Liliane Swennen,
januari | februari ‘14
verantwoordelijke van het centraal medisch archief
22
820 palletboxen met niet-actieve medische documenten
Bijna drie miljoen pagina’s medische I
edere gehospitaliseerde patiënt heeft een medisch en een verpleegkundig dossier. Deze dossiers moeten respectievelijk 30 en 20 jaar bewaard blijven. Dit mag op papier en/of elektronisch gebeuren. Ook elke daghospitalisatie en raadpleging moet terug te vinden zijn in het medisch dossier. Het centraal medisch archief werkte de afgelopen jaren een efficiënt systeem uit om deze dossiers te beheren. Het elektronisch patiëntendossier en de mogelijkheid om papieren documenten te digitaliseren zijn hierbij belangrijke elementen.
de vroegere patiëntennummers niet herkenbaar zijn door de huidige Poema-databank. Toch maken ook heel wat van deze artsen intussen gebruik van onze centrale medische archiefruimte in Ekkelgaarden. Komt er een patiënt van hen waarvan het medisch dossier in Ekkelgaarden bewaard wordt, dan vraagt de secretaresse dat bij ons op en digitaliseren wij het aan de hand van het huidige inschrijvingsnummer in Poema.”
Medische dossiers
dossiers altijd centraal in het medisch archief.
“Bijna alle medische diensten werken op dit
Al die dossiers zijn opgenomen in onze elek-
Legaal vernietigen
ogenblik volgens het principe van ‘paperless
tronische databank die gelinkt is aan Poema
“Na het inscannen van de dossiers doen we
office’,” legt Liliane Swennen, verantwoorde-
en Ultragenda. Op het ogenblik dat een pa-
steekproeven op kwantiteit en kwaliteit van
lijke van het centraal medisch archief (CMA)
tiënt ingeschreven wordt voor een consultatie
de gescande documenten. Nadien vernietigen
uit. “Nieuwe dossiers worden meteen elek-
of (dag)opname en hij in de afgelopen vijf jaar
we de papieren dossiers op een legale manier
tronisch aangemaakt. Als de patiënt papieren
nog bij de betreffende artsengroep geweest
en vermelden in onze databank dat het dos-
documenten bij heeft, scannen we die in. Voor
is, wordt het bestaande dossier automatisch
sier gescand is.” Medische dossiers bestaan
kleine hoeveelheden doet het secretariaat
via het systeem opgevraagd. Zodra we de
trouwens niet alleen uit documenten. Ook
van de afdeling dat, bij meer dan vijf pagina’s
aanvraag binnen krijgen, zorgen we dat het
glazen plaatjes en paraffineblokjes met weef-
gebeurt dat met de centrale scanner op onze
dossier gedigitaliseerd wordt zodat de arts
sels van de afdeling pathologische anatomie
dienst.”
het kan raadplegen in het elektronisch pa-
of röntgenfoto’s en tracés maken onderdeel
tiëntendossier C2M. Voor campussen SA en
uit van het medisch archief. Na het verstrijken
Elektronische databank
SU hanteren we hetzelfde principe maar daar
van de wettelijke en afgesproken bewaar-
Maar wat als de patiënt al een papieren me-
moeten we op een iets andere manier te werk
termijn worden ook deze legaal vernietigd.
disch dossier uit het verleden heeft? “Op cam-
gaan. Dit komt omdat iedere arts op campus
“Onze belangrijkste doelstelling is nog steeds
pus VJ gebeurde de bewaring van de medische
SA en SU vroeger zelf zijn archief beheerde en
niet het digitaliseren van alle bestaande pa-
2 870 000
25 000
348
Het aantal gescande pagina's sinds 2006
Het aantal gescande documenten per maand
Het aantal medische dossiers dat per maand in Ekkelgaarden toekomt. In 2007 waren dat nog 2 810 nieuwe dossiers per maand.