregidos mitigados o sustituidos.

Contaminación.3 Alteración del medio ambiente por sustancias o formas de energía puestas allí por la actividad humana o de la naturaleza, en cantidades,

1

Directriz ECOPETROL-DRI-D-001 Sobre Responsabilidad de Atención y Respuesta en Caso de Derrame o Escape de Hidrocarburos

2

Decreto 1180 de 2003

3

Ley 23 de 1973 – Artículo 4º ECP-DTI-F-004/V3

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• •

•

• • •

• •

•

•

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concentraciones o niveles capaces de interferir con el bienestar y la salud de las personas, atentar contra la flora y la fauna, degradar la calidad del medio ambiente o afectar los recursos de la Nación o de particulares.

Corrección.2 Actividades dirigidas a recuperar, restaurar o reparar las condiciones del medio ambiente afectado por el proyecto, obra o actividad.

Daño.4 Pérdida económica, social, ambiental o grado de destrucción causada como consecuencia de un evento. Cuando el incidente no puede ser completa y adecuadamente atendido, la mitigación no evita que el proceso de afectación derive en un daño.

Derrame.4 Vertimiento accidental o provocado de un producto líquido que ha estado contenido en un recipiente o un recinto físico. El derrame puede considerarse ajeno a la operación normal o asociado a ella. Un derrame ajeno a la operación normal es aquel sobre el cual no existe posibilidad de control directo del dueño de la operación, como puede ser el derrame causado por un acto de sabotaje o la falla no previsible de un elemento del sistema. Si el derrame ocurre en una parte del sistema que tiene elementos de control, como diques, cajas o cualquier otro medio de control instalado, se considera un derrame propio de la operación. Esta diferencia se manifiesta en la necesidad de reportar el derrame, conforme a los procedimientos establecidos.

Descontaminación.5 Quitar la contaminación. Someter a tratamiento lo contaminado, para que pierda sus propiedades nocivas.

Deteriorar. 1 Estropear, menoscabar. Poner en inferior condición de calidad una cosa o una condición.

Escape.6 Liberación accidental o provocada de un producto gaseoso que ha estado contenido en un recipiente o recinto físico. Para este caso aplican las mismas características de un derrame, con relación a su origen en la operación normal o ajeno a ella.

Indemnización.1 Acción de resarcir de un daño o perjuicio que se haya causado.

Limpieza. 2 En el proceso de mitigación, la limpieza aplica en la atención de un derrame con el fin de retirar la mayor cantidad del producto derramado para evitar que la afectación que produce el derrame derive en un daño. Limpieza no significa descontaminación.

Mitigación. Actividades dirigidas a atenuar y minimizar los impactos y efectos negativos de un proyecto, obra o actividad sobre el entorno humano y natural.

En términos del Plan de Contingencia, todas las acciones que se realicen para contener, controlar y manejar una situación de emergencia, están enfocadas a la mitigación de los posibles efectos que la emergencia pueda tener. Entonces, la mitigación corresponde a la fase de Atención de la emergencia.

Prevención. 3 Actividades encaminadas a prevenir y controlar los posibles impactos y efectos negativos que pueda generar un proyecto, obra o actividad sobre el entorno humano y natural.

4

Definición técnica desarrollada por Ecopetrol S.A.

5

Definición del Diccionario Enciclopédico Básico Salvat

6

Definición técnica desarrollada por Ecopetrol S.A. ECP-DTI-F-004/V3

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• •

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Remediación. 1 Poner remedio al daño, repararlo. Corregir o enmendar una cosa. La remediación equivale a realizar Corrección.

Restauración. Recuperación y adecuación morfológica y ecológica de un área afectada por actividades que hayan introducido modificaciones considerables al paisaje y efectos graves a los recursos naturales.

Para efectos de establecer algunas equivalencias entre los términos comúnmente utilizados, se presentan semejanzas y diferencias entre ellos.

• Semejanzas: Afectación = Impacto = Efecto Daño = Contaminación = Deterioro Corrección = Reparación = Remediación Resarcir = Indemnizar = Compensar • Diferencias: Afectación ≠ Daño Limpieza ≠ Descontaminación Mitigar ≠ Corregir

más

El Plan de Contingencia incluye todas las actividades que apunten a la prevención de la ocurrencia de un incidente tecnológico y, si éste se presenta, el Plan de Contingencia cubre las acciones de control para lograr mitigar los posibles efectos de la emergencia. Es decir, un Plan de Contingencia cubre únicamente las etapas de prevención y atención de las emergencias, entendiéndose como atención la fase de mitigación de la afectación que genere una emergencia, con el fin de reducir la posibilidad de ocurrencia de un daño.

Si el incidente no es atendido adecuadamente o sobrepasa la capacidad de respuesta diseñada, las actividades que haya que formular para recuperar, resarcir, compensar, etc., los daños que se generen como consecuencia de la emergencia, no hacen parte del Plan de Contingencia, sino que constituyen elementos de un plan complementario, que deberá ser diseñado para cada caso, con participación y en consenso con la autoridad ambiental competente.

En resumen, un Plan de Contingencia es netamente una herramienta de prevención y mitigación y no incluye acciones de remediación.

6.2.

DIRECTRIZ CORPORATIVA SOBRE ATENCIÓN DERRAMES / ESCAPES DE HIDROCARBUROS

Y

RESPUESTA

DE

La Directriz Corporativa ECP-DRI-D-001 de 2005 establece las responsabilidades de Ecopetrol S.A. en materia de atención y respuesta a derrames / escapes de hidrocarburos, dando un manejo estandarizado a la problemática jurídica y ambiental en estos eventos.

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6.2.1.

Responsabilidades de Atención y Respuesta en Caso de Derrames / Escapes de Hidrocarburos Originados en Emergencias Operacionales Se consideran derrames / escapes de hidrocarburos de emergencias operacionales aquellos eventos que se originan como consecuencia de una falla relacionada con actividades de operación o mantenimiento de una instalación de Ecopetrol S.A. En estos casos, la responsabilidad de atención de la emergencia debe cubrir: • Las acciones de mitigación previstas en el Plan de Contingencia.

• Las acciones de remediación necesarias y restauración ambiental, en caso de que el incidente haya causado daño o contaminación. El nivel de remediación debe cubrir las recomendaciones de la valoración que realice la Autoridad Ambiental.

• Los procesos de compensación o indemnización si se ha causado perjuicio demostrable a una persona o a una comunidad y ésta o aquélla decide entablar una acción civil en contra de la Empresa.

6.2.2.

Responsabilidades de Atención y Respuesta en Caso de Derrames / Escapes de Hidrocarburos Originados en Derrames / Escapes Ajenos a la Operación Se consideran derrames / escapes de hidrocarburos de emergencias ajenas a la operación / mantenimiento normal aquellos eventos que se originan como consecuencia de acciones de sabotaje, hurto, atentado o cualquier otra acción o acto doloso que no tenga relación directa con las actividades de operación o mantenimiento.

Los argumentos jurídicos que rompen el denominado “nexo causal” y que permiten determinar si la emergencia es o no asociada a la operación son: • Fuerza mayor o caso fortuito. Ejemplo de este caso es un derrame causado por un deslizamiento de tierra, o por una creciente de un río.

• Culpa exclusiva de la víctima. Este es el caso de un incendio provocado por la fuga de hidrocarburo en una válvula instalada ilícitamente que causa lesiones o la muerte al infractor.

• Acciones de terceros. Cabe en este renglón todas las emergencias causadas por delitos contra la infraestructura petrolera, tales como sabotajes, atentados, robo de combustible, entre otros.

En cualquiera de estos casos, la responsabilidad de atención de la emergencia debe cubrir únicamente las acciones de atención de la emergencia para la mitigación de los posibles impactos, conforme a los procedimientos que se tengan establecidos en el Plan de Contingencia.

En el cuadro siguiente se resume la responsabilidad de Ecopetrol S.A. en caso de derrame / escape de hidrocarburos.

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CLASE DE FALLA

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RESPONSABILIDADES

Falla operativa:

-

Acciones de operación/ mantenimiento, voluntarias o involuntarias.

La empresa debe iniciar de manera inmediata las acciones de mitigación establecidas en el PDC.

-

Si la falla causó una contaminación, la empresa debe generar y aplicar las acciones de corrección, descontaminación, remediación.

-

Si el daño ambiental se valora por la autoridad ambiental como de gran magnitud, la empresa debe realizar las acciones necesarias para procurar de nuevo el equilibrio ecológico ó compensar.

-

En el caso en que la falla operacional haya generado perjuicio a una persona o grupo de personas, y éstas accionen civilmente, si las acciones civiles originadas lo establecen, se pueden llegar a indemnizar.

Acciones ajenas a la empresa: - Fuerza mayor o caso fortuito.

- Culpa exclusiva de la víctima.

En cualquiera de estos casos la Empresa únicamente deberá realizar hasta las acciones de atención y mitigación establecidas en el PDC.

- Hecho de un tercero.

Aunque el Numeral 8 del Artículo 5° del Decreto 321 de 1999, que adoptó el Plan Nacional de Contingencia Contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en Aguas Marinas Fluviales y Lacustres –PNC- establece la responsabilidad de la atención de un derrame, la Directriz Corporativa de Ecopetrol S.A., ECP-DRI-D-001 de 2005 determina los procedimientos que deben realizarse para emergencias causadas por terceros. En estos casos debe procederse así: A. Pre constitución Probatoria.

Cuando el derrame sea provocado por hechos ilícitos, se debe poner dicho evento en conocimiento (denuncia) de la autoridad competente para conocer de estas conductas, como son la Fiscalía, el Juzgado Promiscuo Municipal de la localidad o la Inspección de Policía del lugar donde ocurrieron los hechos.

La denuncia deberá ser presentada por el funcionario que tenga bajo su cuidado o responsabilidad, la instalación petrolera sobre la cual se ejerció el hecho ilícito, es decir el Supervisor, Jefe de Estación o de Planta, Jefe de Departamento o de Terminal, quien debe hacer una descripción de lo que le conste de los hechos.

Adicionalmente, el funcionario que tenga bajo su cuidado la instalación deberá: • En lo posible, tomar un registro fotográfico o fílmico del estado en que se encontró la instalación afectada por el ilícito y recaudar los elementos que se hallen en el lugar y que puedan demostrar la comisión del delito (válvulas, tubería de conexión, elemento extraño, etc.).

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•

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Llevar una bitácora de las acciones realizadas para subsanar el daño de las instalaciones, así como de las labores de recolección del producto derramado y la limpieza del área afectada, en su fase de atención, para poder evaluar los costos que demanda la atención de los daños y el lucro cesante.

B. Acciones Ambientales.

Siempre que haya un derrame ó escape, se deberá activar el plan de contingencia de la instalación afectada, en su fase de mitigación, es decir de control de la emergencia, recuperación de producto derramado y limpieza del área afectada (para prevenir el daño).

De la evaluación de las causas del derrame, se debe detectar si éste es de origen ilícito, caso en el cual la aplicación del plan de contingencia se hará hasta la fase de mitigación de los efectos nocivos del derrame.

Cuando se trate de hechos de terceros, así sean ilícitos, la responsabilidad del manejo ambiental de la emergencia es de la respectiva Corporación Autónoma Regional (CAR), por mandato del numeral 23 del Artículo 31 de la Ley 99 de 1993 y del literal “c” del Artículo 64 del Decreto Legislativo 919 de 1989 como entidad del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Emergencias y encargadas de la gestión de prevención por el Artículo 7 del Decreto 93 de 1998, numeral 2.3.

No se deben acometer acciones de remediación, corrección y/o compensación “motu proprio” cuando el derrame haya sido generado por actos delictivos de terceros, por cuanto esta actitud genera una equivocada percepción de que Ecopetrol S.A. está obligada a remediar los derrames de hidrocarburos. Teniendo en cuenta que la responsabilidad del manejo ambiental en caso de derrames generado por terceros, recae sobre las CAR, Ecopetrol S.A. puede ofrecer, si es viable y posible, su colaboración al Comité Local de Prevención y Atención de Desastres, y así indirectamente a la Corporación Autónoma Regional, para apoyar, en lo que esté a su alcance, en las fases de remediación.

Aunque está indicado claramente en el numeral 8 del Decreto 321 de 1999, que la atención de un derrame por parte de “personas que tengan entrenamiento en la atención de este tipo de emergencias se harán cargo del manejo del evento y en ningún momento será responsable por los daños causados por el derrame”, en las Corporaciones Autónomas Regionales prevalece el criterio de que quien atiende o notifica un derrame debe responder por la remediación. Este es un aspecto que el responsable del Plan debe hacer ver a la entidad correspondiente, para no incurrir en acciones y costos que no le corresponden.

C. Reporte Inicial de un Derrame.

No obstante encontrarse establecido en la normatividad vigente sobre la materia la obligatoriedad de reportar a las autoridades ambientales y a las autoridades de prevención y atención de desastres de la ocurrencia de un derrame, es necesario ser precavidos y asegurarse de que la notificación no sea entendida por las CAR ECP-DTI-F-004/V3

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como una “autodenuncia” o “confesión” de un error por parte de la Empresa, que lleve a la apertura de una investigación sumaria, con consecuencias perjudiciales para la Empresa.

Por tanto, cuando se haga el reporte de un incidente, que corresponde al reporte formal del mismo, es necesario incluir una salvedad a través del siguiente texto: “El presente reporte se hace teniendo en cuenta lo contemplado en el Plan Operativo del PNC, adoptado por el Decreto 321 de 1999, y constituye la herramienta estratégica del Plan Nacional de Contingencia, en la cual el Comité Técnico Nacional del Plan Nacional tiene la información sobre la ocurrencia del derrame y pone en alerta a los estamentos participantes en el Plan Nacional, para una posible cooperación en la atención y manejo del derrame. Lo anterior no implica obviar lo establecido en el numeral 8 del Artículo 5° del Decreto 321 de 1999, como tampoco conlleva en sí misma responsabilidad de ECOPETROL por los daños ambientales que se puedan producir por el derrame”.

D. Acciones Administrativas.

En caso de que una Corporación Autónoma Regional, CAR, o el Ministerio del Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, inicien acciones contra Ecopetrol S.A., omitiendo lo establecido en el numeral 8 del artículo 5° del Decreto 321 de 1999, sobre la fijación de daños provocados por un derrame”, se deberá interponer el respectivo recurso de Reposición, argumentando la obligación de la Autoridad Ambiental de sujetarse a lo dispuesto en el referido numeral.

ECOPETROL S.A., a través de su representante en el Comité Técnico Nacional del PNC, expondrá el caso y solicitará se tomen las medidas correctivas que apliquen, por cuanto este Comité tiene como función prestar una asesoría técnica al Plan Nacional de Contingencia y manejar todos los aspectos de planificación (políticas, estrategias programas especiales, evaluación y actualización) del Plan.

Notificación Final de Un Derrame.

E. Reporte Final de un Derrame.

La directriz ECOPETROL-DRI-D-002, de mayo de 2005, establece el procedimiento de reporte final de un derrame.

6.3. MARCO JURIDICO E INSTITUCIONAL El Marco de Referencia para la Elaboración de Planes de Contingencia de la Vicepresidencia de Transporte aplica los lineamientos contemplados en las normas jurídicas de la legislación de la República de Colombia y las normas internacionales que el Estado haya adoptado como parte de su compendio jurídico, tanto en materia de Planeación de Contingencias como de regulación ambiental y de seguridad.

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6.3.1.

Marco Jurídico Nacional e Internacional La Tabla 1 y 2 resume un conjunto de normas. El listado completo y actualizado se puede consultar en el listado maestro de documentos externos y legales aplicables a HSE & Gestión Social ECP-DHS-F-016.

Tabla 1. Marco Jurídico General FUENTE

AÑO

DETALLE

CONTENIDO

Ley 23

1973

Decreto 2811

1974

Ley 10

1978

Ley 09

1979

Ley 1547

1984

Resolución 2309

1986

Decreto 842

1987

Referente a la integración del Comité Nacional de Emergencias creado en el Artículo 492 de la Ley 9/79.

Ley 39

1987

Disposiciones sobre la Distribución del Petróleo y sus Derivados.

Ley 46

1988

Creación del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres (PAD).

Decreto Reglamentario 919

1989

Decreto 283

1990

Directiva Presidencial 33

1991

Resolución 1705

1991

Min. Transporte

Constitución Política Nacional

1991

8

Se conceden facultades extraordinarias al Presidente para expedir el Código de Recursos Naturales y Protección al Medio Ambiente y se dictan otras disposiciones.

8-31

Código Nacional de los Recursos Naturales Renovables y Protección del Medio Ambiente.

Se dictan normas sobre Mar Territorial, Zona Económica Exclusiva, Plataforma Continental y se dictan otras disposiciones.

Título VIII, Artículos 492, 493, 501, 505

Código Sanitario Nacional. Uso y manejo de plaguicidas.

Creación Fondo Nacional de Calamidades.

Ministerio de Salud

Artículo 8

Ministerio de Minas y Energía

Manejo de Residuos Sólidos Especiales. Disposición Final de Residuos Especiales.

Sistema Nacional PAD. ....Todas las entidades públicas o privadas encargadas de las prestación de servicios públicos, que ejecuten obras civiles de gran magnitud o que desarrollen actividades industriales o de cualquier naturaleza que sean peligrosas o de alto riesgo, así como las que específicamente determine la Oficina Nacional para la Atención de Desastres, deberán realizar análisis de vulnerabilidad, que contemplen y determinen las probabilidades de la presentación de desastres en sus áreas de jurisdicción o de influencia, o que puedan ocurrir con ocasión o a causa de sus actividades, y las capacidades y disponibilidades en todas las órdenes para atenderlos.

Reglamentación del almacenamiento, manejo, transporte, distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo y el transporte por carrotanques de petróleo crudo.

Componente de emergencias en planes de desarrollo regional y local.

78

Registro transporte de combustible.

Obligación del Estado y las personas a proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la comunidad.

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FUENTE

AÑO

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DETALLE

CONTENIDO

79 80

Todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano.

Manejo y aprovechamiento de los recursos naturales.

Prohibición de introducir al territorio nacional residuos nucleares y desechos tóxicos.

Todas las personas están obligadas a cumplir la Constitución y las Leyes.

Declaración del estado de emergencia.

81 95 Decreto 300

1993

Ley 99

1993

Creación del Ministerio del Medio Ambiente y del Sistema Nacional Ambiental (SINA).

Art. 5 #24. Regulación, conservación y manejo del medio marino.

Resolución 189

1994

Regulaciones para impedir la introducción al territorio nacional de residuos sólidos peligrosos.

Resolución 1189

1994

Prohibición de introducir al Territorio Nacional residuos peligrosos.

Decreto 2190

1995

Ordena la elaboración y desarrollo del Plan Nacional de Contingencia Contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en Aguas Marinas, Fluviales o Lacustres.

Decreto 2150

1995

Ley 253

1995

Aprobación del Convenio de Basilea sobre el control de movimientos transfronterizos de los desechos peligrosos y su eliminación (Basilea-1989).

Ley 257

1996

Convenio internacional sobre la constitución de un fondo internacional de indemnización por daños causados por la contaminación de hidrocarburos.

Ley 430

1998

Normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones.

Ministerio de Minas y Energía

134

Obligaciones para los distribuidores mayoristas, minoristas y transportadores de combustibles blancos derivados del petróleo.

Plan de manejo ambiental.

Decreto 93

1998

Adopción del Plan Nacional PAD.

Decreto 321

1999

Adopción del Plan Nacional de Contingencia Contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en Aguas Marinas, Fluviales y Lacustres.

PNC

1999

Plan Nacional de Contingencia contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en Aguas Marinas, Fluviales y Lacustres.

Ley 491

1999

Creación de los seguros ecológicos como un mecanismo que permita cubrir los perjuicios económicos, como consecuencia de daños al ambiente y a los recursos naturales.

Decreto 2053

1999

Plan Nacional PAD

Última edición 2001

Resolución 304

2001

Ministerio de Relaciones Exteriores

“Por el cual se promulga el “Convenio No. 174 sobre la prevención de accidentes industriales mayores”, adoptado en la 80 reunión de la Conferencia General de la Organización Internacional del Trabajo en Ginebra el 22 de junio de 1993”.

Plan Nacional para la Prevención y Atención de Desastres.

Min. Ambiente

Por la cual se adoptan medidas para la importación de sustancias agotadoras de la capa de ozono

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FUENTE

AÑO

DETALLE

CONTENIDO

Decreto 1728

2002

Min Medio Ambiente

Reglamentación del Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre Licencias Ambientales

Decreto 1180

2003

Min Medio Ambiente

Reglamentación del Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre Licencias Ambientales

Decreto 1220

2005

Min Ambiente, Vivienda y Dsrrllo Territorial

Reglamentación del Título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre Licencias Ambientales

Tabla 2. Marco Jurídico del Sector Marino FUENTE

AÑO

Convenio SOLAS

1974

Convenio INMARSAT

1976

Convenio de la Organización Satelital Marítima Internacional y Acuerdos Internacionales.

Ley 10

1978

Mar territorial, zona económica exclusiva y plataforma continental.

Decreto 1457

1978

Fuerza de tarea de descontaminación de costas.

1978

Convenio que establece los requerimientos de entrenamiento, certificación y vigilancia para marineros y tripulaciones a nivel internacional.

Convenio MARPOL

73/78

Convenio Internacional para Prevenir la Contaminación por Buques. De especial interés: Anexo I: reglas para prevenir la contaminación por hidrocarburos.

Anexo II: reglas para prevenir la contaminación ocasionada por sustancias nocivas, líquidas transportadas a granel.

Anexo III: reglas para prevenir la contaminación por sustancias perjudiciales, transportadas por vía marítima.

Decreto 1874

1979

Creación del Cuerpo de Guardacostas y se dictan otras disposiciones.

1979

Normas sobre la prevención de la contaminación del medio marino y otras disposiciones.

1981

Convención internacional para la prevención de contaminación por buques. MARPOL 73-78.

1984

Reorganización de la Dirección General Marítima y Portuaria.

Contempla entre otras funciones aplicar, coordinar, fiscalizar y hacer cumplir las normas nacionales e internacionales tendientes a la preservación y protección del medio marino.

Convenio STCW

Decreto 1875 Ley 12

Decreto Ley 2324

Ley 45

1985

CONTENIDO Convenio Internacional para la Seguridad de la Vida Humana en el Mar.

Por medio de la cual se aprueban: - El Convenio para la Protección del Medio Marino y Zona Costera del Pacífico Sudeste (Convención de Lima-1981).

- Acuerdo sobre la Cooperación Regional para el combate contra la contaminación del Pacífico Sudeste por hidrocarburos y otras sustancias nocivas en casos de emergencia (1981).

- Protocolo de 1981 complementario del Acuerdo sobre Cooperación Regional para el combate contra la contaminación del Pacífico Sudeste por hidrocarburos y otras sustancias nocivas en casos de emergencia.

- Protocolo para Protección del Pacífico Sudeste contra la contaminación ECP-DTI-F-004/V3

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FUENTE

AÑO

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CONTENIDO proveniente de fuentes terrestres. (Quito-1983).

Ley 56

1987

Por medio del cual se aprueban: Convenio para la protección y desarrollo del medio marino en la región del Mar Caribe.

Protocolo relativo a la Cooperación para combatir los derrames de hidrocarburos en la Región del Gran Caribe (Cartagena-1983).

Decreto 1597

1988

Convenio Internacional sobre Normas de Formación, Titulación y Guardia para la Gente de Mar.

Ley 1423

1989

Naves.

Ley 55

1989

Convenio internacional sobre responsabilidad civil por daños causados por contaminación de las aguas del mar por hidrocarburos.

Ley 1

91

Decreto 302

1992

Ley aprobatoria del convenio internacional sobre responsabilidad civil por daños causados por la contaminación de las aguas del mar por hidrocarburos.

Ley 12

1992

Aprobación del Protocolo para la conservación y administración de las áreas marinas y costeras protegidas del Pacífico Sudeste (Paipa-1989).

Convenio CLC

1992

Civil Liability Convention. Convenio Internacional sobre Responsabilidad Civil por Daños Causados por la Contaminación marina de Combustibles.

Ley 99

1993

Creación del Ministerio del Medio Ambiente y del Sistema Nacional Ambiental (SINA).

Art. 5 #24. Regulación, conservación y manejo del medio marino.

Código ISM

1993

International Safety Management Code. Código Internacional para el Manejo de Operaciones Seguras en Buques y Prevención de la Contaminación Marina

Ley 257

1996

Aprobación del “Convenio Internacional sobre la Constitución de un Fondo Internacional de Indemnización por Derrames de Hidrocarburos” (1971).

Ley 523

1999

Aprobación de los Protocolos de 1992 al “Convenio Internacional sobre Responsabilidad Civil por Derrames de Hidrocarburos”, de 1969 y al “Convenio Internacional sobre la Constitución de un Fondo Internacional de Indemnización por Derrames de Hidrocarburos” de 1971.

Ley 730

2001

Por el cual se dictan normas para el registro y abanderamiento de naves y artefactos navales dedicados al transporte marítimo y la pesca comercial/industrial.

Ley 658

2001

Por el cual se regula la actividad marítima y fluvial de practicaje como servicio público en las áreas Marítimas y Fluviales de jurisdicción de la Autoridad Marítima Nacional.

Decreto 804

2001

Se reglamenta el servicio público de transporte marítimo.

Ley 885

2004

Convenio Internacional sobre cooperación, preparación y lucha contra la contaminación por hidrocarburos de 1990 y su Protocolo del 2000 (OPRC 90).

Por la cual se expide el Estatuto de Puertos Marítimos y se dictan otras disposiciones.

6.3.2.

Marco Jurídico Regional y Local El Marco Jurídico Regional y Local está representado por el conjunto de normas, Autos, Resoluciones y demás documentos que sea emitido por la autoridad regional ECP-DTI-F-004/V3

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o local en el área de influencia de la instalación VIT correspondiente, que podrá ser consultado en la herramienta Cumplimiento Ambiental de Instalaciones CAMI o Cumplimiento Ambiental de Proyectos CAMP. Se entiende por “autoridad regional o local”, las Alcaldías, Gobernaciones, Corporaciones Autónomas Regionales o cualquier otra dependencia gubernamental.

El Marco Jurídico Regional y Local está representado por el conjunto de normas, 6.3.3.

Marco Institucional El Marco Institucional de la Planeación de Contingencias en Ecopetrol S.A., se puede consultar en el Listado Maestro de Documentos de la Dirección HSE & Gestión Social, ECP-DHS-F-015.

6.4.

DISTRIBUCIÓN, RESPONSABLE DEL PLAN DE CONTINGENCIA Y CONTROL DE CAMBIOS

6.4.1.

Lista de Distribución del Plan de Contingencia (PDC)

Es importante incluir en el Plan de Contingencia una tabla de la distribución de las copias del Plan, según el modelo que se presenta en la Tabla 3.

Tabla 3. Listado de Distribución del Plan de Contingencia COPIA NÚMERO

NOMBRE

CARGO

UBICACIÓN

1 2 …

6.4.2.

Responsable del Plan de Contingencia Se debe determinar qué persona o funcionario es el responsable de conservar el Plan de Contingencia; gestionar su revisión, validación, actualización, distribución, difusión e implementación.

El responsable del Plan de Contingencia dependerá del tipo de instalación de la Vicepresidencia de Transporte propietaria del Plan. Como referencia, en la Tabla 1.2 se sugieren los cargos que aplican para asignar la responsabilidad del PDC: Tabla 4. Cargos Sugeridos como Responsables del PDC en Instalaciones VIT UNIDAD / INSTALACIÓN VIT

RESPONSABLE DEL PDC

Planta

Coordinador de Planta

Terminal terrestre

Coordinador de Planta

Terminal marítimo

Coordinador de Planta

Oleoducto

Jefe de Departamento de Operaciones

Poliducto

Jefe de Departamento de Operaciones

Operación costa afuera

Jefe de Departamento de Operaciones

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6.4.3.

