Fuifgids

I

F U I V E N

Een fuifdraaiboek voor het organiseren van feesten, evenementen en fuiven in Lochristi

EDITIE 2009

VOORWOORD Wij zijn absoluut, 100%, helemaal voor fuiven, omdat fuiven van alle tijden en leeftijden is. Feesten en fuiven brengen mensen bij elkaar om iets te vieren. Ook in de toekomst zullen verenigingen hun kas willen spijzen op een amusante manier & jongeren hun verjaardags-, thema-, klasfuifje organiseren. Kortom er zal nog heel wat te vieren zijn, gelukkig maar!

Jammer genoeg brengt fuiven vaak heel wat overlast met zich mee. De gemeente Lochristi wil dat tegengaan door te werken aan een gunstig fuifklimaat. Het gemeentebestuur helpt (jeugd)verenigingen door oa. materiaal ter beschikking te stellen via de uitleendienst, security te subsidiﾃｫren (voor jeugdverenigingsfuiven), een fuifkoffer aan een voordelige prijs aan te bieden en door dit fuifdraaiboek uit te werken.

CONTACT Jeugdlokalen Orphanimo!!

Koning-Albertlaan 29b, 9080 Lochristi.

Ook telefonisch te bereiken op het nummer 09 355 65 66 of via 0475 24 10 62, fax: 09 326 08 62 Via mail: jeugddienst@lochristi.be www.lochristi.be

LOCATIE

BRONNEN www.fuifpunt.be Fuifnummers: Draaiboek voor de organisator (uitgegeven door de Vlaamse Federatie van Jeugdhuizen en 窶田entra in 2001) Gemeentelijke Jeugddienst Kontich, Draaiboek voor de organisatie van een fuif, optreden, bal, ...

INHOUD We loodsen jou doorheen alle titels, teksten en paginanummers… Als je jou eventjes verdwaald voelt, kan je hier steeds terecht om de draad terug op te pikken.

DEEL 1 START DE ORGANISATIE VOORBEREIDING

2

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

2 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 8 9 9 10 10 10

CONCEPT DATUM LOCATIE INRICHTING VAN DE LOCATIE MUZIEK – DJ SPONSORS VERANTWOORDELIJKHEDEN – TAAKVERDELING AFSPRAKEN MET ANDERE PARTNERS MELDING VAN JE FUIF VESTIAIRE PROMOTIE MATERIAAL INKOMKAARTEN MILIEU KOSTENRAMING FUIFSUBSIDIES FUIFKOFFER

DAG ZELF

11

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

11 11 12 12 12 13 13 13 13

CONTROLE TAAKVERDELING SECURITY INRICHTING EN VEILIGHEID TOEGANG – KASSA FUIFREGLEMENT SLUITINGSUUR FINANCIEN TAP - DRANK

THE DAY AFTER

15

1.

2.

3.

4.

15 15 15 15

OPRUIMEN EN CONTROLE FINANCIEEL MATERIAAL EVALUATIE & BEDANKING

DEEL 2 WANNEER HEB IK VERGUNNINGEN NODIG ?

1.

2.

3.

4.

5.

BORDEN LANGS DE OPENBARE WEG SABAM BILLIJKE VERGOEDING STERKE DRANKEN ETENSWAREN

16 16 16 17 18

DEEL 3 VEILIGHEID // SECURITY // VERZEKERINGEN // AANSPRAKELIJKHEID 1.

2.

3.

4.

VEILIGHEID SECURITY AANSPRAKELIJKHEID VERZEKERINGEN

19 19 21 23

DEEL 4 WAT ZEGT DE WET ?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

-16-JARIGEN TOEGANG WEIGEREN ALCOHOL DRUGS ROKEN VZW CONTRACTEN ONDERTEKENEN VESTIARE AFFICHES SECURITY

DEEL 5 INSTRUMENTEN // BIJLAGEN

25 25 25 25 25 26 27 27 27 28

30

DEEL 1 START DE ORGANISATIE VOORBEREIDING Aan de organisatie van een fuif gaat heel wat voorbereiding vooraf. We geven een overzicht van de keuzes die je als organisator moet maken en de zaken waarvoor je in de aanloop naar de fuif moet zorgen.

1. CONCEPT Alvorens je uit de startblokken schiet en allerlei regelingen treft voor de organisatie van je fuif, is het nodig eerst even na te denken over het fuifconcept: • privé of publiek: is iedereen welkom of werk je met uitnodigingen?

• doelgroep: wil je vooral jongeren tussen 16 en 25 jaar bereiken of eerder een ouder publiek?

• aantal bezoekers: geef je een megafuif of hou je het kleinschalig?

• muziek: laat je één specifieke muziekstijl aan bod komen of eerder een breed gamma aan muziekstijlen?

• thema – inkleding: organiseer je de fuif in het kader van een bepaald thema (vb. Hawaï)? Indien je voor een thema kiest, zal ook je inkleding van de fuiflocatie daaraan aangepast zijn.

2. DATUM Kies een datum waarop je doelgroep “beschikbaar” is en hou rekening met examenperiodes, vakanties en zoek uit of er in de buurt al een fuif op dezelfde dag georganiseerd wordt.

T I P _ Er wordt op de jeugddienst een jeugdraadkalender samengesteld met alle activiteiten/fuiven van alle Lootse jeugdverenigingen. Je kan die steeds checken op www.lochristi.be > jeugddienst > jeugdraad of opvragen via de jeugddienst. Check die kalender zeker vooraleer je een datum prikt!

3. LOCATIE Als je goed voor ogen hebt hoe de fuif er zal uitzien, kan je op zoek gaan naar een geschikte locatie. Eerst moet je uitmaken of je de fuif wil laten doorgaan in een zaal, een tent of in open lucht. Elk van deze mogelijkheden heeft tal van voor- en nadelen. We sommen ze hier even op: VOORDELEN bestaand lokaal gekende locatie infrastructuur is aanwezig vaak heel wat voorzieningen en materiaal aanwezig

NADELEN soms zijn er beperkingen vaak gelegen in woongebied zaal heeft soms slechte reputatie

Tent

meer vrijheid zelf brouwer kiezen

geen infrastructuur weinig voorzieningen meer kans op geluidshinder

Open lucht

absolute vrijheid wat betreft inrichting

goede locatie is moeilijk te vinden geluidshinder het weer kan tegenvallen je moet zelf voor al het materiaal en alle voorzieningen (bv. toiletten) zorgen

Zaal

2

Bij het plannen van je fuif win je de nodige informatie in over elk alternatief dat je geschikt lijkt. Hierbij ga je onder andere het volgende na: • hoeveel kost het om gebruik te maken van de locatie? (huurprijs zaal/tent, vergoeding voor open plek,…)

• welk materiaal is aanwezig op de locatie en waarvoor moet je zelf nog zorgen? (discobar, licht, tapinstallatie, …)

• wie is de verantwoordelijke contactpersoon voor de locatie?

• welke voorwaarden stelt de verantwoordelijke? (opkuis, waarborg,…)

• mogelijke geluidsoverlast: breng de buurtbewoners op de hoogte van het gebeuren als de fuiflocatie in een woongebied gelegen is → BIJLAGE 1: Zaaloverzicht Lochristi 4. INRICHTING VAN DE LOCATIE Wanneer je een geschikte locatie hebt uitgekozen, moet je beginnen nadenken over de inrichting van de beschikbare ruimte. Er zijn namelijk een aantal zaken die zeker binnen deze ruimte opgenomen moeten worden: • kassa • vestiaire • backstage • parking • toog + voortoog • discobar • ehbo-post • bonnenstand • bodega • toiletten • secretariaat (hiermee bedoelen we een afgeschermde ruimte om geld te tellen, afspraken met medewerkers te maken,..)

TIP_ Hou bij de inrichting zeker ook rekening met enkele praktische zaken. Open geen vestiaire in een smalle gang, zorg voor voldoende nooduitgangen en hou deze uitgangen vrij, … → BIJLAGE 2: Algemene checklist voor het organiseren van fuiven → BIJLAGE 3: Checklist op de dag van de fuif 5. MUZIEK – DJ Als je de locatie hebt vastgelegd sta je voor een nieuwe keuze: welke muziek? Hierbij moet je volgende zaken vastleggen: • beperk je het muziekaanbod tot één stijl of laat je alle genres aan bod komen?

• welk publiek verwacht je op de fuif?

• Ook de keuze van de DJ is van groot belang. Hiervoor kan je beroep doen op een “professional” of je kan zelf plaatjes draaien.

Net als met je andere medewerkers moet je ook met de DJ de nodige afspraken maken: • over de afbouw van de fuif: voor het einde van de fuif afbouwen door geen megahits meer te draaien waarop iedereen uit de bol gaat. Op die manier zullen de bezoekers de fuifruimte zonder al te veel problemen verlaten.

Anderzijds is het tof om met de muziek wel naar een climax te werken. Je kan de fuif afbouwen door bonnenstand en drankverkoop vroeger te sluiten.

Volgende afbouw wordt door het gemeentebestuur vooropgesteld: om 2u30 bassen lager & aankondigen dat bonnenverkoop over half uur stopt, 3u00 volume lager & stop verkoop drank, 3u30 muziek uit, 4u00 einde fuif.

• over de houding bij problemen in de zaal: bijvoorbeeld in het geval van een vechtpartij spreekt je best met de DJ af dat op zo’n moment geen ‘opzwepende’ muziek wordt gedraaid, maar eerder een kalm nummer. Het is beter om de muziek niet helaal af te zetten, want zo gaat alle aandacht naar de vechtpartij, wat je wil vermijden.

OPGELET Indien je een buitenlandse artiest inhuurt (bv. een internationaal bekende DJ) informeer je best bij het boekingskantoor hoe het zit met belastingen. Je moet hiervoor belasting betalen.

3

6. SPONSORS Om de financiële lasten van een fuif wat minder zwaar te maken, kan je sponsors zoeken. Hiervoor kan je beroep doen op plaatselijke bekenden (winkels, cafés, frituren, banken,…) of een grote sponsor aantrekken (vb. Coca-Cola).

TIP_ • Bij het werken met sponsors is het aangeraden om te werken met schriftelijke sponsorcontracten waarin zoveel mogelijk gegevens over de overeenkomst opgenomen zijn. Dan weten jij en de sponsor perfect wat te verwachten.

• Zo moet je met je sponsor afspreken in welke zin deze je zal ondersteunen. Deze ondersteuning kan bestaan uit instaan voor het drukwerk, T-shirts, financiële steun (zorg ervoor dat je het geld vóór de fuif krijgt!) of materiële ondersteuning.

• Onder het motto ‘voor wat hoort wat’ zal jij de sponsor ook wat moeten aanbieden. Ook hier heb je verschillende mogelijkheden. Je kan het logo van de sponsor vermelden op de affiche, de flyer, T-shirts, inkomkaarten e.d. of een spandoek van de sponsor ophangen tijdens de fuif.

• Vergeet de sponsors zeker niet te bedanken door ze bijvoorbeeld vrijkaarten te geven en ze achteraf een bedankje te sturen.

Fiscale aftrekbaarheid Sponsoring is fiscaal aftrekbaar indien de vereniging over rechtspersoonlijkheid1 beschikt (vb. een vzw). Als jullie geen vzw of een andere rechtspersoon zijn, kunnen jullie geen sponsorovereenkomsten afsluiten die fiscaal voordelig zijn voor de sponsor zelf.

Zijn jullie een vzw2 of een andere rechtspersoon … ga naar ‘deel 4 Wat zegt de wet?’

7. VERANTWOORDELIJKHEDEN – TAAKVERDELING Eindverantwoordelijke Eén van de medewerkers moet de taak van eindverantwoordelijke op zich nemen.

• Hij/zij is het aanspreekpunt voor andere instanties zoals de zaaluitbater, de politie of het gemeentebestuur en legt ook de voornaamste contacten.

• Deze persoon zorgt er voor dat de organisatie goed is opgezet en dat…

• Het risico dat er iets fout loopt, zo klein mogelijk wordt gehouden.

• Van de organisator wordt verwacht dat hij zich 'als een goede huisvader' gedraagt en dat hij alle gepaste maatregelen met betrekking tot veiligheid neemt of op z’n minst de politie waarschuwt.

OPGELET • De eindverantwoordelijke moet minimum 18 jaar zijn.

• Als er contracten moeten ondertekend worden kan dit alleen door iemand die minstens 18 jaar is.

Medewerkers Een fuif organiseren doe je uiteraard niet in je eentje. Hiervoor heb je nog wel wat andere medewerkers nodig. Niet alleen tijdens de fuif maar ook gedurende de voorbereiding zal je wel wat hulp kunnen gebruiken. Om alles vlot te doen verlopen is het noodzakelijk om duidelijke afspraken te maken met je medewerkers die vaak vrijwillig meewerken op je fuif.

1

Er is sprake van een (feitelijke) vereniging wanneer twee of meer personen zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken (bijvoorbeeld een sportclub). Het fundamentele onderscheid tussen een feitelijke vereniging en een vzw ligt in het feit dat de feitelijke vereniging niet over rechtspersoonlijkheid beschikt. Het recht erkent haar dus niet als drager van rechten en plichten. Zij kan dus geen rechten verwerven op roerende of onroerende goederen en kan geen overeenkomsten afsluiten.

2 De vzw-formule heeft een aantal voordelen. Aangezien de vzw een rechtspersoonlijkheid is, kan zij burgerlijk aansprakelijk gesteld worden voor de fouten die door haar aangesloten leden zijn begaan. De beheerder gaat geen persoonlijke verbintenissen aan en is dus ook niet persoonlijk verantwoordelijk voor de rechtshandelingen van een vzw. Anderzijds brengt een vzw-formule ook wel wat voorwaarden en administratieve verplichtingen met zich mee.

4

TIP_ • maak een overzicht: inkom, bonnetjes, vestiaire, toog, voortoog, opbouw, afbraak, opkuis en werk met tijdsblokken (“shifts”) • spreek eventueel een gepaste beloning voor de medewerkers af (bijvoorbeeld enkele drankbonnetjes, een gratis toegangskaart, T-shirt,…)

• maak afspraken over het drankverbruik van de medewerkers (bijvoorbeeld geen alcohol tijdens het werken, maximum 3 drankjes per werkshift,…), hou goed in het achterhoofd dat de verzekering niet tussenkomt wanneer blijkt dat op het moment van een fout of een ongeval de medewerkers dronken waren • zorg ervoor dat de medewerkers een week op voorhand op de hoogte zijn van de afspraken en de verdeling van de shifts • roep vóór het begin van de fuif al je medewerkers bijeen, overloop nog eens kort alle afspraken, wees enthousiast en motiveer de vrijwilligers!

Meer info? Zie ‘deel 3: Veiligheid, security, verzekeringen, aansprakelijkheid’ 8. AFSPRAKEN MET ANDERE PARTNERS Bij het organiseren van een fuif zijn er nog andere partners die je best op de hoogte brengt van wat er te gebeuren staat: • Brouwer: Je kan best een contract afsluiten met de brouwer indien je deze zelf moet contacteren en geen dranken kan afnemen van de zaal. Hierbij moet je afspraken maken over de prijs van de dranken, over de terugname van niet-gebruikte materialen en eventueel over het gebruik van een tapinstallatie • Buurtbewoners: Als er naar aanleiding van de fuif overlast zou kunnen zijn, dan breng je de buurtbewoners daar best op voorhand van op de hoogte. Ga persoonlijk eens bij hen langs of schrijf een klein briefje waarin staat wat er op welke locatie gaat gebeuren. De buren zullen dit erg op prijs stellen.

9. MELDING VAN JE FUIF Gemeentebestuur:Je meldt best je feest, fuif, evenement aan het lokale gemeentebestuur. Op die manier is men op de hoogte van je fuif. In je melding kan je best ook meteen een voorstel tot sluitingsuur en een opsomming van de inspanningen die je zal ondernemen om overlast in de buurt te vermijden, opnemen.

Denk er ook aan andere praktische zaken mee op te nemen in je melding: • Aanvraag sterkedrankvergunning • Aanvraag affiches plakken op aanplakborden • Inspanningen die je doet naar veiligheid toe • Aanvraag afvalcontainers • Aanvraag podium Noodplanning bij grote evenementen. Bij grote evenementen licht je de ambtenaar Noodplanning in: Arthur De Block.

Je kan hem bereiken op het nummer: 09 326 88 16 of via arthur.de.block@lochristi.be. Bij grote evenementen moet er immers een veiligheidsdraaiboek worden opgesteld! De ambtenaar Noodplanning helpt je hierbij!

Politie: Hoofdinspecteur Erik Denoyel is bij de politie de contactpersoon voor jeugdverenigingen. Met hem werden enkele afspraken gemaakt om de fuiven van jeugdverenigingen zo vlot mogelijk te laten verlopen. Op een rijtje: • Twee weken voor een activiteit mail je naar wijk-lochristi@polpuy.bgc.be een aankondiging van de activiteit.

