Issuu on Google+

Liliane Swennen,

januari | februari ‘14

verantwoordelijke van het centraal medisch archief

22

820 palletboxen met niet-actieve medische documenten

Bijna drie miljoen pagina’s medische I

edere gehospitaliseerde patiënt heeft een medisch en een verpleegkundig dossier. Deze dossiers moeten respectievelijk 30 en 20 jaar bewaard blijven. Dit mag op papier en/of elektronisch gebeuren. Ook elke daghospitalisatie en raadpleging moet terug te vinden zijn in het medisch dossier. Het centraal medisch archief werkte de afgelopen jaren een efficiënt systeem uit om deze dossiers te beheren. Het elektronisch patiëntendossier en de mogelijkheid om papieren documenten te digitaliseren zijn hierbij belangrijke elementen.

de vroegere patiëntennummers niet herkenbaar zijn door de huidige Poema-databank. Toch maken ook heel wat van deze artsen intussen gebruik van onze centrale medische archiefruimte in Ekkelgaarden. Komt er een patiënt van hen waarvan het medisch dossier in Ekkelgaarden bewaard wordt, dan vraagt de secretaresse dat bij ons op en digitaliseren wij het aan de hand van het huidige inschrijvingsnummer in Poema.”

Medische dossiers

dossiers altijd centraal in het medisch archief.

“Bijna alle medische diensten werken op dit

Al die dossiers zijn opgenomen in onze elek-

Legaal vernietigen

ogenblik volgens het principe van ‘paperless

tronische databank die gelinkt is aan Poema

“Na het inscannen van de dossiers doen we

office’,” legt Liliane Swennen, verantwoorde-

en Ultragenda. Op het ogenblik dat een pa-

steekproeven op kwantiteit en kwaliteit van

lijke van het centraal medisch archief (CMA)

tiënt ingeschreven wordt voor een consultatie

de gescande documenten. Nadien vernietigen

uit. “Nieuwe dossiers worden meteen elek-

of (dag)opname en hij in de afgelopen vijf jaar

we de papieren dossiers op een legale manier

tronisch aangemaakt. Als de patiënt papieren

nog bij de betreffende artsengroep geweest

en vermelden in onze databank dat het dos-

documenten bij heeft, scannen we die in. Voor

is, wordt het bestaande dossier automatisch

sier gescand is.” Medische dossiers bestaan

kleine hoeveelheden doet het secretariaat

via het systeem opgevraagd. Zodra we de

trouwens niet alleen uit documenten. Ook

van de afdeling dat, bij meer dan vijf pagina’s

aanvraag binnen krijgen, zorgen we dat het

glazen plaatjes en paraffineblokjes met weef-

gebeurt dat met de centrale scanner op onze

dossier gedigitaliseerd wordt zodat de arts

sels van de afdeling pathologische anatomie

dienst.”

het kan raadplegen in het elektronisch pa-

of röntgenfoto’s en tracés maken onderdeel

tiëntendossier C2M. Voor campussen SA en

uit van het medisch archief. Na het verstrijken

Elektronische databank

SU hanteren we hetzelfde principe maar daar

van de wettelijke en afgesproken bewaar-

Maar wat als de patiënt al een papieren me-

moeten we op een iets andere manier te werk

termijn worden ook deze legaal vernietigd.

disch dossier uit het verleden heeft? “Op cam-

gaan. Dit komt omdat iedere arts op campus

“Onze belangrijkste doelstelling is nog steeds

pus VJ gebeurde de bewaring van de medische

SA en SU vroeger zelf zijn archief beheerde en

niet het digitaliseren van alle bestaande pa-

2 870 000

25 000

348

Het aantal gescande pagina's sinds 2006

Het aantal gescande documenten per maand

Het aantal medische dossiers dat per maand in Ekkelgaarden toekomt. In 2007 waren dat nog 2 810 nieuwe dossiers per maand.