Control de Cambios El Plan de Contingencia se actualizará siempre que ocurran cambios en organismos clave y/o el personal y/o en la operación del sistema, unidad, planta o terminal VIT. Se ha establecido que al menos debe realizarse una revisión anual del Plan para ajustar lo necesario.

También debe revisarse con base en experiencias de incidentes reales, ejercicios de simulación y otros ejercicios, que permitan incluir las mejoras que se detecten.

No pueden realizarse revisiones del Plan a menos que se hagan a través del Responsable del Plan, que se asegurará de que el Plan revisado se distribuya entre todas las instituciones y dependencias que deben conocer las actualizaciones cargadas.

Para el control de cambios, se debe llevar un registro de actualizaciones y revisiones, según el modelo que se presenta en la Tabla 5.

Tabla 5. Historial de Cambios y Revisiones del PDC FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

7. COMPONENTES DEL PLAN DE CONTINGENCIA 7.1.

7.1.1.

COMPONENTE ESTRATEGICO Generalidades del Componente Estratégico

7.1.1.1.

Descripción El Componente Estratégico es el volumen del Plan de Contingencia que contiene la filosofía, los objetivos y alcances del Plan. Este documento establece las bases del diseño del Plan de Contingencia, como son el análisis / evaluación del riesgo, la definición de los niveles de respuesta y los esquemas de organización con la definición de roles y responsabilidades.

El énfasis del Componente Estratégico se centra en las actividades de prevención y preparación para las situaciones de emergencia. Incluye otros elementos relacionados con la descripción del entorno y el manejo de comunicaciones.

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Adicionalmente aborda aspectos de sostenimiento y seguimiento del Plan de Contingencia, tales como capacitación / entrenamiento, evaluación / actualización del PDC y su socialización / divulgación.

7.1.1.2.

Objetivos del Plan de Contingencia a. Objetivo General Diseñar, estructurar y documentar las estrategias y procedimientos operativos y administrativos necesarios que permitan mitigar y controlar los efectos de un derrame de hidrocarburos, incendio o explosión en las instalaciones de la Vicepresidencia de Transporte (VIT), minimizando los posibles impactos negativos sobre la vida humana, los recursos naturales, los bienes y la infraestructura. b. Objetivos Específicos Los siguientes son los Objetivos Específicos del Plan de Contingencia: • Identificar y cuantificar los riesgos derivados de las operaciones de la Vicepresidencia de Transporte, considerando las diversas causas que pudieran materializarlos en situaciones de emergencia y las potenciales consecuencias.

• Establecer los niveles de emergencia con base en criterios sugeridos que faciliten esta clasificación.

• Determinar la estructura de organización para la respuesta a los diferentes eventos que se identifiquen como de potencial ocurrencia en las instalaciones de la VIT, teniendo en cuenta los niveles de emergencia identificados.

• Establecer los roles y responsabilidades de la estructura organizacional de emergencia definida.

• Establecer los procedimientos y mecanismos de comunicaciones de emergencia.

• Establecer los procedimientos de activación para desplegar las acciones de respuesta a emergencias, según los niveles de emergencia identificados.

• Documentar los procedimientos de notificación de situaciones de emergencia y definir los mecanismos para elaboración y envío de reportes, según los niveles de emergencia identificados.

• Definir las acciones de respuesta para los eventos identificados como de potencial ocurrencia.

• Proporcionar los elementos para el levantamiento en campo de la información correspondiente a los puntos de control y las áreas de control, con el objeto de determinar las condiciones de operación, accesibilidad a dichos sitios y conformación de las rutas de derrame.

• Dimensionar la capacidad de respuesta en caso de emergencias en las instalaciones de la VIT e identificar la participación de los Comités Local y Regional de Prevención y Atención de Desastres en el área de influencia de sus operaciones.

• Determinar los procedimientos para el seguimiento de la atención de la emergencia y los criterios para definir la terminación de operaciones de respuesta.

• Proporcionar los lineamientos y herramientas para la realización de los inventarios de recursos, comunicaciones y contactos para el Plan de Contingencia.

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•

•

•

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Determinar los mecanismos de integración de las estructuras de respuesta de las instalaciones de la VIT con los previstos en el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres (SNPAD).

Proporcionar las herramientas para la realización del levantamiento de información de los Comités Locales y Regional de Prevención y Atención de Desastres (CLOPADs y CREPAD, respectivamente).

Proporcionar los lineamientos para la elaboración del Manual Operativo del Plan de Contingencia.

7.1.1.3.

Alcance del Plan de Contingencia El alcance del Plan de Contingencia, cubre los siguientes elementos: • Localización de los eventos amenazantes en las instalaciones de la VIT y sus áreas de influencia.

• Evaluación del posible efecto o consecuencias sobre personas/bienes/medio ambiente/infraestructura de los eventos amenazantes identificados.

• Cuantificación de pérdidas con respecto a la línea base ambiental.

• Definición de metodologías para la valoración del riesgo para la toma de decisiones de las Gerencias Operativas.

• Establecimiento de las consideraciones principales en diseño de las acciones de respuesta.

• Definición de lineamientos para la definición y el establecimiento de los niveles de respuesta.

• Definición de la estructura de organización para la atención de las emergencias en cada nivel de respuesta, así como de las funciones que deben ser desarrolladas por las personas que actuarán, con base en el modelo del Sistema de Comando de Incidentes.

• Definición de la línea de acciones de respuesta.

• Definición de las acciones iniciales de control encaminadas a Activar las acciones de respuesta y Reportar la situación de emergencia.

• Elaboración de informes para el reporte de las emergencias.

• Definición de los flujos de las líneas de activación y reporte.

• Introducción de modelos de líneas de acción para dar respuesta a las emergencias presentadas en las instalaciones de la VIT. • Establecimiento del esquema básico sencillo de atención de la emergencia para su reproducción durante la emergencia.

• Definición de los estándares para la elaboración de los manuales operativos.

• Suministro de los formatos para el levantamiento de información en campo de las entidades pertenecientes al Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres (SNPAD).

• Suministro de los formatos para el levantamiento de información de equipos para el manejo de emergencias.

• Suministro de los formatos para el levantamiento de información de expertos en manejo de emergencias.

• Suministro de los formatos para el levantamiento de la información de los CLOPAD y CREPAD en el área de influencia del Plan de Contingencia.

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•

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Definición de lineamientos para el levantamiento, organización y estructuración de la información de referencia base para el Plan Informático del Plan de Contingencia.

7.1.2.

Línea Base Ambiental / Mapas de Sensibilidad Ambiental

7.1.2.1.

Línea Base Ambiental Dado que la ocurrencia de eventos durante las operaciones de una instalación de la Vicepresidencia de Transporte puede generar efectos sobre los recursos naturales y el medio ambiente, como una medida de apoyo al desarrollo de análisis y evaluación de riesgos tecnológicos, se considera la vulnerabilidad de estos elementos, partiendo de su identificación y caracterización, a través de la documentación de la línea de base ambiental.

Se entiende como “Línea de Base Ambiental” al inventario y caracterización ambiental del área de influencia directa e indirecta de la instalación / corredor de la línea, considerando aspectos físicos (geología, hidrología, clima, calidad del agua, recurso aire), bióticos (cobertura vegetal, fauna, recursos hidrobiológicos, perfiles ecotopográficos), socioeconómicos (usos del suelo, infraestructura y organización comunitaria) e infraestructura existente, con el fin de identificar zonas sensibles que deben tenerse en cuenta en el análisis de vulnerabilidad.

La línea base se elabora una vez se hayan localizado las instalaciones y sus procesos, a partir de la información recolectada en campo y mediante la consulta de información secundaria disponible, identificando y describiendo los componentes físicos, bióticos y socioeconómicos.

La fuente fundamental de la línea de base ambiental es la información existente en los Planes de Manejo Ambiental de las instalaciones de VIT, que fue documentada en el diseño y construcción de dichas instalaciones o en los procesos de actualización ordenados por las autoridades ambientales. En caso de no tener disponible esta información de línea base, como parte del desarrollo del Plan de Contingencia es necesario realizar el levantamiento de la información base ambiental, a partir de fuentes secundarias o muestreos de campo y hacer énfasis en aquellos sectores que se identifiquen como críticos en el área de influencia de la instalación.

La elaboración de la línea de base ambiental implica la intervención de profesionales de varias áreas y especialidades, considerando la importancia de contar con información de base en temas tales como ecosistemas, actividades socioeconómicas, infraestructura, uso del suelo, geología, geomorfología, entre otros. En la Tabla 6 se establece un listado de información que aplica para el levantamiento de la línea de base ambiental.

El levantamiento de la información de línea de base ambiental implica hacer una identificación de los posibles impactos que se deriven de la operación sobre los ECP-DTI-F-004/V3

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elementos vulnerables identificados en el entorno. Los impactos deben estar referidos a diferentes tipos de emergencias, tales como derrame, incendio, nube de vapores y explosión.

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Tabla 6. Información Recomendada para Línea de Base Ambiental para Planes de Contingencia.

ASPECTO Derrames de hidrocarburos

POSIBLES IMPACTOS Contaminación de suelo

Afectación de fauna y flora.

Afectación de la comunidad (salud y bienes)

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Análisis de contaminación del suelo

REALIZACIÓN

INFORMACIÓN SECUNDARIA

D

INFORMACIÓN PRIMARIA GENERAL

INFORMACIÓN PRIMARIA DETALLADA X

X

TIPO DE ESTUDIO O PRUEBAS DE LABORATORIO

INDICADOR HC petrogénicos, grasas y aceites, toxicidad.

Hidrocarburos Totales en suelos: EPA (3550 B-96, 3540 C-96, 9071 A-94)

•

Grasas y aceites en lodos Standard Methods AWWA 5520- E -98

•

Por conteo visual.

•

Especificar para el caso de bosques, si son áreas de bosques primarios o secundarios. Para áreas de cultivos especificar la periodicidad de la cosecha.

Inventario de especies (flora y fauna) afectadas de interés económico.

AyD

Inventario general de flora.

AyD

X

Aéreas de parques nacionales naturales, áreas de reserva forestal, áreas de reserva de flora y fauna, áreas de conservación del suelo, áreas de reserva hídrica, áreas de playa marítima y/o lacustre, áreas de reserva minera, áreas de recursos turísticos recreacional y/o cultural, área de cultivo susceptibles a ser afectadas por los derrame.

Inventario general de fauna.

AyD

X

Areas o lugares de fauna susceptibles a ser afectadas por los derrames

•

Recolección de documentación secundaria.

Inventario físico

AyD

Nº personas y bienes afectados, en los sitios que determine el análisis del riesgo

•

Por muestreo representativo o conteo físico. En el caso de bienes, se debe realizar una valoración económica.

X

Número especies afectadas.

•

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ASPECTO

POSIBLES IMPACTOS Contaminación agua

Incendios

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Análisis del agua

REALIZACIÓN

INFORMACIÓN SECUNDARIA

D

INFORMACIÓN PRIMARIA GENERAL

INFORMACIÓN PRIMARIA DETALLADA X

X

VIT- DHS-G-005 Fecha aprobación: 23/Julio/2008 Versión: 1

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TIPO DE ESTUDIO O PRUEBAS DE LABORATORIO

INDICADOR HC pretogénicos, toxicidad

Afectación de fauna acuática

Inventario físico

AyD

Especies de importancia económica a nivel regional

Afectación de cuerpos de agua e infraestructura

Inventario de los cuerpos de agua y los recursos de infraestructura a ser contaminados.

AyD

X

Inventario de cuerpos de agua (canales, quebradas, caños, riachuelos, ríos, ciénagas, esteros, lagos y lagunas), y de toda la infraestructura con la posibilidad de ser afectada (Bocatomas de acueductos urbanos o rurales., distritos de riego públicos o privados, áreas piscícolas) susceptibles a ser afectadas por los derrame.

Afectación de fauna y flora.

Inventario de especies (flora y fauna) afectadas de interés económico

D

X

Nº especies afectadas por el incendio

•

Grasas y aceites en Aguas método IR Standard Methods AWWA 5520-C-98

•

Hidrocarburos Tolales en Aguas Método IR Standard Methods AWWA 5520- F 98.

•

Para las pruebas de Toxicidad en agua: Guia Técnica Colombiana 31 (GTC 31 Gestión Ambiental. Agua). Guía para la realización de ensayos de toxicidad (Bioensayos) en organismos acuáticos.

•

Estudios estadísticos representativos de especies. Conteo individuos por muestreo representativo, dependiendo del lugar del evento.

•

Recorridos de campo y verificación de cuerpos de agua en cartografía disponible.

•

Conteo individuos por muestreo representativo, dependiendo del cuerpo del agua.

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ASPECTO

Explosión

POSIBLES IMPACTOS

INFORMACIÓN PRIMARIA GENERAL

INFORMACIÓN PRIMARIA DETALLADA

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REALIZACIÓN

INFORMACIÓN SECUNDARIA

Inventario general de flora

AyD

X

Inventario de áreas de parques nacionales naturales, áreas de reserva forestal, áreas de reserva de flora, áreas de conservación del suelo, susceptibles a ser afectadas por los incendios. El corredor es establecido por el análisis del riesgo.

Inventario general de fauna

AyD

X

Inventario e áreas o lugares de fauna de interés económico regional, susceptibles a ser afectadas por los incendios. El corredor es establecido por el análisis del riesgo.

Afectación de la comunidad (personas y bienes).

Inventario físico

AyD

Problemas geotécnicos

Inventario físico

A

Generación de procesos erosivos.

Inventario físico.

D

Contaminación de suelo.

Análisis de contaminación del suelo.

D

Afectación de fauna y flora.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

VIT- DHS-G-005

Inventario de especies (flora y fauna) afectadas de interés económico.

AyD

TIPO DE ESTUDIO O PRUEBAS DE LABORATORIO

INDICADOR

•

Recolección de documentación secundaria.

•

Recolección de documentación secundaria.

Número personas y bienes afectados, en los sitios que determine el análisis del riesgo.

•

Por muestreo representativo o conteo físico. En el caso de bienes, se debe realizar una valoración económica.

Inventario de problemas geoténicos que puedan ser activados o agrabados por incendios.

•

Llenado de la ficha correspondiente.

X

Inventario de los lugares o áreas afectadas.

•

Descripción de los procesos erosivos que se generaron.

X

HC pretogénicos, grasas y aceites, toxicidad.

•

Hidrocarburos Totales en suelos : EPA (3550 B-96, 3540 C-96, 9071 A-94)

•

Grasas y aceites en lodos Standard Methods AWWA 5520- E -98

•

Por conteo visual.

X

X

X

Número especies afectadas.

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ASPECTO

POSIBLES IMPACTOS

Afectación de la comunidad (salud y bienes).

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

INFORMACIÓN PRIMARIA GENERAL

INFORMACIÓN PRIMARIA DETALLADA

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REALIZACIÓN

INFORMACIÓN SECUNDARIA

Inventario general de flora.

AyD

X

Inventario de áreas de parques nacionales naturales, áreas de reserva forestal, áreas de reserva de flora, áreas de conservación del suelo, susceptibles a ser afectadas por las explosiones, establecido por el análisis del riesgo.

Inventario general de fauna.

AyD

X

Inventario e áreas o lugares de fauna de interés económico regional, susceptibles a ser afectadas por los explosiones. El corredor es establecido por el análisis del riesgo.

Inventario físico.

AyD

X

TIPO DE ESTUDIO O PRUEBAS DE LABORATORIO

INDICADOR

Número personas y bienes afectados, en los sitios que determine el análisis del riesgo.

•

Especificar para el caso de bosques, si son áreas de bosques primarios o secundarios. Para áreas de cultivos especificar la periodicidad de la cosecha.

•

Recolección de documentación secundaria.

•

Por muestreo representativo o conteo físico. En el caso de bienes, se debe realizar una valoración económica.

A = Antes D = Después

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7.1.2.2.

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Mapas de Sensibilidad Ambiental

Los Mapas de Sensibilidad Ambiental son herramientas gráficas que permiten identificar aquellas áreas se importancia ambiental, social o ecológica en el área de influencia de las operaciones de una instalación VIT, que pudieran afectarse en el evento de la ocurrencia de una emergencia.

Al igual que la línea de base ambiental, los mapas de sensibilidad ambiental facilitan los procesos de análisis y evaluación de riesgos, constituyendo importantes herramientas en la planificación de contingencias.

Tradicionalmente los mapas de sensibilidad ambiental se construyen principalmente para zonas marinas y costeras. Sin embargo, recientemente se han levantado este tipo de mapas para aguas interiores, tales como estuarios, zonas lacustres y fluviales.

La elaboración de mapas de sensibilidad depende mucho de las condiciones propias de los sistemas que requieren ser evaluados y, sobre todo, de la disponibilidad de información ambiental sobre los ecosistemas sensibles en el área de influencia de la instalación. Por ello, es probable que los mapas que se construyan para zonas con limitada información disponible, terminen siendo simples mapas generales de ubicación. En este caso, es necesario cubrir las falencias a través de procesos de levantamiento de información utilizando sensores remotos, como pueden ser las aerofotgrafías o las imágenes de satélite, que permiten identificar recursos vulnerables para la alimentación de los mapas de sensibilidad.

Existen herramientas prácticas para la elaboración de mapas de sensibilidad ambiental. Una de ellas es la “Guía para el Desarrollo de Mapas de Sensibilidad Ambiental para la Planificación y Respuesta Ante Derrames de Hidrocarburos” de ARPEL (Asociación Regional de Empresas de Petróleo y Gas Natural en Latinoamérica y El Caribe). Esta Guía, a su vez, se basa en los procedimientos desarrollados por NOAA (US National Oceanic and Atmospheric Administration), empleando los Índices de Sensibilidad Ambiental (ESI) como método estandarizado de clasificación.

En términos generales, la Guía de ARPEL establece seis pasos para la construcción de los mapas de sensibilidad ambiental, según se ve en la Tabla 7.

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Tabla 7. Pasos en la Construcción de Mapas de Sensibilidad Ambiental PASO

ACTIVIDAD

1

Identificar: • Quién utilizará los mapas (destinatarios de la información) • Cómo se utilizarán los mapas • Qué información se requiere o está disponible

2

Determinar el Mejor Método para Satisfacer Necesidades: • ¿Sólo mapas en papel?

• ¿Mapas en papel y base de datos sistematizada?

• ¿Mapas digitales y base de datos sistematizada?

3

Reunir los Datos: • Mapas de base (cartografía básica) • Tipos de riberas y costas • Recursos sensibles • Información para dar respuesta al derrame • Otros datos de campo, por ejemplo, números de contacto

4

Construir los Mapas: • Agregar símbolos y colores a los mapas de base • Compilar datos de apoyo

5

Trazar los Mapas: • Imprimir mapas sobre papel

6

Revisar / Actualizar los Mapas y Datos: • Actualizar la información según se requiera

Fuente: Guía para el Desarrollo de Mapas de Sensibilidad Ambiental para la Planificación y Respuesta Ante Derrames de Hidrocarburos de ARPEL (1997).

La elaboración del mapa de sensibilidad ambiental implica identificar el nivel de vulnerabilidad de los recursos identificados a diferentes eventos derivados de la operación de la instalación VIT evaluada.

7.1.3.

Caracterización del Sistema

7.1.3.1.

Caracterización del Sistema Como preámbulo del proceso de análisis / evaluación de riesgos, es necesario identificar y describir las operaciones que se realizan en las instalaciones de la Vicepresidencia de Transporte.

La descripción de estas operaciones debe incluir información acerca de los siguientes elementos:

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a.

• • •

• •

b.

• • •

•

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Plantas, Terminales, Estaciones Generalidades del sitio en donde está ubicada la instalación.

Descripción general de las instalaciones.

Descripción detallada de las instalaciones, considerando como mínimo: - Área ocupada - Descripción de sistemas - Sistemas de control operacional - Sistemas de medición - Volúmenes de almacenamiento - Mecanismos de bombeo - Clases de bomba - Sistemas de protección de sobrepresión y vacío - Sistemas de protección pasivos y activos de contraincendio Descripción general de las operaciones de la instalación.

Descripción detallada de operaciones, incluyendo, como mínimo: - Flujos de bombeo - Presiones de operación - Volúmenes de almacenamiento nominales y efectivos - Ratas de bombeo - Ratas de recibo - Procedimientos de seguridad - Procedimientos de control de la operación - Procedimientos de medición y control de calidad - Estadísticas de operación (históricas y recientes) - Sistemas de control operacional - Procedimientos de parada y arranque - Estadísticas de operación (históricas y recientes) - Estadísticas de incidentes, accidentes, eventos, etc.

Sistemas Lineales de Transporte Generalidades del sitio en donde está ubicada la instalación.

Descripción general de las instalaciones.

Descripción detallada de las instalaciones, considerando como mínimo: - Longitud de ductos - Diámetros y espesores - Volumen de llenado y drenaje - Materiales de construcción - Válvulas de corte - Válvulas cheque - Descripción de sistemas de bombeo - Sistemas de control operacional - Sistemas de protección catódica / reducción de corrosión - Sistemas de medición - Sistemas de protección de sobrepresión y vacío - Sistemas de protección pasivos y activos de contraincendio Descripción general de las operaciones de la instalación.

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• -

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Descripción detallada de operaciones, incluyendo: Flujos de bombeo Presiones de operación Mecanismos de operación Ratas de bombeo Volúmenes transportados Procedimientos operativos detallados Mecanismos de control operacional Procedimientos de parada y arranque Estadísticas de operación (históricas y recientes) Estadísticas de incidentes, accidentes, eventos, etc.

c.

• • • • • • • • • •

Transporte de Hidrocarburos por Carrotanque Características de carrotanques utilizados en el proceso Rutas de transporte Sistemas de cargue y descargue Procedimientos de seguridad Procedimientos de control de la operación Procedimientos de medición y control de calidad Estadísticas de operación (históricas y recientes) Operación consorciada o contratada Control de despachos y recibos Estadísticas de incidentes, accidentes, eventos, etc.

d.

• • • • • • • • •

Operaciones Portuarias en Terminales Marítimos y Fluviales Características de barcazas / bongos / remolcadores de transporte Procedimientos de operación portuaria Rutas de transporte Procedimientos de seguridad Procedimientos de despacho y recibo Reglamentos portuarios Operaciones conjuntas con Sociedades Portuarias (cuando aplique) Estadísticas de operación (históricas y recientes) Estadísticas de incidentes, accidentes, eventos, etc.

7.1.4.

Definición de las Áreas de Influencia del Plan de Contingencia Durante la definición de la línea de base ambiental, se identificaron áreas que pudieran verse afectadas por un incidente derivado de las operaciones de la VIT. Este elemento sirve de punto de partida para realizar la determinación del área de influencia de estas operaciones, lo cual permite precisar la línea de base ambiental y la cobertura del Plan de Contingencia.

La identificación del área de influencia del PDC se realiza considerando varios aspectos, entre los cuales los principales son: • Espacio físico ocupado por la infraestructura petrolera (planta, terminal, ducto).

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•

• •

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El espacio geográfico que puede verse afectado por un evento (derrame, incendio o explosión) considerando las condiciones ambientales características de la región.

Los recursos disponibles para atención de la emergencia.

La capacidad de respuesta de la instalación afectada.

El área de influencia del Plan de Contingencia de las instalaciones VIT se definirá para tres niveles: • Área de Influencia Puntual • Área de Influencia Local • Área de Influencia Regional Estas tres definiciones constituyen un criterio adicional para la definición de los niveles de clasificación de emergencia (menor, media, mayor, nacional), conforme a lo que se describe en la sección del Plan Estratégico.

En los numerales 7.1.4.1 a 7.1.4.5 se presentan como referencia los criterios sugeridos para la determinación del área de influencia del Plan de Contingencia, con ejemplos de aplicación.

7.1.4.1.

Criterios para la Definición de Área de Influencia para Plantas y Terminales ÁREA

PLANTA/SISTEMA

EJEMPLO Planta Sebastopol

Área definida por la “malla” que delimita la ocupación de terrenos de la planta / terminal, que encierra los recursos propios de la VIT para atender la emergencia.

Área de Influencia Puntual

Terminal Buenaventura

En operación marina es el área de ubicación del muelle y la superficie marina que pueda potencialmente ser afectada por un derrame, hasta una distancia no superior a 10 metros a la redonda del sitio del incidente.

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ÁREA

PLANTA/SISTEMA

Área de Influencia Local

Corresponde a la anterior y adicionalmente incluye el área del municipio donde se encuentra ubicada la instalación y que posea capacidad de apoyo en la respuesta y recursos para atender la emergencia. Si este municipio no posee la infraestructura de respuesta adecuada, el área de influencia, corresponderá al área delimitada hasta la distancia de localización del municipio más cercano que tenga capacidad y recursos para atender la emergencia, sumados al municipio en donde está la instalación.

En operación marina, corresponde a toda al área potencialmente afectada en el área municipal de la línea de costa.

Área de Influencia Regional

Corresponde hasta el área delimitada por el departamento o departamentos donde está ubicado el municipio o municipios que pueden intervenir con recursos y equipos en la atención de la emergencia.

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EJEMPLO

ANTIOQUIA

7.1.4.2.

Criterios para la Definición de Área de Influencia para Sistemas Lineales (Ductos) ÁREA

Área de Influencia Puntual

Área de Influencia Local

SISTEMAS LINEALES Corresponde al área ocupada por el derecho de vía de la línea (hasta 15 m), incluyendo las áreas utilizadas para efectuar drenajes de la línea en labores de mantenimiento.

EJEMPLO Derecho de vía

Definida por el corredor de la línea al lado y lado del trazado, donde se podrían realizar las actividades de control de incendios y derrames que produzcan empozamientos o piscinas en las inmediaciones de la línea y que no intercepten ECP-DTI-F-004/V3

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ÁREA

Área de Influencia Regional

7.1.4.3.

SISTEMAS LINEALES corrientes de agua. Esta área dependerá de la magnitud del incendio o de la magnitud del empozamiento.

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EJEMPLO

Definida por los corredores de las posibles rutas de derrame aguas abajo de la línea hasta los Puntos de Control / Observación más lejanos definidos para la línea.

El establecimiento del último punto de control para un derrame de producto por una línea, se hace con base en la permanencia del volumen remanente del total derramado.

PC

Criterios para lla Definición de Área de Influencia para ara Corredores Viales ÁREA

SISTEMAS LINEALES

Área de Influencia Puntual

Corresponde al ancho del corredor vial, incluyendo las bermas a lado y lado de la vía vía.

Sobre este corredor es factible realizar labores de contención, limpieza u operaciones de contra incendio.Es probable que la vía requiera ser cerrada para las operaciones de atención.

Área de Influencia Local

Definida por el corredor vehicular más una distancia a lado y lado del mismo mismo, donde se podrían realizar las actividades de control de incendios y derrames que produzcan empozamientos y que no intercepten corrientes de agua.

Esta área dependerá de la magnitud del incendio o de la magnitud del empozamiento.

Área de Influencia Regional

Definida po por los corredores de las posibles rutas de derrame aguas abajo de del corredor víal hasta los Puntos de Control (PC) / Observación más lejanos definidos para el PDC. El establecimiento del último punto de control para un derrame de producto en un corredor vial se hace con base

EJEMPLO

PC

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ÁREA

Versión: 1

SISTEMAS LINEALES en la permanencia del volumen remanente del total derramado.

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EJEMPLO

7.1.4.4.

Criterios para la Definición de Área de Influencia para p Corredores Fluviales ÁREA

Área de Influencia Puntual

Área de Influencia Local

Área de Influencia Regional

7.1.5.

SISTEMAS LINEALES

EJEMPLO

Está delimitada exclusivamente los puntos untos de cargue y descargue de productos en los terminales, en donde sea factible hacer operaciones de contención, recolección o contra incendio.