Vermeld daarbij zeker volgende zaken: o Verantwoordelijke o Specifieke regels (vb. niet buiten met drank, binnen = niet meer buiten, …) o Locatie o Begin / einduur o Bij zeer grote activiteiten vraagt politie o Telefoon / gsm / hoe bereikbaar een uitgebreid draaiboek met grondplan o Aantal bezoekers (schatting) zodat zij een zicht krijgen op de gehele o Welke veiligheidsmaatregelen werden organisatie. getroffen (ehbo, security) 5

De politie tracht één keer per uur te patrouilleren in de buurt van de fuif. Tijdens drukke periodes lukt dit niet altijd.

Bij problemen bel je altijd naar het algemene nummer 101. De centrale weet steeds welke patrouille dichtst in de buurt is.

• Als de jeugdvereniging dit wenst, wil de politie langskomen op de fuif tussen 23u en 4u. Politie meldt zich dan aan bij de mensen aan de inkom, die de verantwoordelijke van de fuif halen. Zo kan er een kort overleg plaatsvinden tussen politie en fuifverantwoordelijke.

Het is zo dat politie steeds ter plaatse komt als er een klacht (=als de melder het probleem officieel en schriftelijk wil noteren in het klachtenboek) of een melding bij politie binnenkomt. Zij zijn verplicht het probleem aan te kaarten. Zie je de politie niet, dan is dat dus enkel goed nieuws!

• •

10. VESTIAIRE Als je een vestiaire voorziet, ga je een contract aan om een jas te bewaren.

• Als je op je fuif iemand inzet om de vestiaire te doen, ben je als organisator aansprakelijk.

• Heb je een onbemande vestiaire, dan hang je best affiches op waarmee je fuifgangers laat weten dat het om een onbewaakte vestiaire gaat waar de organisator niet verantwoordelijk is voor diefstal van of schade aan de jas.

OPGELET Stel dat er iets misloopt, dan kan de persoon die zijn jas niet terugkreeg niet zomaar eisen dat de organisatoren zijn jas vergoeden. Hij moet aan de hand van het vestiairebonnetje kunnen bewijzen dat hij zijn jas in de vestiaire achterliet en hij moet op de een of andere manier de waarde van de jas kunnen bewijzen, bijvoorbeeld door een aankoopbon.

Beslissen de organisatoren hem een schadevergoeding te betalen, dan moet je bij het bepalen van de prijs ook in rekening nemen hoe oud de jas al is.

11. PROMOTIE Essentieel voor het slagen van je fuif is de promotie. We zetten hieronder enkele kanalen op een rij die je kan gebruiken om reclame te maken.

Affiches Bij het ontwerpen van je affiche zijn er een aantal zaken die zeker vermeld moeten worden op de affiche: • wat wordt er georganiseerd • wat is de toegangsprijs • wanneer vindt het plaats (datum + aanvangsuur) • sponsors • waar vindt het plaats • eventueel dj • wie organiseert het • verantwoordelijke uitgever T I P _ Zorg ervoor dat je affiche duidelijk is maar stop er ook een gezonde dosis originaliteit in. Een affiche mag aantrekkelijk en/of artistiek zijn maar dit mag niet ten koste gaan van de informatieve waarde.

OPGELET • Op affiche moet je een verantwoordelijke uitgever (V.U.) vermelden. Die verantwoordelijke uitgever moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Hij/zij moet met volledige naam en adres op de affiche vermeld worden.

Vzw’s moeten hun naam met adres van de maatschappelijke zetel, het vestigingsadres vermelden.

• Drukken met zwarte inkt op witte en gele affiches was vroeger verboden. Deze kleurencombinaties waren tot 2005 voorbehouden voor de overheid en notariële berichten, nu niet meer.

TIP_ • Bij het aanplakken van de affiches is het van belang om strategisch te werk te gaan. Willekeurig allerhande borden en plakpalen volhangen met jouw affiches heeft weinig zin en is bovendien vaak pure papier- en tijdsverspilling.

• Om ervoor te zorgen dat er bij jou in de buurt geen heuse “plakoorlog” ontketend wordt, kan je misschien afspraken maken met de organisatoren van de fuiven die in dezelfde periode doorgaan. Zo kan je overeenkomen om elkaars affiches te respecteren of zelfs voor elkaar te plakken.

• Indien er in de periode vóór jouw fuif elders feestjes zijn, loont het zeker de moeite om daar wat reclame te gaan maken. Vaak mag je op andere fuiven gratis binnen als je duidelijk maakt dat je enkel bezig bent met promotie.

6

Zegelrecht Affiches kleiner dan 1 m² zijn sowieso vrijgesteld van aanplakkingtaks. Meer weten? Zie ‘deel 4: Wat zegt de wet?’ → BIJLAGE 5: reglement aanplakborden → BIJLAGE 6: locatie van de aanplakborden Flyers Voor flyers gelden dezelfde principes als voor affiches. Zorg ervoor dat de flyer duidelijk is en dat alle nodige informatie er op terug te vinden is. Vaak gebruikt men een verkleinde versie van de affiche.

Neem te pas en te onpas een stapeltje flyers mee naar andere fuiven, cafés, scholen,…

T I P _ Op de flyers vermeld je best “niet op de openbare weg gooien”. Dit is niet alleen milieuvriendelijk maar het is best mogelijk dat de politie je verbiedt om je flyers te verspreiden vanwege milieuvervuiling.

Pers en infokanalen Het kan geen kwaad om de lokale pers (dagbladen, weekbladen, maandbladen, regionale radio en televisie) te verwittigen als je een fuif organiseert. Dit heeft wellicht alleen maar zin indien je een grote fuif organiseert.

UIT in Lochristi T I P _ Alle activiteiten in Lochristi kan je toevoegen aan de UITdatabank van Lochristi! Surf naar www.uitdatabank.be en maak een login en paswoord aan. Voer daarna je activiteit in. Let wel, het duurt nog enkele dagen voor jouw activiteit in de kalender verschijnt. De activiteiten die daar ingevoerd worden, zullen opgenomen worden in de kalender van het gemeentelijk infoblad InfoLochristi en op de online databank. Daarboven maak je via deze weg kans dat je evenement wordt opgemerkt door de pers! Raadplegen van de kalender kan via: www.uitinlochristi.be Internet Ook via internet kan je reclame maken voor je fuif. Op die manier kan je (vrijwel) kosteloos, efficiënt en snel aan al je vrienden laten weten wat er te gebeuren staat.

TIP_ • In een ‘doorstuurmail’ zet je de nodige info over de fuif en daarbij vraag je naar x-aantal personen te sturen en de organisator telkens toe te voegen bij de geadresseerden. Je kan dan een aantal vrijkaarten verloten aan degene die de mail doorstuurden.

• Voor grote evenementen kan je een specifieke website aanmaken.

• Daarnaast kan je op de kalender, het gastenboek of het forum van jeugdverenigingen, jeugdhuizen, … reclame maken voor je fuif. Op die manier bereik je veel jongeren zonder al te veel kosten te maken.

• Netwerksites (als Myspace, Facebook en Netlog) zijn nieuwere media waarmee je op heel korte tijd veel verschillende mensen kan bereiken.

• Ook op verschillende fuifsites kan je jouw evenement toevoegen.

Een lijst van zo’n sites vind je in ‘deel 5: Instrumenten’.

Affiches en borden langs de openbare weg Het gemeentebestuur heeft op verschillende plaatsen in Lochristi vaste constructies aangebracht waar je affiches kan aanplakken om manifestaties van sportieve of sociaal-culturele aard aan te kondigen. Vooraleer je aanplakt dien je wel toestemming te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. De regeling voor het gebruik ervan kan je in bijlage terugvinden. → BIJLAGE 5: reglement aanplakborden

7

12. MATERIAAL Licht en geluid Goede belichting en een degelijke geluidsinstallatie zijn noodzakelijk voor het creëren van een goede sfeer. Vooraleer je hals over kop allerhande materiaal gaat huren, ga je best eerst na wat de noden zijn op vlak van licht en geluid. Als je een kleine fuif geeft, is het uiteraard niet nodig om een heuse “lichtshow” te voorzien. In dat geval kom je vlot toe met een beperkt pakket aan belichting. Dit geldt ook voor de geluidsinstallatie.

Nu zijn er wel wat zalen uitgerust met een geluids- en lichtinstallatie die voldoende is om een fuif te organiseren. Maar in andere gevallen zul je zelf al het nodige materiaal moeten gaan huren.

TIP_ Het is verstandig om meerdere firma’s aan te spreken en hen een offerte te vragen. Zo kan je een goede keuze maken aan de hand van: • • •

verschillende prijzen service het materiaal dat de firma ter beschikking stelt

Uitlenen materiaal Naast licht en geluid zul je misschien nog ander materiaal nodig hebben zoals tafels, podiumelementen en dergelijke meer. Indien je fuiflocatie geen materiaal voor handen heeft, kan je te rade gaan bij de gemeentelijke of provinciale uitleendienst. Zij kunnen je vaak een heel eind verder helpen. Vergeet niet om ruim op voorhand een beroep te doen op deze diensten.

Provinciale uitleendienst De uitleendienst heeft een magazijn in Gent, Sint-Niklaas en Geraardsbergen. Enkel verenigingen komen in aanmerking. Aanvragen doe je best via de aanvraagformulieren via de website: www.oostvlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/uitleendiensten De huurprijs en waarborg worden automatisch berekend in het aanvraagformulier.

Verenigingen die nog nooit ontleend hebben bij de provinciale uitleendienst vullen eerst een inschrijvingsformulier in.

Secretariaat Gemeente Lochristi Het secretariaat staat in voor het verhuren van allerhande materiaal zoals: • Kiosk, nadarhekkens, podiumtafels, vlaggen en masten, …

De aanvragen doe je best ten laatste 3 weken voor de activiteit • online via www.lochristi.be , klik door op diensten en kies dan secretariaat.

• Per brief gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Dorp-West 52 • Per mail naar secretariaat@lochristi.be Uitleendienst Jeugddienst Lochristi Ook de jeugddienst van Lochristi heeft een uitleendienst. De brochure, het aanvraagformulier en het reglement kan je terugvinden via www.lochristi.be/uitleendienst De jeugddienst stelt ook een fuifkoffer ter beschikking. Zo’n fuifkoffer bevat alle nuttige instrumenten die onmisbaar zijn om jouw fuif/evenement te te doen slagen. (zie verder bij punt 17 Fuifkoffer) → BIJLAGE 8: reglement gemeentelijke uitleendienst → BIJLAGE 9: aanbod gemeentelijke uitleendienst 8

OPGELET • Indien je via de uitleendiensten geen materiaal weet te verkrijgen, moet je privéfirma’s opzoeken. Vraag opnieuw prijzen op bij verscheidene firma’s zo kan je kiezen wie het best tegemoet komt aan je verwachtingen en behoeften.

• Voorzie ook tijdig alle randartikelen zoals stempels, drankbonnen, wisselgeld en vestiairenummers. Deze lijken misschien onbelangrijk, maar zijn dat zeker niet!!!

13. INKOMKAARTEN Het is zeker aan te raden om te werken met inkomkaarten.

T I P _ Geef je sponsors zeker een aantal kaarten! Ze zullen misschien niet komen opdagen op je fuif maar ze zullen het zeker op prijs stellen dat je hen expliciet uitnodigt.

14. MILIEU Fuiven mag niet ten koste van het milieu gaan! Daarom geven we hier enkele aandachtspunten mee om de milieubelasting van een fuif te beperken: • maak gebruik van herbruikbare bekers. In sommige zalen is het verplicht om te werken met herbruikbare bekers.

Nu kan je dit ook altijd doen uit milieu- en veiligheidsoverwegingen.

T I P _ Via IDM kan je herbruikbare bekers ontlenen als alternatief voor wegwerpbekers. Meer details over het ontlenen van de herbruikbare bekers kan je bekomen op het nr. 09 340 51 77 of op info@idm.be • doe aan selectieve inzameling en probeer de afvalproductie binnen de perken te houden.

• om flyers te vermijden kan je een affichemuur voorzien.

Afvalcontainers Je kan via de gemeente afvalcontainers aanvragen voor je evenement. De aanvraag doe je via de milieudienst via milieu@lochristi.be (niet rechtstreeks bij IDM!). Als vereniging sta je zelf in voor het vullen van de containers.

Open lucht en tentfuiven Wanneer je een fuif in open lucht organiseert, zijn er enkele specifieke aandachtspunten: • plant podia, tenten, catering en toiletten op een verharde ondergrond of maak gebruik van drukverdelers • De geluidsnormen, opgenomen in het K.B. van 24 februari 1977, houdende vaststellingen van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen, moeten nageleefd worden. Dit betekent: o In de openbare inrichting: max 90dB(A) o In de buurt vande inrichting waar muziek wordt geproduceerd: het maximum geluidsniveau, gemeten in een gebouw in de buurt (met gesloten ramen en deuren) is afhankelijk van het gemeten achtergrondgeluidsniveau: Achtergrondgeluidsniveau max. geluidsniveau gemeten in de buurt < 30 dB(A) achtergrondgeluidsniveau + 5 dB(A) 30 – 35 dB(A) 35 dB(A) > 35 dB(A) achtergrondgeluidsniveau • hou rekening met de gevaren van het gebruik van elektriciteit in open lucht.

• verzorg een aansluiting op de DWA-riolering van het afvalwater van de toiletten en de bars (niet in de regenwatervoer!). Als er geen riolering aanwezig is, plaats dan een afvalwatertank om het vervuilde water op te vangen. Lozen op grachten en/of beken en lozen van uitwerpselen is strikt verboden!

Controle van tentfuiven Bij fuiven in tenten is het mogelijk dat de brandweer een controlebezoek brengt (in verband met brandveiligheid), zeker indien je meer dan 400 feestvierders verwacht. Neem contact op met de brandweer: 09 355 60 90 Eigen jeugdlokaal Als je fuif plaatsvindt in je eigen jeugdlokaal (een niet VLAREM-plichtige ruimte) en niet in een bestaande feestzaal, mag het maximum voortgebrachte geluidsniveau op geen enkele plaats 90 decibel overschrijden.

9

15. KOSTENRAMING Maak op voorhand een kostenraming waarin je alle inkomsten, uitgaven en een saldo (het verschil tussen geschatte inkomsten en uitgaven) opneemt. Tracht hierin zo realistisch mogelijk te zijn door jezelf tijdig goed in te lichten over de prijzen van tal van zaken en een zo goed mogelijke inschatting te maken van de verwachte opkomst en het drankverbruik.

In verband met de kostenraming kan je “beter voorkomen dan genezen”. Door goed na te denken over de kostenraming kan je een eventuele financiële put vermijden. Onverwachte omstandigheden kunnen zich steeds voordoen waardoor de kosten alsnog de hoogte inschieten, maar een goed overwogen financieel plan verkleint dit risico.

16. FUIFSUBSIDIES Het gemeentebestuur van Lochristi verleent onder voorwaarden, aan erkende Lootse jeugdverenigingen, een subsidie voor het inhuren van security ter beveiliging van fuiven.

De subsidie bedraagt 50% van de de kosten voor het inhuren van een erkende security. (Met een maximum van 250 euro per vereniging per jaar.)

De fuiven moeten hierbij wel op het grondgebied van de gemeente Lochristi plaatsvinden! → BIJLAGE 7: reglement fuifsubsidies 17. FUIFKOFFER De jeugddienst stelt een fuifkoffer ter beschikking. Zo’n fuifkoffer bevat alle nuttige instrumenten die onmisbaar zijn om jouw fuif/evenement te te doen slagen.

Wat zit er zoal in de fuifkoffer?

Zaklampen Inkt, stempels en stempelkussens Geldkoffers met munthouder UV-Geldcontrole voor briefjes Walkie-Talkies Checklist voor de opmaak EHBO Koffer Noodsignalisatie en rookverbodbordjes …

Ontlenen?

Je vraagt de ontlening van de koffer aan via de uitleendienst van de jeugddienst. Voor het ontlenen van deze koffer gelden dezelfde regels als voor ander materiaal van de uitleendienst.

Meer info? Kan je bekomen bij de uitleendienst die te bereiken is via jeugddienst Lochristi.

Gratis en voorrang voor jeugdwerk!

Erkende jeugdwerkinitiatieven betalen voor het gebruik van de koffer enkel een waarborg. Alle andere ontleners dienen ook een huurbedrag te betalen.

Dezelfde voorrangsregels als bij ontleningen materiaal uitleendienst gelden ook bij ontlening van de fuifkoffer. → BIJLAGE 8: reglement gemeentelijke uitleendienst → BIJLAGE 9: aanbod gemeentelijke uitleendienst 10

DAG ZELF Hier kan je vinden wat er allemaal moet gebeuren op de dag van de fuif.

