Que es un asistente administrativo, sus funciones y valores

"AÑO DE LA UNIDAD, PAZ Y EL DESARROLLO" Instituto de educación superior tecnológico " Pedro A. Del Águila Hidalgo"

ALUMNA: Jenifer Jimena Pizuri Cordova CARRERA TECNICA: Asistencia administrativa SEMESTRE: 2 "B" TURNO: NOCHE PROFESOR: Piña Aching Ricardo Abraham TEMA: Que es un asistente administrativo y sus funciones

QUE ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y SUS FUNCIONES QUE ES UN ASISTENTENTE ADMINISTRATIVO

Es un profesional que se encarga de prestar asesoría y ayuda general en las distintas áreas operativas de una empresa. El asistente cuenta con los conocimientos básicos para llevar a cabo diversas labores de planificación y organización de tareas en un negocio. Por lo general, posee habilidades en el manejo de distintas herramientas tecnológicas y logísticas para crear una agenda de actividades ordenada.

Deberes laborales Algunos asistentes administrativos, como los de la industria legal, pueden estar más especializados que otros. La mayoría de los deberes de los asistentes administrativos giran en torno a la gestión y distribución de información dentro de una oficina. Esto generalmente incluye contestar teléfonos, tomar notas y mantener archivos. Los asistentes Los asistentes administrativos realizan tareas administrativas en casi todas las industrias. administrativos también pueden estar a cargo de enviar y recibir correspondencia, así como de atender a los clientes.4

Contabilidad Los asistentes administrativos en algunas oficinas pueden encargarse de monitorear y registrar los gastos. Los deberes pueden variar desde la creación de hojas de cálculo hasta la notificación de gastos a un gerente de oficina. Como tal, es posible que se requiera que algunos asistentes administrativos tengan conocimientos en software de contabilidad de oficina, como Microsoft Excel.

Planificación y programación La planificación de eventos como reuniones de la junta y almuerzos también puede ser responsabilidad de los asistentes administrativos. Esto puede requerir investigar los precios de los proveedores o preguntar sobre la disponibilidad de los participantes. Otros deberes pueden incluir programar citas y preparar materiales de presentación.

Documentación Los asistentes administrativos también pueden ayudar a los miembros de la oficina con la documentación. Además de almacenar, organizar y administrar archivos, los asistentes pueden necesitar escribir, editar y corregir documentos. Algunos asistentes pueden necesitar tomar dictados o registrar las actas de las reuniones.

Funciones laborales especializada Es posible que se requiera que los asistentes administrativos en algunos campos tengan un amplio conocimiento profesional. En consecuencia, las funciones de estos asistentes pueden ser más especializadas. Por ejemplo, es posible que los asistentes administrativos legales deban tener una comprensión profunda de la terminología y los procedimientos legales, mientras que los asistentes médicos pueden necesitar estar bien versados en el trato con las compañías de seguros y la lectura de informes médicos.

En esta función, también se les conoce como especialistas de apoyo administrativo

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Proporcionar servicio al cliente

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Administrar el inventario de activos y suministros, buscar proveedores (vendedores) y enviar facturas Programación y coordinación de reuniones y presentaciones, entrevistas, eventos y otras actividades similares Envío y recepción de correo y paquetes.

Envío de faxes y correos electrónicos Gestión de documentos y archivos.

Envío y recepción de documentos para la empresa.

Contestando el teléfono Ayudar en varias operaciones diarias.

Operar una variedad de máquinas de oficina, como fotocopiadoras y computadoras.

Saludo a invitados y visitantes

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Expectativas del empleador Los empleadores buscan trabajadores con conocimientos, combinación de habilidades, rasgos personales y actitudes. Incluyen:

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Ser bien organizado

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Ser cortés Fiabilidad Fuerte ética de trabajo Productividad Profesionalismo Habilidades de resolución de problemas y pensamiento crítico.

Buenas habilidades técnicas, interpersonales y de comunicación.

Enfoque en el cliente Discreción Capacidad multitarea Habilidades de trabajo en equipo y colaboración5 Gestión del tiempo

VALORES QUE DEBE TENER UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO VALORES

. -LA HONESTIDAD: Expresarnos con coherencia y sinceridad ante el cliente.

-LA EFICIENCIA: Utilizar los recursos que poseemos para cumplir las metas propuestas tanto para nosotros como para el cliente.

-LA CALIDAD: Entregarle al cliente lo mejor de nuestro servicio.

-LA CONFIANZA: Debemos ganarnos la confianza de nuestros clientes, ya que en esta relación convergen factores claves como la capacidad de negocio, la satisfacción de las necesidades y la capacidad de persuasión.

-LA RESPONSABILIDAD: Debemos cumplir con todo lo que nos comprometemos ante los demás por nuestro propio beneficio.

-EL COMPROMISO: Hacer correctamente nuestro trabajo desde la primera vez a tiempo, para satisfacción de nuestros clientes.

-EL RESPETO: Es la esencia de las relaciones humanas, de la vida en comunidad y del trabajo en equipo y la base fundamental para que las cosas nos salgan con éxito al interactuar con las demás personas.

-LA CORTESÍA: Manifestar atención y respeto por nuestros clientes.

-LA DISCIPLINA Y PUNTUALIDAD: Es necesario para dotar nuestra personalidad de carácter, orden y eficiencia, pues al vivir este valor estamos en condiciones de realizar más actividades, desempeñar mejor nuestro trabajo, ser merecedores de la confianza.

-LA SATISFACCION: Debemos realizar nuestro trabajo con convicción, para obtener resultados productivos en beneficio de la empresa y de nuestros clientes.-DEDICACION: Debemos atender a nuestros clientes con esmero, para obtener frutos productivos que se verán reflejados más adelante en nuestro crecimiento personal

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