En este caso el producto no ha caído al cuerpo de agua ni el incendio involucra a la nave que descarga o entre entrega.

Está definida por el área correspondiente a la dársena de maniobra del puerto de entrega o recibo de producto, sin que ocurra desplazamiento del derrame en la corriente fluvial fluvial.

Definida po por los corredores de las posibles rutas de derrame aguas abajo del sitio del derrame hasta los Puntos de Control / Observación más lejanos definidos para el PDC. El establecimiento del último punto de control para un derrame de producto en un corredor fluvi fluvial se hace con base en la permanencia del volumen remanente del total derramado.

PC

Análisis y Evaluación d del Riesgo Tecnológico

7.1.5.1.

Antecedentes En la versión del denominado “Plan Maestro de Contingencias” de la Vicepresidencia de Transporte (2001), se prese presentaba ntaba en forma detallada a los usuarios y consultores ECP-DTI-F-004/V3

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desarrolladores de los Planes de Contingencia, las diferentes metodologías para adelantar un análisis de riesgos. En esa versión, se hacía una descripción completa del esquema metodológico para obtener una clara y lógica identificación causal de los riesgos, a partir del uso de talleres con la operación, cuyo entregable final era una matriz de eventos iniciantes y eventos amenazantes.

A lo largo de estos años se viene insistiendo en la conciencia e interiorización de la importancia de prever planear y profundizar en el conocimiento de la probabilidad y frecuencia de ocurrencia de eventos peligrosos y sus consecuencias, a las personas, comunidad, medio ambiente, bienes, infraestructura interna y externa a la empresa entre otros.

En el proceso de crear un esquema estandarizado para la calificación y presentación de los resultados del análisis del riesgo, Ecopetrol S.A. asimiló la matriz de valoración cualitativa de riesgos RAM a su rutina diaria operativa con versiones que se han actualizado año a año para una mejor valoración.

Por otro lado, los equipos de trabajo de Integridad de Líneas y Tanques en el caso de la VIT también han venido cumpliendo en el último quinquenio amplios y aprovechables análisis de riesgos en sus estudios, los cuales son la base para los análisis de riegos en la elaboración de los Planes de Contingencia en los próximos cinco (5) años.

Las estadísticas y registros históricos de incidentes / eventos / accidentes se vienen conservando en Ecopetrol S.A. con mayor cuidado desde el año 2003, constituyendo parte fundamental de los análisis de riesgos reales y potenciales, investigación de accidentes y soporte a lecciones aprendidas.

Producto de este trabajo, en la actualidad se puede contar con una valiosa estadística de cinco (5) años de incidentes / eventos / accidentes, que permite valorar con mayor aproximación la frecuencia o probabilidad de ocurrencia de un evento peligroso y la severidad de las consecuencias derivadas del mismo. De esta forma, se reduce la dependencia de estadísticas externas al disponer de una información confiable y de primera mano sobre lo que de verdad está ocurriendo en las áreas operativas de la Empresa.

7.1.5.2.

Generalidades del Riesgo El proceso de planeación de contingencias está estructurado de una forma tal que permite establecer las estrategias que se requieren para prevenir la ocurrencia de eventos que puedan causar daños a las personas, el ambiente y las instalaciones o para mitigar dichos daños.

La identificación de las potenciales situaciones de emergencia tiene un punto de partida fundamental que permite determinar los posibles eventos que pueden suceder, las causas que los viabilizan y las consecuencias derivadas de su ocurrencia. Este punto de partida es el análisis / evaluación del riesgo.

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Lo interesante del análisis / evaluación del riesgo es que, al permitir la identificación de eventos de potencial ocurrencia, facilita la adopción de medidas de control que minimicen la materialización de los eventos, apuntando a la eliminación de las causas de dichos eventos o a la reducción de las pérdidas derivadas de su aparición.

El análisis del riesgo es el eslabón primario y actividad básica en la planeación, preparación y definición de acciones preventivas en un Plan de Contingencia. Esta actividad difiere sustancialmente de la elaboración del Plan de Emergencia (también llamado Plan Operativo), segundo componente de un Plan de Contingencia, el cual se elabora a partir del análisis del riesgo y apunta a establecer las acciones de respuesta para los eventos identificados en el análisis de riesgos.

7.1.5.3.

Procesamiento Requerido en el Análisis del Riesgo para el Plan de Contingencia Para las diferentes etapas que se cumplen en análisis / evaluación del riesgo se indica en la Tabla 8 los requerimientos de procesamiento y entregables para el Plan de Contingencia.

Tabla 8. Procesamiento Requerido en el Análisis del Riesgo FASE DE ANÁLISIS

REQUERIDO PARA EL PDC

FUENTES DE CONSULTA

ENTREGABLES

Frecuencia / Probabilidad de ocurrencia de eventos iniciantes / amenazantes

• Procesamiento concluyente de registros históricos de incidentes, hurtos, pérdidas, accidentes

• Bases de Datos VIT – Control de Pérdidas • Portal de incidentes VIT y otras Vicepresidencias • Resultados Análisis de Integridad de Sistemas VIT • Resultados de aplicación Matriz RAM

• Análisis de confianza de datos • Obtención de medias y medianas aritméticas de eventos • Obtención de distribución de probabilidades

Vulnerabilidad / Exposición

• Elementos afectados vs elementos expuestos

• Inventario y conteo físico.

• Muestreo estadístico.

• Aplicación de Ecuaciones Probit para afectación a personas • Estimación de daño ambiental • Resultados Análisis de integridad de sistemas VIT • SEPTRI (Mapfre)

• Porcentaje de daño.

• Sistemas de abastecimiento de agua potable a poblaciones

• Reconocimiento en campo

• Número de sistemas de captación y distribución potencialmente afectables

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FASE DE ANÁLISIS Afectación / Daño / Pérdida

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REQUERIDO PARA EL PDC

FUENTES DE CONSULTA

ENTREGABLES

• Distancias de afectación por eventos de incendio de chorro de fuego, piscina de producto, llamarada, explosión, nubes de gases

• Herramientas computacionales, tales como PHAST / CIRRUS / PIPA • Curvas y algoritmos de afectación

• Planos con distancias y niveles de afectación

• Rutas de derrame para volúmenes remantes de producto • Tasas de arribo a sitos de interés y puntos de control y observación

• Análisis hidrológico y función del tiempo de exposición de productos • Herramientas computacionales, tales como ADIOS / GNOME

• Tablas con velocidades de viaje de manchas en aguas altas, bajas promedio • Tablas con volumen de producto a contener y recuperar

• Sistemas de abastecimiento de agua potable poblaciones

• Resultados de Matriz RAM • Bases de Datos en entidades regionales (Corporaciones Autónomas, Municipios) • Portal de incidentes VIT y otras Vicepresidencias

• Número de usuarios afectados / tiempo de almacenamiento / registro de fuentes alternas

En el proceso de análisis del riesgo deben considerarse los lineamientos establecidos en la Norma ECP-GFI2-D-001, sobre Política de Gestión de Riesgos, de la Unidad de Gestión de Riesgos de la Vicepresidencia Financiera de ECOPETROL. 7.1.6.

Estrategias para la Respuesta

7.1.6.1.

Objetivos El diseño de las estrategias de respuesta cumple con los siguientes objetivos principales: • Facilitar la identificación de los eventos de riesgo acorde con la necesidad de recursos para atender las emergencias que se pueden presentar.

• Establecer los grados de emergencia para los eventos que se pueden presentar, utilizando las características propias del área de influencia por derrame, incendio y explosión.

• Identificar los recursos internos y externos que intervienen en el plan y definir sus funciones.

• Definir una organización de los recursos de Ecopetrol S.A. y recursos externos para cada grado de emergencia que se identifique.

• Establecer los procedimientos de comunicación de emergencias.

• Establecer los criterios y mecanismos de evacuación de instalaciones.

• Definir los mecanismos de cooperación externa de apoyo para la atención de situaciones de emergencia.

7.1.6.2.

Clasificación de Emergencias La clasificación de emergencias es una etapa básica y necesaria para la planeación y ejecución de los mecanismos de prevención, atención y control de emergencias. El ECP-DTI-F-004/V3

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objetivo de la clasificación es determinar con claridad el nivel de atención que requiere cada emergencia. La base de este proceso de clasificación es la calificación de los eventos que se haya realizado durante el análisis / evaluación del riesgo y que aporta los escenarios de emergencia que van a ser clasificados, utilizando criterios prácticos y medibles.

Existen múltiples criterios que pueden ser empleados para determinar el tamaño de una emergencia y su correcta selección y aplicación termina siendo determinante para una exitosa estrategia de respuesta.

Cada instalación de VIT debe determinar cuáles criterios de clasificación se acomodan más a su situación particular. Lo importante es que el o los criterios que se utilicen, deben ser lo más objetivos posibles, buscando que sean cuantitativos, con valores medibles, puesto que estos criterios hacen la clasificación de emergencias mucho más precisa.

Queda, sin embargo, abierta la posibilidad de que en el campo, cuando se está en proceso de atender una emergencia, a partir del análisis de la situación, pueda realizarse una segunda calificación del evento y se obtenga un nuevo nivel de emergencia, ya sea superior o inferior, dependiendo de las condiciones que se evidencien en sitio. En ese caso, habrá que reevaluar la estrategia que debe implantarse para la atención de la emergencia. Este proceso hace parte de los procedimientos contemplados en el Modelo del Sistema de Comando de Incidentes (SCI) que será abordado más adelante en este capítulo.

Como guía, la Tabla 9 muestra algunos criterios sugeridos para clasificación de emergencias y el ámbito de aplicación. En las Tablas 10, 11 y 12 se presentan ejemplos de aplicación de definición de niveles de emergencia.

Tabla 9. Parámetros Sugeridos para la Clasificación de Emergencias en VIT APLICA EN EVENTOS DE PARÁMETROS

UNIDADES DE MEDIDA

DERRAME O FUGA

INCENDIO EXPLOSIÓN

Lesiones

Número de lesionados

X

Pérdidas de vidas

Número de fatalidades

X

Bienes afectados

Valoración de la pérdida de infraestructura de producción y número de edificaciones externas o valor en pesos

X

X

Impacto ambiental

Localización = limitada o dispersa Duración de impacto = temporal o permanente

X

X

Afectaciones a especies animales o vegetales

Número de individuos comprometidos.

X

X

Duración de la emergencia

Unidad de tiempo (horas)

X

X

Problemas operacionales

Unidad de tiempo de suspensión de la operación (días-horas)

X

X

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APLICA EN EVENTOS DE PARÁMETROS

DERRAME O FUGA

UNIDADES DE MEDIDA

Unidades de procesos comprometidas

Importancia de la unidad: sistemas altas/media/baja presión, sala de operaciones, tanques de almacenamiento, sistema contraincendio.

Características hidrológicas

Velocidad y caudal de la corriente 2

INCENDIO EXPLOSIÓN

X

X

2

Área geográfica afectada

Extensión m ó km

X

Topografía del sitio del derrame

Porcentaje de pendiente

X

X

Volumen de producción / operación comprometido

Unidades de volumen (Bbls)

X

Volumen derramado

Unidades de volumen (Bbls)

X

Amenazas naturales y antrópicas

Unidad de tiempo de suspensión de la operación, días

X

X

Nivel de Evacuación

Cantidad de personas evacuadas (internas / externas)

X

X

Capacidad de respuesta

Recursos de intervención externa / Recursos de intervención interna

X X

X X

Manejo de la información

Trascendencia de la noticia (local, nacional, regional)

X

X

Costo estimado

Cálculo preliminar del costo de las operaciones de respuesta, basado en estadísticas y experiencias anteriores

X

X

Tabla 10. Ejemplo de Aplicación de Definición de Niveles de Emergencia CARACTERÍSTICA

MENOR

MEDIA

MAYOR

NACIONAL

Emergencias que por su magnitud, duración y consecuencias, además de los recursos de la emergencia menor, requieren la activación de las brigadas de los Planes de Ayuda Mutua existentes y del CLOPAD correspondiente.

Emergencias que por su magnitud, duración y consecuencias, además de los recursos de la emergencia media, requieren la activación de los recursos de otras áreas o Gerencias VIT y del CREPAD correspondiente.

Consecuencias:

Definición

Emergencias que por su magnitud, duración y consecuencias pueden ser atendidas y controladas con los recursos propios deL área operativa VIT involucrada.

Consecuencias: • Personas: puede incluir primeros auxilios sin incapacidad.

• Equipos e instalaciones:se pueden presentar daños menores con interrupción breve de la actividad.

• Ambiental: pequeña descarga de productos al interior del área controlada por el personal de la misma.

Evacuación: puede requerir la evacuación preventiva y parcial

Emergencias que por su magnitud, duración y consecuencias, además de los recursos de la emergencia mayor, requieren la activación de los recursos del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres – SNPAD y de otras Vicepresidencias de Ecopetrol, junto con el Comité de Crisis de la Empresa.

Consecuencias:

Consecuencias: • Personas: puede incluir lesiones que demandan tratamiento médico.

• Equipos e instalaciones: se pueden presentar daños, con parada no programada de la actividad.

• Ambiental: puede presentar daño ambiental leve por descarga de

• Personas: puede incluir lesiones graves que demandan tratamiento y traslado a un centro médico especializado.

• Equipos e instalaciones: se pueden presentar daños mayores o generalizados con suspensión prolongada de

• Personas: puede incluir lesiones graves que demandan tratamiento y traslado a un centro médico especializado o fatalidades.

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MENOR

MEDIA

del área.

Grupos Requeridos/ Esquema de Respuesta

productos áreas externas a la instalación VIT Evacuación: Requiere la evacuación o aislamiento del área afectada.

Coordinador y/o operador de la planta y contratistas disponibles.

Recursos adicionales a los utilizados en la emergencia menor: CLOPAD: Alcaldía, Policía, Cruz Roja, Defensa Civil, Infantería de Marina, DIMAR, Capitanía del Puerto, Sociedades Portuarias, expertos externos.

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MAYOR

NACIONAL

actividades.

• Ambiental: puede presentar daño ambiental severo de las áreas sensibles de externas a la instalación VIT. Evacuación: puede requerir evacuación o cierre de las operaciones en las zonas afectadas.

• Equipos e instalaciones: se pueden presentar daños mayores o generalizados con suspensión prolongada de actividades.

• Ambiental: puede presentar daño ambiental grave y de largo plazo de las áreas sensibles externas a la instalación e interrupción considerable de la operación.

Evacuación: puede requerir evacuación o cierre de las operaciones portuarias en las zonas afectadas

Recursos adicionales a los utilizados en la emergencia media: CREPAD, otras Gerencias VIT.

Recursos adicionales a los utilizados en la emergencia mayor: SNPAD y recursos de otras áreas de Ecopetrol.

Intervención del Comité de Crisis de la Empresa.

Tabla 11. Ejemplo de Aplicación para el Terminal de Buenaventura TIPO DE EMERGENCIA

MENOR

Incendio

Conato de Incendio o Incendio incipiente que puede ser controlado con los extintores disponibles en el área.

Explosión

Explosión de un pequeño volumen de vapor y/o gases combustibles, cuyas consecuencias no superan lo límites del área operativa. Pude demandar atención de primeros auxilios.

NIVEL DE LA EMERGENCIA MEDIO MAYOR Incendios que demandan además de extintores, los Incendios que vehículos y equipos requieren para su móviles de control, recursos contraincendio de la especializados SPRBUN y la red contraincendio del muelle externos tales, como Bomberos, y máquinas de líquidos de la contraincendios.

SPRBUN. Se requiere el uso de equipo de protección para Brigadistas.

El nivel de sobrepresión generado en la explosión ocasionó daños menores a estructuras y equipos del área afectada y demanda la atención de lesionados.

Se producen daños a las estructuras externas a la planta buenaventura y la SPRBUN, que requiere la evacuación total del área y la atención de heridos.

NACIONAL

NO APLICA

NO APLICA

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TIPO DE EMERGENCIA

Derrame

MENOR

Derrames de hidrocarburos en la bahía en volúmenes de hasta 10 bbls.

Derrames de hidrocarburos en tierra en volúmenes de hasta 50 bbls.

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NIVEL DE LA EMERGENCIA MEDIO MAYOR Derrames de hidrocarburos en la Derrames de bahía en volúmenes hidrocarburos en la bahía mayores de 200 bbls en volúmenes mayores con poca o nula de 10 bbls e inferiores a afectación de áreas 200 bbls. sensibles ambientales.

Derrames de Derrames de hidrocarburos en tierra hidrocarburos en tierra en volúmenes mayores en volúmenes de 50 bbls e inferiores a mayores de 300 y 300 bbls. menores de 1,000.

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NACIONAL

Derrames de hidrocarburos en la bahía en volúmenes mayores de 1,000 bbls con notoria afectación de áreas sensibles ambientales e interrupción de la actividad económica del puerto.

Tabla 12. Ejemplo de Aplicación de Niveles de Emergencia para Derrames en el Oleoducto Caño Limón Coveñas PARAMETROS DE CLASIFICACIÓN Volumen derramado (Kbls) Topografía del sitio de derrame (% pendiente) Velocidad de la corriente (m/seg) Caudal de la corriente (m3/s)

MAYOR

CLASIFICACIÓN EMERGENCIAS MEDIA

MENOR

V ≥ 20

10 ≤ V ≤ 20

V ≤10

P ≥ 15%

5% ≤ P ≤ 15%

P ≤ 5%

Ve ≥ 0.7

0.3 ≤ Ve ≤ 0.7

Ve ≤ 0.3

Q ≥ 1,000

50 ≤ Q ≤ 1,000

Q ≤ 50

Impacto ambiental

Contaminación dispersa y efecto permanente

Recursos intervención interna Recursos intervención externa

De otras Gerencias y Vicepresidencias Otras empresas petroleras y recursos internacionales

Contaminación dispersa y efecto temporal

Contaminación local y efecto temporal

Otras Gerencias

Propios

Regionales CREPAD

No aplica

NOTA: Los volúmenes de derrame en el caso del Oleoducto Caño Limón Coveñas son significativamente altos dadas las condiciones de operación de este ducto, así como las experticia de las brigadas de respuesta. Para otros sistemas de transporte estos volúmenes deben ser debidamente sopesados y validados con la operación, para definir volúmenes de derrame acordes con la verdadera capacidad de respuesta de cada instalación analizada.

7.1.6.3.

Equivalencias entre los Niveles de Clasificación de las Emergencias en la Vicepresidencia de Transporte y los del Plan Nacional de Contingencia En la Figura 2 se presentan las equivalencias entre los niveles de clasificación de emergencias en la VIT y los niveles que aplican al Plan Nacional de Contingencia.

Conforme a lo establecido en el documento del Plan Nacional de Contingencia, la interacción de los planes de contingencia de la operación comienza en el momento en que la situación de emergencia supera la capacidad de respuesta propia y directa de la instalación o sistema afectado y/o cuando los efectos de la emergencia se extienden a miembros de la comunidad del área de influencia local.

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En ese momento, el PNC está en Alerta y los recursos de intervención externa son los del Nivel 1 del PNC, es decir, los del CLOPAD. Si la emergencia supera la capacidad de respuesta del CLOPAD, el PNC se activa en el Nivel 2, con intervención de recursos del CREPAD. En este caso, la emergencia en Ecopetrol se considera Mayor, con una influencia regional.

La emergencia de grado Nacional en Ecopetrol equivale al Grado 3 del PNC. En este caso, los recursos de intervención externa corresponden a todo el SNPAD y puede incluir ayuda internacional.

PLAN DE CONTINGENCIA ÁREAS OPERATIVAS VIT

PLAN NACIONAL DE CONTINGENCIA - PNC Decreto 321

EMERGENCIA GRADO NACIONAL

Activación Emergencia NIVEL 3 (Nacional/Internacional) SNPAD

EMERGENCIA GRADO MAYOR (Área de Influencia Regional)

Activación Emergencia NIVEL 2 Comité Regional de Prevención y Atención de Desastres - CREPAD

EMERGENCIA GRADO MEDIO (Área de Influencia Local)

Activación Emergencia NIVEL 1 Comité Local de Prevención y Atención de Desastres - CLOPAD

EMERGENCIA GRADO MENOR (Área de Influencia Puntual- Atención con Recursos Propios)

Figura 2. Equivalencias entre los Niveles de Emergencia de los Planes de Contingencia de Ecopetrol VIT y los del Plan Nacional de Contingencia

7.1.6.4.

Definiciones y Criterios para el Establecimiento de Puntos de Control, Puntos de Observación y Áreas de Control En la atención de emergencias cuyo evento amenazante es un derrame de hidrocarburos, juegan papel importante los puntos / áreas de control y los puntos de observación. Las acciones de respuesta pueden preverse y prepararse sobre la base de la definición de estos puntos y áreas, cuya información se documenta en el Manual Operativo.

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7.1.6.4.1.

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Definiciones

a. Puntos de Control (PC) Sitios establecidos a lo largo de la ruta del derrame en un cuerpo de agua en donde el derrame puede ser controlado total o parcialmente. Para que el punto de control sea hábil, deben cumplirse condiciones que faciliten las acciones de control. Tales condiciones se refieren especialmente a: • Características físicas, geográficas y topográficas del sitio y sus áreas aledañas.

• Caudal y velocidad de la corriente de agua en el cuerpo afectado por el derrame.

• Condiciones de acceso al sitio.

• Localización relativa de los puntos de almacenamiento de equipos y demás recursos que intervienen en el control del derrame.

• Tiempos de desplazamiento de equipos y brigadas de respuesta hacia el punto de control.

• Facilidades existentes en el sitio para la ubicación de equipos de respuesta, tales como barreras, desnatadores y tanques de almacenamiento temporal.

• Aspectos de seguridad física para personas, equipos y materiales.

Los PC pueden ser de dos tipos: fijos y operativos. Los primeros corresponden a instalaciones preconcebidas, en donde se han dispuesto estructuras de soporte permanentes, tales como piscinas de almacenamiento, canales de conducción, áreas de circulación y de maniobra, etc.

Los PC operativos son sitios seleccionados con base en criterios técnicos (ver Tabla 5.5) que son instalados en el momento de la emergencia, pero que ya fueron evaluados previamente como de factible instalación. b. Puntos de Observación (PO) Sitio geográfico en la ruta de un derrame que por sus características facilita instalar personal o herramientas de seguimiento del avance y comportamiento del derrame, para determinar tiempos de viaje, volúmenes aproximados y demás datos que intervienen en la toma de decisiones con respecto a su control y la prevención de daños.

Por lo general, los puntos de observación se ubican en sitios como cruces de vías, puentes, alcantarillas y otras estructuras de interés en el recorrido del derrame. La definición de los Puntos de Observación depende de varios aspectos, entre ellos las condiciones del sitio, la facilidad de acceso y el margen de tiempo que proporcione para aprovechar la información que se recoja durante la observación del derrame, con el fin de tomar acciones para su control o protección de elementos vulnerables. c. Áreas de Control (AC) Corresponden a áreas geográficas en donde es factible realizar el control del derrame sin establecer puntos de control únicos o estableciendo varios de ellos de manera aleatoria. Este tipo de áreas son propias de ecosistemas de ciénagas,

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pantanos o cualquier otro sistema lacustre en donde no es factible instalar puntos de control únicos, sino que el control del derrame se realiza interviniendo un área.

También podría realizarse el control de un derrame en un terreno no inundado, utilizando la estrategia de área de control con varios frentes de atención.

Igualmente para zonas costeras, es factible la respuesta al derrame utilizando áreas de control en playas y ciénagas costeras, en combinación con puntos de control en caños que se inunden con la marea. El concepto de Área de Control flexibiliza la intervención en un derrame, puesto que permite establecer varios puntos de control operativos según las necesidades.

7.1.6.4.2.

Criterios para el Establecimiento de Puntos / Áreas de Control y Puntos de Observación

En la Tabla 13 se resumen los aspectos que deben tenerse en cuenta para el establecimiento de puntos / áreas de control y puntos de observación.

Tabla 13. Criterios para la Selección de Puntos / Áreas de Control y Puntos de Observación CRITERIOS

DESCRIPCIÓN

APLICA PARA

Acceso al sitio

• Facilidad para acceder al sitio.

• Facilidad para llevar y entrar al sitio con equipos para contención, recolección y almacenamiento.

• Distancia de localización de los sitios y bodegas de almacenamiento de equipos y materiales para el control de derrames

PO PC AC

Funcionalidad

• Condiciones topográficas, hidrológicas y físicas.

• Sitio apto para la colocación de barreras y la instalación de desnatadores, tanques y equipos dedicados al control del derrame.

PC AC

• En el sitio se pueden ingresar maquinaria, carrotanques y otro tipo de equipo pesado.

PC AC

• Tiempos de arribo de la mancha.

• Tiempo de permanencia del volumen remanente del derrame (lo que queda por pérdidas por evaporación, emulsión, adherencia, etc.).

• Tiempo de movilización de los recursos humanos y equipos de atención al sitio.

PC AC

• Tiempo de “paso de la mancha”.

PO

• Condiciones de seguridad en el sitio que garantice la protección de brigadistas, equipos, herramientas y maquinaria que intervienen en la atención de la emergencia.

PO PC AC

Maniobrabilidad Tiempos

Seguridad

7.1.6.4.3.

Documentación de Puntos / Áreas de Control y Puntos de Observación

La información correspondiente a los Puntos / Áreas de Control y Puntos de Observación deberá ser detallada en el Manual Operativo del PDC de cada instalación, tal como se sugiere en la Figura 3 y de acuerdo con la Guía para ECP-DTI-F-004/V3

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Elaboración de Manuales Operativos en Ecopetrol. La captura de información de Puntos de Control para su documentación se presenta en el Anexo 1.

Figura 3. Modelo de Documentación de Puntos de Control en el Manual Operativo

7.1.6.5.

Organización de Respuesta – Modelo del Sistema Comando de Incidentes 7.1.6.5.1.

Generalidades

El Sistema Comando de Incidentes (SCI), también conocido como Sistema de Manejo de Incidentes (SMI), es un modelo de manejo de emergencias que adopta una estructura de organización flexible, expandible y reducible, que proporciona un marco de referencia estandarizado en el cual todos pueden intervenir de manera ECP-DTI-F-004/V3

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efectiva, sin limitaciones derivadas de sus respectivas jurisdicciones. El SCI fue creado a principios de los años 70, con el fin de resolver situaciones tales como: • Demasiadas personas respondiendo a un mismo supervisor o coordinador.

• Diferentes estructuras organizacionales para atención de emergencias.

• Falta de información confiable sobre la situación de emergencia.

• Incompatibilidad de sistemas de comunicaciones.

• Falta de estructuras que permitieran interactuar a todas la agencias involucradas.

• Falta de claridad en las líneas de autoridad.

• Uso de terminologías diferentes entre las entidades participantes en la atención a la emergencia.

• Falta de claridad y definición de los objetivos de atención a la emergencia.

En términos generales, los objetivos del SCI, entonces, apuntan a garantizar: • La seguridad de los encargados de la respuesta y la de todas las personas involucradas en la emergencia.

• El logro de los objetivos de atención del incidente.

• El uso eficiente de los recursos disponibles.

Las características del modelo, que se constituyen también en condiciones, permiten que el sistema funcione de manera adecuada. Estas características son: Operación Modular Se establecen cinco áreas principales con funciones específicas que evitan la duplicación de esfuerzos: Comando, Operaciones, Planificación, Logística y Administración / Finanzas. La estructura del modelo puede crecer o decrecer, dependiendo de las condiciones y tamaño de la emergencia. La principal recomendación en este caso es tratar de mantener la estructura lo más sencilla y pequeña, hasta donde sea factible lograr los objetivos de atención que se han fijado y puedan monitorearse y evaluarse los resultados.

Extensión de Mando Establece que una persona debe tener bajo su supervisión directa a un grupo entre mínimo 3 y máximo 7 personas. Una organización con más de 7 personas a cargo de un supervisor o comandante resulta difícil de controlar y a la larga es ineficiente.