1. CONTROLE Het is belangrijk om voor de start van de fuif samen met de zaaluitbater een inventaris op te maken, niet alleen van drank en glazen maar ook van eventuele schade in het gebouw. Zo vermijd je dat je verantwoordelijk gesteld wordt voor schade die de vorige gebruikers hebben aangebracht. Je doet dit best met twee mensen van de organisatie.

• Lees op voorhand nog eens goed alle contracten na.

• Test de muziek- en lichtinstallatie.

• Zorg ervoor dat de controle bij de inkom goed georganiseerd is. Gebruik eventueel nadarafsluiting, zo kan je de mensen die binnenkomen en buitengaan beter van elkaar scheiden en maak je controle eenvoudiger.

• Voorzie steeds een gesloten doos of box (met gleuf) waarin de gebruikte drankbonnen kunnen worden gedeponeerd.

2. TAAKVERDELING In het vorige deel hebben we al een aantal belangrijke zaken in verband met de taakverdeling opgesomd. In dit deel gaan we er wat dieper op in.

Eindverantwoordelijke De taak van de eindverantwoordelijke eindigt niet bij het begin van de fuif wanneer alle voorbereidingen afgerond zijn.

Ook op de fuif zelf heeft deze persoon een zeer belangrijke taak. Zo moet deze fungeren als een aanspreekpunt voor anderen (zoals andere medewerkers, politie, de zaaluitbater,…). Dit is uiteraard een zeer grote verantwoordelijkheid en het is daarom niet slecht om twee personen aan te stellen die deze taak op zich nemen. Deze taak kan dan ook opgesplitst worden: zo kan de ene zich voornamelijk met de financiële kant van de zaak bezig houden (uitbetalingen, geld ophalen e.d.), de ander kan zich dan volledig richten op de medewerkers en het algehele verloop van de avond. Zij staan als het ware in voor de algehele coördinatie van het evenement.

Medewerkers Het van het allergrootste belang om goede, duidelijke afspraken te maken met de medewerkers •

•

• •

Vraag alle medewerkers zeker op het afgesproken uur aanwezig te zijn. Op die manier kan je hen allemaal even bijeenroepen alvorens de fuif begint. Tijdens deze briefing overloop je alle afspraken en probeer je medewerkers te enthousiasmeren! Je werkt uiteindelijk ook mee om je een beetje te amuseren…

Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid ze voor de fuif begint. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken dat ze tijdens hun werkshift een zeker aantal drankjes mogen nuttigen en voor- of nadien nog enkele gratis drankbonnetjes krijgen. Omdat je medewerkers ook een zekere verantwoordelijkheid dragen gedurende de ganse avond of een deel ervan moeten zij ook opletten met het aantal alcoholische consumpties. Ook hierover kan je afspraken met hen maken.

Maak een overzicht van wie waar en welke uren helpt Is het voor iedereen duidelijk tot hoe laat - er inkom wordt gevraagd; - er consumptiebonnen worden verkocht; - er drank verkrijgbaar is; - er muziek wordt gedraaid?

11

Om het wisselen van shifts vlot te doen verlopen, spreek je best met je medewerkers af dat ze een kwartier op voorhand op hun plaats moeten zijn. Zo kunnen ze gemakkelijk de taak voor de vorige medewerkers overnemen en zijn er geen haperingen.

In veel gevallen zullen je medewerkers zich onbaatzuchtig inzetten voor, tijdens en na de fuif. Daarom is het belangrijk dat je hen beloont. Zo’n beloning hoeft niet veel om het lijf te hebben maar de medewerkers zullen het erg waarderen en zich tijdens de fuif en in de toekomst met veel enthousiasme blijven inzetten. Je kan hen bijvoorbeeld belonen met een T-shirt, een gratis inkomkaart of enkele drankbonnetjes.

3. SECURITY • Zorg ervoor dat personen die instaan voor veiligheid tijdens de fuif, herkenbaar zijn.

• Laat hen een opvallende T-shirt of trui dragen zodat wanneer er problemen zouden zijn, men direct weet tot wie zich te wenden.

• Agenten van een bewakingsfirma dragen doorgaans al een soort uniform waardoor zij herkenbaar zijn.

• Naast het oplossen van problemen moeten zij ook toezicht houden op de ingang, ervoor zorgen dat de nooduitgangen vrijgehouden worden en voorkomen dat het publiek verboden zones betreedt.

Meer info? Zie ‘deel 3: Veiligheid, security, verzekeringen, aansprakelijkheid’ 4. INRICHTING EN VEILIGHEID • Zorg voor de inrichting van de zaal of het terrein en zet alles op tijd klaar.

• Plaats een (goed zichtbare) drankbonnenstand. Het best is een gesloten stand met loket.

• Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers (politie, brandweer, dokter van wacht, leverancier drank). Alle medewerkers moeten erop attent gemaakt worden waar dit hangt.

• Zorg ervoor dat de fuiflocatie steeds vlot bereikbaar blijft voor de hulpdiensten.

• Controleer de nooduitgangen, deze mogen niet gesloten zijn.

• Zorg er ook steeds voor dat er een EHBO-koffer aanwezig is.

Meer info? Zie ‘deel 3: Veiligheid, security, verzekeringen, aansprakelijkheid’ 5.

TOEGANG – KASSA

De toegang tot de fuif verdient ook de nodige aandacht…

• Zorg ervoor dat het binnen- en buitengaan van bezoekers gescheiden is van mekaar en vlot kan verlopen.

• Plaats ook voldoende medewerkers aan de kassa, want de bezoekers willen natuurlijk zo snel mogelijk binnengaan. Daarom moet het betalen van de inkomprijs en het geven van een polsbandje of een stempel zeer vlot verlopen.

• Zorg er ook voor dat er aan de ingang nooit te veel geld ligt. Op die manier verklein je het risico op diefstal.

-16-jarigen & toegang weigeren Bij fuiven die geen winstgevend doel hebben mag je geen -16 jarigen weigeren.

Meer info? zie ‘deel 4 Wat zegt de wet?’

Toegang weigeren Uiteraard mag er geen discriminatie plaatsvinden aan de ingang van de fuif. Je mag bezoekers niet weigeren om je fuif te betreden. Hierop zijn uiteraard enkele uitzonderingen.

Meer info? zie ‘deel 4 Wat zegt de wet?’

12

6. FUIFREGLEMENT Aan de ingang van de fuif kan je ook een fuifreglement ophangen. Op die manier heb je iets achter de hand indien er bezoekers voor problemen zouden zorgen.

• Hierin kan je afspraken opnemen in verband met drankgebruik, veiligheid en het algemeen gedrag van de bezoekers.

• Hang dit reglement op een goed zichtbare plaats aan de ingang van de fuiflocatie.

• Druggebruik is niet toegelaten op een fuif. Je moet je publiek daarop wijzen door dit bijvoorbeeld in het fuifreglement op te nemen of een ander bericht op te hangen aan de inkom of in de zaal. Druggebruik toestaan op de fuif wordt door de wet beschouwd als “aanzetten tot” en is zodoende ook strafbaar.

7.

SLUITINGSUUR

Je denkt best op voorhand goed na over de afbouw van de fuif! Je geslaagd feest in schoonheid eindigen is immers de kers op de taart! Wij opteren voor de ‘zachte afbouw’. Op die manier voorkomt men dat een grote massa feestvierders van het ene op het andere moment de zaal dienen te verlaten (om onnodige discussie, overlast op straat, enz. te vermijden). Je kan de fuif afbouwen door bonnenstand en drankverkoop vroeger te sluiten.

Het gemeentebestuur stelt volgende afbouw voorop: • om 2u30 bassen lager zetten en aankondigen dat bonnenverkoop over half uur stopt, • om 3u00 volume lager & stop verkoop drank, • om 3u30 muziek uit • om 4u einde fuif 8. FINANCIEN • Ga na wie wanneer moet worden betaald en zorg dat het geld ter beschikking is.

• Voorzie voldoende wisselgeld voor de verschillende kassa’s (bonnetjes, inkom).

• Stel iemand aan die regelmatig het geld uit de diverse kassa's gaat weghalen om een te grote hoeveelheid cash geld te vermijden.

9. TAP - DRANK De belangrijkste bron van inkomsten op een fuif is waarschijnlijk de verkoop van drank. Het is daarom nodig dat de tap zo efficiënt mogelijk verloopt en de winst dus maximaal wordt.

Ervaringen leren echter de winst vaak 20 à 25% lager ligt dan verwacht. Er bestaan verschillende mogelijke oorzaken: • Slechte controle op het (her)gebruik van de bonnetjes • Medewerkers die drank weggeven aan vrienden of die zelf drinken zonder een drankbon in te leveren • Drankbonnen die verdwijnen in de zakken van…

• Medewerkers die geen ervaring hebben met tappen • Te veel aangesloten vaten op het einde van de fuif Wij geven je enkele tips om de bar efficiënt te beheren: TIP_ • Zorg er dan ook voor dat je medewerkers het pintjes tappen goed onder de knie hebben en dus niet onnodig drank verspillen. Bij elke brouwerij kan je gratis terecht voor een tapcursus, voor een organisatie kan dit bovendien een interessante activiteit zijn. Je kan hiervoor ook terecht bij de Nationale Dienst voor het Debiet van het Bier! Of bij jeugdhuiskoepels.

• Ook heeft het weinig zin om op een kwartiertje voor het einde van de fuif nog een nieuw vat aan te sluiten. Je zal dit niet meer helemaal leeg kunnen tappen en het toch helemaal moeten betalen.

Voorzie daarom ook drank in flesjes.

13

• • • • • •

•

•

Maak zowel voor als na de fuif een stock op van de drank. Je kan dit best met twee medewerkers doen. Tel altijd de volle flessen en vaten en nooit het leeggoed!

Werk altijd met een doorgeeftoog. Zo kan je de hele zaak beter controleren en loopt alles meer geordend.

Je schenkt je dranken best niet te lang op voorhand in, niemand drinkt graag lauwe consumpties. Zelfs een pint in een plasticbeker moet goed gepresenteerd worden.

Duid een toogverantwoordelijke aan. Deze persoon controleert of alles goed verloopt. Hij/zij kan ook zorgen voor het aansluiten van de biervaten en het regelmatig bijvullen van de frigo’s.

De kartonnen dozen, kisten of emmers voor de gebruikte drankbonnen moeten consequent gebruikt worden.

Medewerkers beloon je niet door hen de ganse tijd gratis te laten drinken achter de toog. Beter is hen achteraf uit te nodigen voor een medewerkersfeestje (bij de evaluatie). Of je organiseert achteraf een leuke uitstap voor de medewerkers.

Wanneer de fuif georganiseerd wordt door meerdere organisaties neemt de kans op misbruiken toe. Het gevaar bestaat dat medewerkers zich niet echt verantwoordelijk voelen voor het (eind)resultaat. De controle op de toog zal dan ook strenger moeten zijn. Je kan een toogverantwoordelijke uit een andere groep bij de dienstdoende ploeg plaatsen.

Bepaal de prijs van je consumpties in functie van de som die je verschuldigd bent aan de brouwer en/of de zaaluitbater. Hou er ook rekening mee dat de prijs van je consumpties mee in aanmerking genomen wordt bij de berekening van Sabam

OPGELET Zorg ervoor dat je tappers op de hoogte zijn van de geldende reglementeringen in verband met het schenken van alcoholische dranken.

Zij moeten mee in het oog houden dat min 16-jarigen geen drank met alcohol krijgen en dat sterke dranken ook niet aan min 18-jarigen worden gegeven. Ook aan dronken bezoekers mogen ze geen drank meer geven.

14

THE DAY AFTER Het einduur van de fuif betekent jammer genoeg niet dat je taak als organisator erop zit. Na de fuif heb je dus nog een aantal verantwoordelijkheden.

1.

OPRUIMEN EN CONTROLE

Het is misschien niet het leukste aspect van fuiven, maar opruimen hoort er nu eenmaal bij.

• Je kan best onmiddellijk na de fuif opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig.

• Spreek op voorhand duidelijk af wie opruimt!

• Spreek op voorhand goed af met de zaaluitbater wat er wordt verstaan onder opruimen.

• Om degelijk op te ruimen heb je niet alleen mensen nodig, maar ook materiaal. In veel fuiflocaties zijn er borstels, dweilen en emmers aanwezig maar dit kijk je best op voorhand eens na.

• Bij het opruimen kan je een rondgang maken doorheen de locatie en al het materiaal eens bekijken of er geen schade is.

• Je mag ook niet vergeten om de omgeving rond de locatie op te ruimen. Het buitenterrein verdient een grondige beurt. Papier en bekers moeten er niet blijven liggen.

• Verwijder alle publiciteit!

• Controleer of er nergens schade is, zowel binnen als buiten.

• Doe (samen met de zaaluitbater) de stockcontrole, zo worden discussies vermeden.

2. FINANCIEEL Eén van de verantwoordelijken ontfermt zich over het geld dat binnengestroomd is.

• Dit moet uiteraard op een veilige plaats opgeborgen worden.

• Na de fuif zullen nog enkele rekeningen vereffend moeten worden ( zaaluitbater, brouwer, …). Dit doe je ook best zo snel mogelijk.

• Op die manier kan je ook sneller een volledig financieel verslag opmaken. De medewerkers zullen uiteraard erg benieuwd zijn naar wat hun inspanningen opgeleverd hebben.

3.

• • • •

MATERIAAL Denk eraan dat uitgeleend materiaal op tijd terug moet zijn.

Plaats nadarafsluiting bij elkaar zodat de gemeentedienst dit gemakkelijk kan opladen.

Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater.

Breng ook de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele schadegevallen.

4. EVALUATIE & BEDANKING Niet te lang na de activiteit evalueer je best de fuif.

• Hierbij ga je niet alleen in op de financiële kant van de zaak, maar ook over het algemene verloop van de fuif.

• Met het oog op een volgende evenement kunnen dan gemaakte fouten of misverstanden vermeden worden.

• Een evaluatiemoment kan worden aangegrepen om al de medewerkers te bedanken voor hun werk. Je kan hen ook een bedankje sturen of overwegen om een medewerkersfeestje te geven. Daar zullen ze niets op tegen hebben!

• Zoals reeds werd vermeld, kan het geen kwaad om je sponsors nog eens extra in de bloemetjes te zetten door hen een klein bedankje te sturen.

15

DEEL 2 WANNEER HEB IK VERGUNNINGEN NODIG ?

1. AFFICHES LANGS DE OPENBARE WEG Het gemeentebestuur heeft op verschillende plaatsen in Lochristi vaste constructies aangebracht waar je affiches kan aanplakken om manifestaties van sportieve of sociaal-culturele aard aan te kondigen. Vooraleer je aanplakt dien je wel toestemming te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. De regeling voor het gebruik ervan kan je in bijlage terugvinden. → BIJLAGE 5: reglement aanplakborden Private gronden Hoe raar het ook mag klinken, ook op private gronden mag je niet zomaar doen en laten wat je wil. Ongeacht de oppervlakte van het paneel/bord is er steeds een stedenbouwkundige vergunning vereist. Bij een klacht is er altijd sprake van een bouwovertreding.

2. SABAM Tijdens een fuif wordt er muziek gebruikt die auteursrechtelijk beschermd is. Om die muziek te mogen gebruiken moet je de toestemming krijgen van de makers van deze muziek. SABAM is een organisatie met componisten, auteurs en uitgevers als leden. SABAM geeft jou, als fuiforganisator, de toestemming om gebruik te maken van de beschermde muziek.

Om deze toestemming te krijgen moet je • ten laatste 10 dagen voor het evenement een “aanvraag tot toelating” indienen bij SABAM. • het forfaitaire bedrag (tarief 105) dat je dan moet betalen is afhankelijk van de grootte van de fuifruimte en de toegangsprijzen.

OPGELET Vergeet SABAM zeker niet! SABAM controleert fuiven regelmatig op hun toelating en je kan een boete krijgen indien je niet in orde bent met je toelating.

Info? SABAM-inningskantoor Gent ,Steltloperstraat 11,9000 Gent, www.sabam.be , mail: agent.gent@sabam.be → BIJLAGE 10: SABAM-tarieven voor fuiven → BIJLAGE 11: SABAM-formulier 3. BILLIJKE VERGOEDING Terwijl SABAM de rechten van de auteurs beschermt, dien je ook een billijke vergoeding te betalen die aan de rechten van de uitvoerders en de producenten tegemoet komt.

De tarieven voor de billijke vergoeding worden berekend op basis van een aantal parameters zoals: • de aard van de ruimte (bv. Cultureel centrum), aantal vierkante meter van de ruimte en de aard van de activiteit.

16

Per activiteit of jaartarief De billijke vergoeding kan per afzonderlijke activiteit betaald worden, ofwel via een jaartarief voor een specifieke ruimte of permanente uitbating (bv. jeugdhuis). Als een zaaluitbater een jaarlijks forfait betaalt, kan deze de kosten hiervan doorrekenen in de huurprijs van de zaal. Ga er echter niet van uit dat elke zaal waar regelmatig fuiven plaatsvinden beschikt over een jaarlijkse regeling voor de billijke vergoeding en vraag dit dus zeker na!