januari | februari ‘14

23

605

strekkende meters actieve medische dossiers in hangklassement

3 000 strekkende meters niet-actieve medische documenten, dossiers en weefsels

documenten centraal gedigitaliseerd pieren documenten maar wel het stoppen van

CMA een andere aanpak. Liliane: “De meeste

lopen jaren een mooi parcours afgelegd. "We

de aangroei van het papieren archief en het

verpleegafdelingen werken op dit ogenblik

kunnen nu met minder personeel en ruimte,

overschakelen naar het volledig elektronisch

nog met een papieren verpleegkundig dos-

maar met meer ICT-ondersteuning en reor-

medisch dossier. En daar slagen we goed in,”

sier. Na het ontslag van de patiënt bewaart

ganisatie meer diensten ondersteunen. En

aldus Liliane.

de afdeling het dossier tot na de MVG-periode.

dat proberen we zo verder te zetten,” aldus

Het bewaren gebeurt in een enveloppe met

Liliane. “We bewaren niet zomaar alles maar

een identificatievignet met barcode. Na de

houden ons aan de wettelijke regels. Als dien-

Voordelen

MVG-periode komen deze dossiers in speciale

sten documenten brengen bekijken we samen

Een digitaal archief biedt een aantal voor-

bakken naar het verpleegkundig archief waar

kritisch of die documenten moeten bewaard

delen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de

we ze inventariseren door met een leespen

en gearchiveerd worden en hoe lang.” Voor

stockruimte maximaal te beheren, zijn dos-

de barcode in te lezen. Zo beschikken we over

de praktische regels zijn er procedures op

siers die opgevraagd worden zonder zoek-

een elektronische inventaris waar we ook re-

JessaZorgnet beschikbaar. Daarnaast is het

werk terug te vinden en worden documenten

gistreren in welke genummerde doos de dos-

uiteraard heel belangrijk dat medische en ver-

niet langer bewaard dan nodig. “Een ander

siers zitten. We doen dan meteen ook een con-

pleegkundige dossiers op een correcte manier

belangrijk voordeel is dat een elektronisch

trole of we alle dossiers ontvangen hebben

gearchiveerd worden zodat ze meteen terug

dossier voor iedere behandelende arts perma-

van de patiënten die tijdens die drie maanden

te vinden zijn. “We hebben bijvoorbeeld net

nent en overal zichtbaar is. We zien de laat-

op die afdeling ontslagen zijn. Indien nodig

een controle van de FOD (Federale Overheids-

ste 15 jaar een grote evolutie: van papieren

krijgt de hoofdverpleegkundige een lijstje van

dienst) achter de rug. De inspecteurs sturen

dossiers die uitsluitend beschikbaar waren

de ‘spoorloze’ dossiers. In de toekomst is het

enkele dagen vóór de controle een lijst door

voor de arts-eigenaar van het dossier, naar

de bedoeling dat ook de verpleegkundige dos-

van dossiers die ze willen inkijken. Het is dan

dossiers die raadpleegbaar waren voor de

siers elektronisch worden aangemaakt, maar

kwestie deze snel terug te vinden. Daarnaast

artsengroep, tot elektronische dossiers waar-

op dit ogenblik stijgt het aantal papieren ver-

vragen verpleegdiensten, stafmedewerkers

toe elke behandelende arts en zorgverstrek-

pleegkundige dossiers nog steeds door het

en artsen dossiers op maar ook patiënten

ker nu toegang heeft.”

stijgend aantal daghospitalisaties.”

hebben het recht om hun dossier in te kijken of een afschrift ervan op te vragen. Het afgelopen jaar hebben we zo’n 400-tal dossiers

Verpleegkundige dossiers

Niet zomaar archiveren

opgezocht op vraag van patiënten of hun na-

Voor de verpleegkundige dossiers heeft het

Het Centraal Medisch Archief heeft de afge-

bestaanden."

400

1 350

220

Het aantal dossiers dat in 2013 opgevraagd werd door patiënten of hun nabestaanden.

Het aantal strekkende meters centraal verpleegkundig archief.

Het aantal strekkende meters RX-mappen.


Bijna 3 miljoen pagina’s medische documenten centraal gedigitaliseerd