En eventos en donde solo existen 2 ó 3 personas para atender la emergencia, como puede ser en emergencias del nivel menor, una de ellas actuará como comandante de incidente y adicionalmente cumplirá las funciones necesarias adicionales conforme al esquema básico de organización del SCI. Comando de Incidente En toda emergencia debe haber un Comandante de Incidente (CI), también llamado Director en Escena o Incident Commander (IC), cuyas responsabilidades se presentan más adelante. En términos generales el CI es la persona de más alto rango en la organización de emergencia y tiene a su cargo el control total de la operación de respuesta.

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Comando Unificado En un incidente con la posibilidad de afectar dos o más jurisdicciones, o que esté afectando recursos externos que implican la intervención de CLOPADs / CREPADs, se debe incorporar a todas las partes interesadas.

En este caso, se requiere integrar una unidad en el comando de la emergencia, conocida como Comando Unificado. Adicionalmente, en las demás secciones de la organización del SCI podrán participar los responsables de las organizaciones externas involucradas. Por ejemplo, en la Sección de Logística, el planificador de una empresa privada puede trabajar junto con el planificador de una entidad gubernamental.

El hecho de vincular a otras personas en el Comando Unificado, facilita la toma de decisiones en situaciones emergencias mayores.

Terminología y Organización Común El SCI provee el medio para establecer funciones comunes para que se pueda trabajar modularmente con términos y funciones conocidas por todas las partes involucradas.

Comandante Comandantede de Incidentes Incidentes

Staff Staffde deComando Comando Funcionario de Seguridad Funcionario de Seguridad Funcionario de Funcionario deInformación Información Funcionario Funcionariode deEnlace Enlace

Sección Sección Operaciones Operaciones

Sección Sección Planificación Planificación

Sección Sección Logística Logística

Sección Sección Administrativa Administrativa/ / Financiera Financiera

Figura 4. Estructura Básica del Modelo del Sistema Comando de Incidentes

El modelo Establece un organigrama (Figura 4) con funciones básicas y ciertos principios de mando jerárquico.

7.1.6.5.2.

Roles y Responsabilidades del SCI

El modelo del SCI divide los cargos de la organización en dos grupos básicos (Figura 5): • Personal de Comando – Comandante de Incidente, Oficial de Enlace, Oficial de Información, Oficial de Seguridad (el término Oficial puede ser reemplazado por ECP-DTI-F-004/V3

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•

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un vocablo equivalente que permita diferenciarlo de los responsables de otros grupos de trabajo. Un término apropiado puede ser Funcionario o Responsable).

Personal General – Jefes de Sección de Operaciones, Planificación, Logística y Administración / Finanzas. En este caso, se recomienda mantener las denominaciones de Jefe de Sección para facilitar su diferenciación del resto de la organización y recalcar el nivel superior de estas personas en la estructura del comando de incidentes.

Comandante Comandantede de Incidentes Incidentes

Personal de Comando Staff de Comando Staff de Comando Funcionario de Seguridad Funcionario de Seguridad Funcionario de Información Funcionario de Información Funcionario de Enlace Funcionario de Enlace

Sección Sección Operaciones Operaciones

Sección Sección Planificación Planificación

Sección Sección Logística Logística

Sección Sección Administrativa / Administrativa / Financiera Financiera

Personal General

Figura 5. Grupos Básicos del SCI

Responsabilidades Comunes a todos los Miembros de la Organización son Responsabilidades de todos los Integrantes del SCI: • Estar presto a recibir instrucciones sobre su asignación, personas de contacto, tiempos y formas de desplazamiento.

• Presentarse en el sitio asignado para reportarse, el cual puede ser el Puesto de Mando o los puntos de encuentro de recursos en el área de atención de la emergencia.

• Todos aquellos representantes de entidades externas que lleguen a participar en la atención de la emergencia deben reportarse con el Oficial de Enlace (o Funcionario de Enlace), antes de ser ubicados en el área que les corresponde.

• Evitar el uso de jerga y abreviaturas en las comunicaciones de emergencia.

Utilizar el lenguaje simple y unificado del SCI. • Estar atentos a recibir las instrucciones y resúmenes de su superior jerárquico en la emergencia.

• Transmitir la información recibida en las sesiones de resumen a sus subalternos en la estructura de organización.

• Llenar los formatos que le sean asignados como de su responsabilidad para entregarlos en la Unidad de Documentación.

• Atender las órdenes de desmovilización cuando le sea solicitada.

• Instruir a sus subalternos acerca de las órdenes de desmovilización.

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Responsabilidades y Perfiles del Personal de Comando En la Tabla 14, se presentan las responsabilidades y perfiles que se asignan al Personal de Comando (Comandante de Incidente, Oficial de Información, Oficial de Enlace y Oficial de Seguridad). Cada funcionario tiene una responsabilidad general (rol) y varias específicas.

Responsabilidades y Perfiles del Personal General En la Tabla 15 se incluyen las responsabilidades y perfiles del Personal General agrupadas en las Secciones de Operaciones, Planificación, Logística y Administrativo / Financiero.

Cada una de estas Secciones, bajo la figura de un Jefe de Sección, reúne a las personas que intervienen en la atención de la emergencia. Para ello, la estructura del SCI prevé la conformación de posiciones diferenciadas, según las responsabilidades que se asignen.

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Tabla 14. Responsabilidades del Personal de Comando

FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES (ROL) Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN / PERFIL Persona con el más alto rango jerárquico operativo en la instalación, según el nivel de emergencia Puede ser otra persona sin rango jerárquico pero mejor calificada para la función.

Comandante de Incidente (CI)

Realizar las labores de dirección y comando integral de la atención de la emergencia.

Solo existe un único Comandante en emergencias que no requieren Comando Unificado.

En Comando Unificado, comparte actividades con los funcionarios de entidades del SNPAD, según el nivel de emergencia.

Puesto de Mando Eventualmente puede hacer recorridos a las áreas donde se llevan a cabo las operaciones de respuesta.

Perfil del Comandante de Incidente: Perfil Técnico • Conoce muy bien el Plan de Contingencia y las opciones de respuesta.

• Conoce y tiene claras sus funciones y las de sus subalternos.

• Tiene habilidad para delegar actividades en los demás miembros del Personal de Comando y del Personal General.

• Maneja la situación conside-rando todas las perspectivas. Tiene visión integral del evento.

• Fuertes habilidades de análisis, valoración y toma de decisiones.

• Se mantiene siempre preparado para actuar.

• Se enfoca en soluciones y resultados, pero evita involucrarse en los detalles de la

RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS • Asumir un liderazgo general para la respuesta al incidente.

• Evaluar la situación de emergencia o recibir el informe de evaluación del Comandante de Incidente previo.

• Determinar los objetivos estratégicos de la atención de la emergencia y establecer las prioridades de acción.

• Establecer las etapas de acción que apunten al logro de los objetivos trazados, determinando las expectativas de resultados sin perder de vista las limitaciones que puedan existir.

• Asegurarse que los objetivos de atención del incidente no riñen con las prioridades del PDC y que cumplen con las directrices del Plan Nacional de Contingencia.

• Establecer el Puesto de Mando (o Puesto de Comando), para delegar la autoridad a otros que integran los grupos de personal de comando y personal general.

• Revisar, aprobar y autorizar la implementación del Plan de Acción del Incidente.

• Recibir instrucciones generales de administradores / funcionarios de su propia compañía o de las agencias representadas en el Comando Unificado.

• Garantizar la seguridad en el incidente, asegurando que todas las medidas de control de riesgos están implementadas en el sitio del incidente.

• Garantizar la seguridad física de las personas y equipos que participan en la atención del incidente.

• Proporcionar servicios de información a los interesados internos y externos, a través del Oficial de Información (Funcionario de Información).

• Establecer y mantener un enlace con otras agencias que participen en el incidente a través del Oficial de Enlace (Funcionario de Enlace).

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES (ROL) Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN / PERFIL atención.

• No permite que las situaciones se queden sin atención.

• Establece claramente los objetivos de resultados y tiene claras las metas y logros de la respuesta a la emergencia.

• Habilidad en el manejo de herramientas de comunica-ciones.

• Cuenta con autorización para hacer compromisos y realizar gastos que apunten a la aten-ción de la situación de emergencia.

• Hábil para realizar reuniones de coordinación efectivas.

• Hábil para realizar reuniones y conferencias de prensa.

• Hábil para el control del tiempo en las acciones de respuesta.

• Capaz de elaborar informes ejecutivos cuando sea necesario.

• Hábil para identificar las necesidades de recursos y relevos para mantener la efectividad de la respuesta al incidente.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Adaptado a trabajar bajo presión y en condiciones de urgencia.

• Mantiene una actitud ganadora y de éxito de manera permanente y es capaz de comunicarla al resto del equipo.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

Perfil Personal • Fuertes habilidades comunica-

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS • Asegurar que existen los fondos suficientes para la ejecución del plan de acción establecido.

• Aprobar la adquisición de recursos adicionales para la emergencia o su liberación cuando ya no se requieren.

• Aprobar la vinculación de personas en entrenamiento, voluntarios y personal auxiliar cuando sea conveniente.

• Coordinar las acciones de investigación del incidente.

• Ordenar los procedimientos de desmovilización cuando sea necesario.

• Buscar el acompañamiento del soporte jurídico que requiera.

• Aprobar la liberación de información de prensa.

• Determinar el cierre de la fase de atención del incidente y comunicarlo al resto de la estructura de respuesta.

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES (ROL) Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN / PERFIL

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

cionales.

• Alto nivel de asertividad. Sabe escuchar.

• Confía ampliamente en su personal.

• Toma en cuenta las opiniones de sus subalternos, pero es capaz de tomar decisiones autónomamente.

• Es bastante organizado.

• Es visible al personal en el Puesto de Mando y en el campo.

• Mantiene un estándar de conducta elevado durante el incidente.

• Se mueve con facilidad ante preguntas, críticas y comenta-rios de terceros.

• Es autocrítico, capaz de reconocer sus errores y logros.

• Reconoce sus errores y es capaz de aprender de ellos.

• Fuertes dotes de liderazgo.

• Hábil en el manejo de situa-ciones de crisis.

Comandante de Incidente Alterno

Dar soporte el CI y estar preparado para tomar su lugar en caso de requerirse.

Funcionario de Información Pública (FIP)

Asesorar al Comandante de Incidente sobre la distribución de información y las relaciones con

Se ubica en el Puesto de Mando cuando es convocado.

Puesto de Mando

Persona calificada o de rango operativo alto, según el nivel de emergencia. El perfil de esta persona debe ser el mismo con el que cuenta el Comandante de Incidente.

• Realizar tareas específicas, según lo solicite el Comandante de Incidente.

• Cumplir la función de comando de incidentes cuando esta autoridad le sea delegada por el Comandante titular.

Funcionario de Comunicaciones Externas asignado al área operativa

• Establecer junto con el Comandante de Incidente si existen limitaciones a la liberación de información al público y a los medios.

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FUNCIONARIO

Funcionario de Seguridad (FS)

RESPONSABILIDADES GENERALES (ROL) Y CARACTERÍSTICAS los medios de comunicación.

Solo existe un único FIP por incidente e incluso en situaciones de Comando Unificado, para evitar duplicidad o multiplicidad de canales de información pública.

Monitorear y evaluar las condiciones de seguridad y asegurarse de que se implementen las acciones necesarias para corregir las

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN / PERFIL Perfil del Funcionario de Información Pública: Perfil Técnico • Gran habilidad para el manejo de de medios de comunica-ción masiva.

• Hábil para realizar reuniones de coordinación efectivas.

• Hábil para realizar reuniones y conferencias de prensa.

• Hábil para la elaboración de comunicados de prensa.

• Capaz de establecer prioridades de información hacia el interior y el exterior.

• Habilidad en el manejo de herramientas de comunica-ciones.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

Perfil Personal • Fuertes habilidades comunicacionales.

• Alto nivel de asertividad. Sabe escuchar.

• Alta capacidad de diplomacia en el manejo de entes externos.

• Es bastante organizado.

Puesto de Mando Debe recorrer las áreas de atención para realizar las inspecciones

Responsable HSE de la Gerencia afectada o funcionario HSE de la Dirección de HSE y Gestión Social asignado para el área operativa

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS • Contar con la aprobación del Comandante de Incidente antes de liberar cualquier tipo de información.

• Elaborar el material que va a ser entregado como boletines de prensa periódicos.

• Organizar y conducir las sesiones de ruedas de prensa y demás procedimientos que sean necesarios en las actividades de liberación de información.

• Obtener la información de medios que pueda ser útil para el proceso de atención del incidente.

• Velar porque se lleve al día la bitácora de la emergencia.

• Participar en las reuniones de evaluación y planificación.

• Intercambiar información con el Oficial de Planificación (Funcionario de Planificación).

• Garantizar la seguridad de todo el personal del incidente.

• Detener cualquier actividad u operación que no cumpla con los estándares de seguridad establecidos por VIT o en Plan de Seguridad y Salud que haya establecido como parte del Plan de Acción del Incidente.

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES (ROL) Y CARACTERÍSTICAS deficiencias de seguridad del personal que interviene en la atención de la emergencia y del público en general.

Solo debe haber un único FS por incidente, incluso si se ha activado el Comando Unificado.

UBICACIÓN FÍSICA regulares de seguridad

QUIÉN / PERFIL Perfil del Funcionario de Seguridad: Perfil Técnico • Excelente conocimiento del Plan de Contingencia.

• Conoce muy bien sus funciones y las de los demás miembros del Sistema.

• Fuertes habilidades de análisis, valoración y toma de decisiones.

• Gran habilidad para reconocer los riesgos propios de la operación y los derivados de la atención de la emergencia.

• Fuerte conocimiento en las estrategias y acciones para la minimización de los riesgos industriales.

• Habilidad para el estableci-miento de medidas de protec-ción de la seguridad en las operaciones de respuesta.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Adaptado a trabajar bajo presión y en condiciones de urgencia.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

Perfil Personal • Fuertes habilidades comunicacionales.

• Habilidad para transmitir información que apunte a convencer sobre la importan-cia de la seguridad en las operaciones de emergencia.

• Es bastante organizado.

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS • Asesorar al Comandante de Incidentes acerca de temas relativos a la seguridad en el incidente.

• Trabaja con la Sección de Operaciones para garantizar la seguridad del personal en el campo.

• Determinar las necesidades de equipos de protección personal (EPP) para quienes estén trabajando en la atención de la emergencia. Determina el tipo y calidad del EPP. • Realizar la investigación de los accidentes / incidentes que ocurran dentro del área de atención de la emergencia.

• Participar en las reuniones de seguimiento y planificación, aportando información dirigida a la identificación de riesgos para las personas y mecanismos de control.

• Revisar el Plan de Acción del Incidente para detectar posibles problemas de seguridad.

• Coordinar las actividades de los asistentes que está en autonomía de nombrar según necesidades.

• Realizar sesiones periódicas de instrucción en campo sobre aspectos de seguridad al personal involucrado en la atención del evento.

• Promover el registro de la información a su cargo en la bitácora de la emergencia.

• Revisar y aprobar el Plan Médico.

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES (ROL) Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN / PERFIL

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

• Fuertes dotes de líder para imponer acciones de seguir-dad cuando sea necesario.

• Cuenta con el respaldo y credibilidad entre la población objeto de sus actividades.

Funcionario de la Unidad de Gestión Social asignado al área operativa

Funcionario de Enlace (FE)

Establecer los contactos de interacción entre la Empresa y las entidades del SNPAD y entidades ambientales que sean necesarias involucrar para la atención de emergencias de los niveles medio, mayor y nacional.

Solo debe haber un único FE por incidente, incluso si se ha conformado el Mando Unificado.

Puesto de Mando

Perfil del Funcionario de Enlace: Perfil Técnico • Gran habilidad para el manejo de diferentes grupos humanos.

• Excelentes capacidades de relación con entes externos.

• Excelente conocimiento del entorno del Plan de Contingencia.

• Habilidad en el manejo de herramientas de comunica-ciones.

• Hábil en el manejo de relaciones

• Asistir al Comandante de Incidente sirviendo como punto de contacto para representantes de agencias que colaboran en el apoyo de la operación.

• Proporcionar informes a las agencias de apoyo y responder preguntas de éstas, con base en las instrucciones y lineamientos que previamente se han acordado con el Comandante de Incidente.

• Identificar a los puntos focales de contacto de las entidades que intervienen en la atención de la emergencia, incluyendo los datos de referencia para comunicaciones.

• Mantener a las agencias externas informadas sobre el desarrollo de la atención de la emergencia.

• Monitorear el desarrollo del incidente y prever las interacciones potenciales con agencias externas.

• Participar en las reuniones de seguimiento y planificación, proporcionando información sobre la disponibilidad y estado de ECP-DTI-F-004/V3

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES (ROL) Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN / PERFIL públicas.

• Hábil para realizar reuniones de coordinación efectivas.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

Perfil Personal • Fuertes habilidades comunicacionales.

• Excelentes capacidades de relaciones públicas.

• Fuertes condiciones de líder, con reconocimiento entre las entidades que coordina.

• Facilidad de palabra y expresión, con alta capacidad de convencimiento.

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS los recursos disponibles de las entidades que participan en la atención del evento.

• Llevar registro de todas sus actividades.

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Tabla 15. Responsabilidades del Personal General

FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN

RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

Depende del Nivel de Emergencia

Jefe de Sección de Operaciones (de Respuesta)

Manejar directamente todas las operaciones que apunten al cumplimiento de los objetivos de atención de la emergencia.

Solo existe un único Jefe de Sección de Operaciones en incidentes.

Puede ser necesario tener un Jefe de Sección alterno en emergencias de nivel mayor / nacional.

Puesto de Mando Eventualmente puede hacer recorridos a las áreas donde se llevan a cabo las operaciones de respuesta.

Perfil del Jefe de Sección de Operaciones: Perfil Técnico • Conoce muy bien el Plan de Contingencia y las opciones de respuesta.

• Posee fuerte habilidad en acciones operativas de respuesta a diferentes clases de incidentes.

• Conoce y tiene claras sus funciones y las de sus subalternos.

• Tiene habilidad para delegar actividades en los demás miembros de la Sección.

• Fuertes habilidades de análisis, valoración y toma de decisiones.

• Es capaz de plantear alterna-tivas de respuesta viables.

• Se mantiene siempre preparado para actuar.

• Hábil para realizar reuniones de coordinación efectivas.

• Hábil para el control del tiempo en las acciones de respuesta.

• Capaz de elaborar informes ejecutivos cuando sea necesario.

• Hábil para identificar las

• Diseñar e implementar las acciones operativas que permitan cumplir los objetivos estratégicos establecidos para la atención del incidente.

• Participar conjuntamente con la Sección de Planificación en la formulación del componente operativo del Plan de Acción del Incidente.

• Activar y supervisar la entrada de recursos a las áreas de respuesta, según los alcances de Plan de Acción.

• Instruir y asignar los recursos que le sean suministrados para la atención de la emergencia.

• Activar y ejecutar el Plan de Seguridad y Salud que le ha proporcionado el Oficial de Seguridad.

• Evaluar necesidades y hacer requisición de recursos.

• Ajustar el Plan de Acción según necesidades, informando al Comandante de Incidente y al Jefe de la Sección de Planificación.

• Aprobar la liberación de recursos que ya no son requeridos en las operaciones de respuesta.

• Ensamblar y desensamblar los grupos de tarea que se requieren en la emergencia.

• Reportar los resultados de las acciones de respuesta al Comandante de Incidente, al Jefe de Planificación y al Oficial de Información, en las reuniones de seguimiento.

• Llevar registros de todas sus actividades.

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

necesidades de recursos y relevos para mantener la efectividad de la respuesta al incidente.

• Hábil en incorporar la información de otras áreas del SCI en la consecución de los objetivos de atención.

• Puede actuar como Coman-dante de Incidentes en caso de ser necesario.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

• Mantiene siempre un ánimo triunfador y lo contagia a sus subalternos.

Perfil Personal • Gran habilidad para el manejo de diferentes grupos humanos, con experiencias dispares.

• Fuerte perfil de liderazgo.

• Fuertes habilidades comunicacionales.

• Alto nivel de asertividad. Sabe escuchar.

• Confía ampliamente en su personal.

• Toma en cuenta las opiniones de sus subalternos, pero es capaz de tomar decisiones autónomamente.

• Es bastante organizado.

• Es autocrítico, capaz de reconocer sus errores y logros.

• Reconoce sus errores y es capaz ECP-DTI-F-004/V3

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

de aprender de ellos.

• Es capaz de obtener el soporte de otros miembros del SCI.

Depende del Nivel de Emergencia

Jefe de Sección de Planificación

Colectar, evaluar, diseminar y usar la información sobre el estado del incidente para: 1) entender el estado y la situación actual; 2) hacer predicciones sobre el comportamiento de la emergencia en el corto y mediano plazos; y 3) preparar las alternativas de acción para responder al incidente.

Solo existe un único Jefe de Sección de Planificación en incidentes.

Puede ser necesario tener un Jefe de Sección alterno en emergencias de nivel mayor / nacional.

Puesto de Mando

Perfil del Jefe de Sección de Planificación: Perfil Técnico • Conoce muy bien el Plan de Contingencia y las opciones de respuesta.

• Conoce y tiene claras sus funciones y las de sus subalternos.

• Tiene habilidad para delegar actividades en los demás miembros de la Sección.

• Fuertes habilidades de análisis, valoración y toma de decisiones.

• Alta capacidad de predicción, proyección y planificación.

• Es capaz de organizar un Plan de Acción con base en información de campo y análisis de la situación.

• Es capaz de plantear alterna-tivas de respuesta viables.

• Hábil para realizar reuniones de coordinación efectivas.

• Hábil en el desarrollo y elaboración de mapas, diagramas, bocetos y demás ayudas gráficas para la presentación y análisis de información de emergencia.

• Fuertes conocimientos de muestreos y análisis de

• Utilizar la información del incidente para la elaboración del Plan de Acción específico con apoyo de la Sección de Operaciones y el Comandante de Incidente.

• Asignar el personal disponible a la estructura del Sistema de Comando de Incidentes.

• Establecer los requerimientos de información del incidente para la preparación y ajuste del Plan de Acción.

• Determinar la necesidad de incorporación de especialistas en el proceso de planificación y de atención de la emergencia.

• Dirigir el trabajo de los profesionales y especialistas convocados como soporte técnico especializado (tales como, expertos en manejo de emergencias, especialistas ambientales, técnicos en manejo de equipos, especialistas jurídicos, etc.).

• Organizar información sobre alternativas para el manejo del incidente.

• Compilar y hacer presentaciones sobre la situación del incidente.

• Realizar predicciones sobre el comportamiento de la emergencia en el corto y mediano plazos que permitan hacer ajustes al Plan de Acción.

• Prever las necesidades de desmovilización.

• Participar en las reuniones de seguimiento y planificación.

• Llevar registro de todas sus actividades.

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RESPONSABILIDADES GENERALES Y CARACTERÍSTICAS

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

información de campo.

• Gran capacidad de síntesis.

• Capaz de elaborar informes ejecutivos cuando sea necesario.

• Conoce en detalle la condición de los recursos disponibles en la emergencia.

• Hábil para identificar las necesidades de recursos especializados y científicos.

• Gran capacidad para interac-tuar con otras dependencias de la organización y con funcionarios de entidades externas.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

Perfil Personal • Fuerte perfil de liderazgo.

• Fuertes habilidades comunicacionales.

• Alto nivel de asertividad. Sabe escuchar.

• Es bastante organizado.

• Es autocrítico, capaz de reconocer sus errores y logros.

• Reconoce sus errores y es capaz de aprender de ellos.

Jefe de Sección de Logística

Suministrar las herramientas, servicios y facilidades

Puesto de Mando

Depende del Nivel de Emergencia

• Realizar las contrataciones y adquisiciones necesarias para proveer los recursos y servicios que se requieren en la

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES Y CARACTERÍSTICAS necesarias para la atención del incidente, tales como comunicaciones, transporte de personal, alojamiento de personal, apoyo médico para el personal, provisiones y alimentación del personal.

Solo existe un único Jefe de Sección de Planificación en incidentes.

Puede ser necesario tener un Jefe de Sección alterno en emergencias de nivel mayor / nacional.

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN Perfil del Jefe de Sección de Logística: Perfil Técnico • Conoce y tiene claras sus funciones y las de sus subalternos.

• Tiene habilidad para delegar actividades en los demás miembros de la Sección.

• Tiene claros los recursos disponibles y las posibilidades de consecución de recursos adicionales.

• Hábil para realizar reuniones de coordinación efectivas.

• Conoce en detalle la condición de los recursos disponibles en la emergencia.

• Gran capacidad para interac-tuar con otras dependencias de la organización y con funcionarios de entidades externas.

• Hábil en la ejecución de procesos para consecución de recursos, servicios y contratitas.

• Hábil en la identificación de proveedores de servicios y recursos.

• Fuerte conocimiento en la red y procesos de comunicaciones de emergencia.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

Perfil Personal • Fuerte perfil de liderazgo.

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS atención de la emergencia.

• Participar en la elaboración del Plan de Acción del incidente proporcionando información sobre la logística.

• Identificar las necesidades de recursos y servicios para el desarrollo del Plan de Acción, siempre adelantándose al siguiente periodo operacional.

• Atender la demanda de recursos y servicios que sea planteada por el Jefe de la Sección de Operaciones y de la Sección de Planificación.

• Recomendar las acciones de desmovilización según el análisis de la situación del incidente.

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

• Fuertes habilidades comunicacionales.

• Alto nivel de asertividad. Sabe escuchar.

• Es bastante organizado.

• Reconocida idoneidad y honestidad.

Depende del Nivel de Emergencia

Jefe de Sección Financiera / Administrativa

Procurar la consecución de los recursos financieros para la atención de la emergencia.

Llevar registro, analizar y evaluar los costos de atención de la emergencia.

Solo existe un único Jefe de Sección de Planificación en incidentes.

Puede ser necesario tener un Jefe de Sección alterno en emergencias de nivel mayor / nacional.

En el Comando Unificado, es probable que las entidades del SNPAD intervengan en el análisis de costos de atención.

Puesto de Mando

Perfil del Jefe de Sección Financiera / Administrativa: Perfil Técnico • Conoce y tiene claras sus funciones y las de sus subalternos.

• Tiene habilidad para delegar actividades en los demás miembros de la Sección.

• Tiene completa claridad sobre los procesos económicos y financieros de la organización.

• Fuerte conocimiento sobre la estructura de la organización, sus centros de costos y recursos financieros.

• Hábil en el control del tiempo y los costos de la atención de la emergencia.

• Hábil para realizar reuniones de coordinación efectivas.

• Gran capacidad para interac-tuar con otras dependencias de la organización y con funcionarios de entidades externas.

• Hábil en la ejecución de procesos para contratación de servicios externos.

• Revisar las negociaciones contractuales que se hagan para la atención de la emergencia.

• Llevar el registro de control de tiempo de personal y equipos.

• Procesar reclamaciones que se interpongan por accidentes o lesiones y realizar los pagos de las indemnizaciones a que haya lugar.

• Coordinar con la Sección de Logística la consecución de los recursos necesarios para la atención del incidente.

• Analizar el comportamiento de los costos de atención de la emergencia.

• Participar en las reuniones de seguimiento.

• Establecer contactos con agencias de cooperación nacional o internacional en el proceso de negociación de recursos o servicios.

• Asegurar que se está llevando adecuadamente el registro del tiempo y consumos.

• Participar en el proceso de desmovilización de personal y equipos.

• Asegurar que toda la documentación de soporte contractual sea llevada de manera correcta y al día.

• Realizar estimaciones de costos.

• Sugerir ahorros de costos cuando resulten convenientes y no atenten contra la consecución de los objetivos de atención del incidente.