Vanaf het moment dat er in een zaal vijf activiteiten doorgaan, is het voordeliger om met een jaartarief te werken, en de overheid oordeelt dat de zaaluitbater dan maar een jaartarief moet afsluiten.

Terugbetaling Billijke Vergoeding Sinds kort wil de Vlaamse overheid kleinschalige evenementen van lokale verenigingen in het Nederlandse taalgebied bevorderen. Daarom besliste ze om de kosten van de billijke vergoeding hierbij terug te betalen, onder bepaalde voorwaarden: • de organisator moet een lokale groepering of vereniging zijn en de groepering of vereniging moet voornamelijk uit vrijwilligers bestaan • de inkomprijs moet lager zijn dan 6 € • de totale billijke vergoeding voor het evenement mag niet hoger liggen dan 100 € incl. btw • de locaties van het evenement moeten in het Nederlandse taalgebied liggen • conventionele ruimtes zijn uitgesloten van deze regeling. (conventionele ruimte: specifiek gebouwd voor activiteiten met ‘mechanische’ muziek zoals gemeentelijke culturele zalen, parochiezalen, …, zalen waar meer dan vijf activiteiten plaatsvonden waarvoor billijke vergoeding werd betaald of moest worden betaald) OPGELET Wat moet je als organisator concreet doen?

• Om te genieten van de tussenkomst moet je aangifte doen. Op een website die speciaal daarvoor gebouwd werd: www.ikgebruikmuziek.be kan je dit online doen of download je de formulieren en tarieven.

• Kijk eerst in het deel ‘locaties zoeken’ of er voor de locatie waar je een activiteit houdt reeds een jaartarief is betaald. (dans als het om een fuif gaat) • Is dit niet het geval, dan moet je als organisator zelf een aangifte doen.

• Maak op www.ikgebruikmuziek.be via het deel ‘evenement berekenen’ een simulatie van wat je moet betalen.

• Op de website kan je dan aangifte doen via het deel ‘evenement aangeven’.

Openluchtfuiven Voor openluchtfuiven riskeer je teveel te betalen én niet in aanmerking te komen voor de regeling van de Vlaamse overheid omdat het online aangiftesysteem niet op punt staat. We raden daar aan om eerst een simulatie te maken van hoeveel je moet betalen: • Zit je onder de 100 euro, dan doe je de aangifte best online en dan neemt de Vlaamse overheid dit op zich.

• Moet je volgens de simulatie meer dan 100 euro betalen, kies dan voorlopig voor de papieren aangifte, want daar zal je een lager te betalen bedrag uitkomen dan bij de online aangifte.

OPGELET De aangifte moet 5 dagen op voorhand bij de bevoegde instanties aankomen. Net als bij SABAM kan je een fikse boete krijgen als je niet in orde bent. → BIJLAGE 12: Voorbeeldformulier billijke vergoeding 4. STERKE DRANKEN Sterke drank: sterke drank zijn gedistileerde dranken met meer dan 1,2 % gedistilleerde alcohol en niet gedistileerde dranken met een effectief alcoholvolumegehalte van meer dan 22%. Er is dus een verschil tussen gegiste en gedistilleerde dranken. Bier en wijn zijn volledig door gisting verkregen. Sterke drank krijg je door na het gistproces de verkregen alcohol een aantal keren te distilleren zodat het alcoholpercentage van de drank gevoelig stijgt. Zo verkregen dranken noemt men 'gedistilleerd'. Een bijzondere categorie zijn de alcoholpops. Dit zijn mixdrankjes van gedistilleerde drank met limonades; zij vallen onder de noemer sterke drank!

17

Volumeprocent (afgekort als %Vol. of Vol.%). Globaal kent men aan de drie groepen een vast alcoholpercentage toe.

In bier (gewoon pintje) zit ongeveer 4 à 5%, in wijn 10 à 12% en in gedistilleerde dranken +22% alcohol.

• •

sterke drank: alcoholische dranken met meer dan 1,2% gedistilleerde alcoho en niet gedistileerde dranken met een effectief alcoholvolumegehalte van 22%l: alcoholpops, pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers... geen sterke drank: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten, bijvoorbeeld Porto, Sherry en Martini.

Er is geen vergunning nodig voor bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag geschonken worden zonder vergunning; voor het schenken van alcoholpops, pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers, … vereist de wetgeving dat de organisator een vergunning aanvraagt.

Er is dus een vergunning nodig voor alcoholpops, pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers, …

Een machtiging aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen kan via een eenvoudig schrijven met vermelding van: - De organisator - Plaats, uur en dag waarop de gelegenheid doorgaat - Het soort evenement Je richt je aanvraag aan het college van burgemeester en schepen en op het adres van het gemeentehuis (secretariaat).

•

Sterke drank mag niet verkocht worden in occasionele drankgelegenheden op plaatsen waar openbare manifestaties plaatsvinden (zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties), tenzij je speciale machtiging hebt van het college van burgemeester en schepenen.

OPGELET Voor alle duidelijkheid geven we ook nog mee dat het verkopen van sterke drank aan minderjarigen verboden blijft.

Min 16 jarigen mogen geen drank met alcohol krijgen!

5.

ETENSWAREN

Als je op je fuif etenswaren wil verkopen, heb je in principe een vergunning nodig.

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang, die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn evenwel vrijgesteld van registratie.

• Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. Zij dienen zich evenmin te laten registreren voor het organiseren van dergelijke manifestaties.De manifestaties mogen in geen geval permanent of repetitief zijn.

• De individuele standhouders of verkopers daarentegen zijn al naargelang het geval wel onderworpen aan een erkenning of toelating. Als je beroep doet op een hotdogkraam, frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet voor een vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’ te zorgen, de verkopers moet dit voor zijn rekening nemen.

18

DEEL 3 VEILIGHEID // SECURITY // VERZEKERINGEN // AANSPRAKELIJKHEID 1. VEILIGHEID Verlies de veiligheid van de fuif niet uit het oog! Het is niet omdat je je door middel van allerhande verzekeringen hebt ingedekt tegen mogelijke risico’s, dat er niks meer kan foutlopen tijdens de fuif.

Brandveiligheid Een locatie die beschikt over een milieuvergunning is ook in orde wat betreft de brandveiligheid. Op andere locaties moet er door de brandweer een brandveiligheidscontrole uitgevoerd worden. Enkel de burgemeester is bevoegd om aan de brandweer de opdracht te geven zulke controle uit te voeren.

EHBO Bij een ongeval of incident zijn de medewerkers doorgaans als eerste op de plaats van het gebeuren. Zij dienen als eerste tussen te komen met een gepaste interventie in functie van de aard van het incident. Het is de bedoeling dat zij de eerste maatregelen nemen om het optreden van de externe hulp- en ordediensten gemakkelijker te maken. Hun opdracht bestaat dan uit: • het voorkomen van escalatie met oog op veiligheid van slachtoffer, omstaanders en zichzelf • verwittigen van de hulpdiensten • geven van een nauwkeurige plaatsaanduiding • slachtoffers niet verplaatsen tenzij veiligheid van slachtoffer/hulpverlener in het gedrang komt • eerste levensreddende maatregelen nemen volgens de principes van de EHBO (zie verder) • verlenen van hulp en steun aan het slachtoffer, in eerste instantie verbaal Op alle fuiven moet je zeker wat EHBO-materiaal voorzien. Op grotere fuiven kan je best een EHBO-post installeren.

Info? www.lochristi-beervelde.rodekruis.be 2.

SECURITY

Op de fuif zelf moet de veiligheid gegarandeerd worden. Hiervoor kan je een beroep doen op een erkende bewakingsfirma en/of in combinatie met vrijwilligers. Het is dus van het allergrootste belang om bij de voorbereiding van je evenement na te gaan voor welke soort bewaking je kiest. Bij grote fuiven zal het aan te raden zijn om een professionele firma in te huren.

Vrijwilligers Dit kunnen alle verantwoordelijken, medewerkers of leden van een vereniging zijn. Ook ouders van leden of medewerkers worden meegerekend.

19

Voorwaarden voor vrijwilligers die instaan voor de veiligheid: • •

• • • • • •

het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van persoonscontrole3 en verkeersbegeleiding de personen die voor bewakingsactiviteiten worden ingezet zijn leden van de organiserende vereniging, die als het ware onder de vorm van interne bewakingsdienst optreden; men kan op dit stelsel dus niet terugvallen voor de organisatie van diensten aan derden deze vrijwilligers moeten onderdaan zijn van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben (of er ten minste drie jaar wonen). bovendien mogen zij bepaalde beroepen zoals privé-detective of wapenhandelaar niet uitoefenen ze mogen sinds vijf jaar geen lid zijn van een politie- of inlichtingendienst. deze veiligheidsmensen moeten minimum 18 jaar zijn en minimum 21 als ze de leiding nemen. mag enkel gebeuren tijdens sporadisch georganiseerde activiteiten (drie à vier keer per jaar). daarom kunnen professionele bewakingsagenten ook nooit optreden als ‘vrijwilliger' de vrijwilligers mogen niet vergoed worden voor de geleverde prestaties. Ze mogen dit enkel gratis doen en kunnen geen vergoeding in natura of fooien ontvangen

In feite hebben de personen die instaan voor de veiligheid op de fuif, geen bijzondere bevoegdheden. Zij mogen controle uitoefenen op het toegangsticket of de verplichte lidkaart en erop toezien dat de brandveiligheid nageleefd wordt (bv. het vrijhouden van de nooduitgangen en voorkomen dat het publiek verboden zones betreedt).

Wat zij in geen geval mogen doen is: • • • • • • •

een systematische identiteitscontrole doorvoeren de kledij aftasten dwang gebruiken zaken afnemen zoeken naar drugs een voertuig doorzoeken wapens dragen

Officiële security Erkende en vergunde private bewakingsonderneming, zijn geen politieambtenaren en hebben geen enkele politiebevoegdheid. Zij mogen geen dwang en/of geweld gebruiken. In geval van wangedrag van toeschouwers of bezoekers is de opdracht louter van preventieve aard. Het repressieve aspect bij tussenkomsten blijft in handen van de politie.

•

•

3

De taak van security is zo vroeg mogelijk tussenbeide komen en proberen een incident of een te verwachten incident zo laagdrempelig mogelijk te houden en, in geval van wangedrag, het incident zo beperkt mogelijk te houden. In de realiteit gebeurt dit door psychisch en verbaal op te treden en niet op een fysieke wijze.

Het gebruik van dwang of geweld tegen personen bij de uitoefening van de persoonscontrole4 mag niet. Het gebruik van dwang of geweld is voorbehouden voor de politiediensten. De medewerkers kunnen dus geen personen van hun vrijheid beroven! In geval van betrapping op heterdaad van een wanbedrijf of een misdaad, mag elke burger evenwel de dader(s) ter plaatse houden en de politie zo snel mogelijk hiervan verwittigen.

Persoonscontrole = toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op al dan

niet voor publiek toegankelijke plaatsen.

4 Persoonscontrole = toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op al dan niet voor publiek toegankelijke plaatsen.

20

Enkel de (veiligheids)personen (erkende / officiële security) die ingezet worden voor persoonscontrole mogen onder bepaalde voorwaarden fouilleren.

• dit mag enkel gebeuren door hiervoor opgeleide bewakingsagenten. Een bezoeker mag weigeren zich te onderwerpen aan zulk een controle. De bewaker kan de bezoeker dan de toegang tot de fuif ontzeggen.

• de burgemeester moet expliciet toestemming geven en de namen van de mensen die de fouillering uitvoeren moeten ook aan hem doorgegeven worden.

• controle van kledij of handbagage mag enkel aan de toegang van de feestgelegenheid.

• de controle mag ook niet systematisch zijn. Niet alle bezoekers mogen dus gefouilleerd worden, enkel als de veiligheidsmensen vermoeden dat een bezoeker een wapen of een gevaarlijk voorwerp bij heeft, mag die gefouilleerd worden.

TIP_ Een lijst met alle Belgische vergunde bewakingsfirma’s kan je terugvinden op www.vigilis.be. Bij kleinere fuiven kan je makkelijk een beroep doen op vrijwilligers. → BIJLAGE 4: adressen gemeentediensten + nuttige adressen → BIJLAGE 7 : fuifsubsidies 3. AANSPRAKELIJKHEID Aansprakelijkheid gaat over verantwoordelijkheid dragen voor de gevolgen van je daden. Er zijn twee soorten aansprakelijkheid: • Strafrechtelijke aansprakelijkheid: strafrecht gaat over de regels die, als ze niet nagevolgd worden, bestraft worden. Je bent dus strafrechterlijk aansprakelijk als je een misdrijf pleegt. Bestraffing van de dader staat centraal.

• Burgerrechtelijke aansprakelijkheid: het burgerlijk recht regelt de verhoudingen tussen burgers onderling. De burgerrechterlijke aansprakelijkheid regelt de vergoeding van de benadeelde. Als iemand schade lijdt, moet hij die schade zelf dragen, tenzij hij kan aantonen dat iemand anders aansprakelijk is. Dan moet die persoon voor de schade opdraaien. In sommige gevallen is er en verzekering tegen schade en zal de verzekeraar de schade vergoeden (zie verder).

De burgerrechtelijke aansprakelijkheid kan opgedeeld worden in contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid.

Contractuele aansprakelijkheid Bij contractuele aansprakelijkheid gaat het over contracten die afgesloten worden met verhuurders, DJ’s, fuifbezoekers, … Die contracten verplichten partijen om één of meer prestaties te leveren. Wanneer één partij niet of weinig presteert is er contractbreuk.

De bewuste contractpartij kan enkel aansprakelijk gesteld worden als volgende voorwaarden voldaan zijn: • er is een contract gesloten • de contractpartij moest presteren • de partij heeft de prestatie niet, niet tijdig, niet behoorlijk uitgevoerd • het niet naleven van het contract heeft niets met overmacht te maken Je kan de contractpartij in gebreke stellen of aanmanen om de afgesproken prestatie nog uit te voeren. Reageert de andere partij niet, dan kan de schuldeiser dwingen tot uitvoering van de beloofde prestatie, een ontbinding eisen van de overeenkomst of een schadevergoeding laten betalen.

Buitencontractuele aansprakelijkheid Bij buitencontractuele aansprakelijkheid is er logischerwijs geen contract. Het burgerlijk wetboek bepaalt dat ‘diegene die een fout begaan heeft en daardoor aan een derde schade heeft veroorzaakt, diens schade moet vergoeden’. Dat geldt niet enkel voor opzettelijke fouten maar ook voor nalatigheden. Hier word je aansprakelijk gesteld als: 21

• • •

er sprake is van een fout van de beschuldigde de benadeelde persoonlijke schade ondervindt/ondervond er een oorzakelijk verband is tussen fout en geleden schade

Er is sprake van een fout als iemand ofwel een handeling stelt die in strijd is met een wettelijk bepaald verbod ofwel een handeling stelt die inhoudt dat een wettelijk bepaalde verplichting niet uitgevoerd wordt. In deze gevallen staat de fout vast, tenzij de aansprakelijke die fout kan rechtvaardigen door overmacht of een noodtoestand.

De benadeelde moet de schade steeds kunnen bewijzen. Alleen rechtmatige, werkelijke en persoonlijke schade komt in aanmerking voor een vergoeding.

Als laatste geven we mee dat elke burger een zorgvuldigheidsplicht heeft, de plicht een ‘goede huisvader’ te zijn.

Wanneer je niet zorgvuldig bent, zal worden onderzocht hoe een goede huisvader zich in die specifieke omstandigheden had gedragen.

Eindverantwoordelijke Eén van de medewerkers moet de taak van eindverantwoordelijke op zich nemen.

• Hij/zij is het aanspreekpunt voor andere instanties zoals de zaaluitbater, de politie of het gemeentebestuur en legt ook de voornaamste contacten.

• Deze persoon zorgt er voor dat de organisatie goed is opgezet en dat • Het risico dat er iets fout loopt, zo klein mogelijk wordt gehouden.

• Van de organisator wordt verwacht dat hij zich 'als een goede huisvader' gedraagt en dat hij alle gepaste maatregelen met betrekking tot veiligheid neemt of op z’n minst de politie waarschuwt.

OPGELET • De eindverantwoordelijke moet minimum 18 jaar zijn.

• Als er contracten moeten ondertekend worden kan dit alleen door iemand die minstens 18 jaar is.

Vzw of niet?

Je moet geen vzw zijn om een fuif te mogen organiseren. Om zeer uiteenlopende redenen is het echter wel aangewezen een rechtspersoon op te richten.

Enkele voordelen van een vzw: • Enkel de vzw kan aansprakelijk gesteld worden op voorwaarde dat de rechtspersoonlijkheid tegenstelbaar is aan derden en dat de vereniging beheerd wordt als ‘een goede huisvader’. Een vrijwilliger blijft natuurlijk wel zelf aansprakelijk als hij schade veroorzaakt door bedrog, een zware fout of een herhaaldelijke lichte fout.

• Als er schuldeisers zijn, kunnen de leden van de vereniging niet persoonlijk vervolgd worden. Men moet zich richten tot de vzw als rechtspersoon.

• Bij de ondertekening van een contract is het de rechtspersoon zelf, en niet de ondertekenaar, die aansprakelijk is.

Enkele nadelen van een vzw: • Het vzw-statuut houdt een aantal verplichtingen in op juridisch, boekhoudkundig en fiscaal vlak.

Verplichtingen die de nodige opvolging vragen en dus als extra administratieve last kunnen beschouwd worden.

Daarnaast is er een minimumstructuur verplicht (algemene vergadering + raad van bestuur) die een vlotte werking mogelijk in de weg staat.

• Je statuten opstellen en laten publiceren in het Belgisch Staatsblad (kostprijs in 2007: 139,03 euro). Ook de samenstelling van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur (en elke wijziging) moet doorgegeven 22

•

worden aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel (Opgeëistenlaan 401/E, 9000 Gent). Eventuele wijzigingen in statuten en de samenstelling van Raad van Bestuur moeten eveneens gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad (kostprijs in 2007: 104,91 euro).

Vzw’s zijn ook onderworpen aan een jaarlijkse taks. Iedere vzw moet elk jaar nagaan of het vermogen waarover ze op 1 januari beschikt een waarde heeft die de grens van 25000 euro al niet overschrijdt. Indien niet, bedraagt deze taks 0 euro.

4. VERZEKERINGEN Tijdens een fuif kan er van alles mis gaan. Het is daarom niet slecht om enkele verzekeringen af te sluiten waardoor je beschermd bent tegen bepaalde risico’s. We zetten enkele belangrijke verzekeringen op een rijtje.

Brandverzekering Een brandverzekering heeft tot doel om schade door brand aan roerende en onroerende goederen te dekken. Hierbij gaat het zowel om gebouwen als de inboedel ervan. Een brandverzekeringspolis dekt ook andere risico’s zoals blikseminslag en ontploffing. Bovendien is het ook mogelijk om door deze verzekering dekking te voorzien voor schade die wordt veroorzaakt door storm, hagel of water.

Wanneer je een zaal huurt, ga je best na of deze over een brandverzekering beschikt en of daarin een clausule “afstand van verhaal” is opgenomen. Dit wil zeggen dat wanneer er zich een brand voordoet op het moment dat de zaal verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als zulk een clausule niet opgenomen is in de brandpolis van de zaaluitbater, dan neem je best zelf een brandverzekering gedurende de periode dat je de zaal huurt. Opdat ook de ganse inboedel verzekerd is, moet je een zo gedetailleerd mogelijk overzicht maken van alle zaken die zich in het gebouw bevinden.

OPGELET Deze verzekering dekt niet de mogelijke schade aan materiaal dat je zelf in de fuifruimte hebt opgesteld.

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt de schade aan derden die veroorzaakt wordt door een fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid van de organisatoren en helpers. Deze verzekering zal niet tussenbeide komen wanneer er sprake is van dronkenschap bij de medewerkers.

Als je iets organiseert vanuit een vereniging, is deze organisatie vaak gedekt door de polis die door de vereniging afgesloten werd voor bijvoorbeeld wekelijkse activiteiten. Toch zal je moeten nagaan of dit ook geldt voor grotere evenementen zoals een optreden of een fuif.

Als je als privé-persoon een activiteit organiseert kan je best voor deze ene activiteit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten.

Verzekering contractuele aansprakelijkheid Wanneer je een zaal huurt om een fuif te organiseren, is het de bedoeling om deze zaal na afloop achter te laten in dezelfde staat als voorheen. Nu kan er altijd schade optreden die niet gedekt wordt door je brandpolis of je verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Deze schade kan verzekerd worden door een polis contractuele aansprakelijkheid.

Maar verzekeraars zijn niet erg snel geneigd om zulk een verzekering af te sluiten. Daarom is het belangrijk om met je zaaluitbater goede afspraken te maken. Zo ga je best op voorhand met hem/haar eens rond in de ruimte om eventuele schade vast te stellen. Op die manier kan de verantwoordelijkheid daarvoor niet op jou geschoven worden.

Verzekering lichamelijke ongevallen Bij het organiseren van een fuif kan er altijd wel een ongelukje gebeuren. Ook tegen de mogelijke consequenties hiervan kan je je beschermen door een verzekering lichamelijke ongevallen af te sluiten.

Wanneer je de fuif organiseert vanuit een vereniging die al een verzekering lichamelijke ongevallen heeft, hoef je je hierover geen zorgen te maken. Als er bij de organisatie van de fuif medewerkers betrokken zijn die niet tot de vereniging behoren, sluit je best een verzekering voor hen af.

23

Verzekering “alle risico’s” Met deze verzekering kan je je ook beschermen tegen de risico’s van vandalisme of diefstal. Let er wel op dat de “verdwijning” van een voorwerp (d.i. diefstal zonder de sporen van braak) nooit kan verzekerd worden. Je kan niet enkel voorwerpen die je eigendom zijn laten verzekeren, maar ook gehuurd materiaal. Het is niet nodig om alle materiaal in deze polis op te nemen. De kosten van het afsluiten van zulk een verzekering mogen de baten natuurlijk niet overschrijden. Beperk je daarom bij het nemen van een verzekering “alle risico’s” tot het kostbare materiaal.

Een verzekering “alle risico’s” is zeker geen ontlasting van alle mogelijke schuld. Indien er schade veroorzaakt is door een fout, een actieve daad of nalatigheid van een medewerker, kan je deze niet laten dekken door de polis. Je moet dus te allen tijde zorgen dat je organisatie (quasi) vlekkeloos verloopt.

Verschillende verzekeringskantoren voorzien een evenementenpolis. Dit is een pakket waarin alle nodige verzekeringen zitten voor de organisatie van een fuif.

24

DEEL 4 WAT ZEGT DE WET ?

1. -16-JARIGEN De wet stelt dat -16-jarigen geen toegang krijgen tot fuiven. Maar indien de fuif niet uit handelsgeest georganiseerd wordt, mag dit wel. Het gaat hierbij om fuiven die geen winstgevend doel hebben. Bijvoorbeeld een fuif van de plaatselijke Chiro om het kamp te bekostigen of een fuif waarvan de opbrengst naar een goed doel gaat.

OPGELET Er mag geen alcoholhoudende drank geschonken worden aan -16 jarigen !

Er mag geen sterke drank geschonken worden aan -18 jarigen (minderjarige) !

2. TOEGANG WEIGEREN Uiteraard mag er geen discriminatie plaatsvinden aan de ingang van de fuif. Je mag bezoekers niet weigeren om je fuif te betreden. Hierop zijn uiteraard enkele uitzonderingen. Je mag fuifgangers de toegang weigeren in het geval van: • overdreven drankgebruik • bezit, verkoop of gebruik van drugs • onaangepaste kledij (in dit geval dient de aangepaste kledij vooraf op affiches en folders vermeld te staan) • onverzorgd uiterlijk (hierbij gaat het voornamelijk om hygiëne) • wapenbezit • het lastigvallen van andere bezoekers • het plegen van geweld TIP_ Deze afspraken vermeld je best wel in het huishoudelijk reglement!

3. ALCOHOL Wat is strafbaar?

• Openbare dronkenschap • Het bedienen van alcoholhoudende dranken aan iemand die merkbaar dronken is • Alcoholhoudende drank schenken aan -16 jarigen, sterke drank schenken aan -18 jarigen (minderjarige) • Iemand doen drinken tot hij/zij dronken is • Een voertuig of rijdier besturen of als rijbegeleider optreden onder invloed van alcohol (0,5 promille) 4. DRUGS Druggebruik is niet toegelaten op een fuif. Je moet je publiek daarop wijzen door dit bijvoorbeeld in het fuifreglement op te nemen of een ander bericht op te hangen aan de inkom of in de zaal. Druggebruik toestaan op de fuif wordt door de wet beschouwd als “aanzetten tot” en is zodoende ook strafbaar.

Wens je je publiek gratis te sensibiliseren rond druggebruik, contacteer zeker de drugspreventiedienst POP. Meer info? Drugspreventiedienst POP. 0475 29 56 02 of pop@lochristi.be 5. ROKEN Het algemene uitgangspunt: roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Dit zijn alle plaatsen waarvan de toegang niet beperkt is tot de gezinssfeer. Dus ook fuiven in tenten, zalen, gemeentelijke polyvalente zalen, …

Verder houdt het ook in dat: • je rookverbodstekens moet aanbrengen • geen asbakken mag plaatsen 25

6.

VZW

Fiscale aftrekbaarheid Sponsoring is fiscaal aftrekbaar indien de vereniging over rechtspersoonlijkheid5 beschikt (vb. een vzw). Als jullie geen vzw of een andere rechtspersoon zijn, kunnen jullie geen sponsorovereenkomsten afsluiten die fiscaal voordelig zijn voor de sponsor zelf.

Zijn jullie een vzw6 of een andere rechtspersoon en ga je op zoek naar sponsoring, hou dan het volgende in het achterhoofd: sponsoring is fiscaal aftrekbaar, maar niet altijd voor 100%. Publiciteitskosten zijn dat wel. Sluit daarom altijd publiciteitsovereenkomsten af. Daarvoor moet je je contract met de zelfstandige als ‘publiciteitsovereenkomst’ betitelen én moet je ook voor effectieve publiciteit zorgen door de naam of het logo van de sponsor te vermelden op het promotiemateriaal. Volgende info neem je best ook op in de overeenkomst: • gegevens over de twee partijen die de overeenkomst afsluiten • de looptijd van het contract • het evenement waarop het contract van toepassing is • de prestatie van de sponsor • de prestatie van de gesponsorde Als je geen vzw bent houdt natuurlijk niets je tegen om sponsoring te vragen voor je fuif. Vaak is het voor heel wat winkeliers voldoende als ze, naast een vermelding op het promotiemateriaal, een ontvangstbewijs krijgen voor hun bijdrage, en dat kunnen jullie als individu of feitelijke vereniging wel uitschrijven.

Voordelig BTW-tarief drukwerk zonder sponsor In principe geldt voor alle drukwerk een btw-tarief van 21 %. Daarop zijn een beperkt aantal uitzonderingen waarvan vzw’s kunnen genieten: • boeken, prentenalbums, teken -en kleurboeken voor kinderen • kranten en tijdschriften • brochures en dergelijke (behalve drukwerk voor reclamedoeleinden) Je moet 21% BTW betalen op reclamedrukwerk dat dient om promotie te maken voor de afzet van goederen en diensten die betrekking hebben op de uitoefening van een commerciële, financiële, industriële of ambachtelijke activiteit.

Voorbeelden: drukwerk dat reclameboodschappen bevat voor merken, handelscatalogussen, brochures van touroperators, reclamebladen die gratis van deur tot deur worden besteld en affiches en flyers met reclame voor manifestaties met handelsoogmerk zoals handelsbeurzen.

Je betaalt 6% BTW als het geen reclamedrukwerk betreft, maar drukwerk waarin campagne wordt gevoerd voor instellingen of organisaties die geen winst beogen en die politieke, religieuze, levensbeschouwelijke, vaderlandslievende ... doeleinden nastreven, alsook voor de sociale werknemers- en werkgeversorganisaties. Voorbeelden: verkiezingsdrukwerk, affiches voor humanitaire acties of organisaties, drukwerk waarin campagne wordt gevoerd voor een landstreek, een productengroep of een motto zonder vermelding van specifieke handelsmerken (vb. Belgische kazen, drink meer melk, ...), notariële affiches of berichten, aanwervingaankondigingen door bedrijven, affiches en aankondigingen voor sportieve, culturele of sociale manifestaties zonder vermelding van handelsreclame en dat niet wordt uitgegeven met als doel verkrijging van financiële steun.

5

Er is sprake van een (feitelijke) vereniging wanneer twee of meer personen zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken (bijvoorbeeld een sportclub). Het fundamentele onderscheid tussen een feitelijke vereniging en een vzw ligt in het feit dat de feitelijke vereniging niet over rechtspersoonlijkheid beschikt. Het recht erkent haar dus niet als drager van rechten en plichten. Zij kan dus geen rechten verwerven op roerende of onroerende goederen en kan geen overeenkomsten afsluiten.

6 De vzw-formule heeft een aantal voordelen. Aangezien de vzw een rechtspersoonlijkheid is, kan zij burgerlijk aansprakelijk gesteld worden voor de fouten die door haar aangesloten leden zijn begaan. De beheerder gaat geen persoonlijke verbintenissen aan en is dus ook niet persoonlijk verantwoordelijk voor de rechtshandelingen van een vzw. Anderzijds brengt een vzw-formule ook wel wat voorwaarden en administratieve verplichtingen met zich mee.

26

Het komt er dus op neer dat je als vzw slechts 6% BTW betaalt voor de aankondiging van sportieve, culturele of sociale manifestaties indien er geen sponsors op vermeld staan. Het drukwerk mag bovendien niet tot doel hebben financiële steun voor de organisatie te verkrijgen. Het is de drukker die zal beoordelen of jouw drukwerk aan 6 of 21% verrekend wordt, maar je kan zelf de drukker wel attent maken op deze uitzonderingsmaatregel.

7. CONTRACTEN ONDERTEKENEN Als er contracten moeten ondertekend worden zoals een huurcontract of een overeenkomst met de DJ, dan kan dit alleen door iemand die minstens 18 jaar is. Een minderjarige wordt burgerrechtelijk immers als handelingsonbekwaam geacht.

8. VESTIARE Als je een vestiaire voorziet, kan je je niet ontdoen van de verbintenis die je aangaat, namelijk een contract om een jas te bewaren. Een briefje “wij zijn niet verantwoordelijk voor diefstal” ontdoet je niet van de prestatie die je beloofd hebt.

Maar het ontdoen van de verbintenis bij bewaargeving is net één van die dingen waarover rechtspraak en rechtsleer het maar niet eens raken. Het kan dus zijn dat de rechter, mocht het zover komen, oordeelt dat de klant vrijwillig een contract is aangegaan, waarvan hij de inhoud vóór de contractsluiting kent (als de briefjes met “wij zijn niet verantwoordelijk voor diefstal” aan de ingang van de fuif hangen en worden herhaald aan de ingang van de vestiaire en van begin tot einde duidelijk zichtbaar zijn).

Wij gaan uit van het volgende: een contract van bewaargeving ontstaat vanaf de afgifte van het goed. Of je dus geld vraagt of niet voor je vestiaire maakt dan inderdaad niks uit.

• •

Als je op je fuif iemand inzet om de vestiaire te doen, ben je als organisator aansprakelijk.

Heb je een onbemande vestiaire, dan hang je best affiches op waarmee je fuifgangers laat weten dat het om een onbewaakte vestiaire gaat waar de organisator niet verantwoordelijk is voor diefstal van of schade aan de jas.

Stel dat er iets misloopt, dan kan de persoon die zijn jas niet terugkreeg niet zomaar eisen dat de organisatoren zijn jas vergoeden. Hij moet aan de hand van het vestiairebonnetje kunnen bewijzen dat hij zijn jas in de vestiaire achterliet en hij moet op de een of andere manier de waarde van de jas kunnen bewijzen, bijvoorbeeld door een aankoopbon.

Beslissen de organisatoren hem een schadevergoeding te betalen, dan moet je bij het bepalen van de prijs ook in rekening nemen hoe oud de jas al is.

9. AFFICHES Drukken met zwarte inkt op witte en gele affiches was vroeger verboden. Deze kleurencombinaties waren tot 2005 voorbehouden voor de overheid en notariële berichten, nu niet meer. Artikel 2 van de wet houdende administratieve vereenvoudiging van 3 februari 2005 heft het decreet van 22-28 juli 1791 over het kleurgebruik van aanplakbiljetten op.

En dan is er nog het zegelrecht… Normaal moet je als organisator van een fuif een zegeltaks betalen voor het aanplakken van affiches. Maar je kan hierop een uitzondering vormen indien je fuif een liefdadig karakter heft. Enkel als de winst van een feest naar een liefdadig doel gaat en iedereen belangeloos meewerkt, spreekt men wettelijk van een organisatie met een liefdadig karakter. Dat de fuif georganiseerd wordt door een jeugdbeweging zal waarschijnlijk onvoldoende zijn om je te kunnen beroepen op deze vrijstelling, tenzij je de opbrengsten wegschenkt aan een goed doel. Maar onthoud vooral dat affiches kleiner dan 1 m² sowieso vrijgesteld zijn van aanplakkingtaks. Naast de A3affiches, dus ook A2-affiches en de A1-affiches.