• Mantener contacto con los funcionarios administrativos de la Empresa sobre los aspectos administrativos / financieros del incidente.

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FUNCIONARIO

RESPONSABILIDADES GENERALES Y CARACTERÍSTICAS

UBICACIÓN FÍSICA

QUIÉN

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RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

• Hábil en el proceso de negociación de indemnizacio-nes y demandas.

• Hábil para presentar resulta-dos de avance de consumo de recursos y costos.

Perfil Sicológico • Capaz de mantener la calma en situaciones de estrés.

• Capaz de mantener coheren-cia y asertividad sin importar la condición de presión existente.

Perfil Personal • Fuerte perfil de liderazgo.

• Fuertes habilidades comunicacionales.

• Alto nivel de asertividad. Sabe escuchar.

• Es bastante organizado.

• Reconocida idoneidad y honestidad.

• Habilidad para llevar a término procesos de negociación y acciones de demanda.

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DIRECTRIZ – GUIA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA EN LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE

7.1.6.5.3.

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Otras Funciones Organizacionales Dependientes de las Secciones

En la medida en que sea necesario y se requiera la incorporación de otras personas a la estructura de respuesta, se crean en el organigrama del modelo nuevas posiciones, tratando siempre de respetar el máximo número de 7 individuos que reportan a un mismo supervisor. Si el número de personas que están asignadas a una posición determinada llega a ser inferior a 3 personas, entonces tal posición desaparece. Si, por el contrario, hay más de 7 personas en una posición dada, es necesario crear una nueva posición con un supervisor a cargo. De esta forma, el esquema de organización cumple con una de sus características que apunta a la flexibilidad y modularidad.

El esquema de organización crece en la medida de las necesidades, para formar una estructura completa, en la que se reconocen Ramas, Divisiones, Unidades / Grupos y Equipos, a partir de las Secciones (Operaciones, Planificación, Logística y Administrativa / Financiera. Un esquema general de esta estructura para una Sección se presenta en la Figura 6. En la Tabla 16 se presenta la denominación que se da a las diferentes posiciones que se van creando en la estructura de organización del modelo.

Sección Rama 1 División Grupo 1

Rama 2

División Grupo 2

Equipo 1

Rama 3

Unidad 1

Unidad 2

Equipo 1

Equipo 2 Figura 6. Esquema General de la Estructura de una Sección del Modelo SCI

Tabla 16. Denominación de las Posiciones de Supervisión en el Modelo de Organización del SCI NIVEL ORGANIZACIONAL

DENOMINACIÓN

EJEMPLO

Comando de Incidente

Comandante de Incidentes

Comandante de Incidente

Personal de Comando

Funcionario

Funcionario de Enlace

Personal General

Jefe

Sección Operaciones (de Respuesta)

Rama

Director

Rama de Atención de Derrames ECP-DTI-F-004/V3

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NIVEL ORGANIZACIONAL

DENOMINACIÓN

EJEMPLO

Unidad

Coordinador

Unidad de Situación

División / Grupo

Supervisor

Grupo de Limpieza de Playa

Equipo

Líder

Equipo de Recolección de Residuos Oleosos

Sección de Operaciones (de Respuesta) Esta Sección está a cargo de la coordinación y ejecución de la respuesta física al incidente. Dado que esta Sección es la que más personal aglutina en el proceso de atención de una emergencia, es muy conveniente establecer subgrupos de trabajo para organizar la respuesta de manera coordinada. El enfoque de esta subdivisión depende de las condiciones específicas de la emergencia. Puede suceder que la emergencia cubra un área territorial muy grande; o puede ser muy localizada con la participación de brigadistas de muy diferente tipo de actividad; o puede ser una situación en la que se presente una combinación de las dos condiciones.

En todos los casos, es importante establecer grupos separados, ya sea por área geográfica o por funcionalidad o una combinación de los dos para garantizar una efectiva respuesta. Inicialmente la Sección de Operaciones contará con esos pocos recursos de personal y equipo que pudieron haber llegado o se encontraban en la instalación afectada. Puede que estos recursos reporten no al Jefe de Sección, sino directamente al Comandante de Incidente, ya sea porque aún no esté establecida esta Sección o porque sean tan limitados que no se justifique organizar la Sección de Operaciones.

En la medida que van llegando más recursos al incidente, empezará a ser más complicada la coordinación de las operaciones. Respetando el principio de modularidad del Sistema de Comando de Incidentes, relacionado con el espectro de control de máximo 7 personas por supervisor, se estructura la Sección de Operaciones con un Jefe de Sección, quien tiene la autonomía de organizar sus recursos en Divisiones (geográficas) o Ramas / Grupos (funcionales), conforme a la situación de la emergencia.

Por ejemplo, si es un derrame en un río en donde se establecen varios puntos de control, será conveniente establecer tantas Divisiones como lugares específicos en donde se están realizando operaciones de respuesta. Cada División tendrá un Supervisor a cargo del control de máximo 7 Grupos de trabajo, que a su vez estarán representados por sendos supervisores y sus cuadrillas de atención.

En una emergencia de incendio que está localizada en una planta específica, la Sección de Operaciones podrá tener dos o más Brigadas de ataque para cubrir diferentes frentes, cada una con un Supervisor a cargo de ellas.

En emergencias de gran envergadura, en donde concurren equipos de respuesta de varias organizaciones, es fundamental crear Ramas según el tipo de recurso, como puede verse en la Figura 7.

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Figura 7. – Ejemplo de Estructura de la Sección de Operaciones en una Emergencia Mayor.

La Sección de Operaciones está también a cargo de los Áreas de Organización (Puntos de Encuentro) que son sitios específicos en donde los recursos son ubicados y reunidos antes de que entren al escenario de la emergencia. Estas Áreas pueden ser una sola o varias, dependiendo de la magnitud del incidente. La localización física de la Áreas de Organización debe ser lo más próximo al sitio del evento, pero suficientemente alejada del área de impacto inmediato. Por lo general se escogen helipuertos, aeropuertos, campos despejados y con buen acceso.

Sección de Planificación La Sección de Planificación está a cargo de colectar y evaluar la información del incidente, preparar los informes de estado de la situación, presentar informes, mapas, diagramas y demás elementos que permitan conocer el desarrollo del evento, mantener el estado de los recursos y formular el Plan de Acción del incidente. También debe responder por la elaboración de toda la documentación relacionada con la atención de la emergencia.

Cuando lleguen especialistas, técnicos, científicos y expertos para dar soporte, la Sección de Planificación se hace cargo de ubicarlos en las áreas que requieren su apoyo.

Una de las funciones más importantes de la Sección de Planificación es la de anticiparse al curso de la situación y establecer el Plan de Acción para los siguientes períodos operacionales (día siguiente, semana siguiente, etc.) y prever los potenciales inconvenientes.

Esta Sección se organiza con cuatro Unidades: • Unidad de Recursos. A cargo del control de ingreso de recursos, su estado, ubicación y condiciones.

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Unidad de Situación. Responde por la recolección de información sobre la emergencia, procesarla, elaborar informes de estado del incidente, mapas, diagramas y proyecciones del comportamiento del evento.

Unidad de Documentación. Prepara el Plan de Acción del Incidente. Se encarga de llevar toda la documentación relacionada con el evento y elabora y distribuye las copias necesarias de la misma.

Unidad de Desmovilización. Aplica para situaciones en donde están involucrados muchos recursos. Se encarga de asistir en los procesos de desmovilización para asegurar que tanto personas como equipos son desmovilizados de manera segura y costo efectiva, cuando estos recursos ya no son necesarios.

Unidad Ambiental. Reúne a todos los técnicos y especialistas que soportan la identificación de recursos sensibles, realizan monitoreo y seguimiento de la emergencia y sugieren acciones para la protección, limpieza y recuperación de áreas afectadas.

El esquema general de esta sección aparece en la Figura 8.

Figura 8 – Estructura General de la Sección de Planificación

Sección de Logística La Sección de Logística es la encarga de proveer todos los servicios y soportes necesarios para que la atención de la emergencia pueda darse de manera eficiente.

La existencia de esta Sección reduce los esfuerzos y costos para la consecución de los elementos y servicios que la atención del incidente requiere.

El Jefe de esta Sección se apoya en dos Ramas: • Rama de Servicios. A cargo de: o Comunicaciones. Responde por el Plan de Comunicaciones. Distribuye y mantiene los equipos de comunicaciones del incidente y apoya en la organización y mantenimiento del Centro de Comunicaciones en el Puesto de Mando. o Servicios Médicos. Diseña el Plan Médico del incidente (Formato 206 Anexo 2). Proporciona primeros auxilios y tratamiento ambulatorio a los miembros de brigadas y equipos de respuesta. Prepara procedimientos para una emergencia médica mayor.

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Alimentos. Suministra alimentos y agua potable a los miembros de brigadas y equipos de respuesta. Establece contactos para proveer esos servicios, ya sea directamente o a través de contratistas especializados.

Rama de Apoyo. Responsable por: o Suministros. Se encarga de la búsqueda y consecución de todos los suministros, equipos y herramientas que se requieren para la atención de la emergencia. Si esta Unidad no es instalada, el Jefe de Sección es el responsable directo de cumplir esta tarea. o Transportes / Soporte Terrestre. Provee el transporte, combustibles y demás necesidades en tierra. Facilita la movilización de personal, alimentos, equipos, provisiones y herramientas. o Facilidades físicas. Responde por la instalación y mantenimiento de las facilidades físicas, incluyendo, aseo, iluminación, reparaciones y seguridad. o La estructura de esta Sección es como se muestra en la Figura 9. o

•

Figura 9. – Estructura Típica de la Sección de Logística

En emergencias de nivel medio, es probable que no sea necesario establecer las dos Ramas de este Sección, sino que se establecen las seis Unidades que responden directamente al Jefe de Sección.

Sección Administrativa y Financiera.

Esta Sección se encarga de monitorear los costos relacionados con la atención de la emergencia y establecer la contratación necesaria para proporcionar los recursos que se requieran. Adicionalmente, lleva un control del tiempo y costos de los recursos, procesa las reclamaciones que se den durante la atención del incidente y coordina con la Sección de Logística para la consecución de recursos.

Puede ocurrir que esta Sección no sea activada en emergencias de nivel medio, en cuyo caso, el Comandante de Incidente se hace cargo de cumplir las tareas propias de la Sección.

Se reconocen cuatro Unidades en esta Sección: • Unidad de Tiempo. Asegura que se lleva un registro del tiempo de servicio de todo el personal involucrado en la atención del incidente.

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Unidad de Adquisiciones. Responsable de administrar los aspectos administrativos y financieros relacionados con contratos de suministros, compras, arrendamientos, etc. Lleva el control del tiempo de uso de equipos incorporados a la atención de la emergencia.

Unidad de Compensación y Reclamaciones. Atiende el manejo y dirección de los procesos de compensación a los trabajadores, reclamaciones por lesiones y daños a terceros.

Unidad de Costos. Recopila y administra la información de costos de la atención del evento. Realiza análisis de costos, establece tendencias y proporciona recomendaciones para reducir costos en la atención del incidente.

La estructura de la Sección Administrativa y Financiera se observa en la Figura 10.

Figura 10 – Esquema General de la Sección Administrativa y Financiera

7.1.6.5.4.

Desarrollo de la Organización de Respuesta

Cuando ocurre una emergencia, el punto de partida de la atención de la misma es reconocer el nivel que le corresponde, utilizando los criterios establecidos en el numeral 7.1.6.2. Lo usual es que parta de una organización de respuesta básica u Organización de Respuesta Inicial, que se ajusta al nivel de emergencia que se esté enfrentado. Lo ideal es que se llenen únicamente las posiciones requeridas, tratando de mantener la organización tan simple y pequeña como sea posible y que permita el cumplimiento de los objetivos que se tracen para el control de la emergencia, los cuales en principio corresponden a lo que establece el Plan Operativo del Plan de Contingencia.

Esta organización, está compuesta por el Comandante de Incidente y los grupos de respuesta, organizados como brigadas. Este es el caso de emergencias de Nivel Menor, en las que no es necesario asignar las demás posiciones, respetando el principio fundamental del modelo que apunta a mantener la organización de respuesta lo más sencilla posible (Figura 11). En estas situaciones, el Comandante de Incidente cumple todas las funciones del Personal de Comando y del Personal General.

Si la emergencia es un poco más grande o se complica a partir de la situación inicial, es necesario vincular más personas a la atención de la situación. En ese ECP-DTI-F-004/V3

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momento, el Comandante del Incidente asigna las posiciones que requiera y que le permitan delegar funciones y actividades. Esta nueva organización es lo que se conoce como “Organización Reforzada” (Figura 12). Por lo general está constituida por el Comandante de Incidente y el Jefe de Sección de Operaciones, quien estará a cargo de las brigadas de respuesta, organizada en Grupos específicos, según se requiera. Aún es probable que la emergencia esté en el Nivel Menor porque no ha salido del área de influencia puntual o porque todavía es manejable con los propios recursos de la instalación afectada. En todos los casos, se reconoce una línea de autoridad única, a través de la cual fluyen las órdenes y comunicaciones.

Comandante de Incidente

Comandante de Incidente Jefe Sección Operaciones

Brigadas Figura 11. Esquema Ejemplo de Organización de Respuesta para Emergencias de Nivel Menor con su Línea de Autoridad

Brigada de Evacuación Brigada de Contraincendio Figura 12. Esquema Ejemplo de Organización de Respuesta Reforzada para Emergencias de Nivel Menor con sus Líneas de Autoridad

En caso de emergencias de Nivel Medio o Mayor, para las cuales se requieren muchos más recursos, corresponde adoptar una organización con más posiciones, que se denomina “Organización Multi-Grupo o Multi-División. En esta estructura, el Comandante de Incidente ha nombrado las posiciones del Personal de Comando y las del Personal General y se establecen las Ramas, Divisiones y Equipos de trabajo necesarios (Figura 13).

En la estructura de la Figura 13 resalta la aparición del elemento “Mando Unificado”, representado por un triángulo al lado del Comandante de Incidente. En emergencias del nivel Medio, Mayor o Nacional, en donde es necesario establecer interrelación con las entidades pertenecientes al Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, ya sea porque el incidente traspasa las fronteras del área de influencia puntual y afecta recursos externos, o por haberse convertido en una emergencia del nivel Mayor o Nacional se vuelve multijurisdiccional y requiere la intervención de más de un Comité Local / Regional para la Prevención y Atención de desastres.

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Comandante de Incidente

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Mando Unificad o

Funcionario de Información Pública

Funcionario de Enlace

Funcionario de Seguridad

Jefe Sección Operaciones

Jefe Sección Planificación

Director de Rama de Control de Derrames

Coordinador Unidad de Situación

Director de Rama de Contraincendio

Coordinador Unidad de Documentación

Jefe Sección Logística

Director Rama de Soporte

Jefe Sección Administrativa Financiera

Coordinador Unidad de Costos

Coordinador Unidad de Suministros

Figura 13. Esquema Ejemplo de Organización de Respuesta Multi Grupo con Algunas de sus Líneas de Autoridad

Mando Unificado En ese momento, cuando existen muchos recursos involucrados de diversas fuentes y agencias, es fundamental establecer un mecanismo que permita realizar una adecuada coordinación para que estos recursos puedan intervenir de manera organizada. Es cuando se requiere que exista un Mando Unificado (o Comando Unificado) que permita lograr el nivel de coordinación requerido.

El Mando Unificado es la forma sistemática de organización que permite reunir los esfuerzos individuales de diferentes agencias en un solo elemento concertado que aúna los recursos separados para la atención de una emergencia. De esta manera se reduce la duplicación de esfuerzos y se facilita la ejecución de labores de respuesta en eventos que involucran varias jurisdicciones territoriales y/u ECP-DTI-F-004/V3

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operativas. En el Mando Unificado existe la posibilidad de que los recursos de ECOPETROL puedan interactuar con las entidades gubernamentales del SNPAD en busca de mitigar los efectos del incidente.

Los objetivos fundamentales que busca la instalación de un Comando Unificado son: • Mejorar el flujo de información entre diferentes entidades involucradas en la atención de la emergencia.

• Desarrollar un único y unificado enfoque de atención de la emergencia.

• Reducir o minimizar los problemas derivados de las diferencias geográficas.

• Optimizar los esfuerzos individuales de cada agencia que interviene en la emergencia.

• Reducir o eliminar la duplicación de esfuerzos.

El Mando Unificado está compuesto por los representantes de más alto rango operativo de los CLOPADs o CREPADs, según sea el caso y el Comandante de Incidente de VIT que corresponda, según el nivel de la emergencia. En el Puesto de Mando Unificado, los Comandantes de Incidentes de las Entidades del CLOPAD / CREPAD y VIT soportan la toma de decisiones para la atención de la emergencia, con base en su experiencia y el conocimiento de sus localidades.

Quienes formen parte del Mando Unificado deben estar en capacidad de: • Aportar ideas para acordar los objetivos y prioridades de atención.

• Sostener su participación sobre una base de 24 horas diarias y 7 días a la semana, de ser necesario.

• Comprometer recursos de sus respectivas entidades según las necesidades de atención de la emergencia.

• Acordar los esquemas operativos de comando que se establezcan.

• Apoyar la “unificación de voces” a través de un único Funcionario de Información Pública.

• Acordar los mecanismos para el soporte logístico de atención que se requiera.

• Compartir responsabilidades en cuanto a los costos que requiera la atención de la emergencia.

La toma de decisiones adentro del Mando Unificado NO ES un proceso equivalente a un comité. Se espera que los funcionarios que componen el Mando Unificado posean un conocimiento suficiente sobre estrategias de atención de emergencias que permita mantener un conceso sobre los objetivos básicos de atención. En caso de que existan discrepancias, el representante con mayor injerencia en la emergencia, como es el caso del dueño de instalación VIT en emergencia, será el responsable de la toma de decisiones y los demás miembros deben acatarlas.

Una vez se active un Mando Unificado, éste entra a reemplazar al Comandante de Incidente al involucrarlo en la nueva estructura de Mando que se organiza y facilitar que las entidades del SNPAD puedan participar en el proceso de toma de decisiones relacionadas con la atención de la emergencia y la vinculación de sus recursos operativos.

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Primer Comandante en Escena Al llegar a una situación de emergencia, la persona con el mayor rango asumirá el comando del incidente, mantendrá el comando o lo transferirá a un tercero si no se siente capaz de mantenerlo. En muchas oportunidades, el comando del incidente puede recaer en una persona de menor rango, pero mejor calificada.

Al inicio de las operaciones de respuesta, el Comandante de Incidente será responsable de ejercer el total de funciones del personal de comando y del personal general, hasta que estas funciones sean delegadas por el Comandante a otras personas. No siempre será necesario establecer todos los cargos de la organización; en este caso, el Comandante de Incidente es responsable de ejercer las funciones que no son asignadas.

En la mayoría de los eventos, un único Comandante es el responsable de realizar las labores de dirección y comando de la atención de la emergencia. La selección de este Comandante se realiza a través de evaluar su formación, capacidades y experiencia.

El primer Comandante de Incidente deberá cumplir las siguientes actividades en el momento en que llega al sitio del incidente: • Dimensionar el tamaño de la emergencia.

• Evaluar si la emergencia puede poner en riesgo vidas humanas, ya sean internas o externas a la organización.

• Establecer los objetivos inmediatos de atención de la situación.

• Determinar si cuenta con los recursos necesarios in situ o al alcance para cumplir los objetivos que se traza.

• Implementar el plan de acción para atender la emergencia. Este plan de acción puede ser el que previamente se tenía previsto en el Plan de Contingencia o el que pueda desarrollar en el momento si no existía en el PDC. • Determinar la organización de respuesta requerida, conforme a la dimensión de la emergencia.

• Evaluar si existen aspectos ambientales que deben ser considerados.

• Evaluar el progreso de las acciones de respuesta.

• Determinar si la emergencia puede escalarse a un nivel superior, en cuyo caso debe prepararse para hacer la transferencia de mando.

• Realizar la activación correspondiente en caso de que la emergencia escale a un nivel superior.

• Entregar el comando de la emergencia.

Transferencia del Mando El comando de incidentes puede cambiar según las necesidades, cuando los incidentes: • Se expanden o reducen.

• Cambian de jurisdicción.

• Se hacen más o menos complejos.

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En estos casos, la transferencia del mando exige básicamente 5 actividades: a. Revisión en campo de la situación por parte del Comandante que llega a escena, en compañía del Comandante saliente. b. Un informe de transferencia de comando para el Comandante de Incidentes entrante, que contiene básicamente los siguientes aspectos: o Desarrollo de la situación, desde el inicio del incidente hasta la momento presente (historia del evento). o Prioridades y objetivos. o Avance del Plan de Acción en desarrollo. o Recursos efectivamente en campo, su ubicación y asignaciones. o Recursos solicitados o en camino. o Organización de respuesta establecida. o Ubicación de Puesto de Mando, Punto de Encuentro, Módulo de Estabilización y Clasificación de lesionados. o Estado de las comunicaciones (se soporta en los formatos 205 y 205a, Anexo 2). o Limitaciones, complicaciones y restricciones. o Previsión del comportamiento del incidente.

El informe para la transferencia de comando se facilita utilizando formatos de ayuda, como es el caso del Formato 201 del SCI, que está disponible en el Anexo 2. c. Después del informe de transferencia se establece un plazo para hacer entrega del comando entre los dos Comandantes. d. Notificación a todo el personal acerca de que se está produciendo un cambio de comando. Esta notificación debe llegar a: o Miembros administrativos de la Gerencia, Vicepresidencia y Presidencia. o Miembros del Personal de Comando (si han sido designados) o Miembros del Personal General (si han sido designados) o Todo el personal involucrado en la atención del incidente. e. Asignación de funciones específicas al Comandante saliente por parte del Comandante entrante. Esto permite mantener una persona que conoció la situación del incidente desde el principio y permite asegurar que gane experiencia para futuras emergencias.

7.1.6.6.

Procedimientos para el Manejo de las Comunicaciones de Emergencia El éxito de una operación de respuesta a un incidente depende en buena medida del manejo de las comunicaciones. El objetivo de este aparte es el proporcionar a los funcionarios VIT que intervienen en la atención de emergencias, algunas consideraciones básicas para el proceso de comunicación en el PDC y los elementos básicos para mantener una comunicación efectiva durante y después de la emergencia.

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7.1.6.6.1.

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Definición

La comunicación es el conjunto de elementos que permiten que cualquier tipo de información sea emitida, transportada y recibida, para alcanzar un fin determinado, tal como se presenta en la Figura 14.

MEDIO ENVÍA LA INFORMACIÓN

EMISOR

RECIBE LA INFORMACIÓN

RECEPTOR

MENSAJE CODIFICADO

DECODIFICADO Retroalimentación

Figura 14 Modelo del Proceso de la Comunicación

7.1.6.6.2.

Flujo de las Comunicaciones en el Modelo del Sistema de Comando de Incidentes

Las comunicaciones en el modelo del Sistema de Comando de Incidentes funcionan de manera vertical, en el mismo sentido del flujo de autoridad. Adicionalmente también hay flujo de comunicaciones en sentido horizontal entre ramas o grupos del mismo nivel.

Los esquemas del flujo de comunicaciones se presentan en la Figura 15.

Una de las características de las comunicaciones que propone el SCI es la utilización de un lenguaje unificado, claro, preciso y libre de códigos y abreviaturas, de forma tal que la transmisión de la información sea uniforme para todos. En este sentido, existen dos tipos de comunicaciones: Formales y No Formales (Informales). Las comunicaciones formales son la regla general en el SCI y se utilizan: • Al recibir y asignar tareas de trabajo.

• Al solicitar apoyo y/o recursos adicionales.

• Al reportar el progreso de las tareas asignadas.

La comunicación informal se utiliza únicamente para el intercambio de información del incidente.

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Comunicación Informal

Figura 15 – Flujo de las Comunicaciones Formales en el Sistema Comando de Incidentes

El Plan de Contingencia debe establecer los flujos de comunicación en la organización de respuesta elaborada para cada nivel de emergencia.

7.1.6.6.3.

Procedimientos de Comunicación

Los procedimientos de comunicación sugeridos para ser implementados en los Planes de Contingencia de la VIT se muestran en la Tabla 17.

Tabla 17. Procedimientos de Comunicación en Emergencias Sugeridos para VIT MEDIO Oral

Escrito

PARA QUÉ

EN QUÉ MOMENTO

• Activación

Una vez ocurrida la emergencia

• Comunicaciones en la atención a la emergencia

Durante la atención de la emergencia

• Notificación

Una vez ocurrida la emergencia

• Formatos para el reporte de emergencias

Durante y después de la emergencia

Los formatos para la Notificación y elaboración de los reportes de emergencias se presentan en el Componente Operativo.

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7.1.6.6.4.

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Sistemas VIT para la Comunicación en Situaciones de Emergencia

Los diferentes sistemas que pueden ser utilizadas en VIT por los grupos de respuesta en situaciones de emergencia se presentan en la Tabla 18.

Tabla 18. Sistemas de Comunicaciones VIT que Pueden Utilizarse en Situaciones de Emergencia TIPO

RADIOFRECUENCIA

UHF

VHF

HF

MICROONDAS

DESCRIPCIÓN Ultra High Frequency.

Frecuencia ultra alta. Ondas radioeléctricas de frecuencias comprendidas entre 300 y 3,000 Mhz. Very High Frequency. Muy alta frecuencia. Ondas radioeléctricas con frecuencias comprendidas entre 30 y 300 Mhz. High Frequency. Alta frecuencia. Ondas radioeléctricas con frecuencias comprendidas entre 13 y 30 Mhz. Sistema de frecuencias comprendidas entre 1,000 Mhz (onda corta) y 300,000 Mhz (radiaciones infrarrojas).

MEDIO

Repetidoras, estaciones fijas y móviles, radios portátiles multibandas.

Transferencia de voz y datos

Cable telefónico, Teléfonos.

SATELITAL

Transferencia de voz, datos, videos.

Antenas repetidoras, estación central, fibra óptica, cable telefónico, celular, beeper, AVANTEL, centros de cómputo y de comunicaciones.

INTRANET

Transferencia de voz, datos, videos.

Centros de cómputo

INTERNET

Transferencia de voz, datos, videos.

Centros de cómputo

TELEFÓNICO

Cable conmutado

APLICACIÓN EN VIT

SISTEMA TRUNKING

SISTEMA

Línea 500

SISTEMA SCADA - VIT: para operación remota (respaldo de microondas) Difusión de información a clientes internos.

Difusión de información a clientes externos

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En situaciones de emergencia, el Comandante de Incidente debe coordinar con la Sección de Logística la asignación de sistemas de comunicaciones, utilizando como respaldo y ayuda los formatos 205 y 205a del SCI (ver Anexo 2).

7.1.6.7.

Instrucciones Básicas de Evacuación Comúnmente el concepto de evacuación demuestra tener un empleo limitado, enfocado exclusivamente al traslado de personal de un sitio a otro. Considerando los impactos negativos en la comunidad y áreas de influencia de la instalación, la evacuación se concibe como un acto integral de varias acciones que implican planear, comunicar y actuar, que no se limitan al tiempo ni al espacio puntual.

El objetivo de esta sección es proporcionar criterios o pautas al Comandante de Incidente con la Brigada de Evacuación de la Sección de Operaciones, para que puedan implementar y desarrollar con éxito los procesos de evacuación, ya sea de las instalaciones VIT o de las áreas habitadas potencialmente afectables en una situación de emergencia.

7.1.6.7.1.

Definición

El término Evacuación se refiere al conjunto de acciones necesarias que apuntan a detectar la presencia y valorar el impacto de un evento que amenace la integridad de las personas, comunicarles la decisión de abandonar las instalaciones o el área de peligro y facilitar su rápido traslado hasta un lugar que se considere seguro, desplazándose a través de lugares también seguros.

La • • •

evacuación se compone de los siguientes procesos: Preparación de la evacuación; Movilización y desplazamientos; y Establecimiento de refugios o zonas seguras.