Formaat A0 A1 A2 A3

Afmetingen 84,1 x 118,9 cm (< 1m² maar volgens fuifpunt toch taks betalen…)

59,4 x 84,1 cm 42 x 59,4 cm 29,7 x 42 cm 27

Als de fuif wel een liefdadig karakter heeft moet je wel op de affiche vermelden: “Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen”. Ook als je affiche publiciteit bevat van een commerciële sponsor is deze vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject het aankondigen van de activiteit is. Inbreuken op deze wetgeving kunnen grote boetes opleveren, maar in de praktijk is er bijna geen controle en worden enkel grote organisatoren aangepakt.

Als je wel zegeltaks moet betalen dan kan je dat via de drukker regelen of aanvragen bij het plaatselijke belastingkantoor.

10. SECURITY Vrijwilligersregime De wetgever heeft een speciaal regime uitgewerkt voor verenigingen die met eigen leden de veiligheid willen verzekeren. Men noemt dit het ‘vrijwilligersregime'. De wetgever wil voorkomen dat hondenclubs, organisaties voor gevechtssporten, bodybuildingcentra, e.d. voor verenigingen bewakingsdiensten zouden uitvoeren en zo een mogelijke bedreiging vormen voor de openbare orde. Wie voor bewakingsopdrachten beroep wil doen op derden kan hiervoor enkel terecht bij een bewakingsonderneming, hiertoe vergund in het kader van de bewakingswet.

Precies daarom geldt de figuur van het vrijwilligersregime slechts voor leden van de organiserende vereniging of personen die een aanwijsbare band hebben met de organisatoren. Deze aanwijsbare band geldt bijvoorbeeld voor de leden van een oudervereniging van een school, voor een supportersclub van een sportploeg of een vereniging van gewezen leiders van een jeugdbeweging.

Verenigingen die de eigen leden voor de veiligheid willen laten instaan kunnen dit dus via het vrijwilligersregime, maar enkel als aan volgende voorwaarden wordt voldaan: • •

• • •

het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van persoonscontrole7 en verkeersbegeleiding de personen die voor bewakingsactiviteiten worden ingezet zijn leden van de organiserende vereniging, die als het ware onder de vorm van interne bewakingsdienst optreden; men kan op dit stelsel dus niet terugvallen voor de organisatie van diensten aan derden de activiteiten mogen slechts door de organisator sporadisch worden georganiseerd – hiermee wordt een frequentie geviseerd die drie tot viermaal per jaar niet overschrijdt de personen die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit slechts sporadisch doen; daarom kunnen professionele bewakingsagenten ook nooit optreden als ‘vrijwilliger' ze mogen dit enkel gratis doen en kunnen geen vergoeding in natura of fooien ontvangen

Bij het werken volgens het vrijwilligersregime is geen vergunning nodig, zoals dit wel het geval is voor de bewakingsonderneming en de interne bewakingsdienst.

De vrijwilligers kunnen hun taken op dezelfde wijze uitoefenen als andere bewakingsagenten die activiteiten van ‘persoonscontrole' of ‘verkeersbegeleiding' uitoefenen. Ze hebben dezelfde bevoegdheden en verplichtingen, met uitzondering van het uitoefenen van taken van ‘uitgangscontrole'8. Enkel bewakingsagenten van vergunde bewakingsondernemingen of vergunde interne bewakingsdiensten zijn bevoegd voor het uitoefenen van deze taak.

7

Persoonscontrole = toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op al dan

niet voor publiek toegankelijke plaatsen.

8

Uitgangscontrole = met uitgangscontrole wordt de controle van de goederen bedoeld van personen die een plaats verlaten. Dit mag enkel onder specifieke voorwaarden en vrijwilligers mogen dit nooit.

28

Voor jeugdhuizen: (omzendbrief van 7 maart 2001, Minister Duquesne) “… het inherent is aan de functie en de verantwoordelijkheid van sommige personen dat ze er ook op toezien dat het evenement, waarover ze de zorg dragen, op een correcte wijze verloopt. Dit is bijvoorbeeld het geval met leerkrachten en opvoeders ten aanzien van leerlingen, maar ook van leiders in jeugdbewegingen en verantwoordelijken van jeugdhuizen. Het is duidelijk dat het door hen uitgeoefende toezicht, ook met betrekking tot de veiligheid, een onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van hun opdracht of hun beroep, … en dat de bewakingswet op dit toezicht geenszins van toepassing is. In die zin wordt het toezicht van een jeugdhuisverantwoordelijke op het gedrag van diegenen die aan zijn zorg zijn toevertrouwd tijdens fuiven en of andere evenementen, georganiseerd door het jeugdhuis niet aanzien als een activiteit van ‘persoonscontrole’, zoals bedoeld in de wet. Expliciete persoonscontrole aan de ingang blijft uiteraard wel onder de bewakingswet vallen.

Officiële security De medewerkers, ook al zijn ze lid van een erkende en vergunde private bewakingsonderneming, zijn geen politieambtenaren en hebben geen enkele politiebevoegdheid. Zij mogen geen dwang en/of geweld gebruiken. In geval van wangedrag van toeschouwers of bezoekers is de opdracht louter van preventieve aard. Het repressieve aspect bij tussenkomsten blijft in handen van de politie.

• De taak van security is zo vroeg mogelijk tussenbeide komen en proberen een incident of een te verwachten incident zo laagdrempelig mogelijk te houden en, in geval van wangedrag, het incident zo beperkt mogelijk te houden. In de realiteit gebeurt dit door psychisch en verbaal op te treden en niet op een fysieke wijze.

• Het gebruik van dwang of geweld tegen personen bij de uitoefening van de persoonscontrole9 mag niet. Het gebruik van dwang of geweld is voorbehouden voor de politiediensten. De medewerkers kunnen dus geen personen van hun vrijheid beroven! In geval van betrapping op heterdaad van een wanbedrijf of een misdaad, mag elke burger evenwel de dader(s) ter plaatse houden en de politie zo snel mogelijk hiervan verwittigen.

9

Persoonscontrole = toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op al dan niet voor publiek toegankelijke plaatsen.

29

DEEL 5 INSTRUMENTEN // BIJLAGEN → BIJLAGE 1: Zaaloverzicht Lochristi → BIJLAGE 2: Algemene checklist voor het organiseren van fuiven (+ mogelijks plattegrond) → BIJLAGE 3: Checklist op de dag van de fuif → BIJLAGE 4: Lijst met nuttige gegevens // adressen // websites → BIJLAGE 5: reglement aanplakborden → BIJLAGE 6: locatie van de aanplakborden → BIJLAGE 7: fuifsubsidies voor jeugdwerk: reglement → BIJLAGE 8: reglement gemeentelijke uitleendienst → BIJLAGE 9: aanbod gemeentelijke uitleendienst → BIJLAGE 10: SABAM-tarieven voor fuiven → BIJLAGE 11: SABAM-formulier → BIJLAGE 12: Voorbeeldformulier billijke vergoeding

30

BIJLAGE 1: ZALENBESTAND Kleine feestje / eetfestijnen (<200 personen) Beervelde • Zaal café Sjappoo Beervelde-Dorp 80, 9080 Beervelde Tel.: 09/355.55.28 Email: marc.hendrikx1@pandora.be Grootte: 220 m² Aantal feestjes: elke dag te huur Kostprijs: € 150 !! Voor max. 70 personen kan de zaal dmv. een gordijn gehalveerd worden en dan is ze te huur voor 100€. !! Bediening door personeel Sjappoo en afname drank is verplicht.

Lochristi • De Kring Lochristi Dekenijstraat 12, 9080 Lochristi Tel.: 09/355.57.09 of 0496/37.82.60 Email: gert.welvaert@skynet.be Grootte: 300 m² Aantal feestjes: elke dag Kostprijs: afhankelijk van de formule & gewenste service (tot max. € 250 à € 300) Zaal niet meer te huur voor fuiven!

•

•

Zaal Hermeline Hijfte Hijfte-Center 32, 9080 Lochristi Tel.: 09/355.59.76 (contactpersoon: Denise Temmerman) Grootte: +- 200 personen Aantal feestjes: dagelijks te huur, behalve op vrijdag tweewekelijks op dinsdag (gepensioneerden) Kostprijs: €60

(LoCrescendo)

Zaal Café Center Hijfte Center 31, 9080 Lochristi Tel.: 09/355.05.73 Grootte: 120 zittende personen Aantal feestjes: dagelijks, behalve op woensdag Kostprijs: feest €50; vergadering gratis

Zaffelare • Parochiale Kring St.-Hubertus Zaffelare-Dorp 47 / Kerkstraat 1, 9080 Zaffelare Tel.: 0478 27 00 70 Email: vanierselfrancois@live.be Grootte: 150 zittend Aantal feestjes: elke dag Kostprijs: 150€, voor parochiale verenigingen Zaffelare € 40 Zaal niet meer te huur voor fuiven!

Bespreek op voorhand eerst je evenement met de uitbater!

en

Zeveneken • Oude gemeenteschool Hoekstraat 2, 9080 Zeveneken Tel.: 09/326.88.13 Email: secretariaat@lochristi.be ! zie www.lochristi.be – diensten - secretariaat

Grote feestjes / eetfestijnen (>200 personen) Lochristi • Jeugdhuis Lodejo Dorp-Oost 1 9080 Lochristi Tel.: 09/355.56.77 Email: info@lodejo.be Grootte: 350 m² Aantal feestjes: data kostprijs: 250 euro (vanaf x-aantal consumpties gaat er een deel van de huurprijs af! Voor gedetailleerde info zie www.lodejo.be)

•

Uyttenhove of Loods 2G Uyttenhove: Zavel 7 (Uyttenhove) Loods 2G: Bedrijvenzone Lozen Boer / Ambachtenlaan 9080 Lochristi Tel.: 09/326.88.12 Email: secretariaat@lochristi.be

HEBT U OOK EEN ZAAL TER BESCHIKKING VOOR FUIVEN, FEESTEN OF EVENEMENTEN? EN STAAT U NIET OPGENOMEN IN DEZE LIJST: LAAT HET ONS WETEN VIA : jeugddienst@lochristi.be of op het nummer 09 355 65 66 (jeugddienst)

BIJLAGE 2: CHECKLIST VOOR HET ORGANISEREN VAN FUIVEN 1 jaar – 6 maanden op voorhand eindverantwoordelijke aanduiden datum afspreken locatie vastleggen budget nagaan & begroting opstellen (verwachtingen inkomsten – uitgaven) discobar zoeken & lichtinstallatie vastleggen DJ / bands boeken concept uitwerken (thema? welk publiek? welke muziek?) grote sponsors zoeken (bv. Coca-Cola) melden van de fuif bij het gemeentebestuur bij openluchtfuif: toelating aanvragen brandverzekering afsluiten

3 - 4 maanden op voorhand promo ontwerpen: affiche, flyer, toegangskaart (nodige info: wat, waar, wanneer, wie organiseert, toegangsprijs) offerte aanvragen voor promodrukwerk drankbonnen ontwerpen / aankopen financiën inschatten voorverkooppunten uitzoeken kleine sponsors zoeken (plaatselijke middenstand en/of organisaties)

2 - 3 maanden op voorhand drukwerk naar drukker: affiche, flyer, toegangskaart nagaan of de brandverzekering, verzekering burgerlijk aansprakelijkheid en verzekering alle risico’s in orde zijn, anders nieuwe verzekeringen afsluiten vergunning voor sterke drank aanvragen brouwer contacteren: tapinstallatie en drank bestellen eetstandje contacteren? materiaal aanvragen en/of bestellen: tafels, stoelen, herbruikbare bekers,… medewerkers zoeken affiches plakken: in cafés, frituren, middenstand, jeugdhuizen,… materiaal aanvragen bij de gemeente (nadar, podium, …) en bij de uitleendienst van de jeugddienst of provincie afvalcontainers aanvragen bij de milieudienst security contacteren (externe bewakingsfirma of vrijwilligers) T-shirts laten maken

1-2 maanden op voorhand verdeling van de voorverkoopkaarten promotie maken via internet: mailing, sites,… plakplaatsen uitzoeken en plakroutes opstellen 1e plakronde flyerplaatsen uitzoeken en flyerlijsten maken goedkeuring plakken op aanplakborden aanvragen persartikels opstellen en versturen afspraken maken met DJ’s / Band buren inlichten

4 - 3 weken op voorhand SABAM in orde brengen billijke vergoeding in orde brengen persconferentie organiseren taakverdeling opstellen voorverkoop opvolgen 2de plakronde

3 - 1 week op voorhand definitieve afwerking van de taakverdeling veel reclame maken 3de plakronde (affiches op aanplakborden max. 14 dagen op voorhand!)

3 - 1 dag op voorhand bewegwijzering ophangen zaal, parking en fietsenstalling klaarzetten berichtje opstellen en verdelen bij de buurtbewoners materiaal ophalen: discobar, lichtinstallatie, ... voorverkoop ophalen en afrekenen lijst met nuttige telefoonnummers klaarmaken wisselgeld halen klein barmateriaal voorzien briefing: alle afspraken op een rij zetten, alle medewerkers bijeenbrengen, groepssfeer creĂŤren afspraken met de DJ (eventueel herhalen / laatste definitieve afspraken)

NADIEN opruimen: locatie, omgeving, parking, fietsenstalling, affiches, wegwijzers, vuilzakken rekeningen betalen: zaal, DJ, discobar, drank, bekers/glazen, tapinstallatie, drukwerk, tafels, stoelen, podium, nadars, eventuele schade, SABAM financieel verslag bedankingen evaluatie

BIJLAGE 3: CHECKLIST OP DE DAG VAN DE FUIF Alvorens de fuif van start gaat zijn er nog een aantal zaken die je je moet afvragen: nakijken of er schade is aan de fuiflocatie + melden aan de eigenaar werd alles van het contract voorzien licht, geluid, tap (aansluiting, gas, vaten) testen inventaris opmaken van drankvoorraad achter de toog een doos met gleuf voorzien om gebruikte drankbonnen te deponeren is de decoratie brandveilig wisselgeld aan de kassa, bonnenstand en vestiaire voorzien lijsten met nuttige telefoonnummers ophangen zijn de nooduitgangen los en is de toegangsweg vrijgehouden voor de hulpdiensten zijn er genoeg drankbonnen ligt er inkt + stempel aan de inkom takenlijsten ophangen achter toog, kassa, bonnenstand, â&#x20AC;Ś weet iedereen tot wanneer er inkom gevraagd wordt, drankbonnen verkocht worden, drank verkrijgbaar is en muziek gedraaid wordt duidelijke afspraken maken met betrekking tot het einde van de fuif (met security, DJ, â&#x20AC;Ś) weten alle medewerkers waar ze op elk tijdstip moeten zijn is het huishoudelijk reglement (zichtbaar) opgehangen zijn de buurtbewoners op de hoogte gebracht zijn alle vergunningen, toelatingen en attesten ter plaatse wie is het aanspreekpunt voor de hulpdiensten

BIJLAGE 4: LIJST MET NUTTIGE GEGEVENS // ADRESSEN // SITES NUTTIGE ADRESSEN & LINKS Gemeentebestuur en jeugddienst Gemeentebestuur Lochristi Dorp West 52 9080 Lochristi tel: 09/355.51.51 fax: 09/355.90.51 email: gemeente@lochristi.be , www.lochristi.be Jeugddienst Lochristi Koning Albertlaan 29b 9080 Lochristi tel: 09/355.65.66 jeugddienst@lochristi.be Secretariaat Gemeente Lochristi Gemeentehuis Dorp-West 52 9080 Lochristi Tel. 09-326 88 12 Fax. 09-355 90 51 secretariaat@lochristi.be

Openingsuren: maandag & vrijdag: 9 tot 12 u en van 14u tot 18u woensdag & donderdag: 9 tot 12u en van 14u tot 17u Dinsdag: gesloten

van maandag tot vrijdag van 8u. tot 12 u.

Milieudienst Gemeentehuis, 09 326 88 04 of milieu@lochristi.be

van maandag tot vrijdag van 8u. tot 12 u.