7.1.6.7.2.

Tipos de Evacuación

Evacuación Parcial Se desarrolla cuando dependiendo de la magnitud, duración y recursos comprometidos en una emergencia, sólo parte del personal que labora en una planta, o habita edificaciones o sectores poblados, deben ser evacuados.

Evacuación Total Se desarrolla cuando las características de la emergencia ameritan que absolutamente todo el personal de una planta o todos los habitantes de una zona determinada deban ser evacuados.

7.1.6.7.3.

Criterios de Evacuación

La evaluación y determinación de los recursos en dinero, tiempo e infraestructura necesarios para desarrollar los procesos de evacuación, se realizan teniendo en cuenta los elementos que se presentan en la Tabla 19. La Tabla 20 presenta los ECP-DTI-F-004/V3

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criterios aplicables a los procesos de evacuación, considerando el tipo de evacuación (total o parcial).

Tabla 19. Elementos a Considerar en Procesos de Evacuación CRITERIOS

DESCRIPCION

Considerando el espacio donde se desarrolle la emergencia: Espacio geográfico involucrado en − Sitios cerrados: recintos, edificaciones, y plantas. la emergencia − Sitos abiertos: sectores poblados (comunidades).

Duración en el tiempo

La evolución de la emergencia en el tiempo se considera: − Inmediata: tiempo < 24 horas. − Medias: 24 horas < t <1 mes. − Mayores: t > 1 mes.

Magnitud de la destrucción

Teniendo en cuenta el grado de afectación de las instalaciones se considera: − Mínima: no se afectan los lugares de trabajo o sitios de habitación. − Parcial: entre 20 - 70% de edificaciones afectadas. − Total: más del 70% de edificaciones afectadas.

Tabla 20. Criterios para Iniciar Procesos de Evacuación de Instalaciones VIT TIPO DE EVACUACIÓN PARCIAL

TOTAL

X

1. Tiempo de duración de la emergencia t < 12 horas t > 12 horas

X X

2.

-

X

X

CRITERIOS

X X

X

X X X

Unidades de procesos comprometidas Tanques de almacenamiento.

Sistemas contraincendio.

Salas de control.

3. Recursos comprometidos Los elementos para combatir el accidente superan su magnitud.

Cuando los recursos para combatir el accidente son insuficientes.

4. Tipo de producto Productos que generen una nube contaminante o con posibilidad de explosión.

5. Nivel de Destrucción Mínima: no se afectan los lugares de trabajo o sitios de habitación Parcial: entre 20 - 70% de edificaciones afectadas.

Total: más del 70% de edificaciones afectadas.

Los criterios para determinar cuándo se debe dar una orden de evacuación y de qué tipo, que involucren poblaciones o infraestructura externa deben ser establecidos y ECP-DTI-F-004/V3

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socializados en talleres desarrollados con los Comités Locales y Regionales correspondientes.

7.1.6.7.4.

Alarma de Evacuación

Debe definirse el tipo, modo y forma de alarma que indique que el proceso de evacuación se está dando. Para asegurar que la evacuación se dé de manera apropiada, deben organizarse ejercicios periódicos que incluyan la activación de la alarma de evacuación.

Se debe garantizar que los mecanismos establecidos estén soportados por un sistema de respaldo alimentado con baterías, en caso de inconvenientes con el sistema de alarma previsto. Dependiendo de las condiciones se pueden utilizar radios portátiles.

7.1.6.7.5.

Coordinadores de Evacuación para las instalaciones VIT.

Deberán relacionarse los listados del personal responsable por las acciones de evacuación en cada una de las instalaciones, detallando: • Nombre del responsable principal.

• Nombre del suplente.

• Área de responsabilidad.

• Sitio de reunión final para los evacuados de cada área.

7.1.6.7.6.

Rutas de Evacuación

Las rutas de evacuación se presentan en gráficos, tipo plano 3D, que facilitan la visualización de las instalaciones y determinan las vías de circulación hacia los puntos de reunión o puntos de encuentro. Estos documentos gráficos quedan consignados en el Plan de Contingencia y se instalan en formato plano en puntos clave dentro de las instalaciones, con el fin de que sea visible para cualquier persona que visite o trabaje en la instalación.

Un ejemplo del modelo de plano para la presentación del plano de rutas de evacuación se muestra en la Figura 16.

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Gerencia de Oleoductos Departamento de Operaciones YYYYY Planta XXXX

Figura 16. Ejemplo de Plano 3D para la Elaboración de Rutas de Evacuación en Instalaciones VIT

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7.1.6.8.

Planes de Ayuda Mutua La ocurrencia de eventos que afecten las instalaciones de la Vicepresidencia de Transporte puede implicar la intervención de muchos recursos propios de VIT y de las entidades externas pertenecientes al SNPAD. En algunos casos, estos recursos pudieran resultar insuficientes, requiriendo la incorporación de recursos adicionales, a través de Planes de Ayuda Mutua.

Se define “Planes de Ayuda Mutua” como aquellos convenios privados, voluntarios, condicionados, recíprocos (bilaterales o multilaterales) y sin fines de lucro, suscritos entre diferentes empresas y organizaciones privadas y del Estado con actividades o amenazas similares o compatibles. En este sentido, los Planes de Ayuda Mutua pueden ser del mismo tipo de industria, del mismo sector o de sectores similares.

Alcance de los Planes de Ayuda Mutua en VIT Los Planes de Ayuda Mutua que se celebren en VIT tendrán los alcances y limitaciones que se presentan a continuación: • Deben ser convenios formalmente soportados, en los que se exprese claramente el compromiso que se adquiere por cada una de las partes que intervienen, el cual debe quedar plasmado de manera expresa en el documento que se formule. Se entiende que el convenio aúna la buena voluntad o buena intención de las partes y, por tanto, no necesariamente debe quedar manifiesto en el documento firmado.

• Son complementarios a los planes de contingencia individuales de las partes signatarias del acuerdo y no reemplazan de ninguna forma a éstos. La ayuda mutua se activará únicamente a solicitud de alguna de las partes, como herramienta complementaria, cuando su capacidad de respuesta individual se vea superada por la característica o tamaño de la emergencia.

• Tienen la característica de ser acuerdos voluntarios y exclusivamente privados entre las partes signatarias. En este sentido, se aparta de la idea de prestar el servicio de atención de emergencias a quien lo solicite, cobijando únicamente las necesidades específicas de las empresas o entidades comprometidas dentro del convenio. Para estos efectos, el documento que se firme presta calidad de contrato entre las partes. Por esta razón, se excluye de este tipo de acuerdos a entidades de socorro, tales como Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, etc., con quienes pueden hacerse otro tipo de acuerdos de cooperación diferentes a los Planes de Ayuda Mutua.

• Son convenios recíprocos y condicionados a que las empresas participantes que aspiran a recibir la ayuda de la VIT tengan capacidad REAL de prestar también una ayuda en contraprestación del sistema, por lo menos equivalente a la que recibirían.

De otra forma pasarían de ser convenios de ayuda mutua a compromisos de protección a cargo de la VIT y en beneficio de otros, en lo que podría ser típicamente contratos de prestación de servicios de protección, que no tendrían sentido por cuanto estos no son los objetivos sociales de ECOPETROL S.A. ECP-DTI-F-004/V3

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Deben tener objetivos definidos, referidos a la prestación de cierto tipo de ayuda que debe estar claramente delimitada, tanto en lo referente a la clase como al monto de la misma y a las condiciones y limitantes para su prestación. Deben establecer si la ayuda ofrecida se refiere a la actuación de grupos o personas, suministro de equipos o elementos, o ambas alternativas.

Deben ser acuerdos entre empresas o instituciones en lo posible vecinas, por cuanto el hecho de estar destinado a situaciones de emergencia requiere de acción inmediata. Así mismo deberán concertarse en lo posible con empresas del sector petrolero o petroquímico, que tengan amenazas similares o asimilables y utilicen para su control recursos similares a los requeridos por la VIT. Se excluye en los convenios los intenciones de lucro, aunque es claro que en el acuerdo se pactarán las formas en que el receptor de la ayuda restituirá los gastos, elementos o recursos que haya recibido de su contraparte en la atención de la situación de emergencia que motivó la activación del convenio de ayuda mutua. Sin embargo, esta restitución no se constituye en un cobro de servicios, sino la recuperación de los niveles de abastecimiento y protección originales.

Estructura Mínima de Un Plan de Ayuda Mutua Para asegurar que un Plan de Ayuda Mutua tenga coherencia y sea funcional, debe contener tres elementos básicos: • Componente Administrativo. Define los elementos generales del acuerdo que se firma. Determina las personas responsables de firmar el convenio, los procesos de negociación, seguimiento y administración. Se incluyen aquí la relación de los equipos ofrecidos y disponibles, los mecanismos de revisión, mantenimiento y recuperación de los equipos utilizados, los procedimientos y plazos para el recobro de gastos y restitución de fungibles y consumibles. En este componente también se dejan aspectos relacionados con mecanismos y actividades de capacitación y entrenamiento conjuntos entre las partes y procedimientos para la auditoría, seguimiento y mejoramiento del Plan de Ayuda Mutua.

• Componente Jurídico. En este componente se establecen los compromisos generales y específicos de cada parte, los procedimientos para delimitación de responsabilidades, mecanismos para la solución de conflictos en caso de presentarse, y los lineamientos de coberturas de seguros para las operaciones, equipos y las personas que intervengan en la atención de la emergencia.

También debe incluirse una declaración de cada parte sobre su voluntad de firmar el convenio y su disponibilidad para concurrir a socorrer a la parte solicitante, conforme a la disponibilidad de equipos y recursos que se declaran.

Es importante que el área jurídica de las empresas que intervienen en el Plan de Ayuda Mutua realice una revisión del acuerdo con el fin de estudiar las implicaciones jurídicas de su firma, con relación a las responsabilidades de cada parte.

Igualmente, el área de administración de riesgos de cada contraparte debe revisar la compatibilidad del convenio frente a los esquemas de aseguramiento existentes en cada empresa signataria.

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•

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Componente Operativo. Este componente define los procedimientos operativos de activación del Plan de Ayuda Mutua, los canales de comunicación, los procedimientos de solicitud y entrega de equipos y los mecanismos de coordinación, incluyendo la incorporación de los recursos según los esquemas de organización de respuesta que el solicitante tenga establecidos.

Es importante que se realice una revisión detallada de la disponibilidad de equipos y otros recursos en cada contraparte para asegurarse que los recursos que se inscriben como disponibles para el Plan de Ayuda Mutua no impliquen dejar desatendida la protección y/o atención de las emergencias propias de la parte que fue activada, en caso de que puedan presentarse durante la atención conjunta de la emergencia para la cual el Plan fue activado.

Coordinación de Actividades en el Plan de Ayuda Mutua Dado que la activación de los Planes de Ayuda Mutua implica la llegada de equipos y recursos humanos para incorporarse en la atención de la emergencia, se requiere un alto nivel de coordinación para distribuir estos recursos y garantizar su aprovechamiento.

En este sentido, la recomendación es que tanto recursos físicos como humanos se supediten al Comandante de Incidentes que esté a cargo de la emergencia, ya sea éste el propio de la entidad que solicitó la activación de la ayuda mutua o el Comandante del Puesto de Mando Unificado, si está activa la respuesta con intervención de algún CLOPAD o CREPAD. La incorporación de los recursos que llegan será más efectiva y fácil de realizar a través del Modelo de Comando de Incidentes, como esquema de organización de respuesta en emergencias.

Seguimiento del Plan de Ayuda Mutua Tal como sucede como el propio Plan de Contingencia, el Plan de Ayuda Mutua debe ser periódicamente revisado. Para ello se recomienda: • Verificar en campo la existencia y disponibilidad de los equipos y recursos que se han inscritos como disponibles para el Plan.

• Realizar simulacros de activación del Plan de Ayuda Mutua para evaluar su capacidad y oportunidad de respuesta, para cada uno de los eventos que se estiman pueden suceder.

• Revisar periódicamente los listados de contacto y comunicaciones. Realizar ensayos de activación simulados, sin movilización física.

7.1.6.9.

Acuerdos de Cooperación Internacional Dada la posibilidad de ocurrencia de eventos de emergencia, especialmente derrames, que superen la capacidad de respuesta nacional, o que puedan afectar cuencas transfronterizas, ECOPETROL S.A. ha establecido acuerdos bilaterales que permiten acceder a recursos adicionales a los nacionales para dar respuesta a este tipo de emergencias.

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Los acuerdos que actualmente se encuentran vigentes son: • Acuerdo de Cooperación para Atención de Derrames en Cuencas Transfronterizas entre ECOPETROL y PDVSA. • Acuerdo de Cooperación para Atención de Derrames en Aguas Marinas entre ECOPETROL y PDVSA. • Clean Caribbean & Americas Cooperative Tanto los acuerdos con PDVSA como con CC&A requieren de coordinar lo pertinente al ingreso y salida del país de equipos, aeronaves y personal técnico, con las autoridades encargadas (DIAN, AEROCIVIL y Ministerio de Relaciones Exteriores), ya sea directamente por el afectado o a través de la Dirección para la Prevención y Atención de Desastres. Es conveniente que esta gestión se realice como parte de la gestión estratégica de la emergencia, es decir, es necesario disponer de autorizaciones previas.

Acuerdo de Cooperación para Atención de Derrames en Cuencas Transfronterizas entre ECOPETROL y PDVSA Este acuerdo fue firmado entre Petróleos de Venezuela S.A. y ECOPETROL en diciembre de 1989, para enfrentar derrames de petróleo que se generen en las porciones colombianas de las cuencas de los Ríos Arauca y Catatumbo.

El acuerdo permite que mediante activación telefónica ratificada posteriormente por escrito (fax de activación), PDVSA desplace equipos y personal a Puntos de Control preestablecidos por ellos en las mencionadas cuencas, en territorio venezolano.

PDVSA requiere, además, una notificación previa (telefónica o escrita) para el alistamiento previo y coordinación de acciones, en el momento en que se confirme la emergencia, sin que esto implique que haya activación del acuerdo.

La activación de este plan bilateral está a cargo exclusivo del Gerente de Oleoductos VIT, quien es el Presidente del Comité Operativo por parte de Colombia para el Plan Bilateral.

El Acuerdo con PDVSA ha sido activado en varias oportunidades y ha permitido mitigar impactos en aguas venezolanas que de otra forma hubieran sido mucho más dañinos. El Acuerdo cubre únicamente los aspectos de atención del derrame y contiene los mecanismos para el recobro de los gastos en que incurre la contraparte activada. No se prevén procedimientos para el cobro de daños a terceros ni afectación ambiental.

Acuerdo de Cooperación para Atención de Derrames en Aguas Marinas entre ECOPETROL y PDVSA En 1993 se firmó entre ECOPETROL y PDVSA un acuerdo para la atención conjunta de derrames de hidrocarburos en aguas marinas, procedentes de instalaciones petroleras o buque tanques de cualquiera de los dos países, en aguas territoriales o no de las dos partes y que superen la capacidad individual de respuesta.

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El acuerdo permite atender derrames en cualquiera de las costas colombianas. Sin embargo, aún no se ha perfeccionado el procedimiento operativo para permitir su ejecución.

Clean Caribbean & Americas Cooperative ECOPETROL tiene calidad de miembro permanente de Clean Caribbean & Americas Cooperative. Para ello aporta recursos para el fondo de respuesta de tercer nivel de esta organización, cuya base es Fort Lauderdale, Florida (USA). Los aportes están ajustados a los volúmenes de hidrocarburos movilizados por ECOPETROL en el área de interés de la Cooperativa, incluyendo el Océano Pacífico, dado que CC&A amplio su cobertura en la región e incluye este océano.

La activación de la respuesta de CC&A involucra el envío de una comunicación de activación, junto con la solicitud de los equipos y dispersantes requeridos para la atención de la emergencia, a partir del listado de equipos, materiales e insumos que CC&A tiene disponibles en sus bodegas de almacenamiento. Es importante tener en cuenta que los equipos que se remiten desde Fort Lauderdale no incluyen operadores ni técnicos, a no ser que el solicitante expresamente los pida, para lo cual CC&A hace las recomendaciones de contratistas adscritos.

Los equipos llegados a destino pueden ser utilizados por el cliente y deben ser regresados a su origen en un lapso que le es especificado, cancelando los costos de mantenimiento y reparación. El solicitante también puede tramitar la adquisición de los equipos, para lo cual CC&A facturará el valor del equipo o insumo.

El responsable para Colombia de la activación del banco de tercer nivel de CC&A es el Gerente de Oleoductos VIT. 7.1.7.

Capacitación y Entrenamiento

7.1.7.1.

Introducción Un Plan de Contingencia requiere de un balance entre un buen proceso de planeación, identificando adecuadamente los riesgos, calculando el tamaño de las posibles incidentes, estableciendo efectivos procesos de activación y reporte; la adquisición de equipos, materiales y herramientas para la atención de las emergencias; y la garantía de que el personal involucrado en la organización de respuesta conozca todos los aspectos del PDC y tenga el entrenamiento suficiente para actuar oportuna y adecuadamente en el evento de una emergencia.

Este último aspecto es probablemente uno de los más importantes a la hora de evaluar si el Plan de Contingencia es efectivo y eficiente, puesto que nada se gana si se dispone de una buena herramienta de planeación y se cuenta con una bodega llena de equipos de última tecnología, si las brigadas de respuesta y los

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responsables de organizarla, liderarla y guiarla no cuentan con entrenamiento apropiado.

Los programas de capacitación sobre el PDC para una instalación VIT S.A. tienen como objetivo lograr que el personal involucrado en la administración y ejecución del Plan de Contingencia, responda con los niveles máximos de desempeño ante un evento que se presente en dicha instalación.

Para asegurar que los procedimientos descritos en el PDC sean puestos en práctica de forma correcta, es necesario que se lleven a cabo actividades de capacitación, entrenamiento y formación dirigida a los diferentes niveles de administración de la organización. Todo el personal interno con funciones estratégicas y operativas que hacen parte de la organización del PDC debe participar en estos programas de capacitación y entrenamiento.

El componente de capacitación y entrenamiento está íntimamente ligado al proceso de Planeación de Contingencias, como se muestra en la Figura 17. Se resalta el hecho de que la realización de simulaciones y simulacros cumple una función muy importante dentro del proceso de revisión y evaluación del plan de contingencia, especialmente en los casos en los que no se presenten eventos reales de emergencia, que son herramientas claves en la identificación de falencias y oportunidades de mejoramiento del Plan.

7.1.7.2.

Capacitación en el Modelo del Sistema Comando de Incidentes Las recomendaciones de la Agencia Federal de Manejo de Emergencias de los Estados Unidos (FEMA) para la capacitación y entrenamiento en el Sistema Comando de Incidentes (SCI), incluyen la impartición de cuatro niveles de cursos modulares, cuyos destinatarios y contenidos se muestran en la Tabla 21.

Para efectos de los Planes de Contingencia de instalaciones VIT, debe establecerse un programa de formación de los miembros de la organización de respuesta, según corresponda su rol y responsabilidades en el SCI formulado para la instalación.

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Preparación del plan

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PLAN DE CONTINGENCIA

Evaluación del plan

Resumen de propuestas

Preparación de Evaluaciones

Modificar plan / Incorporar cambios

Modificar plan / Incorporar cambios

Evaluación / simulacros

Mantenimiento y actualización del plan

Evaluación Evento Real

Evento real

Figura 17. Incorporación del Componente de Capacitación y Entrenamiento en el Proceso de Planación, Revisión y Ajuste del Plan de Contingencia

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Tabla 21. Contenido de los Cursos del SCI MÓDULO I-100 1

I-200

CURSO Introducción al SCI Sensibilización Curso Básico del SCI – Introduce los elementos principales del SCI en mayor detalle, con especial énfasis en la estructura de organización, herramientas, facilidades, recursos, terminología y responsabilidades de cada asignación.

2

Principios y Características del SCI

3

Resumen del esquema de organización

4

Facilidades en el sitio de incidente

5

Recursos del SCI

6

Responsabilidades comunes a todos

I-300

Nivel Intermedio del SCI – Temas avanzados de organización de respuesta, métodos de planeación, aprovechamiento y administración de recursos, operaciones aéreas, organización de la respuesta en la medida en que la emergencia se desarrolla.

7

Organización de Respuesta

8

Organizando la estructura según el incidente

9

Administración de recursos

10

Operaciones aéreas

11

Planes de acción del incidente

I-400

Nivel Avanzado del SCI – Desarrollo de esquemas avanzados de comando, incluyendo organizaciones de respuesta para eventos mayores, roles y responsabilidades compartidas en comando unificado y desarrollo de múltiples planes de acción en comando de área.

12

Comando y Personal General

13

Comando Unificado

14

Manejo de emergencias mayores

15

Comando de área

++

Coordinación con entidades externas en comando unificado

DESTINATARIO

INTENSIDAD (hr)

Todos los miembros de la organización de respuesta, incluso a quienes no tengan participación activa en atención de emergencias

8

Personas que están llamadas a participar activamente en la atención de situaciones de emergencia, tanto del nivel administrativo como operativo y que requieren conocer sus responsabilidades claramente.

24

Personas a cargo de las funciones de Comando y General, incluyendo Comandante de Incidente, Jefes de Sección, Funcionarios de Enlace, Seguridad e Información Pública y Líderes de Unidades Ambiental, Situación y Documentación.

30

Gerentes, Jefes de Departamento y Superintendentes a cargo del comando de emergencias de gran tamaño.

Miembros de organizaciones externas con nivel de Comandante de Incidente que requieren actividades de coordinación en comando unificado.

24

7.1.7.3.

Requerimientos de Capacitación y Entrenamiento para Brigadistas en Instalaciones VIT En la Tabla 22 se presentan los requerimientos de capacitación y entrenamiento para las brigadas de respuesta a emergencias de instalaciones VIT. En cada Plan de Contingencia se debe establecer el contenido específico de los programas de capacitación y entrenamiento con base en los requerimientos sugeridos y determinar la intensidad y los compromisos de formación establecidos.

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Tabla 22. Módulos de Capacitación Sugeridos para Brigadistas MÓDULO

Módulo 1 Primeros Auxilios

Módulo 2 Rescate Industrial

Módulo 3 Control de Incendios

TEMÁTICA Políticas de seguridad y salud en la Empresa Respondiendo a una emergencia Valoración del escenario Valoración primaria y secundaria. Triage Atragantamiento Paro cardio respiratorio Reanimación Cerebro Cardiopulmonar Lesiones de tejido blando (hemorragias y quemaduras por productos químicos y electrocución) • Lesiones de tejido óseo (luxación, esguince y fractura) • Vendajes e inmovilización • Manejo y atención básica para quemados • Intoxicaciones • Picaduras • Manejo de contusiones • Botiquín de primeros auxilios • Seguridad en operaciones • Esquema de desarrollo de las operaciones en rescate • Conocimiento técnico de equipos y mantenimiento • Manejo de cuerdas • Conocimiento de nudos • Conocimiento y elaboración de amarres, sillas y anclajes • Práctica de Rapell • Anclajes especiales • Anclaje para sistema arnés-camilla.

• Transporte de pacientes manual y en camilla Características físico-químicas del fuego • Cómo se desarrolla • Cómo se elimina • Cómo se propaga • Causas de incendio • Clases de incendio • Productos de combustión Extintores • Clases de extintores • Agente expulsor y extintor • Clasificación numérica, carga combustible • Tiempo de descarga • Alcance de la descarga • Cuidados y mantenimiento • Práctica con extintores Mangueras y Accesorios • Clases de mangueras • Tipos de mangueras • Acoples y conexiones • Pitones y boquillas • Accesorios en general • Maniobras en seco y en agua • Ataque inicial • • • • • • • •

INTENSIDAD (hr)

20

24

30

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MÓDULO

Módulo 4 Evacuación de Instalaciones

Módulo 5 Rescate en Espacios Confinados

Módulo 6 Rescate Vehicular

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TEMÁTICA Sistemas Hidráulicos • Clases de sistemas (rociadores, monitores, cámara de espuma, proporcionadores, etc.)

• Caudal y presión Líquidos Combustibles e Inflamables • Clases de líquidos • Características fisicoquímicas • Sistemas de control de fugas • Proceso de control de derrames Escaleras • Tipos y clases de escaleras • Usos • Forma de transporte • Cuidados y mantenimiento Sistemas de detección y alarmas • Detectores de humo y de gases • Sensores de calor y tipos de alarma y códigos.

• Definición de evacuación • Proceso de evacuación (fases).

• Decisiones para evacuar • Orden de evacuación • Coordinadores de evacuación • Rutas, salidas y punto de reunión final • Sistema principal y opcional de alarma • Protección y salvamento de información y valores • Planos de evacuación • Definición de espacios confinados • Características • Perfil de personalidad del brigadista (reacciones inmediatas, claustrofobia, estrés) • Componentes y características de los equipos básicos de protección personal.

• Equipo de protección respiratoria • Equipos auto-contenido (partes del equipo, modo de empleo, advertencias, forma de quitarse el equipo).

• Equipos de detección de atmósferas enrarecidas • Equipos para maniobras y búsqueda de rescate (equipo para ascenso y descenso, equipo para cortar, equipo para tensar y halar).

• Equipo de comunicaciones • Procedimientos a seguir al llegar al sitio en donde está la victima • Permisos de entrada • Práctica de rescate • Inspección del área y valoración de riesgos • Señalización y determinar área de seguridad • Equipo de señalización vial • Aseguramiento del vehículo siniestrado (neutralizar combustible, desconectar batería, bloquear el vehículo, anclar, apuntalar, revisar carga).

• Control de incendio • Acceso al paciente • Estabilización del paciente

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INTENSIDAD (hr)

8

20

16

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MÓDULO

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TEMÁTICA

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INTENSIDAD (hr)

• Preparación y alistamiento de equipo • Extracción del paciente • Remisión a un centro asistencial • • • •

Módulo 7 Atención de Derrames

• • • • • • • •

Módulo 8 Plan de Contingencia

• • • • • • • • • •

Módulo 9 Simulacros

• • • • • •

7.1.7.3.1.

Detección de derrames de hidrocarburos y otras sustancias Comportamiento del derrame en cuerpos de agua y otros medios Efectos ambientales de los derrames Equipos, herramientas e insumos disponibles en el mercado para el manejo de derrames Equipos disponibles en la instalación Selección de los equipos más apropiados Utilización de equipos para derrames Técnicas alternativas para el control de derrames (dispersión, quema controlada, emulsificación) Contención, recolección, almacenamiento, disposición Introducción a los procesos de remediación Muestreo, análisis, interpretación de resultados Cierre de operaciones de respuesta a derrames Definición Objetivos y alcance Escenarios de riesgo Priorización de los riesgos Grado de las emergencias Estructura para emergencias Esquema de respuesta. Sistema Comando de Incidentes Activación de la Brigada Funciones de la Brigada Inventarios y comunicaciones Elaborar el guión del simulacro Elaborar formatos de evaluación Conseguir evaluadores internos y externos Alistar la logística Ejecución del simulacro Evaluación y plan de acción

30

8

4

Definición de Compromisos de Capacitación y Entrenamiento

Cada unidad operativa de VIT debe definir sus compromisos de capacitación y entrenamiento con base en los requerimientos de formación que se plantean en las Tablas 21 y 22. La capacitación y entrenamiento debe estar dirigida a funcionarios y contratistas en las instalaciones VIT y también a miembros de las entidades de socorro pertenecientes al Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres, en el ámbito local (CLOPAD) y Regional (CREPAD).

7.1.7.4.

7.1.7.4.1.

Lineamientos Generales Sobre Simulacros Introducción

Un simulacro es una serie de acciones y eventos programados y preparados para representar cualquier tipo de emergencia que tenga potencial de ocurrir en el ECP-DTI-F-004/V3

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desarrollo de las operaciones VIT. La realización de simulacros permite evaluar la capacidad de respuesta no sólo de la Empresa, sino de todas las entidades de apoyo encargadas de atender una emergencia real a nivel local o regional, en ausencia de situaciones reales de emergencia.

La realización de simulacros permite identificar oportunidades de mejoramiento del Plan de Contingencia, al permitir comparar los procedimientos establecidos en el Plan frente a la real actuación de respuesta simulada.

Por tanto, es indispensable la existencia de un plan de emergencia con una organización definida y funciones específicas, con procedimientos operacionales, el cual debe estar implementado y divulgado a todos las partes interesadas de la organización (empleados, visitantes, contratistas, clientes, proveedores).

7.1.7.4.2. Clases de Simulacros Según el tipo los simulacros se pueden clasificar en: • Simulaciones. Corresponden a ejercicios de escritorio, en donde no se realiza movilización de recursos. Su objetivo general apunta a evaluar los procesos de activación y comunicaciones, así como medir la habilidad para la toma de decisiones. Normalmente este tipo de ejercicios está dirigido a los cargos del Personal de Comando, a través del planteamiento de una situación hipotética sobre la cual es necesario elaborar un Plan de Acción de Incidente.

• Simulacros de campo. Son ejercicios de entrenamiento en los que, además de ejercitar la toma de decisiones, se mide la capacidad de reacción física ante un evento, mediante la movilización de recursos y la activación total o parcial del Plan de Contingencia. Los simulacros también permiten evaluar fortalezas en el control de emergencias, así como identificar oportunidades de mejoramiento en la atención misma de eventos seleccionados con base en el análisis de riesgos del PDC. Según el alcance, los simulacros pueden ser: • Simulacros parciales. Son los que se organizan para probar alguna parte o partes del PDC. Por ejemplo, pueden evaluarse las líneas de activación, reconocer las vías de evacuación, identificar la alarma, evaluar la capacidad de respuesta de la brigada de emergencia, tomar tiempos de evacuación, evaluar la respuesta del CLOPAD, entre otros.

• Simulacros generales. Son los que se realizan para probar todo el PDC, desde el proceso de activación y reporte de emergencia, hasta el desempeño de comunicaciones, comportamiento del esquema de organización, mecanismos de comunicación, evacuación, etc. Este tipo de simulacros requieren un mayor nivel de preparación y organización.

Según el esquema de aviso, los simulacros se clasifican en: • Simulacros avisados. Su objetivo es familiarizar al personal con los elementos que se quieren ejercitar del PDC, tales como rutas de evacuación, mecanismos de comunicación, estructuras de organización, etc. Son los ejercicios más comunes porque facilitan e incentivan procesos de estudio de roles y responsabilidades, lo que mejora la capacidad de respuesta.

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•

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Simulacros sorpresivos. En estos simulacros los empleados no son informados del objetivo del simulacro, ni de la fecha de realización. Se recomiendan sólo cuando se hayan realizado varios simulacros avisados y las condiciones de seguridad para el personal estén garantizadas. El nivel de información es sólo para personas claves dentro de la empresa. En estos simulacros se mide la efectividad y velocidad de la respuesta, dado que es más cercano a una situación real de emergencia.

7.1.7.4.3.

Organización de Simulacros

Para la organización y desarrollo de simulacros se deben identificar con claridad varios aspectos. Entre ellos están: • Objetivos del simulacro • Tipo y alcance del simulacro • Fecha de realización • Responsables de la organización y ejecución del simulacro • Plan de trabajo • Recursos requeridos para la ejecución del ejercicio • Costos La periodicidad de realización de simulacros depende del tipo de instalación y sus actividades. Como mínimo es necesario llevar a cabo un simulacro general y al menos dos parciales en el año. Igualmente es recomendable realizar dos o tres simulaciones anualmente.

Es necesario realizar simulaciones y simulacros en un número mínimo de cuatro por año para ejercitar el esquema de organización del Sistema Comando de Incidentes exclusivamente.

En el Anexo 3 se presenta la Guía para la Organización y Desarrollo de Simulacros.

7.1.8.

Socialización / Divulgación del Plan de Contingencia

7.1.8.1.

Introducción Considerando que en las acciones de respuesta para la atención de una emergencia tecnológica que trascienda los sistemas de transporte VIT, además de la participación de las autoridades locales y la industria afectada, estarán involucradas las comunidades asentadas en el área de influencia de una determinada instalación, es importante que en los PDC se cuente con un programa de socialización, divulgación y sensibilización de riesgos tecnológicos así como de acciones de respuesta dirigidos no sólo al personal operativo de la Empresa, sino a las autoridades locales y principalmente a las comunidades, con el fin de lograr respuestas colectivas, generar propósitos comunes, promover el compromiso de todos los actores en la respuesta a emergencias, generar capacidad de respuesta propia, articular y coordinar el accionar del SNPAD, minimizar afectaciones sociales e incrementar la credibilidad y confianza pública de la Empresa.

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Corresponde a ECOPETROL, en cabeza de sus unidades operativas, acatar el deber constitucional de dar a conocer a las autoridades y a la comunidad general los riesgos a los cuales se encuentran expuestos, así como los mecanismos y acciones que ha diseñado para prevenirlos y mitigarlos.

En este sentido, los Planes de Contingencia de la Vicepresidencia de Transporte deben incorporar las estrategias que se han trazado para hacer procesos de sensibilización, socialización y divulgación de dichos Planes, tanto a nivel de las autoridades locales y regionales en donde se lleven a cabo sus operaciones, como a las comunidades asentadas en sus áreas de influencia.

7.1.8.2.

Población Objetivo De La Socialización / Divulgación Del PDC Se identifican básicamente tres grupos de población objetivo: • Funcionarios y contratistas de la Vicepresidencia de Transporte • Comunidades habitantes de las poblaciones vecinas al área de influencia de la instalación VIT responsable del PDC. • Comité Local y Regional de Prevención y Atención de Desastres del Municipio o Municipios vecinos a la instalación VIT responsable del PDC, que hayan sido identificados como parte del área de influencia local y regional del Plan.

7.1.8.3.

Estrategia del Proceso de Socialización / Divulgación Cada grupo objetivo requiere una estrategia diferente en el proceso de Socialización / Divulgación del PDC. 7.1.8.3.1.

Funcionarios y Contratistas de la VIT

7.1.8.3.2.

Comunidades Habitantes del Área de Influencia de la Instalación VIT

Se recomienda aplicar el siguiente procedimiento para lograr la divulgación del PDC en las comunidades y entidades vecinas: • Citación de asistentes a través de las Juntas de Acción Comunal, lideres comunitarios, funcionarios encargados de la gestión de HSE en las entidades y empresas vecinas.

• El número de presentaciones dependerá del número de miembros de la población objetivo. Debe en lo posible realizarse talleres de divulgación con participación de grupos de no más de 30 personas para que sea realmente efectivo.

• Realización de talleres, contemplando como mínimo los siguientes temas: o Alcance y contenido del Plan de Contingencia. o Responsabilidad de ECOPETROL en la atención de emergencias, tanto de carácter operativo como causadas por terceros. o Procedimientos de notificación o Formas de participación de las comunidades y entidades. o Solución de conflictos.

• Como resultado de los talleres de divulgación deberán levantarse actas firmadas por los asistentes.

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En muchas partes del mundo, se siguen las recomendaciones del Programa del Medio Ambiente de las Naciones Unidas (UNEP), quien desarrolló un procedimiento metodológico para la realización de procesos de concientización de la comunidad hacia la prevención y atención de emergencias en el nivel local.

7.1.8.3.3.

Comité Local y Regional de Prevención y Atención de Desastres

Se plantea la realización de un programa que permita la articulación y coordinación con las entidades y autoridades del área de influencia de las instalaciones VIT, que estarán vinculados durante la puesta en marcha del PDC, especialmente cuando se alcance la activación de emergencias de los niveles medio, mayor y nacional.

Es responsabilidad de los Coordinadores de Planta, Jefes de Departamento de Operaciones, Coordinadores de Mantenimiento de Línea y Jefes de Departamento Técnico realizar los contactos con los encargados de los CLOPAD de los Municipios presentes en el área de influencia local del PDC y del CREPAD correspondiente, con el fin de organizar las reuniones de presentación y establecer los acuerdos de apoyo externo para la atención de emergencias.

En estas jornadas de trabajo se presentará el PDC, explicando la infraestructura de operación en cada caso. Igualmente se establecerán los compromisos y los mecanismos de apoyo esperados en caso de emergencias.

Una propuesta del contenido para este proceso de divulgación y articulación se presenta en la Tabla 23.

Tabla 23. – Propuesta de Contenido del Programa de Divulgación y Articulación Externa del Plan de Contingencia Lugar de encuentro:

Oficinas de ECOPETROL más cercanas

Temas a tratar:

• Infraestructura de la instalación VIT • Presentación del PDC • Análisis de riesgos • Estructura organizacional VIT y de la instalación • Organización de respuesta para emergencias • Niveles de activación • Sistemas de comunicación • Coordinación con entidades externas • Mecanismos propuestos de Ayuda Mutua • Equipos disponibles • Definición de acuerdos con los asistentes

Entidades

Asistentes

Entidades responsables del manejo de recursos naturales

Funcionarios encargados de la gestión ambiental, manejo de hidrocarburos y atención de emergencias

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7.1.8.3.4.

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CREPAD

Coordinador de Comité, funcionarios de las Oficinas de Atención y Prevención de Emergencias del Departamento.

CLOPAD

Alcalde, Coordinador del CLOPAD, Secretario de Planeación Municipal, Secretario de Salud Municipal

Mecanismos de Socialización / Divulgación

El proceso de Socialización / Divulgación del Plan de Contingencia puede ser realizado a través de dos mecanismos: • Organización de reuniones de divulgación en instalaciones de la Empresa o en Municipios seleccionados, con participación directa de los funcionarios responsables del Plan de Contingencia. En este caso, conviene crear un grupo de especialistas con dedicación exclusiva a la realización de los procesos de socialización / divulgación del PDC. • Realización de actividades de socialización / divulgación a través de convenios con entidades externas, tales como contratistas especializados o universidades.

En este caso, es muy importante llevar a cabo un proceso de entrenamiento previo de las personas a cargo de la socialización / divulgación acerca del material que debe ser divulgado. De todos modos, es conveniente en las primeras sesiones de divulgación que un funcionario especialista de la Empresa acompañe a los divulgadores para ajustar el contenido y alcance de las presentaciones.

El Plan de Contingencia deberá incluir un programa específico de reuniones y actividades de socialización / divulgación del Plan, que incluya cronograma de realización, responsables y resultados esperados en términos de cubrimiento y profundidad.

7.1.9.

Actualización del Plan de Contingencia

7.1.9.1.

Introducción Un Plan de Contingencia no es un documento estático que se escribe una vez y permanece constante todo el tiempo. Dado que tanto las instalaciones, como el entorno, las operaciones y quienes las desarrollan sufren procesos de cambio a lo largo del tiempo, el Plan de Contingencia debe reflejar estos cambios a través de mecanismos de actualización.

En este Capítulo se presentan los lineamientos básicos para realizar la actualización del PDC, considerando los elementos que están sujetos a cambios más o menos frecuentes. Adicionalmente, se dictan algunas recomendaciones relacionadas a lapsos de tiempo para realizar actualizaciones, dependiendo de los elementos que las requieren.

La responsabilidad de tener un PDC lo más actualizado posible recae en el dueño de la instalación o actividad para la cual se formuló el Plan. Por ejemplo, en una planta, ECP-DTI-F-004/V3

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la responsabilidad de contar con un PDC al día es del Coordinador de Planta y éste debe hacer todos los esfuerzos necesarios para que esta actualización se dé en la frecuencia y periodicidad necesarias, según los presentes lineamientos.

7.1.9.2.

Elementos para Actualización En la Tabla 24 se presentan los elementos que deben considerarse en los procesos de revisión y actualización del Plan de Contingencia.

Tabla 24. Elementos del PDC que Requieren Revisión y Actualización ELEMENTO

Bases de datos de Equipos y Expertos

Estructura Organizacional del Área Operativa

Organización de Respuesta a Emergencias

DESCRIPCIÓN

PERIODICIDAD

El ingreso o retiro de equipos o personas relacionadas con al PDC debe registrarse en las bases de datos de información de equipos y expertos. El levantamiento de esta información se realiza mediante los formatos del Anexo 6 (ver numeral 7.3.2.3.1).

Mínimo una vez al año

Los cambios organizacionales en las Gerencias, Superintendencias y Departamentos operativos deben reflejarse en el Plan de Contingencia, dado que obligan a realizar cambios en las estructuras de organización de respuesta.

Cada vez que se presenten cambios organizacionales en la estructura de las Gerencias, Superintendencias y Departamentos operativos.

Mínimo una revisión al año.

Dados cambios o relevos en la organización de respuesta, deben hacerse los ajustes en el PDC.

Cada vez que se presenten cambios en la estructura de respuesta. Mínimo una revisión al año.

Análisis de Riesgo

La revisión de los riesgos es una actividad importante en el proceso de Planeación de Contingencias. Cuando se presentan cambios en la operación, por incremento, decremento o cambio de dedicación de instalaciones, es necesario revisar el análisis de riesgos. Igualmente es útil la información que se registra en los sistemas de reporte de incidentes.

Dependiendo de los cambios en las actividades operativas de la instalación o cuando ingrese información nueva procedente de HAZOPs, estudios de integridad operativa y reporte de incidentes.

Mínimo una revisión al año.

Áreas Sensibles

Las condiciones del entorno pueden cambiar mediante la construcción de infraestructura, asentamientos humanos, desarrollo de otras actividades económicas, nuevos datos meteorológicos, hidrológicos, oceanográficos, entre otros aspectos. Estos cambios implican cambios en la sensibilidad del entorno que deben reflejarse en el PDC.

Mínimo una revisión cada dos años

Líneas de Activación y Reporte de Emergencias

Los cambios de estructuras organizacionales y organización de respuesta provocan cambios en las rutas de información en los procesos de activación y reporte de emergencias.

Cada vez que ocurran cambios en la estructura organizacional de la Gerencia, Superintendencia o Departamento. Revisión mínima una vez al año.

La ocurrencia de eventos reales o la ejecución de simulacros permiten detectar diferencias entre lo que está previsto en el

Cada vez que se detecten variaciones de lo escrito en Plan frente a lo detectado en un

Diferencias en Emergencias Reales y Simulacros

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ELEMENTO

DESCRIPCIÓN PDC y lo que realmente ocurre en el ejercicio o evento real. Estos cambios deben reflejarse en la actualización del Plan.

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PERIODICIDAD ejercicio, simulacro o evento real.

SNPAD

Información relacionada con los contactos e inventario de recursos de los Comités Locales y Regionales de Prevención y Atención de Desastres y sus entidades de emergencia adscritas. Para la captura en campo de esta información se utilizan los formatos del Anexo 7 (ver Numeral 7.3.2.3.2).

Mínimo una vez al año y cuando se evidencie cambio de administración municipal o departamental.

Manual Operativo

Todos los cambios operativos que estén incluidos en el Manual Operativo deben registrarse en las nuevas versiones de este componente del PDC.

Mínimo una vez al año

Conjunto Cartográfico

El conjunto cartográfico registra todos los cambios en el área de influencia del PDC. Su actualización es muy importante porque la cartografía es un elemento clave en la consulta del Plan.

Los lineamientos de actualización del componente cartográfico están definidos por el Proyecto de Integridad de Ductos y Tanques

Al menos una vez cada dos años

Los cambios realizados al documento del Plan de Contingencia deben registrarse en la Tabla de Control de Cambios que se presentó en el numeral 6.4.3.

7.2.

7.2.1.

COMPONENTE OPERATIVO Generalidades del Componente Operativo

7.2.1.1.

Descripción El Componente Operativo es el volumen del Plan de Contingencia que contiene el conjunto de acciones y decisiones reactivas que han sido formuladas para atender de manera adecuada y eficaz las emergencias potenciales identificadas.

El enfoque del Componente Operativo del Plan de Contingencia es completamente reactivo y apunta a proporcionar los elementos de respuesta operativa en para la atención de los eventos que han sido identificados como de potencial ocurrencia en el desarrollo del análisis de riesgos.

7.2.1.2.

Objetivos Específicos del Componente Operativo • Detallar las guías operacionales de los miembros del Sistema Comando de Incidentes.

• Definir los lineamientos para establecer las líneas de activación de respuesta del Plan de Contingencia.

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Establecer los lineamientos de las líneas de reporte de la emergencia y sus mecanismos.

Definir los procedimientos operativos de respuesta.

Establecer los mecanismos y ayudas para el seguimiento de las operaciones de respuesta.

Definir los criterios de terminación de operaciones de respuesta.

7.2.2.

Procesos Operativos Los procesos operativos del Componente Operativo del Plan de Contingencia cubren los siguientes aspectos básicos: • Procesos Operativos Iniciales.

• Procesos Operativos de Respuesta.

7.2.2.1.

Procesos Operativos Iniciales Estos procesos corresponden a: • Líneas de Activación Operativa del Plan de Contingencia • Líneas de Reporte de la Situación de Emergencia 7.2.2.1.1.

Líneas de Activación Operativa del Plan de Contingencia

En el momento en que una emergencia es detectada, es necesario gestionar la movilización de recursos para verificar su ocurrencia e iniciar la atención del evento.

Esta movilización se realiza a través de un procedimiento conocido como “activación”.

La activación es, por tanto, el flujo de información necesaria para activar la movilización de recursos para la respuesta ante la emergencia. Este proceso de activación se realiza normalmente por vía telefónica o su equivalente.

La activación se representa gráficamente como un conjunto de líneas que constituyen un flujograma que facilita la identificación de las rutas y flujos de información.

Para la elaboración de los flujogramas o líneas de activación, es importante tener en cuenta: • Las rutas por las cuales puede llegar el aviso de ocurrencia de una emergencia.

• Los niveles de clasificación de emergencias, identificados en el Componente Estratégico del Plan (ver Capítulo 6.2 del Componente Estratégico).

• La estructura organizacional de respuesta establecida en el modelo de Comando de Incidentes (ver Capítulo 6.5 del Componente Estratégico).

• Los mecanismos de comunicación del Plan de Contingencia (ver Capítulo 6.6 del Componente Estratégico).

• Los entes externos del orden local, regional o nacional involucrados en la organización de respuesta.

• Los miembros de los Acuerdos de Ayuda Mutua a los cuales está adscrita la instalación afectada por la emergencia.

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•

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Las organizaciones internacionales que pudieran prestar apoyo en la atención de la emergencia, en caso de que ésta tenga la condición de requerir este recurso de respuesta (Clean Caribbean & Americas, Acuerdos con PDVSA).

Para la elaboración de las líneas de activación, las áreas operativas de la VIT deberán detallar los diagramas de flujo de comunicaciones, indicando los números de contacto.

Estos diagramas de activación se incluyen en el Manual Operativo.

7.2.2.1.2.

Líneas de Reporte de la Situación de Emergencia

El reporte de una situación de emergencia es el procedimiento formal y de obligatorio cumplimiento, por medio del cual se da a conocer oficialmente la ocurrencia del incidente.

La importancia de realizar el reporte de las emergencias radica en el cumplimiento de una normativa jurídica establecida en el Decreto 321 de 1999 (que adoptó el texto del Plan Nacional de Contingencia Contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en Aguas Marinas, Fluviales y Lacustes) y en disponer de las herramientas que declaran una situación de emergencia, que permiten justificar el acceso a recursos especiales para su atención.

La Directriz Corporativa de Ecopetrol (ECOPETROL-DRI-D-002 de mayo de 2005) establece el procedimiento para realizar el reporte de derrames y determina los formatos que deben tenerse en cuenta para realizar: • El reporte inicial del derrame, el cual debe enviarse dentro de las siguientes 24 horas a partir de la ocurrencia del derrame (ECP-DRI-F-015).

• El reporte o informe final del derrame, que debe enviarse a más tardar 20 días después de finalizada la fase de atención del incidente (ECP-DRI-F-016) La elaboración de las líneas de reporte de la emergencia debe considerar: • Los niveles de clasificación de las emergencias.

• Las diferentes entidades locales, regionales y nacionales que deben ser informadas formalmente sobre la ocurrencia de la emergencia.

• Las dependencias internas de Ecopetrol, tanto en el Departamento y Gerencia respectivos, como en la Vicepresidencia, otras Vicepresidencias, Direcciones, Unidades y Departamentos y Presidencia de la Empresa.

• Los mecanismos de envío de la información (formatos de notificación preestablecidos, Anexo C).

• La identificación clara y concreta de los funcionarios responsables de elaborar, firmar y enviar el reporte de emergencia.

7.2.2.2.

Procesos Operativos de Respuesta Los procesos operativos de respuesta corresponden a: • Guías Operativas del Sistema Comando de Incidentes • Esquema Básico de Respuesta ECP-DTI-F-004/V3

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Líneas de Acción y Procedimientos Operativos Normalizados

7.2.2.2.1.

Guías Operativas del Sistema Comando de Incidentes

Las Guías Operativas del Sistema Comando de Incidentes son herramientas de orientación, tipo lista de chequeo, que sirven de orientación a los responsables de la atención de una emergencia acerca de las acciones a desarrollar para poder cumplir con las responsabilidades asignadas en el Sistema.

Existen Guías Operativas para cada uno de los integrantes del Personal de Comando y del Personal General. Cada punto en las Guías tiene un precedente, de tal forma que se convierten en “recetas” prácticas para cumplir las responsabilidades establecidas para cada posición en el SCI. Como ejemplo, se presentan a continuación las Guías Operativas del Comandante de Incidentes y del Jefe de la Sección de Operaciones.

Para cada posición, deben elaborarse las respectivas Guías Operativas, de forma tal que todos los miembros de la organización de respuesta tengan su respectiva Guía.

Comandante de Incidente Alistamiento • Activar los miembros apropiados del SCI, según las condiciones de la emergencia.

• Asegurar el establecimiento de una línea de comunicación directa con el Jefe de la Sección de Operaciones.

• Ordenar la consecución de información completa del evento en curso.

• Convocar a la primera reunión de seguimiento de la emergencia.

• Asegurar que han sido procesados y enviados los reportes iniciales de emergencia.

• Realizar una aproximación de la duración estimada de la fase de atención de la emergencia. Si es necesario, definir los periodos operacionales (horas, días, semanas).

• Preparar el esquema de organización de respuesta, utilizando el formato SCI201.

Inicio del Proceso de Respuesta • Analizar la información existente sobre el incidente para identificar los principales problemas en curso.

• Identificar soluciones a los problemas identificados.

• Elaborar una lista de tareas que apunten a la solución de los problemas identificados.

• Aprovechar los formatos del SCI para organizar la información Análisis del Potencial del Incidente • Instruir al Jefe de la Sección de Planificación para que realice análisis permanentes de la situación antes de convocar a reuniones de seguimiento.

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•

Reunirse con el Jefe de la Sección de Planificación para discutir el potencial desarrollo del incidente.

Definición de Objetivos Estratégicos • Desarrollar una estrategia general de acción para la atención de la emergencia.

• Considerar el potencial del incidente para la definición de los objetivos del incidente.

• Definir los objetivos estratégicos de atención del incidente.

• Llenar el formulario SCI-202 (Objetivos del Incidente) para documentar la información de objetivos estratégicos de atención.

• Asegurar que las acciones de respuesta que se tomen en campo concuerden con los objetivos estratégicos definidos.

• Asegurar que los objetivos estratégicos definidos sean adecuadamente transmitidos al resto de la organización del SCI. Establecimiento del Centro de Información de la Emergencia • Asegurar que el Jefe de la Sección de Planificación establece el Centro de Información de la Emergencia, a través de su Líder de la Unidad de Situación.

• Asegurar que el Jefe de la Sección de Planificación es alimentado con la información necesaria para que se mantenga siempre actualizada la información situacional del incidente.

Desarrollo de Reuniones Periódicas de Seguimiento de la Emergencia a. Antes de la Reunión • Revisar sitio de la reunión, agenda, tiempos, objetivos.

• Preparar el reporte de estado de la situación b. Durante la Reunión • Dirigir y moderar la reunión.

• Revisar los objetivos estratégicos definidos.

• Presentar el estado de la situación.

• Recibir el reporte de estado de la situación de cada uno de los participantes.

• Asegurar que todas las tareas de atención para cumplimiento de los objetivos estratégicos están claramente entendidas.

• Establecer y confirmar la fecha y hora de la siguiente reunión de seguimiento. c. Después de la Reunión • Revisar que las acciones y tareas asignadas se estén implementando.

• Revisar y ratificar las actas de la reunión.

• Asegurar que las actas son archivadas adecuadamente.

Preparación del Plan de Acción del Incidente • Determinar si el Plan de Acción del Incidente (PAI) se entregará por escrito u oralmente.

• Recibir las recomendaciones del Jefe de la Sección de Planificación acerca de la duración del PAI. • Aprobar la duración del PAI. • Verificar la pertinencia del PAI con respecto a los objetivos estratégicos definidos.

• Aprobar el PAI. Conformación del Comando Unificado • Participar en las reuniones de seguimiento del Comando Unificado.

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• • • •

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Entrega del Mando Preparar el informe de entrega del mando (utilizar formato SCI-201).

Hacer entrega del mando al Comandante de Incidente de relevo.

Supervisar la entrega de actividades en cada una de las posiciones establecidas en el SCI.

Jefe Sección de Operaciones (de Respuesta) Alistamiento • Presentarse al Comandante de Incidente cuando éste lo convoque al comando.

• Establecer un canal de comunicación directo con el Comandante de Incidentes.

• Delegar las funciones de respuesta necesarias según el tipo de emergencia (o emergencias) que se atiende en los respectivos Líderes de Unidad de respuesta (derrame, incendio, evacuación, etc.).

Inicio del Proceso de Respuesta • Recibir retroalimentación del Líder de la Unidad de Respuesta respectiva sobre los problemas encontrados y las acciones tomadas para solucionarlos.

Definición de los Objetivos Estratégicos • Apoyar al Comandante de Incidente en la definición de los objetivos estratégicos de atención de la emergencia.

Elaboración, Aprobación e Implementación de Planes de Acción • Designar el personal de su Sección que apoyará al Jefe de la Sección de Planificación en la elaboración de los Planes de Acción del Incidente (PAIs) • Supervisar la implantación de los PAIs por parte del personal de su Sección.

• Si se le solicita, apoyar al Jefe de la Sección de Planificación en la elaboración de planes de acción para el siguiente periodo operacional.

• Si se le solicita, apoyar al Comando de Incidente y al Comando Unificado en la selección de los Objetivos Estratégicos de atención del incidente.

• Asistir a las reuniones de seguimiento de la emergencia.

• Transmitir el resultado de las reuniones de seguimiento al resto de su equipo de trabajo.

Realización de Reuniones Operativas • Realizar reuniones operativas conjuntamente con el Jefe de la Sección de Planificación para la definición de acciones que apunten al cumplimiento de los Objetivos Estratégicos definidos.

• Apoyar al Jefe de la Sección de Planificación en el llenado de formatos de seguimiento de la emergencia.

7.2.2.2.2.

Esquema Básico de Respuesta

El esquema básico que se presenta en la Figura 18 corresponde a un modelo mental de organización de los recursos en campo, basado en modelos internacionales. El esquema permite al Comandante de Incidentes definir la ubicación física de los diferentes elementos involucrados en la atención de la emergencia, de manera que sea más práctico y eficiente el proceso de definición de prioridades y el proceso de atención.

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El esquema debe ser entrenado periódicamente por los funcionarios responsables del comando de una emergencia, con participación del Personal de Comando y del Personal General.

En la Figura se reconocen los siguientes elementos: • Punto de Impacto. Demarcado por la estrella, es el sitio donde ocurre el evento (incendio / derrame / explosión) que produce la emergencia.