Drugspreventiedienst POP. 0475 29 56 02 of pop@lochristi.be Politie Politiezone 5416 Regio Puyenbroeck: Lochristi/Moerbeke/Wachtebeke,/Zelzate email: polzonepuy@belgacom.net website: http://www.pz5416.be/ !! BIJ DRINGENDE OPROEPEN : BEL 101 VOOR PERMANENTIEPLOEGEN !! Bij de wijkteams kan men ook buiten de onthaaluren een afspraak maken WIJKTEAM LOCHRISTI Koning Boudewijnlaan 5 9080 Lochristi tel. : 09/355.74.40 fax : 09/355.73.67

Openingsuren: pare werkdagen: maandag tot vrijdag van 8 tot 12u. onpare werkdagen: maandag tot vrijdag van 8 tot 20u. pare zaterdagen van 9u tot 13u. onpare zaterdagen van 9u tot 16u

SABAM SABAM-inningskantoor Gent Verantwoordelijke: Paul Brys Steltloperstraat 11 9000 Gent Telefoon: 09 221 52 76 Fax: 09 222 55 56 GSM: 0477 45 27 15 Email: agent.gent@sabam.be Billijke vergoeding Outsourcing Partners NV PB 181 9000 Gent 12 tel 070 66 00 16 www.bvergoed.be of www.ik.gebruikmuziek.be Herbruikbare bekers Via IDM kan je voortaan herbruikbare bekers ontlenen als afvalarm en milieuvriendelijk alternatief voor wegwerpbekers. Is het nu voor een fuif, een buurtfeest, een kermis of gewoon een receptie â&#x20AC;Ś Meer details over het ontlenen van de herbruikbare bekers kan je bekomen op het nr. 09 340 51 77 of op info@idm.be

FUIFSITES fuif.be vlaanderenfuift.be partyfever.be/ uitgaansweb.be fuif.com ikwilfuiven.be/ fuifbeest.be/ fuifnet.be feestagenda.com fuiven-online.be fuifen.be fuifke.be partyguide.be partycrasher.be feesteuh.be partyindustries.be partynews.be

vlek.be partypleasure.be fuiven-online.tk nightlife.be waarnaartoe.com wattedoen.be partyzone.be Belgianparties.be fuifbeesten.be partyonline.be eventlife.net fuifweb.be partyon.be allnighters.net waddiswoar.be/ partyplaneet.be fuift.be

Andere nuttige adressen en telefoonnummers Provinciale uitleendienst Adres provinciale uitleendienst Oost-Vlaanderen: Kapiteinstraat 55 9000 Gent Tel. 09/253.40.38 Fax 09/253.40.28 Email: uitleendienst.gent@oost-vlaanderen.be Openingsuren: maandag en vrijdag: 8.30u -12u en 13.30u - 18u dinsdag: 8.30u – 12u woensdag en donderdag: 8.30u – 12u en 13.30u 16.30u Brandweer Lochristi Koning - Boudewijnlaan 7 09 355 60 90 lochristi@brandweervlaanderen.be Rode Kruis Lochristi Info? www.lochristi-beervelde.rodekruis.be Belgische vergunde bewakingsfirma’s kan je terugvinden op www.vigilis.be Child Focus tel 110 Druglijn tel 078 15 10 20 Responsible Young Drivers tel 0484 274 469 Antigifcentrum tel 070 245 245 Kinder- en jongerentelefoon tel 0800 15 111 of 078 15 14 13 Opvragen telefoonnummers tel 1207 Dokter van wacht (behalve Aartselaar) tel 0900 105 12

BIJLAGE 5: REGLEMENT AANPLAKBORDEN

POLITIEREGLEMENT AANPLAKKINGEN LANGS OPENBARE WEGEN Artikel l: De gemeentelijke aanplakborden mogen enkel gebruikt worden door de volgende instanties: - het gemeentebestuur - verenigingen, adviesraden, enz... waarin de gemeente een vertegenwoordiging heeft of die door haar zijn opgericht - organisaties en verenigingen van Lochristi met sociaal, sportief of cultureel karakter - lokale middenstanders, voor de aankondiging van opendeurdagen - organisaties en verenigingen van buiten Lochristi, met sociaal, sportief of cultureel karakter, voor zover de activiteit te Lochristi plaatsvindt.

- organisaties en verenigingen met liefdadig oogmerk voor zover de activiteit te Lochristi plaatsvindt - scholen Artikel 2: Elke aanplakking moet goedgekeurd worden door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 3: De aanvragen tot aanplakking dienen minstens één maand voor de eigenlijke aanplakking gestuurd te worden aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 4: De aanplakking mag maximaal 14 dagen voor de geplande activiteit gebeuren en mag pas na de activiteit door anderen overplakt worden.

Indien men affiches overplakt waarvan de activiteit nog niet verstreken is, treedt artikel 13 in werking (aanrekening verwijderingskosten).

Artikel 5: Toelatingen zullen afgeleverd worden in volgorde van datum van aanvraag (ontvangst).

Artikel 6: Enkel aanplakkingen die passen binnen een A2-formaat (60 cm hoog op 42 cm breed) zijn toegelaten.

Artikel 7: Slechts één exemplaar van de affiche mag per bordzijde aangebracht worden.

POLITIEREGLEMENT AANPLAKKINGEN LANGS OPENBARE WEGEN (vervolg)

Artikel 8: De affiches dienen er met daartoe bestemde lijm op aangeplakt te worden. Andere middelen zijn niet toegestaan.

Artikel 9: De affiche mag geen onzedige, racistische of aanstootgevende inhoud bezitten of afbeelding vertonen.

Verkiezingspropaganda mag op deze borden niet worden aangebracht. Bij overtreding van dit artikel wordt de desbetreffende affiche verwijderd en treedt artikel 13 in werking (aanrekening kosten).

Artikel 10: Op de openbare wegen van de gemeente is het verboden om op andere plaatsen dan op de aanplakborden aanplakkingen te verrichten, borden of ander materiaal te plaatsen om activiteiten aan te kondigen.

Artikel 11: Alle niet geregelde aangelegenheden omtrent het gebruik van deze borden worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen, zonder verhaal.

Artikel 12: Dit reglement wordt van kracht op 1 april 2002. Vanaf die datum kunnen aanplakkingen op de nieuwe borden gebeuren.

Voor activiteiten die plaatsvinden voor 15 april 2002 kan het college nog vergunningen afleveren volgens de vroegere regeling.

Artikel 13: Indien de gemeente moet instaan voor het verwijderen van niet-vergunde of niet-reglementair aangebrachte aanplakkingen, zullen hiervoor de kosten aangerekend worden aan de verantwoordelijke, met een minimum van: - 25 euro voor 1 bord; - 45 euro voor 2 borden; - 60 euro voor 3 borden; - 70 euro voor 4 borden; - (70 + 5(n - 4)) euro voor n borden (met n> of = 5).â&#x20AC;?

Overtredingen dient men te melden aan de jeugddienst of aan het secretariaat.

Artikel 14: Onverminderd de straffen die in andere wetgevingen zijn voorzien, worden overtredingen op huidig reglement bestraft met politiestraffen.

BIJLAGE 6: LOCATIE AANPLAKBORDEN EN INSCHUIFBORDEN

BIJLAGE 7: FUIFSUBSIDIES voor JEUGDWERK // REGLEMENT Artikel 1.

Het gemeentebestuur van Lochristi verleent onder de hierna vermelde voorwaarden een subsidie voor het inhuren van security ter beveiliging van fuiven.

Artikel 2.

Deze subsidie kan enkel toegekend worden aan de erkende jeugdverenigingen van de gemeente Lochristi.

Artikel 3.

De subsidie bedraagt 50% van de desbetreffende factuurbedragen, met een maximum van 250 euro per vereniging per jaar.

Artikel 4.

De subsidie wordt enkel toegekend voor: - fuiven op het grondgebied van de gemeente Lochristi; - security erkend door het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Artikel 5.

De subsidieaanvragen dienen ten laatste op 30 november van het jaar waarin de fuiven plaatsvinden ingediend te worden bij de gemeentelijke jeugddienst; Artikel 6.

De aanvragers van een subsidie bezorgen aan de gemeentelijke jeugddienst zo spoedig mogelijk (tezamen met of na de aanvraag): - de desbetreffende factuur; - het betalingsbewijs; - het rekeningnummer waarop de subsidie mag overgeschreven worden.

Artikel 7.

De uitbetaling van de subsidie geschiedt binnen de maand na de ontvangst van het vermelde onder artikel 6.

Artikel 8.

Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2008, met dien verstande dat voor alle in 2008 reeds georganiseerde fuiven een subsidie kan worden aangevraagd.

BIJLAGE 8: Reglement uitleendienst

LOCHRISTI

p/a K-Albertlaan 29b 9080 Lochristi 09/355.65.66

Reglement uitleendienst jeugdraad Lochristi art. 1: De uitleendienst van jeugdraad Lochristi bevat audiovisueel, speel- en ander materiaal van de jeugdraad en van de speelpleinwerking van Lochristi, dat uitgeleend wordt, volgens de hierna vermelde voorwaarden. art. 2: In de periode van 1 september tot 30 juni kan alle materiaal alle dagen worden ontleend. In de periode van 1 juli tot 31 augustus kan materiaal enkel tijdens het weekend (afhalen op vrijdag na 17u00, terugbrengen op maandag voor 12u00) worden ontleend. art. 3: De mogelijke ontleners worden onderverdeeld in vier categorieën: cat 1 : gemeentelijke diensten cat 2 a) jeugdverenigingen van Groot-Lochristi cat 2 b) scholen van Groot-Lochristi cat 3 : andere verenigingen van Groot-Lochristi, wijkcomités en instellingen. cat 4 : verenigingen van buiten Lochristi en particulieren. art. 4: De uitleenprijzen zijn verschillend voor de vier categorieën. De lijst van het beschikbare materiaal met de uitleenprijzen voor elke categorie en de respektievelijke waarborg is verkrijgbaar op de gemeentelijke jeugddienst.

art. 5: De huurprijs wordt aangerekend per periode. Een periode gaat van vrijdag tot maandag (afhalen op vrijdagnamiddag voor 17u00 en terugbrengen op maandag voormiddag) of van maandag tot vrijdag (afhalen op maandagnamiddag voor 17u00 en terugbrengen op vrijdagvoormiddag). art. 6: Per uitgeleend stuk of pakket wordt een waarborg gevraagd afhankelijk van de aard van het uit te lenen materiaal. De waarborg en de huurprijs worden betaald ten laatste bij het afhalen van het materiaal. Dit bedrag kan ook gestort worden v贸贸r de afhaaldatum op het rekeningnummer van de jeugdraad (390-0741846-45). De waarborg wordt terugbetaald na de inlevering van het ontleende, op voorwaarde dat dit volledig en in onbeschadigde toestand wordt bevonden. Voor het materiaal dat onmiddellijk bij het terugbezorgen kan worden gecontroleerd, wordt de waarborg onmiddellijk terugbetaald. Voor het andere materiaal (bijv. springkasteel en audiovisueel materiaal) wordt de waarborg terugbetaald na de controle.

art. 7: De aanvragen kunnen gebeuren tijdens de openingsuren van de jeugddienst: elke weekdag van 8u00 tot 12u00 en van 13u30 tot 17u00. Er kan telefonisch een optie genomen worden voor maximum 1 week. De reservatie is pas definitief indien de reservatie wordt bevestigd per e-mail (jeugddienst@lochristi.be), per fax (09 326 08 62) of bij ondertekening van het reservatieformulier op de jeugddienst. Indien de aanvrager een schriftelijke bevestiging wil van de reservatie, dient hij dit uitdrukkelijk te vragen. art. 8: Indien de ontlener een faktuur wil van de huurkosten, dient hij dit uitdrukkelijk te vragen ten laatste bij het afhalen van het materiaal.

art. 9: Bij het behandelen van de aanvragen wordt prioriteit verleend in volgorde van de datum waarop zij zijn ingediend. art. 10: De reservatie van ontleners van 2a kan onmiddellijk worden bevestigd. De reservatie van ontleners van cat. 1, 2b, 3 en 4 kan slechts twee maand op voorhand definitief en met zekerheid worden bevestigd. Cat. 2a heeft tot twee maand voor de ontleenperiode voorrang op de categorie毛n 1, 2b, 3 en 4. art. 11:

Ontleners dienen bij de reservatie op te geven voor welke activiteit het ontleende materiaal zal worden gebruikt. art. 12: Alle materiaal dient door de ontlener zelf afgehaald en teruggebracht te worden op eigen kosten, op de afgesproken dagen en binnen de openingsuren van de jeugddienst. Bij het afhalen van het materiaal ondertekent de ontlener het uitleenformulier. art. 13: De ontlener draagt zorg voor het uitgeleende materiaal en treft de nodige maatregelen om het te beveiligen tegen alle weersomstandigheden, brand, waterschade, diefstal en vandalisme. Het beschrijven, besmeuren of beplakken van het materiaal wordt aanzien als beschadiging. Alle materiaal dient proper teruggebracht te worden. art. 14: Het springkasteel moet worden afgehaald en teruggebracht met minimum 3 personen, de geluidsinstallatie met minimum 2 personen. art. 15: Alle audiovisueel materiaal mag enkel worden vervoerd in een gesloten vervoermiddel. art. 16: Het springkasteel moet na gebruik worden opgevouwen volgens de richtlijnen. De ontlener ontvangt de richtlijnen bij het afhalen van het springkasteel. Indien het springkasteel niet werd opgevouwen volgens de richtlijnen of nat werd teruggebracht, wordt 45 euro afgehouden van de waarborg. art. 17: Alle kabels van het audiovisueel materiaal moeten opgerold worden teruggebracht.

Indien ze niet zijn opgerold, wordt 10 euro afgehouden van de waarborg. art. 18: Bij laattijdig terugbrengen van ontleend materiaal wordt de helft van de waarborg automatisch ingehouden, tenzij wegens dringende redenen ĂŠn vooraf daarvan verwittigd. art. 19: Eventuele beschadiging, diefstal of verlies van het ontleende, hetzij geheel, hetzij gedeeltelijk (onderdelen, wisselstukken, e.d.) komt ten laste van de verantwoordelijke ontlener. De jeugddienst houdt, op vertoon van een faktuur van de kosten van

herstelling of aankoop, het bestede bedrag af van de waarborg. Indien de herstellingskosten meer bedragen dan de waarborg, wordt geen waarborg terugbetaald.

De ontlener is verplicht alle beschadigde toestelonderdelen in te leveren. art. 20: De ontlener dient de jeugddienst in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen aan het materiaal en dit vóór het gebruik ervan (op het antwoordapparaat van de jeugddienst of de GSM: 0476/21.07.91). Zoniet zal de schade ten laste vallen van de ontlener. art. 21: Bij het niet terugbrengen van het ontleende materiaal wordt de actuele nieuwwaarde van het materiaal of van gelijksoortig materiaal aangerekend. art. 22: De ontlener mag het uitgeleende materiaal in geen enkel geval overdragen, uitlenen of ter beschikking stellen van derden. art. 23: De jeugdraad, de speelpleinwerking en de jeugddienst kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal. De ontlener dient rekening te houden met de wetgeving m.b.t. speeltoestellen en –terreinen (KB betreffende de veiligheid van speeltoestellen en KB betreffende de uitbating van speelterreinen van 28 maart 2001). art. 24: De jeugdraad is niet verantwoordelijk voor onverwachtse defecten. Indien het materiaal dat werd gereserveerd defect is en niet op tijd kan worden hersteld, verwittigt de jeugddienst de persoon die het materiaal reserveerde zo snel als mogelijk. art. 25: Door het ontlenen van materiaal verklaart de ontlener alle bepalingen van dit reglement te aanvaarden en de stipte naleving ervan te waarborgen. Bij afhaling van het materiaal ondertekent één persoon het uitleenformulier.

BIJLAGE 9: Aanbod gemeentelijke uitleendienst Dit is slecht een greep uit het aanbod van de uitleendienst.

Het volledig overzicht kan u downloaden via www.lochristi.be/uitleendienst Voor de actuele huur- en waarborgprijzen: www.lochristi.be/uitleendienst of contacteer de uitleendienst via uitleendienst@lochristi.be en op het nummer 09 355 65 66

Audiovisueel materiaal 1.

Geluidsinstallatie Cd-speler versterkermengpaneel en 2 boxen Aantal: 1

2.

Microfoon met kabel Aantal: 1

3.

Moviebox TV + video Aantal: 1

4.

Boxen + Kabels Aantal: 2

5.

Videospeler Aantal: 1

6.

Rookmachine Aantal: 1

7.

Scherm

Aantal: 1

8.

Black lights Aantal: 3

9.

Klemspots Aantal: 10

10. Verlengsnoeren op haspel Aantal: 2

11. Verdeelstekkers Aantal: 5

12. Megafoon Aantal: 1

13. Walkie talkies Aantal: 2 paar

14. Overheadprojector

Aantal: 1

15.

DVD-speler Aantal: 1

16. Beamer Aantal: 1

17. Playstation II

Aantal: 1

18.

Spelletjes (Singstar (5) , Buz (1), Buzz junior (1), Gran Turismo (1), â&#x20AC;Ś)

19. Boomblaster

Aantal: 2

Fuifkoffer Deze koffer bevat: Aantal: 1 - zaklamp: 3 stuks - blacklightinkt: 1 flesje - zwarte inkt: 1 flesje - stempelkussen: 2 stuks - 6 soorten stempels - geldkoffer met munthouder: 2 stuks - toestel geldcontrole briefjes: 1 stuk - walkie-talkies: 5 stuks met oortjes - checklist EHBO-koffer (geen EHBO koffer zelf) - nooduitgangsignalisatie: 4 stuks - rookverbodsignalisatie: 4 stuks

VARIA 1.

Sfeerkaarsen Op batterijen Aantal: 90

2.

Toneelklemmen

Aantal: 30

3.

Rode doeken

Aantal: 10

4. zwarte doeken Aantal: 20

BIJLAGE 10: SABAM-tarieven FEESTEN & FUIVEN Mechanische muziek -Levende muziek Index 119,66 (Basis 100 = 1988) -Oktober 1996 Vanaf 01.08.2009 Tarief 105 Met voorafgaande toelating Dit tarief is enkel van toepassing mits : het insturen van een aanvraag tot toelating naar het regionaal inningskantoor, minstens 10 dagen vóór de manifestatie; het indienen van de opgave van de op-of uitgevoerde werken, binnen de acht dagen volgend op de manifestatie.

1.

Toepassingsgebied. BALS

2.

Basistarief.

– GALA’s -TD’s – PARTY’S – FUIVEN – FEESTEN – KARAOKE, ...

De tarifering gebeurt op basis van 10% op de bruto-ontvangsten.

De bruto-ontvangsten worden berekend op basis van : 1) de inkomprijzen*, zoals hieronder bepaald; 2) de gratis kaarten die als tegenprestatie voor sponsoring worden voorbehouden en waarvan de in aanmerking te nemen waarde gelijk is aan het gemiddelde van de gehanteerde inkomprijzen; 3) alle andere vormen van directe en indirecte sponsoring.

Definitie inkomprijzen (*).

Elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de op-of uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gewogen gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis genomen.

3.

Minimabedragen. Het minimum verschuldigd bedrag aan auteursrechten kan geenszins lager zijn dan 10% van het bedrag van de uitkoopsom. uitkoopsom.

Als uitkoopsom worden alle bedragen in aanmerking genomen die de organisator verschuldigd is voor het op-of uitvoeren van het programma. Indien het bedrag, berekend volgens het onder punt 2 vermeld basistarief en met inachtname van het minimumbedrag zoals gedefinieerd onder punt 3A ontoereikend is, zal het bedrag aan auteursrechten dat door de organisator verschuldigd is, berekend worden op basis van onderstaande minimumbedragen.

Gesonoriseerde oppervlakte (m²) Supplement per schijf van 100m², boven 1000m²

Inkomprijs (€)

1-100

101200

201300

301400

401500

501600

601700

701800

801-900

9011000

Gratis inkom 0,01 -0,62

25,10 33,82

28,23 40,45

31,37 47,07

34,91 52,74

37,77 57,37

46,48 73,99

52,68 86,39

58,11 96,07

64,30 108,46

70,50 120,86

3,10 7,75

0,63

-1,24

42,53

52,64

62,76

70,56

76,97

101,49

120,08

134,01

152,60

171,20

15,50

1,25 1,87

-1,86 -2,48

51,26 59,97

64,85 77,05

78,45 94,13

89,28 107,98

98,36 119,73

130,55 159,59

156,89 193,68

176,63 219,24

202,97 253,32

229,31 287,41

23,25 31,00

2,49 3,11 3,73

-3,10 -3,72 -4,34

68,69 77,39 86,11

89,25 101,45 113,65

109,82 125,50 141,18

126,69 145,39 164,10

141,12 162,49 183,88

188,64 217,68 246,74

230,47 267,25 304,06

261,85 304,44 347,06

303,68 354,02 404,39

345,51 403,60 461,71

38,75 46,50 54,25

4,35

-4,96

94,82

125,84

156,86

182,80

205,25

275,78

340,85

389,66

454,74

519,81

62,00

4,97 5,59

-5,58 -6,20

115,04 124,72

153,39 166,95

191,74 209,17

219,05 239,38

246,35 269,58

304,84 333,89

377,66 414,45

432,27 474,86

505,09 555,43

577,91 636,00

69,75 77,50

6,21 7,45 8,69

-7,44 -8,68 -9,92 11,16 12,40

144,10 163,46 182,82

194,07 221,17 248,28

244,03 278,88 313,73

280,05 320,71 361,38

316,06 362,54 409,02

391,99 450,08 508,18

488,05 561,63 635,23

560,09 645,29 730,52

656,15 756,84 857,56

752,21 868,40 984,61

93,00 108,50 124,00

202,18

275,40

348,61

402,06

455,50

566,29

708,83

815,72

958,26

1.100,80

139,50

221,57

302,52

383,47

442,73

501,98

624,39

782,43

900,94

1.058,98

1.217,01

155,00

19,34

27,09

34,83

40,66

46,48

58,13

73,62

85,28

100,77

116,26

9,93 11,17

Supplement per aangevangen schijf van 1,24 € boven de 12,40 €

4.

Supplementaire verhoging.

Indien de prijs van de meest gevraagde consumptie meer dan 1,40 € bedraagt, wordt het verschil bij de inkomprijs gevoegd.

Bovenstaande bedragen zijn uitgedrukt in € en dienen verhoogd te worden met 6% B.T.W.

Indien toelating pas aangevraagd binnen de 48 u voor de manifestatie : verhoging van 15% op de voormelde bedragen Bij afwezigheid van voorafgaande aanvraag of bij onvolledige/onjuiste aanvraag : verhoging van 40% op de voormelde bedragen

BIJLAGE11: SABAM-formulier AANVRAAG TOT TOELATING

Naam van de inrichter / vereniging / kring : ....................................................................................

(voor het gebruik van werken uit het nationaal en internationaal SABAMrepertoire)

Vertegenwoordigd door Dhr./Mevr.

: ....................................................................................

In de hoedanigheid van

: ....................................................................................

In te vullen door de verantwoordelijke van de manifestatie(s) Per post, e-mail of fax opsturen naar het regionaal SABAM-inningskantoor

waarvoor hij/zij zich, met het oog op deze aanvraag, solidair verantwoordelijk verklaart

Het auteursrecht is het loon van de auteur.

Adres

: ....................................................................................

Postcode en Plaats

: ....................................................................................

Telefoon – Fax

: Tel : ...............................

E-mailadres

: ....................................................................................

Ondernemingsnummer (indien van toepassing) :

Fax : ................................

.......................................................................

Ondergetekende verzoekt hierbij om de toelating, conform de wet van 30 juni 1994, tot het op- en uitvoeren van beschermde werken die tot het door SABAM beheerde repertoire behoren, tijdens de hieronder vermelde manifestatie(s), en verklaart kennis te hebben genomen van de op keerzijde vermelde algemene voorwaarden, en deze nauwgezet na te leven.

Volgende gegevens dienen aan het regionaal inningskantoor verstrekt te worden binnen de hierna gestelde termijnen : -de aanvraag tot toelating, minstens 10 dagen voor de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); -de opgave van de uitgevoerde werken binnen 8 dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); -de opgave van de ontvangsten -indien vereist- binnen 8 dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief).

Zaal, Café, Feesttent, ...

Plaats van Adres de op- of uitvoeringen Postcode en Plaats Oppervlakte (m²) of Capaciteit

:

...................................................................................................

:

...................................................................................................

:

.................

:

.................

............................................................... m²

.................

Aard van de uitvoering (2) Datum op- of Soort van manifestatie (1) uitvoeringen Naam van de optredende uitvoerders, groep, dj

....................

.......................................................

Naam :

.......................

.......................

......................................................

.............................................................

Consumptieprijs (6)

.............. €

.............. €

........................ €

............ €

.............. €

.............. €

........................ €

............ €

.............. €

.............. €

........................ €

............ €

..................................................................................

.................................................

.......................................................

Naam :

Uitkoopsom (4) (contract bijvoegen)

..................................................................................

.......................................................

Naam :

plaatsen

Inkomprijs (3) Voorverkoop Kassa

..........................................................................

Prijs van het menu, souper, banket, reveillon, barbecue (5) :

Toneelopvoering

...................

€

Dansgelegenheid na eetmaal (5) :

ja

neen

Gelieve bij gebruik van ingelaste muziek een lijst van de uitgevoerde werken en hun duur bij dit formulier te voegen.

Titel van het toneelstuk

:

Opgevoerd door

:

Met ingelaste muziek (5) :

...................................................................

Auteurs

:

...............................................................

...................................................................

Vertaler/Bewerker :

...............................................................

ja

Bal na vertoning (5) :

neen

ja

neen

ja

neen

Met muziekuitvoeringen d.m.v. mechanische toestellen vóór en/of na de vertoning en tijdens de pauze (5)

:

Muziekverenigingen - Stoeten

............. .................

Uitkoopsom € (4) per groep of vereniging

Aantal verenigingen, praalwagens met muziek, ... :

:

.................

.................

.................

.................

.................

Publiciteitswagens Periode :

.................

.................

Nummerplaten : .................

....................

.................

.................

Sonorisatie Oppervlakte (m²) of aantal luidsprekers :

..................

m²

...................

luidsprekers

Gelieve te noteren dat de opgave van de uitgevoerde werken altijd verplicht is over te maken aan het regionaal inningskantoor.

Gelieve ook, conform artikel 7 van de algemene voorwaarden, twee eersterangskaarten bij deze aanvraag te voegen.

1: Soort manifestatie: fuif, bal, thé dansant, jazz, cabaret, kleinkunst, zangwedstrijd, karaoke, modeshow, sportmanifestatie (discipline vermelden), voordracht, lezing, toneelopvoering, personeelsfeest, wandelconcert, taptoe, stoet, feestmaal, handelsbeurs, balletvoorstelling, opendeurdag, fancyfair, festival, eetfestijn, filmvertoning (titel opgeven), (live)concert, recital, ...

2: Aard van uitvoering: levende muziek (orkest, muzikanten), radio, tv, mech. toestellen (cd, discobar, .)

3: Inkomprijs: elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de op- of uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis genomen.

4: Uitkoopsom: het bedrag verschuldigd door de inrichter en/of door derden voor het op- of uitvoeren van het programma.

5: Aanduiden (invullen) wat van toepassing is.

6: Consumptieprijs : de prijs van de meest gevraagde consumptie.

Gedaan te ................................... op .......................

Handtekening van de aanvrager,

Inningskantoor erkend door de C.V.B.A. SABAM – Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers

129N

ALGEMENE VOORWAARDEN Art. 1 -

De toelating voor het gebruik van het door SABAM beheerde repertoire wordt verkregen mits : - het regionaal inningskantoor in het bezit is van een correct en volledig ingevulde aanvraag tot toelating, minstens tien dagen vóór de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); - het indienen van de opgave van alle op- of uitgevoerde werken, binnen acht dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); - het indienen van de correcte en volledige opgave van de ontvangsten – indien vereist – binnen acht dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); - het opsturen, vóór de manifestatie, van een eensluidend verklaard afschrift van de contracten met alle (voor- en hoofdprogramma) artiesten of hun vertegenwoordiger en andere dienstverleners (licht en geluid) (tenzij anders vermeld op het tarief); - het betalen, binnen de vastgestelde termijn, van de verschuldigde auteursrechten voor zover de elementen die bepalend zijn voor de tarifering, zoals de inkomprijzen, de uitkoopsommen, de oppervlakte, de gebruikte middelen tot uitvoering (orkest, mechanische toestellen,…) overeenstemmen met deze vermeld in de aanvraag en overgenomen zijn op de factuur.

Deze toelating is niet overdraagbaar en heeft enkel betrekking op het auteursrecht en niet op de naburige rechten (rechten van uitvoerende artiesten en producenten).

Ingeval van uitvoering door middel van mechanische of electronische toestellen, is deze toelating beperkt tot het gebruik van rechtsgeldig vervaardigde geluids- of audiovisuele dragers en/of tot het gebruik van rechtsgeldig gedownloade geluids- of audiovisuele bestanden.

Art. 2 - De organisator blijft – ten opzichte van SABAM – verantwoordelijk voor de uitvoeringen tijdens de manifestatie, gebracht door hemzelf of met zijn toestemming door derden, waarvoor hij in dat geval solidair verantwoordelijk blijft.

Art. 3 - In geval van annulering van de geplande manifestatie of van wijziging van de tariferingsparameters dient de inrichter dat schriftelijk te melden aan SABAM uiterlijk om 17.00 uur de laatste werkdag vóór de manifestatie. Doet hij dat niet, dan wordt de manifestatie geacht te zijn verlopen volgens de voorwaarden vermeld in de aanvraag tot toelating.

Art. 4 - De SABAM-tarieven kunnen zowel op de hoofdzetel als op de regionale inningskantoren geraadpleegd of verkregen worden op eenvoudig verzoek. Ze zijn ook terug te vinden op de website van SABAM (www.sabam.be).

Indien de gebruiker een aanvraag tot toelating opstuurt, aanvaardt hij de facto de tarieven en deze voorwaarden.

Het tarief wordt vermeerderd met 15% ingeval de aanvraag tot toelating wordt ingediend minder dan 48 uur vóór de manifestatie.

Her tarief wordt vermeerderd met 40% ingeval geen aanvraag werd ingediend of ingeval van een onvolledige of foutieve ingediende aanvraag.

Ingeval de afgevaardigde van Sabam zich dient te verplaatsen zal een bijkomend vast bedrag van 75 € worden aangerekend ten laste van de organisator. Bovendien ingeval een proces-verbaal van vaststelling dient opgesteld te worden zal een bijkomend vast bedrag van 50 € worden aangerekend ten laste van de organisator.

Art. 5 - SABAM tarifeert op basis van de gegevens die de inrichter in de opgestuurde aanvraag tot toelating verstrekt en/of op basis van de door een afgevaardigde van SABAM vastgestelde elementen, aan de hand van volgende parameters : - de soort van de manifestatie en de aard van de uitvoeringen ; - de oppervlakte van het lokaal, de toegangsprijzen, de consumptieprijzen, de uitkoopsommen, de ontvangsten.

SABAM heeft een absoluut controlerecht op al deze elementen.

Indien de tarifering van de auteursrechten gebeurt op basis van de ontvangsten, verbindt de inrichter zich ertoe deze nauwgezet te boeken.

Indien de inrichter de opgave van de ontvangsten niet opstuurt binnen een termijn van acht dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief), zal SABAM de verschuldigde rechten tariferen op basis van een volle zaal.

Om een effectieve controle mogelijk te maken, zullen alle documenten met betrekking tot de manifestatie aan de SABAM-afgevaardigde ter beschikking worden gesteld vanaf het ogenblik waarop de manifestatie plaatsvindt tot één jaar volgend op de datum van de manifestatie. Elke bedrieglijke of foutieve aangifte zal aanleiding geven tot rechtsvervolgingen bepaald in de artikelen 196 en 197 van het Strafwetboek. Vrije toegangskaarten die, in het kader van een sponsoringscontract als tegenprestatie verplicht worden voorbehouden, komen eveneens in aanmerking voor de berekening van de ontvangsten overeenkomstig hun effectieve verkoopwaarde.

Art. 6 - Ingeval van niet-betaling van de factuur op de vervaldag, zal een vast bedrag van 15 € kosten per herinnering worden aangerekend ten laste van de organisator. Ingeval de factuur niet wordt betaald binnen 8 dagen na een tweede herinnering, kan SABAM een schadevergoeding vorderen van 15% op het factuurbedrag met een minimum van 125 €. Indien SABAM bijkomende kosten moet maken om betaling te bekomen, zullen deze eveneens ten laste zijn van de organisator.

Art. 7 - De inrichter stelt twee eersterangskaarten ter beschikking van SABAM of haar afgevaardigde. Deze laatste zal daarenboven vrije toegang hebben tot alle lokalen waar de uitvoeringen plaatsvinden.

Art. 8 - Elke op- of uitvoering van het beschermd repertoire zonder uitdrukkelijke toelating van SABAM zal gerechtelijk vervolgd worden. bijkomende kosten zullen, in dit geval, ten laste zijn van de organisator.

De

Art. 9 - Partijen verklaren, in geval van betwisting of niet-naleving van de vastgestelde voorwaarden, de bevoegdheid te erkennen van de Hoven en Rechtbanken van Brussel, of van de maatschappelijke zetel/woonplaats van de organisator, naar keuze van SABAM.

VOORBEHOUDEN AAN SABAM Referentie

: .................................

Tarief

: .................................

Toegang : .................................

T/100/115/140%

.....................

Oppervlakte:

............................

Budget :

.....................

Recette :

............................

Minimum :

............................ %

Rechten

:

...................................

...................................

BTW

:

...................................

...................................

_________________

_________________

...................................

...................................

Totaal

:

Al de gegevens die u over uzelf verstrekt worden opgenomen in onze verwerkingen Registratie en administratie van vennoten met het oog op het beheer van de auteursrechten en klantenbeheer. De houder van het bestand is SABAM C.V.B.A. Burg. Ven. met zetel te 1040 Brussel, Aarlenstraat 75-77. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 heeft u een recht van toegang en een recht tot verbetering.

129N

BIJLAGE 12: Voorbeeldformulier billijke vergoeding