• Área de Impacto. Corresponde al primer anillo de seguridad, conocido también como límite de la “zona caliente”. Este anillo es custodiado por la Policía Nacional y corresponde al área de inminente peligro donde se encuentra el elemento afectado por el incendio, el derrame, los contaminados, heridos y lesionados, en la cual los Grupos de Avanzada (Brigadas de Respuesta) desarrollarán las acciones de atención respectivas. Por lo general, en el límite de ésta área se ubicará el Puesto de Mando.

• Zona de Atención. Se conoce también como “zona tibia”. Es un corredor en donde pueden ubicarse elementos que deben estar protegidos y alejados de las áreas en intervención o directamente afectadas. Requiere la custodia de las Fuerzas Militares, ya sea Policía, Ejército, Armada Nacional o Infantería de Marina. En esta área se ubica el Módulo de Estabilización y Clasificación de Heridos.

• Puesto de Mando. Es el sitio en donde se ubica el Comandante de Incidente con su Personal de Comando y Personal General. En el Puesto de Mando se toman las decisiones estratégicas de atención de la emergencia. Debe estar debidamente señalizado para que toda la organización de respuesta lo identifique y contar con herramientas adecuadas para garantizar comunicaciones, manejo de información y control de operaciones.

• Área de Organización. Es el área temporal a donde se presentan los recursos que han sido nominados para intervenir en la atención de la emergencia, en espera de que se definan las tareas que le serán asignadas. Los recursos en esta Área se encontrarán en estado “disponible”. Es probable que en emergencias grandes se requiera tener más de un Área de Organización, dependiendo también del tipo de recursos. Por ejemplo, puede haber, helibases, áreas de equipo pesado, áreas de equipo liviano, etc.

• Área de Clasificación de Víctimas. Lugar ubicado fuera del área de impacto donde se encuentran los recursos médicos y paramédicos mejor capacitados y con posibilidades de brindar una clasificación adecuada a los lesionados, y atención especializada de estabilización de heridos.

• Puestos de Relevo. Como su nombre lo indica, consiste en puntos de llegada y salida de camilleros que van y vienen desde los Grupos de Avanzada hacia el MEC. Se instalan en los casos en que la distancia entre estos sea considerable y represente un gran esfuerzo para los camilleros el cubrirla. Requiere sólo de un par de auxiliadores encargados de dar continuidad a la prestación de primeros auxilios mientras se continúa con el traslado de los heridos.

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POLICIA SERVICIOS DE SALUD Llegada Unidades de Rescate BOMBEROS AO Área de Organización

EJECUTIVOS DE EMPRESA (Continuidad del Negocio)

ENTRADA

Límites Area pública PM Puesto de Mando Zona de rescate 1

Zona de rescate 2

Lesionados Viento

Fuego

Explosión Humo

Pare control de tráfico

Fuente de mayor riesgo

Respuesta inmediata

ACV Área de Clasificación de Víctimas

Puesto de relevo

Calle pública

1º anillo seguridad Policía 2º anillo seguridad Ejército Nacional

Unidades según SCI

Zona de rescate 3

AREA DE IMPACTO

Evacuación

Evacuación

Pare Control de Tráfico Límites

ZONA DE ATENCION

SALIDA

Figura 18. Esquema Básico de Respuesta

•

•

•

Entrada. Es el punto apropiado para permitir el acceso de los recursos a la Zona de Atención. Es recomendable que exista una sola entrada para evitar problemas de circulación.

Salida. Es el punto apropiado para permitir la salida de los recursos de la Zona de Atención. Es recomendable que exista una sola salida para evitar problemas de circulación.

Ejecutivos de Empresa (Continuidad del Negocio). Los ejecutivos de la Empresa estarán en sus áreas de trabajo o reunidos si es necesario, gestionando las estrategias para asegurar la continuidad del negocio. Para estos efectos, podrán hacer uso de las herramientas de manejo de crisis.

7.2.2.2.3.

Líneas de Acción y Procedimientos Operativos Normalizados

Una Línea de Acción es un documento gráfico, tipo diagrama de flujo, que permite al responsable de las operaciones de control de una emergencia tomar decisiones con respecto a las acciones de respuesta.

Las líneas de acción muestran un flujo de acciones recomendadas a ser implementadas en el proceso de atención del incidente. Pueden ser tan completas como se quiera o simplemente dejar señaladas las acciones de respuesta sugeridas, ECP-DTI-F-004/V3

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para después incluir en un Procedimiento Operativo Normalizado (PON) la descripción detallada de cada elemento de la línea de acción.

Para la construcción de líneas de acción deben considerarse los siguientes criterios: • La línea de acción debe iniciar en un evento contemplado en el análisis / evaluación del riesgo y TODOS los eventos identificados como de potencial ocurrencia deben tener su línea de acción específica.

• Establecer una línea concreta y clara de acciones de respuesta.

• Concatenar adecuadamente las acciones que se plantean para la respuesta ante la emergencia. Es decir, cada acción de respuesta debe tener relación con la precedente, de manera tal que existe coherencia.

• Indicar cuándo termina la línea de acción o si ésta dirige hacia una nueva línea de acción, en caso de que se involucre otro escenario de evento amenazante.

• Indicar claramente los momentos en los que es necesario establecer hechos, escenarios y/o situaciones para tomar decisiones de tipo mutuamente excluyente.

• Las líneas de acción deben validarse y verificar en la realidad o mediante simulacros para garantizar que son realmente viables y efectivas.

Como ejemplo de una línea de acción, se incluye en las Figuras 19 a 21, algunos modelos desarrollados para eventos específicos.

Los Procedimientos Operativos Normalizados son documentos que contienen acciones específicas de respuesta, que permiten a todos los organismos y personas que intervienen en la atención de una emergencia actuar de forma coordinada, facilitando las comunicaciones y optimizando los recursos disponibles. Ecopetrol ha definido PONs para atención de incendios (documento DRI-P-010,) para atención de incendios, que puede ser utilizado como referencia para la construcción de los PONs específicos de cada instalación.

Para el manejo de derrames no existe un PON estandarizado. La elaboración de un PON para este tipo de situaciones debe contemplar como mínimo los siguientes elementos: • Tipo de producto derramado • Ambiente en donde ocurre el derrame (cuerpo de agua léntico, cuerpo de agua lótico, velocidad de la corriente, ecosistema afectado, etc.).

• Descripción del comportamiento del derrame. ¿Qué se espera que pase?

• Enumeración descriptiva de los equipos recomendados para control.

• Acciones de respuesta recomendadas o Acciones primarias o Acceso al sitio del incidente o Acciones secundarias o Acciones de cierre de la atención • Recomendaciones especiales de seguimiento (muestreos, análisis, caracterizaciones, etc.).

• Fotografías, diagramas, dibujos y demás herramientas ilustrativas del procedimiento.

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•

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Recomendaciones de remediación (para casos de emergencias operacionales).

Cada Gerencia Operativa / instalación debe desarrollar específicamente todas las líneas de acción y los respectivos PONs para los escenarios de eventos amenazantes identificados en su análisis / evaluación del riesgo.

7.2.2.3.

Procedimientos para la Atención de Emergencias Médicas – MEDEVAC El Procedimiento para la Atención de Emergencias Médicas, conocido como MEDEVAC (del vocablo Inglés “Medical Evacuation”), define las estrategias y acciones de respuesta en materia de salud que se aplican en el lugar de una emergencia por parte del personal que labora en la instalación, a fin de brindar un soporte básico a la vida y la salud de los afectados en caso de registrarse alguna eventualidad que comprometa al personal de ECOPETROL S.A. y contratistas.

El objetivo fundamental es orientar al personal responsable y a los trabajadores en general, sobre cómo actuar ante una situación de emergencia médica que pueda llegar a presentarse en el sitio de trabajo o en el proceso de atención de un incidente y el procedimiento a seguir para proporcionar los cuidados básicos a accidentados y/o enfermos, prevenir complicaciones, favorecer su recuperación y dar las normas de evacuación de enfermos y lesionados según el caso.

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AVISO INICIAL DE LA EMERGENCIA

Confirmación de la emergencia

NO FIN

Evento confirmado

SI Identificar grado de emergencia

Activar Sistema Comando de Incidentes

Elaborar reporte según emergencia

REPORTE INICIAL SEGÚN GRADO DE EMERGENCIA

Planear acciones de control

PROCEDER CON EL PLAN ESPECÍFICO DE ACCIONES

REPORTE FINAL SEGÚN GRADO DE EMERGENCIA

Figura 19 Línea General Inicial de Acción para Cualquier Emergencia

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Cuerpo de agua léntico; ciénagas, lagunas, lagos, charcas.

Cuerpo de agua lótico; ríos, quebradas, caños.

NO

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DERRAMES EN CUERPOS DE AGUA

SI

¿Se derramó producto liviano/crudo?

¿Es el cuerpo de agua léntico?

NO

¿Se derramó producto liviano?

SI

Derrame de producto liviano en cuerpo de agua lótico

SI

Derrame de combustóleo en cuerpo de agua léntico

Derrame de combustóleo en cuerpo de agua lótico

FIGURA 21

NO

¿Se derramó crudo?

A

SI C Derrame de liviano en cuerpo de agua léntico

Derrame de crudo en cuerpo de agua lótico

B

A

D

B

C

D

Línea de Acción / PON para evento específico

Figura 20. Ejemplo de Línea General de Acción para Derrame en Cuerpos de Agua

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DERRAME PRODUCTO PESADO EN CIÉNAGA

Determinar Fuente del Derrame

Desplazar equipos y personal al área afectada

Tomar muestras de agua para pruebas de TPH y grasas / aceites

Controlar fuente del derrame

Se puede utilizar también tapones de tarulla como barreras

Instalar barreras mecánicas

Proteger con barreras las captaciones de agua en las inmediaciones

Confinar la mancha hacia las orillas para su recolección. Iniciar recolección

¿Se puede ingresar equipo pesado al sitio del derrame?

Sí

Llevar al sitio un camión de vacío y/o desnatadores para recolección del hidrocarburo presente

No

En ausencia de material vegetal flotante y sección amplia, utilizar desnatadores

Trasegar producto recolectado a camión de vacío. Inyectar a proceso.

Recolectar y disponer vegetación impregnada.

FIN

Figura 21. Ejemplo de Línea de Acción para Derrame de Pesados en Cuerpos de Agua Lénticos ECP-DTI-F-004/V3

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Para concretar estos objetivos, a modo de guía, se sugiere seguir la siguiente secuencia de acciones: • Eliminar las amenazas que produjeron las heridas del personal.

• Evaluar la situación y realizar un informe inicial y parcial.

• Proporcionar los primeros auxilios al herido, o atenuar las dolencias en caso de enfermedad.

• Completar los datos y solicitar la evacuación del afectado.

• Preparar la zona para la llegada de ambulancias (terrestres, acuáticas o aéreas).

7.2.3.

Control, Seguimiento y Documentación de Operaciones de Respuesta y Monitoreo Ambiental Una vez la respuesta a la emergencia ha sido activada y las acciones de control están en ejecución, es necesario establecer un adecuado proceso de seguimiento y control de la emergencia, que permita disponer del recuento detallado de las acciones que se emprendieron y se están ejecutando y garantizar que la emergencia se está documentando adecuadamente.

Estos registros son muy importantes para alimentar los informes de seguimiento y finalización de atención de la emergencia, que muchas veces son soporte para los procesos de reclamación ante las aseguradoras. Igualmente son herramientas útiles en la evaluación de la atención de la emergencia y del propio PDC, así como en la alimentación de las estadísticas de incidentes y en la defensa de la Empresa frente a posibles demandas o reclamaciones.

7.2.3.1.

Herramientas para el Control, Seguimiento y Documentación de Operaciones de Respuesta y Monitoreo Ambiental 7.2.3.1.1.

Formatos para el Control, Seguimiento y Documentación de Operaciones de Respuesta

Para el seguimiento, control y documentación de la emergencia, se sugiere utilizar los formatos establecidos en el Sistema Comando de Incidentes, según la relación de la Tabla 25.

Los formatos se encuentran en el Anexo 2.

7.2.3.1.2.

Guías para la Documentación de Afectación y Seguimiento Ambiental en Emergencias

En el Anexo 4 se presentan las guías para la documentación de Afectación y Seguimiento Ambiental en emergencias. Estas guías permiten capturar información muy importante para documentar la emergencia desde el punto de vista de la posible afectación ambiental.

Estos registros son de gran valor como herramienta de defensa en el evento de procesos administrativos o demandas en contra de la Empresa.

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Tabla 25. Formatos Recomendados del Sistema Comando de Incidentes para el Control, Seguimiento y Documentación de Emergencias FORMATO N°

TÍTULO

ELABORADO POR

DESTINATARIO PRIMARIO

OTROS DESTINATARIOS

CUÁNDO SE ELABORA

• Personal de Comando • Personal General

• Inicial: Dentro de las primeras 2 horas de la activación de la respuesta • Actualizaciones: antes de la reunión de seguimiento de cada periodo operacional

Plan de Acción del Incidente

• Personal General

• Inicial: al término de la reunión inicial de comando • Revisiones: después de las acciones de seguimiento de la atención del incidente

Unidad de Comunicaciones / Sección Logística

Plan de Acción del Incidente

• Personal de Comando • Personal General

• Inicio: tan pronto se realice la activación • Actualización: si se requiere

Plan Médico en Emergencia

Unidad Médica / Sección Logística / Funcionario de Seguridad

Plan de Acción del Incidente Se incorpora al Formato 202

• Personal de Comando • Personal General

• Inicio: tan pronto se realice la activación • Actualización: si se requiere

Control de Ingreso de Personal y Equipo

Unidad de Recursos / Sección Logística

Jefe Sección Administrativa / Financiera

• Personal General

• Inicial: tan pronto se realice la activación • Actualización: cada vez que entre o salga personal y/o equipo

214 (ECP-DHS-F-038)

Registro Individual de Hechos (Bitácora)

Todos los miembros del Personal de Comando y del Personal General

Unidad de Documentación / Sección de Planificación

231 (ECP-DHS-F-039)

Minuta de Reunión

Asistente del Comandante de Incidente

Puesto de Mando

SCI 201 (ECP-DHS-F-019)

Informe de Campo / Informe Inicial

Comandante de Incidente Inicial

SCI 202 (ECP-DHS-F-020)

Objetivos Estratégicos de Respuesta

Jefe Sección de Planificación / Comandante de Incidente

SCI 205 (ECP-DHS-F-033) SCI 205a (ECP-DHS-F-034)

Plan de Comunicaciones en Emergencia Listado de Comunicaciones

SCI 206 (ECP-DHS-F-035) SCI 211p (ECP-DHS-F-037) SCE 211e (ECP-DHS-F-036)

Comandante de Incidente que recibe

• Cada vez que se registre un evento o hecho que requiera ser documentado. Se entrega a la Unidad de Documentación al final de cada periodo operacional.

Asistentes a la reunión

• Máximo una hora después de finalizada la reunión

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7.2.4.

TERMINACIÓN DE OPERACIONES DE ATENCIÓN El Plan de Contingencia incluye todas las actividades que apunten a la prevención de la ocurrencia de un incidente tecnológico y, si éste se presenta, el Plan de Contingencia cubre las acciones de control para lograr mitigar los posibles efectos de la emergencia. Es decir, un Plan de Contingencia cubre únicamente las etapas de prevención y atención de las emergencias, entendiéndose como atención la fase de mitigación de la afectación que genere una emergencia, con el fin de reducir la posibilidad de ocurrencia de un daño.

Para eventos operacionales y no operacionales, la Directriz Corporativa de Ecopetrol ECP-DRI-D-001 de 2005 establece el alcance de las labores de atención y remediación.

En todos los casos, responsabilidad del Comandante de Incidentes definir el momento en que termina la fase de atención de la emergencia y decide la desmovilización de personal y equipos.

La terminación de las operaciones de atención implica: • Definir el nivel de limpieza de áreas afectadas por derrames (retiro del hidrocarburo visible).

• Establecer el momento de inicio de actividades de remediación (en caso de emergencias operacionales).

• Realizar actividades post atención, tales como monitoreo, muestreo y seguimiento • Realizar la evaluación del Plan de Contingencia • Elaboración de reportes finales de emergencia • Elaboración de investigación de incidentes • Identificación de necesidades de remoción de escombros • Determinación del reingreso a áreas evacuadas • Determinación del reinicio de las actividades operativas normales de la instalación Para cada una de estas actividades deben construirse los procedimientos correspondientes, dependiendo de las condiciones propias de cada situación.

7.2.5.

MANUAL OPERATIVO

El Manual Operativo, llamado también “Manual de Bolsillo, es un componente complementario del Plan de Contingencia que contiene la información básica clave para desplegar las acciones de respuesta necesarias para la atención de la emergencia y que el Comandante de Incidente, el Personal de Comando y el Personal General, pueden utilizar en campo, sin necesidad de recurrir al PDC completo para la toma de decisiones.

El alcance del Manual operativo cubre la siguiente información: ECP-DTI-F-004/V3

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• • • • • • • • • • •

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Área de Influencia y sitios de interés (puntos críticos, áreas sensibles) Clasificación de Emergencias Líneas de Activación con medios de contacto para los diferentes niveles de emergencia Mecanismos de aviso (alarmas, señales) Líneas de Reporte de Emergencia Esquema básico de respuesta Esquema de organización de la respuesta (basado en Sistema Comando de Incidentes) para los diferentes niveles de emergencia Plan de Evacuación Líneas de Acción / Procedimientos Operativos Normalizados Descripción de Puntos de Control, Áreas de Control y Puntos de Observación Listados telefónicos de emergencia (recursos internos y recursos externos)

En el Anexo 5, se presenta un modelo de Manual Operativo como guía para la elaboración de los Manuales Operativos de Ecopetrol.

Los créditos de la Editorial que elaboró el Manual de ejemplo no implican que sea ésta la empresa con la cual deban contratarse estos documentos. Simplemente es una referencia.

7.3.

7.3.1.

COMPONENTE INFORMATICO Generalidades del Componente Informático

7.3.1.1.

Descripción El Componente Informático es el volumen del Plan de Contingencia que establece los lineamientos relacionados con el manejo de la información que alimenta el Plan, ya sea ésta almacenada en medio físico o en medio digital.

La información se convierte en este sentido en un activo importante para la organización responsable del Plan de Contingencia y a la vez en una herramienta fundamental para el proceso de análisis, seguimiento y toma de decisiones en situaciones de emergencia.

La recolección de información propia del Plan de Contingencia comienza desde el mismo momento en que se decide elaborar o actualizar el PDC. La información que se consulta, descarga y obtiene constituye la base para la estructuración de los componentes del Plan y como tal debe ser debidamente almacenada y conservada, de tal forma que pueda ser consultada o revisada en la medida de las necesidades.

7.3.1.2.

Objetivo Dar a conocer lo que se requiere en términos de manejo de información a fin de que los Componentes Estratégico y Operativo tengan el soporte de datos necesario para que puedan ser efectivos y eficientes y para que sus lineamientos puedan ser aplicados adecuadamente.

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7.3.2.

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Información Documentada en el Componente Informático

7.3.2.1.

Elementos de Información a Documentar El Plan de Contingencia requiere mantener información relacionada con varios aspectos, según se muestra en la Tabla 26.

Tabla 26. Información Requerida en el Plan de Contingencia TIPO DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN

FUENTE

Legislación Ambiental y de Planes de Contingencia

Corresponde a las normas, leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, autos, etc., que tengan relación con la actividad petrolera y que definan lineamientos con relación a la planeación de contingencias y manejo de emergencias y la protección de recursos naturales.

• Centro de Información y Documentación del Ministerio del Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

• Normatividad ambiental publicada por IDEAM. • Régimen legal del medio ambiente publicada por LEGIS. • Dirección de Prevención y Atención de Desastres.

Lineamientos Ambientales Corporativos

Normas, directrices, lineamientos, etc., emanados de las Direcciones de Ecopetrol con relación a la protección del medio ambiente y la planeación de contingencias

• Intranet de Ecopetrol

Cartografía básica y descriptiva de infraestructura petrolera

• • • • • • • • • •

• Bases de datos de recursos, equipos y funcionarios de las entidades de apoyo del SNPAD. • Inventario de equipos y especialistas de otras dependencias de Ecopetrol y de otras empresas petroleras.

• Directorios telefónicos de personas de contacto dentro y fuera de Ecopetrol, incluyendo proveedores y contratistas.

• Municipios en el área de influencia de la instalación (en el ámbito local y regional) • Comités Locales y Regionales para la Prevención y Atención de Desastres.

• Entidades del SNPAD (Bomberos, Cruz Roja, Defensa Civil, etc.)

• ONGs • Directorios de contacto de contratistas de Ecopetrol • Organismos del seguridad (Ejército, Policía Nacional, DAS).

Información de ubicación, referenciación y descripción

Información logística y de recursos

7.3.2.2.

IGAC Ministerio del Transporte ISA INGEOMINAS Áreas operativas de Ecopetrol Proyecto de Integridad Operativa DANE Distrito Capital Distritos Especiales y Turísticos Otras petroleras

Lineamientos para Documentación de Información Cartográfica

El conjunto cartográfico es probablemente el aspecto más importante del Componente Informático del Plan de Contingencia. Se constituye en la herramienta básica sobre la cual se identifican los aspectos claves del proceso de planeación, tales como identificación de cuencas, ubicación de la infraestructura petrolera, identificación de áreas sensibles, ubicación de puntos de interés y sitios críticos, identificación de rutas de derrames, ubicación de puntos de control y observación, ECP-DTI-F-004/V3

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identificación de elementos vulnerables dentro de los corredores de afectación de incendios, entre otros.

El Proyecto de Integridad Operativa de Líneas y Tanques tiene establecidos los lineamientos de elaboración de cartografía para interés del Proyecto, el cual aplica para efectos de la documentación necesaria para el Plan de Contingencia.

7.3.2.3.

Inventario de Recursos Humanos, Equipos Y Materiales para Atención de Emergencias 7.3.2.3.1.

De las Instalaciones VIT, Otras Gerencias y Planes de Ayuda Mutua

Los inventarios de recursos propios de la instalación, de otras instalaciones VIT y de otras Gerencias y de los Planes de Ayuda Mutua deben capturarse siguiendo los lineamientos de los formatos y manual del SINEEX (Anexo 6). Se utilizan los formatos: • ECP-DHS-F-050 Formato SINEEX E-1 – para Registro de Información de Empresas • ECP-DHS-F-51 Formato SINEEX E-2 – Para manejo de Información de Instalaciones • ECP-DHS-F-052 Formato SINEEX E-3 – para Registro de Información de Inventario de Equipos • ECP-DHS-F-053 Formato SINEEX – Registro de Información de Secciones de Ecopetrol • ECP-DHS-F-054 Formato SINEEX F-1 – Registro de Inscripción de Equipos • ECP-DHS-F-055 Formato SINEEX P-1 – Registro de Inscripción de Expertos 7.3.2.3.2.

De los Comités Locales y Regionales para la Prevención y Atención de Desastres del SNPAD

La captura de la información de recursos pertenecientes al SNPAD se realizará con ayuda de los formatos del Anexo 7. Se utilizan los formatos: • ECP-DHS-F-056 Formato 1 – Registro de Información de Comunidades con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-057 Formato 2 – Registro de Información de Empresas y Entidades con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-058 Formato 3 – Registro de Información de Entidades de Salud con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-059 Formato 4 – Registro de Información de Sistema de Comunicaciones con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-060 Formato 5 – Registro de Información de Inventarios de Equipos de CLOPADs y CREPADs con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-061 Formato 6 – Registro de Información de Características de Equipos de CLOPADs y CREPADs con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-062 Formato 7 – Registro de Información de Entidades de Apoyo de CLOPADs y CREPADs con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-063 Formato 8 – Registro de Información de los Comités Locales y Regionales de Prevención y Atención de Desastres con Destino al Plan de Contingencia

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8. REGISTROS Utilización de las guías y formatos relacionados en este documento.

9. CONTINGENCIAS. No Aplica 10.

11.

No. 1

2

3

4

5

BIBLIOGRAFÍA. No Aplica ANEXOS Título Formatos de Captura de información de puntos de control y Bocatomas • ECP-DHS-F-040 Ficha base para la Captura de Información para documentación de Puntos de Control / observación de derrames.

• ECP-DHS-F-041 Ficha de levantamiento de información de Bocatomas Formatos del Sistema Comando de Incidentes: • ECP-DHS-F-019 Formato SCI 201 para Elaboración de Informe de Campo en Emergencias • ECP-DHS-F-020 Formato SCI 202 para la Documentación de Objetivos del Incidente de Emergencias • ECP-DHS-F-033 Formato SCI 205 para documentación del Plan de Comunicaciones Radiales del Incidente • ECP-DHS-F-034 Formato SCI 205a – Para documentación del Listado de Comunicaciones en Emergencias.

• ECP-DHS-F-035 -Formato SCI 206 – Plan Médico • ECP-DHS-F-036 - Formato SCI 211e para documentación de la Lista de Ingreso de Equipos en Emergencias • ECP-DHS-F-037 Formato SCI 211e para documentación de la Lista de Ingreso de Personal en Emergencias • ECP-DHS-F-038 Formato SCI 214 para documentación de la bitácora individual de eventos • ECP-DHS-F-039 Formato SCI 231 para documentación de Minuta de Reunión en Emergencias.

Guías para la Organización, Desarrollo y Evaluación de Simulacros del Plan de Contingencia Formatos para simulacros: • ECP-DHS-F-042 Evaluación de Actividades Contraincendio • ECP-DHS-F-043 Evaluación del Comando de la Emergencia • ECP-DHS-F-044 Evaluación de Procedimientos de Rescate y Atención Pre Hospitalaria • ECP-DHS-F-045 Evaluación el Plan de Evacuación Guías para la documentación de Afectación y Seguimiento Ambiental en emergencias.

• ECP-DHS-F-046 Seguimiento a Actividades de Emergencia / Vertimiento • ECP-DHS-F-047 Registro Documental Afectación a Fauna o Peces Por Evento de Vertimiento de Hidrocarburos • ECP-DHS-F-048 Registro Documental Ambiental de Emergencia / Vertimiento • ECP-DHS-F-049 Plantilla para la elaboración de Manuales Operativos en Planes de Emergencia ECP-DTI-F-004/V3

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Guía para el diligenciamiento de formatos SINEEX - Sistema Nacional de Información de Equipos y Expertos.

Formatos SINEEX: • ECP-DHS-F-050 Formato SINEEX E-1 – para Registro de Información de Empresas • ECP-DHS-F-51 Formato SINEEX E-2 – Para manejo de Información de Instalaciones • ECP-DHS-F-052 Formato SINEEX E-3 – para Registro de Información de Inventario de Equipos • ECP-DHS-F-053 Formato SINEEX – Registro de Información de Secciones de Ecopetrol • ECP-DHS-F-054 Formato SINEEX F-1 – Registro de Inscripción de Equipos • ECP-DHS-F-055 Formato SINEEX P-1 – Registro de Inscripción de Expertos Formatos para la captura de la información de recursos pertenecientes al SNPAD: • ECP-DHS-F-056 Formato 1 – Registro de Información de Comunidades con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-057 Formato 2 – Registro de Información de Empresas y Entidades con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-058 Formato 3 – Registro de Información de Entidades de Salud con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-059 Formato 4 – Registro de Información de Sistema de Comunicaciones con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-060 Formato 5 – Registro de Información de Inventarios de Equipos de CLOPADs y CREPADs con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-061 Formato 6 – Registro de Información de Características de Equipos de CLOPADs y CREPADs con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-062 Formato 7 – Registro de Información de Entidades de Apoyo de CLOPADs y CREPADs con Destino al Plan de Contingencia • ECP-DHS-F-063 Formato 8 – Registro de Información de los Comités Locales y Regionales de Prevención y Atención de Desastres con Destino al Plan de Contingencia

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Darío Miranda Rodríguez Ext: 7272 Profesional HSE

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